Negociando con un HP, sin morir en el intento1 Kit de supervivencia Por: José Ignacio Tobón L. Director de Jose I. Tobon Consultores director@joseitobon.com Objeto El objeto de este documento es presentar algunas ideas acerca de la forma cómo debe abordarse una negociación con un negociador duro y difícil, a quien mencionaremos aquí como el HP. Estas pueden considerarse como algunas ideas que quisiera incluir en la próxima edición de mi libro “Cómo Negociar Con Gente Difícil. El Modelo Ury de Harvard”, pues creo que le harían muy bien al darle una dosis adicional de realidad.2,3,4 Pueden verse también como las ideas de alguien que ha estado estudiando con seriedad el tema de la negociación, tanto en los valiosos libros académicos, como también en la valiosa realidad de los negocios reales, de los clientes reales que generosamente me han contratado como entrenador de sus negociadores. Es una mezcla de academia y realidad que hace que, por lo menos, el lector se interese en analizar los conceptos incluidos en este documento.5 Evolución Estoy dedicado al entrenamiento de negociadores desde los primeros años de la década de los 90´s y he registrado una evolución en el tema.6 Algunos me dicen que hablar de las metodologías de negociación dura es algo obsoleto, pues ahora lo que se debe buscar es el gane – gane, queriendo decir, posiblemente, que estoy en el siglo pasado. Esas mismas personas seguramente cambiarán de idea cuando cultiven sus productos agrícolas y lleven su primera cosecha a donde los grandes mayoristas para que ellos la compren; es posible que, a pesar de que la cosecha tenga una my buena calidad y un excelente precio, los mayoristas decidan no comprarle o le compren a precios por debajo de los costos de producción.

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La expresión HP puede causar impacto al lector, pero la quiero usar, pues esto en forma inmediata aleja este documento del ámbito académico e intelectual. 2 Entrenarse para negociar con personas difíciles es, en cierta medida, un pleonasmo, pues uno no se entrena para negociar con la gente fácil. 3 Puede verse este documento como parte de uno de los capítulos de un nuevo libro acerca de las negociaciones difíciles. Se incluirán también en dicho libro una serie de tácticas sucias que he venido coleccionando. Si usted conoce las tácticas sucias, las podrá reconocer, evidenciar y neutralizar en la mesa de negociación cuando el otro se las aplique. 4 Estas ideas son complementarias a mi libro sobre el tema, del cual rescato sobre todo el Modelo Ury de los 5 pasos, que debe ser usado. También es importante tener en cuenta los Siete Elementos del Método Harvard. 5 Algunos académicos brillantes de Harvard eran admirados por mí, pero de todas formas veía que algunos conceptos eran más teóricos que reales. Ahora algunos de ellos salieron de Harvard y son consultores de negociaciones reales: han cambiado parte de sus conceptos y yo estoy mejor. 6 Los expertos mencionan que la diferencia entre ser bueno y ser excepcional radica en el tiempo invertido. Algunos expertos dicen que para poder dominar un tema hay que invertirle al menos 10.000 horas. Eso lo vuelve a usted bueno y empieza el camino hacia lo excepcional.

