LAMPIRAN E

TATACARA PENYENGGARAAN DAN PENYESUAIAN BUKU VOT

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

1. TUJUAN 1

2. TAKRIFAN 1

3. TATACARA PENYENGGARAAN BUKU VOT 3

1. Definisi Buku Vot 3 2. Tujuan Buku Vot 3 3. Format Buku Vot 4 4. Penyenggaraan Buku Vot 4 5. Tanggungjawab Pegawai Yang Memperaku Waran 5 Dan Baucar 6. Cara Merekod Urusniaga Di Dalam Buku Vot 5

4. TATACARA PENYESUAIAN BUKU VOT 11

1. Penyesuaian Buku Vot 11 2. Penyata Penyesuaian 3. Laporan Terperinci Perbelanjaan 11 4. Sebab Perbezaan Di Antara Buku Vot Dan Laporan 12 Terperinci Perbelanjaan 5. Kepentingan Penyesuaian Buku Vot 13 6. Format Penyata Penyesuaian 13 7. Prosedur Dan Tatacara Penyesuaian Buku Vot 14 8. Penyerahan Penyata Penyesuaian 16

TATACARA PENYENGGARAAN DAN PENYESUAIAN BUKU VOT

1. TUJUAN

Garis panduan ini bertujuan untuk memberi panduan kepada Kementerian/ Jabatan/Pejabat Perakaunan berkaitan dengan tatacara penyenggaraan dan penyesuaian buku vot.

2. TAKRIFAN

2.1 Debit Apa-apa amaun atau kenaan yang mengurangkan baki peruntukan di bawah sesuatu vot perbelanjaan.

2.2 Kredit Apa-apa amaun yang menambah baki peruntukan di bawah sesuatu vot perbelanjaan.

2.3 Maksud Perbelanjaan Apa-apa kebenaran atau kuasa yang diberi oleh Parlimen yang menyatakan amaun dan maksud-maksud bagi mana perbelanjaan boleh dilakukan semasa tahun kewangan.

2.4 Objek Perbelanjaan Suatu penjenisan perbelanjaan berbagai mengikut S.O.D.O.

2.5 Pegawai Pengawal Pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan atau Menteri Besar atau Ketua Menteri di bawah Seksyen 15A Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61) bagi setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukkan bagi mana-mana tahun kewangan dalam anggaran, bagi mengawal, tertakluk kepada sebarang arahan yang ditujukan oleh pihak penguatkuasa kewangan, perbelanjaan yang dikuatkuasakan di bawah tujuan itu, dan termasuk semua tanggungjawab Pegawai Perakaunan.

2.6 Pemegang Waran Sesiapa yang diberi kuasa dan dinamakan di dalam sesuatu waran untuk mengawal peruntukan yang dinyatakan di dalam waran tersebut.

2.7 Penyata Satu senarai yang disediakan oleh pemegang waran Perbelanjaan Bulanan peruntukan atau pemegang waran peruntukan kecil yang menunjukkan perbelanjaan yang dibuat olehnya dalam sesuatu tempoh masa.

2.8 Perbelanjaan Apa-apa bayaran yang dibuat untuk bekalan barang-barang, perkhidmatan yang diberi atau kerja-kerja yang dijalankan.

2.9 Peruntukan Amaun yang dibenarkan untuk dibelanjakan dalam tahun kewangan berkenaan.

2.10 S.O.D.O Singkatan untuk Objek Sebagai/Objek Lanjut (Standard Object/ Detailed Object).

2.11 Tanggungan Apa-apa bayaran yang perlu dilakukan dari segi undang-undang oleh mana-mana Kementerian/ Jabatan selepas sesuatu pesanan dibuat, kontrak ditandatangani dan urusniaga seumpamanya dilaksanakan dalam sesuatu tempoh masa, yang mengkehendaki bayarannya di dalam tahun kewangan yang sama atau pada suatu masa hadapan.

