© - 2008 Deadline Entertainment Group

VOORWOORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . InleIDInG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Het FeStIValteRReIn . . . . . . . . . . . . . . . .

3 4 6

De papIeRWInkel

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

3.1 BeGROtInG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 3.2 SaBaM en BIllIjke VeRGOeDInG . . . . . . . . . 36 3.2.1 SABAM 3.2.2 De Billijke Vergoeding 3.3 Het nIeuWe aRtIeStenStatuut . . . . . . . . . 38 3.4 COntRaCten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

1.1 teRReInGeSCHIktHeID . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.2 alGeMene SCHetS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 1.2.1 In- en uitgang 1.2.2 Podium 1.2.3 Drank- en eetbonnetjesstand 1.2.4 Drank- en eetstand 1.2.5 Licht- en geluidstoren of PA 1.2.6 Veiligheidsbuffer 1.2.7 Signeerstand 1.2.8 EHBO 1.2.9 Merchandising 1.2.10 Sponsors 1.2.11 Sanitair 1.2.12 Bewegwijzering en informatie 1.2.13 Backstage 1.3 Denk OOk eenS aan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.3.1 Ecologisch festival 1.3.2 Toegankelijkheid gehandicapten

WeRkplan StReSSFaCtOR
4.1.1 Unit algemene organistatie 4.1.2 Unit stagehands 4.1.3 Unit catering 4.1.4 Unit techniek 4.1.5 Unit security 4.1.6 Unit PR 4.1.7 Unit sponsoring en subsidies 4.1.8 Unit backstage

. . . . . . . . . . 40

4.1 De GROte VOORBeReIDInGen . . . . . . . . . . . 41

4.2 De laatSte alGeMene VeRGaDeRInG . . . . . 49 4.3 ‘le MOMent SupRèMe’: De FeStIValDaG . . . 50

BIjlaGen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

BIJLAGE 1. 100% Puur,een project van Poppunt BIJLAGE 2. Vergaderitis* over vergaderen. BIJLAGE 3. Een interview met Johan Giglot BIJLAGE 4. Boekingscontract BIJLAGE 5. Technische fiche BIJLAGE 6. PR en Communicatietechnieken

Het plan .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2.1 Het FeStIValCOnCept . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 2.2 Het DRaaIBOek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 2.3 De CReW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2.3.1 Unit algemene organisatie 2.3.2 Unit stagehands 2.3.3 Unit catering 2.3.4 Unit techniek 2.3.5 Unit security 2.3.6 Unit PR 2.3.7 Unit sponsoring 2.3.8 Unit backstage 2.4 De IMpleMentatIeFaSe OFte De FeStIValDaG! 33 2.5 De eValuatIe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

WOORDenlIjSt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 lIteRatuuR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 WeBlInkS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 COntaCt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 tHankS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Inhoud

Voorwoord
Ooit een festival bezocht? Maanden op voorhand een kaartje kopen, eten inslaan, tent reserveren of je broer is er mee weg en dan aftellen ... Het grote moment is daar: naar het festival reizen, een campingplek zoeken en hop naar het festivalterrein. Nog even aanschuiven aan de ingang voor de rugzakcontrole en fouillering, ticketje laten afscheuren, je ontvangt een toegangsbandje en dan het terrein op. Vergeet geen drank- en eetbonnen te kopen vooraleer je een eigen plekje zoekt. Misschien kan je best vooraan staan, vlakbij het podium en met je neus op de security. Misschien zit je comfortabeler iets meer naar achteren bij de geluidstoren, waar je de beste klank hebt omdat hier het geluid wordt gemixt. Ooit bij stilgestaan wat voor een organisatie er nodig is om ervoor te zorgen dat jij daar zorgeloos kan staan?

‘Festivallen en Opstaan’ geeft je een zicht op het organiseren van een festival. Waar begin je, wat komt er allemaal bij kijken en vooral... waar zal het allemaal eindigen? Met deze bundel op zak kan je zelf als een heuse Het is zover: je favoriete groep komt festivalorganisator aan de slag. op en vanaf de eerste noten is de Het spektakel kan beginnen! boodschap: genieten.

Festivallen en Opstaan

3

Inleiding

Festivallen en Opstaan is verbonden aan StressFactor en gegroeid uit de ervaring van het StressFactor-team in het organiseren van festivals. Dankzij de inbreng van vele partners uit zowel de onderwijs als culturele sector, kunnen we je dit educatieve, leuke verhaal presenteren. De bundel zet je op weg voor een boeiend leerproces waarbij saaie, educatieve richtlijnen in praktijk omgezet worden. Een leerproces ook dat kadert binnen de vakoverschrijdende eindtermen. In de eerste drie hoofdstukken leggen we je grondig en duidelijk uit hoe je van een vaag idee tot een heus festival komt. Met dit overzicht kan iedere festivalorganisator in spé aan de slag. Omdat StressFactor een project is dat zich binnen de schoolmuren afspeelt, gaan we ook in op specifieke, projectgebonden informatie. Deze noteerden we telkens in een blauwe kleur. Omdat in het ‘festivalwereldje’ nogal wat vaktermen gebruikt worden helpen we je ook hierbij een handje. Een verklaring voor de cursieve, vet gedrukte woorden in de tekst lees je achteraan in de woordenlijst. Lees je deze bundel on line dan kan je ook gebruik maken van de links in dit document. Door een klik op de rode kaders vind je meteen alle info over één onderwerp in de bundel. Een klik op de blauwe kaders brengt je meteen naar achtergrondinformatie op interessante websites.
Aanklikbare links in het online PDFdocument: De tekstfragmenten die op deze manier zijn gemarkeerd, verwijzen naar meer info over hetzelfde thema in deze bundel.

Heb je alle info doorgelezen dan kan je zelf aan de slag! Maak hiervoor gebruik van het ‘Werkplan StressFactor’ dat je in Hoofdstuk 4 vindt. Hierin zetten we nog eens beknopt alle voorbereidende taken chronologisch op een rijtje. Onze handleiding biedt je een basis voor de organisatie van een festival en voor de inkleding van je StressFactor. Toch bevelen we iedere school warm aan om van StressFactor haar eigen project te maken. Vul daarom deze bundel aan met je wildste, gekste, zotste plannen.Het maakt je festival er alleen maar boeiender op! Vanuit StressFactor zullen wij je geregeld via mail en nieuwsbrieven van allerlei nieuwtjes op de hoogte houden. Omgekeerd mag ook jij ons van de belangrijkste plannen op de hoogte brengen. Bij vragen of problemen kan je ons per mail of telefonisch contacteren. Drie weken voor het festival sturen wij je alle laatste belangrijke info over het festival door. Denk je dat een festival op school gewoon een middagje feesten is? Vergis je niet! De organisatie hiervan houdt een grote verantwoordelijkheid in. Na of tijdens de lesuren kunnen de leerlingen aan de slag met alle aspecten van het organiseren. Vergaderen, delegeren, plannen, motiveren, verslag nemen, samenwerken: allemaal kernwoorden voor de werknemer van de toekomst en dit met een stevige rock ‘n’ roll spirit. Cool!
De fragmenten die op deze manier zijn aangeduid, verwijzen naar online documenten of sites.

Festivallen en Opstaan

5

Het Festiva
Jippie! Je bent vol enthousiasme want je hebt een fantastisch plan: je gaat een festival organiseren en iedereen die dat wil mag het horen. Zelfs ‘de bomma’, die spontaan de weide achter haar huis ‘gratis en voor niks’ aanbiedt. Fijn, maar voor je jezelf geliefd maakt moet je nagaan of die weide wel geschikt is. Je bespaart wel de kost die je aan de huur van een terrein zou uitgeven maar misschien leent die drassige weide zich niet tot het dragen van een tien tonnen zwaar podium. Om je bij de keuze van je terrein te helpen zetten we daarom in dit hoofdstuk enkele aandachtspunten op een rijtje. Eens je oma vriendelijk bedankt hebt en toch maar voor een minder drassig terrein koos, kan je beginnen plannen. Waar zal je die zeven podia plaatsen, en krijgt ieder podium een backstageruimte, zet je het hotdogkraam naast de toiletten (of toch liever niet), wat met die drankkramen (die kunnen misschien naast de toiletten staan)… Je merkt het, de inrichting van het terrein houdt het nauwkeurig wikken en wegen van vele mogelijkheden in. Om je te helpen geven wij je eerst een algemene schets van een festivalterrein. Verderop hebben we het meer in detail over de verschillende elementen binnen dat terrein. Neem er alvast meetlat, potlood en papier bij!

1.1 teRReInGeSCHIktHeID
Of het gras van de festivalweide nu donker- of lichtgroen is, voor de festivalganger maakt ’t niet veel uit. Die komt voor de muziek. En die muziek zal je hem geven! Snel een podium bouwen en klaar is kees, zou je kunnen denken. Niet echt, zo denken wij, want de kans is groot dat je publiek nog meer van de muziek geniet als het - om maar een voorbeeld te geven - niet tot de oksels onder de modder zit. Hoewel het ideale festivalterrein niet bestaat geven we je toch een paar suggesties om meer ideaal van minder ideaal te onderscheiden: - Is de ondergrond van het terrein geschikt om een podium op te plaatsen? Kan de vrachtwagen met het materiaal op de plek geraken waar het podium moet komen? Is het terrein niet te drassig? Graspleinen zijn wel leuk voor de sfeer maar daarom zeker niet altijd even geschikt om alle festivalvoorzieningen een plaats te geven. - Is het terrein ruim genoeg / niet al te groot om de sfeer te kunnen bewaren? Hou ook rekening met de ruimte die je nodig hebt voor het podium, kraampjes en marktjes, backstage, …

6

Het festivalterrein

alterrein
- Ligt je terrein buiten de bebouwde kom / ver genoeg van locaties waar geen geluidsoverlast mag zijn (ziekenhuizen, rustoorden, …) - Is het terrein vlak, vrij van hindernissen of gevaren? - Indien er vijvers, rivieren, … doorheen je terrein stromen, verhinder dan dat bezoekers hier een duik in nemen. Zoniet verhoog je nodeloos het risico. Van zodra je een geschikt terrein vindt, ga je bij de gemeente langs. De burgemeester moet jou als organisator eerst toestemming geven voor de organisatie van je openluchtevenement. Verder moet je bij de jeugddienst navraag doen naar het gemeentelijk feestbeleid. Want zo kom je te weten aan welke afspraken jij je als organisator moet houden. Zo kan het zijn dat je bepaalde geluidsnormen moet respecteren. Op een normaal terrein mag maximum 90 decibel (dB) gemeten worden. Maar bij een festival haal je al gauw 95dB. Volg tijdens het festival dus mee op dat je geluidstechniekers de toegestane decibels niet overschrijden. Het kan nodig zijn dat je hen hiervoor op de vingers moet tikken. Maar na een vriendelijk verzoek zullen zij ongetwijfeld zelf kunnen bepalen wat redelijk is en wat niet. Een aanvraagformulier voor een uitzondering op de geluidsnormen kan je downloaden op http://www.fuifpunt.be/docs/Aanvraagformulier.pdf Hou er ook rekening mee dat openbare terreinen beschermd zijn tegen overlast door de VLAREM wetgeving. Het voorzien van sanitair, eten, … voor je publiek brengt namelijk met zich mee dat er op korte tijd een berg afval ontstaat. Voor een festival moet je daarom een milieuvergunning aanvragen. Hierover informeer je je best verder bij de milieuambtenaar van je gemeente. Info over VLAREM vind je via www.milieuinfo.be Lees ook meer over milieuvriendelijke festivals onder 1.3.1 Ecologisch festival. Ook de bereikbaarheid van de festivalsite maakt deze meer of minder geschikt. Als je het festival ergens te velde plant in AllangVerlatenistan, moet je allicht minder rekening houden met geluidsoverlast, maar is de kans dat weinigen er geraken wel groter. Volgende tips kunnen helpen: - Is er openbaar vervoer in de buurt? Spreek af met De Lijn of NMBS om extra vervoer of kortingen te voorzien. - Zorg ervoor dat er voldoende toegangswegen zijn en vermijd verkeersopstoppingen in woonkernen. Desnoods leid je auto’s een paar kilometer om. Festivallen en Opstaan 7 - Voorzie aparte toegangswegen en uitvalsbasissen voor de veiligheidsdiensten. Op plekken waar veel volk door moet en brandweer, ambulances daardoor moeilijker doorgang hebben kan je stationaire posten voorzien. - Zorg voor een degelijke, goed afgebakende en bewaakte parkeerruimte. Voorzie vlakbij de festivalsite een goed bereikbare parkeerzone voor artiesten en medewerkers (liefst bereikbaar via alternatieve wegen). Voorzie ook voldoende parking voor het publiek. Hoewel je als festivalorganisator transport via openbaar vervoer stimuleert zal je merken dat veel bezoekers per wagen komen. Als de parking ver van je festivalterrein verwijderd is, kan je pendelbussen voorzien. Hou ook rekening met kampeerders. Niemand sleurt graag kilometers met tenten, luchtmatrassen, … Bespreek je plannen i.v.m. de terreininrichting en toegankelijkheid met het gemeentebestuur. Als organisator ben je verantwoordelijk op je site, maar burgemeester en schepencollege dragen de verantwoordelijkheid voor de openbare orde / weg. Een veiligheidsplan uitwerken in gemeenschappelijk overleg met de veiligheidsdiensten is een noodzaak. Politiediensten moeten ten allen tijde op de hoogte zijn van de planning / activiteiten / … Meer info over mobiliteitsmanagement vind je op www.traject.be. StressFactor gaat in de regel door op de speelplaats van de school. Samen met de StressFactor-coördinator bepaal je waar het festival precies plaats vindt. Toch breng je de gemeente best op de hoogte van je plannen. Vraag daarbij in de eerste plaats na of er al dan niet regels zijn in verband met de geluidsnormen. In de regel kan je deze informatie bij de jeugddienst opvragen. Doe dit vooral tijdig. Legt de gemeente je bepaalde regels op dan moet je dit ook melden aan StressFactor. De StressFactorcoördinator zal je deze vraag ook zelf nog stellen. Een milieuvergunning aanvragen hoeft niet, zo meldde ons de administratie milieuvergunningen. Een StressFactor valt immers, net zoals een schoolfeest, onder de ‘bijzondere gelegenheden’. Opgelet: als het festival plaatsvindt op een terrein buiten de school moet je wel een milieuvergunning aanvragen bij de gemeente. Doe dit vooral tijdig.

SF

1.2 alGeMene SCHetS
Onderstaande schets toont een mogelijke plattegrond van je festivalterrein. In deze algemene schets geven we aan waarop je zoal moet letten. Waar je ook je festival organiseert of hoe gek je concept ook is, er zijn steeds enkele constanten. Met enige verbeelding kan je dit plan dus gemakkelijk naar je eigen situatie vertalen. Tip om de grootte van je festivalterrein af te bakenen: in het algemeen hanteren organisatoren de regel minimaal 0,5 m² per persoon. Hoewel dit weinig lijkt, zorgt een ruimte van deze grootte voor voldoende gemak en een hechte sfeer. Hieronder volgt een verduidelijking van alle zaken die je op de schets terugvindt. Per item schetsen we welke activiteiten er plaatsvinden, welke richtlijnen gelden, welke de aandachtspunten zijn waar je op dient te letten of we geven je tips die je verder op weg helpen, … Naast de aandachtspunten voor de inrichting van je terrein moet je ook rekening te houden met de toegankelijkheid van je terrein en de mate waarin het geschikt is voor een festival. Lees hierover meer onder 1.1. Terreingeschiktheid.

SF

Zorg ervoor dat je tegen de fesivaldag een duidelijk plan van je festivalterrein helpt. Zo kan je iedereen vlot naar de juiste plek verwijzen. Hou er wel rekening mee dat je op de dag zelf vaak nog flexibel moet zijn in het bijsturen van je plan. StressFactor bezorgt je tijdig alle nodige info over hoeveel ruimte je voor de randactiviteiten moet voorzien. Verder vragen we je om, indien mogelijk, de parkeerplaats voor de artiesten vlakbij het podium te voorzien. Dit maakt lossen en laden van instrumenten gemakkelijk. Voorzie op je festivalterrein zeker ook voldoende parkeerplaats voor artiesten, medewerkers van de randanimatie en van StressFactor.

1.2.1 In- en uItGanG

Aan de inkom worden inkomkaartjes afgescheurd, bandjes omgedaan en wordt gecontroleerd op verboden voorwerpen. De eerste twee zorgen ervoor dat mensen vrij op en af het festivalterrein kunnen. En ze vermijden dat bezoekers hun ticket nadien verder doorverkopen. Het laatste heeft natuurlijk met veiligheid te maken. In plaats van polsbandjes, kan je ook werken met een stempel, maar een stempelafdruk is gemakkelijk ter plekke te kopiëren. Probeer in elk geval het toegangsritueel zo vlot mogelijk te maken. Splits je toegangsruimte op: zorg voor verschillende doorgangen voor mensen die al een stempel / bandje hebben en mensen die nog dienen gecontroleerd te worden. Verder moet je een aparte uitgang voorzien voor mensen die het terrein weer af willen, anders krijg je ellenlange wachtrijen en tegen mekaar opdringende massa’s. Geef de uitgang en de inkom duidelijk aan, zodat de bezoekers ten allen tijde weten waar ze binnen of buiten kunnen. Vergeet ook niet om duidelijk aan te geven wie precies welke doorgang mag gebruiken (‘mét polsbandje’ / ‘zonder polsbandje’ / ‘uitgang’).

8

Het festivalterrein

Zorg voor voldoende nooduitgangen. Hoewel er geen vaste Belgische wetgeving rond bestaat, is het toch de regel dat er een nooduitgang moet zijn binnen 30m afstand van het podium. De minimale breedte van een nooduitgang is 1,70m. Per minuut moet je 40 tot 60 personen per nooduitgang kunnen evacueren. De evactuatietijd bij openluchtevenementen mag maximaal 15 minuten bedragen. Op een kwartier tijd moet je dus 1000 personen via één nooduitgang geëvacueerd hebben. Rondom het terrein moet er om de 60m een nooduitgang zijn. Verder voorzie je voor een publiek: - tot 1000 pers.: 3 nooduitgangen - vanaf 1001: 4 nooduitgangen - vanaf 2001: 5 nooduitgangen Hou er rekening mee dat je ook in de omgeving van drank-, eet- en andere kraampjes voldoende uitgangen voorziet. Verder moeten deze ook steeds duidelijk aangegeven zijn, vrij blijven, manueel te openen zijn en, bij een avondevenement, goed verlicht zijn. Over de taken van de medewerkers die instaan voor de veiligheid van het publiek (ook wel ‘security’ genoemd) lees je meer in 2.3.5 Unit security.

1.2.2 pODIuM
Op het podium gaat alles gebeuren. Plaats het dus centraal zodat het vanuit alle uithoeken van het terrein goed zichtbaar is. Wat is er nog belangrijk? - De podiumgrootte: Deze is afhankelijk van de grootte van het publiek en de grootte van de groepen. Een speelvloer van 6m op 7m is geschikt voor een festival met een publiek van zo’n 500 man, maar minder voor een optreden van een 15-koppig salsagezelschap. Naast het podium komen nog 2 sidewings (letterlijk vertaald ‘zijvleugels’) waar luidsprekers en monitortafel in geplaatst worden (dit is de bedieningstafel voor de monitors). - Het soort podium: je kan kiezen tussen een stabiel scaff podium. Dit podium bestaat uit een metalen layerconstructie die volledig in mekaar getimmerd wordt. De opbouw van dit podium neemt veel tijd in beslag maar het oogt wel professioneel en is heel flexibel in afmetingen en constructie. Je kan ook voor een mobiel podium kiezen. Dit is een trailer van een camion die wordt uitgeklapt tot een podium. Dit systeem is sneller en goedkoper, maar wel minder stabiel. Zorg ervoor dat er in de dakstructuur van je podium zeker voldoende bevestigingsmogelijkheden zijn voor de belichting. Voorzie zeker een afdak boven je podium. Techniek en instrumenten zijn niet bestand tegen stormweer, fel zonlicht en regen. Hou verder rekening met de volgende punten: - Span de bashen van je podium strak aan zodat er bij regen geen water op het dak blijft staan. - Voorzie een overdekte ruimte vlak achter het podium waar de backline (alle instrumenten en versterkers) van de volgende groep al uitgestald kan worden. Dit zal de change over (groepswissel) vergemakkelijken. - Richt je podium weg van de bebouwde kom. Zo beperk je de geluidsoverlast. Grote gebouwen (zoals schoolblokken) kunnen geluid afremmen voor de woonkernen die erachter liggen. Aan de andere kant kunnen ze wel een onaangenaam weerkaatsend effect hebben. - Als je meerdere podia hebt, kan je best plannen hoe ze mekaars geluid zo min mogelijk verstoren.

SF

StressFactor is een gebeurtenis binnen de schoolmuren. Bijgevolg moet er geen ticketcontrole zijn. Sommige scholen werken toch met inkomkaarten of polsbandjes als aandenken voor de leerlingen. Dit kan, maar moet door de school / leerlingen zelf uitgewerkt worden. Verder heeft elke school een eigen nood- en evacuatieplan. De veiligheidscoördinator is hiervan het beste op de hoogte. Samen met hem/haar moet je dus de indeling van het festivalterrein doornemen. Het kan leerrijk zijn om via de gemeente contact op te nemen met de brandweer en hen je festivalidee voor te leggen. Indien je het festival op een terrein buiten de school organiseert, is dit sowieso noodzakelijk. Bij grote terreinen raden we ook aan om de festivalsite met nadar/herashekken af te bakenen. Een te groot terrein is niet bevorderlijk voor de sfeer. Je kan er ook makkelijk geïnteresseerden van buiten de school ‘op afstand’ houden. De afspraak is sowieso dat de schoolpoorten gesloten blijven tot het afgesproken einduur. Nadarhekken kan je in veel gevallen via de jeugddienst van de gemeente verkrijgen.

Festivallen en Opstaan

9

SF
StressFactor werkt met een mobiel podium. De podiumtruck komt om 8u ’s morgens op school aan. Zorg er dus voor dat er iemand aanwezig is die de schoolpoort kan openen en weet waar het podium moet komen. De opbouw van het podium neemt 1,5 à 2 uur tijd in beslag. De afbraak van het podium gebeurt na het festival en neemt 1 uur tijd in beslag. Voor zowel opbouw als afbraak vragen we vier helpende handen die al om 8u aanwezig zijn. De plaatsing van het podium dient bekeken te worden naargelang de ligging van de backstage, wc’s, vorm van de speelplaats, de stroombron, … Het is ook belangrijk dat de podiumtruck vlot de school kan binnenrijden. Verplaats vooraf dus alle mogelijke obstakels, zoals banken, voetbalgoals… Eventueel moet je afspraken maken met buren/gemeente om een deel van een straat/parking vrij te houden zodat de truck vlot op de speelplaats kan rijden. Hou er rekening mee dat als je hiervoor de gemeente moet contacteren dit TIJDIG moet gebeuren. (3 à 2 maanden vooraf is niet uitzonderlijk) Ga zeker na of de speelplaats een 22 ton zware truck kan dragen. Voorzie ook een CO2 blusser op het podium.De afmetingen van het podium zijn: Tijdens transport: 4m hoogte, 2m50 breedte, 10m lengte (zonder trekker) Opgesteld: 14m lengte, 6m10 diepte, 1m50 vloerhoogte, vrije hoogte tussen 5 en 6m Verdere vereisten: werkterrein van 20 op 10m, vrije hoogte van 9m Voor het podium hebben we absoluut voldoende stroom nodig. Kijk dus tijdig na of de school over 380V op 2x32A beschikt. Deze stroom moet al van bij de opbouw van het podium toegankelijk zijn. Het podium kan op maximum 20m afstand van het stroompunt opgesteld worden. Hou er rekening mee dat er verder op dit stroompunt geen extra frigo’s, randanimatie kan ingeschakeld worden. Hiervoor heb je dus afzonderlijke stroompunten nodig. Indien de school dat wenst kan ze voor eigen acts een zijpodium oprichten. Het materiaal daarvoor moet dan wel door de school zelf voorzien worden.

is overigens een korting geven per 5 of 10 bonnetjes of in plaats van bonnetjesdrank- en eetkaarten verkopen. Zo spoor je de be zoeker aan om voldoende te consumeren en bekomje een grotere omzet. - Maak de bonnetjes duidelijk, zodat er snel en correct mee kan gewerkt worden.

van je festival in 3.1 De begroting . Over de drank- en eetstand lees je meer in 1.2.4 Drank- en eetstand .

SF
De school beslist zelf of ze al dan niet eten of drinken wil verkopen. De organisatie daarvan laten we eveneens over aan de leerlingen. Omdat er op een StressFactor een relatief klein publiek aanwezig is, is het niet noodzakelijk om met bonnetjes te werken. Het is iets dat uitgewerkt kán worden, maar niet hoeft … stel dat je met bonnetjes werkt dan is dit wel een mooie gelegenheid om je sponsors hierop te vermelden.

1.2.4 DR

STAND

We gaan hier enkel in op de catering voor de festivalbezoekers. Verderop vertellen we je meer over de catering voor artiesten, medewerkers,… Deze stands zijn een niet onbelangrijke bron van inkom sten. Ze worden meestal uitbesteed. Onderhandel goed over verkoopsvoorwaarden (meestal uitgedrukt per ‘verkocht stuk’): wie geniet welke winstmarges, wat zijn de voorwaarden, wat bij meerverkoop, … In deze stands kan je met eigen personeel werken of je de verkoop laat spreekt voor zich dat je het minste winst overhoudt als je een eetkraam met personeel bestelt bij een externe zo geen zorgen te maken over vergunningen, aantallen, veiligheidsmaatregelen, … gangers zo snel mogelijk kan bedienen. Een ‘valse toog’ of ‘tussentoog’ is bij de drankstand, geen overbodige , luxe. Voorzie in elk geval voldoende vuilzakken (of beter: vuiltonnen). Busjes waar het bedienend personeel de ontvangen bonnetjes in kan achterlaten zijn eveneens handig.

1.2.3 DR

BONNETJESSTAND

Werken met eet- en drankbonnetjes is een aanrader als je mensen aan je drank- en eetkraam vlot wil bedienen. Bovendien kan je op deze manier makkelijk controle houden op de inkomsten en de kassa’s op tijd leeg maken om zo het risico op diefstal te beperken. Verder kunnen deze bonnetjes ook een goed communicatiemiddel zijn om je sponsors in de verf te zetten. Waar moet je verder nog op letten? - Zorg voor bonnetjes die moeilijk na te maken zijn. Geen zwart / wit papiertjes die je eenvoudig kan kopiëren. omwille van de prijs kan dit soms moeilijk zijn. - Werk met ‘ronde’ prijzen, zodat je aan je kassa’s niet met node loos veel wisselgeld moet omgaan. Een goede verkooptruck

ETEN
Er zijn verschillende types eetkramen: gezonde voeding (aanrader!) / Fastfood / zoetigheden… elk type heeft zijn eigen regels. Voor alle kraampjes is hygiëne het belangrijkste waar je rekening mee moet houden. Je weet zelf wel wat je nog wel / niet meer zou willen opeten … Belangrijk is dat voor eetstandjes enkele veiligheids maatregels gelden. Zeker voor kraampjes waar je eten

deren), variërend van butaan tot propaangas

10

Het festivalterrein

en over één of meerdere bekkens. Dé belangrijkste regel is in ieder geval: geen gasflessen in een binnenruimte, noch bij het publiek. Plaats flessen daarom altijd rechtop (ze mogen niet kunnen omvallen!) achteraan je eetstand. Voor de verkoop van eten op evenementen heb je ook een Eetwarenvergunning nodig. De toelichting bij de eetwarenvergunning vind je via www.fuifpunt.be/docs/17989_Brochure_NL2.pdf Meer veiligheidsmaatregelen lees je op de site van de federatie van butaan en propaan, www.febupro.be Meer info over de taken van de medewerkers catering, zowel in de drank- en eetstands als backstage lees je onder 2.3.3 Unit catering

SF
Het staat de school volledig vrij om op het festival in eten en drinken te voorzien. Dit kan een middel zijn om een deel van de onkosten te recupereren. Indien geen infrastructuur voorzien is, kan er altijd gewerkt worden met externe cateringleveranciers, eetkraampjes, … Een goeie tip is verder om naar de lokale bakker of brouwer te stappen met de vraag naar sponsoring ‘in natura’. Als jullie tijdens het schooljaar dagelijks met rijen voor de deur van de bakker wachten om een belegd broodje te kopen, is de kans groot dat hij wel eens iets voor jullie wil doen … voor de verkoop van deze waren hoeven jullie geen eetwarenvergunning aan te vragen. Voorzie bij de eetkramen wel de juiste brandblusapparaten: een CO2 /poederblusser bij kramen met gasflessen. Een blusdeken bij kramen met frietketels.

DRInken
Naast frisdranken kan je ook alcoholische dranken voorzien. Daarbij moet je er rekening mee houden dat je bij de gemeente voor het schenken van sterke dranken, dit zijn dranken met een alcoholpercentage vanaf 1,2% (bv. jenever of coctails), mogelijks een vergunning moet aanvragen. Vraag dit na bij de jeugddienst. Voor de verkoop van alcoholisch dranken als bier en wijn hoef je geen vergunning te hebben. Het staat de gemeente ook vrij om ‘de moraliteit’ van een organisator te controleren. Tenzij je een zware crimineel bent hoef je je hier dus verder niks van aan te trekken. Wat je wel moet onthouden is dat alcohol en sterke drank schenken aan –16 jarigen, hoe moeilijk het ook te controleren valt, verboden is. Verder is het verboden en strafbaar om mensen dronken te voeren of om alcohol te schenken aan personen die duidelijk dronken zijn. Maak je gebruik van koelinstallaties vergeet dan niet dat deze veel energie verbruiken en aparte stroombronnen of –circuits soms nodig zijn. Meer info over het aanbieden van sterke of gegiste dranken op occasionele gelegenheden vind je op www.fuifpunt.be/organisator/sterkedrank.

