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5.3 Reporte de conclusión caso 1.
ERP Helps Productivity at Northern Digital Inc.

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INTRODUCCIÓN

El concepto de Sistemas de Gestión Empresarial, (Management Information System), se refiere al conjunto de aplicaciones que se utilizan en las empresas para realizar cada uno de los pasos de la administración de la misma, desde la producción, pasando por la logística, hasta la entrega del producto en el punto de venta.

Este tipo de sistemas están basados en la premisa que puntualiza que cada eslabón de la cadena de valor puede ser llevado a cabo de la manera más eficaz con un sistema que integre todos los procesos empresariales.

Para ello se ha desarrolladon softwares especializados, que permite gestionar bases de datos, planificación, procedimientos, toma de decisiones, y cada una de las funciones propias de una empresa y de sus empleados.

Es indudable que el ambiente competitivo y global en el que se vive en el ámbito empresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores.
Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de aplicaciones empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning) y el SCM (Supply Chain Management), con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios.
Cada aplicación empresarial tiene sus funciones y características, y cuando estas aplicaciones están integradas entre sí, pueden permitir la optimización de las operaciones empresariales, incrementando el retorno de la inversión, lo cual genera mayor valor en la inversión para la organización.

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa; su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa y están basados en la premisa que puntualiza que cada eslabón de la cadena de valor puede ser llevado a cabo de la manera más eficaz con un sistema que integre todos los procesos empresariales.

En este análisis exploraremos las principales diferencias entre ERP y SCM y las implicaciones de utilizar uno u otro sistema para solucionar los problemas de gestión en la cadena de valor de la empresa NORTHERN Digital Inc. (NDI) como caso de estudio.

RESUMEN DE LA INVESTIGACIÓN

Porter define el valor como la suma de los beneficios percibidos que el cliente recibe menos los costos percibidos por él al adquirir y usar un producto o servicio. La cadena de valor es esencialmente una forma de análisis de la actividad empresarial mediante la cual descomponemos una empresa en sus partes constitutivas, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor.

Las auténticas ventajas en costos y diferenciación se deben buscar en la cadena de actividades que una empresa realiza para poder otorgar valor a sus clientes.

Esa ventaja competitiva se logra cuando la empresa desarrolla e integra las actividades de su cadena de valor de forma menos costosa y mejor diferenciada que sus rivales. Por consiguiente la cadena de valor de una empresa está conformada por todas sus actividades generadoras de valor agregado y por los márgenes que éstas aportan.

Las Actividades de la cadena de valor son múltiples y además complementarias (relacionadas). El conjunto de actividades de valor que decide realizar una unidad de negocio es a lo que se le llama estrategia competitiva o estrategia del negocio, diferente a las estrategias corporativas o a las estrategias de un área funcional.

El modelo de la cadena de valor resalta las actividades especificas del negocio en las que pueden aplicar mejor las estrategias competitivas y en las que es mas probable que los sistemas de información tengan un impacto estratégico.

La cadena de valor de una empresa se debe enlazar con las cadenas de valor de sus proveedores, distribuidores y clientes. Una red de valor consiste en sistemas de información que mejoran la competitividad en toda la industria promoviendo el uso de estándares y al dar a las empresas la oportunidad de trabajar de manera mas eficiente con sus socios de valor.

Antes de iniciar con el análisis de las aplicaciones veremos en primera instancia de una manera general el concepto de Cadena de Valor y como operan e inciden las diversas aplicaciones en ella.

Una cadena de valor describe las relaciones entre actividades independientes que se llevan a cabo para crear un producto o servicio, así lo explican Bateman & Snell (2004), en su libro “Administración un nuevo panorama competitivo”.

La cadena de valor empresarial, o cadena de valor, es un modelo teórico que permite describir el desarrollo de las actividades de una organización empresarial generando valor al cliente final, descrito y popularizado por Michael E. Porter en su obra “Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance”[.
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“La ventaja competitiva no se puede entender considerando la compañía como un todo”, plantea Porter.

Las auténticas ventajas en costos y diferenciación se deben buscar en la cadena de actividades que una empresa realiza para poder otorgar valor a sus clientes.

Y, ¿qué es el VALOR?

En términos competitivos, el VALOR es la cantidad que los compradores están dispuestos a pagar por lo que una empresa les proporciona, es un reflejo del alcance del producto en cuanto al precio y a las unidades que se pueda vender. Una empresa es lucrativa si el valor que impone excede los costos implicados en crear el producto.

