Administración integral de portafolios, programas y proyectos de información y comunicaciones
INVESTIGACIÓN BIBLIOGRÁFICA
6 de Febrero de 2011
Seguimiento del Proyecto
Es muy importante la revisión del avance que se valla teniendo con el Proyecto el cual muchas de las veces se da menor importancia al análisis previo que se debe tener a la implementación y no se analizan los escenarios que se pudieran presentar adelantándose a cualquier incidente que retrase o en el peor de los casos cancele el proyecto.
Dentro de este sentido podemos tomar en cuenta algunos puntos según Domingo A. (2005). * Antes de empezar a trabajar. * Revisión de la oferta y del contrato. * Organización y acopio del contrato. * Organización y acopio de recursos. * Intercambio de información en el proyecto.
Un buen análisis es base fundamental para prever cualquier contratiempo y la buena cimentación de un proyecto. * Reuniones. * Convocatoria de reunión. * Desarrollo de la reunión. * Actas de reunión. * Resumen de reunión.
Conforme avanza el proyecto se debe revisar si los acuerdos se van cumpliendo y dejar documentación y evidencia de lo que se ha realizado, así como mantener una estrecha comunicación. * El día a día de la gestión del proyecto. * Estado de las acciones. * Avance técnico y económico.
Sirve para analizar el avance que se va teniendo e ir corrigiendo los aspectos que no cumplen con el lineamiento de lo que se tenía previsto.
Domingo, A. (2005). Dirección y Gestión de Proyectos – Un enfoque práctico. Seguimiento del Proyecto (pp. 159-201). México: Alfaomega
Planificación y gestión de proyectos informáticos
Planificación del Tiempo
Mediante una buena planificación del Tiempo podremos garantizar que el proyecto se desarrolle de buena forma y que se cumplan con los tiempos de entrega que ya se tienen programados, de esta forma el cliente se sentirá a gusto por el trabajo que se está llevando a cabo.
Por otra parte la aplicación de métodos como PERT quien se enfoca en aquellas actividades que no se tienen concretos los tiempos de entrega, por otra parte CPM se concentra en el aspecto de los costes pues busca minimizar estos.
Como lo comentan Gutiérrez de Mesa & Pagés Arévalo (2009) “Los métodos de PERT y CPM separan el proceso de planificación del proceso de programación, este es el punto de diferencia con el método de GANTT en el que se realiza la planificación y la programación al mismo tiempo.”
Gutiérrez de Mesa J. A. & Pagés Arévalo C. (2009). Planificación y gestión de proyectos informáticos. España: Servicio de Publicaciones. Universidad de Alcalá. [En línea] Recuperado el 5 de Febrero de 2011 en: http://site.ebrary.com/lib/uvirtualeducacionsp/Doc?id=10280334&ppg=182
Organización del Proyecto
Definición de la organización del Proyecto
Siendo la gestión el punto crucial de la investigación es de suma importancia identificar y analizar los aspectos más importantes para la organización del proyecto, según Amendola J. L. (2004) corresponderá a cinco agrupaciones interrelacionadas entre sí, siendo: * “Participación de los directivos y su equipo en la organización del proyecto en general * Relación con la organización permanente de la empresa Características propias del proyecto en cuestión * Análisis de fortalezas, debilidades y participación de terceros Costes incrementables o marginales“
El hecho de involucrar a fondo a quienes laboran en la empresa, permitirá integrar de forma más fácil y eficiente los proyectos que se estén desarrollando, de igual forma podrán ir aportando aquellos aspectos que no se perciben a simple vista generando un mejor análisis FODA de la organización.
Amendola, L. J. (2004) Estrategias y tácticas en la dirección y gestión de proyectos. España: Ed. de la Universidad Politécnica de Valencia. Recuperado el 5 de Febrero de 2011 en: http://site.ebrary.com/lib/uvirtualeducacionsp/Doc?id=10051937&ppg=25
Control del Proyecto
Abstracto 1
Si bien es cierto que para que un proyecto sea exitoso evidentemente debemos asegurar que cada uno de los procesos del ciclo de vida de la Administración de Proyectos sea exitoso por sí mismo; no obstante una de las funciones más críticas es el proceso de control.