1.2.5 lICHt- en GeluIDStORen OF FOH
Deze ‘toren’ staat op het festivalterrein 10 tot 30m voor het podium, oftewel Front Of House, opgesteld. Het is meestal een metalen buizenconstructie (layer) die tijdens de aanvangsfase samen met het podium wordt gescaft (in elkaar geklopt). Hier bevindt zich het hart van je festival, namelijk de sturing/mengtafel van je geluidsversterking of PA (Public Address), en je lichtsturing. - Het is belangrijk dat deze met doeken (bashen) omringd wordt zodat de licht- en geluidsinstallatie tegen fel zonlicht / regen beschermd is. - PA en lichtsturing in de FOH worden soms de dag voordien geplaatst. In dat geval is het belangrijk extra security te voorzien die het materiaal ’s nachts bewaakt. - Scherm de FOH met veiligheidshekken af zodat niemand de toren kan betreden of beklimmen. - Voorzie eventueel kabelgoten om de bedrading van podium naar de FOH in te verbergen. Zie ook 2.3.4 Unit techniek.

SF
Het StressFactor-team voorziet de PA. Deze plaatsen we niet in een toren maar onder een tent van 3 op 3m. Omdat het festival overdag plaatsvindt beperken we de voorzieningen voor podiumlicht. We vragen de school wel om 4 nadarhekken te voorzien om de PA

1.2.6 VeIlIGHeIDSBuFFeR
De veiligheidsbuffer is een zone waar het publiek geen toegang toe heeft. Deze zone is er zodat veiligheidsmensen in noodgevallen vlot tot de ‘risicozones’ van het festival kunnen doordringen. - De veiligheidsbuffer loopt bij grote festivals vaak diep in het publiek (tot bij de PA) en heeft soms zijvertakkingen. Hierdoor wordt het publiek onderverdeeld in secties, waardoor het gedrang vooraan niet te groot kan worden en er ook veel gemakkelijker kan worden ingegrepen bij problemen.

Festivallen en Opstaan

11

- De veiligheidsbuffer wordt afgebakend met dranghekken, zgn. crash barriers. Deze hebben een ‘voet’ waar het publiek zelf op staat. Zo kunnen ze niet verschoven worden. Op kleinere evenementen kan eventueel gebruik gemaakt worden van gewone nadarhekken. Om deze te verstevigen kun je ze best in mekaar haken en haaks op mekaar zetten / vastbinden. Anders zou de securityploeg wel eens platgedrukt kunnen worden, wat natuurlijk niet de bedoeling is… - Een belangrijk onderdeel van de veiligheidsbuffer is de ruimte tussen podium en publiek. Hier staat de zogenaamde frontstage security. Zorg ervoor dat deze ruimte breed genoeg is om met brancards door te kunnen. Onder 2.3.5 Frontstage security lees je meer over de taken i.v.m. veiligheid.

- Zorg voor een vlotte doorgang van het publiek (plaats ingang tegenover uitgang en werk een doorschuifsysteem uit). - Maak een goede afscheiding tussen de artiesten en het publiek (met tafels bv.). - Voorzie ook veiligheidsmensen om al te opdringerige fans tegen te houden. - Plaats de signeerstand dicht bij de backstage, zodat de artiesten niet door het publiek moeten.

SF
Bij StressFactor vinden signeersessies altijd plaats in de tMF-stand. De handtekeningen worden vlak na de optredens uitgedeeld. Voorzie zeker schrijfgerief (liefst alcoholstiften)een tafel en stoelen. Baken de stand ook af met een vier à zestal nadarhekken.

1.2.8 eHBO
EHBO (Eerste Hulp bij Ongevallen) is altijd belangrijk. Bij grote, bewegende mensenmassa’s is er een groter risico op incidenten. Het is noodzakelijk om, als er iets gebeurt, snel te kunnen ingrijpen. De eerste zorgen zijn vaak de belangrijkste … Een aparte, goed bereikbare EHBO-stand is daarom geen overbodige luxe. Let hierbij op het volgende: - Zorg voor een goed bereik vanuit de ‘risicozone’ (zone voor podium). Laat de doorgang van deze zone meteen aansluiten op de EHBO-stand. - De stand moet ook van buitenaf steeds bereikbaar blijven. (bv. voor ambulances) - Doe zeker beroep op professionele hulpverleners. Zij zullen ook op het terrein surveilleren en zijn erin getraind om snel in te schatten of een bepaalde situatie al dan niet ‘risicovol’ is. - Duid duidelijk aan waar de EHBO-posten zich bevinden. In principe zou iedere bezoeker, waar hij zich ook bevindt, ten allen tijde moeten kunnen zien waar de dichtstbijzijnde EHBO-post is. Meer info over EHBO vind je onder andere in de brochure ‘Eerste hulp bij kleine ongemakken’ uitgegeven door de CM: http://www.cm.be/

SF
De school dient zelf voor dranghekken te zorgen. Deze kunnen nuttig zijn om het festivalterrein af te bakenen en om een veiligheidszone aan het podium te creëren. Indien de school zelf niet over afsluitingsmiddelen beschikt, kan je best informeren bij de gemeente.

1.2.7 SIGneeRStanD
Er kan pas een signeerstand zijn als de artiesten bereid zijn om handtekeningensessies te geven. Zo’n sessies geven zeker een meerwaarde aan je festival. Spreek voor je festival een strak tijdschema af met de deelnemende artiesten. Hou zeker rekening met volgende zaken: - Kondig goed aan wie wanneer signeert. - Maak een overdekte stand zodat de artiesten droog zitten.

SF
Elke school heeft een EHBO ‘koffer’ of lokaal. ga na of het nodige materiaal aanwezig is en zorg ervoor dat het lokaal tijdens het festival gemakkelijk toegankelijk is. Stel een verantwoordelijke aan die de hele dag beschikbaar is om EHBO toe te passen. Deze persoon moet ook bij de opbouw en afbraak op post blijven.

1.2.9 MeRCHanDISInG
Op je festival kan je ook een stand voor de merchandising voorzien. Dit zijn de gadgets die je van je eigen festival verkoopt en de T-shirts, petjes, badges, stickers, cd’s,... die de artiesten te koop willen aanbieden. Hoe meer er in de ‘winkel’ ligt, hoe leuker voor de fans. Veel tijd hoef je aan de inrichting van deze stand niet te spenderen. Artiesten nemen hun eigen materiaal wel mee. Wat kan je toch best voorzien? 12 Het festivalterrein

- Zorg voor een tafel, stoelen, een kassa en liefst een rek / achterwand om shirts en dergelijke op te hangen. Stevige plakband en enkele losse kapstokken zijn steeds handig. Papier, alcoholstift en balpen om te noteren wat verkocht werd komen zeker van pas! - De meeste artiesten brengen hun eigen ‘verkoper’ mee. Voorzie ook zelf mensen die aan de stand staan. Op sommige festivals wordt de verkoop van bandmerchandising als een te betalen service aan artiesten aangeboden (vb. Een petje van ‘de lentebloesems’ wordt voor 10 euro verkocht, waarvan 2 euro wordt opgeëist door de organisator / inrichter van de stands). Dit is niet de meest artiestvriendelijke manier om de merchandising te organiseren. Gezien de dalende inkomsten van de cdverkoop, zijn de inkomsten van merchandising toch een aangename bonus voor hard werkende muzikanten. Je kan eigen festivalshirts, petjes, sjaaltjes, … aanmaken. Vergeet niet dat je deze vaak in grote hoeveelheden moet bestellen om ze enigszins goedkoop te verkrijgen en dus betaalbaar aan te bieden. Dit kan je opvangen door gadgets te maken die je bij een volgende editie opnieuw aanbiedt. Op kleinere festivals zijn artiesten er vaak niet van op de hoogte of er mogelijkheid is om merchandising te verkopen. Brief hen hierover vooraf en overtuig hen van de meerwaarde. Het maakt je festival artiestvriendelijk en aantrekkelijk voor de doorwinterde fans. Het StressFactor-team informeert vooraf bij de bands of ze merchandising wensen te verkopen. Daarbij houden we er rekening mee dat we van StressFactor geen markt maken. De meeste bands gaan er sowieso van uit dat ze binnen de schoolmuren weinig kunnen verkopen. Daarom wijzen we hen steeds op het nut van gratis sampling. Mits wat geluk komt die leuke sticker dus wel jullie kant uit! Er wordt vooraf afgesproken met alle partijen welke artiesten merchandising zullen verkopen en of zij hier zelf voor instaan of op de hulp van de school rekenen.

der bereik betekent. Hier informeert de sponsor bezoekers over zijn activiteiten, worden gadgets uitgedeeld, leden geworven, … - Visuele aanwezigheid: de sponsors zijn aanwezig in de vorm van promotiemateriaal (vb. vlaggen, banners, …). Als organisator geef je deze ‘afbeeldingen’ best een goede plaats. Sponsors kunnen altijd komen controleren of de organisator alle afspraken naleefde… Eén gouden raad: leg je sponsors in de watten! Zie ook 2.3.7 Unit sponsoring en subsidies.

SF
Zonder sponsors zou ook StressFactor niet bestaan. Samen met hen werken we acties uit om hen op een jongeren- en festivalvriendelijke manier mee in te schakelen. Wij geven de school tijdig door wie onze partners zijn. Verder bezorgen we jullie ook alle info over welke sponsor op welke manier vertegenwoordigd zal zijn zodat de school weet wat er zoal te gebeuren staat en het nodige materiaal en ruimte op het festivalterrein kan voorzien. Voor de opbouw van de sponsorstands vragen we de hulp van 4 leerlingen. Deze leerlingen dienen vanaf 10u op het festivalterrein aanwezig te zijn. Na het festival blijven ze ook maximum 1u om te helpen bij de afbraak van de festivalsite. De school kan ook zelf ideeën uitwerken voor animatie in de rand van het festival. Zo is StressFactor bijvoorbeeld de ideale gelegenheid om met een leuke stand van de leerlingenraad uit te pakken.

SF

1.2.11 SanItaIR
Onder ‘sanitair’ verstaan we doorgaans de wc-ruimte(n), hoewel er nog een aantal andere zaken mogelijk zijn. Zo durven kindvriendelijke festivals al eens een waterkraantje installeren voor de warme dagen (duidelijk als ‘niet drinkbaar’ aangegeven!), op campings worden soms douchecabines voorzien om zich te kunnen verfrissen, … - Zorg in elk geval voor voldoende wc’s / wc-blokken. Indien deze niet in een bijhorend gebouw aanwezig zijn, is de eenvoudigste oplossing om wc-cabines te huren. - Voorzie gescheiden toiletten voor jongens en meisjes - Bij een groot terrein voorzie je in verschillende hoeken en dicht bij je eet- en drankkraampjes wc-posten. Verder maak je ze best niet betalend. Zo vermijd je ‘wildplassen’ (en onhygiënische toestanden bij de opkuis achteraf ). - Voorzie voldoende wc-papier, eventueel plastuiten en beman de wc-posten.

1.2.10 SpOnSORS
Festivals die zonder de hulp van partners / sponsors georganiseerd kunnen worden zijn uitzonderingen. Voor hun ‘hulp’ verwachten sponsors natuurlijk iets in ruil. Dit kan door bv. vooraf hun logo op je affiche of flyer te plaatsen. Maar het kan ook in de vorm van ‘visuele aanwezigheid’ op de festivaldag zelf. In ruil voor hun steun willen sponors door zo veel mogelijk bezoekers gezien worden. Dit kan je op verschillende manieren aanpakken: - Sampling: promoteams delen op het festivalterrein gadgets uit aan de bezoekers. Deze vorm van ‘aanwezigheid’ wordt nog maar weinig toegepast. Gadgets zijn vaak duur, voor de prullen die ze uiteindelijk meestal zijn. Bovendien lopen de kosten op omdat de sponsor een promoteam moet inschakelen. - Promostands: dit kan over de gekste dingen gaan … tot bungee jumping stands toe. Hierbij lokt de sponsor bezoekers actief naar zijn stand, wat een doeltreffen-

SF
Richt het festivalterrein zo in dat de wc’s van de school kunnen gebruikt worden. Laat deze aansluiten op de festivalsite, zodat leerlingen niet in de gangen blijven rondzwerven tijdens het evenement. Voorzie aparte wc’s voor de artiesten, indien mogelijk in de buurt van de backstage.

Festivallen en Opstaan

13

1.2.12 BeWeGWIjzeRInG en InFORMatIe
Via wegwijzers kan je de festivalbezoekers vlot naar het terrein loodsen. Om wegwijzers naar het festivalterrein op te hangen langs de openbare weg moet je toestemming vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Wegwijzers ophangen op gewestwegen kan enkel met toestemming van de Provinciale afdeling, Bruggen en Wegen van het Ministerie van het Vlaams Gewest. Bij de jeugddienst kan men je vertellen of een bepaalde weg al dan niet een gewestweg is. Op het terrein zelf moeten bezoekers ten allen tijde weten wat waar te beleven valt. Zorg dat het publiek het programmaschema kent en maak dit op verschillende plaatsen nog eens extra kenbaar. Naast een programmaboekje met een plannetje, kan een goede bewegwijzering wonderen doen. (En veel papierverkwisting / aanklampende mensen vermijden) - Zijn er meerdere podia, geef dan duidelijk aan welk podium waar is en hoe het te bereiken is. - Wat je zeker duidelijk moet aangeven: inkom en uitgang, nooduitgangen, EHBO -post, WC ’s, drank- en eetbonnetjesstands, backstage. - Hang goed leesbare pijlen op plaatsen waar ‘grijpgrage’ bezoekers ze niet kunnen verwijderen. Voor StressFactor toveren we je speelplaats om tot een heus festivalterrein. Maak het festivalterrein gerust overzichtelijker door wegwijzers op te hangen. Je kan ook een programmaschema aan de PA en het podium (ook backstage) bevestigen, opdat iedereen weet wanneer wat staat te gebeuren. Ook de handtekeningstand kan je ‘aangeven’ evenals de nooduitgangen, eet- en drankkramen, afvalplekken, …

- Richt een ruimte in waar medewerkers terecht kunnen om tussen hun ‘shiften’, te verpozen en ook iets te eten of te drinken krijgen. - Een persruimte waar artiesten kunnen geïnterviewd / gefotografeerd worden (zorg voor decor!), waar communicatiekanalen en alle festivalinfo aanwezig zijn (telefoon, faxapparaat, PC’s met internet) en waar je de journalisten goed kan opvangen. - De VIP-room waar sponsors en partners in de watten gelegd worden. Zorg voor voldoende comfort in deze ruimte. De mensen die er komen bezorgen je een belangrijke bron van inkomsten en daar mag wat tegenover staan. Indien mogelijk zorg je in de VIP-room voor een uitzicht op het festivalterrein / podium. - De controlekamer voor de organisatie: dit is de kern van je festival. Enkel de leden van het organiserende team hebben toegang tot deze ruimte. Hier verzamel je alle noodplannen, tijdsschema’s, contactinfo van alle partijen, contracten… Indien er met walkie talkies gewerkt wordt, vestig je hier ook het communicatiecentrum. Deze post moet permanent bemand zijn, omdat deze bij noodsituaties eveneens als crisiscentrum dienst doet. Van groot belang is het voorzien van een strikte toegangscontrole tot alle delen van de backstage. Absolute privacy voor artiesten is een noodzaak. Werk met verschillende types van bandjes, badges, stickers, … en een grondige, correcte security.

SF

Verderop geven we je meer info over de taken van de backstage-medewerkers, 2.3.8 Unit backstage. Ook nuttig is de info over de backstagecatering die je leest in 2.3.3 Unit catering en over de backstage-security in 2.3.5 Unit security. Alle info over omgaan met de pers vind je onder 2.3.6 Unit PR. Over sponsoring lees je meer in 2.3.7 Unit sponsoring en subsidies.

1.2.13 BaCkStaGe
Backstage betekent letterlijk de ruimte ‘achter het podium’. Algemeen duidt dit woord de ruimte aan waar, de artiesten verblijven voor en na hun optreden. De backstage is een plek waar zij zich voorbereiden en opmaken voor hun ‘act’. Vandaar dat het belangrijk is dat een artiest zich goed voelt in deze backstage en dat hij wordt behandeld als een echte ster. Een goede service achter de schermen kan rechtstreeks zijn weerslag hebben op de podiumprestaties. Waaruit bestaat de backstage zoal? - Gemeenschappelijke artiestenruimte: een gemeenschappelijke ruimte waarin de verschillende bands mekaar ontmoeten, waar gegeten en gedronken wordt, … - Aparte ruimtes per artiest / groep die dienst doen als kleedruimte. Artiesten laten in deze kleedkamers ook hun persoonlijk materiaal achter. Zorg er dus voor dat niemand zich hiertoe toegang kan verschaffen! Absolute privacy in deze ruimtes is vereist! Voorzie hier zeker fris drinken (koelkast), wat stoelen en tafels, een spiegel. - Zorg ook voor sanitaire voorzieningen (wc, lavabo, douche), liefst in ofwel vlakbij de backstage. 14

SF
Voorzie per band een apart lokaal dat kan afgesloten worden. Als dat kan mag je ook een gemeenschappelijke ruimte voor de artiesten inrichten. Controleer de toegang tot de backstage strikt. Het is niet de bedoeling dat er meer volk in de backstage is dan op het terrein. Enkel wie hier een functie heeft, mag in de backstage vertoeven. Probeer de ruimtes leuk aan te kleden. (decoratie, een kaartje op tafel, …) Zo zullen de artiesten zich meteen welkom voelen.

Het festivalterrein

1.3 Denk OOk eenS aan … Als festivalorganisator wil je graag dat iedere festivalbezoeker jouw festival als de meest memorabele gebeurtenis uit zijn/haar leven onthoudt. Een superaffiche aanbieden kan op dat vlak alvast werken. Toch zijn er ook andere zaken die voor sommige festivalgangers van doorslaggevend belang zijn om ten volle van jouw muziekfeest te genieten. Denk bijvoorbeeld eens aan een… 1.3.1 eCOlOGISCH FeStIVal Op een muziekfestival krijg je sowieso te kampen met veel afval. Probeer in de mate van het mogelijke ecologisch te denken en afval te sorteren. Het feit dat je geen hectare bos hoefde om te kappen om je festivalterrein te verkrijgen, is al lovenswaardig. Maar het kan nog een stuk milieuvriendelijker, geloof ons ! Een goeie tip is bijvoorbeeld om te werken met ‘herbruikbare bekers’. Vaak kan je deze via de provinciale uitleendienst of de jeugddienst van de gemeente verkrijgen. De bezoeker betaalt voor het gebruik van de beker een kleine waarborg (bv. 0,50€). Tussendoor worden de bekers door de barploeg afgewassen. Achteraf kan de beker ingewisseld worden op een afzonderlijke stand waar ook de waarborg terugbetaald wordt. Op de fuifpunt-site ( http://www.fuifpunt.be/organisator/herbruikbarebekers ) lees je heel wat over hoe je deze herbruikbare bekers precies kan gebruiken. Op www.ovam.be (klik op ‘afval voorkomen’ en dan op ‘evenementen’) vind je enkele tips voor een ecologisch verantwoord festival. Hier vind je info over herbruikbare bekers, afval sorteren en over hoe je bijvoorbeeld het flyeren wat kan inperken, … leuke tips vind je ook op www.groovygreen.be Festivallen en Opstaan

Andere tips lees je in de brochure ‘Milieuzorg op evenementen’ – te downloaden op http://www.west-vlaanderen.be of aan te vragen bij Provinciaal Informatiecentrum Jan Van Eyckplein 2 - 8000 Brugge (Tel: 050/40.74.74, provincie@west-vlaanderen.be). Op www.milieuzorgopschool.be lees je alles over MOS. Opgelet! richtlijnen als “schenk je dranken in verwisselbare bekers of glas” zijn wel milieuvriendelijk, maar daarom niet altijd even veilig …

SF

Jouw StressFactor milieuvriendelijker maken kan al door een minimum aan inspanningen. Afval in de drank- en eetstands proberen sorteren is alvast één tip. Als jouw school over een milieuwerkgroep beschikt kan je hen misschien ideeën voor een milieuvriendelijk festival laten uitwerken.

1.3.2 tOeGankelIjkHeID VOOR GeHanDICapten Iedereen heeft recht op muziek. het feit dat iemand in een rolstoel zit, mag deze persoon niet beletten de optredens van zijn favoriete bands bij te wonen. de organisatie ‘Intro’ verzamelde op haar site allerlei tips over hoe je je muziekfestivals en evenementen toegankelijk maakt voor mensen met een handicap. Van een verhoogde rolstoeltribune over leesbare programmaboekjes tot informatie over stroboscoop-gebruik.... het staat allemaal in een brochure, die je gratis kan verkrijgen via hun website. Surf naar www.inclusie.be.

15

Het plan
Een festival organiseren’, klinkt goed. Je weet al waaruit je festival moet bestaan, maar hoe begin je er aan? De uitwerking van je festival bestaat uit 4 fasen. Je begint als initiatiefnemer met een idee. Dit heet de conceptfase. In grote lijnen is het idee de organisatie van een festival. Maar er is ook het waarom, waar, met of voor wie,... Zo ontstaat het festivalconcept in het brein van 1 ‘genie’, dat we in deze bundel de ‘hoofdorganisator’ noemen. Als je idee enige vorm heeft aangenomen, overleg je je plannen met anderen en werk je ze verder uit. Allicht zullen zij interessante invalshoeken hebben waaraan jij niet meteen had gedacht. Verderop geven we je alvast enkele aandachtspunten voor het uitwerken van een goed concept. Van zodra je concept stevig in mekaar zit ga je over tot de praktische uitwerking ervan. Dit doe je tijdens de voorbereidende fase. Deze fase start bij het opstellen van een goed draaiboek. Daarin stippel je de verschillende taken uit, maak je een goede planning op en zorg je voor een duidelijke structuur. In dit hoofdstuk lees je meer over het opstellen van een draaiboek. In Hoofdstuk 4 geven we je ook een door ons opgesteld draaiboek. Dit kan je afstemmen op de plannen die jullie rond jullie festival maken. Verder stel je in de voorbereidende fase ook een goed medewerkersteam samen. Vele verschillende meningen en vaardigheden geven immers concreet vorm aan je festival. Verderop geven we je meer uitleg over de verschillende units die je best in je crew voorziet. Als de voorbereidende stappen grondig zijn gezet, zou het festival in de implementatiefase feilloos moeten verlopen. De aandacht erbij houden en vertrouwen op je medewerkers zijn de boodschap. Nadat we je alle informatie over de voorbereidende fase gaven stellen we je verderop in dit hoofdstuk nog even gerust zodat je volop van de festivaldag kan genieten. In een laatste, maar daarom niet minder belangrijke fase, evalueer je het festival. Deze evaluatie is noodzakelijk om als festivalorganisator samen met je team te kunnen groeien. De opgedane ervaring is de basis waarop je voor een volgende editie verderbouwt. Tips voor het evalueren van je festival geven we je op het einde van dit hoofdstuk.

16

Het plan

2.1 Het FeStIValCOnCept
Vóór je jezelf zorgen maakt over waar de toiletten komen, welke kleur de drankbonnetjes krijgen en in welk lettertype je het persbericht verstuurt, denk je best goed na over het concept. Beslis eerst wat je gaat organiseren en bekijk nadien hoe je alles kan aanpakken. Details - hoe aanlokkelijk en boeiend ze ook lijken - hou je voor later. Enkele vragen die je jezelf stelt bij het bepalen van een festivalconcept:

VOOR Welke DOelGROep ORGanISeeR je een FeStIVal?
Kinderen? Tieners? Volwassenen? Bejaarden? Luisteraars van een bepaald genre? Wil je een bepaald deel van de muziekliefhebbers (underground) lokken of wil je net iedereen aanspreken (mainstream)? Probeer in elk geval een bepaalde ‘identiteit’ na te streven, zodat mensen zich vooraf een beeld kunnen vormen van wat ze mogen verwachten. Dit kan je ook duidelijk maken door de naam die je aan je festival geeft. Het is bv. duidelijk dat Rock Werchter voor een ander publiek bedoeld is dan het Schlagerfestival...

Welke MuzIekStIjlen pROGRaMMeeR je? Een kinderfestival met Heavy Metal bands is absoluut een voorbeeld van slechte programmatie. De doelgroep die je voor ogen hebt luistert naar een bepaald soort muziek. Met haar wensen moet je dus rekening houden. Dat kan je bijvoorbeeld doen door 1 grote naam te programmeren en verder bands te voorzien waarvan jij denkt dat je publiek ze absoluut moet leren kennen. De ‘grote naam’ zal zo de ‘publiekstrekker zijn terwijl de minder bekende namen je publiek, hopelijk, aangenaam verrassen.

WanneeR ORGanISeeR je Het FeStIVal?
Ook dit hangt af van je doelpubliek. Midden in de examens zou Marktrock niet echt een succes zijn, Rimpelrock duurt, begrijpelijk, niet tot 3 uur ‘s nachts en de outdoor editie van de Antilliaanse feesten (een Caraïbisch festival) vindt om goede redenen niet midden in de winter plaats. Zoek ook uit of er op de dag die je voor ogen hebt geen andere festivals of evenementen in de buurt georganiseerd worden voor dezelfde doelgroep. Niemand is gebaat bij concurrentie. Meer info over het oprichten van een vzw vind je op www.kunstenloket.be Het StressFactor-concept is duidelijk: een muziekfestival op school waarbij een stevige dosis amusement niet ontbreekt! Uit de festivalaffiches die StressFactor aanbiedt kiezen alle leerlingen een eigen festivalaffiche. Deze kan je aanvullen met optredens door bands met leerlingen/ leerkrachten of andere podiumacts (stand up comedy, dans, circus, dj…). geef dit wel tijdig door aan het StressFactor-team, zo kunnen we samen een goed tijdschema in mekaar puzzelen. StressFactor wil ook podiumkansen geven aan jonge, beginnende bands. Daarom vind je in onze festivalaffiches vaak bands uit het project 100% Puur van Poppunt. Meer info over 100% Puur lees je in bijlage 1. Hou er verder rekening mee dat je voor het festival enkel de naam tMF StressFactor gebruikt. Eigen namen voor je festival verzinnen mag dus niet.

Welke BeDOelInG HeB je Met Het FeStIVal?
Organiseer je een eenmalige gebeurtenis? Wil je gauw eens wat ambiance? Of wil je net een traditie starten? Het beste idee is, in ieder geval, klein te beginnen (met beperkte financiële risico’s), onbekende bands een kans te geven en langzaam maar zeker een goede reputatie op te bouwen...

SF

HOe ORGanISeeR je jezelF?
In welke hoedanigheid treed je op als organisator ? Als je een groot evenement opstart met de bedoeling een herhaaldelijke gebeurtenis in het leven te roepen, richt je best een vzw op. Deze verenigingsvorm vereist stabiliteit en doelmatigheid. De oprichting van een vzw brengt heel wat papierwerk met zich mee. Maar het biedt ook vele voordelen. Zo kan je als vzw makkelijk een verzekering nemen en word je aansprakelijkheid aanzienlijk beperkt. Vaak is het ook een voorwaarde bij de aanvraag van subsidies.

Festivallen en Opstaan

17

2.2 Het DRaaIBOek
Een draaiboek is de leidraad in de voorbereiding naar de festivaldag. Er bestaat geen algemeen draaiboek dat voor alle festivals gebruikt kan worden. Alles hangt af van de omvang van je festival, de groepen die je programmeert, het aantal medewerkers waarover je beschikt,… Daarom geven we je een globaal idee van wat een draaiboek zoal moet bevatten. Om tot een festival te komen, is een duidelijk draaiboek nodig. Dit bevat een grondig overzicht, zodat iedereen weet wanneer hij wat moet doen en welk puzzelstuk hij in het geheel vormt. Zorg ervoor dat dit overzicht zo volledig mogelijk is voor je aan de uitwerking ervan begint. Sowieso zal je gaandeweg nog zaken ontdekken die niet vermeld zijn. Deze kan je verder aanvullen. Vragen die je jezelf bij het opstellen van je draaiboek moet stellen zijn: - Hoever staan we? - Waar willen we naartoe? - Wat is het eindresultaat dat moet bereikt worden? - Wat zijn de vooropgestelde deadlines? - Hoe realiseren we dit? In je draaiboek neem je eerst een plan op waarin je de belangrijkste taken op een rijtje zet. je noteert per maand wat er te gebeuren staat. bv.: In januari een terrein

zoeken, een sponsordossier opstellen,… in februari het festivalterrein indelen, sponsors zoeken,… Aan de hand van dit overzicht maak je samen met je werkgroepen ‘thematische draaiboeken’, bv.: met de unit communicatie stel je een communicatieplan op en met de unit catering maak je een draaiboek voor alles rond catering op. Om makkelijk te werken kan je al deze schema’s in kolommen verdelen. Daarin noteer je telkens wat, wie, waar, wanneer (deadline) en materiaal. Ook voor de dag zelf werk je een apart tijdschema uit dat je aan je medewerkers overhandigt. Voor de ene kan dit schema al uitgebreider zijn dan voor de andere. Zo moet een hoofdorganisator zicht hebben op het totale verloop van de festivaldag terwijl de technieker vooral wil weten wanneer welke groep optreedt. Om je een handje te helpen zetten we in Hoofdstuk 4. ‘Werkplan StressFactor‘ chronologisch en bondig alle taken voor jou en je team op een rijtje. Dit werkplan kan je dan voor je eigen festival opnieuw aanpassen. Hier geven we alvast een aantal punten waarmee je bij het opstellen van je draaiboek rekening moet houden: - Weeg goed af hoeveel tijd je precies nodig hebt om taken uit te voeren. Trek liever wat te veel tijd uit dan te weinig. Opgepast, te veel tijd voorzien kan ook negatief werken en je ploeg laten slabakken. - Een concept kan je niet vroeg genoeg bedenken. Vooral het vastleggen van een geschikte datum moet vroeg genoeg gebeuren. - Zorg ervoor dat je in het bezit bent van alle nodige goedkeuringen voor je je plannen begint uit te werken. De toestemming van de burgemeester is vereist omdat hij het veiligheidsplan mee dient op te maken en goed te keuren. Zonder zijn toestemming kan je je plannen terug opbergen. Blijf er ook verderop in je planning rekening mee houden dat administratieve zaken als het aanvragen van verzekeringen en vergunningen soms langer aanslepen dan gewenst. - Je kan niet alle taken zelf uitvoeren. Werken in teamverband is een must. Een hoofdorganisator is er niet om alle taken zelf uit te voeren. Hij is er wel om taken te delegeren en op te volgen of de deadlines gehaald worden.

