CORELAŢIA DINTRE CONTABILITATEA MANAGERIALĂ ŞI TEHNOLOGIA INFORMAŢIONALĂ ÎN LUAREA DECIZIILOR MANAGERIALE

1. Introducere
Trăim într-o lume care se află în continuă schimbare. Un factor important care determină schimbarea este tehnologia care îşi pune amprenta tot mai mult asupra vieţilor noastre personale dar şi profesionale. La rândul ei evoluţia tehnologică este determinată de utilizarea sistemelor informatice.
Modificările determinate de utilizarea sistemelor informatice influenţează semnificativ o mare parte din profesiile actuale inclusiv raportul dintre profesioniştii contabil şi cerinţele tot mai complexe şi solicitante ale locului de muncă. Creşterea volumul de informaţii de care au nevoie managerii în procesul decizional a determinat o utilizare tot mai intensă a sistemelor informatice în meseria contabilă. Cu ajutorul acestora, experţii contabili au reuşit să diminueze volumul informaţiilor pe care le procesează manual cât şi timpul necesar pentru întocmirea rapoartelor care ajuta managerii să ia decizii în cunoştinţă de cauză.
Implementarea sistemelor informatice au o serie de avantaje asupra procesului decizional şi a organizaţiei, însă în acelaşi timp determină schimbări majore în munca efectuată de experţii contabili, dar şi de către managerii unei companii. Acelaşi lucru s-a întâmplat şi în România. Sistemele informatice au început să fie utilizate la scară largă, folosirea tehnologiei avansate cunoscând un avânt după trecerea la economia de piaţă. Începând cu anul 2000 tehnologia tot mai dezvoltată a permis utilizarea în mai multe companii a sistemelor informatice. Astfel, la nivelul întregii ţări s-a inregistrat o creştere seminificativă a folosirii acestora. Inclusiv cadrul legislativ a reflectat situaţia care exista pe piaţă, punându-se un tot mai mare accent pe utilizarea sistemelor informatice în ceea ce priveşte raportarea contabilă către instituţiile de stat.
În cadrul acestui articol ne propunem să analizăm influenţele pozitive pe care le au sistemele informatice în relaţia dintre profesioniştii contabili şi managementul decizional, dar şi provocările care le ridică utilizarea acestor sisteme. Cercetarea noastră doreşte să evidenţieze inclusiv etapele evoluţiei şi influenţa pe care o au acestea asupra contabilităţii manageriale.

