COSTOS ESTANDAR (CONCEPTOS GENERALES)

INTRODUCCION:
El proceso dinámico de la planeación y control administrativo ha exigido que en las empresas cada día se utilicen técnicas igualmente dinámicas.

Esperar hasta la producción de un determinado artículo para poder conocer sus costos es un procedimiento que impide al administrador tomar decisiones acertadas en cuanto a la valoración de inventarios, determinación de precios de venta y otras decisiones que requieren de una información más oportuna.

Las condiciones anteriores han permitido el desarrollo de un sistema que permita mejores controles, mejores decisiones y una mejora total de la administración; este sistema se determina SISTEMA DE COSTOS ESTANDAR.

Se pretende en este capítulo mostrar en forma sencilla y clara en qué consiste este sistema de costos y cómo se puede utilizar.

En una primera parte se muestra cómo se puede establecer un buen sistema de costos estándar y en la segunda parte, cómo utilizarlo para un mejor control.

1. ASPECTOSGENERALES.

A. DEFINICIONES IMPORTANTES:

1) Un estándar se puede definir como un patrón de medida científicamente elaborado.

2) Un costo estándar es entonces un patrón de medida que nos indica cuánto debería tostar la elaboración de un producto o la prestación de un servicio si se dan ciertas condiciones.

3) Un sistema de costos estándar es el conjunto de procedimientos y normas que permiten determinar el costo estándar y además ayudar en el control y la toma de decisiones.

4) Cuando los estándares se involucran formalmente al sistema contable de la empresa se dice que hay un sistema de contabilidad de costos estándar.

Para el caso que nos ocupa en este capítulo, se desarrollarán métodos que no nos involucro en los sistemas contables.

VENTAJAS DE LOS COSTOS ESTANDAR

Para poder hablar de ventajas de algo, es necesario referenciarlo con respecto a otra cosa. En este caso las ventajas de los costos enfrentaremos contra el costo real.

1 ) La primera ventaja de¡ sistema de costos estándar está dada por la calidad de la información que suministra. Esta información es más rápida, oportuna, veraz y económica.

2) Una vez implantado el sistema es más económico. Esta economía se refleja en la reducción de papelería y trabajo de Secretaria. Veamos:

Como con anterioridad se conoce qué cantidad de materiales se requiere para elaborar determinado producto, basta entonces con una sola requisición de materiales para solicitar al almacén los elementos necesarios; en el caso de las tarjetas de tiempo ocurre igual, ya que también se conoce el tiempo requerido para la producción. En otros sistemas no ocurre lo mismo, ya que sólo cuando se produce se conocen las cantidades y cualquier número de requisiciones y de tarjetas de tiempo es usado.

3) Como consecuencia de la oportunidad de la información, la empresa puede tomar mejores decisiones en cuanto a:

a) Fijación de precios de venta

b) Analizar rentabilidad por producto

c) Analizar qué productos retirar

4) El sistema permite elaborar el presupuesto.

5) Hay mejores normas para la evaluación operativa y administrativa.

C. DESVENTAJASDELOSCOSTOSESTANDAR

l) Su implementación puede ser costosa. 2) Por pensarse en la eficiencia se puede perder eficacia.

3) Para ciertas empresas por su tamaño no aceptan el sistema estándar y podría ser más apropiado un sistema de costos estimados o un sistema de costos real .

D. TIPOS DE ESTANDARES:

la abundante literatura que existe en el medio normalmente de autores norteamericanos- ha permitido que se den diferentes denominaciones a una misma cosa. En otro orden de ideas a los mismos estándares se ha llamado de diferentes maneras. Pretendiendo no confundir al lector, si no más bien hacerle una fácil asimilación de¡ tema, he tratado de clasificarla de tal manera que se unifiquen los criterios. Veamos,

Con los nombres de: estándares básicos, pasos, ideales de catálogo que tienen las siguientes características:

Su rendimiento se espera que sea el máximo, es decir, un rendimiento de¡ 100%

Se consideran que son estándares para el largo plazo, lo que implica hacer las mínimas modificaciones. Charles T. Horngren los ha definido así: "Son los sueños de los Ingenieros Industriales en sus fábricas celestiales.

