PROTOCOLO DE
ATENCIÓN Y
RESPUESTA ANTE
SITUACIONES DE
EMERGENCIA EN
PROGRAMAS
INTERNACIONALES
Dirección de Programas Internacionales
Vicerrectoría Académica
2 011
V ersion 0.9
Índice
Introducción ....................................................................................................................................................2
I.
Definiciones y tipos de crisis ............................................................................................................................2
Ciclo de atención de situaciones de emergencia .........................................................................................3
II.
Actividades previas orientadas a la planeación y prevención ................................................................5
III.
Protocolos de respuesta ante situaciones específicas ........................................................................7
1.- Muerte de un alumno del Tecnológico de Monterrey durante su participación en un programa internacional en el extranjero ...........................................................................................................................8
2.- Muerte de un estudiante internacional inscrito en un programa ofrecido por algún campus del
Tecnológico de Monterrey ..............................................................................................................................11
3.- Situaciones de emergencia en un país extranjero en el cual alumnos del Tecnológico de
Monterrey estén participando en un programa internacional ...................................................................14
4.- Situaciones de emergencia en México que afecten a la comunidad de un campus del
Tecnológico de Monterrey que cuente con alumnos internacionales. ....................................................17
IV.
Evaluación posterior a una situación de emergencia.........................................................................20
V.
Recomendaciones Finales .........................................................................................................................21
VI.
Anexos .......................................................................................................................................................22
A. ......................... Checklist de actividades específicas que debe supervisar el Director de Programas
Internacionales en caso de fallecimiento de un alumno. ...........................................................................22
B. ............... Protocolo para la realización de ceremonias luctuosas en un campus del Tecnológico de
Monterrey en caso del fallecimiento de un alumno que participaba en un programa internacional. ..23
VII.
Referencias ...............................................................................................................................................26
1
I.
Introducción
Definiciones y tipos de crisis
En la operación diaria de un programa internacional se pueden presentar un sinfín de incidentes que deben ser identificados y dimensionados para poder resolverlos de manera adecuada. De manera general se pueden identificar de tres tipos de situaciones:
Percepción de emergencia: Situación delicada que es percibida como una amenaza por un alumno, su familia u otros pero que no representa un riesgo inmediato significativo según el criterio del responsable del programa. Algunos ejemplos son: o Reportes sensacionalistas o exageraciones de prensa ante una situación en otro país. o Ansiedad de un participante o su familia ante un incidente.
Estas situaciones pueden afectar a un alumno, familiar o miembros del staff de manera importante y casi tanto como una emergencia real. Es importante tomar en serio las preocupaciones de los involucrados y abordar la situación de manera inmediata para tranquilizar las cosas. Se debe ser muy cuidadoso al considerar si la situación representa un peligro real o no.
Incidente crítico: Cualquier evento que se presente durante un programa internacional que afecte el orden, la seguridad, el desempeño académico o la salud de uno de sus participantes.
Tiene, sin embargo, la posibilidad de ser controlado de manera local y no pone en riesgo la continuidad del programa ni la vida de los participantes. Algunos ejemplos son: o Accidente o enfermedad de un alumno o maestro sin que se ponga en riesgo su vida. o Cualquier falta a los reglamentos vigentes que altere el orden o la seguridad del programa.
Emergencia real: Cualquier incidente que represente una afectación directa o un riesgo inminente para cualquier participante en un programa internacional. Algunos ejemplos son: o Muerte de un alumno. o Accidente o enfermedad de un participante del programa que ponga en riesgo su vida. o Desastre natural. o Epidemias o pandemias de cualquier enfermedad. o Ataques terroristas, revueltas sociales o disturbios generalizados en una comunidad. o Desaparición de un alumno que participa en un programa internacional.
Este protocolo está enfocado en servir como guía para el manejo de situaciones de emergencia real.
La forma en la que un campus decida manejar un incidente crítico o una situación que se perciba como emergencia, seguirá siendo a criterio de las autoridades pertinentes y deberá considerar las políticas, normas y reglamentos que apliquen según el programa.
2
Ciclo de atención de situaciones de emergencia
Zdziarski y Rollo (Zdziarski, Dunkel, & Rollo, 2007) identifican que todas las situaciones de crisis o emergencias se distinguen por una serie de características similares:
Plantean un evento o resultado negativo.
Amenazan la integridad y seguridad de una o varias personas.
Se presentan de forma inesperada.
Requieren de un tiempo de reacción limitado e inmediato.
Pueden llevar a un estado de cambio significativo en la operación de la Institución.
Entendiendo estas características, resulta importante contar con herramientas que ayuden a afrontar de una mejor manera las situaciones de crisis que se puedan presentar en el transcurso de un programa internacional.
La atención a cualquier situación de emergencia o crisis se puede organizar en un ciclo de cinco fases: Planeación, prevención, respuesta, recuperación y aprendizaje (Ilustración 1). Este manual pretende abarcar de manera general cada una de ellas mediante recomendaciones, guías generales y ejemplos que permitan a los diferentes campus del Tecnológico de Monterrey prevenir situaciones de esta naturaleza o bien, estar preparados para afrontarlas y resolverlas de la mejor manera posible.
Ilustración 1: Ciclo de atención a situaciones de emergencia de Zdziarski y Rollo.
a) Planeación
Una situación de emergencia se presenta de manera inesperada afectando las emociones de las personas involucradas y nublando su juicio y razonamiento. Es por ello que cuando se está justo en medio de una situación de emergencia no es momento de empezar a pensar en cómo se puede enfrentar el problema, a quién se debe o no involucrar en la toma de decisiones, quién debe tomar cada rol, etc. Para eso es importante que previamente se desarrolle un plan que muestre al menos los lineamientos generales que deben seguirse en caso de que se presente una situación de emergencia. 3
Por otro lado, el momento de planear representa una oportunidad única de analizar con calma y sin presiones diferentes escenarios hipotéticos y sus consecuencias ayudando así a eficientar el proceso de toma de decisiones bajo presión. También, la planeación es una oportunidad de involucrar a más áreas en el campus y de mejorar la capacidad de respuesta de la Institución.
Este documento y su posterior discusión y capacitación con los colaboradores de las oficinas de
Programas Internacionales en los campus representan la fase de planeación.
b) Prevención
La prevención es el conjunto de actividades de preparación y disposición que podemos realizar con anticipación para evitar un riesgo o una situación de crisis. En el contexto de la internacionalización son muchas las tareas que podemos realizar para prevenir estas situaciones, empezando por concientizar a todos los alumnos que salen al extranjero y los que llegan a México sobre la importancia de tomar medidas básicas de seguridad personal y evitar ponerse en situaciones de riesgo. También, es importante que las oficinas de Programas Internacionales tengan conocimiento y estén en sintonía con los planes de prevención que tenga el campus en caso de incendios, terremotos, desastres naturales, etc. Sobre todo para aquellas actividades que sean dirigidas y controladas por el campus, se debe reducir la posibilidad de que exista una situación de emergencia o al menos prepararse para reducir el impacto de ésta.
c) Respuesta
En caso de que sí se presente una situación de emergencia se requiere siempre de una respuesta a un cierto nivel institucional. Será necesario integrar a un equipó o comité que de manera coordinada supervise la situación pero siempre delimitando muy bien las responsabilidades de cada uno.
d) Recuperación
Después de todo incidente es importante que exista un período de recuperación pero sobre todo que exista un apoyo para la recuperación física y emocional de los afectados. Las situaciones de emergencia alteran el estado de ánimo de las personas de forma individual o colectiva y debe atenderse a tiempo para favorecer que el ambiente regrese a la normalidad lo antes posible. Eventos de cierre (ceremonias luctuosas, terapia grupal, etc.) siempre ayudan en el proceso de sanación y reintegran a la comunidad con miras a salir adelante y dejar detrás la tragedia.
