|[pic] | |
| |CÔNG TY DỊCH VỤ CƠ KHÍ HÀNG HẢI |
| |BAN ĐÀO TẠO NỘI BỘ |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
|TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CHI TIẾT |
|CÔNG VIỆC TÍNH GIÁ THẦU |
| |Người biên soạn |Người kiểm tra |Người phê duyệt |
|Họ và Tên | | |Phạm Châu Thi |
|Chữ ký | | | |
| | | | |
| | | | |
|Ngày |08/10/2014 | /10/2014 | /10/2014 |
|Tài liệu này và các thông tin trong nó là tài sản của Công ty CPDVCKHH không được sao chép, copy, in ấn hoặc sang băng dưới bất kỳ hình thức nào |
|nếu không có sự cho phép trước của Công ty CPDVCKHH. | BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

|STT |Ngày sửa đổi |Trang sửa |Mục sửa đổi |Nội dung sửa đổi |Ghi chú |
| | |đổi | | | |
|1 | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |

MỤC ĐÍCH:

– Tài liệu này sẽ cung cấp cho nhân sự tham gia công tác tính toán giá thầu về cách tiếp cận một Hồ sơ Mời thầu (phần thương mại), hướng dẫn về cách thức phối hợp với các cá nhân/ bộ phận trong Tổ dự thầu dự án để thúc đẩy, tiếp nhận các thông tin đầu vào kịp thời phục vụ cho công việc tính giá thầu, tổng hợp và phối hợp hoàn thiện đúng thời hạn phần Thầu thương mại trong Hồ sơ Dự thầu.

– Các công việc cần triển khai và phương pháp cụ thể trong công tác tính giá thầu cho từng hạng mục công việc của một dự án Tổng thầu EPCIC đang được áp dụng tại Công ty Dịch vụ Cơ khí Hàng hải.

PHẠM VI ÁP DỤNG:

Tài liệu này được áp dụng cho công tác tính giá thầu, phối hợp hoàn thiện phần thầu thương mại cho các Hồ sơ Dự thầu của Công ty khi tham gia đấu thầu các dự án; áp dụng cho công tác hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới thuộc tổ Kiểm soát Chi phí, phòng Phát triển Kinh doanh.

NỘI DUNG:

Tài liệu hướng dẫn này bao gồm các nội dung dưới đây:

- Giới thiệu.

- Phương pháp tiếp cận một Hồ sơ Mời thầu (phần thương mại).

- Công tác phối hợp với các cá nhân/ bộ phận trong Tổ dự thầu dự án.

- Phương pháp tính giá thầu cụ thể cho từng hạng mục công việc của một dự án Tổng thầu EPCIC.

- Tổng hợp giá và phối hợp hoàn thiện phần thầu thương mại trong Hồ sơ Dự thầu.

- Các phụ lục (bảng tính) đi kèm.

Mục lục
1. Giới thiệu 5
2. Nội dung hướng dẫn chi tiết 5 2.1 Tiếp cận Hồ sơ Mời thầu phần thương mại 5 2.2 Công tác phối hợp với các cá nhân/ bộ phận trong Tổ dự thầu dự án 6 2.3 Phương pháp tính giá cho từng hạng mục công việc của một dự án Tổng thầu EPCIC 7 2.3.1 GENERAL MANAGEMENT 7 2.3.2 FEED 9 2.3.3 DETAILED ENGINEERING 9 2.3.4 PROCUREMENT 11 2.3.5 CONSTRUCTION 14 2.3.6 TRANSPORTATION & INSTALLATION 16 2.3.7 HOOK-UP, COMMISSIONING AND ASSISTANCE FOR START-UP 17 2.4 So sánh giá để lãnh đạo phụ trách có thêm thông tin phê duyệt giá dự thầu: 17 2.5 Tổng hợp giá thầu, phối hợp hoàn thiện phần thầu thương mại trong hồ sơ dự thầu: 18
3. Phụ lục 18

Giới thiệu

Là một Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp với khả năng thực hiện các dịch vụ Thiết kế, Mua sắm, Thi công chế tạo, Vận chuyển & Lắp đặt, Đấu nối & Chạy thử (EPCIC) cho các công trình dầu khí biển và các công trình trên bờ, Công ty Cổ phần Dịch vụ Cơ khí Hàng hải đã tham gia đấu và trúng thầu nhiều dự án quan trọng trong và ngoài nước trong thời gian qua. Để tham gia đấu và trúng thầu các dự án, ngoài những yếu tố khác như: chủ trương/ đường lối của Tập đoàn, Tổng Công ty, Ban Giám đốc Công ty, công tác phát triển thị trường, tiếp cận dự án thì công tác Dự thầu là rất quan trọng, trong đó có công việc tính giá thầu và tổng hợp phần thầu thương mại.

Tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Cơ khí Hàng hải, công việc tính giá thầu được thực hiện bởi tổ Kiểm soát chi phí, nhóm Tính giá thầu (Cost Estimator) thuộc phòng Phát triển Kinh doanh trên cơ sở cùng phối hợp với các bộ phận/ cá nhân khác có tên trong tổ Dự thầu của một Dự án cụ thể.

Nội dung hướng dẫn chi tiết

1 Tiếp cận Hồ sơ Mời thầu phần thương mại

Tiếp nhận và nghiên cứu phần thương mại của một Hồ sơ Mời thầu là một trong những bước đầu tiên quan trọng của công việc tính giá thầu. Qua công việc nghiên cứu Hồ sơ Mời thầu, hiểu được những yêu cầu của Chủ đầu tư/ Khách hàng, nắm được về phạm vi công việc của Nhà thầu (PTSC M&C), các điều khoản chung trong bản Hợp đồng mẫu,… từ đó giúp nhân sự tính giá hình dung được các bước chuẩn bị, các công việc cần phải lên kế hoạch cho công việc tính giá của mình.

Trong bộ Hồ sơ Mời thầu thường có 2 phần: phần mời thầu Kỹ thuật và phần mời thầu Thương mại. Nhân viên tính giá thầu cần nghiên cứu kỹ phần mời thầu Thương mại ở các nội dung sau:

- Phần chỉ dẫn nhà thầu (Instructions to Bidders): Nhân viên tính giá cần đọc để nắm được phạm vi công việc của Nhà thầu (PTSC M&C), thời gian nộp thầu, yêu cầu về giá trị hiệu lực của Hồ sơ Dự thầu, các điều khoản áp dụng đặc biệt đối với nhà thầu là pháp nhân nước ngoài,... Trong phần này quan trọng nhất là các yêu cầu về Hồ sơ Dự thầu Thương mại bao gồm những biểu mẫu (Bidding Documents) có liên quan đến công việc của nhân viên tính giá thầu, …Các nội dung này cần được lưu ý trong quá trình tính và tổng hợp giá thầu, đảm bảo phù hợp với các yêu cầu của Chủ đầu tư/ Khách hàng, cân đối thời gian trong quá trình chuẩn bị phần giá để đáp ứng thời hạn nộp thầu.

- Phần thanh toán (Invoicing, Payment, Variation) trong bản hợp đồng mẫu: đây là một trong những nội dung rất quan trọng mà nhân viên tính giá thầu cần phải nghiên cứu kỹ để tích hợp vào giá thầu hoặc nhận diện các nội dung bất lợi/ chưa rõ ràng để đưa ra các loại trừ hoặc làm rõ phù hợp (Qualifications/ Exceptions) đi kèm với giá chào thầu.