Además, la cadena de valor de una empresa está incrustada en un campo más grande de actividades, llamado Sistema de Valor. Los proveedores tienen cadenas de valor que crean y entregan los insumos comprados usados en la cadena de valor de la empresa.

Muchos productos pasan por los canales de la cadena de valor (valor del canal) en su camino hacia el comprador. Los canales desempeñan actividades adicionales que afectan al comprador, así como influyen en las propias actividades de la empresa. El producto de una empresa eventualmente pasa a formar parte de la cadena de valor del comprador.

Sistemas de Información en las Empresas
Entre los sistemas que han recibido principal atención por parte de las empresas, en la búsqueda de soluciones de mercado para construir su arquitectura de sistemas de información están los sistemas: * Enterprise Resource Planning, ERP * Supply Chain Management, SCM * Customer Relationship Management, CRM

Con el objetivo de esclarecer la relación existente entre estos sistemas, utilizaremos un modelo que combina la clasificación de los sistemas de información, en relación al nivel de decisión y al concepto de cadena de valor.

Podemos distribuir los sistemas dentro de una representación de empresa dividida en dos planos: uno horizontal y otro vertical. En una primera clasificación, en función del proceso, se determinan horizontalmente los niveles de decisión operacional y los niveles de decisión estratégica; por otro lado en el otro plano vertical, la clasificación atiende a las divisiones de la cadena de valor de Porter.

Otra representación de estos sistemas se muestra en la siguiente figura, en la que podemos observar que el ERP trabaja en los procesos internos de la empresa (cadena de valor interna), SCM en el manejo de la Cadena de Suministro hacia el exterior de la empresa (sistema de valor) y el CRM en el manejo de las relaciones con los clientes.

ERP = Enterprise Resource Planning (Planeación de Recursos Empresariales) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.

Su función principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc., ¿porque? A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que computarizan tareas operativas de la organización, son intensos en la entrada y salida de información, sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco falsos.

* Su filosofía es vertical. * Relación de datos. * Informe de procesos logísticos. * Se fijan día a día en resolver la problemática de la empresa. * Ahorros significativos de mano de obra.

Reuther, D. (2004) en su artículo "Critical Factors for Enterprise Resources Planning System Selection and Implementation Projects within Small to Médium Enterprise" menciona que el ERP se orienta principalmente para administrar los procesos internos del negocio para la optimización de la cadena de valor que sirve a todos los departamentos dentro de la empresa, como software incluye diversas funcionalidades: facturación, contabilidad, compras, producción, transporte, informes de gestión y recursos humanos entre otras.

SCM= Supply Chain Management (Gestión de la Cadena de Suministro) Gestiona los procesos de la cadena de suministros en la empresa.

El SCM se encarga del aprovisionamiento de materias primas y coordinación de los flujos de materiales, trato con proveedores, manejo de inventarios, previsiones, almacenamiento y logística, Reuther, D. (2004).

Algunos autores mencionan que un ERP es la base para un SCM en las empresas, sobre todo considerando que un ERP se orienta a la administración de los procesos internos de las empresas y un SCM contempla la interacción externa tanto a clientes como a proveedores y/o compañías externas como sucursales de la misma compañía, integra la cadena de gestión global empresarial en un ambiente colaborativo tanto al interior como al exterior de la compañía.

El SCM se desarrolla en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, que los competidores no posean, a través del uso de la tecnología de información, su función primordial no es apoyar el procesamiento de datos de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones, mas bien, apoya el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

* Su filosofía es horizontal. * Cálculos de procesos. * Planeación de los procesos logísticos. * Obtención de rentabilidad. * Apoyan el proceso de de innovación y producción

ERP ERP hacia SCM SCM

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ENCONTRADO

En Northern Digital Inc. los sistemas de administración y la tecnología obsoleta estaban ocasionando gran número de problemas con el cumplimiento de sus compromisos empresariales, extravío de pedidos y entregas retrasadas, control de inventarios y planificación deficiente, situación que impactó directamente en la satisfacción de los clientes y en la moral de los trabajadores de la compañía, poniendo en riesgo 20 años de reputación como empresa que fabrica y ofrece a sus consumidores productos de alta calidad y desempeño.

Del análisis FODA:
1.- Tecnología Obsoleta que obstaculiza el desarrollo
2.- Falta de interrelación de los procesos interdepartamentales, ocasiona retrasos en las entregas y pérdidas de pedidos.
3.- Falta de control de inventarios, contribuye en retrasos y pérdidas de pedidos.
4.- Planeación deficiente.

