ADQUISICIÓN.

PERSPECTIVA DE LA ADQUISICIÓN

Históricamente, adquisición se relaciona con la obtención de una materia prima o producto a un costo bajo. Nuestro proveedor debía ser el de menor precio. Este concepto ha variado considerablemente con el tiempo debido al TQM y el costo total.

Actualmente no sólo debemos obtener un menor precio sino también, debemos tener en cuenta la factibilidad de la obtención de los materiales en el tiempo preciso, la calidad de estos y las características de la relación con los proveedores.

Muchas empresas dentro de este concepto ha derivado a la subcontratación de servicios, siendo mal administrado este sistema conlleva un aumento considerable del costo del producto. En cambio un buen desarrollo y coordinación de esta relación se puede convertir en una estrategia de adquisición eficaz.

La importancia de la adquisición ha evolucionado hacia la relación empresa-proveedor, todo con el fin de un posicionamiento eficiente en el mercado implementando una estrategia de fabricación y mercadotecnia.

Cinco puntos son preponderantes para entender lo expuesto:

1.- Suministro continuo, tiene como objetivo principal mantener continuo el suministro de materia prima, piezas o componentes para la operación de fabricación, evitando el paro de la producción en forma inesperada debido.-

2.- Minimización de la inversión en el inventario, esto quiere decir mantener un stock fluido que no entorpezca la producción por falta de algún elemento, pero que a su vez no incurra en gastos excesivos de almacenaje. (Obtención de materiales justo a tiempo)

3.- Mejoramiento de la calidad, obtención de materiales de una calidad aceptable a buena para la obtención de un producto final de estándares aceptables de calidad o de alta calidad.

4.-Desarrollo de proveedores, localización o desarrollo de proveedores analizando capacidades y eligiendo a los que logren un mejoramiento continuo, junto al compromiso de éstos para un trabajo en conjunto.

La calidad total es una sistemática de gestión a través de la cual la empresa satisface las necesidades y expectativas de sus clientes, de sus empleados de los accionistas y de toda la sociedad en general, utilizando los recursos de que dispone: personas, materiales, tecnología, sistemas productivos, etc.

5.-Costo total de propiedad más bajo (TCO) aunque el precio de compra de un material o artículo sigue siendo de gran importancia se debe tener en cuenta los costos del servicio y del ciclo de vida. En esto está involucrado todo el proceso de licitación o cotización de los productos a adquirir, obteniendo descuentos en la compra final junto al tipo de pago y así minimizar los costos de adquisición. Este último concepto implica una estrategia logística que involucra además, los costos de productos defectuosos, los desechos y la reelaboración por mala calidad de los componentes de un producto, asociando además costos administrativos y de ventas.

ESTRATEGIAS DE ADQUISICIÓN

Debemos hablar de tres estrategias:

Consolidación del volumen: Se debe consolidar el volumen de compra en un número mínimo de proveedores, lo que permite una fuerza de negociación mayor del comprador con respecto al proveedor. Este concepto permite mejorar la economía de escala al dividir el costo fijo entre un volumen de producción más grande. A su vez, esto hace que el proveedor invierta más en su capacidad o procesos para mejorar el servicio al cliente. Esta estrategia conlleva un riesgo que debe ser minimizado con un programa de examen, selección y certificación de proveedores, sin dejar de lado un plan de contingencia.

Integración operativa del proveedor: integración de procesos y actividades en pos de un mejoramiento considerable del desempeño a través de alianzas o sociedades con proveedores selectos para reducir costos totales . Dentro de las formas de realización de esta estrategia es el trabajo en conjunto en el desarrollo de planes de suministro, en el análisis de ambos de la información relacionada con las ventas y pedidos. Además, no se debe dejar de lado una comunicación directa y a tiempo real para reducir tiempos deentrega en los pedidos y sin errores en ésta.

El objetivo principal es eliminar el desperdicio, reducir costo y desarrollo de mejoramientos mutuos de proveedores y compradores.

Administración del valor: está relacionada con la ingeniería de valor, concepto basado en el que el proveedor es parte del proceso de diseño del producto para reducción del costo, basándose en el conocimiento y capacidades del proveedor desde el momento de la elaboración de un prototipo. Esto deja en claro que la administración del valor va más allá de las adquisiciones en una organización sino que requiere la colaboración de participantes internos y externos. La organización en pleno ( adquisiciones, ingeniería, fabricación, mercadotecnia y logística) junto al personal del proveedor buscan soluciones para un menor costo total, mejora del desempeño del producto o mejorar la atención de los requerimientos del cliente final.