2.12 Vot-Masuk-Akaun Sesuatu amaun perbelanjaan yang dinyatakan di dalam Anggaran dan boleh dipertanggungkan walaupun Undang-undang Perbekalan belum sempat diluluskan pada awal tahun kewangan.

2.13 Waran Satu kebenaran bertulis untuk membelanjakan wang awam.

3. TATACARA PENYENGGARAAN BUKU VOT

1. Definisi Buku Vot

Buku Vot adalah satu rekod kewangan yang perlu disimpan oleh Kementerian/Jabatan mengikut kehendak Arahan Perbendaharaan (AP) 95 untuk mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan-perubahan kepada peruntukan.

2. Tujuan Buku Vot

3.2.1 Mengawal dan memastikan bahawa perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan yang diluluskan.

3.2.2 Sebagai suatu punca maklumat untuk menyediakan laporan-laporan berkenaan dengan perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukan.

Contoh format Buku Vot manual adalah seperti di Lampiran 1.

3. Format Buku Vot

3.3.1 Setiap Buku Vot terdiri daripada dua muka surat iaitu muka surat “di sebelah kiri” dan muka surat “di sebelah kanan” seperti di Lampiran 2.

3.3.2 Buku Vot boleh dibahagikan kepada tiga bahagian seperti berikut:

(a) Bahagian I dan II di muka surat atas “di sebelah kiri” bertujuan untuk merekod maklumat berkenaan dengan vot dan peruntukan seperti di dalam Anggaran.

(b) Bahagian II di muka surat atas “di sebelah kanan” bertujuan untuk merekod maklumat berkenaan dengan bahagian peruntukan yang diluluskan untuk dibelanja.

(c) Bahagian III yang merentasi muka surat “di sebelah kiri” dan “di sebelah kanan” dengan sebelas (11) ruangannya bertujuan untuk mencatat maklumat terperinci berkenaan dengan setiap urusniaga yang direkodkan.

4. Penyenggaraan Buku Vot

3.4.1 Peruntukan adalah diberi mengikut Maksud Perbelanjaan yang berlainan jenis seperti berikut :-

(a) Perbelanjaan Mengurus yang dikenali sebagai Vot ‘B’ (Bekalan) dan Vot ‘T’ (Tanggungan) di dalam Anggaran.

(b) Perbelanjaan Pembangunan yang dilkenali sebagai Vot ‘P’ di dalam Anggaran.

3.4.2 Di bawah setiap vot, peruntukan adalah dibahagikan mengikut program/aktiviti atau projek. Peruntukan di bawah setiap program/aktiviti atau projek pula adalah diagihkan mengikut objek perbelanjaan seperti yang ditunjukkan di rajah di bawah:

3.4.3 Bagi tujuan mengawal peruntukan yang diagihkan, Buku Vot hendaklah disenggara seperti berikut:

(a) Setiap Vot (B, T dan P) perlu mempunyai Buku Vot masing-masing.

(b) Setiap vot diasing-asingkan walaupun disimpan di dalam Buku Vot yang sama jika tidak banyak memakai ruang.

(c) Di bawah setiap Vot disimpan secara berasingan setiap program/ aktiviti atau projek.

(d) Di bawah setiap program/ aktiviti atau projek disimpan secara berasingan setiap objek perbelanjaan (Objek Sebagai).

(e) Setiap muka surat Buku Vot hendaklah diberi nombor mengikut siri dan bilangan muka surat secukupnya serta disediakan untuk setiap objek perbelanjaan. Satu indeks rujukan kepada muka surat berkaitan untuk setiap objek perbelanjaan di bawah sesuatu program/ aktiviti hendaklah disediakan di dalam Buku Vot supaya mudah dirujuk.

