CHAPTER 11: COMMUNICATION
Organizational Behavior (Robbins and Judge)

Soal 1 UTS 2007-2008: sebutkan dan jelaskan hambatan-hambatan terhadap efektivitas komunikasi menurut Robbins dan saran-saran Robbins untuk mengatasinya.

Learning Goals:
1. Deskripsikan proses komunikasi
2. Bandingkan kekuatan dan kelemahan komunikasi oral dengan komunikasi tertulis
3. Bandingkan efektivitas jaringan Chain, Wheel, dan All Channel
4. Identifikasi faktor-faktor yang memengaruhi pemakaian rumor
5. Bagaimana Computer-Aided-Communication mengubah komunikasi organisasi
6. Pentingnya saluran yang kaya dalam meningkatkan efektivitas komunikasi
7. Identifikasi berbagai hambatan umum dari komunikasi yang efektif
8. Identifikasi potensi masalah dalam komunikasi lintas kultural

A. DEFINISI DAN FUNGSI Komunikasi ( pemindahan dan pemahaman makna. Fungsi-fungsi komunikasi: - Mengendalikan perilaku anggota organisasi (Control) - Menumbuhkan motivasi untuk apa yang akan dilakukan (Motivasi) - Menyediakan “release”/pelepasan atas ekspresi emosional (Ekspresi Emosional) - Memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan (Informasi) Notes: dari keempat fungsi di atas sama pentingnya sehingga tidak ada cerita bahwa fungsi pertama lebih penting dari fungsi kedua, dst.

B. PROSES KOMUNIKASI Proses komunikasi ( langkah-langkah antara sumber dengan penerima yang menyebabkan pemindahan dan pemahaman makna (meaning). Apa saja langkah-langkah (elemennya)? 1. Pengirim/sender 2. Encoding 3. Pesan/message 4. Saluran/channel 5. Decoding 6. Penerima/receiver 7. Noise (gangguan) 8. Umpan balik/feedback Proses: Pengirim (sender) mengirimkan sebuah pesan dengan menyandikan (encoding) pemikirannya. Saluran (channel) merupakan media yang dipilih oleh pengirim pesan melalui mana pesan disampaikan ke penerima. Pengirim dapat memilih channel dalam bentuk formal atau informal. 1. Formal channel ( channel yang ditetapkan oleh organisasi dan mengirimkan pesan yang berhubungan dengan aktivitas profesional anggota organisasi. Saluran ini mengikuti rantai otoritas dalam organisasi. 2. Informal channel ( channel yang digunakan untuk mengirimkan pesan pribadi atau sosial dalam organisasi. Informal channel sifatnya spontaneous dan muncul sebagai respons atas pilihan individu. Penerima merupakan objek yang menjadi sasaran dari pesan tersebut. Akan tetapi, sebelum pesan itu dapat diterima penerima, simbol-simbol di dalamnya harus dapat diterjemahkan menjadi bentuk yang bisa dipahami penerima (( decoding). Gangguan (noise) meliputi berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan, contohnya meliputi masalah persepsi, informasi yang overload, kesulitan pemaknaan bahasa, dan perbedaan kultural. Umpan balik (feedback) merupakan sarana pengecekan mengenai seberapa berhasil kita telah menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya.
[pic]
Arah-arah komunikasi: - Upward (ke atas) ( komunikasi yang mengalir dari satu tingkatan (dalam kelompok/organisasi) ke tingkatan yang lebih tinggi. Contoh: performance appraisal manajer oleh karyawan. - Downward (ke bawah) ( komunikasi yang mengalir dari satu tingkatan (dalam kelompok/organisasi) ke tingkatan yang lebih rendah. Contoh: manajer ( karyawannya. - Lateral (samping) ( komunikasi yang mengalir dari satu tingkatan ke tingkatan yang sama. Mengapa komunikasi horizontal tetap dibutuhkan meskipun komunikasi vertikal sudah tercipta? Komunikasi horizontal seringkali dibutuhkan untuk menghemat waktu dan membantu koordinasi. Di sisi lain, ini juga dapat menciptakan komunikasi yang memicu aksi melawan manajemen. Karena itu, komunikasi horizontal bisa berarti baik, juga buruk, tergantung manajemen organisasi. Harus diperhatikan agar komunikasi horizontal tidak memotong komunikasi vertikal karena, bisa saja terjadi karyawan sudah memutuskan sesuatu yang tidak sepengetahuan manajemen atau karyawan tidak mau berurusan dengan manajemen saat menghadapi masalah.

