En 1898, Edward Saybolt estableció la compañía que lleva su nombre en Marcus Hook, Pennsylvania, en los Estados Unidos de Norte América. Antes de la segunda guerra mundial, el Dr. Van Duyn fundó un Instituto en Rotterdam, Holanda para entrenar a analistas químicos. En 1960 Saybolt asumió el control del Instituto y la compañía adoptó a Saybolt, conocido como Van Duyn. Las actividades de Saybolt Van Duyn fueron concentradas sobre todo en Europa y Norteamérica.
Saybolt Panamá fue fundado en 1956 con el nombre de E.W. Saybolt y Co., S.A. desempeñando un papel importante en las operaciones de Petroterminal de Panamá, S.A. en el año 1980, atendiendo las cargas y descargas de petroleros. En 1984 fue establecida Saybolt de Panamá, S.A. y en Diciembre de 1999 surgió la fusión con la empresa Core Laboratories, resultando de esta unión la empresa Core Laboratories Panamá, S.A.
Misión
Es la misión de Saybolt proporcionar un servicio rápido, preciso, profesional, independiente y eficiente de una manera que refleja un compromiso total con los estándares más exigentes de hoy en día.
Saybolt apoyará y aportará un valor añadido a los clientes e interesados, al estar centrado y atento a sus necesidades en el mercado mundial, mientras al mismo tiempo ser reconocidos por nuestros empleados y la industria por la excelencia, integridad y fiabilidad.
Vamos a garantizar un ambiente de trabajo seguro, agradable y acogedor para nuestros empleados, animándoles a conseguir la máxima satisfacción y crecimiento, y así ser reconocidos como un personal bien entrenado, de confianza y de calidad orientada.
Saybolt buscara nuevas oportunidades técnicas para ampliar horizontes, utilizando todos los recursos disponibles, mediante la provisión de un canal de comunicación que responde a las ideas innovadoras y críticas constructivas. El mantenimiento de una fuerte organización a través del respeto mutuo y apoyo es un requisito previo de la cultura de Saybolt, con el apoyo de la seguridad financiera, la rentabilidad superior y un crecimiento estable sostenido por un aumento de volumen de ventas y control de costos efectivos en todos los niveles.
Todos los días es el día del Cliente
Saybolt abordará cada día los desafíos y oportunidades con entusiasmo, y una actitud positiva; nuestro personal hará que " Todos los días sea el día del Cliente".
Visión Nuestra visión es simple: Facilitamos sus necesidades comerciales y de transporte, sin demora. Durante los últimos 100 años nos hemos especializado en Petróleo, Gas, Químicos y otros recursos energéticos. El conocimiento, experiencia y competencia de nuestros expertos demuestran la ventaja competitiva de Saybolt, día a día.
En nuestro cambiante ambiente, la gestión de nuestro negocio es un gran desafío para todos los involucrados en nuestra empresa. Se nos anima a retener y aumentar nuestra participación en el mercado aun cuando el comercio internacional se ve limitado por muchos factores. Dentro de Saybolt creemos que hemos logrado un entendimiento organizacional excepcional de todos los temas de actualidad, por ende nos da el poder en la convicción de asegurarles que, como su proveedor de servicio, puede tener confianza en todas nuestras actividades.
Objetivos
* Cumplir con todas las regulaciones nacionales para poder dar un servicio imparcial y eficiente a todos nuestros clientes. * Siempre estar actualizados en los procedimientos de seguridad debido a las distintas labores que realizamos y efectuarlos al pie de la letra. * Tener en cuenta en todas nuestras actividades la protección hacia al medio ambiente.
Política de calidad
* Es política de Saybolt, la de proporcionar a nuestros clientes un servicio profesional; independiente y eficiente, de manera tal que refleje nuestro compromiso con los más altos estándares disponibles hoy en día.
* La calidad se entiende como la satisfacción del cliente al verse cumplidas o superadas sus necesidades y expectativas.
* La calidad es una parte integral de los objetivos de la compañía y, por lo tanto, es la contribución fundamental para la continuidad de la compañía.
* La calidad también se entiende como la búsqueda de la mejora continua, a través de los procesos de calidad controlada con la utilización de los principios de la Administración de la Calidad Total (T.Q.M., por sus siglas en inglés), y cumpliendo con los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 17025, ISO 17020 y/o otras acreditaciones nacionales e internacionales.
* Para garantizar los servicios prestados y así mantener la confianza de nuestros clientes, es fundamental implementar un sistema de calidad documentado así como realizar las evaluaciones oportunas para mejorar el sistema de calidad.
