A Identidade Do Profissional de Secretariado Executivo No Ambiente Academico
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A IDENTIDADE DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO NO AMBIENTE ACADÊMICO
- PERCEPÇÃO DOS ACADÊMICOS X INSTITUIÇÕES DE ENSINO The professional identity of the executive secretariat in academic environment
Perception of academics X educational institutions.
Laskawski, Karina Alves de Souza¹
Ferro, Jeferson²
RESUMO
Para conseguir atender à demanda do mercado de trabalho, que exige profissionais com inúmeras qualidades e competências, é preciso que as pessoas interessadas pela profissão de Secretariado Executivo busquem certas qualificações. Por possuir habilidades que lhes permitem trabalhar em diversas áreas, esses profissionais vêm sendo procurados com freqüência no mercado, pois ajudam o executivo a alcançar metas e objetivos dentro da empresa, desempenhando o papel de assessores. Por esse motivo são considerados uma extensão do seu executivo, estando aptos a promover e aperfeiçoar a gestão e o desenvolvimento das organizações. A profissão cresceu, ganhou força e trouxe reconhecimento para esses profissionais, tanto fora como dentro das empresas, formando assim um novo perfil secretarial. O presente trabalho pretende comparar os discursos de definição deste perfil, como ele é descrito pelas instituições de ensino, e a percepção que os acadêmicos do curso têm. Procura-se saber se há diferenças significativas entre o que as instituições entendem por um profissional de Secretariado Executivo e como os alunos se vêem enquanto futuros profissionais. Para isso, estudamos os textos de apresentação do curso de quatorze universidades em todo o país e analisamos um conjunto de 184 questionários aplicados a alunos iniciantes e concluintes do Centro Universitário Internacional - Uninter.
Palavras-chave: Secretariado Executivo, Mercado, Perfil, Percepção, Alunos.
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¹Graduanda em Secretariado Executivo Trilíngue pelo Centro Universitário - Facinter. Curitiba – PR Email: Karina_laskawski@hotmail.com.
²Professor Orientador do Curso de secretariado Executivo Trilíngue do Centro Universitário - Facinter. Curitiba – PR. E-mail: jeferson.f@grupouninter.com.br
ABSTRACT
In order to be able to answer the demands of the labor market, which requires professionals with many qualities and skills, we need people interested in the profession of Executive Secretariat that seek certain qualifications. By possessing skills that allow them to work in various areas, these professionals are being searched frequently in the market because they help the executives to achieve goals and objectives within the company, playing the part of advisors. For this reason they are considered an extension of their executives, being able to promote and improve the management and development of organizations. The profession has grown, gained momentum and brought acceptance to these professionals, both inside and outside companies, forming a new profile for this occupation. This paper compares description texts of the profile, published by educational institutions, and the perception that students have about the course. We seek to know whether there are significant differences between what the institutions mean by a professional Executive Secretariat and how students see themselves as future professionals. For this, we studied the texts which describe the course in fourteen universities across the country and compared this information with a set of 184 questionnaires given to 1st year students and last year ones, of Centro Universitário Internacional - Uninter. Keywords: Executive Secretariat, Market, Profile, Perception, Students.
INTRODUÇÃO
Em face dos avanços das tecnologias de informação e das necessidades presentes nas organizações, o profissional de secretariado precisa aperfeiçoar continuamente seu modo de executar as atribuições inerentes à profissão. A definição desse perfil é de extrema importância no mercado de ensino, visto que o interesse por essa profissão se dá pela variedade de habilidades que são desempenhadas e a forma como ela é reconhecida hoje no mercado. Para poder retratar a evolução do perfil secretarial é necessário tecer algumas considerações sobre sociedade, comportamento, origem e desenvolvimento da profissão. A evolução histórica do secretariado se concentra no trabalho do assessor. Segundo NONATO JÚNIOR (2009, p 80) “para organizar, selecionar, assistir e encaminhar fontes de saber é necessário estar assessorado por outras pessoas.” Com o passar dos anos esse perfil foi se enquadrando cada vez mais ao dia a dia desse profissional. O mercado de trabalho atual busca por preparação e aperfeiçoamento constante. O profissional de secretariado busca cada vez mais adquirir habilidades que o levem a competir no mercado de trabalho, mostrando seu potencial e conhecimento em diversificadas áreas e adaptando-se com extrema rapidez às mudanças no meio em que está inserido. A população mundial, devido às rápidas mudanças e à globalização da economia, comunicação e serviços, vem alterando o modo de se comportar, pensar e trabalhar. Dentro deste contexto, insere-se também a profissão de secretário executivo (SALDANHA, p 8).