Es importante que las personas que estuvieron involucradas en la atención a la situación de emergencia sean también atendidas por un profesional con el fin de que no lleven consigo por más tiempo esa carga emocional.
e) Aprendizaje
Es muy importante documentar todo el proceso para su posterior con el fin de identificar aciertos y errores y generar una base de conocimientos accesible al personal de Programas Internacionales.
Este proceso permitirá además actualizar los planes y protocolos existentes.
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II.
Actividades previas orientadas a la planeación y prevención
A pesar de que las situaciones de emergencia suelen presentarse de manera inesperada, resulta vital estar siempre preparado con información veraz y oportuna y con procedimientos claros para saber cómo reaccionar y qué aspectos tomar en consideración ante una situación ya de por sí incierta y compleja. Antes de la partida de los alumnos del Tecnológico de Monterrey al extranjero, es muy importante preparar un taller en el que se les sensibilice acerca de la importancia de:
Realizarse un chequeo o examen médico.
Llevar siempre consigo el número de emergencias de programas internacionales preferentemente en una tarjeta plastificada.
Conocer el proceso a seguir para hacer uso de su seguro de gastos médicos.
Entregar a algún amigo o persona de confianza copia de su tarjeta del seguro de gastos médicos y proporcionarle los números de algún familiar al que pueda contactar en caso de emergencia.
Registrarse en el consulado más cercano a su lugar de residencia en el extranjero.
Informarse sobre las zonas de riesgo en la ciudad para que evite visitarlas.
Investigar sobre las leyes, usos y costumbres del país, y reglamentos de la universidad. Tomar medidas de seguridad personal y utilizar el sentido común.
En el caso de los alumnos internacionales, también se recomienda preparar una sesión de inducción similar a la anterior durante la primera semana de la llegada de los alumnos. En dicha sesión se debe hacer hincapié en las recomendaciones de seguridad básicas para su estancia en el país.
Al inicio de cualquier programa internacional será responsabilidad del Director de Programas
Internacionales de cada campus asegurarse que él/ella y alguien más en el Campus tengan la siguiente información:
1. Datos de contacto (teléfono celular, de casa, de oficina y correo electrónico) de:
a) Sus reportes directos.
b) Representante de Internacionalización de su rectoría.
c) Director de su campus.
d) Directores de Programas Internacionales de los otros campus*.
e) Directores de Departamento de la Dirección de Programas Internacionales del
Tecnológico de Monterrey*.
f) Directores de Sedes y Oficinas Internacionales de Enlace *.
g) Otros a su consideración (Dir. de Asuntos Estudiantiles, Jefe de los Servicios Médicos,
Departamento Jurídico, etc.).
*Se pueden consultar en: (https://espacios.itesm.mx/sites/va/dpi/emergencias)
2. Persona y teléfono de contacto en caso de emergencia de las universidades extranjeras con las que se ofrezca un programa internacional.
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3. Lista actualizada de todas las embajadas y consulados de México en el extranjero.
a) Embajadas: http://www.sre.gob.mx/index.php/representaciones/embajadas-de-mexico-en-el-exterior
b) Consulados: http://www.sre.gob.mx/index.php/representaciones/consulados -de-mexico-en-el-exterior#
4. Lista actualizada de todas las embajadas y consulados de países extranjeros en México.
a) http://www.sre.gob.mx/index.php/representaciones/misiones-extranjeras-acreditadas-en-mexico
5. La versión más reciente de este protocolo (y difundirlo con la comunidad del campus que pudiera verse involucrada en caso de presentarse una emergencia).
6. Expediente actualizado de todos los alumnos que participan en programas internacionales de su campus (alumnos del Tecnológico de Monterrey y estudiantes internacionales), que incluya al menos:
a) Número de celular o radio internacional para contactarlos en caso de emergencia. En el caso de los alumnos internacionales, se les deberá solicitar registrar sus datos de contacto en México (celular y domicilio local).
b) Correo electrónico personal (y/o contacto a través de redes sociales).
c) Datos de contacto de algún familiar en caso de emergencia.
d) Copia de pasaporte / visa.
e) Número / copia de la póliza de seguro de gastos médicos mayores.
f) Alergias, medicamentos, padecimientos especiales.
Además, se recomienda que cada campus tenga una página de Facebook y una cuenta de Twitter que los alumnos puedan seguir para consultar información y avisos importantes en caso de presentarse una emergencia.
Se recomienda solicitar a los alumnos que participan en un programa internacional o que vienen a
México, que una vez establecidos, reporten sus datos de contacto a la oficina de Programas
Internacionales. Así mismo, es recomendable que cada campus ponga a disposición de todos los alumnos de programas internacionales un número telefónico para emergencias con servicio las 24 horas. 6
III.
Protocolos de respuesta ante situaciones específicas
En los siguientes capítulos de este documento se abordarán cuatro situaciones de emergencia específicas que debido a su gravedad se considera importante ahondar en la manera de enfrentarlas.
Dichas situaciones son:
1. Muerte de un alumno del Tecnológico de Monterrey durante su participación en un programa internacional en el extranjero.
Esta situación representa una de las más delicadas y difíciles que puede enfrentar un Director de Programas Internacionales. Abordar la sensible e irreparable pérdida de un alumno se hace más complicado aún por el factor de la distancia. En esta situación se debe ser muy sensible en la manera de interactuar con los familiares del alumno, con otros compañeros que estuvieran participando en el programa y manejar de manera muy cuidados todos los detalles alrededor de este evento.
2. Muerte de un estudiante internacional inscrito en un programa ofrecido por algún campus del Tecnológico de Monterrey.
Al igual que la situación anterior, ésta resulta muy complicada y delicada ya que los familiares del alumno y el personal de su universidad de origen se encuentran en otro país. Además, es importante atender al resto de los alumnos internacionales que pueden estar desconcertados por la muerte repentina de un compañero. El personal de la oficina de Programas
Internacionales deberá estar preparado para reaccionar de una manera correcta ante esta situación. 3. Situaciones de emergencia en un país extranjero en el cual alumnos del Tecnológico de
Monterrey estén participando en un programa internacional. Se refiere a las situaciones en las que en alguno de los países en los que se encuentran alumnos del Tecnológico de
Monterrey se presente una emergencia (desastre natural, epidemia, revuelta social) o cualquier suceso que desestabilice el estilo de vida de una comunidad en el extranjero y se ponga en riesgo la salud o la vida de los alumnos. Cada situación será muy diferente y por ende la manera de enfrentarla también, sin embargo, en este documento se plantea una guía general para delimitar el campo de acción de las personas responsables de atender la situación. 4. Situaciones de emergencia en México que afecten a la comunidad de un campus del
Tecnológico de Monterrey que cuente con alumnos internacionales.