Un segundo grupo de estándares se ha llamado como: normales, circulares, flojos, de promedio, espectros y móviles. El rendimiento de estos estándares se espera que en promedio sea el de períodos anteriores. Son estándares para el corto plazo que permite sean fácilmente modificables.

Existe un tercer grupo que se conoce como: reales previstos, elevado rendimiento factible y presupuestado. Estos estándares tienen la característica de que con una actuación normal pueden ser fácilmente alcanzabas lo que permite servir de factor motivante. Son determinados para el corto plazo pero un corto plazo definido - normalmente un período contable -.

Con cualquiera de los tres tipos arriba descritos una empresa puede trabajar. Si lo que se pretende es estandarizar los materiales o el tiempo de producción, es necesario utilizar los estándares ideales. El caso más concreto de éstos sé da en productos que llevan bastante tiempo sin ser modificados y siguen cumpliendo su función. La Coca-Cola es un prototipo, la tela conque se produce el jean, etc.

El precio de compra de los materiales es difícil que se pueda estandarizar y es necesario recurrir entonces a los estándares de¡ grupo 2 y por el lado humano de la empresa el grupo 3 tiene sus aplicaciones.

E. DETERMINACION DE ESTANDARES:

Como más adelante se demuestra, para establecer cuánto debería costar la producción de un artículo, es necesario definir estándares: dos por cada elemento de¡ costo.

1 ) Estándares de materiales: Con este estándar se pretende determinar cuánto deberían costar los materiales para el producto que se elabora. Esto implica estandarizar precios y cantidades.

a) Estándares de precios: Como anteriormente se indicó éste es un estándar que solo se puede definir para el corto plazo. Es tratar de proyectar por parte de la compañía cuánto debería pagar por sus materiales en un futuro. Para llegar a establecer este precio, normalmente las empresas conforman un comité. Este comité puede estar compuesto por las siguientes personas: El jefe de compras que es quien conoce los proveedores - sabe dónde se compra -; el jefe de producción que es quien conoce las especificaciones de los materiales requeridos y evitar compras de materiales que no cumplan las condiciones exigidas; el jefe del departamento financiero que es el encargado de indicar las formas de pago; también debe tener participación en este comité un representante de mercadeo ya que las especificaciones de lo que verdaderamente quiere el consumidor puede influir en el tipo de material que se requiere. Bien sabido es que en ningún momento un comité toma decisiones y su labor es de sugerir, por consiguiente la decisión es tomada exclusivamente por la gerencia.

El precio de compra deberá incluir los siguientes conceptos:

- El precio de lista.
- Si es posible identificar sin son de valor relevante y si la empresa desea tener los precios más científicos deberá cargar los -fletes- seguros, y costos de manejo. La inflación proyectada también debe ser incluida.

- En ocasiones existen materiales que tienen un impuesto al valor agregado ¡VA mayor que el reconocido por el gobierno. Si esto ocurre, es necesario agregar también 'al precio la diferencia entre lo pagado y lo reconocido por el gobierno.

- Los descuentos se deducirán si son descuentos comerciales y por volumen cuando se compre lo exigido por el proveedor. Los descuentos por pronto pago deben ser considerados como ingresos o egresos financieros.

Existen diferentes formas de determinar el precio estándar. La forma más tradicional en nuestro medio es la de considerar precios negociados, es decir, llegar a un acuerdo con el proveedor de manera que garantice un precio igual para un período determinado. Otra forma usual es la de utilizar la estadística, tratar de proyectar el precio. Aunque se pierde la característica de estándar es frecuente que algunas empresas se valgan de la intuición para fijar este renglón. Cuando se puede confiar en el mercado, es posible que éste pueda dar una información aceptable para proyectar los precios.

Cualquier variación que se presente entre el precio pagado y el precio estándar debe ser consultado con el jefe de compras no para hacerlo responsable - es difícil que este funcionario pueda tener incidencia en los cambios de precios -, más bien, para conocer las causas y poder tomar las medidas correctivas.

b ) Estándares de cantidades: Este estándar pretende' indicar las cantidades necesarias para que se pueda elaborar el producto requerido por el consumidor.

Las pruebas de laboratorio e investigaciones de mercados pueden ser las bases para llegar a establecer la FORMULA DE ELABORACION.