As mudanças decorrentes da evolução e dos acontecimentos históricos são muito significativas e representam um exemplo do que pode acontecer com os esforços de criação da mente humana. Segundo HALL (2007, p 37) “As sociedades modernas são, por definição, sociedades de mudança constante, rápida e permanente”, o que as diferencia das sociedades "tradicionais". Com o desenvolvimento profissional em todas as áreas, tornou-se necessário ao secretário acompanhar a sociedade e estar apto a exercer funções muito além das que eram de costume especificadas, até algumas décadas atrás.
Durante a maior parte do século passado, o profissional era considerado um auxiliar com funções bem específicas, como responder e fazer chamadas telefônicas, digitar cartas, relatórios, apresentações e outros documentos, arquivar documentos e fazer agendamentos. Esse perfil vem se modificando a partir da década de 80, com as significativas mudanças tecnológicas, e as exigências do mercado de trabalho. O cenário atual exige profissionais com competências técnicas e humanas, pessoas inovadoras com habilidades para enfrentar um mercado cada vez mais competitivo. “A noção de identidade também pode ser vista como um processo em constante construção” BOECHAT (2011, p 15), dessa forma a mudança do perfil desse profissional pode também ser analisada sob a influência da cultura organizacional na qual está inserido. Uma identidade cultural ressalta aspectos relacionados à cultura étnica, racial, lingüística, religiosa, regional e/ou nacional de cada individuo Assim, procuramos analisar neste trabalho como as instituições de ensino estão definindo o perfil profissional do secretário executivo, e até que ponto estas definições divergem ou não da percepção dos alunos, divididos em dois grupos: os que estão ingressando no curso e aqueles que o estão concluindo. A visão das instituições de ensino sobre o perfil secretarial está de acordo com o que os futuros profissionais da área buscam para sua carreira profissional? Os alunos do curso percebem a si próprios com um perfil semelhante ao que é definido pelas IEs? Buscando respostas a estas perguntas, acredita-se contribuir para que o Secretariado possa posicionar melhor seu espaço de atuação nas universidades, empresas e, sobretudo,na sociedade. Esta discussão se torna, portanto, importante para o processo de definição da identidade profissional do secretário executivo.
Neste estudo analisamos os textos de apresentação do curso de Secretariado Executivo de 14 instituições de ensino de todo o Brasil, organizando seus aspectos principais em uma tabela comparativa com as informações relativas à apresentação do curso, com o intuito de levantar como são definidas as principais características do profissional de Secretariado Executivo.
Além disso, contamos com dados fornecidos pelo grupo de Iniciação Científica do Centro Universitário Uninter, que realizou uma pesquisa de campo por meio de questionário com acadêmicos do curso de Secretariado Executivo dessa Instituição. Foram aplicados 184 questionários com perguntas fechadas, para alunos do primeiro e último ano do curso de Secretariado Executivo, para assim realizar o comparativo de como as instituições divulgam o curso e quais são as expectativas dos acadêmicos com relação à sua formação profissional. As perguntas organizadas no questionário se referiam à percepção que os alunos têm de si mesmos como profissionais e do que o curso pode oferecer como habilidades para sua carreira profissional. De posse destas informações, comparamos os resultados e verificamos se há discrepância entre o que as instituições de ensino oferecem e a expectativa profissional dos alunos – ressaltamos que, apesar de compararmos textos de diversas instituições de ensino, os questionários foram aplicados apenas aos alunos do Centro Universitário Internacional - Uninter.
