‫المملكة العربية السعودية‬ ‫وزارة التربية والتعليم‬ ‫إدارة التربية والتعليم بالمنطقة الشرقية ( بنين )‬ ‫إدارة التدريب التربوي واالبتعاث‬

‫برنامج‬

‫إدارة الــوقــت‬
‫1430هـ‬
‫إعداد وتنفيذ المدرب‬ ‫فوزي بن عبدالعزيز الصيخان‬
‫الفهرس‬
‫رقم الصفحة‬ ‫0‬ ‫2‬ ‫4‬ ‫الموضوع‬ ‫الفهرس‬ ‫دليل البرنامج‬ ‫األساليب والوسائل التدريبية‬ ‫م‬ ‫0‬ ‫2‬ ‫4‬

‫إدارة الوقت‬

‫3‬ ‫5‬ ‫6- 60‬ ‫70- 22‬ ‫22- 74‬ ‫24 - 73‬

‫المنهاج التدريبي‬ ‫إرشادات للمتدرب‬ ‫برنامج اليوم األول‬ ‫برنامج اليوم الثاني‬ ‫برنامج اليوم الثالث‬ ‫برنامج اليوم الرابع‬

‫3‬ ‫5‬ ‫6‬ ‫7‬ ‫2‬ ‫2‬

‫دليل البرنامج‬ ‫اسم البرنامج : إدارة الـوقـت‬
‫الهد ف العام : تنمية قدرات المتدربين على إدارة الوقت بكفاءة وفعالية 1‬

‫األهداف التفصيلية :‬
‫في نهاية البرنامج نتوقع بمشيئة هللا إن يكون المتدرب قادراً على‬ ‫0 ـ تحديد مفهوم إدارة الوقت 1‬ ‫2 ـ معرفة أهمية تنظيم الوقت 1‬ ‫4 ـ معرفة قواعد إدارة الوقت 1‬ ‫4 ـ استنتاج خطوات ومبادئ اإلدارة الناجحة للوقت 1‬
‫1‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫5 ـ معرفة مضيعات الوقت 1‬ ‫ساعة‬ ‫مدة 20‬ ‫المستهدفون‬
‫0- التعليم‬ ‫2- جميع‬

‫الوسائل التدريبية‬
‫جهاز العرض ( داتاشو )‬ ‫جهاز الحاسب المحمول‬ ‫السبورة الو رقية‬ ‫شاشة العرض‬

‫األساليب التدريبية‬
‫ورش العمل‬ ‫حلقات النقاش‬ ‫العصف الذهني‬ ‫لعب أدوار‬

‫تدريبية‬ ‫البرنامج/‬ ‫:‬
‫العام‬ ‫فئات المجتمع‬

‫1‬

‫2‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫السبورة التفاعلية‬
‫األقالم الملونة‬

‫دراسة الحالة‬
‫تمارين فردية والجماعية‬

‫المنهاج التدريبي‬
‫الدورة المسائية : أربع أيام‬

‫الموضوع‬
‫تعريفات إدارة الوقت‬ ‫أهمية تنظيم الوقت‬ ‫قواعد إدارة الوقت‬ ‫مفاتيح إدارة الوقت‬ ‫التخطيط لتنظيم الوقت‬ ‫أدوات استثمار الوقت‬ ‫مضيعات الوقت وأساليب الحد‬
‫3‬

‫الجلسة التدريبية‬ ‫األولى‬ ‫الثانية‬ ‫األولى‬ ‫الثانية‬ ‫األولى‬

‫اليوم التدريبي‬ ‫األول‬ ‫الثاني‬ ‫الثالث‬
‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫منها 1‬ ‫كيف تكون مع الوقت‬ ‫خطوات ومبادئ اإلدارة‬ ‫الناجحة للوقت 1‬ ‫النمر الورقي‬

‫الثانية‬ ‫األولى‬ ‫الثانية‬ ‫الرابع‬

‫إرشـــادات للمتدرب‬
‫أخي المتدرب‬ ‫وبعد‬ ‫السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته‬

‫إن هذا البرنامج التدريبي يهدف إلى مساعدتك على تنمية إدارة وقتك بفعالية من خالل‬ ‫تزويدك بمفهوم إدارة الوقت ومشكلة الوقت وأهمية تنظيمه والتخطيط لتنظيم الوقت و‬ ‫مضيعات الوقت وخطوات ومبادئ اإلدارة الناجحة للوقت 1‬ ‫وقد صمم هذا البرنامج مشتمالً على مجموعة من النشاطات العملية التي تتطلب منك‬ ‫المشاركة الفاعلة مع زمالئك حيث تحترم خبراتك وهي المنطلق مع إفساح المجال للحوار‬ ‫والمناقشة وإبداء الرأي وصوالً إلى تكامل الخبرات عند المشاركين 1‬ ‫عزيزي المتدرب الفاضل نأمل منك مراعاة اإلرشادات التالية :-‬ ‫0- االستعداد للمشاركة في البرنامج والحضور في الوقت والمكان المحددين 1‬ ‫2- ننصح بقراء ة الحقيبة التدريبية واإلطالع على المادة العلمية بتمعن1‬ ‫4- إثراء النقاش بكل ما لديك فيما يتعلق بالبرنامج .‬ ‫3-االلتزام بتواصل العمل وعدم االنشغال عن المجموعة .‬
‫4‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫اليوم التدريبي األول‬

‫5‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫برنامج اليوم األول‬
‫الموضوع‬ ‫االفتتاح والتعارف‬ ‫الجلسة األولى‬ ‫)تعريفات ومفهوم إدارة الوقت (‬ ‫استراحة‬ ‫الجلسة الثانية‬ ‫)مفاتيح إدارة الوقت – قواعد إدارة الوقت (‬ ‫م‬ ‫1‬ ‫2‬ ‫*‬ ‫4‬

‫اختبار أليكساندر في تشخيص الوقت لديك‬

‫ضع عالمة ( ‪ ) ‬في الخانة المناسبة إلجابتك في الجدول التالي :‬
‫أحيانا نادراً‬ ‫غالبا‬
‫6‬

