Efektifitas Organisasi Berbasis Team dalam Industri Jasa Konstruksi
Caroline Maretha Sujana, 2012

Abstrak

Kesuksesan suatu proyek sangat dipengaruhi oleh keefektifan kerja tim proyek itu sendiri. Tulisan ini mencoba mengkaji hal-hal yang mempengaruhi keefektifan sebuah tim, bagaimana meningkatkannya dan pentingnya evaluasi tim. Dan dari studi kasus PT. Light Instrumenindo Jakarta didapat faktor-faktor yang menyebabkan masalah dalam proyek yang berakar dari ketidakefektifan tim proyek.

Pendahuluan
Perusahaan jasa konstruksi dalam pembangunan nasional sangat berperan khususnya dalam pembangunan fisik. Dimana dalam menjalankan kegiatannya sering menghadapi kendala, baik internal maupun eksternal, sehingga diperlukan suatu organisasi yang efektif dan sistem manajemen yang balk agar mampu mengatasi kendala tersebut dan proyek selesai pada waktunya dengan kualitas pekerjaan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Kerja sama tim merupakan senjata yang ampuh dalam upaya meningkatkan produktivitas dan efektivitas organisasi. Dengan adanya pembinaan atau pengembangan tim diharapkan terjadi komunikasi, kerja sama, dan kekompakan satuan-satuan kerja dalam organisasi sehingga satuan-satuan kerja tersebut menjadi semakin produktif dan efektif.

Mengapa Tim Menjadi Begitu Populer?
Sekitar 20 tahun yg lalu, perusahaan-perusahaan seperti W.L.Gore, Volvo & General Foods dianggap aneh ketika memperkenalkan tim ke proses produksi. Tetapi hal tersebut tidaklah berlaku pada masa sekarang ini. Hal tersebut dikarenakan kinerja tim lebih unggul dari individu, cara untuk memberdayakan karyawan secara lebih baik, agar organisasi dapat bersaing secara efektif dan efisien, lebih efektif dan efisien terhadap perubahan dari pada departemen tradisional dan kelompok permanen, memiliki kemampuan untuk cepat berkumpul, menyebar, berfokus ulang dan membubarkan diri, tim memfasilitasi partisipasi karyawan dalam menjalankan keputusan (3).
Kelompok kerja adalah kelompok yang berinteraksi terutama untuk berbagi informasi dan mengambil keputusan agar bisa membantu setiap anggota berkinerja dalam bidang sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. Sedangkan tim kerja adalah membangkitkan sinergi positif lewat upaya terkoordinasi, dimana upaya-upaya individual mereka menghasilkan kinerja yang lebih besar daripada jumlah input dari masing-masing individu (1).

Gbr 1 :Kelompok kerja Tim Kerja
Tim dapat melakukan berbagai hal. Bisa menghasilkan produk, jasa, merundingkan transasksi, mengkoordinasi proyek, menawarkan nasihat dan mengambil keputusan.
Terdapat 4 tipe tim yang paling lazim dijumpai dalam organisasi : tim pemecahan masalah, tim kerja yang mengelola diri sendiri, tim lintas fungsional dan tim virtual.

Bagaimana Membentuk Tim Efektif ?
Menurut Komaruddin (2000;269), efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukan tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Menurut Arens dan Loebecke (1999;817), efektivitas adalah derajat di mana tujuan organisasi telah Achieve organisational goals Satisfy member needs Maintain team survival

Team effectiveness dicapai.
Team development
Team norms
Team roles
Team cohesiveness
Team processes

Task characteristics
Team size
Team composition
Team design

Organisational and team environment Reward systems Communication systems Physical space Organisational environment Organisational structure Organisational leadership