Contoh adalah seperti berikut:

| | |
|Objek Sebagai |No. Muka Surat |
|Perkhidmatan sokongan | |
|11000 | 1 – 10 |
|12000 | 11-15 |
|Penyelidikan dan Pembangunan | |
| 11000 | 51-55 |
| 12000 | 56-60 |

5. Tanggungjawab Pegawai Yang Memperaku Waran Dan Baucar

Setiap pegawai yang bertanggungjawab menerima dan mengeluarkan waran, memperaku baucar untuk bayaran dan jurnal untuk pelarasan hendaklah menyemak supaya catatan yang dibuat dalam buku vot itu tepat sebelum menandatangan ringkas catatan tersebut. Bagi Buku Vot Elektronik, Pegawai penyemak hendaklah sekurang-kurangnya gred 41 ke atas atau pegawai yang terkanan di pejabat berkenaan dengan mencatatkan nama dan jawatan.

6. Cara Merekod Urusniaga Di Dalam Buku Vot

3.6.1 Contoh-contoh catatan dilakukan adalah seperti di Lampiran 3. Setiap catatan ini juga ditunjuk secara terperinci di Lampiran 3 (a-i) iaitu berkaitan :

(a) Penerimaan Peruntukan (i) Waran Peruntukan Asal (ii) Waran Peruntukan Tambahan

(b) Pengurangan peruntukan (i) Notis Penyekatan Peruntukan (ii) Waran tarik balik

(c) Peruntukan Kecil

Sesuatu peruntukan kecil yang diberi kepada mana-mana Pemegang Peruntukan Kecil hendaklah dianggap sebagai suatu urusniaga debit oleh Pemegang Waran Peruntukan.

(d) Pindah Peruntukan (Viremen)

(i) Viremen ialah satu proses pemindahan peruntukan dari satu objek perbelanjaan kepada satu objek perbelanjaan yang lain atau pemindahan dari satu program/aktiviti kepada satu program/aktiviti yang lain di bawah satu vot yang sama.

(ii) Terdapat dua (2) aspek berkaitan dengan proses merekod sesuatu viremen seperti berikut:

• Objek perbelanjaan atau program/aktiviti dari mana peruntukan dikeluarkan adalah direkod sebagai “viremen keluar”.

• Objek perbelanjaan atau program/aktiviti kepada mana peruntukan diberi adalah direkod sebagai “viremen masuk”.

Contoh catatan urusniaga (a) hingga (d) adalah seperti di Lampiran 3(a).

(e) Tanggungan Untuk Perbelanjaan [Lampiran 3 (b), 3(b)(i) dan 3(b)(ii)]

(i) Apabila sesuatu pesanan tempatan dikeluarkan (seperti inden kerja, inden petrol dan waran perjalanan) atau sesuatu kontrak/perjanjian/surat kebenaran ditandatangani untuk pembekalan barang-barang dan perkhidmatan pada masa hadapan di dalam tahun kewangan yang sama, urusniaga ini akan direkodkan sebagai satu tanggungan di dalam Buku Vot.

(ii) Konsep tanggungan bertujuan untuk merekodkan segala tanggungan yang dikenakan dalam tahun kewangan semasa supaya pemegang peruntukan dapat mengetahui baki peruntukan semasa sebelum komitmen lain dibuat olehnya.

(iii) Bagi kontrak/perjanjian yang berkuatkuasa lebih daripada setahun, amaun tanggungan yang direkod ke dalam Buku Vot hendaklah dihadkan kepada amaun yang berkaitan dengan tahun semasa itu sahaja.

(f) Membatalkan Tanggungan [Lampiran 3) (c)]

(i) Berlaku apabila sesuatu pesanan telah dikeluarkan atau kontrak/perjanjian/surat kebenaran yang telah ditandatangani dan kemudiannya telah dibatalkan. Oleh itu catatan yang dimasukkan terlebih dahulu sebagai tanggungan di dalam Buku Vot hendaklah diselaraskan.

(g) Perbelanjaan [Lampiran 3 (d)]

(i) Biasanya setiap keperluan perkhidmatan atau barangan bagi agensi diuruskan melalui pesanan tempatan. Tanggungan ini akan direkodkan setiap kali pesanan dikeluarkan.