* La calidad es responsabilidad de todos los empleados de Saybolt y requiere de un proceso continuo de Control de la Calidad. (16)
Estructura Organizacional
Generalidades de la población
Dependiendo de su estructura organizacional la empresa se divide en tres áreas que son:
* Área de Inspección: consta con 28 empleados * Área de Laboratorio: consta con 11 empleados. * Área de Administración: consta con 7 empleados.
En características biográficas un 90% son de sexo masculino y el otro 10% sexo femenino. En cuestión de edad hay un gran porcentaje de juventud con un 80 % del personal con edades que oscilan entre 20 a 30 años y el otro 20% está entre 45 a 60 años de edad.
Clima Organizacional
En el clima de la organización se puede percibir un énfasis en los cumplimientos de seguridad y los logros de las actividades para cumplir lo más pronto posible con el cliente. El grado de satisfacción es regular en las tres áreas, como también la comunicación implementada es descendente. Los reconocimientos son altos por la gran demanda de actividades que los empleados deben de realizar.
Cultura Organizacional
En la organización los gerentes documentan por completo todas las decisiones. Hay muchas reglas y regulaciones de seguridad y labores que los trabajadores deben seguir. En todas las áreas se preocupan por la productividad y que siempre sea elevada. La compañía tiene una gran tendencia a estar orientada al mercado y responder con rapidez a las cambiantes necesidades de sus clientes. Las evaluaciones del desempeño y las recompensas hacen énfasis en el esfuerzo individual. La antigüedad tiende a ser el factor principal para determinar los aumentos de salario y ascensos.
Análisis Externo
Ambiente Social
El ambiente social que rodea a la empresa es de solidaridad, buenas actitudes y gran educación con respecto a los ámbitos que esta inmiscuida la organización, todo esto basado principalmente a la cultura de la sociedad panameña. También el gran interés por parte de los clientes e intermediarios hacia la protección del medio ambiente.
Ambiente Económico
En el ambiente económico, como Panamá tiene una locación estratégica gracias al Canal de Panamá la distribución, compra y venta de los productos derivados del petróleo son altísimas por ende la economía siempre está en alza, ya que siempre hay un tránsito fluido de barcos de diferentes nacionalidades que necesitan comprar o vender combustibles. Pero también hay que tomar en cuenta los factores que afectan la economía de Estados Unidos, ya que nos regimos por los estándares que ellos imponen en los precios del petróleo.
Ambiente Político
En el ambiente político las regulaciones y leyes para el área de los derivados del petroleó son estrictas, pero todo basado en sostener los altos estándares que mundialmente se requiere para los productos petroleros y también en las normas para la protección del medio ambiente.
Ambiente Tecnológico
En el ambiente tecnológico se dan grandes innovaciones que se implementan para mejorar la productividad en todos los procesos que requieren los derivados del petróleo y así obtener la mayor eficiencia en su manejo.
Análisis de Mercado y la Competencia
El estado actual del mercado está en auge y dentro de un par de años aumentara debido a los grandes acontecimientos que se están dando en el país como por ejemplo la ampliación del Canal de Panamá que conllevara a la entrada de barcos con mayor capacidad, esto quiere decir que el producto aumentara y las instalaciones donde se resguardan crecerán para tener mayor capacidad.
Clientes * Tipos de clientes: Los clientes pueden ser de dos sectores, los que compran producto y necesitan de los expertos de nuestra organización para mejorarlo y después venderlo a precios más altos, y los que solo necesitan determinar la calidad y cantidad de productos que tienen en su posesión. * Grado de fidelidad de la clientela: El grado es alto debido a la gran experiencia que posee la empresa y su la rapidez en efectuar las actividades que demanda la clientela. * Factores y motivaciones de los servicios: como factor que ve el cliente está la tecnología de punta con que cuenta la empresa y en la motivación se encuentra la gran capacidad de respuesta inmediata en las demandas de la clientela.