El estándar de cantidades puede ser hecho para el largo plazo en la esencia de¡ producto. Los accidentes como color, forma, talla, etc., pueden permitir ciertos cambios que den apariencia de un nuevo producto pero conservando las características fundamentales.

Para evitar daños en la producción del artículo, es necesario además de las cantidades mínimas requeridas dejar alguna holgura en el estándar. Cualquier exceso -a veces menor cantidad- de material usado es de responsabilidad del jefe de producción.

2.) Estándares de mano de obra: Al igual que con el costo estándar de los materiales, es necesario en el caso de la mano de obra fijar también un estándar por precio o salario y otro por tiempo o cantidad.

a) Estándar de precio. Este estándar indica el precio que deberá cargarse al producto por utilizarse la mano de obra.

Es responsabilidad de Relaciones Industriales fijar el salario que se debe pagara quienes directamente transforman el producto.

La base para determinar el precio estándar de la mano de obra puede ser las convenciones colectivas que surgen de acuerdo con los Sindicatos. Si en la empresa no hay Sindicato, la base puede ser un acuerdo colectivo; a falta de este acuerdo, se puede hacer por promedio de los pagos hechos en períodos anteriores y en última instancia por lo que se paga a la competencia.

El salario estándar deberá incluir el salario básico más las prestaciones sociales más los aportes patronales que generan quienes constituyen la mano de obra directa.

Es normal que en el medio colombiano las convenciones y los pactos colectivos se acuerden para un período hasta de dos años.

Cualquier cambio que se dé entre lo pagado y lo estandarizado tiene como responsable a Relaciones Industriales o a Producción si está ubicando mal el personal.

b) Estándares de tiempo y cantidad. Para determinar qué cantidad de tiempo se debería utilizar en la producción de un artículo, la- Ingeniería Industrial ha desarrollado los estudios de tiempo y movimientos. Por consiguiente son responsables de determinar el tiempo estándar los departamentos de Ingeniería Industrial. El tiempo debe ser fijado para un largo plazo. La responsabilidad por usar mayor o menor cantidad de tiempo en la producción recae en el departamento de producción.

El estándar de tiempo debe incluir además de lo que en condiciones normales se estima, una holgura que se denomina suplementos. Dentro de los suplementos debe adicionarse parte por fatiga, necesidades fisiológicas y algunas actividades que no son productivas.

3) Estándares de costos indirectos fabricación: CIF. Como todo costo estándar, este elemento de¡ costo requiere también que se defina un estándar,, por precio y otro por cantidad.

Estándar de precio o tasa estándar. Para poder definir esta tasa es necesario hacer dos presupuestos:

Lo primero que debe proyectar es el nivel de actuación que se espera alcanzar, es decir, qué nivel de operación es el más recomendable para la empresa.

El segundo presupuesto es el de los costos indirectos de fabricación.

Para el nivel de actuación es necesario definir qué capacidad deberá utilizar la empresa y qué base debe ser usada. - No es tema de este capítulo entrar a discutir cuáles criterios con respecto a éste sea lo mejor -Con respecto al presupuesto de los CIF se partirá de un presupuesto flexible.

Es normal que la tasa se defina en término de $/hora y definida así, la cantidad estándar serían las horas de mano de obra que se estandarizaron en el ese elemento mano de obra directa.

Son responsables de definir estos dos estándares los encargados de producción y la responsabilidad de hacer buen o mal uso recae también en producción.

Una vez definidos los estándares por cada elemento de¡ costo, la empresa elabora una tarjeta estándar que solo es un resumen de los seis estándar6.

Un ejemplo de esta tarjeta se muestra a continuación:

COMPAÑIA A. TAR)ETA DE COSTOS ESTANDAR Producto Z. Materiales: Precio estándar xxxxx Cantidad estándar xxxxx Costo estándar materiales xxxxx

Mano de obra:

Precio estándar xxxxx Cantidad estándar xxxxx Costo estándar mano de obra xxxxx

Costos Indirectos de fabricación:

Tasa estándar xxxxx Cantidad estándar xxxxx Costo estándar de los CIF xxxxx

Costo estándar de producción xxxxx