Invloed van SEH-kenmerken op de implementatie van IT

MYRTHE HUIZINGA 364135

HEALTH INFORMATICS
Individual essay

Inhoudsopgave

Introductie 2 Probleemstelling 2 Analyse 3 De SEH afdeling 3 Werkprocessen 3 Kwaliteitseisen 4 Gegevensregistratie 4 Health Information Technology 4 Informatiebehoefte 5 Discussie 6 Conclusie 8 Literatuur 9

Introductie

De spoedeisende hulp afdeling (SEH) heeft binnen een ziekenhuis een afwijkende functie ten opzichte van andere medische (verpleeg)afdelingen. De SEH is er namelijk op gericht om patiënten medische hulp te verlenen bij trauma’s en acute aandoeningen. De SEH is daarmee een onderdeel van een keten van acute zorg, waar ook verloskundigen, huisartsen, ambulance-diensten, meldkamers en mobiele medische teams deel aan nemen.
Vanwege de acute zorgvraag van patiënten op de SEH, dient een SEH tijdige en efficiënte zorg te leveren, terwijl zij juist ook nog belast worden met overbezette, stressvolle en uitdagende situaties (Ben-Assuli, 2014). Medewerkers op de SEH kunnen hierdoor een andere informatie- en registratiebehoefte hebben dan medewerkers die op reguliere verpleegafdelingen werken (Ayatollahi et al., 2013). De patiëntenpopulatie van de SEH is namelijk niet beperkt tot ziekteverschijnselen van één specialisme, maar de zorgvraag is juist zeer divers en specialisme overstijgend. De spoedeisende hulp afdeling vereist hierdoor ook een goede samenwerking met veel individuen, zoals het ambulancepersoneel, secretaresses, verpleegkundigen en artsen van andere afdelingen, maar ook medewerkers van het laboratorium en de radiologieafdeling. Iedere groep genereert een flinke hoeveelheid data, welke verzameld, geïnterpreteerd en toegepast moet worden bij de klinische besluitvorming op de SEH. Indien gegevens ontbreken kan dit de patiëntenzorg beïnvloeden en leiden tot een langer verblijf op de SEH, waardoor de afdeling overvol kan raken.
Probleemstelling
Een correcte implementatie en een adequaat gebruik van een informatie systeem is dus van groot belang voor de SEH. Binnen dit paper zal gekeken worden of er kenmerken van het werk op de spoedeisende hulp afdeling zijn die invloed hebben op (de randvoorwaarden van) de implementatie van informatie technologieën op de SEH afdeling. Dit vraagstuk zal beantwoord worden door middel van antwoorden op de volgende vragen:

Deelvragen:
Welke specifieke kenmerken heeft het werk op de SEH?
Zijn er specifieke randvoorwaarden die gelden bij de implementatie van IT op een SEH?

Hoofdvraag:
Hebben kenmerken van een SEH afdeling invloed op de implementatie van IT-systemen?

Analyse

De spoedeisende hulp afdeling
Op de SEH worden patiënten behandeld (gestabiliseerd) die een acute hulpvraag hebben. Wanneer de patiënt gestabiliseerd is, maar nog steeds zorgbehoevend, wordt deze overgeplaatst naar een andere afdeling of zelfs een ander (gespecialiseerder) ziekenhuis. Daarnaast is het ook mogelijk dat de patiënt weer naar huis mag. De zorg op de SEH wordt 24 uur per dag en 365 uur per dag aangeboden.
De meeste SEH’s zijn onderdeel van een ziekenhuis en vormen daar een belangrijke instroom van patiënten voor het ziekenhuis. Zo’n 30% van alle klinische patiënten wordt opgenomen naar aanleiding van een bezoek aan de SEH (IGZ, 2012). Patiënten met acute gezondheidsproblemen kunnen via de huisarts, al dan niet met een ambulance, naar de SEH doorverwezen worden. Daarnaast zijn er ook patiënten die op eigen gelegenheid naar de SEH komen of 112 bellen, de zelfverwijzers.

