3.1. Aspectos generales de la contabilidad de costos
3.1.1. Concepto de costos y su clasificación.
Pabón Barajas (2010) define el costo como:
Erogación o “sacrificio de valores” que reporta un beneficio futuro. Es un desembolso que se realiza para alcanzar un objetivo específico relacionado con la producción de un bien o servicio; es capitalizable e inventariable y hace parte del balance general. Como costo debe ser considerado el valor por concepto de materiales, mano de obra, carga fabril, en general, todo aquel “sacrificio de valores” o desembolso cuya realización sea necesaria e indispensable para el desarrollo del proceso productivo o la prestación de un servicio
Asimismo, Warren, Reeve y Duchac, (2010) definen el costo como “un pago en efectivo o un compromiso de pagar en efectivo en el futuro con el propósito de generar un ingreso”(p.8). Toro Francisco (2010) añade que “el costo es el recurso que se sacrifica o consume en aras alcanzar un objetivo específico” (P.7)
Los costos se clasifcican atendiendo a diferentes criterios, según Ramirez Padilla (2010):
CLASIFICACION DE LOS COSTOS.
Modo de Clasificación Clasificación Subcalsificación
De acuerdo con la función en que se originan Costos de Producción Costos de Distribución y ventas Costos de administración Costos de Financiamiento
De acuerdo a su identificación con una actividad, departamento o producto Costos Directos Costos Indirectos
De acuerdo con el tiempo que fueron calculados Costos históricos Costos predeterminados
De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de un costo Costos controlables Costos no controlables
De acuerdo con su comportamiento Costos variables Costos fijos Discrecionales Comprometidos Costos semivariables o semifijos
De acuerdo con su importancia en la toma de decisiones Costos relevantes Costos irrelevantes
De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha incurrido Costos Desembolsables Costos de Oportunidad Costos virtuales
De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución de la actividad Costos sumergidos Costos diferenciales Decrementales Incrementales
De acuerdo con su relación con una disminución de actividades Costos evitables Costos inevitables
De acuerdo a su impacto en la calidad Fallas internas Fallas externas Evaluación Prevención