También cambiarán de idea cuando sean asignados para negociar un secuestro, de uno de sus familiares, con criminales que usan técnicas extorsivas, amenazas fingidas o reales. Resultarán bastante ridículos cuando le mencionen al secuestrador que éste está usando tácticas que van en contra del gane - gane. Igual de desubicado estará cuando lleve el mismo mensaje a grupos violentos al margen de la ley, responsables de miles de muertos y actores de muchas masacres. Otros, que han estado conmigo en diferentes entrenamientos desde hace mucho tiempo, me dicen que mis entrenamientos ahora son más “descarnados”, queriendo decir que son más reales, más emocionales y que hacen que las personas se involucren más personalmente. En efecto, estos tienen razón y además explica mi evolución en este aspecto, la cual se podría explicar de la siguiente forma, como un decálogo y credo: creo en el gane – gane, creo que es la forma como se deberían conducir las negociaciones, creo que lograr un acuerdo de mutuo beneficio es un homenaje a la inteligencia humana, IV. creo que al gane - gane no se llega normalmente en forma directa, sino recorriendo previamente rutas del gane – pierde o del pierde – pierde, 7 V. creo que los mensajes y los evangelios del gane – gane no tienen ningún efecto si no están acompañados de acciones, pues la credibilidad no está en las palabras, sino en las acciones, VI. creo que al HP es preciso demostrarle con acciones, algunas veces igual de duras que las de él, que la mejor solución es la ganancia mutua, VII. creo que la negociación se trata de al menos dos y que si solo uno cree en el gane – gane, este perderá cuando se enfrente al que cree en el gane – pierde, VIII. creo que los que profesan el gane – gane, pueden llegar a profesar el gane pierde cuando las circunstancias son extremas o cuando las utilidades potenciales por distribuir son enormes, IX. creo en que sus mejores amigos de hoy se pueden convertir en sus peores enemigos en el mañana X. creo que la vida es justa en el largo plazo, que es en donde se define quien es el verdadero ganador, que en realidad será el más inteligente y que la ética es el arte del éxito a largo plazo. I. II. III. Utilidad de este documento Se siente usted manipulado, presionado, maltratado: o por un cliente que prácticamente lo tiene a usted arrodillado y amenaza constantemente con no comprarle más? o por un proveedor que es la única posibilidad de abastecer las necesidades suyas? o por un jefe que no lo valora a usted suficientemente y además se lleva sus créditos? o por un sindicato que insiste en cláusulas del acuerdo que bajan la eficiencia del proceso? o por la comunidad manipulada por líderes que buscan el beneficio personal enmascarado en el beneficio de dicha comunidad?

7 Repito una y otra vez la frase de un francés que decía que “las personas toman decisiones racionales solo después de que agotan las demás vías”.

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por su socio que no aporta el suficiente esfuerzo a la sociedad, pero que sabe que puede bloquear las decisiones de la empresa en la Junta? por su ex pareja que es inflexible en sus exigencias exageradas para poder aceptar el divorcio?8 por su vecino que con sus comportamientos le quita a usted la paz? por su propia familia en la repartición de la herencia de su padre?. 9

Si usted respondió afirmativamente al menos a una de estas preguntas, está dentro de la población normal, pues un HP existe hasta en las mejores familias; si respondió afirmativamente a todas las preguntas “si señor”, como en Dolorán y además respondió que todos son difíciles con usted, puede que el problema sea usted. Si usted respondió negativamente a todas estas preguntas, es porque usted está en un estado mental más arriba de todos los humanos; no tiene conflictos, ni presiones y está pleno con sus logros. No tiene conflictos internos acerca de si mismo. Es posible que usted haya decidido navegar en aguas tranquilas y no mover mucho las aguas. Es posible que haya sacrificado ganancias maravillosas por no recorrer el camino de riesgo. 10 Este documento es útil para toda aquella persona que tenga problemas en sus interacciones con los demás, es decir, es útil para todos. La negociación y la solución de problemas son áreas hermanas y algunas veces siamesas. Muchos piensan que los problemas son dificultades y otros muchos piensan que los problemas son oportunidades. Yo me distancio de ambas aproximaciones y me gusta más una forma neutra de ver los problemas. Problema es la distancia que hay entre una situación actual y una situación deseada. Problema en último término es un sinónimo de brecha (gap). Esto nos lleva a definir: o o o Problemas Tipo 1: pasar de pésimo a malo Problemas Tipo 2: pasar de malo a bueno Problemas Tipo 3: pasar de bueno a mejor

