-------------------------------------------------
Slovenská poľnohospodárska univerzita v Nitre
Fakulta ekonomiky a manažmentu
Seminárna práca z Manažmentu kvality
Prípadová štúdia 2
Vypracovali: Monika Čásarová Bibiana Krakovíková Veronika Ontková Júlia Pittnerová Marek Bujnoch
Študijná skupina: EKP 1
Školský rok: 2013/2014
Úvod
Erasmus je vlajkovou loďou programu Európskej únie v oblasti vzdelávania a odbornej prípravy zameraný na mobility a spoluprácu vo vysokoškolskom vzdelávaní v Európe. Program je určený pre študentov – štúdium a stáže v zahraničí, vysokoškolských pedagógov a zamestnancov z podnikov – výučba v zahraničí, vysokoškolských pracovníkov – školenia v zahraničí. Pracovná stáž študentov v hostiteľskom podniku alebo inej organizácii trvá 3 až 12 mesiacov. Organizuje ju vysielajúca vysoká škola alebo konzorcium inštitúcií a ďalších organizácií. Výška grantu závisí od dĺžky pobytu a navštívenej krajiny.
V našej prípadovej štúdií sme sledovali postup prihlasovania sa na Erasmus stáž, cez výber krajiny, vypĺňanie prihlášky až po poslanie prihlášky a očakávanie záverečného verdiktu.
Vývojový diagram Vývojový diagram bol zostavený podľa reálneho postupu podávania prihlášky na Erasmus stáž. Vďaka jeho vetvám je jasne vidieť možné situácie v rôznych prípadoch rozhodnutí.
Výber krajiny
Výber krajiny počítač počítač internet internet
Bilaterálna zmluva
Bilaterálna zmluva
Výber novej spoločnosti
Výber novej spoločnosti
FEM krok za krokom
FEM krok za krokom
Zoznam spoločností
Zoznam spoločností
Podpis novej zmluvy
Podpis novej zmluvy
nie nie
Výpis známok
Výpis známok
Súhlas dekana fakulty
Súhlas dekana fakulty
Odporúčanie od pedagóga
Odporúčanie od pedagóga
Tlač prihlášky
Tlač prihlášky áno
Odovzdanie prihlášky
Odovzdanie prihlášky
Výberové konanie
Výberové konanie
Verdikt
Verdikt
nevycestujem nevycestujem nie
Idem na pobyt
Idem na pobyt áno
FMEA – Failure Mode and Effect analysis - Analýza možných chýb a ich dôsledkov
Metóda bola vyvinutá v 60-tych rokoch Národnou spoločnosťou pre vesmír a kozmonautiku NASA pre projekt APOLLO. V Európe začala, ako prvá, používať túto metódu firma FORD v roku 1977. Analyzuje existujúce alebo potenciálne chyby v jednotlivých štádiách tvorby výrobku alebo procesu. Určuje ich možné dôsledky a zhodnocuje riziká chýb. Hľadá opatrenia, ktoré zabránia vzniku chýb a opatrenia, ktoré odhalia alebo zmenšia účinky existujúcich chýb. Analyzuje aj ľudské chyby a to tým, že určí slabé miesta systému, ktoré sú citlivé na ľudský faktor.
Možné chyby | Možné následky | Význam chyby | Pravdepodobnosť výskytu chyby | Rizikový faktor | Nepodpísaná bilaterálna zmluva | Nemožná spolupráca | 10 | 5 | 50 | Zlyhanie internetu | Nemožno vytlačiť prihlášku | 8 | 2 | 16 | Slabé odporúčanie | Nezáujem spoločnosti o uchádzača | 8 | 5 | 40 | Slabé študijné výsledky | Nízka šanca uspieť | 9 | 7 | 63 | Nízky rozpočet grantu | Obmedzený počet vycestovaných | 10 | 7 | 70 | Slabé znalosti jazyka | Nízka šanca výberu | 5 | 4 | 20 |
Najvyšší rizikový faktor je zaznamenaný pri nízkom rozpočte grantu, ktorého možný následok je obmedzený počet vycestovaných. Bol mu pridelený význam chyby 10 a pravdepodobnosť výskytu 7 (10 x 7 = 70). Čím je nižší grant, tým menej študentov má možnosť vycestovať a zároveň tým sú vyššie nároky na udelenie grantu jednotlivým študentom. Tento nízky grant môže byť dôsledkom nezáujmu ministerstva o študijné pobyty. Táto chyba sa dá napraviť najskôr za 365 dní.
