Pelaksanaan sistem eSPKB secara berkesan - Isu dan cadangan

Latar belakang
Sistem Perancangan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) diwujudkan selaras dengan misi kerajaan untuk melaksanakan Aplikasi Perdana Kerajaan Elektronik.Terdapat enam (6) aplikasi perdana di bawah Kerajaan Elektronik iaitu: 1. Generic Office Environment (GOE) 2. ePerolehan (eP) 3. Project Monitoring System (PMS/SPP) 4. eServices/eKhidmat 5. Human Resources Management Information System (HRMIS) 6. Electronic Labour Exchange (ELX)
Namun begitu, eSPKB dibangunkan untuk memenuhi keperluan kawalan kewangan serta keperluan maklumat kewangan bagi empat projek sahaja iaitu ePerolehan, PMS/SPP, eKhidmat dan HRMIS sahaja.
Sistem eSPKB membantu dalam proses kawalan belanjawan, memantau perbelanjaan sesebuah Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan mempercepatkan proses penyediaan dokumen kewangan. Fungsi utama eSPKB ialah untuk mempercepatkan proses pembayaran serta perakaunan dan dengan adanya integrasi di antara eSPKB dan Government Financial & Management Accounting System (GFMAS), urusan pembayaran dapat dipercepatkan lagi.
Faedah-faedah eSPKB
Sistem eSPKB mempunyai banyak faedahnya dan antara faedah-faedah tersebut ialah seperti berikut: * Kawalan dokumen dibuat dengan mengambil kira prosedur-prosedur kewangan serta peraturan-peraturan yang sedang berkuat kuasa. Penggunaan kad pintar bagi capaian kepada sistem juga mengetatkan lagi kawalan kewangan kerajaan. * Terdapat audit trail iaitu di mana semua tindakan yang dibuat oleh pengguna semasa pemprosesan dokumen akan direkodkan secara automatik dalam maklumat pengesahan. * Ketepatan data kewangan dalam akaun kerajaan adalah lebih terjamin kerana data tidak perlu dikunci masuk semula oleh pejabat perakaunan. Oleh yang demikian ia mengurangkan kesilapan manusia (human error) semasa proses kunci masuk dilakukan. * Kedudukan baki peruntukan boleh diketahui pada bila-bila masa sahaja berikutan pengemaskinian yang dilakukan secara automatik. Ini membolehkan PTJ membuat perancangan perbelanjaan dengan lebih terperinci dan terkawal.
Isu dan Cadangan
Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik Jabatan Akauntan Negara Malaysia (EGAG) telah mengeluarkan garis panduan yang terperinci berkaitan perkara-perkara teknikal bagi memastikan proses untuk melaksanakan eSPKB di PTJ boleh berjalan lancar. Namun begitu masih terdapat beberapa isu yang timbul dalam proses pelaksanaan ini yang memerlukan perhatian bagi memastikan eSPKB dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan. Antara isu yang sering dihadapi adalah seperti berikut: * Kelengkapan infrastruktur seperti rangkaian setempat (LAN) dan peralatan yang tidak lengkap akan memberi kesan kepada pelaksanaan eSPKB. PTJ seharusnya diberi penjelasan berkenaan pihak yang berkewajipan menyediakan LAN, talian EG*Net serta peralatannya. Pejabat perakaunan hanya bertindak sebagai penggerak untuk melaksanakan eSPKB dan tanggungjawab untuk menyediakan kelengkapan-kelengkapan tersebut terletak pada pihak kementerian/jabatan masing-masing. * Isu yang paling besar untuk melaksanakan sistem eSPKB secara berkesan ini adalah berkaitan dengan masalah pegawai yang menjadi pengguna sistem. Sering kali berlaku PTJ telah menghantar pegawai yang tidak berkenaan semasa kursus/latihan eSPKB. PTJ sepatutnya perlu mengenal pasti pada peringkat awal pelaksanaan siapakah pegawai-pegawai yang akan bertanggungjawab sebagai Penyedia, Peraku I atau Peraku II. Dengan cara ini akan dapat memastikan kursus/latihan yang diberi berkesan dan tidak sia-sia. * Kurang kemahiran menggunakan komputer juga boleh menimbulkan masalah semasa melaksanakan eSPKB kerana ia akan menjadikan proses kerja menjadi lambat dan kemungkinan banyak kerja yang akan tertangguh. Oleh yang demikian PTJ perlu lebih prihatin berkenaan perkara ini dengan memberikan tunjuk ajar atau memberi kursus