Case 2 Handel in vliegtuigonderdelen voor historische vliegtuigen

Aandachtspunten en attentiepunten

Hieronder volgen de te onderkennen aandachtspunten en attentiepunten bij Dutch Air Affairs (DDAA) m.b.t. handel in vliegtuigonderdelen voor historische vliegtuigen.

• Omdat onderdelen worden aangeschaft van buitenlandse leveranciers, kan dit leiden tot valutarisico. • Tussen inkoper en klant kunnen prijsindicaties leiden tot onderlinge prijsafspraken. • Het is niet duidelijk hoe de fee verrekend wordt, wanneer deze hoger of lager uitvalt dan begroot. • Wat betreft veilingen, zijn geen richtlijnen gegeven tot welk bedrag de inkoper mag en kan bieden. • De inspecteur is tevens inkoper, wat leidt tot functievermenging. • Kavellijsten, wrakken en restanten bevatten vaak artikelen, die niet tot het assortiment behoren. Deze artikelen worden verkocht aan collega-handelaren, dit kan leiden tot onderlinge prijsafspraken. Er zijn geen richtlijnen betreffende de te ontvangen provisie door de Medewerkers Inkoop. Een Medewerker Inkoop kan hierdoor lukraak originele onderdelen inkopen.

Relatie vraagstuk met de theorie op de volgende punten

• Typologie De activiteiten van DDAA zijn te typeren als die van een handelsonderneming. Aanknopingspunten bij de controle op de volledigheid van de opbrengstverantwoording, zijn daarom vooral de verbanden in de geld- en/of goederenbeweging.

• Attentiepunten Een zowel administratief als technisch gesloten magazijn wordt noodzakelijk geacht. Ook zijn marktprijzen ter voorkoming van onderlinge prijsafspraken gewenst. Verder dienen aanwezige informatiesystemen goed beveiligd te zijn en te voldoen aan de gestelde normen.

• Controle technische functiescheiding. Inkopen worden gedaan bij particulieren, luchtvaartmaatschappijen en gespecialiseerde veilingen in Europa en Amerika. Nergens staat omschreven om hoeveel personen werkzaam zijn binnen de afdeling Inkoop. Verder is niet omschreven of de interne controle namens of door de directie plaatsvindt. Een omschrijving, betreffende de wijze waarop de geld- en goederenbeweging geregistreerd wordt, in de administratie ontbreekt. Daarnaast is functiescheiding niet voldoende afgebakend; de Medewerker Inkoop taxeert, inspecteert en fiatteert de in te kopen onderdelen.

• Begroting Op basis van de marktpositie en de verwachte toekomstontwikkelingen op lange termijn m.b.t. de verkopen, stelt de directie een lange termijnplanning op. Op basis hiervan wordt een investeringsplan opgesteld . De directie stelt samen met de Hoofden van de afdeling Inkoop en Verkoop jaarplan op voor de afzet. Uit de jaarplanning zijn de voorraden, inkopen en kosten te herleiden. Hierbij wordt uitgegaan van de lange termijnplanning en de investeringsplanning, rekening houdend met actuele en korte termijn ontwikkelingen. De administratie vertaalt het jaarplan in een jaarbegroting, alsmede in de verrekenprijzen voor de originele en nieuwe onderdelen en de verkoopprijzen. De directie autoriseert de begroting en de verkoopprijzen.

• Automatisering
De automatisering van DDAA ressorteert onder de administratie. Alle afdelingen maken gebruik van standaardprogramma’s.
Nieuwe en gewijzigde programma’s worden voor ingebruikname getest door de beoogde gebruikers. De toegang tot het netwerk is beveiligd dmv het gebruik van user-ID’s met password, conform de competentietabel. Deze competentietabel bevat de bevoegdheden van de verschillende gebruikers en komt overeen met de functiescheiding die tussen de afdelingen aanwezig is.
Het geautomatiseerde systeem vervaardigt controletotalen die gebruikt worden bij de controle op de integriteit van de gegevensverzamelingen en op de volledigheid van de gegevensverwerking.
Dagelijks vinden back-upprocedures plaats. Back-ups worden ook op een externe locatie bewaard. Met de leverancier is een overeenkomst gesloten, inzake service en vervangende programmatuur. De hertstartprocedures worden regelmatig getest.

• Managementinformatie
De directie ontvangt periodiek managementinformatie, die voorzien is van vergelijkende cijfers uit de begroting (de voorgaande periode en de vergelijkbare periode van het voorgaande jaar). De informatie betreft zowel de periodemutatie, als ook de cumulatieve standen in totalen en uitgesplitst per type onderdeel (nieuw, origineel, per leverancier en per land).

Bestanden Inkoopproces

Hieronder volgen de bestanden van het Inkoopproces binnen DDAA. Ieder bestand bestaat uit een aantal velden. Per veld wordt aangegeven door welke afdelingsMedewerker deze wordt uitgevoerd.

Crediteurenbestand • NAW (stamgegevens) (A + B) • KVK nummer (stamgegeven) (A + B) • BTW nummer (stamgegeven) (A + B) • Bankgegevens (stamgegevens) (A + B) o Bankrekeningnummer o IBAN o NAW Bank o SWIFT • Crediteurnummer (stamgegeven) (B) • Betalingscondities (C) o Bankgarantie o BTW percentage o Intercomunitaire leveringen/verwervingen. (ICL/ICV) o Kredietbeperking o Betalingskorting • Leveringscondities (C) o Levertijden o Aanbetalingsvoorwaarden o Volumevoorwaarden o Optimaal bestelniveau o Transportwijze. o Aansprakelijkheidsvoorwaarden • Goederenomschrijving (A) • Valuta-eenheid (A) • Prijzen (A) • Garantievoorwaarden (C) • Klachtenbestand (C)
De velden die met “A” zijn aangegeven worden door de Medewerker Crediteurenadministratie ingevoerd in het systeem. Velden die met “B” zijn aangegeven, worden door de Medewerker Dataqualitycontrol in het systeem gebracht. Ten slotte worden de velden die met “C” zijn aangegeven, uitgevoerd de Medewerker Inkoop.
Zoals u wellicht is opgevallen een aantal velden uitgevoerd door zowel de Medewerker Crediteurenadministratie als de Medewerker Dataqualitycontrol. Dit houdt in dat bij nieuwe crediteuren en crediteuren waarvan de stamgegevens gewijzigd zijn, de Medewerker Crediteurenadministratie zorgdraagt voor de aanlevering van de gegevens. De Medewerker Dataqualitycontrol verifieert de aangeleverde gegevens en voert deze in het systeem in.