‫النشاط‬
‫هل تتعامل مع كل ورقة عمل مرة واحدة فقط ؟‬

‫م‬ ‫0‬
‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫هل تبدأ مشاريعك وتنهيها في الوقت المحدد لذلك ؟‬ ‫هل يعلم الناس أفضل وقت للعثور عليك ؟‬ ‫هل تقوم كل يوم بعمل شييء يقربيك مين أهيدافك بعييدة‬ ‫المدى؟‬ ‫هل تستطيع العيودة إليى العميل – بعيد مقاطعتيك فييه –‬ ‫دون أن تتفقد القوة النافعة ؟‬ ‫هل تتعامل بفعالية مع الزوار الذين يهدرون وقتك ؟‬ ‫هل تركز على منع وقوع المشكالت أكثر مين محاولية‬ ‫حلها عندما تقع ؟‬ ‫هل يكون لديك وقيت متبيق قبيل الوصيول إليى الموعيد‬ ‫النهائي ؟‬ ‫هل تصل إلى العمل وإلى االجتماعيات وإليى األحيداث‬ ‫في الوقت المناسب ؟‬

‫2‬ ‫4‬ ‫3‬ ‫5‬ ‫6‬ ‫7‬ ‫2‬ ‫2‬

‫10 هل تقوم بعملية التفويض بطريقة جيدة ؟‬ ‫00 هل تعد قوائم بالمهام اليومية ؟‬ ‫20 هل تنتهي من جميع عناصر تلك القوائم .؟‬ ‫40 هل تجدد أهدافك المهنية والشخصية وتطورها ؟‬ ‫30 هل مكتبك نظيف ومنظم ؟‬ ‫50 هل تعثر على العناصر بسهولة في ملفاتك ؟‬ ‫المعادلة‬
‫3‬

‫× 3× 1‬ ‫2‬

‫×‬

‫المجموع الكلي‬

‫إدارة الوقت‬
‫" ‪"Time Management‬‬
‫7‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫تعريف اإلدارة :‬ ‫يعرفها فردريك تايلور أبو اإلدارة العلمية ومؤسس المدرسة الكالسيكية بأنها هي:‬ ‫( المعرفة الدقيقة لما تريد من الرجال أن يعملوه ثم التأكد من أنهم يقومون بعمله بأحسن‬ ‫طريقة وأرخصها ) 1‬ ‫أما هنري فايول الذي يعتبر بحق األب الحقيقي لإلدارة الحديثة فيعرفها قائالً‬ ‫أن تقوم اإلدارة معناه ( أن تتنبأ وأن تخطط وأن تنظم وأن تصدر األوامر وأن تنسق وأن‬ ‫تراقب )1‬ ‫أما كونتز واودونيل فقد عرفا اإلدارة بأنها (وظيفة تنفيذ المهمات عن طريق اآلخرين‬ ‫ومعهم)0‬ ‫مفهوم اإلدارة :‬ ‫هي أنجاز أهداف تنظيمية من خالل األفراد وموارد أخرى وبتعريف أكثر تفصيالً لإلدارة‬ ‫يتضح إنجاز األهداف من خالل القيام بالوظائف اإلدارية الخمس‬ ‫األساسية : ( الرقابة – التوجيه – التوظيف – التنظيم – التخطيط ) 1‬ ‫ماذا نعني بإدارة الوقت ؟‬ ‫هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على االستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه‬ ‫وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات واألهداف 1‬ ‫تعريف هلمر إلدارة الوقت‬ ‫تحديد ووضع أولويات ألهدافنا بحيث يمكننا تخصيص وقت أكبر للمهام المهمة ووقت‬ ‫أقل للمهام الغير مهمة 1‬ ‫تعريف داركر إلدارة الوقت :‬ ‫إدارة الوقت تعني إدارة الذات ألن من ال يستطيع إدارة ذاته ال يستطيع إدارة وقت‬ ‫اآلخرين 1‬ ‫تعريف القعيد:‬

‫8‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫وهو عملية االستفادة من الوقت المتاح والمواهب الشخصية المتوفرة لدينا , لتحقيق‬ ‫األهداف المهمة التي نسعى إلها في حياتنا , مع المحافظة على تحقيق التوازن بين‬ ‫متطلبات العمل والحياة الخاصة , وبين حاجات الجسد والروح والعقل 1‬ ‫ المقصود بإدارة الذات‬‫وضع خطة وجدول لشخص ما إلنجاز أعمال وتنظيم أموره من المهم إلى األهم وفق‬ ‫إمكاناته وقدراته في زمن يحدده 1‬ ‫س : ما الذي يتحكم في وقتك ؟‬ ‫فإن لكي تستغل وقتك بطريقة جيدة أن تحدد مدى سيطرتك على الوقت المتوفر لديك‬ ‫أفضل بداية فال أحد يسيطر على وقته سيطرة كاملة فدائما ً ما يكون هناك شخص ما أو أمر ما‬ ‫يتدخل مقدما ً مطالبته ولكن رغم ذلك فإن كل إنسان لديه درجة من السيطرة على وقته وقد‬ ‫تكون أحيانا ً أكبر مما يظن 0‬

‫وألهمية الوقت في القران الكريم ورد ذكره عدة مرات فقد أقسم هللا بالوقت قال تعالى﴿والَّليْل‬ ‫َ ِ‬ ‫َ ْ َ َ َّ َ ِ َ َّ‬ ‫إِذا َيغشى و النهار إِذا تجْ لَّى﴾ و قال أيضا ً ﴿واَلعصْ ر إِنَّ اإل ْنسان لَفِي خسْ ر﴾‬ ‫ِ َ َ‬ ‫ُ ٍ‬ ‫َ َ ِ‬ ‫يقول المصطفى عليه الصالة والسالم ( نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة والفراغ‬ ‫) يقول الجريسي :‬ ‫( فمن صح بدنه و تفرّ غ من األشغال الشاقة و لم يسعى الستثمار هذه الصحة و الفراغ‬ ‫لتحقيق أهدافه التي تعينه على الدنيا و اآلخرة و تـرقى به إلى مدارج الفائزين فهو كالمغبون‬ ‫تماما ً ) 1‬
‫9‬