COMERCIO ELECTRÓNICO Y ADQUISICION

Posee una serie de ventajas que están dadas por los avances tecnológicos, mientras mas se mejoran los programas, interfaces y sistemas de trasmisión de datos, se han disminuido los tiempos de espera en el proceso de adquisición, disminuyendo considerablemente los errores dados por los antiguos sistemas.

La EDI (por sus siglas en ingles) Intercambio electrónico de Datos ayuda a mantener información oportuna y precisa con el proveedor, beneficiando la cadena de suministros, alguno de los beneficios son:

- Estandarización de datos

- Información precisa y oportuna

- Disminución de los tiempos- Incorporación de los catálogos electrónicos

FABRICACIÓN

El fabricante es quien transforma la materia prima en producto creando valor dentro de la cadena de suministros.

PERSPECTIVAS DE FABRICACIÓN

La producción en la fabricación se basa principalmente en la Tecnología que posee el fabricante y la estrategia de mercadotecnia que utilizara para poner en el mercado su producto, sumado a la capacidad de aceptarlos los retos que se le presenten.-

Por lo tanto, se hace fundamental una dinámica eficiente dentro de la cadena de suministro, integrando a los proveedores dentro de los procesos productivos.-

Fuera de los procesos productivos las empresas se diferencian verdaderamente por el conocimiento, la tecnología, el proceso y la estrategia que utilizan para poner sus productos en el mercado.

Es así que existen elementos que influyen directamente:

Poder de la marca

Preferencia del cliente basada en la reputación, la calidad del producto y la capacidad de la cadena de suministros. Los compradores de la marca van desde los clientes hasta los agentes de compra industrial. (Mantener el producto vigente)

Una marca no necesariamente fabrica íntegramente sus productos, pero si se preocupa que el proveedor que le entrega el componente que utilizara esa marca sea de calidad, por ej.

Hiunday, para su modelo Sonata 1997 utilizo un motor Mitsubishi, el que le abrió el mercado internacional, posteriormente desarrollo tecnología propia, abaratando los costos, y utilizando motores de su propia fabricación.

Niké, elabora sus productos en Indonesia, donde la mano de obra es mas barata, pero se preocupa que su cadena de fabricación mantenga los estándares de calidad internacional.

Volumen

Este concepto se le debe tratar bajo el principio de economía de escala, ósea, “el costo del producto disminuye mientras mas aumenta la producción del mismo”, este concepto se hace particularmente trascendente cuando se utiliza maquinaria de alto costo fijo, tales como la industria del papel, del acero, etc.

Se deben tener dos consideraciones:

La frecuencia de fabricación (capacidad de fabricar un producto)

La cantidad y el tamaño para almacenamiento y transporte.

Variedad

Dice relación a la “Economía de enlace” , esto es, aprovechar las redes de proveedores para desarrollar varios productos, Ej: Gucci; Carteras, Ropa, Zapatos, Cinturones. (Cuero)

Restricciones

Todo proceso tiene un equilibrio entre la economía de escala y la de enlace, que esta dada por :

Su capacidad: para producir sin perder calidad en el proceso

El Equipo: que puede limitar la variedad, ya que modificarlo para producir un nuevo producto puede disminuir la producción, o causar un cuello de botella dentro de la línea de producción.

La Instalación / Preparación; al sacar una parte del producto de la línea de producción ala espera de terminarlo mas tarde puede causar un entorpecimiento de la producción o un cuello de botella del mismo Ej., sacar de la línea una carcasa para pintarla y luego incorporar dentro de la línea de producción sus componentes (CPU)

Esto se ve frecuentemente cuando existe variedad en la producción.

Tiempo de desarrollo

Es el tiempo que transcurre desde la orden de trabajo y el producto listo para el embarque , del mismo modo existe el tiempo operativo que considera los otros dos mas la preparación// instalación y los atrasos inesperados , estos últimos logran alcanzar, en ocasiones, un 75 a 95% de los retrasos del producto.-

Este concepto bien desarrollado sumado a la atención oportuna del cliente dicen relación directa al poder de la marca.

ESTRATEGIA DE FABRICACIÓN

Esta limitada por la tecnología del momento y por la capacidad de mercadotecnia de la organización, teniendo estos preceptos claro se puede desarrollar la planeación estratégica: Ej:

- La industria del acero se vio influida por nuevos participantes en el mercado, acrílicos, polímeros y otros, no obstante desarrollaron nuevas aleaciones de mejo calidad y mas resistentes las que pudieron competir con estos nuevos participantes del mercado.-

Concurrencia de la estrategia de fabricación

Las estrategias mas comunes de mercadotecnia son :

- Masiva

- Segmentada

- Concentrada

- De uno a Uno

Las anteriores dicen relación a la capacidad que tiene la empresa de fabricar y cubrir los requerimientos del cliente en un tiempo determinado.