3.1.2. Concepto de contabilidad de costos.
Antes de definir contabilidad de costos es preciso diferenciar entre contabilidad financiera y contabilidad administrativa, para de esta forma poder relacionar la misma con ambas ramas de la contabilidad.
Contabilidad Financiera : “Rama de la contabilidad que se encarga de registro de transacciones usando las Normas de información financiera (NIF) de un negocio u otra entidad económica y con una preparación periódica de varios estados financieros de tales registros” (Warren, et al, 2010, G2)
Contabilidad administrativa: “Rama de la contabilidad que usa datos históricos y estimados para proporcionar información que usan los administradores para llevar a cabo sus operaciones futuras y para desarrollar estrategias de negocios globales” (Warren et al., 2010 G2).
“La contabilidad de costos, mide, consolida y reporta información tanto financiera como no financiera relativa a la adquisición y/o consumo de insumos por parte de una empresa, proveyendo tanto a la contabilidad administrativa, como a la contabilidad financiera”. (Toro, 2010, p.3)
Sinisterra (2006) plantea:
A diferencia de la contabilidad financiera y administrativa que generan información para uso interno y externo, la contabilidad de costos no hace referencia exactamente a un proceso de presentación de información, más bien, al proceso de determinación del costo de un producto fabricado o de un servicio prestado, siendo esta información de uso interno y externo.
En ese mismo orden, Pabón (2010) amplia:
Los sistemas de costeo no son independientes de la contabilidad general de la empresa. Por el contrario, representan un subsistema especializado dentro de la misma, encargada de recopilar, registrar, acumular, clasificar, analizar e interpretar toda la información relativa al costo (principalmente el costo de producción), para, con base en ésta, preparar informes consecuentes y valiosos en la determinación, la selección, la implementación y desarrollo de cursos de acción que contribuyan a conseguir los objetivos de la organización, así como en los procesos de control de operaciones, evaluación del desempeño general y particular, retroalimentación de resultados y análisis del impacto que sobre la gestión empresarial han provocado las decisiones tomadas dentro de la organización.
3.1.3. Elementos del costo de un producto.
En el proceso productivo pueden definirse claramente tres elementos integrales de dicho costo; son los denominados elementos fundamentales del costos de producción, aquellos indispensables para determinar el costo de producir un bien. Estos son: Materiales directos, Mano de obra directa y Costos indirectos de fabricación. (Pabón, 2010, p.26)
Cuervo y Agudelo (2010) definen estos tres elementos del costo como sigue:
Materiales o insumos directos: son elementos físicos de consumo que se utilizan en la producción de bienes y en la prestación de servicios y tienen las siguientes características:
• Son tangibles.
• Son de cuantía significativa
• En las empresas de transformación, integran físicamente el producto y se identifican directamente con él.
Mano de obra directa: son los salarios y prestaciones sociales legales y extralegales, como contraprestación por el esfuerzo físico o mental, pagados a los trabajadores que tienen una relación directa con la producción o la prestación de los servicios.
Costos indirectos: son los demás costos necesarios para completar el proceso de producción de servicios. Se denominan costos indirectos de fabricación (CIF) o costos indirectos de servicios (CIS) y en estos pertenecen los siguientes conceptos de costos: materiales o insumos indirectos, mano de obra indirecta, servicios públicos, depreciaciones de los equipos productivos, mantenimientos y reparaciones, entre otros. Es el elemento más difícil de medir.
3.1.4. Costeo de productos, conjuntos y subproductos.
“Los productos conjuntos son productos individuales, cada uno con valores de venta significativo, que se generan de manera simultanea a partir de la misma materia prima y/o proceso de manufactura”. (Polimeni, Fabozzi y Adelberg, 2010, P.310)
Se puede dar el caso de que en el proceso también surjan subproductos, los cuales son definidos como “aquellos productos de valor de venta limitado, elaborados de manera simultánea con productos de valor de venta mayor, conocidos como productos principales o productos conjuntos”. (Polimeni al, 2010, p.317).
Cuevas (2001), nos dice:
Los productos conjuntos y subproductos tienen una variable común; ninguno de estos puede producirse sin haberse producido el otro producto. Su distinción básicamente radica en que los productos conjuntos se consideran los productos importantes y los subproductos, productos secundarios. Un producto conjunto es aquel que tiene un volumen relativamente importante en unidades físicas o en ingreso. Un producto que se produce en una pequeña cantidad relativa al producto total puede aun ser considero producto conjunto, si origina un volumen relativamente grande de ventas en pesos.
3.1.5. Importancia de la gestión de costos.
Reinheimer, González y Zanitti (2004, p.4) plantean que en la actualidad, la planificación estratégica, la confección de presupuestos de inversión y de explotación, la elaboración de modelos de decisión, la fijación de precios de productos y el análisis financiero son actividades de la gerencia, que se basan y apoyan en la información de la contabilidad de costos. De allí la relevancia de una buena gestión de costos en el proceso de toma de decisiones.
En ese mismo orden, Cuervo y Osorio (2006) afirman:
En un ambiente competitivo solo sobrevivirán los eficientes. Con las utilidades ya no pueden lograrse mediante un manejo fácil de precios, únicamente quedan los costos y gastos para hacerlo. De hecho todas las empresas del mundo tienen un compromiso con la eficiencia. Lo que se aboquen a realizar los cambios para enfrentar la competencia, ponen un riesgo futuro. Lo que salvará a las empresas de la crisis, no son los costos, sino la gestión que se realice de ellos. Los costos tienen sentido sólo como punto de referencia. Es necesaria la técnica para garantizar una metodología confiable que calcule los costos verdaderos de los procesos, actividades, productos o servicios; y más necesaria la gestión institucional para lograr las metas aplicándole a los costos un programa de mejoramiento continuo.
Por su parte Pabón (2010) sostiene:
Los sistemas de costeo, como herramienta de gestión empresarial, tienen a su cargo el registro, la identificación, la clasificación, la acumulación, el análisis y la interpretación de la información con el propósito de proveer informes claros y valiosos para la toma de decisiones relativas a procedimientos de planeación y control de operaciones, evaluación de desempeño, utilización de recursos, definición e implementación de estrategias, elaboración de planes y fijación de políticas y demás aspectos involucrados en un eficiente manejo administrativo del sistema.
3.1.6. Administración de costos
Por Administración de costos se entiende como “todas las acciones que un gerente debe realizar para satisfacer las necesidades de sus clientes, al mismo tiempo que propende por una reducción y control de los costos inherentes a la producción” (López ,2010 p.4).
Hansen y Mowen (2007) opinan al respecto que:
La administración de costos tiene un enfoque mucho más amplio que el sistema de los sistemas de costeo tradicionales. No solo se ocupa de cuánto cuesta algo, sino también de los factores que generan costos, como el tiempo del ciclo, la calidad y la productividad de los procesos de costos de la empresa. Los administradores deben ser capaces de determinar los costos a largo y corto plazo de las actividades y de los procesos, así como de los costos de los productos, los servicios, los clientes, los proveedores y otros objetos de interés.
Horngren, Sundem y Stratton (2006) definen el sistema de administración de costos como:
Conjunto de herramientas que identifican la forma en que las decisiones de administración afectan los costos, por medio de primero, medición de los recursos que se usan en la ejecución de las actividades de la organización y, después, la evaluación de los efectos que tendrían sobre los costos los cambios que se efectuaran en dichas actividades.
3.1.7. El sistema de costeo y la estrategia de una empresa.
(Pabon 2010) señala:
El sistema de costeo se puede definir como un conjunto de procedimientos y normas que permite:
• Conocer el costo del producto o servicio
• Valorar los inventarios
• Ejercer un efectivo control administrativo.
Estos sistemas son clasificados por el autor como sigue:
I. Sistemas de costeo según la modalidad del proceso productivo desarrollado: sistema de costeo por órdenes de producción y sistema de costos por proceso.
II. Sistemas de costeo según la clase de costos que se carguen al producto: Sistema de costos reales, sistema de costos predeterminados.
III. Sistemas de costeo según la metodología utilizada en la determinación y tratamiento de los costos fijos: sistema de costeo real y sistema de costeo variable.