‫إدارة الوقت من منظور إسالمي :‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫في حديث ابن : أنه في حثه عليه الصالة و السالم على تنظيم الوقت و عدم إضاعته يقول‬ ‫عباس‬ ‫قال رسول هللا لرجل وهو يعظه ( اغتنم خمسا قبل خمس شبابك قبل هرمك , وصحتك قبل‬ ‫سقمك, وغناءك قبل فقرك ,وفراغك قبل شغلك , وحياتك قبل موتك )1‬ ‫أهمية الوقت‬ ‫إن الوقت هو عمر اإلنسان وحياته كلها 0‬‫"مورد شديد الندرة"العمر محدد وال يمكن زيادته بحال من األحوال 0‬‫"اللحظة التي ال استغلها تفني "مورد غير قابل للتخزين 0‬‫ مورد غير قابل للبدل أو التعويض 0‬‫-"عمره ثم شبابه "يحاسب عليه المرء مرتان 0‬

‫حقائق عن الوقت :‬
‫نتائج بحث موسع تم في الواليات المتحدة األمريكية‬ ‫12% فقط من الوقت أي موظف تستغل في أعمال مهمة مرتبطة مباشرة بمهام الوظيفة‬ ‫وأهداف المؤسسة1‬ ‫ يقضي الموظف في المتوسط ساعتان في القراءة 1‬‫ يقضي الموظف في المتوسط 13 دقيقة للوصول من وإلى مكان العمل 1‬‫ يقضي الموظف 53دقيقة في البحث عن أوراق أو متعلقات خاصة بالعمل 1‬‫ يقضي الموظف الذي يعمل في مكتب يتسم بالفوضى 12دقيقة في البحث عن أغراض‬‫مفقودة1‬ ‫ يتعرض الموظف العادي كل 10دقائق لمقاطعة ( هاتفية – محادثة عادية ) 1‬‫ يقضي الموظف العادي 13 دقيقة في تحديد بأي المهام يبدأ 1‬‫ يقضي الشخص العادي في المتوسط 22 ساعة أمام التلفاز 1‬‫11‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫ويمكن إضافة هذه المعلومات لتساعدنا في فهم عملية إدارة الوقت :‬ ‫ ساعة واحدة من التخطيط توفر 10 ساعات من التنفيذ 1‬‫ الشخص المتوتر يحتاج ضعف الوقت إلنجاز نفس المهمة التي يقوم بها الشخص‬‫العادي 1‬ ‫ اكتساب عادة جديدة يستغرق في المتوسط يوما من المواظبة 1‬‫ إدارة الوقت ال تعني أداء األعمال بشكل أكثر سرعة, بقدر ما تعني أداء األعمال‬‫الصحيحة التي تخدم أهدافنا وبشكل فعال 1‬

‫مشكلة الوقت‬
‫يشتكي كثير من الناس في العصر الحاضر من مشكلة عدم توفر الوقت , يقول‬ ‫مكانزي , وريتشارد :‬ ‫" ال يوجد شخص لديه الوقت الكافي مؤكدين ذلك ثم يتبعان ذلك بقولهما :‬ ‫( هل الوقت هو المشكلة أم أنك أنت المشكلة ) 1‬ ‫"لكن مع ذلك كل شخص لديه كل ما هو متوافر من هذا الوقت "‬ ‫إذن , هل الوقت هو المشكلة أم أنك أنت المشكلة ؟‬ ‫ولمساعدتك في اإلجابة على السؤال السابق , نطلب منك اإلجابة على السؤال التالي:‬ ‫س : هل يمكن زيادة وقت اليوم والليلة عن أربع وعشرون ساعة ؟‬ ‫وإجابتك عليه بالطبع سوف تكون : ال‬ ‫وبذلك تكون وصلت إلى أن المشكلة هي أنت , أو بمعنى آخر أن المشكلة هي ضعف‬ ‫استشعارك أحيانا ألهمية الوقت , وعدم قدرتك أحيانا ً أخرى على إدارته بشكل جيد1‬

‫11‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫أهمية تنظيم الوقت :‬
‫إن فوائد التنظيم السليم للوقت كثيرة منها :‬ ‫0- تحقيق نتائج أفضل في العمل1‬ ‫2- تحسين نوعية العمل1‬ ‫4- زيادة سرعة إنجاز العمل0‬ ‫3- التخفيف من ضغط العمل1‬ ‫5- تقليل عدد األخطاء الممكن ارتكابها 1‬ ‫6- تعزيز الراحة في العمل1‬ ‫7- تحسين نوعية الحياة غير العملية 1‬

‫خطوات تنظيم الوقت :‬
‫0- فكر في أهدافك, وانظر في رسالتك في هذه الحياة 1‬ ‫2- انظر إلى أدوارك في الحياة فكل دور بحاجة إلى مجموعة من األعمال 1‬ ‫4- حدد أهدافا لكل دور 1‬ ‫3- نظم وهذا التنظيم هو أن تضع جدوالً أسبوعيا ً وتضع األهداف الضرورية أوالً فيه‬ ‫1‬ ‫5- نفذ, وهنا حاول أن تلتزم بما وضعت من أهداف في أسبوعك‬ ‫في نهاية األسبوع قيم نفسك, وانظر إلى جوانب التقصير فتداركها1‬

‫قواعد إدارة وقتك بفعالية‬
‫توجد أربع قواعد إلدارة الوقت‬ ‫0- حدد أهدافك وأولويات0‬ ‫2- كن قادرا ٌ على قول ( ال )1‬ ‫4- أتقن فن االتصال الهاتفي1‬ ‫3- التزم االستراتيجيات الذكية 1‬
‫21‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫0 - حدد أهدافك مواصفات األهداف الذكية :‬
‫0- محددة‬ ‫2- متفق عليها 1‬ ‫4- واقعية ممكنة التحقيق 1‬ ‫3- مرتبط إنجازها بزمن 1‬ ‫2- كن قادراً على قول ( ال ) 1‬ ‫الوسائل التي تمكنك من قول ( ال )‬ ‫ دون خسارة اآلخرين0‬‫ بتأدب وبصوت غير مرتفع وال منفر 0‬‫ مع ذكر البدائل 0‬‫- بعد ذكر المبررات وأسباب الرفض 0‬

‫4- أتقن فن االتصال الهاتفي :‬ ‫توصيات لتحسين فعالية إدارة الهاتف‬
‫0- قم بإعداد دليل خاص بأرقام الهواتف التي تتعامل معها باستمرار1‬ ‫2- حدد الهدف من المكالمات الهاتفية, وقدم أجوبة مختصرة لألسئلة1‬ ‫4- حدد زمن المكالمة قبل أن تبدأ بها1‬ ‫3- كلف أحد أفراد أسرتك بالرد على المكالمات خالل انشغالك1‬ ‫5- اجمع كل األوراق والملفات التي تحتاجها عند المكالمة 1‬