Druhý najvyšší rizikový faktor je zaznamenaný pri slabých študijných výsledkoch. Je to kvôli vysokému významu chyby a taktiež pomerne vysokej pravdepodobnosti výskytu chyby (9 x 7 = 63). Prirodzený následok tejto chyby je nízka šanca uspieť. Dôvodom vzniku tejto chyby je najmä nezáujem študenta o štúdium, nedbanlivosť pri vypracovaní seminárnych prác a pri písaní zápočtov či skúšok. Táto chyba sa dá napraviť najskôr za 365 dní.
Ishikawov diagram
Na základe metódy brainstorming na tému „Prihláška na Erasmus“, ktorej sa zúčastnil tím piatich študentov rovnakého postavenia bol vypracovaný nasledovný Ishikawov diagram. Hlavná os diagramu reprezentuje problém, vetvy stromčeka sú tvorené jednotlivými vplyvmi, ktoré zapríčiňujú problém. V prvej fáze boli stanovené hlavné kategórie príčin daných problémov, a to človek, metóda, stroj a materiál.
Človek
Človek
Metóda
Metóda
5
5
7
7
nie je podpísaná spolupráca neodbornosť Slabý posudok
6
6 nepodpísaná bilaterálna zmluva nedbanlivosť pri písaní posudku nezájem o štúdium v danej krajine 8
8
nezáujem ministerstva o štúdijné pobyty slabé štúdijné výsledky 6
6
nízky rozpočet grantu nezáujem o štúdium nezáujem o štúdium slabé štúdijné výsledky študent Prihláška na Erasmus
Prihláška na Erasmus
nedbanlivosť
3
3
Stroj
Stroj
Materiál
Materiál
1
1
pokazený počítač nedostatok toneru v tlačiarni slabý software pomalý nedostatok papiera 2
2
4
4
nedostatok údajov pre vyplnenie prihlášky nefunkčný internet slabý signál pomalý
1
1 nedostatok farby v tlačiarni pokazená tlačiareň nedostatok papiera
Jednotlivé čísla v diagrame znamenajú poradie dôležitosti. Najvyššia dôležitosť (8) bola priradená nízkemu rozpočtu grantu, pretože čím je nižší grant, tým menej študentov má možnosť vycestovať a zároveň tým sú vyššie nároky na udelenie grantu jednotlivým študentom. Tento nízky grant môže byť dôsledkom nezáujmu ministerstva o študijné pobyty. V záujme zvýšenia záujmu ministerstva o študijné pobyty by mohli študenti predkladať ministerstvu školstva rôzne zaujímavé študijné projekty, ktoré by kompetentných motivovali k zvýšeniu súčasných grantov a tak by viacej študentov malo možnosť vycestovať a spoznať nové krajiny.
Najnižší stupeň dôležitosti (1) bol priradený tlačiarni - nedostatku farby v tlačiarni, nedostatku papiera a v prípade pokazenej tlačiarni. Je to z toho dôvodu, pretože tento problém je ľahko napraviteľný, poprípade sa tlačiareň jednoducho nahradí alebo človek navštívi nejakú inštitúciu, kde mu prihlášku za nízku sumu vytlačia.
Akčný plán vyplnenia prihlášky na Erasmus stáž Skupina | Sťažnosť | Príčina | Riešenie | Čas | Zodpovedný zamestnanec | Človek | Nepodpísaná bilaterálna zmluva | Nespolupráca, nezáujem o štúdium v danej krajine | Podpis bilaterálnej zmluvy, zvýšiť záujem študentov | 30 dní | Zástupcovia ministerstva školstva a oddelenia, ktoré predloží projekt | | Nízky rozpočet grantu | Nezáujem ministerstva o študijné pobyty | Predložiť ministerstvu zaujímavé študijné projekty | 365 dní | | | Slabé študijné výsledky študenta | Nezáujem o štúdium | Motivácia | 365 dní | Študijné oddelenie | Metóda | Slabý posudok | Neodbornosť, nedbanlivosť pri písaní posudku | Školenie ohľadom prípravy písomností | 3 dni | Oddelenie zabezpečujúce študijné pobyty v zahraničí | | Slabé študijné výsledky | Nezáujem o štúdium | Motivácia formou pracovných príležitostí | 365 dní | Študijné oddelenie | | Neznalosť jazyka | Slabé previerky záujemcov o zahraničný pobyt | Jazykový kurz | 150 dní | Katedra jazykov | Stroj | Pomalý počítač | Málo výkonný softvér | Výmena softvéru | 2 dni | Oddelenie IKT | | Nefunkčný internet | Slabý signál | Kontrola pokrytia signálom | 1 deň | | | Tlačiareň nefunkčná | Nedostatok toneru, papiera | Výmena toneru a nový balík papiera | 5 dní | | Materiál | Nedostatok atramentu v tlačiarni | Nie je na sklade | Musí sa objednať | 1 deň | Oddelenie IKT | | Nedostatok údajov na vyplnenie prihlášky | Slabá príprava | Doplnenie potrebných náležitostí | 2 dni | Študent |
Akčný plán pôvodne vychádza z vývojového diagramu, analýzy možných chýb a ich dôsledkov a následne pomocou metódy brainstorming bol vypracovaný Ishikawov diagram. Ishikawov diagram je hlavným podkladom pre vypracovanie akčného plánu. Akčný plán analyzuje jednotlivé kategórie príčin, stanovuje príčiny sťažností, možné riešenie, čas, za ktorý je možné daný problém vyriešiť a zodpovedných zamestnancov/oddelenia za vznik konkrétnych problémov. Spektrum času, za ktorý je možné dané problémy vyriešiť sa pohybuje od jedného dňa až po jeden rok.
