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MBA TRUJILLO X PROMOCION

CASO: ADUANAS DEL PERU

ALUMNOS: 1. Alvarado Quintana, Jorge 2. Paredes Silva, Roger 3. Alfaro Rosas, Jorge 4. Ticona Huamán, Edwing

PROFESOR : Phd. Martin Santana

CURSO : Gerencia de Tecnologías de Información

Trujillo, setiembre de 2013

RESUMEN EJECUTIVO

Bajo el escenario actual en que se lleva a cabo el comercio mundial, donde cada vez existen menos barreras para el intercambio de bienes y servicios, las aduanas juegan un papel importante, como parte del rol del estado para generar bienestar en nuestra sociedad.

La política comercial es uno de los pilares fundamentales para determinar la eficiente asignación de los recursos productivos y así maximizar el bienestar de la población. Para ello, la política comercial en nuestro país incluye un conjunto de instrumentos de política económica que permiten asegurar la libre comercialización de bienes y servicios, tales como aranceles, reglas de origen, procedimientos aduaneros, entre otros. Sin embargo, el crecimiento continuo de los volúmenes de comercio y los consecuentes riesgos existentes tienden a generar “cuellos de botella” en las cadenas de transporte y del tránsito entre fronteras, lo cual debe ser enfrentado con marcos normativos aduaneros que contemplen procedimientos simplificados para el manejo del flujo de mercancías en las aduanas. El enfrentar dichos problemas contribuirá a la reducción de los costos de transacción del comercio internacional, lo que, a su vez, generará un incremento de la competitividad económica del país.

En efecto, a través de simples y eficientes procedimientos aduaneros, que permitan un eficaz y rápido despacho de mercancías, se puede tener un impacto altamente positivo sobre la competitividad de la industria nacional pues se genera un predecible ambiente para la ejecución de transacciones de comercio internacional. Ello, sin embargo, debe realizarse efectuando un correcto balance entre eficiencia (facilitación del comercio) y control (administración de riesgos), evitándose prácticas arbitrarias. La meta es que a través de la simplificación de formalidades y procedimientos se pueda ir reduciendo constantemente el costo de las transacciones y las complejidades para efectuar los negocios de comercio internacional. [1]

Durante los últimos años se han adelantado programas para la modernización de nuestro sistema aduanero. La automatización es parte importante de dicha modernización, ya que al manejan volúmenes de exportaciones e importaciones tan significativos es imposible manejar la información que las operaciones aduaneras generan sin la intervención de la informática; pero la modernización del sistema aduanero ha requerido también de un cambio en la actitud de las personas que son, al final, quienes están detrás del funcionamiento del sistema.

Nuestras aduanas no han escapado al profundo proceso de ineficacia y corrupción en que se han visto envueltos todos los sectores del país. En la década de los 80, el uso de las Tecnologías de Información era casi nulo, lo cual no permitía llevar a cabo un adecuado registró y control de las operaciones. Todo se hacía de manera manual, no existía procedimientos escritos y la informalidad reinaba. El nivel de recaudación era bajo a pesar del elevado flujo de operaciones y tasas arancelarias, situación que iba en desmedro de los intereses del estado y de la sociedad.

Era necesario aplicar una reingeniería en el sistema de aduanas, es por esto que a fines de 1990 se inició la elaboración del Plan Estratégico Institucional de Aduanas, contando con el apoyo del BID; para ello Aduanas fue dotada de autonomía Administrativa y económica. Hubo grandes cambios en los procesos del sistema aduanero, desde la participación de empresas del sector privado, hasta el uso de innovadores mecanismos para agilizar el despacho aduanero. La implantación del SIGAD (Sistema Integrado de Gestión Aduanera), fue un proyecto determinante en el proceso de modernización lo cual permitió simplificar enormemente los procesos, canalizó eficientemente la información generada, y cada unos de sus subsistemas creados posteriormente optimizó procesos cruciales ahorrando dinero, recursos humanos y tiempo a los participantes del proceso y a Aduanas del Perú. Este proceso de modernización permitió a Aduanas convertirse en un referente en la región a tal punto de obtener un premio en creatividad empresarial y reconocimiento como un modelo de éxito a seguir.

