UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

„‟AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA‟‟

PREVIA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

AUTOR: JAIME DANNY MAZA GRANDA

DIRECTOR DE TESIS DR. MARCO LEÓN ALVEAR

QUITO, DM. FEBRERO 2012

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

Yo, JAIME DANNY MAZA GRANDA en calidad de autor del trabajo de investigación o tesis realizada sobre AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, 24 de Abril del 2012.

__________________________ JAIME DANNY MAZA GRANDA C.C. 171909103-3

AUTORIZACIÓN

Yo, Gabriel Francisco Garcés Carrillo, Representante Legal de PUNTOGAMA CIA. LTDA, autorizo al Sr. Jaime Danny Maza Granda portador de la C.I. 171909103-3 para que desarrolle su proyecto de tesis titulado “Auditoría de Gestión aplicada a la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA”

Atentamente,

Ing. Gabriel Garcés REPRESENTANTE LEGAL PUNTOGAMA CIA LTDA

AGRADECIMIENTO

A Dios, por haber sido mi guía, por iluminar mi camino recorrido hasta hoy y haberme dado fuerzas en los momentos difíciles.

A mis Padres y Hermanas, por habérmelo dado todo y convertirme en el hombre que ahora soy.

A mi familia, por haber estado siempre a mi lado apoyándome.

A mi Director de Tesis, Dr. Marco León Alvear, por su total apoyo en la realización de este trabajo.

DEDICATORIA

Doy gracias a Dios por haberme dado la sabiduría en toda instancia de mi vida, a mis padres que incondicionalmente me han apoyado tanto moralmente y de muchas maneras, para poder llegar a la consecución de mi carrera.

A mis hermanos que directamente siempre estuvieron conmigo y Mis tíos que siempre estuvieron apoyándome en esta ardua labor.

INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo se muestra a la auditoría de gestión como un elemento fundamental en la evaluación de los procesos administrativos y operacionales de las empresas.

En el primer capítulo se abarcan aspectos generales de la empresa para tener con mayor claridad qué es, a que se dedica, su desarrollo e importancia en la economía de un país como el Ecuador.

En el segundo capítulo se brinda un marco teórico que nos permite comprender a la auditoría que se realizará en este trabajo. Para lograr este propósito proporcionamos definiciones de los elementos involucrados para el desarrollo de la auditoría.

En el tercer capítulo se muestra el proceso metodológico completo para realizar una Auditoría de Gestión, con todas sus fases y los elementos que necesitamos conocer para llevarla a cabo de una manera eficiente y eficaz.

El cuarto capítulo comprende el Caso Práctico. Se realiza una auditoría de gestión a una empresa y se muestra un informe completo de auditoría con los resultados (hallazgos) obtenidos en la misma.

En el quinto capítulo tenemos las conclusiones y recomendaciones referentes a los hallazgos de auditoría encontrados.

ÍNDICE GENERAL
Pág. CAPÍTULO I 1 Direccionamiento Estratégico..............................................................................1 1.1 Antecedentes .....................................................................................................1 1.1.1 Base Legal Empresa .......................................................................................1 1.1.2 Objetivos de la Empresa ................................................................................2 1.2 La Empresa ........................................................................................................3 1.2.1 Reseña Histórica .............................................................................................3 1.2.2 Organigramas..................................................................................................4 1.2.2.1 Organigrama Estructural .............................................................................4 1.2.2.1.1 Propuesta ..................................................................................................5 1.2.2.2 Organigrama Funcional ...............................................................................6 1.2.2.3 Organigrama De Personal .........................................................................10 1.3 Valores y Principios .........................................................................................11 1.4 Misión ...............................................................................................................11 1.5 Visión ................................................................................................................12 1.6 Objetivos ..........................................................................................................12

1.7 Políticas y Estrategias .....................................................................................12 1.7.1 Políticas .........................................................................................................12 1.7.2 Estrategias ....................................................................................................12 1.8 Foda ..................................................................................................................14 1.9 Análisis Situacional .........................................................................................15 1.9.1 Análisis Interno .............................................................................................15 1.9.2 Análisis Externo ............................................................................................16 1.9.2.1 Influencias Macroeconómicas ..................................................................17

CAPÍTULO II 2 PROCEDIMIENTO RELATIVOS AL TRABAJO DE CAMPO ...............................19 2.1 Auditoría de Gestión ........................................................................................19 2.1.1 Definición ......................................................................................................19 2.1.2 Objetivo .........................................................................................................20 2.1.3 Importancia ...................................................................................................20 2.2 Control Interno Administrativo o Gerencial ...................................................21 2.2.1 definición de Control Interno .......................................................................21 2.2.2 Objetivos de Control Interno .......................................................................22 2.2.3 Importancia de Control Interno ....................................................................23

2.3 Técnicas de Auditoría ......................................................................................23 2.3.1 Verificación Ocular .......................................................................................24 2.3.2 Verificación Verbal ........................................................................................25 2.3.3 Verificación Escrita .......................................................................................25 2.3.4 Verificación Documentada ...........................................................................26 2.3.5 Verificación Física ........................................................................................27 2.3.6 Otras Técnicas de Auditoría.........................................................................27 2.4 Método ..............................................................................................................28 2.4.1 Inductivo - Deductivo....................................................................................28 2.5 Indicadores de Gestión ...................................................................................28 2.5.1 Definición ......................................................................................................29 2.5.2 Importancia ...................................................................................................29 2.5.3 Tipos de Indicadores ....................................................................................30 2.6 Análisis de Datos .............................................................................................31

CAPÍTULO III 3 METODOLOGÍA PARA LA AUDITORÍA DE GESTIÓN .......................................32 3.1 Metodología......................................................................................................32 3.2 Planeación ........................................................................................................35

3.3 Planificación Preliminar ..................................................................................37 3.4 Técnicas de Recolección ...............................................................................38 3.4.1 Investigación Documental ............................................................................38 3.4.2 Observación Directa .....................................................................................38 3.4.3 Entrevista ......................................................................................................39 3.4.4 Cuestionarios ................................................................................................39 3.4.5 Cédulas y Gráficos .......................................................................................40 3.5 Papeles de Trabajo .........................................................................................40 3.6 Evidencias ........................................................................................................41 3.7 Tipos de Informe ..............................................................................................42 3.7.1 Informe General ............................................................................................42 3.7.2 Informe ejecutivo ..........................................................................................43 3.7.3 Informe de aspectos Relevantes..................................................................43 3.8 Indicadores.......................................................................................................43 3.8.1 Indicadores de Gestión ................................................................................43 3.8.1.1 De Economía ..............................................................................................44 3.8.1.2 De Eficiencia...............................................................................................45 3.8.1.3 De Eficacia ..................................................................................................46 3.8.2 Indicadores Financieros ...............................................................................48

3.8.2.1 Razones de Liquidez .................................................................................48 3.8.2.2. Razones de solvencia ..............................................................................49 3.8.2.3 Razones de Eficiencia ..............................................................................50 3.8.2.4 Razones de Rendimiento ..........................................................................54 3.9 Planificación Especifica ..................................................................................55 3.10 Comunicación de Resultados .......................................................................55

CAPÍTULO IV 4 CASO PRÁCTICO ................................................................................................57 4.1 Información Introductoria ...............................................................................57 4.1.1 Aspectos generales de la empresa..............................................................57 4.2 Motivo del examen ...........................................................................................58 4.3 Objetivo del Examen ........................................................................................58 4.4 Alcance del Examen ........................................................................................58 4.5 Base Legal ........................................................................................................59 4.6 Estructura Orgánica ........................................................................................60 4.7 Objetivo de PUNTOGAMA CIA. LTDA .............................................................61 4.8 Financiamiento.................................................................................................61 4.9 Metodología Utilizada ......................................................................................61

4.10 Resultados de la Auditoría de Gestión .........................................................62 4.11 Evaluación del Control Interno .....................................................................62

CAPÍTULO V 5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................149 5.1 Conclusiones .................................................................................................149 5.2 Recomendaciones .........................................................................................151

Bibliografía………..……………………………………………………………………….153 Fichas Bibliográficas Fichas Nemotécnicas

1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.1 ANTECEDENTES 1.1.1 Base Legal empresa La compañía IMPORTACIONES CIA. LTDA fue creada el 29 de agosto del dos mil uno mediante escritura pública en la notaria tercera del cantón Quito, a cargo del Doctor Roberto Salgado Salgado con dos socios fundadores José Mateo Patino Loaiza y Gabriel Garcés Carrillo, como una compañía limitada que se regirá por la ley de compañías y por las demás leyes de la república del Ecuador, en lo que fueren aplicables. En un principio el objeto de la compañía será la importación, exportación, producción, fabricación de todo tipo de productos industriales además de la administración de proyectos agrícolas y forestales, la comercialización, venta, distribución tanto interna como externa de productos agrícolas y forestales, pero el objeto principal de la compañía y a la que se dedicará es a la importación, exportación, comercialización y distribución de accesorios, partes, lujos y repuestos automotrices. La compañía podrá aceptar a cargo consignaciones, contratos de comisión o depósitos de firmas nacionales o extranjeras: así como aceptar y ejercer comisiones, agencias, brindar servicios, asesoría, evaluación de proyectos en el área automotriz y distribución de productos automotrices, de casas productoras de comerciales del país o del exterior. La compañía fue creada para una duración de cien años a partir de la fecha de inscripción en el registro mercantil, con un capital social de 400 dólares dividido en participaciones de un dólar cada participación, con la junta general como el órgano

1

supremo de la compañía identificando sus deberes y responsabilidad al frente de la compañía.

El nueve de abril del dos mil diez la compañía IMPORTACIONES PUNTOGAMA CIA. LTDA cambio su denominación y una ampliación del objeto social. El cambio de denominación de la compañía es de IMPORTACIONES PUNTOGAMA CIA LTDA a PUNTOGAMA CIA. LTDA, de la misma manera la ampliación del objeto social con acuerdo de los socios “ La compañía podrá dedicarse a realizar el ensamblaje, fabricación, montaje, instalación y colocación de cualquier tipo de producto, mercadería o equipo, así como sus partes y piezas, ya sean estos electrónicos, industriales, mecánicos, tecnológicos o de telecomunicaciones y además a la compra, venta, comercialización y distribución de dichos productos: para lo cual podrá instalar plantas de ensamblaje, o empaquetamiento en cualquier parte del territorio nacional y podrá asociarse con otras personas jurídicas o naturales así como celebrar cualquier tipo de contrato permitido por las leyes‟‟ Estos cambios realizados en la compañía PUNTOGAMA CIA. LTDA esta elevada en escritura pública con todo su valor legal, junto con los documentos habilitantes que se adjuntan a la misma que se halla firmada por el doctor Diego Rodríguez, afiliado al colegio de abogados de pichincha que llevo a cabo todos los trámites legales para la aprobación de estos cambios en la Superintendencia de Compañías

1.1.2 Objetivos de la Empresa Puntogama CIA. Ltda, se reestructurará por áreas de trabajo y cumplirá los siguientes objetivos que le llevarán a conseguir un posicionamiento en el mercado sólido con una reputación de alta efectividad y con índices medibles.

2

Todo esto se implementará y ejecutará por fases y con fechas claramente definidas hasta el viernes, 14 de Diciembre del año 2.012. 1) Fase de estructuración y delegación de responsabilidades: hasta 24 de Abril 2011 2) Fase de medición inicia: 25 de Abril 2011

3) Fase de implementación de índices: 25 Junio 2.011 4) Fase de retroalimentación y corrección de índices: 25 Agosto 2.011

5) Evaluación de resultados y retroalimentación: reunión cada mes caído y presentación general a todas las áreas. 6) Evaluación de resultados totales y re direccionamiento: 16 meses de mediciones, actualización de objetivo estratégico el 14 diciembre 2.012. 1.2. 1.2.1 LA EMPRESA Reseña Histórica. se constituyó mediante escritura pública otorgada el

PUNTOGAMA CIA. LTDA

veintinueve de agosto de dos mil uno, en la notaria tercera del cantón Quito, a cargo del Doctor Roberto salgado Salgado, debidamente inscrita en el registro mercantil del cantón Quito, el veinticuatro de octubre del dos mil uno. Mediante escritura pública otorgada el cinco de noviembre del dos mil siete, ante el notario Roberto Salgado Salgado, debidamente inscrita en el registro mercantil del cantón Quito, el veintiocho de diciembre del dos mil siete, la compañía aumentó su capital y reformó su estatuto social.

3

1.2.1 1.2.2.1

Organigramas Organigrama Estructural

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

GERENTE GENERAL (Gabriel Garcés) Asistente Gerencia (Por contratar)

Jefe Comercial (Estefani Alvarez)

Jefe Financiero (Mateo Patino) (Mat
Comercio Exterior ( Paola Martinez)

Compras y Planificación (E-Asistente GG)

Jefe RRHH (David Rodriguez)

Jefe Logística (Martin Guacho)

Jefe Técnico (Mauricio Casa) Servicio Técnico (Belen Cevallos)

Asesor de Ventas
(Ricardo Maldonado)

Compras Locales (Belen Cevallos)

Asistente RRHH (Paola Martinez)

Bodegas y despachos (Terry Peña)

Supervisor-Instalación (Freddy Jacome)

Credito Y Cobranzas (Belen Cevallos)

Compras Exterior (E-asistente GG)

Asist. Despacho (Freddy Jacome)

Calidad Y Control (Mauricio Casa)

Instaladores (Yonni, Andres)

Contabilidad ( Paola Martinez)

(Paola Mar
Asistente Contable ( Daniel Maza)

4

Propuesta. La propuesta consiste en mejorar los organigramas dando funciones específicas a las diferentes áreas, disminuyendo las demasiadas responsabilidades que en lugar de ayudar a la mejor organización hacen que se vuelvan ineficientes, y por consiguiente también los procesos.

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

GERENTE GENERAL

Asistente Gerencia Jefe Comercial Jefe Financiero
(Mat

Compras y Planificacion Compras Exterior Compras Locales

Jefe RRHH

Jefe Logística

Jefe Técnico Servicio Técnico Instalador

Contabilidad
(Paola Mar

Asistente RRHH

Bodegas y despachos Asist. Despacho

Asesor de ventas

Asistente Contable

5

1.2.2.2 Organigrama Funcional.

1

JUNTA GENERAL DE SOCIOS
2 3

GERENTE GENERAL

Asistente Gerencia
4 5 6 7 8 9

Jefe Comercial

Jefe Financiero
(Mat 5.1

Compras y Planificación
6.1

Jefe RRHH
7.1

Jefe Logística
8.1

Jefe Técnico
9.1

Contabilidad
4.1 (Paola Mar 5.2

Compras Exterior Compras Locales
6.2

Asistente RRHH

Bodegas y despachos
8.2

Servicio Técnico
9.2

Asesor de Ventas

Asistente Contable

Asist. Despacho

Instalador

6

El número al costado derecho representa la función que a continuación se detallará de acuerdo a la jerarquía 1. La función principal del directorio es llamar a sesión ordinaria y extraordinaria así como también de nombrar al gerente general y a la toma de decisiones trascendentales para la organización 2. La función del gerente general será de armar los procesos en todas las áreas de la organización y que se ejecuten correctamente para el cumplimiento de los objetivos. 3. El asistente de gerencia además de ayudar en la estructura de los procesos al gerente general se encargará de las compras en exterior y asesorar al jefe de ventas de los productos importados para que dé a conocer y oferte a los potenciales clientes. 4. La función del jefe comercial es de dar a conocer los productos de PUNTOGAMA CIA. LTDA. En el mercado y maximizar las ventas con estrategias de mercado como la visita directa al cliente. 4.1 El asesor de ventas es un apoyo directo a la jefe de ventas su función también se encargara de vender nuestros productos y dar a conocer los beneficios de comprar a nuestra compañía. 5. El jefe financiero tendrá la principal función de revisar las cuentas de la contabilidad estableciendo índices financieros que le permitirán conocer el estado actual de la compañía. 5.1 La contabilidad es un apoyo al jefe financiero, su función consiste en ingresar facturas de compra, facturación e impuestos 5.2 La función del auxiliar contable será en ayudar en la parte contable, recepción de pagos, ingreso de retenciones, emisión de retención, ingreso de facturas, anexos
7

transaccionales e impuestos. 6. Planificar las compras en el exterior hasta el desembarque en Ecuador, se encargara del trámite de desaduanización. 6.1 Es una rama de la función principal del asistente de gerencia ayudar en la planificación y compra de mercadería en el exterior. 6.2 La función de Belén Cevallos (Compras Locales) será la de proveer de materiales para la línea de instaladores de audio, videos y alarmas, además de proveer de suministros y materiales para el funcionamiento de las áreas de la compañía. 7. Recursos Humanos se encarga del talento humano, la selección del personal para el trabajo de acuerdo con sus aptitudes, además de velar por el bienestar y el buen ambiente de los trabajadores de la compañía. 7.1 Su función será en apoyar el proceso selectivo de personal para la empresa 8. El jefe de logística se encargara de la recepción de la mercadería y de la entrega de nuestros productos a los clientes brindando una buena calidad en la entrega 8.1 Se encargara del bodegaje y del despacho de la mercadería 8.2 Su función es apoyar en la bodega y la conducción de los camiones para la entrega de la mercadería 9. La función del jefe técnico será la de reparar el audio, videos y alarmas en nuestras instalaciones, estar al frente de la calidad del servicio prestado, también se encargara de los técnicos que saldrán a prestar nuestros servicios.

8

9.1 La función es de receptar los pedidos de los clientes y emitir órdenes de servicio para su futura entrega 9.2 La función es de visitar a los clientes para brindar el servicio oportuna y de buena calidad.