Cuervo y Osorio (2006) al referirse a la Gerencia estratégica de costos plantean:
Gerencia estratégica de costos significa administrar la información que ofrecen los distintos sistemas de costos para que un empresa cumpla sus objetivos o mínimamente para sobrevivir. Se requiere que cada individuo de la organización sea conciente de que propósito estratégico depende de cómo se realizan las actividades y cómo éstas consumen los recursos. La gerencia estratégica de costo está ligada a la actitud que cada funcionario asume frente al compromiso de mejorar continuamente

Asimismo, Hansen et al (2007) al referirse a la administración estratégica de costo sostienen:
La toma de decisiones que afecta a la posición competitiva de una empresa a largo plazo debe considerar explícitamente los elementos estratégicos de una decisión. Los elementos estratégicos más importantes para una empresa son su crecimiento a largo plazo y su supervivencia. De este modo, la toma de decisiones estratégica consiste en elegir entre estrategias alternativas con el objeto de seleccionar una o varias que le proporcionen una certeza razonable del crecimiento a largo plazo y la supervivencia. La clave para el logro de esta meta es obtener una ventaja competitiva. La administración estratégica de costos es el uso de datos costos para desarrollar e identificar estrategias superiores que produzcan una ventaja competitiva sostenible.

3.1.8. ¿De qué depende el sistema de costeo a escoger por una empresa?
Cada empresa debe escoger el sistema de costeo más adecuado, en tal sentido Sinisterra, (2006), nos indica:
La escogencia del sistema depende de la estructura organizacional de la empresa, de la naturaleza del proceso de manufactura y del tipo de información de costos que requieren los distintos niveles de la administración. Muchos autores consideran que las características de la producción en cada empresa son factores determinantes claves del sistema de costos a utilizar, debido a que el sistema de costos va a depender del tipo de operación.

3.1.9 Costeo tradicional y sus limitaciones.
Cuervo y Osorio (2010) enumeran y explican las siguientes limitaciones de los sistemas de costos tradicionales:
Los sistemas de contabilidad financiera existen en todas las empresas porque se han instituido como instrumentos obligatorios por parte de los gobiernos para ejercer la tributación. No todas han visto en ellos, herramientas fundamentales para garantizar una eficiente gestión. Más aún, es escaso el número de empresa que han pensado en términos de costos y han creídos que mediante una gestión estratégica de ellos, pueden garantizar las metas y asegurar la viabilidad de los negocios.
Los que han intentado utilizar los modelos tradicionales de costos con otras aspiraciones diferentes al registro, se han encontrado con algunas limitaciones:
• Se orienta más hacia la parte formal de la contabilidad de costos, prefiriendo el manejo de inventario permanente. La palabra costo, existe en la contabilidad porque es una cuenta propia del sistema inventario permanente o perpetuo; no porque existe la conciencia de que gestionar los costos puede producir buenos resultados.
• No formulan de manera objetiva la asignación de los costos indirectos. Siempre que los costos indirectos se aplican sobre una base predeterminada, pueden encontrarse inconsistencias tanto en el numerador como en el denominador de la tasa: un presupuesto de costos indirectos y un nivel de operación presupuestado tienen que tolerar diferencias sustanciales entre lo presupuestado y lo ejecutado y el segundo por que las expectativas realistas nunca han sido la mayor cualidad de los pronosticadores. Sin decir nada de la base de la actividad que po lo general, la que selecciona, no es la más razonable. En síntesis, lo que se asigna al producto como costo no es real.
• Los costos unitarios no son confiables. Es probable que los esfuerzos comerciales se realicen a los productos menos rentables y se abandonen los que si lo son.
• No se hace énfasis en las reducciones del costo o la nacionalización de éstos.
• No están diseñados para gerenciar el costo. Poco se ha avanzado en la gerencia de costos; los escasos esfuerzos se han encaminado a perfeccionar la contabilidad del mismo.
• No están orientados a crear cultura del costo. No ha habido un interés explicito por involucra al individuo en el perfeccionamiento de los elementos de su quehacer.

