Typologie:
De activiteiten van Biozuivel zijn te typeren als heterogene massaproductie (reguliere houdbare melk) en serie –stuk productie (speciale producten op order basis)
Aanknopingspunten bij de controle op de volledigheid van de opbrengstverantwoording zijn daarom vooral de verbanden in de goederenbeweging (liters melk),omzettingsnormen, de standaardkostprijzen en de periodieke afdelingsgewijze voor- en nacalculatie, inclusief verschillenanalyses. Het vetgehalte kan gezien worden als de rode draad, aangezien deze van begin tot eind gevolgd kan worden.
Randvoorwaarden:
a. Begroting
Op basis van de marktpositie en de verwachte toekomstontwikkeling (bv groei naar 15% marktaandeel, ontwikkeling marktprijzen voor melk) stelt de directie met de afdeling verkoop een lange termijn omzetplanning op, alsmede een daarvan afgeleide investeringsplannig voor b.v. de tankauto’s, ketels en andere productiefaciliteiten. Het meerjarenplan en de verwachtingen voor de nabije toekomst vormen de basis voor het verkoopplan op korte termijn (verwachting afzet reguliere en speciale producten, gewenste marge en verkooptarieven) en het daarvan afgeleide productie- en inkoopplan, die worden opgesteld door de directie in overleg met de afdelingshoofden. Op basis hiervan sluit de aanvoerafdeling contracten met boeren voor melk.
De Administratie vertaalt deze plannen naar een begroting en leidt daaruit de tarieven af voor de mens- en machine-uren. Verder worden hier uit afgeleid de standaard kostprijzen voor de reguliere producten (inclusief een opslag voor vervoer door derden) en de normverbruiken voor de orderproductie. De verkooptarieven komen tot stand op basis van de marktomstandigheden en de gewenste brutomarge. Deze plannen, budgetten en tarieven worden gecomplementeerd met en liquiditeitsbegroting en geautoriseerd door de directie.

b. Uitgangspunten delegatie
De directie heeft richtlijnen en procedures uitgevaardigd met betrekking tot:
- aanvoer t.a.v. kwaliteits keurmerk
- laboratorium t.a.v. afwijkingstabel standaardwaarden (gebruik correcte maatstaven)
- bewaking houdbaarheid (meetapparatuur)
-magazijn t.a.v. beveiliging en inventarisatie
- productie t.a.v. productieresultaten (bezettings- en efficiencyresultaten)
- expeditie t.a.v. tijdige aflevering (leverbetrouwbaarheid) en optimale benutting transportcapaciteit
- verkoop t.a.v. de omzet en brutomarge

c. Controletechnische Functiescheiding
De omvang van de organisatie biedt voldoende mogelijkheden tot functiescheiding. In de organisatie moeten de volgende functiescheidingen zijn aangebracht:
-beschikken (aanvoer, verkoop), bewaren (magazijn), controle kwaliteit (laboratorium), uitvoeren (productie), registratie (administratie) en controle (hoofd administratie).

d. Automatisering
Biozuivel beschikt over een ERP-configuratie systeem (SAP) warbij inkoop- productie- en verkoopprocessen zijn geautomatiseerd en geïntegreerd.

Elektronische toegang tot het bedrijfsnetwerk is mogelijk vanuit de interne werkplek, maar ook via een externe verbinding. Inloggen kan middels een unieke inlognaam en wachtwoord. Toegang vanaf een externe locatie is alleen mogelijk via een beveiligde lijn, waar eveneens middels een combinatie van inlognaam en wachtwoord, alsmede via een pincode en een random key-generator toegang kan worden verkregen tot het bedrijfsnetwerk (virtual private network). De afnemers van de reguliere producten kunnen via de website toegang krijgen tot het informatiesysteem, zodat zij op deze wijze de leverbaarheid van de producten kunnen vaststellen en orders kunnen plaatsen.
Deze afnemers hebben ook een unieke gebruikersnaam en wachtwoord om deze toegang te krijgen. De rechten op het systeem zijn voor hen zodanig beperkt dat alleen de vereisten functionaliteiten beschikbaar zijn. Het overige bedrijfsnetwerk is afgeschermd voor deze groep gebruikers. Om de juistheid, volledigheid en integriteit van de data te allen tijde te borgen, zijn de volgende aanvullende maatregelen genomen: * Biozuivel beschikt over up-to-date antivirus software van een bekende leverancier; * Biuzuivel beschikt over up-to-date firewalls * Biozuivel beschikt over een procedure van toegangscontrole met inlognaam en wachtwoord. Tevens worden geautomatiseerd de managementrichtlijnen opgevolgd voor wat betreft wijzigen van wachtwoorden. * Biozuivel maakt gebruik van data encryptie. * Afspraken gemaakt met software leveranciers over software updates en -patches; * Toegang tot het fysieke bedrijfsnetwerk (serverruimte) is afgesloten van de organisatie en alleen voor bevoegden bereikbaar met behulp van sleutel en toegangscode. Dit is tevens ter bescherming tegen brand- en waterschade en overige invloeden van buitenaf. * Bioizuivel maakt gebruik van elektronische handtekeningen en certificaten. * Biozuivel heeft een backup en recovery plan. * Er zijn afspraken gemaakt met derden voor het gebruik van uitwijkfaciliteiten ingeval van calamiteiten, welke eveneens regelmatig getest wordt. * Autorisaties in het systeem zijn ingericht overeenkomstig de geldende functies.