2. PERFIL PROFISSIONAL DO SECRETARIADO EXECUTIVO
Segundo o E-mec, existem hoje cento e nove instituições de nível superior e cursos cadastrados que oferecem o curso de Secretariado Executivo no Brasil. O primeiro curso de nível superior em Secretariado no Brasil foi o da Universidade Federal da Bahia, criado em 1969, mas o primeiro curso de nível superior reconhecido no Brasil foi o da Universidade Federal de Pernambuco, criado em 1970 e reconhecido em 1978.
A qualificação profissional e o reconhecimento ofertado por uma graduação certamente são fatores relevantes no momento da escolha do curso. Também a apresentação do curso, sua grade, as habilidades que podem ser adquiridas e os benefícios oferecidos em relação ao perfil profissional podem ser cruciais no momento da escolha. Na elaboração do projeto pedagógico de um curso de graduação, o que geralmente fica em destaque é a descrição do perfil do egresso, ou seja, a declaração dos objetivos em relação ao profissional que se deseja formar.
Entretanto, não se pode elaborar um perfil de profissional de Secretariado Executivo apenas com a visão imediatista do mercado. Devem-se levar em conta as condições sócio-históricas que fazem parte do contexto de um processo de formação. Esse aspecto se torna mais importante ainda quando se trata de solidificar a construção da identidade do profissional de Secretariado Executivo. Segundo SALDANHA (2005, p 13), também é necessário orientar o egresso para se posicionar frente ao mercado e à própria sociedade a partir de uma formação e consciência profissional que se ajuste à tradição e à qualidade que um ensino superior deve ter. Considerando esses fatos, procura-se neste trabalho avaliar se o que é oferecido por essas instituições corresponde ao que o futuro profissional busca, e ainda, se as habilidades mencionadas pelas universidades efetivamente são encontradas no curso, segundo a percepção dos estudantes.
Para comparar as descrições especificadas pelas Instituições de Ensino de Secretariado Executivo e o ponto de vista dos alunos deste curso julgamos necessário conhecer algumas definições das principais habilidades mencionadas, para então entendermos o motivo delas serem citadas com tanta freqüência e de estarem sendo incorporadas ao perfil do Secretario Executivo. Como referência, utilizamos o dicionário de Português Aurélio. As qualidades mais citadas pelos pelas instituições de ensino são:
Comunicativo: comunicativo é aquele que se comunica com facilidade, é franco, expansivo, afável. Levando em consideração a posição do profissional de secretariado, que hoje é considerado um agente facilitador, que atua como elo entre clientes internos e externos, fica em sua responsabilidade o contato, muitas vezes referente a assuntos sigilosos, com todos os envolvidos direta ou indiretamente com o executivo. Por esse motivo percebe-se que essa habilidade é extremamente necessária à profissão.
Multifuncional: Que tem várias funções ou utilidades diferentes. O título de multifuncional é oferecido aos que são conhecedores de todos os processos dentro da empresa e a pessoa capaz de fazer várias atividades. Por ter acesso direto à diretoria, é necessário também ao secretário estar a par de todos os processos, bem como setores e funcionários que fazem parte da empresa. Ele é responsável muitas vezes por fazer o elo entre o executivo e esses funcionários. O secretário multifuncional auxilia seu gestor com contatos externos, muitas vezes em outros idiomas; organiza agendas, de trabalho e pessoais; organiza eventos e está em constante controle das atividades diárias que envolvem seu executivo.
Assessor: Pessoa que tem como função profissional auxiliar um cargo superior em suas funções. O profissional que atua como assessor está ao lado do executivo, acompanhando-o muitas vezes nas tomadas de decisões, estando apto a responder por seu superior e representá-lo sempre que necessário.
Empreendedor: Que ou aquele que empreende; que é animoso para empreender; trabalhador; amigo de ganhar a vida (traçando empresas novas).