Ganttov diagram
Ganttov diagram (schéma) slúži na zobrazenie priebehu činností v rámci projektu. Činnosti sa reprezentujú vodorovnými úsekmi, ktoré sú postavené na časovej osi. Graf zachytáva pre každú činnosť časový úsek, v ktorom sa táto činnosť vykonáva. Sťažnosť | Dátum začatia | Trvanie | Dátum skončenia | Nepodpísaná bilaterálna zmluva | 1.2.2013 | 30 dní | 31.1.2013 | Slabý posudok | 1.2.2013 | 3 dni | 4.2.2013 | Pomalý počítač | 5.2.2013 | 2 dni | 7.2.2013 | Nefunkčný internet | 8.2.2013 | 1 deň | 9.2.2013 | Nefunkčná tlačiareň | 10.2.2013 | 5 dní | 15.2.2013 | Nedostatok atramentu v tlačiarni | 16.2.2013 | 1 deň | 17.2.2013 | Nedostatok údajov na vyplnenie prihlášky | 18.2.2013 | 2 dni | 20.2.2013 |
Náš Ganttov diagram je vypracovaný na základe akčného plánu. Sú v ňom zoradené jednotlivé sťažnosti a k nim priradený čas, kedy a ako dlho trvá ich vyriešenie. Najdlhší čas zaberie podpísanie novej bilaterálnej zmluvy, pretože študent môže naraziť na nezáujem danej spoločnosti, v ktorej má záujem pracovať. Najrýchlejšie sa dá vyriešiť nefunkčný internet, pretože v dnešnej dobe je to veľmi krátkodobý problém, každý študent musí pracovať s internetom.
Záver
Vybrali sme si tému „Prihláška na Erasmus stáž“. Túto problematiku sme dôkladne spracovali. Najprv sme celý postup podávania prihlášky zobrazili vo vývojovom diagrame, kde sme nakoniec prečiarkli významný problém, kvôli ktorému mnoho študentov nedostane možnosť vycestovať a to zlý školský priemer – výpis známok. Po vývojovom diagrame sme spracovali analýzu možných chýb a ich dôsledkov. Tu sme číselne zhodnotili dôležitosti jednotlivých chýb a ich pravdepodobnosť výskytu. Týmto spôsobom nám vyšlo číslo, najvyššie číslo znamená najväčší problém. Najvyšší rizikový faktor je zaznamenaný pri nízkom rozpočte grantu, ktorého možný následok je obmedzený počet vycestovaných. Bol mu pridelený význam chyby 10 a pravdepodobnosť výskytu 7 (10 x 7 = 70). Čím je nižší grant, tým menej študentov má možnosť vycestovať a zároveň tým sú vyššie nároky na udelenie grantu jednotlivým študentom. Tento nízky grant môže byť dôsledkom nezáujmu ministerstva o študijné pobyty.
Ďalším krokom bolo vypracovanie Ishikawovho diagramu na základe metódy brainstorming. Tu sme problémy rozdelili do štyroch hlavných kategórii – človek, metóda, stroj a materiál. To bolo základom pre ďalšie vytvorenie akčného plánu, kde sme okrem iného stanovili časový horizont napravenia daných problémov.
Na záver sme vypracovali Ganttov diagram, v ktorom je navrhnutý plán riešenia jednotlivých problémov. Ganttov diagram (schéma) slúži na zobrazenie priebehu činností v rámci projektu. Činnosti sa reprezentujú vodorovnými úsekmi, ktoré sú postavené na časovej osi. Graf zachytáva pre každú činnosť časový úsek, v ktorom sa táto činnosť vykonáva. 