‫3- التزم اإلستراتيجيات الذكية :‬
‫ كن حازما 1‬‫ ال تبدأ دائما ً من الصفر1‬‫ درب نفسك على إنجاز العمل1‬‫ كون عالقات إيجابية مع زمالئك1‬‫ تعرف على مضيعات وقتك وتجنبها1‬‫ تعلم القراءة السريعة1‬‫31‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫0- كن متفائالً وانظر إلى األخطاء كفرص للتعلم .‬
‫.‬ ‫2- ارفض أن تسمح لآلخرين بتوتيرك .‬ ‫4- قل أشياء إيجابية تعزز الثقة واالفتخار بنفسك‬ ‫3- أثن على نفسك عندما تقوم بعمل جيد .‬

‫ضع التوتر تحت سيطرتك :‬

‫41‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫اليوم التدريبي الثاني‬

‫برنامج اليوم الثاني‬ ‫الموضوع‬ ‫الجلسة األولى‬ ‫)التخطيط لتنظيم الوقت (‬ ‫استراحة‬ ‫الجلسة الثانية‬ ‫)أدوات استثمار الوقت (‬ ‫م‬ ‫1‬ ‫*‬ ‫3‬

‫51‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫التخطيط‬ ‫الشعوب التي تعرف كيف تخطط , وكيف تبرمج, وكيف تنفذ , هي صانعة‬ ‫األمجاد1‬ ‫ التخطيط هو الحل األمثل لمشكلة قلة الوقت, وهو الطريق إلى المستقبل‬‫التخطيط له خاصيتان :‬ ‫0- يقودك من حيث أنت اآلن إلى حيث تريد‬ ‫2- يحدد الموارد المطلوبة لذلك 1‬ ‫بالتخطيط تستطيع إنجاز المشروع في الوقت المحدد وبالتكلفة المحددة 1‬ ‫تعريف التخطيط :‬ ‫هو التفكير المنظم الالزم لتنفيذ أي عمل , والذي ينتهي باتخاذ القرارات‬ ‫المتعلقة بما يجب عمله , ومتى يعمل وكيف , وما هي اإلمكانات البشرية‬ ‫والمادية الالزمة لتنفيذه 1‬ ‫تعريف أخر :‬ ‫هو عملية وضع األهداف وتوضيحها وتحويلها إلى أهداف مرحلية‬ ‫وكتابة برنامج زمني لتنفيذها 1‬ ‫وإجرائية‬

‫61‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫أهمية التخطيط :‬
‫0- التخطيط هو الجسر الذي نعبر من خالله للوصول إلى أهدافنا1‬ ‫2- يساعد التخطيط على سرعة إنجاز العمل بالشكل المطلوب 1‬ ‫4- يؤدي التخطيط إلى المعرفة والمتابعة الصادقة لما سيتم تنفيذه1‬ ‫3- يحافظ على الوقت والجهد والمال من الضياع1‬ ‫5- يقضي على الفوضى 1‬ ‫6- يساعد على اختيار طرق التدريس والطرق والمالئمة لكل مرحلة دراسية1‬ ‫7- يساعد على ترتيب األولويات في حياتنا 1‬ ‫2- يساعد في تحديد مواعيد زمنية بضبط بدء األنشطة وإنهائها1‬ ‫10- يساعد على 2- يساعد في التجديد في األساليب والوسائل التعليمية 1‬ ‫00- يساعد في تحديد مهام العاملين في التعليم وطريقة أدائهم 1‬ ‫20- يزيد من فاعلية وإنتاجية الفرد والجماعة 1‬ ‫40- يساعد على معرفة مواقع الضعف في العناصر البشرية , ومن ثم‬ ‫تحديد البرامج التدريبية الالزمة لالرتقاء بالكفايات التدريبية من كافة‬ ‫الجوانب العلمية واإلدارية والقيادية1‬

‫عناصر التخطيط :‬ ‫أوال: التنبؤ‬
‫71‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫احرص على دقة التنبؤ وأن تكون المعلومات المطروحة من خالله حديثة وذات‬ ‫فائدة مباشرة وممكنة اإلدراك وسهلة الفهم , ألن الخطط تعتمد على درجة كبيرة من‬ ‫المعلومات 1‬

‫ثانيا ً : تحديد األهداف‬
‫بعد أن قمت بتحديد الفكرة العامة للنشاط أو البرنامج جاء دور تحديد األفكار‬ ‫ويشترك في األهداف المراد تحديدها:‬ ‫0- أن تتفق األهداف مع قيم ومبادئ مجتمعنا اإلسالمي ويمكن تحقيقها بواقعية1‬ ‫2- أن تكون األهداف واضحة وغير متعارضة مع أهداف أخرى ومفهومة لمن‬ ‫يتولى التنفيذ 1‬

‫ثالثا ً: قواعد وتعليمات‬ ‫أن تكون القواعد والتعليمات التي تنظم أوجه النشاط :‬ ‫0- مرنه‬ ‫2 - واضحة‬ ‫4 -مستمرة 0‬

‫أنواع التخطيط :‬ ‫0- تخطيط طويل األجل‬
‫الخطط التي توضح ما سوف تنجزه خالل األشهر الثالثة القادمة مدة تزيد على‬ ‫أسبوع 1‬ ‫2- تخطيط قصير األجل 1‬ ‫الخطط المنتظر إنجازها اليوم أو خالل هذا األسبوع 1‬

‫أدوات التخطيط قصيرة األجل :‬
‫81‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫الخطط قصيرة األجل توضع في صورة خطوات عمل يومية وأسبوعية‬ ‫وهي :‬ ‫ الخطط األسبوعية 1‬‫- الخطط اليومية 1‬

‫الخطة األسبوعية :‬
‫توضح الخطط األسبوعية األعمال التي تود أن تنجزها بانتهاء األسبوع.‬ ‫يمكن وضعها في يوم الجمعة.‬ ‫عند اكتمال وضع المخطط ضعه في مكان قريب لكي يمكن الرجوع إليه بسهوله.‬ ‫تحول األعمال اليومية إلى الجدول اليومي وتنفذها حسب األولوية الموضوعة.‬

