Rujukan No. Pindaan

: JPA(BKP)71/17 Klt. 3 ( 39 ) : 00

JPA

PANDUAN AMALAN 5S JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

ISI KANDUNGAN PERKARA HALAMAN

BAHAGIAN SATU : MENGENALI AMALAN 5S 1. 2. 3. Tujuan Latar Belakang Memahami Konsep Amalan 5S 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4. Amalan 5S Prinsip Amalan 5S Faedah Melaksanakan Amalan 5S Hasil Yang Dijangka Dari Amalan 5S Tindakan Yang Bukan Amalan 5S Tentangan Terhadap Pelaksanaan Amalan 5S 1–3 4–7 7–8 8–9 9 10 10 10

1 1

Kunci Kejayaan Amalan 5S 4.1 Sokongan dan Komitmen Berterusan Dari Pengurusan Atasan 4.2 4.3 4.4 Membentuk Prasarana Yang Berkesan Mengadakan Sistem Komunikasi Yang Berkesan Melatih Semua Peringkat Anggota Untuk Mengamalkan Amalan 5S 4.5 4.6 4.7 4.8 Projek Perintis Amalan 5S – Model 5S Penandaarasan Amalan Terbaik Pelan Pelaksanaan Amalan 5S – Kitaran P-D-C-A Mengamalkan Penilaian Prestasi Dan Sistem Ganjaran

11 11 11

11 12 12 12 12

5.

Penutup

BAHAGIAN DUA : HALA TUJU AMALAN 5S JPA 1. 2. 3. Tujuan Latar Belakang Hala Tuju Amalan 5S JPA 3.1 3.2 3.3 Polisi Amalan 5S Slogan Amalan 5S JPA Logo Amalan 5S 13 14 14 13 13

3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 4.

Model Amalan 5S JPA Wawasan Amalan 5S JPA Misi Amalan 5S JPA Objektif Amalan 5S JPA Pendekatan Pelaksanaan Amalan 5S di JPA Warna Penandaan Ciri Keutamaan Amalan 5S di JPA Penumpuan Persekitaran Berkualiti Kunci Kejayaan Pelaksanaan Amalan 5S di JPA

14 14 14 – 15 15 15 – 16 16 16 17 17 17

Penutup

BAHAGIAN TIGA : LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S DI JPA 1. 2. 3. 4. Tujuan Latar Belakang Pelaksanaan Amalan 5S di JPA Langkah-Langkah Pelaksanaan Amalan 5S 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5. Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Pemandu 5S Langkah 2 - Mewujudkan Zon 5S Langkah 3 – Latihan 5S Langkah 4 – Pelancaran 5S Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan 5S 20 – 27 27 27 – 28 28 28 – 37 38 18 18 18 – 20

Penutup

BAHAGIAN EMPAT : PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S DI JPA : KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN 1. 2. 3. Tujuan Latar Belakang Tindakan Pelaksanaan Amalan 5S Keperluan Utama Pelaksanaan Ruang Pejabat Ruang Kerja Pegawai/ Bilik Pegawai Bahagian Pengeluaran Stor 39 39 40 40 – 41 41 – 47 47 – 50 50 – 51 51 – 55

4. 5. 6. 7. 8.

9.

Tempat Umum

55 – 66 67 – 68 68 – 69 69 69

10. Kawasan Persekitaran Jabatan 11. Keupayaan Sumber Manusia 12. Keselamatan Persekitaran
13. Penutup BAHAGIAN LIMA: PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S

1. 2. 3.

Tujuan Latar Belakang Tatacara Audit Dalaman 3.1 Langkah 1 – Membentuk Kumpulan Pasukan Audit Dalaman 3.2 3.3 3.4 3.5 Langkah 2 - Latihan Audit Dalaman 5S Langkah 3 – Membentuk Kriteria Audit Langkah 4 – Mengaudit Prestasi Amalan 5S Langkah 5 – Menilai Keputusan Audit

70 70 70 70 - 71

71 71 71 71 72

4.

Penutup

LAMPIRAN Lampiran 1 : Lampiran 2 : Lampiran 3 : Lampiran 4 : Rupa Bentuk Tetulang Ring File Contoh Pelabelan dan Pemakiran Penilaian Amalan Persekitaran Berkualiti Jabatan Perkhidmatan Awam (Amalan 5S) Gambar-Gambar Teladan Amalan 5S di JPA 73 – 75 76 77 – 103 104 – 120

BAHAGIAN SATU MENGENALI AMALAN 5S

1.

TUJUAN 1.1 Tujuan Bahagian Satu ini ialah untuk memberi pemahaman tentang Amalan 5S.

2.

LATAR BELAKANG 2.1 Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas dan selamat di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan. Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

2.2

3.

MEMAHAMI KONSEP AMALAN 5S 3.1 Amalan 5S 3.1.1 Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan ‛S‟ yang bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal. Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai „Kaizen‟ dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi. Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana:

3.1.2

3.1.3

1

(a)

Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif; Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata; Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan; Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik; Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat; Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi.

(b) (c)

(d)

(e) (f) (g)

3.1.4

Maksud Amalan 5S bagi mewujudkan persekitaran berkualiti dalam sesebuah organisasi adalah seperti di Jadual 1.

2

Jadual 1: Maksud Amalan 5S Bahasa Jepun Seiri Bahasa Inggeris Sort Bahasa Melayu Sisih Maksud Contoh

Menyisih barang-barang yang tidak perlu: Mengasingkan dan melupuskan barangbarang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik. Kekemasan: Menyusun barang-barang yang diperlukan secara kemas dan sistematik supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas digunakan. Pembersihan: Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada debu atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja. Keseragaman: Mewujudkan piawaian amalan terbaik di tempat kerja dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi di samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa. Disiplin: Melatih pekerja untuk mengamal sistem Amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi.

Membuang sampah

Seiton

Set in Order

Susun

Mencapai dokumen dalam tempoh 30 saat.

Seiso

Shine

Sapu

Tanggungjawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.

Seiketsu

Standardise

Seragam

Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas.

Shitsuke

Sustain

Sentiasa Amal

Lakukan Amalan 5S secara harian.

3

3.2

Prinsip Amalan 5S

3.2.1

Sisih (Seiri): Menyisih dan melupuskan (membuang) barang yang tidak perlu di tempat kerja Sisih merupakan satu proses kerja mengasing barangan yang diperlukan dan tidak diperlukan daripada sekumpulan barangan di tempat kerja. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang diperlukan pada masa sekarang atau masa hadapan dan perlu disimpan di tempat penyimpanan yang ditetapkan. Barangan yang tidak diperlukan akan dilupuskan. Kesan Nyata Pelaksanaan Sisih Kuantitatif Penjimatan ruang Kawalan stok dan produk yang cekap Masa pencarian yang pantas Kualitatif Tempat kerja lebih selamat Suasana kerja lebih selesa Mudah mengesan tempat/ alat/bahan rosak lebih awal

3.2.2

Susun (Seiton): Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak perlu diasingkan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Tujuan utama menyusun ialah: menjimatkan penggunaan ruang; penyimpanan barangan lebih kemas dan teratur; dan memudahkan proses mengesan dan mendapatkan barangan pada masa akan datang.

4

Kesan Nyata Pelaksanaan Susun Kuantitatif Kawalan stok dan produk yang cekap Masa pencarian yang pantas Proses kerja lebih pantas Mengelak kesilapan dan kesalahan Kadar kehilangan peralatan rendah Kualitatif Suasana kerja lebih selesa Mendidik pekerja disiplin positif Menjana idea kreatif di kalangan pekerja Moral tinggi pekerja Selamat di tempat kerja Mengamalkan FIFO (First In First Out)

3.2.3

Sapu (Seiso): Mencuci atau membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di atas lantai, mesin, peralatan dan persekitaran tempat kerja Persekitaran yang bersih diperlukan oleh semua peringkat pekerja untuk merasa selesa dan ceria apabila bekerja. Selain meningkatkan kecekapan kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Tujuan menyapu untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini. Menjadi keperluan tempat/peralatan/kawasan yang disapu/dibersih pada setiap masa dengan jadual penyelenggaraan yang berkesan. Kesan Nyata Pelaksanaan Sapu Kuantitatif Kos kerosakan peralatan rendah Kualiti produk bertambah Masa membersih lebih pantas Kualitatif Suasana kerja lebih selesa dan ceria Pekerja terus menjana idea kreatif Moral pekerja tinggi Selamat di tempat kerja

5

3.2.4

Seragam (Seiketsu): Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting supaya segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh setiap pekerja akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Panduan diperlukan untuk dipatuhi oleh pekerja bagi menjamin kualiti dan piawaian yang telah ditentukan. Antaranya ialah Standard Operation Procedure (SOP), Work Instruction (WI), Guidebook, Carta Alir (Process Flow), gambar atau contoh fizikal dan Sistem Visual yang jelas. Kesan Nyata Pelaksanaan Seragam Kuantitatif Kos selenggara rendah Kos overhead rendah Kecekapan proses meningkat Kuantiti pengeluaran meningkat Rungutan pelanggan rendah Produktiviti pekerja meningkat Kualitatif Mendidik pekerja disiplin positif Pekerja terus menjana idea kreatif Kemahiran pekerja meningkat Pekerja setia kepada organisasi Imej organisasi meningkat

3.2.5

Sentiasa Amalkan (Shitsuke): Melatih pekerja berdisiplin untuk mengamalkan sistem Amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja berkualiti dalam organisasi Budaya kerja cemerlang dapat dibangunkan dengan mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan. Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan secara berkala.

6

Kesan Pelaksanaan Sentiasa Amal Kuantitatif Kos pengeluaran rendah Produktiviti pekerja meningkat Kualiti produk/perkhidmatan meningkat Memperolehi Sijil 5S Kemalangan sifar di tempat kerja 3.3 Faedah Melaksanakan Amalan 5S 3.3.1 Persekitaran tempat kerja menjadi lebih bersih, kemas dan tersusun rapi; Persekitaran tempat kerja menjadi lebih selamat; Pekerja berpeluang menjana idea yang bernas dan kreatif untuk mencapai persekitaran tempat kerja yang bersih dan kondusif; Proses pencarian menjadi melaksanakan kerja; lebih mudah dan pantas dalam Kualitatif Pekerja lebih kreatif dan inovatif Kemahiran pekerja meningkat Pekerja setia kepada organisasi Budaya kerja berpasukan yang tinggi

3.3.2 3.3.3

3.3.4

3.3.5

Kesilapan kerja dapat dielakkan melalui kalis kesilapan (mistake proofing); Sebarang masalah dan kecacatan dapat dikesan semasa proses pengeluaran/pemberian perkhidmatan; Mewujudkan kaedah-kaedah dan piawaian kerja yang jelas; Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja dengan pengurusan persekitaran yang berkualiti; Kawalan stok/inventori yang lebih berkesan;

3.3.6

3.3.7 3.3.8

3.3.9

3.3.10 Pengurusan kos yang lebih berkesan; 3.3.11 Rungutan pelanggan dapat dikurangkan terhadap penyampaian perkhidmatan;

7

3.3.12 Memudahkan urusan penyelenggaraan; 3.3.13 Meningkatkan semangat kerja berpasukan; dan 3.3.14 Meningkatkan imej korporat organisasi.

3.4

Hasil Yang Dijangka Dari Amalan 5S 3.4.1 Penjimatan Kos: (a) (b) (c) (d) Penjimatan penggunaan inventori; Menghalang kerosakan ke atas inventori; Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan Mempercepatkan proses sesuatu urusan kerja. pencarian pengesanan dalam

3.4.2

Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber: (a) (b) Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja; Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah/proses; dan Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan.

(c) 3.4.3

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan: (a) Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang digunapakai; Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan beroperasi mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan; dan Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan.

(b)

(c)

3.4.4

Jaminan kualiti: (a) (b) Meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan; Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas dan selamat; dan

8

(c)

Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan berkesan.

3.4.5

Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja: (a) (b) (c) Menghapuskan keadaan yang membahaya; Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja; Menghapuskan keadaan yang kecederaan dan kemalangan; boleh mendatangkan

(d) (e) 3.4.6

Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian; dan Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

Meningkatkan motivasi pekerja: (a) (b) (c) Perhubungan yang baik antara anggota; Membentuk disiplin yang tinggi; dan Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.

3.5

Tindakan Yang Bukan Amalan 5S Antara tindakan yang bukan ciri Amalan 5S adalah seperti berikut: 3.5.1 3.5.2 Memberi latihan pengemasan; Satu cara untuk menyalahkan orang lain sekiranya berlaku sebarang kecacatan; Satu cara untuk memaksa orang bekerja; Satu cara untuk memaksa orang bekerja dengan lebih tekun dan pantas; dan Dibuat pada bulan-bulan atau tahun-tahun tertentu (bermusim) sebagai contoh dilaksanakan dalam bulan kualiti atau pertandingan sahaja.

3.5.3 3.5.4

3.5.5

9

3.6

Tentangan Terhadap Pelaksanaan Amalan 5S Antara bentuk persoalan mempamerkan pelaksanaan Amalan 5S ialah: 3.6.1 3.6.2 tingkah laku penentangan

Apa yang hebat sangat tentang Amalan 5S? Kenapa saya sebagai Ketua Jabatan, perlu jadi pengerusi Amalan 5S? Kenapa perlu bersih, sedangkan ia akan kotor lagi? Adakah melakukan sisih dan susun akan meningkatkan output? Kenapa perlu tumpu sangat pada suatu yang remeh seperti Amalan 5S (sisih dan susun)? Bukankah kita memang sudah lakukan Amalan 5S? Sememangnya tempat kerja saya berserabut, tetapi saya tahu mana hendak mendapatkannya? Bukankah kita dah lakukan Amalan 5S setahun dulu? Bukankah Amalan 5S dan aktiviti penambahbaikan lain sesuai untuk kilang sahaja?

3.6.3 3.6.4 3.6.5

3.6.6 3.6.7

3.6.8 3.6.9

3.6.10 Tidak tahukah bahawa kami terlalu sibuk untuk melaksanakan Amalan 5S (sisih dan susun)? 3.6.11 Siapa mereka, hendak arahkan saya buat Amalan 5S? 3.6.12 Kita tidak perlukan Amalan 5S. Kita bukan kerja cari untung, jadi buat kerja kita sajalah? 4. KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S 4.1 Sokongan Dan Komitmen Berterusan Dari Pengurusan Atasan Sokongan dan komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang menyemarakkan pelaksanaan Amalan 5S selain mampu memberi kesan yang berpanjangan. Pihak pengurusan atasan akan memberikan hala tuju dan keputusan-keputusan untuk memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan dalam organisasi dengan baik oleh anggotanya.

10

4.2

Membentuk Prasarana Yang Berkesan Sediakan prasarana yang bersesuaian. Menjadi kepentingan untuk mengenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan Amalan 5S dalam organisasi. Tindakan yang bersistematik adalah perlu dengan mewujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan Amalan 5S dan terma rujukan yang jelas.

4.3

Mengadakan Sistem Komunikasi Yang Berkesan Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kepada anggota lain. Untuk itu, beberapa kaedah boleh digunakan misalnya: 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 Melalui mesyuarat; Menggunakan intranet seperti portal, blog atau laman web organisasi; Informasi di papan kenyataan; Poster dan risalah; dan Surat berita dalaman (Newsletter).

4.4

Melatih Semua Peringkat Anggota Untuk Mengamalkan Amalan 5S Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam Amalan 5S dan anggota lain di dalam organisasi. Perlu dirancang latihan asas Amalan 5S kepada setiap anggota. Ini bagi membolehkan seluruh anggota organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam Amalan 5S.

4.5

Projek Perintis Amalan 5S – Model 5S Mulakan dengan projek perintis Amalan 5S. Pilih kawasan yang kebanyakan anggotanya menunjukkan simptom kurang bermotivasi untuk bekerja, mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. Kawasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila Amalan 5S dilaksanakan. Dengan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan untuk merancang pelaksanaan Amalan 5S yang lebih menyeluruh dalam organisasi. Hasil dari pelaksanaan projek perintis 5S, adalah penting dilakukan penilaian dan semakan. Dapatkan maklum balas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis Amalan 5S berkenaan untuk input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan Amalan 5S organisasi.