2. Revizuirea literaturii
Contabilitatea şi tehnologia informaţională provin din medii distincte şi au o evoluţie istorică diferită. Contabilitatea a fost practicată încă din anul 8500 î.Hr.(deşi într-o formă primară) până în prezent, însă esenţa meseriei contabile nu a înregistrat modificări majore. Pe de altă parte, tehnologia informaţională se schimbă într-un ritm tot mai alert zi de zi. Noile tehnologii, lansate în prezent, în câteva luni nu vor mai fi de actualitate. (Moorthy, Voon, Samsuri, Gopnan, Yew 2012). Influenţa tehnologiei este inevitabilă în lumea de azi şi extrem de necesară pentru organizaţiile care doresc să obţină un avantaj competitiv şi să înregistreze profitabilitate.
În viziunea lui Ghasemi et all (2011) contabilitatea este un sistem utilizat de companii pentru a-şi măsura performanţele financiare prin notarea şi clasificarea tranzacţiilor precum vânzări, achiziţii, active şi pasive. Ţinerea unei evidenţe contabile ajută compania să îşi evalueze performanţele înregistrate în trecut, condiţia curentă şi perspectivele viitoare.
Ca şi o completare la această viziune King et all (1990) consideră contabilitatea ca având două funcţii importante. Prima funcţie este cea de raportare şi de înregistrare a activităţii pe care o societate comercială o desfăşoară la un moment dat, iar o altă funcţie a contabilităţii, la fel de importantă, este partea de factor decizional. Înregistrarea tranzacţiilor contabile are rolul de a evidenţia situaţia patrimoniului unei companii. Pe de altă parte, funcţia de suport decizional este preocupată cu luarea deciziilor in cadrul managementului.
În urmă cu un sfert de veac Johnsonand Kaplan (1987) au observat că principalul rol al contabililor era acela de înregistrare a datelor contabile. Aproape un deceniu mai târziu (1995) aceiaşi autori susţin faptul că pentru a rămâne relevanţi contabilii trebuie să se implice mai mult în procesul decizional, numindu-i „designeri ai sistemelor informaţionale manageriale critice pentru organizaţie”, informaţiile pe care le deţin ei având un rol important în luarea deciziilor. Schimbarea rolului acestora a fost puternic influenţat de apariţia sistemelor informatice care încep să suplinească partea de înregistrări manuale efectuate de către contabili, oferindu-le posibilitatea acestora să fie mai implicaţi în procesul decizional.
Contabilitatea manageriala este definită de Asociaţia Naţionala de Contabilitate ca fiind procesul de identificare, măsurare, acumulare, analiză, pregătire, interpretare şi comunicare a informaţiei financiare, care este folosită de către management pentru a plănui, evalua şi a exercita control asupra organizaţiei. (Volkan si Petre 2008).
Dezvoltarea sistemelor, suport de decizie, este strâns legată de contextul evoluţiei din domeniul informatic, adică de dezvoltarea sistemelor informatice, a bazelor de date şi inclusiv a sistemelor expert. (Manole Velicanu et all 2000).
În viziunea lui Scot M. Boggs (2003) principalul factor care a dus la utilizarea sistemelor informatice în cadrul companiilor este creşterea accesibilităţii organizaţiilor mici şi a persoanelor fizice la tehnologie, în special computerul personal, Internetul şi programele informatice. Boggs evidenţiază faptul că tehnologia digitală ajută utilizatorii să colecteze informaţii din surse diferite, să le filtreze şi să le analizeze pentru realizarea rapoartelor necesare pentru procesul decizional.
Referitor la importanţa pe care o are sistemul informatic în desfăşurarea activităţii contabililor Cooper (1996 ) susţine că nivelul de performanţă al contabilităţii manageriale este direct proporţional cu cunoştinţele din domeniul IT pe care aceştia le deţin. Contabilii sunt obligaţi să utilizeze mai multe tipuri de cunoştinţe în momentul în care îşi desfăşoară activitatea. În 1994 Institute of Chartered Accountant din Australia (Beaman si Richardson) a încercat identificarea nivelului de cunoştinţe în domeniul IT pe care trebuie să-l deţină un contabil pentru a obţine rezultate eficiente. Rezultatele acestui raport nu au fost însă cele preconizate, deoarece evoluţia sistemelor informatice este dinamică şi limitarea la anumite cunoştinţe informatice este insuficientă.
Aceeaşi părere este adoptată şi de Burns (1999) care consideră că pregătirea în domeniul IT trebuie să fie la fel de importantă ca şi pregătirea profesională pe care aceştia o urmează în cadrul unei instituţii de învăţământ. Mai important este faptul că pregătirea în domeniul IT trebuie să fie una continuă, shimbările care se realizează în acest domeniu fiind mult mai importante şi mai rapide decât în orice alt sector. Cooper (1996 ) este şi mai dramatic în limbajul utilizat pentru a defini pregătirea managerilor în domeniul IT. El consideră că profesioniştii orientaţi spre contabilitatea managerială care nu îşi dezvoltă abilităţile de utilizare a sistemelor informatice se află într-un regres din punct de vedere profesional.
Bearman şi Richardson au realizat în perioada 1997-2005 un studiu bazat pe informaţii obţinute de la 200 de contabili din Australia pentru a evidenţia influenţa pe care o au sistemele informatice asupra contabililor. A încercat prin intermediul studiului să surprindă atât percepţiile personale cât şi impactul real pe care îl au adoptarea sistemelor informatice în contabilitatea mnagerială. Rezultatul studiului este surpins în tabelul 1.
Tabelul 1 : timpul petrecut in realizarea anumitor sarcini
| |Studiu1997 |Studiu 2005 | |
|Timpul petrecut pentru |Timp perceput |Timp perceput |Evoluţie(ore) |
|Suport decizii |25.6% |38.4% |-3.915 |
|Activitate de rutină |53.0% |41.0% |1.164 |
|Analize non- standard |34.5% |27.5% |3.705 |
|Managementul sistemului |12.5% |19.3% |-2.568 |
|informatic | | | |

