EGADE Business School Desarrollo de Planes de Negocio y Evaluación de Proyectos Enero – Abril 2011

Dr. Gabriel Barraza Dr. Ernesto Lozano

Mariel Fuentes Ortiz

787070

A 28 de marzo de 2011. Monterrey, Nuevo León

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ÍNDICE
Definición de objetivos ................................................................................. 3 Información de la empresa ............................................................................. 3 Historia .................................................................................................... 4 Misión ..................................................................................................... 4 Visión ...................................................................................................... 4 Valores ..................................................................................................... 4 Productos y/o servicios ................................................................................ 5
Clasificación de documentos ..........................................................................................................6 Preparación de la información .......................................................................................................6 Digitalización ................................................................................................................................6 Mantenimiento de archivo digital / Control de calidad ...................................................................6 Indexación (Grabación de datos) ...................................................................................................7 Verificación ...................................................................................................................................7 Salida - grabación de imágenes.......................................................................................................7 Hosting / Consulta de imágenes y datos .........................................................................................7 Archivo de documentos .................................................................................................................8

Beneficios y necesidades a cubrir ..................................................................... 8 Principios éticos del negocio .......................................................................... 9
Información confidencial ............................................................................................................. 10 Conflictos de intereses ................................................................................................................. 10 Aceptación de pagos .................................................................................................................... 10 Atenciones de negocios................................................................................................................ 10 Registros de la empresa................................................................................................................ 11 Transacciones de valores ............................................................................................................. 11 Cumplimiento con la ley antimonopolio ...................................................................................... 11 Pagos indebidos........................................................................................................................... 11 Negociaciones justas .................................................................................................................... 11 Contribuciones políticas .............................................................................................................. 11 Fondos y activos de la empresa .................................................................................................... 12 Oportunidades corporativas ......................................................................................................... 12 Civismo corporativo .................................................................................................................... 12 Reporte de violaciones a la ética................................................................................................... 12

Estudio de Mercado y Plan de Mercadotecnia .................................................... 12
Análisis de la Industria ................................................................................................................ 12 Producto/ Servicios ..................................................................................................................... 15 Digitalización de documentos ............................................................................................................... 16 Hosting ............................................................................................................................................... 17 Almacenamiento de Datos .................................................................................................................... 18 Nichos de Mercado Meta............................................................................................................. 19 Análisis de la Oferta .................................................................................................................... 20 Análisis de la Demanda ............................................................................................................... 22

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Pymes ................................................................................................................................................. 22 Cámaras y Asociaciones ....................................................................................................................... 23 Oferta vs Demanda...................................................................................................................... 24 Análisis de los Precios ................................................................................................................. 25 Servicio sustitutos ........................................................................................................................ 26 Opción 1 ............................................................................................................................................. 26 Opción 2 ............................................................................................................................................. 26 Análisis de la comercialización .................................................................................................... 27 Plan de Mercadotecnia ................................................................................................................ 29 Producto ............................................................................................................................................. 29 Plaza .................................................................................................................................................. 29 Promoción........................................................................................................................................... 30 Precio ................................................................................................................................................. 31 Estrategia de penetración ...................................................................................................................... 31

Estudio Técnico ......................................................................................... 32
Tipo de proceso: Por proyecto...................................................................................................... 32 Localización Óptima del Negocio ................................................................................................ 32 Método cualitativo por puntos ............................................................................................................... 32 Proceso de producción ................................................................................................................. 35 Descripción del proceso ......................................................................................................................... 35 Diagrama de Bloques ........................................................................................................................... 38 Diagrama de Flujo del proceso .............................................................................................................. 39 Adquisición de Equipo ......................................................................................................................... 41 Distribución ........................................................................................................................................ 45 Costos de producción .................................................................................................................. 47 Costos de administración ............................................................................................................. 47 Costos de venta ........................................................................................................................... 48 Inversión inicial ........................................................................................................................... 49 Depreciación y Amortización ...................................................................................................... 49 Determinación del Capital de Trabajo .......................................................................................... 50 Costo Ponderado de Capital ........................................................................................................ 51 Financiamiento de la inversión .................................................................................................... 52 Tabla de amortización del Financiamiento ............................................................................................ 53 Determinación del punto de equilibrio ......................................................................................... 53 Balance General Inicial................................................................................................................ 55 Estado de Resultados pro – forma ................................................................................................ 55 Flujo Neto de Efectivo ................................................................................................................. 56 Evaluación del Proyecto .............................................................................................................. 57 TREMA ............................................................................................................................................. 57 VPN ................................................................................................................................................... 57 TIR .................................................................................................................................................... 57 PayBack ............................................................................................................................................. 57

Estudio Económico y Evaluación del Proyecto ................................................... 47

Conclusiones ............................................................................................ 59

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Definición de objetivos
Nuestro objetivo primordial es desarrollar las actividades basándonos en una filosofía de calidad y competitividad que nos lleve a la satisfacción de nuestros clientes. Con ello tratamos de ser una de las empresas más modernas y eficaces del sector. Ponemos especial interés en la utilización de los recursos humanos, materiales y tecnológicos adecuados para la optimización de nuestros servicios, minimizando los costos innecesarios a nuestros clientes.

Información de la empresa eSolutions® es una empresa especializada en la aplicación de nuevas tecnologías en el sector de servicios documentales, con un profundo compromiso de perseguir la excelencia en la calidad de los mismos. Estamos avanzando cada día en busca de más y mejores productos y servicios, orientados a satisfacer todas las necesidades de digitalización y gestión de documentos digitales de nuestros clientes. Nuestra actividad consiste en colaborar con las organizaciones en todas las necesidades de servicios relacionados con el tratamiento y gestión de la documentación. Nos adecuamos a las necesidades específicas de cada sector, permitiendo a las organizaciones conseguir y mantener grandes ventajas competitivas derivadas del incremento de la productividad y de la reducción de costos, y también al apoyarse en profesionales externos para estas tareas, permite a la empresa una mayor dedicación a la actividad que desarrolla. Un gran conocimiento de la evolución del mercado y una clara comprensión de las necesidades del mismo, han permitido a eSolutions® prepararse y realizar cada uno de los desafíos de las empresas de hoy. Todo esto unido a una continua inversión en tecnología de punta harán de eSolutions® una empresa a la vanguardia en el mercado. Los entornos a los que va dirigida la actividad de nuestra compañía son muy amplios, adecuándose a las necesidades particulares de cada sector ayudando a conseguir y 3

mantener

grandes

ventajas

competitivas

que

posicionan

favorablemente

a

las

organizaciones ante el crecimiento y desarrollo del futuro.

Historia eSolutions® nace a principios del 2011 como resultando del trabajo colaborativo de cuatro jóvenes estudiantes de la Maestría en Administración de la EGADE Business School del Sistema Tecnológico de Monterrey en la capital del estado de Nuevo León. Quienes conformamos el equipo detrás de la planeación y operación de la empresa hemos logrado integrar un equipo multidisciplinario que aporta diferentes perspectivas y conocimientos que hacen de eSolutions® una empresa altamente competitiva en el mercado.

Misión
Nuestra misión es ser la empresa líder, especializada en la aplicación de nuevas tecnologías, en el sector de servicios documentales, con un profundo compromiso de perseguir la excelencia en la calidad de los mismos.

Visión
Ser una empresa con una sólida estructura organizacional que proporcione bienestar a sus empleados, clientes y proveedores. Consolidar el liderazgo regional de nuestra empresa, sosteniendo un crecimiento y mejora integral en nuestra organización proyectando confianza en nuestro trabajo.

Valores
• Orientación al cliente; construimos relaciones de largo plazo con nuestros clientes, que son nuestra razón de ser. • Congruencia entre lo que nos comprometemos con nuestro cliente y lo que efectuamos como trabajo. • Calidad en todos los ámbitos de cada uno de los proyectos que realizamos. 4

• • •

Innovación continua de nuestras estrategias y de nuestros métodos de trabajo. Puntualidad en la entrega de los trabajos solicitados por nuestros clientes. Comunicación constante y efectiva, entre todos los miembros que formamos parte de la empresa, así como con nuestros proveedores y clientes.

•

Trabajo en equipo; valoramos y fomentamos el aporte de las personas para el logro de los objetivos comunes.