‫مخطط العمل األسبوعي‬
‫لألسبوع المبتدأ في .................................‬ ‫األهداف :‬

‫4-‬ ‫تاريخ االنجاز‬

‫...........................................................‬

‫2-‬

‫...........................................................‬ ‫...........................................................‬

‫0-‬

‫الوقت‬

‫األولوية‬

‫المهمة‬

‫91‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫الخطط اليومية :‬
‫عملية التخطيط اليومي هي ذروة االستفادة من الوقت 1‬ ‫ إذا اكتسبت عادة عمل أجندة يومية فإنك ستسجل كثيرا من األنشطة التي تقوم بها1‬‫ راجع القائمة في نهاية اليوم, وإذا بقي منها شيء فيحوله لليوم التالي‬‫ تحول األعمال اليومية إلى الجدول اليومي وتنفذها حسب األولوية‬‫الموضوعة 1‬

‫12‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫مخطط العمل اليومي‬ ‫مخطط العمل اليومي‬
‫/ 30هـ‬ ‫/‬ ‫التاريخ :‬

‫المواعيد‬

‫األعمال المنجزة‬ ‫( نفذ – لم ينفذ )‬

‫المهام التي يجب انجازها‬

‫11: 7‬ ‫11: 2‬ ‫11: 2‬ ‫11: 10‬ ‫11: 00‬ ‫11: 20‬ ‫11: 40‬ ‫11: 30‬ ‫11: 50‬ ‫11: 60‬ ‫11: 70‬ ‫11: 20‬ ‫11: 20‬ ‫11: 12‬ ‫11: 02‬ ‫11: 22‬ ‫11: 42‬ ‫11: 11‬
‫12‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫مهارات االستفادة من الوقت‬

‫التخطيط‬

‫تنظيم العمل المكتبي‬ ‫مهارات‬ ‫لالستفادة من الوقت‬

‫النمر الورقي‬

‫مهارة وضع األولويات‬

‫إدارة وقت األصحاب‬

‫الزوجة ( واألبناء )‬ ‫كمساعد لتنظيم الوقت‬

‫مهارات لالستفادة من الوقت‬ ‫تنظيم العمل المكتبي :‬
‫22‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫0- ال تضع على المكتب إال األشياء المتعلقة بالنشاط الذي أنت بصدده وفي‬ ‫داخل ملف خاص به 1‬ ‫2- جهز سلتين أحدهما للوارد ويلزم الرد عليها عاجال واألخرى للصادر, وهي‬ ‫لألوراق التي تم إنهاؤها من السلة األولى 1‬ ‫4- ال تضع األوراق الخاصة بالسلتين على مكتبك أبدا 1‬ ‫3 - االستغناء عن الكراسي الزائدة في غرفة المكتب, وهذا يجعل الزائرين أقل‬ ‫رغبة في البقاء فيه 1‬ ‫5- اجعل سلة المهمالت قريبة منك وال تجعل المهمالت في جيبك أو على سطح‬ ‫مكتبك 1‬ ‫6- المذكرات القابلة للصق أو العادية ال ينصح باستخدامها بكثرة, وسجل في‬ ‫يوميتك بدال من تعليق الملصقات أمامك 1‬ ‫7- إذا كان لديك مذكرات وقصاصات على مكتبك فاجردها وفرغها إمافي يوميتك‬ ‫أو في المهمالت 1‬ ‫2 - أرقام الهواتف وبطاقات العمل يجب أن توضع في محافظ خاصة بها,‬ ‫واحتفظ بنسخة منها‬ ‫2- علق ساعة في مكان بارز في غرفة المكتب, بما يتيح لك وللزائرين‬ ‫رؤيتها؛ ألن في ذلك تذكيرا بأن الوقت يمضي بسرعة, وأن النظرة السريعة تقدم‬ ‫إيحاء لآلخرين بانقضاء الوقت1‬ ‫10-االستغناء عن أي زخارف أو تحف أو مناظر موجودة في غرف المكتب, ألنها‬ ‫ربما تكون مبعثا للتعليقات ومن ثم ضياع الوقت 1‬

‫00- مقابلة من يرغبون في المقابلة خارج المكتب, وال سيما إذا لم يعلنوا عن‬ ‫أهداف المقابلة, وليكن ذلك في أحد الممرات أو القاعات أو غرفة‬ ‫االجتماعات؛ ألن احتمال إطالة الحديث في تلك األماكن ضعيف 1‬

‫قسِّم منطقة العمل في مكتبك ثالثة أقسام :‬
‫0- قسم األشياء ذات القيمة العالية مثل مفكرتك اليومية وسلة المهمالت :‬
‫32‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫2- قسم األشياء األقل حاجة وتحتاج إليها من وقت آلخر مثل الهاتف‬ ‫واألشياء التي ال بد أن تقف أو تمد جسمك لتناولها‬ ‫4- قسم األشياء التي ال تستخدمها بكثرة, ويلزم أن تمشي إليها حتى تتناولها مثل‬ ‫الكتب وخالفه 1‬

‫قاعدة باريتو:‬
‫وينص القانون على : ( 12% من عملنا هو السبب في 12% من إنتاجنا)‬ ‫أي أن 12% من وقتنا المشغول يؤدي إلى 12% من النتائج...!!!‬ ‫يعني لو عرفت الـ 12% من األعمال التي أتقنها و أحبها و كرست وقتي لها‬ ‫سأنتج 12% 1‬ ‫ليس بالضروري أن أتقن 110% من األعمال!!! ال فهذا ضياع للوقت فقط‬ ‫ابحث عن 12% من األعمال التي تتقنها و كرس جهودك وستتغير عليك 12%‬ ‫من‬ ‫حياتك 1‬

‫42‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫اليوم التدريبي الثالث‬

‫برنامج اليوم الثالث‬ ‫الموضوع‬ ‫الجلسة األولى‬ ‫)مضيعات الوقت وأساليب الحد منه (‬ ‫استراحة‬ ‫الجلسة الثانية‬ ‫)كيف تكون مع الوقت (‬ ‫م‬ ‫1‬ ‫1‬ ‫3‬