- Phần các điều khoản chung của hợp đồng (Performance Bond, Insurance, Risk distribution, Guarantees & Liabilities, Duties and Taxes): phần này cũng khá quan trọng, nhân viên tính giá thầu cần đọc thêm và phối hợp với nhân sự phụ trách Pháp chế trong Tổ dự thầu dự án để tích hợp đúng và đủ vào giá thầu.

2 Công tác phối hợp với các cá nhân/ bộ phận trong Tổ dự thầu dự án

Trong quá trình chuẩn bị thầu phần giá, nhân sự tính giá phải phối hợp và thúc đẩy những cá nhân/ bộ phận khác trong tổ Dự thầu dự án để có thể tiếp nhận các thông tin đầu vào kịp thời phục vụ cho công việc tính giá của mình. Cụ thể bao gồm hoạt động sau:

- Sau khi tiếp nhận Hồ sơ Mời thầu, nhân sự tính giá thầu cân đối thời gian cần thiết để có thể thực hiện xong công việc tính giá dựa trên phạm vi và khối lượng công việc của dự án, thời hạn phải nộp Hồ sơ Dự thầu. Phối hợp với Chuyên viên dự thầu (Proposal focal point) để thiết lập các thời hạn phải hoàn thành và cung cấp các thông tin đầu vào từ các cá nhân/ bộ phận phục vụ công tác tính giá thầu cũng như thời hạn nhân viên tính giá thầu phải hoàn thiện và tổng hợp xong toàn bộ giá gói thầu.

- Trong thời gian chuẩn bị thầu, nhân sự tính giá cần thường xuyên phối hợp với Chuyên viên dự thầu để theo dõi, nắm tình hình thực hiện các công việc bóc tách của các cá nhân/ bộ phận để chủ động và chắc chắn rằng các thông tin đầu vào sẽ được cung cấp đúng thời hạn cho việc tính giá. Các trường hợp có dấu hiệu chậm trễ cần phối hợp với Chuyên viên dự thầu đốc thúc, tìm hiểu lý do để đẩy nhanh công việc hoặc báo cáo kịp thời.

Thông thường để có thể hoàn hành công việc tính toán và tổng hợp toàn bộ giá cho một gói thầu là dự án Tổng thầu EPCIC, nhân sự tính giá thầu phải làm việc với và thông qua các cá nhân/ bộ phận sau trong Tổ dự thầu dự án:

- Lãnh đạo phụ trách phần hợp đồng và giá: tiếp nhận các ý kiến chỉ đạo về phương hướng và chiến lược chào giá, xin ý kiến chỉ đạo cho các vướng mắc cụ thể trong quá trình tính giá thầu,…

- Chuyên viên dự thầu (Proposal focal point): phối hợp chia sẻ thông tin về tình trạng chuẩn bị thầu, thúc đẩy các cá nhân/ bộ phận liên quan, phối hợp làm rõ Hồ sơ Mời thầu (nếu có), tổng hợp Hồ sơ Dự thầu phần thương mại.

- Nhân sự phụ trách các gói thầu phụ lớn (DE, HUC, TnI): nhân sự phụ trách phần giá tổng thầu EPCIC sẽ chịu trách nhiệm phối hợp với nhân sự phụ trách các gói thầu phụ lớn để làm rõ, tính toán bổ sung và tổng hợp vào giá chào thầu cho toàn bộ phạm vi công việc EPCIC.

- Nhân sự phụ trách giá mua sắm: nhân sự phụ trách phần giá tổng thầu EPCIC sẽ chịu trách nhiệm phối hợp với nhân sự phụ trách phần giá mua sắm để làm rõ, tính toán bổ sung và tổng hợp vào giá chào thầu cho toàn bộ phạm vi công việc EPCIC.

- Các cá nhân/ bộ phận khác:

+ Nhân sự phụ trách phần Pháp chế: chịu trách nhiệm cung cấp các thông tin liên quan đến Bảo lãnh Ngân hàng, Bảo hành, Bảo hiểm, chia xẻ rủi ro, trách nhiệm của Nhà thầu, trách nhiệm về Thuế và các nghĩa vụ khác,… có ảnh hưởng đến giá thầu.

+ Nhân sự phụ trách phần Tài chính Kế toán: chịu trách nhiệm cung cấp chi phí Khấu hao dự kiến phân bổ cho dự án, tư vấn các thông tiên liên quan đến phí mở Chứng thư bảo lãnh, tư vấn về thuế.

+ Nhân sự phụ trách phần Bảo hiểm: chịu trách nhiệm phối hợp với nhân sự phụ trách Pháp chế, nhân sự phụ trách Kế hoạch và các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu để ước tính phần giá liên quan đến Bảo hiểm theo trách nhiệm của Nhà thầu.

+ Nhân sự phụ trách phần Kế hoạch: chịu trách nhiệm về Schedule của dự án, kế hoạch huy động nhân sự trực tiếp.

+ Nhân sự phụ trách phần Tổ chức nhân sự cho dự án: chịu trách nhiệm phối hợp với các bộ phận để xây dựng kế hoạch huy động nhân sự gián tiếp cho dự án và cung cấp cho nhân sự tính giá thầu.

+ Nhân sự phụ trách phần Hành chính Tổng hợp: chịu trách nhiệm cung cấp các thông tin bóc tách liên quan đến việc sắp xếp, bố trí văn phòng/ trang thiết bị văn phòng cho PTSC M&C và Chủ đầu tư/ Khách hàng theo yêu cầu trong hồ sơ mời thầu.

+ Nhân sự đầu mối phụ trách các vấn đề liên quan đến Kỹ thuật: chịu trách nhiệm phối hợp với các cá nhân/ bộ phận khác để kiểm tra, tổng hợp và cung cấp cho nhân sự tính giá thầu các thông tin đầu vào như: toàn bộ phần dự trù liên quan đến Yard’s facilities, các dịch vụ hỗ trợ thi công (bao gồm TR – Technical Requisition cho các dịch vụ phải thuê thầu phụ thực hiện), các bóc tách khối lượng cho công việc thi công chế tạo thuần, tư vấn về các điều kiện, khả năng tăng/ giảm giá do những yêu cầu khác nhau giữa các dự án.

3 Phương pháp tính giá cho từng hạng mục công việc của một dự án Tổng thầu EPCIC

1 GENERAL MANAGEMENT

Đây là phần giá thầu được tính toán cho toàn bộ quá trình quản lý, vận hành và thực hiện dự án EPCIC, bao gồm các cấu thành giá sau:

Các chi phí chung liên quan đến trách nhiệm và nghĩa vụ của Tổng thầu EPCIC:

- Chi phí liên quan đến trách nhiệm, nghĩa vụ của nhà thầu EPCIC, các rủi ro không lường trước được (Obligations, Risks): PTSC M&C là nhà thầu EPCIC nên chịu các trách nhiệm quản lý, giám sát các nhà thầu phụ lớn (DE, TnI, HUC) và các rủi ro có thể phát sinh, những “gap” giữa các scope với các nhà thầu phụ nên phải tính toán để dự phòng khi có phát sinh. Nhân viên tính giá cần đánh giá rủi ro cho từng hạng mục công việc để đưa ra các tính toán cụ thể cho khoản chi phí (tham khảo file tính toán chi tiết được đính kèm).