•

Alto desempeño; superamos continuamente nuestras metas y optimizamos el uso de recursos para crear valor.

Productos y/o servicios
Los servicios que se ofrecen a nuestros clientes incluyen: • • • • • • • • • Clasificación de documentos Preparación de información Digitalización de archivos en diferentes formatos Mantenimiento de archivo digital / Control de Calidad Indexación Verificación Salida – grabación de imágenes Hosting / Consulta de imágenes y datos Archivo

Las imágenes de los documentos digitalizados se pueden grabar en nuestros servidores garantizando en todo momento la seguridad y confidencialidad de la información, o bien en los servidores del cliente.

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Clasificación de documentos
Para asegurar que la información a digitalizar esté completa, será necesario ordenar y clasificar los documentos.

Preparación de la información
Antes de digitalizar los documentos, es necesario prepararlos, esto implica quitar grapas, separar, colocar indicaciones para su digitalización y todos los procesos que deban intervenir.

Digitalización
Mediante este proceso conseguimos la obtención de la imagen del documento físico. Una vez realizado el paso anterior, se procederá a la digitalización de los documentos, mediante escaners. Las imágenes digitalizadas: ü Pueden ser visualizadas en un monitor. ü Impresas sobre papel. ü Enviadas a terminales remotas mediante red interna o externa. ü Enviadas por correo electrónico. ü Guardadas en su disco duro para utilizarlas en sus informes o trabajos. Eventualmente, también ofrecemos el servicio de digitalización en las instalaciones propias de nuestros clientes, poniendo si es requerido el personal y los medios tecnológicos necesarios. En este momento las imágenes una vez digitalizadas, quedarán organizadas en directorios sin ningún tipo de información asociada y con la única posibilidad de buscarla por el nombre del fichero imagen.

Mantenimiento de archivo digital / Control de calidad
En esta fase se realizan una serie de controles de calidad habituales en nuestra compañía, siguiendo los procedimientos internos de eSolutions®, así como otro tipo de controles siguiendo los requerimientos dados por el cliente, entre estos se encuentran: ü Controles del número de documentos digitalizados. 6

ü Verificación de la calidad de las imágenes. ü Proceso de centrado del documento escaneado.

Indexación (Grabación de datos)
En esta fase lo que se hace es grabar la información acordada previamente con el cliente, a la imagen del documento digitalizado, de forma que permita una búsqueda sencilla por diferentes criterios.

Verificación
Una vez realizada la grabación de los datos del expediente es aconsejable, para garantizar la calidad de los datos, realizar un proceso de verificación que consiste en volver a grabar los datos más importantes (índices) para que el sistema compare y comprueba que la información grabada es correcta.

Salida - grabación de imágenes
Una vez realizada la digitalización, y en su caso la indexación, eSolutions® ofrece diferentes posibilidades de almacenamiento: ü Discos compactos (CD). ü DVD. ü Discos duros externos. Los nuevos medios se caracterizan por una gran capacidad de almacenamiento y una recuperación rápida de los documentos.

Hosting / Consulta de imágenes y datos
Para el acceso de los usuarios a esta información, ya digitalizada y en su caso asociada a una información, contamos con una variada gama de posibilidades. A estas soluciones las denominamos “archivo digital”: • • Que la documentación sea puesta a disposición de los usuarios en CDs. El acceso a la documentación de los usuarios a través de un sistema de consulta en Internet mediante un browser. Alternativamente es posible establecer una línea punto a punto con el cliente. 7

•

La implementación de un software de administración de documentos instalado en donde el cliente lo indique. Este software permite incorporar, eliminar y modificar los archivos en función de los permisos y vincularlos con documentos electrónicos de aplicaciones que se usan habitualmente. Implementación de las imágenes y datos a las aplicaciones que estén utilizando actualmente en su compañía.

•

Archivo de documentos
Finalmente, una vez terminadas todas estas fases el papel físico se introduce en los contenedores homologados, adecuadamente codificados, para su custodia en nuestra central de Archivo.

Beneficios y necesidades a cubrir
Si tiene problemas de espacio y la empresa no para de producir papel, o si simplemente está buscando la forma de optimizar el almacenamiento y la consulta de documentación, eSolutions® ha llegado. Los beneficios principales de la digitalización de archivos son: ü Rápido acceso a la documentación, optimizando los tiempos de búsqueda. ü Disponibilidad de la documentación para generar copias en papel a través de impresoras comunes de computación, eliminado la necesidad de realizar fotocopias. ü Disponibilidad de la documentación para envío de e-mail y fax. ü Ahorro de espacio físico destinado al archivo y almacenaje de papel. ü Preservación y resguardo de la documentación a través del paso del tiempo. El aspecto más interesante de este sistema es que resuelve el problema espaciotiempo. Al cliente le permite utilizarlo desde la red sin necesidad de trasladarse para buscar el material físicamente. El formato digital permite también plantear utilizaciones alternativas de estos materiales. Teniendo en cuenta que digitalizar no es duplicar ya que el documento digital nunca sustituirá al original, así el archivo tradicional no se convierte en archivo digital. Ambos

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conviven, la colección digital será la más amplia, y canalizará el flujo de consultas permitiendo establecer en cada material las siguientes ventajas:

• • •

Calidad Fidelidad Estabilidad de la información

Como resultado la estabilidad del soporte y el sistema no aseguran la estabilidad de la información. Debemos invertir en la migración de los contenidos hacia los nuevos soportes que las nuevas tecnologías van imponiendo. Este es uno de los puntos más remarcables. En cuanto al espacio que ocupa la información y el costo de los soportes para almacenarla, la compresión permite compilar grandes caudales de información de manera intangible en servidores o en soportes digitales que por su peso reducido guardan grandes cantidades de información. La digitalización responde además a los siguientes problemas de: ü Almacenamiento: la digitalización permite almacenar muchos documentos en muy poco espacio y mantener los originales en condiciones óptimas. ü Preservación: los nuevos soportes electrónicos con costos cada vez menores y de menor tamaño facilitan el control de materiales inestables o frágiles, almacenar grandes cantidades en un menor espacio y permite la creación y duplicado de copias de alta calidad. Garantiza que el acceso del material digital perdure en el tiempo y evita la pérdida de contenidos. ü Acceso: los archivos en formato digital facilitan la consulta y amplía su uso en la sociedad de la información. Ya sea porque se consulta en la web o porque es posible consultarlo en cualquier PC.

Principios éticos del negocio
La cualidad que distingue a eSolutions® es el compromiso de sus empleados al desempeño laboral con calidad e integridad. Nuestra empresa es juzgada por los niveles más 9

altos de comportamiento ético y son con esos niveles de comportamiento con que debemos juzgarnos. Las normas de conducta de la Empresa están explicadas brevemente en los siguientes Principios de Ética:

Información confidencial
Es obligatorio que todos los empleados consideren toda información sobre las operaciones y las actividades comerciales de la empresa como información confidencial si ésta no ha sido divulgada. Los empleados no deben revelar a otros, ni usar para sí mismos, ni divulgar a terceros cualquier información confidencial de la empresa o cualquier otra información confiada a la empresa sobre terceros.

Conflictos de intereses
Los empleados, durante el desempeño de sus deberes, deben evitar cualquier inversión, participación comercial u otra asociación que interfiera con, o que influencie con, o que pareciera interferir con, o pareciera influenciar con la objetividad de su juicio al actuar en nombre de los mejores intereses de la empresa.

Aceptación de pagos
Ningún empleado deberá buscar o aceptar directa o indirectamente cualquier pago, honorario, servicio o algún otro regalo de cualquier tamaño o monto proveniente de cualquier persona, compañía u organización que tenga o trate de hacer negocios con la empresa. Están estrictamente prohibidos los regalos de dinero en efectivo o equivalente en efectivo sin importar el monto. No es inadecuado recibir regalos comunes, artículos promocionales de venta de pequeño valor, comidas ocasionales o entretenimiento razonable y apropiado relacionado a nuestras actividades y negociaciones comerciales.

