-BENCHMARKING -

2014

BENCHMARKING
DIANA C. HURTADO MUÑETON LORENA PULIDO BENAVIDES DANIEL JIMENEZ GOMEZ

DOCENTE: EFRAIN OCAMPO

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE MANIZALES

NEGOCIOS INTERNACIONALES

COSTOS LOGISTICOS Y BSC

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-BENCHMARKING DEFINICIÓN

El benchmarking es una forma de determinar qué tan bien se desempeña una empresa (o una unidad de esta), comparado otras empresas (o unidades). Esta ubica el desempeño de la empresa en un contexto amplio, y permite determinar las mejores prácticas.  “Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria”. David T. Kearns, director general de Xerox Corporation. La continuidad en el benchmarking no sólo significa un proceso que se hace una vez y se olvida, sino que es un proceso continuo y constante. Otro aspecto es el de la medición, ya que esta está implicada en el proceso de benchmarking, pues se tienen que medir los procesos propios y los de otras empresas para poder compararlos. Del mismo modo este proceso se puede aplicar a todos las facetas del negocio. Y finalmente este se debe dirigir hacia aquellas empresas y funciones de negocios dentro de las empresas que son reconocidas como las mejores o como los líderes de la industria.  “Una marca del agrimensor de una posición previamente determinada y que se usa como punto de referencia, un estándar mediante el cual se puede medir o juzgar algo”. Webster´s. Esta definición nos muestra que este proceso es un estándar para la comparación de otros objetos o actividades. Es un punto de referencia a partir del cual se medirán otros.  “Benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente”. Robert C. Camp Las mediciones de benchmarking se contemplan como el resultado de comprender las mejores prácticas, no como algo que pueda cuantificar primero y comprender después. Se concentra en lograr el desempeño excelente, la mejor de las prácticas, la mejor de su clase, la mejor de su especie. Se debe obtener la cooperación de los socios en el benchmarking.

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-BENCHMARKING  “Benchmarking es un proceso sistemático y continuo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y organizaciones que representan la excelencia”. Bengt Kallöf y Svante Östblom “Benchmarking.- Un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales”. Michael J. Spendolini

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OBJETIVOS DEL BENCHMARKING Los principales objetivos que abarca el benchmarking son:   Nivel de calidad: El valor creado sobre un producto, teniendo en cuenta su precio y los costes necesarios para su fabricación y venta. Productividad: Las empresas comparan cuánto producen y cuánto consumen para obtener esa cantidad con el objetivo de comparar eficiencia en los procesos.

TIPOS DE BENCHMARKING  Benchmarking interno: Se suele dar en grandes empresas formadas por numerosos departamentos y/o divisiones, en las que es muy común compara los niveles alcanzados dentro de la misma organización. Es chequeo interno de los estándares de la organización, para determinar formas potenciales de mejorar la eficiencia.  Benchmarking competitivo: Se utiliza cuando hay una competencia agresiva, comparando algunos aspectos con los competidores más directos o con los líderes del mercado sobre un cierto producto. Normalmente, es el tipo de benchmarking más complicado de llevar a cabo dada la limitada información que las empresas ofrecen sobre sus procesos. Es la comparación de los estándares de una organización, con los de otras empresas (competidoras).  Benchmarking de la industria: comparar los estándares de la empresa con los de la industria a la que pertenece.

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-BENCHMARKING  Benchmarking "mejor de su clase": es la comparación de los niveles de logros de una organización, con lo mejor que exista en cualquier parte del mundo, sin importar en qué industria o mercado se encuentre. El proceso de benchmarking supone que las empresas están preparadas y dispuestas para hacer públicas sus mediciones. Esto suele hacerse a través de un tercero, que recoge los números de diversas organizaciones, y los publican sin identificar a la empresa específica.

FASES DEL BENCHMARKING 1) PLANIFICACIÓN  Identificar qué se va a someter a benchmarking: La clave para determinar a qué se le debe aplicar benchmarking es identificar el producto o servicio sustantivo de la organización.  Identificar organizaciones comparables: Se deben comparar cosas comparables.  Determinar el método de recopilación de datos: Pueden ser por fuentes internas como base de datos de bibliotecas, revisiones internas o publicaciones internas. O puede ser por fuentes externas como la asociaciones profesionales, seminarios, publicaciones sobre el sector, informes especiales del sector, publicaciones funcionales del giro o periódicos funcionales. 2) ANÁLISIS  Describir la discrepancia con el desempeño actual: Una vez que tengamos los datos de las mejores prácticas, el siguiente paso es compararlo con las operaciones internas y encontrar la brecha comparativa.  Describir los niveles de desempeño futuro: Una vez definidas las brechas será necesaria la proyección de los niveles de desempeño futuro. 3) INTEGRACIÓN  Comunicar y obtener colaboración: Hay que seleccionar el método de comunicación y organizar los hallazgos para su mejor presentación y comprensión.  Instalar metas operativas: Es necesario examinar las metas actuales de nuestra organización para alinearlas con los resultados encontrados en la búsqueda.