Según esta definición neutral, todos tenemos problemas y deberíamos estar interesados en el tema de la negociación que es una forma inteligente de tener problemas y de resolverlos. Recomendaciones Muchos de mis clientes me piden recomendaciones acerca de las estrategias que es preciso implementar para mejorar la situación con el negociador HP. Ellos sienten el dolor concreto y requieren de recomendaciones para poder estar mejor. Voy a presentarle a usted algunas de estas recomendaciones, pero antes le sugiero que piense en su HP, con nombre y apellido, para que lea las recomendaciones en un contexto específico:

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La misma persona que usted ve en la iglesia casándose con usted, puede estar años más tarde en un juzgado contra usted. 9 Las familias son familias ideales hasta que llega el momento de repartir las herencias o peor, cuando es preciso repartir las pérdidas. 10 No es muy fácil tener grandes rentabilidades con riesgo cero.

Comprador de paz o Si a usted el negociador HP le produce stress, recuerde que stress es igual a las demandas menos las capacidades (S= D - C). El stress usted lo puede reducir de dos formas: i) bajando las demandas y exigencias que el otro le hace o ii) aumentando sus capacidades para negociar. Si lo primero que hace usted es bajar las demandas, es decir, ceder ante las presiones y ataques del HP, usted estará entregando y perdiendo; además usted cometerá el peor error del negociador, que es, “ser comprador de paz”.11 Lo mejor es que usted aumente sus capacidades para lograr negociar mejor. Esta será una solución estructural que le servirá para las demás negociaciones, mientras que bajar las demandas es una solución coyuntural.

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Las ventajas del enemigo o Una aproximación interesante es ver al HP como el “sparring” suyo. Un “sparring” es aquel boxeador que tiene como función entrenar a otro boxeador, boxeando. Tiene que ser tan bueno que le de real batalla al entrenado. El HP con seguridad le va a mostrar a usted trucos, pensamientos y movimientos que usted nunca se habría imaginado solo. o Entienda que un enemigo puede tener ventajas para usted, pues lo mantiene a usted entrenado, despierto y vivo. Se dice que “si no tiene un enemigo, búsqueselo”. Reacciones naturales12 o La mayoría de las personas, ante los ataques del HP asumen la estrategia “fight or flight”, es decir, pelear o volar. Estas estrategias no son siempre las más recomendadas. o Puede decirse que ante los ataques del HP, usted puede asumir tres estrategias naturales, pero que normalmente no son inteligentes: i) contra atacar, es decir, devolver el golpe, ii) quedarse y dejarse golpear o iii) romper las relaciones. Lo mejor es que se quede, no ataque y no se deje golpear. Los permisos o Recuerde que, como decía Eleonor Roosevelt, “nadie me puede ofender a mí, sin mi consentimiento”. o Otra frase que es importante en la vida y en la negociación es “a usted en la vida le hacen todo lo que usted se deje hacer”. o Otra frase adicional sería “usted siempre es activo, incluso cuando usted se está dejando pegar”, pues le está indicando al otro el camino que debe seguir. o Si el HP logra intimidarlo a usted y obtener lo que estaba buscando de usted, usted está dañando su futuro. Imagínese la siguiente situación: Usted está en el supermercado y su hijo le pide comprar algo; usted le niega el pedido a su hijo; su hijo empieza a llorar y gritar, armando un escándalo increíble; todos los del supermercado lo miran a usted con variadas caras de desaprobación; usted decide ceder frente a su hijo y comprarle lo que pidió. Usted ha establecido la siguiente regla: “si quiere algo llore; si quiere algo más, llore más”. Acepte el llanto y la molestia, pero no ceda.
11 12 Si hay compradores de paz, se establecerá un mercado para la paz y aparecerá un vendedor de paz. Una conclusión a la que he llegado es que lo natural no siempre es lo inteligente.

