1. PROSES KITARAN PROJEK (PROJECT CYCLE)

PENGENALAN

1.1 Secara umumnya pelaksanaan sebarang projek pembangunan akan melibatkan proses kitaran projek (project cycle). Proses kitaran projek adalah satu turutan aktiviti yang dibahagikan mengikut fasa-fasa yang ditetapkan bagi menguruskan pelaksanaan sesuatu projek dari permulaan sehingga akhir. Terdapat empat (4) komponen utama di dalam kitaran tersebut seperti yang ditunjukkan dalam Gambarajah A1 melibatkan perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penyerahan. Walau bagaimanapun apabila membincangkan proses kitaran projek melibatkan projek pembangunan fizikal yang dilaksanakan oleh Kerajaan, terdapat sedikit perbezaan yang mana ia disesuaikan dengan rangka pelaksanaan berdasarkan konsep Rancangan Malaysia Lima Tahun. Beberapa elemen tambahan telah diperkenalkan bagi memberikan nilai tambah seperti yang ditunjukkan dalam Gambarajah A2.

Gambarjah A1.

Gambarajah A2

1.2 Bagi menghuraikan proses kitaran projek ini, kita akan merujuk kepada Gambarah A2 yang mewakili fasa-fasa sedia ada yang dipraktikkan oleh pelbagai Kementerian dalam melaksanakan projek pembangunan.

PERANCANGAN

Komponen perancangan mengandungi tiga (3) fasa yang terdiri daripada perkara berikut:
(i) Fasa 1 - Mengenal pasti dan menyediakan projek berdasarkan outcome program. (menyediakan LFA dan Logic Framework Matrix)
(ii) Fasa 2 - Melaksanakan kajian pra-feasibiliti terhadap semua elemen yang bakal memberi kesan kepada projek.
(iii) Fasa 3 - Membuat penilaian, pemilihan seterusnya mendapatkan kelulusan dari stakeholders.

PELAKSANAAN

Komponen pelaksanaan terdiri daripada:
(i) Fasa 4 - Pra-Pelaksanaan Projek bagi menyediakan keperluan sebelum projek dilaksanakan.
(ii) Fasa 5 - Sebahagian fasa 5 iaitu aktiviti pelaksanaan sebenar projek yang melibatkan pembinaan fizikal di tapak.

PEMANTAUAN

Komponen seterusnya adalah peringkat pemantauan yang diwakili oleh fasa 5 melalui aktiviti pemantauan. Pemantauan perlu dijalankan oleh agensi pelaksana contohnya Jabatan Kerja Raya (JKR) serta agensi pemilik projek tersebut. Pemantauan boleh dibuat melalui lawatan ke tapak, menghadiri mesyuarat tapak serta mesyuarat teknikal yang diadakan. Pihak JKR juga menggunakan sistem untuk memantau status pelaksanaan projek di seluruh Malaysia melalui sistem SKALA. Unit Penyelarasan Pelaksanaan (ICU) juga telah membangunkan sistem pemantauan projek secara web iaitu sistem SPPII untuk tujuan yang sama.

PENYERAHAN

Komponen terakhir adalah aktiviti penyerahan yang ditunjukkan pada fasa 6 melalui aktiviti membuat penilaian dan mendapatkan maklumbalas berkaitan projek dari pihak-pihak yang berkepentingan. Penilaian dibuat berdasarkan output dan outcome yang diperolehi dari objektif projek. Pada masa ini Kementerian-kementrian akan melaksanakan penilaian outcome bagi projek-projek pembangunan untuk menilai sejauh mana keberkesanan dan pencapaian outcome kepada pelanggan.

1.3 Kaedah pelaksanaan dan strategi pengurusan projek di Malaysia masa kini khususnya yang melibatkan projek pembangunan oleh Kerajaan adalah lebih menekankan komponen perancangan supaya pelaksanaan sesuatu projek adalah menepati outcome yang sebenarnya diperlukan oleh pihak yang berkepentingan. Tidak dinafikan banyak pihak berpendapat bahawa masalah utama bagi sesuatu pelaksanaan projek adalah prestasi kepada penyiapan projek itu sendiri, malah kebanyakkan projek-projek yang dilaksanakan oleh kontraktor bagi pihak Kerajaan dikategorikan sebagai projek lewat jadual malah banyak juga yang berada pada tahap sakit.