Pe baza acestui studiu se evidenţiază foarte clar timpul care este alocat pentru îndeplinirea anumitor sarcini. În anul 1997 cea mai mare parte a timpului este alocat pentru îndeplinirea sarcinilor de rutină, adică înregistrarea şi procesarea datelor. O evoluţie semnificativă este înregistrată de alocarea timpului pentru deciziile manageriale. La nivelul anului 2005 timpul alocat pentru deciziile manageriale este aproximativ egal cu timpul alocat efectuării proceselor de rutină.
Tot pe baza aceluiaşi studiu s-a evidenţiat importanţa anumitor cunoştinţe în realizarea ativiăţii zilnice:
Tabelul 2 : Abilităţile informatice necesare pentru contabilitatea managerială
|Abilităţi |1997 |2005 |
|Excel |83% |87% |
|Sisemele informatice de suport pentru luarea deciziilor |68% |68% |
|Securitate& control |51% |63% |
|Designul bazei de date |40% |45% |
|Software de reţea |39% |30% |
|Schimbul informaţiilor |27% |50% |
|Noile tehnologii |13% |21% |

Schimbări majore se înregistrează la percepţiile contabililor în ceea ce priveşte abilităţile pe care doresc aceştia să le dobândească. Excelul rămâne indispensabil. Un procent de 87% de persoane consideră acest program ca fiind un instrument obligatoriu pentru efectuarea atribuţiilor de serviciu. Foarte important de menţionat este creşterea puternică pe care o înregistrează evoluţia nevoii, pe perioada studiului, în ceea ce priveşte partea de comunicare la distanţă şi stabilirea unei legături între diferite puncte geografice.
Connor şi Martinsons (2006) susţin că tehnologia informaţională ne oferă suportul necesar luării deciziilor manageriale şi îmbunătăţirea continuă a activităţilor desfăşurate de intreprindere. David Kay (2003) aduce în discuţie utilizarea tabloului de bord pentru crearea unei viziuni clare în modul de desfăşurare al organizaţiei care va determina un proces de producţie mai eficient. Astfel, compania dobăndeşte o capacitate ridicată de a se organiza şi de a-şi motiva personalul. Moorthy et all (2012) scoate în evidenţă faptul că articolul lui David Kay prezintă o lacună prin faptul că autorul nu reuşeşte să identifice importanţa şi diferenţierea dintre costul investiţiilor şi profitabilitatea utilizării sistemelor informatice.
Un alt studiu efectuat de Micheal Gillman (2003) accentuiază importanţa IT-ului în luarea unor decizii manageriale mai eficiente care să se reflecte asupra organizaţiei într-un mod pozitiv. Totuşi, acest autor nu a reuşit să pună în evidenţă cerinţele şi costurile pe care companiile le suportă pentru implementarea sistemelor informatice.
Kristi Urich (2003) aduce în discuţie sistemele informaţionale mobile care sunt extrem de utile în special pentru angajaţii care lucrează pe teren. Autorul sugerează faptul că tehnologiile noi ajută la prezervarea mediului prin diminuarea folosirii hârtiei. Alegerea sistemului informatic adecvat organizaţiei este esentială pentru găsirea unui echilibru între nevoile organizaţiei şi costurile acesteia.
David Hurwitz (2003) subliniază provocările şi oportunităţile tehnologiei informaţionale din secolul 21. Sistemele informaţionale din prezent sunt foarte complexe şi contribuie într-o mare măsură la dezvoltarea companiilor, dar în acelaşi timp sunt foarte costisitoare. Autorul evidenţiază faptul că sistemele IT ar trebui să adopte o metodologie de planificare a resurselor cât mai bine structurată şi mai transparentă. Raportul de management este bazat pe modele de alocare a activelor care analizează obiectivele stabilite, nivelul de risc al costurilor şi previzionează rezultatele.
Lesley Meall (2004) subliniază faptul că adaptarea sistemelor informatice la standardele contabile internaţionale este costisitoare, complexă şi necesită mult timp. Totuşi, odată ce modificările au fost efectuate, beneficiile aduse companiei sunt semnificative şi în conformitate cu IFRS.