- Dự phòng phí cho trường hợp phải thực hiện các nghĩa vụ bảo hành (Warranty costs): là chi phí ước tính cho quá trình bảo hành công trình. Khoản chi phí này cũng được tính theo tỷ lệ % trên giá trị phần công việc thuộc trách nhiệm trực tiếp của PTSC M&C và khoản “gap” giữa tùy tính chất của từng dự án (có xem xét đến mức bảo hành của các nhà thầu phụ).

- Chi phí tài chính (Financing costs):

+ Chi phí liên quan đến cung cấp các chứng thư bảo lãnh ngân hàng (Performance bond, Warranty bond, Advance Payment bond) theo quy định của Chủ đầu tư trong Hồ sơ Mời thầu: nhân viên tính giá thầu căn cứ vào quy định giá trị Chứng thư (Bond) cần phải mở, thời gian hiệu lực của chứng thư, mức phí của ngân hàng phát hành được chấp nhận theo Hồ sơ Mời thầu. Nếu chủ đầu tư yêu cầu phần chi phí Cấp chứng thư bảo lãnh cho các gói mua sắm vật tư thiết bị thuộc trách nhiệm của các nhà cung cấp thì nhân viên tính giá thầu cần yêu cầu nhân sự phụ trách giá mua sắm (thuộc phòng Thương mại) để dự trù và cung cấp thông tin chi phí.

+ Chi phí bảo hiểm: Bộ phận quản lý Bảo hiểm thuộc phòng An toàn Sức khỏe Môi trường sẽ chịu trách nhiệm tính toán chi phí liên quan đến việc tuân thủ và mua các gói bảo hiểm theo yêu cầu trong Hồ sơ Mời thầu.

+ Các chi phí tài chính khác: phí chuyển tiền, phí mở LC, chi phí tài chính đối với “gap” thời hạn thanh toán giữa hợp đồng thầu phụ lớn và hợp đồng chính EPCIC. Nhân viên tính giá thầu nghiên cứu “gap” thời hạn thanh toán này và lãi suất tiền gửi không kỳ hạn để tính toán (lý do Công ty sử dụng vốn sở hữu, chưa phát sinh nhu cầu vay vốn để triển khai dự án).

+ Quản lý phí của Tổng công ty theo quy định hiện hành: 0,5%/ doanh thu hàng năm.

Chi phí lương và các khoản phải trả cho nhân sự gián tiếp (PMT) tham gia điều hành và giám sát công việc dự án. Chi phí này bao gồm tất các các khoản chi phí liên quan như chi phí lương và các khoản phải trả người lao động, bảo hiểm, chi phí thuế thu nhập cá nhân (lấy từ dự trù đơn giá lương chào thầu cấp bỡi phòng Tổ chức Nhân sự),... và lợi nhuận của nhà thầu. Nhân viên tính giá thầu dựa trên dự trù PMT của dự án (số lượng người cho từng vị trí, thời gian huy động cho dự án, toàn thời gian hay bán thời gian) được tổng hợp và cung cấp bởi phòng Tổ chức Nhân sự và bộ đơn giá lương dự thầu để tính toán. Lưu ý trong quá trình tính giá, cần phải tính thêm chi phí lương phân bổ vì thực tế dự án cũng phải gánh chịu phần chi phí này cùng với chi phí lương của khối nhân sự hỗ trợ cho dự án. Chi phí này rất lớn và không được đưa vào chi phí SXC.

Chi phí văn phòng và trang thiết bị, dịch vụ văn phòng cho Ban dự án của nhà thầu và Chủ đầu tư:

- Chi phí văn phòng và trang thiết bị văn phòng cho PTSC M&C.

- Chi phí văn phòng và trang thiết bị văn phòng cho Chủ đầu tư.

- Chi phí văn phòng và trang thiết bị văn phòng cho Nhà thầu phụ lớn, nếu có sẽ được tính.

Đối với phần chi phí cho PTSC M&C, phải tính cụ thể cho từng giai đoạn tương ứng với số lượng nhân sự và thời gian huy động. Phòng Hành chính Tổng hợp là bộ phận chịu trách nhiệm tính toán và cung cấp cho nhân viên tính giá thầu. Nhân viên tính giá thầu kiểm tra, phối hợp làm rõ để đưa ra mực giá đúng và phù hợp.

Đối với phần dự trù chi phí văn phòng và trang thiết bị văn phòng cho Chủ đầu tư, phòng Hành chính Tổng hợp dựa trên yêu cầu về số lượng, chất lượng, thời gian trang bị trong Hồ sơ mời thầu để tính toán và cung cấp cho nhân viên tính giá thầu.

Chi phí khấu hao và sản xuất chung phân bổ cho dự án:

Đây là khoản chi phí cần phân bổ hàng năm cho các dự án dựa trên các tiêu chí phân bổ thuộc quản lý của phòng Tài chính Kế toán. Nhân viên tính giá thầu cung cấp các thông tin liên quan: giá trị dự tính của dự án đang đấu thầu, thời gian triển khai dự án, các dự án dự kiến trong thời gian tới để phòng Tài chính Kế toán dự trù và phân bổ chi phí khấu hao cho dự án. Phần giá trị sau khi đã trừ đi các khoản thuộc chi phí được hạch toán vào chi phí khấu hao và sản xuất chung của công ty như chi phí bảo hiểm mua định kỳ hàng năm, chi phí khấu hao văn phòng (lưu ý là tùy khu vực văn phòng được hạch toán vào CP KH&SXC), phương tiện, máy móc, nhà xưởng phục vụ công tác thi công thuộc sở hữu của PTSC M&C sẽ là giá trị Khấu hao cần tính thêm trong giá chào thầu.

Các chi phí chung khác:

Chi phí chung khác bao gồm chi phí công tác trong và ngoài nước trong thời gian thực hiện dự án, phần thưởng an toàn, chi phí visa, chi phí hội họp, chi phí team building, chi phí marketing... (dự trù dựa trên tính chất của từng dự án, yêu cầu của Chủ đầu tư). Nhân viên tính giá thầu cần tham khảo định mức, mức khoán, quy chế của công ty và yêu cầu trong Hồ sơ Mời thầu để làm cơ sở tính toán.

10 FEED

Phần công việc này trong các dự án hiện tại thường là do Chủ đầu tư thuê nhà thầu thiết kế thực hiện và cung cấp thông tin về FEED trong Hồ sơ Mời thầu (Company Supply Data). Tuy nhiên, nếu phần công việc này được bao gồm trong Hồ sơ Mời thầu thì việc tính giá sẽ được tiến hành tương tự như phần 2.3.3 - Thiết kế Chi tiết bên dưới.

11 DETAILED ENGINEERING

Phần công việc này trong các dự án tổng thầu EPCIC hiện tại chúng ta đã từng bước chứng minh năng lực, thuyết phục Chủ đầu tư giao cho Công ty ta thực hiện. Tuy nhiên, ta chưa tự thực hiện được 100% và phải thuê nhà thầu phụ hoặc phối hợp với nhà thầu cùng thực hiện. Giá chào thầu phần DE có thể là dạng Lump Sum (LS), Provisional Sum (PS) hoặc tổ hợp Lump Sum và Provisional Sum tùy thuộc vào yêu cầu trong Hồ sơ Mời thầu hoặc đề xuất của Công ty được Chủ đầu tư/ khách hàng chấp nhận.