Atenciones de negocios
Los negocios o requerimientos con proveedores, clientes o con otros que realizan o tratan de realizar negocios con la empresa deberán ser efectuados únicamente sobre una base que refleje los mejores intereses de la empresa y sus altos niveles de conducta ética. 10

Registros de la empresa
Los registros comerciales de la empresa siempre deberán ser preparados en forma precisa y confiable. Los registros deben ser llevados en todo momento de conformidad con las normas de contabilidad y de control aceptados, y deben de manera completa y exacta reflejar todas las transacciones. No se debe mantener ningún fondo o activo sin registrar. No se deben hacer registros, informes o reportes falsos o erróneos ni se debe impedir que se corrijan.

Transacciones de valores
Los empleados con información importante sobre el negocio de la empresa tienen prohibido comprar o vender acciones de la empresa hasta que dicha información sea pública.

Cumplimiento con la ley antimonopolio
La empresa exige que sus empleados ejerzan prácticas justas de competencia y que cumplan a cabalidad con las leyes antimonopolio.

Pagos indebidos
Ningún empleado hará, ni será el causante de que se haga cualquier pago indebido, ni ofrecerá ningún pago indebido a ningún cliente actual o potencial o a un intermediario, como soborno, comisión indebida o pago similar que sea directa o indirectamente para beneficio de cualquier individuo (incluyendo cualquier funcionario gubernamental), empresa u organización en cualquier punto geográfico, con el propósito directo o indirecto de garantizar un trato favorable para la empresa.

Negociaciones justas
Todos los empleados deben esforzarse por lograr un trato justo y respetar los derechos de los clientes, proveedores, competidores y empleados de la empresa.

Contribuciones políticas
Está prohibido el uso de fondos corporativos, recursos o propiedades de la empresa para el apoyo de partidos políticos o de candidatos políticos.

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Fondos y activos de la empresa
Cada empleado es personalmente responsable de los fondos o activos de la empresa sobre los que él o ella tengan control. La protección de la propiedad y los servicios de la empresa es vital para nuestro negocio. La propiedad de la empresa no debe ser empleada para beneficio personal indebido o para cualquier otro fin deshonesto.

Oportunidades corporativas
Los empleados no deben usar para su propio beneficio, las oportunidades que identifiquen durante el desarrollo de su labor como empleado, o las que identifique a través del manejo de la información o propiedad de la empresa.

Civismo corporativo
Nuestra empresa tiene la obligación especial de ser un buen ciudadano en las localidades donde opera.

Reporte de violaciones a la ética
Todo empleado es responsable de informar a la empresa sobre cualquier circunstancia que el empleado considere que puede constituir una violación de estos principios. La información relacionada con violaciones debe ser comunicada al supervisor del empleado, o si el empleado lo prefiere, puede comunicarse directamente con el Director General. La empresa se asegurará que los empleados que suministren dicha información estén protegidos contra cualquier acción adversa por haber reportado dicha posible violación. Igualmente, la empresa dará seguimiento a la(s) situación(es) reportada(s) para resolver el asunto de la manera adecuada.

Estudio de Mercado y Plan de Mercadotecnia
Análisis de la Industria
El tema de la digitalización de documentos es relativamente nuevo, y poco a poco han ido surgiendo empresas ofreciendo dichos servicios en base a las necesidades, tendencias, oportunidades y beneficios que representan en este sector. A nivel mundial se ha hecho mucho énfasis en el ahorro, cuidado de la naturaleza y negocios sustentables, estos factores han sido una bandera o una características que han 12

provocado la creación del servicio de digitalización, al igual que otros factores no menos importantes. Otro factor que ha contribuido a la aparición de estos servicios es la tendencia de tener o lograr un mundo electrónico y digital, con la finalidad de tener mayor productividad, elevar niveles de calidad y ahorro de papel. Un factor más es el evitarla perdidas de documentos valiosos a las empresas y/o personas que adquieran el servicio de digitalización, con la finalidad de entregar un servicio que perdure y se pueda consultar de manera más ágil y a su vez proporcionando un respaldo de la información. Si bien el servicio no es exclusivo para empresas u organizaciones, es donde se encuentra la mayoría de los usuarios, ya que la cantidad de documentos que usan es mayor que la de una persona física, por lo tanto los servicios de digitalización de documentos van enfocados a este mercado. Dentro de los principales usuarios tenemos empresas no gubernamentales, asociaciones, cámaras, gobierno, Pymes, instituciones no lucrativas, entre otros tipos de personas morales. En México el servicio de digitalización de documentos ha ido creciendo poco a poco, tanto en las empresas, como en el gobierno y en organismos independientes. Hablando específicamente de Nuevo León, podemos ver los siguientes acontecimientos relevantes: Año 1989 Acontecimiento En la XIII Reunión Nacional del Comité de Informática de la Administración Pública Estatal y Municipal; expositores de Unisys mostró un Sistema de Control Municipal, Wang mostró un sistema de digitalización de documentos llamado Freestyle, Bull mostró un Sistema instalado actualmente en la Procuraduría de Justicia, InfoSel un sistema en PC para el almacenamiento y recuperación de información textual y digitalizada llamado InfoDex y CIASA, un equipo Intergraph y de otras compañías, con un sistema de digitalización de planos Takion Electrónica, muestra en "Infofir'' para instituciones bancarias, casas de bolsa o empresas que requieran de control sobre firmas en grandes volúmenes de documentos. El sistema funciona primero con un proceso de captura, en donde la persona dedicada a esta tarea, realiza la digitalización de las firmas por medio de un digitalizador manual de cualquier marca. Ficus Systems es la empresa que lanzó los digitalizadores de imágenes denominados LeoScan 1210 y LeoScan 610. A un precio de 2 mil 795 dólares, el LeoScan 1210 incluye un alimentador de documentos automático capaz de sostener hasta 50 páginas de papel tamaño oficio. Se automatiza el Registro Público de la Propiedad; se digitalizan actas y matrículas que se guardan en la base de datos que servirá para los servicios que se ofrecen. 13

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Moderniza INEGI equipo de cómputo, informó de la creación de un disco compacto con la información del relieve de todo el territorio nacional, con el fin de modernizar el sistema. Todos los documentos y mapas que se tienen en papel se pasarán a las computadoras o casetes los que le da un potencial muy grande en su utilización. Arranca el proceso en Nuevo León para digitalizar pasaportes. Kodak presentó la nueva serie i200 de escáneres de producción. Se trata de la primera familia modular de dispositivos de digitalización de producción de bajo volumen, que puede digitalizar más de cinco mil documentos por día, para aplicaciones que requieren digitalización en blanco y negro, escala de grises y color. A más de nueve meses de que iniciara el proceso de modernización del Archivo Histórico de Monterrey, la llegada al acervo de un escáner del que se dice es único en su tipo en América Latina permitirá registrar las 500 mil imágenes que comprenden la primera etapa del proyecto, del año 1598 a 1900. Gracias al apoyo de la Sociedad de Amigos del Archivo Histórico, que preside el empresario Jaime Benavides Pompa, el Ayuntamiento de Monterrey cerrará su administración con la digitalización, en menos de ocho meses, de las 600 mil páginas que faltan del acervo regiomontano, y que cubren el periodo de 1861 a 1950. El Alcalde Felipe de Jesús Cantú informó que la Sociedad de Amigos firmará en breve un convenio con su administración, a fin de otorgar 400 mil pesos que servirán para pagar a las personas que trabajarán en la etapa final de la digitalización. El deterioro que el paso del tiempo o los fenómenos naturales suelen hacer en los antiguos documentos que registran la memoria de la Ciudad serán cosa del pasado gracias a la digitalización total del Archivo Histórico de Monterrey. El proyecto, que iniciara en mayo del 2001 con el apoyo del Ayuntamiento, será una realidad al concluir la administración municipal actual, cuando los documentos que abarcan el periodo de 1598 a 1950 se encuentren en una base de datos. Gracias a un convenio firmado con la SEP, la UANL podrá expedir a partir de este semestre duplicados de Cédula Profesional para egresados de cualquier universidad. El ahorro de tiempo y dinero se debe a que la UANL, dentro del convenio con la SEP, ya no enviará físicamente documentos a la Dirección General de Profesiones, en la Ciudad de México, sino que lo realizará a través de envíos digitalizados. Eras México trajo al mercado nacional soluciones específicas enfocadas a la digitalización de documentos, pero no sólo de la banca, sino también de casas de cambio, donde se digitalizan cheques del extranjero y notas de venta, por ejemplo, así como el sector aduanero y Sofoles, entre otras instituciones que manejan grandes cantidades de documentos. La empresa Tecnología para Respaldo Digital de Datos y Documentos, S.A. de C.V. descartó ayer que hayan existido favoritismo e irregularidades en el proyecto de digitalización de documentos de las direcciones de Catastro y Contabilidad de la Tesorería del Estado. José Gerardo Páez Treviño, apoderado legal de la empresa TecRed, aclaró que las órdenes de compra, expedidas por la Tesorería a su empresa entre el 29 de diciembre y el 10 de enero, que sumaron 100 millones 625 mil pesos, no fueron concluidas. Actualmente, solicitar y obtener la copia de algún documento a la dirección de Catastro puede tomar hasta una semana y media. La meta en dos años es que la solicitud sea atendida por completo el mismo día, gracias a la digitalización de más de un millón y medio de expedientes de predios de todo el estado, que 14