‫52‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫مضيعات الوقت :‬ ‫0- المقاطعات والزيارات المفاجئة 0‬
‫2- االتصاالت الهاتفية غير المنتجة 1‬ ‫4- االجتماعات غير الفعالة1‬ ‫3- التسويف أو التأجيل بأعذار واهية1‬ ‫5- األهداف غير الواضحة1‬ ‫6-)النقص في المعلومات أو المعلومات الضعيفة ( 1‬

‫لندرك مضيعات الوقت ونتعلم كيف نتعامل معها‬ ‫يعـــرف كل مكانزي , وريتشارد :‬ ‫( مضيعات الوقت كل ما يمنعك من تحقيق أهدافك بشكل فعال ) 1‬

‫0- في التخطيط‬
‫ عدم وجود أهداف/ تخطيط /أولويات 1‬‫ محاولة القيام بأمور كثيرة في وقت واحد‬‫- تقديرات غير واقعية للوقت 1‬

‫2- في التنظيم‬
‫عدم التنظيم الشخصي 1‬‫ ازدواجية الجهد 1‬‫ )األعمال الورقية (الروتين –القراءة 1‬‫ معدات غير مالئمة - –التسهيالت المادية غير مالئمة 1‬‫خلط المسؤولية والسلطة 1‬‫ تعدد الرؤساء 1‬‫ نظام سيء للملفات 1‬‫62‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫3- في التوظيف‬
‫ الزيادة أو النقص في عدد الموظفين 1‬‫ الموظفون االتكاليون 1‬‫ )موظفون غير مدربين (غير أكفاء 0‬‫-التغيب –التأخر –االستقاالت 0‬

‫3- في التوجيه‬
‫)نقص الدافع (الالمباالة 1‬‫ التفويض غير الفعال 1‬‫- االشتراك في تفاصيل روتينية1‬

‫5- في صنع القرارات‬
‫ طلب الحصول على كل المعلومات 1‬‫- قرارات سريعة –التأجيل –التردد 1‬

‫6- في االتصاالت‬
‫ االجتماعات 1‬‫- )حمى المذكرات الداخلية (االتصاالت 0‬

‫7- في الرقابة‬
‫ المقاطعات الهاتفية‬‫عدم القدرة على قول ( ال ) 1‬‫72‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫ نقص االنضباط الذاتي 1‬‫ ترك المهام دون إنجازها1‬‫ الضجيج )المؤثرات البصرية الملهية (1‬‫ عدم العلم بما يجري حولك 1‬‫ الزائرون المفاجئون 1‬‫ معلومات غير كاملة ( متأخرة ) 1‬‫- الرقابة الزائدة 1‬

‫معوقات أخرى :‬
‫ النسيان, وهذا يحدث ألن الشخص ال يدون ما يريد إنجازه, فيضيع بذلك الكثير من‬‫الواجبات 1‬ ‫ التكاسل والتأجيل 1‬‫ مقاطعات اآلخرين, وأشغالهم, والتي قد ال تكون مهمة أو ملحة‬‫ عدم إكمال األعمال, أو عدم االستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي‬‫تجاه التنظيم 1‬ ‫- سوء الفهم للغير مما قد يؤدي إلى مشاكل تلتهم وقتك1‬

‫أساليب الحد من مضيعات الوقت :‬
‫ وجود خطة لتحقيق أهداف محددة1‬‫ التدوين والتسجيل ألعمالك 1‬‫ عدم التأجيل ألنه أشد معوقات تنظيم الوقت واستغالله 1‬‫ التفويض من أهم األساليب لكسب الوقت 1‬‫ تنظيم مكان العمل وحفظ األوراق في ملفات في مكان واضح ومنظم ,‬‫وال تجعلها تتكدس, وتخلص مما ال تحتاج إليه 1‬

‫دراسة أجراها محمد شاكر عصفور على مستوى األجهزة الحكومية :‬ ‫أسبوعيا ً‬
‫82‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫معدل الوقت الضائع أسبوعيا ً بالدقيقة‬ ‫2106‬ ‫3154‬ ‫3123‬ ‫6163‬ ‫5.57‬ ‫5123‬ ‫51240‬ ‫71433 دقيقة = 7ساعات وأربعين‬ ‫دقيقة‬

‫أهم مضيعات الوقت‬ ‫تأخر في الصباح عن العمل الرسمي‬ ‫مكالمات هاتفية ألغراض خاصة‬ ‫قراءة مجالت المتعلقة بالعمل‬ ‫تناول الشاي والقهوة‬ ‫مراجعة المستشفى‬ ‫مغادرة المكتب قبل نهاية الدوام‬ ‫مضيعات أخرى‬ ‫اإلجمالي‬

‫لكي تكون مع الوقت‬
‫تصرفاتك أنت سيدها فإذا تحولت إلى عادات أصبحت عبداً لها1‬

‫0- غيّر عاداتك السلبية‬

‫مثال ذلك :‬ ‫ عادات النوم 1‬‫ الدوام المتأخر1‬‫ قراءة الصحف اليومية1‬‫- جلسات الدردشة أثناء العمل 1‬

‫2- اعرف ماذا تريد‬
‫ لكل عمل غاية حتى لو كان استراحة وترفيه1‬‫ إذا لم تحدد الهدف قبل أن تبدأ فلن تصل إليه 1‬‫ معظم األوقات تضيع في إعادة العمل والبدء من جديد1‬‫92‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫4- ابذل القليل من الوقت لتكسب الكثير‬
‫ وقت االستعداد 1‬‫ وقت التدريب1‬‫ وقت التفكير1‬‫ وقت التخطيط1‬‫- وقت المراجعة 1‬

‫ الطرق البديلة موجودة غالبا ً‬‫ الدوران حول الجبل أسرع من فتح نفق فيه‬‫- عندما تنشغل بالعقبات تتحول إلى أهداف تصرفك عن الهدف الحقيقي1‬

‫3- ال تنشغل بإزالة العقبات التي يمكن تجاوزها‬

‫5- طبق مبدأ السهولة والتبسيط‬
‫ معظم األمور والمشاكل بسيطة وسهلة فال تجعلها معقدة‬‫ السهولة والتبسيط ال تعني االستخفاف والسطحية‬‫ السهل الممتنع أكثر األساليب فاعلية وتوفيراً للوقت لكنه يحتاج الى مهارة‬‫واستعداد 1‬