Facturenbestand • NAW (stamgegevens) (A + B) • Factuurnummer (A) • Crediteurnummer (stamgegeven) (B) • Bankrekeningnummer (stamgegeven) (A + B) • BTW-nummer (stamgegeven) (A + B) • KVK-nummer (stamgegeven) (A + B) • Omschrijving producten/diensten (A) • Hoeveelheid (A) • Prijs (A) • Totaalbedrag excl. BTW (A) • BTW percentage/bedrag (A) • Totaalbedrag incl. BTW (A)
De velden die met “A” zijn aangegeven worden door de Medewerker Grootboek ingevoerd in het systeem. Velden die met “B” zijn aangegeven, worden door de Medewerker Dataqualitycontrol in het systeem gebracht.

Betalingenbestand • Factuurnummer (A) • Bedrag (B) • Rekeningnummer (stamgegeven) (B) • Betaaldatum (A) • Betaalstatus (A) • Overmakingnummer (A)
Velden die met “A” zijn aangegeven worden door Medewerker Crediteurenadministratie in het systeem gebracht. De velden die met “B” zijn aangegeven worden door Medewerker Grootboek uitgevoerd in het betalingssysteem.

Offertebestand (voor nieuwe onderdelen) • Artikelnaam • Artikelomschrijving • Offertenummer • Offertebedrag • NAW leverancier (stamgegevens) • Datum ontvangst offerte • Condities
Medewerker Inkoop voert bovengenoemde velden in het Offertebestand. Stamgegevens binnen dit bestand, zijn de NAW gegevens van de leverancier.

Orderbestand • Artikelnummer (A) • NAW-gegevens (stamgegevens) (A) • Nieuw of originele onderdelen (A) • Artikelomschrijving (A) • Ordernummer (A) • Referentienummer (A) • Hoeveelheid (A + B) • Prijs per stuk (A + B) • Bedrag excl. BTW (A + B) • BTW percentage en bedrag (A) • Bedrag incl. BTW (A + B) • Plaats van levering (A) • Statuscode (A) o 1. in bestelling o 2. ontvangen o 3. gefactureerd o 4. betaalbaar gesteld • Totaal besteld (A) o Hoeveelheid o Bedrag incl. BTW o BTW bedrag o Bedrag incl. BTW
De velden die met “A” zijn aangegeven worden door de Medewerker Inkoop in het systeem verwerkt. Hoofd Inkoop controleert de ingevoerde gegevens die zijn aangegeven met “B” en fiatteert.

Kavellijstenbestand • NAW veiling (stamgegevens) • Omschrijving kavel • Sluitingstermijn • Inschrijfbedrag
Medewerker Inkoop voert bovengenoemde velden in het Kavcllijstenbestand. Stamgegevens binnen dit bestand, zijn de NAW gegevens van de veilinghuizen.

Valutabestand • Wisselkoersen • Koerswinst/verlies • Dagkoers • Vaste verrekenkoers
Hierboven genoemde velden worden door de Medewerker Grootboek in het systeem gebracht. In dit bestand zijn geen stamgegevens aanwezig.

Provisiebestand • NAW Medewerker (stamgegevens) (A) • Provisiepercentage (A + B) • Inkoopprijs (A + B) • Gerealiseerde provisie (A + B)
Medewerker P&O voert de hierboven vermelde velden in het systeem. Hoofd P&O controleert de velden die zijn aangegeven met “B” en fiatteert.

Voorraadbestand (nieuwe onderdelen) • Artikelnummer (A) • Artikelomschrijving (A) • Inkoopprijs (A + B) • Magazijnprijs (A + B) • Verkoopprijs (A + B) • Bestelnummer (A) • Hoeveelheid (A) • Levertijd (A) • Leveringsdatum (A) • NAW Leverancier (stamgegevens) (A) • Technische voorraad (A) • Veiligheidsvoorraad (A)
Medewerker Magazijn voert de onder “A” genoemde velden in het systeem in. Velden die ook zijn aangegeven met “B” worden door de Magazijnmeester gecontroleerd op juistheid en gefiatteerd.

Voorraadbestand (originele onderdelen) • Artikelnummer (A) • Artikelomschrijving (A) • Inkoopprijs (A + B) • Magazijnprijs (A + B) • Verkoopprijs (A + B) • Bestelnummer (A) • Hoeveelheid (A) • Levertijd (A) • Leveringsdatum (A) • NAW leverancier (stamgegevens) (A) • Technische voorraad (A) • Veiligheidsvoorraad (A)
Medewerker Magazijn voert de onder “A” genoemde velden in het systeem in. Velden die ook zijn aangegeven met “B” worden door de Magazijnmeester gecontroleerd op juistheid en gefiatteerd.

Vaste fee edraghrijvingen als ooopelingshoofden een jaarplan op voor de afzet. bestand • NAW-gegevens klant (stamgegevens) • Datum • Soort onderdelen • Vervaldatum • Prijsindicatie
De velden in het Vaste Feebestand worden allen door de Medewerker Inkoop in het systeem verwerkt.