C. KOMUNIKASI INTERPERSONAL, metode atau jenis-jenisnya: - Komunikasi Lisan o Keunggulan: kecepatan dan umpan balik. (suatu pesan verbal dapat disampaikan dan diperoleh jawabannya dalam waktu singkat) o Kekurangan: distorsi pesan. (ketika pesan tersebut harus disampaikan melalui banyak orang. Semakin banyak orang, semakin mungkin terjadi penyimpangan isi pesannya. Pesan yang ingin disampaikan pada awalnya bisa jadi sangat berbeda dengan pesan yang ditangkap orang terakhir.) - Komunikasi Tertulis o Keunggulan: berwujud (tangible) dan dapat diverifikasi (verifiable). (penerima dan pengirim memiliki dokumentasi dari komunikasi yang dilakukan. Penting bagi komunikasi yang kompleks dan panjang.) Komunikasi tertulis juga lebih matang, logis, dan jelas karena dipikirkan terlebih dahulu, berbeda dengan lisan. o Kekurangan: menghabiskan waktu dan kurangnya feedback. (kita dapat menyampaikan pesan yang lebih banyak dengan lisan dalam waktu yang sama dengan tertulis) - Nonverbal communication ( gerakan tubuh, ekspresi wajah, intonasi, jarak fisik. o Keunggulan: mendukung komunikasi lain dan memberikan ekspresi emosi dan perasaan yang dapat diamati. o Kekurangan: mispersepsi dari gerakan atau body language yang dapat mempengaruhi interpretasi si penerima pesan. Intonasi = cara kita mengatakan sesuatu. Mengganti nada bicara akan mempengaruhi penggantian makna juga bagi penerima pesan. D. KOMUNIKASI ORGANISASI 3 Jaringan Kelompok Kecil Formal (( penyederhanaan dari jaringan organisasi yang kompleks) [pic] 1. Chain ( rantai komando formal yang kaku 2. Wheel ( bergantung pada satu figur sentral yang bertindak selaku perantara komunikasi antara semua kelompok. Biasanya tim dengan figur leadership yang kuat. 3. All Channel ( memungkinkan seluruh anggota tim dapat berkomunikasi secara aktif, kelompok yang otonom dimana semua orang bebas berkontribusi dan tidak ada yang jadi pemimpin Jaringan Kelompok Kecil dan Kriteria Keefektifan
|Kriteria |Jenis Jaringan |
| |Rantai (Chain) |Roda (Wheel) |Seluruh Saluran (All Channel) |
|Kecepatan |Moderate |Fast |Fast |
|Akurasi |High |High |Moderate |
|Kemunculan pemimpin |Moderate |High |None |
|Kepuasan anggota |Moderate |Low |High |

Jaringan Komunikasi Formal ← Disebut juga “grapevine”. Karakteristik utamanya: - Informal, tidak dikendalikan oleh manajemen. - Dirasakan oleh sebagian besar karyawan sebagai lebih bisa dipercaya dan diandalkan dibandingkan komunikasi formal. - Sebagian besar digunakan untuk melayani kepentingan pribadi dari orang-orang yang menggunakannya. - Muncul sebagai hasil dari: o Kebutuhan akan Informasi tentang situasi penting o Ambiguous Conditions o Kondisi yang menyebabkan anxiety (kecemasan) Saran untuk Pengurangan Konsekuensi Negatif dari Rumor 1. Umumkan jadwal untuk membuat keputusan penting 2. Jelaskan keputusan dan perilaku yang mungkin muncul tidak konsisten atau rahasia 3. Tekankan sisi negatif dan positifnya dari keputusan saat ini dan rencana masa depan 4. Diskusikan worst-case possibilities (kemungkinan terburuknya) secara terbuka

Computer Aided-Communication / Komunikasi Berbantuan Kontemporer - E-mail o Keunggulan: cepat ditulis,dikirim, dan disimpan; biaya rendah untuk distribusi o Kekurangan: informasi yang berlebihan, kurangnya konten emosional, dan kurang personal. - Instant messaging o Keunggulan: email yang “real time” yang dikirimkan langsung ke desktop penerima. o Kekurangan: bisa mengganggu penerima. - Intranet ( sebuah jaringan internal organisasi - Extranet ( jaringan informasi yang menghubungkan karyawan dengan suppliers, konsumen, dan partner strategis. - Videoconferencing ( ekstensi dari intranet atau ekstranet yang memungkinkan pertemuan virtual face-to-face melalui link video.