3. Obiective, descrierea bazei de date şi metodologia de cercetare

Acest studiu are la bază o metodologie de cercetare teoretică. Obiectivele articolului sunt de a evidenţia diferenţele dintre contabilitatea managerială tradiţională şi contabilitatea managerială influenţată de tehnologia informaţională. Totodată, dorim să evidenţiem influenţele pozitive pe care IT-ul le exercită asupra contabilităţii manageriale, dar şi impactul costurilor sistemelor informatice asupra organizaţiilor.
Considerăm că acest subiect este insuficient dezvoltat de literatura de specialitate internaţională, dar mai ales de către autorii români chiar dacă are un impact major asupra direcţiei profesiei contabile. Mai mult, rolul contabilului este schimbat de apariţia sistemelor informatice ceea ce necesită o aprofundare a studierii acestui subiect.

4. Contribuţii proprii
Dezvoltarea sistemelor informatice are influenţe majore asupra funcţiilor care se regasesc în cadrul unei societăţi comerciale. De cele mai multe ori atribuţiile personalului sunt in strânsă legatură cu sistemele informatice adoptate şi cu tehnlogizarea companiei. De aceea, înţelegerea direcţiei de dezvoltare a organizaţiei duce la o dezvoltare armonioasa a funcţiilor pe care le are personalul în cadrul societăţii cu viziunea companiei. Integrarea sistemelor tehnologice în cadrul companiei a transformat mediul într-o societate informaţională, nevoia de a deţine informaţie devenind primordială.
Sistemele informatice in cadrul contabilităţii manageriale reprezintă un instrument important în cadrul companiilor. Principalele avantaje ale acestor sisteme sunt: • Creşterea acurateţei
Informaţiile procesate de contabilitatea managerială sunt mult mai precise. Sistemele informatice elimină erorile umane care pot să apară în urma procesării manuale a datelor.

• Timp scăzut şi procesare rapidă
Volumul mare al datelor care trebuie procesate a determinat profesioniştii contabili să adopte sisteme informatice care sa preia o parte din procesarea datelor. Astfel, un sistem informatic asigură reducerea timpului de introducere a datelor şi în acelaşi timp asigură procesare mult mai rapidă şi mai corectă a datelor. • Îmbunătăţirea funcţionalităţii – procesare electronică – eficientizare efort
O funcţie importantă a sistemelor informatice este eliminarea înregistrării anumitor date care pot fi preluate direct de către anumite terminale tehnologice fără a mai fi necesar factorul uman. Prin îmbunătăţirea funcţionalităţii contabilii au posibilitatea să realizeze rapoarte într-un timp mai scurt şi oferă managerilor o imagine realistică în orice moment asupra companiei. • Mediu ecologic
În ultimii ani s-a înregistrat o preocupare a societăţii pentru prezervarea mediului înconjurător într-o formă cât mai bună. Companiile doresc nu doar să îşi desfăşoare activitatea în armonie cu cerinţele mediului ecologic, dar se urmăreşte şi o evoluţie sustenabilă. Sistemele informatice contribuie la prezervarea mediului prin trecerea de la utilizarea suportului de hârtie la digitalizarea informaţiei. Mai mult, se elimină depozitele de documente în format fizic şi se câştigă spaţiu care poate fi utilizat în alte scopuri. • Rapoarte externe mai utile
Rapoartele oferite în urma utilizării sistemelor informaţionale sunt mult mai coerente şi reflectă imaginea companiei în mod real. În acelaşi timp îmbunătăţeşte posibilitatea de acces la informaţie a persoanelor interesate de bunăstarea companiei. • Decizie managerială asistată
Există anumite sisteme informatice care ajută managerul la luarea deciziilor prin furnizarea de informaţii relevante simplificate mai uşor de utilizat de către oameni cu diverse domenii de pregătire tehnică. • Integrarea informaţiei
Sistemele tehnologice permit utilizarea mai multor tipuri de informaţii, realizează mai multe rapoarte din diverse departamente care sunt combinate într-un mod automat. Sistemele informatice prezintă informaţiile economico-financiare necesare desfăşurării activităţilor zilnice ale unei organizaţii. Cu toate acestea, pentru ca resursele organizaţiile să fie utilizate într-un mod cât mai eficient fiecare componentă a sistemului informaţional pe care se bazează decizia managerială trebuie să interacţioneze cu celelalte sisteme informaţionale ale organizaţiei şi să creeze un ansamblu de date corelate între ele.