Las concesiones Cuando el otro es un HP, la mayoría de las personas, para no tener problemas, le entregan todo lo que pueden entregar y lo entregan con gran velocidad. Eso es equivocado. Lo recomendado es: i) mientras más HP sea el otro, menos se le entrega, ii) lo que se le entregue se debe dosificar y iii) entregarlo despacio y con resistencia. De esta forma, el HP lo respetará más a usted, pues en el fondo, no le gusta negociar con débiles, ni obtener las cosas fáciles. Hágale las cosas difíciles y que le cuesten. Las asimetrías  Las asimetrías de poder se pueden deber a las estructuras económicas, como por ejemplo ser un solo vendedor (monopolio) o lo que es peor, un solo comprador (monopsonio). En estos casos usted muy seguramente estará perdido y su éxito se podrá medir por “perder lo menos que se pueda”.  Si hoy usted está en uno de estos casos de grandes asimetrías de poder y usted no tiene poder, el problema puede que no sea suyo; pero si dentro de 5 años, el poder suyo está igual de mal o incluso peor, el problema si es suyo. Si usted, en 5 años, no puede cambiar su situación y mejorar el poder, lo mejor es que renuncia ya mismo. Las alternativas En negociación hay una variable que es de gran importancia y es las alternativas. o Alternativa es lo que usted haría en caso de que no hubiese acuerdo. Las alternativas son su “walk away”, es decir, la posibilidad que usted tiene de pararse de la mesa. Si hoy no se puede parar de la mesa, no se pare, pero prepárese para que dentro de un tiempo futuro, ojalá cercano, usted se pueda parar de la mesa. Si usted tiene muy buenas alternativas, entonces usted no tendrá necesidad de negociar y por eso le irá mejor en la mesa de negociación. Si llega a un acuerdo está bien y si no, también. Con perdón de mis amigos banqueros, podría decir que “a usted le prestan dinero cuando demuestra que no lo necesita”. Si usted no muestra la necesidad del acuerdo, lo obtiene más factiblemente. Podríamos modificar un famoso adagio y decir: “cuando usted negocia por necesidad, pierde por obligación”. Si usted no se puede parar de la mesa está en problemas, pero si el HP sabe que usted no se puede parar de la mesa, usted está muerto. Si usted no se puede parar de la mesa tiene las siguientes rutas; i) lograr que el HP crea que usted se puede parar, ii) ceder a las demandas del HP y iii) rezar. Suicidio o separación o Considere seriamente la posibilidad del “suicidio en la mesa”, es decir, en abortar el acuerdo y acabar la relación. Para esto calcule los costos que el otro tendría si usted se suicida. Calcule los costos de cambio, es decir, los costos que el otro tendría para cambiarlo a usted por otro. Normalmente el otro, por poderoso que sea, puede tener costos. o En toda relación usted se debe preguntar si puede vivir sin el otro. Si la respuesta es “no”, es claro que su estrategia está mal diseñada. Aprenda a vivir sin el otro, para poder vivir mejor con el otro. Los argumentos y comparaciones  Si el HP es inteligente podrá entender con facilidad los argumentos, por esto, entréguele al otro los argumentos sólidos que demuestran que usted es más rentable para él que las alternativas que él dice tener.  Una característica clara del HP es compararlo a usted con alguien mejor que