Knowledge Management (KM) / Manajemen Pengetahuan Merupakan proses pengorganisasian dan pendistribusian pengetahuan kolektif organisasi agar informasi yang tepat sampai ke orang yang tepat dan pada waktu yang tepat. Mengapa KM penting? - Aset-aset intelektual sama pentingnya dengan aset fisis atau finansial - Ketika seseorang pergi, pengetahuan dan pengalaman mereka juga akan ikut bersamanya - Sistem KM mengurangi ketidakefektifan dan membuat organisasi menjadi lebih efisien Bagaimana caranya? - Identifikasi pengetahuan mana yang penting bagi organisasi - Kembangkan jaringan komputer dan basis data yang bisa membuat informasi tersebut dapat diakses setiap saat oleh orang yang paling membutuhkannya - Terapkan kultur yang baik untuk mendukung hal tersebut

E. PILIHAN SALURAN KOMUNIKASI Kekayaan Saluran (channel richness) ( jumlah informasi yang dapat ditransmisikan selama periode komunikasi. Karakteristik: 1. Menangani isyarat secara bersamaan 2. Memfasilitasi umpan balik yang cepat 3. Bersifat sangat personal [pic] Manajer dituntut untuk lebih peka pada media komunikasi agar mereka dapat memilih media yang sesuai dengan tingkat ambiguitas yang ada dalam komunikasi.

F. HAMBATAN BAGI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF 1. Penyaringan (filtering) ( upaya pengirim yang dengan sengaja memanipulasi informasi sehingga akan menjadi lebih nyaman bagi penerima. Ex: manajer menyampaikan informasi yang hanya ingin didengar atasannya. Faktor penentu: jumlah tingkatan dalam struktur suatu organisasi. Semakin banyak tingkatan vertikal, semakin mungkin terjadi filtering. 2. Persepsi selektif (selective perception) ( orang secara selektif menafsirkan apa yang mereka lihat atas dasar kepentingan mereka, latar belakang, pengalaman, dan sikap. Ex: pewawancara kerja yang beranggapan pelamar kerja wanita akan menomorsatukan keluarga dibanding pekerjaannya. 3. Kelebihan informasi (information overload) ( kondisi dimana aliran informasi yang masuk melebihi kapasitas pemrosesan seorang individu. 4. Emosi ( apa yang tengah dirasakan oleh penerima ketika menerima suatu komunikasi akan mempengaruhi cara ia menerjemahkannya. 5. Bahasa ( Kata-kata bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Yang mempengaruhi bahasa seseorang: usia, pendidikan, dan latar belakang kultural. Jika kita memahami bagaimana masing-masing dari kita memodifikasi bahasa, berbagai kesulitan komunikasi akan dapat diminimalkan. 6. Kesulitan komunikasi (communication apprehension) ( ketegangan dan kegelisahan yang tidak semestinya terkait komunikasi lisan, tertulis, atau keduanya.

G. ISU-ISU TERKINI DALAM KOMUNIKASI 1. Hambatan-hambatan komunikasi antara pria dan wanita • Pria berbicara untuk: ▪ Tekankan status, kekuasaan, dan kemerdekaan. ▪ Mengeluh bahwa wanita bicara terus menerus. ▪ Menawarkan solusi. ▪ Untuk membual tentang prestasi mereka. • Wanita berbicara untuk: ▪ Melakukan koneksi dan keintiman. ▪ Mengkritik pria karena tidak mendengarkan. ▪ Berbicara tentang permasalahan untuk mempromosikan kedekatan. ▪ Ekspresi menyesal dan mengembalikan keseimbangan percakapan. 2. Sikap diam sebagai Komunikasi • Bentuk komunikasi yang kuat • Dapat mengindikasikan: berpikir, marah, atau ketakutan • Perhatikan kesenjangan, jeda, dan keragu-raguan dalam percakapan Sikap diam umumnya diabaikan sebagai bentuk komunikasi karena hal itu mewakili ketiadaan tindakan. Tetapi, sikap tidak senantiasa berarti tiadanya tindakan, juga bukan suatu kegagalan untuk berkomunikasi. Bahkan, hal tersebut dapat menjadi suatu bentuk komunikasi yang sangat kuat. 3. Komunikasi yang Benar secara Politis • Beberapa kata stereotip, mengintimidasi, dan penghinaan individu. • Dalam tenaga kerja yang semakin beragam, kita harus peka terhadap bagaimana kata-kata bisa menyinggung perasaan orang lain. • Penggunaan kata-kata: cacat, buta, orang tua dapat diganti: penyandang disabilitas, tunanetra, dan senior. • Tetapi, menghapus kata-kata tertentu dari kosakata membuat lebih sulit untuk berkomunikasi secara akurat. Ex: sampah menjadi bahan limbah yang telah dikonsumsi. 4. Komunikasi Lintas Kultural a. Hambatan yang disebabkan semantik b. Hambatan yang disebabkan konotasi kata c. Hambatan yang disebabkan perbedaan nada bicara d. Hambatan yang disebabkan perbedaan persepsi