Gambar 2. Team Effectiveness Model (Steven Mc. Shane)
Empat komponen yang menggambarkan performa tim yang efektif adalah (Ancona et al, 1999) performance,member satisfaction, team learning, outsider satisfaction.
Model yang telah lama dipercayai untuk membangun efektifitas tim antara lain (Luthans, 2006): 1. Menciptakan lingkungan yang tepat yang mendukung. 2. Adanya komitmen 3. Sistem penghargaan yang baik 4. Sistem komunikasi yang terbuka 5. Ruang fisik yang mendukung tim dalam bekerja
Faktor yang mempengaruhi tidak berjalannya tim adalah visi, misi dan strategi organisasi kurang imaginable, feasible dan communicable,moral dan semangat yang ‘lemah’, konflik of interest pribadi merebak, kemampuan mental (intelegensia dan kreativitas) kurang, kepribadian yang dominan, komposisi susunan tim yang kurang efektif., ketidakjelasan peranan tim dan anggotanya, tertutup untuk dievaluasi, pemberdayaan kurang efektif. (2)

Ciri-Ciri Organisasi Berbasis Tim yang Efektif 1. Sasarannya Jelas. Tim yang efektif harus memahami sasaran yang harus dicapai. Sasaran akan mendorong anggota tim mengarahkan ulang perhatian pribadi ke sasaran tim. 2. Tiap anggota memiliki keterampilan relevan. Anggotanya memiliki kemampuan yang relevan baik keterampilan teknis maupun keterampilan antar-pribadi. 3. Saling percaya. Ada kepercayaan timbal-balik dan integritas tinggi masing-masing individu yang menumbuhkan rasa percaya dalam tim. 4. Komitmen yang disatukan. Para anggota tim yang efektif menampilkan dedikasi dan loyalitas yang hebat terhadap timnya. 5. Komunikasi yang baik. Anggota-anggota mampu menyampaikan pesan-pesan satu sama lain yang gampang dan dimengerti dengan jelas baik verbal maupun lisan 6. Keterampilan negosiasi. Fleksibilitas dalam tim akan menumbuhkan keterampilan negosiasi dalam organisasi. 7. Kepemimpinan yang memadai. Pemimpin yang efektif dapat memotivasi suatu tim untuk mengikuti mereka menempuh situasi-situasi yang paling sulit dengan cara membantu memperjelas tujuan. 8. Dukungan Internal dan Eksternal. Iklim yang baik yang dapat mendukung kinerja organisasi.

Karakteristik Tim yang Efektif (Luthans, 2006) 1. Saling ketergantungan dan adanya hubungan yang jelas 2. Saling berbagi keinginan dan dapat menanggulangi konflik dengan meninggalkan ego anggotannya 3. Anggota merasa terlindungi dari pempinan koorporat yang tidak mendukung. 4. Pimpinan memberikan arahan, pengertian, kepercayaan, harapan dan memberika tindakan yang bersifat bias, cenderung beresikan dan bersifat urgency. 5. Adanya target dan arah yang jelas 6. Tercapainya kooordinasi antar anggota, dan mendapat hasil yang diinginkan 7. Dapat bertahan walaupun lingkungan mengalami perubahan

Cara meningkatkan Effektifitas Tim dalam organisasi (Luthans, 2006)
Berdasarkan beberapa riset, ada 5 cara yang digunakan untuk meningkatkan keefektifan tim dalam organisasi : 1. Pembentukan tim : dimulai dengan pemahaman bahwa kelompok kerja membutuhkan waktu dan pelatihan sebelum mereka berkembang menjadi unti yang positif dan kohesif. Pembentukan tim membangun rasa kemitraan dan anggota dapat melihat tim sebagai unit dan susunan kerja yang menarik. Pembentukan tim berhasil jika setiap individu saling membagikan intelegensia secara kolektif dan mengalami sense of empowerment. 2. Kolaborasi : proses kolaborasi mencakup belajar bagaimana meningkatkan interaksi interpersonal dalam kelompok pada saat menjalankan agenda harian. 3. Kepemimpinan kelompok : terdapat 2 kunci utama yaitu bagaimana mereka menyeleksi anggota.dan taktik yang digunakan untuk mempengaruhi anggotanya. Pemimpin yang efektif tahu bagaimana mengajar dan membagikan perasaan berharga dengan mengakui keberhasilan kelompok, tetapi juga yang paling penting, bagaimana memperoleh kepercayaan dari anggota timnya. 4. Isu budaya dalam globalisasi : agar tim menjadi lebih efektif, hambatan budaya harus dihapuskan. Sehingga untuk meningkatkan tim global, riset mengindikasikan bahwa tim budaya “hibrid” berhubungan dengan peningkatan kinerja. Dengan demikian, seleksi anggota kelompok memainkan peran penting dalam keefektifan kelompok.