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-BENCHMARKING 4) ACCIÓN  Ejecutar los planes: se debe definir la actividad o tarea que se quiere realizar y hay que considerar el respaldo de la organización para la puesta en práctica.  Implementación: Las mejores prácticas deben ser implantadas dentro de la estructura funcional ya existente.  Calibrar el benchmarking: Se busca permanentemente mejores prácticas. 5) MADURACIÓN  Prácticas completamente integradas a los procesos.

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-BENCHMARKING LAS CINCO ETAPAS PARA UN BENCHMARKING DE ÉXITO PROPUESTAS POR SPENDOLINI. a) Determinar a qué se le va a hacer benchmarking.  Definir quiénes son los clientes para la información del benchmarking.  Determinar las necesidades de información de benchmarking de los clientes.  Identificación de factores críticos de éxito.  Diagnóstico del proceso de benchmarking. b) Formación de un equipo de benchmarking.  Consideración de benchmarking como actividad de equipo.  Tipos de equipos de benchmarking.  Grupos funcionales de trabajo.  Equipos interfuncionales, interdepartamentales y equipos interorganizacionales.  Equipos ad hoc.  Quienes son los involucrados en el proceso de benchmarking.  Especialistas internos.  Especialistas externos.  Empleados.  Definir funciones y responsabilidades del equipo de benchmarking.  Definición de habilidades y atributos de un practicante eficiente de benchmarking.  Capacitación.  Calendarización. c) Identificación de socios del benchmarking.      Establecimiento de red de información propia. Identificar recursos de información. Buscar las mejores prácticas. Redes de Benchmarking. Otras fuentes de información.

c) Recopilar y analizar la información de benchmarking.  Conocerse.  Recopilar la información.  Organizar información.  Análisis de la información.

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-BENCHMARKING d) Actuar.  Producir un informe de benchmarking.  Presentación de resultados a los clientes de benchmarking.  Identificar posibles mejoras de productos y procesos.  Visión del proyecto en su totalidad.

LO QUE ES, LO QUE NO ES  Benchmarking no es un mecanismo para determinar reducciones de recursos. Los recursos se resignarán a la forma más efectiva de apoyar las necesidades de los clientes y obtener la satisfacción de los mismos.  Benchmarking no es una panacea o un programa. Tiene que ser un proceso continuo de la administración que requiere una actualización constante - la recopilación y selección constante de las mejores prácticas y desempeño externos para incorporarlos a la toma de decisiones y las funciones de comunicaciones en todos los niveles del negocio. Tiene que tener una metodología estructurada para la obtención de información, sin embargo debe ser flexible para incorporar formas nuevas e innovadoras.  Benchmarking no es un proceso de recetas de libros de cocina que sólo requieran buscar los ingredientes y utilizarlos para tener éxito.  Benchmarking es un proceso de descubrimiento y una experiencia de aprendizaje.  Benchmarking no sólo es una moda pasajera, sino que es una estrategia de negocios ganadora. Ayuda a tener un desempeño excelente.  Benchmarking es una nueva forma de hacer negocios. Obliga a utilizar un punto de vista externo que asegure la corrección de la fijación de objetivos.  Es un nuevo enfoque administrativo. Obliga a la prueba constante de las acciones internas contra estándares externos de las prácticas de la industria.  Es una estrategia que fomenta el trabajo de equipo al enfocar la atención sobre las prácticas de negocios para permanecer competitivos más bien que en el interés personal, individual. Elimina la subjetividad de la toma de decisiones.

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-BENCHMARKING ¿POR QUÉ EMPLEAR EL BENCHMARKING?
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Para solución de problemas, para mantenerse actualizadas en las prácticas más modernas. Para la Planificación estratégica: conocimiento del mercado, competencia y avanzas en productos y servicios. El Benchmarking ayuda a identificar riesgos de hacer negocios en determinados mercados. Para Pronósticos: Para medir el estado del mercado y predecir los potenciales de este. Para nuevas ideas: Porque expone las personas a nuevos productos, procesos de trabajo y formas de manejar los recursos de la empresa. Comparaciones producto/proceso: El producto o el servicio de un competidor se compara, característica por característica, con los productos o servicios de la compañía que está realizando el análisis. Fijación de objetivos: El Benchmarking ayuda a identificar las mejores prácticas, por eso, la compañía pude acelerar curvas de desempeño y aprendizaje por medio de objetivos.

¿QUÉ ELEMENTOS SOMETER AL PROCESO DE BENCHMARKING?
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Productos y servicios: Análisis competitivo Procesos de trabajo: Definen el cómo es la producción de bienes y servicios. Funciones de apoyo: Recursos Humanos, Financiero, Marketing, etc. Desempeño organizacional: Costos e ingresos. Estrategia: Entender las ventajas competitivas de los demás.