Al igual que el caso anterior, no se puede descartar la posibilidad de que en una comunidad en donde existan alumnos internacionales inscritos en el Tecnológico de Monterrey, se presente una situación de emergencia tal como un desastre natural, epidemia, revuelta social o cualquier suceso que desestabilice el estilo de vida de esa comunidad y se ponga en riesgo la salud o la vida de los alumnos.
Para cada situación se presenta un procedimiento general que el campus podrá seguir a manera de guía y una recomendación de las responsabilidades que en cada autoridad deberá tomar ante determinadas situaciones.
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1.- Muerte de un alumno del Tecnológico de Monterrey durante su participación en un programa internacional en el extranjero
Personas involucradas y sus principales responsabilidades
Director de Programas Internacionales del campus de origen del alumno o Recabar información fiable sobre los hechos. o Atender las necesidades en caso de haber otros alumnos involucrados. o Dar seguimiento a los procesos y trámites necesarios. o Elaborar un reporte final para documentar el caso.
Director de Programas Internacionales del campus administrador del programa o Notificar y mantener contacto con la universidad extranjera. o Si el programa tiene un coordinador “in-situ”, supervisar las actividades. o Servir de enlace con la universidad y mantener comunicación con el director de
Programas Internacionales del campus del alumno y apoyarlo en lo que necesite. o Una vez concluido el caso, realizar el cierre con la universidad y enviar una carta formal de agradecimiento.
Representante de Internacionalización de la Rectoría a la que pertenece el alumno o Notificar y mantener informado al Rector de la zona a la que pertenece el alumno. o En caso necesario, gestionar con el Rector de la zona algún apoyo para la familia.
Director del campus / Rector de la zona o Atender de manera cercana las necesidades de la familia del alumno. o Designar a un responsable de notificar y mantener actualizada a la familia. o Decidir si un representante del Tecnológico de Monterrey viajará al país donde haya ocurrido el evento. o Autorizar el apoyo económico necesario para la familia si lo requiere y solicita. o Enviar el pésame a la familia a nombre de la comunidad del campus.
Director de la Oficina o Sede más cercana o Apoyar con los trámites que pudieran requerirse. o Atender a otros alumnos del Tecnológico de Monterrey involucrados o afectados o Si la familia del alumno o un representante del Tecnológico de Monterrey viajan al lugar, acompañarlos y apoyarlos con lo que necesiten.
Director de Programas Internacionales del Tecnológico de Monterrey o Notificar y mantener informado al Vicerrector Académico y al Vicerrector de
Internacionalización.
Vicerrector Académico / Vicerrector de Internacionalización o Notificar y mantener informado al Rector.
Rector del Tecnológico de Monterrey o Enviar el pésame a la familia a nombre de la institución.
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Procedimiento de respuesta
En las primeras horas desde que se reporta un incidente, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos: 1. Enterar al Director de Programas Internacionales del campus origen del alumno.
2. Obtener el expediente del alumno (campus que administra el programa, póliza, pasaporte, contacto en caso de emergencia).
3. El Director de Programas Internacionales del campus origen deberá recabar la información del incidente. Algunos puntos a considerar son:
a. Descripción del incidente (¿Qué y cómo ocurrió?).
b. Fecha, hora y lugar del incidente.
c. Alumno(s) involucrado(s) (y su estado anímico y de salud).
d. Identificar la fuente de la información.
e. Estado y ubicación de los restos del alumno.
f. Establecer contacto con la universidad (a través del campus administrador del convenio). 4. La Dirección de Programas Internacionales del campus origen del alumno avisará a la aseguradora oficial del Tecnológico de Monterrey sobre el incidente (a través del
Departamento de Administración de Riesgos) o a la universidad extranjera para iniciar los trámites de repatriación. En caso de que el alumno no contara con un seguro oficial del
Tecnológico de Monterrey ni de la universidad extranjera, se recomienda sólo asesorar a los padres del alumno.
5. Informar a las autoridades pertinentes en el campus el estado de la situación, enfatizando qué se sabe a ciencia cierta y qué otra información no ha sido corroborada, con el fin de consensar las acciones que se llevarán a cabo. Entre las autoridades que se recomienda involucrar están: a. Director del campus.
b. Director de Programas Internacionales del campus de origen del alumno (y el personal de la oficina que considere necesario).
c. Representante de Internacionalización de la zona a la que pertenece el alumno.
d. Director de Programas Internacionales del campus administrador del programa.
e. Director de la oficina o sede del Tecnológico de Monterrey en ese país.
6. El comité involucrado en el incidente deberá designar a una persona encargada de notificar y acompañar a la familia durante todo el proceso y deberá decidir si es conveniente enviar a un representante del Tecnológico de Monterrey al lugar del incidente.
7. Notificar a la familia sobre el incidente y/o los avances hasta ese momento.
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Una vez que ya se cuenta con más información…
8. Notificar al consulado o embajada y, de ser necesario, a la oficina de enlace o sede del
Tecnológico de Monterrey más cercana.
9. En cuanto se tenga la versión oficial de los hechos, se notificará a la Dirección de Programas
Internacionales del Tecnológico de Monterrey la cual a su vez, notificará a la Vicerrectoría
Académica, Vicerrectoría de Internacionalización y Rectoría del Tecnológico de Monterrey.
10. El Director de Programas Internacionales del campus de origen del alumno será el responsable de dar seguimiento a los procesos y estar pendiente de cualquier información o apoyo que se requiera. Dichos proceso son:
a. Necesidades de apoyo a otros alumnos relacionados con el incidente.
b. Repatriación de restos.
c. Menaje de pertenencias del alumno (Incluyendo recolección de documentos oficiales: pasaporte, visa, credencial de estudiante).
d. Estatus migratorio. Es probable que la repatriación de los restos solucione su estatus pero es necesario revisar qué actas son necesarias para ciertos trámites, como por ejemplo para el cierre de cuentas bancarias.
e. Verificar con la universidad el cierre de los procesos administrativos.
11. Asegurar la baja al alumno ante el Tecnológico de Monterrey (definir la postura que el campus tomará referente a posibles adeudos dentro y fuera de la universidad) e Instituto Nacional de
Migración (en caso de que aplique).
12. Dar por cerrado el proceso de repatriación y trámites generales.
13. Definir comunicado a la comunidad universitaria (el estándar definido en el campus para todos los alumnos).
14. Organizar una ceremonia luctuosa en el Campus según el protocolo que se muestra en el
Anexo C.