18

Festivallen en Opstaan

- Begin met het artistieke werk: affiche samenstellen, artiesten contacteren, … De meeste organisatoren van zomerfestivals starten hun zoektocht naar bands in januari. Dat vereist natuurlijk een goed inzicht in de groepen die een half jaar later zullen doorbreken. Een goede programmator houdt daarom steeds contact met platenfirma’s, managers, boekingskantoren om te weten wie wanneer een nieuwe plaat uitbrengt, een promotietournee plant, … Dit is een niet te onderschatten taak! Een groep die nog vrij onbekend is kan je goedkoop ‘boeken’. Als die band dan tegen je festival is doorgebroken, heb je een fijne publiekslokker die niet te veel centjes opslorpt. - Denk ook tijdig aan sponsoring. Voor grote, nationale sponsorbudgetten bezorg je een sponsor best op het eind van het jaar een sponsordossier. - Begin op tijd met je promotiecampagne. Reken erop dat het maken van affiches, inkomkaarten, websites, … één tot twee maanden tijd in beslag neemt. Verder maak je best een apart promoplan op waarbij je nauwkeurig noteert welk promotiemiddel je waar en wanneer inzet. - Start tijdig met je externe communicatie. Stel een communicatieplan op waarbij je alle kanalen in kaart brengt (radio, TV, internet, dag-, week- en maandbladen). Plan een maand vooraf eventueel een persvoorstelling. Maandbladen kan je best enkele maanden op voorhand contacteren, weekbladen enkele weken en dagbladen … tja … - Contacteer tijdig toeleveranciers, want ook zij gaan een drukke festivalperiode tegemoet.

- Begin tijdig met het werven van (vrijwillige) medewerkers. Het meest interessante is natuurlijk dat je vrijwilligers gratis laat werken. Maar het kan wel helpen hen te motiveren met beloningen zoals mederkersshirts of eet- en drankbonnetjes. Bovendien kan je een vrijwilliger ook een klein bedrag voor zijn ‘onkosten’ betalen. Zorg er dan wel voor dat je het maximumbedrag hiervoor niet overschrijdt. Neem zeker de wet op het vrijwilligerswerk goed door. Je kan ook de lokale verenigingen aanspreken. Misschien zien zij het wel zitten om jou te helpen als ze in ruil hun kas wat kunnen spijzen. Kies je ervoor medewerkers als werknemers aan te nemen en dus uit te betalen, dan kom je in een werkgevers/ werknemersstatuut terecht. Maar voor je in deze situatie terecht komt zal je al een stevige festivaltraditie op poten moeten gezet hebben. - Begin tijdig met je kaartenverkoop. Als de voorverkoop niet goed verloopt, kan je op tijd je communicatiecampagne bijsturen. Lees meer over werken met vrijwilligers en de vrijwilligersvergoeding op www.vrijwilligerswerk.be en op socialsecurity.fgov.be. Een deel van de organisatie gebeurt door StressFactor: programmatie, communicatie, technische ondersteuning … Voor de overige taken stel je best een draaiboek op. Om je daarbij een handje te helpen vind je een praktisch werkplan in Hoofdstuk 4. Verder bezorgt StressFactor je 3 weken vooraf een gedetailleerde planning die we zowel op ons als jouw programma afstemmen. Daarbij krijg je ook een laatste checklist zodat je op je beide oren kan slapen...

SF

Festivallen en Opstaan

19

2.3 De CReW
Je bent ze op een concert of festival zeker al eens tegen het lijf gelopen, die mensen met achterop hun T-shirt ‘CREW’. De ‘crew’ zijn de medewerkers die instaan voor de opbouw, de afbraak of de bediening van de techniek, het podium, de opvang en het vervoer van de artiesten, … In de onderstaande tekst geven we je een overzicht van de verschillende ‘units’ die een festivalcrew bevat. Vanaf het ogenblik dat je een vaste kern hebt, de taken zijn uitgestippeld en je een planning hebt opgemaakt kan je op zoek naar medewerkers. Wees daarbij van één ding zeker: een festival organiseren kan je niet in je eentje! Het is dus van het grootste belang om een goed team samen te stellen. Kies daarom gemotiveerde mensen waarop je ten allen tijde kan rekenen. Pols eens bij je vrienden wie jou wil helpen maar ga evengoed langs bij mensen of instanties die de nodige deskundigheid hebben op bepaalde vlakken. Globaal gezien is er mogelijkheid om met twee soorten medewerkers te werken: (betaalde) professionals of (onbetaalde) vrijwilligers. Belangrijk is in elk geval dat je mensen kiest die weten waar ze mee bezig zijn. Met vrijwilligers werken is de goedkoopste oplossing, maar met het oog op veiligheid en vakkennis niet altijd de meest interessante. Taken als techniek of security laat je best over aan beroepsmensen of vraag op z’n minst assistentie van professionals. Maak ook een duidelijk onderscheid tussen het coördinerende team (en hou dit beperkt in grootte) en de medewerkers. Als mensen duidelijk weten welke plaats ze in het team innemen weten ze ook exact welke taken zij al dan niet moeten uitvoereren.

2.3.1 unIt alGeMene ORGanISatIe
Je hebt je team samengesteld. Jullie vormen een toffe bende die vol energie naar het festival toeleeft. Jouw taak als hoofdorganisator: zorgen dat het festival er komt, dat het fantastisch is. En daar kruipt veel werk in. Dit kan je niet zonder je team. Als hoofdorganisator hou je wel de touwtjes in handen: ‘delegeren’, ‘deadlines’, ‘opvolgen’, ‘motiveren’ en ‘problem solving’ zijn begrippen die jou als organisator gaandeweg steeds bekender in de oren zullen klinken.

DeleGeRen
Je kunt het niet alleen en bent voor heel veel zaken aangewezen op je medewerkers. Het werk verdelen en toch het overzicht behouden, dat noemt men delegeren. Hoe doe je dat? Je verdeelt je opdrachten over de verschillende units. Geef steeds duidelijke opdrachten en zorgt dat het duidelijk is welk belang ze hebben. Iedere medewerker moet beseffen dat je zonder hem of haar niet tot een goed festival kan komen. Zo kan je iedereen meteen goed motiveren om mee te werken. De algemene organisator is ook voorzitter van alle belangrijke vergaderingen. Daarop brengt elke unit verslag uit van haar werkzaamheden. Waar nodig kan jij hen als hoofdorganisator daarin bijsturen.

VeRGaDeRen
Vergaderingen zijn belangrijke momenten waarop iedere unit verslag uitbrengt over wat zij al gedaan heeft en waarop nieuwe plannen gemaakt worden. VSK geeft je in bijlage 2 een pak nuttige tips voor het efficiënt verloop van een vergadering.

Het is belangrijk dat crewleden snel herkenbaar zijn. Dit omdat het publiek/andere bezoekers/medewerkers bij vragen en problemen snel gehoord moeten worden. Het StressFactor-team bezorgt de school daarom 25 crew t-shirts. Dit t-shirt is bovendien een mooi aandenken aan het meest memorabele festival van je leven!

SF

DeaDlIneS
Een deadline is het tijdstip waartegen je een bepaalde opdracht gerealiseerd wil hebben. De hoofdorganisator bewaakt de vooropgestelde deadlines. Vooraf zorgen dat iedereen van de timing op de hoogte is, halfweg eens polsen hoe het ermee zit en tegen de deadline er op hameren dat deze moet gehaald worden, is de boodschap. De weg naar een festival is bezaaid met deadlines. Het behalen van de ene kan belangrijk zijn om de daaropvolgende timing niet in het gedrang te brengen. Een goed tijdsschema en het strikt opvolgen ervan is noodzakelijk.

20

Het plan

OpVOlGen
Als hoofdorganisator moet je ten allen tijde weten waar de ‘units’ mee bezig zijn. Vraag verslagen op en geef feedback. Geef tips over hoe het ook kan of hoe het verder moet. Zeker ‘units’ met minder creativiteit en die op een trager tempo draaien moet je op de voet volgen. Blijf bij alles betrokken!

2.3.2 unIt StaGeHanDS
Hulp op en achter het podium bij de opbouw en afbraak (niet te letterlijk te nemen) van de verschillende sets van de bands, is de taak van de stagehands. De stagehands spelen een grote rol in het vlotte verloop van alle optredens. Hun taak bestaat erin het podium voor te bereiden op de komst van de artiest. Een aangenaam en ordelijk podium is meer uitnodigend, dan een slordige en wanordelijke ‘werkruimte’. Een slordig podium kan leiden tot een slordig optreden. De taken van een stagehand: - Opbouw en afbraak van podium, licht en geluid (load in = opbouw, load out = afbraak) - Uitladen van de backline (instrumenten en versterkers van de groep). Wees daarbij erg voorzichtig!!! Instrumenten zijn de ‘kindjes’ van de muzikanten. - Change over: helpen bij het snel wisselen van de instrumenten van groepen tussen twee optredens. De change over zelf moet zo snel en efficiënt mogelijk plaatsvinden. Vandaar dat, bij de grotere festivals, het materiaal in flightcases op wieltjes via een loading dock achteraan het podium on stage wordt gebracht. Dit vergemakkelijkt vervoer en verkleint de kans op beschadiging. Omdat het opstellen en afbreken van een drumstel het meeste tijd in beslag neemt, worden de drums meestal vooraf op een mobiele drumriser opgebouwd. Meestal volstaat het als stagehand het materiaal op het podium te zetten. De groep / stage manager / technieker van de groep staan in voor de opstelling. Bij change overs onderscheiden we twee duidelijke taken. Eerst en vooral het afbreken van de set van de groep die het podium verlaat. Om nadien de set van de volgende groep op te bouwen. Eerste taak bij afbraak is alle materiaal ontkoppelen en de doorgangen vrijmaken. Let er op dat je geen materiaal van de vaste techniek

MOtIVeRen
Eén van de belangrijkste taken die jij als hoofdorganisator hebt, is het motiveren van alle medewerkers. Dit doe je zowel door hen te sturen als te ondersteunen. Motiveren is zodanig feedback geven dat het team zin heeft in een vervolg. Goede feedback, hoe geef je die? Wanneer iets niet lekker loopt, benadruk dan eerst wat wel goed gaat, waar je heel tevreden over bent. Vermeld daarna wat beter kan en leg ook uit waarom. Geef als laatste enkele tips over hoe de problemen kunnen opgelost worden. Hou steeds voor ogen dat je omgaat met mensen. Niet elke stap of hindernis is voor iedereen evident. Flexibiliteit mag je verwachten van je medewerkers, maar mag je zelf ook niet uit het oog verliezen!

pROBleM SOlVInG
‘‘Problem solving’ (het oplossen van een probleem) is vaak een kwestie van knopen doorhakken. Het probleem is er en het festival is in zicht, dus je moet verder. Niemand heeft boodschap aan een besluitloze hoofdorganisator. Jij moet dus, in overleg met de personen in kwestie en de deskundigen op dat vlak, een beslissing nemen. Van de keuze van de groepen tot de prijs van de broodjes, jij bent diegene die groen licht geeft voor alle eindbeslissingen. De research die hieraan voorafgaat, laat je aan anderen over. Democratie is mooi, maar iemand moet uiteindelijk wel de knopen doorhakken. Gaandeweg moet je als hoofdorganisator ook problemen analyseren om daaruit conclusies te trekken. - Was de opdracht te moeilijk of onduidelijk? - Is er voldoende kennis en deskundigheid aanwezig? - Is er voldoende motivatie?

Tips i.v.m. vergaderen krijg je van Pienternet in ‘Vergaderitis’. Bijlage 2. Ter inspiratie lees je in Bijlage 3 een interview met Johan Giglot, coördinator van StressFactor.

SF

We raden je aan om voor StressFactor één hoofdverantwoordelijke aan te stellen. Deze kan rond zich een kernteam verzamelen dat hem helpt met de algemene festivalorganisatie. Hou het aantal teamleden wel beperkt, 3 personen is meer dan voldoende. Festivallen en Opstaan 21

verwijdert (monitors en kabels, blokstekkers, verlengkabels, DI-boxen, …). De kwaliteiten van een goede stagehand zijn: alert zijn, snel en efficiënt, potig, gehoorzamen aan de richtlijnen van techniekers en stagemanagers (eigen initiatief wordt niet altijd beloond), ogen op de rug hebben, mondig om vragen te stellen bij onduidelijkheden. Over de soorten podia die je kan gebruiken en de inrichting van de PA lees je meer in het vorige hoofdstuk onder 1.2.2 en 1.2.5.

‘piekmomenten’, zoals het moment vlak na een optreden. Op zo’n momenten moet je ervoor zorgen dat je de toevloed van hongerigen en dorstigen zonder al te veel stress opvangt. Handige tips zijn: - Stel een toogschema op. Op dit schema duid je aan wie waar en wanneer verwacht wordt. - Duid een toogverantwoordelijke aan: deze behoudt het overzicht op wat er in zijn kraam gebeurt en is het aanspreekpunt bij mogelijke problemen. Aandachtspunten voor deze persoon zijn: moeten de frigo’s aangevuld worden, moet er een brouwer gebeld worden voor een extra levering, blijft het kraam voldoende proper, zijn alle medewerkers stipt aanwezig,… - Zorg ervoor dat je alle nodige materiaal voor handen hebt. Stel samen met je team een materiaallijst op zodat je op drukke momenten niet op zoek moet gaan naar een kurkentrekker, een handdoek, vuilniszakken, balpennen,… - Overweeg om met drank- en eetbonnetjes te werken. Zo hoeven de barmedewerkers zich enkel met drank of eten en niet met geldzaken bezig te houden. Je leest meer over de inrichting van de drank- en eetbonnetjesstand en de dranken eetstand onder 1.2.3 En 1.2.4. Een niet onbelangrijk deel van de catering speelt zich backstage af. De talloze aanwezige sponsors, perslui, artiesten, entourage, organisatoren, medewerkers, … willen ook graag eten en drinken. Voor grotere festivals wordt al gauw op externe traiteurs vertrouwd. Hier kan echter ook een belangrijke taak weggelegd zijn voor een ploeg medewerkers. Waar moet je rekening mee houden? - Bepaal vooraf wat je voorziet voor artiesten, medewerkers, … Leg een budget vast en probeer om dit op een originele manier in te vullen. - De meeste artiesten vragen om hen niet zomaar een pak frieten met mayonaise of een spaghetti bolognaise voor te schotelen. Bij de meesten onder hen komen die er bijna letterlijk langs hun oren uit. - Maak – in de mate van het mogelijke - vooraf de gerechten klaar of schakel ‘snelklaar middelen’ als de magnetron, de wok, … in. - Hou rekening met wat in de boekingscontracten en op de artist riders staat. (let zeker op vegetariërs, veganisten, allergieën, …). - Scherm de keukenruimte af van de rest van de backstageruimte. - Zorg voor bediening, tenzij je in buffetvorm werkt. - Voorzie voldoende eetgerief, zitplaatsen, … - Ruim gebruikte tafels af en zorg voor een propere, hygiënische en aangename omgeving. - Informeer naar wanneer artiesten precies willen eten. (voor of na het optreden, hoe laat) Vaak worden vooraf afspraken of tijdschema’s opgemaakt. Je hebt echter te maken met de ‘rock ‘n roll wereld’ waar te laat komen, onvoorziene omstandigheden en tijdswijzigingen schering en inslag zijn. Laat dit geen Het plan

SF
We hebben de hulp nodig van 4 sterke leerlingen die als stagehands dienst doen. We verwachten hen op het tijdstip waarop onze techniekers op het festivalterrein aankomen (in de regel om 9u). Samen met hen bouwen deze leerlingen het technisch materiaal op. In de namiddag helpen zij bij de ‘change overs’. Bedoeling is dat deze leerlingen zich gedurende het volledige festival vlakbij het podium bevinden om zo snel te helpen bij het uit– en inladen van instrumenten en de opbouw en afbraak van de verschillende sets. Na het festival helpen ze nog 1 uur bij de afbraak van het technisch materiaal. Onze techniekers begeleiden de leerlingen in deze opdracht. Opgepast: het gaat hier om vier andere leerlingen dan diegene die helpen bij de op-bouw en afbraak van het podium!

2.3.3 unIt CateRInG
Van een dagje festivallen krijgt een mens al eens honger of dorst. Het is daarom belangrijk dat je ook aandacht besteedt aan de catering (het voorzien van eten en drinken). Verder is de verkoop van drank en eten vaak een belangrijke bron van inkomsten. Het eten en drinken dat je aanbiedt kan gaan van zeer basic: een hotdog en een pintje bv., tot een ruim aanbod met bv. hapjes uit verschillende werelddelen, gezonde voeding, fastfood, vegetarische keuken,… Belangrijk is dat de bediening aan drank -en eetkramen snel gebeurt. Hou daarbij zeker rekening met

22

Reden zijn om artiesten een koude maaltijd voor te schotelen. In Bijlage 4 geven we je een voorbeeld van een boekingscontract.

Al naargelang omvang en grootte moet je een extra stroomgenerator (ook wel ‘groep’ genoemd) huren. Stroomgeleiding gebeurt door dikke en loodzware multikabels die extra beveiligd zijn. In Bijlage 5 vind je een voorbeeld van een technische fiche. Het StressFactor-team voorziet voor jullie festival twee professionele techniekers. Zij staan in voor de opbouw en afbraak van de technische voorzieningen en tijdens het festival voor de technische ondersteuning. Zoals je hierboven al kon lezen, rekenen ze daarbij op de hulp van 4 stagehands. Ze verschaffen hen met plezier ook de nodige technische uitleg. techniekers hebben meestal niet de kans eens snel van hun mengtafel weg te glippen. Informeer dus zeker regelmatig eens of ze graag nog iets drinken. Scholen die een zijpodium voorzien staan zelf in voor de technische ondersteuning van dit podium. Voor de uitleen van materiaal kan je informeren bij de jeugddienst van je gemeente. Ook bij de provinciale uitleendiensten kan je terecht voor de uitleen van heel wat materiaal.* Vraag dit wel tijdig aan! Heb je verdere vragen over welk materiaal je precies nodig hebt: geef gerust een seintje aan het StressFactor-team. * De service van deze uitleendiensten verschilt van provincie tot provincie: West-Vlaanderen, Antwerpen en Vlaams-Brabant: alle scholen Limburg: enkel provinciale scholen of uitleen via het oudercomité Oost-vlaanderen: enkel via het oudercomité

SF

Voorzie een warme maaltijd voor artiesten, techniekers en de StressFactor-coördinator(en). Hou dit beperkt tot een eenvoudige maaltijd, vijf gangen menu’s hoeven dus niet!!! gelieve wel rekening te houden met de artiesteneisen, die je twee weken voor het festival worden meegedeeld. Het StressFactor-team ziet erop toe dat deze niet de pan uitswingen. Sterke dranken horen bijvoorbeeld niet thuis in een schoolomgeving, een glaasje wijn daarentegen moet kunnen. Reken erop dat je maaltijden voorziet voor ongeveer 20 personen. Ook hier geldt: creativiteit, flexibiliteit, een extraatje, … het loont! Verder eten de techniekers door tijdsgebrek vaak op het festivalterrein zelf. Zorg er dus voor dat je het even voor hen op flexibele tijdstippen kan klaarmaken.

SF

2.3.4 unIt teCHnIek
De unit techniek heeft een niet te onderschatten taak. Artiesten hebben (terecht) hoge kwaliteitseisen voor licht en geluid en het succes van hun optreden hangt rechtstreeks af van de kwaliteit van de techniek. Hoewel de prijzen van techniek en techniekers een onaangename verrassing kunnen vormen, bespaar je hier best niet op. Prijzen vergelijken is de boodschap.

De teCHnIekeRS
Specifieke technische zaken zijn een vak op zich en laat je best over aan professionele techniekers. Aarzel overigens niet om hen vragen te stellen, dingen met hen te bespreken of te informeren naar welbepaalde zaken of opstellingen. Het kan niet enkel voor jou als organisator leerrijk zijn, maar mogelijk zien ook zij zaken over het hoofd. Verder kan je, al naargelang de duidelijk gemotiveerde uitleg van de techniekers vaak al inschatten of je al dan niet met deskundige mensen te maken hebt. De kwaliteiten van een goede technieker? Vakkennis, improvisatiekracht, stressbestendig, een dikke cv, teamspirit, koffieverslaafd, oog voor detail.

lICHt & GeluID
Bestaat uit: pa, monitormix (geluidsbediening voor monitors: de boxen op het podium voor de artiesten zelf ), stagelight en boxen. Zowel licht als geluid zijn afhankelijk van de ‘artistriders’. Dit zijn aanhangsels aan het boekingscontract die o.a. De technische vereisten voor de groep opsommen. De meeste bands hebben een eigen geluidstechnieker (‘mixer’ in de volksmond) en zelfs een eigen lichttechnieker. Het is voor deze mensen absoluut belangrijk dat ze vertrouwd zijn met het materiaal dat aanwezig is. Het spreekt overigens voor zich dat alle artiesten / techniekers gebruik maken van één en dezelfde geluidstafel. Belangrijk is dat op de geluidstafel voldoende kanalen aanwezig zijn. Normaliter heb je minimaal te maken met 3 techniekers: 1 voor het licht, 1 voor het geluid en 1 voor de monitors. Verder slorpen licht en geluid veel energie op. 380v voorzien is voor een festival ter grootte van StressFactor. Daarbij voorzie je aansluitingen van 2x 32a of 1x 63a met grote, rode stekkers. Festivallen en Opstaan 23

2.3.5 unIt SeCuRIty
‘Security’ is het Engelse woord voor ‘veiligheid’. De taak van de security is heel belangrijk. Ze bestaat erin het publiek en de artiesten een veilig gevoel te geven en er voor te zorgen dat hen niets overkomt. Voor de security kan je een beroep doen op professionele firma’s maar je mag ook je eigen vrijwilligers inschakelen. Beiden moeten wel rekening houden met de ‘wet op private veiligheid’. Zodat bij controles de privacy niet geschonden wordt. In deze wet staat o.a. dat professionele firma’s over een licentie moeten beschikken en vind je heel wat regels in verband met toegangs- en paspoortcontrole. De namen van de security-medewerkers of de naam van de firma waar je mee werkt moet je doorgeven aan de burgemeester. Geef de securityploeg best een ‘uniforme’ outfit. Vaak gebruikt zijn bv. zwarte t-shirts/fluo vesten met het opschrift ‘security’ en daaronder de naam van het festival. Op die manier weten publiek, artiesten,… bij problemen snel op wie ze beroep kunnen doen. Bij grote festivals is het ook handig om binnen het security-team met een walkie-talkie systeem te werken. Securityteams vervullen belangrijke functies, die zich opsplitsen in een aantal deeltaken. We onderscheiden:

Het verbod op flessen zorgt er vaak voor dat festivalgangers de organisatie van ‘geldklopperij’ verwijten. Dit kan je gemakkelijk weerleggen: wijs bezoekers erop dat het binnenbrengen van frisdrank in kartonverpakking of brik gerust is toegestaan. Ook audiovisuele opnameapparatuur is meestal niet welkom. - Fouilleren: Dit is aan strikte wetten gekoppel. Fouilleren mag enkel gebeuren door personen van hetzelfde geslacht, mits expliciete toestemming van de burgemeester en slechts in beperkte mate. Je mag bv. wel vragen of iemand een handtas of rugzak wil openen zodat je deze oppervlakkig kan doorzoeken. Echt rondsnuffelen in iemands’ spullen mag niet. Verder staat het de securityploeg wel vrij om weerbarstige personen de toegang te weigeren. Aan de ingang gebeurt ook de controle van de inkomkaarten en het bevestigen van een bandje / stempel / …. Dit laat je best over aan andere personen dan de security. Zorg wel voor een vlot en sluitend systeem waarbij vals spelen moeilijk wordt. Op die manier hoef je de security hiervoor niet lastig vallen. Maak ook goede afspraken binnen de securityploeg zelf. Bij discussies moet deze ploeg immers als ‘één blok’ achter iedere securitymedewerker staan. Verder is de belangrijkste eigenschap van deze medewerkers ‘diplomaat’ zijn. Vele regels over de toegangscontrole en het fouilleren zijn bij wet vastgelegd. Hoewel regels en artikels soms absurd gedetailleerd lijken, zijn ze belangrijk om de bezoeker goed te beschermen. Vaak worden ze echter met de voeten getreden. We raden je aan om bij elke vrijwillige securityploeg een professionele veiligheidswerker te plaatsen. Meer info vind je terug op http://www.fuifpunt.be/ organisator/bewakingsdiensten Op www.vigilis.be lees je meer over ‘De wet op private veiligheid’. Over hoe je de in- en uitgang het meest praktisch kan inrichten lees je meer in 1.2.1 in- en uitgang. Wegens het gesloten karakter van StressFactor is de taak van de Acces Security meestal overbodig. Je kan wel iemand toezicht laten houden bij de schoolpoort om zo nieuwsgierige voorbijgangers of geïnteresseerde leerlingen van andere scholen erop te wijzen dat het festival enkel toegankelijk is voor leerlingen van de school.

a. aCCeSS SeCuRIty
Dat zijn die brede kleerkasten aan de ingang van het terrein. Hun taak bestaat er niet in om mensen te imponeren. Maar wel om het binnenkomen van het publiek op het festival veilig te laten verlopen en ervoor te zorgen dat ‘ongewenste personen’ of ‘materialen’ niet op het terrein terecht komen. Belangrijk is dat ze bij het uitoefenen van hun opdracht rekening houden met ‘de wet op de private veiligheid’. Als organisator ben je niet verplicht om acces security in te zetten. We bevelen je dit, zeker bij grotere evenementen, wel sterk aan. De taken van dit team zijn: - Veilige doorstroming van het publiek garanderen: zij zorgen ervoor dat de bezoekers rustig één voor één binnenkomen en ook vlot terug naar buiten geraken. Gedrang aan de inkom is steeds risicovol, omdat mensen door het ‘trechtersysteem’ gemakkelijk verdrukt en vertrappeld worden. Zet iemand van de security op een verhoog, zodat hij of zij de mensenmenigte overziet om zo tijdig te kunnen ingrijpen. Overweeg om met een sluissysteem te werken (bijvoorbeeld: eerst ticketcontrole, dan fouillering, dan bandje krijgen) om gedrang te vermijden. - Toegangscontrole: wapens dragen niet echt bij tot een gezellige festivalsfeer, dus liever niet. Vermeld op de toegangskaart wat wel en niet is toegelaten. Zo kan je de bezoeker die zijn zakmes niet wil afgeven, wijzen op de regels. Verder vermijd je misverstanden door boven de inkom borden aan te brengen die vermelden wat wel en niet is toegelaten. Het meenemen van flessen is op veel festivals verboden. Een gebroken fles kan veel schade aanrichten en ook gevulde plastieken flessen komen hard aan...

SF

B. FROntStaGe SeCuRIty
De frontstage security staat opgesteld in een ruimte tussen het publiek en het podium (de zogenaamde veiligheidsbuffer) en neemt de ‘opvang van het publiek’ op zich. Zowel publiek als artiesten moeten zich veilig voelen door de aanwezigheid van de security. Het grootste deel van de frontstage security staat met zijn rug naar het podium, om zo het publiek nauwlettend in de gaten te kunnen houden. Het plan

24

Meer informatie over hoe je een veiligheidsbuffer praktisch best uitbouwt lees je in 1.2.6 Veiligheidsbuffer. Een festival binnen de schoolmuren is aan andere afspraken onderhevig dan een gewoon festival. Hoewel het publiek ogenschijnlijk alle vrijheid geniet, zijn er leerkrachten aanwezig die een oogje in het zeil houden. Deze grijpen in wanneer nodig. We vragen de leerkrachten ook om mee te zorgen voor controle op het volledige festivalterrein. Verder kan je een klein team voor de frontstage security voorzien (4-tal personen).