METODOS UTILIZADOS EN EL BENCHMARKING

DATA ENVELOPMENT ANALYSIS (DEA). DEA se ha convertido en estos últimos años en un método de Benchmarking muy utilizado por las empresas. Se utiliza para evaluar la eficiencia del número de productores estudiados y comparados. Una tendencia estadística típica se caracteriza como una tendencia central y evalúa a los productores en base o en relación con un productor promedio. En cambio DEA es un método matemático que compara cada uno de los productores únicamente con el mejor productor. Este método se basa en asumir que si un producto determinado (A), es capaz de producir un número determinado de productos X(A) con una determinada cantidad

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-BENCHMARKING de insumos Y(A), entonces todos los demás productores deben de poder producir con la misma eficiencia. Es por estos que si un productor es más eficiente que los demás en determinado proceso y otro productor es más eficiente en otro proceso distinto, se pueden intercambiar los mejores procesos y llegar a un producto virtual con los mejores procesos de cada uno de los productores. Lo importante del análisis es encontrar el mejor productor virtual para cada uno de los productores reales, el procedimiento de encontrar el mejor productor virtual se puede formular como un programa lineal. DEA es más útil cuando se comparan con los mejores en determinados procesos, donde el analista no pierde tanto tiempo en estudios de procesos pobres e ineficientes. DEA se ha aplicado en muchas situaciones como son: Seguro social, Educación, Bancos, Manufacturas, Evaluación de administraciones, Restaurantes de comida rápida.

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO EN EL PROCESO DE BENCHMARKING Es de vital importancia la identificación de los factores para establecer claramente una escala con sus conversiones adecuadas para llevar a cabo las diferentes comparaciones. Es necesario tener siempre contemplado que una de las metas es definir los FCE tan claros como sea posible. Xerox sugiere hacer las siguientes preguntas:           ¿Cuál es el factor más crítico de éxito para mi función/organización? ¿Qué factores están causando el mayor problema (por ejemplo, no cumplir las expectativas)? ¿Qué productos se les proporcionan a los clientes y qué servicios se les prestan? ¿Qué factores explican la satisfacción del cliente? ¿Qué problemas específicos (operacionales) se han identificado en la organización? ¿En dónde están localizadas las presiones competitivas que se sienten en la organización? ¿Cuáles son los mayores costos (o costos “conductores”) de la organización? ¿Qué funciones representan el mayor porcentaje de costos? ¿Qué funciones tienen el mayor espacio para hacer mejoras? ¿Qué funciones tienen más influjo (o potencial) para diferenciar a la organización de los competidores en el mercado?

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-BENCHMARKING Existen tres niveles de especificidad de los FCE:  Nivel 1: Define un área amplia o tema para la investigación, que puede comprender desde un departamento hasta una función organizacional.  Nivel 2: Define un área mucho más específica de investigación con respecto al nivel 1, se define con frecuencia por medio de algún tipo de medidas agregadas, por ejemplo el número de quejas de los clientes, el número de promociones por periodo de tiempo, los niveles promedio de salario, el número global de errores de facturación.  Nivel 3: Es el más específico, ya que particularmente por algún tipo de medida o descripción de procesos específico permitan a su socio del benchmarking producir información comparable a la de usted. Ejemplos de Factores Críticos de Éxito: Participación en el mercado, Rentabilidad, Rendimiento, Crecimiento, Tasas de cambio, Costos de fletes, Calidad, Productividad por unidad, Productividad por ingresos etc.

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-BENCHMARKING CONCLUSIONES  Actualmente las empresas se enfrentan a mercados globales que les presentan retos cada vez más grandes. Uno de los retos principales es el de la competitividad, ya que no sólo se enfrentan a empresas locales, sino que la competencia se da entre empresas de todo el mundo. Para ser cada vez más competitivos las empresas recurren a diversas herramientas que les permitan bajar sus costos, aumentar la calidad de sus productos, etc. Entre estas herramientas o fórmulas de encuentra el Benchmarking.  Las empresas que estén interesadas en seleccionar este proceso deberán evaluarlo de tan manera que sus recursos y necesidades se acomoden de manera exitosa y poder alcanzar sus metas a largo plazo en el benchmarking.  Benchmarking, representa una herramienta que nos permita mejorar el desempeño de nuestro negocio, en donde podremos identificar las mejores prácticas de negocios entre las industrias líderes, de manera que seamos más competitivos y podamos tener éxito en un mercado cambiante y global en el que las empresas tienen que desempeñarse actualmente.  Como toda estrategia empresarial, el benchmarking debe ser una herramienta utilizada de manera específica, teniendo en cuenta cada paso y detalle, ya que al ser una técnica de comparación, resulta ser un arma de doble filo para las organizaciones si no se trabaja con cautela, es por ello que los encargados deben utilizar estas investigaciones como impulsor e identificar falencias y no simplemente copiar los procedimientos de la competencia.

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-BENCHMARKING INTERGRAFIA     http://www.gerencie.com/benchmarking.html http://www.e-conomic.es/programa/glosario/definicion-de-benchmarking http://www.degerencia.com/tema/benchmarking http://www.monografias.com/trabajos32/benchmarking/benchmarking.sht ml

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