Giá thầu phần DE được xác định như sau:

a. Nếu Hồ sơ Mời thầu quy định Lump Sum cho phần DE, thì giá thầu phần DE sẽ được xác định như sau:

Total DE Value = DE Subcontract Price + PTSC M&C’s Price (PTSC M&C’s portion for DE Lump Sum Price, mark-up on DE subcontractor, risk cost, performance bond fee, insurance, finacing cost, tax, DE PMT cost, office & facilities for DE, business travel, other operation costs, etc)

Lưu ý:

- Nếu việc thực hiện thiết kế được thực hiện tại văn phòng thuộc Công ty: Chi phí chào thầu phải bao gồm chi phí Office & Facilities (O&F) cho cả nhà thầu phụ, PTSC M&C và CĐT. Trong trường hợp này, yêu cầu nhà thầu phụ không chào giá cho phần chi phí Office & Facilities của họ.

- Nếu việc thiết kế thực hiện tại văn phòng của Nhà thầu phụ: chi phí O&F cho Chủ đầu tư và của PTSC M&C phải được yêu cầu bao gồm trong giá chào của thầu phụ DE. Cần phải kiểm tra giá chào của thầu phụ để tránh trường hợp thầu phụ chưa chào giá O&F cho Chủ đầu tư và PTSC M&C, phải lưu ý và yêu cầu nhà thầu phụ DE chào giá. Nếu văn phòng của nhà thầu phụ thiết kế ở nước ngoài, cần tính toán đầy đủ các chi phí liên quan đến việc đi lại, ăn ở, phụ cấp,... của PMT cho công tác quản lý nhà thầu trong giai đoạn thiết kế chi tiết.

- Trường hợp PTSC M&C tự thuê văn phòng có lợi hơn, ta có thể xem xét thuê và yêu cầu nhà thầu phụ DE không chào giá phần này nữa.

b. Nếu Hồ sơ Mời thầu quy định Provisional Sum cho phần DE, thông thường có hai phần giá được xác định như sau:

➢ Phần giá cho nhân sự trực tiếp tham gia công việc thiết kế (bao gồm cả Detailed Engineering và Follow-on Engineering) của nhà thầu phụ DE và PTSC M&C

Trong quá trình chuẩn bị thầu, bộ phận phụ trách công việc DE sẽ phối hợp với nhà thầu phụ thiết kế để phân chia phạm vi công việc giữa các bên (SOW). Với phạm vi công việc đã được quy định rõ giữa các bên:

- Nhà thầu phụ thiết kế sẽ xây dựng bộ CTR theo phần khối lượng công việc của mình, giá Provisional Sum cho DE của nhà thầu phụ sẽ được chào dựa trên bộ CTR này và đơn giá đề xuất của nhà thầu phụ.

- Về phía nhà thầu chính (PTSC M&C), bộ phận phụ trách DE cũng xây dựng bộ CTR dựa trên phần công việc của mình và gửi sang nhân sự phụ trách tính giá để xây dựng phần giá DE Provisional Sum của PTSC M&C.

(Trong quá trình thực hiện dự án, giá trị thực tế thanh toán sẽ được chi trả thông qua thực tế expended man-hours ghi nhận bằng các timesheets phê duyệt bởi Chủ đầu tư. Tuy nhiên để quản lý CTR tốt, các Chủ đầu tư thường có quy định khá chặt chẽ về đánh giá productivity, notify khi Actual CTR tiệm cận với Budget CTR).

➢ Phần giá cho các công việc/ hoạt động khác của nhà thầu phụ thiết kế và PTSC M&C.

Phần giá này bao gồm các cấu thành giá khác ngoài phần giá cho nhân sự trực tiếp thực hiện công việc thiết kế: chi phí văn phòng, chi phí quản lý, chi phí chung khác,...và thường là Lump Sum. Thông thường phần giá này sẽ được phân bổ vào mục 2.3.1 - General Management hoặc bao gồm trong cấu thành giá cho phần thiết kế chi tiết tùy theo định nghĩa và yêu cầu của Chủ đầu tư trong Hồ sơ Mời thầu.

- Nhà thầu phụ sẽ tính thêm phần giá khác như: văn phòng, quản lý, rủi ro (risk), mở performance bond, phí bảo hiểm, chi phí tài chính, ăn ở đi lại cho nhân sự,...

- Nhà thầu chính (PTSC M&C) cũng sẽ tính thêm phần giá khác ngoài nhân sự trực tiếp như: văn phòng, quản lý, rủi ro (risk), trách nhiệm (obligation), mở performance bond, phí bảo hiểm, chi phí tài chính,...và khoản mark-up trên giá trị chào thầu phần DE của nhà thầu phụ.

Tùy theo định nghĩa công việc Detailed Engineering là gì, bao gồm hay không bao gồm Follow-on Engineering và quy định chào giá Lump Sum hay Provisional Sum mà nhân sự phụ trách tính giá cần yêu cầu bộ phận phụ trách DE xây dựng CTR phù hợp để chào giá đúng theo yêu cầu.

Việc xây dựng đơn giá áp dụng để tính toán giá thầu Lump Sum hay Provisional Sum cho nhân sự trực tiếp tham gia công việc thiết kế có phần khác so với phần tính chi phí lương PMT. Đơn giá = phần chi phí thực trả cho nhân viên DE + % uplift factor trên chi phí thực này. Phần trăm uplift factor này được xác định bằng cách lấy đơn giá từ các dự án trước đây đồng thời so sánh với đơn giá của các nhà thầu thiết kế trong nước và khu vực để có được đơn giá mong muốn chào cho gói thầu, rồi từ đó tính là % uplift factor. Chi phí thực trả cho nhân viên DE này được xây dựng dựa trên cơ sở bao gồm tất các các khoản chi phí liên quan như chi phí lương và các khoản phải trả người lao động, chi phí công tác, bảo hiểm, chi phí thuế thu nhập cá nhân (lấy từ dự trù đơn giá lương chào thầu cấp bởi phòng Tổ chức Nhân sự)... Bỏ ra các chi phí nếu được qui định chi trả riêng theo quy định trong hồ sơ mời thầu (nếu có).

Theo như phân công hiện tại, phần dự thầu liên quan đến DE sẽ do nhân sự tổ Dự thầu phụ trách, bao gồm cả phần giá do PTSC M&C thực hiện và giá chào từ nhà thầu phụ. Nhân sự phụ trách phần giá tổng thầu EPCIC sẽ chịu trách nhiệm phối hợp, làm rõ, tính toán bổ sung và tổng hợp và giá chào thầu cho full scope EPCIC.

12 PROCUREMENT

Tùy theo từng Hồ sơ Mời thầu mà giá chào thầu của PTSC M&C cho phần công việc mua sắm vật tư/ thiết bị (Procurement) có khác nhau, có thể là Provisional Sum, Lump Sum hoặc kết hợp Provisional Sum và Lump Sum cho từng hạng mục cụ thể. Phần giá thầu cho công tác mua sắm (Procurement) thường sẽ bao gồm các cấu thành giá sau:

a. Giá dịch vụ thực hiện công việc mua sắm (Procurement Services), bao gồm các chi phí sau:

- Chi phí nhân sự thực hiện trực tiếp công việc mua sắm cho dự án (buyers/ expeditors, payment officers, logistic staft).