9

1.2.2.3 Organigrama de Personal.
JUNTA GENERAL DE SOCIOS

GERENTE GENERAL (Gabriel Garcés) Asistente Gerencia Edwin Lopez

Jefe Comercial (Estefani Alvarez)

Jefe Financiero (Mateo Patino) (Mat
Contabilidad ( Paola Martinez)

Compras y Planificación (Edwin Lopez)

Jefe RRHH (David Rodriguez)

Jefe Logística (Martin Guacho)

Jefe Técnico (Mauricio Casa) Servicio Técnico (Andres Gaibor)

Compras Exterior

(Paola Mar Asesor de Ventas
(Ricardo Maldonado)

Asistente RRHH (Gabriela Jaramillo)

Bodegas y despachos (Terry Peña)

Asistente Contable ( Daniel Maza)

Compras Locales (Belen Cevallos)

Asist. Despacho (Freddy Jacome)

Instalador (Yonni Cedeno)

10

1.3

Valores Y Principios.

El personal de PUNTOGAMA CIA. LTDA, se sostiene en varios principios y valores, en una encuesta a todo el personal en las diferentes áreas muchos concordaron en nueve valores de los cuales citare a continuación detallándolos con un concepto de cada uno de los valores de la opinión de lo que significan para ellos y como lo aplican para garantizar el bienestar y desarrollo de la compañía. Honestidad.- Es ser razonable decoroso en todo lo que exige las buenas costumbres Lealtad.- Que guarda fidelidad a personas o cosas Actitud de servicio.- ganas de servir a los demás dando todo de sí. Respeto a la persona.- Honrar a las personas con actos de gratitud. Austeridad.- sencillez en el desarrollo del trabajo. Dedicación al trabajo.- Realizar las actividades que nos encomiendas con ganas y responsabilidad Buen servicio.- Calidad y atención al cliente. Justicia.- aplicar la igualdad para todos sin discriminación. Transparencia.- Hacer las cosas de la forma correcta.

1.4

Misión

Vender productos en el segmento del audio, video y seguridad para vehículos a nuestros clientes del sector, utilizando como herramienta fundamental nuestra capacidad de brindar un servicio excepcional, profesional y criterio para proveer el mejor mix de productos del mercado, al mejor precio y con un servicio inigualable.

11

Trabajar con empresas y/o personas que compartan nuestra escala de valores de transparencia y trabajo a un precio justo. 1.5 Visión

Ampliar nuestras ventas en el mercado automotriz que provee una carpeta de productos dedicados a dar soluciones tecnológicas y de seguridad a nuestros clientes grandes, medianos y pequeños. Aportando día a día con la mejora de calidad de nuestros productos y servicios utilizando el mejor criterio y profesionalismo de nuestra gente para que por medio de un trabajo concomitado y positivo generemos la superación de personal individual y la máxima rentabilidad para la empresa. 1.6 1.7 1.7.1 Objetivos Políticas y estrategias Políticas

1. Prescindir de personal que no aporte a la generación de valor de la empresa. 2. Reestructurar cartera de clientes y re posicionar estructura de ventas: 3. Asegurar el cumplimiento del reglamento interno. 4. En acto de desacuerdo el cliente siempre tendrá la razón. 5. Capacitar periódicamente al personal para dar un buen servicio

1.7.2

Estrategias.

COMERCIALES 1. Reestructurar el área de ventas 1.1 Se retirará del mercado al detal hasta mantener una cobertura hasta del 15% del mercado. Esta manutención es para clientes que han demostrado
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que se acoplan a nuestros objetivos y comparten nuestros valores de negocio. Potencial ventas mes: $7.000,00 1.2 Se ampliará el mercado de subdistribuidores para tener una cobertura de clientes de 35% a 40%. Estos son clientes que distribuyen al mercado al detalle y que generalmente realizan compras mayores a $4.000,00 por mes. 1.3 Se dedicara con el 40 al 50% de cobertura a tener y mantener clientes corporativos que son importadores de vehículos y requieren acceso rizar. Este tipo de cliente realiza compras por volumen y requiere atención especializada en capacitación a ventas, instalaciones y valora el apoyo técnico que nosotros le damos. Actualmente tenemos un cliente corporativo que en el mes actual ya se ha facturado más de 20.000,00 dólares. Potencial ventas mes: $50.000,00 en adelante

2. Profesionalización y explotación de mercado de instalaciones:

2.1 Al especializar y mantener una fuerza de instalaciones podremos facturar y hacer de este servicio un negocio rentable y sustentable independientemente. 3. Ampliación y ordenamiento del departamento técnico. 4. Seguir dando servicio técnico a los concesionarios de vehículos y a nuestros productos. FINANCIERA 1. Ampliar línea de crédito para mayor solvencia financiera 2. Inyección de capital fresco para ampliación de líneas de los productos manejados.
13

1.8

FODA

“EL FODA es un instrumento de análisis organizacional que permite medir y analizar la estructura administrativa de la entidades a través del estudio de las fortalezas, debilidades afronta la organización, al igual que oportunidades y amenazas del entorno para delimitar algunas estrategias que le permitan lograr el desarrollo institucional‟‟1 Para ampliar un poco el tema del FODA, a continuación se detallara una matriz con conceptos de debilidades, amenazas, oportunidades y fortalezas. INCREMENTAR POSITIVO APROVECHAR

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZAS

DISMINUIR

NEGATIVO

NEUTRALIZAR

a) Las fortalezas.- Son aquellos elementos positivos internos que la empresa
1

DAVALOS, Nelson: Enciclopedia Básica de Administración, editorial océano Bogotá Colombia, 2002 p. 53

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posee en un momento determinado y que aportan al logro de las metas y objetivos planteados. b) Las Oportunidades.- Constituyen factores que son favorables a la empresa y que potencialmente pueden facilitar el logro de los objetivos, para desarrollar o crecer aún más a la empresa, son parte integrante del entorno externo. c) Las Debilidades.- Se refiere a todas aquellas características internas, que constituyen barreras para alcanzar el buen funcionamiento de la compañía por ejemplo tenemos: falta de recursos, de capacitación. d) Las Amenazas.- Al igual que las oportunidades forman parte del ambiente externo de la empresa y son factores que representan un peligro para la empresa y podrían aún comprometer la existencia de la misma.

1.9 1.9.1

ANÁLISIS SITUACIONAL Análisis interno

Fortalezas 1. Conocimiento del mercado y negocio; 10 años de experiencia atendiendo a clientes en el mercado. 2. Cartera de Productos con un alto grado de fiabilidad. 3. Reconocimiento de nuestras marcas claves en el mercado. 4. Agilidad de reacción en búsqueda de productos nuevos o urgentes 5. Compra de productos con un precio competitivo. 6. Bajos niveles de garantía y servicio de nuestros productos.

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7. Departamento técnico con prestigio.

Debilidades

1. Estructura de ventas no acorde a nuevas condiciones de mercado. Mucho esfuerzo del área de ventas en clientes muy pequeños. 2. Vendedor con capacidad limitada

3. Mucho inventario con baja rotación perjudica flujo de caja. 4. Proveedores muy lejanos y se requiere programación de compra para varios meses. 5. Niveles de inventario altos. 6. Falta de agilidad y demoras en proveeduría. 7. Mercado acostumbrado a productos de contrabando de Panamá y Estados Unidos. 8. Mercado pequeño muy mal pagador y solicita mucho tiempo de crédito. 9. Competencia insistente en seguir técnica de precios bajos.

1.9.2 Análisis Externo. Oportunidades 1. Reposicionamiento del mercado objetivo de ventas de la empresa, salir del mercado muy pequeño 2. Abastecer mercado pequeño por medio de subdistribuidores, clientes medios. 3. Mercado en búsqueda de productos con mayor calidad.
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4. Acceso a proveedores innovadores. 5. Restructuración de ventas hacia clientes más grandes y fiables. 6. Productos con características únicas y de alta calidad que son requeridas por el mercado. 7. Capacidad de desarrollo personalizado de productos. 8. Capacidad de dar precios competitivos. 9. Competencia no aplica otra técnica de ventas que no sea de precio bajo; posibilidad de utilización de otras técnicas de ventas para dar un valor agregado mayor. 10. Debilidad de la competencia en instalaciones. Amenazas 1. Proteccionismo en artículos tecnológicos, afectación directa de políticas arancelarias. 2. Competencia formal con buen musculo financiero. 3. Mercado acostumbrado a políticas de precio bajo que puede afectar la velocidad con que hacemos conocer nuestra propuesta de relación de producto. 1.9.2.1 Influencias macroeconómicas. Dentro de las influencias macroeconómicas podemos citar dos más importantes que afectarían a la empresa Puntogama CIA. Ltd, que son la seguridad jurídica que de acuerdo a la estabilidad que se encuentra, depende la economía de la compañía, porque sin una seguridad jurídica la inversión extranjera seria nula, bloqueando el desarrollo económico. Otra influencia que considero incide es la inflación un fenómeno económico que está presente en todos los países en especial en los países primarios como son los
17

latinoamericanos y que está en relación con el citado anteriormente.

18

2. PROCEDIMIENTO RELATIVOS AL TRABAJO DE CAMPO

2.1

Auditoría de Gestión

2.1.1

Definición

La auditoría de gestión aunque no es tan aplicada como la financiera, es en igual o de mayor importancia que esta última, pues su aplicación correcta brinda a un desempeño eficaz y eficiente de los recursos disponibles de la organización, la auditoría de gestión es la fusión de los tradicionales conceptos de auditoría administrativa y operacional. Por eso para entender y tener una visión amplia de la definición de auditoría de gestión, se debe conocer los dos conceptos tradicionales antes mencionados los cuales cito a continuación. “William P. Leonard presenta la siguiente definición de auditoría administrativa: La auditoría administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, de una institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales Joaquín Rodríguez Valencia plantea una definición de auditoría Operacional así: Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad de una función o unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal especializado en el área de estudio, con el objeto de asegurar a la administración que sus objetivos se cumplan, y determinar qué condiciones pueden mejorarse”2
2

http://members.tripod.com/~Guillermo_Cuellar_M/gestion.html 10/oct/2011 19

Estos conceptos se manejaban por separado haciendo una diferenciación entre auditoria administrativa y auditoría operacional, cuando en la práctica no existían diferencia alguna, más bien se fusionaban aplicados para un mismo proceso que es la optimización de los recursos disponibles de una organización. Entonces podemos decir que la auditoría de gestión es el examen crítico y detallado que se hace a los procesos operativos de un ente con la finalidad de emitir un informe profesional sobre la eficiencia, eficacia y economicidad en el manejo de los recursos y con la toma de decisiones adecuadas para mejorar la productividad de la misma. 2.1.2 Objetivo

El objetivo primordial de la auditoría de gestión es descubrir deficiencias en las diferentes áreas de la empresa y dar soluciones a las deficiencias encontradas, con la finalidad de ayudar a la dirección a una administración eficaz de los recursos disponibles valorando métodos y desempeño en todas las áreas. 2.1.3 Importancia

La Auditoría de Gestión pasa a ser hoy por hoy un elemento vital para la gerencia, permitiéndole conocer a los ejecutivos qué tan bien resuelven los problemas económicos, sociales y ecológicos que a este nivel se presentan generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas. La auditoría de gestión se relaciona con las características estructurales y funcionales del objeto de estudio, por eso para la ejecución se requiere una guía de acuerdo a las necesidades existentes, y que no limite la autenticidad y

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creatividad del auditor que le permita lograr el orden y control que le permita obtener los resultados deseados en la mas brevedad posible.

2.2

Control Interno Administrativo o Gerencial

El control interno administrativo no está limitado al plan de la organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios. Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.

2.2.1

Definición de Control Interno

En la definición de control interno existen muchas diferencias de opinión entorno al significado y cuáles son sus objetivos, muchos piensan que la definición de control interno se basa en la aplicación en las empresas es para evitar los fraudes en los activos y por consiguiente en los estados financieros, otros definen como la prevención de fraudes, pero la mayoría coincide que la aplicación de control interno agilita y mejora los procesos dentro de todas las organizaciones volviéndolas eficaces y eficientes.

En una definición corta de control interno tenemos:

“Un proceso, realizado por el consejo de administración, los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecución de objetivos en las siguientes categorías:

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  

Confiabilidad de los informes financieros. Eficacia y eficiencia de las operaciones. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.”3

“La definición anterior resalta que el control interno es un proceso, un medio para alcanzar un fin, no un fin, en sí mismo. Lo realizan individuos, no solo los manuales de políticas, los documentos y formularios. Al introducir el concepto de seguridad razonable, la definición admite que el control interno no puede garantizar de modo absoluto que los objetivos corporativos siempre se alcanzaran. Una seguridad razonable reconoce que el costo para una organización no debe ser mayor que los beneficios que espera obtener”4 La definición de control interno abarca la consecución de los objetivos en los informes financieros, y el cumplimiento de leyes, también abarca la delegación de funciones, procedimientos, reglas a los encargados de cada área, así como también responsabilidades. 2.2.2 Objetivos de Control Interno

El objetivo primordial del control interno es el adecuado uso de los recursos disponibles, para lograr un mejoramiento en los procesos operativos llevando a las organizaciones y a sus directivos al cumplimiento de las metas y objetivos. La aplicación de control interno tiene como objetivos:

1. Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada. 2. Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades.
3 4

WHITTINGTON, Pany, Principios de auditoria, Mac Graw Hill, Mexico 2005 P 213 WHITTINGTON, Pany, Principios de auditoria, Mac Graw Hill, Mexico 2005 P 213

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3. Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma. 4. Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos.

2.2.3

Importancia de Control Interno

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. 2.3 Técnicas de Auditoría

La ejecución de las labores de auditoría están constituidas por la aplicación de ciertas formas de acciones detalladas y determinadas por el auditor a fin de lograr la evidencia necesaria que respaldará su informe. Estas acciones son las técnicas de auditoría que se utilizan a lo largo del desarrollo del trabajo en las entidades auditadas. Con lo citado anteriormente podemos definir a las técnicas de auditoría como los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia suficiente y competente para fundamentar sus opiniones y resultados que figuran en el informe de auditoría. Las técnicas de auditoría son métodos prácticos normalmente aplicados por auditores profesionales durante el curso de sus labores. Además de las técnicas, los auditores emplean otras prácticas para reunir la evidencia.

23

2.3.1

Verificación Ocular

TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR

Comparación

Observación

Revisión Selectiva

Rastreo

Comparación.- Observar la similitud o diferencia de dos o más conceptos. Observación.Examen ocular para cerciorarse como ejecutan las

operaciones, la observación es considerada la más general de las técnicas de auditoría y su aplicación es de utilidad en casi todas las fases del examen. Por medio de ella, el auditor se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, principalmente los relacionados con la forma de ejecución de las operaciones, dándose cuenta personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal realiza ciertas operaciones. Revisión Selectiva.- Examen ocular rápido con fines de separar mentalmente asuntos que no son típicos o normales. Constituye una técnica frecuentemente aplicada a áreas que por su volumen no están comprendidas en la revisión o constatación más detenida o profunda. Consiste en pasar revista relativamente rápida a datos normalmente presentados por escrito.

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Rastreo.- Seguir una operación de un punto a otro dentro de su procedimiento 2.3.2 Verificación verbal

Dentro de la técnica de auditoria verificacion verbal encontramos la indagacion que consiste en averiguar sobre un hecho, el empleo cuidadoso de esta técnica puede dterminar la obtención de información valiosa que sirva más como apoyo que como evidencia directa en el juicio definitivo del auditor. Cualquier pregunta dirigida al personal de la entidad auditada o hacia terceros que pueden tener conocimientos sobre las operaciones de la misma, constutuye la aplicación de esta técnica. 2.3.3 Verificación escrita

TÉCNICA DE VERIFICACIÓN ESCRITA

Análisis

Conciliación

Confirmación

Análisis.- Con más frecuencia el auditor aplica técnicas del análisis a elementos o partes.

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Conciliación.- Es establecer el acuerdo de ideas o relación exacta entre conceptos relacionados, concordar en datos relacionados, separados o independientes. Confirmación.- Consiste en cerciorarse de la autenticidad de los recursos, procesos, operaciones, etc. mediante la afirmación escrita de una persona o institución independiente de la entidad examinada 2.3.4 Verificación documentada

TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL

Comprobación

Computación o Comprobación.- Constituye el esfuerzo realizado para cerciorarse

asegurarse de la veracidad de un hecho, examinar verificando la evidencia que apoya a una transacción u operación, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre. Computación.- Esta técnica se refiere a calcular, contar o totalizar datos numéricos con el objeto de asegurarse que las operaciones matemáticas sean correctas
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2.3.5

Verificación física

Dentro de la técnica verificación física tenemos la inspección que involucra el examen físico y ocular de algo, la aplicación de esta técnica es sumamente útil en lo relacionado a la constatación de dinero en efectivo, documentos que evidencian valores, activo fijo y similar. La verificación de activos tales como documentos a cobrar, títulos, acciones y otros similares, se efectúa mediante la técnica de inspección. 2.3.6 Otras técnicas de auditoría

Es muy usual que las otras prácticas de auditoría sean confundidas con las técnicas, sin embargo, se debe considerar que no obstante ser lo mismo, sirven en la labor de auditoría como elementos auxiliares muy importantes. Así por ejemplo, el entendimiento y evaluación de la estructura de control interno debe ser considerado como técnica. En realidad consiste de la aplicación de varias técnicas. En el arqueo de caja también se utilizan varias técnicas, por lo cual no es una técnica en sí mismo. La aplicación de pruebas selectivas a juicio del auditor puede involucrar casi todas las técnicas enumeradas en la sección anterior y la aplicación en base a principios de muestreo estadístico, incluye la utilización de técnicas de otras disciplinas. La prueba selectiva consiste en la técnica de simplificar la labor total de medición, evaluación o verificación tomando una muestra típica del total. El cálculo de probabilidades puede utilizarse para determinar cuál debe ser el tamaño de la muestra o el auditor puede efectuarse dicha determinación a base de su juicio profesional. Pruebas selectivas al juicio del auditor Normalmente el volumen de las transacciones que deben comprobarse se determinan tomando al azar la muestra más económica o significativa de cada grupo de partidas análogas; sin embargo, esa muestra puede aumentarse o disminuirse según la eficacia del control interno.
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A más de esta clasificación, conviene destacar la importancia que tiene la entrevista en la auditoría de gestión. Respecto a la encuesta del ecuador tomará en cuenta cuan conveniente es recurrir en su aplicación. 2.4 Método

La auditoría de gestión necesita ser lo más sistemática posible en la realización de su trabajo. La sistematización precisa de un método de uso general aplicable a cualquier área o estructura, por eso el método a aplicar debe ser adecuado. 2.4.1 Inductivo – deductivo Inductivo.- Es un método de razonar que nos lleva; 1) de lo particular a lo general 2) de una parte a un todo. Deductivo.- Es un tipo de razonamiento que nos lleva: 1) De lo general a lo particular 2) de lo complejo a lo simple. Cuando usamos simultáneamente los métodos de inferencia inductiva y deductiva para buscar la solución de un problema científico decimos que estamos empleando el método inductivo-deductivo. 2.5 Indicadores de Gestión

Teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con administrar o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas programados y planificados. Los indicadores de gestión están relacionados con las razones que permiten administrar realmente un proceso.