• Raportare eficientă
Acţionarii companiei sunt informaţi în mod corect şi într-un timp util asupra situaţiei societăţii. • Fişe de lucru manageriale bine structurate
Eficientizează efortul depus de către personal în culegerea informaţiilor prin standardizarea cerinţelor. • User friendly – grafice 3D – holograme pentru prezentări
Sisteme informatice au o interfaţă mai uşor de înţeles pentru utilizatori, ceea ce conduce la o mai bună înţelegere a informaţiei de către persoanele fără studii în domeniul economic. • Eficientizarea costurilor pe termen lung
Odată cu implementarea sistemelor informatice se reduc costurile cu personalul responsabil pentru introducerea şi prelucrarea datelor. • Internetul – conectivitate între diferite departamente – accesibilitate informaţie
Internetul facilitează legătura dintre diferite puncte de lucru ale organizaţiei și în același timp ajută la eficientizarea conexiunilor între diferitele puncte de lucru. Aplicarea internetului ca și o extensie a bazelor de date ajută la transmiterea mult mai rapidă a informațiilor și ajută managerii la luarea deciziilor pe baza unor date concrete
Dezavantaje:
• Costuri mari de implementare
În prima fază costurile de implementare a sistemelor informatice care asistă deciziile manageriale sunt foarte mari, majoritatea companiilor care au probleme de cash flow se feresc de acest tip de investiţii, însă amortizarea acestora se face în timp, iar rezultatele sunt superioare dacă implementarea a fost făcută corect şi în mod personalizat pentru companie. • Riscul să nu fie implementat bine
Riscul implementării apare în momentul în care compania întâmpină probleme în a defini foarte clar atribuţiile şi utilizarea sistemului informatic. Perioada de implementare este perioada critică deoarece atunci se evaluează toate necesităţile contabilităţii manageriale şi se optimizează sistemul pentru a îndeplini cerinţele companiei.