O empreendedor é uma pessoa que gosta de começar coisas novas, confia em si; sabe que não existe sucesso sem alguma dose de risco, por esse motivo ele o aceita em alguma medida. O empreendedor fará tudo o que for necessário para não fracassar, ele toma decisões e aceita as responsabilidades que acarretam. Podemos perceber nas descrições algumas características do profissional contemporâneo que indicam flexibilidade e abertura para correr riscos. Esse é o perfil que se busca para incrementar a atuação do profissional neste mercado de trabalho turbulento. Após avaliar os textos de apresentação de 14 Instituições de Ensino de Secretariado Executivo em todo país, percebemos que eles se concentram em 04 habilidades, conforme ocorrência descrita na tabela abaixo:
Profissionais de Secretariado Executivo no Brasil ASSESSOR COGESTOR POLIVALENTE EMPREENDEDOR
Unidesc Centro Oeste X
Ciesa Amazonas X X X X
Universidade Federal de Santa Catarina X
Uniandrade X X
PUC Paraná X X
Universidade Metodista de São Paulo X
Centro Universitário Internacional - Uninter X X X X
Universidade Federal do Amapá X X
Universidade Federal do Ceará X X
Unigranrio X X
Estácio Bahia X
Universidade Estadual de Maringá X X X
Universidade Federal de Pernambuco X X
Universidade de Passo Fundo X X
As palavras mais utilizadas nas descrições dos cursos são “assessoria”, citada pela quase totalidade dos cursos, e “empreendedor”, sendo citada em 60 por cento dos textos. Embora essas habilidades tenham sido as mais mencionadas, as palavras “co-gestor” e “polivalente” também foram enfatizadas, o que indica que são habilidades que já fazem parte do dia-a-dia desse profissional. As instituições dão também grande ênfase ao ensino das Línguas Estrangeiras que faz parte do currículo do curso de Secretariado Executivo, o que por sua vez está ligado às habilidades comunicativas, que ocupam bastante espaço na grade do curso.
3. A IDENTIDADE PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO – A PERCEPÇÃO DOS ESTUDANTES
Após pesquisa aplicada a 184 graduandos do Centro Universitário Internacional - Uninter, fizemos a análise das respostas dos alunos iniciantes e concluintes no que se refere à percepção do perfil secretarial. Conforme o quadro de perguntas pode-se perceber que:
TOTAL: 115 questionários Total: 69 questionários
Iniciantes - Jun 2011 a Abr 2012
Concluintes - Jun 2011 a Jun 2012
Para os alunos que estão ingressando no curso, a percepção está voltada basicamente para a multiprofissionalidade e comunicação; percepção essa que os alunos que estão para finalizar o curso também têm. A palavra “multiprofissional” também é citada por cinco das instituições de ensino pesquisadas, o que nos faz entender que essa característica tende a se incorporar cada vez mais ao perfil profissional do secretário executivo. Tratam-se, portanto, de duas características fortemente associadas à identidade do profissional.
Novamente a comunicação é o ponto forte do perfil desse profissional. Quando se trata de falar de suas próprias habilidades, os alunos iniciantes concordam que possuem as mesmas qualidades que acham ser mais comuns ao profissional de secretariado, a comunicação e multiprofissionalidade. A mesma opinião é percebida nas respostas dos alunos concluintes, o que nos indica que esta é uma habilidade que já faz parte do perfil profissional, estando bem estabelecida dentre os conhecimentos variados que são adquiridos durante o curso.
As pessoas me admiram por isso, 40% As pessoas me admiram por isso, 28% pois é uma boa profissão; pois é uma boa profissão;
Sou vítima de preconceito, pois a profissão 11% Sou vítima de preconceito, pois a profissão 16% não é valorizada pela maioria das pessoas; não é valorizada pela maioria das pessoas;
As pessoas não têm idéia formada, 30% As pessoas não têm idéia formada, 46% nem positiva, nem negativa; nem positiva, nem negativa;
Não sei, não tenho idéia da opinião dos outros 16% Não sei, não tenho idéia da opinião 6% sobre esta profissão. dos outros sobre esta profissão;
Não responderam 3% Não sei, nunca procurei saber. 3%
A situação mais citada pelos alunos ingressantes se refere à admiração que as pessoas têm por essa profissão, o que não se percebe com relação aos alunos que estão em finalização. Para quem está ingressando no curso, comentários de admiração podem influenciar e servir de exemplo ou motivação para um maior aproveitamento do curso. Nessa questão, é bom mostrar que os comentários positivos podem ser importantes na opção pelo curso, e a percepção que as pessoas têm da profissão reflete no perfil profissional, já que, por diversas vezes o estereótipo da secretária foi alimentado com comentários indelicados. O que se deve considerar é que os alunos concluintes não escutam mais comentários relacionados à profissão. Isso pode estar relacionado ao fato de não procurarem mais saber como o curso é reconhecido, ou apenas por já terem se adaptado ao perfil profissional apresentado e incorporado durante o curso.