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2.5.1 Definición Constituyen un conjunto de estándares que permiten medir la eficiencia, efectividad, productividad y calidad de los productos generados a través de distintos procesos, medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos. Los indicadores de gestión tienen la finalidad de guiar y controlar el desempeño objetivo y comportamiento requerido para el logro de las estrategias organizacionales. Mide la evolución de las actividades en el tiempo y espacio, en lo que respecta al desempeño de un organismo público.

Establece comparabilidad de la gestión entre las diferentes unidades operativas y administrativas que conforman la organización.

2.5.2 Importancia Constituyen un elemento fundamental y necesario en lo que respecta a la formulación del Presupuesto por Resultados, además de su seguimiento, control y evaluación a partir de las siguientes consideraciones:

a.- Planificación Organizacional b.- Planificación Estratégica c.- Planificación Operativa

Planificación Organizacional.- Comprende el conjunto de métodos y técnicas que posibilitan la mediación e interacción entre el sistema gobernante y el sistema gobernable. Es una forma de concebir la producción de la organización.
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Planificación Estratégica.- Se identifica con las políticas y directrices fijadas por el sistema gobernante y el sistema gobernable, mediante la creación de diferentes escenarios para la obtención de un producto óptimo. Planificación Operativa.- Conforma una secuencia de hechos relacionados e integrados por recursos e insumos, los cuales, son aplicados mediante combinaciones de calidades y cantidades adecuadas y precisas para la obtención de un producto óptimo. 2.5.3 Tipos de indicadores Existen tres tipos de indicadores; indicadores de eficacia o de eficiencia. El indicador de eficacia mide el logro de los resultados propuestos. Indica si se hicieron las cosas que se debían hacer, los aspectos correctos del proceso.

Los indicadores de eficacia se enfocan en el qué se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera. De lo contrario, se puede estar logrando una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente.

Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad.

30

2.6

Análisis de los datos

El análisis de los datos, como cualquier otro tipo de datos de interés científico, ha de guardar relación con el problema de conocimiento que se trata de esclarecer y con la métrica de la información empírica que se tiene entre manos, es decir lo primero que se debe realizar no es ver que dicen los datos sino que dicen en relación con el problema que se plantea y las hipótesis que uno se había planteado previamente. Para ello se utilizan los siguientes análisis: Análisis Descriptivo.- Ayudará a observar el comportamiento de la muestra en estudio, a través de tablas, gráficos. Análisis Exploratorio: Este tipo de análisis exploratorio pretende partir de un conocimiento profundo y creciente de los datos para, trabajando inductivamente, llegar a un modelo ajustado de los datos.

31

CAPÍTULO III METOLOGÍA PARA LA AUDITORÍA DE GESTIÓN Metodología

3.

3.1

„‟ La auditoría de gestión necesita, al igual que la auditoría financiera, ser lo más sistemática posible en la realización de sus trabajos. La sistematización precisa un método de uso general aplicable a cualquier área, estructura, funciones, etc., que se audite. Este método consiste en un análisis en profundidad y con los máximos detalles utilizando las preguntas clásicas: Qué se quiere, cómo y cuándo se quiere, dónde, por qué, qué medios se deben utilizar, etc., realizando, además, las siguientes investigaciones: Estudio de los elementos que componen el sector auditado, diagnóstico detallado, determinación de fines y medios, investigación de las deficiencias, balance analítico, comprobación de la eficacia, búsqueda de problemas, proposición de soluciones, indicación de alternativas y mejora de la situación. Este trabajo se lleva a cabo por medio de entrevistas personales con los responsables de las unidades, áreas o actividades auditadas, en sus centros de trabajo u oficinas, esto exige que el consultor disponga de cuanta información exista en relación con el área auditada. La exigencia metodológica se inicia en una auditoría de gestión con la denominación que se dé al informe, posteriormente se debe establecer la planificación del trabajo de auditoría consistente en el desarrollo de un plan global en función de los objetivos que se persiguen. La naturaleza, el detalle y el momento en que se debe llevar a cabo la planificación varían según la magnitud y especificidad de la entidad a auditar, de la experiencia que el auditor tenga de la misma, del conocimiento de la actividad que desarrolla, del

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entorno en que se desenvuelve y de la calidad del control interno. La planificación comprende cuatro fases: a) Designación de la entidad, área, sector o servicio a auditar. b) Estudio previo. c) Estudio preliminar. d) Programación operativa. En la primera fase, habrá que distinguirse entre dos tipos de auditoría: auditoría vertical y horizontal. La auditoría vertical comprende en su integridad el análisis de una unidad específica (departamento, dirección general, etc.) o el análisis de un programa determinado (presupuesto funcional). La auditoría horizontal comprende la verificación de determinadas funciones o gastos que afectan a varias unidades administrativas (política de personal, compras de inmovilizados, etc.) (Presupuesto económico). En general, las partidas presupuestarias con mayor impacto financiero, las áreas con mayor riesgo de anomalías, errores o irregularidades, recibirán una mayor atención. La segunda fase permite conocer el área a auditar con cierta rapidez, sobre la base de recolectar determinada información, al mismo tiempo que permite descubrir las áreas de riesgo con bastante precisión. El objetivo del estudio previo persigue el objetivo de obtener un conocimiento profundo del área a auditar. Este conocimiento puede obtenerse utilizando reglamentos y demás normativas que afectan al área a auditar, estudiando informes anteriores de auditoría y especialmente las recomendaciones contenidas en los mismos, estudiando informes de auditoría financiera o estudiando liquidaciones de los presupuestos de ejercicios anteriores. La tercera fase, supone el inicio del trabajo de auditoría propiamente dicha. En esta fase deben tenerse en cuenta determinadas cuestiones de importancia
33

que pueden condicionar la marcha posterior del informe, algunas de dichas cuestiones pueden ser las siguientes: Dificultad de medir los outputs, existencia de índices de ineficiencia visibles, falta visible de organización, o problemas en la misma o en la gestión, claramente visibles, retraso en la producción de outputs, empleados desocupados y material subutilizado, métodos de trabajo anticuados, poco eficientes o complicados, existencia de actuaciones ineficaces, o de realización ineficiente o no económica, en general se considerarán de importancia relevante todos aquellos hechos que de no explicitarse en el informe podrían conducir a error al lector del mismo, y cuya existencia pudieran comprometer, los resultados del área auditada, aunque todas estas cuestiones serán profundizadas y analizadas posteriormente durante la fase de ejecución de la auditoría. La cuarta fase, programación operativa, supone la preparación de las herramientas de trabajo y del equipo humano a emplear, por lo cual debe comprender una confección de cuestionarios y una coordinación con el personal del área estudiada, determinación del grado de intervención de especialistas, preparación de programa escrito de trabajo y selección del equipo. Una vez planificado el trabajo a realizar, se debe de proceder a la ejecución de todo lo planificado. En la ejecución debe realizarse un examen detallado de los datos sobre los que debe actuarse y comprende los muestreos, efectos observados, causas y evaluaciones de los distintos resultados. Este examen representa el desarrollo de la parte central de la auditoría y comprende las siguientes actuaciones: 1. Recopilación de evidencias. 2. Medidas del trabajo. 3. Evaluación de los niveles de eficacia, eficiencia y economía.
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4. Evaluación de los esfuerzos hechos para mejorar los resultados conseguidos. Todo ello debe conducir a la valoración de resultados y al análisis de las causas y de sus efectos, necesarios para la reducción posterior de las correspondientes conclusiones y resoluciones. Por último, la culminación de la auditoría está en la emisión del informe, ya que ésta será la herramienta de trabajo para el ejecutivo y para los responsables del área auditada, y además servirá en el futuro como base para medir el progreso obtenido en la gestión de dicha área. ‟‟5 3.2 Planeación

En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, para determinar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su organización, sistema contable, controles internos, estrategias y demás elementos que le permitan al auditor elaborar el programa de auditoría que se llevará a efecto.

Elementos Principales de esta Fase:

1. Conocimiento y Comprensión de la Entidad 2. Objetivos y Alcance de la auditoria 3. Análisis Preliminar del Control Interno 4. Análisis de los Riesgos y la Materialidad 5. Planeación Específica de la auditoria 6. Elaboración de programas de Auditoria
5

GRAIG-COOPER, M. y DE BACKER, P. Auditoría de gestión. Barcelona: Ed. Folio, 1994.

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1) Conocimiento y Comprensión de la Entidad a auditar.

Previo a la elaboración del plan de auditoría, se debe investigar todo lo relacionado con la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este análisis debe contemplar: su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de constitución, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente cómo funciona la empresa.

Para el logro del conocimiento y comprensión de la entidad se deben establecer diferentes mecanismos o técnicas que el auditor deberá dominar y estas son entre otras:

a) Visitas al lugar b) Entrevistas y encuestas c) Análisis comparativos de los controles internos anteriores d) Análisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas) e) Análisis Causa-Efecto o Espina de Pescado g) Árbol de Problemas.

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2) Objetivos y Alcance de la auditoria.

Los objetivos indican el propósito por lo que se va hacer la auditoria de gestión, qué se persigue con el examen, para qué y por qué. Si es con el objetivo de informar a la gerencia sobre cómo se están manejando los procesos la empresa, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la gerencia y resto de interesados sobre la situación encontrada para que sirvan de base para la toma de decisiones.

3) Análisis Preliminar del Control Interno

Este análisis reviste de vital importancia en esta etapa, porque de su resultado se comprenderá la naturaleza y extensión del plan de auditoría y la valoración y oportunidad de los procedimientos a utilizarse durante el examen.

4) Análisis de los Riesgos y la Materialidad.

El Riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinión errada en su informe normativa. 3.3 Planificación Preliminar debido a que los estados financieros o la información suministrada a él estén afectados por una distorsión material o

El Coordinador una vez que tabuló, procesó y analizó toda la información, diseñará los lineamientos generales del trabajo, proyectará el tiempo estimado de duración, la cantidad y características del personal a utilizar y el costo aproximado.
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Se fijarán los límites de la auditoría, es decir qué aspectos será incluidos en la auditoría y cuáles no. Toda esta información será presentada al Supervisor, el cual lo evaluará y efectuará los ajustes que estime necesarios. Finalmente, una vez aprobado por el Gerente del Área de Auditoría, se podrá iniciar la labor. 3.4 3.4.1 Técnicas de Recolección Investigación Documental

Su objetivo es la recopilación de la información gráfica existente relativa al objeto de estudio. Permite la consecución de información extrayéndola de cualquier documento considerado importante (informes, memorias, reportajes, expedientes, etc.) Como ventajas de esta técnica se puede señalar que facilita la concreción de los objetivos de auditoría, sirviendo de soporte válido a la evidencia, pero supone normalmente un elevado esfuerzo de selección, ordenación y clasificación. 3.4.2 Observación Directa

Consistente en analizar espacios físicos, distribuciones de almacenes, oficinas, detección de medios materiales, o también situaciones, relaciones, etc. En definitiva, se centra en todo aquello que permita una visión de conjunto del entorno en el que se realiza la auditoría de gestión. De esta forma se proporciona una visión general e intuitiva de la organización, aunque depende en gran medida de la subjetividad del observador, por lo que puede provocar algún error o sesgo.

38

3.4.3

Entrevista

Constituyen un instrumento fundamental en las auditorías de eficiencia, eficacia y economía, obteniendo de esta forma la mayor cantidad posible de información, ayudando a obtener ideas, no contempladas inicialmente en la elaboración de los programas de auditoría. La técnica de la entrevista permite realizar análisis detallados, logrando extraer datos u opiniones de un grupo de individuos, procesándolas posteriormente en función de los objetivos perseguidos. Presenta desventajas, principalmente la de un coste muy elevado, así como la dificultad de valorar la influencia que puede establecer el entrevistador sobre las respuestas, o bien los posibles sesgos existentes por presiones ejercidas sobre los entrevistados. 3.4.4 Cuestionarios

Se realizarán en el mejor clima posible, obteniéndose la información a través de las encuestas, permitiendo extraer datos y opiniones, así como detectar problemas a priori. Fundamentalmente, sirven para configurar la información básica, por lo que es aconsejable completarla o contrastarla con la observación de hechos o registros. El cuestionario posee la ventaja de su coste, más reducido que la realización de las entrevistas, así como permite conservar el anonimato de una población que puede ser tan grande como se desee, pues las respuestas pueden ser tratadas informáticamente. Como principal desventaja presenta el hecho de que comporta una estandarización de las respuestas, pudiendo provocar en determinados casos un sesgo en la información, siendo importante el emplear un adecuado sistema estadístico. También puede suponer un elevado esfuerzo en cuanto a su confección, para lo cual es muy útil el empleo de un programa informático.
39

3.4.5

Cédulas y Gráficos

“Permite plasmar gráficamente actividades, procesos y sistemas, posibilitando el análisis de cada unidad o área orgánica en las que se estructure la entidad a auditar. Para ello hay que entender cada área como una unidad en relación con el entorno. ‟‟6 3.4.6 Acceso a redes de información

Permite realizar una investigación con más profundidad, adentrándose a casos o información no solo locales sino globales que nos dan una visión más amplia de la investigación que estamos realizando. 3.5 Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo. Son el nexo entre el trabajo de campo y el informe de auditoría y deberán contener la evidencia para apoyar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe. En términos generales, los papeles de trabajo deberán: 1. Contener el programa de auditoría original y las sucesivas modificaciones al mismo. 2. Contener índices y referencias cruzadas relacionados con el programa de auditoría. 3. Ser fechados y firmados por quien los prepara. 4. Ser revisados por el Coordinador (esa revisión deberá estar también documentada en los papeles de trabajo)

6

HEVIA, E. Manual de auditoría interna. Enfoque operativo y de gestión. Barcelona: Ed. Centrum técnicas y científicas, 1989.

40

5. Ser completos y precisos para que sirvan de apoyo a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. 6. Ser comprensibles sin explicaciones orales. Deben ser también completos y no obstante, concisos. Cualquiera que los use debe poder rápidamente determinar su propósito, fuentes de datos, la naturaleza, el alcance del trabajo realizado y las conclusiones de quien los preparó. Si bien la brevedad es importante, la claridad y la necesidad de que los papeles de trabajo sean completos no deberán ser sacrificadas, simplemente para ahorrar tiempo o papel. 7. Contener expresión clara del propósito de los mismos, para asegurar que la información acumulada esté apropiadamente relacionada con los objetivos e informes de auditoría.

3.6

Evidencias

La evidencia adecuada es la información que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad.

La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada, podría ser no suficiente para demostrar un hecho.

La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditoría

La evidencia es competente, si guarda relación con el alcance de la auditoria y además es creíble y confiable.
41

Además de las tres características mencionadas de la evidencia (Suficiencia, Pertinencia y Competencia), existen otras que son necesarias mencionar, porque están ligadas estrechamente con el valor que se le da a la evidencia: Relevancia, Credibilidad, Oportunidad y Materialidad.

Tipos de Evidencias:

1. Evidencia Física: muestra de materiales, mapas, fotos. 2. Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, etc. 3. Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relación con el mismo. 4. Evidencia Analítica: datos comparativos, cálculos, etc.

3.7 3.7.1

Tipos de Informe Informe General

Como conclusión de la etapa de Estudio General y en base a la información obtenida y documentada en la Ficha de la Organización, Cuestionario de Evaluación Global y a las Aéreas Críticas detectadas deberá elaborar un Informe de General. El objetivo del mismo es brindar un breve resumen de las características de la organización y de las principales áreas y actividades que se consideran críticas, a los efectos de encarar la profundización del análisis en las etapas siguientes y la reformulación de la Planificación Global de Recursos.

42

3.7.2

Informe Ejecutivo

„‟El informe ejecutivo representa una síntesis de los principales resultados de la auditoría. Este sumario debe contener sólo los puntos básicos del informe extenso. ‟‟7 3.7.3 Informe de Aspectos Relevantes

Se indicará a continuación cualquier otro dato o información considerada de interés por el Coordinador para el desarrollo de la auditoría. 3.8 Indicadores

Una expresión matemática de lo que se quiere medir, con base en factores o variables claves y tienen un objetivo y cliente predefinido.

3.8.1

Indicadores de Gestión

Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos. Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia, Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados, Detectando y previendo desviaciones en el logro de los objetivos.

7

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3.8.1.1

De Economía

Relacionan los precios pagados por los bienes, servicios y remuneraciones con respecto a un precio testigo, de mercado o predeterminado.