De laatste jaren worden er steeds vaker huisartsenposten (HAP’s) geplaatst in de buurt van een SEH. Om geld te besparen wordt er nauw samengewerkt tussen de HAP en de SEH. Patiënten die de dure medische zorg niet nodig hebben, maar juist geholpen zouden kunnen worden op de HAP, worden terugverwezen. Andersom kan de verwijzing ook plaatsvinden, indien de zorgvraag te complex blijkt voor de HAP wordt de patiënt doorverwezen naar de spoedeisende hulp afdeling van het ziekenhuis.

Werkprocessen
De werkprocessen op de SEH worden vooral gekenmerkt door de urgentie waarin de zorg geleverd dient te worden. Elke patiënt dient zo snel mogelijk gestabiliseerd te worden om vervolgens het verdere behandelbeleid te bepalen. Het behandelen van de patiënten op de SEH wijkt niet heel veel af van de behandelingen op een andere afdeling, behalve dat er veel meer tijdsdruk op de zorgverleners staat. Het triëren en traceren van patiënten, om onder andere de juiste behandelvolgorde te bepalen, vindt daarentegen juist nauwelijks plaats op andere afdelingen. Deze twee SEH-specifieke werkprocessen worden hieronder nader toegelicht.

Triage
Door een toenemende zorgvraag, vooral onder ouderen, neemt het aantal patiënten dat zich met acute en niet-acute hulpvragen op de SEH meldt ook toe. Het grootste deel van de patiënten bestaat uit patiënten die niet in kritieke/levensbedreigende toestand zijn (Rhodes et al. 2001) en om deze patiëntenstroom van de juiste zorg op het juiste moment te voorzien is een systematische triage een belangrijk middel geworden. Dit heeft er toe geleidt dat het triëren van patiënten één van de belangrijkste werkprocessen op de SEH is geworden. De triage is zelfs door de Nederlandse Vereniging Spoedeisende Hulp Verpleegkundigen (NVSHV, 2008) opgenomen in een richtlijn. Triageverpleegkundige voeren de triage uit en bepaalt hiermee de behandelvolgorde van patiënten. Middels een gedefinieerd stroomschema krijgt de patiënt een urgentieclassificatie toegewezen en in combinatie met de aankomst- en wachttijd wordt de exacte behandelvolgorde bepaald. Patiënten die voor een minder urgente zorgvraag komen zullen dus langer moeten wachten dan patiënten die acuut medische hulp nodig hebben. Voorbeelden van veelgebruikte triagesystemen in Nederland zijn de NTS (Nederlands Triage Systeem), MTS (Manchester Triage System) en ESI (Emergency Severity Index).

Traceren
Indien een patiënt getrieerd is wordt deze naar de juiste locatie gestuurd. Dit kan een bepaalde behandelruimte zijn, maar daarnaast kan de patiënt ook terugverwezen worden naar de wachtkamer of voor onderzoek op de radiologie afdeling zijn (Ayatollahi et al., 2013). De maximale wachttijd wordt bepaald door de uitslag van de triage. Indien deze wachttijd wordt overschreden en de patiënt nog niet geholpen kan worden (door bijvoorbeeld capaciteitsproblemen), dient de patiënt opnieuw getrieerd te worden. Het is dus belangrijk dat er op de spoedeisende hulp afdeling inzage is in het aantal patiënten en hun fysieke locatie inclusief bijbehorende gegevens zoals aankomsttijd, wachttijd en triagetijd. Indien deze gegevens niet voorhanden zijn, zal er onnodig veel tijd besteed moeten worden aan het opzoeken van deze gegevens en de patiënten (Ayatollahi et al., 2013).