15. Cerrar y documentar el caso.
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2.- Muerte de un estudiante internacional inscrito en un programa ofrecido por algún campus del Tecnológico de Monterrey
Personas involucradas y sus principales responsabilidades
Director de Programas Internacionales del campus de residencia del alumno o Investigar los hechos y circunstancias del deceso. o Coordinar a su equipo para la realización y seguimiento de las tareas (ver más abajo). o Ponerse en contacto con la compañía de seguros para que se haga cargo del proceso de repatriación de restos. o Ponerse en contacto con las autoridades involucradas. Proporcionar información relevante. En caso de existir algún problema legal, contactar al abogado del campus. o Informar al área de Administración de Riesgos del caso para obtener su apoyo y seguimiento de la repatriación de restos. o Elaborar un reporte final para documentar el caso.
Director de Programas Internacionales del campus administrador del programa o Notificar y mantener contacto con la universidad extranjera. o Mantener comunicación con el Director de Programas Internacionales del campus en el cual estaba inscrito el alumno. o Una vez concluido el caso, realizar el cierre con la universidad y enviar una carta formal de pésame al Director General y al de Programas Internacionales (Ver Anexo D)
Representante de Internacionalización de la rectoría a la que pertenece el alumno o Notificar y mantener informado al Rector de la zona a la que pertenece el alumno. o En caso necesario, gestionar con el Rector de la zona algún apoyo especial para la familia.
Director del campus / Rector de la zona o Atender de manera cercana las necesidades de la familia del alumno. o Autorizar el apoyo económico necesario para la familia si lo requiere y solicita.
Director de Programas Internacionales del Tecnológico de Monterrey o Notificar y mantener informado al Vicerrector Académico y al Vicerrector de
Internacionalización.
Vicerrector Académico / Vicerrector de Internacionalización o Notificar y mantener informado al Rector.
Rector del Tecnológico de Monterrey o Enviar el pésame a la familia y a la universidad de origen del alumno a nombre de la institución. 11
Procedimiento de respuesta
En las primeras horas desde que se reporta un incidente, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos: 1. Enterar al Director de Programas Internacionales del campus donde está inscrito el alumno.
2. El Director de Programas Internacionales deberá recabar la información del incidente. Algunos puntos a considerar son:
a. Descripción del incidente (¿Qué, cómo?).
b. Fecha, hora y lugar del incidente.
c. Alumno(s) involucrados.
d. Procesos jurídicos (en caso de que aplique).
e. Identificar la fuente de la información.
f. Estado y ubicación de los restos del alumno.
g. Establecer contacto con la universidad (a través del campus que transfiere al alumno).
3. Obtener el expediente del alumno y recabar información pertinente (nacionalidad, universidad de origen, campus que administra el programa, póliza de seguro, pasaporte, contacto en caso de emergencia).
4. Informar a las autoridades pertinentes en el campus con el fin de consensar las acciones que se llevarán a cabo. Entre las autoridades que se recomienda involucrar son:
a. Director del campus.
b. Director de Programas Internacionales del campus en el cual está inscrito el alumno (y el personal de la oficina que considere necesario).
c. Representante de Internacionalización de la zona a la que pertenece el campus de origen del alumno.
d. Director de Programas Internacionales del campus administrador del programa.
e. Director de la oficina o sede del Tecnológico de Monterrey en ese país.
5. La Oficina de Programas Internacionales del campus administrador del convenio deberá notificar a la universidad de procedencia del alumno para que ésta notifique a la familia.
Posteriormente, pondrá en contacto y pasará la comunicación al campus donde está inscrito el alumno para que sea éste el que siga en contacto con la universidad y/o la familia.
6. La Oficina de Programas Internacionales del campus en el cual está inscrito el alumno avisará a la aseguradora oficial del Tecnológico de Monterrey sobre el incidente (a través del
Departamento de Administración de Riesgos) o a la universidad extranjera para iniciar los trámites de repatriación.
7. Contactar e informar al consulado o embajada del país del alumno.
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8. En caso de que la familia del alumno venga a México, el comité de respuesta (ver punto 4) deberá nombrar a un responsable de acompañar a la familia y decidirá si se puede dar apoyo económico en caso de que la familia lo solicite.
9. En cuanto se tenga la versión oficial de los hechos, se notificará a la Dirección de Programas
Internacionales del Tecnológico de Monterrey la cual a su vez, notificará a la Vicerrectoría
Académica, Vicerrectoría de Internacionalización y Rectoría del Tecnológico de Monterrey.
10. El Director de Programas Internacionales del campus en el cual está inscrito el alumno, será el responsable de dar seguimiento a los procesos y estar pendiente de cualquier información o apoyo que se requiera. Dichos proceso son:
a. Necesidades de apoyo a otros alumnos relacionados con el incidente.
b. Repatriación de restos.
c. Menaje de pertenencias del alumno (Incluyendo recolección de documentos oficiales: pasaporte, visa, credencial de estudiante).
d. Estatus migratorio. Es probable que la repatriación de los restos solucione su estatus pero hay que ver qué actas son necesarias para ciertos trámites, como cierre de cuentas bancarias.
e. Procesos jurídicos (en caso de existir).
f. Estatus migratorio.
g. Verificar con la universidad el cierre de los procesos administrativos.
11. Asegurar la baja al alumno ante el departamento de Escolar así como el Instituto Nacional de
Migración (en caso de que aplique) y revisar si existe la posibilidad de un reembolso.
12. Dar por cerrado el proceso de repatriación y trámites generales.
13. Definir comunicado a la comunidad universitaria (el estándar definido en el campus para todos los alumnos).
14. Organizar una ceremonia luctuosa en el campus. Ver protocolo en el Anexo C.
15. Cerrar y documentar el caso.
13
3.- Situaciones de emergencia en un país extranjero en el cual alumnos del
Tecnológico de Monterrey estén participando en un programa internacional
Definición de la situación
Este protocolo aplica cuando se presente una situación de emergencia tal como un desastre natural, epidemia, revuelta social o cualquier suceso que desestabilice el estilo de vida de una comunidad en el extranjero en la cual se encuentren alumnos del Tecnológico de Monterrey y se ponga en riesgo la salud o la vida de estos.
Personas involucradas y sus principales responsabilidades
Director de Programas Internacionales del campus de origen del alumno o Reporta a las autoridades del campus la situación y participar en el comité designado. o Mantener comunicación con el campus administrador para conocer la información provista por la universidad en el extranjero. o Mantener comunicación con los alumnos y si es necesario con sus familiares. o Reportar y mantener informado al campus que administra el programa y a la Dirección de Programas Internacionales del Tecnológico de Monterrey.
Director de Programas Internacionales del campus administrador del programa o Establecer la clasificación del incidente y nivel de afectación. o Supervisar la validez de la información y generación de reporte de situación. o Notificar y mantener contacto con la universidad extranjera comunicar la información a los campus involucrados. o Elaborar un reporte final para documentar el caso.
Director del campus / Rector de la zona o Atender y gestionar recursos humanos y de apoyo especial en caso necesario. o Mantenerse actualizado con la información del caso. o Girar instrucciones específicas para atención al caso.
Director de Programas Internacionales del Tecnológico de Monterrey o Determinar si la situación de riesgo involucra a varias universidades y varios campus.
