Udarbejdet af: Mia B. Petersen
CPR.: 030986
CBS 2012 – cand merc jur studerende
Afleveret den 15. maj 2012
Underskrift:
Kapitel 1 1.1 Indledning:
I dette projekt, beskrives projekthåndteringen i Datea A/S, Der er en virksomhed som køber ejendomme og lejer ud til kunder. Det kræver derfor at have en projektafdeling der kan iværksætte/renovere og veligeholde disse ejendomme, efter kundernes ønsker, det er derfor en virksomhed med mange små projekter, hvor en hver projektleder flere igangværende projekter. Opgaven er bygget op, ud fra et interview med Teamlederen fra Datea's projekt afdeling, der kan give et overordnet billede af hvordan det samlet set er styret. Ud fra interviewet vil jeg udlede en analyse om håndteringen af projekter samt indlede til andre mulige løsning former, for at Datea A/S projektarbejde kan værdiforøges.
1.2. Motivation
Jeg har valgt at skrive om projekthåndtering i Datea, da jeg igennem mit studiejob har observeret deres projekt afdeling. Dette er en afdeling med flere projektleder, der hver i sær har deres måde at lede projekterne på. Jeg fandt det derfor spændende at kigge nærmere på hvordan teamlederen får teamet til at fungere og ens forme hans medarbejdere. Projektlederne er typisk med fokus på styringen og ikke på selve ledelsesmetoderne. Dette skyldes at det som regel er meget fagligt kompetente medarbejdere, der ikke nødvendigvis trives med traditionelle ledelsesformer, det er derfor relevant at se på hvordan Martin kan igennem værktøjer, få en værdiforøgende og fællesskabende løsning.
1.3. Problem formulering:
Hvordan ledes og styres projekter i Datea A/S i dag og hvilke perspektiver kan iagttages i deres ledelsesdforståelse?
1.3.1. Arbejdsspørgsmål: * Hvilke ledelsesformer arbejder i under og hvordan styres indholdet af projekterne? * Kan deres ledelsespraksis kvalificeres i det situationsbestemte perspektiv?
1.4. Metode:
Jeg vil med en positivistisk metode, analysere ledelse for en og ledernes forhold til projektet. Dette gøres igennem, observationer i teorien og interview. Jeg vil undersøge hvordan deres projekter ledes samt under hvilke perspektiver de kan imødegås. For at undersøge og analysere og tilslut besvare min problemformulering, vil jeg bruge en empirisk induktiv tilgang til kilderne og teorien.
1.5. Afgrænsning
Det er helt klart, at en mere dybgående undersøgelse og deduktiv analyse kan bidrage med en mere præcis fortolkning og løsning af problemformuleringen. Jeg har udelukkende taget udgangspunkt i det ene interview, hvor en dybere undersøgelse, i selve projektet samt hele projektforløbet vil kunne give en anden konklusions heraf.
Kap. 2 Den empiriske information - Hvordan ledes og håndteres projekter i Datea A/S
2.1 indledning:
Dateas projektafdeling, er en afdeling med en masse projektledere, der hver i sær har deres egne ”små” projekter i gang. Jeg har i forbindelse med denne opgave interviewet Martin Christensen, der er Teamchef for projektafdelingen. Han fortæller at disse projekter typisk omhandler indretnings opgaver - i form af nybyggeri eller større vedligeholdelsesopgaver. Et projekt starter helt ned i planlægning af kundens ønsker og slutter først når nøglen er afleveret til lejeren. I dette afsnit vil jeg se på hvordan projekterne overordnet bliver ledet.
2.2. det typiske projekt
Projektet starter når en kunde ønsker at få designet sine kontorarealer. Projektlederen får givet et budget, hvor han derigennem skal planlægge ud fra de formelle planlægningsværktøjer; det vil sige han skal estimering af tiden, koordinerer ressourcerne og aktiviteter i forhold til hinanden. Samt finde kvalitetsniveauet i enkelte projekter. Det vil sige at den kritiske vej skal kridtes op, og opgavefordelingen skal ske, ud fra en projekthåndbog ”krydsliste”. Et projekt er først færdigt når nøglen er afleveret.
2.3. Hvordan ledes og håndteres projekter i Datea A/S?
Efter et interview med Projektlederen i Datea A/S, projekt afdeling, har jeg taget udgangspunkt i hvordan projektet ledes, for derigennem at kunne udlede hvilke perspektiver der falder ind under denne ledelsesstil. I figuren nedenunder ses det skitserede overblik over ledelsesmetoden i Detea.