• Training
Un segment important în implementarea sistemelor informatice îl reprezintă şi latura umană, adaptarea personalului la provocările şi cunoştinţele asociate cu noile sisteme informatice care diferă de la o companie la alta şi diferă şi în funcţie de disponibilitatea personalului pentru a învăţa noi proceduri. Trainingul personalului presupune costuri pentru companie şi inclusiv o perioadă în care acesta nu poate fi utilizat la capacitatea maximă. • Rezultatele nu apar imediat
Un dezavantaj al implementării sistemelor informatice este faptul că rezultatele utilizării apar ulterior şi de regulă tehnologia ajunge la potenţialul maxim după o perioadă de folosire. • Redefinirea fişei postului
Un nou sistem de raportare obligă personalul să se respecializeze şi în acelaşi timp să iasă din sfera de confort şi să înveţe noi modalităţi de raportare şi inclusiv utilizarea eficientă a sistemelor informatice şi a datelor stocate în cadrul acestora.
Comparaţie cu contabilitatea managerială tradiţională
Principala diferenţă dintre contabilitatea managerială tradiţională şi cea care utilizează inclusiv sistemele informatice este dată de modul în care este alocat timpul profesioniştilor în contabilitatea managerială. În cadrul contabilităţii manageriale tradiţionale, majoritatea timpului este alocat pentru introducerea datelor şi procesarea lor, aceste atribuţii sunt preluate de către sistemele informatice, evoluţia acestei tendinţe se evidenţiază şi în cazul cercetării făcute de către Ian Beaman şi Bill Richardson (tabelul 1) dacă în 1997 mai mult de jumătate din timp era alocat pentru activităţile de rutină (introducere şi procesare date) în anul 2005 lucrurile se schimbă radical, scade foarte mult timpul alocat pentru aceste activităţi şi experţii în contabilitatea managerială petrec tot mai mult timp pentru activitatea de suport a deciziilor manageriale.

Concluzie
Prin această cercetare am evidenţiat faptul că sistemele informatice au un impact major asupra funcţiilor contabilităţii manageriale. În prima fază redefinesc activităţile experţilor în contabilitatea managerială implicându-i mai mult în activitatea decizională şi ajutându-i să aibă o viziune mai amplă asupra situaţiei organizaţiei.
In cadrul articolului am punctat principalele avantaje şi dezavantaje ale utilizării sistemelor informatice în contabilitatea managerială. Cel mai important avantaj subliniat este procesarea rapidă a datelor necesare unui manager în activitatea decizională, totodată acurateţia informaţiilor obţinute este superioară comparativ cu rezultatele obţinute de către contabilitatea managerială tradiţională.
Iar ca și dezavantaj ar fi redefirea atribuţiilor pe care le au experţii în contabilitatea managerială și în unele cazuri aceştia nu mai reușesc să se adapteze noilor cerințe tehnologice.
Considerăm că ar fi util să se realizeze o cercetare cu privire la impactul sistemelor informatice asupra contabilității manageriale din România. Această temă este insuficient aprofundată în literatura de specialitate deși are un impact major asupra contabilitații managerială .

Referinţe

Beaman, I. & Richardson, B. (2007), Information Technology, Decision Support and Management Accounting Roles, Journal of Applied Management Accounting Research

Dechow, N.; Granlund, M. & Mouritsen, J. (2007), Management Control of the Complex Organization: Relationships between Management Accounting and Information Technology, Handbook of Management Accounting Research

Ghasemi, M.; Shafeiepour, V.; Aslani, M. & Barvayeh, E. (2011), The impact of Information Technology (IT) on modern accounting systems, Procedia - Social and Behavioral Sciences no. 28 pag.112 – 116

Moorthy, M.; Voon, O.; Samsuri, C.; Gopalan, M. & Yew, K. (2012), Application of Information Technology in Management Accounting Decision Making, International Journal of Academic Research in Business and Social Sciences, vol. 2, no. 3

Spraakman, G. & Sanchez-Rodriguez, C. (2010), The Impact of Management Accounting on Management Accounting Practices, School of Administrative Studies, York University, Canada

Usurelu, V.; Danaila, A., Mihai,G.,Vatasoiu, C.(2010), Impactul noilor tehnologii ale informatiei si Comunicarii asupra Contabilității Instituțiilor Publice, Analele Universităţii “Constantin Brâncuşi” din Târgu Jiu, Seria Economie, Nr. 4

Velicanu, M.; Lungu, I. & Munteanu, M., (2000), Studiul si analiza realizarii unui sistem suport de decizie într-o agentie imobiliara, Revista Informatica Economica, nr. 4 (16)

Volkan, I & Pete, S (2008), Adopting Information technology (IT) in Management Accounting in Order to Achieve IT – Business Alignment, Babes-Bolyai University, Faculty of Economics and Business Administration