INDICADOR

DESCRIPCIÓN Muestra la participación de los diferentes niveles del personal de la

FORMULA

Valor total de la nomina del personal por niveles

 Costo Personal:

de empresa con relación al gasto total de la nómina, indicando cual de los niveles total tiene mayor incidencia en el costo

 Costo promedio de personal por niveles:

El resultado obtenido nos permite determinar el valor unitario promedio por empleado por nivel

Gasto total de nómina por nivel Número de funcionarios

 Gasto promedio de capacitación:

Muestra promedio capacitado periodo

el del

costo el

Gastos de capacitación capacitado durante el periodo Gastos de Ventas Gastos totales

personal Número total de personal

durante

 Gastos de Ventas: Nos indica el porcentaje de ventas frente al gasto total de la empresa durante un periodo

44

Indica el porcentaje de  Gastos Administrativos: Gastos administrativos frente a los gastos totales de una empresa en el periodo Indica el porcentaje de  Gastos Financieros Gastos Financieros Gastos Financieros Gastos totales frente a los gastos totales de una empresa en el periodo 3.8.1.2 De Eficiencia Gastos Administrativos Gastos totales

Estos relacionan volúmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia los costos y los beneficios. Estos son indicadores de rendimiento, pues se refieren a oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir más servicios por el mismo costo.

INDICADOR  Costo de Ventas:

DESCRIPCIÓN Permite conocer en que porcentaje representa en costo ventas durante un determinado de al ventas total con de relación

FÓRMULA

Costo de Ventas Ventas

realizadas periodo

45

Representa el valor en  Gastos Importación: de porcentaje de los gastos de importación frente al total de gastos de venta.

Gastos de importación Gastos de venta

 Gastos promoción Publicidad:

de Indica el porcentaje de y los gastos de publicidad y propaganda frente al total de gastos de ventas Gastos de Publicidad y Propaganda Gastos de venta

3.8.1.3

De Eficacia

Miden el grado de cumplimiento de las metas de la actividad considerada. Se orientan hacia los resultados.

INDICADOR  Personal Capacitado:

DESCRIPCIÓN Muestra frente empresa el al porcentaje total de de la

FORMULA Número total del personal capacitado Número total del personal de la empresa

del personal capacitado empleados

 Cumplimiento pedidos:

de Permite del adquirido

conocer

el

Pedidos cumplidos en su totalidad Total de pedidos

grado de cumplimiento compromiso con los

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clientes de un periodo determinado. Indica el porcentaje que  Clientes Mayoristas: por su importancia inciden en los resultados de la empresa. Muestra el aumento en  Nuevos Clientes: porcentaje de nuevos clientes que ha captado la empresa durante un periodo. Muestra el promedio de  Ventas por cliente: ventas por cliente. Cifra de ventas del periodo Número total de clientes del periodo Permite  Ventas Mayoristas: clientes realizadas conocer el Ventas A clientes mayoristas Total de Ventas Clientes Nuevos Número Total de Clientes Clientes Mayoristas Total de Clientes

porcentaje de ventas a mayoristas durante un frente al total de ventas periodo determinado.  Ventas Por región: Indica el porcentaje de ventas por cada región frente periodo a las ventas un realizadas durante

Ventas Quito, Guayaquil, Ambato, Cuenca Total ventas

47

3.8.2

Indicadores Financieros

Un indicador financiero es un relación de las cifras extractadas de los estados financieros y demás informes de la empresa con el propósito de formase una idea como acerca del comportamiento de la empresa; se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas según el caso.

3.8.2.1

Razones de Liquidez

A través de los indicadores de liquidez se determina la capacidad que tiene la Empresa pare enfrentar las obligaciones contraídas a corto plazo; en consecuencia más alto es el cociente, mayores serán las posibilidades de cancelar las deudas a corto plazo; lo que presta una gran utilidad ya que permite establecer un conocimiento como se encuentra la liquidez de esta, teniendo en cuenta la estructura corriente.

Los indicadores de liquidez más utilizados son: Capital de Trabajo, la razón corriente, la prueba ácida. Capital de Trabajo: Expresa en términos de valor lo que la razón corriente presenta como una relación. Indica el valor que le quedaría a la empresa, representando en efectivo u otros pasivos corrientes, después de pagar todos sus pasivos de corto plazo, en el caso en que tuvieran que ser cancelados de inmediato.

48

Capital de trabajo = Activo corriente - Pasivo corriente (Unidades Monetarias)

Razón Corriente: También denominado relación corriente, este tiene como objeto verificar las posibilidades de la empresa afrontar compromiso; hay que tener en cuenta que es de corto plazo. Nombre del índice Razón Corriente Formula Como se calcula

Balance General Total Activo Activo Corriente / Pasivo Corriente / Balance General Total Corriente Pasivo Corriente

Prueba Ácida: (prueba de ácido o liquidez seca) Esta es más rigurosa, Revela la capacidad de la empresa para cancelar sus obligaciones corrientes, pero sin contar con la venta de sus existencias, es decir, básicamente con los saldos de efectivo, el producido de sus cuentas por cobrar, sus inversiones temporales y algún otro activo de fácil liquidación que pueda haber, diferente a los inventarios. Es una relación similar a la anterior pero sin tener en cuenta a los inventarios Nombre del índice Prueba Ácida Formula (Activos Corriente Inventarios)/ Pasivo Corriente Como se calcula (Balance General Total Activo Corriente - Balance General PUC 14)/ Balance General Total Pasivo Corriente

3.8.2.2

Razones de Solvencia

Son indicadores de endeudamiento tienen por objeto medir en que grado y de que forma participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa. De la misma manera se trata de establecer el riesgo que incurren tales
49

acreedores, el riesgo de los dueños y la conveniencia o inconveniencia de un determinado nivel de endeudamiento para la empresa. Las cuentas que pueden modificar sustancialmente el concepto del analista acerca del endeudamiento de una empresa, son aquellos pasivos que se considera que no son totalmente exigibles o que el pago de este se puede postergar después de la fecha de vencimiento del mismo, teniendo en cuenta la conveniencia del acreedor y de la empresa; de igual manera entre las cuantas del patrimonio que cuyo valor no existe una absoluta certeza. A continuación vamos a detallar en un cuadro los índices que pertenecen a este nivel: Nombre del índice Apalancamiento total Apalancamiento a corto plazo Apalancamiento Financiero Total Formula Pasivo Total Patrimonio Total Pasivo Corriente Patrimonio Que es Qué participación tiene el pasivo externo con respecto al patrimonio de la empresa. Indica la participación que tienen los pasivos corrientes dentro del patrimonio.

Pasivo Con Entidades Indica la concentración que Financieras tienen los pasivos totales con entidades financieras sobre el patrimonio. Patrimonio

3.8.2.3

Razones de Eficiencia

Los indicadores de eficiencia también llamados indicadores de rotación tratan de medir la eficiencia con la cual una empresa utiliza sus activos, según la velocidad de recuperación de los valores aplicados en ellos. Constituyen un importante complemento de las razones de liquidez; debido que miden la duración del ciclo productivo y del periodo de cartera. Algunos indicadores de actividad son:
50

1. Rotación de cartera: ventas a crédito en el período/cuentas por cobrar promedio. 2. Período promedio de cobro: cuentas por cobrar promedio x 365 días/ventas a crédito. 3. Rotación de inventarios (# veces) empresas comerciales: costo de la mercancía vendida en el período/inventario promedio. 4. Rotación de inventarios (#días) empresas comerciales: inventario promedio x 365 días/costo de la mercancía vendida. 5. Rotación de inventarios (# veces) empresas industriales: costo de ventas/inventario total promedio. 6. Rotación de inventarios (# días) empresas industriales: inventario total promedio x 365 días/costo de ventas. 7. Rotación de activos fijos: ventas/activo fijo. 8. Rotación de activos operacionales: ventas/activos operacionales. 9. Rotación de los activos totales: ventas/activo total. 10. Rotación de proveedores (# veces): compras a crédito/cuentas por pagar promedio. 11. Rotación de proveedores (# días): cuentas por pagar promedio x 365 días/compras a crédito

La rotación de cartera establece el número de veces que las cuentas por cobrar giran, en promedio de un período determinado de tiempo generalmente un año. El indicador de rotación de cartera permite conocer la rapidez de la cobranza pero no es útil para evaluar si dicha rotación esta de acuerdo con las políticas de crédito fijadas por la empresa. Para éste último comparativo es preciso calcular el número de días de rotación de las cuentas por cobrar. Nombre del índice Veces rotación de cartera Formula Ventas a crédito Que es Muestra las veces que rota la cartera en el año.
51

Cuentas por cobrar promedio

Existe otro manera de analizar la rotación de cuentas por cobrar y es por medio del cálculo del periodo promedio de cobro, a través de las siguientes formulas la primera denominada Período de Recaudo deudores Clientes y las siguientes son la de Período de recuperación que se pude resumir en una, que es igual 365 días sobre el número de veces que rotan las cuentas por cobrar.

Nombre del índice

Formula

Como se calcula

Unidad de medida

(((Balance General PUC 1305 tipo 1 + Balance General PUC 1305 tipo 2 Período de (Deudores periodo anterior + Balance General Recaudo deudores Clientes Promedio PUC 1305 tipo 1 + Balance General Clientes x 360)/ Ventas PUC 1305 tipo 2 periodo actual)/2)x360)/ Estado de Resultados PUC 41 Período de recuperación de Cuentas x Pagar y Proveedores Período de recuperación de deudas clientes Período de Rotación Activos Fijos 360 /(Rotación C 360/Índice 124 x P Proveedores) 360/ Rotación 360/Índice 369 Deudores Clientes 360/ Rotación Activos Fijos 360/ índice 123

días

días

días

días

Hay que tener presente que la rotación de inventarios de mercancías de la empresa rota varias veces en el año, quiere decir, que el inventario se convierte varias veces por año en efectivo o cuentas por cobrar. Es decir muestra las veces que rota el inventario en el año. Una vez obtenido el
52

numero de días de inventarios, se toma el costo de ventas promedio mensual y se divide en 30 y luego se multiplica por el numero de días que rota el inventario, lo que nos da el inventario que debe tener la empresa para atender correctamente las ventas. Nombre del índice Período de Rotación de Inventarios Formula (Inventarios Promedio x 360)/ Costo de Ventas Como se calcula (((Balance General PUC 14 periodo anterior + Balance General PUC 14 periodo actual) / 2) x 360)/ Anexo 2 PUC 61 unidad de medida

días

Debe tenerse en cuenta que la rotación se calcula en pesos y, en consecuencia, no se analiza la productividad real de la empresa, para lo cuál habría que conocer, entre otras cosas, la cantidad de artículos fabricados, la capacidad instalada y las ventas y compras de activos fijos durante el período que se analiza Rotación de Activos Operacionales. Nombre del índice Formula Que es

Mide cuanto ingreso me generan Ventas los activos operacionales, es decir Rotación de Activos todos los activos que tienen Operacionales. Activos Operacionales Brutos relación directa con el objeto social de la empresa. Rotación de Activos Totales. Nombre del índice Rotación Activos totales Formula Ventas Activos totales brutos Que es Mide cuanto ingreso me generan los activos totales.

53

3.8.2.4

Razones de Rendimiento

Llamados también de rentabilidad o lucratividad. Miden la efectividad de la administración de la empresa para controlar costos y gastos, transformando así las ventas en utilidades. Estos indicadores son un instrumento que permite al inversionista analizar la forma como se generan los retornos de los valores invertidos en la empresa, mediante la rentabilidad del patrimonio y la rentabilidad del activo. Es decir, Miden la productividad de los fondos comprometidos en un negocio. Recordemos que a largo plazo lo importante es garantizar la permanencia de la empresa en acrecentamiento de mercado y por ende su valor. Permite ver los rendimientos de la empresa en comparación con las ventas y el capital. Margen bruto de utilidad: Nombre del índice Margen Bruto Formula Utilidad Bruta Ingresos / Operacionales x 100

Margen operacional de utilidad: Nombre del índice Margen Operacional Formula Utilidad Operacional / Ingresos Operacionales x 100

54

Margen neto de utilidad: Nombre del índice Margen Neto Ingresos Operacionales x 100 Formula Ganancias y Pérdidas /

3.9

Planificación Específica

“En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditoria. Se fundamenta en la información obtenida durante la planificación preliminar. La planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control interno, evaluar y calificar los riesgos de la auditoria y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución mediante los programas respectivos. Se deberán cumplir, entre otros, los siguientes pasos durante la planificación específica:


Considerar el objetivo general de la auditoria y el reporte de la planificación preliminar para determinar los componentes a ser evaluados.



Obtener información adicional de acuerdo con las instrucciones establecidas en la planificación preliminar.



Evaluar la estructura de control interno del ente o área a examinar.”8

3.10

Comunicación de Resultados

“La auditoría interna debe percibirse como un mecanismo de control que brinda asesoría
8

http://www.monografias.com/trabajos82/planificacion-auditoria/planificacion-auditoria.shtml#planificab

55

y agrega valor a la gestión institucional apoyando a la administración mediante la generación de recomendaciones tendientes al mejoramiento del sistema de control interno; asimismo proporciona una seguridad razonable de la actuación de la administración. Desde esa perspectiva, la Comunicación de los Resultados es vital para la consecución del objetivo de la auditoría interna. Es importante considerar que el trabajo de la auditoría interna debe realizarse en observancia de las normas de calidad así como de la normativa de carácter general y específico vigente. La labor de la auditoría como todo proceso sistemático debe ser constante, metódico y proveer una seguridad razonable de que se consideraron los criterios técnicos adecuados y que el trabajo se llevó a cabo con el debido cuidado profesional que garantiza la calidad del resultado. El proceso de la auditoría comprende una etapa previa de planificación del trabajo, el examen de los eventos, la comunicación de los resultados y el seguimiento de las recomendaciones emitidas”9

9

Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. Contraloría General de la República. Resolución Nº R-CO-94-2006 del 17 de noviembre de 2006.

56

4. 4.1 4.1.1

CASO PRÁCTICO Información introductoria ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA:

4.1.1.1 Nombre de la entidad: Empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA. 4.1.1.2 Actividad a la que se dedica: Comercialización de productos Electrónicos de audio y video para todo tipo de automotores. 4.1.1.3 Dirección: Calle de los cipreses N65-31 y manuel ambrosi 4.1.1.4 Telefono: 023465098 / 023465098 4.1.1.5 Fecha de creación de la empresa: Mediante escritura pública se constituyo el 29 de agosto del 2001 4.1.1.6 Funcionarios principales:  Directorio.  Gerente General: Gabriel Garcés.  Asistente de Gerencia: Edwin López.  Jefe Financiero: Mateo Patiño.  Jefe de Recursos Humanos: David Rodríguez.  Jefe Comercial: Estefanía Álvarez. En base a la información obtenida en la visita previa realizada a PUNTOGAMA CIA LTDA en la que se obtuvo información acerca de la misión, visión, objetivos, actividades principales, estructura orgánica demás aspectos generales de la empresa, se procede a realizar la planeación de auditoría de

57

gestión a realizarse bajos los siguientes parámetros de trabajo sin perjuicio de los ajustes a la planeación que pueda darse de acuerdo a las circunstancias. 4.2 Motivo del examen.

Este examen de auditoría se lleva a cabo por decisión de los socios de PUNTOGAMA CIA LTDA. para conocer el grado de eficiencia, eficacia con que se están manejando los recursos disponibles de la empresa, logrando así un mejor desempeño en los procesos. 4.3 Objetivos del Examen  Evaluar el desempeño de las actividades de la empresa realizadas

durante el año 2011, y determinar cuan eficientes, eficaces y económicas han sido las operaciones durante el periodo sujeto a examen.  Evaluar el sistema de control interno presente en cada uno de los elementos que conforman la gestión de la empresa.  Emitir un informe de auditoría que contengan conclusiones y recomendaciones que lleven al mejoramiento en el desarrollo de las actividades y de los controles existentes en PUNTOGAMA CIA. LTDA. 4.4 Alcance del examen.

Es la revisión y evaluación de los elementos que conforman la gestión de la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA. durante el periodo 01/01/2011 al 31/12/2011, se analizaran los aspectos de las políticas, planificación, estructura orgánica, sistema, procedimientos y métodos de trabajo, administración de recursos humanos, administración de recursos materiales, la presencia de control en la empresa y demás aspectos relacionados con la gestión de la empresa.
58

4.5

Base Legal  La auditoría de gestión a realizarse se basará en las normas internacionales de auditoría (N.I.A)  Los PCGA, principios de contabilidad generalmente aceptados, esto aplica en el sentido que los recursos de la empresa deben ser manejados correctamente para optimizarlos  Las normas de control interno, en donde se hablará de todos los recursos de la empresa deben ser bien utilizados, evitando los desperdicios tanto en recursos materiales, administrativos de computación y humano.  Las NEA, Normas Ecuatorianas de Auditoría que no son otro cosa que la adaptación de las NIA, (Normas Internacionales De Auditoría) a nuestro país

59

4.6

Estructura Orgánica
JUNTA GENERAL DE SOCIOS

GERENTE GENERAL

Asistente Gerencia Jefe Comercial Jefe Financiero
(Mat

Compras y Planificacion Compras Exterior Compras Locales

Jefe RRHH

Jefe Logística

Jefe Técnico Servicio Técnico Instalador

Contabilidad
(Paola Mar

Asistente RRHH

Bodegas y despachos Asist. Despacho

Asesor de Ventas

Asistente Contable

60

4.7

Objetivo de PUNTOGAMA CIA. LTDA

Puntogama CIA. Ltda, se reestructurará por áreas de trabajo que le llevarán a conseguir un posicionamiento en el mercado sólido con una reputación de alta efectividad y con índices medibles. Todo esto se implementará y ejecutará por fases y con fechas claramente definidas hasta el viernes, 14 de Diciembre del año 2.012. 4.8 Financiamiento

Los recursos financieros necesarios incluyen el presupuesto para cubrir los gastos que incurren en la realización de la auditoría de gestión en la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA. Los gastos se detallan a continuación: DESCRIPCIÓN DEL GASTO Movilización y alimentación Suministros de oficina Materiales de computación y medios magnéticos Impresiones, anillados, copias Internet, investigaciones 80.00 50.00 VALOR EN DOLARES 120.00 150.00 170.00

4.9

Metodología utilizada para la realización del examen

Para la realización del trabajo de auditoría de realizaran papeles de trabajo que consisten básicamente en la elaboración y aplicación de cuestionarios de control interno que permitirán evaluar cada uno de los componentes que conforman la gestión de la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., los mismos que serán aplicados a los jefes departamentales y cuya información obtenida serán verificados con la obtenidas de cuestionario aplicados a una muestra del
61

resto del personal de la empresa, de la información obtenida, comparada y analizada se podrá concluir y a su vez realizar las recomendaciones pertinentes que constituyen la base del informe de auditoría de gestión. 4.10 Resultados de la auditoría de gestión

Los resultados de la auditoría de gestión serán divulgados una vez que se los hayan obtenido luego del análisis correspondiente y se lo hará para este caso a las siguientes personas:  Presidente del directorio  Gerente General 4.11 Evaluación del control interno

Luego de la visita previa a la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., donde se realizara el examen, se procederá con la carta compromiso dirigida al Gerente general de la compañía.