SOLUCION DE LA PROPUESTA

Como resultado del FODA planteamos el análisis AODF para determinar las alternativas estratégicas que resuelven los problemas identificados.

DA. Estrategia mini-mini
¿Cómo se puede minimizar las debilidades y evitar las amenazas? 1. Implementar Inituitive ERP. Hará que la obsolecencia tecnológica desaparezca, pues es un moderno software basado en Microsoft.Net que permitirá el control de inventarios y realizar una correcta planeación de los procesos empresariales (Planeación e Inventarios son algunos módulos de este software). 2. Capacitación técnica. Se logrará que el personal conozca el uso y valor de la nueva herramienta para estar a la altura de las empresas con mayor madurez en el uso de ERP’s. 3. Establecer métodos alternativos sobre los procesos de negocio. Además de la capacitación técnica sobre la herramienta, se sugiere establecer procedimientos que el personal debe seguir en caso de falla del sistema (ninguna máquina es infalible) esto con el fin de no depender al 100% de la infraestructura del ERP.

FA. Estrategia mini-max
¿Cómo se puede minimizar las amenazas y maximizar las oportunidades? 1. Maximizar la reputación que tiene la organización con sus clientes, gracias a la implementación del ERP se abaten los problemas en la cadena de sumministro dejando atrás el problema de la perdida de clientes 2. Incrementar las estrategias de mercado se minimiza los problemas de calidad con la implementacion del ERP. 3. Aprovechar el amplio conocimiento del negocio de NDI evitara perder el control de sus procesos ayudados por el buen uso del ERP implementado

DO. Estrategia mini-maxi
¿Cómo se puede minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades 1. Modernizar la infraestructura tecnológica y la integración de los procesos de negocio en un solo sistema de información en la empresa NDI permitira tener mejores controles de inventarios, mejorar los procesos de producción, entrega y ventas. 2. Aplicar una mejor planeación estratégica en la empresa DNI nos permitira no solo mejorar la aplicación deficiente que se tiene, sino incrementar nuestra cartera de clientes, mejorando con estos las ventas

FO. Estrategia “Maxi-Maxi”
¿Cómo puede utilizar sus puntos fuertes para aprovechar las oportunidades? 1. Implementar el ERP debe contemplar la Modernización del Sistema de Planeación y Automatización de la Gestion de Inventarios

Resumiendo los puntos anteriores definimos:

Estrategia Principal: Implantar un Sistema de Gestión Empresarial que permita administrar los procesos internos de NDI que permita optimizar la cadena de valor para:

* Implementar un sistema de planeación completa * Automatizar la gestión del inventario * Habilitar estrategias de crecimiento * Actualizar la infraestructura de la tecnología

Que como resultado final mejore la satisfacción de clientes, incremente las ventas, mantenga el posicionamiento competitivo y la reputación de NDI en el mercado

En base a la investigación y análisis, pensamos que lo correcto es “mejorar” los procesos internos para minimizar las amenazas que llevarían a la quiebra a la empresa con la inminente pérdida de clientes y reputación, esto a través de la implantación de un ERP (el Intuitive ERP es una muy buena opción) y una vez con el sistema maduro, sería recomendable la implementación de un SCM para mejorar los procesos externos de la empresa como el trato con los proveedores pero sobre todo, el impulso para innovar en los procesos de negocio hacia nuevos mercados.

DESARROLLO

1.- Para una pequeña empresa como NDI, ¿por qué un ERP es mejor que una aplicación SCM?
Los Sistemas ERP están orientados a integrar todos los procesos internos de la cadena de valor de una empresa a diferencia de los SCM que estan orientados a las cadenas de suministro/abastecimiento que son externos entre la misma compañía en relación con las cadenas de suminsitro de sus clientes y proveedores.

El principal objetivo de un ERP es integrar todos los departamentos funcionales y los flujos de información en un sistema informático único que pueda servir a todas las necesidades de la empresa mientras que el software SCM se centra en la planificación, optimización y la toma de decisiones en los segmentos de la cadena de suministro.

2. Identifique los segmentos de la cadena de suministro que soporta el ERP.
Al estar el ERP orientado a los procesos internos de la empresa:
• Logistica Interna * Operaciones * Logistica externa * Marketing y ventas * Servicios

3. Relaciona este caso con la cadena de valor de Porter y su modelo competitivo. Muestra la contribución de la ERP.
El modelo de la cadena de valor de Porter se divide en: Actividades primarias y Actividades de soporte. Hay cinco actividades principales: logística de entrada, operaciones, logística de salida, marketing y ventas.