Kostenbestand • Demontagekosten (A + B) • Reiskosten (A + B) • Vervoerkosten (A + B) • Opknapkosten (A + B) • Taxatiekosten (A + B)
De velden die met “A” zijn aangegeven worden door de Medewerker Inkoop in het systeem verwerkt. Hoofd Inkoop controleert de ingevoerde gegevens die zijn aangegeven met “B” en fiatteert.

Grootboekbestand • Te ontvangen facturen (A + B) • Ontvangen facturen (A) • Te betalen facturen (A + B) • Betaalbaar gestelde facturen (A)
De velden aangegeven met een A, worden door Medewerker Grootboek ingevoerd.
De velden aangegeven met een B, worden door Hoofd Grootboek gecontroleerd en gefiatteerd.

Bestanden Verkoopproces

Hieronder volgen de bestanden van het Verkoopproces binnen DDAA. Ieder bestand bestaat uit een aantal velden. Per veld wordt aangegeven door welke afdelingsmedewerker deze wordt uitgevoerd.

Debiteurenbestand

• NAW (stamgegevens) (A + B) • KVK nummer (stamgegeven) (A + B) • BTW nummer (stamgegeven) (A+ B) • Bankgegevens (stamgegevens) (A + B) o Bankrekeningnummer o IBAN o NAW Bank o SWIFT • Crediteurnummer (stamgegeven) (B) • Betalingscondities (C) o Bankgarantie o BTW percentage o Intercomunitaire leveringen/verwervingen. (ICL/ICV) o Kredietbeperking o Betalingskorting • Leveringscondities (C) o Levertijden o Aanbetalingsvoorwaarden o Volumevoorwaarden o Optimaal bestelniveau o Transportwijze. o Aansprakelijkheidsvoorwaarden • Goederenomschrijving (A) • Valuta-eenheid (A) • Prijzen (A) • Garantievoorwaarden (C) • Klachtenbestand (C)
De velden die met “A” zijn aangegeven worden door de Medewerker Debiteurenadministratie ingevoerd in het systeem. Velden die met “B” zijn aangegeven, worden door de Medewerker Dataqualitycontrol in het systeem gebracht. Ten slotte worden de velden die met “C” zijn aangegeven, uitgevoerd de Medewerker Verkoop.
Zoals u wellicht is opgevallen worden een aantal velden uitgevoerd door zowel de Medewerker Debiteurenadministratie als de Medewerker Dataqualitycontrol. Dit houdt in dat bij nieuwe debiteuren en debiteuren waarvan de stamgegevens gewijzigd zijn, de Medewerker Debiteurenadministratie zorgdraagt voor de aanlevering van de gegevens. De Medewerker Dataqualitycontrol verifieert de aangeleverde gegevens en voert deze in het systeem in.

Facturenbestand • NAW (stamgegevens) (A + B) • Factuurnummer (A) • Crediteurnummer (stamgegeven) (B) • Bankrekeningnummer (stamgegeven) (A + B) • BTW-nummer (stamgegeven) (A + B) • KVK-nummer (stamgegeven) (A + B) • Omschrijving producten/diensten (A) • Hoeveelheid (A) • Prijs (A) • Totaalbedrag excl. BTW (A) • BTW percentage/bedrag (A) • Totaalbedrag incl. BTW (A)
De velden die met “A” zijn aangegeven worden door de Medewerker Grootboek ingevoerd in het systeem. Velden die met “B” zijn aangegeven, worden door de Medewerker Dataqualitycontrol in het systeem gebracht.

Ontvangstenbestand • Factuurnummer (A) • Bedrag (A) • Rekeningnummer (stamgegeven) (B) • Betaaldatum (A) • Betaalstatus (A) ○ Reeds betaald ○ Nog te betalen
Velden die met “A” zijn aangegeven worden door Medewerker Debiteurenadministratie in het systeem gebracht. De velden die met “B” zijn aangegeven worden door Medewerker Grootboek uitgevoerd in het ontvangstensysteem.

Offertebestand (voor nieuwe onderdelen) • Artikelnaam • Artikelomschrijving • Offertenummer • Offertebedrag • NAW leverancier (stamgegevens) • Datum ontvangst offerte • Offertebedrag condities
Medewerker Verkoop voert bovengenoemde velden in het Offertebestand. Stamgegevens binnen dit bestand, zijn de NAW gegevens van de leverancier.

Orderbestand • Artikelnummer (A) • NAW-gegevens (stamgegevens) (A) • Nieuw of originele onderdelen (A) • Artikelomschrijving (A) • Ordernummer (A) • Referentienummer (A) • Hoeveelheid (A + B) • Prijs per stuk (A + B) • Bedrag excl. BTW (A + B) • BTW percentage en bedrag (A) • Bedrag incl. BTW (A + B) • Plaats van levering (A) • Statuscode (A) o 1. in bestelling o 2. ontvangen o 3. gefactureerd o 4. betaalbaar gesteld • Totaal besteld (A) o Hoeveelheid o Bedrag incl. BTW o BTW bedrag o Bedrag incl. BTW
De velden die met “A” zijn aangegeven worden door de Medewerker Verkoop in het systeem verwerkt. Hoofd Verkoop controleert de ingevoerde gegevens die zijn aangegeven met “B”.

Valutabestand • Wisselkoersen • Koerswinst/verlies • Dagkoers • Vaste verrekenkoers
Hierboven genoemde velden worden door de Medewerker Grootboek in het systeem gebracht. In dit bestand zijn geen stamgegevens aanwezig.

Provisiebestand • NAW Medewerker (stamgegevens) (A + B) • Provisie percentage (A + B) • Inkoopprijs (A + B) • Gerealiseerde provisie (A + B)

Medewerker P&O voert de hierboven vermelde velden in het systeem. Hoofd P&O controleert de velden die zijn aangegeven met “B” en fiatteert.

