Relatório Final de Projeto de Iniciação Científica DESENVOLVIMENTO DE UMA METODOLOGIA PARA A ANÁLISE DE RISCOS EM PROJETOS DE UMA EMPRESA JÚNIOR

Aluna: Sullyen de Almeida RA: 104102
Orientador: Eduardo Paiva Okabe
Local de execução: Faculdade de Ciências Aplicadas – UNICAMP
Vigência: agosto 2011 a julho 2012

1. Introdução e Objetivos

Este projeto de iniciação tem o objetivo de desenvolver a aplicação de ferramentas, FTA (Análise da Árvore de Falhas) e FMEA (Análise de Modo e Efeito de Falha), na estimativa e no Gerenciamento de Riscos de projetos da empresa júnior INTEGRA.
Esta empresa júnior (EJ) da Faculdade de Ciências Aplicadas da UNICAMP presta serviços de consultoria em Engenharia e Gestão, e a inserção das ferramentas no processo de construção de novos projetos contribuirá para o desenvolvimento e estruturação de seu departamento de projetos.
O pouco tempo de existência da EJ, aproximadamente 15 meses, permite que os integrantes tenham essa oportunidade, porém, também faz com que os dados armazenados para fins de comparação e controle sejam extremamente escassos.
Nesse contexto, um dos processos que apresenta maior dificuldade de mapeamento e controle dentro do departamento de Projetos de uma EJ é o Gerenciamento de Riscos, tomando como referência os resultados de um questionário P3M3 de maturidade em projetos respondido pelas EJs pertencentes ao Núcleo de empresas juniores da UNICAMP. Isso se deve ao fato de que alguns riscos são caracterizados de forma subjetiva, ou seja, não levam em consideração dados quantitativos ou estatísticos, o que faz com que a análise de riscos tenha falhas associadas a esta subjetividade. Além disso, a rotatividade de membros de uma EJ gera conflitos de opiniões quando os riscos são novamente avaliados para um projeto similar.
Logo, a inserção de algumas ferramentas nesse processo visa à melhor padronização e a diminuição das falhas inerentes à subjetividade dessas avaliações, além de prover uma visão mais global dos problemas a serem enfrentados durante um projeto. Portanto, o objetivo desse projeto de iniciação científica é estruturar o Gerenciamento dos Riscos, com a aplicação das ferramentas FTA e FMEA, criando uma metodologia na qual a análise seja o menos subjetiva possível e que englobe avaliações baseadas em dados estatísticos e quantitativos.

2. Fluxograma

Figura 1 - Fluxograma do projeto. 3. Metodologia O projeto foi dividido entre as fases apresentadas no fluxograma do item anterior. Segue sua descrição: * Levantamento bibliográfico: na primeira etapa do projeto foram estudadas as ferramentas utilizadas, análise da árvore de falhas (FTA) e análise do modo e efeito de falha (FMEA), verificando as possíveis aplicações dentro da empresa júnior Integra. A fim de que o estudo pudesse ser mais eficaz, foi levantado como é a cultura de riscos dentro da EJ, como é realizado o gerenciamento de riscos e quais são os processos associados na metodologia utilizada para gerenciar projetos comerciais; * Mapeamento do processo de projeto: foram levantados todos os passos relevantes do desenvolvimento de projetos da EJ, desde contato inicial do cliente até a entrega do produto. Não foram considerados neste projeto de IC, a pesquisa de satisfação do cliente ou a assistência pós-venda (after-marketing). Uma vez que os passos de um projeto já estavam definidos no workflow de gerenciamento (Anexo 1), este serviu de insumo para o preenchimento do diagrama de parâmetro (p-diagram), utilizado para mapear o processo de gerenciamento de projeto definindo suas entradas, saídas, ruídos e controles. O resultado obtido nessa etapa foi descrito no relatório parcial deste projeto de IC e, portanto, não será apresentado novamente devido ao fato de ter sido o meio para a obtenção do resultado principal que é a FMEA; * Estruturação da FMEA: uma vez identificadas todas as entradas, saídas, ruídos e controles do processo de projeto, foram levantados todos os riscos e consequências associados e inseridos dentro da estrutura da FMEA. Para facilitar a associação dos riscos recorrentes de cada um dos passos presentes no workflow da EJ, os riscos foram agrupados de acordo com cada passo (associados ao levantamento feito no p-diagram) e foi criada uma coluna na FMEA para sua identificação; * Estudo da inserção de dados quantitativos: nesta etapa, foi estudado como o risco pode ser calculado através de dados quantitativos, e como estes dados seriam introduzidos dentro da análise de riscos. Sendo assim, foram definidos os critérios de análise, ou seja, os pesos e descrições para a severidade, a ocorrência, a detecção e a classificação do risco que entram na estrutura da FMEA. Após essa definição foi realizada uma reunião com a equipe de projetos da empresa júnior a fim de levantar e discutir os índices de cada um dos riscos identificados utilizando como base o histórico de projetos. Essa reunião tinha como finalidade deixar esse levantamento o mais imparcial possível e coletar dados sobre os projetos que foram executados até aquele momento. Ainda nessa etapa, foram definidas ações preventivas e corretivas, compondo o plano de ação, para cada um dos riscos, finalizando o preenchimento de toda a estrutura da FMEA. * Elaboração da FTA: com a conclusão da FMEA, a correlação entre os riscos e suas consequências ficou evidente, de modo que fosse possível a elaboração dessa ferramenta. Logo, o primeiro passo foi identificar o evento topo para a análise, neste caso, foram selecionados três eventos de extrema importância para a empresa júnior: atraso no cronograma, cancelamento/paralisação do projeto e cliente insatisfeito. O próximo passo foi o desencadeamento das causas potencias de falha a partir desse evento topo, seguindo uma ordem de pensamento lógico e a relação entre causa e consequência. Para a elaboração da FTA foi utilizado o software Microsoft Visio, bem como a simbologia padrão obtida em literatura para essa ferramenta; * Preparação da metodologia para a análise dos riscos: foi proposta uma metodologia a análise de risco adotando as ferramentas mencionadas, tomando como base a experiência prévia no processo de gerenciamento e execução de projetos da empresa júnior. Esta metodologia deverá ser incorporada aos procedimentos da EJ, e melhorada conforme o monitoramento da aplicação da mesma. 4. Resultados

