Planeamiento y presupuestación de los costos de producción y los gastos operacionales

Introducción

El costo y la presupuestación de las operaciones empresariales constituyen la expresión cuantitativa y monetaria de los planes, al actuar sobre aspectos como los pronósticos de ventas, el establecimiento de los precios, la programación de la producción y la planeación del abastecimiento. En este sentido los costos y los presupuestos son fundamentales para el proceso del planeamiento y control financiero, para el arbitrio de los fondos demandados por la operación y la expansión empresarial y para garantizar la adecuada distribución de los recursos.
Los gerentes deben mirar la planificación y el control de gastos como acciones necesarias para mantener niveles razonables de gastos, en apoyo a los objetivos y los programas planificados de la empresa. La planificación de los gastos no debe enfocarse a la disminución de los mismos, sino más bien a un mejor aprovechamiento de los recursos limitados. Vistos bajo esta perspectiva, la planificación y el control de los gastos pueden resultar bien sea en mayores o en menores desembolsos. La planificación y el control de gastos deben concentrarse sobre la relación entre los desembolsos y los beneficios derivados de esos desembolsos. Los beneficios deseados deben verse como metas y por consiguiente, deben planificarse suficientes recursos para apoyar las actividades operacionales que sean esenciales para su logro.

Objetivos del planeamiento y presupuestación de los costos

El presupuesto es la planificación fundamentada de muchas estrategias por las cuales constituye un instrumento importante como norma, utilizado como medio administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una organización, así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos. Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos. De igual manera permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación de la organización y ayudar en gran medida para la toma de decisiones.
1- control financiero de la organización.
2- verifican los logros o remediar las diferencias
3- desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
4- Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa
5- Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
6- Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel
7- Destacar cómo la aplicación de los postulados Centrales de la reingeniería (mejoramiento constante de la calidad, racionalización de operaciones,mejoramiento de los productos y servicios, y énfasis en la atención al cliente)incide positivamente. En la reducción de costos y en las estimaciones demenores exigencias presupuéstales en cuanto a remuneración, consumo demateriales directos e indirectos y apoyo a la producción
8- Precisar el empleo de los planes de producción en los pronósticospresupuéstales asociados con las diversas categorías dé costos (mano deobra, materias primas y gastos indirectos de fabricación) que asumen lasempresas para llevar a cabo los procesos industriales de transformación oensamble.
9- Resaltar que la reducción de costos no puede subordinarse a decisiones sobre ajustes de la planta de personal, adopción de avances tecnológicos o sacrificio de la calidad. de los insumos adquiridos y, por tanto, promueve revaluar posturas gerenciales como el diseño de tareas sin considerar a la persona que las ejecutará, la delegación de la autoridad el ejercicio descendente del control y los impedimentos al trabajo en equipo causados por la rigidez de los organigramas.