Voorraadbestand nieuwe onderdelen • Artikelnummer (A + B) • Artikelomschrijving (A + B) • Inkoopprijs (A + B) • Magazijnprijs (A) • Verkoopprijs (A + B) • Bestelnummer (A) • Hoeveelheid (A + B) • Levertijd (A) • leveringsdatum (A) • Leveranciers (A) • Technische voorraad (A) • Veiligheidsvoorraad (A)
Medewerker Magazijn voert de onder “A” genoemde velden in het systeem in. Velden die ook zijn aangegeven met “B” worden door de Magazijnmeester gecontroleerd op juistheid en gefiatteerd.

Voorraadbestand originele onderdelen • Artikelnummer (A + B) • Artikelomschrijving (A) • Inkoopprijs (A + B) • Magazijnprijs (A) • Verkoopprijs (A + B) • Bestelnummer (A) • Hoeveelheid (A + B) • Levertijd (A) • Leveringsdatum (A) • Leveranciers (A) • Technische voorraad (A) • Veiligheidsvoorraad (A)
Medewerker Magazijn voert de onder “A” genoemde velden in het systeem in. Velden die ook zijn aangegeven met “B” worden door de Magazijnmeester gecontroleerd op juistheid en gefiatteerd.

Vaste fee bestand • NAW gegevens klant (stamgegevens) • Datum • Soort onderdelen • Vervaldatum • Prijsindicatie
De velden in het Vaste fee bestand worden allen door de Medewerker Verkoop in het systeem gezet.

Grootboekbestand • Te verzenden facturen (A + B) • Verzonden facturen (A) • Te ontvangen betalingen (A + B) • Ontvangen betalingen (A)
De velden aangegeven met een A worden door Medewerker Grootboek ingevoerd.
De velden aangegeven met een B worden door Hoofd Grootboek gecontroleerd en gefiatteerd.

Case 3 Vervaardiging van standaardonderdelen voor hobbyclubs

Aandachtspunten en attentiepunten

Hieronder volgen de te onderkennen aandachtspunten en attentiepunten bij Dutch Air Affairs (DDAA) m.b.t. standaardonderdelen voor hobbyclubs.

• Doordat er ook geproduceerd wordt op specifieke orders, is er een risico dat orders na productie, alsnog worden geannuleerd. • De directeur sluit Inkoopcontracten af. Er is hier sprake van functievermenging. • Omtrent de beveilinging van onderdelen en machines, is er in de case niet duidelijk omschreven, dit is een attentiepunt, omdat er sprake is van zeer kostbare machines en onderdelen. • Het geven van korting wordt op basis van individuele afspraken gedaan, dit is een risico, omdat er een geen richtlijnen worden verstrekt, over de hoogte van te verlenen kortingen door de directie. Het risico is dat er onderlinge afspraken gemaakt kunnen worden, wat kan leiden tot fraude. • Doordat overgebleven materialen, ver beneden de Inkoopprijs worden verkocht, leidt dit tot inkomstenderving.

Relatie vraagstuk met de theorie op de volgende punten

• Typologie Voor wat betreft de productie van 2.000 standaard onderdelen zijn de activiteiten van DDAA zijn te typeren als massa productie. Voor wat betreft de productie van onderdelen op basis van specifieke klanten orders, zijn de activiteiten te typeren als stukproductie.

Aanknopingspunten bij de controle op de volledigheid van de opbrengst verantwoording voor de massa productie zijn daarom vooral de verbanden in de geld / goederenbeweging, de standaardkostprijzen en de periodieke afdelingsgewijze nacalculatie, inclusief verschillenanalyses.

Aanknopingspunten bij de controle op de volledigheid van de opbrengst verantwoording voor de stuk productie zijn daarom vooral de verbanden in de geld / goederenbeweging en de voor en nacalculaties per order, inclusief verschillenanalyses.

• Attentiepunten Gesloten magazijn, administratief en technisch gesloten magazijn. De directeur sluit Inkoopcontracten af. Er is hier sprake van functievermenging. Het geven van korting wordt op basis van individuele afspraken gedaan, dit is een risico, omdat er geen richtlijnen worden verstrekt, over de hoogte van te verlenen kortingen door de directie. Het risico is dat er onderlinge afspraken gemaakt kunnen worden, wat kan leiden tot fraude. Doordat overgebleven materialen, ver beneden de Inkoopprijs worden verkocht, leidt dit tot inkomstenderving.

• Controle technische functiescheiding. Er is geen spraken van functiescheiding tussen de directeur en Hoofd Inkoop. De directeur beslist over de te sluiten Inkoopcontracten, terwijl dit een taak zou moeten zijn van Hoofd Inkoop. In de uitwerking zullen aanvullende maatregelen worden beschreven die noodzakelijk zijn om de functievermenging te compenseren.

• Begroting Op basis van de marktpositie en de verwachte toekomstontwikkelingen op langere termijn met betrekking tot de verkopen stelt de directie een lange termijnplanning op, evenals een daarvan afgeleid investeringsplan voor de verwachte inkopen. Uitgaande van de lange termijn planning en de investeringsplannen stelt de directie gezamenlijk met de afdelingshoofden, rekening houdend met actuele en korte termijn ontwikkelingen met betrekking tot de verkopen een jaarplan op voor de afzet, en daarvan is afgeleid de voorraden, inkopen en kosten. De administratie vertaalt dit in een jaarbegroting en in de verrekenprijzen voor de originele en nieuwe onderdelen en de verkoopprijzen voor de onderdelen. De directie autoriseert de begroting en de verkoopprijzen.

• Automatisering
De automatisering resulteert onder de administratie. Alle afdelingen maken gebruik van standaardprogramma’s. Nieuwe en gewijzigde programma’s worden vor de ingebruikname getest door de gebruikers. De toegang is beveiligd door het gebruik van userID’s met password, conform de competentietabel. Deze competentietabel bevat de bevoegdheden van de verschillende gebruikers en stemt overeen met de functiescheiding die tussen de afdelingen aanwezig is.