(ii) Bentuk catatan yang berlainan mungkin perlu dibuat apabila baucar bayaran atau jurnal pelarasan disediakan untuk menjelaskan tanggungan, bergantung kepada keadaan berikut :

• Bayaran sama dengan amaun tanggungan yang dicatatkan dahulu. • Bayaran melebihi tanggungan yang dicatatkan dahulu. • Bayaran kurang daripada tanggungan yang dicatatkan dahulu. • Pembayaran sebahagian.

• Amaun tanggungan belum selesai ini hendaklah dibandingkan dengan amaun bayaran terakhir dan direkodkan ke dalam Buku Vot.

(h) Kredit Perbelanjaan

(i) Bayaran perbelanjaan yang diterima balik adalah dianggap sebagai kredit perbelanjaan. Sesuatu kredit perbelanjaan mungkin memerlukan ataupun tidak memerlukan apa-apa bayaran pada suatu masa hadapan dan catatan ke dalam Buku Vot adalah berbeza bergantung kepada setiap keadaan.

(ii) Tindakan yang perlu dilaksanakan bagi kredit perbelanjaan yang memerlukan bayaran balik pada masa hadapan seperti berikut:

• PTJ tidak perlu merekodkan ke dalam Buku Vot apabila cek diterima untuk dibatalkan.

• Pejabat Perakaunan hendaklah mengkreditkan cek atau pindahan dana elektronik terbatal ke dalam akaun amanah khas iaitu Akaun Deposit Pelarasan Cek Terbatal atau Akaun Pindahan Dana Elektronik Terbatal seperti yang diterangkan pada AP 118.

(iii) Tindakan yang perlu dilaksanakan oleh PTJ bagi kredit perbelanjaan yang tidak memerlukan bayaran balik pada masa hadapan seperti di Lampiran 3 (e).

(i) Pembayaran Dalam Tempoh Akaun Kena Bayar (AKB)

Semua pembayaran untuk bekalan atau perkhidmatan yang diterima sehingga 31 Disember tahun kewangan sebelumnya hendaklah dibuat dalam bulan Januari tahun berikutnya iaitu dalam tempoh Akaun Kena Bayar (AKB) dan diakaunkan sebagai perbelanjaan tahun sebelumnya.

(j) Catatan Pelarasan [Lampiran 3 (f)]

(i) Jika terdapat sebarang kesilapan semasa merekod butir-butir atau amaun ke dalam Buku Vot, catatan yang tersalah rekod ini hendaklah digariskan dengan dakwat dan digantikan dengan satu catatan baru dengan dakwat merah serta ditandatangan ringkas.

(ii) Semua catatan di dalam Buku Vot tidak boleh dipadam sama ada dengan menggunakan pemadam getah atau apa-apa jenis pemadam.

(iii) Catatan pelarasan adalah catatan yang dibuat kerana tertinggal catatan atau kesalahan catatan. Catatan pelarasan hendaklah dibuat seperti berikut:

• Catatan yang tertinggal hendaklah direkodkan mengikut tatacara biasa seperti catatan untuk penerimaan atau pengurangan peruntukan, viremen, perbelanjaan, tanggungan dan sebagainya.

• Catatan yang salah hendaklah dibetulkan dengan membuat dua (2) catatan. Catatan pertama untuk membatalkan catatan yang salah dan catatan kedua adalah untuk merekodkan catatan yang betul.

• Contoh kesalahan dan catatan pembetulannya adalah seperti berikut:

o Satu catatan “perbelanjaan” yang salah perlu dibatalkan oleh satu catatan “Kredit Perbelanjaan” dan sebaliknya.

o Satu catatan “melakukan tanggungan” yang salah perlu dibatalkan oleh satu catatan “membatalkan tanggungan” dan sebaliknya.

o Satu catatan “penerimaan peruntukan” yang silap perlu dibatalkan oleh satu catatan “pengurangan peruntukan” dan sebaliknya.

o Satu catatan “viremen keluar” yang silap perlu dibatalkan oleh satu catatan “viremen masuk” dan sebaliknya.