1.4 Bagi memastikan projek yang dirancang itu adalah sesuai dan bertepatan dengan outcome yang diperlukan oleh pelanggan, Unit Perancang Ekonomi (UPE) telah memperkenalkan Logical Framework Approach (LFA) sebagai suatu perkakasan (tools) bagi membantu pegawai pembangunan dalam membuat perancangan yang tersusun khususnya pada Rancangan Malaysia KeSepuluh (RMKe10) tahun 2011-2015.

LOGICAL FRAMEWORK APPROACH (LFA)

1.5 LFA diperkenalkan untuk digunakan dalam proses perancangan sesuatu projek pembangunan supaya dapat membantu untuk :
(i) Menganalisa keadaan sebenar semasa penyediaan projek;
(ii) Mewujudkan hiraki keutamaan dalam mencapai sesuatu objektif pelaksanaan projek;
(iii) Mengenalpasti risiko yang wujud serta outcome yang berterusan;
(iv) Menerangkan bagaimana output dan outcome dapat dipantau dan dinilai;
(v) Mempersembahkan setiap data dalam format yang seragam; dan
(vi) Melakukan pemantauan projek semasa pelaksanaan dengan berkesan.

1.6 Pendekatan LFA terhadap perancangan sesuatu projek fizikal dilaksanakan melalui 2 peringkat iaitu Fasa Analisis dengan melakukan analisa terhadap empat (4) perkara iaitu analisa terhadap stakeholder, membuat analisa terhadap masalah yang dihadapi, mewujudkan keutamaan terhadap objektif yang ingin dicapai dan akhir sekali memilih strategi yang ingin dilaksanakan. Fasa kedua melibatkan Fasa Perancangan yang akan melihat tiga (3) perkara iaitu Kerangka Logik dari aspek objektiviti projek dan kaedah pengukuran, Penjadualan Aktiviti melalui penggunaan Gant Chart bagi pelaksanaan sepanjang tempoh projek dan Penjadualan Sumber merangkumi keperluan kos berdasarkan peruntukan dijangka diperolehi dan sumber lain. Hasil atau produk dari pendekatan di atas akan dibentangkan dalam bentuk jadual (matrik) / Logical Framework yang memberi panduan yang lebih tepat tentang perkara-perkara berkaitan projek yang perlu dilaksanakan, bagaimana ia perlu dilaksanakan, andaian-andaian bagi membolehkan projek berjalan lancar dan bagaimana pemantauan dilakukan terhadap pencapaian output dan outcome sesebuah projek. Komponen Fasa Analisa dan Perancangan adalah seperti di Gambarajah A3:

1.7 Berdasarkan huraian di atas, penggunaan LFA di peringkat perancangan dalam proses kitaran projek sebenarnya dapat membantu pegawai pembangunan merangka projek fizikal yang menepati sasaran serta bertepatan dengan keperluan sebenar outcome di peringkat Kementerian mahupun di peringkat Nasional. Keberkesanan outcome projek ini adalah bersifat objektif yang boleh diukur dan dibuat perbandingan dengan Bidang Keberhasilan Utama (KRA) menggunakan Indikator Pencapaian (KPI) yang ditetapkan.

2.0 “THE CHANNEL TUNNEL”
2.1 LATAR BELAKANG Projek ini merupakan inisiatif yang diilhamkan bagi menghubungkan dua negara iaitu United Kingdom (UK) dan Perancis menggunakan terowong di bawah laut melalui Selat Inggeris. Usaha awal telah dilakukan semenjak tahun 1880 oleh kedua belah pihak untuk membina laluan tersebut melalui kesan laluan sepanjang 1.8 km di kedua-dua buah Negarayang dijumpai pada tahun 1970. Terowong di bawah laut yang lengkap dengan sistem pengangkutan sepanjang 50.5 km merentasi Bandar Folkstone di UK dan Carlais di Perancis melalui dasar laut perairan Selat Inggeris telah dimulakan perlaksanaanya pada tahun 1987 dan mengambil masa 8 tahun sehingga 1994 untuk siap dengan kos sebanyak £4.6 billion.

Gambar B1 menunjukkan Terowong di bawah laut dengan 2 laluan utama dan 1 laluan penyelenggaraan. Gambar B2 lokasi jajaran pembinaan terowong di antara Bandar Folkstone (UK) dan Carlais (Perancis) Gambar B3 gerabak yang membawa kenderaan melalui terowong bawah laut

2.2 Proses Kitaran Projek (Project Cycle)
Proses kitaran projek untuk projek ini boleh dirujuk melalui Jadual C1 seperti di bawah:
Bil Fasa Butiran
1. Perancangan 1985 Kerajaan British dan Perancis telah mengadakan pertandingan bagi model terowong tersebut.
2. Pelaksanaan Kontrak dilaksanakan oleh Transmanche Link (TML) iaitu gabungan 5 syarikat British dan 5 syarikat Perancis pada tahun 1987.
3. Pemantauan Pemantauan dan auditan sepanjang pelaksanaan projek bagi kedua Negara dilakukan oleh Intergovermental Commision (IGC)
4. Penyerahan Keseluruhan projek mengambil masa selama 8 tahun melibatkan 4 tahun kerja menyiapkan terowong, 2 tahun menyiapkan kelengkapan mekenikal dan elektrikal, 2 tahun membuat ujian dan proses penyerahan kepada syarikat konsesi.