11

4.6

Penandaarasan Amalan Terbaik Wujudkan dan kongsikan amalan terbaik (best practices). Antaranya mengadakan lawatan ke syarikat-syarikat atau agensi-agensi yang menjadi model Amalan 5S untuk penambahbaikan yang berterusan. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan anggota yang lain.

4.7

Pelan Pelaksanaan Amalan 5S – Kitaran P-D-C-A Sediakan pelan pelaksanaan Amalan 5S yang menyeluruh dengan merangka pendekatan yang sistematik dengan menggunakan Kitaran P-D-C-A (Rancang (Plan) - Laksana (Do) - Periksa (Check) - Tindakan (Action)). Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan Amalan 5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan Amalan 5S di organisasi lebih berkesan.

4.8

Mengamalkan Penilaian Prestasi Dan Sistem Ganjaran Audit Dalaman Amalan 5S dalam organisasi adalah kaedah terbaik membuat penilaian prestasi Amalan 5S. Penilaian ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang menawarkan ganjaran pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori yang dianjurkan.

5.

PENUTUP 5.1 Konsep Amalan 5S mudah difahami oleh setiap anggota kerana perkara ini hanya memerlukan pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen yang tinggi. Amalan ini boleh dilaksanakan di semua organisasi. Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan dapat meningkatkan rasa tanggungjawab serta sayang kepada organisasi. Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan selamat ke arah sistem penyampaian perkhidmatan JPA bertaraf dunia. Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan semua warga menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S. Amalan 5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan prestasi penyampaian perkhidmatan organisasi yang cemerlang.

5.2

5.3

5.4

5.5

12

BAHAGIAN DUA

HALA TUJU AMALAN 5S JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

1.

TUJUAN 1.1 Tujuan Bahagian Dua ini ialah untuk memberi pemahaman tentang hala tuju Amalan 5S di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.

2.

LATAR BELAKANG 2.1 Keperluan JPA mempraktikkan Amalan 5S merupakan satu usaha untuk menzahirkan JPA mempunyai sumber manusia jauhari yang berupaya mempamerkan kecekapan dan keberkesanan mewujudkan identiti korporat dalam aspek pengurusan persekitaran kerja yang berkualiti. Keupayaan ini akan memaparkan imej korporat JPA yang sentiasa diperkasa menerusi keupayaannya dalam proses penambahbaikan secara berterusan untuk: 2.1.1 Merangsang persekitaran kerja yang bersih, kemas dan selamat untuk keberkesanan operasi; Penjimatan, pengurangan dan mengelakkan pembaziran; dan Menjana semangat kerja berpasukan dalam organisasi.

2.1.2 2.1.3 2.2

Dalam konteks Perkhidmatan Awam, Amalan 5S ini merupakan salah satu bentuk pelaburan jangka panjang JPA untuk memastikan JPA terus teguh (resilient) menghadapi cabaran-cabaran persekitaran dan ekspektasi pelanggan, dipercayai (build trust), menggembirakan pelanggan (delighting customers) serta mempunyai reputasi sebagai sebuah organisasi contoh atau model kepada agensi-agensi kerajaan yang lain. Pembentukan hala tuju pelaksanaan Amalan 5S di JPA adalah sejajar dengan hala tuju Korporat JPA yang sedang dikuatkuasakan kini.

2.3

3.

HALA TUJU AMALAN 5S JPA 3.1 Polisi Amalan 5S JPA “Amalan 5S JPA bertujuan membentuk budaya persekitaran berkualiti, dengan mengutamakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan, sesuai dengan tahapnya sebagai organisasi cemerlang dalam penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan”.

13

3.2

Slogan Amalan 5S JPA „JPA Peneraju Imej Korporat Perkhidmatan Awam‟

3.3

Logo Amalan 5S

3.4

Model Amalan 5S JPA Model Amalan 5S – Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal - JPA melalui pendekatan Rancang (Plan), Laksana (Do), Semak (Check) dan Tindakan (Action)- (PDCA) bagi mencipta nilai tambah kepada sistem penyampaian perkhidmatan JPA dengan konsisten dalam persekitaran berkualiti.

3.5

Wawasan Amalan 5S JPA JPA mencapai prestasi cemerlang dalam penyampaian perkhidmatan berteraskan persekitaran kerja yang berkualiti menerusi Amalan 5S yang cekap dan berkesan selaras dengan imej JPA Peneraju Perkhidmatan Awam.

3.6

Misi Amalan 5S JPA 3.6.1 Mencapai pengiktirafan tertinggi dalam mewujudkan pengurusan persekitaran berkualiti di tempat kerja; Mencapai tahap tertinggi dalam kecekapan dan keberkesanan pengurusan operasi di tempat kerja; Mencapai tahap tertinggi dalam keupayaan pengurusan keselamatan dan kesihatan pekerja di tempat kerja; Mencapai tahap tertinggi dalam keupayaan mengenalpasti, mengurangkan dan menghapuskan pembaziran di tempat kerja; dan

3.6.2

3.6.3

3.6.4

14

3.6.5

Mencapai tahap tertinggi dalam amalan semangat bekerjasama secara berkumpulan di tempat kerja.

3.7

Objektif Amalan 5S JPA Memastikan pengurusan Amalan 5S yang cekap dan berkesan bagi mencapai ciri-ciri kualiti di tempat kerja seperti berikut: 3.7.1 Persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat; 3.7.2 Pengurusan operasi organisasi menjadi mudah, cekap dan selamat; 3.7.3 Pengurusan stor dan dokumen yang lebih berkesan; 3.7.4 Penggunaan kaedah dan piawaian urusan kerja yang jelas; 3.7.5 Penggunaan ruang kerja yang optimum; 3.7.6 Peluang mengurangkan rungutan pelanggan; 3.7.7 Peningkatan semangat kerja berpasukan; 3.7.8 Peningkatan kecekapan sistem penyampaian; dan 3.7.9 Peningkatan imej korporat organisasi.

3.8

Pendekatan Pelaksanaan Amalan 5S di JPA Pendekatan pelaksanaan Amalan 5S di JPA memfokuskan kepada fasa-fasa berikut: 3.8.1 Komitmen kepimpinan pengurusan Komitmen pengurusan yang jitu dan konsisten meliputi penglibatan dalam merancang, melaksana, memantau dan mengkaji semula pelaksanaan Amalan 5S dari semasa ke semasa bagi mewujudkan suasana kerja yang berkualiti dan produktif. 3.8.2 Kesedaran amalan terbaik 5S Mempelbagaikan program kesedaran dan pendedahan mengenai pelaksanaan Sistem Amalan 5S menerusi latihan yang berjadual. 3.8.3 Melatih anggota organisasi Mengadakan program dan aktiviti berbentuk pengkayaan ilmu dan pengalaman kepada seluruh warga JPA secara berjadual.

15

3.8.4

Penyertaan menyeluruh Penglibatan seluruh warga JPA dalam melaksanakan Sistem Amalan 5S yang konsisten dan mengekalkan keseragaman dan ruang kerja yang kondusif, selamat dan ceria. Pendekatan P.D.C.A digunakan dalam pelaksanaan program.

3.9

Warna Penandaan 3.9.1 Penonjolan imej korporat menerusi penyeragaman penggunaan warna- warna korporat, warna penggunaan yang sejagat dan warna piawaian. Penyeragaman penggunaan warna mempersembahkan suasana yang lebih kondusif, teratur dan memancarkan prestij JPA. Penggunaan warna seperti berikut: (a) Warna korporat JPA iaitu: Biru (navy blue) Merah Kuning. Warna penggunaan yang sejagat iaitu Hitam dan Putih Warna piawaian yang telah ditetapkan oleh suatu badan penguatkuasaan berdasarkan kesesuaian sesuatu perkara/item (penggunaan kepada simbol-simbol amaran/peringatan/peraturan)

3.9.2

(b) (c)

3.10

Ciri Keutamaan Amalan 5S di JPA 3.10.1 Beridentitikan imej korporat yang mempamerkan persekitaran berkualiti iaitu kebersihan, kekemasan dan keselamatan; 3.10.2 Perkongsian sumber (masa, tenaga, kewangan dan ilmu); 3.10.3 Hubungan harmoni dalam organisasi; 3.10.4 Kreatif dalam penggunaan sumber; dan 3.10.5 Penjimatan pelaksanaan dengan tiada pembaziran dalam penggunaan sumber (barangan kitar semula, masa, tenaga, kewangan dan ilmu).

16

3.11

Penumpuan Persekitaran Berkualiti Empat (4) aspek generik persekitaran berkualiti diberi penumpuan di JPA, iaitu: 3.11.1 Persekitaran tempat kerja yang selamat; 3.11.2 Persekitaran tempat kerja yang kemas dan bersih untuk keselesaan pelanggan dalaman dan luaran; 3.11.3 Pengurusan fail dan stor yang cekap dan berkesan; dan 3.11.4 Mengamalkan semangat kerjasama dan kerja berkumpulan.

3.12

Kunci Kejayaan Pelaksanaan Amalan 5S di JPA Kunci utama kejayaan pelaksanaan Amalan 5S di JPA seperti berikut: 3.12.1 Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan; 3.12.2 Penyertaan dan penglibatan setiap individu di JPA secara berterusan; dan 3.12.3 Pelaksanaan secara berterusan – Kitaran P.D.C.A

4.

PENUTUP Secara keseluruhan, kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan persekitaran berkualiti menjadikan JPA sebuah organisasi yang mempunyai persekitaran tempat kerja yang bersih, tersusun dan bersistematik serta selamat. Melalui Amalan 5S, warga JPA secara bersama akan membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi.

17

BAHAGIAN TIGA LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S DI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

1.

TUJUAN 1.1 Tujuan Bahagian Tiga ini ialah untuk memberi panduan terhadap langkahlangkah 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam, dan Sentiasa Amal) yang dapat membantu warga JPA untuk pelaksanaan Amalan 5S dengan lebih mudah dan berkesan.

2.

LATAR BELAKANG 2.1 Panduan pelaksanaan Amalan 5S ini mengandungi langkah-langkah 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal yang membantu anggota JPA untuk memahami dan melaksanakan konsep 5S dengan lebih terancang, mudah dan berkesan. Panduan langkah-langkah Amalan 5S ini sebagai bahan rujukan kepada semua peringkat organisasi di JPA untuk mewujudkan persekitaran yang berkualiti di JPA, di samping menentukan kepatuhan kepada piawaian yang ditetapkan serta dapat memupuk usaha penambahbaikan di persekitaran tempat kerja secara berterusan. Dalam konteks pemindahan pengetahuan dan proses pembelajaran berterusan, penggunaan rujukan kepada panduan langkah-langkah Amalan 5S ini perlu ditambahi lagi dengan bahan-bahan rujukan dan sokongan lain seperti penerbitan-penerbitan Amalan 5S, pekeliling-pekeliling, garis panduan-garis panduan pengurusan pejabat, prosedur-prosedur Sistem Pengurusan Kualiti dan latihan Amalan 5S.

2.2

2.3

3.

PELAKSANAAN AMALAN 5S DI JPA 3.1 Pada amnya pelaksanaan Amalan 5S boleh dilakukan melalui pendekatan Plan-Do-Check-Action (P-D-C-A) 3.1.1 PLAN (Rancang) (a) (b) (c) (d) Memberikan pendedahan kepada pihak pengurusan; Membentuk struktur pelaksana Amalan 5S; Menubuhkan Jawatankuasa Pemandu 5S; dan Menggariskan pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.

18

3.1.2

DO (Laksanakan) (a) Sisih (Seiri) Mengenalpasti dan mengasingkan barang-barang yang tidak perlu di kawasan kerja. (b) Susun (Seiton) Menjelaskan apa-apa yang perlu disusun dan tentukan kaedah penyusunan. (c) Sapu (Seiso) (i) (ii) (iii) Mengenalpasti dari mana datangnya kekotoran; Mengenalpasti punca-punca berlakunya kekotoran; dan Mengambil tindakan menghapuskan kekotoran dan punca-punca yang menyebabkannya.

(d)

Seragam (Seiketsu) (i) Mewujudkan pemilikan (pemunya) supaya ada rasa tanggungjawab terhadap persekitaran dan peralatan; Menerima pakai diseragamkan; dan amalan terbaik yang telah

(ii)

(iii)

Melakukan Amalan 3S yang pertama (Sisih, Susun, Sapu) secara berterusan bagi mewujudkan disiplin tinggi di kalangan warga JPA.

(e)

Sentiasa amal (Shitsuke) (i) Memastikan setiap warga JPA memahami, mematuhi dan mengamalkan peraturan; dan Mengekalkan keadaan yang baik dengan usaha penambahbaikan berterusan.

(ii)

3.1.3

CHECK (Semak) (a) (b) Melaksanakan Audit Dalaman 5S; Melakukan penandaarasan dengan jabatan dan organisasi lain untuk penambahbaikan berterusan; dan

19

(c)

Memastikan peraturan Amalan 5S yang diterima pakai dipatuhi.

3.1.4

ACTION (Tindakan) (a) (b) (c) Membudayakan Amalan 5S; Membandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran; Memberikan pengiktirafan/penghargaan terhadap usaha warga kerja; Menyemak semula kitaran Plan-Do-Check-Action; dan Memperolehi persijilan Amalan 5S.

(d) (e) 4.

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S 4.1 Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Pemandu 5S 4.1.1 Objektif: (a) Untuk membina berterusan; dan prasarana program penambahbaikan

(b)

Untuk meningkatkan penyertaan semua peringkat warga dan mewujudkan budaya penambahbaikan berterusan serta semangat kerja berkumpulan ke arah mencapai prestasi cemerlang.

4.1.2

Struktur Pelaksanaan Amalan 5S (a) Tanggungjawab pelaksanaan amalan 5S hendaklah menyeluruh dan setiap ahli hendaklah menjalankan peranan masing-masing; Pengerusi Jawatankuasa Pemandu bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan Amalan 5S dijalankan sebaiknya; Peranan ahli Jawatankuasa Pemandu JPA dan Jawatankuasa Pemandu di peringkat Bahagian perlu dijelaskan untuk kelancaran pelaksanaan tanggungjawab tersebut; dan Struktur dan tanggungjawab bagi pelaksanaan Amalan 5S JPA adalah seperti Jadual di bawah:

(b)

(c)

(d)

20

Rajah 1: Struktur Pelaksanaan Amalan 5S J/K JPA
J/K Pemandu JPA

Penyelaras 5S

JKK Latihan

JKK Promosi

JKK Audit

JKK Keselamatan dan Kesihatan Persekitaran

JKK Dokumentasi dan Perolehan

J/K Pemandu Bahagian

J/K Bahagian
Penyelaras 5S

JKK Latihan

JKK Promosi

JKK Audit

JKK Keselamatan dan Kesihatan Persekitaran

JKK Dokumentasi & Perolehan

Fasilitator

Fasilitator

Ketua Kumpulan Ahli-ahli

Ketua Kumpulan Ahli-ahli

Ketua Kumpulan Ahli-ahli

21

Jadual 1: Struktur Jawatankuasa Pemandu (Induk) (Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti JPA)

Tanggungjawab Jawatankuasa dan Ahli Ahli Pengerusi: TKPPA(O) – Selaku Pengerusi Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti JPA Setiausaha: PBU/BKP Ahli: Pengarah-pengarah Bahagian Tanggungjawab Tanggungjawab Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S: i. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan Amalan 5S; Membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S; Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan;

ii.

iii.

Jawatankuasa kecil: (Diselaraskan oleh BKP) Jawatankuasa Latihan:

iv.

Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan;

v.

Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator; Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan

Jawatankuasa Promosi: Jawatankuasa Audit: Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Persekitaran: Jawatankuasa Dokumentasi dan Perolehan (Bilik Fail dan Bilik Stor):

vi.

vii. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalaman); dan vii. Memantau Kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh amalan terbaik.