SF

Wat moeten deze mensen doen? - Artiesten afschermen van publiek - Verdrukt publiek vooraan opvangen en veilig stellen. In 2000 raakte op het festival van Roskilde in Denemarken een tiental jongeren verpletterd tijdens een optreden van Pearl Jam. Sinds dit voorval nemen veel festivalorganisaties nog sterkere veiligheidsmaatregelen om dit soort incidenten te voorkomen. Enkele te onthouden veiligheidsmaatregelen: - Het verbod op crowdsurfen kende de voorbije jaren her en der z’n intrede. Het volle gewicht van een mens plots op je hoofd krijgen kan ernstige kwetsuren veroorzaken … net als plots op de grond gesmakt worden van 2m hoogte. Mogelijke sancties voor de gevaarlijk energieke toeschouwer zijn: begeleiding naar achter op het terrein en doorknippen van het festivalbandje of zelfs het weigeren van verdere toegang tot het festival. - De afstand tussen podium en publiek is bij festivals vaak te groot om te stagediven. Dit kan echter zowel artiesten als publiek vooraan mateloos storen. Verhinder met afrasteringen dat waaghalzen de geluidstoren en lichtpalen opzoeken om hun stagedive-hobby zo op een ‘alternatieve manier’ uit te voeren. - Zowel crowdsurfen als stagediven kunnen toegelaten / verboden worden. Hoewel deze zaken bijdragen tot de punkspirit / het rock ‘n’ roll-gehalte van je festival, verstoren ze aandachtige toeschouwers. Probeer zelf de balans tussen ‘ambiance’ en ‘veiligheid’ te bepalen. Als je bepaalde zaken wenst te verbieden, visualiseer dit dan duidelijk. Breng bv. ‘verkeersborden’ aan op het podium. - Wanneer mensen onwel worden: haal je ze onmiddellijk uit de massa en breng je ze naar de EHBO-stand. Zet iemand van het securityteam op een verhoog, om de massa te overzien. - Wanneer het donker wordt, denk dan aan zaklampen. Je bent als een redder aan zee en je moet steeds alles kunnen zien. TIP: Sommige fans staan uren in de hitte te wachten om hun idolen aan het werk te zien. Het uitdelen van bekertjes water aan de ‘die hard fans’ op de eerste rijen is geen overbodige luxe.

C. StaGe SeCuRIty
Voorzie ook medewerkers die het podium continu in de gaten houden. Deze stage security vat post aan de zijkanten van het podium, achter de technische voorzieningen en dus onzichtbaar voor het publiek. Hun taak bestaat erin: - Het podium proper en vrij van ongewenste voorwerpen houden. Al wat ongewenst op het podium terechtkomt, moet meteen voor / na het optreden verwijderd worden. - De veiligheid van de artiesten verzekeren: zorg ervoor dat niemand ongewenst op het podium geraakt (tenzij een artiest iemand expliciet uitnodigt). Grote artiesten hebben overigens een eigen securityploeg die op podium postvat, wat al eens tot incidenten leidt met de stage security van het festival zelf… Kies voor medewerkers die fysiek capabel zijn om mensen op te vangen, tegen te houden en in te grijpen bij problemen. Belangrijk is ook dat ze aan de verleiding van het podium kunnen weerstaan en hun blik op het publiek gericht houden.

Voor StressFactor hoef je geen stage security te voorzien. Samen met de hoofdorganisator staat de StressFactorcoördinator in voor het vlotte verloop op het podium.

SF

D. BaCkStaGe SeCuRIty
De ‘backstage area’ is het gebied achter het podium. Hier bereiden de artiesten zich voor op hun optreden, staan de auto’s en bussen van de artiesten geparkeerd, heeft de organisatie haar controlekamer, staan de vrachtwagens van de techniek,…. De backstage security controleert wie al dan niet toegang heeft tot deze ruimte. Dit gebeurt meestal via een systeem van backstage pasjes of backstage polsbandjes. Afspraken rond wie waar mag komen met zijn pasje, dienen vooraf strikt gemaakt te worden en in overeenstemming te zijn met het recht op privacy van de artiesten (zoals soms contractueel bepaald).

Festivallen en Opstaan

25

Een overzicht van enkele groepen waaronder je ‘pasjes’ kan verdelen: - Pers: toegang tot de persruimte en algemene backstageruimte. - Techniekers + medewerkers: toegang tot de algemene backstage ruimte of een aparte medewerkersruimte, volledig afgescheiden van het artiestengedeelte. - EHBO: dienen specifiek herkenbare kledij te dragen die hen overal toegang toe verschaft. - Artiesten + aanhang: all areas. Aantal pasjes is contractueel vastgelegd. “Aanhang” is door de artiesten vrij in te vullen. Onderhandel vooraf over een redelijk aantal. - Organisatie: all areas, de organisatoren hebben toegang tot alle delen van de festivalsite. Zij zijn overigens de enigen die toegang hebben tot de controlekamer. - Sponsors en partners: toegang tot de algemene backstage en eventueel een aparte VIP-room. Controleer als organisator vooraf goed met hoeveel personen een groep naar het festival komt. Naast de bandleden komt er vaak een team van managers, techniekers en groupies mee, alsook wat vrienden en familie. Dit wordt op voorhand afgesproken en vastgelegd in het artiesten- of boekingscontract. Een perspas dient op voorhand aangevraagd te zijn. Dit kan meestal enkel als de journalist eerst is uitgenodigd door de organisatoren. De journalist ontvangt dan enkele dagen of weken voor het festival per post de perspas. Door middel van dit systeem vermijd je een te druk bevolkte backstage area en weet je bijna zeker in welke media je een verslag / reportage kan verwachten. Lees meer over het artiesten- of boekingscontract onder punt 3.4 Contracten. Al wie volwassen is en op school rondloopt is hetzij schoolpersoneel, hetzij technieker, artiest of deel van de organisatie. Je kan dit steeds checken als je een onbekend gezicht ziet voorbij lopen. Handiger is om een systeem met ‘passen’ te voorzien, zoals hierboven beschreven. Zo kan je perfect uitmaken of iemand al dan niet in een bepaalde zone aanwezig mag zijn.

Zo kan je nauwkeurig opvolgen welke taken je wanneer moet uitvoeren. Indien nodig stuur je je communicatieplan bij (bv.: Wanneer de voorverkoop van de tickets niet verloopt zoals verwacht.) Voor de communicatie rond je festival kan je verschillende middelen aanwenden. Affiches en flyers zijn voor de hand liggend, een website ontwerpen, reclamespots uitwerken en mediadeals afsluiten misschien minder. Alles hangt af van tijd, budget, energie, mankracht, … Het is ook belangrijk na te gaan welke doelgroep je wil aanspreken. Op basis daarvan beslis je hoe en waar je die best bereikt en welke de vormgeving van je campagne wordt. Bij een jonge doelgroep kan je zeker nadenken over een flashy promocampagne via het web, terwijl je voor een oudere groep eerder ‘klassieke’ kanalen zoals affiches moet benutten. Verder zijn wat betreft promotie ‘herkenning’ en ‘herhaling’ kernwoorden. Als mensen herhaaldelijk jouw ‘festivalbeeld’ zien opduiken geeft hen dat een gevoel van herkenning. Van zodra dat er is zullen ze van dichtbij op zoek gaan naar wat nu precies jouw boodschap is. En, wie weet, beseffen dat ze die boodschap toch wel zeer interessant vinden…

SF

2.3.6 unIt pR
Communicatie en promotie zijn de opdrachten van deze unit. Haar taak voor het festival: ervoor zorgen dat er zoveel mogelijk mensen weten dat je een festival organiseert en hen stimuleren om te komen (zogenaamde ‘externe communicatie’). Tijdens het festival zorgt deze unit ervoor dat het publiek tijdig alle laatste festivalinformatie ontvangt. Nadat de laatste noot gespeeld werd heeft deze unit al een volgende festivaleditie in gedachten… De unit PR met enkele creatieve breinen bevolken is een aanrader! Mensen worden immers dag in dag uit met reclameboodschappen geconfronteerd. Opvallen is daarom sterk aanbevolen! Met het communicatieteam stel je vooraf een communicatieplan op. Daarin geef je aan welke communicatiemiddelen je wanneer en waar zal inzeten. 26 Het plan

VOOR Het FeStIVal aFFICHeS
Hang affiches vooral tijdig op. Een eerste ‘sampling’ in beperkte oplage kan reeds twee maanden vooraf (in functie van wanneer je het programma bekendmaakt natuurlijk). Al naargelang de impact / uitstraling van je evenement, kan je een aanplakzone afbakenen die je wekelijks tot dagelijks afschuimt. Hou wel rekening met de reglementaire plakplaatsen en plak niet zomaar overal. Een overzicht van de gemeentelijke aanplakborden kan je meestal aanvragen bij de jeugddienst van je gemeente. Plak ook zeker affiches aan op concerten / festivals in de regio of voor hetzelfde doelpubliek. Enkele tips op gebied van vormgeving: - Datum, gebeurtenis en locatie duidelijk vermelden. - In één oogopslag moet de voorbijganger je boodschap opgenomen hebben. De kernboodschap op je affiche moet op grote afstand goed leesbaar zijn. - Maak je affiche niet te druk. Een sobere en aantrekkelijke vormgeving maakt je affiche beter leesbaar. - Zorg voor contrasten. Plaats bv. geen witte letters op een lichte achtergrond. - Gebruik de volledige oppervlakte van je affiche. - Vermeld in de marge een verantwoordelijke uitgever (V.U.). - Voor affiches moet je in bepaalde gevallen zegeltaks betalen. Dit geldt niet voor organisaties met een liefdadig karakter (bv.: een jeugdbeweging). Zij moeten wel de vermelding ‘Vrij van zegel, art. 198, 7e Wetboek der taksen’ op de affiche vermelden. - Voor affiches kleiner dan 15 dm² (kleiner dan A3) moet je sowieso geen aanplaktaks betalen. - Ook de logo’s van sponsors kan je op je affiche vermelden. Vermijd echter een affiche waarbij je door de overvloed aan logo’s je boodschap niet meer vermeld krijgt. Meer tips i.v.m. affiches en taxatie vind je terug op www.fuifpunt.be/organisator/promotie. Het StressFactor-team zorgt voor standaardaffiches (B2 – full colour) met de StressFactor-beeldvorming. De affiche heeft een blanco A3-kader. Dat kunnen de scholen zelf invullen door bv. een wit blad met het programma van die dag aan te brengen. Dit eigen ontwerp kan onder de vorm van een wedstrijd verkozen worden. Als school kan je verkiezen om deze affiches louter binnen de schoolmuren op te hangen (interne communicatie – om leerlingen ‘op te warmen’) of ze daarentegen ook aan de straatkant op te hangen met vermelding “uitsluitend voor onze leerlingen”. Zo gaat de leerlingvriendelijke naam van de school over de muren heen …

FlyeRS
Dit promotiemiddel is het minst milieuvriendelijke maar tegelijkertijd het meest efficiënte om bezoekers te lokken. Overweeg dus goed waar en wanneer je flyert (gelijkaardige evenementen in de regio, doelgroepgericht, …). Je kan bij andere organisatoren vragen of ze je flyerteams vrije toegang willen verschaffen. Ondertussen kunnen je vrijwilligers een fijn concertje of feestje meepikken... In ruil hiervoor sta je flyering door anderen ook op je eigen festival toe. In vele omstandigheden is deze situatie een algemeen geldende, stilzwijgende afspraak onder organisatoren. Enkele tips op gebied van vormgeving: - Maak je flyers in dezelfde huisstijl als je affiches (en hou rekening met dezelfde tips). - Je kan voor flyers andere sponsorverhoudingen hanteren als voor affiches. - Kopieer je flyers niet maar laat ze drukken. Dat kost een pak meer, maar spreekt veel meer aan. 50 Bezoekers meer en de kost van die kleurflyers is zeker gedekt. - Kies voor goede afmetingen. Postkaartformaat volstaat. Groter is onhandig, kleiner is vaak moeilijk leesbaar. - Vermeld in de marge een verantwoordelijke uitgever en ‘niet op de openbare weg gooien aub’.

WeBSIte en e-zIne
Een website is het communicatiemiddel bij uitstek om snel nieuwe festivalinfo door te geven. Zeker als je een festival voor een jong publiek organiseert is dit hét kanaal waarlangs je vlot kan communiceren. De laatste programmawijzigingen, praktische info over transport en ticketverkoop,… Je website is er om te informeren en tegelijk promotie te voeren. Om je websitebezoekers nog meer ‘te binden’ kan je ook de mogelijkheid bieden via de website op een e-zine of een elektronische nieuwsbrief in te schrijven. Zo kan je in de weken voor het festival de laatste info rechtstreeks in de mailbox van geïnteresseerden deponeren. Let wel, door de grote informatiestroom worden nieuwsbrieven vaak nog voor ze gelezen zijn naar de prullenbak afgevoerd. Werk dus met korte en krachtige boodschappen. Of met links vanuit je nieuwsbrief naar meer uitgebreide artikels op je website.

SF

SF

In de weken voor het fesival bezorgen wij je heel wat StressFactor-nieuwtjes via onze nieuwsbrief voor festivalorganisatoren. Veel van deze info wordt best ook naar alle leerlingen verspreid. Een festivalwebsite kan daarvoor een handig middel zijn. Verder is dit een leuk middel om je medeleerlingen alvast op te warmen voor het festival. geen verplichting dus maar zeker een aanrader! Eventueel kan je hiervoor te rade gaan bij de leerkracht informatica of de site inpassen in het smartschool/een ander overkoepelend informatica-project.

Festivallen en Opstaan

27

peRS
Een ander, erg belangrijk instrument dat bespeeld moet worden, is de pers. Dit kan je zowel op puur promotioneel vlak als door naar de pers te communiceren. Promotioneel kan je bijvoorbeeld reclameruimte kopen in een krant of tijdschrift. Je kan ook mediadeals afsluiten. Meer info daarover krijg je van de marketingverantwoordelijken van deze kranten, tijdschriften, tv-zenders,…. Deze vorm van promotie voeren is niet de meest goedkope maar als je over een ruim budget beschikt is ze een onmisbaar element in je communicatieplan. Dit deel van je communicatie via de pers heb je dus volledig in de hand. Waar je geen vat op hebt is de verslaggeving, die verloopt immers via de redacties. Zowel aankondigingen vooraf als verslaggeving achteraf zijn belangrijk. De eersten zorgen ervoor dat mensen op de hoogte zijn van je festival. De verslaggeving achteraf is dan weer belangrijk voor de naambekendheid van je festival en zal misschien mensen verleiden om de volgende editie van je festival bij te wonen. Pers bereiken is echter niet eenvoudig. De pers moet vandaag de dag ‘in de watten gelegd worden’, vermits er zoveel gebeurt en zij voortdurend moeten filteren wat algemeen belangrijk is en wat niet. Om deze ‘gatekeepers’ naar je hand te zetten, kan je best goed voorbereidend werk leveren door middel van ‘persberichten’ en ‘persconferenties’. 28

In Bijlage 6 geven Maks! en Pienternet je een meer uitgebreide uitleg over perstekst, persconferentie, het schrijven van een webtekst, etc. Als je daarbij zelf eens in de huid van een journalist wilt kruipen, krijg je er nog wat interviewtips bovenop. Een bijzondere vorm van promotie voeren via de pers gebeurt via de ‘mediadeal’. Dit is een vorm van sponsoring waarover je meer leest onder 2.3.7. In Hoofdstuk 1 lees je onder 1.2.13 meer over de praktische organisatie van een persruimte in de backstage. Overkoepelende persafspraken met nationale zenders en partners als tMF, Maks!, VSK, Pienternet, … werkt het StressFactor-team uit. We raden je aan om ook zelf naar de pers te stappen. Een festival is immers steeds een leuke aanleiding om de school naar de buitenwereld eens in de spotlights te zetten… ga na of de school over een perslijst beschikt, werk een bondige persmap uit en breng de media op de hoogte. Wij blijven alvast graag op de hoogte van je plannen!

SF

Het plan

en VeRDeR…
Er zijn nog tal van kanalen waarlangs je je festival bekend kan maken. Reclame op bussen, trams en metro, ‘boomerangkaartjes’, facebook, netlog, vlaggen en wimpels, toeters en bellen… We blijven het herhalen, op vlak van communicatie en promotie is creatief zijn dé boodschap! Een tip voor leerlingen die zich volledig in het thema ‘Communicatie’ willen verdiepen: op www.cultuurnet. be (link: http://www.cultuurnet.be/front/inhoud/ detail.jsp?id=9417) kan je gratis de brochures ‘Communiceren met pers en media’ en ‘Communiceren via website en e-mail’ downloaden.

wel werkt, is achteraf op je site een bedankje of foto’s, artikels en videofragmenten plaatsen. Festivalbezoekers zullen zeker een kijkje nemen om te mijmeren bij die leuke herinneringen. En wie weet raden ze hun vrienden wel aan om ook eens naar die ene foto te zoeken waar zij swingend en shakend op staan… Verder is het nuttig alle verslaggeving over je festival bij te houden. Ten eerste zal je waarschijnlijk zelf nieuwsgierig zijn naar wat ‘de pers’ zoal over jouw festival schrijft. Maar daarnaast is deze info nuttig om later in sponsordossiers te gebruiken. Een festival waar iedere krant wel iets over schrijft is wel wat meer waard dan eentje waar met geen woord over gerept wordt. De unit communicatie kan ook instaan voor het bedanken van alle medewerkers. Een kaartje, een bloemetje,… de grote inspanningen van het festivalteam tijdens de afgelopen maanden mogen best beloond worden!

tIjDenS Het FeStIVal
Ook op de festivaldag zelf moeten verschillende ‘boodschappen’ naar de festivalbezoekers gecommuniceerd worden. Denk dus ook aan de volgende zaken:

In Hoofdstuk 1 lees je onder 1.2.13 meer over de - Wegwijzers: hierover kon je meer info lezen in 1.1.12 praktische organisatie van een persruimte in de Bewegwijzering en informatie backstage. - Programma: het spreekt voor zich dat niemand zijn SF favoriete band wil missen. Daarom moet het publiek Ook op www.stressfactor.be kan je na het festival heel perfect weten welke band wanneer aan bod komt. wat foto’s bekijken. Verder verzamelen we er alle Natuurlijk zullen de meeste bezoekers het programma persartikels. Omdat deze echter vaak in regionale media al vooraf op je affiche of website gelezen hebben. verschijnen is het soms moeilijk om deze te vinden. Toch is het noodzakelijk om ook op de festivaldag zelf Daarom een warme oproep naar jou om ons een kopie hierover te communiceren. Dit kan bijvoorbeeld via van je verzamelde persartikels te bezorgen! Zo komt jouw een programmaboekje (een goede manier trouwens om school trouwens ook op onze site nog eens extra in de je sponsors nog eens in de schijnwerpers te zetten) of aandacht! door op het terrein een overzicht van het programma op te hangen. 2.3.7 unIt SpOnSORInG en SuBSIDIeS - Presentatie: ieder optreden wordt ook best aangekon- Met veel enthousiasme en doorzettingsvermogen kan digd. Dit gebeurt door de presentator(en). Belangrijk je erin slagen een festival met enkel je eigen budget uit is dat deze de presentatie kort en krachtig houdt. Het de grond te stampen. De organisatoren van het Vorsepubliek komt immers om zijn/haar favoriete band te laarse folkfestival ‘Na Fir Bolg’ pakken er bijvoorbeeld zien, niet om eerst een ellenlange speech te aanhoren. al jarenlang mee uit dat ze zonder enige vorm van Verder kan de presentator ook belangrijke info meesponsoring toch een degelijk festival op poten zetten. delen (bv.: de portefeuille van X is gevonden en kan Helaas behoren zij tot de uitzonderingen. In de meeste afgehaald worden aan de infostand,…) gevallen moet een organisator beroep doen op ‘externe Bij grote festivals is een uitgebouwd communicatiesysfinanciering’ in de vorm van sponsoring en subsidies. Een teem naar de festivalgangers toe noodzakelijk. Zo kan je gezond evenement is al voor 90% bekostigd vooraleer bv. ook nog werken met lichtkranten, een festivalradio, het plaatsvindt. Op die manier is het financieel risico al een festivalkrant (bij meerdaagse festivals),… vooraf gedekt. Ondersteuning van partners verkrijgen is echter niet gemakkelijk. Het zoeken van sponsors laat SF je best over aan mondige medewerkers met een echte Op de speelplaats kan je het festivalprogramma nog verkoopsgeest. Ook voor het aanvragen van subsidies eens ophangen. Zo kan iedereen volgen welke band komen communicatief vaardige personen van pas. wanneer optreedt. De presentatie van de festivals is steeds in handen van een tMF VJ. Als je dat wil kan je wel SpOnSORInG enkele leerlingen voorzien die hem of haar bij deze taak SOORten SpOnSORInG assisteren. Via StressFactor brengen wij deze leerlingen Sponsoring kan op twee manieren gebeuren. Enerzijds dan in contact met de VJ van dienst. is er de ‘financiële sponsoring’ anderzijds de ‘sponsoring in natura’. Financiële sponsors zullen je in ruil voor een na Het FeStIVal tegenprestatie (visibiliteit op het festival bv.) budget Na het festival heb je als team communicatie meteen geven. De sponsors die je in natura sponsoren zetten de volgende nog meer fantastische editie van je festival dit ‘budget’ om in ‘producten’. Zo kan de lokale bakker in gedachten. Er zijn op dit moment nog een aantal je sponsoren met 1000 broodjes of de slager met 10km mogelijkheden om je publiek verder aan je festival te worst,... Een bijzondere vorm van sponsoring binnen ‘binden’. Een tip, die niet veel moeite kost maar deze laatste zijn de zogenaamde mediadeals. Deze Festivallen en Opstaan 29

sluit je af met een mediapartner (krant, tijdschrift, tvzender,…). In ruil voor een tegenprestatie van jouw kant zetten zij je evenement via hun medium in de kijker. Hou er rekening mee dat afgesloten sponsorovereenkomsten andere partners kunnen beïnvloeden / over de streep trekken. Zeker de invloed van een media-partner op een financiële partner is niet gering.

Het SpOnSORDOSSIeR
Het werven van sponsors gebeurt in de eerste plaats via een sponsordossier. Deze kan je per mail of post naar de sponsor opsturen of je kan een afspraak maken waarop je dit dossier aan de sponsor voorstelt. Dé belangrijkste vereiste om een sponsor te overtuigen is een ‘win-win situatie’ creëren. Volgende richtlijnen zijn een stap in de goede richting: - Maak een grondig en bondig sponsordossier. Hierin geef je bondige informatie over de initiatiefnemer (jezelf / de vereniging die je vertegenwoordigt), het initiatief (het festival zelf ) en de specifieke toenadering naar de sponsor toe. Met dit laatste omschrijf je waarom jouw evenement zo uniek is, hoe groot het bereik van de kandidaatsponsor is bij het doelpubliek en hoe klein zijn inzet maar moet zijn in vergelijking met gelijksoortige evenementen. Je mag blufpoker spelen, maar mik niet te hoog. Je dossier moet gevat en geloofwaardig zijn. Als je jezelf kan baseren op positieve feiten, cijfermateriaal, illustraties, lovende persartikels… van vorige edities of kan uitpakken met grote namen, mediadeals, andere grote sponsors, … sta je al een stevige stap voor. - Een ander luik is het harde cijferwerk. Marketing directors, die je dossier uitpluizen, willen zwart op wit gegevens die hun ‘financiële input’ tegenover de ‘benefits’ (ook wel de ‘voordelen’) stellen. Meestal wordt berekend hoeveel geld ‘per kop’ door hen gespendeerd moet worden. Al naargelang de intensiteit van het bereik per persoon, de uitstraling van je festival en de extra voordelen die sponsors genieten (backstagetikets, media-aandacht, uitgewerkte acties op de festivalsite, …) beslissen ze om wel of niet in jouw verhaal mee te stappen. 30

- Tenslotte kan je verschillende ‘formules’ uitwerken. Daarbij geef je aan wat een sponsor in ruil voor een bepaald budget krijgt. Exclusief partnership: deze sponsor wordt jouw enige en exclusieve sponsor, of deze sponsor krijgt ten opzichte van andere sponsors iets meer. (bv. TMF is voor StressFactor een exclusieve sponsor, dat zie je o.a. doordat TMF mee in het logo van StressFactor vervat zit.), Andere partnerships kunnen dan weer gesloten worden rond drukwerk of algemene sponsoring. Weeg goed af welke formule welke voordelen heeft en zorg dat de ‘verhoudingen’ kloppen. (Het kan niet dat een sponsor die 2.500€ investeert enkel maar op een paar drankbonnetjes meer komt te staan dan een sponsor die slechts 100€ neertelt)

VeRkOOpSGeeSt
Met je dossier kan je de baan op. Ter voorbereiding breng je alle mogelijke partijen in kaart. Daarbij is het belangrijk dat je een reden vindt die verklaart waarom een firma jou zou sponsoren. (Omdat jij het doelpubliek bereikt dat ook zij voor ogen hebben / ze een nieuw product uit hebben dat ze op jou festival kunnen promoten / ze het belangrijk vinden in muziek te investeren / omdat een concurrent op dezelfde soort evenementen communiceert...). Op deze reden zal je je hele sponsorgesprek baseren. Je moet vooraf ook goed inschatten op welk niveau je sponsors moet zoeken. Voor een evenement van 500 man val je bv. Coca Cola nationaal niet lastig, maar spreek je de regiomanager aan. Vervolgens ga je op zoek naar de juiste contactpersoon binnen een firma (hoe groter het bedrijf, des te meer ‘marketing director sales manager communication supervisor’-achtige mensen er rondlopen die het dossier aan mekaar doorspelen). Persoonlijke contacten zetten je een stevige stap voor op andere evenementen die op zoek zijn naar sponsoring. Wees vastberaden en informeer regelmatig telefonisch naar hoe ver de beslissingen gevorderd zijn. Je moet daarbij zelf een evenwicht vinden tussen het ‘in de aandacht houden’ en het ‘tot vervelens toe lastigvallen’. Als je het laatste te veel doet, dreig je afgewimpeld te worden. Jij blijft de vragende partij natuurlijk.

Het plan

SpOnSORS MOet je In De Watten leGGen!
Mede dankzij jouw partners kan je een fantastisch festival organiseren. Het is dus belangrijk dat je je sponsors laat merken dat je hen daarvoor dankbaar bent. Akkoord, sponsors krijgen in ruil van jou allerlei zaken maar uit beleefdheid of met een volgende nog straffere editie van het festival in het achterhoofd kan een extraatje geen kwaad. Wat kan je je bij zo’n extraatje voorstellen? - Nodig je sponsors uit op het festival. Onthaal hen in de speciaal voorziene sponsorruimte. Biedt hen een drankje en een hapje aan. Zorg er dan wel voor dat je alle afspraken nageleefd hebt. Als je een sponsor een banner (spandoek) op het podium beloofde dan moet die er ook effectief hangen. - Stuur de sponsor achteraf een verslag van het festival. Eventueel kan je dit aanvullen met positieve krantenartikels, foto’s (vanzelfsprekend foto’s waarop het promomateriaal van de sponsor en vooral véél volk te zien is) - en cijfermateriaal. Benadruk vooral dat je al wat je de sponsor beloofde hebt waargemaakt. - Nodig de sponsors achteraf uit voor een etentje. Eventueel kan je dan aankondigen dat er een volgende editie van je festival komt. Tip: het kan nuttig zijn om naast sponsoring op zoek te gaan naar partners in de non-profit sector (bv.: NGO, jeugdbeweging,…). Deze partners kunnen geen budget in je festival investeren maar misschien willen ze wel een leuke activiteit op het festivalterrein organiseren of jouw evenement via hun e-zine / tijdschrift / website promoten. Verder kunnen hun namen mee uitstraling geven aan jouw festival. In Hoofdstuk 1 lees je onder 1.2.13 meer over de praktische organisatie van een sponsorruimte in de backstage.

SuBSIDIeS
Er bestaan ook mogelijkheden om via de overheid financiële ondersteuning te krijgen. Ook hier geldt dat er veel vissen in dezelfde vijver zwemmen en het eten snel op is. Een gezonde verkoopsgeest is ook bij het aanvragen van een overheidssubsidies onmisbaar. Afhankelijk van de soort subsidie omschrijft de subsidiërende instantie een aantal kernpunten waaraan je project moet beantwoorden. Onderzoek vooraf grondig welke deze eisen zijn. Wordt er gevraagd naar projecten met een universele uitstraling, een grote artistieke originaliteit, een expliciet Vlaamse / internationale invulling...? Nagaan welke de projecten zijn die in het verleden op eenzelfde subsidie konden rekenen, kan zeker interessante info opleveren. Subsidies kan je bekomen op verschillende niveaus: gemeentelijk, provinciaal, via de Vlaamse Gemeenschap, op federaal of Europees niveau. Elke instantie heeft zijn verschillende financiële middelen, richtlijnen of principes voor ondersteuning.

VlaaMSe GeMeenSCHap www.poppunt.be www.100procentpuur.be www.vlaanderen.be/cultuur/

BRuSSelS HOOFDSteDelIjk GeWeSt www.vgc.be. pROVInCIeS www.limburg.be/jeugd www.provant.be www.oost-vlaanderen.be/cultuur www.west-vlaanderen.be www.vl-brabant.be

SF
Het StressFactor-team werkt met enkele grote sponsors samen. De school kan, als ze dat wenst, ook zelf naar sponsors op zoek gaan. Om conflicten met de StressFactor-sponsors te vermijden, zoek je best naar lokale sponsors die sponsoren ‘in natura’: een drukker voor je inkomtickets, een bakker voor de broodjes, … Het kan in dit kader interessant zijn om na te gaan of er ouders van leerlingen zijn die willen sponsoren. geef van zodra je met sponsors gaat werken een seintje aan StressFactor. Zo kunnen er goede afspraken gemaakt worden over de verhoudingen tussen onze en jouw sponsors. Bekijk eventueel eens of de mini-onderneming bij jou op school een inbreng kan hebben in het festival. StressFactor werkt daarnaast samen met partners uit de non-profit sector. Ook wat dit soort samenwerkingen betreft kan de school zelf ideeën uitwerken. Wij raden alvast aan om eens te polsen bij de lokale jeugdraad, wereldwinkel, sportclub,… of zij in ruil voor wat promo een leuke ‘randactiviteit’ willen voorzien.