De ser así, integrar el comité de respuesta. o Notificar y mantener informado al Vicerrector Académico y al Vicerr ector de
Internacionalización (si aplica).
Vicerrector Académico / Vicerrector de Internacionalización o Notificar y mantener informado al Rector (si aplica). o Solicitar apoyo a las oficinas o sedes internacionales cercanas así como a las embajadas o consulados mexicanos en la región donde se presente la emergencia.
Rector del Tecnológico de Monterrey o Girar instrucciones especiales (si aplica).
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Procedimiento de respuesta
1.- Cuando una persona tenga noticias de una situación de emergencia o con riesgo potencial de convertirse en una, deberá de comunicarlo de inmediato al Director de Programas Internacionales de su campus.
2.- El Director de Programas Internacionales, en conjunto con su equipo, deberá iniciar una primera investigación de los hechos en esa región y, a su criterio, evaluar si la situación representa un riesgo para integrantes de la comunidad del Tecnológico de Monterrey.
3.- De ser así, deberá comunicar la situación a la Dirección de Programas Internacionales del
Tecnológico de Monterrey misma que realizará un análisis de las posibles universidades y alumnos inscritos en las mismas que se encuentren la zona de riesgo.
4.- Una vez identificados, se deberá determinar si la situación afecta a una o a más de una universidades así como el número de campus que tienen alumnos involucrados.
5.- Cuando se trate de una situación que afecte sólo a una universidad en el extranjero, el campus administrador de la relación con esa universidad será quien tome el liderazgo para definir el curso de acción a seguir. Si los alumnos que se encuentran inscritos en dicha universidad son originarios de campus distintos al campus administrador de la relación, entonces el campus administrador será el único responsable de establecer y mantener el contacto con la universidad en el extranjero y será su responsabilidad mantener informados a los Directores de Programas Internacionales de los demás campus involucrados. La comunicación con los alumnos y sus familiares será responsabilidad de cada campus origen de los alumnos.
6.- Cuando se trate de una situación que afecte a varias universidades en el extranjero, se deberá establecer primero cuántos alumnos están involucrados y de cuántos campus diferentes provienen. Si se trata de alumnos de un mismo campus, el Director de Programas Internacionales de ese campus deberá establecer un comité local para enfrentar la situación. Si la situación involucra diversas universidades y alumnos de diversos campus, entonces la Dirección de Programas Internacionales del Tecnológico de Monterrey deberá asegurarse de integrar un comité con todos los involucrados. El comité deberá nombrar responsables, definir y llegar a acuerdos sobre los siguientes puntos:
• Conseguir información fidedigna sobre la situación.
• Elaborar un informe sobre el estatus de los alumnos.
• Definir la estrategia de contacto y comunicación con:
– Universidades socias.
– Alumnos involucrados.
– Familiares.
– Oficina internacional o sede del Tecnológico de Monterrey más cercana.
– Embajadas, consulados y agencias internacionales.
• Decidir sobre la pertinencia de enviar a alguien para atender a los alumnos y definir su rol específico. 15
Recomendaciones importantes
En cualquier circunstancia, siempre será responsabilidad del campus administrador de una relación de cooperación internacional mantener la comunicación con la(s) universidad(es) en el extranjero. Evitar a toda costa que más de una persona se comunique “a nombre del
Tecnológico de Monterrey” ya que esto genera desinformación.
En cualquier circunstancia, siempre será responsabilidad del campus origen del alumno involucrado en una situación de emergencia el mantener la comunicación con éste y con sus familiares. Por lo tanto, será también responsabilidad de ese campus estar en constante comunicación con el campus administrador para conocer la información oficial emitida por la universidad en el extranjero.
En caso de una emergencia se debe ser muy cuidadoso con la información que se obtiene de los medios de comunicación. La información oficial es aquella que proviene de la propia universidad y las instancias gubernamentales nacionales e internacionales pertinentes.
El Tecnológico de Monterrey no decidirá si se debe o no repatriar a los alumnos que se encuentren en el extranjero al momento de un incidente. Esa decisión corresponde exclusivamente al alumno y su familia y sólo se les debe sugerir seguir las recomendaciones oficiales, en este caso, de las embajadas y consulados mexicanos.
Se debe tener claro en cada campus quién será la persona encargada de brindar información a los familiares, a la comunidad del campus o a los medios de comunicación para evitar filtrar mensajes contradictorios provenientes de fuentes distintas.
Diagrama de Flujo de la toma de decisiones y responsables del proceso general
Se presenta una situación de riesgo potencial en una comunidad en el extranjero Se notifica a la DPI para realizar un análisis de los actores involucrados
El Campus origen establece comunicación con la universidad, los alumnos y familiares
¿Cuántas Campus del
TEC involucrados?
Uno
Una
¿Cuántas universidades socias en la zona de riesgo? Más de uno
Seguir el protocolo que se decida en el comité
Más de una
¿Cuántas Campus del
TEC involucrados?
Uno
El Director de PI establece un comité local Más de uno
El Campus administrador establece contacto con la universidad y comunica al resto de los Campus.
Los campus origen establecen comunicación con los alumnos y familiares La DPI convoca a un comité con todos los campus involucrados
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Seguir el protocolo que se decida en el comité 4.- Situaciones de emergencia en México que afecten a la comunidad de un campus del Tecnológico de Monterrey que cuente con alumnos internacionales.
Definición de la situación
Este protocolo aplica cuando se presente una situación de emergencia tal como un desastre natural, epidemia, revuelta social o cualquier suceso que desestabilice el estilo de vida del campus y ponga en riesgo la salud o la vida de los alumnos internacionales inscritos en uno o varios campus del
Tecnológico de Monterrey.
Personas involucradas y sus principales responsabilidades
Director de Programas Internacionales del campus de origen del alumno o Establecer la clasificación del incidente y nivel de afectación. o Supervisar la validez de la información y generación de reporte de situación. o Reportar a las autoridades del campus la situación y participar en el comité designado. o Mantener comunicación con la universidad origen y si es necesario con sus familiares. o Mantener comunicación con las embajadas y consulados. o Reportar y mantener informado al campus que administra el programa y a la Dirección de Programas Internacionales del Tecnológico de Monterrey. o Elaborar un reporte final para documentar el caso.
Director de Programas Internacionales del campus administrador del programa o Notificar y mantener contacto con la universidad extranjera, con base en los reportes del campus local. o Mantener comunicación con el Director de Programas Internacionales del campus en el cual se presenta la situación.
Representante de Internacionalización de la Rectoría a la que pertenece el alumno o Notificar y mantener informado al Rector de la zona a la que pertenecen los alumnos. o En caso necesario, gestionar con el Rector de la zona apoyos especiales.
Director del campus / Rector de la zona o Atender y gestionar recursos humanos y de apoyo especial en caso necesario. o Mantenerse actualizado con la información del caso. o Determinar instrucciones específicas para atención al caso.
Director de Programas Internacionales del Tecnológico de Monterrey o Integrar y coordinar el trabajo del equipo intercampus encargado de atender una situación. o Notificar y mantener informado al Vicerrector Académico y al Vicerrector de
Internacionalización (si aplica).