62

CARTA COMPROMISO

Quito, 01 de Octubre del 2011

Ing. Gabriel Garcés. Gerente General de la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA.

Presente.-

Esta carta tiene la finalidad de la confirmación de la realización de la auditoría de gestión en su compañía, la misma que comprenderá el periodo del 01 de enero del 2011 Hasta 31 de diciembre del 2011.El examen se llevara de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas, incluyendo procedimientos necesarios para la realización de dicho examen.

Lo que se busca con este examen es evaluar el grado de control interno en cada una de las áreas de la empresa para medir el grado de eficiencia, eficacia y economía del desempeño de las actividades que se llevan a cabo en la empresa, verificar que el sistema de gestión se ajuste a los procedimientos y políticas implementadas y ver que se cumplan por todos los colaboradores que coadyuvaran al mejoramiento continuo.

63

El trabajo de auditoría se realizara por una persona, sin carácter de remuneración debido a que se trata a un trabajo de investigación académica, el cual fue dado favorable a mi solicitud. Agradecimiento especial al Ing. Gabriel Garcés por la facilidades

proporcionadas para la ejecución de ese trabajo y esperando contar con la colaboración de los empleados de la empresa.

Atentamente:

Danny Maza Granda

64

D&M AUDITORES

PRG-AG

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA GENERAL DE AUDITORÍA DE GESTIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 01/10/2008 I. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Evaluar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que se ha llevado a cabo las operaciones de la empresa durante el año 2.011. Resp: Danny Maza Granda

II. PROCEDIMIENTO DE

REF PT

AUDITORÍA
1. Realice la evaluación de las políticas existentes en la compañía. 2. Realice la evaluación a la planificación de la compañía. 3. Realice la evaluación a la estructura orgánica que se encuentre establecida 4. Realice la evaluación a los sistemas, procedimientos y métodos de trabajo con los que se llevan a cabo las actividades en la empresa. 5. Realice la evaluación de las funciones del departamento de Recursos Humanos. 6. Realice la evaluación del cumplimiento del reglamento interno de la empresa. 7. Realice la evaluación a la gestión de la calidad que se aplica en la empresa. PGR1-P PRG2PLAN PROG3ESO

RESP

TIEMPO ESTIMADO 3 HORAS 5 HORAS 4 HORAS

TIEMPO REAL 2 HORAS 3½

OBSERVACIONES

JDMG

JDMG

HORAS
3 HORAS

JDMG

PRG4SPM

JDMG

7 HORAS

5 HORAS

PRG5-RH

JDMG

2 HORAS 1 HORA 2 HORAS

1 1/2 HORAS ½ HORA 1 HORA

PRG6-RI

JDMG

PRG7-CAL

JDMG

65

D&M AUDITORES

PRG1-P

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN COMPONENTES: POLÍTICAS 01/10/2008 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Determinar el grado de eficacia en el establecimiento, cumplimiento y evaluación de las políticas implementadas en la empresa.

II. PROCEDIMIENTO

DE AUDITORÍA
1.

REF PT

RESP

TIEMPO ESTIMAD O

TIEMPO REAL

OBSERVACIONES

Aplique un cuestionario de control interno a la gerencia administrativa para CI-P 1/2 evaluar la presencia de control en las políticas establecidas en la empresa.
2. Realice una encuesta al personal a la empresa como procedimiento alternativo que permita confirmar la información obtenida en el procedimiento anterior, la misma que debe contener la conclusión y recomendación producto de la evaluación.

JDMG

1 HORA

1 HORA

ENC1-P

JDMG

3 HORAS

1½

HORAS

66

D&M AUDITORES

CI-P 1/2

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: POLÍTICAS AUDITORÍA AL 31/12/2011 Fecha: 02/10/2011 PREGUNTA 1. ¿La empresa cuenta con un manual de políticas? SI NO X N/A Resp: Danny Maza G. OBSERVACIONES Las políticas no se encuentran impresas, para posibles consultas para esclarecer dudas, si no que existen pequeños instructivos para ciertas áreas. Las políticas son difundidas verbalmente al empleado, y no se establecen desde cuando entran en vigencia dichas políticas.

2. ¿Al momento de establecer las políticas, se emitió copias para cada uno de los empleados, con un cronograma estableciendo cuando entran en vigencia estas políticas? 3. ¿se hace una evaluación del cumplimiento de las políticas establecidas previamente? 4. ¿La evaluación del cumplimiento X de las políticas, sirve como medio para mejorar o crear nuevas políticas?

X

X

La gerencia de acuerdo a la situación actual en la que se encuentra la empresa, modifica o crea nuevas políticas para tratar de mejor la calidad de las actividades.

67

D&M AUDITORES

CI-P 2/2

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: POLÍTICAS AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA

SI

NO

N/A

5. ¿Se han determinado políticas X para orientar las acciones de la empresa 6. ¿Existen políticas generales para X la empresa? 7. ¿El nivel de staff se encarga de X aprobar las políticas? 8. ¿ Las políticas emitidas son archivadas por escrito en un documentado firmado por la junta directiva? 9. ¿ Las políticas implantadas han ayudado a lograr el cumplimiento X de los objetivos de la empresa? X

OBSERVACIONES Las veces que lo han hecho, pero de manera verbal que son más fácil de olvidar. Si existen, pero no hay difusión entre los empleados de la empresa.

Si por que hacen de los procesos más eficientes.

68

D&M AUDITORES

ENC1-P

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: POLÍTICAS AUDITORÍA AL 31/12/2011

Fecha: 03/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. ¿La empresa cuenta con un manual de políticas? 2. ¿Al momento de establecer las políticas en la compañía, fueron difundidas entre el personal, indicando la fecha qué entra en vigencia? 3. ¿Se aplica las políticas

No PREGUNTAS TRABAJADORES SI NO 14 8 6

RESULTADOS INDICADOR VALOR % # trabaj positivo 8/14 57% # trabaj

14

2

10

# trabaj positivo # trabaj

2/14

14.28%

# trabaj
69

al momento de realizar sus actividades? 4. ¿Se han hecho periódicas evaluaciones a las políticas luego de ser aplicada en la empresa? 5. ¿De acuerdo a la evaluación del cumplimiento de políticas, se crearon nuevas o mejoraron ciertas políticas? 6. ¿La gerencias es la encargada de de aprobar las políticas? 7. ¿Existen un documento escrito qué contengan las políticas? 8. ¿Las políticas adoptadas han apoyado al logro de objetivos de la empresa?

14

3

11

positivo # trabaj

3/14

21.43%

14

5

9

# trabaj positivo # trabaj

5/14

35.71%

14

6

8

# trabaj positivo # trabaj

6/14

42,86

14

3

11

# trabaj positivo # trabaj # trabaj positivo # trabaj

3/14

21,43%

14

6

8

6/14

42,86%

14

12

2

# trabaj positivo # trabaj

12/14

85.71%

70

CONCLUSIÓN: Luego de aplicada la encuesta de control interno al personal de la PUNTOGAMA CIA. LTDA., Se establecen políticas las mismas que no constan por escrito para que sirvan de consulta constante para los empleados además que no se difunde en su totalidad a toda la empresa formalmente, sino de una manera informal se informa de nuevas políticas adoptadas, esta es una de las razones por la que no se aplican las políticas en su trabajo y actividades en cada una de sus áreas. La gerencia solamente toma decisiones cuando se han cometido errores de los trabajadores por falta de conocimiento de las políticas, además el cumplimiento de control interno no es evaluado periódicamente.

RECOMENDACIÓN: La empresa debe tener políticas bien claras de acuerdo con las necesidades de la empresa, haciendo un manual de las políticas implementadas, dando a conocer este manual por escrito en reunión general de todos los empleados, repartiendo ejemplares para que tengan claro las políticas y como una fuente de consulta para realizar sus actividades, además pueden aportar con ideas para actualizar y reformar las políticas. La gerencia debe tener pleno conocimiento de las políticas y para su ejecución siempre deben ser conocidas por gerencia, saber de la importancia de la implementación de políticas que llevara a procesos manejados con eficiencia y eficacia.

71

D&M AUDITORES

PRG2-PLAN

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN COMPONENTE: PLANIFICACIÓN 04/10/2011 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Establecer si en la empresa se trabaja en base a la planificación estratégica y operativa, con esto determinar el grado de eficiencia en esta actividad.
II. PROCEDIMIENTO DE

AUDITORÍA 1. Aplique un cuestionario de control interno a la gerencia general de para la evaluar la eficacia en la planificación empresa. 2. Realice una encuesta al personal a la empresa como procedimiento alternativo que permita confirmar la información obtenida misma en que el debe procedimiento anterior, la contener la conclusión y recomendación producto de la evaluación.

REF PT

RESP

TIEMPO ESTIMADO

TIEMPO REAL

OBSERVACIONES

CI-PLAN 1/2

JDMG

2 HORAS

1½ HORAS

ENC2PLAN

JDMG

4 HORAS

3½

HORAS

72

D&M AUDITORES

CI-PLAN 1/2

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: PLANIFICACIÓN AUDITORÍA AL 31/12/2011 Fecha: 04/10/2011 PREGUNTA 1. ¿Se analizan las fortalezas, oportunidades, amenazas 2. ¿La y los empresa debilidades resultados cuenta y se con y X SI NO X N/A Resp: Danny Maza G. OBSERVACIONES

convierten en estrategias? planificación esto? 3. ¿La planificación constituye un aspecto compañía? 4. ¿El gerente es responsable de la planificación? 5. ¿La empresa tiene misión, visión y objetivos? 6. ¿Los empleados tienen X conocimiento de la misión, visión y objetivos? X X Existe en documento significativo para la X estratégica

operativa, existe documento sobre

73

D&M AUDITORES

CI-PLAN 2/2

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: PLANIFICACIÓN AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 7. ¿Las estrategias de crecimiento están asociadas con la misión, visión y objetivos de la empresa? 8. ¿Las metas se miden con indicadores? 9. ¿Todas las aéreas conocen los objetivos de la empresa? 10. ¿Se evalúa el grado de cumplimiento de los objetivos? 11. ¿El trabajo se lo realiza bajo programas y presupuestos? 12. ¿Los programas están relacionados con la misión, visión y objetivos de la empresa? 13. ¿La empresa realiza proyectos para sus metas?

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

X X X X

X

X

74

D&M AUDITORES

ENC2-PLAN

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: PLANIFICACIÓN AUDITORÍA AL 31/12/2011

Fecha: 05/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. ¿Se analizan las fortalezas, y oportunidades, debilidades resultados obtenidos traducen estrategias? 2. ¿La empresa cuenta con planificación estratégica y operativa, existe un documento de esto? se en amenazas y los

No TRABAJADOR ES

PREGUNTAS SI NO

RESULTADOS INDICADOR VALOR %

14

6

8

# trabaj positivo # trabaj

6/14

42,86%

14

2

10

# trabaj positivo # trabaj

2/14

14.28%

75

3. ¿La planificación constituye un aspecto significativo para la compañía? 4. ¿El gerente es responsable de planificación? 5. ¿La empresa tiene misión, visión y objetivos? 6. empleados tienen conocimiento de la misión, y visión objetivos? ¿Los la

14

3

11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21.43%

14

2

12

# trabaj positivo # trabaj

2/14

14.29%

14

8

6

# trabaj positivo # trabaj

8/14

57.14%

14

3

11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21,43%

7. estrategias

¿Las de 14 5 9 # trabaj positivo # trabaj

crecimiento están asociadas con la misión, visión empresa? y objetivos de la

5/14

35.71%

76

8. ¿Se evalúa el grado cumplimiento de objetivos? 9. ¿ La 14 4 10 # trabaj positivo # trabaj 4/14 28.57% empresa Trabaja en base a presupuestos ¿ 10. proyectos? ¿La 14 2 ` 12 empresa realiza # trabaj positivo # trabaj los de 14 2 12 # trabaj positivo # trabaj 2/14 14.29%

2/14

14.29%

CONCLUSIÓN: Se concluyo con la evaluación que se le hizo a la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA. No se realizan una planificación estratégica, tiene misión, visión, objetivos que solo es de conocimiento de los directivos, no existe una difusión de estos componentes para conocimiento de todo el personal de todas las áreas. La empresa se maneja sin presupuestos en todas las áreas y el desempeño no se mide bajo ningún indicador.

RECOMENDACIÓN: La recomendación principal para la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA es la elaboración de una planificación estratégica, que de esta depende un buen desarrollo de todas las actividades en una entidad. En cuanto a la misión, visión y objetivos se debe difundir estos aspectos a todo el personal de la empresa para que tengan conocimiento a donde se dirige la empresa y cuales son los objetivos a mediano y largo plazo.

77

La empresa debe realizar proyectos para las áreas y con especial énfasis en área de ventas para medir y comparar entre lo medido y lo que se va a proyectar para futuros periodos, el desempeño de los empleados en sus actividades se lo debe medir bajo la modalidad de indicadores de gestión que permitan determinar cuan eficiente, eficaz y económico a desarrollado sus funciones para el logro de objetivos global de la empresa.

78

D&M AUDITORES

PRG3-ESO

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN COMPONENTE: ESTRUCTURA ORGÁNICA 06/10/2011 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Determinar el grado de eficacia de la estructura orgánica de la empresa.
II. PROCEDIMIENTO DE REF PT RESP TIEMPO ESTIMADO TIEMPO REAL OBSERVACIONES

AUDITORÍA 1. Aplique

un

cuestionario de control interno a la gerencia administrativa evaluar la para estructura
CI-ESO 1/3 JDMG 2 HORAS 1½ HORAS

orgánica de la empresa. 2. Realice una encuesta al personal a la empresa procedimiento alternativo que permita confirmar la información como

el ENC3-ESO JDMG procedimiento anterior, obtenida la en misma que debe contener la conclusión y recomendación producto evaluación. de la

5 HORAS

3½

HORAS

79

D&M AUDITORES

CI-ESO 1/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ESTRUCTURA ORGÁNICA AUDITORÍA AL 31/12/2011 Fecha: 06/10/2011 PREGUNTA 1. ¿La compañía cuanta con una estructura orgánica? 2. ¿La empresa tiene organigrama estructural, funcional y de posición personal? 3. ¿La estructura orgánica se deriva de una ley, reglamento, acuerdo o estatuto, etc.? 4. ¿La estructura permite cumplir con el objeto de la empresa y refleja su visión? 5. ¿Las funciones asignadas a cada área de la empresa son adecuadas para cumplir con la misión? 6. ¿El organigrama se realizo por función, territorio, cliente, producto u otro? X X X X SI X La empresa tiene NO N/A Resp: Danny Maza G. OBSERVACIONES

organigramas, aunque en el funcional se encuentran muchas funciones.

X

80

D&M AUDITORES

CI-ESO 2/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ESTRUCTURA ORGÁNICA AUDITORÍA AL 31/12/2011 PREGUNTA 7. ¿Existe un análisis de cargas de trabajo coincidente con las funciones? 8. ¿Las funciones se relacionan con el área? 9. ¿Existe un manual de funciones en la empresa? 10. ¿Se coordina el cumplimiento de las funciones para evitar X mala falta de duplicación, omisiones y evasión de responsabilidades, interpretación y conocimiento de las mismas? 11. ¿La coordinación de funciones permite una relación efectiva entre los departamentos? 12. ¿El organigrama clara las refleja líneas la de X manera X Muchas funciones a una misma persona X SI NO X N/A OBSERVACIONES

X

autoridad y responsabilidad? 13. ¿Se respetan las jerarquías y se identifican sin inconvenientes? X

81

D&M AUDITORES

CI-ESO 3/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ESTRUCTURA ORGÁNICA AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 14. ¿Se identifican a la máxima autoridad de la empresa? 15. ¿La estructura orgánica de la compañía recursos? y presentada gráficamente ayuda a mantener los

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

X

82

D&M AUDITORES

ENC3-ESO

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: ESTRUCTURA ORGÁNICA AUDITORÍA AL 31/12/2011

Fecha: 07/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. compañía cuenta estructura orgánica? 2. ¿La empresa tiene organigrama estructural? 3. ¿La estructura permite cumplir con el objeto de la empresa y refleja su visión? 4. ¿Las funciones asignadas a cada área de la empresa son adecuadas? con ¿La

No TRABAJADOR ES

PREGUNTAS SI NO

RESULTADOS INDICADOR VALOR %

14

9

5

# trabaj positivo # trabaj

9/14

64.29%

14

13

1

# trabaj positivo # trabaj

13/14

92.86%

14

8

6

# trabaj positivo # trabaj

8/14

57.14%

14

8

6

# trabaj positivo # trabaj

8/14

57.14%

83

5. ¿El organigrama está en función del territorio, cliente, producto u otro? 6. ¿Existe un análisis de cargas de trabajo coincidentes con las funciones? 7. ¿Las funciones se relacionan con el área de trabajo? 8. ¿Existe un manual de las funciones en la empresa? 9. ¿Se coordina el cumplimiento de las funciones para evitar duplicación, omisiones y evasión de responsabilidad es, mala interpretación y falta de conocimiento de las mismas? 10. ¿La coordinación de funciones permiten una relación efectiva entre las áreas? 11. ¿El organigrama refleja las líneas

14

12

2

# trabaj positivo # trabaj

12/14

85,71%

14

2

12

# trabaj positivo # trabaj

2/14

14.29%

14

10

4

# trabaj positivo # trabaj # trabaj positivo # trabaj

10/14

71.43%

14

5

9

5/14

35.71%

14

3

11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21.43%

14

2

12

# trabaj positivo # trabaj

2/14

14.29%

84

de autoridad y responsabilidad ? 12. ¿Se respetan las jerarquías? 13. ¿Se identifica a la máxima autoridad? 14. ¿La estructura orgánica de la empresa, demostrada gráficamente ayuda a optimizar los recursos?