Penyelaras/ Setiausaha Amalan 5S

Setiausaha : PBU/BKP

Tanggungjawab Penyelaras Amalan 5S: i. Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S;

22

Struktur

Ahli ii.

Tanggungjawab Menyelaraskan Program Amalan 5S; Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan 5S;

iii.

iv. Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan Amalan 5S; v. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan

vi. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan 5S dalam organisasi.

Jawatankuasa Pemandu (Bahagian)

Pengerusi : Pengarah Bahagian Setiausaha : UPKS

i.

Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat Bahagian; Membentuk jawatankuasa di peringkat Bahagian; Mengenalpasti zon-zon (arasaras) pelaksanaan 5S;

ii.

iii.

iv. Melaksana aktiviti-aktiviti 5S di peringkat Bahagian; v. Memantau pelaksanaan 5S Bahagian; dan

vi. Memastikan keseragaman pelaksanaan 5S sepertimana yang digariskan di peringkat Jabatan.

Fasilitator

Perunding Urus setia

Tanggungjawab Fasilitator Amalan 5S:

23

Struktur

Ahli i. UPKS Pegawai yang dilantik di peringkat Jabatan dan Bahagian

Tanggungjawab Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli kumpulan; Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan; Menentukan pembahagian zon (aras-aras);

ii.

iii.

iv. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan; dan v. Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan.

Ketua Zon (Zon Mengikut Aras)

Pegawai-pegawai yang dilantik di peringkat pelaksanaan Bahagian

Tanggungjawab Ketua Kumpulan Amalan 5S: i. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahliahli kumpulan; Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti 5S; Merancang aktiviti kumpulan;

ii.

iii.

iv. Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan Amalan 5S kepada fasilitator; dan v. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar.

Ahli-ahli Kumpulan 5S

Semua anggota JPA

Tanggungjawab Ahli Kumpulan:

24

Struktur

Ahli i.

Tanggungjawab Memberikan komitmen secara berterusan; Menyertai aktiviti 5S secara aktif; Bekerjasama dalam kumpulan; dan

ii.

iii.

iv. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S.

Jawatankuasa Kecil Latihan

Pegawai-pegawai yang dilantik di peringkat pelaksanaan JPA dan Bahagian

Tanggungjawab Jawatankuasa Kecil Latihan: i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk Amalan 5S kepada semua warga kerja dalam organisasi; dan Memastikan setiap warga kerja diberikan latihan yang berkaitan.

ii.

Jawatankuasa Kecil Promosi

Pegawai-pegawai yang dilantik di peringkat pelaksanaan JPA dan Bahagian

Tanggungjawab Jawatankuasa Kecil Promosi: i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S; Mengenalpasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S; dan Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.

ii.

iii.

25

Struktur Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman 5S

Ahli Pegawai-pegawai yang dilantik di peringkat pelaksanaan JPA dan Bahagian

Tanggungjawab Antara tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman 5S: i. Menyediakan kriteria audit dalaman 5S; Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S; Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman 5S; dan

ii.

iii.

iv. Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

Jawatankuasa Kecil Keselamatan dan Kesihatan Persekitaran

Pegawai-pegawai yang dilantik di peringkat pelaksanaan JPA dan Bahagian

Antara tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Kecil Keselamatan dan Kesihatan Persekitaran: i. Merancang program-program keselamatan dan kesihatan di peringkat JPA; Mengeluarkan garis panduan keselamatan di tempat kerja; dan Memantau dan memeriksa keselamatan ruang, peralatan dan sistem di JPA.

ii.

iii.

Jawatankuasa Kecil Dokumentasi dan Perolehan (Bilik Fail dan Bilik Setor)

Pegawai-pegawai yang dilantik di peringkat pelaksanaan JPA dan Bahagian

Antara tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Kecil Dokumentasi: i. Mengeluarkan garis panduan pengurusan bilik fail dan stor yang seragam; Memantau dan menyelia

ii.

26

Struktur

Ahli

Tanggungjawab kepada pematuhan garis panduan tersebut; dan iii. Menguatkuasakan kawalan dan pemantauan.

4.2

Langkah 2 – Mewujudkan Zon 5S 4.2.1 Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan yang dipertanggungjawabkan kepada kumpulan serta memudahkan pelaksanaan Amalan 5S. Penyelaras 5S dengan kerjasama fasilitator akan menentukan zonzon yang sesuai. Pembahagian kawasan hendaklah diwujudkan menggunakan pelan lokasi untuk kemudahan rujukan kumpulan 5S. Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon: (a) Susun atur keseluruhan kawasan dan pembahagian kepada zon-zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah zon tidak terlalu banyak bagi tujuan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik); Menentukan kumpulan untuk setiap zon dan bilangan keahlian kumpulan setiap zon; Mempamerkan struktur kumpulan dan kawasan/zon masingmasing dengan mengambil kira hala tuju amalan 5S di JPA yang berimejkan korporat; dan Zon-zon di JPA adalah berdasarkan aras/tingkat Bahagian/Cawangan/Unit di mana yang bersesuaian. atau

4.2.2

4.2.3

(b)

(c)

(d)

4.3

Langkah 3 - Latihan 5S 4.3.1 Tujuannya adalah untuk menyebarkan metodologi Amalan 5S dan melatih warga organisasi dengan pengetahuan asas pelaksanaan 5S. Latihan yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman: (a) (b) Program Kesedaran amalan 5S; Amalan Konsep Pelaksanaan 5S; dan

4.3.2

27

(c) 4.4

Audit Dalaman Amalan 5S.

Langkah 4 – Pelancaran 5S 4.4.1 Pelancaran 5S diadakan untuk merasmi dan menyampaikan hasrat pengurusan bagi melaksanakan Amalan 5S dalam JPA. Pihak pengurusan hendaklah terlibat secara langsung serta memberi komitmen dan sokongan padu kepada pelaksanaan Amalan 5S, melalui penetapan sasaran-sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif Amalan 5S dan juga menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran adalah seperi berikut: (a) (b) (c) (d) (e) Dasar 5S; Objektif 5S; Buku Panduan Pelaksanaan Amalan 5S; Zon-zon 5S; dan Pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.

4.4.2

4.5

Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan 5S 4.5.1 SISIH (a) Mengenalpasti barang-barang yang tidak diperlukan. Sisih memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pembuangan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Berikut adalah panduan untuk melaksanakan aktiviti sisih secara berkesan: (i) Mengenalpasti barang-barang yang tidak perlu dengan menggunakan kaedah Tag Merah; Menentukan tempat penyimpanan bagi barang yang perlu; dan Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada Arahan Perkhidmatan dan Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

(b)

(ii)

(iii)

28

Rajah 2 : Cara Amalan SISIH di Tempat Kerja

Cara Amalan SISIH Di Tempat Kerja Mengikut Tatacara Pelupusan Aset/Stor

Yang Mana ???

Stratifikasi

Tindakan

SISIH Item Tak Diperlukan

Tiada nilai dan senang dilupuskan (tidak memerlukan tatacara pelupusan aset/stor)

Lupus dengan Segera

Ada nilai/tiada nilai (memerlukan tatacara pelupusan aset/stor)

Dilupuskan mengikut prosedur sedia ada

SISIH

(c)

Panduan Pelaksanaan Kaedah Tag Merah boleh dilakukan melalui enam langkah seperti yang berikut: Langkah 1: Mewujudkan Dasar Tag Merah 5S/Jawatankuasa Pemandu

Jawatankuasa Pemandu peringkat Bahagian perlu: (i)

Menetapkan kawasan pengumpulan barang-barang yang tidak perlu dan seterusnya merancang pelupusan barang-barang tersebut; dan Menyediakan borang Tag Merah yang sesuai.

(ii)

29

DASAR TAG MERAH- POLISI PEMBUANGAN ATAU PENYISIHAN

TAG MERAH
(RED TAG)

Tidak Diperlukan dan Perlu Dilupuskan

Langkah 2:

Menentukan Sasaran Tag Merah

Menentukan jenis barang dan ruang kerja yang hendak dinilai. Langkah 3: Mewujudkan Kriteria Tag Merah

Berikut adalah panduan bagi menentukan keperluan sesuatu barang: (i) (ii) (iii) Adakah barang tersebut diperlukan? Berapa kerap penggunaannya? Berapakah jumlah yang diperlukan? Melekatkan Tag Merah

Langkah 4:

Aktiviti Tag Merah ini hendaklah disempurnakan sekurangkurangnya satu minggu sebelum pelaksanaan penyisihan. Langkah 5: Membuat Penilaian Yang Telah Diberikan Tag Merah Terhadap Barangan

Membuat keputusan dan mengambil tindakan terhadap barang yang diberi Tag Merah.

30

Langkah 6: Membuat Catatan atau Dokumenkan Hasil Daripada Aktiviti Tag Merah Barang-barang yang telah dilekatkan Tag Merah hendaklah direkodkan. Kejayaan pelaksanaan SISIH boleh diukur melalui: (i) (ii) (iii) Masa untuk mencari lebih pantas/cepat; Persekitaran kerja lebih selesa; dan Penggunaan ruang secara cekap.

Tambahan dasar Tag Merah : Penandaan Tag Kuning Panduan Pelaksanaan Kaedah Tag Kuning boleh dilakukan melalui enam langkah seperti yang berikut: Langkah 1: Mewujudkan Dasar Tag Kuning Jawatankuasa Pemandu peringkat Bahagian perlu: (i) 5S/Jawatankuasa Pemandu

Menetapkan kawasan pengumpulan barang-barang yang tidak pasti keperluannya dan seterusnya merancang pelupusan barang-barang tersebut; ATAU Terus menyimpan untuk penggunaannya. Tarikh keputusan perlu ditetapkan untuk dipertimbangkan kelulusan bagi penentuan sama ada pelupusan atau penyimpanan bagi barang-barang yang telah dilekatkan Tag Kuning.

(ii) (iii)

TAG KUNING 1. 2. Kemungkinan Diperlukan Simpan sehingga

__________________________ Tarikh Pelupusan

31

Langkah 2:

Menentukan Sasaran Tag Kuning

Menentukan jenis barang dan ruang kerja yang hendak dinilai. Langkah 3: Mewujudkan Kriteria Tag Kuning

Berikut adalah panduan bagi menentukan keperluan sesuatu barang: (i) (ii) (iii) Adakah barang tersebut diperlukan? Berapa kerap penggunaannya? Berapakah jumlah yang diperlukan? Melekatkan Tag kuning

Langkah 4:

Aktiviti Tag Kuning ini hendaklah disempurnakan sekurangkurangnya sebelum pelaksanaan aktiviti penyisihan. Aktiviti Tag Kuning ini dibuat secara berterusan. Langkah 5: Membuat Penilaian Yang telah Diberikan Tag Kuning Terhadap Barangan

Membuat keputusan dan mengambil tindakan terhadap barang yang diberi Tag Kuning. Langkah 6: Membuat Catatan atau Dokumenkan Hasil Daripada Aktiviti Tag Kuning Barang-barang yang telah dilekatkan Tag Kuning hendaklah direkodkan. 4.5.2 SUSUN (a) SUSUN merujuk kepada slogan “Setiap barang mempunyai tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang cekap, berkesan dan selamat. Ini akan mewujudkan kerja yang kemas dan produktif. Selepas melaksanakan Seiri dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah disusun mengikut keperluan penggunaan.

(b)

32

(c)

Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan: (i) (ii) First-In-First-Out (FIFO); Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada peralatan dan perkakasan; Menyimpan dan menyusun alat berdekatan mesin mengikut urutan operasi mesin; Menyimpan barang-barang mengikut kategori; dan Memastikan barang disusun dengan ketinggian yang selamat.

(iii)

(iv) (v)

Rajah 3: Cara Amalan SUSUN di Tempat Kerja

Bagaimana SUSUN Tempat Kerja

Stratifikasi

Tindakan yang perlu

Item Selalu digunakan

Mesti diletak dekat dengan tempat kerja

SUSUN

Item Jarang digunakan

Diletakkan jauh dari tempat kerja

Untuk SUSUN

Item tak diguna tapi perlu disimpan

Mesti disimpan berasingan tapi mudah dicari

33

Nota : (1) Contoh item yang selalu digunakan: (a) Fail aktif diletakkan dekat dengan tempat kerja: (i) (ii) situasi semasa bekerja – fail berada di atas meja situasi selepas waktu kerja – fail disusun semula ke tempat asal dengan mengikut tatacara pengurusan fail.

(b) (c) (d)

Alat Tulis perlu sentiasa berada di meja kerja dalam keadaan kemas dan teratur. Fail Meja perlu sentiasa berada di atas meja. Bahan-bahan Rujukan Pegawai untuk tugas (generik dan functional).

(2)

Contoh item jarang digunakan : Fail separa aktif (tertakluk kepada norma kerja) disimpan mengikut prosedur pengurusan peringkat fail dalam keadaan kemas dan teratur bagi mudah dicapai.

(3)

Contoh item yang tidak digunakan : (i) (ii) (iii) Fail tutup – mengikut tatacara pengurusan fail; Local Order – mengikut tatacara perolehan (penyimpanan selama 7 tahun); Rujukan : Tatacara Pengurusan Stor (PP/TPS), Panduan Pengurusan Pejabat (PP), Tatacara Pengurusan Aset (PP/TPA); dan Kejayaan pelaksanaan SUSUN boleh diukur melalui ujian pencarian barang dalam tempoh yang minima (15– 60 saat).

(iv)

4.5.3

SAPU (a) SAPU memberikan penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. Pembersihan setiap hari diperlukan untuk memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih. Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk melaksanakan SAPU secara berkesan: Mengagihkan Tugasan Pembersihan

(b)

(c)

Langkah 1:

Penjagaan kebersihan tempat kerja hendaklah menjadi tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan jagaan hendaklah dijelaskan dengan:

34

(i)

Mengenalpasti kawasan yang perlu diwujudkan hak milik (ownership); dan Mengadakan jadual giliran pembersihan untuk kawasan yang telah ditentukan (daily rosters). Menentukan hak milik (ownership) bagi setiap ahli

(ii)

Langkah 2:

Menentukan hak milik bagi setiap ahli untuk kawasan yang telah dikenalpasti. Langkah 3: digunakan Menentukan kaedah pembersihan yang akan

Mewujudkan sistem pembersihan yang akan diamalkan dengan: (i) (ii) Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan; Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian; Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan; dan Mewujudkan piawaian kerja pembersihan.

(iii) (iv)

Langkah 4: Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan Keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan. Langkah 5: Melaksanakan kerja pembersihan

Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui: (i) Melaksanakan aktiviti pembersihan mengikut piawaian yang telah diwujudkan; Melakukan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan; Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi; dan Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan penyelenggaraan.

(ii)

(iii)

(iv)

35

(d)

Kejayaan pelaksanaan SAPU boleh diukur melalui: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Produk dan hasil kerja yang berkualiti; Persekitaran kerja yang selesa dan selamat; Keadaan persekitaran lebih baik; Kos penyelenggaraan lebih rendah; dan Keyakinan pelanggan terhadap kebersihan pejabat.

4.5.4

SERAGAM (a) SERAGAM merujuk kepada pelaksanaan aktiviti 3S yang pertama secara berterusan. Peringkat ini dapat dilaksanakan dengan cekap melalui pewujudan prosedur dan piawaian yang sesuai. Selain itu, aktiviti penandaarasan amalan terbaik perlu dilaksanakan ke arah penambahbaikan berterusan. Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap: (i) Mewujudkan senarai semak tugasan menggunakan teknik 5W1H; (Who, What, Where, Why, When, dan How) Mewujudkan senarai semak peraturan inventori; Mengadakan prosedur kerja pembersihan; dan Mengadakan Jadual Penyelenggaraan.

(b)

(ii) (iii) (iv) (c)

Kejayaan pelaksanaan penyeragaman diukur melalui: (i) (ii) (iii) Mempunyai piawaian tempat kerja yang lebih baik; Mempunyai sistem kawalan visual yang lebih baik; Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP); Perkongsian maklumat diperlukan; dan mengenai piawaian yang

(iv)

(v)

Penambahbaikan dari segi operasi dan aliran kerja.