• Merekod catatan yang betul

Setelah catatan pembatalan telah dilakukan, catatan kedua yang menunjukkan butir-butir catatan yang betul hendaklah direkodkan ke dalam Buku Vot.

3.6.2 Mengemaskini Buku Vot melalui Penyata Perbelanjaan Bulanan

(a) Setiap Pegawai Pengawal/Pemegang Waran Peruntukan/ Pemegang Waran Peruntukan Kecil hendaklah mengakaunkan semua peruntukan di bawah kawalan mereka (termasuk yang diperuntukkan kepada PTJ).

(b) Pengawal/Pemegang Waran Peruntukan boleh memindahkan peruntukan menerusi waran sebahagian daripada peruntukan di bawah kawalannya untuk digunakan oleh PTJ lain.

(c) Pengawal/Pemegang Waran Peruntukan hendaklah mengakaunkan ke dalam Buku Vot mereka perbelanjaan yang dilakukan oleh PTJ lain. Untuk membolehkan perbelanjaan tersebut diakaunkan, Pegawai Pengawal/Pegawai Pemegang Waran Peruntukan hendaklah meminta PTJ lain tersebut mengemukakan penyata perbelanjaan bulanan pada setiap akhir bulan.

(d) Contoh merekodkan waran peruntukan yang dikeluarkan ke dalam akaun vot berasingan, mengemaskini Buku Vot menerusi Penyata Perbelanjaan Bulanan dan merekodkan baki peruntukan ditarik balik adalah seperti di Lampiran 3 (g). 3.6.3 Catatan Penutup [Lampiran 3 (h-i)]

(a) Disebabkan oleh amalan perakaunan tunai ubahsuai (modified cash accounting), catatan penutup untuk satu tahun biasanya dibuat pada 31 Januari tahun berikutnya.

(b) Pegawai Pengawal/Pemegang Waran Peruntukan boleh menarik balik baki peruntukan. Sekiranya Baki Peruntukan ditarik balik, waran dikeluarkan dan direkodkan ke dalam Buku Vot Pegawai Pengawal/ Pemegang Waran Peruntukan.

(c) Apa-apa tanggungan yang belum selesai bagi tahun tersebut selepas catatan di atas dan catatan pelarasan dibuat, hendaklah di bawa ke tahun berikutnya dengan menanda selesai butiran tanggungan di dalam Buku Vot tahun lama dan merekod setiap butiran tanggungan belum selesai tersebut ke dalam Buku Vot tahun baru.

3.6.4 Ringkasan Catatan

(a) Secara ringkas catatan-catatan di dalam Buku Vot boleh dibahagikan kepada:
|Debit |Kredit |Tidak Melibatkan Debit/Kredit |
|Pengurangan peruntukan |Penerimaan peruntukan |Melakukan tanggungan |
|Peruntukan kecil keluar |Peruntukan kecil masuk |Melakukan tanggungan |
|Viremen keluar |Viremen masuk |Catatan tanggungan dibawa |
| | |kehadapan |
| |Kredit perbelanjaan |Catatan pelarasan |
|Perbelanjaan | | |
|Notis penyekatan peruntukan |Catatan pelarasan | |
| | | |
|Catatan pelarasan | | |

(b) Menyemak Ketepatan

(i) Buku Vot mempunyai satu formula menyemak sendiri. Baki bagi tiga (3) ruangan terakhir di Bahagian III Buku vot iaitu ”Tanggungan Belum Selesai” [ruangan (9)], “Perbelanjaan Bersih” [ruangan (10)], dan “Baki Masih Ada”, [ruangan (11)], apabila dijumlahkan hendaklah sama dengan baki terakhir “Jumlah hingga tarikh” (jumlah peruntukan) di Bahagian II muka surat atas “di sebelah kanan”.