Kwaliteitseisen
Sinds 2009 heeft de minister kwaliteitseisen aan de spoedeisen hulp afdelingen gesteld. Voor deze kwaliteitseisen zijn standaarden ontwikkeld waaraan een afdeling moet voldoen, om zo de kwaliteit van de geboden zorg te waarborgen en verbeteren. Deze eisen zijn vooral gericht op het uitvoeren van een adequate triage, een snelle beschikbaarheid van de juiste medische zorg en competente zorgverleners. Wanneer de SEH niet voldoet aan de eisen krijgen zij een termijn om het kwaliteitssysteem te implementeren en daarmee tekortkomingen op te lossen. Blijkt dat hierna nog steeds ernstige tekortkomingen bestaan dan wordt het ziekenhuis onder verscherpt toezicht geplaats of dient de SEH zelfs gesloten te worden.

Ook een zorgbeleidsplan kan op de SEH niet ontbreken (IGZ, 2012). Hierin staat onder andere omschreven welke patiënten wel behandeld kunnen worden op de betreffende SEH. Op basis van dit beleidsplan wordt de SEH, zowel qua personeel als materieel, ingericht.

Gegevensregistratie
Eén van de data-aanleveringen die het ziekenhuis moet doen, is de aanlevering van gegevens over ongevalpatiënten aan de Landelijke Traumaregistratie (LTR). De LTR is bedoeld om informatie te verzamelen van over de traumazorg en met behulp van deze informatie de zorg te verbeteren. Deze registratie bestaat uit zowel prehospitale gegevens, vitale parameters van tijdens de zorg en gegevens over het ontslag en de bestemming van de patiënt.
Ook het Letsel Informatie Systeem (LIS) is zo’n dergelijke aanlevering, wat wel een verplichte aanlevering is. Deze aanlevering bestaat uit persoons-, toedracht- en letselgegevens van ongevalslachtoffers en zieken die zich voor behandeling melden bij een SEH. De informatie die door deze aanlevering verzameld wordt, wordt gebruikt voor het landelijke letselpreventie-beleid. Daarnaast wordt er met deze informatie ook een rapport met benchmarkinformatie opgesteld.

Health Informatie Technologie
Een Health Informatie Technologie (HIT) heeft het doel om een bijdrage te leveren, vanuit een patiëntgerichte benadering, aan een kwalitatieve en efficiënte patiëntenzorg. Dit zou moeten leiden tot een verbetering van de behandeling, uitkomst en algehele volksgezondheid. De systemen ondersteunen niet alleen de medische werkzaamheden, maar ook bestuurlijke en leidinggevende werkzaamheden die binnen de zorginstellingen worden uitgevoerd. Daarnaast kunnen ze een grote rol spelen bij de medische besluitvormingsprocessen, maar ook onderzoek, training, evaluatie en planning vereenvoudigen. De systemen worden ook beschouwd als een betrouwbaar middel voor communicatie tussen zorgverleners en –instellingen. (Vezyridis et al., 2011)

Informatiebehoefte
De informatiebehoefte van medewerkers op de SEH zijn onder te brengen in twee categorieën, namelijk de klinische informatie en niet-klinische informatie (Ayatollahi, 2013). De klinische informatie en kennis is vooral wenselijk voor artsen en verpleegkundigen die werkzaam zijn op de SEH, zodat zij zo goed en snel mogelijk het beleid kunnen bepalen met betrekking tot onderzoeken en de behandeling. Niet-klinische informatie wordt vooral gebruikt door doktersassistenten en secretaresses, voor het maken van vervolgafspraken, regelen van de vervolgopname en het invoeren van verwijs- en ontslaggegevens.
Ook bronnen zoals medische informatie, klinische richtlijnen en evidence-based medicine behoren, volgens Ayatollahi et al. (2013), tot de informatiebehoefte van zorgverleners op de spoedeisende hulp afdeling. Belangrijk hierbij is dat deze informatie direct beschikbaar is en dat niet ingelogd, gebeld of op toegang en/of opstarten gewacht hoeft te worden. Een succesvolle behandeling wordt bereikt indien de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is (Steenkiste et al., 2002).