5.1. FMEA (Failure Mode and Effects Analysis)
A FMEA utiliza o software Microsoft Excel devido ao fato de ser de fácil acesso e de simples atualização estrutural. A interface da ferramenta está apresentada na Figura 2, essa figura aborda apenas os riscos associados às entradas iniciais do processo de projeto, devido à impossibilidade de apresentar neste relatório todos os pontos abordados. Sendo assim, a figura servirá para efeito de explicação das considerações e do funcionamento da ferramenta.

Figura 2- FMEA (parcial). Os tópicos levantados no p-diagram estão listados na segunda coluna da ferramenta seguindo a divisão: entradas, saídas, ruídos e controles. A partir dessa divisão, estão agrupados os riscos e respectivas consequências relacionados a cada um dos tópicos. Além disso, a primeira coluna localiza, dentro dos subprocessos do workflow, onde o tópico se encontra. Logo, levando em consideração a Figura 2, os riscos estão relacionados tanto com cada uma das entradas do processo de projeto, quanto com cada subprocesso onde essa entrada está localizada no workflow, permitindo a melhor visualização e associação das ameaças. Cada uma das entradas pode ter mais de um risco associado, bem como cada risco pode ter uma ou mais consequências. Uma consequência também pode ser avaliada como risco, produzindo uma nova consequência, o que forma o encadeamento das causas e efeitos de falha que serão apresentadas na FTA. No cabeçalho da ferramenta há um espaço referente ao “Histórico de Projetos Utilizado” que deverá ser preenchido com os projetos concluídos em cada ano para que os índices de ocorrência possam ser definidos e atualizados a partir do número de projetos executados. Na elaboração da FMEA foram utilizados projetos concluídos nos três anos de existência da empresa júnior: 2010, 2011 e 2012. Os nomes de cada projeto foram colocados para que estes possam ser identificados de forma a facilitar o acesso às informações e às experiências relacionadas a cada um. Acima da terceira coluna da Figura 2 há o campo referente ao “Total de Projetos Realizados” com o número de projetos presentes no histórico, que deverá ser atualizado conforme será descrito na metodologia (a ser apresentada no item 4.1.3 deste relatório). Esse número servirá como base para o cálculo do índice de ocorrência de cada risco apresentado na terceira coluna da Figura 3. Figura 3 – FMEA (parcial 2).