(ii) Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memeriksa dari semasa ke semasa untuk memastikan bahawa semua kiraan tambah dan tolak serta catatan-catatan amaun telah dibuat dengan tepat.

4. TATACARA PENYESUAIAN BUKU VOT

1. Penyesuaian Buku Vot

Penyesuaian Buku Vot adalah satu proses untuk menyemak ketepatan semua bayaran dan pungutan yang direkod di dalam sesuatu Laporan Terperinci Perbelanjaan dengan Buku Vot bagi bulan berkenaan dan bulan sebelumnya. Penyesuaian ini bertujuan:

4.1.1 Mengesahkan perbelanjaan yang ditunjukkan di dalam laporan tersebut adalah benar

4.1.2 Menunjukkan sebarang perbezaan rekod antara Buku Vot dan Laporan Terperinci Perbelanjaan.

2. Penyata Penyesuaian

Penyata Penyesuaian adalah satu laporan yang disediakan oleh pemegang waran untuk menunjukkan dan menjelaskan perbezaan yang didapati di antara Laporan Terperinci Perbelanjaan dan Buku Vot. Penyata Penyesuaian hendaklah disediakan secara berasingan bagi setiap objek perbelanjaan di bawah setiap Program/Aktiviti atau Projek.

3. Laporan Terperinci Perbelanjaan

Laporan Terperinci Perbelanjaan adalah satu rekod yang disediakan oleh JANM atau Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) yang menyenaraikan semua bayaran dan pungutan yang dibuat oleh Kementerian/Jabatan.

4.3.1 Laporan Terperinci Perbelanjaan merangkumi Laporan Terperinci untuk ketiga-tiga vot perbelanjaan dan Laporan Terperinci Amanah seperti berikut:

(a) Laporan C230 – Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Tertanggung

(b) Laporan C231B – Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Bekalan ……. (Tahun)

(c) Laporan C232P – Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Pembangunan ……. (Tahun)

* berdasarkan kepada sistem perakaunan pada masa ini.

Sebagai contoh format Laporan C231 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Bekalan 2012 seperti di Lampiran 4.

4. Sebab Perbezaan Di Antara Buku Vot Dan Laporan Terperinci Perbelanjaan.

4.4.1 Kaedah catatan yang berbeza

Buku Vot adalah disediakan untuk merekod semua penerimaan, pembayaran dan tanggungan. Laporan Terperinci Perbelanjaan adalah disediakan untuk merekod penerimaan tunai dan pembayaran yang dilakukan sahaja . Perbezaan asas seperti yang dijelaskan ini telah mengakibatkan perbezaan di antara baki peruntukan yang masih ada pada kedua - dua rekod yang berkenaan.

4.4.2 Perbezaan dan kesilapan catatan

(a) Catatan - catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan

(i) Bayaran direkodkan di dalam Buku Vot pada masa baucar bayaran disediakan tetapi belum direkodkan di Laporan Terperinci Perbelanjaan kerana perbezaan masa bayaran dibuat oleh Pejabat Perakaunan.

(ii) Salah catatan dalam Buku Vot di mana catatan untuk sesuatu objek perbelanjaan, program/aktiviti, projek atau akaun amanah mungkin tersalah catat di bawah objek perbelanjaan, Program/Aktiviti atau projek yang lain.

(iii) Salah catatan mengenakan sesuatu perbelanjaan kepada objek perbelanjaan, Program/Aktiviti, projek atau akaun amanah lain atau tersilap mengenakan perbelanjaan agensi lain oleh Pejabat Perakaunan.

(b) Catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot

(i) Bayaran bagi agensi yang dibuat secara langsung oleh Pejabat Perakaunan tetapi masih belum direkodkan di dalam Buku Vot agensi kerana agensi berkenaan belum lagi diberitahu tentang pembayaran itu. Contohnya bayaran yang dibuat melalui sistem bayaran pukal, pembayaran gaji atau catatan jurnal.