Vicerrector Académico / Vicerrector de Internacionalización o Notificar y mantener informado al Rector (si aplica).
Rector del Tecnológico de Monterrey o Girar instrucciones especiales (si aplica).
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Procedimiento de respuesta
1.- Cuando una persona tenga noticias de una situación de emergencia o con riesgo potencial de convertirse en una, deberá de comunicarlo de inmediato al Director de Programas Internacionales de su campus.
2.- El Director de Programas Internacionales, en conjunto con su equipo, deberá iniciar una primera investigación de los hechos y, a su criterio, evaluar si la situación representa un riesgo para los alumnos internacionales inscritos en el campus.
3.- Una vez identificada la naturaleza del problema, se deberá determinar si la situación afecta (o puede llegar a afectar) a otras comunidades del país en las cuales el Tecnológico de Monterrey tenga presencia. De ser así, se deberá comunicar de inmediato la situación a la Dirección de Programas
Internacionales del Tecnológico de Monterrey para que ésta pueda coordinar los esfuerzos en todos los campus involucrados.
4.- Cuando se trate de una situación que afecte sólo a una comunidad, el campus en donde se presente la emergencia será el que tome el liderazgo para definir el curso de acción a seguir. En caso de que la situación sea demasiado grave y los recursos para responder sean escasos, se deberá comunicar inmediatamente a la Dirección de Programas Internacionales del Tecnológico de
Monterrey para que tome acciones y provea los recursos necesarios.
5.- Si los alumnos internacionales que se encuentran inscritos en dicho campus son originarios de universidades con la que el campus no tienen una relación directa (convenios administrados por otros campus), será responsabilidad del campus en el cual se presente la situación mantener informados a los Directores de Programas Internacionales de los campus administradores de las relaciones. El campus administrador será el responsable de establecer y mantener el contacto con la universidad en el extranjero. Dependiendo de la situación, el campus administrador podrá informarle a la universidad extranjera que para facilitar el flujo de información, a partir de ese momento una persona “in situ” será responsable de proveerle el avance de la situación.
6.- Cuando se trate de una situación que afecte a varios campus, se deberá establecer primero cuántos alumnos están involucrados y de cuántas universidades diferentes provienen. Si la situación involucra diversas universidades y alumnos en diversos campus, entonces la Dirección de Programas
Internacionales del Tecnológico de Monterrey deberá asegurarse de integrar un comité con todos los involucrados. El comité deberá nombrar responsables, definir y llegar a acuerdos sobre los siguientes puntos: • Conseguir información fidedigna sobre la situación.
• Elaborar un informe sobre el estatus de los alumnos.
• Definir la estrategia de contacto y comunicación con:
– Universidades socias.
– Alumnos involucrados.
– Familiares.
– Oficina internacional o sede del Tecnológico de Monterrey más cercana.
– Embajadas, consulados y agencias internacionales.
• Decidir sobre la pertinencia de enviar a alguien para atender a los alumnos y definir su rol específico. 18
Recomendaciones importantes
En cualquier circunstancia, siempre será responsabilidad del campus administrador de una relación de cooperación internacional mantener la comunicación con la(s) universidad(es) en el extranjero. Evitar a toda costa que más de una persona se comunique “a nombre del
Tecnológico de Monterrey” ya que esto genera desinformación.
En cualquier circunstancia, siempre será responsabilidad del campus en el cual se encuentre inscrito el alumno involucrado en una situación de emergencia el mantener la comunicación con dicho alumno. Por lo tanto, será también responsabilidad de ese campus estar en constante comunicación con el campus administrador para compartir la información oficial que se debe emitir a la universidad en el extranjero.
En caso de una emergencia se debe ser muy cuidadoso con la información que se obtiene de los medios de comunicación. La información oficial es aquella que proviene de las autoridades del campus y que se hará pública según los procedimientos oficiales para esto.
El Tecnológico de Monterrey no decidirá si se debe o no repatriar a los alumnos internacionales que se encuentren en México al momento de un incidente. Esa decisión corresponde exclusivamente al alumno, su familia o el gobierno de su país y sólo se les debe sugerir seguir las recomendaciones oficiales.
Se debe tener claro en cada campus la persona que estará encargada de brindar información a los familiares, a la comunidad del campus o a los medio de comunicación para evitar filtrar mensajes contradictorios provenientes de fuentes distintas.
Se deberá establecer estrecha comunicación con las embajadas y consulados y facilitar las gestiones de apoyo a los alumnos.
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IV.
Evaluación posterior a una situación de emergencia
Después de una situación de emergencia es muy importante documentar todo el proceso para su posterior análisis que permita identificar aciertos, errores y genere una base de conocimientos accesible al personal de Programas Internacionales.
Por lo tanto, será responsabilidad del Director de Programas Internacionales del campus en el cual se presente la situación de emergencia o del campus origen del alumno que haya sufrido un incidente, generar un informe del caso y turnarlo a la Dirección de Programas Internacionales del Tecnológico de Monterrey misma que se encargará de compartirlo con la comunidad de la forma que considere conveniente. En el caso de una situación de emergencia en el extranjero, el responsable de documentar el hecho será quien sea designado como líder del equipo de respuesta.
El reporte deberá incluir por lo menos las siguientes secciones:
Resumen de la problemática.
Personal involucrado y principales acciones que realizó cada uno.
Secuencia de los hechos.
Principales aciertos.
Principales errores o áreas de oportunidad.
Aprendizajes y recomendaciones finales.
Todos los casos documentados podrán ser consultados por el personal de internacionalización a través del SharePoint oficial de la Dirección de Programas Internacionales del Tecnológico de
Monterrey en la sección de “Emergencias”: (https://espacios.itesm.mx/sites/va/dpi/emergencias)
20
V.
Recomendaciones Finales
La mayoría de las recomendaciones se han expuesto a lo largo de este documento por lo que es importante leerlo, compartirlo y discutirlo con todo el equipo de Programas Internacionales como acción preventiva pues cuando sucede una situación de emergencia, no habrá tiempo de hacerlo. Es importante que este documento se entregue también a todo el personal de nuevo ingreso.
La calma es la clave principal para un desarrollo adecuado de los procedimientos. Se recomienda también involucrarse sólo en las acciones que competan y en aquéllas que requieran de una respuesta inmediata si no hay nadie más que lo haga.
Si la familia aún no está enterada ya sea del accidente o del deceso de su hijo y nos corresponde dar la noticia, es necesario tener mucho tacto. Es recomendable iniciar con frase una frase como:
“Lamento ser portador de malas noticias…”. De la misma manera, de los acontecimientos de los cuales que no se tenga certeza, se deben etiquetar como probables: se presume que, al parecer, los datos que tenemos hasta el momento indican que probablemente…
Si algún miembro del equipo se debe desplazar al lugar de los hechos, este debe ir preparado con: celular que cuente con suficiente crédito, números de teléfono relevantes (tanto de Programas
Internacionales como de consulados, policía, contactos en el extranjero, etcétera), copia de documentos importantes del alumno (pasaporte, expediente que contenga tipo de sangre, alergias, número de póliza), cargador de celular, tarjeta de crédito. Se recomienda también que si los eventos son durante el fin de semana, alguna persona del equipo de Programas Internacionales se quede de base en el campus para auxiliar a la persona en el lugar de los hechos con datos, llamadas, búsqueda de información que no se tenga disponible, etc.