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2010

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hará la empresa Kodak Document Imaging gracias a un convenio firmado con el Gobierno del Estado. Los 26 mil documentos que integran el archivo de Diego Rivera y Frida Kahlo serán clasificados y digitalizados en un término de dos años por la asociación civil Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México (Adabi), lapso en el que este material no podrá ser consultado. Como la refundación de la Ciudad en su aniversario 410 fue concebida ayer la presentación del proyecto de "Monterrey Digital", que consiste en integrar los servicios del Gobierno local a la internet, con una inversión de 45 millones de pesos. Con una inversión de 23.7 millones de pesos, el Archivo Histórico del Estado dejará su sede del Archivo General del Estado, en la Macroplaza, y se trasladará a un espacio remodelado en el Parque Fundidora. Además, dispondrá de un laboratorio de restauración, donde se impulsará su digitalización. A diferencia de otras dependencias que sólo cambiaron de domicilio, pero siguen operando igual, con su traslado al Pabellón Ciudadano el Registro Público de la Propiedad y del Comercio entrará mañana a una etapa de transición en la que el manejo de libros impresos será historia. En lugar de los pesados compendios que contienen actas y escrituras, los usuarios tendrán acceso a imágenes de los documentos previamente digitalizados. La Capilla Alfonsina Biblioteca Universitaria proyecta el próximo año cumplir un largo anhelo: la digitalización de los libros y revistas que pertenecieron a Alfonso Reyes. Serán más de 26 mil volúmenes que pertenecieron al escritor regiomontano y que integran el fondo Alfonso Reyes, uno de los tesoros de la UANL, señaló Minerva Margarita Villarreal, directora del espacio que acaba de celebrar 30 años. Como podemos observar, el “Boom” de la digitalización en México y Nuevo León

comenzó a principios de los 90´s y ha ido creciendo su interés en todo tipo de organizaciones, invirtiendo grande cantidades de dinero para obtener los beneficios de ahorro, seguridad y perpetuidad.

Producto/ Servicios
Debido a la relación que existe entre el servicio de digitalización con el hosting de una aplicación con el almacenamiento de Datos, no solamente queremos enfocarnos en la digitalización de archivos. Esto debido a que el equipo utilizado para el almacenamiento de datos se puede reutilizar en el hosting, sin causar algún conflicto entre ellos. Esto permite abrir más nuestra variedad de servicios y llegar a diferentes tipos de mercado. A continuación se describen los servicios que se ofrecerán,

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Digitalización de documentos Este servicio se enfoca en digitalizar, es decir pasar de papel a archivo digital. En este proceso se podrán digitalizar diferentes tipos de archivos: ü Imágenes ü Documentos ü Planos ü Otros tipos de documentos. Cada uno de estos documentos se guardará en archivos universales. Por ejemplo: • • Documentos en archivos de Word o de PDF. Imágenes en .GIF, .JPEG o .PNG en caso de requerirse mayor calidad.

Finalmente estos documentos pueden entregarse de 2 distintas maneras: • La primera es entregar al cliente toda información en dispositivos de

almacenamiento de datos como lo son los discos duros externos, DVD, CD, etc. • La segunda opción es definir e implementar una Base de datos mediante la cual el cliente pueda revisar sus documento en línea con las opciones de filtrado y búsqueda. (3er Servicio)

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Hosting Hosting es el servicio que provee a los usuarios de Internet un sistema para poder almacenar información, imágenes, vídeo, aplicaciones o cualquier otro contenido accesible vía internet; es decir la oportunidad de alojar sus sitios de internet, páginas web para que estén disponibles en línea.

El Hosting necesita los mismos recursos que el almacenamiento de datos necesita para poder visualizarse en línea. Debido a esto si ya se cuenta con la infraestructura para hacer esto, se decidió aprovechar e incluir este servicio que es relativamente sencillo de configurar y no se contrapone con los otros servicios. Las empresas adquirirían este servicio para publicar su página de internet, brindándoles un espacio en el servidor, una dirección de internet y una consola de usuario (PHPMyAdmin – gratuita) para que puedan editar el diseño y contenido. En resumen nuestro servicio de Hosting ofrece: Espacio de almacenamiento para la página de internet de la empresa. Consola de Usuario instalada y configurada. Conexión a la base de datos previamente configurada y personalizable por el usuario. Soporte al usuario.

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Almacenamiento de Datos Como se mencionó en el primer servicio la digitalización de archivos, existe el servicio de almacenar los documentos, clasificarlos y organizarlos en una base de datos para poder accederla en línea. Este servicio incluye: • • • • • Definición, diseño e implementación de la base de datos. Espacio físico en el servidor, protegido con autenticación. Mantenimiento de la base de datos. Creación de vistas para acceder a la base de datos. Definición y creación de filtros básicos con opción a personalizarnos.

Este servicio permitirá a la empresa: • • • • Revisar sus archivos desde cualquier parte que esté conectado a internet. Facilidad y Rapidez para localizar sus archivos en base a palabras claves. Seguridad y confiabilidad de sus archivos. Enfocarse en el core business de la empresa y no preocuparse por el mantenimiento de estos servicios. • Soporte al Usuario. 18

Nichos de Mercado Meta
Los nichos de mercado identificados son: ü Pymes ü Cámaras y Asociaciones ü Dependencias gubernamentales Nicho Pymes Características Se califican de acuerdo a su tamaño, número de empleados y cantidad de ingresos. Pueden ser de 3 giros: manufactura, comercio y servicio. Organismos que brindan a sus agremiados apoyos económicos, datos de la industria, reglamentos, enlaces, etc., con la finalidad de impulsar el crecimiento de una industria o sector en particular. Su función es la realización de actividades específicas al servicio de los ciudadanos o del mismo gobierno.

Cámaras y Asociaciones

Dependencias gubernamentales

Se ha detectado que las principales necesidades que pretendemos cubrir para estos nichos son: ü Ahorro de papel ü Seguridad de información ü Perdurabilidad de la información ü Agilización en sus operaciones El proyecto se enfocará principalmente a los nichos de Pymes y Cámaras y Asociaciones, debido a que las dependencias gubernamentales ya tienen sus proveedores establecidos, ya que han realizado esfuerzos de digitalización de documentos y por el momento no se pretende competir quitando clientes, sino atendiendo a los que no han adquirido el servicio.

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Análisis de la Oferta
En Nuevo León, se han detectado 4 empresas que ofrecen el servicio de digitalización de documento. Al ser empresas que no cotizan en bolsa no se tiene registro de su información financiera, por tal motivo no se tienen identificadas sus ventas históricas. Se hará un análisis de la oferta disponible en Nuevo León: Empresas Web Servicios Digitalización de documentos Soporte técnico Pre-diagnóstico Administración de documentos electrónicos ZAP Servicios Digitales http://www.zapserviciosdigitales.com/ Servicios de procesamiento Digitalización de documentos Administración de archivo ECSOD www.ecsod.webs.com Instalación de Proceso “Work – Flow” Digitalización de documentos Rima Digital http://www.rimanatural.mx/ Digitalización de documentos Digitalización de documentos Hosting de documentos http://addoc.com.mx/ Addoc Almacenamiento de archivos Consultoría Conversión digital Organización de archivos Digitalizatte http://www.documenttodigital.com.mx/ Desarrollo de sistemas Outsourcing Digitalización Monitoreo de Publicidad 18 11 32 Clientes

Expert Data

http://www.expertdata.com.mx/

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Como se puede observar, los clientes de la oferta disponible en Nuevo León son principalmente gobierno y empresas grandes (no PYMES) en su mayoría. Tipo de empresa al que se enfoca la oferta disponible en Monterrey y su área metropolitana Tipo de empresa Grande Gobierno Mediana Cámaras y Asoc. TOTAL % 68% 22% 8% 3% 100%

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Con lo anterior se deduce que la oferta disponible en Nuevo León va enfocada principalmente a empresas grandes y gobierno.