SF

GeMeente

Het kan interessant zijn om op zoek te gaan naar de subsidiemogelijkheden in jouw gemeente of provincie. In het verleden verkregen scholen die een StressFactor organiseerden reeds subsidies via het jeugdwerkbeleidsplan en het Dynamo2 project. tijdig informeren is bij dit alles de boodschap.

Festivallen en Opstaan

31

2.3.8 unIt BaCkStaGe
De ‘backstage area’ krijgt op grote festivals ook wel eens de naam ‘artiestendorp’. Iedere band heeft er z’n eigen stek. Daar bereiden de artiesten zich voor op hun optreden, kleden ze zich om, nemen ze de playlist door,… daarnaast is er ook de gemeenschappelijke ruimte - het dorpsplein als het ware - waar de groepen kunnen verbroederen. Eten gebeurt meestal in de gemeenschappelijke ruimte, al komen sommige artiesten de kleedkamer enkel uit om op te treden. Een leuke en rustige backstage heeft z’n voordelen: - Hoe gelukkiger de artiest, hoe meer zin hij heeft om een fantastische show te spelen - Het circuit in België is klein: wie weet welke band je voor je volgende festivaleditie kan strikken dankzij wat mond-tot-mondreclame... De belangrijkste taak van de ‘unit backstage’ is de ontvangst en opvang van de artiesten. Zorg voor een warm welkom. Leid de groep rond en zorg dat er een contactpersoon is bij wie ze steeds terechtkunnen. Maak hen wegwijs: je denkt er soms niet aan, maar ook backstage moeten er wegwijzers hangen. Artiesten die verloren lopen en zo het podium niet meer vinden: het gebeurt! Lees ook meer over de backstage onder 1.2.13 Backstage. Informeer je over backstage security in 2.3.5 D.

SF

De leerlingen staan in voor de opvang, begeleiding en bediening van artiesten. Hoewel het van veraf soms moeilijk te geloven is, zijn artiesten ook gewone mensen zoals jij en ik. Wees dus gewoon vlot, vriendelijk en beleefd. Voorzie per band minimum één verantwoordelijke die zichzelf bij aankomst voorstelt en waarvan de band weet dat ze steeds bij deze persoon terecht kan. Overweeg om met badges voor zowel de medewerkers als artiesten te werken. Blijf in de nabijheid van de groep waarvoor je verantwoordelijk bent. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van alle noodzakelijke informatie. (“Wanneer is het eten voorzien?”, “Hoe laat moeten we spelen?”, “Waar is het toilet?”, …)

32

Het plan

2.4 De IMpleMentatIeFaSe OFte De FeStIValDaG!

- Hou een lijst bij met de contactgegevens van ‘belangrijke personen’: de gsm-nummers van de bandmanagers (en eventueel van een extra contactpersoon) Een goede voorbereiding is alles! Vandaag, op jouw festide brouwer, de coördinator van de hulpdiensten, de valdag, mag je dus languit in het gras liggen en genieten hoofdtechnieker,… van die zalige bands die jij programmeerde. Nee, toch niet helemaal. Genieten moet je absoluut doen maar - Delegeer tijdig. Net zoals tijdens de voorbereidingen, is toch zal je als hoofdorganisator de hele dag in de weer het niet de bedoeling dat jij alle werk in handen neemt. zijn: checken of de artiesten op tijd zijn, een probleem bij Los de problemen dus op maar geef de uitvoering de techniek oplossen, nagaan of de bonnetjesverkoop ervan als dat kan in handen van je medewerkers. verloopt zoals gepland, sponsors verwelkomen,… - Bewaar vooral je kalmte. Jij bent de persoon bij wie heel veel mensen met even zoveel vragen zullen komen. Om je ‘StressFactor’ op deze dag niet de hoogte in te Belangrijk is om die rustig te beantwoorden. Zo zorg jagen geven we je graag nog deze tips: je ervoor dat je medewerkers, ook al zijn er eventueel - Stel een tijdschema op voor de festivaldag zelf. Hou dit problemen, zelf ook rustiger blijven. schema steeds bij de hand en geef het ook door aan je En verder: kijk af en toe eens rond en besef dat jij degemedewerkers. Zo weet iedereen perfect wat, wanneer, ne bent die ervoor zorgde dat al die mensen zich nu waar en hoe… amuseren. Fijn! - Overloop het tijdschema de dag voordien met alle SF medewerkers. Zo heb je ruim de tijd om een eventuele ‘vergetelheid’ op te sporen of om al hun vragen te beant- Op de festivaldag zelf voorziet StressFactor één coördinator. Deze leidt het festival samen met de hoofdorganisawoorden. tor van de school in goede banen.

2.5 De eValuatIe
Van evalueren kan je leren! Evalueer je festival daarom grondig. Zeker als je een volgende editie van je festival in gedachten hebt kan je op een evaluatie veel nuttige info verzamelen. Ook als je niet meteen plannen hebt om er volgend jaar opnieuw in te vliegen kan het nuttig zijn te weten wat jouw medewerkers van het festival vonden. Problemen tussen medewerkers onderling kunnen hier bijvoorbeeld uitgepraat worden. En verder doet het natuurlijk ook goed om te horen dat iedereen absoluut zijn best heeft gedaan!

dat ze bv. vonden dat de securityploeg niet goed functioneerde, ze kunnen ook uitleggen waarom. Als je met een grote ploeg medewerkers werkte kan je er voor kiezen om de evaluatie per unit te houden of om enkel de hoofden van iedere unit bijeen te roepen. Duid voor dit gesprek zeker een goede verslagnemer aan. Want bij de voorbereiding van de volgende editie zal je zeker gebruik maken van deze nota’s.

Je kan ook de mening van je publiek vragen over het festival. Een groot ‘publieksonderzoek’ organiseren is waarschijnlijk overdreven maar toch kan je bij een beperkt deel van je publiek naar hun mening polsen. Een De vragen voor de evaluatie opstellen doe je best aan de hand van het draaiboek. Daarbij overloop je nog eens leuk middel daarvoor is ‘een poll’ organiseren op je weballe taken van de units, bekijk je welke belangrijke dead- site. Beperk dan wel het aantal vragen en zorg ervoor dat je publiek simpelweg een antwoord kan aanvinken. lines er waren,… op basis daarvan stel je per unit een lijst met te evalueren punten op. Belangrijk is dat je de bv.: Was er genoeg variatie in de affiche? evaluatie zo snel mogelijk na het eigenlijke evenement o ja o nee houdt. Op die manier liggen de ‘goede’ en ‘minder goede punten’ bij de medewerkers nog fris in het geheugen. Spoor mensen ook aan om deel te nemen door bijvoorEen evaluatie kan je op verschillende manieren doen. Je kan je medewerkers een ‘evaluatieformulier’ met vooraf geformuleerde vragen / open vragen / een combinatie van de twee geven. Deze kunnen ze dan ingevuld terug aan jou bezorgen. Let er wel op dat je vragen duidelijk zijn en dus niet op verschillende manieren geïnterpreteerd kunnen worden. Hou verder het aantal open vragen beperkt. (Open vragen zijn vragen waarop je zelf een antwoord moet formuleren en je dus niet kan kiezen uit vooraf geformuleerde antwoorden.) Interessanter is echter om met de hele ploeg rond de tafel te gaan zitten. Op die manier krijg je immers meer genuanceerde antwoorden van je medewerkers. Bij een ‘evaluatiegesprek’ kunnen ze m.a.w. niet alleen zeggen beeld prijzen weg te geven. Verder kan je natuurlijk ook naar de mensen hun mening polsen door gewoon met zoveel mogelijk aanwezigen een babbeltje te slaan.

Omdat ook wij van StressFactor nog ieder jaar bijleren bezorgen wij alle deelnemende scholen na het festival een evaluatieformulier. Daarnaast raden we aan om met de organiserende leerlingen een eigen evaluatie uit te werken. Je kan immers nog zo veel organiseren, zonder te evalueren zal je nooit precies weten waar je nu wel en niet kan bijsturen. Als je dat wil mag je ons zeker het verslag van deze evaluatie bezorgen!

SF

Festivallen en Opstaan

33

De papierw
“Leve de bomen, weg met de papierberg”, denken we graag. Bij een festival komt echter een berg papierwerk kijken. Denk alleen maar aan verslagen, contracten, vergunningen, begrotingen, facturen, verzekeringspapieren, … Het is niet onze bedoeling je in onderstaand hoofdstuk een snelcursus boekhouden te geven. Wat we wel doen is je in grote lijnen meer uitleg geven over de begroting, die je vooraf maakt, en de boekhouding waarin het hele financiële plaatje van je festival wordt bijgehouden. Verder halen we enkele elementen aan die specifiek met de ‘administratie’ van een muziekfestival verbonden zijn. Daarbij hebben we het achtereenvolgens over SABAM, de Billijke Vergoeding en het nieuwe artiestenstatuut.

34

De papierwinkel

rwinkel
3.1. BEGROTING
Voor je de organisatie van je festival begint, moet je een kostenraming of begroting maken. ‘Ramen’ betekent ‘schatten’. Door alle kosten zo realistisch mogelijk in kaart te brengen kan je een schatting maken van het budget dat je nodig hebt om je festival te realiseren. Aan de andere kant ga je ook na hoe je de kosten zal recupereren. Van de raming hangt de grootte en uitstraling van je festival af. Hoe pak je dit aan? Enerzijds maak je een opsomming van alle ‘uit gaven’: Huur terrein, huur materiaal (techniek: licht & ge SABAM, Billijke Vergoeding artiesten, betaling personeel (hiervoor kan je misdie gratis binnen mogen in ruil voor een x-aantal uren werk), verzekeringen en vergunningen, veilig heidsvoorzieningen, … Anderzijds maak je een opsomming van alle mogelijk ‘inkomsten’: Aantal toegangskaarten dat je denkt te verkopen, sponsoring, subsidies, verkoop drank en eten (dit kan je ook uitbesteden: dan krijg je inkomsten door de verhuur van de standplek), camping en toiletten (ook deze zaken kan je uitbesteden), merchandising, … Wanneer je op voorhand merkt dat het eindsaldo niet positief zal zijn, moet je óf snijden in de uit gaven, óf zorgen dat er meer inkomsten zijn.

BOEKHOUDING
Eens de organisatie van je festival gestart is moet je een boekhouding bijhouden. In die boekhouding verzamel je alle inkomsten en uitgaven. Je stelt hiervoor best een boekhouder aan. Deze boekhouder zal ook nauwkeurig opvolgen of alle betalingen op tijd uitgevoerd worden of binnenkomen. Het bijhouden van een goede boekhouding is heel belangrijk voor het voortbestaan van je festival. Als je subsidies krijgt zal je bijvoorbeeld meestal ook een controle op de boekhouding krijgen. Ook als vzw heb je de verplichting een boekhouding bij te houden. houder bekijken of er winst gemaakt werd. Deze winst bereken je eenvoudig als volgt: DE INKOMSTEN - DE UITGAVEN = EINDSALDO Bedoeling is natuurlijk dat dit eindsaldo positief is! Je maakt ook liefst een pak winst zodat je een beginkapi taal hebt voor een volgende festivaleditie. Reken echter voor een goed project op een eerste editie met licht verlies, een tweede jaar op break -even (nuloperatie) en een derde jaar met een winstmarge. Zo heb je een gezonde groei verwezenlijkt. Meer informatie over ondernemen in het kader van de mini onderneming lees je op www.vlajo.org.

SF
Met StressFactor bieden we je een all in formule aan. Wij houden een eigen boekhouding bij voor artiestengages, technische benodigdheden, loonprestaties van techniekers, … de school krijgt enkel een factuur van 8 euro per ingeschreven leerling. Deze is gebaseerd op het aantal leerlingen zoals vermeld op de SO1 die de school in januari aan het StressFactor-team bezorgt. Omdat er een aantal mogelijkheden zijn voor de school om gemaakte onkosten te recupereren, kan de oefening om een boekhouding op te maken zeker uitgewerkt worden. Je kan je festival zelfs aanpakken in een heuse mini-onderneming.

Festivallen en Opstaan

35

3.2. SaBaM en De BIllIjke VeRGOeDInG 3.2.1 SaBaM
Wanneer je een festival organiseert worden er natuurlijk liedjes gespeeld. Deze liedjes zijn het werk van ‘songschrijvers’. Zij zijn m.a.w. ‘de auteurs’ van deze liedjes. Onder auteurs verstaan we zowel de componisten van een nummer als de tekstschrijvers. Het spreekt voor zich dat je iemand voor zijn/haar werk moet vergoeden. Daarom worden deze auteurs beschermd door het auteursrecht. Dat bepaalt dat telkens iemand het liedje van een songschrijver vertolkt, een ‘huurprijs’ betaald moet worden. Dit moet zelfs wanneer de schrijver deel uitmaakt van de band. Omdat liedjesschrijvers niet zelf kunnen controleren wie waar en hoeveel hun liedjes vertolkt worden, heeft elk land een organisatie die dat voor hen doet. In België is dat SABAM (Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers). Deze auteursmaatschappij vertegenwoordigt de belangen van schrijvers (waaronder componisten en/of tekstschrijvers) uit binnen- en buitenland op het Belgische grondgebied. Belangrijk is wel dat artiesten lid moeten worden van SABAM als ze ook inkomsten willen via het auteursrecht. Ze moeten daarvoor aan SABAM lidgeld betalen. De verdeling van de bedragen onder de artiesten gebeurt dan weer volgens bepaalde verdeelsleutels. SABAM int de verschuldigde bijdragen bij de organisatoren. Hoeveel je precies verschuldigd bent, wordt bepaald op basis van een aantal praktische parameters. Van belang zijn o.m. de inkomprijs, de grootte van je festivalterrein, de uitkoopsom van je artiesten,…. Sinds 14 april 2006 past SABAM voor festivals het principe van de ‘degressiviteit’ toe. Dit houdt in dat het percentage dat een organisator voor SABAM betaalt, daalt naarmate de organisator hogere inkomsten bereikt of over een groter artistiek budget beschikt. Maximaal zal SABAM je per bezoeker 8% van de kostprijs van een toegangsticket of 8% van je totale artistieke budget kosten.

De aangifte dien je ten laatste 10 dagen voor je evenement in. Deze gebeurt schriftelijk bij het lokale inningskantoor. Formulieren voor aangifte vind je op de SABAMwebsite. Hierop vind je ook de voorwaarden waaraan je aan moet voldoen en de parameters die SABAM hanteert. Ook de adressen van de lokale kantoren vind je hier terug. Meer informatie over SABAM lees je op www.sabam.be De school staat als organisator in voor het betalen van de bijdrage aan SABAM. StressFactor maakte hierover met SABAM een raamakkoord. Dat betekent dat StressFactor instaat voor de praktische regeling van deze betaling. De factuur voor SABAM wordt samen met de festivalfactuur aan de school bezorgd.

SF

36

De papierwinkel

3.2.2 De BIllIjke VeRGOeDInG
Bij het maken van muziek zijn niet enkel schrijvers/ componisten, maar ook uitvoerders en producenten betrokken. Ook de muzikanten die een muziekstuk inspelen en de producers die hen daarbij ondersteunen, hebben recht op een vergoeding, wanneer hun muziek via CD’s, platen,... voor publiek wordt afgespeeld. De verschuldigde bijdrage hiervoor noemt men de Billijke Vergoeding. De inning van de vergoeding voor producenten gebeurt door SIMIM, deze voor artiesten-vertolkers is in handen van URADEX. De Billijke Vergoeding op evenementen wordt o.a. berekend op basis van het openlucht / gesloten karakter, de grootte van het terrein en het aantal luidsprekers. De verschuldigde bijdrage wordt verder verrekend per dag. Als je op regelmatige basis in het openbaar muziek (werken van uitvoerders) afspeelt, kan je voor de betaling ook een jaarregeling treffen. Een aantal lokale organisatoren zijn voor de organisatie van occasionele evenementen, vrijgesteld van de betaling van de Billijke Vergoeding. Meer info hierover vind je eveneens op de website. De aangifte voor tijdelijke activiteiten dient ten minste 5 werkdagen op voorhand te gebeuren via de daarvoor bestemde aangifteformulieren. Deze vind je, samen met meer info over tarieven en aangifte op www.ikgebruikmuziek.be Opgelet!!! Het netwerk van SABAM, SIMIM en URADEX is wijdvertakt. De medewerkers houden de cultuurkalenders goed in de gaten. Wie geen aangifte doet, kan bovenop het bedrag van de niet-betaalde factuur ook nog een boete aan z’n been hebben!

Meer info over de Billijke Vergoeding lees je op www.ikgebruimuziek.be.

SF
De aangifte van het StressFactor-festival bij SABAM en de Billijke Vergoeding gebeurt door StressFactor. Wij zullen hiervoor ten gepaste tijde extra info opvragen bij de school (bv.: afmetingen festivalterrein). De kosten voor beide vergoedingen zijn evenwel niet in de deelnameprijs van het festival verrekend. De school zal dus voor zowel SABAM als de Billijke Vergoeding een factuur ontvangen. Deze voor SABAM wordt verzonden met de factuur van het festival. De factuur voor de Billijke Vergoeding ontvangt u via de inningsmaatschappij van die vergoeding.

Festivallen en Opstaan

37

3.3. Het nIeuWe aRtIeStenStatuut
Het heeft jaren geduurd, maar het is er: het nieuwe kunstenaarsstatuut! Voortaan kan je als kunstenaar ook sociale bescherming genieten en heb je recht op remgeld, ziekteverzekering, vakantiegeld, …. Dat heeft voor jou als organisator natuurlijk wel zijn gevolgen. In een notendop… Artiesten kunnen op twee manieren betaalde artistieke opdrachten verrichten. Ofwel doen ze dat als zelfstandige, ofwel als werknemer. In het laatste geval zijn ze steeds verbonden aan een werkgever. Willen ze graag via één vaste werkgever werken dan kunnen ze ervoor kiezen om zich bij een SBk (Sociaal Bureau voor kunstenaars) aan te sluiten. Als een artiest zijn opdracht als werknemer-uitzendkracht verricht zal alle administratie verlopen via een SBK dat dienst doen als specifieke uitzendkantoren voor kunstenaars. In dit geval spelen de SBK’s de rol van werkgever voor de kunstenaar. Kunstenaars kunnen zich bij zo’n bureau inschrijven en hun opdrachtgever vragen om hun loon via een dergelijk kantoor te betalen. Het kantoor zorgt dan (tegen inhouding van een commissie) voor de vervulling van alle sociale verplichtingen. Handig is om sowieso, los van de SBK’s, met deze artiesten ook rechtstreeks een contract af te sluiten. Meestal verloopt dit via een boekingskantoor. In dit contract kan je dan dieper ingaan op de ‘meer artistieke’ afspraken. Beslissen kunstenaars om zich niet bij een SBK aan te sluiten dan zal jij als organisator de rol van werkgever vervullen. De artiesten die bij je optreden (ook al is dat maar voor een uurtje) dien je dus nadien te “ontslaan”. Jij zal als werkgever ook alle verplichtingen moeten nakomen die het tewerkstellen van personen met zich meebrengt. Zo zal je bv. sociale lasten moeten betalen. Artiesten kunnen er ook voor kiezen om als zelfstandige te werken. In dat geval is de kunstenaar dus ‘zijn eigen werkgever’ en geef jij deze kunstenaars gewoon een

opdracht maar zal je niet als werkgever aanzien worden. Naast deze verschillende statuten is het belangrijk na te gaan of artiesten zich onder een bepaalde rechtsvorm georganiseerd hebben. De meest voorkomende rechtsvorm zal in dat geval de vzw zijn. Ook als artiesten in een vzw georganiseerd zijn kunnen ze beroep doen op een SBK. In dat geval is de vzw van de kunstenaar de opdrachtgever via wie de kunstenaar betaald wordt. De vzw factureert dus aan de werkelijke opdrachtgever. Die opdrachtgever betaalt de factuur en met dat geld schrijft de vzw de kunstenaar in bij een SBK en betaalt zijn eigen vzw zijn loon. (Via de factuur van het SBK). Tip: informeer altijd grondig in welk statuut de optredende groepen zich bevinden en of reeds sociale bijdragen betaald werden. Voor meer informatie over het statuut van de kunstenaar kan je terecht bij het Kunstenloket, www.kunstenloket.be. Van heel deze administratieve toestand hoeft de school zich niets aan te trekken. Het volstaat te weten dat het StressFactor-team alle artiesten correct uitbetaald en de hele papierwinkel hierrond opvolgt.

SF

38

De papierwinkel

3.4. COntRaCten
Optredens leg je vast in contracten. Hoewel afspraken in de muzieksector en tussen artiesten onderling nog vaak mondeling gebeuren, zet je ze, om problemen te vermijden, toch best op papier. Van zodra een groep op regelmatige basis optreedt, zal ze een standaardcontract opmaken. Dit noemen we artiestencontract. Vaak bemiddelt een boekingskantoor tussen organisator en artiest en stelt hiervoor een boekingscontract op. Artiest- of boekingscontracten zijn meestal in een standaardvorm opgesteld. Waar jij als organisator in de eerste plaats op moet letten zijn de eisen waaraan de organisator moet voldoen. Zo zal je in de contracten of als bijlage bij die contracten alle info vinden over de gevraagde veiligheidsmaatregelen, de specifieke technische vereisten (technische rider) en de artistieke eisen (de artistieke rider omhelst meestal eten en drinken en enkele extra eisen als handdoeken voor op podium, …). Over boekingscontracten kan je altijd onderhandelen met het boekingskantoor. Ga er trouwens niet van uit dat artiesten weten wat er in dit contract staat, artiesten zijn nu eenmaal geen ‘papiermensen’. Onderhandel dus met de persoon die als contactpersoon in de overeenkomst staat. Verder is contracten opmaken of uitpluizen een vak apart. Het komt er vaak op neer over voldoende vakkennis, een grote leesbril voor kleine lettertjes en een heldere geest te beschikken. Neem dus de tijd om contracten grondig uit te pluizen en aarzel niet om meer informatie aan de betrokken partij of specialisten ter zake te vragen. Bewaar ook altijd een ondertekend exemplaar van het contract op een veilige plek. Om contracten geldig te ondertekenen moet je overigens meerderjarig zijn.

“Moest ik nu U2, of Britney of de Koning van Belgie zijn, dan zou ik misschien een paar eisen mogen en kunnen stellen. But hey, ik ben maar een boerekloot van Antwerpen, dus ... 39 flessen plat water, wat eten, een paar Red Bulls en wat flessen Cola en m’n dag kan niet meer stuk.” (Axl Peleman)

Een voorbeeld van een boekingscontract vind je in Bijlage 4.

SF
Van de onderhandelingen met artiesten en boekingskantoren en het uitwerken van contracten hoeft de school niet wakker te liggen. Het StressFactor-team handelt als projectcoördinator en treedt op in naam van de organiserende school. Om paniek te vermijden geven we je graag nog de volgende quote van Axl Peleman mee, die in navolging van zijn StressFactor-optredens toch een woordje kwijt wilde

Festivallen en Opstaan

39

Werkplan
Een volledig draaiboek opstellen met vooraf goed afgesproken deadlines is dé belangrijkste taak in de voorbereiding naar je festival. Zo’n draaiboek zorgt er voor dat je zonder veel stress naar je festival toe kan werken om uiteindelijk te genieten van een dag waarop alles vlot verloopt. De hoeveelheid pagina’s die aan dit hoofdstuk vooraf gingen, bewijzen echter dat er bij de voorbereiding van een festival heel wat komt kijken. Het opstellen van een draaiboek is dus allesbehalve een eenvoudige taak. Daarom helpen we je in dit hoofdstuk een handje. Hieronder geven we je een werkschema waarmee je meteen praktisch aan de slag kan. Stapsgewijs en chronologisch zetten we alle belangrijke taken van de verschillende units op een rijtje. Let op, dit stappenplan is een algemene richtlijn. Zoals eerder gezegd is het volledig aan jullie om te kiezen in welke mate jullie alles willen / kunnen / zullen uitwerken. Wij reiken je graag ideetjes aan en geven je een gezond tijdschema mee. Maar wie weet is jouw team wel zodanig gemotiveerd dat jullie dit werkplan een pak sneller doorlopen… of wie weet bedenken jullie wel nog allerlei extra’s om je festival nog leuker te maken! Denk er in ieder geval aan om van de vergaderingen met je team verslagen te maken. Ze geven je een basis om bij problemen / vragen naar terug te grijpen. Verder weet iedereen die het verslag kreeg zo ook perfect wat hem / haar te doen staat. Over naar jou!

40

Werkplan StressFactor

StressFactor
4.1 De GROte VOORBeReIDInGen
Met onderstaand overzicht zetten we je op weg voor de praktische voorbereiding van je festival. Dit overzicht grondig doorlezen is de boodschap!

4.1.1 unIt alGeMene ORGanISatIe Wat:
• De algemene organisatie is vanaf de eerste voorbereiding tot op de dag zelf het hart van het festival. Hier vertrekt alles en komt alles terug samen. • Stel een draaiboek op. Zet hierin alle taken voor de verschillende units uiteen. Zoek voor elke unit verantwoordelijken. Stel een tijdslijn op waarop je de voor de units te behalen deadlines noteert. Maak hiervoor gebruik van het overzicht dat we je hier in het ‘werkplan StressFactor’ geven. • Geef duidelijke opdrachten aan de units. Kader deze opdrachten in het grote festivalgeheel. • Controleer de verschillende units. Vraag verslagen van hun vergaderingen. Weet waaraan ze werken, en stuur (tijdig) bij waar nodig. • Maak verslagen van de vergaderingen met je algemene organisatieteam. Zorg ervoor dat alle medewerkers een verslag krijgen en zo op de hoogte blijven. Ga ook na hoe je hen best bereikt (e-mail, post, interne post).

Unit Algemene Organisatie

WIe:
• Een team van 3 à 5 personen (meer personen zorgen vaak voor een logge en moeilijk werkbare organisatie.) • 1 Hoofdorganisator en 1 communicatieverantwoordelijke, en enkele andere medewerkers • Mensen die graag brainstormen, controle en overzicht kunnen behouden, losse ideeën kunnen omzetten in concrete voorstellen, graag samenwerken en anderen kunnen motiveren • Mensen uit de bestaande schoolstructuren (leerlingenraad, -parlement, …), ‘frontmensen’, mensen die populair zijn, er 100% voor gaan en vooral veel overtuigingskracht bezitten. • Mensen die ervaring hebben in het organiseren van projecten, fuiven en evenementen, of mensen die van aanpakken weten en vol enthousiasme zijn om die ervaring op te doen Festivallen en Opstaan 41

VeRGaDeRInGen:
• Voorgesprek: kennismaking met het project – gesprek met de geïnteresseerde leerlingen, de StressFactor-coördinator en eventueel directie en leerkrachten • Zes tot drie maanden vooraf:
- Lees ‘Festivallen en Opstaan’ door.

- Kies de festivalaffiche via de StressFactor-website. (Leerlingen die hun festival in het najaar organiseren doen dit meestal als ze al een pak verder staan met hun voorbereidingen rond het festival!!!) Werk een leuke manier uit om alle leerlingen te motiveren hun stem uit te brengen - De eerste grote vergadering: algemene informatie over het festival geven aan je medeleerlingen, de leerkrachten, directie en, indien nodig, de ouders. Op deze eerste bijeenkomst kan je ook nagaan wie graag wil meewerken. • Drie maanden vooraf:
- Stel een draaiboek op en leg zo veel mogelijk deadlines vast.