Estrategias alternativas de fabricación

Fabricación Según lo Planeado (Make-to.plan) MTP o fabricación por existencia

Esta estrategia explota la economía de escala, da gran relevancia a los inventarios y la capacidad de almacenaje, teniendo presente los futuros requerimientos de los clientes

Fabricación sobre pedido ( Make-to-orden) MTO

Las empresas fabrican los componentes o elementos que solicita el cliente conforme a lo requerimientos de este. El almacenamiento es temporal, mientras se espera completar los lotes solicitados por el cliente.-

Fabricación de montaje o a pedido, ATO

Fabrica los compuestos, componentes o elementos básicos a la espera de los requerimientos del cliente, para posteriormente efectuar los ensamblajes o completar el producto. Requiere de una capacidad logística de almacenaje y ensamblaje importante.-

COSTO TOTAL DE FABRICACIÓN

Debido a que cada estrategia de fabricación alternativa posee características propias en cuanto a costos de almacenaje, transporte, inventario, cadena de suministros y otros, el diseño del apoyo logístico debe basarse en los costos totales de fabricación (TCM) estos son:

- Producción/ adquisición

- Inventario/almacenaje

- Transporte

ABASTECIMIENTO
El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:
(a) Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa. (b) Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.
Los principales objetivos específicos de esta actividad son:- • Mantener la continuidad del abastecimiento;- • Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;- • Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada;- • Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales;- • Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;- • Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.
(c) Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son: • Control de la exactitud de sus existencias. • Mantenimiento de la seguridad. • Conservación de los materiales. • Reposición oportuna. [pic]
(e) Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. (f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. (g) Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa.
IMPORTANCIA
La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes: • Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización. • Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo. • Mantener unas normas de calidad adecuadas. • Buscar y mantener proveedores competentes. • Normalizar los elementos que se adquieren. • Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible. • Mantener la posición competitiva de la organización. • Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.
APROVISIONAMIENTO
Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difícil porque no sólo hay que tener en cuenta las necesidades internas, sino también las del mundo exterior.
Tanto el departamento de aprovisionamiento como el tráfico de materiales tienen un contacto directo en el mercado y han de responder a su solución.
La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperación e interés.
El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:
(1) Las previsiones en un plan general.
(2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un sólo factor, el tiempo.
En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compañía en mercadería y servicios. Cuando una organización gasta cantidades tan grandes de sus ingresos en una sola área es importante que se reciba una buena compensación por los fondos comprometidos.
El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, actúa como un poderoso estímulo para racionalizar el abastecimiento.
En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organización, tanto a corto plazo como a largo plazo.
En el área de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificación y del control de los materiales, así como de la programación de la producción o de la investigación de los materiales y de la programación de las compras, del tráfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la máxima utilización y conservación de los abastecimientos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y la aplicación continua de una serie de normas hasta la conservación, el mantenimiento, la recuperación y la correcta distribución y empleo de todos los artículos utilizados por la empresa.
SUS NECESIDADES
En lo que se refiere al cálculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe considerar la política de la empresa para definir sobre los siguientes puntos:
(a) Emplear en la producción materiales extranjeros o nacionales;
(b) Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artículos que se produzcan.
(c) Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crédito.
También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa para determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilización de la misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalación.
Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa:
Con el gerente de Producción para determinar:
a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el volumen previsto.
b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cuándo colocar los pedidos.
c) La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse.
Con el gerente de Logística para determinar:
a) Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.
b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo.
c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
d) Equipo y material necesario para el mantenimiento.
e) Capacidad de equipo y material para el transporte.
f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
Con el jefe de Compras para definir:
a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
b) La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.
c) Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
Con el gerente de Ventas o Comercialización para:
a) Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.
b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.
Con Contabilidad con el propósito de conocer:
a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
b) La conciliación que se efectúa en los inventarios.
c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al elemento comprador, así como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se refiere a:
(1) La fabricación durante un determinado período.
(2) El cumplimiento de un determinado programa de adquisición de materiales.
(3) Una orden de compra específica.
(4) La adquisición de determinado material que debe de tenerse en existencia.
(5) Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.
CONCLUSIONES
El abastecimiento es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización, puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organización es autosuficiente.
Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la función que cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada.
Otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores, y para ello es recomendable contar con políticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones.
Finalmente, está claro que el área de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por consiguiente en los precios también, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El éxito de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.