Análisis de la Demanda
La demanda del servicio de digitalización de documentos está en relación a la cantidad de clientes potenciales identificados en como los nichos de mercado; en este caso Pymes y Cámaras y Asociaciones. A continuación se analizará la demanda por tipo de nicho a atacar. Pymes De acuerdo a los datos de la Secretaría de Economía, el 97% de las empresas en México son Pymes, lo cual el dato se aplicará también para Nuevo León. La cantidad de unidades económicas en Nuevo León están concentradas de la siguiente manera:

Nota 1: Los datos están al 2008/ 2009, obtenidos de la INEGI

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Nota 2: Hemos considerado a Monterrey y su área metropolitana como: Monterrey, Guadalupe, San Nicolás, San Pedro, Apodaca, Escobedo, Santa Catarina. Aún y cuando García y Juárez son considerados como parte de la zona metropolitana, se han excluido en el análisis.

Con lo anterior tenemos que la distribución de Pymes por giro en Monterrey y su área metropolitana es:

Cámaras y Asociaciones Como se mencionó anteriormente las principales actividades de las Cámaras son; brindar a sus agremiados apoyos económicos, datos de la industria, reglamentos, enlaces, etc., con la finalidad de impulsar el crecimiento de una industria o sector en particular. En Nuevo León las principales cámaras existentes son las siguientes: Cámara CAINTRA CMIC CANIRAC CANACO COPARMEX CAINVE CONCANACO CANAGRAF Definición Cámara de la Industria de la Transformación Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción Cámara Nacional de la Industria de Restaurantes y Alimentos Condimentados Consejo Nacional de Comerciantes y Prestadores de Servicios Confederación Patronal de la República Mexicana Cámara de la Industria del Vestido Confederación de Cámaras Nacionales de Comercio, Servicios y Turismo Cámara Nacional de la Industria de Artes Gráficas

CANACOPEMTY Cámara de Comercio y Servicio de la Ciudad de Monterrey 23

CANIETI CANAPAT

Cámara Nacional de la Industria Electrónica, Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información Cámara Nacional del Autotransporte de Pasaje y Turismo

Como se puede observar existe gran cantidad de Cámaras en Nuevo León, lo que representa un área de oportunidad para los servicios de digitalización tanto para las mismas Cámaras como para sus agremiados.

Oferta vs Demanda
Se han detectado 6 empresas dedicadas al servicio de Digitalización de Documentos en Nuevo León, cada una tiene aproximadamente entre 10 a 30 clientes registrados.
Cantidad de clientes/ Empresas

ND

ND

Se tienen registros que en Monterrey y su área metropolitana hay más de 100,000 PYMES, y que la oferta disponible en su gran mayoría atiende a empresas grandes. Ante esto la conclusión es que existe una demanda insatisfecha para PYMES en los servicios de Digitalización de Documentos.

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Análisis de los Precios
Se ha detectado que el precio de la Digitalización de documentos por parte de la competencia va en relación a la cantidad de imágenes (documentos) a digitalizar y en base a dos opciones de realzar el servicio: llevar los documentos a la empresa prestadora de servicio o realizar el servicio en la empresa del cliente. Empresa Expert Data Addoc ZAP Digitalizatte Costo of. empresa x imagen $0.75 $1.00 $0.43 $0.55 Costo of. cliente x imagen $1.00 $1.35 $0.53 $0.75

Los precios anteriores se obtuvieron por medio de Mystery Shopper telefónico: El precio promedio para el servicio de digitalización por imagen en la oficina de la empresa es de $0.68, y el precio promedio para el servicio por imagen en la oficina del cliente es de $0.90.

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Servicio sustitutos
Al tratarse de Pymes, se analizará otra forma de servicio similar, ya que la oferta disponible va enfocada a empresas grandes y dependencias gubernamentales principalmente. El análisis se realizará en base a una Pyme que adquiere el servicio de digitalización en una palería o un negocio como Office Max, donde mandan escanear documentos y se los entregan en CD y otro análisis donde la Pyme adquiere un scanner y ellos mismos realizan el proceso. Opción 1 Digitalización de documentos en palería/ negocio. Concepto Escaneo de imagen Costo de CD Costo total $3.50 $18.50 Costo $15 x imagen

*El escenario es con base a un escaneo de 100 documentos *Los costos fueron obtenidos en Office Max

Opción 2 Digitalización interna de documentos. Concepto Costo de scanner Costo de CD Costo total Costo $1,299 $3.50 (2) $1,306

*El escenario es con base a un escaneo de 100 documentos **Los costos fueron obtenidos en Office Max **El costo de mano de obra no se calcula ya que la persona que realice el escaneo no se contempla que sólo se contrate para realizar dicha actividad. ***El ejercicio tiene la desventaja que el scanner adquirido a cierto tiempo puede llegar a ser más conveniente ya que es una inversión inicial a largo plazo

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Con lo anterior tenemos que es más caro para un negocio digitalizar documentos en una tienda como Office Max que adquirir los servicios con una empresa dedicada exclusivamente a este servicio, lo anterior se entiende que se asiste a un Office Max en casos de emergencia o cuando no se tiene tiempo para contactar una empresa especializada y cotizar. Dentro de las estrategias de eSolutions no se pretende entrar y quitar clientes a la competencia, por tal motivo, en el tema del precio se pretende entrar con un precio bajo y competir por volumen. El precio establecido será el más bajo que el competidor detectado: Oficina de eSolutions Oficina del cliente $0.43 $0.53

*El precio es por imagen digitalizada.

Análisis de la comercialización
Como se ha visto a lo largo del estudio, el servicio de Digitalización de Documentos que se pretende realizar va dirigido a Pymes, por tal motivo las estrategias de comercialización van enfocadas a este mercado meta. Existen tres principales formas en que el servicio pueda llegar a las Pymes: 1. Se llega a Pyme individual

27

2. Pyme individual llega

3. Pymes o grupo de Pymes por medio de Cámara o Asociación

Como se puede observar, cuando un cliente adquiere el servicio de Digitalización, este se puede realizar de dos formas; en la oficina de eSolutions o en la oficina del cliente.

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Plan de Mercadotecnia
El plan de mercadotecnia se dividirá en base a la mezcla de Mercadotecnia que contempla las 4 p´s; Producto, Plaza, Promoción y Precio, los cuales se definirán en base al estudio de mercado. Producto • Digitalización de documentos

Este servicio se enfoca en digitalizar, es decir pasar de papel a archivo digital. En este proceso se podrán digitalizar diferentes tipos de archivos: o Imágenes o Documentos o Planos o Otros tipos de documentos. • Hosting Es el servicio que provee a los usuarios de Internet un sistema para poder almacenar información, imágenes, vídeo, aplicaciones o cualquier otro contenido accesible vía internet; es decir la oportunidad de alojar sus sitios de internet, páginas web para que estén disponibles en línea. • Almacenamiento de datos

El servicio de almacenar los documentos, clasificarlos y organizarlos en una base de datos para poder accederla en línea. Plaza La ubicación de eSolutions será en oficinas rentadas ubicadas en la zona centro de Monterrey, con la finalidad de tener una ubicación con afluencia, así como tener mayor accesibilidad a Pymes; la oficina contará con estacionamiento propio para mayor comodidad del cliente. (Mayor detalle en el Estudio Técnico).