2.3 Pengurusan Projek Untuk mendapatkan huraian berkaitan pengurusan projek bagi pelaksanaan pembinaan The Channel Tunnel ini, berikut adalah sembilan (9) perkara yang telah dibuat pemerhatian secara lebih mendalam iaitu:
(i) Perolehan - Kaedah perolehan secara tender yang digunakan adalah dengan melantik dua (2) kontraktor berasingan iaitu Transmanche Link (TML) bagi pembinaan terowong manakala Eurotunnel (ET) diberikan konsesi selama 65 tahun untuk mengawal selia penyelenggaraan terowong dan sistem pengangkutan.
(ii) Integrasi - Masalah perlantikan kontraktor dari 2 negara berbeza serta kordinasi laluan sistem pengangkutan antara 2 negara yang berbeza bahasa memberikan masalah terhadap pelaksanaan projek.
(iii) Skop projek - Projek ini mempunyai 2 skop utama iaitu membina terowong sepanjang 12.5 km di bawah tanah dan 38 km di bawah lautan merentasi Selat Inggeris. Projek ini juga menyediakan sistem pengangkutan yang canggih dan selamat.
(iv) Masa - Tempoh penyiapan projek sebenar adalah selama 8 tahun berbanding 7 tahun kerana skop projek yang sangat rumit.
(v) Kos - Cabaran utama bagi projek ini adalah bagi mendapatkan sumber pembiayaan yang sangat besar dan Kerajaan kedua-dua Negara tidak memberikan sebarang peruntukan. Anggaran kos asal projek adalah sebanyak £2.6 billion, namun begitu menjelang tempoh siap, sejumlah £4.6 billion telah dibelanjakan. Pembiayaan bagi projek ini diperolehi melalui 203 buah bank di seluruh dunia yang menyumbang kepada pemilikan sebanyak 50% . Manakala baki 50% adalah milik syarikat Transmance (TML) dan Eurotunnel(ET).
(vi) Kualiti - Bagi memastikan kualiti kerja dan pembinaan dapat dijaga, syarikat Maitre d’Oveuvre telah dilantik bagi memantau dan membuat auditan terhadap semua aktiviti di tapak projek.
(vii) Sumber Manusia - Sebanyak 13,000 orang pekerja perlu dilatih dan bertugas samada bagi kerja pembinaan terowong mahupun untuk mengendalikan sistem pengangkutan.
(viii) Komunikasi – Kewujudan masalah komunikasi di antara operator dan penyelaras bagi mesin pengorek (TBM) yang ditempatkan untuk bermula di Negara masing-masing dan bertemu di titik tengah.
(ix) Risiko - Pembinaan dan pelaksanaan kedua-dua skop projek ini yang dibuat kira-kira 40 meter dari dasar laut dengan diameter 7.8 meter setiap terowong mempunyai risiko yang tinggi terutamanya kepada penumpang dalam gerabak. Kontraktor terpaksa mereka sistem pengesan dan penyelamat dari kebakaran bagi mengelakan tragedi yang besar berlaku.

2.3 Penutup

Projek ini merupakan salah satu projek mega bertaraf dunia yang menelan belanja yang sangat tinggi. Walaupun menawarkan kemudahan pengangkutan yang canggih terutamanya bagi perjalanan menghubungkan London ke Paris, perkhidmatan yang dibuka pada tahun 1994 masih belum dapat beroperasi pada tahap yang menguntungkan sehingga tahun 2008. Pada tahun 2004 kerugian berjumlah £570 juta telah dicatatkan oleh Eurotunnel. Diantara faktor-faktor yang menyumbang kepada perkara tersebut adalah kesilapan anggaran aliran tunai dan keuntungan di peringkat perancangan, reaksi serta penambahbaikan perkhidmatan oleh pesaing seperti perkhidmatan pengangkutan feri dan kewujudan syarikat penerbangan tambang murah di antara UK dan Perancis.