- Chi phí Business travel costs cho công tác expediting, inspection, KOM, FAT,... do người của PTSC M&C đi thuộc trách nhiệm của nhà thầu liên quan đến các gói mua sắm.

Tùy theo yêu cầu của Hồ sơ Mời thầu, phần giá Procurement Services thường được chào theo 3 hình thức sau:

+ Giá chào dưới dạng Provisional Sum và sẽ thực thanh thực chi dựa trên actual time sheets, actual invoices & supporting documents. Đối với nhân lực trực tiếp thực hiện công việc mua sắm, nhân sự phụ trách giá thầu phòng Thương mại sẽ chịu trách nhiệm dự trù và cung cấp CTR để nhân viên tính giá thầu tính toán giá. Cơ sở tính giá tương tự như phần DE. Phần chi phí Business travel costs bộ phận mua sắm/ thiết kế sẽ dự trù và cung cấp thông tin phục vụ tính giá.

+ Giá chào dưới dạng Provisional Sum, tuy nhiên nó được thanh toán thông qua khoản Mark-up trên giá trị mua sắm vật tư thiết bị dự án. Nhân viên tính giá thầu cần dựa trên giá trị tạm tính phần mua sắm của dự án để ước tính giá trị có thể nhận được từ chủ đầu tư qua tỷ lệ % mark-up có quy định trong hồ sơ mời thầu. Đồng thời tính toán chi phí thực tế dựa trên CTR, dự trù của bộ phận Thương mại/ thiết kế cho nhân sự đi expediting, inspection, KOM, FAT,... để tính toàn và so sánh đề xuất tỷ lệ % mark-up hợp lý nhất.

+ Giá chào dưới dạng Lump Sum và bao gồm trong phần chi phí chung (Preliminaries) ở muc 2.3.1 trên. Nhân viên tính giá thầu cần lưu ý để yêu cầu bóc tách, dự trù từ các bộ phận để tính và phân bổ đúng vào chi phí chung Preliminaries theo đúng yêu cầu của Hồ sơ Chào thầu.

b. Giá mua sắm các gói vật tư/ thiết bị/ dịch vụ phụ vụ dự án (Procurement Supply):

Giá thầu cho phần này như đã nói trên, có thể là Lump Sum hay Provisional Sum tùy vào yêu cầu của Hồ sơ Mời thầu. Nhân sự phụ trách giá mua sắm Phòng thương mại sẽ chịu trách nhiệm tính toán và cung cấp cho nhân viên tính giá thầu (thường bao gồm giá trị mua sắm vật tư/ thiết bị/ dịch vụ cộng với khoản dự phòng trượt giá).

- Nếu giá thầu là Provisional Sum thì thường Chủ đầu tư sẽ cung cấp dự toán cho từng gói mua sắm của dự án, nhân viên tính giá thầu sẽ phối hợp với bộ phận mua sắm thuộc phòng Thương mại để đề xuất tỷ lệ mark-up của nhà thầu trên các gói mua sắm này. Căn cứ vào định nghĩa của mark-up trong Hồ sơ Mời thầu mà nhân viên tính giá thầu phải tính toán đề xuất hợp lý, có bao gồm hay không bao gồm phần giá thuộc mục 2.3.4 a trên.

Nhân viên tính giá thầu cần lưu ý khoản Performance bond liên quan đến các gói mua sắm được quy định về thanh toán như thế nào trong Hồ sơ Mời thầu để tính toán bổ sung trong phần chi phí chung (mục 2.3.1) nếu không được xem là một phần giá trị của gói mua sắm và không được thanh toán.

- Nếu giá chào là Lump Sum, nhân viên tính giá thầu cần làm rõ khi nhận báo giá mua sắm từ nhân sự phụ trách của phòng Thương mại, tính toán các chi phí bổ sung (ví dụ buộc phải mua hàng phi tiêu chuẩn và PTSC M&C phải tốn chi phí pre-fabrication) và phần lợi nhuận của Công ty trên phần giá trị mua sắm.

c. Giá cho các công việc, dịch vụ hổ trợ cho công tác mua sắm hàng hóa dịch vụ:

- Chi phí vận chuyển, thông quan hàng hóa và chuyển tải (nếu có) về đến bãi của PTSC M&C (Freight Services): Chúng ta cần lưu ý dạng hợp đồng của ta với nhà cung cấp là giao hàng với điều kiện nào (EXW, FOB, CIF, CIP, DDU). Cần tìm hiểu thêm về incoterm để biết trách nhiệm của nhà cung cấp đến đâu và giá của họ đã bao gồm các chi phí thế nào để tránh tính thiếu/ tính thừa.

Chi phí cho phần này bao gồm: upload hàng từ kho của nhà sản xuất, vận chuyển ra tàu hoặc sân bay, chi phí bảo hiểm khi vận chuyển hàng hóa, chi phí offload hàng tại cảng ở Việt nam, chi phí nhận hàng, kiểm đếm, lưu kho chờ làm thủ tục hải quan, chi phí làm thủ tục hải quan, vận chuyển về đến bãi của PTSC M&C, offload hàng trên phương tiện vận chuyển và đưa hàng vào kho).

- Các khoản liên quan đến thuế xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu nước ngoài, thuế thu nhập cá nhân cho nhân sự của Vendors sang hỗ trợ công việc Pre-com & Com.

Những điểm cần lưu ý trong quá trình tiếp nhận báo giá mua sắm từ nhân sự phụ trách phòng Thương mại, các khoản tính toán bổ sung:

- Đối với các vật tư mua cho hệ thống đường ống dưới biển: sẽ có các chi phí liên quan đến việc cung cấp vật tư cho nhà thầu T&I thực hiện công việc lắp đặt ngoài khơi như chi phí thuê các công cụ, dụng cụ bảo quản vật tư, chi phí cẩu kéo, thuê bãi, cầu cảng để chứa các vật tư trong quá trình giao cho nhà thầu T&I thực hiện công việc lắp đăt ngoài khơi. Vật tư cấp cho nhà thầu TnI chủ yếu là Pipelines, Risers và thường được giao cho nhà thầu TnI từ bãi của nhà thầu phụ thực hiện gói dịch vụ Pipelines Coating, do đó để tránh rủi ro về phí mình ta tối đa hóa việc yêu cầu nhà thầu bọc ống bao gồm các chi phí trên trong giá chào của nhà thầu và có sự tham gia đánh giá của Chủ đầu tư.

- Cần lưu ý và tính toán cho các khoản dự phòng bóc thiếu, trượt giá, lợi nhuận của PTSC M&C trên toàn bộ các cấu thành giá trên.

- Các loại thuế và nghĩa vụ phát sinh trong quá trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ cho dự án.