Aan de gebruikersnaam hangt een competentie tabel welke de rechten en toegangsrestricties van de individuele gebruikers regelt. Het aanmaken van gebruikers kan alleen uitgevoerd worden door afdeling automatisering. De medewerkers van afdeling automatisering hebben geen toegang tot de operationele tabellen van de organisatie. De rechten die zijn toegekend aan de werknemers worden periodiek gecontroleerd door een medewerker van de afdeling administratie. Hoofd automatisering rapporteert regelmatig over de prestaties van het systeem, incidenten en calamiteiten, de analyse van oorzaken en getroffen maatregelen;

De logische toegang tot programma’s en gegevensbestanden is beveiligd door de opname in het systeem van de functiematrix waarin van alle gebruikers de username/password combinatie gekoppeld is een door de directie geaccordeerde competentietabel.

Administratieve controles en analyses
Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van totaalcontrole. De financiële administratie vormt een netwerk van controletotalen waarmee het effect van de mutaties op de posities kan worden vastgesteld: inkopen leiden tot toename schulden en toename van de voorraden en verkopen leiden tot afname van voorraden en toename van debiteuren (verkoop op rekening). Zo kan een aansluiting worden gemaakt op de goederenbeweging melk (liters en melkvet).
Verder wordt er ook gebruik gemaakt van zachtere verbandcontroles om de aanvaardbaarheid van kosten te toetsen door relaties te leggen tussen b.v. transportkosten, verwachte aanvoer melk en inzet van vrachtauto’s of tussen b.v. verbruik verpakkingen en afvulgegevens naar inhoudmaat.
De administratie zal getoetst moeten worden op betrouwbaarheid door het vaststellen dat alleen geautoriseerde basisgegevens (orders, facturen) ingevoerd en verwerkt worden, vervolgens dat deze basisgegevens juist en volledig zijn (door toepassen verbandscontroles) en tenslotte dat de opgebouwde standen en posities in de administratie overeenstemmen met de werkelijkheid. Dit laatste gebeurt dan door het toepassen van ontstaan, bestaan- en afloopcontroles, ouderdomsanalyse en inventarisatie.

Op het moment dat blijkt dat de administratie betrouwbaar is, biedt zij mogelijkheid voor financieel economische analyses; vergelijkingen met begrotingen, budgetten en verwachtingen, maar ook cijferbeoordeling op veronderstelde samenhangen en vergelijkingen met externe gegevens. Er kunnen beoordelingen gegeven worden op: * beoordeling afzet-, en omzet en margeontwikkelingen per product afnemersgroep en verpakkingseenheid * beoordeling ontwikkeling inkoopprijzen melk, kwaliteit ontwikkeling in aangevoerde melk (vetgehalte) in relatie tot aanpassingen verkoopprijzen * ontwikkeling marktaandeel * margebeoordeling naar productgroep en afnemersgroepen

Vraag 2: Noem en motiveer belangrijke specifieke risico’s met betrekking tot de verantwoording van opbrengsten en kosten en maatregelen om deze risico’s te verminderen.

Risico | Preventieve maatregelen | Repressieve maatregelen | Behoud keurmerk / naleven van de specifieke kwaliteitseisen | • Opstellen, vaststellen en communiceren van de kwaliteit eisen• vaststellen en autoriseren van toetsingcriteria• criteria opnemen in contract met boeren | • Kwaliteitscontrole ontvangen producten door toetsing naleving door chauffeur en laboratorium (uitvoercontrole)• inhoudelijke review gesloten contracten | Houdbaarheid verpakte melk (6mnd) en controle daarop | • Vaststellen en autoriseren richtlijnen mbt houdbaarheid standaarden• duidelijke en complete administratie bij de aanvoer van goederen, gedurende productie en opslag
• acties voorschrijven mbt vervallen datum | • Periodieke beoordeling economische en technische voorraad (inventarisatie)• toetsing op correcte administratie bij aanvoer• beoordeling acties op vervallen houdbaarheid. | Juistheid inkoopprijs melk (kan verschillen door afwijkingen standaardgehalte van vet & mineralen) | • vaststelling en autorisatie tabel op standaardprijs en afwijkingentabel• toekennen bevoegdheden om tabel aan te mogen passen | • Per aanvoer tabelgegevens vastleggen en invoercontrole hierop | Aansluiting van aangevoerde melk en de wekelijkse afrekening daarvan. |

