Free Essay

Pmbok

In:

Submitted By ronyg
Words 92213
Pages 369
La Herramienta Esencial para Todo Director de Proyecto

En 1983, los voluntarios del Project Management Institute (PMI®) se reunieron por primera vez para crear los fundamentos para la dirección de proyectos. Actualmente, la Guía del PMBOK® es reconocida como el estándar global para la dirección de proyectos y es uno de los mejores y más versátiles recursos disponibles para el profesional de esta disciplina. La Guía del PMBOK® contiene las prácticas fundamentales que todos los directores de los proyecto necesitan para alcanzar los más altos niveles de excelencia en sus proyectos.
Actualmente, se encuentran en uso más de 2 millones de copias de la Guía del PMBOK®. A partir de la publicación de la Guía del PMBOK® – Cuarta Edición, el PMI ha recibido de parte de la comunidad global de la dirección de proyectos miles de valiosas recomendaciones en cuanto a mejoras y clarificaciones, que fueron revisadas y, según el caso, incorporadas en la quinta edición.
La quinta edición se ha actualizado para incorporar los conocimientos y las prácticas más actuales en materia de dirección de proyectos. Se ha agregado una décima Área de Conocimiento para definir la participación adecuada de los interesados del proyecto en las decisiones y actividades clave. Se ha redefinido el flujo de datos e información del proyecto para aportar mayor consistencia y lograr una mayor alineación con el modelo de
Datos, Información, Conocimiento y Sabiduría (DIKW) utilizado en el campo de la Gestión del Conocimiento. Se han agregado cuatro nuevos procesos de planificación para mejorar la consistencia, agregar claridad y reforzar el concepto de que los planes subsidiarios se integran a través del plan general para la dirección del proyecto a fin de orientar la planificación y ejecución del proyecto.
La Guía del PMBOK® – Quinta Edición refleja la colaboración y los conocimientos de directores de proyecto en ejercicio de su profesión, y proporciona los fundamentos para la dirección de proyectos dado que se aplican a una gran diversidad de proyectos. Este estándar reconocido internacionalmente proporciona a los directores de proyecto las herramientas esenciales para poner en práctica la dirección de proyectos y entregar resultados organizacionales. 14 Campus Blvd | Newtown Square, PA 19073 USA | PMI.org

GLOBALSTANDARD

GLOBALSTANDARD

Guía de los FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
(GUÍA DEL PMBOK®) Quinta edición

Por más de 30 años, la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) y sus predecesores han sido una herramienta destacada para la profesión de dirección de proyectos, así como una referencia esencial en la biblioteca de todo director de proyecto. Fiel a la tradición de excelencia en la dirección de proyectos, la Guía del PMBOK® – Quinta Edición es un estándar fácil de comprender e implementar.

GLOBALSTANDARD

Project Management Institute

GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS
PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
(Guía del PMBOK®) — Quinta edición

Datos de Catalogación en Publicación de la Biblioteca del Congreso.
Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (guía del PMBOK®) -- Quinta edición páginas cm
Incluye referencias bibliográficas e índice.
ISBN 978-1-62825-009-1 (rúst. : papel alcalino)
1. Dirección de Proyectos. I. Project Management Institute. II. Título: Guía del PMBOK.
HD69.P75G845 2013
658.4’04--dc23
2012046112

ISBN978-1-62825-009-1
Publicado por:
Project Management Institute, Inc.
14 Campus Boulevard
Newtown Square, Pensilvania 19073-3299 EE.UU.
Teléfono: +610-356-4600
Fax: +610-356-4647
Correo electrónico: customercare@pmi.org
Internet: www.PMI.org
©2013 Project Management Institute, Inc. Todos los derechos reservados.
“PMI”, el logotipo de PMI, “PMP”, el logotipo de PMP, “PMBOK”, “PgMP”, “Project Management Journal”, “PM Network”, y el logotipo de PMI Today son marcas registradas de Project Management Institute, Inc. The Quarter Globe Design es una marca registrada de Project Management Institute, Inc. Para obtener una lista exhaustiva de las marcas de PMI, contacte con el
Departamento Legal de PMI.
PMI Publications recibe con agrado las correcciones y comentarios sobre sus libros. No dude en enviar comentarios sobre errores tipográficos, de formato, o de otro tipo. Simplemente haga una copia de la página pertinente del libro, marque el error, y envíelo a: Book Editor: PMI Publications, 14 Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EE.UU.
Para efectuar consultas sobre descuentos para reventa o para fines educativos, comuníquese con Book Service Center de PMI.
PMI Book Service Center
Apdo. de Correos 932683, Atlanta, GA 31193-2683 EE.UU.
Teléfono: 1-866-276-4764 (desde EE.UU. o Canadá) o +1-770-280-4129 (resto del mundo)
Fax: +1-770-280-4113
Correo electrónico: info@bookorders.pmi.org
Impreso en los Estados Unidos de América. Ninguna parte de esta obra puede ser reproducida o transmitida en forma alguna ni por ningún medio, ya sea éste electrónico, manual, fotocopia o grabación, ni por ningún sistema de almacenamiento y recuperación de información, sin permiso previo y por escrito del editor.
El papel utilizado en este libro cumple con la norma Z 39.48 — 1984 (Permanent Paper Standard) publicada por NISO
(National Information Standards Organization).
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
FSC LABEL.pdf

1

12/18/12

1:16 PM

AVISO
Las publicaciones de normas y guías de Project Management Institute, Inc. (PMI), una de las cuales es el presente documento, se elaboran mediante un proceso de desarrollo de normas por consenso voluntario.
Este proceso reúne a voluntarios y/o procura obtener las opiniones de personas que tienen interés en el tema objeto de esta publicación. Si bien PMI administra el proceso y establece reglas para promover la equidad en el desarrollo del consenso, PMI no redacta el documento y no prueba, evalúa, ni verifica de manera independiente la exactitud o integridad de ninguna información ni la solidez de ningún juicio contenidos en sus publicaciones de normas y guías.
PMI no asume responsabilidad alguna por cualesquiera daños personales, a la propiedad u otros daños de cualquier naturaleza, ya sean especiales, indirectos, consecuentes o compensatorios, que resulten directa o indirectamente de la publicación, uso o dependencia de este documento. PMI no se hace responsable ni proporciona garantía alguna, expresa o implícita, con respecto a la exactitud o integridad de cualquier información publicada aquí, y no se hace responsable ni proporciona garantía alguna de que la información incluida en este documento satisfaga cualquiera de sus objetivos o necesidades particulares. PMI no se compromete a garantizar el desempeño de los productos o servicios de cualquier fabricante o vendedor individual en virtud de esta norma o guía.
Al publicar y hacer disponible este documento PMI no se compromete a prestar servicios profesionales o de otro tipo para o en nombre de ninguna persona o entidad, ni asume ninguna obligación adquirida por una persona o entidad hacia otra. Cualquiera que use este documento lo hará bajo su propio criterio independiente o, según corresponda, buscará el consejo de un profesional competente a la hora de determinar las precauciones razonables a aplicar en cualesquiera circunstancias dadas. Tanto información como otras normas relativas al tema objeto de esta publicación pueden estar disponibles en otras fuentes, que el usuario podrá consultar para ampliar con opiniones e informaciones adicionales las ofrecidas por esta publicación.
PMI no tiene el poder para, ni se compromete a vigilar o hacer cumplir el contenido de este documento.
PMI no certifica, prueba ni inspecciona aspectos de seguridad y salud de productos, diseños o instalaciones.
Cualquier certificación u otra declaración de conformidad con cualquier información relacionada con la salud o la seguridad incluida en este documento no será atribuible a PMI y será responsabilidad única del certificador o del autor de la declaración.

TABLA DE CONTENIDOS

TABLA DE CONTENIDOS
1. INTRODUCCIÓN...................................................................................................................... 1
1.1 Propósito de la Guía del PMBOK®............................................................................ 2
1.2 ¿Qué es un Proyecto?.................................................................................................. 3
1.2.1. Relaciones entre Portafolios, Programas y Proyectos.................................. 4
1.3 ¿Qué es la Dirección de Proyectos?........................................................................... 5
1.4  elaciones entre Dirección de Portafolios, Dirección de Programas,
R
Dirección de Proyectos y Dirección Organizacional de Proyectos............................ 7
1.4.1 Dirección de Programas................................................................................. 9
1.4.2 Dirección de Portafolios.................................................................................. 9
1.4.3 Proyectos y Planificación Estratégica.......................................................... 10
1.4.4 Oficina de Dirección de Proyectos................................................................ 11
1.5  elación entre Dirección de Proyectos, Gestión de las Operaciones
R
y Estrategia Organizacional...................................................................................... 12
1.5.1 Gestión de las Operaciones y Dirección de Proyectos................................. 12
1.5.2 Organizaciones y Dirección de Proyectos.................................................... 14
1.6 Valor del Negocio....................................................................................................... 15
1.7 Rol del Director del Proyecto.................................................................................... 16
1.7.1 Responsabilidades y Competencias del Director del Proyecto................... 17
1.7.2 Habilidades Interpersonales de un Director de Proyecto............................ 17
1.8 Fundamentos para la Dirección de Proyectos.......................................................... 18
2. INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO.............................. 19
2.1 Influencia de la Organización en la Dirección de Proyectos................................... 20
2.1.1 Culturas y Estilos de Organización............................................................... 20
2.1.2 Comunicaciones en la Organización............................................................ 21
2.1.3 Estructuras de la Organización.................................................................... 21
2.1.4 Activos de los Procesos de la Organización................................................ 27
2.1.5 Factores Ambientales de la Empresa........................................................... 29
2.2 Interesados y Gobierno del Proyecto........................................................................ 30

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

I

TABLA DE CONTENIDOS

2.2.1 Interesados del Proyecto.............................................................................. 30
2.2.2 Gobernabilidad del Proyecto......................................................................... 34
2.2.3 Éxito del Proyecto......................................................................................... 35
2.3 Equipo del Proyecto................................................................................................... 35
2.3.1 Composición de los Equipos de Proyecto.................................................... 37
2.4 Ciclo de Vida del Proyecto......................................................................................... 38
2.4.1 Características del Ciclo de Vida del Proyecto............................................ 38
2.4.2 Fases del Proyecto........................................................................................ 41
3. PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS................................................................... 47
3.1 Interacciones Comunes entre los Procesos de la Dirección de Proyectos............. 50
3.2 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos................................................... 52
3.3 Grupo de Procesos de Inicio..................................................................................... 54
3.4 Grupo de Procesos de Planificación......................................................................... 55
3.5 Grupo de Procesos de Ejecución.............................................................................. 56
3.6 Grupo de Procesos de Monitoreo y Control.............................................................. 57
3.7 Grupo de Procesos de Cierre..................................................................................... 57
3.8 Información del Proyecto.......................................................................................... 58
3.9 El Rol de las Áreas de Conocimiento........................................................................ 60
4. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO................................................................... 63
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.................................................... 66
4.1.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Entradas....................... 68
4.1.2  esarrollar el Acta de Constitución del Proyecto:
D
Herramientas y Técnicas.............................................................................. 71
4.1.3 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Salidas.......................... 71
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto.................................................. 72
4.2.1 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: Entradas..................... 74
4.2.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto:
Herramientas y Técnicas....................................................................................... 76
4.2.3 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: Salidas........................ 76

