En el presente trabajo se establecen las correctas gestiones de la cuentas por cobrar y también la administración de inventarios a través de los métodos más comunes que se utilizan en las empresas.
Es primordial decir que estos elementos tan fundamentales en la rentabilidad de una empresa, son componentes de los activos circulantes los cuales son muy importantes en la administración financiera a corto plazo, es decir la administración de los activos y pasivos circulantes, es una de las actividades más importantes y demandantes del administrador financiero. La meta será entonces encontrar el equilibrio entre rentabilidad y el riesgo que contribuya positivamente al valor de la empresa.
El enfoque de este informe es la gestión de los activos corrientes, denominado comúnmente como Capital de trabajo, con el fin de mejorar las entradas de efectivos, es decir, la conversión de los activos corrientes a formas más liquidas. Todo esto debido a que cuando más previsibles son las entradas de efectivos, menor será el capital de trabajo neto que requiera la empresa.
Con respecto a la administración de inventario identificamos cuatros métodos básicos los cuales son los más ocupados por las empresas los cuales tienen resultados optimos resultan satisfactorios con los respecta al capital de trabajo neto.
Métodos de cuentas por cobrar.
Que son Cuentas y Documentos por Cobrar:
Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan derechos exigibles que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de préstamos o cualquier otro concepto análogo.
Clasificaciones de las cuentas por cobrar:
Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son:
Cuentas por cobrar al cliente está compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta.
Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario.
Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o perdidas entre otros. Políticas de cobranza.
Métodos De administración de cuentas por cobrar
Administración de cuentas por cobrar
El componente del ciclo de conversión del efectivo es el periodo promedio de Cobro.
En este periodo la duración promedio de tiempo de transcurre desde una venta a crédito hasta que el pago se convierte en fondo útiles para la empresa. El periodo promedio de cobro tiene dos partes. 1. El tiempo que transcurre desde la venta hasta que el cliente envía el pago por correo. 2. El tiempo que transcurre desde que se envía el pago por correo hasta que la empresa recibe los fondos cobrados en su cuenta bancaria.
La primera parte del periodo de promedio de cobro consiste en administrar el crédito disponible para los clientes de la empresa y la segunda parte implica cobrar y procesar los pagos, con estos métodos podemos analizar la administración del crédito de las cuentas por pagar de la empresa.
El objetivo de administrar las cuentas por cobrar es cobrarlas tan rápido como sea posible sin perder ventas debido a técnicas de cobranzas muy agresivas. El logro de metas está en tres temas; a) Selección y estándares de créditos. b) Condiciones de crédito. c) Supervisión de crédito.
* Selección y estándares de crédito.
La selección de crédito consiste en la aplicación de técnicas para determinar que clientes deben recibir créditos. Este proceso implica evaluar la capacidad crediticia del cliente y compararla con los estándares de crédito de la empresa, es decir los requisitos mínimos de esta para extender crédito a un cliente.
Las 5 “C” del crédito; I. Carácter : historial del solicitante de cumplir con las obligaciones pasadas II. Capacidad: la capacidad del solicitante para rembolsar el crédito solicitado, determinada por el medio de un análisis de estado financieros centrados en los flujos efecticos disponibles para rembolsar las obligaciones de la deuda.
III. Capital: la deuda del solicitante con relación a su capital propio.
IV. Colateral: el monto de activos que el solicitante tiene disponible para garantizar el crédito. Cuanto mayor sea el monto de activos disponible mayor será la posibilidad de que una empresa recupere sus fondos si el solicitante incumple el pago.
V. Condiciones: existentes generales y específicas de la industria y cualquier condición peculiar en torno a una transacción especifica.
Condición del crédito.
También podemos determinar por la calificación de crédito aplica valores obtenidos estadísticamente a los puntajes de las características financieras y de crédito clave de un solicitante de crédito para predecir si pagara a tiempo el crédito solicitando.
En pocas palabras el procedimiento genera una calificación que mide la fortaleza crediticia general del solicitante y la calificación se usa para tomar la decisión de aceptar – rechazar la concesión del crédito solicitante.
Cambios de los estándares de crédito.
En ocasiones, la empresa considerara cambiar sus estándares de crédito en un esfuerzo para mejorar sus rendimientos y crear mayor valor para sus propietarios. Como muestra considere los siguientes cambios y efectos en las utilidades que se esperan de la relajación de los estándares de crédito.
Métodos De Optimización De Inventarios
Con lo que respecta a los métodos para administrar los inventarios, existen varias formas de hacerlo eficazmente. Aquí consideraremos las cuatros técnicas más usadas por las empresas.
El sistema ABC
El método ABC permite diferenciar los productos que necesitan una mayor atención en términos de tiempo y control. Este método consisten en dividir su inventario en tres grupos: A, B y C. * Grupo A: Está formado por un número reducido de artículos, por lo general un 20% de los artículos en inventario de la empresa, pero representa un gran porcentaje en cuanto al valor total del inventario, aproximadamente un 80%. El grupo A recibe la supervisión más intensa debido a la enorme inversión.
* Grupo B: Está integrado por artículos con la siguiente inversión más grande en inventario. Estos artículos reciben un control frecuente a través de verificaciones periódicas o semanales de sus niveles.
* Grupo C: Este grupo incluye un gran número de artículos que requieren una inversión relativamente pequeña. Estos artículos se supervisan con técnicas sencillas, como el control de inventarios de 2 contenedores.
