Communicatieve Vaardigheden 2011-2012; periode B

Schrijven WK2: Briefopdracht
Werk onderstaande briefopdracht uit tot een verzendklare brief. Maak gebruik van de Amerikaanse briefindeling. De opdracht is individueel. Neem je uitwerking mee naar les 2. Later lever je de verbeterde versie in als onderdeel van je opdrachtendossier. Let goed op spelling en uiterlijke verzorging, ook die tellen mee in het eindresultaat.

Neem met het oog op uitwisseling van deze opdracht met een medestudent 2 exemplaren van je uitwerking mee naar les 2.

Ongelukkige start
Op zaterdag 5 november 2011 wordt je droom werkelijkheid: je eigen fitnesscentrum Fit4Life opent zijn deuren. Midden in Leiden, in de oude Wollendekenfabriek aan de Haverschmidtstraat. Na een aanloopperiode van bijna een jaar is nu eindelijk alles geregeld, van financiering tot waterbesparende douchekoppen en je eigen logo. Met een spetterende openingsactiviteit ga je de start van Fit4Life bekendmaken bij een grote groep potentiële fitnessers in Leiden.

Op deze eerste zaterdag van november verricht de bekende wielrenner Bauke Mollema de officiële opening, de toegang deze dag is gratis en de bezoekers kunnen die dag een voordelige kennismakingskaart voor hun 10 eerste bezoeken krijgen. Alleen: er komt maar een man of 14 op je groots aangekondigde openingsactiviteit af! Wat is er misgegaan??

Al gauw kom je erachter wat er is misgegaan: zowel op de massaal verspreide flyers, als in de advertentie in Nieuwsweek, hét huis-aan-huisblad voor de stad Leiden, blijkt het precieze adres van je centrum te ontbreken! Het telefoonnummer stond wel vermeld en de weinige bezoekers die de weg hadden weten te vinden, hadden ’s ochtends eerst even gebeld om te vragen waar ze eigenlijk moesten zijn. De verantwoordelijke persoon is duidelijk aan te wijzen: Timo Rapenburg van Grafisch Bureau Key City Design, die van jou de opdracht kreeg om het promotiemateriaal te regelen. Timo heeft op zich een heel aansprekend vormgegeven advertentie ontworpen die prima in het oog springt. Ook de flyers hadden een hoge attentiewaarde. Alleen de keurig door jou aangeleverde gegevens over de locatie van Fit4Life zijn kennelijk in het drukproces weggevallen. In de drukproef die je 9 dagen vóór de opening ter controle kreeg voorgelegd, stonden alle adresgegevens nog correct vermeld!

Opdracht: Schrijf een stevige klachtenbrief aan Timo Rapenburg van Key City Design, waarin je je weliswaar tevreden toont met het ontwerp van flyer en advertentie, maar waarin je ook duidelijk maakt dat je door deze ernstige fout veel potentiële klanten bent misgelopen. Eis minimaal nieuwe flyers en een herplaatsing van de advertentie (uiteraard voor rekening van Key City Design) op een nader te bepalen datum, want je moet nu een tweede openingsactiviteit organiseren.

Adressen:

Fit4Life BV Grafisch Bureau Key City Design
Haverschmidtstraat 14 Piet Paaltjensveste 3B
2311 JR Leiden 2403 HP Alphen a/d Rijn

Fit4Life BV
Haverschmidtstraat 14
2311 JR Leiden

Grafisch Bureau Key City Design
Piet Paaltjensveste 3B
2403 HP Alphen a/d Rijn

Geachte heer Rapenburg,

Deze brief schrijf ik om mijn dankbaarheid te tonen voor de uitstekende flyers die u voor mijn bedrijf heeft ontworpen. Ze sprongen goed in het oog, waren erg opvallend en sloten naadloos aan bij de flyers die ik persoonlijk voor ogen had.

Echter heb ik ook een grote klacht. Ik heb u de adresgegevens van Fit4Life bv op tijd naar u opgestuurd, op de drukproef die ik 9 dagen voor de opening van mijn nieuwe organisatie van u ontvangen heb stonden deze gegevens netjes vermeld. Ik ben bang dat ergens in het druk proces iets is fout gegaan waardoor deze gegevens niet meer correct op de flyers vermeld stonden. Ook op de advertentie van Nieuwsweek was dit het geval.
Het gevolg van deze fout was dat mijn openingsactie slechts door 14 mensen bezocht is. Het telefoon nummer van Fit4Life was namelijk wel correct vermeld, de 14 bezoekers hebben voor aanvang gebeld om erachter te komen wat het correcte adres was.

Door deze fout ben ik veel potentiële klanten misgelopen. Ik heb besloten om op een nader te bepalen moment een tweede openingsactie te organiseren. Voor deze nieuwe openingsactie wil ik nieuwe flyers en een nieuwe advertentie in de Nieuwsweek. Ik verwacht dat u deze kosten voor uw rekening neemt aangezien de incorrecte adresvermelding uw fout was.

Graag hoor ik van u

Met vriendelijke groet

………