II

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

TABLA DE CONTENIDOS

4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto............................................................... 79
4.3.1 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Entradas.................................. 82
4.3.2 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Herramientas y Técnicas........ 83
4.3.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Salidas..................................... 84
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto........................................................ 86
4.4.1 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Entradas........................... 88
4.4.2  onitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto:
M
Herramientas y Técnicas.............................................................................. 91
4.4.3 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Salidas............................. 92
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios................................................................ 94
4.5.1 Realizar el Control Integrado de Cambios: Entradas................................... 97
4.5.2 Realizar el Control Integrado de Cambios: Herramientas y Técnicas......... 98
4.5.3 Realizar el Control Integrado de Cambios: Salidas...................................... 99
4.6 Cerrar el Proyecto o Fase........................................................................................ 100
4.6.1 Cerrar el Proyecto o Fase: Entradas........................................................... 102
4.6.2 Cerrar el Proyecto o Fase: Herramientas y Técnicas................................. 102
4.6.3 Cerrar el Proyecto o Fase: Salidas.............................................................. 103
5. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO........................................................................... 105
5.1 Planificar la Gestión del Alcance............................................................................ 107
5.1. 1 Planificar la Gestión del Alcance: Entradas.............................................. 108
5.1.2 Planificar la Gestión del Alcance: Herramientas y Técnicas..................... 109
5.1.3 Planificar la Gestión del Alcance: Salidas.................................................. 109
5.2 Recopilar Requisitos............................................................................................... 110
5.2.1 Recopilar Requisitos: Entradas................................................................... 113
5.2.2 Recopilar Requisitos: Herramientas y Técnicas........................................ 114
5.2.3 Recopilar Requisitos: Salidas..................................................................... 117
5.3 Definir el Alcance.................................................................................................... 120
5.3.1 Definir el Alcance: Entradas....................................................................... 121
5.3.2 Definir el Alcance: Herramientas y Técnicas............................................. 122

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

III

TABLA DE CONTENIDOS

5.3.3 Definir el Alcance: Salidas.......................................................................... 123
5.4 Crear la EDT/WBS.................................................................................................... 125
5.4.1 Crear la EDT/WBS: Entradas....................................................................... 127
5.4.2 Crear la EDT/WBS: Herramientas y Técnicas............................................. 128
5.4. 3 Crear la EDT/WBS: Salidas......................................................................... 131
5.5 Validar el Alcance.................................................................................................... 133
5.5.1 Validar el Alcance: Entradas....................................................................... 134
5.5.2 Validar el Alcance: Herramientas y Técnicas............................................. 135
5.5. 3 Validar el Alcance: Salidas......................................................................... 135
5.6 Controlar el Alcance................................................................................................ 136
5.6.1 Controlar el Alcance: Entradas................................................................... 138
5.6.2 Controlar el Alcance: Herramientas y Técnicas......................................... 139
5.6.3 Controlar el Alcance: Salidas...................................................................... 139
6. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO ............................................................................. 141
6.1 Planificar la Gestión del Cronograma..................................................................... 145
6.1.1 Planificar la Gestión del Cronograma: Entradas........................................ 146
6.1.2 Planificar la Gestión del Cronograma: Herramientas y Técnicas.............. 147
6.1.3 Planificar la Gestión del Cronograma: Salidas.......................................... 148
6.2 Definir las Actividades............................................................................................ 149
6.2.1 Definir las Actividades: Entradas............................................................... 150
6.2.2 Definir las Actividades: Herramientas y Técnicas..................................... 151
6.2.3 Definir las Actividades: Salidas.................................................................. 152
6.3 Secuenciar las Actividades..................................................................................... 153
6.3.1 Secuenciar las Actividades: Entradas........................................................ 154
6.3.2 Secuenciar las Actividades: Herramientas y Técnicas.............................. 156
6.3.3 Secuenciar las Actividades: Salidas.......................................................... 159
6.4 Estimar los Recursos de las Actividades............................................................... 160
6.4.1 Estimar los Recursos de las Actividades: Entradas................................... 162
6.4.2 Estimar los Recursos de las Actividades: Herramientas y Técnicas........ 164

IV

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

TABLA DE CONTENIDOS

6.4.3 Estimar los Recursos de las Actividades: Salidas..................................... 165
6.5 Estimar la Duración de las Actividades.................................................................. 165
6.5.1 Estimar la Duración de las Actividades: Entradas..................................... 167
6.5.2 Estimar la Duración de las Actividades: Herramientas y Técnicas........... 169
6.5.3 Estimar la Duración de las Actividades: Salidas....................................... 172
6.6 Desarrollar el Cronograma...................................................................................... 172
6.6.1 Desarrollar el Cronograma: Entradas......................................................... 174
6.6.2 Desarrollar el Cronograma: Herramientas y Técnicas............................... 176
6.6.3 Desarrollar el Cronograma: Salidas........................................................... 181
6.7 Controlar el Cronograma......................................................................................... 185
6.7.1 Controlar el Cronograma: Entradas............................................................ 187
6.7.2 Controlar el Cronograma: Herramientas y Técnicas.................................. 188
6.7.3 Controlar el Cronograma: Salidas.............................................................. 190
7. GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO........................................................................ 193
7.1 Planificar la Gestión de los Costos......................................................................... 195
7.1.1 Planificar la Gestión de los Costos: Entradas............................................ 196
7.1.2 Planificar la Gestión de los Costos: Herramientas y Técnicas.................. 198
7.1.3 Planificar la Gestión de los Costos: Salidas............................................... 198
7.2 Estimar los Costos................................................................................................... 200
7.2.1 Estimar los Costos: Entradas...................................................................... 202
7.2.2 Estimar los Costos: Herramientas y Técnicas............................................ 204
7.2.3 Estimar los Costos: Salidas........................................................................ 207
7.3 Determinar el Presupuesto..................................................................................... 208
7.3.1 Determinar el Presupuesto: Entradas........................................................ 209
7.3.2 Determinar el Presupuesto: Herramientas y Técnicas.............................. 211
7.3.3 Determinar el Presupuesto: Salidas........................................................... 212
7.4 Controlar los Costos................................................................................................ 215
7.4.1 Controlar los Costos: Entradas................................................................... 216

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

V

TABLA DE CONTENIDOS

7.4.2 Controlar los Costos: Herramientas y Técnicas......................................... 217
7.4.3 Controlar los Costos: Salidas...................................................................... 225
8. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO......................................................................... 227
8.1 Planificar la Gestión de la Calidad.......................................................................... 231
8.1. 1 Planificar la Gestión de la Calidad Entradas............................................. 233
8.1.2 Planificar la Gestión de la Calidad: Herramientas y Técnicas............................ 235
8.1.3 Planificar la Gestión de la Calidad: Salidas............................................... 241
8.2 Realizar el Aseguramiento de Calidad.................................................................... 242
8.2.1 Realizar el Aseguramiento de Calidad: Entradas....................................... 244
8.2.2 Realizar el Aseguramiento de Calidad: Herramientas y Técnicas............ 245
8.2.3 Realizar el Aseguramiento de Calidad: Salidas......................................... 247
8.3 Controlar la Calidad................................................................................................. 248
8.3.1 Controlar la Calidad: Entradas.................................................................... 250
8.3.2 Controlar la Calidad: Herramientas y Técnicas.......................................... 252
8.3.3 Controlar la Calidad: Salidas...................................................................... 252
9. GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO................................................. 255
9.1 Planificar la Gestión de los Recursos Humanos..................................................... 258
9.1.1 Planificar la Gestión de los Recursos Humanos: Entradas........................ 259
9.1.2  lanificar la Gestión de los Recursos Humanos:
P
Herramientas y Técnicas............................................................................ 261
9.1.3 Planificar la Gestión de los Recursos Humanos: Salidas.......................... 264
9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto.............................................................................. 267
9.2.1 Adquirir el Equipo del Proyecto: Entradas................................................. 269
9.2.2 Adquirir el Equipo del Proyecto: Herramientas y Técnicas....................... 270
9.2.3 Adquirir el Equipo del Proyecto: Salidas.................................................... 272
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto......................................................................... 273
9.3.1 Desarrollar el Equipo del Proyecto: Entradas............................................ 274
9.3.2 Desarrollar el Equipo del Proyecto: Herramientas y Técnicas.................. 275
9.3.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto: Salidas............................................... 278
9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto.................................................................................. 279

VI

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

TABLA DE CONTENIDOS

9.4.1 Dirigir el Equipo del Proyecto: Entradas..................................................... 281
9.4.2 Dirigir el Equipo del Proyecto: Herramientas y Técnicas.......................... 282
9.4.3 Dirigir el Equipo del Proyecto: Salidas....................................................... 284
10. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO..................................................... 287
10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones....................................................... 289
10.1.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones: Entradas.......................... 290
10.1.2  lanificar la Gestión de las Comunicaciones:
P
Herramientas y Técnicas...........................................................................291
10.1.3 Planificar la Gestión de las Comunicaciones: Salidas............................. 296
10.2 Gestionar las Comunicaciones ............................................................................. 297
10.2.1 Gestionar las Comunicaciones: Entradas................................................. 299
10.2.2 Gestionar las Comunicaciones: Herramientas y Técnicas...................... 300
10.2.3 Gestionar las Comunicaciones: Salidas................................................... 301
10.3 Controlar las Comunicaciones ............................................................................. 303
10.3.1 Controlar las Comunicaciones: Entradas................................................. 304
10.3.2 Controlar las Comunicaciones: Herramientas y Técnicas....................... 306
10.3.3 Controlar las Comunicaciones: Salidas.................................................... 307
11. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO.................................................................... 309
11.1 Planificar la Gestión de los Riesgos..................................................................... 313
11.1.1 Planificar la Gestión de los Riesgos: Entradas........................................ 314
11.1.2 Planificar la Gestión de los Riesgos: Herramientas y Técnicas.............. 315
11.1.3 Planificar la Gestión de los Riesgos: Salidas........................................... 316
11.2 Identificar los Riesgos........................................................................................... 319
11.2.1 Identificar los Riesgos: Entradas.............................................................. 321
11.2.2 Identificar los Riesgos: Herramientas y Técnicas................................... 324
11.2.3 Identificar los Riesgos: Salidas................................................................ 327
11.2.3.1 Registro de Riesgos............................................................................... 327
11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos.......................................................... 328
11.3.1 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos: Entradas............................. 329
11.3.2 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos: Herramientas y Técnicas... 330

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

VII

TABLA DE CONTENIDOS

11.3.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos: Salidas................................ 333
11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos........................................................ 333
11.4.1 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos: Entradas........................... 335
11.4.2  ealizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos:
R
Herramientas y Técnicas.......................................................................... 336
11.4.3 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos: Salidas.............................. 341
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos.................................................................. 342
11.5.1 Planificar la Respuesta a los Riesgos: Entradas...................................... 343
11.5.2 Planificar la Respuesta a los Riesgos: Herramientas y Técnicas........... 343
11.5.3 Planificar la Respuesta a los Riesgos: Salidas........................................ 346
11.6 Controlar los Riesgos............................................................................................ 349
11.6.1 Controlar los Riesgos: Entradas............................................................... 350
11.6.2 Controlar los Riesgos: Herramientas y Técnicas..................................... 351
11.6.3 Controlar los Riesgos: Salidas.................................................................. 353
12. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO......................................................... 355
12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones .......................................................... 358
12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones: Entradas.............................. 360
12.1.2 Planificar la Gestión de las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas.... 365
12.1.3 Planificar la Gestión de las Adquisiciones: Salidas................................. 366
12.2 Efectuar las Adquisiciones.................................................................................... 371
12.2.1 Efectuar las Adquisiciones: Entradas....................................................... 373
12.2.2 Efectuar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas............................ 375
12.2.3 Efectuar las Adquisiciones: Salidas......................................................... 377
12.3 Controlar las Adquisiciones......................................................................... 379
12.3.1 Controlar las Adquisiciones: Entradas..................................................... 381
12.3.2 Controlar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas........................... 383
12.3.3 Controlar las Adquisiciones: Salidas........................................................ 384
12.4 Cerrar las Adquisiciones....................................................................................... 386
12.4.1 Cerrar las Adquisiciones: Entradas.......................................................... 388
12.4.2 Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas................................ 388
12.4.3 Cerrar las Adquisiciones: Salidas............................................................. 389

