1. Quy mô nhóm. Để đạt được hiệu quả thật sự trong làm việc nhóm thì tính quy mô nhóm đóng một vai trò khá quan trọng có ảnh hưởng lớn tới sự thành công trong công việc. Làm việc nhóm không chỉ giúp các thành viên có thể trao đổi trò chuyện làm việc cùng nhau mà còn giúp các thành viên có cơ hội học hỏi hỗ trợ nhau. Tuy nhiên liệu sự hiệu quả có đến khi thành viên trong nhóm quá ít hoặc quá đông. Thực tế cho thấy số thành viên trong một nhóm làm việc cần vừa đủ hợp lí để mỗi thành viên có thể có thể lắng nghe ý kiến của nhau, hỗ trợ trao đổi cùng nhau, hơn nữa việc quản lí các thành viên cũng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Nếu trong một nhóm:
3-6 người: Mọi người đều được nói
7-10 người: Hầu hết mọi người đều nói nhưng không đồng đều
11-18 người: Có 5-6 người nói rất nhiều, 3-4 người thỉnh thoảng nói vài câu
19-30 người : Có 3-4 người lấn áp
Trên 30 người: Có rất ít sự tham gia. Như vậy, nếu thành viên trong nhóm quá ít, khối lượng công việc được giao cho mỗi người sẽ trở nên nặng nề hơn, tính đa dạng, toàn diện trong việc giải quyết vấn đề đặt ra sẽ trở nên kém hiệu quả hơn. Và ngược lại, nếu số thành viên trong một nhóm quá đông hoạt động quản lí các thành viên sẽ gặp nhiều khó khăn, những ý kiến đưa ra sẽ ở trong tình trạng bị “rối”, các thành viên sẽ không thể nắm bắt nổi ý kiến của nhau, hơn nữa lúc này sẽ có những thành viên ỉ lại vào các thành viên khác. Không những thế tình trạng số thành viên quá nhiều sẽ dẫn tới nhiều thành viên không có cơ hội đóng góp ý kiến của bản thân, cơ hội tiếp xúc học hỏi các thành viên khác cụng trở nên khó khăn hơn.
Như vậy trong một nhóm làm việc số thành viên trong nhóm cần hợp lí (thường thì khoảng 5 đến 9 người) để mỗi người có thể cùng làm việc, trao đổi, giao lưu,… một cách thoải mái và có hiệu quả nhất. 2. Quy tắc làm việc chung.
1. Sự bình đẳng
Mọi người trong nhóm đều là thành viên như nhau, không có ai hơn ai, quyền phát biểu thuộc về mọi người, ý kiến của mọi người được tôn trọng như nhau, không có sự chê bai. Khi có sự nể nang xuất hiện, hãy dập tắt nó ngay. Điều này đòi hỏi người trưởng nhóm quyết đoán và mạnh mẽ. Đó cũng là điều kiện để trở thành một người lãnh đạo.
2. Tinh thần tích cực
Mọi thành viên tham gia vào nhóm đều phải tích cực đóng góp ý kiến, kinh nghiệm, kiến thức của mình vào công việc chung của nhóm. Khuyến khích mọi ngừoi đóng góp hơn là ngồi ỳ hoặc không có ý kiến gì. Điều này đòi hỏi kỹ năng của ngừơi trưởng nhóm.
3. Xác định trách nhiệm, công việc rõ ràng
Khi đã thống nhất những điều cần thực hiện, mọi thành viên trong nhóm đều đựơc giao công việc để thực hiện theo kế hoạch đã thống nhất một cách cụ thể, rõ ràng.
4. Không có chủ nghĩa cá nhân
Có nhiều người luôn tự cho những ý kiến của mình là đúng. Người trưởng nhóm hãy cho cả nhóm biết đâu là ý kiến hữu ích thông qua các kỹ năng phân tích tính hiệu quả của từng ý kiến. Tránh những cuộc cải vã không cần thiết.
5. Sự lắng nghe
Đây là một kỹ năng trong giao tiếp, nhất là khi thảo luận nhóm. Sự lắng nghe tiếp thu ý kiến, ý tưởng của mọi thành viên sẽ giúp buổi thảo luận hiệu quả. Ngừơi phát biểu cảm thấy được tôn trọng và mạnh dạn đóng góp ý kiến của mình nhiều hơn.