- Trường hợp chủ đầu tư cung cấp toàn bộ vật tư thiết bị, nhân viên tính giá thầu cần lưu ý trách nhiệm giao hàng của Chủ đầu tư cho nhà thầu đến đâu trong Hồ sơ Mời thầu để tính các chi phí liên quan khác như đã nêu ở trên. Ví dụ gói bọc ống (Pipeline Coating) thường sẽ không giao thẳng đến bãi PTSC M&C mà sẽ giao trực tiếp đến bãi thi công của nhà thầu phụ bọc ống.

Vật tư/ thiết bị/ dịch vụ thường bao gồm những mảng lớn như sau:

- Đối với vật tư/ thiết bị thường bao gồm 2 dạng sau:

+ Tagged Items (trong đó có một số hạng mục lớn, có thời gian giao hàng lâu gọi là Longlead Items): Sau giai đoạn Detail Engineering sẽ đưa ra các thông số kỹ thuật (specifications) của thiết bị sau đó Procurement Team cung cấp specifications cho nhà cung cấp để nhà cung cấp chế tạo thiết bị theo yêu cầu. Trong trường hợp này, hàng hóa không được sản xuất hàng loạt mà chỉ được sản xuất khi được đặt hàng.

+ Bulk Items (phần lớn là các hạng mục có thời gian giao hàng ngắn được phân loại là Shortlead Items): các vật tư có sẵn, chế tạo đơn giản, thời gian ngắn, không có yêu cầu cao về mặt specifications, có thể đã có sẵn trong stock, vd: Steel, Cable, bolt/nuts, gasket....

- Đối với mua sắm dịch vụ, thường bao gồm những hạng mục dịch vụ sau, nhân viên tính giá thầu cần đọc kỹ Hồ sơ Mời thầu để xác định và tính toán đủ trong cấu thành giá chào thầu (một số Hồ sơ Mời thầu, các dịch vụ Valve Testing/N2 He Leak Testing/Flange Management/Bolt Tensioning; Baseline Corrosion Survey; Field Joint Coating for Risers có thể được quy định bao gồm trong giá thi công chế tạo).

Outsourced Engineering Services/Studies;

Vendor Inspection/Expediting Services;

Freight Forwarding associated with Reimbursable Material;

Valve Testing/ N2 He Leak Testing/ Flange Management/ Bolt Tensioning;

Baseline Corrosion Survey;

Field Joint Coating for Risers.

13 CONSTRUCTION

Đây là một trong những hạng mục giá cùng với hạng mục chi phí chung (Preliminairies) có khá nhiều các thông tin đầu vào mà nhân viên tính giá thầu cần phải thúc đẩy, phối hợp, làm rõ và xử lý tốt để phục vụ công việc tính giá cũng như đáp ứng được mục tiêu về thời gian hoàn thành phần thầu thương mại. Nhân viên tính giá thầu cần phối hợp chặt chẽ với nhân sự focal point và nhân sự phụ trách kỹ thuật của dự án để nhận kịp thời các bóc tách đầu vào. Phần giá này thường là Lump Sum, hoặc tổ hợp Lump Sum và Provisional Sum (dưới dạng Unit Priced Works), bao gồm các cấu thành giá sau:

a. Chi phí chế tạo thuần (Net Fabrication): Bao gồm các chi phí direct labour, consummables, tools/ small equipment. Nhân sự tính giá thầu cần nghiên cứu cấu trúc form giá của Chủ đầu tư cho phần chế tạo để yêu cầu nhân sự phụ trách bóc tách khối lượng gán (phân bổ) từng hạng mục chế tạo theo định mức (norm) tương ứng với từng hạng mục theo quy định trong form giá của Chủ đầu tư. Đây cũng là điểm quan trọng để tính và phân bổ đúng giá trong trường hợp ta phải chào bộ đơn giá chế tạo theo yêu cầu của Chủ đầu tư cho trường hợp chào giá Unit Price Works.

b. Chi phí cho các công việc, dịch vụ hỗ trợ công tác thi công chế tạo:

- Chi phí nhà thầu phụ hỗ trợ thi công như: NDT, PMI, PWHT, Insulation, Neoprene, PFP,... Nhân viên tính giá thầu tính toán dựa trên bóc tách của bộ phận kỹ thuật và đơn giá theo Price database.

- Chi phí Qualify thợ hàn, Qualify quy trình hàn (Welder Qualification, Welding Procedures): nhân viên tính giá thầu cần phối hợp với nhân sự phụ trách kỹ thuật để kiểm tra xem từng dự án và làm rõ với Chủ đầu tư tận dụng được của dự án trước hay không. Nếu không cần dự trù Qualify mới theo yêu cầu trong Hồ sơ Mời thầu.

- Chi phí về Cẩu, kéo, xe nâng, các thiết bị lớn như máy nén khí, máy phát điện: yêu cầu các bộ phận cung cấp từng loại máy móc của công ty sử dụng và máy móc thuê ngoài để tính chi phí hợp lý.

- Chi phí về bãi thi công, nâng cấp bãi và nền móng, bù lún, chuẩn bị bãi như hàng rào, điện trên bãi, nhà tạm,...

- Chi phí cho dịch vụ cân (Weighing Services), nhân sự phụ trách kỹ thuật sẽ tiến hành cung cấp Đầu bài kỹ thuật (Technical Requisition) cho nhân sự phụ trách mua sắm phòng thương mai để gửi yêu cầu nhà thầu phụ chào giá nếu Hồ sơ Mời thầu có yêu cầu dịch vụ này.

- Chi phí về calibration, testing, certify cho các máy móc thiết bị công ty mua về sử dụng. Nhân sự phụ trách xưởng Thiết bị Tổng hợp sẽ cung cấp dự trù cho đầu mối phụ trách kỹ thuật kiểm tra và chuyển cho nhân viên tính giá thầu.

- Chi phí điện, nước, nhiên liệu cho máy móc thiết bị thi công, đổ rác, etc. Nhân viên tính giá thầu tính toán dựa trên bóc tách khối lượng của bộ phận kỹ thuật và đơn giá theo Price databasse.

- Chi phí giàn giáo, sơn thường và các dạng coating đặc biệt như PFP, TSA (Scaffolding, Protect coating). Đối với phần giàn giáo, sơn thường, nhân viên tính giá thầu tính toán dựa trên khối lượng/ diện tích bóc tách bỡi bộ phận kỹ thuật và đơn giá theo định mức. Các dạng coating như PFP, TSA dựa trên diện tích theo bóc tách và đơn giá theo database hoặc gọi thầu phụ chào giá nếu có đủ thời gian.

- Chi phí về thi công và mua sắm cho các công việc phục vụ thi công như thi công như load-out support frame, deck support frame, gối kê bê tông, temporary support etc. Nhân viên tính giá thầu cần phối hợp với nhân sự phụ trách kỹ thuật về khả năng có thể tận dụng lại các dự án trước đó, nếu tận dụng được thì tính giá khấu hao, nếu không thì tính giá mua và chế tạo mới.

c. Chi phí về Onshore pre-com và Commissioning:

Công việc này bao gồm giám sát, kỹ sư chạy thử, vật tư tiêu hao, phương tiện thiết bị cần huy động cho công việc Oshore Pre-com/Com, các chi phí liên quan đến công tác interface, điều phối Vendor site representative. Cần lưu ý là có các chi phí về Hydrotest, chi phí thuê nhà thầu phụ thực hiện công tác Pre-com & Com như Nitrogent Leak Test, Flange Management, Bolt Tensioning. Một vài Chủ đầu tư yêu cầu nằm trong các gói mua sắm dịch vụ thuộc Procurement nên nhân viên tính giá thầu cần đọc kỹ Hồ sơ Mời thầu để tính toàn đủ cho phần Onshore Pre-com & Com. Một số dự án, công việc Oshore Pre-com/ Com có sự tham gia của nhà thầu HUC (POS) do vậy cần tham chiếu SOW giữa các bên, bao gồm cả Vendor cấp thiết bị để tránh tính giá 2 lần hoặc tính thiếu do chưa rõ phạm vi công việc.

d. Chi phí về cho công việc hạ thủy và chằng buộc (Load-out & Sea-fastening), bao gồm:

- Chi phí thuê nhà thầu phụ thực hiện dịch vụ load-out.