Het geautomatiseerde systeem (systeem) vervaardigd controletotalen die gebruikt Worden Bij de controle van de integriteit van de gegevensverzamelingen en op de volledigheid van e gegevensverwerking. Dagelijks vinden backup-procedures plaats. Backups worden ook op een externe lokatie bewaard. Met de leverancier is een overeenkomst gesloten inzake service en vervangende programmatuur. De herstartprocedures worden regelmatig getest.

• Management informatie De directie ontvangt periodiek de volgende informatie, voorzien van vergelijkende Cijfers van de begroting, de voorgaande periode en de vergelijkbare periode van het voorgaande jaar. De informatie (inclusief vergelijkende cijfers) betreffen zowel de periode-mutatie als ook. De cumulatieve standen, in totalen als ook uitgesplitst in grondstoffen en verschillenanalyses.

Bestanden Productieproces

Grondstoffenbestand • Omschrijving/soort (A + B) • Kwaliteit (A + B) • Aanwezige voorraad (A + B) • Verbruikte voorraad (A) • Veiligheidsvoorraad (A) • Artikelnummer (A) • Inkoopprijs (A + B) • Eenheden (A) • Normverbruik (A) • Datum/periode (A + B)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Productie ingevoerd.
De met een B aangegeven velden worden door Hoofd Productie gecontroleerd en gefiatteerd.

Machineuren-registratie bestand • Machinenummer (A + B) • Verbruikte machine-uren (A + B) • Datum/periode (A + B) • Onderhoudsinterval (A) • Norm/ toegestane machine uren (A) • Machine-uur tarief (A) • Capaciteit (A)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Productie ingevoerd.
De met een B aangegeven velden worden door Hoofd Productie gecontroleerd en gefiatteerd.

Manuren-registratie bestand • Personeelsnummer (stamgegevens) (A + B) • Naam (stamgegevens) (A + B) • Werktijden (A + B) • Man-uren tarief (A) • Datum/periode (A + B) • Norm/toegestane man-uren (A) • Verbruikte man-uren (A)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Productie ingevoerd.
De met een B aangegeven velden worden door Hoofd Productie gecontroleerd en gefiatteerd.

Halffabrikaat bestand • Hoeveelheid (A + B) • Datum/periode (A) • Soort (A + B) • Artikelnummer (A) • Aanwezige voorraad (A) • Veiligheidsvoorraad (A) • Eenheden (A) • Kwaliteit (A)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Magazijn ingevoerd.
De met een B aangegeven velden worden door de Magazijnmeester gecontroleerd en gefiateerd.

Case 4 Restauratie van historische vliegtuigen

Geef de te onderkennen aandachtspunten en attentiepunten aan. Geef met name aan waarom iets een attentiepunt is.

1. De restauratietijd die sterk varieert. 2. Er worden geen prijsindexclausules opgenomen, voor materialen en lonen. Beschikbaar stellen van personeel, aan kleine restauratiebedrijven. 3. Beperkte capaciteit, van de afdeling restauratie, voor wat betreft de restauratie ruimte. 4. Het werk kan stil komen te liggen, mocht een termijnbetaling, niet (op tijd) worden voldaan.

Relatie vraagstuk met de theorie op de volgende punten

• Typologie De activiteiten van Dutch Air Affairs B.V. (DDAA) zijn te typeren als dienstverlening, waarbij er doorstroming van goederen, welke eigendom zijn van derden, plaatsvindt. Aanknopingspunten bij de controle op de volledigheid van de opbrengst verantwoording zijn daarom vooral de maximale capaciteit van personeel en de bezettingsregistraties.

• Attentiepunten Er worden geen prijsindexclausules opgenomen, voor materialen en lonen.Beschikbaar stellen van personeel, aan kleine restauratie bedrijven. Beperkte capaciteit, van de afdeling restauratie, voor wat betreft de restauratie ruimte. Zowel een technisch- als administratief gesloten magazijn is wenselijk, aangezien het hier gaat om dure vliegtuigen en onderdelen.

• Controle technische functiescheiding. Voor wat betreft het autoriseren van afspraken, door de directeur, voor het restaureren van een vliegtuig is er sprake van functievermenging. Dit is eerder een taak voor Hoofd Restauratie. Uit de case blijkt binnen de afdeling Restauratie geen sprake te zijn van secundaire functiescheiding.

• Begroting Op basis van de marktpositie en de verwachte toekomstontwikkelingen op langere termijn met betrekking tot de restauraties van historische vliegtuigen stelt de directie een lange termijnplanning op, alsmede een daarvan afgeleide inversteringsplan. Uitgaande van de lange termijn planning en de inversteringsplanning stelt de directie gezamenlijk met de afdelingsHoofden, rekening houdend met actuele- en korte termijn ontwikkelingen een jaarplan op.De administratie vertaalt dit in een jaarbegroting en in de uurtarieven voor het inzetten en ter beschikking stellen van personeel. De directie autoriseert de jaarbegroting.

• Automatisering De automatisering resulteert onder de administratie. Alle afdelingen maken gebruik van standaardprogramma’s. Nieuwe en gewijzigde programma’s worden voor de ingebruikname getest door de gebruikers. De toegang is beveiligd door het gebruik van user ID’s met password, conform de competentietabel. Deze competentietabel bevat de bevoegdheden van de verschillende gebruikers en stemt overeen met de functiescheiding die tussen de afdelingen aanwezig is. Het geautomatiseerde systeem (systeem) vervaardigd controletotalen die gebruikt worden bij de controle van de integriteit van de gegevensverzamelingen en op de volledigheid van de gegevensverwerking. Dagelijks vinden back-upprocedures plaats. Back-ups worden ook op een externe locatie bewaard. Met de leverancier is een overeenkomst gesloten inzake service en vervangende programmatuur. De hertstartprocedures worden regelmatig getest.