‫6- احسب كلفة الوقت‬
‫ كلفة الوقت في كثير من األحيان أعلى من كلفة الخطأ‬‫ معظم األعمال نعتبرها رابحة ألننا ال نحسب كلفة الوقت‬‫في األعمال الجماعية كلفة الوقت تتضاعف بمقدار عدد المشاركين1‬

‫7- اعرف وقت االنطالق‬
‫ وقت االنطالق بالنسبة لك عندما تكون طاقتك أعلى ما يمكن‬‫ الصباح الباكر‬‫ في منتصف وقت العمل‬‫13‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫- ساعات األولى من المساء1‬

‫ المفاجآت واردة دائما ً فاجعل لها وقتا ً‬‫ عندما ال تحتاط للمفاجآت تتأجل باقي األعمال‬‫-الوقت االحتياطي ليس وقتا ً ضائعا ً حتى عندما ال تحتاج إليه 1‬

‫2- اترك في برنامجك وقتا ً احتياطيا1‬

‫تذكـــر: أن المعادلة هي :‬ ‫تخطيط جيد للوقت + إجراءات إيجابية في مواجهة‬ ‫مضيعات الوقت = إدارة فعّالة للوقت 1‬

‫13‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫اليوم التدريبي الرابع‬

‫برنامج اليوم الرابع‬ ‫الموضوع‬ ‫الجلسة األولى‬ ‫)خطوات ومبادئ اإلدارة الناجحة للوقت (‬
‫23‬

‫م‬ ‫1‬
‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫استراحة‬ ‫الجلسة الثانية‬ ‫)النمر الورقي (‬

‫1‬ ‫3‬

‫خطوات ومبادئ اإلدارة الناجحة للوقت‬ ‫0- مراجعة األهداف والخطط واألولويات‬
‫يضيع وقت كثير من المدراء والموظفين والناس لعدم معرفتهم بالمطلوب إنجازه,إذ ال‬ ‫تكون لهم أهداف واضحة يعملون على جدولتها ,وبالتالي البدء بتنظيمها خطوة‬ ‫خطوة,لذلك من الضروري تحديد أهداف تبرر وجودهم في الحياة ,وتجعل لهذا الوجود‬ ‫معنى,وذلك يسهل عليهم محاسبة أنفسهم ومراجعة نظام صرفهم أو استخدامهم ألوقاتهم‬ ‫1‬ ‫والوقت ثالث ساعات كما قال ( الغزالي ): (ماضية ذهبت بخيرها وشرها وال يمكن‬ ‫إرجاعها , ومستقبلة ال ندري ما هللا فاعل فيها ولكنها تحتاج إلى تخطيط , وحاضرة هي‬ ‫رأس المال ) 1‬
‫33‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫2- احتفظ بخطة زمنية أو برنامج عمل‬ ‫)لتحقيق أهدافك على المستوى القصير مثالً )مفكرة(اجعل برنامج عمل زمني‬ ‫توضح فيه األعمال والمهام والمسئوليات التي سوف تنجزها , وتواريخ بداية‬ ‫الخ , .....ونهاية انجازها , ومواعيدها الشخصية‬ ‫وأن تكون المفكرة الشخصية منظمة بطريقة جيدة تستجيب لحاجاتك ومتطلباتك‬ ‫الخاصة , وتعطيك بنظرة سريعة فكرة عامة عن االلتزامات طويلة المدى 1‬ ‫4- ضع قائمة إنجاز يومية‬ ‫0- اجعل وضع القائمة اليومية جزءاً من حياتك‬ ‫2- ال تبالغ في وضع أشياء كثيرة في قائمة اإلنجاز اليومية1‬

‫4 – تذكر مبدأ بتاريتو 12% = 12% 1‬ ‫3- أعط نفسك راحة في اإلجازات وفي نهاية األسبوع‬ ‫5- كن مرنا فقائمة اإلنجاز ليست أكثر من وسيلة لتحقيق األهداف‬ ‫3- سد منافذ الهروب‬ ‫الكسل والتردد والتأجيل والتسويف والترويح الزائد عن النفس 1‬ ‫التوكل + مهاجمة المسؤوليات الثقيلة = النجاح‬ ‫التسويف + الهروب + التردد = الفشل 1‬ ‫5- استغل األوقات الهامشية‬ ‫مثل استخدام السيارة , انتظار الطبيب , السفر , انتظار الوجبات , توقع الزوار‬ ‫6- ال تستسلم لألمور العاجلة غير الضرورية‬

‫43‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫نشاط تحديد األولويات‬

‫مهم وغير عاجل ( نجاح )‬

‫‬‫‬‫‬‫‬‫‬‫-‬

‫مهم وعاجل ( طوارئ )‬

‫‬‫‬‫‬‫‬‫‬‫-‬

‫غير مهم وغير عاجل (‬ ‫خداع )‬

‫عاجل وغير مهم ( ضائع )‬
‫‬‫‬‫‬‫53-‬ ‫‬‫-‬

‫‬‫‬‫‬‫‬‫‬‫-المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫مهم وغير عاجل‬ ‫(نجاح)‬
‫ التحضير لمشروع قادم.‬‫ توقع المشكالت ومحاولة منع‬‫حدوثها.‬ ‫ تطوير الذات‬‫(روحياً,جسدياً,عقليا ً ).‬ ‫ بناء العالقات.‬‫ توجيه اآلخرين ومساندتهم.‬‫غير مهم وغير‬ ‫عاجل(خداع)‬ ‫ الثرثرة. 1‬‫ مشاهدة التليفزيون.‬‫- اإلنترنت.‬

‫مهم وعاجل‬ ‫(طوارئ)‬
‫ االنتهاء من عمل له وقت‬‫محدد.‬ ‫ إصالح عطل طارئ.‬‫ إجراء مكالمات ضرورية.‬‫ إسعاف مريض.‬‫- حضور اجتماعات مهمة.‬

‫عاجل وغير مهم‬ ‫(ضائع)‬
‫ زيارات غير مجدية.‬‫ مكالمات غير مهمة.‬‫ االستجابة لرغبات وأولويات‬‫اآلخرين.‬
‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫النمر الورقي‬
‫63‬