- Thực hiện mua sắm và thi công phần chằng buộc vào xà lan (Sea-fastening).

- Chi phí cầu cảng (Berthing fee).

- Chi phí hoa tiêu (Pilot).

- Chi phí nạo vét (Dredging) nếu có.

- Chi phí Gas Free Check cho xà lan.

- Chi phí thuê Tug Boat để xoay xà lan trong quá trình chuẩn bị Loadout/ Sailaway. Thông thường nhà thầu T&I cấp nhưng cần làm rõ nếu nhà thầu không hỗ trợ thì mình phải chào giá cho phần này.

Nhân viên tính giá thầu cần phối hợp với nhân sự phụ trách kỹ thuật để làm rõ phạm vi công việc với nhà thầu T&I, nhà thầu phụ cung cấp dịch vụ hạ thủy để rõ trách nhiệm các bên đến đâu nhằm tính đúng và đủ phí trong giá thầu.

Cần lưu ý rằng, tùy theo từng Hồ sơ Mời thầu của những Chủ đầu tư/ khách hàng khác nhau mà phần giá thi công này được chào/ quy định là Lump Sum hoặc Unit Priced Work (Measured Work). Trong trường hợp chào giá Lump Sum, có 2 khả năng chào giá mình cần cân nhắc khi tính giá: 1 là chào giá Lump Sum fixed & firmed (khả năng này có thể áp dụng khi thiết kế chi tiết cho dự án đã gần như hoàn thiện, khối lượng và specifications đã xác định rõ trong Hồ sơ Mời thầu). 2 là chào giá Lump Sum có điều kiện khi khối lượng hoặc specifications của dự án có thay đổi thì giá trị đòi tiền cho phần chế tạo sẽ thay đổi (+/-) tương ứng. Khả năng số 2 này thường được PTSC M&C áp dụng hoặc qualify với khách hàng để được chào theo cách này. Lưu ý qualification về cách tính adjustment (+/-) một cách rõ ràng.

Đối với trường hợp chào giá chế tạo theo hình thức Measured Work, khối lượng làm cơ sở để tính toán sơ bộ giá lúc chào thầu thường được cấp bởi Chủ đầu tư hoặc PTSC M&C tự thực hiện bước tính toán khối lượng chào thầu từ hồ sơ kỹ thuật cấp bỡi Chủ đầu tư (Company Supply Data). Công việc quan trọng nhất cho hình thức chào giá này là xây dựng bộ đơn giá chi tiết cho từng hạng mục khối lượng sao cho hợp lý nhất, đảm bảo lợi ích của Công ty nhưng vẫn cạnh tranh để thắng thầu. Cần nghiên cứu các định nghĩa về unit rates trong Hồ sơ Mời thầu, nếu không có trong Hồ sơ Mời thầu thì ta cần đưa ra các định nghĩa rõ ràng cho unit rates này sẽ bao gồm những gì. Vì trong 1 số hợp đồng unit rate được quy định bao gồm theo thêm các phần hỗ trợ thi công như NDT, PWHT, testing, etc. Khi đó cần bổ sung thêm các chi phí này vào trong chi phí thi công thuần (direct labour, consumables, tool & small equipment) và chia cho khối lượng sơ bộ ban đầu (Bill of Approximate Quantities) để ra unit rate cho phù hợp với định nghĩa.

14 TRANSPORTATION & INSTALLATION

Hiện nay, phần việc này được nhà thầu phụ thực hiện. PTSC M&C phải kiểm tra phạm vi công việc của các bên đến đâu để tính toán chi phí đến đó. Giá thầu cho phần này có thể là Lump Sum, Provisional Sum hay cả 2 hình thức giá này và thông thường, phần công việc này bao gồm các cấu thành giá sau:

Phần giá của nhà thầu phụ T&I, thông thường bao gồm: quản lý và vận hành dự án (PMT, Accommodation, catering, communication,...), giá cho việc huy động và giải phóng tàu bè, phương tiện thiết bị, giá cho tàu bè và phương tiện thực hiện công việc T&I, giá dầu MGO, vật tư tiêu hao, giám sát, công nhân, cẩu kéo,... giá cho thời gian dừng việc vì lý do thời tiết (Weather Standby Cost),...Cần tham chiếu SOW giữa các bên (nhà thầu chính, nhà thầu T&I, nhà thầu HUC) để rà soát và kiểm tra giá kỹ nhằm tránh các missing.

Phần giá của PTSC M&C trong phần việc này bao gồm:

– Phần mark-up trên giá trị nhà thầu phụ T&I.

– Các phần công việc phát sinh thêm theo sự phân chia phạm vi công việc giữa PTSC M&C và nhà thầu T&I. Cần phối hợp chặt chẽ với nhân sự phụ trách T&I để tính toán đúng và đủ theo SOW (ví dụ Subsae Template, Installation Add, Field Joint Coating, các chi phí liên quan đến nhập xuất tàu bè, dịch vụ vệ sinh xà lan, cấp thực phẩm, nước ngọt.... thường có thể nằm ở phần T&I hay PTSC M&C tùy vào thống nhất SOW giữa các bên).

– Phần chi phí nhân sự giám sát thực hiện công việc T&I: T&I manager, T&I coordinators & engineers.

Theo như phân công hiện tại, phần dự thầu liên quan đến T&I sẽ do nhân sự tổ Proposal phụ trách, bao gồm cả phần giá do PTSC M&C thực hiện và giá chào từ nhà thầu phụ. Nhân sự phụ trách phần giá tổng thầu EPCIC sẽ chịu trách nhiệm phối hợp, làm rõ, tính toán bổ sung và tổng hợp và giá chào thầu cho full scope EPCIC.

15 HOOK-UP, COMMISSIONING AND ASSISTANCE FOR START-UP

Hiện nay, phần HUC được thực hiện bởi nhà thầu phụ. PTSC M&C phải kiểm tra phạm vi công việc của các bên (bao gồm cả phần công việc thuộc scope của Chủ đầu tư) đến đâu để tính toán chi phí theo đúng phạm vi công việc thuộc trách nhiệm của tổng thầu EPCIC. Giá thầu cho phần này có thể là Lump Sum, Provisional Sum hay cả 2 hình thức giá này và thông thường bao gồm các cấu thành giá sau:

Phần giá thuộc phạm vi công việc của nhà thầu HUC: quản lý và vận hành dự án (PMT, Accommodation, catering, communication,... cho cả người của nhà thầu phụ HUC, PTSC M&C và Chủ đầu tư), giá cho việc huy động và giải phóng tàu bè, phương tiện thiết bị, giá cho tàu bè và phương tiện thực hiện công việc HUC, giá dầu MGO, vật tư tiêu hao, giám sát, kỹ sư chạy thử, công nhân, cẩu kéo,... giá cho thời gian dừng việc vì lý do thời tiết (Weather Standby Cost),...