Figur. 2.1. Hoveddimensioner | Datea | Forhold i fokus | Teamchefen klarlægger klare anvisninger for hvordan projektet skal se ud i form af fremgangsmåde/drejebog, men henvisning til selve projektet tilpasses efter projektet og omverden | Grundlæggende antagelser | der er ikke lavet nogen projektmodeller til disse projekter | Nøgleelementer | Vi har at tale med entydige struktur, proces og plan som ses igennem opskrifter. | Forklaring på problemer | mangelfuld ledelsesteknologier i forhold til projekterne | ledelseteknologier | | Beslutningstagning | igennem budgetter og bedst mulig i given situation - appropriate decision. | Planlægning - og styring | planer som drejebøger | Projektlederens centrale opgave | Strukturere, delegere og overvåger planerne, i form af analyse af situationen. Dvs der er her forskel på hvad den enkelte leder forholder sig til given situation fx den ene vælger hvad der er officielt accepteret og en anden vælger ud fra hans holdning om hvad der er bedst | ledelseteknologier
- eksempler her på | formelle aftaler, projektstruktur/opfyldningssysstemer | Hovedeproblemer i ledelsesstilen | Datea har ingen officiel holdning til hvad der er der er "bedst" i den givne situation, men kun stardard modeller som projektlederen kan følge igennem projektet. Der kan i nogle tilfælde mangle motivation til at fornye sig da de arbejder ud fra standard formler/drejebøger |
Der er i de her projekter tale om engangsopgaver, med bestemte tidshorisont, ressourcemæssige begrænsninger og kvalitetsmæssige forudsætninger, som har til formål at løse denne opgave. Der fremhæves kun de tre dimensioner som styringsmomenter, hvilket i teorien er de tre dimensioner som ses som ”konkurrenter” om opmærksomheden. (Ærenlund, 1990). Dette ses ofte i det administrative perspektiv, hvor man ofte har en klar overensstemmelse mellem projektet og organisationens mål, der er rationelt struktureret med entydige strukturer, processer og planer.
Datea følger en typisk projektmodel med 4 faser: initiering, planlægning, udførelses og evaluering. Denne ses som en drejebog/tjekliste som hver projektleder skal følge.
Selve styringsmetoden er forskellig fra de forskellige projektledere i afdelingen, og det er kun projektlederen der ved hvad der foregår i vedkommendes projekter. Martin kommentere følgende:
”Kunderne forholder sig ikke til hvordan det er styret, bare vi kommer målet til ende og overholder vores budgetter. Jeg kan godt lide friheden vi får af kunderne, selvom det kræver stor gensidig tillid mellem parterne. Dog er der stor forskel på hvordan den enkelte leder håndtere et projekt. I tilfælde af sygdom hos lederen er der ingen hjælp at hente hos de andre projektleder, da kun han/hun ved hvor i projektet vi befinder os.”
I projektgruppen ligges der vægt på at man følger de klare anvisninger for fremgangsmåder og overholdelse af tid. Dette gøres ved hjælp af tjekliste/drejebøger. Det er derfor lederens centrale opgave at strukturer, delegere og overvåge forløbet samt om planerne overholdeles, inden for en mag af max. 10 % fravigelse.
Igennem projektet bliver der ikke vurderet nogen risikofaktorer, da de altid er i kontraktforhold, mellem deres entreprenører. Dette skyldes nok deres åre lange erfaringer inden for renovering af bygningerne – både hos kunderne og deltagerne i projektet.
Martin kommentere hans egen ledelses metode på følgende måde:
”Jeg diktere ikke hvad folk skal lave – men inddrager folk til hvordan vi i fællesskab kommer frem til det fælles mål, hvilket er atypisk for byggebranchen. Jeg stopper op og roser alle led, selv ned til den mindste håndværker. Dette gøres for at opnå god kemi og tillidsbase.”
I projektgruppen lægges der ikke så stor vægt på kontrol af de enkelte projektledere, men kun af selve projektet.
Projekterne kan med nogen siges at følge den sekventielle model, som er afhængige af planlægning, foregribelse og styring. Det vil sige en ”step-by-step” tilgang for projektets forløb, som har til formål at styre diktere og kontrollerer, hvor i projektet vi befinder os, hvordan det er for løbet og om det følger planen, (Cunha og Gomes, 2003) se figur 2.2.
Figur 2.3.
Hvilket må siges at lægge meget op ad det administrative perspektiv og måde at rationalisere og kontrollere projekterne på. Denne model bruges meget til produktudvikling, men kan også om nogen bruges parallelt med Dateas projekthåndtering.
Datea følger de juridiske formaliter, som staten kræver af et entreprenør arbejder, og er derfor kun i en meget lille grad presset til at tilpasse sig hvad det po9litiske system kræver. Det er klart at kommer der juridiske ændringer undervej, er de nødsaget til at tilpasse projektet herefter. Men de er ikke afhængige af at skulle rapportere til højere magter som kan tage beslutninger om projektet og er derfor ej heller underlagt af forhandlinger.