Es importante delimitar bien las circunstancias del percance pues cuando no estén directamente relacionadas con el Tecnológico de Monterrey, hay que hacerlo notar a todos nuestros interlocutores.
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VI.
Anexos
A. Checklist de actividades específicas que debe supervisar el Director de
Programas Internacionales en caso de fallecimiento de un alumno.
Reunir información del alumno fallecido: nombre, matrícula, campus origen, universidad extranjera en la que participaba, campus administrador del convenio, información general sobre el deceso.
Conseguir expediente del alumno: póliza de seguro de gastos médicos internacional, datos generales del alumno: nombre del padre o tutor, información de contacto del padre o tutor.
Contactar a la compañía aseguradora del alumno y notificarle del deceso.
Notificar a la universidad extranjera o al campus administrador del convenio (para que avise a la universidad de extranjera) sobre el deceso del alumno.
Informar a las autoridades del campus que formen parte del Comité para Situaciones de
Emergencia, a fin de consensar las decisiones que se tomarán con referencia al caso.
Notificar o verificar que se notifique a la familia según lo establezca el Comité designado.
Notificar o verificar que se notifique a la familia sobre los avances del caso derivados de la comunicación con la Aseguradora, la universidad extranjera, el Consulado o alguna otra entidad pertinente e involucrada en el caso.
Documentar toda la información recibida del caso y formar un expediente en orden cronológico. Informar al Consulado o Embajada de México en el país del deceso del alumno. De ser necesario, notificar también a la oficina de enlace o sede del Tecnológico de Monterrey más cercana al lugar del deceso.
Enviar un reporte detallado del caso a la Dirección de Programas Internacionales del
Tecnológico de Monterrey para que ésta a su vez notifique a la Vicerrectoría Académica, a la
Vicerrectoría de Internacionalización y a la Rectoría del Tecnológico de Monterrey.
Dar seguimiento a la repatriación de los restos del alumno hasta su arribo al destino final.
Procurar brindar o verificar que se brinde el apoyo moral y psicológico a otros alumnos del
Tecnológico de Monterrey que hayan sido afectados por el deceso del alumno en la universidad extranjera.
Revisar con la universidad el estatus del alumno con respecto a: envío de pertenencias, adeudos/saldos a favor con la universidad, cuentas bancarias, etc., y solicitar apoyo para el cierre de estos procesos.
Confirmar que la universidad extranjera tramite la baja al alumno para que ningún documento
(transcript, estado de cuenta, invitación, etc.) sea enviado a la familia posteriormente.
Verificar que el campus tramite la baja definitiva del alumno en todos los sistemas administrativos. Si el alumno no era mexicano, informar al Instituto Nacional de Migración sobre el caso.
Verificar con el departamento correspondiente dentro del campus la manera en la que se informará a la comunidad estudiantil sobre el deceso del alumno y la forma en la que se realizará la ceremonia luctuosa de acuerdo al protocolo establecido.
Cerrar el expediente y archivarlo según corresponda.
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B. Protocolo para la realización de ceremonias luctuosas en un campus del
Tecnológico de Monterrey en caso del fallecimiento de un alumno que participaba en un programa internacional.
Dado que la muerte de una persona es un acontecimiento que en sí mismo resulta sumamente doloroso, independientemente de las circunstancias, en los casos que un alumno de nuestra institución fallece se conjugan diferentes elementos que remarcan lo penoso de la situación, ya que hablamos de personas jóvenes, con sueños, aspiraciones, y una familia que comparte todo eso y más. Sensibles a esta situación, se plantea la necesidad de contar con una descripción de los elementos que deben estar presentes cuando se realice un evento o ceremonia que busque demostrar y hacer patente nuestra solidaridad y acompañamiento hacia la familia y personas cercanas al alumno fallecido. La observancia y difusión de este protocolo estará a cargo de la Oficina de Programas
Internacionales y del Departamento de Comunicación del campus. Así mismo, la participación de la
Dirección de Asuntos Estudiantiles y de la Dirección de carrera o programa es vital para la organización del evento.
¿Cuándo se debe organizar un evento de esta naturaleza?
Cuando fallece un alumno del Tecnológico de Monterrey que participaba en un programa de estudios en el extranjero siempre que: o La familia esté de acuerdo. o Una vez que se haya concluido con el caso y los trámites administrativos y legales de la repatriación.
Cuando fallece un alumno internacional que participaba en un programa de estudios en alguno de los campus del Tecnológico de Monterrey siempre que: o La familia, en caso de viajar a México, esté de acuerdo con la ceremonia. o Los compañeros o profesores del alumno así lo sugieran.
¿Quiénes deben estar en ese evento?
Director del campus y/o preparatoria (indispensable que se encuentre presente, se sugiere que el evento se posponga hasta que el director pueda estar en el acto).
Director de carrera y/o generación, asociado, asistente y/o tutor.
Uno o dos profesores que le hubieran impartido clase en el semestre en que ocurrió el deceso
(o un semestre anterior a la participación del alumno en un programa en el extranjero).
Compañeros de generación y/o de programa internacional.
En caso de que alguno de los asistentes no pueda acudir por una situación emergente, asegurarse de enviar a un representante de una posición jerárquica similar..
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¿Qué debe ocurrir en el evento?
Debe ser un evento de alrededor de una hora, de manera que su duración sea la suficiente para expresar nuestra solidaridad y acompañamiento (una mayor duración da pie a que se remarque el dolor por el cual atraviesan las personas).
Presentación de las personas que asisten al evento por parte del Tecnológico de Monterrey y de la familia.
El director del campus dirigirá de inicio unas palabras explicando el propósito de estar reunidos y expresando su pésame a la familia y amigos.
El director de carrera o generación hará una semblanza breve del alumno, destacando las actividades realizadas en el Tecnológico de Monterrey desde su primer día de clases.
Si se cuenta con un video o presentación que incluya fotografías, evidencias físicas o visuales propias del alumno podrán mostrarse después de la intervención del director de carrera.
Posteriormente, que uno o dos profesores dirijan unas palabras acerca del alumno, así como alguno de sus compañeros. Estos mensajes deben contener un sentido propositivo para recordar los buenos momentos compartidos con la persona.
Al final se entrega a los padres o representante de la familia una placa a manera de constancia de que el alumno permanecerá en la generación que cursaba, este documento debe ir firmado por el director del campus, director de división y director de carrera.
Es importante subrayar que esta ceremonia no es un homenaje al alumno, sino un espacio para recordarlo como un integrante de la comunidad, y hacer patente nuestra solidaridad en un momento tan difícil para todos. Se pueden realizar algunos cambios a este programa (incluso decidir si es conveniente realizar una ceremonia o no) con base en la forma en que murió el alumno, ya que esas circunstancias modifican el impacto en la comunidad (asesinato, suicidio, muerte en accidente provocado por alcohol o drogas, circunstancias que hagan sospechar de actividades ilícitas, etc.).