Para a inserção dos dados quantitativos foram utilizados os critérios presentes no Anexo 2 deste relatório. A primeira coluna da figura equivale à severidade, ou seja, o impacto que o risco gera no projeto, e quanto maior for o valor do seu índice, maior a quantidade de danos. O critério ocorrência possui duas colunas, a primeira informa o número de projetos nos quais aquele risco ocorreu e a segunda calcula a probabilidade de ocorrência do risco utilizando a fórmula:

"Qtd. Projetos""Total de Projetos Realizados" Sendo assim, se 2 dos 8 projetos utilizados para a elaboração da FMEA apresentaram certo risco, seu índice de ocorrência será 25%. Desta forma, quanto maior o índice de ocorrência, maior será a probabilidade de acontecer aquele risco no projeto. A classificação do risco se dá por meio do cruzamento dos índices de severidade e de ocorrência de acordo com a Matriz de Risco mostrada no Anexo 2 e com a legenda no canto superior direito da Figura 3, onde cada cor representa um tipo de risco. A detecção de um risco é a capacidade de o mesmo ser identificado, e seus índices estão dispostos na quinta coluna da Figura 3 e seguem a escala apresentada no Anexo 2. Quanto menor é o seu valor, o risco será mais facilmente detectado. Para completar a análise quantitativa dos riscos, a sexta coluna apresenta o IPR (índice de prioridade de risco) de cada risco, resultante da multiplicação dos índices dos três critérios anteriores: severidade, ocorrência e detecção. Na ferramenta esse valor é obtido automaticamente após o preenchimento da “Severidade”, “Qtd. Projetos” e “Detecção”. A FMEA termina com a definição de um plano de ação, duas últimas colunas da Figura 3, dividido em ações preventivas e ações corretivas para cada um dos riscos levantados na terceira coluna da Figura 2. Alguns riscos não permitem que sejam planejadas ações preventivas ou realizadas ações corretivas, portanto, quando isso ocorreu na FMEA foi colocado um traço na célula referente. Foi colocado na ferramenta um espaço para a identificação da última atualização dos índices contendo campos para o preenchimento de nome e cargo na empresa júnior e qual foi o último projeto aplicado na FMEA e o ano. As duas figuras apresentadas nesse tópico, Figura 2 e Figura 3 compõem a estrutura da FMEA que foi desenvolvida durante esse projeto. O arquivo no Excel contém duas abas: uma referente ao levantamento dos riscos (Figuras 2 e 3) e outra aos critérios de análise (Anexo 2).

5.2. FTA (Fault Tree Analysis)

A Análise da Árvore de Falhas (FTA) foi estruturada com base no levantamento dos riscos e consequências feitos na FMEA. Primeiramente, foram definidos três eventos topo para serem analisados: Atraso no cronograma, Cliente insatisfeito e Cancelamento/Paralisação do projeto, os quais foram identificados com base nos eventos mais críticos com relação ao processo de projeto da empresa júnior. Sendo assim, foram obtidas três FTA’s (Anexos 3, 4 e 5), uma para cada evento topo, podendo ou não estar relacionadas entre si.
Na literatura encontra-se certa variedade de simbologias utilizadas para a elaboração dessa ferramenta, porém os símbolos básicos se mantêm. Para esse projeto, alguns símbolos foram adaptados para o melhor entendimento da FTA.

Figura 4 – Legenda FTA.

* Evento topo: evento previsível e indesejável para o qual convergem todas as causas de falha seguindo a lógica dos caminhos; * Evento não desenvolvido: evento para o qual não se possui dados ou sua análise não é relevante; * Evento intermediário: descreve um estado do sistema produzido por eventos antecedentes; * Chave lógica OU: gera uma saída se qualquer uma das entradas existir, qualquer entrada individualmente deve ser necessária e suficiente para fazer com que o evento de saída exista; * Chave lógica E: gera saída se todas as entradas coexistirem, todas as entradas juntas devem ser necessárias e suficientes para fazer com que o evento de saída exista; * Evento transferência: indica a conexão com outro símbolo ou evento desenvolvido em outro ramo da árvore; * Evento básico: causa ou falha não desenvolvida, marca o limite da análise.

Como já dito anteriormente, a partir do evento topo foram sendo delimitadas as sequências de causa e consequência utilizando as duas diferentes chaves lógicas. Na Figura 5 está apresentada uma das árvores para fins de explicação e entendimento do raciocínio utilizado.