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Como se comentó anteriormente la comercialización (entrega) del producto puede ser de dos formas; que el cliente vaya a las oficinas y lleve los documentos a digitalizar o que eSolutions vaya a las oficinas del cliente para levar los documentos a digitalizar. Promoción La forma en que se dará a conocer el servicio de digitalización por parte de eSolutions será por los siguientes medios y herramientas: Medio Página Web Características Se contará con una página Web donde se muestre información del servicio, características, beneficios, forma del proceso, preguntas frecuentes, contacto, levantamiento de pedidos, etc. con la finalidad de crear un vínculo electrónico con el cliente. Se insertará publicidad en revistas especializadas para Pymes con la finalidad de crear tráfico y reconocimiento de marca. Ejemplos: Soy Entrepreneur. Se visitaran a estos organismos mostrando el beneficio para el mismo y para sus agremiados, generando alianzas y contratos a largo plazo. Al ser Pymes, existe gran cantidad de recomendación en servicios adquiridos por los mismos, por tal motivo se utilizará la recomendación y los clientes ya atendidos como herramienta de venta. Para cada visita se entregaran tarjetas de presentación del servicio en formato de CD para que el cliente nos tenga en su base de datos de proveedores. Se generará y/o adquirirá una Base de Datos por industria de Pymes para generar mensajes vía correo electrónico para ganar reconocimiento de marca y herramienta de venta. Con ayuda de la Base de Datos se concretaran visitas con clientes para ofrecer el servicio; aquí se utilizarán las tarjetas de presentación, las publicaciones en revistas especializadas y la página Web al momento de realizar la presentación. La finalidad es llegar a los empresarios y/o emprendedores independientes o micro que buscan tendencias a la era digital, creando un vínculo entre el servicio y las redes sociales.

Publicidad en revistas especializadas

Cámaras y asociaciones

Recomendación

Tarjetas de presentación (CD)

Correo electrónico (Base de Datos)

Visitas (Base de Datos)

Facebook

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Precio Como se comentó anteriormente, eSolutions no pretende entrar y quitar clientes a la competencia, por tal motivo, en el tema del precio se pretende entrar con un precio bajo y competir por volumen. El precio establecido será el más bajo que el competidor detectado: Oficina de eSolutions Oficina del cliente $0.43 $0.53

*El precio es por imagen digitalizada.

Estrategia de penetración La estrategia a implementar será la de ofrecer el servicio de digitalización de documentos, Hosting y administración de documentos como un servicio de Consultoría Empresarial, con la finalidad de poder bajar subsidios de la Secretaría de Economía (SE) y que las Pymes puedan acceder a los servicios de eSolutions de manera más accesible. Al inicio de operaciones se pretende primero ofrecer el servicio de Digitalización de documentos; y conforme pase el tiempo y se genere participación de mercado y conocimiento de marca entraran los servicios de Hosting y Almacenamiento de datos. Otra estrategia será poder lograr contratos a largo plazo con Cámaras y Asociaciones y generar recomendación a sus agremiados, realizando descuentos en volumen, por industria y sector; con la finalidad de ir creando una red de clientes de acuerdo a su giro, y ramo e irnos especializando de acuerdo a sus necesidades. La creación y compra de Base de Datos ayudará a ir captando clientes aislados, pero ir creando la red de clientes potenciales y captados para ir generando la recomendación y publicidad de boca en boca. Otro factor importante y uno de los mayores retos es el de educar a las PYMES de este servicio, ya que si bien tiene tiempo la Digitalización de Documentos; es más común que se adquiera por parte de grandes empresas. Lo anterior se pretende revertir por medio de las distintas herramientas de comunicación (página Web, folletos CD, anuncios en revista, etc.); haciendo ver los beneficios principales tales como:

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• • • • •

Ahorro en tiempo Ahorro en dinero Perdurabilidad de la información Accesibilidad a la información Moverse a la era digital (tendencia mundial)

Toda la comunicación debe de ir acorde a la mezcla de Mercadotecnia descrita anteriormente y siguiendo las estrategias trazadas para cumplir el objetivo de penetración de mercado.

Estudio Técnico
Tipo de proceso: Por proyecto
El proceso llevado a cabo en eSolutions se puede catalogar como un proceso por proyecto. Lo anterior debido a que cada vez que se trabaje con un cliente (empresa, cámara, asociación, etc.) la labor a realizar va a depender de las características del negocio y de sus necesidades. Es así que, si bien el común denominador en el proceso es la actividad de digitalización y archivo, cada proyecto se hará a la medida para definir un sistema de clasificación que mejor se adecue a las especificaciones de la empresa. Asimismo, debido a la naturaleza del proceso, se necesitará contar con equipo especializado y establecer límites de tiempo de entrega dependiendo de cada proyecto.

Localización Óptima del Negocio
Método cualitativo por puntos A fin de identificar el sitio ideal para instalar el negocio, se ha utilizado el método cualitativo por puntos. Antes de calificar las alternativas, primero definiremos los factores relevantes a considerar.

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Factores: • • • • • • • • Lugar localizado en Monterrey, Nuevo León o su área metropolitana. Local en renta. Estacionamiento para 1 ó 2 carros mínimo. Local amplio con lugar para guardar archivo. Seguridad Fácil acceso Cercanía del mercado Precio

Después de hacer una investigación, se encontraron varios locales de los cuales 3 fueron los finalistas.

Opción A: • • • • • • • • Local en renta en el Centro de Monterrey, N. L. sobre la calle Tapia. Área: 400 metros (20 metros x 20 metros) Primer piso amplio en un solo nivel. Mezanine en segundo piso. Cuenta con 2 baños. Lugar para estacionamiento de 2 carros. Renta: $20,000 por mes. Servicios (Agua y Luz): $1,800 por mes aproximadamente.

Opción B:

33

•

Local en renta sobre la calle Av. Gómez Morín en San Pedro Garza García, N.L.

• • • • • •

Área: 40 metros (5 metros x 8 metros) Disponibilidad en 1er y 2do piso. Lugar para estacionamiento 1 carro. Renta: $13,000 - $15,000 por mes + Mantenimiento: $2,500 por mes. Servicios: $2,000 por mes aproximados. Incluye servicio y vigilancia de áreas comunes.

Opción C: • • • • • • • Local en renta en plaza comercial. Ubicado en la Colonia Vistahermosa en Monterrey, N. L. Área: 40 metros (5 metros x 8 metros) Disponibilidad en 1er y 2do piso. Lugar para estacionamiento 1 carro. Renta: $6,000 por mes. Servicios: $1,000 por mes aproximados.

Estos locales fueron calificados de acuerdo al método cualitativo por puntos presentado a continuación. A Factor Lugar localizado Monterrey, en B C

Peso Calif. Calif. Calif. Calificación Calificación Calificación asignado Ponderada Ponderada Ponderada 0.20 10 2 10 2 10 2

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Nuevo León o su área metropolitana. Local en renta. Estacionamiento para 1 ó 2 carros mínimo. Local amplio con lugar para guardar archivo. Seguridad Fácil acceso Cercanía mercado Precio TOTAL del 0.15 0.05 10 10 1.5 0.5 10 8 1.5 0.4 10 8 1.5 0.4

0.20 0.10 0.05 0.05 0.20

10 6 9 10 7

2 0.6 0.45 0.5 1.4 8.95

4 9 10 7 8

0.8 0.9 0.5 0.35 1.6 8.05

5 7 8 8 10

1 0.7 0.4 0.4 2 8.4

El análisis anterior nos indica que de acuerdo a los factores y sus ponderaciones el local que se debe elegir es la Opción A. Este local está ubicado en el Centro de Monterrey, lo cual no sólo cumple con el requisito, sino que además está muy cerca del mercado, ya que alrededor hay muchas empresas que pueden contratar nuestros servicios. A pesar de que la renta del local está por encima de la de las Opciones B y C, creemos que el área, la distribución y el estacionamiento que ofrece son ideales para concentrar en el mismo lugar las operaciones, el archivo (incluyendo los servidores) y la administración (atención a clientes). Por consiguiente, se ha decidido rentar la Opción A.

Proceso de producción
Descripción del proceso La digitalización de documentos es la conversión de archivos en papel a imágenes digitales por medio de un escáner. Son susceptibles de digitalizarse cualquier tipo de documentos: expedientes, facturas, planos, libros, boletines, fotografías, dibujos, manuscritos, etc.