QUESTÃO 4. Assinale TRÊS dentre as seguintes habilidades Assinale TRÊS dentre as seguintes habilidades que você mais deseja desenvolver durante o curso: que você conseguiu desenvolver durante o curso: Empreendedorismo; 29% Empreendedorismo; 11%
Organização de eventos e cerimônias; 42% Organização de eventos e cerimônias; 52%
Assessoria; 61% Assessoria; 56%
Organização de arquivos; 9% Organização de arquivos; 30%
Gestão de pessoas; 44% Gestão de pessoas; 39%
Técnicas de secretaria e recepção; 36% Técnicas de secretaria e recepção; 56%
Tradução e comunicação em línguas estrangeiras. 81% Tradução e comunicação em línguas estrangeiras. 32%
Para os ingressantes no curso o idioma é um dos fatores mais importantes e parece ser um diferencial na escolha da profissão. Ele vem seguido pela habilidade de assessoria, que por sua vez já mostrou ser a habilidade mais ligada ao perfil do Secretario Executivo. Por ser em sua grande maioria um curso bilíngüe e em alguns casos trilíngue, a expectativa pelo conhecimento de um novo idioma é grande.
Para os concluintes, é importante ressaltar, além da assessoria, as habilidades desenvolvidas durante o curso para implementar as técnicas secretariais e de escritório. Muitos são os temas ligados à organização, eventos, agendas e escritório, que tornam o trabalho desse profissional de extrema importância para o desenvolvimento organizacional. Fica clara aqui, de uma forma bem expressa, que os idiomas não são “realizados” durante o curso com a mesma a expectativa que se tinha ao início. Isso pode ocorrer pelo desinteresse no aprendizado durante o curso, ou pela percepção de que o que foi oferecido como uma habilidade essencial não está sendo bem desenvolvido durante o processo de ensino.
QUESTÃO 5 O que já escutou sobre o profissional de Secretariado Executivo? O que já escutou sobre o profissional de Secretariado Executivo?
Não é necessário fazer faculdade 37% Não é necessário fazer faculdade 55% para atender telefone; para atender telefone;
A principal função de uma secretária / 30% A principal função de uma secretária / 35% um secretário é servir cafezinho; um secretário é servir cafezinho;
É o braço direito do chefe; 73% É o braço direito do chefe; 71%
A secretária / o secretário é uma 47% A secretária / o secretário é uma 27% pessoa de postura exemplar; pessoa de postura exemplar;
A profissão secretarial é glamorosa; 16% A profissão secretarial é glamorosa; 10%
É uma profissão para pessoas vulgares e interesseiras; 9% É uma profissão para pessoas vulgares e interesseiras; 9%
A secretária / o secretário é um 65% A secretária / o secretário é um 56% faz tudo na empresa; faz tudo na empresa;
Secretárias (os) conseguem 21% Secretárias (os) conseguem 9% cargos de chefia. cargos de chefia.
Para finalizar, na questão das “funções” já atribuídas a esse profissional, a multiprofissionalidade é descrita na forma de “faz tudo na empresa”, e já foi ouvida tanto pelos alunos iniciantes quanto os concluintes. Outra percepção clara é o fato do profissional ser considerado o braço direito do chefe, o que se pode entender como “aquele que está lá para assessorá-lo sempre que necessário, que o ajuda na organização do escritório e que está a par de todos os assuntos”. Estar ao lado do executivo como seu braço direito já é uma situação considerada comum ao perfil desse profissional e plenamente absorvida pelos estudantes.
5. CONCLUSÃO A percepção do curso e as expectativas do ponto de vista dos alunos ingressantes são de que poderão desenvolver as habilidades técnicas necessárias ao exercício da profissão. O domínio dos idiomas estrangeiros é uma habilidade muito desejada, já que a comunicação é essencial para este profissional, muitas vezes em mais de um idioma. A assessoria, por sua vez, foi uma das capacidades mais citadas nos questionários. Quanto aos alunos concluintes, especificamente, a linha de assessoria segue acompanhada das competências de co-gestão como habilidades dominantes.