Figura 5 – FTA Cliente Insatisfeito.
O evento “Cliente Insatisfeito” é crítico para a empresa júnior, pois envolve prejudicar a sua imagem no mercado, comprometer a sua missão e o não cumprimento de alguns dos objetivos estratégicos. Analisando as principais causas de insatisfação do cliente com o projeto, identificamos sete causas: a) Poucas informações no status report; b) Não identificação dos objetivos e metas; c) Atraso no cronograma; d) Relatório não conter o escopo específico; e) Perda na qualidade do projeto; f) Troca constante no contato com o cliente; g) Aumento no valor do projeto.
Dessas sete causas, duas são caracterizadas como eventos não desenvolvidos, ou seja, não se tem conhecimento sobre as principais causas desse evento, são elas: “poucas informações no status report” e “relatório não conter o escopo específico”. O evento “atraso no cronograma” está definido como evento transferência, devido ao fato de estar desenvolvido em outra FTA. Sendo assim, deve-se analisar a outra árvore a fim de identificar as causas desse evento. Os quatro eventos restantes são eventos intermediários, tomando como base o evento “aumento no valor do projeto”, percebe-se que ele é seguido pela chave lógica “ou”, o que indica que qualquer uma das causas “falta de orçamento para cobrir o prejuízo” e “cliente cobrar mais entregáveis” pode levar ao evento antecedente. Seguindo a mesma linha de raciocínio, o evento “falta de orçamento para cobrir o prejuízo”, possui duas causas ligadas pela chave “e”: “não levantar todos os custos envolvidos” e “sem reserva para projetos”, o que indica que para o evento anterior acontecer as duas causas devem obrigatoriamente acontecer.
Os números abaixo de cada um dos símbolos são referentes às porcentagens de ocorrência de cada evento que foram obtidos a partir do índice da FMEA, já explicados no item anterior. Os eventos e causas que não possuem a porcentagem é devido ao fato de a porcentagem de ocorrência ser nula (0%) ou então esse número ser desconhecido.
A FTA é de extrema importância para que possam ser identificadas as causas raiz de cada evento e como eles estão relacionados entre si. Ela desdobra um risco, previamente identificado pela FMEA, em todas as possíveis causas, inserindo a quantidade necessária de níveis.