La cadena de valor de Porter es una herramienta para desarrollar una ventaja competitiva directamente en la cadena de valor, ERP contribuye:

* Logística de entrada, como la recepción, almacenamiento y control de inventario. * Las operaciones y procedimientos que transforman los insumos en el producto final. * Procesos de salida para obtener el producto terminado al cliente, incluyendo el almacenamiento y despacho de pedidos. * Buen nivel de conocimiento de Marketing y ventas, para poder seleccionar los canales apropiados, la publicidad adecuada y precios competitivos. * Actividades de servicios, incluido el apoyo al cliente y servicios de reparación.

Para NDI, ERP soporta: la gestión de inventario, que contribuyó a mejorar su administración y la reducción del ciclo de pedidos, el control de producción, que tuvo un impacto directo en los tiempos de entrega al cliente, sistema de planificación, que mejoraron significativamente la mano de obra y el control de materiales que influyó positivamente en la satisfacción de los clientes y por ende en las ganancias de la empresa.

4. Accessa a intuitivemfg.com y realiza un informe de las capacidades del producto ERP de esta compañía.

Intuitive ERP es la siguiente generación de software de ERP para pequeñas y medianas empresas. Es el único software aplicativo tipo ERP desarrollado 100% con Microsoft .Net. Es una integración completa de planeación, administración y obtención de materiales, fabricación y finanzas de procesos de negocio, reduce costos y mejora la productividad, así como la calidad y control de la operación.

Algunas Funcionalidades son las siguientes: * Planeación.Verifica la disponibilidad para ejecutar ordenes de cambio de forma adecuada. Analiza requerimientos de material usando una herramienta gráfica; hace el plan de surtimiento de materiales instantáneamente. * Inventarios. Control de inventarios; seguimiento de localización de materiales y/o números de serie; controla el ciclo de inventarios físicos; procesa transacciones de código de barras * Ingeniería.Crea facturas visuales de material; seguimiento y control de cambios de ingeniería * Ventas. Crea y da mantenimiento a matrices de ofertas; introduce órdenes de venta; genera órdenes de ventas planeadas utilizando un sistema electrónico de aprobación jerárquica; recibe e inspecciona órdenes de los proveedores. * Finanzas. Crea presupuestos y monitorea flujos de efectivo; procesa cuentas pagables y cuentas por pagar; seguimiento a material y costos de producción; genera y distribuye reportes financieros * Nómina/Recursos Humanos. Controla los salarios e historial de los empleados. * Previsión intuitiva. Genera estrategias de prevensión basado en diferentes metodologías. * Administración de proyectos. Asocia todas las facetas del sistema con un IP del proyecto para darle seguimiento de inicio a fin.

5. Relaciona este caso a la planificación y estrategia empresarial.

La Planeación de la Estregía de NDI para revertir los problemas y mejorar el valor economico de la empresa se centro en: * Implementar un sistema de planificación completa * Automatizar la gestión del inventario * Habilitar estrategias de crecimiento * Mejorar la infraestructura de la tecnología

Con la implementación del sistema ERP, NDI logró * Mejorar el proceso de entrega al reducir el tiempo de ciclo en su producto estrella de cuatro meses a cuatro semanas * Duplicar el Inventario de existencias de productos * Aumentar los ingresos de $ 10 millones a más de 20 millones dólares * Mejorar servicio al cliente * Mejoras en el control de producción y administración del inventario.

CONCLUSIÓN GRUPAL

La implementación de un ERP dentro de NDI fue una decisión acertada que ayudo a la compañía a retomar sus niveles de calidad y satisfacción al cliente, los cuales estaban en riesgo; consideramos que para este caso el Intuitive ERP fue la herramienta adecuada, pues los módulos que contiene cumplen con las necesidades de la pequeña empresa, en la que además, fue posible identificar los beneficios en un muy corto plazo.

Para la implementación de un ERP como el caso de NDI, una pieza clave es el rol del gerente o director de informática, el cual debe tener amplios conocimientos de la empresa y al menos haber liderado un par de proyectos exitosos, el perfil comercial, de consultoría de procesos, administración de proyectos, desarrollo de software, negociación de contratos y dominio en las áreas contables y financieras es clave.

