MINIT MESYUARAT BERSAMA KETUA-KETUA BIRO ASRAMA
KALI KEDUA SESI 2011

Tarikh : 25 Februari 2011
Hari : Jumaat
Masa : 3.30 petang
Tempat : Kelas 1 Ikhlas

KEHADIRAN :

KETUA PELAJAR

1. Muhammad Al-Fateh bin Ibrahim Timbalan Ketua Umum Asrama I 2. Ahmad Asyraff Syahmi bin Mohd Nasir Setiausaha Agung Asrama I 3. Mohd Arif bin Jainury Bendahari I 4. Mohamad Nashriq Emmeir bin Ismail 5. Burhanuddin Rabbani bin Abdul Shukor 6. Khairul Fahmi bin Mohamad Kamal 7. Muhammad Siddiq bin Abdullah 8. Ahmad Hazimin bin Ahmad Kamal 9. Muhd Khairulanwar bin Razali 10. Muhd Farhan bin Noorhizam

Agenda Mesyuarat 1. Ucapan alu-aluan 2. Pembentangan tugas-tugas dan aktiviti oleh ketua-ketua biro 3. Perkara berbangkit 4. Hal-hal lain

1.0 Ucapan pengerusi

1.1 Pengerusi Majlis iaitu saudara Al-Fateh memulakan majlis dengan bacaan surah Al-Fatihah. Kemudian beliau memberi sedikit tazkirah sebelum mesyuarat dimulakan.
1.2 Beliau juga mengucapkan terima kasih atas kehadiran semua ketua biro.
1.3 Pengerusi menyediakan tujuan mesyuarat kali ini untuk mendengar skop-skop- kerja yang akan dibentang oleh ketua-ketua biro dan seterusnya semua ketua biro akan akan mengadakan mesyuarat biro kali kedua bersama AJK yang akan dilantik.

2.0 Pembentangan Tugas-tugas dan Aktiviti Biro

3.1 BIRO 3K (KEBERSIHAN,KECERIAAN & KESELAMATAN)

2.11 Saudara Nashriq Emmeir bin Ismail mencadangkan agar buku laporan diwujudkan bagi mencatat keceriaan setiap dorm
2.12 Beliau mencadangkan agar mana-mana dorm yang terbersih mendapat sijil keceriaan bagi setiap bulan

3.2 BIRO DOBI DAN DEWAN MAKAN

2.21 Saudara Burhanudin Rabbani menyatakan bahawa terdapat beberapa mesin basuh yang rosak
2.22 Beliau juga mengemukakan agar papan kenyataan dikemaskini mengikut protocol yang ditetapkan
2.23 Sekiranya terdapat baju yang tidak diambil atau dituntut oleh pemiliknya, baju tersebut akan diambil

3.3 BIRO PENERBITAN DAN SERANTA

2.31 Saudara Khairul Kamal menerangkan bahawa sesi penggambaran asrama akan diadakan mengikut jadual yang telah ditetapkan
2.32 Beliau juga bercadang akan membuat blog asrama SMKA SHAMS dan e-majalah akan diterbitkan
2.33 Saudara Ahmad Asyraff menyatakan bahawa AJK akan membuat video asrama untuk meningkatkan kesedaran pelajar asrama 3.4 BIRO BILIK-BILIK KHAS

2.41 Saudara Farhan Noorhizam menerangkan AJK biro akan mengemas bilik-bilik khas dan bilik rehat
2.42 Beliau juga mengemukakan agar papan kenyataan dikemaskini mengikut protocol yang ditetapkan
2.43 Beliau juga bercadang ingin meminta dana daripada pelajar sebagai sumbangan untuk bilik rehat

3.5 BIRO DISIPLIN

2.51 Saudara Siddiq menyarankan agar mencatat nama pelajar yang lewat turun dari asrama
2.52 Beliau bercadang akan membuat jadual pembahagian ketua pelajar yang bertugas
2.53 Beliau juga mengemukakan agar papan kenyataan dikemaskini mengikut protocol yang ditetapkan
2.54 Beliau juga menegaskan pelajar asrama supaya tidak membawa barang larangan ke asrama

2.6 BIRO AKADEMIK

2.61 Saudara Khairulanwar membentangkan cadangannya mengenai Biro Akademik.Beliau mencadangkan agar buku kehadiran pelajar ke kelas persediaan diwujudkan.
2.62 Beliau juga mengemukakan agar papan kenyataan dikemaskini mengikut protokol yang ditetapkan
2.63 Beliau juga menyatakan wakil setiap kelas akan dilantik bagi melaporkan disiplin pelajar ketika kelas persediaan

2.7 BIRO BISIK ( IBADAH, SUKAN & KEBUDAYAAN )

2.71 Saudara Hazimin menyatakan biro BISIK akan mengadakan Debat Asrama,Forum,dan Nasyid antara kumpulan yang telah ditetapkan.
2.72 Beliau juga mengemukakan agar papan kenyataan dikemaskini mengikut protokol yang ditetapkan
2.73 Beliau juga mengemukakan agar tempoh liga asrama dilanjutkan bagi mengelak masalah yang berlaku.

3.0 Perkara Berbangkit

4.6 Saudara Siddiq mencadangkan agar Ketua Pelajar bertugas di setiap barisan pelajar ketika majlis perhimpunan asrama dijalankan. 4.7 Saudara Khairul Kamal mencadangkan agar dorm-dorm yang terceria dan terkotor dipaparkan dalam video asrama.

4.0 Hal-hal lain 5.8 Saudara Al-Fateh memberitahu bahawa semua Ketua Pelajar Asrama akan pergi melawat sekolah-sekolah lain(SMKA/SKK/SBP),supaya boleh menambah pengalaman.Beliau meminta pendapat supaya member cadangan sekolah yang ingin dilawati. 5.9 Beliau juga mengingatkan Bendahari perlu mengutip duit daripada Ketua Pelajar Asrama sebanyak RM 10 setahun.

PENUTUP Pengerusi Majlis mengarahkan semua ketua biro agar menjalankan tugas yang diberikan dengan efektif dan bersungguh-sungguh.Beliau menangguhkan majlis dengan bacaan Tasbih Kaffarah dan Surah Al-Asr.Mesyuarat berakhir pada jam 4.30 petang.

DISEDIAKAN OLEH, DISEMAK OLEH,

………………………… …………………………
( AHMAD ASYRAFF SYAHMI ) (ENCIK MOHD ZAINI BIN SEJO)
Setiausaha Agung Asrama I, Ketua Warden,
Lembaga Ketua Pelajar Asrama, SMKA Sheikh Haji Mohd Said
SMKA Sheikh Haji Mohd Said