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Para obtener el máximo rendimiento de la información la analizamos y clasificamos para generar una base de datos que permitirá al cliente acceder a ésta de forma rápida y garantizada a cuantos datos desee. Procesamos la documentación original en su domicilio, o en la dirección que nos indique. O si lo prefiere podemos realizar la destrucción masiva y confidencial de los documentos que el cliente, ya no necesite conservar en papel. El proceso de digitalización ofrecido incluye: • • • • Control de archivo físico por parte de nuestra empresa. Ordenamiento y preparación de los expedientes: Configuración de base de datos. Digitalización de documentos en blanco y negro, escala de grises o a color. • • • • • • • Control de calidad. Integración de imágenes en la base de datos. Conciliación. Validación. Cuadre. Integración de expedientes. Almacenamiento de las imágenes en su servidor o en discos compactos o discos duros externos no re-escribibles (o protegidos), etiquetados y con un visor de búsqueda para una localización de la documentación ó bien. Los pasos que intervienen en el proyecto del proceso de digitalización son los siguientes: 1. Recolección de documentos. El cliente puede traer los documentos al local, o bien, podemos pasar por ellos a sus instalaciones.

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2. Clasificación general de documentos. Para asegurar que la información a digitalizar esté completa, será necesario ordenar y clasificar los documentos. 3. Selección de método de clasificación e identificación. Esto puede ser asignado por el cliente o bien propuesto por eSolutions y aprobado por el cliente en base a la clasificación general de documentos. 4. Validación. 5. Preparación de los documentos para su digitalización. Antes de digitalizar los documentos, es necesario prepararlos, esto implica: Quitar grapas, separar, colocar indicaciones para su digitalización y todos los procesos que deban intervenir. 6. Digitalización. Digitalizar los documentos con las características adecuadas (resolución, tonalidad, brillo y contraste, peso, etc.) a. Eliminación automáticamente y auto-corte, desde la digitalización de bordes de documentos de distintos tamaños, así como corrección en desalineación de documentos. b. Grabación de los documentos en el formato establecido, como pueden ser: bmp, tiff, gif, jpg, pdf, etc. con una llave que los identifique para su consulta, OCR, Indexación, Tratamiento de Ficheros, Copiado a CDRom, DVD, etc. 7. Control de calidad. Control de calidad de imágenes – Los lotes generados en la digitalización serán revisados por personal de nuestra empresa en estaciones de trabajo asignadas especialmente para este proceso. Dicho proceso será supervisado de manera muy estricta con la finalidad de garantizar un porcentaje muy alto de calidad. 8. Integración de imágenes en la base de datos y almacenamiento de la información. Este proceso consiste en integrar las imágenes obtenidas a través de la digitalización, con la información generada en la base de datos para su posterior consulta.

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9. Programación del manejo de la información digitalizada. A través de una aplicación de consulta es posible localizar los documentos de manera sencilla y rápida. La identificación electrónica de los documentos digitalizados se realiza utilizando la nomenclatura establecida en los catálogos de identificación. 10. Conciliación / Validación. En este paso se realizan pruebas de manera interna y con el cliente.

Diagrama de Bloques
Recolección de documentos Clasificación general Selección de método de clasificación e identificación Validación

Preparación de documentos para digitalización

Digitalización

Control de Calidad

Integración de base de datos

Programación del manejo de la información digitalizada

Conciliación / Validación

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Diagrama de Flujo del proceso

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INICIO Recolección de documentos Clasificación general Selección de método de clasificación e identificación Validació n Preparación de documentos para digitalización Digitalizació n Control de calidad Integración de base de datos

Programación del manejo de la información digitalizada
40

Conciliación / Validación

Adquisición de Equipo A continuación se detalla el equipo necesario y sus especificaciones para llevar a cabo las operaciones.

1. Servidores de almacenamiento Servidor PowerEdge T610

Cantidad Características:

1 • Sistema Operativo: Microsoft® Windows Server® 2008 SP2, x86/x64 (x64 includes Hyper-VTM ) • Procesadores: 2 procesadores Intel® Xeon® serie 5500 y 5600 de cuatro núcleos • • Chipset: IntelTM 5520 (Tylersberg) Capacidad máxima de almacenamiento interno: SAS, SATA, SAS Nearline, unidad de estado sólido de hasta 16 TB • Tarjetas de red: Una NIC Ethernet Gigabit de doble puerto Broadcom® NetXtreme IITM 5709c integrada con conmutación por error y equilibrio de carga. NIC adicionales y opcionales de 1 GBe y 10 GBe • Módulo de Energía: Módulo de batería de duración prolongada (EBM)

Costo:

$36,199 pesos

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Soporte:

3 Años de soporte con Dell con servicio telefónico 24/7 y con respuesta al día siguiente laborable de un técnico en sitio.

2. Escáner profesional Escáner imageFORMULA ScanFront 300P Network Scanner

Cantidad: Características:

2 Conexión en red, o directo a un USB. Escanea hasta 30 páginas por minuto. Puede guardar los archivos en formato de imagen (.jpeg, .gif, .png) o formato de documento(.pdf

Costo: Soporte:

1,852 dlls. ≈ $22,370 pesos Acceso a una base de conocimiento del proveedor. Soporte por teléfono a Canon México en horarios de oficina. Centro de distribución autorizado a lo largo del país.

3. Impresora

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Impresora: HP Printer LaserJet

P2055dn

Cantidad:

1

Características: Conexión en red y 1 puerto USB Impresión de hasta 800 páginas por minuto. Compatible con cualquier sistema operativo. Costo: Soporte: $219 dlls . ≈ $2,645 pesos Garantía de 1 año con HP. Soporte Telefónico con HP México. Centro de distribución autorizado a lo largo del país.

4. Laptop: Laptop: Laptop Vostro 3500

Cantidad: Características:

4 • Procesador: Intel® Core™ i3-370M (2.4GHz, Dual Core/4 Threads, 3MB L3 Caché) • Sistema Operativo Windows® 7 Professional Original, 64-bit, en Español • Memoria: 2GB de un solo canal DDR3 a 1066MHZ, 1 DIMM 43

• •

Disco Duro: Disco Duro SATA de 250GB (7200RPM) Cámara Web y Micrófono Digital Cámara Web Integrada de 2.0 Mega Pixeles con Micrófono digital y Windows Live Messenger Video Chat

•

Pantalla LCD Pantalla LED, Alta definición [HD] 15.6" (1366x768) con Anti-Reflejo

Costo: Soporte:

$9,000 pesos Soporte de Hardware 1 Año de soporte para IT, con respuesta al siguiente día laboral

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Distribución

PLANTA BAJA: Área Total: 400 m (20 m x 20 m) BAÑOS (H y M) Cocineta

Área para S

Conciliación y Validación

Control de Calidad e Integración de Base de Datos

Bodega para Archi Digitalización

Clasificación y Preparación de Documentos

Recepción de Documentos

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PLANTA ALTA: Mezanine Área Total: 100 m (10 m x 10 m)

Administración

Atención Clientes 1

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Estudio Económico y Evaluación del Proyecto
Costos de producción
Costos de Producción Escáner Sueldo operador Servicio telefónico Renta del local Servicio agua CD´s Estuche CD´s Etiquetas CD´s para Etiquetas para 40 CD´s Mantenimiento cada 3 meses de los escáneres de luz/ Recibo bimestral de luz/ agua Paquete de 50 CD´s Estuches para 25 CD´s Descripción Scan Font 300 P Network Scanner Sueldo mensual de 3 operadores Recibo mensual de teléfono Renta mensual del local Cantidad 3 12 12 12 6 200 400 250 4 Costo Unitario $22,370 $7,500 $1,000 $20,000 $1,800 $169.91 $79 $164 $1,000 Costo Total $67,110 $90,000 $12,000 $240,000 $10,800 $33,982.00 $31,600 $41,000 $4,000 $530,492.00

Mantenimiento Costo total

*Costos de producción estimados a 1 año

Costos de administración
Costos de Administración Sueldo Adm. de Descripción Cantidad 12 12 2 1 1 12 12 12 Costo Unitario $8,500 $3,000 $9,000 $2,645 $36,199 $2,500 $3,000 $1,500 Costo Total $102,000 $36,000 $18,000 $2,645 $36,199 $30,000 $36,000 $18,000 47

Gerente Encargado de llevar a cabo la administración del negocio Encargada de llamadas, etc. concretar citas, tomar

Sueldo de Secretaria Impresora Servidor almacenamiento Contabilidad externa Gastos de oficina Limpieza de

Computadoras internas Laptop Vostro 3500 HP LaserJet P2055dn Printer PowerEdge T610 Declaración de impuestos Lápices, hojas, plumas, carpetas, facturas, etc. Servicio de limpieza del local

Vigilancia Tarjetas presentación Muebles de oficina Costo total

Servicio de vigilancia del local de Tarjetas de presentación para el gerente y vendedor Sillas, escritorios, mesas, etc.