- Vraag de directie/ het secretariaat om in februari de SO1 van de school naar StressFactor door te sturen/faxen. (Hierop staat het aantal leerlingen van de school vermeld, op basis daarvan stellen wij de factuur voor jouw festival op). - Taakverdeling en toelichting van de units. - Toelichting draaiboek en overlopen alle deadlines: wat moet wanneer klaar zijn? - Halfweg de vergadering: per unit samen zitten, data prikken voor aparte vergaderingen, eerste takenlijst opmaken. (Taken units: zie volgende punten) - Afspreken hoe vaak je zal vergaderen. Data voor deze vergaderingen vastleggen en deze afstemmen op de na te leven deadlines. - Beschikt de school over voldoende energievoorziening (380V – 2x 32Amp)? Zo niet, ga na waar je een stroomgroep kan lenen / huren. - Neem contact op met de jeugddienst van de gemeente in verband met de ‘uitzondering op de geluidsnormen’. Moeten er nog verdere afspraken gemaakt worden met de gemeente? - Check of er materiaal is dat je wil uitlenen bij de jeugddienst of de uitleendienst. (Bv.: nadarhekken) vaak moet dit enkele maanden vooraf al aangevraagd worden. - Bespreek wie instaat voor alle afspraken i.v.m. de betaling van SABAM en de Billijke Vergoeding. Overleg dit zeker met de schooldirectie. • In regelmatige tussentijd: - Vergaderingen met het team algemene organisatie bedoeld om een stand van zaken op te maken: vorderingen, schema, bijsturingen. - Het StressFactor-team op de hoogte houden via mail of bij dringende vragen telefonisch. - 1 Grote vergadering: * Update van alle units (zo weet iedereen waar de anderen mee bezig zijn) * Evaluatie vorderingen (tips van wie het van buitenaf bekijkt, kunnen heel opbouwend zijn) * Tijdslijn overlopen: wat moet er de komende weken gebeuren? * Bezorg het StressFactor-team gerust een verslag van deze vergadering. • Twee weken vooraf: - Je krijgt van het StressFactor-team een concrete dagplanning en de ‘eisen’ van de artiesten. Overloop deze, verwerk ze op maat van de units en breng hen hiervan op de hoogte. 42 Werkplan StressFactor

- Stel een takenlijst op voor de festivaldag zelf. Overloop wie welke taak voor zijn rekening neemt. Zie erop toe dat iedereen weet wanneer hij waar precies verwacht wordt.. - Ga na welke de vier personen zijn die zullen instaan voor hulp bij de opbouw en afbraak van het podium. Deze personen moeten al om 7u ’s morgens aanwezig zijn. Is er dan ook iemand van de technische dienst van de school om het elektriciteitsnet te controleren en aan te sluiten? - Welke vier personen zullen vanaf 9u helpen bij de opbouw van de tech niek? Verder helpen deze vier in de namiddag ook bij de ‘change overs’ op het podium. Na het festival helpen zij de techniekers nog 1u met de afbraak. - Er komen ook stands van de StressFactor-partners. Wie zijn de 4 personen die vanaf 10u helpen met de opbouw van de festivalsite? Deze personen blijven na het festival nog even voor de afbraak van de randanimatie. Je kan eventueel een standje maken waar de leerlingenraad zichzelf kan promoten binnen de school. Bedenk hoe je dit best kan aanpakken. Hoe kan je uitleggen wat jullie activiteiten zijn / wat het nut van een leerlin genraad is / …? Voorzie medewerkers om deze stand te bemannen. - Maak een plan op van je festivalterrein. - Controleer of alle units klaar zijn. Indien er problemen zijn, probeer deze samen met hen op te lossen. • Één dag vooraf: - Zal iedereen op post zijn? Overloop met alle units de takenlijst voor de festivaldag. Zorg er zeker voor dat het volk voor de opbouw tijdig paraat staat. • De dag zelf: - Wees tijdig aanwezig. Omstreeks 8 uur (al naargelang de exacte tijdsplan ning) arriveert het podium. Volg de opbouw mee op en zorg dat alles vlot verloopt (indien nodig, spreek extra mensen aan). - Overloop kort het dagschema. Is al het nodige materiaal aanwezig? (Drank, eten, dranghekken, standjes, materiaal voor inkleding, …) - Algemene organisatietaken: medewerkers (badges verdelen, laatste maal taken overlopen, uurschema verduidelijken). * Crisisinterventie * Controle houden over de gang van zaken * Communicatie onderhouden met alle partijen * Werkschema in het oog houden en bijsturen waar nodig. - Zorg ervoor dat je voor iedereen herkenbaar bent als hoofdorganisator. Hou in de gaten of alles vlot loopt. Gun jezelf de tijd om te genieten (een must!). - Zorg ervoor dat de artiesten goed en wel naar huis kunnen vertrekken • Achteraf: - Organiseer een evaluatievergadering en eventueel een enquête: wat ging goed, wat kon beter, wat onthouden we voor een volgende editie... Maak hier een verslag van en geef het ook door aan het StressFactor-team. Vul ook de evaluatie die je van StressFactor kreeg volledig in.

4.1.2 UNIT STAGEHANDS WAT EN WIE?
Zie 2.3.2

Unit Stagehands

VERGADERINGEN:
Deze unit hoeft vooraf niet te vergaderen. Bepaal wel tijdig wie de dag zelf helpt. Vier personen volstaan om het podium op te bouwen en Festivallen en Opstaan 43

af te breken. Naast deze vier zullen vier andere personen dienst doen als stagehands. Het kan nooit kwaad om ter voorbereiding van deze taak eens naar een concert te gaan en te kijken hoe stagehands te werk gaan. De voornaamste vergadering gebeurt de dag zelf. De podiumbouwers van StressFactor begeleiden de vier opbouwers bij het opstellen van het podium. De techniekers van StressFactor briefen de vier stagehands over wat ze wanneer moeten doen. Snel en voorzichtig handelen, alert en handig zijn is voor een stagehand mooi meegenomen. Aarzel niet om vragen te stellen aan techniekers / bandleden. Beter niet handelen dan fout handelen! Stagehands moeten gedurende het festival de hele tijd ter beschikking staan van de techniekers. Tijdens het festival stellen ze zich op naast het podium om zo voorbereidingen te kunnen treffen voor de volgende groep of snel in te grijpen wanneer nodig. Voor het festival volgen we een strikt tijdschema, de vlotte hulp van de stagehands is daarom essentieel. Verder moet er hulp van vier personen voorzien worden om tussen 10u en het tijdstip waarop het festival van start gaat alle randanimatie op te bouwen. Deze vier zijn vrij tijdens het festival. Nadien blijven ze nog maximum 1u voor de afbraak van de stands.

Unit Catering

4.1.3 unIt CateRInG Wat en WIe?
Zie 2.3.3 De tijdslijn hieronder is vooral van toepassing als je besluit zelf de catering (backstage en / of op het festivalterrein) te verzorgen.

VeRGaDeRInGen:
• Twee maanden vooraf: - Welk eten / drinken bied je aan? Maak een onderscheid tussen catering backstage + catering festivalterrein. Maak je zelf alles klaar of doe je een beroep op een cateringbedrijf? - Ga je op zoek naar sponsoring in natura? Zet de mogelijkheden op een rijtje. (Ga eventueel na of er ouders van leerlingen zijn die via hun bedrijf iets kunnen aanbieden.) Maak afspraken met de unit sponsoring en subsidies - Welke ‘posten’ moet je bemannen? Wie doet dit? (drankstand, eetstand, catering backstage, evt. bonnetjesverkoop) - Wat moet alles kosten? - Hoe betaalt de festivalganger, cash of met bonnetjes? - Werk, indien nodig, een bonnetjessysteem uit. Hoe pak je de verkoop hiervan praktisch aan? - Wie staat in voor het financieel beheer? Zorg voor een veilig, betrouwbaar en waterdicht systeem. - Als je warme maaltijden wenst te maken, stel dan iemand aan die de veiligheidsmaatregelen hierover raadpleegt. - Denk ook na over milieuvriendelijkheid (www.ovam.be ) - Bespreek je voorstellen met de unit algemene organisatie. - Geef je voorstellen door aan de directie en vraag wat zij er van denken.

44

Werkplan StressFactor

• twee weken vooraf: - Overloop alle puntjes van de vorige vergadering. Is alles in orde? - Als je met externe cateraars werkt: zijn alle afspraken duidelijk gemaakt? Contracten opgemaakt? Kregen zij het tijdsschema? Waar is hun plaats op het festivalterrein? - Het StressFactor-team bezorgt je de ‘riders’ van de artiesten … waarin staat wat zij (niet) als maaltijd wensen, welke drank ze willen, … We geven je ook door voor hoeveel Crewleden (techniekers, podiumbouwers, coördinator, randanimatie) je maaltijden moet voorzien. Stel één persoon aan die alles in dit verband regelt. Hou er rekening mee dat de drie groepen op een verschillend tijdstip zullen eten. - Moet je zaken aankopen? Stel een boodschappenlijst op. Wanneer doe je de boodschappen? Wie doet deze? Waar haal je het budget voor deze inkopen vooraf? - Wie controleert de drankvoorraad de dag voordien en contacteert – indien nodig - de brouwer? - Is de keuken beschikbaar / het keukenpersoneel op de hoogte? - Hoe maak je het festivalpubliek duidelijk wat er te koop is en hoe ze daarvoor moeten betalen? (bv. grote borden, vooraf in de schoolkrant vermelden wat er te eten/drinken is) - Is er nood aan extra koelkasten, vriezers, … moet je hiervoor extra stroom voorzien? wie gaat dit na? - Wat moet de dag voordien allemaal (voor)bereid worden? Wie werkt hieraan mee? Hoe laat spreek je af? • De dag voordien: Tijdens deze ‘vergadering’ gebeuren alle praktische voorbereidingen voor de festivaldag. Als het lessenpakket / afspraken met de leerkrachten het toelaten, kan je deze voorbereidingen ook in de voormiddag van de festivaldag doen: bereiding eten, opbouw kraampjes, prijslijsten maken en ophangen, ijskasten versleuren, …

4.1.4 unIt teCHnIek Wat en WIe ?
Zie 2.3.4 Vier personen helpen de StressFactor-techniekers op de festivaldag. - zie Unit stagehands werk je met een zijpodium dan moet je met een afzonderlijk technisch team wel een aantal vergaderingen plannen. maak daarop goede afspraken over wie de techniek op het zijpodium verzorgt en waar je alle materiaal vandaan haalt. Vraag gerust raad bij StressFactor.

Unit Techniek

4 .1 .5 unIt SeCuRIty Wat en WIe?
Zie 2.3.5

Unit Security

VeRGaDeRInGen:
• twee tot één maand vooraf:
- Hoe ziet het festivalterrein eruit? waar zijn securityposten nodig?

- Hoeveel ‘manschappen’ zijn er nodig? - Wat houdt hun taak precies in? Maak afspraken i.v.m. wat wel / niet mag (in overleg met de directie en het lerarencorps) en wanneer je moet tussenkomen: crowdsurfen, rondlopen in de gangen, stagediven, duw- en trekpartijen, rook- of drankgedrag, … - Ga je te rade bij een professional? Is het nodig de brandweer te contacteren? Festivallen en Opstaan 45

- Hoe zit het met EHBO? Wie checkt op aanwezigheid en volledigheid van het EHBO-materiaal? Wie is verantwoordelijk voor EHBO en kan deze toepassen? Vraag je medewerking van het Rode Kruis? - Maak je gebruik van een walkietalkie-systeem? Welke kledij dragen de security en de EHBO-medewerker(s)? Stel een verantwoordelijke aan die voor dit materiaal zorgt. - Laat iemand scenario’s opmaken voor als er iets fout loopt (nooduitgangen, evacuatie, hulpdiensten contacteren). • Twee weken vooraf: - Overloop de punten van de vorige vergadering: is alles in orde? - Overloop de noodscenario’s: zijn deze volledig? - Verdeel alle taken: wie doet wat waar en wanneer? - Is de kledij in orde? Is het noodzakelijke (EHBO)materiaal aanwezig? - Zijn de afspraken met de surveillerende leerkrachten gemaakt?

Unit PR

4.1.6 unIt pR Wat en WIe ?
Zie 2.3.6 Het takenpakket van deze unit kan je zo uitgebreid maken als je zelf wil. In ieder geval zijn haar taken niet te onderschatten. Tijdig beginnen is hier zeker de boodschap. Even overlopen …

VeRGaDeRInGen:
• Drie maanden vooraf: - Stippel je externe en interne communicatiestrategie uit. Maak eventueel sub-units (pers, binnenschoolse communicatie, website, verslaggeving, …) en geef hen deadlines. - Extern: hoe breng je de goede naam van je school naar buiten? Wat ga je allemaal ondernemen? Wie contacteer je en op welke manier? - Maandbladen kan je gerust nu al contacteren. - Stap eventueel eens naar enkele media en vraag hen of je samen iets kan uitwerken. - Organiseer je een persconferentie? (Loont dit?) Zo ja, maak een persdossier op. (Dit dossier kan je per post/mail ook bezorgen aan journalisten die niet naar de persconferentie kwamen.) - Contacteer mediapartners die je bij je festival wenst te betrekken (het StressFactor-team zorgt al voor een samenwerking met enkele leuke partijen zoals maks!, Maar er zijn in de regio van de school allicht nog andere interessante kanalen waarmee je kan samenwerken.) Check zeker ook online-media (sites gericht op jongeren en cultuur) - Intern: hoe maak je je medeleerlingen enthousiast voor StressFactor? Wie moet er verder allemaal op de hoogte gebracht worden? - Ontwerp de stress factor affiches. - Hoe breng je de ouders op de hoogte? Hoe brief je hen correct zonder dat ze het gevoel krijgen dat hun kinderen op school maar wat zitten te ‘feesten’? - Lever je een bijdrage voor het schoolkrantje? Wanneer moet dit klaar zijn? - Schrijf je ook berichten voor de schoolsite? Wanneer moeten die klaar zijn? Of ontwikkel je met het team communicatie een eigen StressFactor-site? • Één maand vooraf: - Overloop de agendapunten van de vorige vergadering: is alles in orde? 46 Festivallen en Opstaan

- Maak een perslijst op (verschillende mediakanalen en contactpersonen – ga hiervoor ook eens ten rade bij de eventuele “vader of moeder van … die bij … werkt”, rechtstreekse contacten zijn de meest interessante!). - Verspreid de affiches binnen / buiten de school. - Organiseer je ook interviews met de artiesten? Wil je zelf foto’s of opnames maken? Geef dit dan door aan het StressFactor-team die dit met de artiesten zal afspreken. - Ga je zelf de presentatie op het festival organiseren? Wie zal dit op zich nemen? Heeft hij of zij voldoende informatie? Speel dit door aan het StressFactor-team zodat zij het kan opnemen in de planning. • Twee weken vooraf: - Overloop de agendapunten van de vorige vergadering: is alles in orde? - Contacteer weekbladen en probeer jezelf nog in één of ander radioprogramma te ‘loodsen’ (er zijn voldoende programma’s waar je naar kan bellen om een plaatje aan te vragen en terloops je evenement op kan aankondigen). • Één week vooraf: - Welke perslui zullen aanwezig zijn? Zijn er exacte afspraken gemaakt i.v.m. interviews, foto’s, perspassen, … Zet deze mee in de planning voor de festivaldag en geef ze door aan de unit algemene organisatie. - Gaven de artiesten reeds hun toestemming voor de interviews, foto’s, … zal het materiaal hiervoor aanwezig zijn? (interviews voorbereid en uitgeschreven, kodak, bandopnemer, … beschikbaar) - Contacteer twee werkdagen vooraf de kranten en dagbladen. Doe dit met een kort persberichtje, en volg telefonisch op of er gehoor aan wordt gegeven. Je kan hetzelfde doen met de regionale TV– en / of radiozenders. - Zijn alle sub-units klaar met hun activiteiten? Stuur bij waar nodig. - Zolang iedereen paraat zal staan om te doen wat hij / zij moet doen (vooral i.v.m. pers opvangen, verslaggeving, presentatie, …) hoef je de dag voordien niet nog eens extra te vergaderen. • De week nadien: - Maak een persdossier van je evenement: verzamel alle persberichten, recensies, foto’s, beelden, … digitaliseer deze map en speel ze door aan alle medewerkers, geïnteresseerden, sponsors, schooldirectie, … de voldoening zal voor allen des te groter zijn. Geef ook een exemplaartje door aan het StressFactor-team. - Schrijf een verslag / maak een fotoverslag voor de schoolkrant of de schoolsite. - Stuur eventueel een bedank-mail / kaartje naar alle medewerkers.

4.1.7 unIt SpOnSORInG en SuBSIDIeS Wat en WIe ?

Unit Sponsoring & Subsidies

Zie 2.3.7

VeRGaDeRInGen:
• Drie maanden vooraf - Wat sponsoring en subsidies betreft is de boodschap dat je nooit vroeg genoeg kan beginnen. Nationale sponsors leggen hun budgetten voor het voorjaar bv. al in het najaar van het jaar daarvoor vast. Ook subsidies moet je soms een jaar vooraf aanvragen. - Toch kan je van zodra je met de praktische organisatie van het festival begint eens nagaan wat de mogelijkheden zijn. Festivallen en Opstaan 47

- Stel een goed plan op waarin je alle mogelijke sponsoring- en subsidie mogelijkheden beschrijft. - Maak een klaar en duidelijk sponsordossier op waarin je heel concreet in- en output voor de partner bepaalt. Informeer naar wie de sponsors zijn waar het StressFactor-team mee samenwerkt en zorg ervoor dat jouw sponsors op geen enkele manier concurrenten zijn van deze laatsten. • twee maanden vooraf - Spreek ‘kleine’ firma’s / verenigingen uit de buurt niet al te vroeg aan, twee maanden vooraf is ruim voldoende. - Bespreek grondig welk soort ruil je met een partner aangaat. - Zet je overeenkomsten steeds goed op papier. - Overleg regelmatig met de unit algemene organisatie. Bekijk of je de zoals in de begroting voorziene sponsorbudgetten/sponsoring in natura verzameld krijgt - Bespreek samen met StressFactor hoe je deze sponsors op je festival in beeld zal brengen. • één week vooraf - Haal de overeenkomsten er nog eens bij en plan goed wanneer, waar en bij wie je de ‘sponsoring in natura’ kan afhalen. - Controleer of de beloofde sponsorgelden inmiddels geïnd zijn. - Verzamel ook alle materiaal dat je nodig hebt om je sponsor op het terrein te ‘visualiseren’. - Herinner je sponsors nogmaals aan het komende evenement en nodig hen eventueel uit. • de dag zelf - Zorg dat alle afspraken met betrekking tot visualisatie van de sponsor nageleefd worden. • de week nadien - Bezorg je sponsors een verslag van het festival / stuur hen een ‘bedankje’.

Planning Unit Backstage

4.1.8 plannInG unIt BaCkStaGe Wat en WIe ?
Zie 2.3.8

VeRGaDeRInGe n:
• twee maanden vooraf: - Stel een creatief team samen. - Eerste brainstorm: alle ideeën op tafel! (Schrik niet terug om ook op de wat absurde en niet alledaagse voorstellen dieper in te gaan. Artiesten vinden het best leuk als de eetruimte er net ietsje anders uitziet dan op andere festivals… ) - Waar zal de backstage zich bevinden? - Maak een plan van de backstage: waar komt de eetruimte, welke kleedruimte is voor welke groep of artiest? Welke ‘extra’ leuke mogelijkheden zijn er? - Maak een lijst op van de taken voor de dag zelf. Verdeel die onder de medewerkers. (bv.: Wie vangt welke groep op?) • één week vooraf: - Overloop nog eens alle afspraken. - Maak zeker goede afspraken met de unit catering. - Is er afgesproken hoe je de artiestenruimten aankleedt? Vanaf wanneer kan je in deze ruimte terecht? 48 Werkplan StressFactor

- Maak een plan op voor en ontwerp de bewegwijzering zodat niemand backstage verloren loopt. (Denk ook aan pijlen naar het podium…) - Wanneer komen de artiesten aan? Wanneer moet wie waar klaar staan? - Spreek af wanneer alles wordt opgebouwd, maar zeker ook wanneer alles weer wordt afgebroken. Zorg dat je de gebruikte ruimtes achteraf netjes opgeruimd achterlaat.

4.2. De laatSte alGeMene VeRGaDeRInG
Op een laatste algemene vergadering de dag voordien overloop je met alle units nog eens de planning en bekijk je welke taken nog dienen te gebeuren. Heeft elke ‘unit’ zijn opdracht volbracht? Waar moeten de laatste brandjes geblust worden? Iedereen die op de festivaldag een taak heeft moet exact weten wat hem waar en wanneer te doen staat. Het zou dus kunnen dat bepaalde mensen beslissen om nu nog even na te blijven of morgen toch nog vroeger naar school komen zodat alles vooraf zeker 100% in orde is.

Festivallen en Opstaan

49

4.3 ‘le MOMent SupRèMe’: De FeStIValDaG
Vandaag staat alles te gebeuren. Met een goed tijdschema in de hand zal je deze dag zonder kleerscheuren doorkomen. - Omstreeks 7u (afhankelijk van de vooraf gemaakte afspraken met het StressFactor-team en het tijdschema van jullie festival) arriveert de vrachtwagen met het podium. 4 Leerlingen staan klaar om te helpen met de opbouw. Er moet ook iemand aanwezig zijn die het terrein kent om aan te wijzen waar het podium moet komen. Het kan zijn dat onze truck iets later of vroeger aankomt. Geen paniek dus indien de chauffeur een kwartiertje later jullie speelplaats oprijdt. Wij bezorgen jullie in ieder geval wel de nodige contactgegevens indien er toch problemen zouden zijn. Verder moet op dit moment ook de stroom toegankelijk zijn: 380V – 2x32Ampère (op maximum 25m afstand van het podium). Het is nuttig als er iemand aanwezig is die op de hoogte is van het electriciteits netwerk van de school. Indien dit niet mogelijk is voorzie je best een gsm-nummer waarop je deze persoon kan bereiken. - Drie uur voor de soundcheck bouwen we licht en geluid op. Dit tijdstip varieert per school, maar meestal voorzien we deze opbouw om 9u. Op dit moment verwachten we 4 potige stagehands om mee alles uit te laden en op te bouwen. - In de voormiddag bouwen de verschillende units hun materiaal en stands op en krijgt het festivalterrein stilaan vorm. - Omstreeks 10 u komen de StressFactor-partners aan om hun stand op te zetten en in te kleden. 4 Leerlingen staan op dat moment klaar om hierbij te helpen. Om 10u komt ook de StressFactor-coördinator aan. Deze controleert of alles klaar staat en iedereen paraat is. Alle medewerkers krijgen een crew T-shirt. - Rond 11u komt de eerste groep aan. De verantwoordelijken houden zich klaar om hen op te vangen. De stagehands die niet meer druk bezig zijn met de opbouw, helpen om het materiaal van de groep uit te laden. Hoe laat groep 2 en 3 aankomen, wordt ook tijdig meegedeeld zodat de unit backstage paraat staan. - Tijdens de middagpauze wordt er ‘gesoundcheckt’ (tenzij anders werd afgesproken). Reken hier een half uurtje voor. Een band met 2 akoestische gitaristen die ook zingen vraagt minder tijd om te soundchecken dan een reggaegroep met 6 percussionisten etc. natuurlijk. Verder kan de soundcheck van de drum nogal luid uitvallen, omdat ook de hoge piekfrequenties moeten uitgetest worden. - Et voila, we vliegen erin! Zorg voor een vlot verloop van het festival, het strikt naleven van het uurschema en voorkom de wet van Murphy (“als er iets kan misgaan, zal het misgaan”). - Op het tijdstip waarop de school normaal uit is eindigt ook het festival. De voldane leerlingen keren huiswaarts en vanaf dan kan het afbraak- en opkuisteam aan de slag. De unit backstage blijft bij de artiesten tot deze vertrekken en helpt mee om hun materiaal in te laden. Niet boos worden als de artiesten graag nog een pintje drinken en jij dus een halfuurtje langer moet blijven (maar drink er eventueel eentje mee…). - De afbraak van het festival duurt maximaal 2 uur. Als het festival om 16.30u afgelopen is, zal alles rond 18.30u weg zijn. Voor de afbraak rekenen we op de hulp van de 4 stagehands, 4 festivalsite-medewerkers en de 4 podiumbouwers.

50

Werkplan StressFactor

Hieronder zie je een voorbeeld van de Technische Sheet die we je twee weken voor de festivaldag bezorgen. Je kan ook voor je eigen medewerkers een planning opstellen die je op verschillende locaties ophangt. Zo weet iedereen perfect wat hem/haar waar en wanneer te doen staat. Op dit uurschema kan je ook enkele GSM-nummers (bv. deze van alle unit-verantwoordelijken) vermelden. Problemen kunnen zo onmiddellijk worden doorgegeven en opgelost..

StReSSFaCtOR datum locatie festival school contact 1 school contact 2 school contact StressFactor aantal leeringen poduim licht/geluid soundcheck festival planning

teCHnISCHe SHeet
27-10-2006 speelplaats Sint-Jozefsinstituut Geraardsbergen Sint-Jozefsinstituut - Karmelietenstraat 57 9500 Geraardsbergen / / Griet Baeten 0479/667703 - Johan Giglot 0479/667704 550 llen. Op: 7u Af: 17.00u Op: vanaf 9.00u Af: 16.00u 11.30u – Linechecks = OK 12.15u - 13.00u Black Jettas 13.30u - 14.15u Face Tomorrow 14.45u - 15.45u Sweet Coffee Light DJ Set

aankomst bands

10.45u Black Jettas (eten na optreden) 12.00u Face Tomorrow (eten na optreden) 13.15u Sweet Coffee Light DJ Set (eten na optreden)

voorziene maaltijden

Techniek: 6 personen (snelle hap – flexibel aanpasbaar in tijd) Black Jettas: 5 warme maaltijden Face Tomorrow: 9 warme maaltijden (4 vegetarisch + enkele belegde broodjes bij aankomst) Sweet Coffee Light DJ Set: 5 warme maaltijden (+ enkele blikjes Red Bull) Gelieve wat bier, wijn (rood / wit), koffie/thee, fruit en versnaperingen (chocolade, koekjes,…) te voorzien

RANDANIMATIE

WAT Mobiel4Real: babbelbox (1.20x1.20m) Creyf’s: levensgroot tafelvoetbalspel (15x10m) + infotent (4x4m) Nintendo: 2x stand van (1,8mx0.90m) Maks!: kever + fiets op rollen (6x3m) - 2 tafels + stoel voorzien Amnesty International: Cowboy Henk Stand (5x5m) TMF: info volgt

KOMT WEL/NIET OK OK OK OK niet OK

Skratsj: ‘relax met Skratsj’-frisbeewand (2x2m) camionette (2,5x5m) OK extra Alle bands: kleine flesjes plat water op podium 5 handdoeken voor Face Tomorrow Festivallen en Opstaan 51

Bijlagen
BIjlaGe 1. 100% puuR, een pROjeCt Van pOppunt Wat IS 100% puuR–pOp uIt De pROVInCIeS?
100% Puur is het speelkansentraject van de 5 Vlaamse provincies, de Brusselse VGC en Poppunt, begint waar de provinciale popconcours eindigen. Alle finalisten maken twee jaar lang kans op meer dan 200 speelkansen in clubs en jeugdhuizen, en op festivals. Poppunt zorgt voor promotie en spreiding, en gaat actief op zoek naar speelkansen – zoals tijdens Stressfactor. 100% Puur geeft aan jonge groepen de kans om te groeien en te spelen voor verschillende publieken. Bands als The BlackBox Revelation, Sioen, The Violent Husbands, Balthazar, Kawada, Rye Jehu en vele anderen deden hopen podiumervaring op via 100% Puur.

Als concertorganisator moet je beslist overwegen om jong, beginnend talent op je podium te plaatsen. Vaak bruisen deze bands van het enthousiasme om de allernieuwste muzikale trends voor een live publiek te demonstreren. Bovendien zijn er tal van mogelijkheden om hiervoor financiële tussenkomsten te verkrijgen. Eén van die mogelijkheden is het project ‘100% Puur’. Ook StressFactor werkt samen dit project.

Een band moet zijn plaats in 100% Puur verdienen door in de finale te geraken van het popconcours in eigen provincie. Deze provinciale wedstrijden worden tweejaarlijks georganiseerd en worden ingezet met voorrondes, halve finales en finales in de grote con¬certzalen zoals AB , Het Depot, Muziekodroom, …. Als je met je band de finale bereikt in dit concours, dan is jouw ticket voor 100% Puur binnen. 100% Puur gaat nl. aan de slag met alle finalisten uit de verschillende provinciale concours en brengt ze samen in één 100% Puur poule. In die poule zitten voor het seizoen 2008-2009 46 bands.

HOe kan je aan 100% puuR MeeDOen?

52

Bijlagen

Welk tRajeCt VOlGenDe 100% puuR – BanDS? Met deze 46 finalisten gaat 100% Puur twee jaar lang op tournee. Voor zijn vierde editie biedt 100% Puur in 2008-2009 kwalitatieve speelkansen aan in jeugdhuizen, muziekcafés, clubs, cultuurcentra en op festivals. Het traject duurt 2 jaar, tot de volgende editie van de provinciale concours. Deze vierde editie startte met het festivalseizoen 2008 waar in totaal 80 speelkansen op binnen- en buitenlandse festivals gereserveerd werden voor 100% Puur. In het najaar van 2008 en het voorjaar van 2009 zal 100% Puur verschillende organisatoren overtuigen om ook kansen te geven aan jong talent. Zo worden de betere jeugdhuizen en muziekcafés, verspreid over Vlaanderen, met een bezoekje van de 100% Puur bands vereerd. Uit de 46 finalisten kunnen de deelnemende jeugdhuizen of muziekcafés maximaal twee bands kiezen. Daarnaast wordt er ook een ‘local band en/of headliner’ toegevoegd aan de affiche: het ideale recept voor een geslaagde 100% Puur-avond. Naast de jeugdhuizen worden er ook verschillende cultuurcentra, clubs en/of concertzalen aangedaan. Daar zullen de bands en artiesten interessante voorprogramma’s verzorgen. Afsluiten doet deze editie met de festivalzomer van 2009.

100% Puur creëert omstandigheden die het extra aantrekkelijk maken voor organisatoren om deze bands te boeken: van gratis promotie op de nieuwe communitysite vi.be tot financiële support. Uiteraard waakt 100% Puur over de kwaliteit van de speelkansen. Het project wil kansen creëeren, niet louter financieren. Op deze manier krijgen muzikanten de kans om bakken live-ervaring op te doen.

Welke VOORDelen BIeDt 100% puuR aan jOu alS ORGanISatOR?

Surf naar www.100procentpuur.be

Festivallen en Opstaan

53

Een bijdrage van VSK, de Vlaamse Scholierenkoepel, over het wel en wee van vergaderen. Hoe je een vergadering zo vlot mogelijk kan laten verlopen, lees je hieronder.
De VeRGaDeRRuIMte en De MateRIële OMStanDIGHeDen

BIjlaGe 2. VeRGaDeRItIS* OVeR VeRGaDeRen .