14

4

10

# trabaj positivo # trabaj # trabaj positivo # trabaj # trabaj positivo # trabaj

4/14

28.57%

14

10

4

10/14

71.43%

14

10

4

10/14

71.43%

14

5

9

# trabaj positivo # trabaj

5/14

35.71%

CONCLUSIÓN: La empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., Se encuentra organizada, posee organigramas, en los que se distingue fácilmente a la máxima autoridad de la empresa, se puede observar la división de la compañía en sus diferentes aéreas, no existe claridad en la definición de líneas de autoridad y responsabilidad porque se delega muchas funciones a una sola persona que a su vez tiene bajo su cargo muchas otras actividades, la sobrecarga de funciones se puede solucionar con una distribución equitativa y jerárquica, las mayoría de las veces los empleados realizan funciones que nada tienen que ver con sus actividades correspondiente departamentales. a su área, ocasionando esto un conflicto entre jefes

RECOMENDACIÓN: La principal recomendación es revisar el organigrama y no cargar de muchas funciones a una sola persona, definir adecuadamente el orden
85

de jerarquía en la empresa para la cadena de mando designando jefes departamentales para descentralizar el poder de la empresa y segmentar para el análisis posterior al cumplimiento de funciones.

Realizar manuales que puedan servir de información y como consulta para los empleados, para que las funciones sean reconocidas para cada una de sus áreas y sepan a donde dirigirse para cumplir con eficacia sus actividades.

86

D&M AUDITORES

PRG4-SPM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN COMPONENTE: SISTEMAS,PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS DE TRABAJO 08/10/2011 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Evaluar el grado de eficacia, eficiencia, economía, ética y ecología presente en los procedimientos, métodos y tareas mediante los cuales la empresa realiza sus actividades .
II. PROCEDIMIENTO DE

AUDITORÍA
1. Aplique un cuestionario

REF PT

RESP

TIEMPO ESTIMAD O

TIEMPO REAL

OBSERVACIONES

de control interno a la gerencia evaluar general los para
JDMG CI-SPM 1/3 2 HORAS 1½ HORAS

sistemas,

procedimientos y métodos de trabajo de la empresa. 2. Realice una encuesta al personal a la empresa como alternativo obtenida procedimiento que en permita el

confirmar la información
JDMG ENC3ESO 5 HORAS 3½

procedimiento anterior, la misma que debe contener la conclusión y recomendación de la evaluación. producto

HORAS

87

CI-SPM D&M AUDITORES 1/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: SISTEMAS, PROCEDIMEINTOS Y MÉTODOS DE TRABAJO AUDITORÍA AL 31/12/2011 FECHA: O8/10/2011 PREGUNTA 1. ¿Los procedimientos y métodos de trabajo se a encuentran través de X sistematizados guia? 2. ¿Los manuales de procedimiento y 3. de métodos han sido de debidamente aprobados? ¿Existen manuales para: procedimientos de la empresa? 4. ¿Los manuales han sido X difundidos entre el personal de la empresa? Compras, X X SI NO RESP: Danny Maza Granda N/A OBSERVACIONES

manuales, instructivos o de una

ventas, bodegas y demás aéreas

88

D&M AUDITORES

CI-SPM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

2/3

COMPONENTE: SISTEMAS, PROCEDIMEINTOS Y MÉTODOS DE TRABAJO AUDITORÍA AL 31/12/2011 PREGUNTA 5. ¿En la empresa se ha realizado un seguimiento acerca del cumplimiento de los manuales? 6. ¿Los procedimientos han sido revisados y evaluados a fin de que haya lugar a la innovación, de X modernización, para la empresa? 7. ¿Los sistemas, procedimientos y métodos de trabajo se sujetan a criterios modernos y actuales de control interno? 8. casos ¿Considera innecesarios qué y qué los son X procedimientos actuales presentan demasiados largos? 9. ¿Los procedimientos son ágiles y permiten qué exista un adecuado cruce de información entre los empleados? X X simplificación SI NO X N/A OBSERVACIONES

tareas y demás aspectos favorables

89

CI-SPM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

3/3

COMPONENTE: SISTEMAS, PROCEDIMEINTOS Y MÉTODOS DE TRABAJO AUDITORÍA AL 31/12/2011 PREGUNTA 10. ¿Considera racionalización procedimientos permiten en el reducir de la grado qué la los empresa de SI X NO N/A OBSERVACIONES

desperdicios de sus recursos?

90

D&M AUDITORES

ENC4-SPM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y METODOS DE TRABAJO AUDITORÍA AL 31/12/2011

Fecha: 09/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. ¿Los

No TRABAJADOR ES

PREGUNTAS SI NO

RESULTADOS INDICADOR VALOR %

procedimientos y métodos de trabajo encuentran sistematizados a través de manuales, instructivos o de una guía? 2. ¿Los manuales de procedimientos y de métodos han sido debidamente aprobados? 3. ¿Los manuales han sido difundidos entre el se 14 5 9 # trabaj positivo # trabaj 5/14 35.71%

14

4

10

# trabaj positivo # trabaj

4/14

28.57%

14

3

11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21.43%
91

personal de la empresa? 4. ¿Existen manuales de procedimientos para: compras, ventas y demás áreas dinámicas de la compañía? 5. ¿En la empresa se ha realizado un seguimiento acerca del cumplimiento de los manuales? 6. ¿Los procedimientos han sido revisados y evaluados a fin de qué haya lugar a la innovación? 7. ¿Considera que los procedimientos actuales presentan pasos innecesarios y demasiados largos? 8. ¿Los procedimientos son ágiles y permiten qué exista un adecuado cruce de información entre los empleados?

14

5

9

# trabaj positivo # trabaj

5/14

35.71%

14

3

11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21.43%

14

2

14

# trabaj positivo # trabaj

2/14

14.29%

14

12

2

# trabaj positivo # trabaj

12/14

85.71%

14

5

9

# trabaj positivo # trabaj

5/14

35.71%

92

CONCLUSIÓN: Luego de la evaluación a los diferentes departamentos de la empresa PUNTOGAMA CIA LTDA., los empleados realizan sus labores sin un manual de procedimientos, lo hacen de acuerdo a sus necesidades, experiencia, todos los procedimientos son expresados de manera verbal como en casi todos los puntos para controlar el personal, creando esto una confusión entre departamentos que dificultan y hay una mala comunicación entre estos.

RECOMENDACIÓN: Esta recomendación va dirigida de manera especial a los gerentes, que debe crear manuales de todos los procedimientos, sistemas y procesos debidamente escritos y archivados al alcance de todos los empleados, además de una difusión completa a todo el personal y de ser posible con una charla para explicar los procedimientos a seguir como demostrar gráficamente la línea de los procesos.

La aplicación correcta de los procedimientos llevará a crear entidades eficientes, eficaces capaces de manejarse muy bien internamente para estar listos y competir en el mercado, pero con una buena base interna con personal que se sujete a políticas, procedimientos, sistemas y procesos bien definidos.

93

D&M AUDITORES

PRG5-SPM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS 10/10/2011 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Determinar el grado de eficacia en la administración de recursos humanos que se lleva a acabo en la empresa.
II. PROCEDIMIENTO DE

AUDITORÍA
1. Aplique un cuestionario

REF PT

RESP

TIEMPO ESTIMAD O

TIEMPO REAL

OBSERVACIONES

de control interno a la gerencia de recursos de los humanos para evaluar la administración recursos humanos. 2. Realice una encuesta al personal a la empresa como alternativo obtenida procedimiento que en permita el
ENC5ARH JDMG 5 HORAS 3½ CI-ARH 1/5 JDMG 3 HORAS 2½ HORAS

confirmar la información procedimiento anterior, la misma que debe contener la conclusión y recomendación de la evaluación. producto

HORAS

94

CI-ARH D&M AUDITORES 1/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORÍA AL 31/12/2011 FECHA: 10/10/2011 RESP: Danny Maza Granda

PREGUNTA RECLUTAMIENTO: 1. ¿La empresa cuenta con un sistema personal? 2. ¿Dispone de un archivo de posibles contratos de personal? 3. ¿Cuenta con un proceso para el reclutamiento de personal ? 4. ¿El reclutamiento es analizado y aprobado de acuerdo con las necesidades de la empresa? 5. ¿La empresa recurre a fuentes internas y externas para el reclutamiento? 6. ¿La empresa tiene definido los perfiles de las personas a ocupar las vacantes? de administración de

SI

NO

N/A

OBSERVACIONES

X

X

X

X

X

X

95

CI-ARH D&M AUDITORES 2/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS AUDITORÍA AL 31/12/2011 FECHA: 10/10/2011 RESP: Danny Maza Granda

PREGUNTA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN: 7. ¿Existe un manual para contratar personal? 8. ¿Se realizan entrevistas con los aspirantes? 9. ¿Se realizan pruebas

SI

NO

N/A

OBSERVACIONES

X X

psicológicas, de conocimiento y de cultura general? 10. ¿Se realizan exámenes médicos a los aspirantes? 11. ¿Se toman en cuenta las referencias 12. ¿El personales influye para en la contratar personal? gerente contratación del personal? X

X

X

X

96

CI-ARH D&M AUDITORES 3/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 13. ¿Se cuenta aprobados? 14. ¿Se

con

contratos el nuevo

SI

NO X

N/A

OBSERVACIONES

presenta

empleado con el resto del personal y se hace un recorrido por las instalaciones? 15. ¿Se le da a conocer al nuevo empleado la misión, visión y objetivos de la empresa? 16. ¿Se le da a conocer los manuales existentes? CAPACITACIÓN: 17. ¿Existes programas de X X

X

capacitación?

X

97

CI-ARH D&M AUDITORES 4/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 18. ¿Existen

capacitaciones

SI X X

NO

N/A

OBSERVACIONES

continuas a los empleados? 19. ¿Se destinan recursos para capacitación del personal? 20. ¿Para las capacitaciones con

mantiene

convenios

instituciones públicas y privadas? EVALUACION DEL DESEMPENO: 21. ¿Se evalúa constantemente el desempeño del personal? 22. ¿Las capacitaciones sirven para mejorar el desempeño ¿ 23. ¿Se evalúa el desempeño con pruebas? REGIMEN DE DISCIPLINA: 24. ¿se controla el horario de entrada y salida del personal?

X

X

X X

X

98

CI-ARH D&M AUDITORES 5/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 25. ¿La empresa cuenta con un aparato electrónico para controlar el horario de trabajo del personal? 26. ¿Existen más reglamentos qué rijan la conducta de los empleados de la empresa? 27. ¿La empresa cuenta con un código de ética? BIENESTAR LABORAL: 28. ¿La empresa cuenta con

SI

NO X

N/A

OBSERVACIONES

X

X

servicios de transporte y comedor para el persona? 29. ¿Existe un botiquín para las emergencias qué surgen en la empresa? 30. ¿En la empresa se organiza eventos deportivos, culturales y sociales? 31. ¿Se publican los méritos de los empleados qué sobresalen? X

X

X

X

99

CI-ARH D&M AUDITORES 6/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORÍA AL 31/12/2011 PREGUNTA 32. ¿El espacio físico es el más adecuado para qué los trabajadores realicen actividades? REMUNERACIONES SEGURIDAD SOCIAL: 33. ¿Los sueldos se rigen de acuerdo a las tablas sectoriales vigentes? 34. ¿Se reconocen a los trabajadores los beneficios de ley? 35. ¿Existe un plan de incentivos? 36. ¿Los sueldos esta con relación al nivel dentro del organigrama? 37. ¿Se pagan horas extras al personal en los porcentajes qué se estipulan el código de trabajo? 38. ¿Existen documentos qué respalden el pago de nomina? 39. ¿Se pagan los sueldos de manera puntual? X X X Y cómodamente sus SI X NO N/A OBSERVACIONES

X X

X X

100

CI-ARH D&M AUDITORES 7/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 40. ¿La gerencia remuneraciones?

aprueba

los

SI

NO X

N/A

OBSERVACIONES

aumentos y modificaciones en las

101

D&M AUDITORES

ENC5-ARH

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: ADMINITRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORÍA AL 31/12/2011

Fecha: 11/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. ¿Se cuenta con un manual para reclutamiento, selección capacitación evaluación personal? 2. ¿El y y del el

No TRABAJADOR ES

PREGUNTAS SI NO

RESULTADOS INDICADOR VALOR %

14

3

11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21.43%

reclutamiento está de acuerdo a la necesidad de la empresa? 14 10 5

# trabaj positivo # trabaj

10/14

71.43%

102

3. ¿La empresa recurre información externa personal? 4. ¿La empresa tiene defino los perfiles para las persona qué va a contratar? 5. ¿Se realizan entrevistas con los aspirantes? 6. ¿Se aplican pruebas a los aspirantes? 7. ¿Se enseña la infraestructura de la compañía y se presenta el nuevo empleado? 8. ¿Se da a conocer la 14 5 9 misión, visión y objetivos de la empresa 14 9 6 14 11 3 14 14 0 14 12 2 para contratación del a 14 3 11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21.43%

# trabaj positivo # trabaj

12/14

85.71%

# trabaj positivo # trabaj # trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

11/14

78.57&

# trabaj positivo # trabaj

9/14

64.29%

# trabaj positivo # trabaj

5/14

35.71%

103

9. ¿Se le hace conocer nuevo empleado existencia los manuales? 10. ¿Existe un programa personal? 11. ¿Se hace constantes evaluaciones del desempeño del 12. empleados la empresa? 13. ¿Existe un reglamento interno de 14. qué y 14 6 8 regule el horario entrada salida? ¿La # trabaj positivo # trabaj empresa cuenta con un lector de huellas para el registro de 14 0 14 0/14 0.00% # trabaj positivo # trabaj 6/14 42.86% personal ¿Se de 14 2 12 # trabaj positivo # trabaj 2/14 14.29% contratado? capacita a los 14 5 9 # trabaj positivo # trabaj 5/14 35.71% de 14 4 10 capacitación al # trabaj positivo # trabaj 4/14 28.57% la de 14 5 9 al # trabaj positivo # trabaj

5/14

35.71%

104

entrada empresa? 15.

a

la

¿La 14 2 12 # trabaj positivo # trabaj 2/14 14.29%

empresa cuenta con un código de ética? 16. con para transporte comedor? 17. empresa fomenta deporte eventos culturales para los empleados? 18. sueldos de los ¿Los están a 14 13 1 acuerdo el y 14 8 6 ¿La ¿La beneficios el y 14 1 13

empresa cuenta adicionales empleado como

# trabaj positivo # trabaj

1/14

7.14%

# trabaj positivo # trabaj

8/14

57.14%

registros

salariales vigentes?

# trabaj positivo # trabaj

13/14

92.86%

105

19. reciben beneficios ley?

¿Los sus de 14 14 0

trabajadores # trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

20. ¿Incentivan a los 14 trabajadores? 2 14 # trabaj positivo # trabaj 2/14 14.29%

21. ¿Las horas extras se pagan de acuerdo con lo estipulado en el 22. sueldos pagan manera puntual? 23. gerencia aumentos ? ¿La se de 14 # trabaj positivo # trabaj código de ¿Los se de 14 8 6 # trabaj positivo # trabaj 8/14 57.14% trabajo? 14 13 1 # trabaj positivo # trabaj

13/14

92.86%

encarga de los remuneraciones 12 2

12/14

85.71%

106

CONCLUSIÓN: La evaluación dirigida a todas las áreas de la empresa se concluye que la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., la administración de recursos humanos no es la más adecuada para dirigir a un grupo de personas, dentro de reclutamiento y selección del personal no se toman en cuenta factores importantes como son las pruebas de psicología y test de aptitudes, además que no se recurre con mucha frecuencia a información externa, en cuanto a la capacitación del personal es poca por no decir nada, la capacitación se dirige a pocas personas de la empresa y muy rara vez.

Los incentivos son totalmente nulos en la empresa, un aspecto un poco positivo es la conformación de equipos para hacer deporte entre los empleados con directivos que se los hace después de la jornada de trabajo.

RECOMENDACIÓN: El recurso humano dentro de la empresa viene hacer uno de los elementos importantes para el desarrollo de la empresa por eso se debe tener una buena administración del recurso humano, trabajando con él a tiempo completo para conocer sus necesidades y aptitudes, la capacitación es un factor que influye en el desempeño de los empleados que lo debería hacer constantemente la empresa para volver al personal innovador y actualizado con respecto a su área de trabajo.