2.4. Delkonklusion
Datea håndtere deres projekter ud fra en administrativ indgangsvikel, hvor struktur med fastlagt metoder, fremgangsmåder og budgetter dominerer i planlægningsfasen. De bruger planer/dreje bøger som hjælper dem med at kunne delegere og overvåge planoverholdelsen.
De ligger op af en sekventiel modelform, som følger med det administrative perspektiv.
Kap 3 Kan jeres ledelsespraksis kobles til det situationsbestemte perspektiv?
Den nuværende ledelsesstil ligger meget op af det situationsbestemte ledelses perspektiv, der tager udgangspunkt i, at mennesker er forskellige, og at menneskers udgangspunkt for at kunne løse deres opgaver er forskellige. Det vil sige, at den enkelte leder, leder projektet ud fra situationen og kundens behov. Hvis man her skal opnå det bedste resultat handler det om at bringe medarbejdernes (her er der tale om entreprenører, håndværkere og designer osv.), kompetencer bedst muligt i spil. Det kræver derfor at lederen er i stand til at differentier sin lederstil efter den konkrete situation. Det afhænger derfor altid af den konkrete opgaves indhold og de involverede medarbejders færdigheder, rutiner og forhåndskendskab.
Projektet har en høj grad af projektstruktur – det vil sige en struktur hvor klarhed og enighed om målet ligger fast fra start af, denne planlægning er styret af fuldstændige processer og ekservering lige til det endelige mål. (Christiansen 1993). Her ændres målet ikke undervejs, og elementer så som læring og motivation er relativt lavt
Når projekterne vurdere om de har været succesfyldte eller fiaskoer, ses der udelukkende på budgettet, tidplanen og kvaliteten. (Christiansen 1993). Da projekterne i Datea har en meget styret projektstruktur, igennem deres høje grad af klarhed og enighed om mål, kan de lægge en meget detaljeret planlægning som er styret af fuldstændige projekt processer og eksekvering lige frem til målet.
Når Vi har at gøre med denne ledelsesform, har den ”rigtige” leder de nødvendige færdigheder til at instruere, coache, støtte og delegere på en måde som udvikler medarbejderens kompetence, selvtillid, og motivation.
I kapitel 2 var jeg inde på at projekthåndteringen blev fulgt efter den sekventielle model form, men deres projekter kan også til dels ses i den improviserende model form, som referer til den tidsmæssige konvegens af planlægning og udførelse. Denne fleksible model med elementer af traditionelle tilgange, udføres med minimale strukturer, med klarer roller, ”no-exceptions milestones”, eksperimenter og gradvis konvergens, det vil sige en tilgang der sammenfatter både orden og uorden. Hvor den enkelte leder får lov til at arbejde selvstændigt inden for grænser, der er ordinerede af ”store” regler. (Cunha og Gomes, 2003) Se figur 3.1.
Figur 3.1
Denne form ligger meget op af det situationsbestemte perspektiv og op af Dateas måde at håndtere projekterne på. Som tidligere nævnt giver Datea projektlederne frie tøjler til at handle ud fra de omverdens karakteristika. Friheden giver muligheder for at handle og opbygge en unik proces.
3.2. Delkonklussion
Jeg har i dette afsnit, prøvet at koble det situations bestemte perspektiv, på Dateas ledelsesformer, for at se om projektet også kan anskues under dette perspektiv.
Hele metoden med frihed til beslutning, ligger op af Dateas måde at håndtere projekter på, det er både deres ønske og deres forventning at den givne projektleder kan træffe beslutninger baseret ud fra hans egen viden og kompetencer. Men samtidig være underlagt fast normer og spilleregler. Kap. 5 konklusion
Efter at have set på hvordan projekterne i Datea ledes og hvilke 2 perspektiver som jeg mener denne ledelsesstil falder inde under, kan jeg konkludere at de både falder ind under et administrativ- og situatinsbetinget perspektiv.
Datea kan godt lide at være struktureret, med følge af deres drejebøger/tjekliste, men samtidig at have den frihed at lederen kan handle som han finder bedst, i de enkelte projekter ud fra hans erfaringer og kompetencer til at træffe valget.
Kap 6 Litteraturliste * John K. Christiansen, Stephan Castelani Nielsen og Claus Varnes, Ledelse af projektmylderet – om virksomhedslederes håndteringsaktiviteter. Handelshøjskolen, Copenhagen Business School, Institut for Produktion og Erhvervsøkonomi * Ærenlund Pedersen, K. , Målsætning i projekter - fra ide til gennemførelse. I: Projektstyringens problemer og værktøjer, København, Jurist og Økonomforbundets forlag, 1990.
* Miguel Pina e Cunha and Jorge F.S. Gomes, Order and Disorder in Product Innovation Models, Blackwell Publishing Ltd, 2003