Protocolo para alumnos foráneos
En caso de que el alumno sea originario de otra ciudad, se deja a consideración del campus la realización de un evento en el cual se incluya a la familia como en el caso del protocolo ordinario, ya que por el momento en el que se encuentra la familia puede resultar complicado llevar a cabo el traslado de los padres y todo lo que esto implica. Se sugiere que se elabore la constancia de pertenencia del alumno a su generación y posteriormente se le haga llegar a la familia en conjunto con una carta de parte del director del campus expresando nuestras condolencias y el recuerdo permanente hacia el alumno.
Si los compañeros o profesores del alumno fallecido expresan su deseo por organizar una ceremonia a pesar de que la familia no pueda/desee asistir, será decisión del Director de carrera y del Director del campus autorizar o no el evento así como definir el protocolo.
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Recomendaciones para todos los casos
Colocar un moño negro en la entrada principal del campus.
Publicar una esquela en el periódico del campus.
Se puede incluir un reconocimiento adicional para las actividades extra académicas que realizaba el alumno y que su tuviera una participación destacada (grupos estudiantiles, difusión cultural, deportes, residencias, etc.).
Responsabilidades específicas:
Para una mejor coordinación del evento, se sugiere planear las siguientes actividades y apoyarse de algunos departamentos claves para su organización:
Acción
Responsable
Solicitar el espacio físico y el apoyo logístico para la realización del evento.
Informar a la familia del alumno de la hora y lugar en que se llevará a cabo la ceremonia.
Solicitar al departamento de comunicación institucional la elaboración del formato de la placa que se le entregará a la familia como constancia de la permanencia del alumno en su generación. Coordinar a los alumnos que darán la semblanza de su compañero fallecido.
Coordinar a los profesores que expresarán unas palabras acerca del alumno.
Coordinar la presentación de fotografías, video, etc.
Solicitar al departamento de comunicación la colocación del moño negro y publicación de esquela en el periódico del campus. Solicitar un maestro de ceremonias
Coordinar la agenda de los directivos el día del evento.
Dirección de Asuntos Estudiantiles
Entrega de reconocimiento por parte de las áreas de la DAE
(deportes, difusión cultural, grupos estudiantiles) en caso de que aplique.
Oficina de Programas
Internacionales
Dirección de Asuntos Estudiantiles
Director de carrera
Director de carrera
Director de carrera
Dirección de Asuntos Estudiantiles
Dirección de Asuntos Estudiantiles
Oficina de Programas
Internacionales
Dirección de Asuntos Estudiantiles
En caso de tratarse de un alumno de preparatoria se sustituye la figura del director de carrera por el de generación, y para alumnos internacionales es el director de Programas Internacionales quien sustituye al director de carrera.
25
VII.
Referencias
Aeroméxico. (2011). Empaque y Traslado de Restos Humanos. Recuperado el 4 de Junio de 2011, de Sitio web de Aeromexpress Cargo: http://www.aeromexpress.com.mx/Servicios/EmpaquesRestos.cfm Alamo Colleges. (11 de Noviembre de 2010). Office of International Programs. Recuperado el 25 de
Mayo de 2011, de Sitio Web Institucional del Sistema Educativo: "Alamo Colleges": https://alamo.edu/district/ethics/searchfiles/E.1.8.2%20Procedure.pdf Brockington, J. L., Hoffa, W. W., & Martin, P. C. (2005). NAFSA's Guide to Education Abroad for
Advisers and Administrators. W ashington DC: NAFSA.
Gobierno de la Ciudad de México. (2011). Trámites y Servicios Funerarios: Permiso sanitario para el traslado de cadáver humano del Distrito Federal a otro país. Recuperado el 4 de Junio de
2011, de Sitio web de trámites y servicios del Gobierno de la Ciudad de México: http://www.tramitesyservicios.df.gob.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=404: permiso-sanitario-para-el-traslado-de-cadaver-humano-del-distrito-federal-a-otropais&catid=112:funerarios&Itemid=492
Gobierno de la Ciudad de México. (2011). Trámites y Servicios Funerarios: Permiso sanitario para la internación de cadáver humano al Distrito Federal procedente de otro país. Recuperado el 4 de Junio de 2011, de Sitio Web de trámites y servicios del Gobierno de la Ciudad de México: http://www.tramitesyservicios.df.gob.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=414: permiso-sanitario-para-la-internacion-de-cadaver-humano-al-distrito-federal-procedente-deotro-pais&catid=112:funerarios&Itemid=492
Secretaría de Salud. (1985). Reglamento de la Ley General de Salud en materia de control sanitario de la disposición de órganos, tejidos y cadáveres de seres humanos. Recuperado el 11 de
Junio de 2011, de Sitio Web de la Secretaría de Salud: http://bibliotecas.salud.gob.mx/gsdl/collect/compil/index/assoc/HASHc700.dir/doc.pdf#search= "[control ]:DC [sanitario]:DC "
Texas A&M International University. (Mayo de 2008). Crisis Management Plan. Recuperado el 25 de
Mayo de 2011, de Sitio Web Institucional de la Universidad "Texas A&M International
University": http://www.tamiu.edu/adminis/physplnt/documents/CrisisManagementPlan.pdf
Zdziarski, E. L., Dunkel, N. W., & Rollo, J. M. (2007). Campus Crisis Management (1st ed.). San
Francisco, CA, USA: Jossey-Bass.
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Este manual fue elaborado gracias a la colaboración de:
Andrés Tamez Martínez. Administración de Riesgos, Sistema Tecnológico de Monterrey
Araceli González Yépez. Programas Internacionales, Campus Estado de México
Azalia Ivette Roque Olvera. Programas Internacionales, Tecnológico de Monterrey
Carlos Garibay Garibay. Chartis Insurance México
Carlos J. Sánchez González. Administración de Riesgos, Sistema Tecnológico de Monterrey
José Alberto Sandoval Villarreal. Programas Internacionales, Campus Monterrey
Marcelo Bravo Chapa. Programas Internacionales, Campus Monterrey
Marcos Vinicio Vicuña González. Asesoría y Prevención, Campus Guadalajara
Raúl de Aguinaga Vázquez. Programas Internacionales, Campus Guadalajara
Sandra Elizabeth Castellanos Guardiola, Programas Internacionales, Tecnológico de
Monterrey
Santiago Castiello Gutiérrez. Programas Internacionales, Tecnológico de Monterrey
Tomy Valdivieso Casique. Programas Internacionales, Campus Monterrey
Verónica Amelia Irigoyen Baeza. Programas Internacionales, Campus Chihuahua
El presente documento fue elaborado por la Dirección de Programas Internacionales de la
Vicerrectoría Académica del Tecnológico de Monterrey en noviembre del 2011.
D.R.© Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, Eugenio Garza Sada
2501, Col Tecnológico, Monterrey, N.L. México. 2011
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