Competidores * Número competidores actuales: en la actualidad hay 18 empresas que realizan las mismas labores en el sector de los derivados del petróleo * Posibilidad de entradas/salidas de nuevos competidores: se podría dar más entrada a nuevos competidores debido a la nueva ampliación del Canal de Panamá. * Estrategias comerciales de los competidores: por ahora la estrategia vista en los competidores es la disminución de los precios de servicio. Fortalezas * Servicio rápido y preciso. * Posibilidad de crecimiento. * Actualización en los procesos. * Protección hacia el medio ambiente. * Canal de comunicación que responde a las ideas innovadoras y críticas constructivas. * Control de calidad continúo. | Oportunidades * Cuentan con tecnología de punta. * Auge del mercado actual debido a la ampliación del canal. * Fidelidad de los clientes hacia la empresa * Conocimiento de la competencia y las estrategias comerciales | Debilidades * Limitados por muchos factores que se dan dentro del comercio internacional. * Mantienen una comunicación descendente lo que crea un ambiente autoritario y muy jerarquizado. * Hacen énfasis en el esfuerzo individual por lo que no hay trabajo en equipo. * Falta de relaciones interpersonales. * La antigüedad es tomada como referencia para determinar los aumentos y ascensos. | Amenazas * Posible entrada de nuevos competidores * Disminución de precios por parte de los competidores |
Fundamentación de Proyecto
* Limitados por muchos factores que se dan dentro del comercio internacional: el intercambio de bienes económicos que se efectúa debido a la entrada y salida de mercancías procedentes de otros países. Gracias a la localización estratégica de Panamá se realiza la compra y venta de petróleo, por lo que la economía está en alza. Pero también debemos tomar en cuenta la economía de Estados Unidos ya que nos regimos a los precios que estos imponen en el petróleo, creando limitaciones.
* Mantienen una comunicación descendente lo que crea un ambiente autoritario y muy jerarquizado: esto crea estilos de dirección: participativos o imperativos, tienen la creencia que la información es poder por ello no puede transmitirse. Por lo cual mantiene una estructura centralizada de poder, todas las decisiones las toma una persona o grupo pequeños de personas en el vértice de la jerarquía organizacional.
* Hacen énfasis en el esfuerzo individual por lo que no hay trabajo en equipo: hay eficiencia de parte de los trabajadores debido a que están enfocados en dar resultados a manera individual, pero esto evita que trabajen en equipo para llegar al objetivo de la organización que es dar un servicio imparcial y eficiente a los clientes.
* Falta de relaciones interpersonales: al no tener relaciones interpersonales, evita que entre los compañeros tengan confianza, emociones, sentimientos, actividades sociales e intereses. Que hacen que el grupo de trabajo cree un compromiso con la empresa, al no tener esto trabajan enfocados en dar resultados individuales sin sentir empatía con sus compañeros.
* La antigüedad es tomada como referencia para determinar los aumentos y ascensos: para requerir de un aumento o ascenso no es necesario la antigüedad en el trabajo, deben tomarse en cuenta otros factores como lo son: experiencia, eficiencia, talento humano, preparación profesional y evaluaciones del personal que nos indicaran si el personal es apto para dicho reconocimiento debido a su compromiso con la empresa.
Problema Central
Deficiencia en la Comunicación y el Comportamiento grupal.
Objetivos
Comunicación | Comportamiento Grupal | * Cambiar la comunicación descendente que existe en la organización. * Implementar una comunicación exitosa al administrar la atención de las personas a lo que acontece en el entorno de la empresa. * Administrar la confianza entre los gerentes y el personal, y también el personal consigo mismo. * Mejorar la deficiencia en la función básica de la comunicación que es la información. | * Cambiar el pensamiento de organización individualista que recompensa los logros individuales. * Mejorar las aptitudes interpersonales de todas las personas en la organización. * Introducir equipos en vez de grupos en la organización. |
Propuesta de Mejoramiento
El impacto que efectuaría esta propuesta sería un ambiente confortable y flexible para los colaboradores de la empresa, una realización de actividades más eficiente en todos los aspectos que conllevan.
Los costos de la implementación de la propuesta llegarían a ser un poco altos debido a que el mejoramiento en los dos problemas centrales conllevaría un proceso de un tiempo considerado, ya que se necesitarían muchas capacitaciones por igual como para gerentes y subalternos, así también actividades que mejoren las relaciones interpersonales.
En rentabilidad los beneficios que traería esta propuesta al terminar todo el proceso de cambio seria por decirlo extraordinario para la organización porque tendrían una mejor respuesta de sus colaboradores hacia las exigencias de los clientes, pues agilizarían los tramites que se realizan para dar un mejor servicio con mayor eficacia, eso redundaría en tener una mayor clientela lo cual aumentaría los ingresos al final de las temporadas. Y como se tiene entendido que en un futuro la demanda de estos servicios aumentara por la ampliación del Canal de Panamá, este cambio sería la mejor apuesta que realizaría la empresa para llegar a ser el competidor más solicitado en la industria.