36

4.5.5

SENTIASA AMAL (a) SENTIASA AMAL ialah usaha membudayakan amalan 4S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu) di tempat kerja ke arah penambahbaikan berterusan. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan 5S: (i) Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan mengadakan latihan yang berterusan; Memastikan audit dalaman amalan 5S dilaksanakan mengikut jadual; Memastikan aktiviti promosi berterusan; Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan untuk usaha yang ditunjukkan oleh warga JPA; dan Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik.

(b)

(ii)

(iii) (iv)

(v)

(c)

Kejayaan pelaksanaan S kelima ini boleh diukur daripada: (i) (ii) (iii) (iv) Prestasi keputusan audit dalaman 5S yang cemerlang; Warga JPA mematuhi peraturan di tempat kerja; Wujud disiplin dan semangat kerja berpasukan; Warga mempunyai daya usaha untuk menambahbaik aktiviti di tempat kerja; Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja; dan Penyertaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah.

(v)

(vi)

37

5.

PENUTUP 5.1 Konsep 5S mudah difahami oleh setiap orang kerana perkara ini hanya memerlukan pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen yang tinggi. Amalan ini boleh dilaksanakan di semua peringkat JPA; Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan dapat meningkatkan rasa tanggungjawab serta sayang kepada JPA; Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan selamat ke arah sistem penyampaian perkhidmatan JPA bertaraf dunia; Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan semua warga JPA menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S; dan Amalan 5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan prestasi penyampaian perkhidmatan JPA yang cemerlang.

5.2

5.3

5.4

5.5

38

BAHAGIAN EMPAT PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S DI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA: KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN

1.

TUJUAN 1.1 Tujuan Bahagian Empat ini ialah sebagai garis panduan untuk piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima yang boleh dilaksanakan oleh warga JPA dalam pelaksanaan Amalan 5S di JPA.

2.

LATAR BELAKANG Imej Korporat yang dipamerkan dalam pelaksanaan Amalan 5S JPA ialah seperti berikut: 2.1 Persekitaran semua peringkat ruang pejabat pada status sentiasa pada tahap yang bersih, kemas dan selamat mengikut piawaian yang ditetapkan. Keseragaman pelabelan: 2.2.1 2.2.2 2.2.3 tidak keterlaluan dan memudahkan kecapaian serta bermaklumat; tulisan (font) Arial dan di bold; Saiz minimum tulisan (font) arial 18 (kesesuaian saiz mengikut kategori pelabelan); saiz keluasan label : panjang x lebar minimum 1cm x 1cm; warna pelabelan (diperuntukan dalam garis panduan – hitam putih adalah digalakkan dan laminate bagi yang bersesuaian); dan material adalah bersesuaian.

2.2

2.2.4 2.2.5

2.2.6 2.3 2.4 2.5

Terkeluar dari persepsi ‛persekitaraan taska atau tadika‟; Keseragaman warna penandaan; dan Keseragaman material.

39

3.

TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan 5S ini terbahagi kepada 9 kategori utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JPA iaitu: 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 Keperluan Utama Pelaksanaan; Ruang Pejabat; Ruang Kerja/Bilik Pegawai; Bahagian Pengeluaran; Tempat Penyimpanan/Stor; Tempat Umum; Kawasan Persekitaran Jabatan; Keupayaan Sumber Manusia; dan Keselamatan Persekitaran.

4.

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN Sudut 5S Utama perlu mengandungi perkara-perkara berikut: 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Polisi/Objektif/Matlamat Sistem Amalan 5S; Carta Organisasi Sistem Amalan 5S; Carta Perbatuan/Gant Chart; Nama-nama Kumpulan; Jadual PDCA (Plan, Do, Check, Action); Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan 5S (gambar); Info berkaitan Sistem Amalan 5S untuk tujuan promosi; Slogan Sistem Amalan 5S; Buletin berkaitan Sistem Amalan 5S; Zon 5S; Jadual Giliran bertugas;

4.7 4.8 4.9 4.10 4.11

40

4.12 4.13

Jadual perjumpaan kumpulan; Pelaksanaan perjumpaan kumpulan di sudut 5S mengikut jadual yang dirancang; Sudut 5S hendaklah berimej korporat dengan hiasan yang tidak keterlaluan atau berlebih-lebihan supaya tidak kelihatan seperti konsep taska/tadika; Tidak menggunakan tulisan yang fancy dan berwarna-warni; dan Kaedah penyaluran penyampaian: 4.16.1 Secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan); 4.16.2 Secara maya; dan 4.16.3 Kedua-dua di atas (a) dan (b).

4.14

4.15 4.16

5.

RUANG PEJABAT 5.1 Lantai 5.1.1 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran; Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudut atau di bawah peralatan perabot dan perhiasan; Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang berpotensi mengancam keselamatan pekerja; dan

5.1.2

5.1.3

5.1.4 Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai. 5.2 Peralatan Pejabat 5.2.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat; Cermin tingkap sentiasa dilap dan tidak berhabuk, manakala yang pecah segera diganti; Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas; Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan isu kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih) dan diasingkan; dan

5.2.2

5.2.3

5.2.4

41

5.2.5

Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut kesesuaian

5.3

Susun Atur Peralatan Pejabat 5.3.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja; Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan work station pegawai.

5.3.2

5.3.3

5.4

Susunan Fail 5.4.1 5.4.2 Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem; Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail); Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut: 5.4.3.1 Tetulang ring file mengandungi: nama bahagian,cawangan dan sektor; nombor fail; tajuk fail; dan nombor susunan fail. 5.4.3.2 Muka depan ring file mengandungi: Logo; Tajuk; Nama sektor atau bahagian; 5.4.3.3 Penggunaan tulisan kesesuaian fail; dan (font) Arial dan saiz mengikut

5.4.3

42

5.4.3.4 Penggunaan warna muka depan dan tetulang ring file adalah warna korporat JPA (biru, merah dan kuning) atau warna sejagat (hitam, putih). Rujuk Lampiran 1 5.5 Hiasan Dalaman 5.5.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja; Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dsb); Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan bersih serta ada penyelenggaraan berkala; Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya; Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti); Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu penyelengaraan dan berfungsi dengan baik); Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan; dan Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

5.5.2

5.5.3

5.5.4 5.5.5

5.5.6

5.5.7

5.5.8

5.6

Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan 5.6.1 Tanda nama Sektor/Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran perlu dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan pekerja; Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit; Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai; dan

5.6.2

5.6.3

43

5.6.4

Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

5.7

Ruang Kerja Terperingkat 5.7.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik Kebal dan Kawasan Kerja Larangan; Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa; Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tata cara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan); Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan Bilik berkenaan perlu melantik seorang Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ ownership) bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.

5.7.2

5.7.3

5.7.4

5.7.5

5.8

Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)) 5.8.1 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik; Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks; Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail; Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja; Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh : SISFAIL, kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail); Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet; Pest control perlu dilaksanakan secara berjadual;

5.8.2

5.8.3

5.8.4

5.8.5

5.8.6

5.8.7

44

5.8.8 5.8.9

Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail; Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail terperingkat perlu dipamerkan untuk perhatian kakitangan lain;

5.8.10 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan diparkirkan; dan 5.8.11 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon). 5.9 Ruang Kaunter 5.9.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat; Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas; Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; Maklumat korporat JPA atau bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan); Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan; Kaunter pelanggan utama perlu menyediakan sistem nombor giliran untuk memudahkan urusan pelanggan. Antara kaunter yang perlu ialah di Bahagian Pembangunan Modal Insan (BMI) dan Bahagian Pasca Perkhidmatan (BP); Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan. Susunan boleh menggunakan dokumen tier atau rak archilic/kayu; Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan; dan Keperluan utama yang perlu ada di kaunter adalah seperti berikut: 5.9.1.1 Buku kedatangan pelawat; 5.9.1.2 Smiley box;

5.9.2

5.9.3

5.9.4

5.9.5 5.9.6

5.9.7

5.9.8

5.9.9

45

5.9.1.3 Telefon; 5.9.1.4 Set komputer, printer dan capaian Internet; 5.9.1.5 Direktori telefon pegawai JPA; dan 5.9.1.6 5.10 Borang aduan/cadangan/ kepuasan hati pelanggan.

Bilik Telefonis/Call Centre 5.10.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat; 5.10.2 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; 5.10.3 Maklumat korporat JPA atau bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada telefonis); dan 5.10.4 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

5.11

Bilik Pemandu 5.11.1 Bilik pemandu hendaklah mengikut garis panduan workstation pegawai; 5.11.2 Bilik pemandu: 5.11.2.1 Perabot di dalam bilik hendaklah disusun dengan kemas dan teratur; 5.11.2.2 Perabot di luar bilik (kerusi/bangku) hendaklah disusun dengan kemas dan teratur; 5.11.2.3 Sinki hendaklah dipastikan bersih, tidak tersumbat dan ditutup setelah digunakan; 5.11.2.4 Penggunaan alat penyaman udara dan televisyen hendaklah ditutup apabila bilik tidak digunakan; 5.11.2.5 Kebersihan di dalam bilik dan persekitarannya hendaklah sentiasa dijaga; 5.11.2.6 Merokok adalah dilarang di dalam bilik; dan 5.11.2.7 Kasut-kasut hendaklah disusun dengan rapi; 46

5.11.3 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik pemandu: 5.11.3.1 Nama pegawai; dan 5.11.3.2 Nombor telefon.

6.

RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI 6.1 Lantai 6.1.1 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran; dan Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di sekitar ruang kerja.

6.1.2

6.2

Meja (Di atas Meja) 6.2.1 Satu (1) tray bertingkat masuk/keluar/dalam tindakan; (3 tingkat) sahaja dilabelkan

6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5

Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan (optional); Terdapat telefon dan buku direktori (optional); Meletakkan fail meja pegawai/pekeliling; dan Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada satu tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat). Fail-fail tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa. Alat tulis diletakkan yangmunasabah; dan di dalam pen stand dalam kuantiti

6.2.6

6.2.7

Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp).

6.3

Meja (Di bawah/Tepi meja) 6.3.1 Bakul sampah perlu mempunyai parkir yang berlabel „nama alatan‟ dan perlu memastikannya tidak berbau dan bersih; Sediakan satu (1) ruang khas berparkir untuk meletak sepasang kasut dan sepasang selipar;

6.3.2

47

6.3.4

Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cabel casing/conduit dan ianya hendaklah dipasang secara bersesiku dan tersorok; CPU dan pedestal bergerak perlu di tempatkan di bawah meja atau di sisi meja; dan Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama.

6.3.5

6.3.6

6.4

Laci Meja 6.4.1 Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut: 6.4.1.1 6.4.1.2 Laci 1 dan 2 urusan rasmi (tidak perlu dilabelkan); dan Laci 3 urusan peribadi (dilabelkan di penjuru atas sebelah kiri menggunakan warna hitam putih bersaiz 18 Arial).

6.4.2 6.4.3 6.4.4

Makanan dan minuman tidak boleh disimpan di dalam laci; Pegawai tidak dibenarkan makan dan minum di ruang tempat kerja; Dalam laci rasmi, hendaklah diwujudkan petak-petak alatan mengikut kesesuaian bagi mengisi alat tulis; Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci peribadi dan disusun kemas; dan Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.

6.4.5

6.4.6

6.5

Dinding/patition pegawai 6.5.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing termasuk bilik pegawai: 6.5.1.1 Tanda Nama Penuh; 6.5.1.2 Jawatan; 6.5.1.3 Waktu Kerja berperingkat (WBB); 6.5.1.4 Surat aku janji; 6.5.1.5 Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-7); masing-

48

6.5.1.6 Fail meja/pekeliling; 6.5.1.7 Ring file tersusun dan dilabelkan; dan 6.5.1.8 Senarai rujukan fail (optional). 6.5.2 Menyediakan satu ruang untuk fakta-fakta rujukan pegawai. Contoh: nombor telefon yang selalu dihubungi atau nombor rujukan indeks fail; Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur; dan Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) bersaiz A5 untuk hiasan.

6.5.3

6.5.4

6.6

Kerusi 6.6.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan; Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di dalam almari, sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi; dan Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih.

6.6.2

6.6.3

6.7

Komputer dan pencetak 6.7.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna; Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down); dan Wallpaper dan screen saver perlu diseragamkan dengan imej korporat Jabatan/Bahagian.

6.7.2 6.7.3

6.8

Sistem fail 6.8.1 6.8.2 Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail; Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah diseragamkan; Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail;

6.8.3

49

6.8.4

Sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan bagi memudahkan capaian dan boleh ditampal pada partition; dan Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur ; dan Ring file yang mengandungi fail-fail aktif (selalu digunakan) hendaklah diletakkan dan disusun di meja kerja.

6.8.5 6.8.6

6.9

Bilik Pegawai 6.9.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian; 6.9.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya; Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti; dan Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.

6.9.3

6.9.4

6.10

Pelabelan dan pemakiran (Parking Lot) 6.10.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih hendaklah disediakan parkir yang bersesuaian pada tempat ianya disimpan; 6.10.2 Setiap parkir hendaklah dilabelkan dengan nama alatan berkenaan; dan 6.10.3 Pelabelan dan juga pemakiran alatan perlu terselindung (contoh: bakul sampah – label dan pemakiran terletak di bawah tapak bakul sampah dengan saiz pelabelan dan pemakiran yang seragam seperti di Lampiran 2).

7.

BAHAGIAN PENGELUARAN 7.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi 7.1.1 Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada, sila pastikan ia dibaiki dengan cepat; Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama alatan; Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiran

7.1.2

7.1.3

50

atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan semula; 7.1.4 7.1.5 Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak kitar semula dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai; Terdapat kawasan barang siap sebelum dimasukkan ke tempat simpanan atau ke tempat penyediaan kepada pelanggan dan dilabelkan; Carta pandu aliran proses ditunjukkan bagi sesuatu Barangan/ perkhidmatan. Penggunaan poster/ gambar/ carta alir/ visual boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti di tempat kerja; dan Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/ barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).

7.1.6

7.1.7

7.2

Mesin dan Peralatan 7.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan proses kerja; Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin; Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang berbentuk cecair; Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain; Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian; Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan; dan Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin.

7.2.2

7.2.3

7.2.4

7.2.5

7.2.6

7.2.7

8.

STOR (Rujukan:PP Bil.5 Tahun 2009(TPS) dan Prosedur JPA-PK-S04) 8.1 Kaunter Stor 8.1.1 Ruang kaunter stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :

51

8.1.1.1 Pelan lantai stor; 8.1.1.2 Alat tulis, rubber stamp dan fail-fail hendaklah disusun dengan kemas;

8.1.1.3 Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang); 8.1.1.4 Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas; 8.1.1.5 Jam dinding; 8.1.1.6 Kalendar di atas kaunter; 8.1.1.7 Loceng di atas kaunter; dan 8.1.1.8 Jadual waktu pengeluaran hendaklah dipamerkan di luar stor. 8.2 Dalam Stor 8.2.1 8.2.2 Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas; Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada sampah atau barang-barang yang tidak diperlukan; Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor); bahan/

8.2.3

8.2.4 8.2.5

Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis; Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/dicapai/dicari; Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor; Pekerja tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor; Menyediakan satu papan notis untuk memaparkan pemberitahuan atau arahan kepada pekerja lain; Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli);

8.2.6

8.2.7 8.2.8

8.2.9

8.2.10 Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi melambangkan imej korporat; dan

52

8.2.11 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; 8.3 Simpanan Barang Stor 8.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor; Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD/FIFO); Barang-barang hendaklah disimpan dengan mengikut jenis barang yang memerlukan: 8.3.3.1 Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah; Ruang yang bersiling untuk stok yang tidak boleh terdedah kepada hawa panas; dan Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu menjadi keras.

8.3.2

8.3.3

8.3.3.2

8.3.3.3

8.3.4

Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut: 8.3.4.1 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya; Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali; dan Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2) * Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.