El presente trabajo muestra un análisis sobre la situación del caso “Aduanas del Perú” presentado como parte de las exigencias del curso “Gerencia de Tecnología de Información” del programa MBA de esan.

DIAGNOSTICO

En la década de los 80, Aduanas del Perú era considerada, junto a aduanas de Bolivia, la peor de Latinoamérica, el uso de las Tecnologías de Información era casi nulo, y con ello a nivel institucional se contaba con un inadecuado sistema de registro y control de las operaciones. Todo se hacía de manera manual, no existía procedimientos escritos y la informalidad reinaba.

El reconocimiento físico era obligatorio, sin embargo al ser este manual y sin procedimientos automatizados, esta labor se presentaba como el principal cuello de botella de los despachos de importaciones y exportaciones.

Altos costos de almacenamiento debido al almacenaje de las mercaderías en depósitos de aduana con elevada siniestralidad. Como sabemos, mayores niveles de almacenamiento generan mayores costos, además que la mayor siniestralidad genera mayores gastos por seguros

No existían procedimientos escritos ni formales. Esta situación generó que la supervisión y control sean deficientes. Creemos que al no haber procedimientos normados claros, se fomenta la informalidad, el personal actúa según su criterio, no se optimizan los recursos y se pierde eficiencia. El problema se agudizaba considerando que la mayor parte de personal carecía de solvencia técnica y moral. Esta situación concibió que el nivel de recaudación sea bajo a pesar del elevado flujo de operaciones y tasas arancelarias, situación que iba en desmedro de los intereses del estado y de la sociedad.

Al no existir sistemas de información, la transmisión de datos se hacía mediante correo terrestre o aéreo, no había información al usuario y la información estadística estaba desactualizada. Como sabemos un débil sistema de información gerencial, limita la mejora en la gestión institucional.

Dado que el País estaba ingresando a un proceso de reformas económicas, era necesario que el proceso aduanero nacional sea más efectivo y facilite las operaciones de comercio exterior que las empresas nacionales demandaban.

Era necesario llevar a cabo una reforma del sistema de aduanas en nuestro país, para ello el Gobierno decidió llevar a cabo con el apoyo del BID un Plan estratégico Institucional orientado a lograr la modernización, moralización y profesionalización en aduanas del Perú, el que posteriormente le llevaría a lograr reconocimientos internacionales y ser considerado como un modelo exitoso de buenas practicas.

PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

La reforma estaba sustentada en un “Plan Institucional de Aduanas”, a través del cual se establecieron lineamientos claves para lograr la modernización del sistema aduanero en nuestro país: la modernización, moralización, y la profesionalización fueron los principales pilares.

Se tuvo que dar mayor protagonismo al sector privado entre ellos, empresas supervisoras privadas de valorización de mercaderías, Bancos para el cobro de impuestos, almacenes privados para la recepción de las mercaderías, se buscó elevar el nivel de los agentes de aduanas como facilitadores de la función aduanera y como intermediarios de los importadores y exportadores. Todo esto permitió que aduanas deje de asumir actividades que el sector privado podía asumir, descentralizando y mejorando los procesos.

El proceso de modernización también contemplo cambios a nivel organizacional, y como parte de este se creó la Intendencia Nacional de sistemas y Estadísticas de Aduanas.

A través de la nueva oficina de OyM se evaluó , formalizó y redactó los textos referentes a los procedimientos de importaciones y exportaciones.

Como parte de lograr un mejoramiento de los sistemas informáticos como base de nuevos proyectos de optimización de los procesos, se implementó el SIGAD (Sistema Integrado de Gestión aduanera) con un proyecto piloto implantado en la aduana de Tacna, que inició con los módulos de importación y exportación para luego incorporar las demás operaciones aduaneras.

A través del SIGAD y durante un periodo de seis años (1992-1998) se logró implementar diferentes módulos, sistemas operativos, administrativos, logísticos y de recursos humanos, que ayudaron a mejorar la eficiencia de las operaciones.

Dado que aun , algunos procesos se repetían , se identificó la oportunidad de mejorar los tiempos de los despachos aduaneros, es así que se inicia el proyecto TELEDESPACHO, el cual buscaba interconectar a los participantes de la cadena de valor, tales como agentes de aduanas, bancos, transportistas y almacenes con las distintas dependencias de aduanas. De esta manera los participantes hacían parte de su labor desde su oficina y enviaban información a aduanas.