Phần giá thuộc phạm vi công việc của nhà thầu chính PTSC M&C, thường bao gồm:

– Quản lý giám sát công việc HUC của nhà thầu phụ ngoài Offshore.

– Chi phí mua sắm dầu mỡ, hóa chất cho First fill (phụ thuộc vào phạm vi công việc giữa PTSC M&C và nhà thầu HUC).

– Chi phí mua sắm dịch vụ, điều phối vendors hỗ trợ chạy thử, interface giữa các bên liên quan đến việc chạy thử (theo phạm vi công việc giữa Chủ đầu tư, PTSC M&C, nhà thầu HUC).

– Chi phí nhân sự PM&C để hỗ trợ Chủ đầu tư trong việc chạy thử, start-up & testing (theo phạm vi công việc giữa Chủ đầu tư, PTSC M&C, nhà thầu HUC).

Theo như phân công hiện tại, phần dự thầu liên quan đến HUC sẽ do nhân sự tổ Proposal phụ trách, bao gồm cả phần giá do PTSC M&C thực hiện và giá chào từ nhà thầu phụ. Nhân sự phụ trách phần giá tổng thầu EPCIC sẽ chịu trách nhiệm phối hợp, làm rõ, tính toán bổ sung và tổng hợp và giá chào thầu cho full scope.

4 So sánh giá để lãnh đạo phụ trách có thêm thông tin phê duyệt giá dự thầu

Nhân sự phụ trách tính giá dự thầu cần thực hiện công việc so sánh giá nhằm cung cấp thêm thông tin để lãnh đạo phụ trách xem xét giá trong mối tương quan với những dự án đã thực hiện trên cùng một mặt bằng giá để cân nhắc và ra quyết định cho mức giá dự thầu. Các công việc thực hiện bao gồm:

– Lựa chọn những dự án nào đã thực hiện, những nhà thầu nào mình có thông tin về đơn giá để làm căn cứ so sánh giá. Các nhân tố cần xem xét khi lựa chọn dự án để so sánh giá: dự án đấu thầu trong nước hay quốc tế, phạm vi công việc của dự án, nhân sự là người Việt Nam hay chuyên gia (đối với DE), tải trọng và loại tàu, thời gian thực hiện dự án, … (đối với T&I, HUC), những mục tiêu của việc so sánh giá,…

– Xác định và liệt kê các khu vực giá bất thường làm ảnh hưởng đến việc tăng/ giảm giá chào thầu so với các dự án thông thường để trừ đi hoặc cộng thêm trong quá trình so sánh giá trong cùng một mặt bằng giá.

– Lập bảng so sánh đối chiếu về đơn giá sau khi đã đưa các đơn giá cần so sánh về cùng một mặt bằng giá.

– Báo cáo kết quả so sánh giá khi trình lãnh đạo phụ trách xem xét phê duyệt mức giá dự thầu.

5 Tổng hợp giá thầu, phối hợp hoàn thiện phần thầu thương mại trong hồ sơ dự thầu

Trong quá trình chuẩn bị thầu, nhân sự phụ trách tính giá tổng thầu cho dự án có nhiệm phối hợp với các cá nhân, bộ phận khác trong tổ dự thầu để làm rõ, tính toán bổ sung và tổng hợp toàn bộ giá dự thầu cho một dự án tổng thầu EPCIC. Bước tiếp theo là phân bổ vào bảng giá được yêu cầu trong Hồ sơ Mời thầu. Hoàn thiện phần thầu thương mại trong hồ sơ dự thầu (hoàn thiện các Commercial Bid Form: Bảng giá, Commercial Qualifications/ Exceptions, Basis of Proposal).

Đây cũng là một trong những khâu rất quan trọng trong quá trình chuẩn bị thầu phần giá vì vậy nhân sự phụ trách phần giá tổng thầu cần hiểu rõ cơ sở chào giá của các phần tiếp nhận từ các cá nhân/ bộ phận khác (DE, Procurement, T&I, HUC) để tổng hợp đầy đủ đi cùng với những Qualifications/ Exceptions tương ứng và phù hợp. Phối hợp làm rõ, double check để kịp thời phát hiện các sai sót nếu có trước khi trình lãnh đạo xem xét phê duyệt phần thầu thương mại.

Phụ lục

|Stt |Tên file |Tên tài liệu/ bảng tính |Diễn giải |
|1 |PTKD-Tom tat cong tac tinh gia du an |Tóm tắt công tác tính giá dự |Tóm tắt phương pháp, cơ sở tính giá cho từng hạng mục công |
| |Tong thau EPCI |án Tổng thầu EPCI |việc trong dự án Tổng thầu EPCI. |
|2 |PMC Price |Bảng tính giá thầu nội bộ |Đây là file tính giá thầu nội bộ của Công ty. Tất cả các cấu |
| |(Excel file) | |thành giá liên quan đến dự án được tính toán và tổng hợp vào |
| | | |file tính toán này. Từ file giá nội bộ này, nhân viên tính giá|
| | | |thầu sau khi nghiên cứu kỹ các định nghĩa, quy định về cấu |
| | | |trúc giá và form giá trong hồ sơ mời thầu để tiến hành phân bổ|
| | | |đúng và chính xác cho từng hạng mục trong bảng giá chào thầu. |
| | | |Khi đặt tên file, nhân viên tính giá thầu thêm tên dự án vào |
| | | |trước tên file theo phụ lục này, vd: NASR-PMC Price. |
|3 |Detail Internal Price (Excel file) |Bảng tính giá phụ |Đây là file tính giá chi tiết bổ sung cho file tính giá thầu |
| | | |nội bộ trên. Mục đích nhằm giảm số lượng các sheets trong file|
| | | |tính giá nội bộ, chi tiết hơn cho các cấu thành giá của dự án |
| | | |trước khi tổng hợp vào file tính giá nội bộ. File tính giá này|
| | | |chủ yếu được dùng để tính toán chi tiết cho các hạng mục thuộc|
| | | |các công việc, dịch vụ hỗ trợ công tác thi công chế tạo. Khi |
| | | |đặt tên file, nhân viên tính giá thầu thêm tên dự án vào trước|
| | | |tên file theo phụ lục này, vd: NASR-Detail Internal Price. |
|4 |Schedule of Price |Bảng giá chào thầu |Đây là bảng giá được quy định trong Hồ sơ Mời thầu. Như đã nói|
| |(Excel, Access, …) | |trên, nhân viên tính giá thầu cần nghiên cứu bảng giá này và |
| | | |các định nghĩa, quy định về cấu thành giá được đề cập trong Hồ|
| | | |sơ Mời thầu để phân bổ đúng và hoàn thành bảng giá này cho |
| | | |phần thầu thương mại. Trong tài liệu này, bảng giá chào thầu |
| | | |được lấy từ dự án NASR để phục vụ tham khảo (NASR-Schedule of |
| | | |Price). |