Para utilizar el método ABC, se deben seguir, en orden, los siguientes pasos: A) Colocar los productos de mayor a menor valor. B) Calcular el porcentaje que ocupa cada artículo sobre el total de artículos y sobre el total de la inversión. C) Obtener los porcentajes acumulados de los artículos y de la inversión. D) Establecer los grupos A, B y C. E) Representarlo gráficamente, poniendo los porcentajes acumulados de artículos en el eje abscisas (X) y el porcentaje acumulado de inversión sobre el eje de coordenadas (Y).
Para entender de manera más práctica, a continuación presentamos 10 artículos valorados de la siguiente manera:
Graficamente y organizados los diferentes grupos según su valor.
El modelo de la cantidad económica de pedido (CEP)
Una de las técnicas más comunes para determinar el tamaño óptimo de un pedido de artículos de inventario es el modelo de la cantidad económica de pedido (CEP). Este modelo toma en cuenta los diferentes costos de inventario y después determina que tamaño del pedido disminuye al mínimo el costo total del inventario.
El modelo CEP identifica 2 tipos de costos, de pedido y de mantenimiento. * Costos de pedidos: Son los que incluyen los costos fijos de oficina para colocar y recibir un pedido, o sea, el costo de preparación de una orden de compra, procesamiento y la verificación contra entrega. * Costos de mantenimiento: Son los costos variables unitarios de mantener un artículo en el inventario por un periodo determinado. Entre los más comunes se encuentran los costos de almacenamiento, los costos de seguro, los costos de deterioro y obsolescencia y el costo de oportunidad. * Costos Totales: Es la suma de los Costos de pedidos mas los costos de mantenimiento.
Gráficamente el modelo CEP y se aprecian los siguientes aspectos:
1. La función de Costo de pedido varía a la inversa con el monto del pedido, esto se explica por el hecho de que como la utilización anual es fija, si se piden cantidades mayores cantidades, hay menos pedidos y en consecuencia se incurren en menos costos. 2. Los Costos de mantenimiento de inventario están directamente relacionados con los montos de pedido. 3. La función de Costo total tiene forma de "U", lo cual significa que existe un valor mínimo de función. 4. La línea de costo total representa la suma de los costos de pedido y costos de mantenimiento de inventario para cada monto de pedido. 5. La función total de costo es de muy poca pendiente, lo cual indica que el costo total es relativamente indiferente a pequeñas desviaciones que se apartan de la CEP.
la cantidad económica de pedido es aquella que minimiza la función de costo total, matemáticamente este costo mínimo total se presenta cuando el costo de pedido y el costo de mantenimiento son iguales. La fórmula para calcular la CEP es:
CEP= 2*S*OC
Donde :
S = Uso en unidades por periodo
O = Costo de pedido por pedido
C = Costo de mantenimiento por unidad por periodo
Q = Cantidad de pedido en unidades
Posteriormente se calcula el “punto de pedido” el cual refleja el uso diario que hace la empresa del articulo en inventario y el número de días necesarios para solicitar y recibir un pedido. Si asumimos que el inventario se usa a una tasa constante, la fórmula para determinar el punto de pedido es.
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Punto de pedido = Días de tiempo de entrega * Uso diario
Finalmente existe un problema, al no ser siempre precisos los tiempo de entre y las tasas de uso las empresas manejan una existencia de seguridad (inventario adicional) para evitar la escasez de artículos importantes.
Sistema justo a tiempo (JIT)
Este sistema se usa para disminuir al mínimo la inversión en inventario y esto se logra con que los materiales deben llegar justo en el momento en que se requieren para la producción. La empresa tendría solamente inventario de trabajo en proceso. Este método exige una alta coordinación entre empleados de la empresa, sus proveedores y las empresas de envió para garantizar que las entradas de materiales lleguen a tiempo. Si la línea de producción se interrumpe es por el factor que los materiales no llegan a tiempo y no tener existencia de seguridad paraliza el proceso de producción.
La meta del sistema JIT es la eficiencia de la manufactura. JIT aprovecha el inventario de tal forma de lograr la eficiencia destacando la calidad de los materiales utilizados y su entrega oportuna. Cuando este método funciona correctamente, hace que surjan las deficiencias de los procesos.
El problema para el administrador es conocer los niveles de inventarios necesarios en cual es una parte importante de administración de inventarios.
Sistemas computarizados para el control de recursos
Existen varios sistemas para controlar .Se describirán los más básicos que utilizan las empresas * Sistema de planificación de materiales (MRP): Técnica de administración de inventarios que aplica conceptos del modelo CEP y una computadora para comparar las necesidades de producción con los saldos de inventario disponibles y determinar cuándo deben solicitarse los pedidos de diversos artículos de la lista materiales del producto.
* Planificación de recursos de manufactura II (MRP II): Complejos sistema computarizado que integra datos de muchas áreas, como finanzas, contabilidad, marketing, ingeniería y manufactura, y asi como numerosos informes financieros y administrativos.
* Planificación de recursos empresariales (ERP): Sistema computarizado que integra electrónicamente la información externa sobre los proveedores y clientes de la empresa con los datos departamentales de ésta, de tal manera que la información sobre todos los recursos disponibles (humanos y materiales) se obtenga instantáneamente de modo que eliminen los retrasos en la producción y los costos de los controles.
Conclusión
Es fundamental la administración financiera con lo que respecta a los inventarios. Por la principal razón ayudar a mantener un capital de trabajo neto positivo los cual significa que somos capaces como empresa de satisfacer los pasivos circulantes de la empresa y por lo cual también ser capaces de mantener una correcta producción sin pensar en la insatisfacción de falta de materiales en la producción y la satisfacción de los pasivos circulantes de corto plazo. Por lo tanto la correcta administración del capital de trabajo es fundamental para asegurar la rentabilidad de la empresa y por lo tanto ser capaces de cumplir con obligaciones de corto plazo a nivel de financiamiento de la empresa.