Asimismo, se implementó el nuevo Sistema ADUANET para consultas a las bases de datos de aduanas mediante página Web, esto contribuyó a un mejor servicio de parte de los usuarios.

LOGROS ALCANZADOS

• Los cambios efectuados mediante la implantación de nuevos sistemas tales como el SIGAD y Tele despacho tuvieron un considerable impacto a nivel organizacional, reduciéndose el tiempo y el número de operaciones, así como los requerimientos de personal. Respecto a este último punto la reducción de personal fue de 3300 a 1500 personas. Se incrementó la proporción de personal profesional de 2% a 60% • La duración del despacho aduanero que era entre 15 y 30 días se había reducido en promedio de 3 a 5 días, lo que redujo los costos del comercio exterior. Se logro pasar de 3000 operaciones manuales a 6000 por vía electrónica • Se incorporó mayor uso de equipos de computo como parte de la automatización del sistema • Mejora del sistema de Información , confiable y en línea • Menores costos de almacenaje al contar con el servicio de almacenes privados interconectados con aduana • El nuevo Sistema ADUANET permitió brindar servicio de monitoreo, seguimiento de procesos y de transacciones y de accesos a estadísticas a través de la pagina Web. Con ADUANET, mayor cantidad de usuarios podrían consultar las bases de datos de aduanas.

CONCLUSIONES

1. A inicios de los años 90, la inexistencia de sistemas informáticos y de procedimientos formales , hacían de aduanas un recinto de informalidad e ineficiencia

2. Se tomo la decisión de reformar el sistema aduanero para lo cual se implementa un Plan estratégico que facilitaba recursos y contaba con el respaldo de instituciones como el BID para emprender dicha modernización.

3. Los factores claves del éxito fueron la continuidad del apoyo de la alta dirección, los recursos económicos y la consultoría que le fueron proporcionados a Aduanas Perú

4. Como principales dificultades se pueden mencionar la cultura organizacional y la desconfianza, pues ya antes hubo intentos fallidos por modernizar el sistema aduanero

5. La implantación progresiva del sistema SIGAD (Sistema Integrado de Gestión Aduanera) , fue determinante en la implantación de sistemas informáticos que permitieron lograr la automatización y mejora de los procedimientos aduaneros, logrando un nivel de eficiencia nunca antes visto, mejorando el flujo informativo para todos los actores del proceso, haciéndolo dinámico y seguro.

6. La nueva cultura organizacional y nuevos valores implantados en la Institución generados a través de un proceso de cambio cultural y entrenamiento del recurso humano fueron también importantes para lograr el cambio.

7. Los logros alcanzados permitieron que Aduanas recibiera reconocimientos internacionales tales como un premio a la creatividad empresarial y ser considerado como un modelo exitoso a seguir.

PREGUNTAS DE DISCUSION

1. ¿Qué condiciones organizacionales, administrativas y tecnológicas llevaron a Aduanas del Perú a decidir en los años 90 s que era el momento de transformar la organización?

Condiciones Administrativas

✓ No existían procedimientos escritos ni formales. Esta situación generó que la supervisión y control sean deficientes. Al no haber procedimientos normados claros, se fomenta la informalidad, no se hace un buen uso de los recursos y se genera ineficiencia.

✓ Los tiempos de despacho eran de 25 días en promedio, tiempo demasiado extenso en el proceso.

✓ El nivel de recaudación era bajo a pesar del elevado flujo de operaciones y tasas arancelarias. Los mismos trabajadores manejaban el flujo de efectivo de la recaudación de impuestos y dada la informalidad existente facilitaban la corrupción, situación que iba en desmedro de los intereses del estado y de la sociedad.

✓ El reconocimiento físico de la mercadería era manual y sin procedimientos automatizados, esta labor se presentaba como el principal cuello de botella de los despachos de importaciones y exportaciones.

✓ Altos costos de almacenamiento debido al almacenaje de las mercaderías en depósitos de aduana.

✓ Sistema de fiscalización inexistente.