12 1 1

$1,500 $1,000 $32,000

$18,000 $1,000 $32,000 $329,844.00

*Costos de administración estimados a 1 año

Costos de venta
Costos de Venta Descripción Gerente ventas Computadora interna Transporte Base de datos Página Web Anuncio revistas Folletos CD Costo total
*Costos de venta estimados a 1 año

Costo Cantidad Unitario $8,500 $9,000 $55,000 $10,000 $5,000 $2,000 $1

Costo Total $102,000 $9,000 $55,000 $10,000 $5,000 $24,000 $10,000 $215,000.00

de Encargado de prospectación, cierre de ventas, etc. 12 Laptop Vostro 3500 1

Transporte para recoger y entregar pedidos 1 Base de datos de Pymes y sus contactos Página Web de eSolutions en Publicidad en revistas especializadas 12 Folletos electrónicos de los servicios de eSolutions 10,000 1 1

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Inversión inicial

*Inversión inicial a 1 año

Depreciación y Amortización
Concepto Escáner 1 Escáner 2 Escáner 3 Laptop 1 Laptop 2 Laptop 3 Impresora Servidor Muebles oficina Transporte Total Costo $ 22,370.00 $ 22,370.00 $ 22,370.00 $ 9,000.00 $ 9,000.00 $ 9,000.00 $ 2,645.00 $ 36,199.00 $ 32,000.00 $ 55,000.00 Valor de rescate $ 10,000.00 $ 10,000.00 $ 10,000.00 $ 2,000.00 $ 2,000.00 $ 2,000.00 $ 1,000.00 $ 15,000.00 $ 20,000.00 $ 30,000.00 Vida útil (años) 7 7 7 5 5 5 7 7 10 10 Depreciación anual $ 1,767.14 $ 1,767.14 $ 1,767.14 $ 1,400.00 $ 1,400.00 $ 1,400.00 $ 235.00 $ 3,028.43 $ 1,200.00 $ 2,500.00 $ 16,464.86 Depreciación mensual $ 147.26 $ 147.26 $ 147.26 $ 116.67 $ 116.67 $ 116.67 $ 19.58 $ 252.37 $ 100.00 $ 208.33 $ 1,372.07

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*La depreciación se realizó con el método de Depreciación en Línea Recta; ya que supone que el activo se desgasta por igual durante cada periodo contable. El método de línea recta se basa en el número de años de vida útil del activo.

Determinación del Capital de Trabajo
Desde el punto de vista contable, es la diferencia aritmética entre el activo circulante y pasivo circulante. A. Días Prom. Clientes – Máximo se dará un lapso de 7 días hábiles a los clientes para liquidar los servicios adquiridos B. Días Prom. Inventarios – El inventario se pretende renovar cada mes (30 días) C. Días Prom. Proveedores – Se espera que los proveedores nos den mínimo 15 días de crédito.

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Costo Ponderado de Capital
Para los datos de la industria, ninguna empresa de la competencia cotiza en bolsa o se tienen sus datos financieros disponibles, por tal motivo se usaran empresas semejantes para obtener las β de los activos. Las empresas que se analizaran serán Office Depot, Office Max y Best Buy, estas empresas cuentan con servicios de digitalización de documentos, así como venta de equipos de cómputo, impresión, digitalización y electrónica en general; por tal motivo es lo más aproximado obtenido. Los datos de estas empresas se obtuvieron en CNBC, Best Buy, ADVFN y MSN Money.

Empresa Office Depot Office Max Best Buy

β

Debt/ Equity

βA 2.04 0.93 1.07

3.29 0.94 2.69 2.9 1.28 0.3

Average BAjustado Datos de Mercado rf= rm= k*= 8% 15% 13.24%

0.62 0.75

Datos del Proyecto en cuestión Deuda = rd= t ISR y PTU = $ 62,985.00 12% 35%

51

Financiamiento de la inversión
El financiamiento será para adquirir equipo y maquinaria necesaria: Concepto Escáner Computadoras Impresora Servidor Muebles de oficina Camioneta RE = 13.26% Total $219,954 Cantidad 3 3 1 1 7 1 Monto Total $67,110 $27,000 $2,645 $36,199 $32,000 $55,000

WACC = 13.11%

El préstamo será por parte de FONAES con el formato de “Apoyo para abrir o ampliar un negocio”.

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Tabla de amortización del Financiamiento

Determinación del punto de equilibrio
El punto de equilibrio es el punto en que no se genera ganancias, donde la utilidad es 0, por tal motivo el reto o el objetivo es vender servicios que sobrepasen el punto de equilibrio para generar ganancias (utilidad). En el punto de equilibrio se tienen que considerar los cotos fijos y variables; en este caso se hará el ejercicio en base a la inversión inicial y de todos los gastos y costos que se generaran en un mes.

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Como podemos ver en la tabla anterior el punto de equilibrio es cuando se venden $79,502; y la utilidad es igual a 0, por tal motivo el objetivo es vender mínimo más de $79,503 para generar utilidades. Como estrategia, al primer año de operaciones se pretende comercializar sólo el servicio de Digitalización de documentos en sus dos modalidades: en la oficina de eSolutions y en la oficina del cliente. El porcentaje de las ventas proyectadas se tiene de la siguiente forma: • • Servicio en oficina del cliente – 70% Servicio en oficina de eSolutions – 30%

De la cantidad de $79,503 (mayor al punto de equilibrio) correspondería lo siguiente: Cantidad $79,503 Oficina (70%) $55,652.1 cliente Oficina eSolutions (30%) $23,850.9

Para el servicio en oficina del cliente el precio se colocó en $0.53 por imagen y para el servicio en oficina de eSolutions en $0.43 por imagen; lo anterior equivale a vender en un mes 105,003 imágenes y 23,850 imágenes digitalizadas respectivamente para superar el punto de equilibrio.

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Balance General Inicial

Estado de Resultados pro – forma

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Flujo Neto de Efectivo

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Evaluación del Proyecto
TREMA Se tomó un tasa TREMA de 15% como la tasa de descuento de flujos para exigirle un gran rendimiento al proyecto. VPN El Valor Presente Neto es de $301,860 pesos, es una cifra regular dado que el monto de inversión inicial es alto y el diferencial de flujos entre el escenario realista y el pesimista es relativamente considerable. TIR La Tasa Interna de Retorno (TIR) es de 28.48% anual, la TIR representa el rendimiento del proyecto de inversión. Bajo este criterio de evaluación, el proyecto es atractivo y representa 6.6 veces el rendimiento de Cetes 28 días (4.3% al 22 de marzo del 2001). Esto lo hace atractivo para sus socios actuales y posibles inversionistas privados. PayBack El periodo de recuperación de la inversión es de 1.8 años, lo cual es muy favorable, incluso para la banca comercial.

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Conclusiones
El dictamen sobre la evaluación del proyecto de inversión es: VIABLE. eSolutions se ubicará en la ciudad de Monterrey, Nuevo León. Los servicios que ofrecerá serán; Digitalización de documentos, Hosting y Almacenamiento de datos, dirigió principalmente a Pymes así como a Cámaras y Asociaciones ubicadas en Monterrey y su área metropolitana. El principal propósito del proyecto de inversión es generar empleos permanentes, derrama económica mediante la actividad tecnológica, además de contribuir al desarrollo económico, la sustentabilidad ambiental y la cultura ecológica del Estado. Los indicadores de evaluación social y financiera son favorables para el proyecto; la industria tecnológica va en ascenso así como una tendencia hacia la era digital nacional y mundial. Se ha determinado que existe una demanda insatisfecha por la cantidad de competidores de la industria y cantidad de empresas que son clientes potenciales para el servicio; sin embargo existe un reto de educar e ir guiando a este nicho de mercado (Pymes) hacia este tipo de servicios que poco a poco van cobrando auge y cubre necesidades de la competitividad y globalización. Los riesgos más significativos, que no son los únicos, se presentan en 2 rubros; que de acuerdo a su probabilidad de ocurrencia son; que no se logre educar al consumidor hacia la adquisición de este tipo de servicios y que la inseguridad de la zona limite las operaciones del negocio.

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