Si realiza capacitaciones, también debe haber evaluaciones del desempeño de los empleados para medir si estas capacitaciones lo vuelven más eficientes y como consecuencia de personal capacitado de buen desempeño, es una empresa que cumple sus objetivos y de buen desarrollo, y para mantener este buen desarrollo también de haber incentivos a los empleados, dando bonos para incentivar su trabajo realizado y que lo sigan haciendo de la mejor manera porque saben que están siendo recompensado su esfuerzo en el trabajo.
107

D&M AUDITORES

PRG6-ARM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES 18/10/2011 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Determinar el grado de eficacia en la administración de recursos materiales que se lleva a cabo en la empresa.
II. PROCEDIMIENTO DE

AUDITORÍA
1. Aplique un cuestionario

REF PT

RESP

TIEMPO ESTIMAD O

TIEMPO REAL

OBSERVACIONES

de control interno a la gerencia financiera para evaluar la administración de recursos materiales en la empresa. 2. Realice una encuesta al personal a la empresa como alternativo obtenida procedimiento que en permita el
ENC6ARM JDMG 4 HORAS 3 CI-ARM 1/4 JDMG 2 HORAS 1½ HORAS

confirmar la información procedimiento anterior, la misma que debe contener la conclusión y recomendación de la evaluación. producto

HORAS

108

CI-ARM D&M AUDITORES 1/6

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORÍA AL 31/12/2011 FECHA: 18/10/2011 RESP: Danny Maza Granda

PREGUNTA 1. ¿La empresa políticas para inventarios?

cuenta

con de

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

adquisición

2. ¿Las compras se hacen de acuerdo a las necesidades de la empresa? 3. ¿Se realizan cotizaciones para elegir la mejor? 4. ¿Al momento de recibir en bodega la mercadería, se hace una inspección de la mercadería para conocer su estado? 5. ¿Existen estándares para la aceptación mercadería? y rechazo de la X X X X

109

CI-ARM D&M AUDITORES 2/6

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 6. ¿Las bodegas

para

el

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

almacenamiento son arrendadas? 7. ¿Se hace estudios para conocer sus ventajas y desventajas de las bodegas? 8. ¿El jefe de bodegas es confiable? 9. ¿Se lleva un orden en función de alguna referencia, capaz que sea fácil encontrarla? 10. ¿La mercadería se clasifica por lotes? 11. ¿Están precisados los niveles máximos y mínimos para determinar los puntos de reposición de la existencias?

X

X

Es una persona responsable

muy

X

X

X

110

CI-ARM D&M AUDITORES 3/6

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 12. ¿Existe un control del acceso a las bodegas? 13. ¿La mercadería sale solamente bajo pedidos y con guías de remisión? 14. ¿La logística se encarga de entregar a tiempo la mercadería? 15. ¿Se verifica la mercadería con la factura de venta y guías de remisión? 16. ¿La empresa cuenta con su transporte mercadería? 17. ¿Se hacen descuentos para los clientes mayoristas? para entregar

SI

NO X

N/A

OBSERVACIONES

X

X

X

X

X

111

CI-ARM D&M AUDITORES 4/6

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 18. ¿Existen políticas para aceptar devoluciones de mercadería? 19. ¿Se emiten Notas de crédito? 20. ¿Se realiza el conteo físico de los inventarios? 21. ¿En caso de diferencias se informa a todas las áreas para hacerlos ajustes correspondientes? 22. ¿Se realizan análisis para determinar las cantidades y tipo de mercadería qué hay en stock? ACTIVOS FIJOS USADOS: 23. ¿Lleva un control de los activos fijos, con su respectivo custodio, valor real y su depreciación? 24. ¿Se hace un constante mantenimiento a las máquinas de trabajo de la empresa?

SI X X

NO

N/A

OBSERVACIONES En la devoluciones se fija el precio del costo

X

X

X

X

Esto se encarga mas en contabilidad

X

El único mantenimiento que se hace, es cuando tienen falla

112

CI-ARM D&M AUDITORES 5/6

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 25. ¿Con las bajas de activos fijos se donan los equipos? 26. ¿Se ordena los en forma de

SI

NO X

N/A

OBSERVACIONES La empresa los vende

cronológica

documentos

X

adquisición de activos fijos? 27. ¿Existe seguros para los activos fijos en caso de pérdidas? 28. ¿al final del periodo fiscal los activos fijos reflejan el valor real? 29. ¿Las depreciaciones de los activos se hacen de acuerdo a la ley? ACTIVOS DE CONSUMOS: 30. ¿Existe un apersona encargada de compras que provea de insumos para el funcionamiento de las áreas? 31. ¿Las compras son autorizadas? X X Una persona se encarga de comprar todo lo que se necesita para todas las áreas X X X

113

CI-ARM D&M AUDITORES 6/6

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 32. ¿Las compras esta regulado de acuerdo a un control interno de acuerdo al tiempo para realizarlas? 33. ¿Las compras de suministros de oficina se hacen de acuerdo a los requerimientos del personal de cada departamento? 34. ¿Hay controles para qué los suministros no sean robados o se hagan desperdicios de los mismos?

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

X

X

114

D&M AUDITORES

ENC6-ARM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: ADMINITRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORÍA AL 31/12/2011

Fecha: 22/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. ¿La empresa cuenta adquisición inventarios? con de políticas para la

No TRABAJADOR ES

PREGUNTAS SI NO

RESULTADOS INDICADOR VALOR %

14

11

3

# trabaj positivo # trabaj

11/14

78.57%

2. ¿Se realizan análisis determinar necesidad comprar? para la de 14 10 5 # trabaj positivo # trabaj 10/14 71.43%

115

3. ¿Se realizan cotizaciones antes de las 14 13 1 compras? # trabaj positivo # trabaj 13/14 92.86%

4. ¿Se verifica la mercadería al momento de su recepción para el almacenamient o en las bodegas? 5. ¿Existen 14 7 7 14 10 4 # trabaj positivo # trabaj 10/14 71.43%

devoluciones en las compras?

# trabaj positivo # trabaj

7/14

50%

6. ¿La empresa cuenta almacenes propios almacenar mercadería? para la con 14 3 11 # trabaj positivo # trabaj 3/11 27.77%

116

7. o de

¿El la es 14 11 3

almacenamient mercadería # trabaj positivo # trabaj

ordenado, de tal manera qué sea rápido localización? 8. ¿Se precisan los máximos y mínimos existencias las bodegas? 9. ¿Existen de de de en su

11/14

78.57%

14

10

4

# trabaj positivo # trabaj

10/14

71.43%

medidas ingreso bodegas?

control para el personas a las

14

13

1

# trabaj positivo # trabaj

13/14

92.86%

10. ¿Las ventas se realizan bajo pedido? 14 14 0

# trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

117

11.

¿Las 14 9 5 # trabaj positivo # trabaj 9/14 64.86%

entregas de la mercadería son a tiempo y en buen estado? 12. ¿Se verifica si la mercadería con la factura y esta con la guía de remisión? 13. transporte cuenta parte de empresa? 14. ¿A los por la 14 14 0 ¿El 14 10 4

# trabaj positivo # trabaj

10/14

71.43%

# trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

clientes mayores se le hacen descuentos? 15. aceptar devoluciones? ¿Existen para 14 11 3 14 12 2 # trabaj positivo # trabaj 12/14 85.71%

políticas

# trabaj positivo # trabaj

11/14

78.57%

118

16. realizan físicas de

¿Se tomas los 14 10 4 # trabaj positivo # trabaj 10/14 71.43%

inventarios?

17. ¿Existe un control adecuado de 14 2 12 # trabaj positivo # trabaj 2/14 14.29% los activos fijos de la empresa, ubicación, departamento qué lo utiliza y depreciaciones ? 18. ¿Se hacen constantes mantenimientos a los equipos? 19. ¿Se hacen donaciones con los activos 14 1 13 depreciados? # trabaj positivo # trabaj 1/14 7.14% 14 12 2 # trabaj positivo # trabaj 12/14 85.71%

119

20. ¿Se lleva un archivo de las adquisiciones de Fijos? 21. activos están asegurados? ¿Los fijos 14 6 8 # trabaj positivo # trabaj 6/14 42.86% activos 14 8 6 # trabaj positivo # trabaj 8/14 57.42%

22. una

¿En

la hay # trabaj positivo # trabaj

empresa

persona 14 9 5

qué se encarga de las compras de suministros de oficina y de insumos? 23. compras el gerente? ¿Las son

9/14

64.86%

autorizadas por

14

10

4

# trabaj positivo # trabaj

10/14

71.43%

120

24. compras realizan cierto el 25. compras suministros oficina realizan

¿Las se cada tiempo, 14 9 5 # trabaj positivo # trabaj 9/14 64.86%

se encuentra en reglamento ¿Las de de se de 14 8 6 interno?

acuerdo a los requerimientos del personal de cada departamento? .

# trabaj positivo # trabaj

8/14

57,14%

121

CONCLUSIONES: Después de la aplicación de la encuesta al personal se analizó la información obtenida de la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., se concluye, que la empresa tiene un control de los recursos aceptable, pero que no existen las políticas y procedimiento plasmados en un manual por escrito de procedimientos, que ayudarían a mejorar y optimizar los recursos disponibles de la empresa.

RECOMENDACIÓN:

La

recomendación

sería

mejorar

las

políticas

de

administración de recursos materiales a través de políticas que ayuden a un mejor control y optimización, un método para mejorar este proceso seria la de inventariar lo adquirido y poner responsables en cada área de la empresa con actas de entrega de materiales firmados por la persona que entrega y la persona que recibe, estos documentos deben ser archivados en las carpetas de los empleados.

122

D&M AUDITORES

PRG7-CML

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN COMPONENTE: CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL 23/10/2011 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Determinar el grado de cumplimiento del marco legal interno y externo de la compañía.
II. PROCEDIMIENTO DE

AUDITORÍA
1. Aplique un cuestionario

REF PT

RESP

TIEMPO ESTIMAD O

TIEMPO REAL

OBSERVACIONES

de control interno a la gerencia general para evaluar el cumplimiento del marco legal interno y externo de la empresa. 2. Realice una encuesta al personal a la empresa como alternativo obtenida procedimiento que en permita el
ENC6CML JDMG 2 HORAS 1 CI-CML 1/2 JDMG 3 HORAS 2½ HORAS

confirmar la información procedimiento anterior, la misma que debe contener la conclusión y recomendación de la evaluación. producto

HORAS

123

CI-CML D&M AUDITORES 1/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL AUDITORÍA AL 31/12/2011 FECHA: 28/10/2011 RESP: Danny Maza Granda

PREGUNTA 1. ¿La empresa

se

encuentra

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

legalmente constituida? 2. ¿La empresa cumple con todas las disposiciones establecidas por la superintendencia de compañías y demás organismos de control? 3. ¿La empresa envía los estados financieros a la superintendencia de compañías? 4. ¿La empresa cumple con el pago de todos sus impuestos con el SRI? 5. ¿Todos los empleados se encuentran afiliados al Instituto de Seguridad Social y se comunican todos los avisos de entrada, salida y legalizan actas de finiquito?

X

X

X

X

124

CI-CMl D&M AUDITORES 2/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 6. ¿Se cumple con las obligaciones con el instituto de Seguridad Social? 7. ¿La empresa da todos los beneficios tercerizados? 8. ¿Se legaliza los contratos de trabajo? 9. ¿Se realiza el registro de reparto de utilidades en el ministerio de trabajo? 10. ¿La empresa cumple con el pago del impuesto del 1.5 por mil sobre el total de activos en el municipio? a los empleados

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

X

X

X

X

125

CI-ARM D&M AUDITORES 3/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL AUDITORÍA AL 31/12/2011

PREGUNTA 11. ¿La

empresa

realiza

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

importaciones, según los trámites estipulados en las leyes vigentes de la aduana? 12. ¿La empresa cuenta con un reglamento interno que rija el accionar de todos los empleados? 13. ¿En la empresa existen normas, políticas y demás procedimientos? 14. ¿Los empleados cumplen con el Reglamento Interno existente en la empresa? 15. ¿el reglamento interno de la compañía está aprobado por el Ministerio de Trabajo?

X

X

X

X

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D&M AUDITORES

ENC7-CML

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL AUDITORÍA AL 31/12/2011

Fecha: 28/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. ¿La empresa se encuentra legalmente constituida?

No TRABAJADOR ES

PREGUNTAS SI NO

RESULTADOS INDICADOR VALOR %

14

12

2

# trabaj positivo # trabaj

12/14

85.71%

2. ¿La empresa cumple todas disposiciones establecidas por la superintendenci a de compañías y demás organismos de
127

con las 14 10 5 # trabaj positivo # trabaj 10/14 71.43%

control?

3. ¿La empresa envía estados financieros a la superintendenci a compañías? 4. ¿La empresa cumple puntualmente con el pago de todos impuestos SRI? 5. ¿Todos los empleados encuentran afiliados Instituto Seguridad Social este organismos los avisos entradas salidas? de y y se a comunican al de 14 12 2 # trabaj positivo # trabaj se sus al 14 14 0 # trabaj positivo # trabaj 14/14 100% de 14 13 1 los # trabaj positivo # trabaj

13/14

92.86%

12/14

85.71%

128

6.?Se las

cumple

con el pago de aportaciones al Instituto seguridad Social todos los meses? 7.?A empleados tercerizados les brinda todos los beneficios sociales? 8.?Se legaliza 14 14 0 # trabaj positivo # trabaj 14/14 100% los contratos en el ministerio de trabajo? 9. ¿Se realiza el registro reparto Ministerio Trabajo? 10. empresa cumple con el pago del 1.5 por mil fijos sobre con el el
129

14

14

0

de

# trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

los # trabaj positivo # trabaj

14

5

9

5/14

35,71%

de de de ¿La 14 14 0

utilidades en el

# trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

14

12

2

total de activos

# trabaj positivo # trabaj

12/14

85.71%

municipio

11.

¿

La 14 11 3 # trabaj positivo # trabaj 11/14 78.57%

empresa realiza importaciones, según las leyes vigentes de la aduana ¿ 12. con reglamento interno controle empleados? 13. ¿En la empresa existen y procedimientos ? 14. empleados cumplen con el reglamento interno? 15. reglamento interno esta ¿El 14 11 3 ¿Los demás políticas, reglas 14 10 4 qué el 14 14 0 ¿La un empresa cuenta

# trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

accionar de los

# trabaj positivo # trabaj

10/14

71.435

# trabaj positivo # trabaj

11/14

78.57%

130

aprobado por el ministerio trabajo? de

14

14

0

# trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

CONCLUSIONES: Luego de la encuesta aplicada a los empleados se concluyo que la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., si cumple con todas las leyes aplicables vigentes en el Ecuador.

RECOMENDACIÓN: Se recomienda que los reglamentos internos se hagan de acuerdo a las necesidades de los empleados más no a las necesidades de las autoridades de la empresa, es conveniente hacer un seguimiento a todo el personal a ver si cumplen con el reglamento interno de la empresa.

131

Quito, a 20 de Enero del 2012

INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA:

Motivo de la Auditoría:

Este examen de auditoría se lleva a cabo por decisión de los socios de PUNTOGAMA CIA LTDA. para conocer el grado de eficiencia, eficacia con que se están manejando los recursos disponibles de la empresa, logrando así un mejor desempeño en los procesos. Objetivos de la Auditoría:  Evaluar el desempeño de las actividades de la empresa realizadas

durante el año 2011, y determinar cuan eficientes, eficaces y económicas han sido las operaciones durante el periodo sujeto a examen.  Evaluar el sistema de control interno presente en cada uno de los elementos que conforman la gestión de la empresa.  Emitir un informe de auditoría que contengan conclusiones y recomendaciones que lleven al mejoramiento en el desarrollo de las actividades y de los controles existentes en PUNTOGAMA CIA. LTDA.

132

Alcance de la Auditoría: Es la revisión y evaluación de los elementos que conforman la gestión de la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA. durante el periodo 01/01/2011 al 31/12/2011, se analizaran los aspectos de las políticas, planificación, estructura orgánica, sistema, procedimientos y métodos de trabajo, administración de recursos humanos, administración de recursos materiales, la presencia de control en la empresa y demás aspectos relacionados con la gestión de la empresa. EVALUACIÓN DE LOS COMPONENTES QUE CONFORMAN LA GESTIÓN DE LA EMPRESA PUNTOGAMA CIA.LTDA. Resumen Ejecutivo de conclusiones y recomendaciones: He evaluado los elementos de gestión de PUNTOGAMA CIA. LTDA. al 31 de diciembre del 2011, los mismos que son de responsabilidad de la administración de la empresa, lo único que hago es emitir un informe de lo encontrado con la aplicación de la auditoría realizado en el mes de Octubre del 2011. La auditoría está sujeta a las Normas de auditoría generalmente aceptadas aplicadas a la auditoría de gestión, utilizando todos los procedimientos de auditoría capaz de reflejar evidencia suficiente que respalde el informe de auditoría emitido. En la auditoría que se aplico se encontraron falencias en los componentes que conforman la gestión de la empresa como son: Las políticas, la planificación, la estructura orgánica, los sistemas, procedimientos y métodos de trabajo, la administración de los recursos humanos, la administración de los recursos materiales y el cumplimiento del marco legal, para lo cual se saco conclusiones para en lo posterior establecer recomendaciones que ayuden a mejorar la eficiencia y eficacia de la empresa.
133

En la empresa las auditorías que más se han aplicado son las financieras, dejando de la lado las de gestión, razón por qué no hay un buen control interno. A continuación se detallan la conclusiones y recomendaciones de los componentes. 1. POLÍTICAS CONCLUSIÓN: Luego de aplicada la encuesta de control interno al personal de la PUNTOGAMA CIA. LTDA., Se establecen políticas las mismas que no constan por escrito para que sirvan de consulta constante para los empleados además que no se difunde en su totalidad a toda la empresa formalmente, sino de una manera informal se informa de nuevas políticas adoptadas, esta es una de las razones por la que no se aplican las políticas en su trabajo y actividades en cada una de sus áreas. La gerencia solamente toma decisiones cuando se han cometido errores de los trabajadores por falta de conocimiento de las políticas, además el cumplimiento de control interno no es evaluado periódicamente.