Discussie

Informatie management op de SEH blijft een uitdaging doordat de zorg geleverd wordt door wisselende teams, onderbrekingen in de zorg geen uitzonderingen zijn en patiënten elk moment met een grote diversiteit in zorgvraag kunnen aankomen (Callen et al., 2014). Om deze redenen is het gewenst dat zorgverleners op de SEH effectief met elkaar kunnen communiceren, maar dat ook de communicatie met externe afdelingen (zoals het laboratorium) gemakkelijk verloopt. De SEH is een onderdeel van een zorgketen waarbij goede communicatie essentieel is. Indien deze communicatie digitaal kan plaatsvinden, hoeft de informatie maar eenmaal ingevoerd te worden en is deze direct door meerdere zorgverleners inzichtelijk en bruikbaar. Een directe koppeling met het ambulance systeem, uitwisseling van data op basis van de SBAR-methode, zou er bijvoorbeeld voor kunnen zorgen dat de SEH al op de hoogte is van de exacte gezond-heidsproblemen voordat de patiënt gearriveerd is, maar ook dat deze gegevens direct in het EPD van de patiënt beschikbaar zijn, blijven en gebruikt kunnen worden in verdere verslagleggen en aanleveringen aan externe partijen. De toegang tot historische en huidige patiëntgegevens is namelijk bevorderlijk voor een doelmatige diagnose en behandeling. Ook de vastlegging van gegevens ten behoeve van de Landelijke Traumaregistratie is eenvoudiger te realiseren wanneer gegevens vanuit de ambulance direct gebruikt kunnen worden.

Bij de implementatie van een HIT op de SEH zal de focus dus vooral moeten liggen op het ondersteunen van het werkproces (Handel et al., 2011), zodat de HIT-oplossing niet de beperkende factor zal zijn in het leveren van de acute zorg maar deze juist bijdraagt aan het leveren van efficiënte zorg. Ook Ozkaynak et al. (2012) benoemd dat het systeem rekening moet houden met elke rol die betrokken is in de acute zorg. Voor de verschillende medewerkers met een andere rol, zal het systeem dus aansluitende functionaliteiten moeten aanbieden, zodat het werkproces optimaal ondersteund wordt.
Digitale ondersteuning bij de triage van patiënten is hierbij ook een vereiste. De beslisboom kan dan doorlopen worden, waarbij het systeem telkens automatisch de volgende opties aanbiedt. Eventuele wijzigingen in het triagesysteem kunnen centraal doorgevoerd worden, waarna elke zorgverlener direct gebruikt maakt van de nieuwste versie. Zodoende hoeven de zorgverleners deze wijzigingen niet uit hun hoofd te leren.

Het beschikbaar hebben van een overzichtsbord, waarop de patiëntnaam, urgentieclassificatie en aankomsttijd staat vermeld, is een onderdeel van de NVSHV-richtlijn (2008). Gecombineerd met de exacte fysieke locatie van de patiënt biedt dit relevante informatie voor het leveren van de zorg. Wanneer dit overzichtsbord aangestuurd wordt door informatie uit het informatie systeem hoeven hiervoor geen aparte handelingen en/of registratie voor plaats te vinden.