Si por algún motivo en la empresa no existe este personaje que pueda hacer el proyecto exitoso, la recomendación es desarrollar las competencias mediante el apoyo de expertos con experiencia.

Implantar cualquier sistema de gestión empresarial no es tarea fácil, muchas veces hay que analizar si conviene realizar un software a la medida o adquirir un producto ya desarrollado la decisión estará en función de las necesidades especificas de la empresa, el tiempo y el costo que le llevará realizar la adaptación/integración de sus procesos en un modelo completamente nuevo de operación, es interesante también considerar que se requerirá del compromiso y aporte de todos para el logro de los objetivos que plantea un cambio de operación en todo los niveles.

No obstante el trabajo que trae consigo la implantación de un sistema de gestión ERP o SCM los beneficios son mas que evidentes como se vio en el caso de NDI, ahora bien, como se menciona en el trabajo un ERP muchas veces es la base de un SCM cuando las operaciones de las empresas crecen y se diversifican, es necesario contar con un sistema que garantice el “justo a tiempo” tanto de materias primas como de la entrega de productos o servicios, es ahí donde opera un SCM.

REFLEXIÓN DE TRABAJO EN EQUIPO

Resulta de gran interés analizar las condiciones que llevan a una empresa al borde de la quiebra y observar cómo una adecuada o mala decisión puede sacarla avante o definitivamente terminar con ella. En el caso de NDI, la correcta decisión de implantar un software de ayuda integral como el Intuitive ERP, logró que la empresa se recuperara de precarias condiciones hasta llevarla a ser competitiva de nuevo y recuperar a sus clientes y reputación lograda a lo largo de 20 años de servicio. Las herramientas utilizadas, como la matriz FODA y AODF con estrategias sugeridas, nos hacen reflexionar y entender que no solo són útiles para el análisis de toda una organización, un departamento o un equipo, sino para el análisis de nuestras propias habilidades y experiencia.

En esta ocasión la integración y mas aún la interpretación de la información no fue fácil, sobre todo por la gran cantidad de información que existe en torno a este tipo de sistemas, para confundir mas la situación algunas bibliografias y fabricantes llaman por igual al ERP y al SCM, inclusive en algunos reportes mencionan al SCM como el ERPII.

Tuvimos que accesar gran cantidad de información, revisar a detalle las principales ventajas y desventas para poder entender la diferencia que existe entre un concepto y otro.

Sin embargo, fue bastante gratificante, que curiosamente coincidio con este trabajo, el nuevo nombramiento del Director Corporativo de TICs y Procesos de Negocio, que tiene encomendado integrar las funciones dispersas de Informatica, Sistemas y Telecomunicaciones que existen en la empresa donde laboramos los 5 integrantes de este equipo, y como principal trabajo tiene encomendado la implantación del ERP.

BIBLIOGRAFÍA

1.- Michael Porter (1985), Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance, Nueva York, Free Press.
2.- Bateman and Snell (2004), Administración, Un nuevo panorama competitivo, Mac Graw Hill.
3.- Efraim Turban and Linda Volonino (2009), Information Technology for Management: Transforming Organizations in the Digital Economy, John Wiley & Sons, Inc.
4.- ERP: ¿Qué es?, Beneficios e impactos en las Compañías, recuperado el 17 de mayo de 2010 de: http://www.monografias.com/trabajos29/beneficios-erp/beneficios-erp.shtml
5.- Análisis comparativo: ¿Aún está confundido entre APS, SCM y ERP?, recuperado el 17 de mayo de 2010 de: http://www2.technologyevaluation.com/es/Research/ResearchHighlights/BusinessApplications/2010/03/research_notes/es/prn_MI_BA_KQ_03_24_10_1.asp
6.-La Matriz AODF: Análisis FODA para desarrollo de estrategias, recuperado el 18 de mayo de 2010 de: http://www.estrategiamagazine.com/administracion/la-matriz-aod-analisis-foda-para-desarrollo-de-estrategias/
7.- Intuitive ERP>Enterprise Resource Planning (ERP), recuperado el 18 de mayo de 2010 de: http://www.intuitivemfg.com/Product-Tour/ERP/index.aspx
8.- ¿Cuál ERP es mejor?, recuperado el 19 de mayo de 2010 de: http://www.emb.cl/gerencia/articulo.mv?sec=6&num=31
9.- (ERP) Herramientas de Planeación, recuperado el 19 de mayo de 2010 de: http://www.gestiopolis.com/lidera/revistas/edic7/ERP.htm