De VeRGaDeRInG leIDen
• Het is belangrijk de vergadering precies op tijd te tarten. Wie als gespreksleider wacht op de telaatkomers, geeft die in feite gelijk om te laat te komen. Zo zal je in de toekomst nooit meer op tijd kunnen beginnen. • De voorzitter/gespreksleider heet iedereen welkom. Zijn er nieuwe mensen, dan is het goed eerst even een voorstellingsronde te doen. Meld ook altijd wie zich laat verontschuldigen voor de vergadering. • Vraag of iemand punten aan de agenda wil toevoegen en/of de opgestelde agenda wordt goedgekeurd. • Begin elke vergadering steeds met de goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering. Overloop dit verslag ook heel kort en deel mee wat de eventuele evolutie van bepaalde punten ondertussen is (tenzij die punten terug op de agenda van vandaag staan). • De gespreksleider legt zijn horloge voor zich, zodat hij zijn timing onopvallend in de gaten kan houden (wanneer je constant op je horloge kijkt, lijkt het wel of je je verveelt). • Wie het woord wil nemen moet dit vragen door een teken te geven. De gespreksleider noteert de volgorde waarin iemand het woord vroeg. Het is erg belangrijk dat de gespreksleider enkel het woord geeft aan zij die het gevraagd hebben, zoniet gaat iedereen door elkaar roepen. • Probeer als gespreksleider steeds, na enkele tussenkomsten, de posities te verduidelijken: welke tegenargumenten werden aangebracht, welke argumenten werden gebruikt. • Probeer steeds als gespreksleider neutraal te blijven en bij uitzondering je eigen standpunt duidelijk te maken . Zoniet zou je de indruk kunnen wekken dat je het gesprek niet objectief leidt. Wanneer je merkt dat er geen nieuwe argumenten meer worden aangebracht, rond dan het punt af met een beslissing. Ofwel krijg je de indruk dat er overeenkomst is en herformuleer je de beslissing waarrond een consensus groeide. Ofwel is er absoluut geen overeenkomst en dan stel je nog eens duidelijk wat de tegenstellingen zijn en stem je er over. Een punt wordt altijd afgesloten met het herhalen van wat de beslissing is. • De voorzitter moet alle aanwezigen betrekken bij de vergadering, ook zij die niet spontaan het woord nemen. Het is echter ook niet nodig om voor elk punt de mening van iedereen te horen. • De voorzitter moet er over waken dat de mening van bepaalde mensen niet door anderen belachelijk wordt gemaakt. • De voorzitter moet er zich van vergewissen of iedereen goed kan volgen en nog geconcentreerd kan blijven. • De secretaris heeft de zeer belangrijke rol om correct weer te geven wat er beslist wordt. • De secretaris zorgt ervoor dat iedere aanwezige (en verontschuldigde) genoteerd staat. Zo kan nadien ook niemand beweren dat hij/zij van niets wist over wat er destijds werd beslist. Bijlagen

• Schat vooraf goed in hoeveel mensen naar de vergadering kunnen komen. Je kan nooit efficiënt vergaderen als de mensen op elkaar gepropt zitten, er enkele moeten echtstaan of er steeds stoelen moeten bijgehaald en verschoven worden… omgekeerd is een ruimte die veel té groot is ook erg ongezellig. Als aan een vergadertafel voor 30 personen slechts 5 mensen zitten, zit je ook ver van elkaar en dat bemoeilijkt de communicatie. • Elke aanwezige moet aan een tafel zitten, zodat hij notities kan nemen. • Een flap of bord waarop iets voor de groep kan worden geschematiseerd, biedt de vergadering een goede leidraad. • De vergadertafels en -stoelen moeten zodanig geschikt worden dat iedereen mekaar kan zien. Veel communicatie gebeurt via lichaamstaal, dus moet de spreker kunnen gezien worden. • De voorzitter/gespreksleider kan best plaatsnemen op de meest opvallende plaats (het hoofd van de tafel, een stoel die groter of hoger is dan de andere,… ). Die positie maakt het voor nieuwkomers ook visueel duidelijk dat hij de vergadering leidt. • De ruimte moet goed geacclimatiseerd zijn (niet te warm of te koud, goed verlucht). Vergaderen kan, zeker wanneer dit enkele uren duurt, zéér vermoeiend worden en de aandacht dreigt te verzwakken als de omstandigheden niet optimaal zijn. • Een ‘kikker in de keel’ krijgen is een gekend euvel bij mensen die niet vaak voor een groep spreken. Voor elke aanwezige een drankje ter beschikking houden is daarom een handig middeltje. • Vergader je tijdens de middagpauze, zorg dan eventueel voor broodjes.

De VeRGaDeRInG VOORBeReIDen
• Zorg dat iedereen tijdig wordt uitgenodigd (zo’n 10 dagen op voorhand) • De uitnodiging moet uitdrukkelijk de agenda bevatten zodat iedereen weet wat er zal worden besproken. Elke puntje wordt bij voorkeur in de uitnodiging ook reeds heel kort gesitueerd (waarover gaat dat punt?). Voor belangrijke en omvangrijke agendapunten is het goed een toelichtende nota rond te sturen, die iedereen op voorhand kan inkijken. • De voorzitter/gespreksleider schat vooraf in hoeveel tijd elk item in beslag neemt. Die timing noteert hij op zijn agenda zodat hij tijdens de vergadering precies weet of hij de discussie mag laten uitlopen, of een bepaald item sneller moet afronden. 54

De VeRGaDeRInG OpVOlGen
• Zelfs de beste secretaris kan al eens iets gemist of verkeerd begrepen hebben. Het verslag even door een tweede aanwezige (bij voorkeur de voorzitter/gespreksleider) laten nalezen voor het wordt verstuurd, kan fouten vermijden. • Heel handig is een verslag waarin op het einde een ‘doellijstje’ wordt opgenomen. Daarin staat wat er tegevolgende vergadering dient te worden uitgevoerd en wie daarvoor verantwoordelijk is. Daardoor vermijd je dat iemand iets vergeet te doen (of beweert van niets te weten) en je niet verder kan werken. • Het verslag moet naar alle aanwezigen (en verontschuldigden) worden toegestuurd, bij voorkeur zo snel mogelijk na de vergadering waarop het verslag betrekking heeft. Dit om twee redenen: de vergadering zit dan nog vers in het geheugen, dus kan er beter worden gecontroleerd of het verslag correct is. En hoe eerder het doe-lijstje terecht is, hoe sneller er aan gewerkt kan worden. * ‘Vergaderitis’ betekent in het vakjargon van vormingswerkers: de ziekte waarbij de patiënt denkt dat elk probleem kan worden opgelost door een grote hoeveelheid vergaderingen… ‘Vergaderitis’ komt uit het boek ‘Leerlingenraad en daad’, een uitgave van de Vlaamse Scholierenkoepel i.s.m. Standaard Uitgeverij, in een redactie van Dominique Bastin, Alex Polfliet, Leen Schillemans en Jan Van Damme. www.vsknet.be

Festivallen en Opstaan

55

BIjlaGe 3. een InteRVIeW Met jOHan GIGlOt StReSSFaCtOR-COöRDInatOR, teR InSpIRatIe . .
We peilden Johan giglot, coördinator van StressFactor, naar zijn eigen stressfactor als het op organiseren van festivals aankomt…

Je bent festivalorganisator. Wat houdt dat eigenlijk in? In feite ben ik projectorganisator en spoor ik anderen (scholen) aan om festivals te organiseren. Een festivalorganisator is de eindverantwoordelijke voor het feitelijke festival. Het is die persoon die afkomt met het idee en dat van a tot z uitwerkt. gelukkig hoef je dat niet alleen te doen. Liever niet zelfs … Vele meningen komen tot een meer gefundeerd concept. Je moet wel boven alle partijen staan om een evenement tot een goed einde te brengen. Dat impliceert natuurlijk dat je goed moet weten wat er allemaal bij komt kijken, wat noodzakelijk en wettelijk verplicht is, … Welke eigenschappen moet een goede festivalorganisator hebben? Belangrijkste aspecten zijn communicatievaardig zijn en een goed overschouwend oog hebben. Je moet het hoofd boven water kunnen houden, ook al staat dat water soms heel hoog. Met jouw valt of staat immers heel het festival, en het is belangrijk om dit steeds voor ogen te houden. Je moet alles en iedereen kunnen sturen

zonder mensen het gevoel te geven dat ze “bestuurd’ worden, als je begrijpt … Meestal werk je immers met een berg vrijwilligers en mag je blij zijn dat zij zich mee willen inspannen. “Samenwerken” is daarom een belangrijk woord. Verder is het zo dat je bergen voorbereidingswerk hebt, maar het feitelijke festival op relatief korte tijd is afgelopen. Hoewel je de bewuste dag bergen te verzetten hebt, moet je toch even tijd kunnen vinden om er zelf ook van te kunnen genieten. Twee glaasjes witte wijn en 15 minuutjes rust zijn mijn persoonlijke eisen, en dan mag de wereld even vergaan … Welk aspect bij het organiseren van een festival wordt volgens jou het meest onderschat? “Communicatie”, ongetwijfeld. In se moet je als organisator niet veel doen, als iedereen naar behoren zijn taak uitvoert. Vaak gebeuren echter misverstanden door verkeerde briefing, gebrekkige voorbereiding, … Techniekers weten meer van techniek af dan jij, artiesten weten meer van optreden af dan jij, … Je werkt met allerlei vakmensen, dus laat die ook gewoon hun ding doen. Maar zorg er wel voor dat ze weten wat ze moeten doen, waar en wanneer. Verder is het soms nog

56

Bijlagen

Zijn we weer… je moet voornamelijk groeien in kenHet moeilijkste / vervelendste is om je aan je tijdschema nis. Wat is 32 ampère? Hoe groot moet het terrein te houden. Hoe meer groepen je programmeert, hoe juist zijn om gezellig te blijven en toch sneller alles dreigt uit te lopen. Vermits “Het geeft onnoemelijk veel iedereen voldoende ruimte te geven? je vaak een eindtijd hebt opgelegd Naar welke kant richt je best je podium? gekregen (door de veiligheidsdiensten, voldoening om mensen Welke bands gaan – tegen de tijd dat je stadsbestuur, …) impliceert dat dan zich te zien amuseren op ‘je festival doorgaat – ophef maken met een dat de laatste groep korter kan spelen, nieuwe plaat waar je op kan anticiperen? terwijl dat juist de hoofdact is. Foute eigen’ evenement, maar ook ‘Scouting’ is overigens ook een niet te boel dus. Daarom moet je soms het lef durven hebben om een groep te om anderen zich te zien in- onderschatten bezigheid. Bekendheid van je groepen bepaalt het succes van je verplichten hun set af te ronden, zoals zetten om het tot een goed festival. Bekende groepen hebben echter afgesproken. Verder is het sponsoringnatuurlijk ook schrikwekkende facturen. gebeuren een niet te onderschatten einde te leiden .” Dus je moet proberen een band te strikaspect, zeker in deze twijfelachtige ken die op het punt van een doorbraak economische tijden. Ook steun van staat, maar ook net het onbekende voorsponsors en partners valt en staat met bij is. Ondanks de beste tips, richtlijnen, communicatie(vaardigheid). … is het toch altijd een beetje ‘trial and error’, maar dat is Bands kunnen soms veel eisen stellen alvorens ze wilnatuurlijk net het leuke aan rock ‘n’ roll. len optreden. Ga je altijd in op de eisen die een groep stelt? Het valt meteen op wanneer de groep ermee “solt”. Natuurlijk, als je Christina Aguillera programmeert, moet je van de eerste tot de laatste letter het contract navolgen, ook al impliceert dit het (bijna) onmogelijke. Op dat niveau bestaan er echter gespecialiseerde firma’s die de contracten van de artiesten kennen en op hun eisen anticiperen. Zo weet ik dat prince ettelijke jaren terug perse al zijn wasgerief in het zwart wilde hebben (ook de zeep). Begin maar te zoeken … op kleinere schaal kan er echter altijd onderhandeld worden. De contracten die je afsluit zijn meestal afkomstig van een boekingskantoor. Het gebeurt zelfs dat de artiesten nog geen weet hebben wat daar allemaal instaat. Als je dan leest dat Boris Bal en de Bonte Billen eisen dat ze honderd blauwe M&M’s moeten hebben, kan je jezelf al vragen beginnen stellen. Wat echter geen kwaad kan, is om een extraatje te voorzien. Zorg, zonder dat er naar gevraagd werd, eens voor een shotterskast, zet een klein salon in de backstage ruimte, zorg voor een vers fruitslaatje voor iedereen, … Het kunnen soms kleine dingen zijn die artiesten erg gunstig stemmen. En het gaat in het kleine muziekwereldje snel rond waar het fijn vertoeven (lees: optreden) is en waar niet. Maakte je in het begin fouten die je nu – als ervaren organisator – niet meer maakt? Of anders gezegd: waarin moet je groeien als organisator? Iedereen maakt natuurlijk fouten. Zo hebben we eens een school gehad waarbij de directeur de dag voordien plots verbood om met een zwaar podium op zijn nieuw aangelegde speelplaats te komen. “Communicatie”, daar Aan het eigenlijke festival gaan vaak heel veel overuren, duizenden telefoontjes, evenveel e-mails, lange onderhandelingen en emmers stress vooraf. Is de voldoening dan zo groot? Het geeft onnoemelijk veel voldoening om mensen zich te zien amuseren op “je eigen” eve-nement, maar ook om anderen zich te zien inzetten om het tot een goed einde te leiden. Verder geeft het een ‘kick’ om voor een kleine tijdsspanne het ‘lot’ van zovele mensen te kunnen bespelen. En als alles dan vlekkeloos afloopt, is het ego toch weer even gestreeld. Verder denk ik dat je als festivalorganisator toch ook voor een groot stuk een muziekfreak moet zijn, en in dat geval ben je bezig met je hobby (professioneel) uit te bouwen. Fantastisch, toch?

Festivallen en Opstaan

57

BIjlaGe 4. BOekInGSCOntRaCt

58

Bijlagen

Festivallen en Opstaan

59

60

Bijlagen

TECHNISCHE FICHE GELUID

BIjlaGe 5. teCHnISCHe FICHe BOxen:
SSMAW8C + 4 MARTIN AUDIO W8C SSMAW8CS + 4 MARTIN AUDIO W8CS SS PHS 218 + 4 PHL SUB S218

MOnItORtaFel:
MCA LGL3300 + 1 ALLEN & HEATH GL3300 824A KIEQ1 + 1 EQ-RACK 1 4 x EQ APEX GX230 AMCR 777 + 1 AM PRACK 3*P7001 AMCR 7 + 1 AM PLIFIER CREST P7001 1 x FURMAN POWER CONDITIONER

VeRSteRkeRS
AMCR 877 + 2 AM PRACK 1*P8001 2*P7001 KIMA 2 + 1 F.O.H. MA IN RACK + 2*OMN I

MenGtaFel:
MCSOMH 3 + 1 SO UNDCRAFT MH3 32/12/12/2 2 x PSU MIXING CONSO LE 1 x EQ APEX GX230 2 x PROCESSOR BSS OMN IDR IVE COM PACT PLUS FDS 366 1 x FURMAN POWER COND ITIONER KIFX2 + 1 FX-RACK 2 1 x LEXICON PCM 80 1 x TC ELECTRON ICS M2000 1 x TC ELECTRON ICS D-TWO DE LAY 1 x BSS QUADGATE DPR 504 3 x BSS STEREOCOM P OPAL DPR422 1 x CD PLAYER SONY CD P-XE220 1 x FURMAN POWER COND ITIONER

MOnItORS :
SSMA LE400 + 8 MART IN AUDIO LE400

MICROpaCS:
KIMIC1 + 1 MICRO -CASE COMB I 1 4 x SH URE BETA 58 + SH URE CLAM P 2 x SH URE SM 57 + SH URE CLAM P 1 x SH URE SM 81 + CLAM P 81 1 x SH URE BETA 52 2 x AKG C3000 + CLAM P SA 41 8 x DI-BOX KLARK TECHN IC 2 x SENHE ISER E609 4 x SENHE ISER E604 8 x K&M MICROSTAND LARGE 3 x K&M MICROSTAND SMA LL

DRuMRISeR:
SAR I21 + 2 STAGE RISER 2M*1M

Festivallen en Opstaan

61

BIjlaGe 6. pR en COMMunICatIeteCHnIeken
Deze bijlage is aanvullend op punt 2.3.6 Unit PR omdat hier een belangrijke, tijdrovende en intensieve taak is weggelegd met vele verschillende invalshoeken… je hebt de beste bands van het moment kunnen strikken, er is geen wolkje aan de lucht en er is amper volk… ergens een foutje gemaakt misschien? Weet er eigenlijk iemand dat je een fantastisch festival organiseert? Oeps! Contact met het mogelijke publiek is heel belangrijk. Als mensen niet van het festival afweten, is de kans heel klein dat ze komen. Er zijn verschillende kanalen voor deze public relations. We vroegen aan de redactie van Maks! (Het jongerenblad van Klasse) en Pienternet (een site voor jongeren en leerkrachten van het secundair onderwijs) om het geven van enkele tips bij het maken van een persmededeling en een persmap, bij het organiseren van een persconferentie, bij het schrijven van een (web)tekst en bij het afnemen van een interview. Hieronder lees je wat ze daarover te vertellen hebben!

SteM je InStRuMenten
Er zijn drie instrumenten om je communicatie met de pers tot stand te brengen:

peRSMeDeDelInG
Maak een korte tekst, niet langer dan 1 A4, waarin je meldt wat je organiseert. Probeer het krachtig te formu-leren: dit gaan we doen. Niet: “Op 28 juni zouden we ons schooljaar willen afsluiten met een festival op school.” Maar “We sluiten op 28 juni ons schooljaar af met een festival op school.” Nooit twijfelend overkomen, altijd trefzeker schrijven. Maak je persmededeling zo hapklaar mogelijk: kruip in het vel van de journalist en schrijf een stuk dat zo in de krant kan of als intro kan dienen bij een beeld op tv of een geluidsfragment op radio. Probeer te teasen: vang de aandacht van de journalist. Pak uit met bekende namen, straffe citaten, pittige weetjes. Zijn er ‘nieuwsfeiten’ te melden: trends, actualiteit? “Nu al voor de zesde keer”, “vorig jaar 500 bezoekers, nu mikken we op het dubbele” zijn inlichtingen die journalisten willen weten. Je persmededeling moet niet alleen goed bekken en aantrekkelijk klinken, ze moet ook bruikbaar zijn. Daarbij is timing belangrijk: verstuur je mededeling nooit te vroeg naar een krant (bijvoorbeeld 2 weken op voorhand) maar ook niet te laat (bijvoorbeeld een dag vooraf ). De meeste maandbladen hebben je info meer dan een maand op voorhand nodig, maar voor radio volstaat vaak de dag voordien. Journalisten moeten je evenement nog kunnen inplannen in het uitzendschema (radio en tv) of in de krant. Daarnaast moet de persmededeling praktische info bevatten: wat is er te doen, wanneer, wat is er uitzonderlijk of aantrekkelijk aan, voor welk publiek is het bedoeld, hoeveel kost het, waar wordt het georganiseerd. . Als je persmededeling een uitnodiging bevat voor een persconferentie, geef dan duidelijk aan waar en wanneer die plaatsvindt en vraag journalisten hun komst telefonisch te bevestigen, best via het telefoonnummer van een klas/schoolgenoot die uitsluitend de pers opvolgt. Komt er weinig reactie, dan bel je de journalisten best een dag van tevoren. Misschien zijn ze het vergeten. Hebben ze geen zin om te komen, dan krijg je meteen te weten waarom dat zo is (interessant voor de volgende keer). Indien op de persconferentie bekende koppen aanwezig zullen zijn (in het geval van een festival op school moet je één muzikant/zanger naar de persconferentie proberen te krijgen), vermeld dat dan expliciet in de persmededeling. Zet er ook bij dat journalisten deze bv na de persconferentie kunnen interviewen. Alleen een persmededeling is noodzakelijk, een persconferentie is dat niet.

OVeR naaR jOu, Danny
Organiseer je op school een evenement dat je bij zoveel mogelijk mensen bekend wil maken? Nodig dan zeker de pers uit. Omdat journalisten elke dag massa’s uitnodigingen krijgen, moet je opvallen. Dat doe je niet alleen door een pittig evenement te organiseren maar ook door efficiënt met de pers te communiceren. Je communicatie moet kort, krachtig, hapklaar, opzichtig en bruikbaar zijn.

Maak een CHeCklISt
Geen succes zonder een degelijke voorbereiding. Zo is het belangrijk dat je een lijst samenstelt van media en journalisten: wie is wie in medialand? Maak een overzicht van alle nationale en regionale tv-zenders, radiostations, kranten, tijdschriften, jongerenbladen, internetmagazines, huis-aan-huis-bladen. Ga na welke regionale correspondenten werken voor welke media. Vis uit elke journalisten verantwoordelijk zijn voor welke rubrieken of programma’s bij Humo , Man Bijt Hond, Maks!, De laatste show, Goedele, Flair, enz. Check of je de juiste namen hebt en of de contactgegevens kloppen. Vergeet huis-aan-huis-bladen zoals De Streekkrant en De Zondag niet - misschien geen grensverleggende lectuur maar ze bereiken wel veel mensen en hebben oog voor regionaal nieuws. Denk als een journalist: communiceer ontvangergericht. Denk niet “Wat vind ík belangrijk aan ons evenement?” maar wel “Wat is er voor de journalist interessant aan?”. Bedenk vervolgens voor welke doelgroep elk van de journalisten werkt en spits je communicatie daarop toe: vraag je af welk feit interessant kan zijn voor het laatste nieuws, welke invalshoek gesneden koek is voor de redactie van Man Bijt Hond, welke anekdotes Radio 2 op zijn lezers wil afvuren en hoe het ideale artikeltje in De Streekkrant eruit ziet. Hoe beter je deze oefening uitvoert, hoe makkelijker het wordt om een brede mix van journalisten en media warm te maken voor je evenement. En hoe groter de persaandacht die je krijgt!

62

Bijlagen

peRSCOnFeRentIe
Je kan een briefing voor de pers organiseren als je dat wil, maar verwacht geen al te grote opkomst. Op zo’n persconferentie breng je journalisten bijeen voor een korte uitleg over je evenement. In feite geef je hier info die ook al in de persmededeling stond; daarom beschouwen veel journalisten een persconferentie als tijdverlies. Zo’n bijeenkomst heeft bijgevolg enkel zin als je méér kan vertellen en als je bijvoorbeeld een demonstratie kan geven, uitzonderlijk nieuws hebt, of als er een BV aanwezig is. Zorg ervoor dat de persconferentie niet te lang duurt (10 minuten is ideaal) en dat er aansluitend voldoende tijd is voor de aanwezige journalisten om interviews te maken. Bedenk van tevoren een decor voor foto’s. Heb je affiches? Hang ze op achter degenen die geïnterviewd en gefotografeerd worden. Stel één of twee woordvoerders aan die de persconferentie coördineren en die in de interviews de algemene context schetsen: basisinfo over wat, waarom en waar. Anderen kunnen teasende, gevoelsmatige info geven: “ik vind het fantastisch dat dit kan op onze school” enz. Laat iemand de namen en contactgegevens van alle aanwezige journalisten noteren. Geef elke journalist aan het eind van de persconferentie en vóór hij/zij aan interviews begint een persmap (niét aan het begin want dan zit iedereen te bladeren terwijl je uitleg geeft). Hou het simpel: organiseer geen megareceptie (daar kruipt tijd en geld in en het zal je niet méér of betere persaandacht opleveren), steek niet te veel tijd in al te uitgebreide persmappen. Ook voor de persconferentie geldt: hou het kort, krachtig, hapklaar, teasend en bruikbaar.

De beste manier om een persmededeling, persconferentie en persmap van topkwaliteit af te leveren, is je zo goed mogelijk inleven in de rol van journalist. Hoe beter je dat doet, hoe succesvoller je in de pers zal komen. Stel dat jij Danny Verstraeten van het VTM-journaal bent, welk soort nieuws breng je dan, hoe kondig je zo’n bericht af en welk soort beelden toon je daarbij?

OVeR naaR jOu, Danny!
‘Over naar jou, Danny’ werd geschreven door Veerle Devos, redactrice van Maks!, het jongerenblad van Klasse. www.maks.be

pIenteRe SCHRIjFtIpS
Pienternet (www.pienternet.be), dé studentensite voor het secundair onderwijs, geeft ons graag enkele algemene schrijftips voor recensies, voor online documenten en voor interviews. Hoewel het hier om algemene regeltjes gaat, wordt vaak aangeleund bij StressFactor situaties, wat niet impliceert dat ze bij andere festivals niet zouden gelden.

1. BeteR SCHRIjVen
Een interessante en gemakkelijk leesbare tekst schrijven is moeilijk. Jij weet wel wat je wil zeggen, maar hoe breng je dat over naar je publiek? Wij helpen je graag op weg met zeven tips: - Schrijf niet voor jezelf maar voor je publiek. Als je werkt aan de website van je school, houd dan ook rekening met een publiek van ouders en andere geïnteresseerden. Gebruik bijvoorbeeld niet te veel ‘SMS-taal’. - Vertel meteen waar je het over gaat hebben. Begin dus niet met een ellenlange inleiding voor je to the point komt, maar meld direct waar het over gaat. Dat kan door een pakkende titel of openingszin. - Schrijf zo veel mogelijk in de tegenwoordige tijd. Zo geef je je lezer de indruk dat hij/zij erbij was. Schrijf in een recensie niet: “En toen kwamen we de donkere zaal binnen.”, maar wel: “We stappen de donkere zaal in.”. Veel spannender! - Spreek je lezer aan en stel vragen. Als je een enquête organiseert bij je medeleerlingen, schrijf dan niet: ”Gelieve ons dit formulier ondertekend terug te sturen.” maar wel: “Stuur je ons dit formulier ondertekend terug?”. - Schrijf actief. Probeer zo veel mogelijk passieve zinsconstructies te vermijden. Schrijf in de schoolkrant niet: “We kunnen jullie bij deze melden dat het betreffende popconcert op 16 juni zal plaatsvinden.” maar zeg: “Op 16 juni is StressFactor in de school, een fantastisch popconcert!” - Formuleer positief. Concentreer je vooral op de dingen die wel mogen en kunnen. Schrijf dus niet: ”Het concert zal gedaan zijn om 15.30u.” maar wel: “Het concert duurt tot 15.30u”. Nog een ander voorbeeld: “Het kan niet doorgaan als we niet voldoende volk vinden om te helpen bij de organisatie.” is negatief, “We gaan er van uit dat we voldoende volk zullen vinden om te helpen.” getuigt van veel meer optimisme.

peRSMap
Op het eind van de persconferentie, maar vóór journalisten aan de interviews beginnen, deel je de persmap uit. Daarin zit de persmededeling die je eerder al verstuurde, enkele rechtenvrije foto’s (de fotograaf zal dus geen vergoeding vragen als ze worden gepubliceerd), enkele extraatjes zoals citaten van BV’s die aan je evenement deelnemen, wat info over de school (hou dit minimaal want journalisten lezen niet graag blinkende schoolbrochures) en weetjes over de jongeren die organiseren. Steek er ook een beknopte blik achter de schermen in: ‘zo gingen we te werk, deze problemen hebben we overwonnen, dit vinden / verwachten we er zelf van’.

Ga aan De SlaG
Journalisten hebben deadlines en werken tegen de klok. Hoe ‘makkelijker’ je het voor hem of haar maakt, hoe meer kans dat je persaandacht krijgt. Als je persmededeling lang en saai is, je persconferentie rommelig of je persmap onoverzichtelijk en verward, dan zal je gegarandeerd teleurgesteld zijn over de geringe persaandacht of je boos maken over onnauwkeurigheid in de berichtgeving. Festivallen en Opstaan

63

- Schrijf concreet. Je hebt het meeste kans op positieve reacties als je concreet omschrijft wat je verwacht en als je vermeldt welk voordeel je lezer daar bij heeft. “Organisatietalent gezocht! Samen organiseren we het popconcert. Meneer Janssen en de mensen van Stress Factor zorgen er voor dat het niet in het water loopt. We komen elke dinsdag samen na schooltijd in lokaal 10. Tot dan!” Deze oproep zorgt waarschijnlijk voor meer respons dan: “We willen graag een popconcert or ganiseren maar zoeken nog mensen om te helpen. We komen regelmatig bijeen om alles eens te bespreken. We hopen dat het allemaal goed zal lopen en dat veel mensen zich zullen aanmelden. Laat maar iets weten aan Jan of Piet.”

- Schrijf over je onderwerp alsof er geen links in je tekst staan. Moeilijk! Schrijf niet: “ Klik hier om naar de Stress Factor website te gaan” maar wel: “Bezoek zeker eens de Stress Factor website ”. - Vermijd links alsVorige, je weet immers niet waar je bezoeker vandaan komt.