8.3.4.2

8.3.4.3

8.3.5 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat; 8.3.6 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama; Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas; 53

8.3.7

8.3.8

Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan; Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;

8.3.9

8.3.10 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan 8.3.11 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang. 8.4 Simpanan Barang Toxic 8.4.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel; Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya; Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak digunakan lagi; Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toxic berkeadaan baik; Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap; Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; dan Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

8.4.2

8.4.3

8.4.4

8.4.5 8.4.6 8.4.7

8.5

Keselamatan dan Kebersihan Stor 8.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut: 8.5.1.1 8.5.1.2 8.5.1.3 Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba; Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir;

8.5.2

Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler dan hose reel); Pencahayaan yang mencukupi;

8.5.3

54

8.5.4

Sistem hawa dingin (contoh: thermostat sensor, return grill, defuser grill); Emergency Light; Addressable Speaker System; Pest control hendaklah dilaksanakan secara berjadual; Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar” dipamerkan dengan jelas; dan Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.

8.5.5 8.5.6 8.5.7 8.5.8

8.5.9

9.

TEMPAT UMUM Ruang Umum/Kaunter/Lobi Utama merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa dikunjungi pelanggan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pelanggan: 9.1 Lobi Utama 9.1.1 Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, tidak berhabuk dan teratur; Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan sempurna; Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti, Maklumat Korporat atau berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja dan pelanggan serta perlu sentiasa dikemaskini ; Ring file putih hendaklah dilabelkan dan dikemaskini; Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripada sebarang peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api; Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian; Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) tidak boleh diletakkan di laluan sepanjang partition; Keperluan Utama di kaunter adalah seperti berikut: 9.1.8.1 Buku kedatangan pelawat;

9.1.2

9.1.3

9.1.4 9.1.5

9.1.6 9.1.7

9.1.8

55

9.1.8.2 9.1.8.3 9.1.8.4 9.1.8.5 9.1.8.6 9.1.9

Smiley box; Telefon; Set komputer, printer dan capaian Internet; Direktori telefon pegawai-pegawai JPA; dan Borang aduan/cadangan/kepuasan hati pelanggan

Borang-borang yang berkaitan disediakan dengan teratur kemas dan dilabelkan dengan menggunakan dokumen tier atau rak archilic/kayu;

9.1.10 Pastikan kaunter sentiasa bersih, kemas tersusun dan bebas daripada sebarang kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan; 9.1.11 Sofa disediakan di ruang menunggu; 9.1.12 Tanda-tanda keselamatan seperti tanda EXIT, PINTU RINTANGAN API tidak boleh diubah atau ditampal dengan apa-apa perkara yang melindunginya; 9.1.13 Alat pemadam api hendaklah dikekalkan di tempatnya; 9.1.14 Tong sampah hendaklah diletakkan di laluan-laluan; 9.1.15 Tanda-tanda tunjuk arah digalakkan menggunakan warna korporat dan diletakkan di kawasan yang strategik (bagi tanda-tanda sedia ada boleh dikekalkan dan diselenggarakan); 9.1.16 Pastikan laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan; dan 9.1.17 Penyambut tetamu dan pegawai keselamatan hendaklah sentiasa ada bertugas di kaunter Lobi Utama dan mengamalkan layanan mesra pelanggan. 9.2 Bilik Rehat Pekerja 9.2.1 Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik; Bersih, teratur, kemas dan tempat rehat yang menyenangkan; Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/ berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja;

9.2.2 9.2.3

56

9.2.4

Boleh menyediakan pelbagai bentuk bahan bacaan dan disusun di rak bacaan; Mempunyai peralatan/kemudahan kesihatan; Kemudahan tanda arah/petunjuk informatif dan efektif; dan yang disediakan mencukupi,

9.2.5 9.2.6

9.2.7

Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik rehat (nama pegawai dan nombor telefon).

9.3

Bilik/Ruang Rehat/Menunggu Tetamu 9.3.1 Pastikan peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur dan boleh digunakan dengan baik; Sentiasa memastikan kawasan sekitar bersih, tidak berhabuk, kemas dan menyenangkan tetamu; Kemudahan tanda arah/petunjuk informatif dan efektif; dan yang disediakan mencukupi,

9.3.2

9.3.3

9.3.4

Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik (nama pegawai dan nombor telefon).

9.4

Penginapan Pelanggan 9.4.1 Pastikan peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur dan boleh digunakan dengan baik; Pastikan peralatan/kemudahan/perabot tidak berhabuk; Sentiasa memastikan menyenangkan tetamu; kawasan sekitar bersih, kemas dan

9.4.2 9.4.3

9.4.4

Peralatan/perabot yang telah rosak dikeluarkan dan diganti dengan yang baru; Peralatan/perabot yang rosak dilabelkan dan diasingkan untuk dibaiki/dilupuskan; Menyediakan sistem kemudahan/peralatan; inventori dan penyelenggaraan

9.4.5

9.4.6

9.4.7

Perabot/peralatan/kemudahan disusun keselamatan dan kesihatan; dan

dengan

memenuhi

ciri

57

9.4.8

Kemudahan tanda/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, dan diletakkan di kawasan yang strategik dengan pandangan orang awam.

9.5

Surau/Bilik Solat Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat: 9.5.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik; Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai;

9.5.2

9.5.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas; 9.5.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat; Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan; Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan; Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas; Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi; Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;

9.5.5 9.5.6

9.5.7

9.5.8 9.5.9

9.5.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai; 9.5.11 Penggunaan pewangi (air freshner) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang sentiasa segar; 9.5.12 Jam dinding disediakan untuk panduan; 9.5.13 Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat; 9.5.14 Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/ peralatan; dan 9.5.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon). 58

9.6

Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut: 9.6.1 9.6.2 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran; Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik; Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan; Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board); Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Jabatan/bahagian dan lain-lain); White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai; Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan; Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;

9.6.3

9.6.4 9.6.5

9.6.6

9.6.7

9.6.8

9.6.9

9.6.10 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat. 9.6.11 Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan; dan 9.6.12 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang. 9.6.12.1 9.6.12.2 Nama pegawai; dan Nombor telefon.

59

9.7

Bilik Latihan 9.7.1 9.7.2 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran; Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan dan lain-lain); Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik; Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

9.7.3

9.7.4 9.7.5

9.8

Perpustakaan/Pusat Sumber 9.8.1 9.8.2 Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan; Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/dicapai/dicari (seperti rak/ tanda/label/abjad/bahan) bila diperlukan; Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik; Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan disediakan mencukupi, informatif dan efektif; petunjuk yang

9.8.3

9.8.4

9.8.5 9.8.6 9.9

Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan Sistem kaunter yang berorientasikan pelanggan.

Tempat Makan/Kafeteria 9.9.1 9.9.2 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau; Peralatan/kemudahan yang disediakan kepada pelanggan sentiasa bersih dan tidak berhabuk; Peralatan yang disediakan mencukupi dan dalam keadaan sempurna serta boleh digunakan dengan selamat; Penyediaan makanan kepada pelanggan bersih, kemas, teratur serta memenuhi kriteria dari Kementerian Kesihatan Malaysia dan menitikberatkan ciri-ciri keselamatan dan kesihatan;

9.9.3

9.9.4

60

9.9.5

Jagaan/kawalan persekitaran (lantai, meja, kerusi, pinggan, cawan gelas, sajian dan sebagainya) yang bersih, tidak berdebu dan memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan; Kaunter bayaran sentiasa yang bersih dan selesa untuk pelanggan; Sinki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, tiada sisa makanan dan sabun disediakan; Persekitaran yang bersih, dan bebas dari bau busuk;

9.9.6 9.9.7

9.9.8

9.9.10 Maklumat-maklumat yang ingin disampaikan kepada pekerja / pelanggan boleh diletakkan di Papan Kenyataan di tempat yang sesuai; 9.9.11 Pekerja yang ingin membungkus makanan untuk makan di pantri pejabat, WAJIB meletakkan makanan tersebut di dalam beg kertas sebelum dibawa naik ke pejabat; 9.9.12 Peniaga dan pelanggan dilarang merokok di sekitar kafeteria; dan 9.9.13 Kemudahan tanda arah/keterangan mencukupi, informatif dan efektif. 9.10 Pantri 9.10.1 9.10.2 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau; Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan; Kerusi hendaklah dinomborkan mengikut bilangan; Kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional); Peralatan yang dibenarkan di pantri: 9.10.5.1 9.10.5.2 9.10.5.3 9.10.5.4 9.10.5.5 Peti sejuk; Microwave; Cerek elektrik; Pembakar roti; Penapis air; petunjuk yang disediakan

9.10.3 9.10.4

9.10.5

61

9.10.5.6 9.10.5.7 9.10.5.8 9.10.5.9

Periuk nasi elektrik (rice cooker); Rak pinggan; Water dispenser; Frame Gambar (contoh: pemakanan seimbang); dan buah-buahan, poster

9.10.5.10 Radio atau televisyen 9.10.6 Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas digunakan; Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan teratur di dalam almari/rak; Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas; Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;

9.10.7

9.10.8 9.10.9

9.10.10 Meja makan dialas dengan pelapik plastik dan berkeadaan bersih (digalakkan menggunakan warna korporat); 9.10.11 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional); 9.10.12 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau; 9.10.13 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan; 9.10.14 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak menyenangkan; 9.10.15 Makanan dan minuman tidak dibenarkan di bawa keluar dari pantri; 9.10.16 Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan; 9.10.17 Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemebritahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan; 9.10.18 Dilarang merokok di dalam pantri; dan

62

9.10.19 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri. 9.10.19.1 Nama pegawai; dan 9.10.19.2 Nombor telefon. 9.11 Tandas/Tandas OKU 9.11.1 Setiap tandas (cubical), urinal bowl, sinki dan paip air di tempat mengambil wuduk hendaklah ditanda dengan nombor bilangannya; Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air: 9.11.2.1 9.11.2.2 9.11.2.3 9.11.2.4 9.11.2.5 9.11.2.6 9.11.3 9.11.4 Bekas sampah; Sanitary bin (untuk bilik air wanita); Alat pengering tangan (hand drayer); Mesin penyembur pewangi; Soap dispenser; dan Kertas tisu.

9.11.2

Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering; Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama; Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang; Semua lampu berfungsi dengan baik; Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih; Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat; Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna;

9.11.5

9.11.6 9.11.7

9.11.8

9.11.9

9.11.10 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempurna;

63

9.11.11 Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air; 9.11.12 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna; 9.11.13 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering; 9.11.14 Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan tidak berlaku floor trap yang tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik; 9.11.15 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun; 9.11.16 Tisu sentiasa ada di dalam tandas; 9.11.17 Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas; 9.11.18 Senarai semak kerja-kerja dilekatkan di dalam bilik air; penyelenggaraan pembersihan

9.11.19 Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan; dan 9.11.20 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik air. 9.11.20.1 9.11.20.2 9.12 Gimnasium 9.12.1 Segala peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur serta mengambilkira ciri-ciri keselamatan; Selepas menggunakan peralatan senaman, pengguna hendaklah membersihkan alatan tersebut supaya selesa digunakan oleh pengguna lain; Peralatan senaman diselenggarakan mengikut jadual yang telah ditetapkan; Di dalam ruang gimnasium tidak dibenarkan meletak barang-barang hiasan yang boleh menimbulkan gangguan dan kecederaan (contoh: water features, akuarium, kerusi, meja dan stor tambahan); Jadual penggunaan gimnasium hendaklah diletakkan di pintu masuk gimnasium; Nama pegawai; dan Nombor telefon.

9.12.2

9.12.3

9.12.4

9.12.5

64

9.12.6

Peti kecemasan (first aid kit) hendaklah disediakan secukupnya dan dipegang oleh pegawai yang bertugas; Setiap peralatan gimnasium hendaklah dipamerkan nama alatan dan prosedur penggunaannya; Rekod penggunaan gimnasium hendaklah diwujudkan (contoh: buku rekod pengguna); Seorang pegawai hendaklah ditugaskan bagi menyelia penggunaan gimnasium sepanjang masa ianya beroperasi termasuk di luar waktu pejabat; dan

9.12.7

9.12.8

9.12.9

9.12.10 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan gimnasium: 9.12.10.1 9.12.10.2 9.13 Nama pegawai; dan Nombor telefon.

Laluan Utama/ Laluan Awam 9.13.1 Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan; Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan; Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan; Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.

9.13.2

9.13.3

9.13.4 9.13.5

9.14

Lif Umum/Lif Bomba/Lif Pemunggah 9.14.1 Lantai lif bersih, tidak berdebu, tidak basah dan tiada kekotoran serta sampah; Tiada kerosakan yang berlaku seperti butang penekan lif tertanggal; Lampu di dalam lif berfungsi dengan baik; Sistem kecemasan lif berfungsi dengan baik (contoh: loceng lif dan mikrofon perhubung berfungsi dengan baik);

9.14.2 9.14.3 9.14.4

65

9.14.5 9.14.6 9.14.7

Lif sentiasa berfungsi dengan baik dan memuaskan pelanggan; Kemudahan OKU disediakan; dan Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

9.15

Dewan Serbaguna/Auditorium 9.15.1 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta sampah; Peralatan/kemudahan adalah sesuai dan boleh digunakan dengan selamat; Kemudahan seperti kerusi memuaskan keadaanya; penonton sentiasa bersih dan

9.15.2

9.15.3

9.15.4 9.15.5

Lampu di dalam auditorium berfungsi dengan baik; Penggunaan kawasan operasi dan peralatan/kemudahan yang memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan; Persekitaran bersih, kemas, teratur, tidak berhabuk dan sentiasa dalam terkawal; dan Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

9.15.6

9.15.7

9.16

Taman Rekreasi 9.16.1 Memastikan peralatan permainan yang disediakan boleh digunakan dengan selamat; 9.16.2 Tiada sampah-sarap yang bertaburan di atas jalan dan rumput; 9.16.3 Tong sampah disediakan untuk kemudahan pengguna; 9.16.4 Ada sistem penyelenggaraan taman rekreasi tersebut supaya ianya terjaga dan terkawal; 9.16.5 Susunan peralatan/kemudahan keselamatan; dan teratur dan memenuhi ciri

9.16.6 Kemudahan tanda arah/keterangan mencukupi, informatif dan efektif.

petunjuk

yang

disediakan

66

10.

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 10.1 Papan Tanda Jabatan/Papan Tanda Arah/Petunjuk 10.1.1 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih; 10.1.2 Saiz yang sesuai dan senang difahami; 10.1.3 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan 10.1.4 Berkonsepkan imej korporat Jabatan. 10.2 Media/Bahan Pameran 10.2.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih; 10.2.2 Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa; 10.2.3 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur; dan 10.2.4 Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan. 10.3 Tanaman Pokok 10.3.1 Terdapat pokok di Jabatan/Bahagian; tanam di kawasan persekitaran luar adalah

10.3.2 Lanskap tanaman pokok yang menarik dan sesuai; dan 10.3.3 Tiada pokok yang mati/rosak disekeliling. 10.4 Lot Letak Kereta 10.4.1 Sentiasa berada dalam keadaan bersih; 10.4.2 Sediakan tapak letak kenderaan bagi OKU di kawasan yang sesuai; dan 10.4.3 Terdapat sistem nombor/abjad di lot parkir supaya memudahkan orang ramai mencari kenderaan masing-masing.

67

10.5

Pondok Pengawal 10.5.1 Pondok pengawal sentiasa terjaga, dalam keadaan baik, bersih dan tidak berhabuk; 10.5.2 Terdapat sistem kawalan keluar masuk pelanggan/pegawai; 10.5.3 Sediakan Buku Rekod keluar masuk pelanggan; dan 10.5.4 Pekerja mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan dan sentiasa membantu pelanggan.

10.6

Tempat Buangan Sisa 10.6.1 Mempunyai tempat pembuangan sisa yang memuaskan dan mengikut piawaian dan keperluan peraturan; 10.6.2 Tempat buangan yang terkawal daripada mencemar kawasan persekitaran; 10.6.3 Mempunyai peraturan yang perlu dipatuhi oleh pekerja untuk mengawal bahan buangan sisa; 10.6.4 Menampilkan suasana tempat pembuangan sisa yang menyenangkan pemandangan pekerja/pelanggan; dan 10.6.5 Terdapat tempat khas untuk amalan kitaran semula.

11.

KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 11.1 Dari segi penampilan diri dan imej: 11.1.1 Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imei penjawat awam. 11.2 Perhubungan dengan rakan sejawat; 11.2.1 Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya. 11.3 Perhubungan dengan pelanggan; dan 11.3.1 Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu. gotong

68

11.4

Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas 11.4.1 Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.

12.

KESELAMATAN PERSEKITARAN Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat: 12.1.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak, barang-barang pra pelupusan dan sebagainya); Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang; Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran; Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri; Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS); Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh : barang-barang pra pelupusan); Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman JPA (contoh : pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya); Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera; Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan; dan hendaklah

12.1.2

12.1.3 12.1.4 12.1.5

12.1.6

12.1.7

12.1.8

12.1.9

12.1.10 Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya. 13. PENUTUP Piawaian tindakan dan penguatkuasaan yang dinyatakan tertakluk kepada pindaan dan keperluan dari semasa ke semasa dengan pertimbangan dan kelulusan daripada Pengerusi Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S JPA.

69

BAHAGIAN LIMA PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S

1.

TUJUAN 1.1 Tujuan Bahagian Lima ini ialah untuk memberi pemahaman tentang pelaksanaan audit dalaman Amalan 5S yang digunapakai semasa proses auditan berlangsung di Bahagian-bahagian dalam Jabatan Perkhidmatan Awam.

2.

LATAR BELAKANG 2.1 Audit Dalaman Amalan 5S perlu dilaksanakan di Bahagian-bahagian sebagai penilaian kendiri pelaksanaan Amalan 5S. Audit Dalaman ini perlu dijadualkan secara berkala seperti secara bulanan atau mingguan. Pengauditan ini amat diperlukan untuk memastikan setiap bahagian dalam organisasi mengetahui kekuatan yang ada dan membuat penambahbaikan secara berterusan ke atas pelaksanaan Amalan 5S. Penilaian Audit Dalaman Amalan 5S ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang dikenalpasti supaya dapat mewujudkan persaingan yang sihat dalam organisasi.

2.2

3.

TATACARA AUDIT DALAMAN 3.1 Langkah 1 - Membentuk kumpulan Pasukan Audit Dalaman. 3.1.1 Kumpulan Pasukan Audit Dalaman perlu dibentuk dan dibahagi kepada dua (2) bahagian iaitu: (a) Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman 5S JK Pemandu 5S JPA; dan Jawatankuasa Bahagian. Kecil Audit Dalaman 5S Pemandu 5S

(b)

3.1.2

Melantik juruaudit di peringkat pelaksanaan Audit Dalaman JPA dan Bahagian; Antara tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman 5S: (a) (b) Menyediakan kriteria Audit Dalaman 5S; Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman 5S; 70

3.1.3

(c)

Menyediakan laporan dan analisis keputusan Audit Dalaman 5S; dan Menyemak kriteria Audit Dalaman 5S dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

(d)

3.2

Langkah 2 - Latihan Audit Amalan 5S Tujuan latihan Audit Dalaman 5S adalah untuk menyebarkan metodologi Amalan 5S dan melatih kumpulan juruaudit dalaman melaksanakan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan dalam urusan pengauditan Amalan 5S.

3.3

Langkah 3 - Membentuk kriteria audit 3.3.1 Kriteria Audit Dalaman perlu disediakan mengikut kesesuaian Jabatan/Bahagian yang akan dinilai serta tidak bercanggah dengan Amalan 5S yang sedang dilaksanakan di JPA. Setelah menentukan pelbagai kriteria untuk di audit, maka perlu didokumenkan dalam bentuk borang audit untuk digunakan semasa proses audit berjalan oleh semua panel penilai. Contoh borang audit dalaman Amalan 5S boleh dirujuk pada Lampiran 3.

3.3.2

3.3.3

3.4

Langkah 4 – Mengaudit Prestasi Amalan 5S 3.4.1 Kumpulan Juruaudit Dalaman perlu merancang aktiviti audit bagi JPA. secara berjadual mengikut kesesuaian masa. Jabatan/Bahagian yang telah menggunakan borang audit. bersedia boleh diaudit dengan

3.4.2

3.5

Langkah 5 – Menilai Keputusan Audit 3.5.1 Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit boleh dipamerkan di setiap sudut Amalan 5S yang disediakan. Keputusan ini secara tidak langsung dapat mewujudkan persaingan yang sihat antara sesama bahagian/sektor dan menimbulkan rasa bangga pada kumpulan yang terbabit. Penilaian dan persaingan ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran. Sistem ganjaran boleh ditawarkan secara bulanan pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori. (Contohnya : Ruang kerja terbaik)

3.5.2

71

4.

PENUTUP Penilaian Audit Dalaman biasanya akan menggerakkan organisasi untuk membaik pulih secara berterusan ke atas kualiti dan keberkesanan terhadap perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Aktiviti audit yang terancang dan berterusan dapat membantu warga JPA untuk sentiasa bersedia menghadapi auditan 5S sebenar oleh pihak MPC bagi mendapatkan dan mengekalkan pensijilan Amalan 5S.

72

LAMPIRAN 1 RUPA BENTUK TETULANG RING FILE

73

74

75

LAMPIRAN 2 CONTOH PELABELAN DAN PEMAKIRAN

Label Atas Lantai / Parkir Yang Ditentukan


Kedudukan Label Tidak Selaras Di Bawah Bakul Sampah


Kedudukan Label Di Bawah Bakul Sampah Tidak Sepatutnya Kelihatan

76

LAMPIRAN 3

Rujukan : No. Pindaan: Tarikh Edaran:

JPA
PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM (AMALAN 5S)

ORGANISASI DINILAI

MARKAH DIPEROLEHI

PRESTASI AMALAN 5S

KETUA PASUKAN PENILAI

TARIKH

77

RINGKASAN PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S)
MARKAH PERKARA DINILAI (AMALAN)

ASPEK

PENILAI 1

PENILAI 2

PENILAI 3

PURATA

Penuh A. B. C. D. E. F. G. H. I. Keperluan Utama Pelaksanaan Ruang Pejabat Ruang Kerja/ Bilik Pegawai Bahagian Pengeluaran Tempat Penyimpanan Tempat Umum Kawasan Persekitaran Jabatan Keupayaan Sumber Manusia Keselamatan Persekitaran

Peroleh

Penuh

Peroleh

Penuh

Peroleh

Penuh

Peroleh

JUMLAH MARKAH PERATUS MARKAH AMALAN DIPEROLEHI PERATUSAN PURATA MARKAH AMALAN / TAHAP AMALAN 5S 90 -100
(CEMERLANG)

80 - < 90
(BAIK)

70 - < 80
(MEMUASKAN)

60 - < 70
(KURANG MEMUASKAN)

< 60
(TIDAK MEMUASKAN)

KOMEN / CADANGAN: (Jika ruang tidak mencukupi, sila gunakan lampiran yang lain)

TEMPAT YANG DINILAI: (Jika ruang tidak mencukupi, sila gunakan lampiran yang lain)

PASUKAN PENILAI NAMA GRED JAWATAN ORGANISASI TANDATANGAN TARIKH

78

(I)

PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S)
BIL. KESELURUHAN PERKARA DINILAI (a) BIL. PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (b) 0 BIL. BERSIH PERKARA DINILAI (c)=(a)-(b) MARKAH PENUH AMALAN PERKARA DINILAI (d) = (c) x (5) 185 JUMLAH MARKAH PERKARA DINILAI DIPEROLEHI (e) 157 PERATUSAN MARKAH AMALAN DIPEROLEHI (f) = [(e)/(d)]x100

ASPEK

A.

Keperluan Utama Pelaksanaan Ruang Pejabat Ruang Kerja/ Bilik Pegawai Bahagian Pengeluaran Tempat Penyimpanan Tempat Umum Kawasan Persekitaran Pejabat Keupayaan Sumber Manusia Kelamatan Persekitaran

37

37

[(157)/(185)]x100 = 85% 67 % 39% 86.4% 84% 90%

}co ntoh B. C. D. E. F. G.

90 47 34 50 167 20

14 4 25 97 14

14 10 25 70 6

123 50 125 350 30

423 124 108 293 27

H. I.

4 10

0 0

4 10

20 50

20 50

100% 100%

JUMLAH KESELURUHAN

248

150

275

1375

1078

92.4%

NAMA PENILAI TANDATANGAN TARIKH

: : :

79

PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) ORGANISASI DINILAI TEMPAT DINILAI PENILAI TARIKH PENILAIAN TAHAP AMALAN (MARKAH) (1) = Tidak Memuaskan; (2) = Kurang Memuaskan; (3) = Memuaskan; Baik; (5) = Cemerlang

A.

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 A1. Polisi 5S A1.1 A1.2 Disediakan dalam keadaan yang kemas dan mudah dibaca. Dapat dilihat dengan jelas dan mudah difahami oleh pekerja. Ditandatangani oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam/Pengerusi Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti JPA dan mempunyai tarikh penguatkuasaan. Keadaannya bersih, tidak berdebu dan dipasang di beberapa tempat yang sesuai. Maksud polisi ini dapat memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem 5S dan jelas kepada pekerja. Dapat dilihat pada sudut 5S dan mudah difahami oleh pekerja. Disediakan dengan kemas dan sesuai dengan keperluan 5S. Terletak di tempat yang strategik dan fungsi penggunaan yang memuaskan. Terdapat info berkaitan Amalan 5S untuk tujuan promosi. Terdapat Slogan Sistem Amalan 5S. Terdapat Zon 5S (jikan perlu). Berimej korporat Tidak menggunakan tulisan yang fancy dan berwarna-warni. Terdapat nama/gambar bagi setiap kumpulan 5S dan gambar ahli kumpulan dengan jelas.

2

3

4

5

A1.3

A1.4

A1.5 Carta Organisasi

A2.

A2.1 A2.2

A3.

Sudut 5S (Fizikal atau Maya/ Fizikal dan Maya)

A3.1 A3.2 A3.3 A3.4 A3.5 A3.6

A4

Sudut 5S untuk kumpulan

A4.1

80

A.

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 (Fizikal atau Maya / Fizikal dan Maya) A4.2 A4.3 A4.4 A4.5 Terdapat kawasan/ruang kerja yang ditugaskan kepada tiap-tiap Kumpulan 5S. Jadual giliran bertugas. Jadual perjumpaan kumpulan. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan amalan 5S (gambar) Penggunaan fungsi Sudut 5S untuk kumpulan masing-masing adalah memuaskan. Telah disediakan oleh pengurusan/Jawatankuasa 5S dan dilekatkan pada Sudut 5S atau edaran kepada kumpulan. Ianya dapat difahami dengan mudah. Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah menyeluruh dan memuaskan dari kejelasan aktiviti dirancang. Pengurusan telah dapat melaksanakan aktiviti yang dirancang mengikut jadual. Rekod hasil perbincangan kumpulan 5S yang disediakan secara berkala disimpan oleh pengurusan/AJK Rekod mesyuarat/perbincangan oleh AJK disediakan. Jadual giliran dan tarikh perjumpaan/mesyuarat Kumpulan 5S terdapat pada Sudut 5S / sistem rekod pengurusan 5S JPA. Adakah terdapat tanda penzahiran bahawa pekerja mempunyai sikap positif dan disiplin yang tinggi di tempat kerja mereka melalui Amalan 5S . (Penilaian melalui pengamatan tingkah laku/persekitaran dan temuduga secara rambang dengan pekerja) Penampilan tata cara pakaian pekerja dari aspek kebersihan, kekemasan, keselamatan dan memenuhi etika berpakaian pegawai Perkhidmatan Awam. (Penilaian melalui pengamatan tingkah laku/persekitaran dan temuduga secara rambang dengan pekerja) Penampilan diri sebagai pegawai perkhidmatan awam yang berorentasikan pelanggan seperti berbudi bahasa, kesopanan dan bertatasusila yang baik. (Penilaian melalui pengamatan tingkah laku/persekitaran dan temuduga secara rambang dengan pekerja) Latihan seperti taklimat/kursus/bengkel 5S/sesi pembelajaran 5S dan kekerapan aktiviti latihan.

2

3

4

5

A4.6 Jadual Perancangan Pelaksanaan 5S

A5.

A5.1

A5.2

A5.3 Rekod Aktiviti Kumpulan 5S

A6.

A6.1 A6.2

A6.3

A7.

Disiplin / Sikap Pekerja

A7.1

A7.2

A7.3

A8.

Program Latihan Untuk Pekerja

A8.1

81

A.

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 Keupayaan kesedaran, pemahaman dan penghayatan Amalan 5S di kalangan pekerja. (Penilaian melalui pengamatan tingkah laku/persekitaran dan temuduga secara rambang dengan pekerja) Ceramah, sumbangsaran, tayangan video, poster, gotong royong, perhimpunan mingguan/bulanan, kempen, buletin 5S dan sebagainya. Buletin berkaitan Sistem Amalan 5S. Surat penghargaan, hadiah/kupon, bintang penghargaan, insentif dan sebagainya. Kekerapan Audit Dalaman Amalan 5S diadakan secara berkala. Mempunyai kriteria Audit yang lengkap dan sesuai untuk digunapakai. Penemuan hasil audit dipamerkan untuk memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua pekerja. Kajian semula diadakan oleh pengurusan mengenai Amalan 5S. (Kajian semula mengikut peringkat pelaksanaan iaitu Jabatan/Bahagian)

2

3

4

5

A8.2

A9.

Aktiviti Promosi

A9.1

A9.2 A10. Galakan dan Penghargaan Penilaian Keberkesanan A10.1

A11.

A11.1 A11.2

A11.3 Kajian Semula oleh Pengurusan (Review)

A12.

A12.1

JUMLAH MARKAH B. RUANG PEJABAT
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 B1. Lantai B1.1 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran. Lantai tiada sampah-sarap di sudutsudut atau di bawah peralatan perabot dan perhiasan. Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang berpotensi mengancam keselamatan. Tiada barang yang tidak diperlukan. Kemas berkeadaaan baik dan tersusun dengan rapi serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan. Cara menyusun boleh wujudkan suasana yang selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan. Teknik susunan juga boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan. Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat. Tiada berdebu, bersih dan kemas.

2

3

4

5

B1.2

B1.3 B1.4 B2. Susun Atur Peralatan Pejabat B2.1

B2.2

B2.3 Peralatan Pejabat

B3.

B3.1 B3.2

82

B.

RUANG PEJABAT
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 B3.3 Alat tulis kelihatan tidak berselerak di atas meja /rak/laci. Peralatan rosak dilabelkan dengan jelas dan nyatakan isu kerosakan dan tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih). Tetulang fail mengandungi: nama bahagian,cawangan dan sektor nombor fail tajuk fail dan nombor susunan fail B4.2 Muka depan ring file mengandungi: logo tajuk sektor atau bahagian Penggunaan tulisan (font) Arial dan saiz mengikut kesesuaian fail. Penggunaan warna muka depan dan tetulang ring file adalah warna korporat JPA (biru,merah dan kuning) atau warna sejagat (hitam,putih). Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem (tanda/label/ abjad). Unsur-unsur kreativiti dalam penyediaan dan pemeliharaan yang tidak melanggar peraturan dan garispanduan yang telah ditetapkan dalam perkhidmatan awam. Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail). Penggunaan hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat diselenggarakan. Hiasan tidak keterlaluan dan tidak mengancam keselamatan dan kesihatan (contoh : poster,lukisan dan bunga). Penggunaan hiasan pokok bunga plastik (artificial plant) tidak digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk terperangkap). Hiasan pokok hidup tidak digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelakkan kekotoran dan kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti). Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features di dalam ruang pejabat adalah tidak digalakkan (jika digunakan perlu diselenggarakan dan berfungsi)

2

3

4

5

B3.4 Ring File

B4.

B4.1

B4.3

B4.4

B5.

Susunan Fail

B5.1

B5.2

B5.3

B6.

Hiasan Dalaman

B6.1

B6.2

B6.3

B6.4

B6.5

83

B.