VIII

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

TABLA DE CONTENIDOS

13. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO............................................................ 391
13.1 Identificar a los Interesados................................................................................. 393
13.1.1 Identificar a los Interesados: Entradas.................................................... 394
13.1.2 Identificar a los Interesados: Herramientas y Técnicas.......................... 395
13.1.3 Identificar a los Interesados: Salidas....................................................... 398
13.2 Planificar la Gestión de los Interesados............................................................... 399
13.2.1 Planificar la Gestión de los Interesados: Entradas.................................. 400
13.2.2 Planificar la Gestión de los Interesados: Herramientas y Técnicas........ 401
13.2.3 Planificar la Gestión de los Interesados: Salidas..................................... 403
13.3 Gestionar la Participación de los Interesados...................................................... 404
13.3.1 Gestionar la Participación de los Interesados: Entradas......................... 406
13.3.2  estionar la Participación de los Interesados:
G
Herramientas y Técnicas.......................................................................... 407
13.3.3 Gestionar la Participación de los Interesados: Salidas........................... 408
13.4 Controlar la Participación de los Interesados...................................................... 409
13.4.1 Controlar la Participación de los Interesados: Entradas......................... 411
13.4.2  ontrolar la Participación de los Interesados:
C
Herramientas y Técnicas.......................................................................... 412
13.4.3 Controlar la Participación de los Interesados: Salidas............................ 413
ANEXO A1 EL ESTÁNDAR PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS DE UN PROYECTO............. 417
ANEXO X1 CAMBIOS EN LA QUINTA EDICIÓN....................................................................... 463
ANEXO X2 COLABORADORES Y REVISORES DE LA GUÍA DEL PMBOK®—QUINTA EDICIÓN....483
ANEXO X3 HABILIDADES INTERPERSONALES...................................................................... 513
REFERENCIAS........................................................................................................................ 521
GLOSARIO.............................................................................................................................. 523
ÍNDICE .............................................................................................................................. 569

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

IX

ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS

ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS
Gráfico 1-1. 
Interacciones entre la Dirección de Proyectos, la Dirección de Programas y la Dirección de Portafolios....................................................5
Gráfico 2-1. Organización Funcional......................................................................................................22
Gráfico 2-2. Organización Matricial Débil..............................................................................................23
Gráfico 2-3. Organización Matricial Equilibrada....................................................................................24
Gráfico 2-4. Organización Matricial Fuerte............................................................................................24
Gráfico 2-5. Organización Orientada a Proyectos..................................................................................25
Gráfico 2-6. Organización Compuesta...................................................................................................26
Gráfico 2-7. Relación entre los Interesados y el Proyecto....................................................................31
Gráfico 2-8.  
Niveles Típicos de Costo y Dotación de Personal en una Estructura Genérica del Ciclo de Vida del Proyecto..............................................39
Gráfico 2-9. Impacto de las Variables en Función del Tiempo del Proyecto........................................40
Gráfico 2-10. Ejemplo de Un Proyecto de Una Sola Fase........................................................................42
Gráfico 2-11. Ejemplo de Proyecto de Tres Fases....................................................................................43
Gráfico 2-12. Ejemplo de Un Proyecto con Fases Superpuestas............................................................43
Gráfico 2-13. Ejemplo de Ciclo de Vida Predictivo...................................................................................44
Gráfico 3-1. Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos............................................................50
Gráfico 3-2. Los Grupos de Procesos Interactúan en una Fase o Proyecto..........................................51
Gráfico 3-3. Interacciones entre Procesos de la Dirección de Proyectos............................................53
Gráfico 3-4. Límites del Proyecto...........................................................................................................54
Gráfico 3-5. Flujo de Datos, Información e Informes del Proyecto.......................................................59
Gráfico 3-6. Leyenda del Diagrama de Flujo de Datos..........................................................................60

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

XI

ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS

Gráfico 4-1. Descripción General de la Gestión de la Integración del Proyecto...................................65
Gráfico 4-2.  Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas..................................................................66
Gráfico 4-3. Diagrama de Flujo de Datos de Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto..........67
Gráfico 4-4.  
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto:
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas..................................................................72
Gráfico 4-5. Diagrama de Flujo de Datos de Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto........73
Gráfico 4-6. 
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto:
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas..................................................................79
Gráfico 4-7. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Diagrama de Flujo de Datos.........................80
Gráfico 4-8.  
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto:
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas..................................................................86
Gráfico 4-9. Diagrama de Flujo de Datos de Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto.............87
Gráfico 4-10.  ealizar el Control Integrado de Cambios:
R
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas..................................................................94
Gráfico 4-11. Diagrama de Flujo de Datos de Realizar el Control Integrado de Cambios......................95
Gráfico 4-12. Cerrar el Proyecto o Fase: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.....................100
Gráfico 4-13. Diagrama de Flujo de Datos de Cerrar el Proyecto o Fase..............................................101
Gráfico 5-1. Descripción General de la Gestión del Alcance del Proyecto.........................................106
Gráfico 5-2. Planificar la Gestión del Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.........107
Gráfico 5-3. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestión del Alcance..................................107
Gráfico 5-4. Recopilar Requisitos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas............................111
Gráfico 5-5. Diagrama de Flujo de Datos de Recopilar Requisitos.....................................................111
Gráfico 5-6. Ejemplo de una Matriz de Trazabilidad de Requisitos....................................................119
Gráfico 5-7. Definir el Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.................................120

XII

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS

Gráfico 5-8. Diagrama de Flujo de Datos de Definir el Alcance..........................................................120
Gráfico 5-9. Crear la EDT/WBS: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.................................125
Gráfico 5-10. Diagrama de Flujo de Datos de Crear la EDT/WBS..........................................................126
Gráfico 5-11. Ejemplo de una EDT/WBS desglosada hasta el nivel de Paquetes de Trabajo...............129
Gráfico 5-12. Ejemplo de una EDT/WBS organizada por Fases............................................................130
Gráfico 5-13. Ejemplo de una EDT/WBS basada en los Entregables Principales.................................130
Gráfico 5-14. Validar el Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.................................133
Gráfico 5-15. Diagrama de Flujo de Datos de Validar el Alcance.........................................................133
Gráfico 5-16. Controlar el Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.............................136
Gráfico 5-17. Diagrama de Flujo de Datos de Controlar el Alcance......................................................137
Gráfico 6-1. Descripción General de la Gestión del Tiempo del Proyecto..........................................143
Gráfico 6-2. Descripción General de la Programación .......................................................................144
Gráfico 6-3. Planificar la Gestión del Cronograma: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas..145
Gráfico 6-4. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestión del Cronograma..........................145
Gráfico 6-5. Definir las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.........................149
Gráfico 6-6. Diagrama de Flujo de Datos de Definir las Actividades..................................................150
Gráfico 6-7. Secuenciar las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas..................153
Gráfico 6-8. Diagrama de Flujo de Datos de Secuenciar las Actividades..........................................154
Gráfico 6-9. Tipos de Relaciones del Método de Diagramación por Precedencia (PDM)..................157
Gráfico 6-10. Ejemplos de Adelantos y Retrasos...................................................................................158
Gráfico 6-11. Diagrama de Red del Cronograma del Proyecto ............................................................160
Gráfico 6-12.   stimar los Recursos de las Actividades:
E
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas................................................................161

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

XIII

ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS

Gráfico 6-13. Diagrama de Flujo de Datos de Estimar los Recursos de las Actividades.....................161
Gráfico 6-14.   stimar la Duración de las Actividades:
E
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas................................................................166
Gráfico 6-15. Diagrama de Flujo de Datos de Estimar la Duración de las Actividades.......................166
Gráfico 6-16 Desarrollar el Cronograma: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas...................173
Gráfico 6-17. Diagrama de Flujo de Datos de Desarrollar el Cronograma...........................................173
Gráfico 6-18. Ejemplo de Método de la Ruta Crítica..............................................................................177
Gráfico 6-19. Ejemplo de Método de la Cadena Crítica.........................................................................178
Gráfico 6-20. Nivelación de Recursos....................................................................................................179
Gráfico 6-21. Representaciones del Cronograma del Proyecto —Ejemplos .......................................183
Gráfico 6-22. Controlar el Cronograma: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas......................185
Gráfico 6-23. Diagrama de Flujo de Datos de Controlar el Cronograma..............................................186
Gráfico 7-1. Descripción General de la Gestión de los Costos del Proyecto......................................194
Gráfico 7-2. Planificar la Gestión de los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas......195
Gráfico 7-3. Planificar la Gestión de los Costos: Diagrama de Flujo de Datos...................................196
Gráfico 7-4. Estimar los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas................................200
Gráfico 7-5. Diagrama de Flujo de Datos de Estimar los Costos........................................................201
Gráfico 7-6. Determinar el Presupuesto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas..................208
Gráfico 7-7. Diagrama de flujo de datos de Determinar el Presupuesto............................................209
Gráfico 7-8. Componentes del Presupuesto del Proyecto...................................................................213
Gráfico 7-9. Línea Base de Costo, Gastos y Requisitos de Financiamiento.......................................214
Gráfico 7-10. Controlar los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.............................215
Gráfico 7-11. Diagrama de flujo de datos de Controlar los Costos.......................................................215

XIV

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS

Gráfico 7-12. Valor Ganado, Valor Planificado y Costos Reales............................................................219
Gráfico 7-13. Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)................................................222
Gráfico 8-1. Descripción General de la Gestión de la Calidad del Proyecto.......................................230
Gráfico 8-2. 
Relaciones Fundamentales entre el Aseguramiento de la Calidad y el Control de la Calidad e IPECC, PDCA, Costo de los Modelos de Calidad y Grupos de Procesos para la Dirección de Proyectos.................................231
Gráfico 8-3. Planificar la Gestión de la Calidad: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.......232
Gráfico 8-4. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestión de la Calidad...............................232
Gráfico 8-5. Costo de la Calidad...........................................................................................................235
Gráfico 8-6. El Modelo SIPOC................................................................................................................237
Gráfico 8-7.  
Guión gráfico que ilustra un Ejemplo Conceptual de cada una de las
Siete Herramientas Básicas de Calidad...........................................................................239
Gráfico 8-8. Realizar el Aseguramiento de Calidad: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.243
Gráfico 8-9. Diagrama de Flujo de Datos de Realizar el Aseguramiento de Calidad.........................243
Gráfico 8-10. Guión gráfico que ilustra las Siete Herramientas de Gestión y Control de la Calidad ..246
Gráfico 8-11. Controlar la Calidad: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas..............................249
Gráfico 8-12. Diagrama de Flujo de Datos de Realizar el Control de Calidad......................................249
Gráfico 9-1. Descripción General de la Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto..................257
Gráfico 9-2.  Planificar la Gestión de los Recursos Humanos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas................................................................258
Gráfico 9-3. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestión de los Recursos Humanos..........258
Gráfico 9-4. Formatos de Definición de Roles y Responsabilidades..................................................261
Gráfico 9-5. Matriz RACI.......................................................................................................................262
Gráfico 9-6. Ejemplo de Histograma de Recursos...............................................................................266