James A. Bent (citado por D. I. Cleland & W. R. King, 2000, p 459) afirma que no sólo el control se crea en la toma de decisiones de los Gerentes de Proyectos; sino que “la información, la dirección, y el análisis son ingredientes esenciales para prevenir lo que, a su vez, es un ingrediente esencial de Control”.
Cómo líderes en la Gestión de Proyectos o equipo asesor para la misma; somos responsables de asegurar que se alcancen los objetivos del proyecto específicamente los de tiempo, costo y calidad.
Control
“El propósito del Control es asegurar que los eventos se conformen al plan. Controlar implica localizar o identificar las desviaciones del plan y tomar la acción apropiada para asegurar los resultados deseados”. John Tunan, Jr. (citado por D. I. Cleland & W. R. King, 2000, p 564) “Sin embargo, para ser capaz de controlar, el gerente de proyectos debe tener algún marco de referencia para medir contra él y debe tener alguna manera de determinar cuándo se desvía de esta referencia. Esto nos lleva a los elementos esenciales del control.”
“Elementos de Control” 1. “Establecimiento de Objetivos. 2. Actividad de Reporte. 3. Evaluación. 4. Acción Correctora.”
John Tuman, Jr. (citado por D. I. Cleland & W. R. King, 2000, p 565)
D. I. Cleland & W.R King (2000) Manual para la Administración de Proyectos. México. Ed.: Compañía Editorial Continental.
Abstracto 2
Como bien ya hemos leído en el abstracto anterior la idea del control es asegurar que los objetivos se cumplan, para lo que este abstracto ejemplifica que el Control se basa en monitorear y tomar acciones correctiva cuando se identifique una desviación del proyecto.
El control de Proyectos debe asegurar que el proyecto reúna o alcance los objetivos del proyecto específicamente: los de tiempo, costo y calidad.
El monitoreo nos permite vigilar de cerca las actividades o tareas del proyecto para reconocer o identificar oportunamente los factores que generan cambios en el proyecto. Para monitorear el tiempo, costo y calidad; el administrador tiene que conocer el estado detallado de las actividades que están ejecutándose, para lo cual existen diversos informes de avance.
Según Mark Brown (2002)
“Controlling projects – Monitoring”
“Controlling projects is about ensuring that the project objectives are net; specifically those objectives of” * “Time * Cost * Quality” “Controlling projects – taking actions” * “Assesing the situation * Impact analysis * Resolving issues and problems * Controlling changes * Completing the project”
“Control is the heart what the Project Manager does”
Mark Brown (2002) Project Management in a week. Gran Bretaña. London, Great Britain. Hodder Eduacation, a division of Hoder Headline by Cox & Wyman.
Abstracto 3
En este abstracto según la bibliografía a continuación citada encontramos conceptos recurrentes donde se observa que el único responsable de que lograr que se cumplan los objetivos es el administrador de Proyectos para lo que se apoya en el Control del Proyecto y lo que le permitirá realizar la tan mencionada comparación entre la realidad del avance y dirección del proyecto contra la planeación. Concept of Control
“One the primary responsibility of a Project manager is to ensure that things are done as they are supposed to be done -in other words, that control of a project is maintained. As was true for Captain Asoh, landing the plane in San Francisco Bay is unacceptable, and bringing a project in late and over budget is similarly taboo. (James P. Lewis, 1995, p 187)
También se observa los componentes del Control comunes con los autores anteriores, cómo: el reporte de avance, cambios en el plan, evaluación al proyecto, los propósitos del proyecto y las auditorias parciales y totales al proyecto.
Lewis, James P. (1995). Project Planning, Scheduling & Control: A Hands-on Guide to Bringing Projects in On Time and On Budget. Chicago, Ill Mc Graw Hill. Recuperado el 5 de febrero de 2011 en: http://rpproxy.iii.com:9797/MuseSessionID=9ba6198650d2d9e5795dc787c4ac9193/MuseHost=www.netlibrary.com/MusePath/Reader
La función de los implementadores de un sistema ERP
Para la implementación de un sistema ERP es necesario reunir a un equipo con un alto nivel de compromiso de acuerdo a su función. Al ser un proyecto informático se pensaría que los integrantes del equipo deben ser únicamente profesionistas en el área de TI, pero como Wallace y Kremzar (2001) comentan es indispensable la labor de personal como: * Directores Generales * Presidentes de Consejo * Dirección Ejecutiva * Todo el personal involucrado en los Negocios de la empresa.