Metodología
Al estudiar la propuesta de mejoramiento planteamos un proceso el cual debe dar mantenimiento constante, y seguimiento a las acciones o estrategias de comunicación y comportamiento grupal, se deben aplica cuatro fases básicas que sistematizan la comunicación en la organización. El impacto que efectuaría esta propuesta sería un ambiente totalmente amigable, y alto en productividad.
Estas cuatro fases son las siguientes:
1. Investigación y adición.
Se emitió un diagnóstico para dar base al plan de mejora de comunicación requerido donde se permitió conocer el estado real de la organización, conflictos de comportamiento individual y grupal que ya se tenían previstos, conociendo entonces que la deficiencia en comunicación entre áreas había causado también mal comportamiento grupal.
2. Planificación y programación.
Seguidamente se decidió la forma de solucionar el problema o de satisfacer la necesidad de comunicación encontrada. Para la empresa es primordial mejorar la comunicación descendente y básica en todas las áreas, al saber esto, se iniciaron los siguientes programas: buzón de comunicaciones, reuniones, intranet y foros de discusión. Estos talleres o estrategias se realizarán dos veces a la semana en la última hora laboral.
3. Implantación del plan de mejora de comunicación.
La realización de las estrategias establecidas para la mejora de comunicación y el comportamiento grupal, se basaba en lo siguiente:
- Buzón de comunicaciones:
Le da la posibilidad a todos los miembros de la empresa de expresarse de forma libre para hacer llegar a los directivos sus opiniones y sugerencias.
- Reuniones:
Son un espacio importante para debatir y reflexionar acerca de lo que sucede en la empresa. Su ventaja es que permite una interacción dinámica y directa.
Además de los métodos tradicionales que el internet nos ha facilitado (correo electrónico y mensajería instantánea) las reuniones en persona siguen siendo lo más efectivo.
- Intranet:
Se trata de una red interna que permite a todos los empleados estar conectados al mismo tiempo. Su principal ventaja es la inmediatez y que mantiene la comunicación abierta en todo momento.
- Foros de discusión:
Ayuda a promover la participación de los empleados y a despertar el interés de los trabajadores en los temas que conciernen a la organización y especialmente expresar sus inconformidades.
4. Evaluación.
Gracias a la etapa de evaluación se conocen qué tanto fueron aceptadas o rechazadas las estrategias planeadas, aprobadas e implantadas, y cuán efectivas o no resultaron. Con esta fase, podemos empezar desde el mismo momento en que se implantaron las estrategias, se cierra un ciclo y comienza el otro ya que seguimos trabajando basándonos en los resultados. Lo evaluado según las estrategias seria si los empleados se sienten mucho más dispuestos y relajados con las reuniones y foros de discusión, donde se expresan personalmente o si prefieren hacerlo por mensajería instantánea, notas, etc. ó ambos. La administración debe darse cuenta si el problema radica o no en que sientan pena o incomodidad por hablar con los de alto mando personalmente, y ya sea el caso o no los directivos saber satisfacer sus quejas y así ayudarlos a mejorar las aptitudes de la mejor manera posible.
Presentación de resultados esperados
Son muchos los logros que se pueden obtener con una buena comunicación y que esta solo es posible si el plan implementado es debidamente llevado acabo. Entre los logros que se desean obtener después de estas estrategias implementadas podemos mencionar: coordinación, buena comunicación, motivación y máxima productividad.
La administración espera obtener sinergia de las distintas partes involucradas de la empresa, incluyendo los altos directivos de administración, puesto que con una integración de estas fases se deben logran los objetivos estratégicos de ajuste de comunicación y comportamiento grupal y la misión más eficientemente.
Plan de acción para implementación
Para llevar acabo adecuadamente está propuesta de mejoramiento, se ejecutará de la siguiente manera:
- Buzón de comunicaciones:
Se tendrá abierto todos los lunes, desde el mediodía hasta la hora de salida y se revisaran al día siguiente para dar seguimiento. Esperando que al marcharse todos puedan depositar en un buzón cualquier molestia que hayan tenido durante el día.
- Reuniones:
Sera todos los lunes a la segunda hora de empezar las labores, después que todos ya estén estables en sus puestos y también se eligió este día ya que todos están frescos y tranquilos del fin de semana. Esto será para debatir cara a cara cualquier conflicto o inconformidad y tratar de que se vaya resolviendo casi inmediatamente.
- Intranet:
Será implementada desde el 1er día del próximo mes para tener otro medio de comunicación directo e inmediato a parte del teléfono.
- Foros de discusión:
El foro se hará todos los miércoles en horario del almuerzo, se tomara media hora de almuerzo para no afectar la productividad de la compañía.