3. DO’S EN DON’TS VAN DE PIENTERE INTER VIEWER !
Interviews afnemen staat gelijk aan drempels overwinnen. Zenuwen zijn daarbij geen welkome helper. De meeste artiesten krijgen tot vervelens toe dezelfde vragen op dezelfde vervelende manier. Door een interview goed voor te bereiden, origineel aan te pakken en alert in te spelen op wat gezegd wordt (dynamiek!), krijg je appre ciatie van wie je interviewt, wat meestal leidt tot meer en correctere informatie. - Breek het ijs met een spitsvondige vraag. Vraag Koen Buysse, de zanger van Zornik, welke van zijn vroegere leraars hij zou laten tongzoenen in een volgende clip. Zorg dat de geïnterviewde meteen nieuwsgierig is naar wat er nog allemaal aan je brein kan ontspruiten. Maar: blijf ten allen tijde beleefd. Val degene die je interviewt niet meteen aan. Zoek het ook niet te ver. Als je geen spitsvondig begin kunt verzinnen, hou je dan bij de ac tualiteit. Jullie treden zo meteen op voor 500 juichende humaniorastudenten. Hoe is het om de festivalweide in te ruilen voor de speelplaats? Kwamen er bij jou op school soms bands optreden? Hoe was dat? - Kies één invalshoek en zorg dat die duidelijk is. Het begin van je interview moet de toon zetten voor het verdere verloop van het gesprek. Vertel wat de structuur van je interview wordt. Dat houdt de aandacht van je publiek erbij en zal de geïnterviewde nieuwsgierig maken. Zeg bijvoorbeeld: Ik heb drie citaten over jou en hang je interview daaraan op. Je mag ook gerust kiezen voor een informatief en objectief gesprek over de band, hun muziek en hun laatste nieuwe ontwikkelingen? Of wil je vragen wat je al altijd wilde weten? Vertel dan aan het begin van je interview dat je tien hyper-nieuwsgier ige vragen hebt en vuur ze af aan een hoog tempo. Wil je het lichtvoetig houden, doe dan zoals Luk Alloo en maak er een spelletje van: Bijlagen

2. SCHRIJVEN VOOR HET WEB
Schrijven voor het web is iets anders dan schrijven op pa pier. De verschillen tussen papieren en online-informatie hebben belangrijke gevolgen voor de schrijver. als web schrijver moet je niet alleen goed en duidelijk schrijven, maar ook een heel duidelijke structuur gebruiken. Anders verdwaalt je bezoeker al na enkele muisklikken. Ook hier weer zes richtlijnen: - Maak een duidelijke en heldere homepagina. Bekijk je homepagina als een supersamenvatting van alles was er op je site te zien valt, met een heel overzichtelijke structuur. Behoud je structuur ook op de onderliggende pagina’s, zodat de bezoeker altijd weet waar hij is bin nen de site. - Schrijf je teksten op zo’n manier dat ze in één oogop slag duidelijk zijn. Weblezers scannen de tekst. Als dat te lang duurt klikken ze door. Maak je tekst dus scanbaar door inhoudelijke titels te schrijven, één idee per para graaf te gebruiken, sleutelwoorden te benadrukken (in kleur of vet) en door opsommingen te gebruiken. - Beperk het aantal links in de tekst tot de belangrijkste. Bedelf je lezer niet onder de links, de meest essentiële zijn voldoende. Bijkomende links zet je onderaan de tekst, met een korte uitleg. - Zorg ervoor dat je lezer weet welke informatie hij achter de tekst zal vinden. 64

Flip Kowlier of ‘t Hof Van Commerce. Fin de carrière als gezapige leraar muziek of geile sportleraar? - Denk op voorhand goed na over je formulering. Stel altijd open vragen: hoe, wat, waarom, wanneer? Geen vragen die je met ja of nee kunt beantwoorden. Een klein trucje is de formulering “in hoeverre”. Vraag niet: “Ben je een Bowie-fan”, maar “In hoeverre ben je een Bowie-fan” en je zal zien dat je veel meer antwoord krijgt. Stel geen “of” vragen: “Ben je zenuwachtig of gaat het wel?” Beter is: “Hoe voel je je?” Begin nooit met: “Vertel eens…”. Dat is weinig origineel. - Er bestaan geen domme vragen, alleen nieuwsgierige! Neem jezelf als norm. Als jij je iets afvraagt, zullen heel wat mensen dat doen. Hou je dus nooit in. Vermijd ook dat je je zodanig inwerkt in het onderwerp dat je allerlei gespecialiseerde vragen stelt, waarbij je lezer of luisteraar zich gepasseerd voelt. Als je begint met de voorbereiding, kan het geen kwaad om eerst tien vragen op te schrijven vanuit je eigen logische gedachtegang en nieuwsgierigheid. Ga daarna op zoek naar informatie, door andere interviews te lezen bijvoorbeeld, en vul je eigen vragenlijstje aan met goed geïnformeerde vragen. - Durf doorvragen : Hoe heb je dan je eerste gitaar kunnen betalen? Heb je die nu nog? Speel je er nog op? Zorg dat jij het ritme in de hand hebt. Hou het tempo erin. Durf onderbreken als de geïnterviewde afdwaalt. Doe je dat niet, dan verlies je controle en wordt het

saai en daar heeft de geïnterviewde ook niets aan. Soms bewijs je mensen een dienst door ze te onderbreken. Maar vertelt je idool een persoonlijke anekdote, durf dan eens te wachten voor je de volgende vraag stelt. Wees niet bang voor een stilte. De kans is groot dat de geïnterviewde nog iets begint te vertellen dat heel mooi of grappig is. - Vraag naar anekdotes. Anekdotes kleuren je interview. Vraag dus naar herinneringen : leuke, grappige, bizarre momenten die de artiest nooit zal vergeten. Zorg dat je lezer of toehoorder het voor zich ziet als een kortfilm. Vraag dus naar beschrijvingen. Hoe ziet de binnenkant van je tourbus eruit. Beschrijf eens waar jij slaapt? Hoe smaakt een pint na een optreden? - Bereid een leuke vraag voor om je gesprek af te ronden. Verwijs naar iets in de toekomst, naar het eerstvolgende optreden of naar een website met informatie. Soms kun je even terugkeren naar je eerste vraag. Dat moet je aanvoelen. Heel vaak zal je in de loop van het interview iets gehoord hebben waarmee je een mooi einde kunt maken. Wees niet bang om snel een trefwoord te noteren tijdens het gesprek, zodat je daar aan het einde op kunt terugkomen. - Bedank je gast altijd!

Festivallen en Opstaan

65

Woorden aCCeS SeCuRIty (24)
Letterlijk vertaald ‘toegang veiligheidsbewaker’. Deze persoon ‘bewaakt’ de toegang tot het festivalterrein. Hij / zij ziet erop toe dat er geen ongewenste personen of materialen op het festivalterrein terechtkomen.

BaCkStaGe (6)
Backstage betekent letterlijk de ruimte ‘achter het podium’. In werkelijkheid duidt dit woord de ruimte aan waar artiesten verblijven voor en na hun optreden. De backstage is een plek waar zij zich kunnen voorbereiden en opmaken voor hun feitelijke ‘act’.

Of vertaald ‘alle zones’. Deze term wordt vaak gebruikt om aan te duiden dat iemand toegang heeft tot alle zones van het festivalterrein. Je zal deze woorden bv. kunnen lezen op het pasje dat de hoofdorganisator bij zich draagt.

all aReaS (26)

aRtIeStCOntRaCt (39)
Dit contract sluit je als organisator af met een bepaalde artiest / groep. Dit contract is het bewijs dat een groep zich akkoord verklaart om tegen een bepaalde prijs op jouw festival op te treden. Verder staan hier ook alle afspraken, die je als organisator met de artiesten maakte, in vermeld. Als clausule bij dit contract vind je ook de artist rider.

Letterlijk vertaald ‘veiligheidsbewaker voor de ruimte achter het podium’. Deze persoon ‘bewaakt’ de toegang tot de backstage. Hij / zij ziet erop toe dat personen die geen toegang hebben tot de backstage niet tot deze ruimte doordringen.

BaCkStaGe SeCuRIty (25)

BaSH (9)
Dit woord vind je niet terug in de woordenlijst van de Nederlandse taal. Maar als een podiumbouwer van bashen spreekt dan bedoelt hij de doeken waarmee het podium en de geluidstoren worden afgeschermd voor zon, wind en regen. Deze doeken zijn gemaakt uit onbrandbaar materiaal.

aRtIeStenGaGe (35)
De gage is de som die je aan een artiest voor zijn optreden uitbetaalt. In deze som is de BTW inbegrepen. Daarnaast worden nog de sociale lasten van deze som afgetrokken. De artiest zal uiteindelijk dus een kleiner bedrag overhouden dan de totale som die jij betaalde.

BIllIjke VeRGOeDInG (34)
Deze vergoeding moet betaald worden voor het afspelen van muziek. Ze is bedoeld voor muzikanten die een nummer op een cd inspeelden en de producers die deze opnames ondersteunden.

BOekInGSCOntRaCt (22)
Dit contract sluit je als organisator af met een boekingskantoor. Hierin wordt bepaald dat jij een bepaalde groep bij een kantoor boekt en dat deze groep voor een bepaalde prijs op jouw festival zal optreden. Verder staan hier ook alle afspraken in die je als organisator met het boekingskantoor maakt. Als aanvulling bij dit contract vind je ook vaak de artist en technical rider.

aRtISt RIDeR (22)
Letterlijk vertaald is dit een ‘door de artiest toegevoegde clausule’. Dit document wordt toegevoegd aan het boekingscontract dat een organisator met een boekingskantoor ondertekent. In deze clausule staan ‘de eisen’ van de artiest. Deze eisen kunnen zeer ruim gaan. De belangrijkste zijn deze i.v.m. techniek en catering.

BaCklIne (9)
Letterlijk vertaald ‘achterlijn’. Podiumwissels tussen verschillende groepen nemen vaak heel wat tijd in beslag. Daarom is het makkelijk om tijdens het optreden van een groep alvast de instrumenten van de daarop volgende groep achter het podium klaar te zetten. De verzameling van deze opgestelde instrumenten noemt men de backline.

CateRInG (10)
Deze term staat voor het geheel aan eten en drinken dat op het festivalterrein voorzien is.

CHanGe OVeR (9)
Op een festival staan verschillende groepen op een podium. De tijd tussen het afgaan van de ene groep en het opkomen van de volgende noemt men de change over. Tijdens de change over wordt de set van de ene groep afgebroken om vervolgens deze van de groep die nadien optreedt op te bouwen.

66

Bijlagen

nlijst
CRaSH BaRRIeR (12)
‘Vangrail’ is de letterlijke vertaling van dit woord. De crash barriers scheiden de publiekszone van de veiligheidszone en staan in voor het ‘opvangen’ van het publiek. Door een terrein met deze barriers in te delen zorg je dat je festivalsite niet verandert in één wanordelijke en oncontroleerbare massa. Meestal doen nadarhekken of herashekken dienst als crash barriers.

GROupIeS (26)
Groupies zijn personen die ongelofelijk grote fan zijn van een bepaalde band. Ze laten dit duidelijk merken door de band op zoveel mogelijk optredens te komen bekijken en door hun pogingen om zoveel mogelijk in de nabijheid van de band te vertoeven.

lOaD In (21)
Dit vertaal je letterlijk als ‘inladen’. Podiummedewerkers spreken wel eens van de ‘load in’. Daarmee bedoelen ze het opbouwen van de instrumenten voor een optreden op het podium.

CReW (16)
Dit is het volledige team van medewerkers dat op de festivaldag zelf helpt. Tot dit team behoren bv. de technici en de security.

CROWDSuRFen (25)
‘Surfen op de massa’, de vertaling van crowdsurfen geeft je wel min of meer een beeld van haar betekenis. Bij crowdsurfen worden mensen in de hoogte getild. Liggend en steunend op de handen van het publiek ‘verplaatsen’ ze zich over de hoofden van dat publiek.

lOaD Out (21)
Vertaal je letterlijk als ‘uitladen’. Ook deze term wordt wel eens gebruikt door podiummedewerkers. In dat geval hebben ze het over het wegnemen van de instrumenten en ontruimen van het podium.

lOaDInG DOCk (21)
Letterlijk vertaald: ‘laaddok’. Om instrumenten makkelijk op en af het podium te verplaatsen gebruiken podiummedewerkers vaak een ‘loading dock’. Dit is een stevige plank die ze schuin tegen het podium aanzetten. Op die manier kunnen instrumenten en materialen, die meestal in flightcases op wieltjes opgeborgen worden, makkelijk op en af het podium gereden worden.

DRuMRISeR (21)
‘Riser’ is afgeleid van ‘to rise’: oprijzen. Een drumriser laat de drum dus ‘oprijzen’ van de grond naar het podium’. Omdat drums opbouwen vaak veel tijd vraagt worden deze achter het podium alvast opgebouwd. Daarbij worden ze op een klein verhoog opgesteld. Dit kleine ‘podium’ staat vaak op wieltjes zodat het makkelijk transporteerbaar is naar het podium.

MaInStReaM (17)
Dit kan je vertalen als ‘hoofdrichting’. Tot de ‘mainstream’ behoort de muziek die algemeen als populair beschouwd wordt. De muziek met andere woorden die de overgrote meerderheid van het publiek kent en beluisterd. Underground is het tegengestelde van mainstream.

FlIGHtCaSe (21)
Dit woord is letterlijk als ‘vliegkist’ te vertalen. Een kist dus waarin je zaken goed beschermd kan meenemen op een vliegtuigreis. Omdat artiesten zich echter niet alleen met het vliegtuig verplaatsen maar wel willen dat hun instrumenten veilig opgeborgen zitten, gebruiken ze deze flightcases omwille van hun stevigheid bij ieder transport.

MaRketInG DIReCtOR (30)
In een bedrijf is dit het hoofd van de afdeling marketing. Binnen deze afdeling houdt men zich bezig met alles wat verband houdt met ‘het in de markt plaatsen van een product’. Zo ook bv. het promoten van een product op een festival. Vandaar dat bedrijven met organisatoren vaak sponsordeals afsluiten. De persoon die je voor deze sponsordeals moet contacteren is de marketing director.

FROntStaGe SeCuRIty (12)
Letterlijk vertaald ‘veiligheidsbewaker voor het podium’. Deze security staat opgesteld in de veiligheidsbuffer tussen het publiek en het podium. Ze houden in de gaten dat er geen risicosituaties ontstaan in het publiek voor hen en vangen indien nodig het publiek op (bv.: mensen die onwel worden, crowdsurfers).

MeDIaDeal (29)
Deze deal sluit je als organisator of met een bepaald medium, bv.: een krant, radiozender… Inhoudelijk bestaat deze overeenkomst erin dat dit medium aandacht schenkt aan jouw evenement. In ruil promoot jij op jouw evenement deze krant, radiozender,…

Festivallen en Opstaan

67

MeRCHanDISInG (12)
Of vertaald ‘verkooppromotie’. De merchandising van een band bestaat uit allerlei producten die in de eerste plaats verkocht worden ter promotie van de band. T-shirts, petjes, badges, stickers, posters en cd’s zijn zowat de meest voorkomende vormen van merchandising.

pROGRaMMatOR (19)
Dit is de persoon die instaat voor het samenstellen van de festivalaffiche. Hij bepaalt dus de line-up (de volgorde waarin groepen verschijnen). In de meeste gevallen zal de programmator de groepen zelf boeken. Een programmator moet dus goede contacten onderhouden met platenfirma’s, managers en boekingskantoren.

MultIkaBelS (23)
Zijn dikke, zware kabels die vertrekken vanop het poduim en naar de PA leiden. In deze samengebonden kabels (vandaar: multi) zitten zowel elektriciteitsgeleiders als klank- en lichtgeleiders. Deze kabels zijn de slagaders van je festivalinfrastructuur. Het is dus ten stelligste verboden er met zwaar materiaal (auto’s, camions, vorkheftrucks, …) over te rijden.

SaBaM (34)
Deze afkorting staat voor La Société Belge du droit de l’Auteur of de Belgische Auteursrechten Maatschappij. SABAM vraagt een bijdrage aan iedere organisator van een muziekevenement. En dit voor het betalen van de auteursrechten. Dit zijn de rechten die de schrijvers van liedjesteksten of de componisten van instrumentale werken hebben op hun werk. Telkens dit werk gebruikt wordt moeten zij daarvoor dus een bijdrage ontvangen.

MOBIel pODIuM (9)
Dit is een podium dat makkelijk verplaatsbaar is. Het transport gebeurt meestal met een truck. Het podium wordt dan na een optreden gewoon ingeklapt en opgeborgen in de laadruimte van die truck. Helemaal afgebroken wordt het, in tegenstelling tot een ‘scaff podium’, dus nooit. De lengte en diepte van dit podium staan vast. In hoogte kan je eventueel nog variëren.

SaMplInG (13)
In de context van de sponsorafspraken begrijpen we sampling als het uitdelen van promogadgets onder het publiek. Deze gadgets moeten dienen om de naam van de sponsor bekend te maken. De naam en/of het logo van de sponsor staan dus meestal op deze gadgets afgedrukt. Meestal gebeurt deze sampling door promoteams.

MOnItOR (9)
Monitors zijn die lage zwarte boksen die bij een optreden voor de muzikanten op de grond staan. Ze zorgen ervoor dat ook de muzikanten de muziek horen die ze spelen. Dat klinkt vreemd maar doordat de muzikanten verspreid staan over het podium horen ze niet ‘het geheel’ dat het publiek wel hoort. Vooral voor het bewaren van de samenklank in de muziek zijn de monitors dus heel belangrijk.

SBk (38)
Deze afkorting staat voor ‘Sociaal Bureau voor Kunstenaars’. Deze SBK’s doen dienst als ‘interimbureaus’ voor kunstenaars. Kunstenaars kunnen zich bij hen inschrijven en hun opdrachten via deze bureaus laten verlopen. Het bureau treedt dan op als werkgever en draagt dus ook alle sociale lasten.

On StaGe (21)
Techniekers, stagehands,… gebruiken wel eens de termen ‘on’ en ‘off stage’. Daarmee bedoelen ze letterlijk ook ‘op het podium’ en ‘van het podium’.

SCaFF pODIuM (9)
Deze term ontstond in het ‘podiumbouw-milieu’. Hij is afkomstig van ‘scaffold’ wat ‘stellage’ betekent. Dit podium bestaat dus uit een stelling van metalen buizen die in mekaar getimmerd worden. Die buizen worden door een podiumbouwer ook wel ‘layer’ genoemd. Een scaff podium kan je dus zo hoog, breed en diep maken als je zelf wil.

pa OF puBlIC aDDReSS (11)
Public Address is de verzamelnaam voor de microfoons, mengtafel(s), versterkers en speakers waarmee een uitvoering versterkt wordt naar het aanwezige publiek. Meestal zal men, als men over ‘de PA’ praat, verwijzen naar de geluidstoren/tent waarin de technische installatie op het festivalterrein is opgesteld.

SIDeWInG (9)
Letterlijk vertaald ‘zijvleugel’. Vaak hebben podia aan beide kanten sidewings. Deze zijn een uitbreiding van het podium dat niet zichtbaar is voor het publiek. Ze worden gebruikt om de technische instrumenten in onder te brengen die best dichtbij het gebeuren op het podium bedient worden. Bv.: de monitortafel voor de monitors van de artiesten.

peRSRuIMte (14)
Deze ruimte maakt meestal deel uit van de backstage. Hier ontvang je de pers. Journalisten beschikken er over alle mogelijke communicatiekanalen. Je biedt hen in deze ruimte ook alle festivalinfo aan. Interviews en fotosessies met artiesten kunnen hier eveneens doorgaan.

StaGeDIVen (p .25)
Letterlijk vertaald betekent dit ‘van het podium duiken’. Stagedivers beoefenen hun hobby door op het podium te klimmen. Van daaruit springen ze in het publiek waarop ze dan crowdsurfen (zie hoger).

playlISt (32)
Letterlijk vertaald ‘de speellijst’. De playlist geeft de nummers aan en de volgorde van de nummers die een groep tijdens haar optreden zal spelen. 68

Bijlagen

StaGeHanDS (21)
Of vertaald ‘podiumhulp’. De stagehands helpen voor en achter het podium bij de opbouw en afbraak van de opgestelde instrumenten voor de optredens. Hun taak bestaat er dus in het podium voor te bereiden op de komst van de artiest.

StaGelIGHt (23)
Of vertaald ‘podiumlicht’. Techniekers zullen vaak de term ‘stagelight’ gebruiken. Daarmee bedoelen ze dus niks anders dan het ‘podiumlicht’, de spots en andere verlichting op het podium.

StaGe ManaGeR (21)
Letterlijk vertaald ‘podiummanager’. Dit is de persoon die het gebeuren op het podium in goede banen leidt. Hij zorgt ervoor dat de ‘change overs’ zo vlot mogelijk verlopen, dat de groepen stipt optreden,… verder staat hij aan het hoofd van het team stagehands aan wie hij opdrachten geeft.

StaGe SeCuRIty (25)
Letterlijk vertaald ‘podium veiligheid’. Deze medewerkers houden het podium continu in de gaten. Ze waken er zo over dat er geen onveilige situaties op en rond het podium ontstaan.

teCHnISCHe RIDeR (39)
Naast de artist rider vind je bij een artiesten– of boekingscontract ook een technische rider. Dit is een overzicht van alle technische zaken die een groep nodig heeft om haar optreden te laten doorgaan. Naast een opsomming van technische materialen vind je er vaak ook een plannetje van de podiumopstelling in terug. Op die manier weten de techniekers alvast hoe ze alles kunnen organiseren.

unDeRGROunD (17)
Vertaald betekent dit ‘onder de grond’. In de muziekwereld duidt het woord op het geheel van muziek dat niet beantwoordt aan wat de meerderheid van het publiek als populair beschouwt. De muziek die als het ware ‘onder de grond’ ver van de ‘normale wereld’ ontstaat. Mainstream is het tegengestelde van underground. Muziek kan in de tijd evolueren van underground naar mainstream. Underground is dus een zeer ruim begrip en het gebruik ervan is meestal subjectief.

VeIlIGHeIDSBuFFeR (11)
Dit is een zone die ervoor moet zorgen dat de veiligheidsdiensten bij problemen makkelijk tot alle delen van het festivalterrein kunnen doordringen. Een veiligheidsbuffer is er onder andere vooraan het podium en vaak loopt deze nog door het publiek tot aan de PA. Het publiek heeft geen toegang tot deze ruimte

VIp-ROOM (14)
De afkorting VIP staat voor ‘Very Important Person’, vertaald ‘zeer belangrijke persoon’ dus. ‘room’ betekent gewoon ‘kamer’. In de VIP-room ontvang je dus alle belangrijke personen zoals bv. sponsors.

Festivallen en Opstaan

69

literatuur
Asselman (ed.), Communiceren via website en e-mail, Cultuurnet Vlaanderen, Brussel, 2004 gratis downloaden via www.cultuurnet.be D. Bastin, a. Polfliet, l. Schillemans, Leerlingenraad en daad, Standaard, Antwerpen, 2000 S. Christiaensen (ed.), Veiligheid bij muziekevenementen in openlucht, Politeia,Brussel, 2003 E. Hambach (eindred.), Een subsidiedossier opstellen. Een fluitje van een cent!, Vlaams Steunpunt vrijwilligerswerk, Brussel, 2005 T. Vastesaeger (eindred.), Concerten organiseren. Een praktische gids, Poppunt, Brussel, 2005 R. Weyns, Communiceren met pers en media, Cultuurnet Vlaanderen, Brussel, 2003 gratis downloaden via www.cultuurnet.be P. Norro (eindred.), Milieuzorg op evenementen. Handleiding voor een geïntegreerd milieubeheer op evenementen, Brugge, 2001

70

Bijlagen

Weblinks
WeRkten Mee aan Deze BunDel, OF InSpIReeRDen OnS… www.pienternet.be www.vsknet.be www.maks.be www.cjp.be www.fuifpunt.be www.skratsj.be www.jefvzw.be www.creyfs.be Pienternet Vlaamse scholierenkoepel Maks! CJP Fuifpunt Skratsj JeugdhuisFederatie Creyfs interim

aDVIeS, tIpS en InFO www.100procentpuur.be www.poppunt.bew www.muziekcentrum.be www.vvj.be www.jac.be www.vlaamsejeugdraad.be www.jeugdbeleid.be www.jemp.be 100% Puur Poppunt Muziekcentrum Vereniging Vlaamse Jeugddiensten en -consulenten Jongeren Advies Centrum Vlaamse Jeugdraad Jeugdbeleid Vlaamse Gemeenschap Jeugddienst voor Maatschappelijke Participatie

OnDeRWIjS www.canoncultuurcel.be www.klasse.be www.klascement.net De Cultuurcel van het Departement Onderwijs Klasse Portaalsite voor en door leerkrachten

CateRInG www.horeca.be www.favv.be www.febupro.be Beroepsfederatie voor de horeca Federaal Voedselagentschap Federatie van Butaan en Propaan

SeCuRIty www.vigilis.be Veiligheid en preventie overheid

eHBO www.cm.be www.rodekruis.be www.hetvlaamsekruis.be CM Rode Kruis Vlaamse Kruis

COMMunICatIe www.cultuurnet.be www.websitemaken.be www.creatiefschrijven.be Festivallen en Opstaan CultuurNet Vlaanderen Massa’s interessante links en een uitgebreid forum Site voor iedereen die houdt van schrijven 71

SuBSIDIeS en/OF aDVIeS www.wvc.vlaanderen.be/muziek/ www.wvc.vlaanderen.be/regelgevingcultuur/ www.vgc.be www.limburg.be/jeugd www.provincieantwerpen.be www.oost-vlaanderen.be/cultuur www.west-vlaanderen.be www.vl-brabant.be www.provant.be/jeugd/ www.oost-vlaanderen.be/jeugd www.west-vlaanderen.be/jeugd www.limburg.be/jeugd www.vlaams-brabant.be/jeugd Site van de Vlaamse Gemeenschap voor iedereen die professioneel met muziek bezig is Regelgeving rond subsidies voor cultuur, Vlaamse Gemeenschap Vlaamse Gemeenschapscommissie, is in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest o.m. bevoegd voor cultuur Provincie Limburg Provincie Antwerpen Provincie Oost-Vlaanderen Provincie West-Vlaanderen Provincie Vlaams-Brabant Provinciale jeugddienst Antwerpen Provinciale jeugddienst Oost-Vlaanderen Provinciale jeugddienst West-Vlaanderen Provinciale jeugddienst Limburg Provinciale jeugddienst Vlaams-Brabant

MOBIlIteIt www.traject.be Mobiliteitsmanagement

MIlIeu www.milieuinfo.be www.jeromweb.be www.milieuzorgopschool.be www.ovam.be www.smash-events.net www.milieukoopwijzer.be www.ecospot.be www.bblv.be www.milieueducatie.be/ www.groovygreen.be Wegwijzer leefmilieu en natuur, Vlaamse Gemeenschap Jeugd, ruimte, omgeving en milieu Mos of Milieuzorg Op School Openbare afvalstoffenmaatschappij, Vlaamse Gewest Tips voor duurzame evenementen Een site van de Bond Beter Leefmilieu Over een ecologisch project voor jeugdhuizen Site van de Bond Beter Leefmilieu Natuur- en milieueducatie Vernieuwende ideeën rond ecologie

FeStIValtOeGankelIjkHeID www.intro.inclusie.be Leidraad voor toegankelijke evenementen en festivals

De papIeRWInkel www.ikgebruikmuziek.be www.SABAM.be www.just.fgov.be www.kunstenloket.be www.vrijwilligerswerk.be socialsecurity.fgov.be www.vlajo.org De Billijke Vergoeding SABAM Federale overheidsdienst justitie Kunstenloket Over werken met vrijwilligers Sociale zekerheid, site van de federale overheid Info over de mini-onderneming

FeeSten www.partywise.be www.bekijkheteensnuchter.be www.weekup.be www.use-it.be Tips voor ‘verstandig’ feesten Tips en weetjes over alcohol WeekUp USE-IT

72

Bijlagen

MuzIek www.muziekcentrum.be www.poppunt.be www.demopoll.be www.youngtalentcorner.be www.tmf.be www.cultuurweb.be www.allmusic.com muziek.leerlingen.com/ www.jeugdenmuziek.be Muziekcentrum Poppunt Demopoll, demoforum van Studio Brussel en Poppunt Young Talent Corner, voor dj-talent TMF Uitgebreid overzicht van culturele evenementen Muziekencyclopedie Leuke site voor leerlingen Jeugd en muziek

extRaatjeS www.infinitewheel.com www.rocktoons.com

en laSt But zekeR nOt leaSt! www.stressfactor.be www.musicmaniacs.be

De tIen BeSte ROCkFIlMS VOlGenS MOjO MuSIC MaGazIne…
1. This Is Spinal Tap Over wat er zoal kan fout lopen tijdens de tournee van een rockband 2. The Last Waltz Film over het laatste concert van the Band, starring: een massa muzieklegendes! 3. A Hard Day’s Night Beatles film 4. Gimme Shelter rockumentaire over optreden van the Rolling Stones en de moord op een jonge zwarte man tijdens dat optreden 5. The Wall ‘Verfilming’ van de gelijknamige Pink Floyd-LP 6. Ray Muzikale film over het leven van soullegende Ray Charles 7. The Filth And The Fury Film over de Sex Pistols 8. Quadrophenia Film in samenwerking met the Who, over de mentaliteit van de Britse jeugd in de jaren ‘60 9. Westway To The World Documentaire over the Clash 10. Help! Beatles film

Festivallen en Opstaan

73

Contact

CONTACTGEGEVENS
StressFactor is een initiatief van Deadline Entertainment Group NV.

Deadline Entertainment Group Hemelshoek 235 2590 Berlaar Tel. 03 366 21 00 Fax 03 366 21 50 Voor al je vragen, opmerkingen en verzoekjes kan je terecht op bovenstaand adres of mailen naar tine.deschutter@deadline.be

THANKS
Deze bundel kwam tot stand met medewerking van: Johan Giglot en Griet Baeten – coördinatoren StressFactor David Van Den Hende –stagiair muziekeducatie Verder konden we rekenen op de enthousiaste medewerking van volgende partners:

we bedanken ook:

Alle inhoud is auteursrechtelijk beschermd. Niets uit deze bundel mag overgenomen worden in andere publicaties bedoeld voor commerciële doeleinden zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de auteurs. © 2008 - 2009, Deadline Entertainment Group