usted, pero que él no puede tener, por alguna razón. Nunca se deje comparar con hermosos fantasmas, ni con fantasías. Es el acuerdo aquí y ahora. Hemos desarrollado la teoría front vs back que puede ayudar. El HP también tratará de compararlo a usted con “variables front”, como precio, en donde usted puede tener desventaja. Usted debe llevar la comparación a “variables back”, como desempeño o desembolso. Usted puede tener un precio más alto que su competidor, pero tiene un mejor desempeño y con usted el HP tendrá un menor desembolso. Usted es una mejor opción para el HP. Un principio fundamental es “nunca se deje comparar con lo no comparable”. En la comparación entre el amante y el marido, el marido tiene la desventaja, pues se comparan en contextos diferentes. Cuando el amante se convierta en marido, la comparación podrá ser más justa. Diseñe entonces la metodología de comparación, usando la famosa expresión de la economía “ceteris paribus”, es decir, comparados bajo las mismas condiciones. Los costos de salida Calcule los costos de salida, es decir, lo que a usted le costaría salirse de la relación (laboral, personal, comercial) y haga hasta lo imposible para disminuir los costos de salida. Usted debería demostrar, sin soberbia, lo que le cuesta al otro trabajar sin usted. Si sus costos de salida son altos haga todo lo posible para reducir esos costos de salida con inteligencia y sutileza, en un período razonable de tiempo. Si sus costos de salida de la relación son altos, haga lo posible para que los costos de salida para el otro, también sean altos. Si son altos en ambas partes, su vulnerabilidad no será tanta. Si ambos son inteligentes, sabrán que están atados el uno al otro y será preciso hacer lo más placentera la relación. El fuerte débil Usted seguramente se sentirá sin poder, debido a que el otro es más grande, más poderoso, más rico, más fuerte. Trate de identificar las debilidades del otro, pues las tiene. Recuerde que “en épocas de sequía, el elefante es más vulnerable que la hormiga”. Cuando usted toma una decisión, automáticamente toma muchas. Si una empresa decide ser grande, es muy posible que esté decidiendo ser lenta. La lentitud es el costo del tamaño. Identifique entonces las fortalezas del otro y también sus debilidades.13 Un concepto que ha sido muy útil para mí en mi vida personal y profesional es “entender que detrás de una persona violenta, generalmente hay una persona insegura”. Por esto, la recomendación es que si quiere aplacar al HP, no le genere inseguridad, pero si quiere sacarlo de control, hágalo sentir completamente inseguro. Es muy posible que el HP sea un egocéntrico y dueño de un ego enorme. Muchos dicen que es complejo negociar con alguien que tenga un ego enorme, pero yo le aseguro que “negociar con alguien de un ego enorme es una oportunidad, para usted”. Solo basta que toque el ego en forma inteligente y cuidadosa. Si toca el ego en forma equivocada, explotará la granada. Como dice una canción “somos débiles a las lisonjas”. Esto quiere decir, además, que hay contextos en los que el otro no es tan privilegiado, así que llévelo a campos de batalla en donde las fortalezas del HP no puedan ser desplegadas totalmente. Si tiene fortalezas y no las puede usar, no será fuerte. Auto análisis Lo primero que usted se debe preguntar es por qué se acercó usted a ese HP

sabiendo que era un HP? Si lo sabía, es que usted está muy necesitado o es masoquista, y en ambos casos usted está en problemas. Si está muy necesitado, está pagando el costo de las malas ejecuciones. Se dice que “normalmente negociamos para resolver problemas y errores causados por malas negociaciones anteriores”. Si se acercó al HP pensando que era un benefactor del universo, usted entonces “se casó perdidamente enamorado” y cayó en las garras del seductor. Cuando usted está enamorado se reducen las capacidades de análisis, de indagación y de verificación. Nunca negocie emocionalmente y antes de tomar la decisión de empezar una relación con alguien, trate de imaginarse cómo se comportaría el otro en momentos de guerra. Si se va a casar, antes de llegar a la iglesia, pregúntese “cómo es mi novio(a) con los enemigos?”. Si su novio(a) cuando tiene un enemigo le roba la identidad, lo denuncia a la administración de impuestos, lo acaba, piénselo de nuevo y márchese antes de que empiece la ceremonia de matrimonio. Si su novio(a) con los enemigos tiene un trato justo, diga “si” en el altar. Recuerde que en la negociación de alto desempeño no existen los amigos ni los enemigos, solo dos personas que quieren llegar a un acuerdo. Verifique que el HP tenga el mismo pensamiento y si es así, los problemas se reducen.

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Es muy posible que el HP lo sea debido a problemas sicológicos de comportamiento. Usted debe estudiar cómo tratar estos desórdenes.