(ii) Salah catatan mengenakan sesuatu perbelanjaan kepada objek perbelanjaan, Program/Aktiviti, projek atau akaun amanah lain atau tersilap mengenakan perbelanjaan agensi lain oleh Pejabat Perakaunan.

(iii) Perbelanjaan tidak dicatat dalam Buku Vot tetapi baucar bayaran dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan.

5. Kepentingan Penyesuaian Buku Vot

4.5.1 Mengesan bayaran yang tidak dibenarkan seperti baucar bayaran yang tidak sah/palsu.

4.5.2 Kesilapan mengakaun pada peringkat Pejabat Perakaunan atau peringkat agensi dapat dikesan bagi memastikan semua perbelanjaan direkodkan dengan betul dan lengkap ke dalam Buku Vot dan Laporan Terperinci Perbelanjaan serta semua peruntukan, perbelanjaan dan tanggungan dapat dikawal dan diuruskan dengan berkesan.

4.5.3 Laporan pengurusan ke atas peruntukan, perbelanjaan dan tanggungan yang disediakan daripada Buku Vot oleh agensi adalah tepat dan lengkap untuk membantu proses membuat keputusan oleh agensi dan Perbendaharaan.

4.5.4 Penyata Kewangan yang disediakan oleh JANM menggambarkan perbelanjaan Kerajaan dengan tepat dan lengkap.

6. Format Penyata Penyesuaian

4.6.1 Penyata Penyesuaian (Format A) hendaklah dilampirkan dengan dokumen sokongan iaitu:

(a) Format A1 - Senarai baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar.

(b) Format A2 - Senarai catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan.

(c) Format A3 - Senarai catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot.

4.6.2 Contoh Format A, A1, A2, dan A3 untuk Vot Perbelanjaan Mengurus ditunjukkan di Lampiran 5 (a-d). Format tersebut boleh juga digunakan untuk penyesuaian perbelanjaan pembangunan.

7. Prosedur Dan Tatacara Penyesuaian Buku Vot

4.7.1 Penyesuaian Buku Vot hendaklah dibuat mengikut tatacara berikut:

(a) Menyemak Laporan Terperinci Perbelanjaan dengan Buku Vot

(i) Semak catatan di dalam Laporan Terperinci Perbelanjaan dengan catatan yang terdapat di bawah ruangan (6) “Debit” dan ruangan (7) “Kredit” Buku Vot bagi bulan berkenaan dan sebelumnya.

(ii) Sekiranya baki peruntukan dan catatan yang ditunjukkan dalam kedua-dua rekod adalah sama, Laporan Terperinci Perbelanjaan boleh disahkan betul. Jika tidak, penyata penyesuaian Vot hendaklah disediakan mengikut tatacara seperti di para (b) sehingga (e) di bawah.

(b) Semak catatan yang hanya terdapat di satu set rekod sama ada di dalam Laporan Terperinci Perbelanjaan atau di dalam Buku Vot bagi bulan yang berkenaan dan sebelumnya. Semak urusniaga bayaran yang tidak dibenarkan, catatan salah atau catatan yang tertinggal.

(c) Laporkan kepada Pejabat Perakaunan dengan segera bagi urusniaga bayaran yang tidak dibenarkan.

(d) Sediakan Penyata Penyesuaian Vot

(i) Catatan yang tiada di dalam Laporan Terperinci Perbelanjaan dan di bawah ruangan “Debit” dan “Kredit” Buku Vot bagi bulan berkenaan dan bulan sebelumnya hendaklah dimasukkan ke dalam penyata penyesuaian vot seperti berikut:

• Catatan di Format A Masukkan baki peruntukan yang masih ada seperti Laporan Terperinci Perbelanjaan.

o Catatan di Format A1 Senaraikan baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Perakaunan baucar bagi bulan berkenaan dan sebelumnya). Catatkan jumlah amaun keseluruhan baucar berkenaan ke dalam Format A.

o Catatan di Format A2 Senaraikan urusniaga “debit” dan “kredit” yang lain di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan bagi bulan berkenaan dan sebelumnya (selain baucar bayaran) dan hanya jumlahnya dicatat ke dalam Format A di ruangan berkenaan.