Es importante identificar las necesidades de la empresa para tener mejores prácticas en los procesos de negocio. La correcta coordinación de los integrantes del equipo traerá beneficios al implementar un software de este tipo.
Wallace, Thomas F. y Kremzar, Michael H. (2001). ERP: Making It Happen: the Implementers' Guide to Success With Enterprise Resource Planning. New York, U.S.: John Wiley & Sons, Inc.
Gestión del Proyecto
Independientemente del grado de responsabilidad que marca un nivel organizacional es importante comprender la importancia de la gestión del proyecto de acuerdo a la función específica que desempeñara cada integrante involucrado en este.
Como lo dice Hallows Jolyon (1998) un proyecto exitoso es el que nos ofrece los resultados esperados y le da importancia a las siguientes etapas: * Comprensión * Definición * Planeación * Ejecución * Capacidad de Gestión
Llevando un cuidadoso orden en la gestión del proyecto seguramente obtendremos los resultados deseados.
Hallows, Jolyon (1998). Information Systems Project Management: How to Deliver Function and Value in Information Technology Projects. New York, U.S.: AMACOM Books
Implementación de SAP
En la actualidad existen una gran variedad en software para la gestión de negocios, sin embargo existe una compañía especializada en el desarrollo de este tipo de aplicaciones que es líder en dicha área.
SAP ofrece a las empresas soluciones adecuadas para sus necesidades en módulos de Gestión Financiera, Gestión de Personal, Proyectos, Planeación de Producción entre muchos otros.
Junto con otros elementos de control, existen casos de éxito como lo muestra Salazar S. Ismael (2004) en su publicación académica para el ITESM.
Salazar S., Ismael. (2004, Mayo). SAP R/3 E ISO 9000 Como Estrategias de Negocio en una Organización Manufacturera: Impulsores e Inhibidores de los Procesos Clave en la Cadena de Suministro. Caso de Estudio. ITESM
La función de los implementadores de un sistema ERP
Para la implementación de un sistema ERP es necesario reunir a un equipo con un alto nivel de compromiso de acuerdo a su función. Al ser un proyecto informático se pensaría que los integrantes del equipo deben ser únicamente profesionistas en el área de TI, pero como Wallace y Kremzar (2001) comentan es indispensable la labor de personal como: * Directores Generales * Presidentes de Consejo * Dirección Ejecutiva * Todo el personal involucrado en los Negocios de la empresa.
Es importante identificar las necesidades de la empresa para tener mejores prácticas en los procesos de negocio. La correcta coordinación de los integrantes del equipo traerá beneficios al implementar un software de este tipo.