✓ Imagen institucional deteriorada, pues aduanas era considera como la peor de latinoamerica al igual que Bolivia.

Condiciones Organizacionales

✓ No había un área responsable del desarrollo de sistemas de información de aduanas. No había personal informático profesional ni especializado

✓ La mayor parte de personal carecía de solvencia moral y técnica

✓ Únicamente un 2% del total de 3500 empleados existentes era profesional, lo cual reflejaba un bajo nivel técnico.

✓ Absoluto nivel de discrecionalidad de los funcionarios

✓ Cultura organizacional inadecuada

Condiciones Tecnológicas

✓ El uso de las Tecnologías de Información era casi nulo, lo cual no permitía llevar a cabo un adecuado registró y control de las operaciones.

✓ Todos las actividades se realizaban de manera manual, no existía procedimientos automatizados con soporte informático.

✓ Al no existir sistemas de información, la transmisión de datos se hacía mediante correo terrestre o aéreo, no había información al usuario y la información estadística estaba desactualizada. Este débil sistema de información gerencial, limitaba la mejora en la gestión institucional.

2. Clasifique los sistemas de información que implementó Aduanas del Perú usando la tipología mostrada en el capítulo 2 y describa las principales características de cada uno de ellos.

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)

En el caso de aduanas los sistemas implementados y que corresponden a este tipo de sistema fueron:

• Módulos de Importaciones y de Exportaciones. Permite llevar el registro y control tanto de las importaciones y exportaciones.

• Módulos de recaudación y contabilidad tributaria. Permite las Liquidaciones de cobranzas y contabilidad de despacho aduanero. Cancelación en Bancos. Control de pago fraccionado, control de fianzas y emisión de cheques , emisión de reportes contables

• Módulos de manifiesto de carga y control de almacenes. Permite llevar el registro y control de los manifiestos de carga y control de los ingreso y salidas de los almacenes , así como lo que estaban en condición de abandono.

• Regímenes definitivos y no definitivos. Comprendía Suspensivos (depósito, transbordo, tránsito). Temporales (Importación y exportación temporal). Perfeccionamiento (Admisión temporal), restitución de derechos). Operaciones de reembarque

• Módulos de asignación arancelaria , aranceles históricos y regímenes especiales de excepciones y liberaciones

Sistemas de Información Gerencial (MIS)

• Módulos de Estadísticas con cobertura nacional. El cual permitía emitir boletines, anuarios y reportes varios. Control de suministro electrónico y facturación.

• Sistema de fiscalización y control de la gestión. Apoyo a acciones de control y fiscalización. Muestra información bajos distintos criterios a fin de que el fiscalizador haga el seguimiento a las operaciones aduaneras

• Implantación de los sistemas Administrativos : El cual comprende los módulos financiero , logísticos y de recursos humanos

Sistemas de Administración de la cadena de suministro (SCM)

• Teledespacho, a través de disquetes, con correo electrónico, Internet. Este sistema Inter organizacional permitió la transmisión , clasificación, y validación de información para el despacho aduanero por medio del cual agentes de aduanas , bancos , transportistas y almacenes estarían interconectados con aduanas

Intranet – Extranet

• Implantación del sistema Aduanet.(Servicios en Línea VIA Web)

Comunicación avanzada para usuarios internos y externos. Comunicación interna de programa a programa. Comunicación externa de sistema a sistema (orientado a bancos y almacenes)

Gobierno Electrónico (E-goverment)

• Implantación del sistema Aduanet.(Servicios en Línea Vía VAN y líneas privadas)

Este sistema estuvo orientado para acceso masivo, permitió brindar acceso a consulta de base de datos normativa, liquidaciones y cargas a través de la pagina Web. Con ADUANET, mayor cantidad de usuarios podrían consultar las bases de datos de aduanas

3. Explique en qué forma cada uno de esos sistemas ayudó a Aduanas del Perú a mejorar su proceso de toma de decisiones.

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)

Este sistema permite el registro de las actividades y transacciones elementales de la organización. Este sistema efectúa y registra las operaciones diarias de rutina propias del negocio.