Door Farley et al (2013) worden zeven aanbevelingen, voor het verhogen van de kwaliteit van informatiesystemen op de spoedeisende hulp afdeling, beschreven. De eerste vier aanbevelingen gaan over het belang van het betrekken van SEH-medewerkers bij de implementatie en verbeteringen. De laatste drie aanbevelingen hebben te maken met het leren van voorgaande implementaties. Voor de leverancier van een SEH-specifieke HIT is het belangrijk dat zij de ‘lessons learned’ openbaar delen en meenemen bij verdere ontwikkelingen en implementaties. Deze aanbevelingen zijn echter niet SEH-specifiek maar zouden meegenomen worden bij elke implementatie en ontwikkelingen van een HIT.
Daarnaast benoemen Inokuchi et al. (2013) dat er valkuilen zijn voor de implementatie van HIT op een spoedeisende hulp afdeling. Deze valkuilen bestaan volgens hen uit: * Kosten van de implementatie en het onderhoud, * Weerstand bij medewerkers door een wijziging in hun werkproces, * Onzekerheid over de betrouwbaarheid van het systeem, * Ongebruiksvriendelijk, * Vermoedens dat de technologie snel achterhaalt is, * Zorgen over het waarborgen van de privacy.
Ook in deze valkuilen zijn geen specifieke kenmerken te vinden die er voor zouden kunnen zorgen dat een implementatie van een HIT op de SEH anders zou moeten worden aangepakt dan de implementatie van een HIT op andere afdelingen. Voor beide afdelingen gelden dezelfde uitdagingen.
Cresswell et al. (2013) geven tien belangrijke overwegingen voor een succesvolle implementatie en adoptie van grootschalige health informatie technologieën. Deze overwegingen raken het gehele proces van de implementatie; van het vaststellen van het op te lossen probleem tot het evalueren en bijstellen van verwachtingen en doelen. Al deze overwegingen kunnen ook zonder meer gebruikt worden bij de implementatie van een HIT op de SEH.

Ayatollahi et al (2010, 2013) geven aan dat er meer onderzoek gedaan moet worden naar hoe geautomatiseerde informatiesystemen kunnen voldoen aan de specifieke informatiebehoefte van de medewerkers op de SEH. De vraag blijft echter of deze informatiebehoefte zo anders is dan de informatie die overige zorgverleners nodig hebben bij het uitvoeren van hun vak. Duidelijk verschil is dat de medewerkers op de SEH deze informatie extreem snel nodig hebben voor hun besluitvorming, terwijl andere zorgverleners over veel meer tijd beschikken om deze informatie te achterhalen, door middel van (lichamelijk) onderzoek en gesprekken met patiënten en hun naasten, en te interpreteren.

Conclusie

Uitdagingen voor integrale ICT-oplossingen voor de spoedeisende hulp afdeling liggen vooral op het gebied van communicatie met externe partijen (andere partijen uit de acute zorgketen). Deze communicatie blijft echter niet binnen de muren van dezelfde instelling, waardoor er data-exchange zou moeten plaatsvinden. Hier komen direct nog hele andere uitdagingen bij kijken, zoals een uitwisselprotocol en juridische aspecten over informatiebeveiliging en privacy.
Voor de samenwerking met de HAP zou het gewenst zijn om in hetzelfde systeem te werken, omdat hier een hoog aantal patiënten uitgewisseld wordt. De gegevens die worden vergaard bij de eerste anamnese of triage, zouden verloren gaan indien deze niet uitgewisseld kunnen worden met de volgende zorgverlener. Voor het uitwisselen van gegevens, of het werken in hetzelfde systeem, komen echter ook weer uitdagingen naar boven. Naast dat dit technisch gerealiseerd moet worden, dient er bijvoorbeeld ook een strategische beslissing genomen te worden over de toegang van de HAP tot het systeem van de SEH en/of het ziekenhuis en visa versa.
Daarnaast is de overdracht naar de afdeling ook van groot belang. Er dient duidelijk te zijn wat er al onderzocht en bekend is, zodat deze informatie ook gebruikt kan worden op de (verpleeg)afdeling. Bovendien zou het mogelijk moeten zijn om door de ontvangende afdeling alvast orders voor de patiënt te plaatsen zonder dat deze patiënt al fysiek aanwezig is op de afdeling (Ash et al., 2004).