RUANG PEJABAT
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 B6.6 Akuarium tidak digalakkan (jika digunakan perlu diselenggarakan dan berfungsi) Hiasan dinding berimejkan korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti (contoh : gambar, poster, lukisan dan maklumat korporat). Semua maklumat korporat yang dipamerkan hendaklah sentiasa dikemaskini dan diselenggarakan dengan baik (contoh : carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dsb). Hiasan tidak berdebu, kotor dan berada dalam keadaan baik. Susunan hiasan yang kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, terkawal dan memenuhi ciri keselamatan. Dapat memberi kesan persekitaran dalaman yang menyegarkan, selesa, kemas dan ceria. Terdapat 'label' menunjukkan nama Sektor/Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran. Terdapat tanda nama pegawai/ kakitangan pada bilik/ meja/partition. Tanda arah yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Pendawaian elektrik/telefon/network dalam keadaan baik, sempurna, teratur , tidak berserabut dan selamat. Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu. Bersih dan tiada lampu yang rosak. Kemas, tersusun, bersih, tiada berdebu dan selesa. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat (tata cara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan). Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik kebal (nama pegawai dan nombor telefon). Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail. Indeks dan labelkan kabinet.

2

3

4

5

B6.7

B6.8

B6.9

B6.10

B6.11

B7.

Tanda Arah dan Petunjuk

B7.1

B7.2 B7.3

B8.

Pendawaian

B8.1

B9.

Lampu

B9.1 B9.2

B10.

Ruang Kerja Terperingkat: Bilik Server Bilik Kebal dan Kawasan Kerja Larangan

B10.1 B10.2

B10.3 B10.4

B10.5 Pengurusan Bilik Fail

B11.

B11.1 B11.2

84

B.

RUANG PEJABAT
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 B11.3 Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja. Satu sistem pergerakan fail diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh : SISFAIL, kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail). Susunan fail di dalam kabinet fail disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke bawah dan nombor rujukan menghala ke hadapan. Cara susunan fail (contoh : tulisan, tajuk dan nombor fail senang dilihat). Fail-fail terperingkat yang digunakan hendaklah disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet. Pest control hendaklah dilaksanakan secara berjadual. Dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail. Meletakkan senarai nama pegawaipegawai yang dibenarkan masuk dan mengendalikan fail terperingkat. Tangga, troli dan kerusi bagi tujuan tugasan hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan di parkirkan. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon). Peralatan/kemudahan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan baik. Persekitaran kaunter yang bersih, kemas, tidak berdebu dan menyenangkan pelanggan. Kemudahan tanda arah/ tanda petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/ pemberitahuan/arahan/bersesuaian untuk disampaikan kepada pelanggan. Perkhidmatan berorentasikan pelanggan (perkhidmatan mesra, berbudi bahasa, sopan santun dan bertata susila). Kaunter pelanggan utama perlu mempunyai sistem nombor giliran (contoh : Kaunter BP dan BMI). Terdapat maklumat korporat JPA. Borang-borang berkaitan disediakan dengan teratur dan dilabelkan.

2

3

4

5

B11.4

B11.5

B11.6

B11.7

B11.8 B11.9 B11.10

B11.11

B11.12

B12.

Ruang Kaunter

B12.1

B12.2

B12.3

B12.4

B12.5

B12.6 B12.7 B12.8

85

B.

RUANG PEJABAT
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 B12.9 B12.10 Sofa disediakan di ruang menunggu. Keperluan utama di kaunter adalah seperti berikut: Buku kedatangan pelawat Smiley box Telefon Set komputer, printer dan capaian Internet Direktori telefon pegawai JPA Borang aduan/cadangan/ kepuasan hati pelanggan B13. Bilik Telefonis / Call Centre B13.1 Peralatan / kemudahan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan baik. Persekitaran kawasan kerja yang bersih, kemas dan menyenangkan pelanggan. Kemudahan tanda arahan/tanda petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/ pemberitahuan/arahan/bersesuaian untuk panduan telefonis. Perkhidmatan berorientasikan pelanggan (perkhidmatan mesra, berbudi bahasa, sopan santun dan bertata susila). Bilik pemandu Aras 9 hendaklah mengikut garis panduan workstation pegawai. Bilik pemandu di basement Blok C1 dalam keadaan berikut: Perabot di dalam bilik disusun dengan kemas dan teratur Perabot di luar bilik (kerusi/ bangku) disusun dengan kemas dan teratur Sinki bersih, tidak tersumbat dan ditutup setelah digunakan Alat penyaman udara dan televisyen ditutup apabila bilik tidak digunakan Kebersihan di dalam bilik dan persekitarannya sentiasa dijaga Merokok dilarang di dalam bilik Kasut-kasut disusun dengan rapi Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik pemandu (Nama pegawai dan Nombor Telefon). Peralatan keselamatan (alat pemadam api, first aids dan sebagainya) diletakkan di tempat yang betul, mudah dilihat dan terdapat tata cara penggunaan. Peralatan berada dalam keadaan baik dan kefungsian yang memuaskan dan tidak luput jangka hayat pemakaian.

2

3

4

5

B13.2

B13.3

B13.4

B13.5

B14.

Bilik Pemandu

B14.1

B14.2

B14.3

B15.

Kemudahan Keselamatan

B15.1

B15.2

86

B.

RUANG PEJABAT
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 B15.3 Pintu rintangan api sentiasa berfungsi, tidak dihalangi dan tidak terbuka.

2

3

4

5

B15.4

Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan jelas (contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS). JUMLAH MARKAH

C.

RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI (WORK STATION)
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 C1. C2. Lantai Meja (Di atas Meja) C1.1 C2.1 C2.2 C2.3 C2.4 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran. Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja dilabelkan masuk/keluar/dalam tindakan. Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan (optional). Telefon dan buku direktori (optional). Fail meja pegawai/pekeliling. Fail-fail aktif yang berada di atas meja pegawai pada satu tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat) hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa. Bakul sampah diletak di tempat yang sesuai, tidak berbau, bersih, mempunyai parkir yang berlabel „nama alatan‟ . Satu (1) ruang dikhaskan sepasang kasut dan sepasang selipar. Wayar/kabel dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cabel casing/conduit dan dipasang secara bersesiku. CPU dan pedestal bergerak di tempatkan di bawah atau di sisi meja. Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama. Laci 1 dan 2 urusan rasmi (tidak perlu dilabelkan). Laci 3 urusan peribadi (dilabelkan di penjuru atas sebelah kiri – menggunakan warna hitam putih bersaiz 18 Arial). Makanan dan minuman tidak dibenarkan disimpan di dalam laci. Pegawai tidak dibenarkan makan dan minum di workstation.

2

3

4

5

C2.5

C3.

Meja (Di bawah/tepi meja)

C3.1

C3.2

C3.3

C3.4 C3.5 C4. Laci Meja C4.1

C4.2

C4.3 C4.4

87

C.

RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI (WORK STATION)
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 C4.5 C4.6 C5. Alat Tulis C5.1 C5.2 Dalam laci rasmi, alat tulis diwujudkan petak-petak alatan mengikut kesesuaian. Barang-barang peribadi (beg tangan, paying) diletakkan di dalam laci peribadi. Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah. Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp). Dokumen yang perlu dipamerkan di Workstation masing-masing termasuk bilik pegawai: Tanda Nama Penuh Jawatan Waktu Kerja berperingkat (WBB) Surat aku janji Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-7) Ring file aktif tersusun dan dilabelkan (optional) Senarai rujukan fail (optional). Menyediakan satu (1) ruang untuk fakta rujukan pegawai. Contoh: nombor telefon selalu dihubungi atau nota(optional). Penyusunan kemas dan bersih. Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) bersaiz A5 untuk hiasan. Kerusi tetamu dan kerusi kerja tersusun rapi ketika tidak digunakan. Blazer dan selendang (jika ada) disangkut dengan kemas. Fizikal pada tahap selamat, selesa dan bersih. Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa bersih dan tidak berhabuk . Shut down komputer sebelum pulang. Wallpaper dan screen saver diseragamkan dengan imej korporat Jabatan/Bahagian. Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail. Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah diseragam.(Rujuk B4) Sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan bagi memudahkan capaian. Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan. Kabinet fail dilabelkan dengan kemas dan teratur. Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau tempat yang tidak sepatutnya.

2

3

4

5

C6.

Dinding/ Partition

C6.1

C6.2 C6.3 C6.4 C7. Kerusi C7.1 C7.2 C7.3 C8. Komputer dan pencetak C8.1 C8.2 C8.3 C9. Sistem fail C9.1 C9.2 C9.3 C9.4 C9.5 C10. Bilik Pegawai C10.1

88

C.

RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI (WORK STATION)
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 C10.2 C10.3 C10.4 C11. Pelabelan dan pemakiran (parking lot) C11.1 Hiasan berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti. Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan kemas dan teratur. Perabot tidak berhabuk dan bersih. Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih disediakan parkir (parking lot) bersesuaian pada tempat simpanannya. Setiap parkir dilabelkan dengan nama alatan berkenaan. Pelabelan dan juga pemakiran alatan perlu terselindung (contoh: bakul sampah-label dan pemakiran terletak di bawah tapak bakul sampah dengan saiz pelabelan dan pemakiran yang standard).

2

3

4

5

C11.2

C11.3

D.

BAHAGIAN PENGELUARAN
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI 1 2 3 4 5 TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

D1.

Lantai (Processing Plan)

D1.1 D1.2

Tiada sebarang kekotoran di atas lantai seperti debu, minyak, takungan air dan sebagainya. Tiada sampah sarap atau sisa bahan buangan di atas lantai. Tanda garisan sempadan yang jelas kepada laluan, tempat kerja dan kawasan penyimpanan untuk keselamatan atau peringatan kepada pekerja mengenai kawasan yang berisiko mengancam keselamatan dan kesihatan. Tiada barang tidak diperlukan yang boleh mengancam keselamatan dan kesihatan. Tiada retak/lubang/rekahan dan sebarang bentuk kecacatan lantai yang memberi ancaman keselamatan dan kesihatan. Bersih, tidak berdebu, tersusun, kemas dan tempat tersebut menyenangkan pencarian/pencapaian. Peralatan berada dalam keadaan baik, berfungsi dan dilabel. Peralatan disusun dengan teratur, mudah diperolehi / disimpan dan bersistem. (tanda / label / abjad). Unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garispanduan) dalam penyediaan dan penjagaan serta penyelenggaraan.

D1.3

D1.4

D1.5 Bilik Pencetakan / Dokumentasi

D2.

D2.1

D2.2

D2.3

D2.4

89

D.

BAHAGIAN PENGELUARAN
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI 1 2 3 4 5 TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

D3.

Mesin (workshop/ dapur)

D3.1

Mesin diletak di tempat yang sesuai dan susunannya memenuhi keperluan keselamatan dan kesihatan. Mesin bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat, kotor dan sebagainya. Tiada barang diletak di atas/di bawah mesin. Tanda berhati-hati (AWAS) diletakkan pada bahagian yang merbahaya. Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian. Tiada mesin lama/rosak terdapat di kawasan beroperasi. Terdapat sistem/jadual penyelenggaraan mesin. Semua mesin sentiasa digunakan mengikut standard dan fungsinya yang betul dan dilabel. Peralatan diletak di tempat yang disediakan atau tempat simpanan yang dikhaskan dengan memenuhi keperluan keselamatan dan kesihatan. Peralatan bersih, tidak berkarat, tidak berminyak dan selamat untuk digunakan. Semua peralatan digunakan mengikut fungsinya yang betul dan dilabel. Berada di tempat yang selamat secara kemas, teratur sebelum digunakan dan selepas digunakan dan dilabelkan. Tiada lebihan/sisa tumpahan/baki di persekitaran kawasan dengan pengendalian sisa/baki secara cekap dan selamat. Tiada bahan mentah bercampur dengan barangan siap/barang lain di kawasan operasi. Terdapat kawasan barang siap sebelum dimasukkan ke tempat simpanan / ke tempat penyediaan kepada pelanggan. Carta pandu aliran proses ditujukkan bagi sesuatu barangan/perkhidmatan. Tanda/Petunjuk seperti label atau penjelasan arahan kepada barangan/ perkhidmatan siap atau separuh siap. Penggunaan tanda/label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/barangan / perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-lain). Penggunaan poster/gambar/carta alir/visual untuk meningkatkan produktiviti dan kualiti di tempat kerja.

D3.2 D3.3 D3.4 D3.5 D3.6 D3.7 D3.8 Peralatan (workshop/ dapur)

D4.

D4.1

D4.2 D4.3 D5. Bahan D5.1

D5.2

D5.3 Barang/ Perkhidmatan Siap dan Aliran proses

D6.

D6.1

D6.2

D6.3

D7.

Kawalan Secara Visual (Visual Control)

D7.1

D7.2

90

D.

BAHAGIAN PENGELUARAN
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI 1 2 3 4 5 TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

D7.3

Etika berpakaian mengikut jenis tugas seperti pakaian keselamatan untuk pekerja - kasut, baju, seluar, topi dan lain-lain yang ditetapkan oleh peraturan.

JUMLAH MARKAH

E.

TEMPAT PENYIMPANAN/STOR
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 E1. Ruang Kaunter Stor E1.1 E1.2 E1.3 E1.4 E1.5 E1.6 E1.7 E1.8 E2. Dalam Stor E2.1 E2.2 Pelan lantai stor. Alat tulis, rubber stamp dan fail-fail disusun dengan kemas. Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang). Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas. Jam dinding disediakan. Kalendar di atas kaunter. Loceng di atas kaunter. Jadual waktu pengeluaran dipamerkan di luar stor. Bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas. Lantai bersih, tiada debu dan tiada sampah. Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor). Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis. Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/dicapai/dicari. Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor. Tidak makan/minum di dalam stor. Terdapat poster/papan notis/papan tulis untuk sesuatu catatan. Bahan rosak dan bahan boleh digunakan tidak bercampur. Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi. Unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garispanduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

2

3

4

5

E2.3

E2.4

E2.5 E2.6 E2.7 E2.8 E2.9 E2.10

E2.11

E2.12

91

E.

TEMPAT PENYIMPANAN/STOR
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 E3. Simpanan Barang Stor E3.1 Barang-barang disusun mengikut kaedah Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD/FIFO). Barang-barang disimpan mengikut jenis barang yang memerlukan: Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah. Ruang yang bersiling untuk stok yang tidak boleh terdedah kepada hawa panas. Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu menjadi keras. E3.3 Penggunaan ruang stor mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut: Ruang stor dibahagi mengikut kumpulan barang seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali. Setiap para melintang diberikan satu (1) huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu (1) nombor (contoh : liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2). * Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.* E3.4 Stok yang berada di dalam kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan dilabel. Setiap bekas mengandungi satu jenis stok barang yang sama. Barang-barang yang tercerai diletakkan di dalam bekas yang berukuran standard dan disusun kemas. Barang-barang berharga dan menarik disimpan di tempat selamat, dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab. Pengeluaran barang dibuat oleh pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian). Kad petak (bin card) mestilah berada bersama dengan barang. Susunan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan yang telah ditetapkan Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan toxic digunakan dengan baik.

2

3

4

5

E3.2

E3.5

E3.6

E3.7

E3.8

E3.9 E4. Simpanan Barang (Toxic) E4.1

E4.2

92

E.

TEMPAT PENYIMPANAN/STOR
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 E4.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak digunakan lagi. Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toxic berkeadaan baik. Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap. Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran. Terdapat alat pemadam api (fire extinguisher) dalam keadaan berikut: Mempunyai sijil yang masih berkuat kuasa dari pihak bomba. Prosedur operasi hendaklah diletak bersebelahan. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berpakir. E5.2 E5.3 E5.4 E5.5 E5.6 E5.7 Sistem Pencegahan Kebakaran (system sprinkler dan hose reel). Pencahayaan yang mencukupi. Emergency Light. Addressable Speaker System. Pest control dilaksanakan secara berjadual. Tanda amaran “Dilarang Merokok” dan “Mudah TERBAKAR” dipamerkan dengan jelas. Tangga dan troli diletakkan ditempat mudah dicapai dan berpakir.