kemahiran menggunakan komputer kepada semua pegawainya terlebih dahulu. Kemahiran dalam bidang teknologi maklumat adalah amat penting dalam urusan dunia hari ini kerana zaman telah berubah ke era teknologi maklumat sepenuhnya. * Isu lain berkaitan dengan pengguna eSPKB ini ialah berkaitan dengan kekurangan pegawai di PTJ. Terdapat PTJ yang menugaskan hanya seorang pegawai sahaja untuk setiap peranan. Masalah akan timbul apabila pegawai berkenaan terpaksa keluar untuk tugasan rasmi atau bercuti. Semua kerja-kerja kewangan akan tertangguh kerana tiada pegawai lain yang boleh menggantikan tempat beliau. Seharusnya perjawatan di sesebuah PTJ perlu memenuhi kriteria-kriteria yang perlu bagi membolehkan eSPKB dilaksanakan dengan berkesan. * Berikutan dari masalah berkaitan dengan pegawai, sama ada tidak mahir menggunakan komputer atau kekurangan pegawai di PTJ berkenaan telah menyebabkan berlakunya penyalahgunaan kad pintar. Terdapat pegawai yang menyerahkan kad tersebut kepada pegawai lain untuk menyelesaikan kerja bagi pihaknya dengan alasan untuk mengelakkan kerja-kerja tertangguh. Bagi mengelakkan masalah ini daripada berterusan, semua pengguna perlu diberi kesedaran berkenaan kepentingan kad pintar tersebut dan risiko yang akan dihadapinya apabila menyerahkan kad pintar mereka untuk digunakan oleh orang lain. Ketua PTJ atau Ketua Bahagian Kewangan juga harus bertegas dan sentiasa mengingatkan pegawai-pegawai di bawah seliaannya berkenaan perkara ini. * Masalah teknikal juga dihadapi dalam proses antara muka antara eSPKB dan ePerolehan yang selalu gagal. Perkara ini menyebabkan PTJ menghadapi masalah untuk mengeluarkan Pesanan Tempatan melalui sistem ePerolehan. Masalah juga akan timbul semasa proses pembayaran melalui eSPKB hendak dilakukan kerana Pesanan Tempatan yang dikeluarkan oleh ePerolehan tidak ditanggung dalam buku vot eSPKB. Perkara ini memerlukan PTJ untuk membuat pelarasan buku vot. Sekali lagi pihak EGAG perlu memainkan peranan untuk menyelesaikan perkara ini dengan mengadakan perbincangan dengan Unit ePerolehan Kementerian Kewangan tentang cara-cara untuk mengatasi masalah teknikal tersebut bagi memastikan objektif utama untuk melaksanakan eSPKB dengan berkesan dapat dicapai.
Rumusan
Dengan ciri-ciri yang ada pada sistem eSPKB secara keseluruhannya akan dapat membantu untuk mempercepatkan proses pembayaran dan perakaunan sesebuah PTJ. Banyak masa dapat dijimatkan oleh PTJ dari segi penyediaan dokumen sehinggalah menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak pengurusan masing-masing. PTJ juga tidak perlu lagi menyelenggarakan rekod-rekod dan buku vot secara manual kerana ia akan dibuat secara automatik oleh sistem sebaik sahaja dokumen kewangan dikunci masuk dan diluluskan. Dengan adanya penjimatan masa ini akan dapat meningkatkan produktiviti sesebuah kementerian/jabatan tersebut.
Namun begitu PTJ perlu membuat persediaan lebih awal dari segi infrastruktur dan pengetahuan untuk membolehkan pelaksanaan eSPKB dibuat secara berkesan. Kerjasama antara PTJ dan pejabat perakaunan adalah amat penting bagi mencapai matlamat ini. Dengan ciri-ciri serta faedah-faedah yang ada pada sistem eSPKB disokong dengan persediaan dari segi infrastruktur yang lengkap serta sumber manusia yang mencukupi dan cekap bukan sahaja akan dapat memastikan sistem eSPKB dapat dilaksanakan dengan berkesan malah tentunya dapat meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan awam secara keseluruhannya.
Kesimpulannya, bagi memastikan sistem eSPKB dapat dilaksanakan secara berkesan di PTJ, kerjasama di antara Kementerian/Jabatan, pejabat perakaunan dan juga EGAG yang bertindak sebagai pembangun sistem adalah amat penting. Dengan adanya kerjasama serta hubungan yang erat di antara kesemua pihak yang disebutkan tadi akan dapat memastikan matlamat untuk melaksanakan sistem eSPKB dengan berkesan di PTJ akan dapat dicapai dengan jayanya.