Team Based Working (TBW)
Gambar3: Enam Langkah TMW (J.M. Roberts 1995)
Enam langkah dari Team Based Working (TBW) meliputi: * Deciding on TBW : mengerti nilai dan keuntungan dari TBW dan melakukan peninjauan organisasi yanga ada. Sebelum memperkenalkan TBW, penting untuk mengerti struktur yang ada, budaya, dan tim kerja yang ada dalam organisasai. Tahap ini juga meliputi pengembangan rencana penerapan TBW. * Developing support systems: Tahap ini memerlukan system yang mendukung TBW seperti training, system reward, system komunikasi, relasi antar anggota tim, dan membuat rencana untuk mengadopsi dan mengembangkannya untuk TBW. * Team leader and team member selection: Membuat criteria dalam memilih ketua dan anggota tim dan menerapkan proses seleksi dan recruitment yang sesuai. Training bagi ketua tim sangat, memeimpin tim sangat berbeda dari jenis leadership yang lain sehingga ketua tim harus diperlengkapi dengan pengetahuan, skill, prilaku yang penting. * Developing effective teams: Mengerti dan dapat menerapkan proses pengembangan tim, yang meliputi klarifikasi tujuan, aturan, proses komunikasi dan proses pengambilan keputusan. * Reviewing and sustaining team effectiveness: dalam tahap ini, tim harus dilatih untuk membentuk criteria penilaian kinerja tim dan untuk mengidebtifikasi perubahan yang diperlukan dalam meningkatkan kinerja. * Reviewing TBW: Tahap terakhir adalah mengevaluasi kontribusi dari TBW terhadap keefektifan organisasi dan membuat perubahan yang perlu untuk memastikan kelanjutan dan kontribusi yang berkelanjutan dari TBW bagi organisasi.

Menganalisis Efektifitas Organisasi Berbasis Tim * Organization Context: Tugas-tugas dan tindakan harus direncanakan dengan hati-hati agar waktu tidak terbuang, misalnya untuk rapat-rapat yang tidak perlu. Terdapat jenis tugas yang kompleks, mengharuskan setiap anggotanya menguasai dengan baik hanya salah satu bagian saja. (misalnya konser musik). Efektivitas tim tergantung pada jelasnya tujuan pada organisasi * Boundaries: Tim dengan anggota dengan berbagai kemampuan dan latar belakang akan semakin efektif. Keputusan mengenai ukuran tim sebaiknya diserahkan kepada anggota. Pergantian anggota tim sangat membutuhkan persetujuan anggota, karena anggota baru akan menuntut adanya sosialisasi baru * Team Development. Tim yang efektif akan memiliki norma dan aturan yang secara perilaku disetujui oleh anggota. Tim yang baik akan memiliki aturan walaupun anggotanya adalah orang-orang ahli. Peraturan yang dibuat bersama akan membuat tim untuk bekerja lebih efektif .

Bagaimana Membangun Kebersamaan Tim Agar Efektif?
Setiap anggota kelompok harus mampu menerima keragaman anggota kelompok (hilangkan egoisme / ke-aku-an). Tim dibangun berdasarkan kebersamaan, tidak memandang suku, golongan, dll. Menunjukkan rasa saling percaya, saling menghargai dan dilandasi keterbukaan. Tim harus berorientasi pada opini, berorientasi pada persamaan dan berorientasi pada tujuan.
Hambatan umum untuk tim yang efektif biasanya adalah Challenges of Knowing Where to Begin, Dominating Team Members, Poor Performance of Some Team Members, Poorly Managed Team Conflict.