Wallace, Thomas F. y Kremzar, Michael H. (2001). ERP: Making It Happen: the Implementers' Guide to Success With Enterprise Resource Planning. New York, U.S.: John Wiley & Sons, Inc. Implantación de un Sistema ERP en una Organización Hoy en día, las organizaciones que tienen el problema de no contar con la información integrada, y por ende trabajar con las llamadas islas de información, no favorecen a las gerencias la adecuada toma de decisiones, generando en varias ocasiones grandes pérdidas económicas a las compañías. Este articulo muestra cómo la necesidad intrínseca de la alta dirección de contar con información confiable, precisa e integrada ha hecho posible que la organización se integre a lo largo de las áreas; y por ende, diferenciarse de la competencia mediante la implantación de un sistema de Planificación de los recursos empresariales (ERP), permitiendo entre otras ventajas reducción de costos, aumento de la productividad y la automatización de procesos, vital en una empresa que desea ser competitiva ante otras. Entonces, implantar un sistema integrado, permitirá a la organización obtener una ventaja competitiva o en su defecto contribuirá a alinearse comparativamente con sus competidores, encontrando en la organización la disponibilidad de una respuesta adecuada de información a la medida de sus necesidades, estableciendo una solución que permitirá una integración total de todas las operaciones, con el fin de gestionar adecuadamente cada una de las áreas de la empresa. Bibliogafía
Díaz, Alexys., Gonzáles, Juan Carlos y Ruiz, Maria Elena. Implantación de un Sistema ERP en una Organización. Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática, Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Elección de ERP: Criterios y Costes de Implantación de un ERP La optimización de recursos, eficientización e integración de procedimientos, disminución de costos operativos y entrega de reportes globales y robustos de una organización en tiempo real es la razón por la cual muchas empresas en algún punto de su historia requieren la implantación de ERP´s que logren proporcionar estos atributos. Esto se logra coordinando la sinergia que emerge desde la oferta que tiene la empresa, pasando por el proceso de servicio o integración de bienes hasta llegar a la sinergia del dinero que deposita el cliente en nuestras cuentas bancarias que se traduce en desarrollo del negocio o utilidades para los dueños sin olvidar su justa distribución impositiva; proceso que una empresa incluso a nivel micro podría desarrollar con muchos errores o al menos con muchas lagunas que en el largo plazo serían incontrolables, pues en un rápido crecimiento de la organización el manejo de información impositiva por parte de la autoridad y el manejo de información requerida por parte del mercado y nuestros clientes haría que cualquier procedimiento hecho a papel y lápiz e incluso ciertos software de administración de empresas, terminara por reventar debido a la poca capacidad de almacenamiento e integración del mismo. La presente investigación resalta los aspectos clave que cualquier organización debería considerar al momento de decidir la implantación de un nuevo sistema ERP dentro de una organización y los costos y tiempos que el proyecto de implantación debe considerar. Si logramos identificar plenamente estos costos escondidos y tiempos no considerados comúnmente, estaremos frente a la oportunidad de implantar el nuevo sistema en un entorno más armónico y eficiente, pues los conceptos que todo proyecto similar debería considerar son: Procesos de implantación; Resultados de implantación; Consecución de ventajas competitivas; Repetición de la experiencia.
Al revisar y aprobar afirmativamente las metas subjetivas anteriores y los costos tanto internos (Costo de requerimientos de Infraestructura Técnica, Software y agregados, Servicios paralelos) y externos (Horas/hombre asignadas al proyecto y costos asociados) entonces podríamos sugerir que la implantación ha sido, en términos costo/beneficio, aprobatoria.
Bibliografía
IBDos. Elección de ERP: Criterios y Costes de Implantación de un ERP. Recuperado el día 28 de Enero de 2011 de www.download.microsoft.com/.../Costes_Criterios_Implantacion_ERP.pdf
Administración de Riesgo en un Proyecto de Introducción de ERP: Revisión de Literatura.
En años recientes los sistemas ERP han recibido mucha atención. Como sea, los proyectos de implantación de ERP´s regularmente han sido complejos y riesgosos de implantar en empresas. La relevancia organizacional y de riesgo de los proyectos de ERP´s hacen importante para las organizaciones enfocarse en formas de hacer exitosa la implantación de ERP´s.
En este libro se juntaron y analisaron una buena cantidad de artículos claves que discuten y analizan la implantación de ERP´s. Los diferentes acercamientos tomados en la literatura fueron comparados desde un punto de vista de administración de riesgo para resaltar los factores de riesgo clave y su impacto en la consecución del proyecto.
Además la bibliografía fue clasificada para analizar cada factor de riesgo y su relevancia durante las etapas del ciclo de vida del pryecto del ERP.
Bibliografía
Aloini, Davide., Dulmin, Riccardo y Mininno, Valeria. (Septiembre 2007, Amsterdam, Holanda) Risk Management in ERP Project Introduction: Review of the Literature. Volúmen 44 Artículo 6. Elsevier Science Publishers B.V. Recuperado el día 4 de Febrero de 2011 de la Base de Datos ACM Digital Library de la Biblioteca Digital del ITESM http://0-portal.acm.org.millenium.itesm.mx/results.cfm?h=1&cfid=8998640&cftoken=70858188.