Marco conceptual

Concepto Qué es un presupuesto Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en términos financieros que, debe cumplirse en determinado periodo de tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se, aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
Objetivos Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
Objetivos Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos para fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logro y cumplimiento de las metas previstas.
Objetivos Coordinar los diferentes centros de costo para asegurar la marcha de la empresa en forma integral.
Los presupuestos Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa importancia Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. Su importancia Coadyuvan en la acción correctiva y en ti la l evaluación del rendimiento de la gestión, de I.T de la gestión, esto hace que los presupuestos no gocen de la simpatía general.
Periodo del Presupuesto Debe ser; Lo suficientemente ser, largo como para mostrar el efecto de las políticas gerenciales y lo suficientemente corto como para permitir que las estimaciones tengan una exactitud razonable. Esto sugiere que deben prepararse distintos presupuestos para distintos periodos de tiempo (presupuesto maestro, de capital, por áreas de responsabilidad, etc.)
Antes de abordar el tratamiento de los temas relacionados con la mecánicapresupuestal y con los sistemas de información que concurren a los pronósticos, debe destacarse que los presupuestos van más allá de lasoperaciones matemáticas resultantes del costeo, son valiosos porque alsimbolizar el peldaño para confeccionar los estados financieros proyectados que constituyen la brújula de apoyo a las decisiones que determinan laconsecución de los objetivos corporativos y representan la prueba monetariade los estilos gerenciales.
El estilo gerencia se refleja de manera incuestionable en los presupuestos.Cuando las organizaciones son dirigidas con el lema de la supervivencia, losplanes de venta y de producción revelarán seguramente el interés de hacer lo mismo de las vigencias anteriores y si no ocurrieran presionesinflacionarias bastaría repetir el presupuesto ejecutado del periodoprecedente. Si la empresa no aprovecha las olas de la tecnología de lainformación, navegará en las aguas inciertas de la desactualización,enfrentará muchos obstáculos para arribar al punto seguro donde susproductos tengan salida comercial, mantendrá estructuras burocratizadas anti funcionales y costosas, y poco a poco naufragará por el efecto deoperaciones innecesarias que se conservan en acatamiento de la socorridafrase "siempre lo hemos hecho así".Si la gerencia acepta el anquilosamiento técnico, no tendrá argumentos parainvestigar, innovar y cambiar, coartará sus posibilidades de intervenir enmercadoscuyas exigencias crecen, y limitará la posibilidad de usufructuar la ventajacompetitiva que promueve la actualización tecnológica por sus implicacionessobre la calidad y los costos, por cuanto el atraso afecta negativamente lacuantía de los recursos a invertir para asegurar el flujo normal de laproducción
Cuando las organizaciones consideran el recurso humano como un tornillomás del impersonal engranaje industrial, es utópico trazar ambiciosas metasde productividad que es el desafío más grande encarado por la gerencia.También se cercena la productividad si el trabajo se mecaniza, si no se creanlas condiciones requeridas para el desarrollo pleno del potencial y lasdestrezas humanas y si el énfasis puesto en el recorte de costos no seproyecta al mejoramiento del desempeño. La improductividad, manifiesta enmayores presupuestos por el impacto que tiene sobre la burocratización, eluso masivo de fuerza laboral y la ineficiencia del sistema logístico, esconsecuencia del poco valor concedido al entrenamiento en el trabajo, de lainstauración de un clima organizacional donde las personas temen expresar sus ideas o ensayar enfoques novedosos sobre cómo realizar las actividadesencomendadas. Los esfuerzos desplegados en torno a la productividadforzosamente se visualizarán en los datos que concurren a la cuantificaciónde las horas-hombre demandadas en la manufactura y del número depersonas de la planta administrativa que, además de la remuneración, danlugar a los presupuestos de mano de obra, supervisión y administración.Los estilos gerenciales aplicados al manejo del concepto de "calidad"también acarrean resultados presupuéstales disímiles. De ello son testigoslas unidades productivas que, al amparo de políticas como grandesdescuentos, bajos precios y amplios plazos para el pago, intentan ganar elafecto adquisitivo de mercados cautivos, porque reconocen que susproductos no poseen prestigio de marca, que no se diferencian de los demásy porque la calidad de los mismos tiene un valor secundario. Dichasposturas, aceptables en sistemas económicos cerrados, aislados yproteccionistas, se derrumban cuando las esclusas comerciales se abrenpara incentivar la competencia, cuando los costos de empresas opositoras sereducen por las economías de escala y la adopción de los avancestecnológicos, y cuando grandes compañías transnacionales instalan susplantas en países de bajos costos, disminuyendo la carga de costosatribuibles a la mano de obra, los impuestos y la movilización internacionalde productos terminados. Por tanto, el camino a recorrer por parte de lasempresas que intentan compensar la baja calidad con el artificio dereducidos precios es arduo porque dicha estrategia no garantiza una ventajacompetitiva sostenible en el tiempo. Si la empresa incurre en altos costos y,además, fija precios bajos para sostenerse en el mercado, los presupuestosincorporarán reducidos márgenes de contribución con los cuales absorber loscostos fijos, y limitados márgenes de utilidad que actuarán en contra de losíndices de rentabilidad sobre la inversión.