CASO: SOUTHEASTERN UNIVERSITY
Datos Relevantes
Políticas de la Universidad (es necesario la aprobación del área de compras antes de adquirir un compromiso con los proveedores) pues ya tiene establecidos procesos.
La universidad es considerada una de las más grandes del estado.
Posee organigrama del departamento de compras.
Funciones del departamento de compras (cada requerimiento que llegue al área deberá sellar con fecha - hora y verificar la firma quien autoriza en algunos casos el área de finanzas apoyara con la cuenta se apruebe, verificaría los impuestos y el estatus del proveedor y clasificación del producto.)
El departamento de adquisiciones tenía tres grupos de compradores (cada uno manejaba 20 requisiciones por día).
El departamento de compras posee una base de datos grande (1200 proveedores) los cuales eran evaluados cada cierto periodo de años.
Dispone de un formulario de cotizaciones (RFQ) donde se detallaba la descripción del producto, cantidad, punto FOB y términos de pago.
El volumen de compras ascendía a 75 millones de dólares en bienes y servicios cada año.
Objetivo del departamento de compras es conseguir mayores ahorros en costos.Hay cierta cantidad de casos con respecto a compras hechas por parte de otras áreas que no cumplen con los procedimientos para las compras.
ANÁLISIS DE LA SUTHEASTERN UNIVERSITY
III. CONCLUSIONES
1. Ejecutar el Plan de Acción definido en el Análisis Causa – Efecto para el área de Compras.
2. Debemos de iniciar el cumplimiento de la política de compras por lo tanto los usuarios deberán de esperar la evaluación de los proveedores de acuerdo a los montos de compra de bienes o servicios establecidos.
3. Recabar mayor información respecto al caso, dado que no se presenta un análisis de factibilidad por la compra del equipo.
IV. RECOMENDACIONES
1. No aceptar la Compra realizada por Walter Charbonneau por el equipo, puesto que debe de seguir los siguientes pasos:
1.1 Remitir su requerimiento al área correspondiente.
1.2 El área de Compras evaluará proveedores en base a comparativo de precios, tiempo de entrega, calidad y servicio post venta cual es la mejoropción.
1.3 De cumplir los pasos anteriores el proveedor de Wálter entraría a la licitación.
2. Evaluar el análisis costo-beneficio de la compra del equipo y si verdaderamente mejora la rentabilidad de la Universidad, evaluando opciones de tercerización o alquiler por dicha actividad que se realiza por cortos periodos al año.
V. LLUVIA DE IDEAS
Falta de integración entre la cadena de valor de la universidad Southeastern University.
Falta una correcta capacitación sobre los procesos de compras y cumplimiento de las políticas y procedimientos de compra; y las implicancias en las utilidades de la organización.
Desconocimiento del flujo y canales para el abastecimiento de suministros, equipos, etc.
No se cumple con las negociaciones sobre las ofertas competitivas y contratos a largo plazo.
Demasiados proveedores
Usando las 5 fuerzas de Porter vemos que la universidad no tiene poder de negociación de los proveedores.
Incumplimiento con la toma de decisiones que va alineada a los proveedores y al proceso de adquisiciones con metas y estrategias organizacionales para asegurar un valor al corto y largo plazo de los fondos que se gasta.
Falta de liderazgo del área de compras.
El no tener una gestión efectiva de compras y suministros; nos lleva a no tener éxito organizacional por falta de un desempeño efectivo y eficiente.
Al comprar con un proveedor no calificado, la organización puede perder los requisitos de regulaciones ambientales, de seguridad y de tipo financiero; añadido para asegurar el suministro y la ventaja competitiva.
Implementación de un sistema integrado de gestión administrativa.
Al perder el control de los proveedores; la cantidad de dinero que la organización gasta sería alarmante.
No cuentan con políticas de aprobación de compras según el valor de las mismas.
No existe información que evidencia homologación de proveedores.
Análisis
Southeatern University es una universidad pública, una de las más grandes en el estado, y se puede observar oportunidades de mejoras en la administración de suministros con el fin de mejorar valor a la institución. Como en el caso, el departamento de adquisiciones cuenta con políticas y procedimientos establecidos, pero estas no son consideradas o respetadas al momento de la adquisición de un bien o servicio por parte de los usuarios o cliente internos.
Por otro lado el objetivo y las funciones del departamento de compras están alineados, con las políticas de la universidad, pero cada año se firma contratos con proveedores sin la aprobación del departamento de adquisiciones.
Problema
El incumplimiento de las políticas y procedimientos del departamento de adquisiciones de la universidad tanto de los usuarios y clientes internos, se debe a la falta de liderazgo del departamento de compras.
Solución del problema
Que debemos hacer con la máquina:
Primera opción: Comunicar a Walter que vamos a respetar y hacer cumplir las políticas y procedimientos del departamento de suministros. Luego comunicar al proveedor que se va a devolver dicha maquina por que no cuenta con la previa autorización del departamento y de la institución.
Segunda opción: Negociar con el proveedor para adquirir un descuento o servicio adicional y la cancelación (mencionar que existe tres cotizaciones con mejores precios y beneficios).
Tareas para evitar que este tipo de situaciones se repitan:
Reuniones con los diferentes líderes de cada departamento para comunicar que deben cumplir el proceso ya establecido del departamento de adquisiciones.
Fortalecimiento en difundir las políticas y procedimientos del departamento de adquisiciones en forma específica y sencilla a las diferentes áreas de la universidad, y de igual manera a nuestros proveedores.
No se aceptará la entrega de bienes y servicios a la institución sin la previa autorización del departamento de adquisiciones y sin orden de compra.
Reorganizar el departamento de compras, con la finalidad de transferir actividades o tareas entre las áreas y así puedan analizar y planificar las compras para la institución y mejorar valor.
CASO SPARTAN HEAT EXCHANGERS 