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

XV

ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS

Gráfico 9-7. Adquirir el Equipo del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas...........267
Gráfico 9-8. Diagrama de Flujo de Datos de Adquirir el Equipo del Proyecto....................................268
Gráfico 9-9. Desarrollar el Equipo del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas......273
Gráfico 9-10. Diagrama de Flujo de Datos de Desarrollar el Equipo del Proyecto...............................273
Gráfico 9-11. Dirigir el Equipo del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas..............279
Gráfico 9-12. Diagrama de Flujo de Datos de Dirigir el Equipo del Proyecto.......................................280
Gráfico 10-1. Descripción General de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto......................288
Gráfico 10-2.   lanificar la Gestión de las Comunicaciones:
P
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas................................................................289
Gráfico 10-3. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestión de las Comunicaciones...............289
Gráfico 10-4. Modelo Básico de Comunicación.....................................................................................294
Gráfico 10-5. Gestionar las Comunicaciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas............297
Gráfico 10-6. Diagrama de Flujo de Datos de Gestionar las Comunicaciones.....................................298
Gráfico 10-7. Controlar las Comunicaciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.............303
Gráfico 10-8. Diagrama de Flujo de Datos de Controlar las Comunicaciones......................................304
Gráfico 11-1. Descripción General de la Gestión de los Riesgos del Proyecto.....................................312
Gráfico 11-2. Planificar la Gestión de los Riesgos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas....313
Gráfico 11-3. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestión de los Riesgos.............................313
Gráfico 11-4. Ejemplo de una Estructura de Desglose de Riesgos (RBS).............................................317
Gráfico 11-5. Identificar los Riesgos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas..........................319
Gráfico 11-6. Diagrama de Flujo de Datos de Identificar los Riesgos..................................................320
Gráfico 11-7. Diagrama de Influencias..................................................................................................326
Gráfico 11-8.  Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos:
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas..................................................................328

XVI

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS

Gráfico 11-9. Diagrama de Flujo de Datos de Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos..................328
Gráfico 11-10. Matriz de Probabilidad e Impacto.........................................................................................331
Gráfico 11-11.  ealizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos:
R
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas................................................................334
Gráfico 11-12. Diagrama de Flujo de Datos de Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos...............334
Gráfico 11-13.  ango de Estimaciones de Costos del Proyecto Recopiladas
R
durante la Entrevista de Riesgos.....................................................................................336
Gráfico 11-14. Ejemplos de Distribuciones de Probabilidad Comúnmente Utilizadas .........................337
Gráfico 11-15. Ejemplo de Diagrama con Forma de Tornado.................................................................338
Gráfico 11-16. Diagrama de Árbol de Decisiones...................................................................................339
Gráfico 11-17. Resultados de Simulación de los Riesgos Relativos a los Costos.................................340
Gráfico 11-18. Planificar la Respuesta a los Riesgos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas... 342
Gráfico 11-19. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Respuesta a los Riesgos..........................342
Gráfico 11-20. Controlar los Riesgos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas...........................349
Gráfico 11-21. Diagrama de Flujo de Datos de Controlar los Riesgos...................................................349
Gráfico 12-1. Descripción General de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto..........................356
Gráfico 12-2.   lanificar la Gestión de las Adquisiciones:
P
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas................................................................358
Gráfico 12-3. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestión de las Adquisiciones ..................359
Gráfico 12-4. Efectuar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas...................371
Gráfico 12-5. Diagrama de Flujo de Datos de Efectuar las Adquisiciones...........................................372
Gráfico 12-6. Controlar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.................379
Gráfico 12-7. Diagrama de Flujo de Datos de Controlar las Adquisiciones..........................................380

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

XVII

ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS

Gráfico 12-8. Cerrar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas......................386
Gráfico 12-9. Diagrama de Flujo de Datos de Cerrar las Adquisiciones...............................................387
Gráfico 13-1. Descripción General de la Gestión de los Interesados del Proyecto..............................392
Gráfico 13-2. Identificar a los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas................393
Gráfico 13-3. Diagrama de Flujo de Datos de Identificar a los Interesados.........................................393
Gráfico 13-4. Ejemplo de Matriz de Poder/Interés con Interesados.....................................................397
Gráfico 13-5.   lanificar la Gestión de los Interesados:
P
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas................................................................399
Gráfico 13-6. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestión de los Interesados.......................399
Gráfico 13-7. Matriz de Evaluación de la Participación de los Interesados ........................................403
Gráfico 13-8.   estionar la Participación de los Interesados:
G
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas................................................................404
Gráfico 13-9.  Diagrama de Flujo de Datos de Gestionar la Participación de los Interesados.............405
Gráfico 13-10.  ontrolar la Participación de los Interesados:
C
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas................................................................410
Gráfico 13-11. Controlar la Participación de los Interesados: Diagrama de Flujo de Datos.................410
Gráfico A1-1. Interacciones entre los Grupos de Procesos de un Proyecto.........................................419
Gráfico A1-2. Interacciones entre Procesos de la Dirección de Proyectos..........................................421
Cuadro A1-1.  orrespondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
C
de la Dirección de Proyectos............................................................................................423
Gráfico A1-3. Límites del Proyecto.........................................................................................................425
Gráfico A1-4. Grupo de Procesos de Inicio............................................................................................425
Gráfico A1-5. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Entradas y Salidas...........................426
Gráfico A1-6. Identificar a los Interesados: Entradas y Salidas............................................................426
Gráfico A1-7. Grupo de Procesos de Planificación................................................................................428

XVIII

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS

Gráfico A1-8. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: Entradas y Salidas.........................429
Gráfico A1-9. Planificar la Gestión del Alcance: Entradas y Salidas.....................................................429
Gráfico A1-10. Recopilar Requisitos: Entradas y Salidas.......................................................................430
Gráfico A1-11. Definir el Alcance: Entradas y Salidas............................................................................430
Gráfico A1-12. Crear la EDT: Entradas y Salidas.....................................................................................431
Gráfico A1-13. Planificar la Gestión del Cronograma: Entradas y Salidas.............................................431
Gráfico A1-14. Definir las Actividades: Entradas y Salidas....................................................................432
Gráfico A1-15. Secuenciar las Actividades: Entradas y Salidas.............................................................432
Gráfico A1-16. Estimar los Recursos de las Actividades: Entradas y Salidas.......................................433
Gráfico A1-17. Estimar la Duración de las Actividades: Entradas y Salidas..........................................434
Gráfico A1-18. Desarrollar el Cronograma: Entradas y Salidas..............................................................435
Gráfico A1-19. Planificar la Gestión de los Costos: Entradas y Salidas.................................................436
Gráfico A1-20. Estimar los Costos: Entradas y Salidas...........................................................................436
Gráfico A1-21. Determinar el Presupuesto: Entradas y Salidas.............................................................437
Gráfico A1-22. Planificar la Gestión de la Calidad: Entradas y Salidas..................................................438
Gráfico A1-23. Planificar la Gestión de Recursos Humanos: Entradas y Salidas..................................438
Gráfico A1-24. Planificar la Gestión de las Comunicaciones: Entradas y Salidas.................................439
Gráfico A1-25. Planificar la Gestión de los Riesgos: Entradas y Salidas...............................................439
Gráfico A1-26. Identificar los Riesgos: Entradas y Salidas....................................................................440
Gráfico A1-27. Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos: Entradas y Salidas....................................441
Gráfico A1-28. Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos: Entradas y Salidas..................................441
Gráfico A1-29. Planificar la Respuesta a los Riesgos: Entradas y Salidas............................................442
Gráfico A1-30. Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas y Salidas................443

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

XIX

ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS

Gráfico A1-31. Planificar la Gestión de los Interesados: Entradas y Salidas.........................................443
Gráfico A1-32. Grupo de Procesos de Ejecución.....................................................................................445
Gráfico A1-33. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Entradas y Salidas.....................................446
Gráfico A1-34. Realizar el Aseguramiento de Calidad: Entradas y Salidas...........................................446
Gráfico A1-35. Adquirir el Equipo del Proyecto: Entradas y Salidas......................................................447
Gráfico A1-36. Desarrollar el Equipo del Proyecto: Entradas y Salidas.................................................447
Gráfico A1-37. Dirigir el Equipo del Proyecto: Entradas y Salidas.........................................................448
Gráfico A1-38. Gestionar las Comunicaciones: Entradas y Salidas.......................................................448
Gráfico A1-39. Efectuar las Adquisiciones: Entradas y Salidas.............................................................449
Gráfico A1-40. Gestionar la Participación de los Interesados: Entradas y Salidas................................450
Gráfico A1-41. Grupo de Procesos de Monitoreo y Control....................................................................451
Gráfico A1-42. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Entradas y Salidas.............................452
Gráfico A1-43. Realizar el Control Integrado de Cambios: Entradas y Salidas......................................453
Gráfico A1-44. Validar el Alcance: Entradas y Salidas............................................................................453
Gráfico A1-45. Controlar el Alcance: Entradas y Salidas........................................................................454
Gráfico A1-46. Controlar el Cronograma: Entradas y Salidas.................................................................455
Gráfico A1-47. Controlar los Costos: Entradas y Salidas........................................................................455
Gráfico A1-48. Controlar la Calidad: Entradas y Salidas.........................................................................456
Gráfico A1-49. Controlar las Comunicaciones: Entradas y Salidas........................................................457
Gráfico A1-50. Controlar los Riesgos: Entradas y Salidas......................................................................457
Gráfico A1-51. Controlar las Adquisiciones: Entradas y Salidas............................................................458
Gráfico A1-52. Controlar la Participación de los Interesados: Entradas y Salidas................................459
Gráfico A1-53. Grupo de Procesos de Cierre...........................................................................................460

XX

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

ÍNDICE DE TABLAS Y GRÁFICOS

Gráfico A1-54. Cerrar el Proyecto o Fase: Entradas y Salidas................................................................461
Gráfico A1-55. Cerrar las Adquisiciones: Entradas y Salidas.................................................................461
Gráfico X1-1. Modelo de Datos Refinado...............................................................................................467
Tabla 1-1.  
Presentación Comparativa de la Dirección de Proyectos, la Dirección de Programas y la Dirección de Portafolios....................................................8
Tabla 2-1.

Influencia de la Estructura de la Organización en los Proyectos.....................................22

Tabla 3-1. 
Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos....................................................61
Tabla 4-1 
Diferenciación Entre el Plan para la Dirección del Proyecto y los Documentos del Proyecto........................................................................................................................78
Tabla 5-1.  
Elementos del Acta de Constitución del Proyecto y del Enunciado del Alcance del Proyecto......................................................................................................................124
Tabla 7-1.

Tabla Resumen de los Cálculos del Valor Ganado...........................................................224

Tabla 11-1. Definición de Escalas de Impacto para Cuatro Objetivos del Proyecto..........................318
Tabla X1-1. Cambios a la Sección 4....................................................................................................472
Tabla X1-2. Cambios a la Sección 5....................................................................................................473
Tabla X1-3. Cambios a la Sección 6....................................................................................................474
Tabla X1-4. Cambios a la Sección 7....................................................................................................475
Tabla X1-5.

