FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN SEBUAH PROYEK
PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK:
STUDI KASUS IMPLEMENTASI ERP PADA FOXMEYER
Latar belakang
Kasus proyek implementasi aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) di perusahaan farmasi
FoxMeyer pada tahun 1996 termasuk 1 dari 10 besar kegagalan proyek teknologi i nformasi seluruh dunia periode 1990-2005[1]. FoxMeyer merupakan perusahan ke-5 terbesar farmasi di
Amerika Serikat pada tahun 1995 dengan penjualan tahunan mencapai 5 triliun US$ dan pengiriman barang mencapai 500.000 jenis produk/hari. Pada prinsipnya, bisnis perusahaan bergerak di bidang healthcare services, termasuk:
1. Mendistribusikan produk farmasi, perawatan kesehatan dan kecantikan ke toko, rumah sakit, dan fasilitas kesehatan lainnya. Dengan kata lain, customer dari FoxMeyer adalah retailer. 2. Menyediakan servis kesehatan ke fasilitas kesehatan maupun farmasi.
3. Franchaising toko [2] .
Seiring dengan berjalannya waktu, FoxMeyer merasa perlu meningkatkan kinerja bisnisnya yaitu dengan cara menerapkan sistem ERP. Hal ini dilatarbelakangi ekspektasi FoxMeyer bahwa dengan adanya ERP, perusahaan FoxMeyer akan mampu mengelola informasi secara cepat dan tepat, termasuk dalam hal mengintegrasikan persediaan produk serta merespon permintaan customer dengan lebih cepat.
Penjelasan Masalah
Untuk melaksanakan strateginya, pada September 1993 FoxMeyer melakukan kontrak dengan SAP dan Arthur Andersen Consulting untuk mengimplementasikan SAP (R/3). Proyek ini menjangkau seluruh supply chain yaitu warehouse, inventory control, customer service, marketing, strategic planning, information system, shipping dan handling. SAP R/3 merupakan sistem informasi pertama yang diluncurkan di industri farmasi yang memfasilitasi automasi dengan warehouse. Biaya implementasi untuk penerapan SAP R/3 di FoxMeyer ini adalah US$65 juta.
Biaya ini termasuk untuk sistem computer client/server dari Hewlett Packard, SAP software, biaya konsultasi dengan Andersen Consulting, dan pembenahan warehouse yang terkomputerisasi di
Washington Court House, Ohio. Sistem ERP ini diharapkan dapat menghemat US$40 juta per tahun di FoxMeyer.
Pendekatan yang dilakukan dalam implementasi sistem ini adalah pendekatan bertahap.
Pada tahun 1994, FoxMeyer menandatangani kontrak untuk menambah aplikasi di 6 gudang baru.
SAP dan Anderson merencananakan implementasi sistem di gudang tersebut dilakukan pada bulan
Januari dan Februari tahun 1995. FoxMeyer memulai penggunaan R/3 saat fasilitas dan pesanan pelanggan terpenuhi. Akan tetapi, karena kesalahan data, data-data penjualan yang selama ini terjadi menjadi tidak akurat. FoxMeyer mengeluarkan US$16 juta untuk memperbaiki kesalahan ini. Pendekatan bertahap ini baik digunakan karena perusahaan cepat mengidentifikasi kesalahan yang terjadi pada sistem. Namun, kesalahan yang terjadi sudah terlampau banyak. Biaya implementasi mencapai lebih dari US$100 juta. Ini berarti terjadi over-budgetting. Selain itu, kinerja R/3 lambat, dan gagal memberikan keuntungan. Akhirnya pada tahun 1996, FoxMeyer mengalami kebangkrutan dan diakuisisi pesaing terbesarnya, McKesson Corp. sebesar US$80 juta.
Pada tahun 1998, dewan pengawas kebangkrutan FoxMeyer menuntut US$ 500 juta kepada SAP, dan tuntutan yang sama juga diajukan kepada Andersen Consulting. FoxMeyer menuduh SAP berbuat curang dengan menawarkan FoxMeyer sebuah sistem yang gagal.