2

3

4

5

E4.4

E4.5 E4.6 E5 Keselamatan stor E5.1

E5.8

JUMLAH MARKAH

F.

TEMPAT UMUM
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI 1 2 3 4 5 TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

F1.

Lobi Utama

F1.1 F1.2 F1.3

Peralatan / kemudahan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan baik. Semua perabot kerusi, meja disusun kemas, tidak berhabuk dan teratur. Tanda arah / petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif dengan menggunakan warna korporat. Mempamerkan pelbagai maklumat kualiti/Maklumat Korporat JPA /beritaberita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja.

F1.4

93

F.

TEMPAT UMUM
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI 1 2 3 4 5 TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

F1.5

Maklumat di Papan Kenyataan sentiasa dikemaskini dari semasa ke semasa. Laluan umum hendaklah bebas daripada sebarang peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api. Laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan. Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian. Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) tidak boleh diletakkan di laluan sepanjang partition. Keperluan utama di kaunter adalah seperti berikut: Buku kedatangan pelawat Smiley box Telefon Set komputer, printer dan capaian Internet Direktori telefon pegawai JPA Borang aduan/cadangan/kepuasan hati pelanggan. Kaunter pelanggan utama perlu mempunyai sistem nombor giliran (contoh : Kaunter BP dan BMI). Penyambut tetamu dan pegawai keselamatan sentiasa ada bertugas di kaunter Lobi Utama dan mengamalkan layanan mesra pelanggan. Borang-borang berkaitan disediakan dengan teratur dan dilabelkan. Pastikan kaunter sentiasa bersih, kemas tersusun dan bebas daripada sebarang kekotoran dan bau tidak menyenangkan. Sofa dan kerusi disediakan di ruang menunggu. Tanda-tanda keselamatan seperti EXIT, PINTU RINTANGAN API tidak diubah atau ditutup. Satu tong sampah sahaja diletakkan di laluan. Suasana yang memuaskan seperti peralatan/persekitaran bahan bacaan disediakan. Bersih, teratur, kemas dan tempat rehat yang menyenangkan. Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/ berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja. Mempunyai peralatan/kemudahan kesihatan.

F1.6

F1.7 F1.8 F1.9

F1.10

F1.11

F1.12

F1.13

F1.14

F1.15 F1.16 F1.17 F2. Bilik Rehat Pekerja F2.1 F2.2 F2.3 F2.4

94

F.

TEMPAT UMUM
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI 1 2 3 4 5 TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

F2.5

F2.6

F3.

Bilik/ Ruang Rehat/ Menunggu tetamu

F3.1 F3.2 F3.3

F3.4

Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik rehat (nama pegawai dan nombor telefon). Peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur dan boleh digunakan dengan baik. Bersih, tidak berhabuk, kemas dan menyenangkan tetamu. Kemudahan tanda arah / petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik (nama pegawai dan nombor telefon). Peralatan/kemudahan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan baik. Bersih, kemas dan menyenangkan. Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/peralatan. Memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan. Kemudahan tanda/ keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Peralatan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. Lantai bersih,kering dan tidak berdebu. Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas. Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat. Almari/kabinet/rak/penyidai disediakan mengikut keperluan. Buku-buku bacaan agama disusun kemas di dalam almari/kabinet/rak. Penanda arah kiblat ditandakan di siling surau/bilik solat. Selipar/kasut tersusun rapi. Jadual waktu solat dipamerkan. Cermin muka dibenarkan. Penggunaan pewangi (air freshner) digalakkan. Jam dinding dibenarkan. Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/peralatan. Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat. Pegawai bertanggungjawab

F4.

Penginapan Pelanggan

F4.1 F4.2 F4.3 F4.4 F4.5

F5.

Bilik Sembahyang

F5.1 F5.2 F5.3 F5.4 F5.5 F5.6 F5.7 F5.8 F5.9 F5.10 F5.11 F5.12 F5.13 F5.14 F5.15

95

F.

TEMPAT UMUM
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI 1 2 3 4 5 TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

F6.

Bilik Mesyuarat /Bilik Bincang

F6.1 F6.2 F6.3

(pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon). Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran. Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan. Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Jabatan/bahagian dan lain-lain). Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board). White board dibersihkan selepas mesyuarat selesai. Pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan. Jam dinding diperlukan. Barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat. Makanan berat (contoh : makanan berkuah) dielakkan. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor telefon). Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran. Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan dan lain-lain). Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan. Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

F6.4

F6.5

F6.6

F6.7 F6.8 F6.9 F6.10

F6.11

F6.12

F7.

Bilik Latihan

F7.1

F7.2

F7.3

F7.4 F7.5

96

F.

TEMPAT UMUM
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI 1 2 3 4 5 TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

F8.

Perpustakaan / Pusat Sumber

F8.1

F8.2

F8.3

F8.4 F8.5 F8.6 F9. Tempat Makan / Kafeteria F9.1

F9.2

F9.3

F9.4 F9.5

Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan. Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/dicapai/dicari (seperti rak/ tanda/label/abjad/bahan) bila diperlukan. Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. Kemudahan tanda arah /maklumat keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan. Sistem kaunter yang berorentasikan pelanggan. Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. Penyediaan makanan kepada pelanggan bersih, kemas, teratur serta memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan. Jagaan/kawalan persekitaran (lantai, meja, kerusi, pinggan, cawan gelas, sajian dan sebagainya) yang bersih, tidak berdebu dan memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan. Terdapat pelbagai maklumat untuk diketahui oleh pekerja/pelanggan. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. Penggunaan kawasan operasi dan peralatan yang memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan. Terdapat sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugas dan peraturan. Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Kerusi dinomborkan mengikut bilangan. Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas kotor diletak di atas meja dan sinki. Perkakas dilabel mengikut kesesuaian. Kain lap sentiasa bersih dan disangkut kemas. Sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan. Peralatan yang dibenarkan di pantri: Peti Sejuk Microwave

F10.

Pantri

F10.1

F10.2

F10.3

F10.4 F10.5 F10.6 F10.7 F10.8 F10.9 F10.10

97

F.

TEMPAT UMUM
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI 1 2 3 4 5 TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

F10.11 F10.12

Cerek elektrik Pembakar roti Penapis air Periuk nasi elektrik (rice cooker) Rak pinggan Water dispenser Frame Gambar (contoh : buahbuahan, poster pemakanan seimbang) Radio atau televisyen Meja makan beralas plastik dan berkeadaan bersih (gunakan warna korporat). Pelabelan yang seragam dan indeks dilabelkan di luar pintu kabinet/almari. Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam tupperware) dan dilabelkan. Pantri sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan. Pewangi udara digalakkan. Makanan dan minuman tidak dibenarkan di bawa keluar dari pantri. Peralatan elektrik ditutup setelah digunakan. Pinggan/mangkuk yang masih basah dilap dan disusun dengan teratur. Dilarang merokok di dalam pantri. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor telefon). Setiap tandas (cubical), urinal bowl, sinki dan paip air di tempat mengambil wuduk ditanda dengan nombor bilangan Bekas sampah berkeadaan bersih. Sanitary bin (tandas wanita) disediakan. Alat pengering tangan (handdryer) berfungsi. Penyembur pewangi udara berfungsi. Soap dispenser berfungsi dan sentiasa ada sabun. Kertas tisu sentiasa disediakan. Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering. Permukaan dinding bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama. Keadaan siling yang sempurna dan tidak bersawang. Lampu-lampu berfungsi dengan baik.

F10.13

F10.14 F10.15 F10.16 F10.17 F10.18 F10.19 F10.20

F11.

Tandas / Tandas khas OKU

F11.1 F11.2 F11.3 F11.4 F11.5 F11.6 F11.7 F11.8 F11.9 F11.10 F11.11

98

F.

TEMPAT UMUM
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI 1 2 3 4 5 TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

F11.12

Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih. Mangkuk tandas berkeadaan bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna. Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air. Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna. Meja sinki sentiasa bersih dan kering. Cermin muka berkeadaan bersih. Tempat mengambil wuduk bersih dan tidak tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik. Senarai semak/jadual kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan tandas dilekatkan di dalam bilik air. Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Pegawai bertanggungjawab (pemunya /ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik air (Nama pegawai dan Nombor telefon). Peralatan disusun kemas dan teratur serta memenuhi ciri-ciri keselamatan. Peralatan senaman diselenggarakan mengikut jadual yang telah ditetapkan. Ruang gimnasium tidak diletak barang hiasan yang boleh menimbulkan gangguan dan kecederaan (contoh : water features, akuarium, kerusi, meja dan stor tambahan). Jadual penggunaan gimnasium diletakkan di pintu masuk. Peti kecemasan (first aid kit) disediakan secukupnya. Senarai peralatan yang terdapat di dalam gimnasium dan prosedur penggunaanya dipamerkan. Buku Rekod Penggunaan gimnasium diwujudkan. Seorang pegawai ditugaskan bagi menyelia penggunaan gimnasium sepanjang masa ianya beroperasi termasuk di luar waktu pejabat. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan gimnasium (Nama pegawai dan Nombor telefon).

F11.13

F11.14

F11.15 F11.16 F11.17 F11.18

F11.19

F11.20

F11.21

F12.

Gimnasium

F12.1 F12.2

F12.3

F12.4 F12.5 F12.6 F12.7

F12.8

F12.9

99

F.

TEMPAT UMUM
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI 1 2 3 4 5 TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

F13.

Laluan Utama / Laluan Awam

F13.1 F13.2 F13.3 F13.4 F13.5 F13.6 F13.7

Susunan peralatan atau hiasan (tidak keterlaluan) sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur. Tiada halangan di semua laluan dan di pintu kecemasan. Lantai bersih, tiada sampah dan kemas. Suasana persekitaran yang menyenangkan pekerja/pelanggan. Terdapat pelbagai maklumat terkini disediakan untuk makluman kakitangan /pelanggan. Kemudahan laluan OKU. Tiada barang yang tidak diperlukan. Bersih, tidak berdebu, lantai tidak basah dan tiada kekotoran serta sampah. Sentiasa berfungsi dengan baik dan memuaskan pelanggan. Suasana ruang persekitaran yang menyenangkan pekerja/pelanggan. Kemudahan OKU disediakan. Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Bersih, tidak berdebu, lantai tidak basah dan tiada kekotoran serta sampah. Sentiasa berfungsi dengan baik. Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Bersih, tidak berdebu, lantai tidak basah dan tiada kekotoran serta sampah. Sentiasa berfungsi dengan baik. Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta sampah. Peralatan/kemudahan adalah sesuai dan baik, bersih, tidak berdebu dan memuaskan keadaanya. Penggunaan kawasan operasi dan peralatan/kemudahan yang memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan. Persekitaran bersih, kemas, teratur, tidak berdebu dan sentiasa dalam terkawal. Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Peralatan permainan adalah memuaskan. Peralatan / kemudahan kesihatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan memuaskan.

F14.

Lif Umum (Pekerja / Pelanggan)

F14.1 F14.2 F14.3 F14.4 F14.5

F15.

Lif Bomba

F15.1 F15.2 F15.3

F16.

Lif Pemunggah

F16.1 F16.2 F16.3

F17.

Dewan Serbaguna/ Auditorium

F17.1

F17.2

F17.3

F17.4

F17.5 Tempat Rekreasi

F18.

F18.1

F18.2

100

F.

TEMPAT UMUM
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI 1 2 3 4 5 TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

F18.3 F18.4

Susunan peralatan / kemudahan teratur dan memenuhi ciri keselamatan. Bersih, kemas, tiada kekotoran dan menyenangkan pekerja/pelanggan. Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

F18.5

JUMLAH MARKAH

G.

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 G1. Papan Tanda Jabatan/ Papan Tanda Arah/Petunjuk G1.1 G1.2 G1.3 G1.4 G2. Media/Bahan Pameran G2.1 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih. Saiz yang sesuai dan senang difahami. Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik. Berkonsepkan imej korporat Jabatan. Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih. Penampilan media/bahan pameran yang berkualiti, kemas, teratur, susunan rapi dan menarik perhatian pelanggan. Terdapat pokok di tanam di kawasan persekitaran luar Jabatan/Bahagian. Lanskap tanaman pokok yang menarik. Tiada pokok yang mati/rosak disekeliling. Disediakan di tempat yang sesuai untuk pekerja/pelanggan. Tempat letak kenderaan bagi OKU. Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih. Sistem kawalan keluar masuk pekerja/pelanggan yang memuaskan. Perkhidmatan berorentasikan pelanggan (petugas yang mesra, bersopan santun, berbudi bahasa dan sedia membantu). Mempunyai tempat pembuangan sisa yang memuaskan dan mengikut standard dan keperluan peraturan. Tempat buangan yang terkawal daripada mencemar kawasan persekitaran. Mempunyai peraturan yang perlu dipatuhi oleh pekerja untuk mengawal bahan buangan sisa.

2

3

4

5

G2.2 Tanaman Pokok

G3.

G3.1 G3.2 G3.2

G4.

Lot Letak Kereta Pondok Pengawal

G4.1 G4.2

G5.

G5.1 G5.2

G5.3

G6.

Tempat Buangan Sisa

G6.1

G6.2

G6.3

101

G.

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 G6.4 Amalan Kitaran Semula Menampilkan suasana tempat pembuangan sisa yang menyenangkan pemandangan pekerja/pelanggan. Tempat khas mengumpul kitar semula. Bersih, kemas, teratur dan mempunyai tarikan amalan yang dipratikan.

2

3

4

5

G7.

G7.1

G7.2

JUMLAH MARKAH

H.

KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, pakaian yang kemas, dandanan dan solekan yang normal dan kemas, fesyen rambut yang normal dan kemas dan kebersihan diri (imej penjawat awam). Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya. Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu. Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.

2

3

4

5

H1.

Penampilan diri (imej)

H1.1

H2.

Perhubungan dengan rakan sejawat Perhubungan dengan pelanggan

H2.1

H3.

H3.1

H4.

Kecekapan dan kemahiran dalam tugas

H4.1

JUMLAH MARKAH

I.

KESELAMATAN PERSEKITARAN
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 I1. Keselamatan Persekitaran I1.1 I1.2 I1.3 I1.4 I1.5 Laluan utama tidak dihalang dengan barang atau peralatan tidak diperlukan. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan sentiasa ditutup dan tidak dihalang. Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran. Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan jelas (contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS).

2

3

4

5

102

I.

KESELAMATAN PERSEKITARAN
MARKAH KATEGORI PERKARA DINILAI TIDAK BERKAITAN (1) CATATAN

1 I1.6 I1.7 I1.8 Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi. Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman bangunan. Peralatan yang rosak dilaporkan dan diselenggarakan dengan segera. Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

2

3

4

5

I1.9 I1.10

JUMLAH MARKAH

103

LAMPIRAN 4

GAMBAR-GAMBAR TELADAN AMALAN 5S DI JPA (STATUS PELAKSANAAN SEHINGGA OGOS 2009)

104

PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (RUANG KERJA)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

105

PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (RUANG KERJA)

Ihsan : Tabung Haji

Sumber : Internet

Sumber : JPA

Ihsan : Tabung Haji

Sumber : JPA

106

PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (STOR)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

107

PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (BILIK FAIL)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

108

PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (BILIK FAIL)

Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara

Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara

Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara

Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara

Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara

109

PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (RUANG GUNASAMA)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

110

PERSEKITARAN YANG BOLEH DIIKUTI (RUANG GUNASAMA)

Sumber : JPA (INTAN SABAH)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Ihsan: TNB, Port Dickson

Ihsan: TNB, Port Dickson

111

PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (LALUAN UTAMA)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber: JPA

Sumber : JPA

112

PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (KEKEMASAN WAYAR)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

113

PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS

114

PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (RUANG KERJA)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber: JPA

Sumber: JPA

115

PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (STOR)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber: JPA

Sumber: JPA

116

PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (BILIK FAIL)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber: JPA

Sumber: JPA

117

PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (RUANG GUNASAMA)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber: JPA

118

PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (LALUAN UTAMA)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

119

PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (KEKEMASAN WAYAR)

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber : JPA

Sumber: JPA

Sumber: JPA

120