5.3. Metodologia para a análise de riscos

Após a estruturação das ferramentas foi definido como seria feito a análise dos riscos dentro do processo de gerenciamento de projeto da empresa júnior. Anteriormente, essa análise entrava no Processo G na Fase 2 de Planejamento (“Análise de Riscos”), que pode ser observado no workflow apresentado no Anexo 1. Apesar de o processo estar definido ele não é comumente aplicado e os membros não possuem uma cultura consolidada de gerenciamento de riscos, uma das causas levantadas durante a reunião para a estruturação da FMEA foi a dificuldade do preenchimento do modelo anteriormente utilizado pela empresa júnior. Esse modelo deveria ser preenchido a partir do zero a cada projeto fechado, a empresa não possuía uma base de riscos comum a todos os projetos.
A metodologia proposta nesse projeto envolve três fases: avaliação prévia para análise de viabilidade, análise dos riscos específicos e atualização dos índices. Segue a descrição: * Avaliação prévia para análise de viabilidade: com a base de dados obtida na estruturação da FMEA, deverá ser feita uma revisão geral de todos os riscos comuns ao gerenciamento de um projeto após o Processo E da Fase 1 de Pré-Projeto “Formação de Equipe Estratégica”. Além da revisão da FMEA, deverá ser observada a correlação de todos os riscos presente na FTA. Essa análise conjunta possibilita a seleção dos riscos mais relevantes e identificação de suas causas, de modo a priorizá-los no planejamento e realizadas as ações preventivas. O fato de a revisão ser feita antes da definição da restrição tripla do projeto (escopo, tempo e custo) servirá de insumo para que essa seja mais direcionada aos resultados positivos; * Análise dos riscos específicos: cada item do portfólio tem as suas especificidades e, portanto, diferentes riscos técnicos associados. Sendo assim, além da revisão dos riscos comuns é necessário fazer o levantamento e análise dos riscos específicos. Esse processo deve ser feito depois de o projeto ser fechado, de modo a evitar o desperdício de recursos. Como já estava definido o processo de “Análise de Risco” no workflow da EJ, foi alterada apenas a descrição desse processo: ao invés do preenchimento do modelo que era utilizado, será criada uma nova aba na FMEA para que sejam avaliados apenas os riscos técnicos de cada projeto; * Atualização dos índices: por fim, a FMEA requer atualização contínua a cada novo projeto executado. Logo, foi definido que a atualização dos índices de todos os riscos deverá ser feita durante o Processo C da Fase 6 de Pós-Projeto, “Elaborar Relatório final do projeto”. Com a equipe reunida para compartilhar as experiências obtidas e as lições aprendidas com o projeto, deverá ser inserida mais uma pauta de discussão para que a FMEA possa ser atualizada. Essa atualização deve ser ao término do projeto para que todos os riscos possam ser contemplados. 5. Conclusão Os resultados obtidos tiveram impacto positivo nos membros do departamento de projetos da empresa júnior pelo fato de trazer uma melhoria ao processo que antes era complexo e demandava muito esforço para ser executado. Com a utilização da base de dados da FMEA, a empresa júnior poderá conhecer todos os riscos e consequências que estão presentes no gerenciamento de um projeto. Sendo assim, ela será capaz de apresentar um melhor planejamento quando houver a demanda de um novo projeto. Em uma empresa de consultoria, muitos passos do processo de projeto são adiantados para a elaboração da proposta e, com isso, a empresa perde recursos caso o mesmo não seja aprovado. Portanto, as ferramentas desenvolvidas são de extrema importância para que o esforço com o planejamento seja reduzido. A metodologia proposta indica que a revisão inicial seja feita antes das etapas de definição da restrição tripla (escopo, tempo e custo), permitindo que todos os controles sejam manipulados de forma a reduzir o impacto dos riscos, caso estes ocorram. A FMEA e a FTA analisam os riscos de forma diferente: a primeira permite uma visão dos riscos individuais e como eles podem impactar a estrutura; e a segunda faz uma análise de quais são as causas de um determinado evento. As duas ferramentas se complementam e, juntas, aumentam a percepção e a visão crítica sobre os riscos a que um processo está sujeito. A metodologia deste projeto foi traçada levando em consideração a atuação conjunta dessas ferramentas. Para que os resultados deste projeto possam ser utilizados de maneira a gerar uma mudança no gerenciamento de riscos da empresa júnior, bem como promover o seu desenvolvimento em relação à maturidade dos processos, deve ser seguida a metodologia proposta e utilizadas as ferramentas desenvolvidas. O projeto será apresentado nas próximas semanas para a diretoria executiva da empresa e para o PMO (Project Management Office), o qual é o responsável por toda a metodologia utilizada para o gerenciamento de projetos e pelos documentos gerados. O repasse dos resultados desse projeto para os gerentes da empresa júnior por meio de treinamentos será de responsabilidade do PMO. 6. Continuidade do projeto Este projeto de iniciação terá continuidade em outro trabalho, cujo objetivo é o de aplicar o modelo de confiabilidade no plano de Gerenciamento de Riscos de projetos da empresa júnior INTEGRA, tomando como base os dados das ferramentas FTA (Análise da Árvore de Falhas) e FMEA (Análise de Modo e Efeito de Falha) apresentados neste relatório, melhorando o processo a níveis de maturidade de análises e modelos quantitativos através da utilização do modelo de confiabilidade para avaliar a probabilidade de sucesso de um projeto. O modelo de confiabilidade permite que se conheça a variação de seus custos agregados e esforços requeridos em função da manutenção da qualidade exigida em seus projetos, como mostrado na Figura 6.

Figura 6 – Quadro da problemática. Fonte: SAPUTRA, Y. A. P., 2011

Logo, a aplicação do modelo de confiabilidade visa à melhoria do processo, fazendo com que o mesmo seja mais eficiente, atendendo as necessidades dos gerentes e provendo uma visão mais global de como enfrentar os problemas durante a execução de um projeto. Portanto, o objetivo para o próximo projeto de iniciação científica é aprimorar Gerenciamento dos Riscos, desenvolvendo uma metodologia mais madura em nível de planejamento de controle de riscos em dados estatísticos e quantitativos. 7. Bibliografia SAPUTRA, Y. A., Ladamay, O. S. A. (2011), “Project Reliability: probability of a project meets its quality-cost-time target under uncertainty”, International Journal of Electronic Business Management, Vol. 9, No. 3.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI®). Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®). Project Management Institute, 3rd ed. Pennsylvania, USA: PMI® Publishing Division, 2004, 389 p.

PALADY, P. (1995), “Failure Modes and Effects Analysis: Predicting & Preventing Problems Before They Occur”, PT Publications, West Palm Beach, FL.

CLEMENTS, P. L. (1993), “Fault Tree Analysis”, Sverdrup, 4th edition, may 1993.

AN EXO 1 – Workflow de Projetos da empresa júnior Integra

ANEXO 2 – Critérios para os índices da FMEA

ANEXO 3 – FTA 1

ANEXO 4 – FTA 2 ANEXO 5 – FTA 3 ANEXO 6 – alguns riscos da FMEA

ANEXO 7 – classificação de alguns riscos da FMEA