Finalmente, Kaplan y Cooper (1998) resumen diciendo que los sistemas tradicionales de costes estándar y de presupuesto flexibles funcionaron bien durante muchas décadas en términos de localización y control de los costes de una forma muy descentralizada. Pero son inadecuados para directivos y empleados dados el entorno competitivo actual (p.57)
CAPÍTULO II:
3.2. Actividades:
3.2.1. Concepto de actividades y su clasificación.
Una actividad “describe que hace una empresa, la forma en que es invertida el tiempo. Las actividades tienen entradas y salidas, su función principal es la de convertir las entradas en salidas utilizando recursos (materiales, tecnología, personas)” (Brimson & Antos, 1994)

En ese mismo orden, Hansen y Mowen (2007) describen que “las actividades representan acciones tomadas o trabajos desempeñados por el equipo o empleados para otras personas” (p.134).

Con relación a la clasificación de las actividades, Hansen et al (2007), sostienen

Los atributos definen y describen las actividades y al mismo tiempo se convierten en la base para la clasificación de las actividades. La clasificación de las actividades facilitan el logro de los objetivos gerenciales clave tales como el costeo del producto, el costeo del cliente, la mejora continua, la administración de la calidad total y la administración de los costos ambientales. Para propósitos de costeo las actividades se clasifican en Primarias y Secundarias.

• Las Actividades Primarias “Son aquellas que se consumen por un objeto final de costos tal como un producto o un cliente “(Don R. Hansen et al, 2007, p.135).

Northrup, 2006 añade:
Son las que contribuyen directamente al propósito de la organización y son actividades como enviarles el producto a los clientes, de forma que el resultado de la actividad sale del departamento o centro de trabajo. Estas actividades representan la forma en la que los departamentos dedican su tiempo y consumen recursos en la organización. La misión primaria de la organización se cumple gracias a las actividades primarias.

En este mismo orden Cuervo y Osorio (2006) confirmando lo definido por Northurup, expresan que las actividades primarias “son aquellas que contribuyen directamente a la misión de una unidad organizativa y están relacionadas con el producto o con la prestación de servicios y por lo tanto tienen que ver con el portafolio de productos y o servios. Son las que crean la imagen de la empresa” (p.51)

En otras palabras, las actividades primarias “Son las que tienen contacto directo con el cliente; son las que tienen que cautivar al cliente y son por las que el cliente está dispuesto a pagar por ellas. (Cuervo & Osorio , 2006 P.51 ).

• Las actividades secundarias: “Son aquellas que se consumen por objetos de costos intermedios como las primarias, los materiales u otras actividades secundarias” (Hansen et al, 2007 P.135).

(Northrup, 2006. afirma que las actividades secundarias “Son las actividades que se limitan a reforzar las actividades primarias, son de naturaleza administrativa” Es decir “son las que sirven de apoyo a las actividades primarias, son de carácter general, también se les conoce como de soporte o corporativas” (Cuervo Osorio 2006 p. 51).

3.2.2. Análisis de las actividades y los procesos de negocios

“Las actividades también pueden ser agrupadas en procesos empresariales de más alto nivel “ ( Kaplan y Cooper, 2003, p. 114).

James & John (1994), afirman:
Un análisis de las actividades identifica las actividades significativas de una empresa con el fin de establecer las bases de una acertada descripción de los procesos de negocios o empresariales y determinar su costo y efectividad. El análisis de las actividades descompone una larga y compleja organización en sus actividades elementales, esta descomposición es acompañada de un examen a cada unidad organizativa para identificar sus objetivos de negocios y los recursos necesarios para conseguir dichos objetivos.

Dayana Karina Vázquez Páez (2010) expresa en su tesis Análisis de los problemas que genera la implementación del costeo ABC. Caso: Empresa BHA S.A:

Para el ABC, la empresa debe determinar primero en qué está gastando sus recursos económicos, es decir, identificar las actividades que está realizando en los procesos productivos o de negocio, indirectos o de soporte y de apoyo o institucionales. Este proceso de identificación de actividades debe dar como resultado un Diccionario de Actividades donde se incluya el nombre y la descripción de cada actividad realizada. El número de actividades que se determine varía en función del propósito del modelo y de la complejidad de la organización. No obstante, el llegar a un nivel muy detallado puede resultar costoso y confuso, por esta razón un método práctico es ignorar aquellas actividades que tomen menos del cinco por ciento del tiempo de un individuo; de esta manera se puede llegar a construir un diccionario que contenga entre treinta y noventa actividades cuyos costos puedan ser identificados y direccionados a productos y clientes . (p.15)