Cambios a la Sección 8....................................................................................................476

Tabla X1-6. Cambios a la Sección 9....................................................................................................477
Tabla X1-7. Cambios a la Sección 10..................................................................................................478
Tabla X1-8. Cambios a la Sección 11..................................................................................................479
Tabla X1-9. Cambios a la Sección 12..................................................................................................480
Tabla X1-10. Cambios a la Sección 13..................................................................................................481

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

XXI

1 - INTRODUCCIÓN

1

1

INTRODUCCIÓN
La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta Edición proporciona pautas para la dirección de proyectos individuales y define conceptos relacionados con la dirección de proyectos. Describe asimismo el ciclo de vida de la dirección de proyectos y los procesos relacionados, así como el ciclo de vida del proyecto.
La Guía del PMBOK® contiene el estándar, reconocido a nivel global y la guía para la profesión de la dirección de proyectos (detallado en el Anexo A1). Por estándar se entiende un documento formal que describe normas, métodos, procesos y prácticas establecidos. Al igual que en otras profesiones, el conocimiento contenido en este estándar evolucionó a partir de las buenas prácticas reconocidas de los profesionales dedicados a la dirección de proyectos que han contribuido a su desarrollo.
Las primeras dos secciones de la Guía del PMBOK® presentan una introducción de los conceptos clave en el ámbito de la dirección de proyectos. La Sección 3 resume los Grupos de Procesos y proporciona una visión general de las interacciones entre procesos dentro de las diez Áreas de Conocimiento y los cinco Grupos de
Procesos. Las Secciones 4 a 13 son la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Estas secciones amplían la información contenida en el estándar mediante la descripción de las entradas y salidas, así como de las herramientas y técnicas utilizadas para dirigir proyectos. El Anexo A1 es el estándar para la dirección de proyectos y presenta los procesos, las entradas y las salidas que se consideran generalmente buenas prácticas en la mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces.
Esta sección define varios términos clave, así como la relación existente entre la dirección de portafolios, la dirección de programas, la dirección de proyectos y la dirección organizacional de proyectos. Las siguientes secciones presentan una visión general de la Guía del PMBOK®:
1.1 Propósito de la Guía del PMBOK®
1.2 ¿Qué es un Proyecto?
1.3 ¿Qué es la Dirección de Proyectos?
1.4  elaciones entre Dirección de Portafolios, Dirección de Programas, Dirección de Proyectos
R
y Dirección Organizacional de Proyectos.
1.5  elación entre Dirección de Proyectos, Gestión de las Operaciones y Estrategia
R
Organizacional
1.6 Valor del Negocio
1.7 Rol del Director del Proyecto
1.8 Fundamentos para la Dirección de Proyectos

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

1

1 - INTRODUCCIÓN

1.1 Propósito de la Guía del PMBOK®
La aceptación de la dirección de proyectos como profesión indica que la aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas puede tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto.
La Guía del PMBOK® identifica ese subconjunto de fundamentos para la dirección de proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas. “Generalmente reconocido” significa que los conocimientos y prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces, y que existe consenso sobre su valor y utilidad. “Buenas prácticas” significa que se está de acuerdo, en general, en que la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos. "Buenas prácticas" no significa que el conocimiento descrito deba aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos; la organización y/o el equipo de dirección del proyecto son los responsables de establecer lo que es apropiado para cada proyecto concreto.
La Guía del PMBOK® también proporciona y promueve un vocabulario común para el uso y la aplicación de los conceptos de la dirección de proyectos dentro de la profesión de la dirección de proyectos. Un vocabulario común es un elemento esencial en toda disciplina profesional. El Léxico de Términos de Dirección de Proyectos del PMI [1]1 proporciona el vocabulario profesional de base que puede ser utilizado de manera consistente por directores de proyecto, directores de programa, directores de portafolios y otros interesados.
El Anexo A1 constituye una referencia fundamental para los programas de desarrollo profesional de la dirección de proyectos del PMI. El Anexo A1 continúa evolucionando junto con la profesión y por lo tanto no incluye todo; este estándar constituye una guía, más que una metodología específica. Se pueden utilizar diferentes metodologías y herramientas (p.ej., ágil, cascada, PRINCE2) para implementar el marco de la dirección de proyectos.
Además de los estándares que establecen pautas para los procesos de dirección de proyectos, el Código de Ética y Conducta Profesional del Project Management Institute [2] sirve de guía para los profesionales de la dirección de proyectos y describe las expectativas que deberían tener respecto a sí mismos y a los demás. El
Código de Ética y Conducta Profesional del Project Management Institute es claro en relación con las obligaciones básicas de responsabilidad, respeto, equidad y honestidad. Requiere que quienes se desempeñan en este ámbito demuestren compromiso con la conducta ética y profesional. Conlleva la obligación de cumplir con leyes, regulaciones, y políticas profesionales y de la organización. Dado que los profesionales provienen de culturas y orígenes diversos, el Código de Ética y Conducta Profesional del Project Management Institute se aplica a nivel mundial. En el trato con los interesados, los profesionales deben comprometerse a realizar prácticas honestas, responsables y justas, así como a mantener relaciones respetuosas. La aceptación del código es esencial para los directores de proyecto y constituye un requisito para los siguientes exámenes del PMI®:
• Certified Associate in Project Management (CAPM)® / Técnico Certificado en Dirección de Proyectos
• Project Management Professional (PMP)® / Profesional en Dirección de Proyectos
• Program Management Professional (PgMP)® / Profesional en Dirección de Programas
• PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)® / Practicante de Metodologías Ágiles certificado por el PMI
• PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)® / Profesional en Gestión de Riesgos
• PMI Scheduling Professional (PMI-SP)® / Profesional en Gestión de Cronogramas
1

2

El numero entre corchetes remite a la lista de referencias que se encuentra al final de esta norma.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

1 - INTRODUCCIÓN

1.2 ¿Qué es un Proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos.
El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Asimismo, se puede poner fin a un proyecto si el cliente (cliente, patrocinador o líder) desea terminar el proyecto. Que sea temporal no significa necesariamente que la duración del proyecto haya de ser corta. Se refiere a los compromisos del proyecto y a su longevidad. En general, esta cualidad de temporalidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto; la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento nacional creará un resultado que se espera perdure durante siglos. Por otra parte, los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales susceptibles de perdurar mucho más que los propios proyectos.

1

Cada proyecto genera un producto, servicio o resultado único. El resultado del proyecto puede ser tangible o intangible. Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables y actividades del proyecto, esta repetición no altera las características fundamentales y únicas del trabajo del proyecto. Por ejemplo, los edificios de oficinas se pueden construir con materiales idénticos o similares, y por el mismo equipo o por equipos diferentes. Sin embargo, cada proyecto de construcción es único, posee una localización diferente, un diseño diferente, circunstancias y situaciones diferentes, diferentes interesados, etc.
Un esfuerzo de trabajo permanente es por lo general un proceso repetitivo que sigue los procedimientos existentes de una organización. En cambio, debido a la naturaleza única de los proyectos, pueden existir incertidumbres o diferencias en los productos, servicios o resultados que el proyecto genera. Las actividades del proyecto pueden ser nuevas para los miembros del equipo del proyecto, lo cual puede requerir una planificación con mayor dedicación que si se tratara de un trabajo de rutina. Además, los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de una organización. Un proyecto puede involucrar a una única persona o a varias personas, a una única unidad de la organización, o a múltiples unidades de múltiples organizaciones.
Un proyecto puede generar:
•  n producto, que puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un elemento o un
U
elemento final en sí mismo;
•  n servicio o la capacidad de realizar un servicio (p.ej., una función de negocio que brinda apoyo a
U
la producción o distribución);
•  na mejora de las líneas de productos o servicios existentes (p.ej., Un proyecto Seis Sigma cuyo
U
objetivo es reducir defectos); o
•  n resultado, tal como una conclusión o un documento (p.ej., un proyecto de investigación que
U
desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad).

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

3

1 - INTRODUCCIÓN

Los ejemplos de proyectos, incluyen entre otros:
•  l desarrollo de un nuevo producto, servicio o resultado;
E
•  a implementación de un cambio en la estructura, los procesos, el personal o el estilo de una
L
organización;
• El desarrollo o la adquisición de un sistema de información nuevo o modificado (hardware o software);
• La realización de un trabajo de investigación cuyo resultado será adecuadamente registrado;
• La construcción de un edificio, planta industrial o infraestructura; o
• La implementación, mejora o potenciación de los procesos y procedimientos de negocios existentes.

1.2.1. Relaciones entre Portafolios, Programas y Proyectos
La relación entre portafolios, programas y proyectos es tal que un portafolio se refiere a un conjunto de proyectos, programas, subconjuntos de portafolios y operaciones que se gestionan como un grupo para alcanzar determinados objetivos estratégicos. Los programas se agrupan en un portafolio y comprenden subprogramas, proyectos o cualesquiera otros trabajos que se gestionan de manera coordinada para contribuir al portafolio.
Los proyectos individuales, estén o no incluidos en el ámbito de un programa, siempre se consideran parte de un portafolio. Aunque los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente interdependientes ni están necesariamente relacionados de manera directa, están vinculados al plan estratégico de la organización mediante el portafolio de la misma.
Como se ilustra en el Gráfico 1-1, las estrategias y prioridades de una organización se vinculan, y se establecen relaciones entre portafolios y programas, y entre programas y proyectos individuales. La planificación de la organización ejerce un impacto en los proyectos a través del establecimiento de prioridades entre los mismos teniendo en cuenta los riesgos, el financiamiento y otras consideraciones relativas al plan estratégico de la organización. La planificación de la organización puede guiar la gestión de los recursos y el apoyo a los proyectos que componen el portafolio basándose en categorías de riesgo, líneas de negocio específicas o tipos de proyectos generales, como infraestructura y mejora de los procesos.

4

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

1 - INTRODUCCIÓN

1

Portafolio
• Estrategias y prioridades
• Elaboración progresiva
• Gobernabilidad
• Disposición de los cambios solicitados
• Impactos de los cambios en otros portafolios, programas o proyectos

Subportafolios
• Informes de desempeño
• Solicitudes de cambio con impacto en otros portafolios, programas o proyectos

Proyectos

Programas

Subprogramas

• Estrategias y prioridades
• Elaboración progresiva
• Gobernabilidad
• Disposición de los cambios solicitados
• Impactos de los cambios en otros portafolios, programas o proyectos
• Informes de desempeño
• Solicitudes de cambio con impacto en otros portafolios, programas o proyectos
• Estrategias y prioridades
• Elaboración progresiva
• Gobernabilidad
• Disposición de los cambios solicitados
• Impactos de los cambios en otros portafolios, programas o proyectos

Proyectos

Programas

• Informes de desempeño
• Solicitudes de cambio con impacto en otros portafolios, programas o proyectos

Proyectos
Subprogramas
Proyectos

Proyectos
Proyectos

Gráfico 1-1. Interacciones entre la Dirección de Proyectos, la Dirección de Programas y la Dirección de Portafolios

1.3 ¿Qué es la Dirección de Proyectos?
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 47 procesos de la dirección de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados en cinco Grupos de Procesos. Estos cinco Grupos de Procesos son:
• Inicio,
• Planificación,
• Ejecución,
• Monitoreo y Control, y
• Cierre.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5

1 - INTRODUCCIÓN

Dirigir un proyecto por lo general incluye, entre otros aspectos:
• Identificar requisitos;
•  bordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados en la planificación
A
y la ejecución del proyecto;
•  stablecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza colaborativa entre
E
los interesados;
•  estionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los entregables del
G
mismo;
• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que incluyen, entre otras:
○○ El alcance,
○○ La calidad,
○○ El cronograma,
○○ El presupuesto,
○○ Los recursos y
○○ Los riesgos.
Las características específicas del proyecto y las circunstancias pueden influir sobre las restricciones en las que el equipo de dirección del proyecto necesita concentrarse.
La relación entre estos factores es tal que si alguno de ellos cambia, es probable que al menos otro de ellos se vea afectado. Por ejemplo, si el cronograma es acortado, a menudo el presupuesto necesita ser incrementado a fin de añadir recursos adicionales para completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo. Si no fuera posible aumentar el presupuesto, se podría reducir el alcance o los objetivos de calidad para entregar el resultado final del proyecto en menos tiempo y por el mismo presupuesto. Los interesados en el proyecto pueden tener opiniones diferentes sobre cuáles son los factores más importantes, creando un desafío aún mayor. La modificación de los requisitos o de los objetivos del proyecto también puede generar riesgos adicionales. El equipo del proyecto necesita ser capaz de evaluar la situación, equilibrar las demandas y mantener una comunicación proactiva con los interesados a fin de entregar un proyecto exitoso.
Dado el potencial de cambios, el desarrollo del plan para la dirección del proyecto es una actividad iterativa y su elaboración es progresiva a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La elaboración progresiva implica mejorar y detallar el plan de manera continua, a medida que se cuenta con información más detallada y específica, y con estimaciones más precisas. La elaboración progresiva permite al equipo de dirección del proyecto definir el trabajo y gestionarlo con un mayor nivel de detalle a medida que el proyecto va avanzando.