Sedangkan Andersen Consulting dinilai tidak dapat mengatur implementasi dengan baik. Namun, keduanya menyangkal dan malah menuduh FoxMeyer tidak bisa memanajemen perusahaan dengan baik[2].
Analisis
Dalam kasus ini, dapat diambil dua sudut pandang penting, yaitu Fox Meyer dan Andersen
Consulting. Dari dua sudut pandang tersebut, dapat dilakukan analisis terkait dengan alasan proyek pengimplementasian sistem ERP di FoxMeyer yang tetap ingin dilakukan. Faktor-faktor tersebut adalah: 1. Project factor
Persepsi bahwa melanjutkan investasi akan memberikan hasil balikan yang besar. FoxMeyer sangat mempercayai perkiraan $40 juta yang akan didapatkan setiap tahunnya.
2. Psychological factor
Perusahaan Andersen Consulting yang memiliki sejarah dan track record baik atas kesuksesan melayani klien, membuat perusahaan tersebut memiliki keyakinan besar untuk tetap melaksanakan proyek.
3. Social factor
Jika konsultan mendeskalasi proyeknya, terdapat anggapan bahwa konsultan tersebut tidak mampu memenuhi kebutuhan klien. Andersen Consulting merasa sebaiknya harus tetap melakukan proyek dengan FoxMeyer.
4. Organization factor
Terdapat kondisi dimana perusahaan harus memberhentikan pekerja jika dianggap menyebabkan penundaan proyek. Perubahan dalam manajemen ini ingin dihindari untuk menjaga keutuhan organisasi, sehingga proyek pun akan tetap diusahakan untuk berjalan walau dalam waktu yang singkat.
Namun demikian, pada kenyataannya pelaksanaan proyek itu terkesan memaksa. Dalam keterbatasan perencanaan mengenai waktu maupun sumber daya, pengimplementasian ERP pada perusahaan FoxMeyer akhirnya berujung kepada kegagalan. Terdapat faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan pengimplementasian ERP pada FoxMeyer, yaitu:

1. Kesalahan dalam memilih software.
SAP R/3 adalah software yang dirancang untuk perusahaan manufaktur, bukan perusahaan wholesalers yang memiliki banyak transaksi. Server hanya mampu menampung 10.000 data/hari dibandingkan dengan transaksi FoxMeyer sesungguhnya yang mencapai 420.000 data[3]. Secara internal, terdapat faktor dominansi kepentingan pribadi dari para spesialis IT.

2.

3.

4.

5.

6.

Para spesialis IT ingin mempelajari sistem dan menggunakan teknologi SAP dalam bisnis.
Mereka mengedepankan kepentingan pribadi dibanding kepentingan perusahaan dalam menemukan software yang tepat.
Tidak melakukan pertimbangan dari konsultan atau pihak lain.
FoxMeyer terlalu bergantung kepada Andersen Consulting, FoxMeyer tidak memeriksa kebenaran terlebih dahulu mengenai kemampuan SAP dalam memenuhi kebutuhan perusahaannya. Tidak ada rencana kontingensi.
Tidak ada perencanaan yang matang akan perubahan proses bisnis, terutama dalam menghadapi masalah baru yang akan terjadi. Tidak ada blueprint atau rancangan pengimplementasian pada FoxMeyer. FoxMeyer juga tidak mampu melakukan restrukturisasi proses bisnis yang baru untuk menyesuaikan dengan pengimplementasian SAP R/3.
Tidak adanya keterlibatan end user.
Perencanaan hanya dilakukan oleh manajemen tingkat atas dari FoxMeyer, Andersen
Consulting, dan pihak teknisi. Hanya beberapa end-user yang dilibatkan dalam proses analisis dan desain, sehingga terjadi jurang pemisah yang besar antara pengguna dan perencana sistem.
Pengujian yang tidak mencukupi.
Oleh karena waktu yang terbatas, beberapa pengetesan modul tidak dilakukan. Selain itu tidak ada juga pengetesan software dalam menghadapi permintaan yang banyak dalam satu waktu.
Ruang lingkup dan jangkauan proyek yang terlalu ambisius.
Pekerja di FoxMeyer masih belum familiar dengan SAP R/3, sehingga sebenarnya masih sangat dibutuhkan biaya dan waktu tambahan dalam mengimplementasikan SAP R/3.