• aanvoerplanning o.b.v. boeren met koeltank• functiescheiding tussen transport, opslag en administratie
• voorschriften hoe dagelijkse aanvoer wordt vastgelegd |
• aansluiting tussen geplande en werkelijke aanvoer• toetsing afloop aangevoerde en afgerekende melk• inventarisatie | Vaststelling juistheid verkoopprijs regulier product | • vastleggen en autoriseren prijslijst• toekennen bevoegdheden tot aanpassen | • invoer- en verwerkcontrole op mutaties• cijferbeoordeling op effect prijsaanpassingen | Vaststelling juistheid verkoopprijs regulier product | • functiescheiding tussen verkoop (vaststellen order en verkoopprijs), en betaling facturen (administratie)• vaststellen en autorisatie van richtlijnen hoe de prijs van speciale producten tot stand komt (kostprijzen, opslag etc) en van de bevoegdheden tot het sluiten van de overeenkomst• vaststellen en autoriseren van protocol dat bij het geven van kortingen goedkeuring door directie gegeven moet worden | •regelmatige cijferbeoordeling op de verkopen uit speciale producten• toetsing of gegeven kortingen zijn geautoriseerd door de directie | Transportkosten derden | • vastlegging en autorisatie afspraken met derden•vastlegging en autorisatie van bevoegdheden tot goedkeuring contract | • toetsing naleving van de afspraken in het contract•controle inkoopfacturen op aansluiting met vervoerde vrachten, kwaliteit, contractprijs.• controle vrachtprijs |

Vraag 3 beschrijf het administratie proces met betrekking tot de verantwoording van de aanvoer.

Aanvoer:

Impuls:
Op basis van de stand van de reeds afgesloten contracten, de voorraadpositie, de houdbaarheidsgegevens van actuele voorraad, de beschikbare capaciteit van de productieafdeling, laboratorium en magazijn, maakt de commercieel directeur een wekelijkse inkoopplanning. De aanvoer afdeling ontvangt een geautoriseerd exemplaar. Een kopie daarvan gaat naar administratie en hoofd productie.
Inkoop:
Uitgaande van de inkoopplanning kopen de inkopers melk in bij de boeren en geven de gegevens door aan de inkoopafdeling en administratie. Een medewerker van de inkoopafdeling legt vast: inkoper, specifiek nummer van de boer, soort product, kwaliteitsklasse, hoeveelheid, prijs en aanleverdatum. Systeem kent doorlopend uniek partijnummer toe en invoer wordt getoetst op bestaanbaarheid artikelcode (mbt de verschillende melkleveranciers) en kwaliteitsklassen, redelijke omvang en leverdata.
Controle op de invoer bij de afdeling aanvoer wordt gedaan door de administratie aan de hand van door hoofd inkoop getekend contract. Ook doen zij een check bij de stichting ‘Natuur en Zuivel’ of de boer nog aan alle keurmerken voldoet.
Voorraad administratie en inkoopplanning worden direct bijgewerkt. Te ontvangen melk en te ontvangen nota’s zullen toenemen. Commercieel directeur bewaakt dagelijks voortgang en realisatie inkoopactiviteiten en gerealiseerde prijzen

Ontvangst
Twee keer per week wordt de melk opgehaald bij de boeren met eigen tankauto’s. Tijdens het overbrengen van de melk uit de opslagtank naar de tankauto neemt de chauffeur van de tankauto een monster van de melk. Dit monster wordt verzegeld en door middel van het vier ogenprincipe moet gecontroleerd worden dat het om dezelfde melk gaat wanneer het bij het lab aankomt. Bij aankomst bij de fabriek wordt door het laboratorium dit monster onderzocht op vetgehalte en een aantal biologische mineraalwaarden. De kwaliteit wordt getoetst en apart bevestigd in de voorraad administratie alvorens de melk vrij te geven voor verdere verwerking. De door de boer geleverde hoeveelheid melk wordt tijdens het overbrengen elektronisch gemeten en de boer ontvangt hiervan een bon van de chauffeur. De door de tankauto’s per dag verzamelde melk wordt bij aankomst op het bedrijf bewaard in koeltanks.
Melk wordt ontvangen door de afdeling magazijn. Een functionaris, niet betrokken bij de verwerking zelf, weegt de ontvangen partij en meldt deze op basis van het leveranciersnummer (op vrachtbrief) als ontvangen in inkooporderbestand. Inkooporder bestand en voorraad administratie worden nu bijgewerkt.
Aan het einde van de week wordt door biozuivel voor iedere leverancier een afrekening opgemaakt en verzonden. De aan de boeren te betalen prijs is gebaseerd op een standaardgehalte van het vet en mineralen. De door het laboratorium vastgestelde afwijkingen van de standaardwaarden wordt een prijscorrect volgens een tabel op de standaardprijs toegepast. De betaling van de melkgelden vindt plaats binnen acht dagen na verzending van de afrekening. Afdeling administratie ontvangt de nota’s en voert in bestand ontvangen inkoopfacturen: factuurnummer, leveranciercode, partij nummer, soort melk, kwaliteitsklasse en prijs. Na vaststelling overeenstemming tussen bestel- ontvangst en factuurgegevens worden ontvangen facturen automatisch verwerkt in het crediteuren bestand.
Hoofdadministratie stelt vast:
Dagelijks: ontvangen melk = gefactureerde melk = toename voorraad te bewerken melk = afname te ontvangen melk = afname te ontvangen nota’s
Wekelijks: gepland in te kopen melk = ingekochte melk.