6

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

1 - INTRODUCCIÓN

1.4  elaciones entre Dirección de Portafolios, Dirección de Programas,
R
Dirección de Proyectos y Dirección Organizacional de Proyectos

1

Para entender los conceptos de dirección de portafolios, dirección de programas y dirección de proyectos es importante reconocer las similitudes y las diferencias que existen entre cada una de estas disciplinas.
También resulta útil comprender cómo se relacionan con la dirección organizacional de proyectos (OPM). OPM es un marco para la ejecución de estrategias a través de la dirección de proyectos, la dirección de programas y la dirección de portafolios, conjuntamente con una serie de prácticas organizativas, destinadas a generar de manera consistente y predecible estrategias organizacionales capaces de producir un mejor desempeño, mejores resultados y una ventaja competitiva sostenible.
La dirección de portafolios, la dirección de programas y la dirección de proyectos se alinean o son impulsadas por las estrategias organizacionales. Sin embargo, la dirección de portafolios, la dirección de programas y la dirección de proyectos difieren en la manera en que cada una contribuye al logro de los objetivos estratégicos. La dirección de portafolios se alinea con las estrategias organizacionales mediante la selección de los programas o proyectos adecuados, el establecimiento de prioridades con respecto al trabajo a realizar y la provisión de los recursos necesarios, mientras que la dirección de programas adecua sus proyectos y componentes de programas y controla las interdependencias a fin de lograr los beneficios estipulados. La dirección de proyectos desarrolla e implementa planes para lograr un alcance determinado, que viene dado por los objetivos del programa o del portafolio al cual está vinculado, y, en último término, por las estrategias organizacionales.
OPM potencia la capacidad de la organización para la consecución de los objetivos estratégicos mediante la vinculación de los principios y prácticas de la dirección de proyectos, la dirección de programas y la dirección de portafolios con los facilitadores de la organización (p.ej., prácticas estructurales, culturales, tecnológicas y de recursos humanos). Una organización mide sus capacidades para posteriormente planificar e implementar mejoras encaminadas a la adopción sistemática de las mejores prácticas.
La Tabla 1-1 muestra una comparación entre las perspectivas de proyecto, programa y portafolio a través de diferentes dimensiones de la organización.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7

1 - INTRODUCCIÓN

Tabla 1-1. Presentación Comparativa de la Dirección de Proyectos, la Dirección de Programas y la Dirección de Portafolios
Dirección Organizacional de Proyectos
Proyectos

Programas

Portafolios

Alcance

Los proyectos tienen objetivos definidos. El alcance se elabora progresivamente a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Los programas tienen un alcance mayor y proporcionan beneficios más significativos.

Los portafolios tienen un alcance organizacional que varía en función de los objetivos de la misma.

Cambio

Los directores de proyecto prevén cambios e implementan procesos para mantener dichos cambios administrados y controlados.

Los directores de programas prevén cambios, que podrán surgir tanto a nivel interno como a nivel externo al programa, y están preparados para gestionarlos.

Los directores de portafolios monitorean permanentemente los cambios en un entorno más amplio, tanto a nivel interno como externo.

Los directores de proyecto transforman progresivamente la información de alto nivel en planes detallados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Los directores de programa desarrollan el plan general del programa y crean planes de alto nivel para guiar la planificación detallada a nivel de los componentes. Los directores de portafolios crean y mantienen los procesos y la comunicación necesaria relacionada con el portafolio global. Los directores de proyecto dirigen al equipo del proyecto de modo que se cumplan los objetivos del mismo. Los directores de programa dirigen al personal del programa y a los directores de proyecto; brindan visión y liderazgo global.

Los directores de portafolios pueden dirigir o coordinar al personal de dirección de portafolios o de programas y proyectos que tuviera responsabilidad de informar al portafolio global.

El éxito se mide por la calidad del producto y del proyecto, la oportunidad, el cumplimiento del presupuesto y el grado de satisfacción del cliente.

El éxito se mide por el grado en que el programa satisface las necesidades y beneficios que le dieron origen.

El éxito se mide en términos del rendimiento de la inversión global y de la obtención de beneficios del portafolio.

Los directores de proyecto monitorean y controlan el trabajo realizado para obtener los productos, servicios o resultados para los cuales el proyecto fue emprendido. Los directores de programa monitorean el progreso de los componentes del programa con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos globales, cronogramas, presupuesto y beneficios del mismo.

Los directores de portafolios monitorean los cambios estratégicos y la asignación global de recursos, los resultados de desempeño y el riesgo del portafolio.

Planificación

Dirección

Éxito

Monitoreo

8

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

1 - INTRODUCCIÓN

1.4.1 Dirección de Programas
Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades de programas, cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual. Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionado que están fuera del alcance de los proyectos específicos del programa. Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa siempre consta de proyectos.

1

La dirección de programas consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a un programa para satisfacer los requisitos del mismo y para lograr unos beneficios y un control que no es posible obtener dirigiendo los proyectos de manera individual.
Los proyectos de un programa se relacionan a través del resultado común o de la capacidad colectiva. Si la relación entre los proyectos viene dada únicamente por un cliente, vendedor, tecnología o recurso en común, el esfuerzo se debería gestionar como un portafolio de proyectos, en lugar de hacerlo como un programa.
La dirección de programas se centra en las interdependencias entre los proyectos y ayuda a determinar el enfoque óptimo para gestionarlas. Las acciones relacionadas con estas interdependencias, pueden incluir:
• Resolver restricciones y/o conflictos de recursos que afectan a múltiples proyectos del programa,
•  linear la dirección de la organización/estratégica que afecta las metas y los objetivos de los
A
proyectos y del programa, y
• Resolver la gestión de incidentes y cambios dentro de una estructura de gobernabilidad compartida.
Un ejemplo de programa sería un nuevo sistema de comunicaciones vía satélite, con proyectos para el diseño y construcción del satélite y las estaciones terrestres, la integración del sistema y el lanzamiento del satélite. 1.4.2 Dirección de Portafolios
Un portafolio consiste en proyectos, programas, subconjuntos de portafolio y operaciones gestionados como un grupo con objeto de alcanzar los objetivos estratégicos. Los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente interdependientes ni están necesariamente relacionados de manera directa. Por ejemplo, una compañía de infraestructuras que tiene el objetivo estratégico de “maximizar el rendimiento de sus inversiones” puede incluir en un portafolio una combinación de proyectos en el ámbito del petróleo y el gas, la energía, el agua, los caminos, los ferrocarriles y los aeropuertos. A partir de esta combinación, la compañía podría optar por gestionar los proyectos relacionados como un único programa. Todos los proyectos energéticos podrían ser agrupados en un programa de energía. Del mismo modo, todos los proyectos hídricos podrían ser agrupados en un programa hídrico. De este modo los programas de energía e hídrico serían componentes integrantes del portafolio de la compañía de infraestructuras.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

9

1 - INTRODUCCIÓN

La dirección de portafolios consiste en la gestión centralizada de uno o más portafolios con objeto de alcanzar los objetivos estratégicos. La dirección de portafolios se centra en asegurar que los proyectos y programas se revisen a fin de establecer prioridades para la asignación de recursos, y en que la dirección del portafolio sea consistente con las estrategias de la organización y esté alineada con ellas.

1.4.3 Proyectos y Planificación Estratégica
Los proyectos se utilizan a menudo como medio para alcanzar directa o indirectamente los objetivos recogidos en el plan estratégico de una organización. Por lo general, los proyectos se autorizan como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas:
•  emanda del mercado (p.ej., una compañía automotriz que autoriza un proyecto para construir más
D
automóviles de bajo consumo en respuesta a la escasez de combustible);
•  portunidad estratégica/necesidad del negocio (p.ej., un centro de formación que autoriza un
O
proyecto de creación de un curso nuevo para aumentar sus ingresos);
•  ecesidad social (p.ej., una organización no gubernamental en un país en vías de desarrollo
N
que autoriza un proyecto para dotar de sistemas de agua potable, baños y educación sanitaria a comunidades que padecen altos índices de enfermedades infecciosas);
•  onsideraciones ambientales (p.ej., una empresa pública que autoriza un proyecto para crear un
C
nuevo servicio que consista en compartir automóviles eléctricos a fin de reducir la contaminación);
•  olicitud de un cliente (p.ej., una empresa eléctrica que autoriza un proyecto para construir una
S
nueva subestación a fin de abastecer un nuevo parque industrial);
•  vance tecnológico (p.ej., una compañía de productos electrónicos que autoriza un proyecto nuevo
A
para desarrollar un ordenador portátil más rápido, más económico y más pequeño sobre la base de los avances en materia de memorias y de tecnología electrónica); y
•  equisito legal (p.ej., un fabricante de productos químicos que autoriza un proyecto para establecer
R
pautas para la correcta manipulación de un nuevo material tóxico).
Los proyectos incluidos en programas o portafolios constituyen un medio para alcanzar las metas y los objetivos de la organización, a menudo en el contexto de un plan estratégico. Si bien dentro de un programa un grupo de proyectos puede tener beneficios específicos, estos proyectos también pueden contribuir a los beneficios del programa, a los objetivos del portafolio y al plan estratégico de la organización.
Las organizaciones gestionan los portafolios sobre la base de su plan estratégico. Uno de los objetivos de la dirección de portafolios consiste en maximizar el valor del portafolio mediante un examen cuidadoso de sus componentes: los programas, los proyectos y otros trabajos relacionados que lo constituyen. Los componentes cuya contribución a los objetivos estratégicos del portafolio es mínima, pueden ser excluidos. De esta manera, el plan estratégico de una organización se convierte en el principal factor que guía las inversiones en los proyectos. Paralelamente, los proyectos realimentan a los programas y portafolios mediante informes de estado, lecciones aprendidas y solicitudes de cambio que pueden ayudar a identificar posibles impactos sobre otros proyectos, programas o portafolios. Las necesidades de los proyectos, incluidas las necesidades de recursos, se recopilan y se comunican nuevamente a nivel del portafolio, lo que a su vez orienta la planificación de la organización.

10

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

1 - INTRODUCCIÓN

1.4.4 Oficina de Dirección de Proyectos
Una oficina de dirección de proyectos (PMO) es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de la propia dirección de uno o más proyectos.