Door de auteurs Farley et al. (2013) en Inokuchi et al. (2011) zijn meerdere valkuilen en aanbevelingen genoemd, waar men rekening mee dient te houden bij de implementatie van een health informatie technologie op de SEH. Echter gelden deze randvoorwaarden ook voor systemen op andere afdelingen, zoals de kliniek of polikliniek. Ook voor de zorgverleners daar is gewenst dat hun werkproces ondersteund, en niet belemmerd, wordt door HIT en dat overdracht naar andere zorgverleners efficiënt kan plaatsvinden. Dit zijn punten die Cresswell et al. (2013) ook benoemen voor de implementatie en adoptie van algemenere HIT’s die op grote schaal ingevoerd worden.
Wanneer een systeem letterlijk gekopieerd wordt van een andere afdeling naar de SEH zal de implementatie waarschijnlijk mislukken. Maar zodra bij de implementatie rekening wordt gehouden met het werkproces en informatiebehoefte van de diverse gebruikers (verschillende rollen, met elk verschillende handelingen), heeft het systeem een grote kans van slagen. Zolang de juiste informatie maar op het juiste moment inzichtelijk of te registreren is.

Literatuur

Ash J, Berg M, Coiera E. Some unintended consequences of information technology in health care: the nature of patient care information system related errors. J Am Med Inform Assoc. 2004. 11:104–12.

Ayatollahi H, Bath PA, Goodacre S. Factors influencing the use of IT in the emergency department: A qualitative study. Health Informatics Journal. 2010. 16(3):189- 200.

Ayatollahi H, Bath PA, Goodacre S. Information Needs of Clinicians and Non-Clinicians in the Emergency Department: A Qualitative Study. Health Information and Libraries Journal. 2013. 30 (3):191-200.

Ben-Assuli O. Electronic health records, adoption, quality of care, legal and privacy issues and their implementation in emergency departments. Health Policy. 2015. 119:287–97.

Callen J, Li L, Georgiou A, Paoloni R, Gibson K, Li J, Stewart M, Braithwaite J, Westbrook J. Does an integrated Emergency Department Information System change the sequence of clinical work? A mixed-method cross-site study. International Journal of Medical Informatics. 2014. 83(12): 958-966.

Cresswell KM, Bates DW, Sheikh A: Ten key considerations for the successful implementation and adoption of large-scale health information technology. J Am Med Inform Assoc. 2013. 20(e1):e9-e13.

Farley HL, Baumlin KM, Hamedani AG, et al. Quality and safety implications of emergency department information systems. Ann Emerg Med. 2013. 62(4):399-407.

Handel DA, Wears RL, Nathanson LA, et al. Using information technology to improve the quality and safety of emergency care. Acad Emerg Med. 2011. 18:e45-51.

Inokuchi, R., H. Sato, S. Nakajima, K. Shinohara, K. Nakamura, M. Gunshin, T. Hiruma, et al. Development of Information Systems and Clinical Decision Support Systems for Emergency Departments: A Long Road Ahead for Japan. Emergency Medicine Journal. 2013. 30 (11): 914-917.

Inspectie voor de Gezondheidszorg. Ziekenhuizen goed op weg met implementatie normen voor afdelingen spoedeisende hulp. Kwaliteitssysteem nog niet volledig op orde. 2012.

Nederlandse Vereniging Spoedeisende Hulp Verpleegkundigen. Richtlijn ‘Triage op de spoedeisende hulp’. 2008.

Ozkaynak M, Brennan PF. Characterizing patient care in hospital emergency departments. Health Systems. 2012. 1(2):104–17.

Rhodes KV, Lauderdale DS, Stocking CB, Howes DS, Roizen MF, Levinson W. Better health while you wait: a controlled trial of a computer-based intervention for screening and health promotion in the emergency department. Ann Emerg Med. 2001. 37:284-291.

van Steenkiste BC, Jacobs JE, Verheijen NM, Levelink JH, Bottema BJAM. A Delphi technique as a method for selecting the content of an electronic patient record for asthma, International Journal of Medical Informatics. 2002. 65 (1). 7–16.

Vezyridis, P., S. Timmons, and H. Wharrad. Going Paperless at the Emergency Department: A Socio-Technical Study of an Information System for Patient Tracking. International Journal of Medical Informatics. 2011. 80 (7): 455-465.