• Management informatie De directie ontvangt periodiek de volgende informatie, voorzien van vergelijkende cijfers van de begroting, de voorgaande periode en de vergelijkbare periode van het voorgaande jaar. De informatie (inclusief vergelijkende cijfers) betreft zowel de periodemutatie als ook de cumulatieve standen, in totalen als ook uitgesplitst per periode.

Bestanden Restauratieproces

Clientenbestand • NAW (stamgegevens) (A + B) • Clientnummer (stamgegevens) (A + B) • Kredietwaardigheid (A + B) • KvKnr (stamgegevens) (A) • BTW nr (stamgegevens) (A + B) • Bankgegevens (A + B) o Banknaam o Bankrekeningnummer IBAN o NAW Bank • Betalingscondities bijv (A + B) o Bankgarantie o BTW percentages o Kredietbeperking o Kwantumkorting • Leveringscondities bijv (A) o Restauratieduur o Aanbetalingsvoorwaarden o Wijze van transport o Aansprakelijkheids voorwaarden • Restauratie omschrijving (A) • Prijzen (A+B) • Garantievoorwaarden (A) • Klachtenregistratie (A)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Debiteurenadministratie ingevoerd. De met een B aangegeven velden worden door Hoofd Debiteurenadministratie gecontroleerd en gefiatteerd.

Personeelsbestand • NAW (stamgegevens) (A + B) • Geboortedatum (stamgegevens) (A) • Personeelsnummer (stamgegevens) (A) • Functie (A) • Dorleentarief (A + B) • Loon (A + B) • Datum in dienst (stamgegevens) (A) • Burgerlijke staat (A)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker P&O ingevoerd.
De met een B aangegeven velden worden door Hoofd P&O gecontroleerd en gefiatteerd.

Opdrachtenbestand
Opdrachtgever (A)
Restauratietijd (A)
Omschrijving (A)
Restauratiefasen (A)
Prijsaanbieding (A + B)
(aantal) termijnbetalingen (A + B)
Benodigde capaciteit (A + B)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Restauratie ingevoerd.
De met een B aangegeven velden worden door Hoofd Restauratie gecontroleerd ne gefiatteerd.

Grootboekbestand • Te verzenden facturen (A + B) • Verzonden facturen (A) • Te ontvangen betalingen (A + B) • Ontvangen betalingen (A)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Grootboek ingevoerd.
De met een B aangegeven velden worden door Hoofd Grootboek gecontroleerd en gefiatteerd.

Case 5 Reparatie van historische vliegtuigen

Hieronder volgen de te onderkennen aandachtspunten en attentiepunten bij de restauratie van historische vliegtuigen door Dutch Air Affairs (DDAA).

• Typologie De huishouding van de reparatieafdeling van Dutch Air Affairs (DDAA) kan worden omschreven als een combinatie van dienstverlening en stukproductie. Dit komt tot uiting in het feit werkzaamheden uit hoofde van de garantie verplichtingen -waaronder onderhoudswerkzaamheden- vallen onder de noemer dienstverlening en tevens vind er een “omzetting” plaats door middel van reparatie- en spuitwerkzaamheden. Er is sprake van “stuk”productie aangezien alle werkzaamheden plaatsvinden op basis van individuele afspraken met klanten.

• Attentiepunten

1. De receptie maakt afspraken met klanten met betrekking tot het uitvoeren van onderhouds, spuit en reparatiewerkzaamheden. Tevens verzorgt de receptie de ontvangst en afgifte van de vliegtuigen waaraan de werkzaamheden dienen te worden verricht en planning van de werkzaamheden. Hier is dus sprake van functie vermenging van verschillende taken (functies) namelijk het maken van afspraken (“verkoop”), het verzorgen van ontvangst (“magazijn”) het plannen van werkzaamheden (“productie”)
2. De kosten voor de werkzaamheden bestaan uit een variabel deel (bestede manuren, verbruikt materiaal en gebruikte apparatuur) en een vast deel (vaste prijzen voor onderhoudsbeurten op basis van het type vliegtuig)
3. Er worden impulsen voor opdrachten gegeven door zowel klanten zelf als vanuit verzekeringsmaatschappijen. Het gevaar bestaat dat de uitkering die door de verzekeringsmaatschappij wordt gedaan niet alle kosten dekken die door in verband met de reparatiewerkzaamheden worden gemaakt. Dit kan leiden tot 1. hogere kosten ( lagere winst voor DDAA of voor hogere kosten voor de klant. Een goede communicatie is dan ook gewenst.
4. De receptie is verder verantwoordelijk voor het factureren van de uitgevoerde werkzaamheden. Er is hier sprake van functievermenging.
5. Facturering wordt gedaan na uitvoering van de werkzaamheden. De werkelijke kosten kunnen dus afwijken van de geprognosticeerde kosten.
6. Vanuit de garantieverplichtingen kunnen kosten gemaakt worden die niet gebudgetteerd zijn. Dit risico kan afgedekt worden door het aanleggen van voorzieningen.