1

Existen diferentes tipos de estructuras de PMOs en las organizaciones, en función del grado de control e influencia que ejercen sobre los proyectos en el ámbito de la organización. Por ejemplo:
• De apoyo. Las PMOs de apoyo desempeñan un rol consultivo para los proyectos, suministrando plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos. Este tipo de PMO sirve como un repositorio de proyectos. Esta PMO ejerce un grado de control reducido.
• De control. Las PMOs de control proporcionan soporte y exigen cumplimiento por diferentes medios.
Este cumplimiento puede implicar la adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos a través de plantillas, formularios y herramientas específicos, o conformidad en términos de gobierno.
Esta PMO ejerce un grado de control moderado.
•  irectiva. Las PMOs directivas ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia dirección de
D
los mismos. Estas PMOs ejercen un grado de control elevado.
La PMO integra los datos y la información de los proyectos estratégicos corporativos y evalúa hasta qué punto se cumplen los objetivos estratégicos de alto nivel. La PMO constituye el vínculo natural entre los portafolios, programas y proyectos de la organización y los sistemas de medida corporativos (p.ej., cuadro de mando integral).
Puede que los proyectos que la PMO apoya o dirige no guarden más relación entre sí que la de ser gestionados conjuntamente. La forma, la función y la estructura específicas de una PMO dependen de las necesidades de la organización a la que ésta da soporte.
Una PMO puede tener la autoridad para actuar como un interesado integral y tomar decisiones clave a lo largo de la vida de cada proyecto, hacer recomendaciones, poner fin a proyectos o tomar otras medidas, según sea necesario, a fin de mantenerlos alineados con los objetivos de negocio. Asimismo, la PMO puede participar en la selección, gestión e utilización de recursos de proyectos compartidos o dedicados.
Una función fundamental de una PMO es brindar apoyo a los directores del proyecto de diferentes formas, que pueden incluir, entre otras:
• Gestionar recursos compartidos a través de todos los proyectos dirigidos por la PMO;
• 
Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y estándares para la dirección de proyectos; • Entrenar, orientar, capacitar y supervisar;
•  onitorear el cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos y plantillas de la dirección
M
de proyectos mediante auditorías de proyectos;
•  esarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida de los
D
proyectos (activos de los procesos de la organización); y
• Coordinar la comunicación entre proyectos.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

11

1 - INTRODUCCIÓN

Los directores de proyecto y las PMOs persiguen objetivos diferentes y, por lo tanto, responden a necesidades diferentes. Todos estos esfuerzos están alineados con las necesidades estratégicas de la organización. A continuación se relacionan algunas de las diferencias entre los roles de directores de proyecto y PMO:
•  l director del proyecto se concentra en los objetivos específicos del proyecto, mientras que la PMO
E
gestiona los cambios significativos relativos al alcance del programa, que pueden considerarse como oportunidades potenciales para alcanzar mejor los objetivos de negocio.
•  l director del proyecto controla los recursos asignados al proyecto a fin de cumplir mejor con
E
los objetivos del mismo, mientras que la PMO optimiza el uso de los recursos de la organización compartidos entre todos los proyectos.
•  l director del proyecto gestiona las restricciones (alcance, cronograma, costo, calidad, etc.) de
E
los proyectos individuales, mientras que la PMO gestiona las metodologías, estándares, riesgos/ oportunidades globales, métricas e interdependencias entre proyectos a nivel de empresa.

1.5  elación entre Dirección de Proyectos, Gestión de las Operaciones y
R
Estrategia Organizacional
La gestión de las operaciones es responsable de la supervisión, la dirección y el control de las operaciones del negocio. Las operaciones evolucionan para dar soporte al negocio en el día a día, y son necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos y tácticos del negocio. Algunos tipos de operaciones son por ejemplo las operaciones de producción, las operaciones de fabricación, las operaciones contables, el soporte de software y el mantenimiento.
A pesar de su naturaleza temporal, los proyectos pueden contribuir al logro de los objetivos de la organización cuando están alineados con su estrategia. Las organizaciones modifican a veces sus operaciones, productos o sistemas mediante la generación de iniciativas estratégicas de negocio que se desarrollan e implementan a través de proyectos. Los proyectos requieren actividades de dirección de proyectos y conjuntos de habilidades, mientras que las operaciones requieren gestión de procesos de negocio, actividades de gestión de las operaciones y conjuntos de habilidades.

1.5.1 Gestión de las Operaciones y Dirección de Proyectos
Los cambios en las operaciones de negocio pueden dar lugar a un proyecto específico, en particular cuando se producen cambios sustanciales en las mismas como consecuencia de la entrega de un nuevo producto o servicio. Las operaciones permanentes están fuera del alcance de un proyecto; sin embargo, existen puntos de intersección en que se cruzan ambas áreas.
Los proyectos pueden tener una intersección con las operaciones en varios puntos del ciclo de vida del producto, como por ejemplo:

12

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

1 - INTRODUCCIÓN

• En el cierre de cada fase;
•  uando se desarrolla un producto nuevo, se mejora un producto existente o se incrementan los
C
resultados;

1

• Mientras se lleva a cabo la mejora de las operaciones o del proceso de desarrollo del producto; o
• Hasta el final del ciclo de vida del producto.
En cada uno de los puntos, se realiza la transferencia de entregables y conocimientos entre el proyecto y las operaciones a fin de implementar el trabajo entregado. Dicha implantación se lleva a cabo bien mediante la transferencia de recursos del proyecto a operaciones hacia el final del proyecto, bien mediante la transferencia de recursos de operaciones al proyecto al inicio del mismo.
Las operaciones son esfuerzos continuos que producen salidas repetitivas, con recursos asignados para realizar básicamente el mismo conjunto de tareas según los estándares institucionalizados en un ciclo de vida de producto. A diferencia de la naturaleza continua de las operaciones, los proyectos son esfuerzos temporales.

1.5.1.1 Gestión de las Operaciones
La gestión de las operaciones es un área temática que está fuera del alcance de la dirección formal de proyectos tal y como se describe en el presente estándar.
La gestión de las operaciones es un área de gestión que se ocupa de la producción continua de bienes y/o servicios. Implica asegurar que las operaciones de negocio se desarrollan de manera eficiente, mediante el uso de los recursos óptimos necesarios y cumpliendo con la demanda de los clientes. Trata de la gestión de procesos que transforman entradas (p.ej., materiales, componentes, energía y mano de obra) en salidas (p.ej., productos, bienes y/o servicios).

1.5.1.2 Interesados Operacionales en la Dirección de Proyectos
Si bien la gestión de las operaciones y la dirección de proyectos son disciplinas diferentes (véase 1.5.1.1), las necesidades de los interesados que realizan y dirigen las operaciones de negocio constituyen consideraciones importantes a tener en cuenta en los proyectos que afectarán a su futuro trabajo y a su futuro esfuerzo. Los directores de proyecto que tienen en cuenta e involucran adecuadamente a los interesados operacionales en todas las fases de los proyectos logran un mejor entendimiento y evitan los problemas innecesarios que suelen surgir cuando no se considera la opinión de aquellos.
Se debe involucrar a los interesados operacionales y se deben identificar sus necesidades como parte del registro de interesados; su influencia (ya sea positiva o negativa) se debe tener en cuenta como parte del plan de gestión de los riesgos.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

13

1 - INTRODUCCIÓN

A continuación se enumeran algunos ejemplos de interesados operacionales (dependiendo del negocio de que se trate):
• Operadores de planta,
• Supervisores de línea de fabricación,
• Personal del servicio de asistencia,
• Analistas de soporte a sistemas de producción,
• Representantes de atención al cliente,
• Personal de ventas,
• Trabajadores de mantenimiento,
• Personal de venta telefónica,
• Personal del centro de atención telefónica,
• Minoristas,
• Gerentes de línea, y
• Responsables de capacitación.

1.5.2 Organizaciones y Dirección de Proyectos
Las organizaciones establecen la dirección estratégica y los parámetros de desempeño a través de la gobernabilidad. La dirección estratégica establece el propósito, las expectativas, las metas y las acciones necesarias para guiar el desarrollo del negocio y está alineada con los objetivos de negocio. Las actividades de la dirección de proyectos deben estar alineadas con la dirección del negocio a alto nivel, y en caso de cambios, se deberá volver a alinear los objetivos del proyecto. En el entorno de un proyecto, las modificaciones de los objetivos del proyecto afectan la eficiencia y el éxito del proyecto. Cuando la alineación del proyecto con el negocio es constante, las posibilidades de éxito del proyecto aumentan significativamente, ya que el proyecto permanece alineado con la dirección estratégica de la organización. Cuando se produce algún cambio, el proyecto debe adaptarse al mismo.

1.5.2.1 Organizaciones Basadas en Proyectos
Las organizaciones basadas en proyectos (PBOs) consisten en diversas formas de organización que generan sistemas temporales para llevar a cabo su trabajo. Las PBOs pueden ser creadas por diferentes tipos de organizaciones (p.ej., funcionales, matriciales u orientadas a proyectos (véase 2.1.3)). La utilización de PBOs puede reducir la jerarquía y la burocracia dentro de las organizaciones al medir el éxito del trabajo mediante el resultado final y no por consideraciones de cargos o políticas.
Las PBOs dirigen la mayoría de su trabajo como proyectos y/o adoptan el enfoque de proyecto, por oposición al enfoque funcional. El ámbito de las PBOs puede ser tanto el de compañías enteras (como en los casos de las telecomunicaciones, petróleo y gas, construcción, consultoría y servicios profesionales), como el de consorcios de empresas o redes; también se da el caso de grandes organizaciones basadas en proyectos que disponen de áreas de soporte funcional o en que la PBO está en el seno de organizaciones subsidiarias o divisiones de corporaciones más grandes.
14

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

1 - INTRODUCCIÓN

1.5.2.2 El Vínculo entre la Dirección de Proyectos y el Gobierno Corporativo
Los proyectos (y los programas) se emprenden con el fin de alcanzar resultados estratégicos para el negocio, para lo que numerosas organizaciones están adoptando actualmente procesos y procedimientos formales de gobierno corporativo. Los criterios de gobernabilidad de la organización pueden imponer restricciones a los proyectos —en especial si el proyecto entrega un servicio sujeto a un gobierno corporativo estricto.

1

Teniendo en cuenta que el éxito de un proyecto se puede juzgar sobre la base de lo bien que el producto o servicio resultante sirve al gobierno corporativo, el director del proyecto debe tener conocimiento sobre las políticas y procedimientos del gobierno corporativo/organizacional que apliquen al ámbito del producto o servicio (p.ej., si la organización ha adoptado políticas de apoyo a las prácticas de sostenibilidad y el proyecto implica la construcción de un edificio de oficinas, el director del proyecto debe ser consciente de los requisitos de sostenibilidad asociados a la construcción de edificios).)

1.5.2.3 El Vínculo entre la Dirección de Proyectos y la Estrategia Organizacional
La estrategia organizacional debe proporcionar guía y dirección a la dirección de proyectos—especialmente si se tiene en cuenta que los proyectos existen para sustentar la estrategia organizacional. A menudo es el patrocinador del proyecto o el director del programa o portafolio quien identifica el alineamiento o los potenciales conflictos entre estrategias organizacionales y objetivos del proyecto y lo comunica al director del proyecto. Cuando los objetivos del proyecto entran en conflicto con la estrategia organizacional establecida, es responsabilidad del director del proyecto identificar y documentar cuanto antes dichos conflictos. En ocasiones, el desarrollo de una estrategia organizacional puede constituir el objetivo de un proyecto, en lugar de un principio rector. Si este es el caso, es importante que el proyecto defina específicamente los términos de una estrategia organizacional adecuada que sustente la organización.