Dalam memberlakukan sistem baru, perusahaan FoxMeyer harus melakukan change management, yaitu sebelum sistem baru benar-benar diluncurkan, lingkungan harus diperkenalkan secara perlahan dengan sistem baru. Kegiatannya bisa dalam bentuk pelatihan khusus (training) untuk para menggunakan SAP R/3 di FoxMeyer. Setelah sistem dan pengguna siap, barulah sistem baru diberlakukan, dan setelahnya dapat dilakukan pemeliharaan sistem.
7. Kurangnya dukungan manajemen.
Pihak manajemen gagal dalam mengatur timeline dan sumber daya yang dibutuhkan. Mereka tidak memahami kompleksitas dan resiko dari proyek ini, bahkan sampai menyetujui penggunaan sistem 90 hari lebih cepat padahal sistem belum dicoba secara total[2].
8. Masalah moral dengan end-user.
Beberapa pekerja di gudang merasa terancam akan pekerjaannya. Tidak adanya keterlibatan end-user membuat end-user tidak mampu bekerjasama dengan spesialis IT untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada.
Selain itu, dapat dilakukan analisis resiko berdasarkan unsur penyebab kegagalan proyek, yaitu:
1. Environmental
Manajemen FoxMeyer memiliki sedikit kontrol. FoxMeyer sangat bergantung kepada konsultan dan vendor. Ketergantungan tersebut membuat biaya proyek menjadi semakin besar.
2. Execution
Kurangnya pengetahuan dan keterampilan pekerja di perusahaan. FoxMeyer tidak memiliki kemampuan sendiri di perusahaannya sehingga mempercayai Andersen Consulting untuk mengimplementasi SAP R/3 dan mengintegrasinya dengan automated warehouse system dari
Pinnacle. Padahal lebih dari 50 konsultan masih belum berpengalaman.
3. Scope
Belum lama setelah proyek implementasi SAP R/3 dilaksanakan, FoxMeyer menandatangani kontrak besar untuk memasok sistem konsorsium universitas kesehatan (UHC)[4]. Acara

ini mengakibatkan volume transaksi dalam jumlah besar yang belum pernah terjadi sebelumnya pada server mereka, dan membuat FoxMeyer tidak dapat mengatasinya.
4. Customer mandate
Hal ini terkait dengan komitmen dari manajemen level atas dengan pengguna. Terdapat masalah moral di antara pekerja gudang. Pekerja merasa terancam dengan penggunaan SAP
R/3 dan warehouse automation system tersebut. Tiga gudang ditutup, dan mereka menganggap transisi sistem ke gudang yang terautomasi adalah sebuah bencana. Pekerja yang merasa terusik, akhirnya merusak persediaan produk, tidak memenuhi order, dan juga banyak kesalahan yang terjadi karena sistem baru masih berusaha mengatasi volume transaksi yang membesar. Kesimpulan
Pengimplementasian ERP pada perusahaan FoxMeyer mengalami kegagalan. Faktor yang menyebabkannya meliputi kegagalan dalam aktivitas perencanaan dan implementasi. Dalam mengimplementasikan suatu software, sebaiknya perusahaan selalu melakukan pertimbangan terlebih dahulu, yaitu dalam hal pemilihan software, perencanaan kontingensi, pemasangan target dan ruang lingkup yang memungkinkan, pelibatan stakeholder termasuk end-user, penyesuaian dengan proses bisnis, pelaksanaan testing, dan pemonitoran status proyek.

Referensi
[1] Keefe, Mari, 1994, Top 10 Corporate Information Technology Failure. [Online]. Avalaible: http://www. computerworld.com/computerworld/records/images/pdf/44NfailChart.pdf
[2] Sumner M, May 1998, FoxMeyer Case: A Failure of Large ERP Implementation. [Online].
Avalaible: http://higheredbcs.wiley.com/legacy/college/turban/0471229679/add_text/ch08/fow meyer.pdf [3] Jesitus, J, "Broken Promises? FoxMeyer's Project was a Disaster. Was the Company Too
Aggressive or was it Misled?" Industry Week, November 3, 1997, 31-37.
[4] Madara, Ernest, “A Recipe and Ingredients for ERP Failure”. [Online]. Avalaible: http://www. streetdirectory.com/travel_guide/137436/enterprise_information_systems/a_recipe_and_ingred ients_for_erp_failure.html [Accessed: September 16, 2012]