Um dos temas que nos chama a atenção em relação aos alunos concluintes é o fato de o aprendizado de idiomas não ser mais citado como uma habilidade tão significativa como é mencionada no inicio do curso. Isso pode ocorrer em função de desinteresse dos alunos ou de dificuldades no processo de aprendizagem. É possível que durante o curso a abordagem aplicada para o ensino de idiomas não esteja de acordo com a expectativa criada nos alunos durante a propaganda do curso, o que nos faz questionar se essa questão não deveria ser reavaliada, já que por ser um curso voltado ao conhecimento de outras línguas é de extrema importância que o aluno consiga se inserir nesse contexto e utilizar essa habilidade durante sua carreira. Estaria o conhecimento de idiomas estrangeiros sendo supervalorizado no curso de Secretariado Executivo? Acreditamos que não. Ainda que talvez a maioria dos alunos concluintes, já atuando no mercado, não sinta tanta necessidade do conhecimento em línguas estrangeiras no seu dia-a-dia, a transformações no mercado de trabalho, a internacionalização dos negócios, entre outros fatores, nos indicam que a importância deste conhecimento só tende a crescer.
Chama atenção ainda o fato de que uma das habilidades mais enfatizadas na descrição do curso pelas instituições de ensino pouco foi mencionada pelos graduandos. O empreendedorismo é citado por oito das quatorze instituições como uma das habilidades principais do profissional de secretariado executivo, o que não confere com a opinião dos estudantes que estão iniciando o curso, nem com a dos concluintes. Podemos perceber a discrepância no que se refere a essa habilidade e especular que é possível que o mercado esteja exigindo uma mudança nas habilidades do profissional que ainda não foi absorvida pelos acadêmicos. Cabe-nos perguntar: existe de fato espaço para o empreendedorismo na profissão de secretariado? Será possível ao secretário executivo exercer o empreendedorismo sem se libertar do perfil de assessor, ainda dominante na profissão? Assim, no tocante ao empreendedorismo e ao domínio dos idiomas estrangeiros percebe-se um contraste negativo quanto ao que as instituições de ensino vendem como futuras habilidades do profissional e o que ele realmente compra, já que estas habilidades não estão sendo efetivamente absorvidas pelos alunos.
Desta forma, o perfil do Secretário Executivo, definido pela maioria dos alunos e instituições de ensino, caracteriza este profissional como assessor e multiprofissional, habilidades sobre as quais está calcado o exercício da profissão. Concluímos que as expectativas dos alunos estão, em grande medida, de acordo com a identidade profissional que as instituições de ensino pretendem descrever para o mercado, ainda que existam certas divergências que podem apontar para uma alteração (em processo de construção) na identidade deste profissional.
6. REFERÊNCIAS
BOECHAT, F. B. Espaço Da Identidade: A Relação Entre Espaço e Personagens Em Cinzas Do Norte E Órfãos Do Eldorado De Milton Hatoum. 2011. 128f. Dissertação (Mestrado em Estudos Literários) - Setor de Ciências Humanas, Letras e Artes, Universidade Federal do Paraná. 2011.
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HALL, Stuart. A identidade cultural na pós-modernidade. Rio de Janeiro: Editora DP&A, 2007. 102 p.
NONATO JUNIOR, Raimundo. Epistemologia do Conhecimento em Secretariado Executivo: a fundação das ciências da assessoria. Fortaleza: Expressão Gráfica, 2009. 257 p
MARTINS. C.,VICENTE. L. A. G., TERRA. P. M. M. Prováveis influências do primeiro ano do curso de Secretariado Executivo no cotidiano dos estudantes. REVISTA DE GESTÃO E SECRETARIADO Vol. 1, n. 2, p 52-76. 2010.
SALDANHA, L. C. D. . O mercado de trabalho e a formação do profissional de secretariado executivo. Revista Expectativa, Toledo - PR, v. 04, p. 9-19, 2005.