Evaluasi Tim
Evaluasi adalah proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah kinerja untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja program/proyek.
Tujuan Evaluasi untuk mendapatkan informasi dan mengambil pelajaran dari pengalaman mengenai pengelolaan, keluaran, manfaat, dan dampak dari kerja yang baru selesai dilaksanakan, maupun yang sudah berfungsi. Dan sebagai umpan balik bagi pengambilan keputusan dalam rangka perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian proyek selanjutnya.
Jenis-Jenis Evaluasi
1. Evaluasi awal kegiatan : penilaian terhadap kesiapan proyek atau mendeteksi kelayakan proyek.
2. Evaluasi formatif : penilaian terhadap hasil-hasil yang telah dicapai selama proses kegiatan proyek dilaksanakan. Waktu pelaksanaan dilaksanakan secara rutin (per bulan, triwulan, semester dan atau tahunan) sesuai dengan kebutuhan informasi hasil penilaian.
3. Evaluasi sumatif : penilaian hasil-hasil yang telah dicapai secara keseluruhan dari awal kegiatan sampai akhir kegiatan. Waktu pelaksanaan pada saat akhir proyek sesuai dengan jangka waktu proyek dilaksanakan. Studi Kasus

Tim proyek di PT. Light Instrumenindo Jakarta dibentuk oleh pimpinan perusahaan dengan tujuan menyelesaikan suatu proyek berdasarkan persyaratan tertentu. Dimana seluruh anggota organisasi dan pemimpinnya merupakan bagian dari sumber daya manusia perusahaan yang secara formal membentuk tim kerja, yang terdiri dari anggota dengan perilaku tertentu. Perilaku anggota tim akan membentuk karakteristik tim yang akan menentukan efektivitas organisasi melalui efektivitas internal tim, yaitu suatu proses yang berhubungan dengan suasana kerja dalam tim. Dengan suasana kerja yang sesuai dengan harapan anggota tim akan meningkatkan kemampuan dalam pencapaian sasaran organisasi.

Berkaitan dengan tingkat pencapaian sasaran organisasi, dalam proses pelaksanaan proyek terdapat berbagai hambatan dan penyimpangan yang sangat mengurangi kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam rencana kerja, yaitu terjadi keterlambatan dalam penyelesaian proyek karena terjadinya pekerjaan ulang atau perbaikan-perbaikan dari bagian pekerjaan yang belum memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan dan realisasi biaya selalu melampaui rencana biaya yang telah ditetapkan.
Dimana masalah tersebut berakar dari kurangnya kerja sama dan koordinasi anggota tim dalam mencapai tujuan. Untuk itu perlu dilakukan pengukuran, pengolahan dan analisis terhadap suasana kerja para anggota tim proyek khususnya tim design, quantity surveyor, dan supervisor di PT. Light Instrumenindo Jakarta.

Hasil studi lapangan, pengolahan data, dan analisis menunjukkan bahwa ketidak jelasan tujuan tim, kurangnya kerja sama antar anggota tim, kepemimpinan yang kurang baik, dan kurang saling memberi informasi merupakan faktor yang menghambat ketiga tim tersebut. Sedangkan kurang pengaruh mempengaruhi sesama anggota tim, tidak mempunyai keterampilan dalam pengambilan keputusan, kreativitas anggota tim rendah, dan kurang mampu mengolah masukan dari sesama anggota tim hanya menghambat tim quantity surveyor dan supervisor.

Daftar Pustaka * Burke, Warner. “Organization Development”. Addison-Wesley Publishing Company. 1993 * Luthans, Fred. “Perilaku Organisasi” (Edisi Sepuluh). Penerbit Andi. Yogyakarta. 2006. * Robbins, Stephen P.; “Perilaku Organisasi (10 ed)”, Penerbit Percetakan Aditya Media, Yogyakarta, 2006. * http://EzineArticles.com/487349 * http://manajemenproyekindonesia.com/?p=880 * http://www.prokonbms.com/ * http://one.indoskripsi.com/judul-skripsi/skripsi-lainnya/efektivitas-vcd-sebagai-media-pembelajaran-ips-kelas-iv-di-mi-tsamrotul-huda-1-jatirogo * http://perencanaan.depsos.go.id/talnet/news/attachment/260920070221_monitoring%20dan%20evaluasi.ppt. * http://othenk.blogspot.com/2008/11/pengertian-tentang-efektivitas.html * http://www.google.co.id/introduction to team-based organiation.html * http://digilib.itb.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptitbpp-gdl-s2-1997-agushermaw-1848