• Módulos de Importaciones y de Exportaciones. De esta manera las áreas podían conocer sobre el volumen y los registros de las importaciones y exportaciones. Podían conocer su comportamiento y/o evolución , lo cual sirvió para mejorar el proceso de toma de decisiones

• Módulos de recaudación y contabilidad tributaria. Permitió llevar el control de las recaudaciones por conceptos aduaneros, de tal manera que se podía conocer los montos recaudados.

• Módulos de manifiesto de carga y control de almacenes. Esto fue importante para controlar el uso de los almacenes y ver los costos asociados a ellos.

• Regímenes definitivos y no definitivos. Comprendía Suspensivos (depósito, transbordo, tránsito). Temporales (Importación y exportación temporal). Perfeccionamiento (Admisión temporal), restitución de derechos) y Operaciones de reembarque

Sistemas de Información Gerencial (MIS)

Este sistema provee reportes e informes apropiados sobre el desempeño actual de la organización, y sirve para supervisar y controlar la empresa, además de predecir su desempeño futuro.

• Módulos de Estadísticas con cobertura nacional. Mediante este sistema se podía acceder a boletines, anuarios y reportes varios y llevar un control de suministro electrónico y facturación.

• Sistema de fiscalización y control de la gestión. Permitió conocer los resultados del seguimiento a las operaciones aduaneras , como parte importante de la toma de decisiones

• Implantación de los sistemas Administrativos: Este sistema permitió tomar conocimiento de las aspectos financieros, logísticos y de recursos humanos, lo cual permite evaluar y tomar decisiones

Sistemas de Administración de la cadena de suministro (SCM)

Este sistema sirve para ayudar a administrar las relaciones con proveedores y demás participantes de la cadena de suministro. Es un tipo de sistema Inter organizacional dado que se automatiza el flujo de información.

• Teledespacho, a través de disquetes, con correo electrónico, Internet. Este sistema permitió que los diferentes participantes estar interconectados con aduanas De esta manera se identificaban deficiencias en la cadena para tomar decisiones al respecto. En algunos casos algunos agentes de aduanas dejaron de operar pues no contaban con medios electrónico y por lo tanto no se acoplaban a este nuevo sistema.

Intranet – Extranet - Gobierno Electrónico (E-goverment)

• sistema Aduanet

Este sistema, permitió brindar acceso a consulta de base de datos normativa, liquidaciones y cargas a través de la pagina Web. Con ADUANET, mayor cantidad de usuarios podrían consultar las bases de datos de aduanas, además de los integrantes de la cadena tales como bancos, almacenes, transportistas agentes de aduanas podían acceder a información para la toma de decisiones.

4. Evalúe el rol de cada uno de los sistemas de Aduanas del Perú en el logro de los objetivos estratégicos siguientes:

a) Excelencia operativa

La implementación de los sistemas ya antes abordados permitió una mejora en los procesos internos. A inicio de los años 90 los procesos eran manuales, no había forma de llevar un buen control de las operaciones generándose mucha ineficiencia a nivel institucional. Mediante el Sistema Integrado de Gestión Aduanera SIGAD el cual consistió en la implementación progresiva de diferentes módulos y sistemas, se logró la mejorar operativa, de tal forma que la gran parte de procesos manuales pasaron a ser procesos automatizados, generando mayor eficiencia en las operaciones.

b) Desarrollo de nuevos servicios

El sistema aduanet considerado un nuevo servicio tanto para clientes internos y externos permitió a los participantes en la cadena de valor información de la base de datos de aduanas

Tele despacho, permitió que a los diferentes participantes (almacenes, transportistas , agentes de aduanas) estar interconectados con aduanas.

c) Buenas relaciones con clientes

Las buenas relaciones con los clientes surgen cuando se crea valor a través del producto o servicio. En ese sentido la implantación de sistemas informáticos permitió la automatización de los procesos, generando un impacto favorable en el servicio tanto al cliente interno como externo.

El nuevo Sistema ADUANET permitió brindar servicio de monitoreo, seguimiento de procesos y de transacciones y de accesos a estadísticas a través de la pagina Web. Con ADUANET, mayor cantidad de usuarios podrían consultar las bases de datos de aduanas. Este proceso de modernización de aduanas resulto en un mejor servicio y por lo tanto mejores relaciones con los clientes.

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[1] Ministerio de Economía y Finanzas -MEF