‫إدارة الوقت‬

‫هناك من الناس من يبرر الفوضى الموجودة على مكتبه بقوله أعلم مكان‬ ‫كل شيء إال أن األبحاث تثبت بأن المكتب الغير منظم يؤدي إلى‬ ‫هذه الفوضى المنظمة ويؤدي ذلك إلى :‬ ‫ إنتاج أقل‬‫ ضياع الفرص وانقضاء المهل‬‫ معنويات منخفضة‬‫ لهو غير مرغوب فيه‬‫ بحث جنوني عن المعلومات‬‫ ساعات عمل طويلة 0‬‫ً‬ ‫ إذا الحظت أوراقا متناثرة على مكتبك وال تعرف متى وضعت, فأنت تعاني!....‬‫فأنت تعاني!..‬ ‫وإذا كنت تردد دائماً: (لقد كانت الورقة هنا.. أين ذهبت؟!)‬ ‫ إذا كنت تحتفظ دائمًا بأوراق ال حصر لها دون أن تستعملها, فأنت تعاني!...‬‫... إذا كنت تقضي في اليوم 12 دقيقة؛ لترتيب أوراقك فأنت تعاني!‬ ‫ إذا كنت تحفظ بعض األوراق في غير ملفاتها, فأنت تعاني!..‬‫- إذا كنت تحفظ بعض األوراق في غير ملفاتها, فأنت تعاني!..‬

‫ إذا كانت سلة المهمالت عندك تخرج بال ورق كل يوم.. فأنت تعاني.. إذا كنت‬‫ال تستطيع العثور على ورقة تريدها خالل دقيقة واحدة, فأنت تعاني.. إذا كان‬ ‫يحدث لك 16% مما سبق, فأنت تعاني من عدم النظام في مكتبك, وربما‬ ‫سوف يستمر الحال معك كثيراً وتفقد كثيراً من الناس الذين لن يثقوا بعد ذلك‬ ‫في قدرتك على إنجاز أعمالهم؛ ولذلك ابدأ من اآلن في ترويض النمر الورقي‬ ‫على مكتبك باستخدام الهندرة.‬
‫73‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫ والهندرة كلمة نحتت من كلمتين: (هندسة) و (إدارة) وتعني إعادة الهيكلة أو‬‫إعادة البناء. وكثيراً ما نسمع جملة هندرة المكاتب وهي تعني أن نعيد ترتيب وبناء‬ ‫المكاتب بعقلية ونظام المهندس 1‬ ‫وهناك طرق ثالث لهندرة مكتبك:‬ ‫الطريقة األولى: عندما تكون األوراق متناثرة على مكتبك, فإن هذا يعني أنها غير‬‫ُ َ ِّ‬ ‫مخزنة, ولكن إما أنك تقوم بقراءتها أو أنك تقوم بكتابتها أو أنك توقع عليها أو‬ ‫تعرضها, ودعني أسألك: هل تترك أموالك على المكتب ثم تضع عليها أمواالً ثم‬ ‫ِْ‬ ‫أمواالً ثم أمواالً ثم تدعي أنك سُرقت؟!.. إن األمر بالنسبة لورقة مهمة قد يكون‬ ‫أخطر من أموال كثيرة؛ فقد تتعلق تلك الورقة بحياة بشر. ودعني أقول.. مكتبك ليس‬ ‫ُْ‬ ‫َ‬ ‫مخز ًنا, مكتبك من الفعْ ل (ك َتب) ( َيكتب) فهو للكتابة والقراءة فقط!!‬ ‫ِ‬

‫ُ َ َّ‬ ‫ الطريقة الثانية: الورقة تخزن عندما ال تكون في حالة استعمال للورقة ما فال‬‫تضعها على مكتبك أبداً, وقم بتخزينها فوراً, وتخزينها يعني أنك تضعها في الملف‬ ‫المناسب لها, وذلك باآلتي: اقتن مجموعة من الملفات السميكة التي تتسع لمائتي‬ ‫ورقة على األقل, ثم قُم بترقيم تلك الملفات. قم بكتابة الموضوعات التي تتعامل فيها‬ ‫ْ‬ ‫ًّ‬ ‫ُْ‬ ‫بالورق يوميا مثل الصادر, الوارد, خاص, ضرائب, بعد ذلك اكتب عنوان كل ملف‬ ‫على كعب الملف, ثم أي ورقة بعد ذلك صنفها إلى موضوعها, وأحفظها فورً ا في‬ ‫ملفها.‬ ‫ الطريقة الثالثة: إذا كنت لن تحتفظ بالورقة فإن أقرب األماكن لها هي سلة‬‫المهمالت, واسأل نفسك: ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث لو أنني تخلصت من هذه‬ ‫الورقة؟ وفي الواقع سوف تجد اإلجابة: ال شيء؛ ألنها لو كانت ذات أهمية‬ ‫الحتفظت بها في الملف الخاص بها.‬
‫83‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫نتيجة (اختبار أليكساندر )‬ ‫ما يقوله االختبار التشخيصي عنك :‬
‫حدد عدد اإلجابات من كل اختيار(غالباً, وأحيانا ً , ونادراً) , ثم أعطي أربع نقاط لكيل اختييار‬ ‫(غالب ياُ) ونقطتييين عيين اختيييار (أحيان ياً) وصييفراً عيين اختيييار (نييادراً) , ثييم اجمييع النقيياط التييي‬ ‫تحرزها , ثم ضع نفسك في المجموعة المناسبة من المجموعات التالية :‬

‫تدير وقتك بكفاءة , وتسيطر على معظم األيام ومعظم المواقف .‬ ‫تدير بعض وقتك بكفاءة . في بعض األحيان , تحتاج – مع ذلك إلى أن‬ ‫تكون أكثر تمسكا وحرصا على تطبيق بعض استراتيجيات توفير الوقت1‬ ‫أنت غالبا ما تكون ضحية للوقت . ال تجعل كل يوم يسيطر عليك 1‬ ‫أنت قريب جدا من مرحلة فقدان السيطرة , وبعيد جدا عن التنظيم ,‬ ‫والتمتع بوقت جيد . انك بحاجة إلى تنظيم الوقت بحسب األولويات .‬

‫23-16‬ ‫74- 23‬ ‫52-64‬ ‫40-32‬

‫صفر-20 أنت مرتبك ومشتت ومحبط , ويحتمل انك واقع تحت ضغوط هائلة .‬

‫93‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬

‫إدارة الوقت‬

‫الطبعة 4 / 1430 هـ‬

‫14‬

‫المدرب : فوزي الصيخان‬