RECOMENDACIÓN: La empresa debe tener políticas bien claras de acuerdo con las necesidades de la empresa, haciendo un manual de las políticas implementadas, dando a conocer este manual por escrito en reunión general de todos los empleados, repartiendo ejemplares para que tengan claro las políticas y como una fuente de consulta para realizar sus actividades, además pueden aportar con ideas para actualizar y reformar las políticas. La gerencia debe tener pleno conocimiento de las políticas y para su ejecución siempre deben ser conocidas por gerencia, saber de la importancia de la implementación de políticas que llevara a procesos manejados con eficiencia y eficacia.

134

2. PLANIFICACIÓN: CONCLUSIÓN: Se concluyo con la evaluación que se le hizo a la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA. No se realizan una planificación estratégica, tiene misión, visión, objetivos que solo es de conocimiento de los directivos, no existe una difusión de estos componentes para conocimiento de todo el personal de todas las áreas. La empresa se maneja sin presupuestos en todas las áreas y el desempeño no se mide bajo ningún indicador.

RECOMENDACIÓN: La recomendación principal para la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA es la elaboración de una planificación estratégica, que de esta depende un buen desarrollo de todas las actividades en una entidad. En cuanto a la misión, visión y objetivos se debe difundir estos aspectos a todo el personal de la empresa para que tengan conocimiento a donde se dirige la empresa y cuales son los objetivos a mediano y largo plazo.

3. ESTRUCTURA ORGÁNICA:

CONCLUSIÓN: La empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., Se encuentra organizada, posee organigramas, en los que se distingue fácilmente a la máxima autoridad de la empresa, se puede observar la división de la compañía en sus diferentes aéreas, no existe claridad en la definición de líneas de autoridad y responsabilidad porque se delega muchas funciones a una sola persona que a su vez tiene bajo su cargo muchas otras actividades, la sobrecarga de funciones se puede solucionar con una distribución equitativa y jerárquica, las mayoría de las veces los empleados realizan funciones que nada tienen que ver con sus actividades correspondiente departamentales. a su área, ocasionando esto un conflicto entre jefes

135

RECOMENDACIÓN: La principal recomendación es revisar el organigrama y no cargar de muchas funciones a una sola persona, definir adecuadamente el orden de jerarquía en la empresa para la cadena de mando designando jefes departamentales para descentralizar el poder de la empresa y segmentar para el análisis posterior al cumplimiento de funciones.

Realizar manuales que puedan servir de información y como consulta para los empleados, para que las funciones sean reconocidas para cada una de sus áreas y sepan a dónde dirigirse para cumplir con eficacia sus actividades.

4. SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y METODOS DE TRABAJO:

CONCLUSIÓN: Luego de la evaluación a los diferentes departamentos de la empresa PUNTOGAMA CIA LTDA., los empleados realizan sus labores sin un manual de procedimientos, lo hacen de acuerdo a sus necesidades, experiencia, todos los procedimientos son expresados de manera verbal como en casi todos los puntos para controlar el personal, creando esto una confusión entre departamentos que dificultan y hay una mala comunicación entre estos.

RECOMENDACIÓN: Esta recomendación va dirigida de manera especial a los gerentes, que debe crear manuales de todos los procedimientos, sistemas y procesos debidamente escritos y archivados al alcance de todos los empleados, además de una difusión completa a todo el personal y de ser posible con una charla para explicar los procedimientos a seguir como demostrar gráficamente la línea de los procesos.

136

La aplicación correcta de los procedimientos llevará a crear entidades eficientes, eficaces capaces de manejarse muy bien internamente para estar listos y competir en el mercado, pero con una buena base interna con personal que se sujete a políticas, procedimientos, sistemas y procesos bien definidos.

5. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS:

CONCLUSIÓN: La evaluación dirigida a todas las áreas de la empresa se concluye que la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., la administración de recursos humanos no es la más adecuada para dirigir a un grupo de personas, dentro de reclutamiento y selección del personal no se toman en cuenta factores importantes como son las pruebas de psicología y test de aptitudes, además que no se recurre con mucha frecuencia a información externa, en cuanto a la capacitación del personal es poca por no decir nada, la capacitación se dirige a pocas personas de la empresa y muy rara vez.

Los incentivos son totalmente nulos en la empresa, un aspecto un poco positivo es la conformación de equipos para hacer deporte entre los empleados con directivos que se los hace después de la jornada de trabajo.

RECOMENDACIÓN: El recurso humano dentro de la empresa viene hacer uno de los elementos importantes para el desarrollo de la empresa por eso se debe tener una buena administración del recurso humano, trabajando con él a tiempo completo para conocer sus necesidades y aptitudes, la capacitación es un factor que influye en el desempeño de los empleados que lo debería hacer

137

constantemente la empresa para volver al personal innovador y actualizado con respecto a su área de trabajo.

Si realiza capacitaciones, también debe haber evaluaciones del desempeño de los empleados para medir si estas capacitaciones lo vuelven más eficientes y como consecuencia de personal capacitado de buen desempeño, es una empresa que cumple sus objetivos y de buen desarrollo, y para mantener este buen desarrollo también de haber incentivos a los empleados, dando bonos para incentivar su trabajo realizado y que lo sigan haciendo de la mejor manera porque saben que están siendo recompensado su esfuerzo en el trabajo.

6. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES:

CONCLUSIONES: Después de la aplicación de la encuesta al personal se analizó la información obtenida de la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., se concluye, que la empresa tiene un control de los recursos aceptable, pero que no existen las políticas y procedimiento plasmados en un manual por escrito de procedimientos, que ayudarían a mejorar y optimizar los recursos disponibles de la empresa.

RECOMENDACIÓN:

La

recomendación

sería

mejorar

las

políticas

de

administración de recursos materiales a través de políticas que ayuden a un mejor control y optimización, un método para mejorar este proceso seria la de inventariar lo adquirido y poner responsables en cada área de la empresa con actas de entrega de materiales firmados por la persona que entrega y la persona que recibe, estos documentos deben ser archivados en las carpetas de los empleados.

138

7. CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL:

CONCLUSIONES: Luego de la encuesta aplicada a los empleados se concluyo que la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., si cumple con todas las leyes aplicables vigentes en el Ecuador.

RECOMENDACIÓN: Se recomienda que los reglamentos internos se hagan de acuerdo a las necesidades de los empleados más no a las necesidades de las autoridades de la empresa, es conveniente hacer un seguimiento a todo el personal a ver si cumplen con el reglamento interno de la empresa.

También se debe hacer un seguimientos a que se cumplan todas las recomendaciones que se ha emitido a estos componentes del la gestión de la empresa, mejorando las deficiencias de la empresa superarlas para mejorar la empresa.

Cuando la empresa haya cumplido con todas las recomendaciones dadas, se puede decir que la empresa en su gestión es eficiente, eficaz y económica, acercándose cada vez más al éxito.

139

INDICADORES DE GESTIÓN PUNTOGAMA CIA. LTDA.

1. INDICADORES DE ECONOMIA: Costo de Personal: Valor total de la nómina por niveles Valor total de la nomina de la entidad

 Directivos: 5500 19.472,37 = 28,25%  Administrativos:

7500 19.472,37 = 38,51%

140

 Ventas : 2500 19.472,37 = 12,84% Costo promedio del personal por niveles:

Gasto total de nómina por nivel Numero de funcionarios por nivel

7500 8 = 937,50

Gasto promedio de capacitación:

Gasto de capacitación Numero de personas capacitadas de la empresa 2000 3 = 666.67

141

Gastos de Venta: Gastos de Ventas Gastos totales 33.000 54.000 = 61,11% Gastos Administrativos: Gastos de Administrativos Gastos totales 12.000 54.000 = 22,22% Gastos Financieros: Gastos Financieros Gastos totales 1.500 54.000 = 2,78%

142

2. INDICADORES DE EFICIENCIA:

Costo de Ventas a Ventas:

Costo de Ventas Ventas 550.000 1‟500.000 = 36,67% Gasto de Importación: Gasto de Importación Gastos de Ventas 8.000 33.000 = 24,24% Gastos de promoción y Publicidad: Gasto de Promoción y Publicidad Gastos de Ventas 2.000 33.000 = 6,07%

143

3. INDICADORES DE EFICACIA:

Personal Capacitado: Número total del personal capacitado Número total del personal de la empresa 3 14 =21,42% Cumplimiento de pedidos: Pedidos cumplidos en su totalidad Total pedidos 250 270 = 92,59% Clientes Mayoristas: Clientes Mayoristas Total de clientes 12 75 = 16,00%

144

Nuevos clientes: Clientes Nuevos Total Clientes 8 75 = 10,67% Ventas por Cliente: Cifra de Ventas del Periodo Total de clientes del periodo 1‟500.000 75 = 20.000 Ventas Mayoristas: Ventas a Clientes Mayoristas Total Ventas 1‟100.000 1‟500.000 = 73,33%

145

Ventas Por Región: Ventas, Quito, Guayaquil, Cuenca, Ambato Total Ventas  Quito: 900.000 1‟500.000 = 60%  Guayaquil: 300.000 1‟500.000 = 20%  Cuenca: 200.000 1‟500.000 = 13,33%  Ambato: 100.000 1‟500.000 = 6,67%

146

INDÍCES FINANCIEROS: PUNTOGAMA CIA. LTDA

1. Índice de Liquidez: Activo Corriente Pasivo Corriente 1‟913.985,25 1‟187.810,76 = 1,61% 2. Prueba Ácida: Activo Corriente – Inventarios Pasivo Corriente 1‟913.985,25 – 177950 1‟187810,76 = 1,46% 3. Porción Corriente a Activo Total: Activo Corriente Activo Total 1‟913985,25 2‟730.000 = 70,11%

147

4. Recaudación de cartera: Valor recaudado efectivamente Valor facturado 1‟135.672,22 1‟500.000 = 75,71% 5. Razón de Endeudamiento: Pasivo Total Activo Total 2‟130.000 2‟730.000 = 78,02% 6. Rendimiento sobre el activo Total: Utilidad del ejercicio Activo Total 25.000 2‟730.000 = 0,91%

148

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES:

 Se establecen políticas las mismas que no constan por escrito para que sirvan de consulta constante para los empleados además que no se difunde en su totalidad a toda la empresa formalmente, sino de una manera informal se informa de nuevas políticas adoptadas, esta es una de las razones por la que no se aplican las políticas en su trabajo y actividades en cada una de sus áreas. La gerencia solamente toma decisiones cuando se han cometido errores de los trabajadores por falta de conocimiento de las políticas, además el cumplimiento de control interno no es evaluado periódicamente.

 No se realizan una planificación estratégica, tiene misión, visión, objetivos que solo es de conocimiento de los directivos, no existe una difusión de estos componentes para conocimiento de todo el personal de todas las áreas. La empresa se maneja sin presupuestos en todas las áreas y el desempeño no se mide bajo ningún indicador.

 Se encuentra organizada, posee organigramas, en los que se distingue fácilmente a la máxima autoridad de la empresa, se puede observar la división de la compañía en sus diferentes aéreas, no existe claridad en la definición de líneas de autoridad y responsabilidad porque se delega muchas funciones a una sola persona que a su vez tiene bajo su cargo muchas otras actividades, la sobrecarga de funciones se puede solucionar con una distribución equitativa y jerárquica, las mayoría de las veces los
149

empleados realizan funciones que nada tienen que ver con sus actividades correspondiente a su área, ocasionando esto un conflicto entre jefes departamentales.

 Los empleados realizan sus labores sin un manual de procedimientos, lo hacen de acuerdo a sus necesidades, experiencia, todos los procedimientos son expresados de manera verbal como en casi todos los puntos para controlar el personal, creando esto una confusión entre departamentos que dificultan y hay una mala comunicación entre estos.  La administración de recursos humanos no es la más adecuada para dirigir a un grupo de personas, dentro de reclutamiento y selección del personal no se toman en cuenta factores importantes como son las pruebas de psicología y test de aptitudes, además que no se recurre con mucha frecuencia a información externa, en cuanto a la capacitación del personal es poca por no decir nada, la capacitación se dirige a pocas personas de la empresa y muy rara vez.  Se concluye, que la empresa tiene un control de los recursos aceptable, pero que no existen las políticas y procedimiento plasmados en un manual por escrito de procedimientos, que ayudarían a mejorar y optimizar los recursos disponibles de la empresa.  si cumple con todas las leyes aplicables vigentes en el Ecuador.

150

5.2 RECOMENDACIONES

 Establecer políticas bien claras de acuerdo con las necesidades de la empresa, haciendo un manual de las políticas implementadas, dando a conocer este manual por escrito en reunión general de todos los empleados, repartiendo ejemplares para que tengan claro las políticas y como una fuente de consulta para realizar sus actividades, además pueden aportar con ideas para actualizar y reformar las políticas. La gerencia debe tener pleno conocimiento de las políticas y para su ejecución siempre deben ser conocidas por gerencia, saber de la importancia de la implementación de políticas que llevara a procesos manejados con eficiencia y eficacia.  Elaborar de una planificación estratégica, que de esta depende un buen desarrollo de todas las actividades en una entidad. En cuanto a la misión, visión y objetivos se debe difundir estos aspectos a todo el personal de la empresa para que tengan conocimiento a donde se dirige la empresa y cuáles son los objetivos a mediano y largo plazo.  Revisar el organigrama y no cargar de muchas funciones a una sola persona, definir adecuadamente el orden de jerarquía en la empresa para la cadena de mando designando jefes departamentales para descentralizar el poder de la empresa y segmentar para el análisis posterior al cumplimiento de funciones.

 Realizar manuales que puedan servir de información y como consulta para los empleados, para que las funciones sean reconocidas para cada una de sus áreas y sepan a dónde dirigirse para cumplir con eficacia sus actividades.

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 Crear manuales de todos los procedimientos, sistemas y procesos debidamente escritos y archivados al alcance de todos los empleados, además de una difusión completa a todo el personal y de ser posible con una charla para explicar los procedimientos a seguir como demostrar gráficamente la línea de los procesos.  Crear entidades eficientes, eficaces capaces de manejarse muy bien internamente para estar listos y competir en el mercado, pero con una buena base interna con personal que se sujete a políticas, procedimientos, sistemas y procesos bien definidos.  Tener una buena administración del recurso humano, trabajando con él a tiempo completo para conocer sus necesidades y aptitudes, la capacitación es un factor que influye en el desempeño de los empleados que lo debería hacer constantemente la empresa para volver al personal innovador y actualizado con respecto a su área de trabajo.  Mejorar las políticas de administración de recursos materiales a través de políticas que ayuden a un mejor control y optimización, un método para mejorar este proceso seria la de inventariar lo adquirido y poner responsables en cada área de la empresa con actas de entrega de materiales firmados por la persona que entrega y la persona que recibe, estos documentos deben ser archivados en las carpetas de los empleados.

 Hacer un seguimientos a que se cumplan todas las recomendaciones que se ha emitido a estos componentes del la gestión de la empresa, mejorando las deficiencias de la empresa superarlas para mejorar la empresa.

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MANUAL DE NORMAS GENERALES

RESOLUCIÓN NO R-CO-94-2006

DÁVALOS, Nelson

ENCICLOPEDIA BÁSICA DE ADMINISTRACIÓN

EDITORIAL OCEÁNO BOGOTÁ COLOMBIA COLOMBIA 1998.

FICHAS NEMOTÉCNICAS
Cap.2 ENCICLOPEDIA BÁSICA DE ADMINISTRACIÓN DAVALOS, Nelson No 1

P.53

FODA EL FODA es un instrumento de análisis organizacional que permite medir y analizar la estructura administrativa de la entidades a través del estudio de las fortalezas, debilidades afronta la organización, al igual que oportunidades y amenazas del entorno para delimitar algunas estrategias que le permitan lograr el desarrollo institucional

Cap.7

PRINCIPIOS DE AUDITORIA WHITTINGTON, Pany

No 2

P.213

CONTROL INTERNO La definición anterior resalta que el control interno es un proceso, un medio para alcanzar un fin, no un fin, en sí mismo. Lo realizan individuos, no solo los manuales de políticas, los documentos y formularios. Al introducir el concepto de seguridad razonable, la definición admite que el control interno no puede garantizar de modo absoluto que los objetivos corporativos siempre se alcanzaran. Una seguridad razonable reconoce que el costo para una organización no debe ser mayor que los beneficios que espera obtener

Cap.7

PRINCIPIOS DE AUDITORIA WHITTINGTON, Pany

No 3

P.213

CONTROL INTERNO

Un proceso, realizado por el consejo de administración, los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecución de objetivos en las siguientes categorías:    Confiabilidad de los informes financieros. Eficacia y eficiencia de las operaciones. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Cap.3

MANUAL DE AUDITORÍA INTERNA. HEVIA, E.

No 4

P.103

FLUJOGRAMAS Permite plasmar gráficamente actividades, procesos y sistemas, posibilitando el análisis de cada unidad o área orgánica en las que se estructure la entidad a auditar. Para ello hay que entender cada área como una unidad en relación con el entorno.

P. AUDITORÍA DE GESTIÓN Cap.5 GRAIG-cooper, M. y de backer No 5

P.245

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA La auditoría de gestión necesita, al igual que la auditoría financiera, ser lo más sistemática posible en la realización de sus trabajos. La sistematización precisa un método de uso general aplicable a cualquier área, estructura, funciones, etc., que se audite. Este método consiste en un análisis en profundidad y con los máximos detalles utilizando las preguntas clásicas: Qué se quiere, cómo y cuándo se quiere, dónde, por qué, qué medios se deben utilizar, etc., realizando, además, las siguientes investigaciones: Estudio de los elementos que componen el sector auditado, diagnóstico detallado, determinación de fines y medios, investigación de las deficiencias, balance analítico, comprobación de la eficacia, búsqueda de problemas, proposición de soluciones, indicación de alternativas y mejora de la situación.