• Controletechnische functiescheiding
De omvang van de huishouding biedt voldoende mogelijkheden tot controle technische functiescheiding. De verdeling van de taken zoals deze zijn aangegeven in de tekst zijn echter onvoldoenden en leiden tot onacceptabele risico’s. In de reparatieafdeling heeft de receptie! zowel de beschikkende functie (maken van afspraken = binden van de organisatie aan derden), registerende functie (verzorgen van ontvangst en afgifte van vliegtuigen) èn uitvoerende functie ( het factureren achteraf van de uitgevoerde werkzaamheden)

Tevens is er sprake dat de receptie werkzaamheden uitvoerd in de verschillende fasen/processen in het proces namelijk werkzaamheden in het “verkoopfase” (maken van afspraken met klanten), het financieel logistieke proces ( verzorgen van ontvangst en afgifte van goederen)

• Begroting Op basis van de marktpositie en de verwachte toekomstontwikkelingen op langere termijn met betrekking tot het uitvoeren van reparaties, onderhoud-, en spuitwerkzaamheden steld de directie een lange termijn planning op alsmede een daarvan afgeleide investeringsbegroting en voorzieningen voor het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden welke voortkomen uit de garantieverplichtingen van de organisatie. Uitgaande van de langetermijnplanning en de investeringsplanning steld de directie samen met het afdelingshoofd van de afdeling reparatie en onderhoud een jaarplan op voor de verwachte werkzaamheden en de daarvan afgeleid de voorraden, inkopen en kosten. De administratie vertaald dit in een jaarbegroting en in de verrekenprijzen voor manuren, materialen en machineuren. De directie autoriseert de begroting en de tarieven.

• Managementinformatie Informatiebehoeften planningsfunctie: • De afstemmingsmogelijkheden op het verkoopplan qua assortiment en hoeveelheden o De ontwikkeling van de bezettingsgraad van het productieapparaat (per machine, installatie, soort intern transport, personeel) o De technologische ontwikkelingen zowel ten aanzien van apparatuur als programmatuur.

Bovengenoemde informatie is nodig om o Tijdig tot uitbreiding en of vervanging van productiemiddelen te kunnen overgaan en tijdig eventuele veranderingsprocessen te kunnen voorbereiden. o De werkzaamheden zowel bij de productievoorbereiding als bij de uitvoering te kunnen versnellen, nauwkeuriger te doen uitvoeren en/of tegen lagere kosten. • De doelmatigheid o Het gaat hierbij om een make or buy beslissing gebaseerd op de eigen kostprijs en informatie over de prijzen van externe leveranciers. Hierbij zal ook rekening moeten worden gehouden met de risico factor van de leverbetrouwbaarheid van de betrokken leveranciers, hetgeen een extra informatiebehoefte genereert. • Klantenservice o In geval een opdracht niet of niet tijdig kan worden uitgevoerd, kan de opdracht worden uitbesteed aan derden waabij de kwaliteitscontrole door het eigen bedrijf wordt verricht

Informatiebehoefte controlfunctie • De randvoorwaarden voor het doelmatig vervaardigen van producten zoals o Gestelde kwaliteitseisen o Milieuvereisten o ARBO-wet vereisten o Levertijd of productietijd o Flexibiliteit • De effectiviteit en doelmatigheid van de productievoorbereiding o De doorlooptijd per fase per voor te bereiden order en de daaraan verbonden kosten. o De voorbereidingskosten als percentage van de productiekosten o De verhouding direct productieve uren / indirect productieve uren / afwezigheidsuren • De doelmatigheid van de productieuitvoering o De bezetting van machines, installaties, en intern transport, waarbij tevens informatie is te verstrekken over storingen, onderhoud, insteltijden, o De doorlooptijd per productiefase. Deze is mede afhankelijk van de routing en van wachttijden. o De verhouding directe en indirecte uren per fabrikageafdeling o Uitval en afval o Klachten over geleverde grondstoffen en of materialen o Klachten van opdrachtgevers. • De financiele resultaten o Budget resultaten o Resultaten meer of minder werk o Efficiency-, bezettings-, calculatie en prijsverschillen o De onderhanden werk uitgedrukt in aantal weken of maanden

Bestanden Reparatieproces

Clientenbestand • NAW (stamgegevens) (A) • Kredietwaardigheid (stamgegevens) (A+B) • Kredietlimiet (stamgegevens) (A+B) • Historie mbt (A) o aankopen o uitgevoerde reparaties o vragen, klachten o rekeningnummer (stamgegevens) o handtekening (stamgegevens) o kopie identiteitsbewijs o contactgegevens o telefoonnummer (stamgegevens) o faxnummer (stamgegevens) o emailadres (stamgegevens)
De met een A aangegeven velden worden door medewerker Receptie ingevoerd.
De met een A+B aangegeven velden worden door de medewerker Receptie ingevoerd en doo het hoofd financien gecontroleerd en gefiatteerd.

Tarievenbestand • Machine-uurtarief (A) • Manuurtarief (A) • Normverbruik materialen (A)
De met een A aangegeven velden worden door het hoofd Reparatie ingevoerd.

Opdrachtenbestand • Clientnaam en –nummer (A) • Opdrachtnummer (A) • Opdrachtomschrijving (A) • Datum registratie opdracht (A) • Datum start opdracht (A+B) • Datum oplevering opdracht (A)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Receptie ingevoerd
De met (A+B) aangegeven velden worden door het hoofd Reparatie gecontroleerd en gefiateerd.

Ontvangstbestand • Omschrijving goederen (A+B) • Hoeveelheid goederen ( aantal stuks) (A+B) • Staat van ontvangen goederen. (vaststellen van schade etc) (A+B) • Datum en tijd van ontvangst (A) • Opdrachtnummer (A) • Cliëntnaam en –nummer (A)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker reparatie ingevoerd.
De met een B aangegeven velden worden door Hoofd Reparatie gecontroleerd en gefiatteerd.

Uitgiftebestand • Omschrijving goederen (A) • Hoeveelheid goederen (A+B) • Staat van uit te geven goederen (A+B) o Gerepareerd o Niet gerepareerd ▪ Van werkplaats ▪ Naar werkplaats • Opdrachtnummer (A) • Cliëntnaam en –nummer (A)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Reparatie ingevoerd.
De met een A+B aangegeven velden worden door Hoofd Reparatie gecontroleerd en gefiatteerd.

Planningbestand • Datum (A) • Tijd (A) • Opdrachtnummer (A) • Clientnummer (A)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Receptie ingevoerd en door het hoofd Reparatie gecontroleerd en gefiatteerd.