• Tanggungan belum selesai di Buku Vot Masukkan amaun yang ditunjukkan di bawah ruangan “Tanggungan Belum Selesai” Buku Vot seperti pada akhir bulan berkenaan dan sebelumnya di Format A.

• Catatan di Format A3 Senaraikan urusniaga ‘debit’ dan “kredit” di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot bulan berkenaan dan sebelumnya dan hanya jumlahnya dicatat ke dalam Format A di ruangan berkenaan.

(ii) Baki peruntukan masih ada seperti di Buku Vot

Amaun yang ditunjukkan di Format A (selepas semua penambahan dan pengurangan kepada baki peruntukan seperti di Laporan Terperinci Perbelanjaan) hendaklah bersamaan dengan baki peruntukan masih ada yang ditunjukkan di Buku Vot pada akhir bulan berkenaan. Jika baki Buku Vot tidak sama, buat semakan semula mengikut para (d).

(e) Merekod catatan pelarasan penyesuaian ke dalam Buku Vot

(i) Buku Vot hendaklah dikemaskini sekiranya terdapat sebarang kesalahan dan catatan yang tertinggal seperti berikut:

• Pembetulan kesalahan di Buku Vot

Sebarang kesalahan catatan di dalam Buku Vot hendaklah dikemaskini melalui catatan pelarasan bagi butiran yang sama seperti di Laporan Terperinci Perbelanjaan.

• Merekod catatan yang tertinggal daripada Buku Vot

Sebarang catatan yang tertinggal di dalam Buku Vot hendaklah direkodkan dengan segera ke dalam Buku Vot seperti berikut:

o Catatan kredit di Laporan Terperinci Perbelanjaan (contohnya pungutan gaji yang terlebih dibayar dalam tahun yang sama melalui potongan gaji dan sebagainya) hendaklah direkodkan ke dalam Buku Vot melalui catatan pelarasan.

o Catatan debit di Laporan Terperinci Perbelanjaan (contohnya pelarasan jurnal gaji dan pukal) hendaklah direkodkan ke dalam Buku Vot melalui catatan pelarasan. Sekiranya catatan debit ini tidak dapat disahkan, urusniaga ini tidak boleh direkodkan ke dalam Buku Vot dan maklumkan Pejabat Perakaunan dengan segera untuk mendapat penjelasan.

(f) Contoh Penyenggaraan Dan Penyesuaian Buku Vot

Contoh lengkap mengenai penyenggaraan dan penyesuaian Buku Vot ditunjukkan dengan terperinci seperti di Lampiran 6 (a-k).

8. Penyerahan Penyata Penyesuaian

4.8.1 Pengeluaran Laporan Terperinci Perbelanjaan

Pejabat Perakaunan hendaklah memastikan Laporan Terperinci Perbelanjaan dikeluarkan tidak lewat daripada 10 haribulan bulan berikutnya. PTJ hendaklah memastikan laporan tersebut diperolehi dan dicetak dalam tempoh tersebut.

4.8.2 Penyerahan Penyata Penyesuaian

Semua penyata penyesuaian dan dokumen sokongan hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab dan dikemukakan kepada JANM sebelum 20 haribulan bulan berikutnya.

-----------------------
Vot ‘P’

Vot ‘B’

Vot ‘T’

Projek

Program/ Aktiviti

Objek Perbelanjaan S.O.D.O

Bayaran-bayaran yang telah dibuat

-

Jumlah tanggungan tahun semasa

=

Tanggungan belum selesai

=

Jumlah Hingga Tarikh (Jumlah Peruntukan)

Tanggungan Belum Selesai

+

Perbelanjaan Bersih

+

Baki Masih Ada