Afvalbestand • Omschrijving (A) • Hoeveelheid (A) • Gewicht (A)
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Reparatie ingevoerd en worden door Hoofd Reparatie gecontroleerd en gefiatteerd.

Case 6 Verhuur van historische vliegtuigen

Hieronder volgen de te onderkennen aandachtspunten en attentiepunten bij de verhuur van historische vliegtuigen door Dutch Air Affairs (DDAA).

• Typologie De huishouding wordt getypeerd als diensverlening waarbij de dienstverlening bestaat uit specifieke reservering van ruimte. De AO/IC met betrekking tot de volledige opbrengstverantwoording is daarom gericht op de effectiviteit en doelmatigheid van de organisatie.

• Attentiepunten 1. Er is niet vastgelegd hoe de prijs wordt bepaald bij welke periode. Wat is een lange en wat is een korte periode dus wanneer wordt de prijs bepaald op basis van een prijstabel en wanneer wordt de prijs individueel bepaald. 2. Heeft de afdeling bewaring de juiste technische kennis om te kunnen bepalen wat de technische staat voor en na verhuur is. Dus is het wel veilig als de vliegtuigen door de afdeling bewaring gecontroleerd wordt.

• Controletechnische functiescheiding De omvang van de huishouding biedt voldoende mogelijkheden tot controletechnische functiescheiding. Echter, de verdeling van de taken zoals die in de tekst is weergeven dient aangepast worden zodat de afdeling onderhoud en restauratie verantwoordelijk is voor de technische staat van de vliegtuigen te betalen voor en na verhuur. De medewerker van de receptie is naast het opnemen van restauratieopdrachten ook verantwoordelijk voor het opnemen van verzoeken met betrekking tot de verhuur van vliegtuigen en het eventueel inhuren van een piloot. De afdeling bewaring

• Begroting Op basis van de marktpositie en de verwachtte toekomstontwikkelingen op langere termijn met betrekking tot de verhuur van historische vliegtuigen stelt de directie een lange termijn planning op, alsmede een daarvan afgeleid investeringsplan voor de aanschaf van de benodigde productiemiddelen, opslag en personeel. Uitgaande van de lange termijn planing en de investeringsplanning stelt de directie gezamenlijk met het hoofd Verhuur en Reparatie een jaarplan op voor de verwachte verhuur en daarvan afgeleid de voorraden, inkopen en kosten. De administratie vertaalt dit in een jaarbegroting en in de tarieven voor verhuurvergoedingen en de plaatsing van piloten. De directie autoriseert de begroting en tarieven.

• Management informatie De directie ontvangst periodiek de volgende informatie, voorzien van vergelijkende cijfers van de begroting, de voorgaande periode en de vergelijkbare periode van het voorgaande jaar. De informatie betreffen zowel de periode-mutatie als ook de cumulatieve standen, in totalen als ook per aantal uren verhuurde toestellen, en vergoedingen voor de piloten.

• Bestanden Verhuurproces

Cliëntenbestand • NAW (stamgegevens) (A) • Kredietwaardigheid (stamgegevens) (A+B) • Kredietlimiet (stamgegevens) (A+B) • vragen, klachten (A) • rekeningnummer (stamgegevens) (A) • handtekening (stamgegevens) (A+B) • kopie identiteitsbewijs (A) • contactgegevens (stamgegevens) (A) o telefoonnummer o faxnummer o emailadres
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Receptie ingevoerd.
De met een A+B aangegeven velden worden door Medewerker Receptie ingevoerd en Hoofd receptie gecontroleerd en gefiatteerd.

Materieelbestand • Naam toestel (A) • Type toestel (A) • Nummer toestel (A) • Technische staat toestel (A+B) o Gereed o In onderhoud o In reparatie
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Verhuur ingevoerd.
De met een A+ B aangegeven velden worden door Medewerker Verhuur ingevoerd en Hoofd
Verhuur gecontroleerd en gefiatteerd.

Tarieftabel • Prijzen per afgelegde vliegmijl bij verhuur korter dan een week • Prijzen per dag(-deel) voor huur van een vliegtuig langer dan een week • Dagvergoeding voor inhuur piloot
De met een A aangegeven velden worden door Medewerker administratie ingevoerd en door
Hoofd Administratie gecontroleerd en gefiatteerd.

Opdrachtenbestand • Naam client (A) • Nummer client (A) • Datum invoer (A) • Datum van verhuur (A) • Duur van verhuur (A) • Type toestel dat client wil huren (A) • Indien van toepassing de naam van de piloot die wordt ingehuurd. (A)

De met een A aangegeven velden worden door Medewerker Verhuur ingevoerd.en worden door Hoofd Verhuur gecontroleerd en gefiatteerd.

Processen • Aanvraag cliënt o Nagaan of client al een bestaande relatie is en zo niet de kredietwaardigheid onderzoeken o Nagaan of en zo ja wanneer het te huren vliegtuig beschikbaar is • Offerte o Conceptovereenkomst toezenden/overhandigen aan client • Opdracht o Ontvangst getekende schriftelijke huurovereenkomst o Opdrachtgegevens invoeren in het systeem • Beschikbaarstelling o Opdracht tot uitgifte gevraagd o Aanwijzing door medewerker van te huren toestel o Onvangst uren, kilometer verantwoording o Controle en invoer van gecontroleerde verantwoordingen • Retourontvangst o Melding retourontvangst o Ontvangst inspectierapport o Onderhouds opdracht met voorcalculatie. Gegevens invoeren in systeem evenals de werkelijke reparatiekosten. • Facturering en factuurafwikkeling • Onderhoud o Onderhoudsopdracht volgens onderhoudsschema o Invoeren in systeem: code vliegtuig, voor calculatorische gegevens, bestede uren, gebruikte onderdelen/materialen.