1.6 Valor del Negocio
El valor del negocio es un concepto único para cada organización. El valor del negocio se define como el valor del negocio en su totalidad, como la suma total de sus elementos tangibles e intangibles. Como ejemplos de elementos tangibles se pueden citar los activos monetarios, los equipos, la participación de los accionistas y los servicios. Como ejemplos de elementos intangibles se pueden citar la buena voluntad, el reconocimiento de marca, el beneficio público y las marcas registradas. Dependiendo de la organización, el alcance del valor del negocio puede ser a corto, mediano o largo plazo. Se puede crear valor a través de la gestión eficaz de las operaciones permanentes. No obstante, a través del uso eficaz de la dirección de portafolios, la dirección de programas y la dirección de proyectos, las organizaciones tendrán la capacidad de emplear procesos establecidos y confiables para cumplir con los objetivos estratégicos y obtener mayor valor de negocio a partir de sus inversiones en proyectos. Si bien no todas las organizaciones están orientadas al negocio, todas ellas desarrollan actividades relacionadas con el negocio. Ya sea que se trate de una agencia gubernamental o de una organización sin fines de lucro, todas las organizaciones se centran en lograr valor de negocio para sus actividades. © 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

15

1 - INTRODUCCIÓN

El punto de partida para conseguir un buen valor del negocio consiste en llevar a cabo una planificación estratégica y una dirección estratégica integrales. La estrategia organizacional se puede expresar a través de la misión y la visión de la organización, contemplando tanto la orientación al mercado como la competencia y otros factores medioambientales. Una estrategia organizacional eficaz proporciona pautas concretas para el desarrollo y el crecimiento, además de un conjunto de métricas de desempeño para alcanzar el éxito. La utilización de técnicas para la dirección de portafolios, la dirección de programas y la dirección de proyectos es esencial para salvar la brecha entre la estrategia organizacional y la materialización del valor del negocio.
La dirección de portafolios permite alinear los componentes (proyectos, programas u operaciones) con la estrategia organizacional, organizada en portafolios o subconjuntos de portafolios, para optimizar los objetivos de proyectos o programas, las dependencias, los costos, los cronogramas, los beneficios, los recursos y los riesgos. Esto permite a las organizaciones tener una visión general sobre cómo los objetivos estratégicos se reflejan en el portafolio, establecer una gestión de gobierno adecuada y autorizar la asignación de recursos humanos, financieros o materiales en base al desempeño y los beneficios esperados.
A través de la dirección de programas, las organizaciones pueden alinear múltiples proyectos para lograr la optimización o integración de costos, cronogramas, esfuerzos y beneficios. La dirección de programas se centra en las interdependencias entre proyectos y ayuda a determinar el enfoque óptimo para gestionar y materializar los beneficios deseados.
Mediante la dirección de proyectos las organizaciones pueden aplicar el conocimiento, los procesos, las habilidades y las herramientas y técnicas para incrementar la probabilidad de éxito en un gran número de proyectos. La dirección de proyectos se centra en la entrega satisfactoria de productos, servicios o resultados.
En el ámbito de programas y portafolios, los proyectos constituyen un medio para lograr los objetivos y la estrategia organizacional.
Las organizaciones pueden facilitar aún más el alineamiento entre las actividades de dirección de portafolios, dirección de programas y dirección de proyectos fortaleciendo los elementos facilitadores de la organización, tales como las prácticas estructurales, culturales, tecnológicas y de recursos humanos. Las organizaciones pueden alcanzar transiciones satisfactorias entre los ámbitos de portafolio, programa y proyecto y lograr una gestión de las inversiones y una materialización del valor del negocio eficaces a través de la optimización y la alineación estratégica continuas del portafolio, el análisis de impacto en el negocio y el desarrollo de facilitadores sólidos para la organización.

1.7 Rol del Director del Proyecto
El director del proyecto es la persona asignada por la organización ejecutora para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. El rol del director del proyecto es diferente del de un gerente funcional o del de un gerente de operaciones. Por lo general, el gerente funcional se dedica a la supervisión gerencial de una unidad funcional o de negocio y la responsabilidad de los gerentes de operaciones consiste en asegurar que las operaciones de negocio se llevan a cabo de manera eficiente.

16

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

1 - INTRODUCCIÓN

Dependiendo de la estructura de la organización, un director de proyecto puede estar bajo la supervisión de un gerente funcional. En otros casos, el director del proyecto puede formar parte de un grupo de varios directores de proyecto que dependen de un director de programa o del portafolio, que es el responsable en última instancia de los proyectos de toda la empresa. En este tipo de estructura, el director del proyecto trabaja estrechamente con el director del programa o del portafolio para cumplir con los objetivos del proyecto y para asegurar que el plan para la dirección del proyecto esté alineado con el plan global del programa. El director del proyecto también trabaja estrechamente y en colaboración con otros roles, como los de analista de negocio, director de aseguramiento de la calidad y expertos en materias específicas.

1

1.7.1 Responsabilidades y Competencias del Director del Proyecto
Por regla general, los directores de proyecto tienen la responsabilidad de satisfacer necesidades: las necesidades de las tareas, las necesidades del equipo y las necesidades individuales. Dado que la dirección de proyectos es una disciplina estratégica crítica, el director del proyecto se convierte en el nexo de unión entre la estrategia y el equipo. Los proyectos son imprescindibles para el crecimiento y la supervivencia de las organizaciones. Los proyectos crean valor en forma de procesos de negocio mejorados, son indispensables para el desarrollo de nuevos productos y servicios y facilitan a las compañías la respuesta ante los cambios del entorno, la competencia y el mercado. El rol del director del proyecto, por tanto, se torna cada vez más estratégico. Sin embargo, la comprensión y aplicación de conocimientos, herramientas y técnicas que se reconocen como buenas prácticas no son suficientes para gestionar los proyectos de manera eficaz. Además de las habilidades específicas a un área y de las competencias generales en materia de gestión requeridas para el proyecto, una dirección de proyectos eficaz requiere que el director del proyecto cuente con las siguientes competencias: • Conocimiento: Se refiere a lo que el director del proyecto sabe sobre la dirección de proyectos.
• Desempeño: Se refiere a lo que el director del proyecto es capaz de hacer o lograr cuando aplica sus conocimientos sobre la dirección de proyectos.
• Personal: Se refiere a la manera en que se comporta el director del proyecto cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas con el mismo. La eficacia personal abarca actitudes, características básicas de la personalidad y liderazgo, lo cual proporciona la capacidad de guiar al equipo del proyecto mientras se cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las restricciones del mismo.

1.7.2 Habilidades Interpersonales de un Director de Proyecto
Los directores de proyecto llevan a cabo el trabajo a través del equipo del proyecto y de otros interesados.
Los directores de proyecto efectivos necesitan tener un equilibrio entre sus habilidades éticas, interpersonales y conceptuales que los ayude a analizar situaciones y a interactuar de manera apropiada. El Apéndice X3 sobre
Habilidades Interpersonales describe algunas habilidades interpersonales importantes, tales como:

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

17

1 - INTRODUCCIÓN

• Liderazgo,
• Trabajo en equipo,
• Motivación,
• Comunicación,
• Influencia,
• Toma de decisiones,
• Conocimientos de política y cultura,
• Negociación,
• Generar confianza,
• Gestión de Conflictos, y
• Proporcionar orientación.

1.8 Fundamentos para la Dirección de Proyectos
La Guía del PMBOK® constituye el estándar para dirigir la mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces, en diversos tipos de industrias. El estándar, incluido en el Anexo A1, describe los procesos de la dirección de proyectos que se utilizan para dirigir el proyecto hacia un resultado más exitoso.
Este estándar es específico para el ámbito de la dirección de proyectos y se interrelaciona con otras disciplinas de la dirección de proyectos como la dirección de programas y la dirección de portafolios.
Los estándares de dirección de proyectos no abordan todos los detalles de todos los temas. Este estándar se limita a los proyectos individuales y a los procesos de la dirección de proyectos reconocidos a nivel general como buenas prácticas. Se pueden consultar otros estándares para obtener información adicional sobre el contexto más amplio en el que se llevan a cabo los proyectos, tales como:
• El Estándar para la Dirección de Programas [3] trata de la dirección de los programas.
• El Estándar para la Dirección de Portafolios [4] trata de la dirección de los portafolios.
•  odelo de Madurez para la Dirección Organizacional de Proyectos (OPM3® por sus siglas en inglés)
M
[5] examina las capacidades del proceso de dirección de proyectos de una empresa.

18

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

2

2

INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Los proyectos y la dirección de proyectos se llevan a cabo en un entorno más amplio que el del proyecto en sí. La comprensión de este contexto contribuye a asegurar que el trabajo se lleva a cabo de acuerdo con los objetivos de la organización y se gestiona de conformidad con las prácticas establecidas en la organización.
Esta sección describe cómo la influencia de la organización afecta a los métodos utilizados para la asignación de personal, la dirección y la ejecución del proyecto. Analiza la influencia de los interesados del proyecto y su gobernabilidad, la estructura del equipo del proyecto y la participación de los miembros en él, así como los diferentes enfoques para la división en fases y la relación entre actividades dentro del ciclo de vida del proyecto. En esta sección son tratadas las siguientes secciones principales:
2.1 Influencia de la Organización en la Dirección de Proyectos
2.2 Interesados del Proyecto y Gobernabilidad
2.3 Equipo del Proyecto
2.4 Ciclo de Vida del Proyecto

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

19

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

2.1 Influencia de la Organización en la Dirección de Proyectos
La cultura, estilo y estructura de una organización influyen en la forma en que se llevan a cabo sus proyectos.
También pueden influir en el proyecto el nivel de madurez de la dirección de proyectos de la organización y sus sistemas de dirección de proyectos. Cuando en el proyecto participan entidades externas, como las que forman parte de una unión temporal de empresas o de un convenio de colaboración, el proyecto será influenciado por más de una organización. En las siguientes secciones se describen las características, los factores y los activos de la organización dentro de una empresa susceptibles de influir en el proyecto.

2.1.1 Culturas y Estilos de Organización
Las organizaciones son estructuras sistemáticas de entidades (personas y/o departamentos) destinados a lograr un objetivo, el cual puede implicar el emprendimiento de proyectos. La cultura y el estilo de una organización afectan a su forma de llevar a cabo los proyectos. Las culturas y estilos son fenómenos de tipo grupal, conocidos como normas culturales, que se desarrollan con el tiempo. Las normas incluyen enfoques establecidos para iniciar y planificar proyectos, los medios considerados aceptables para realizar el trabajo y las autoridades reconocidas que toman o influyen en las decisiones.
Las experiencias comunes de los miembros de la organización son las que conforman la cultura de la misma; la mayoría de las organizaciones han desarrollado culturas únicas a través de la práctica y el uso común a lo largo del tiempo. Las experiencias comunes incluyen, entre otras:
• Visión, misión, valores, creencias y expectativas compartidas;
• Normas, políticas, métodos y procedimientos;
• Sistemas de motivación e incentivos;
• Tolerancia al riesgo;
• Percepción del liderazgo, jerarquía y relaciones de autoridad;
• Código de conducta, ética laboral y horario de trabajo; y
• Entornos operativos.

20

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

La cultura de la organización es un factor ambiental de la empresa, tal y como se describe en la Sección
2.1.5. Las culturas y estilos se aprenden y se comparten, y pueden llegar a ejercer una gran influencia en la capacidad del proyecto para alcanzar sus objetivos. El director del proyecto debe por lo tanto comprender los diferentes estilos y culturas de la organización que pueden influir en un proyecto. El director del proyecto necesita saber quiénes toman las decisiones o influyen dentro de la organización y trabajar con ellos para aumentar la probabilidad de éxito del proyecto.

2

A la luz de la globalización, resulta fundamental entender el impacto de las influencias culturales en proyectos que involucran diversas organizaciones y ubicaciones alrededor del mundo. La cultura aparece como factor crítico para definir el éxito del proyecto y la competencia multicultural resulta fundamental para el director del proyecto.

2.1.2 Comunicaciones en la Organización
El éxito en la dirección de proyectos de una organización depende en gran medida de un estilo de comunicación efectivo dentro de la organización, sobre todo si se considera la globalización de la profesión de dirección de proyectos. Las capacidades de comunicación dentro de la organización tienen gran influencia en la forma en que se llevan a cabo los proyectos. En consecuencia, los directores de proyecto en ubicaciones distantes pueden comunicarse de manera más efectiva con todos los interesados relevantes dentro de la estructura de la organización para facilitar la toma de decisiones. Los interesados y miembros del equipo del proyecto también pueden utilizar comunicaciones electrónicas (incluidos correo electrónico, mensajería de texto, mensajería instantánea, redes sociales, videoconferencia y conferencia por Internet y otros medios electrónicos) para comunicarse formal o informalmente con el director del proyecto.

2.1.3 Estructuras de la Organización
La estructura de la organización es un factor ambiental de la empresa que puede afectar a la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos (véase asimismo la Sección 2.1.5). Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas. La Tabla 2-1 muestra las características clave de los principales tipos de estructuras de una organización en relación con los proyectos.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

21

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Tabla 2-1. Influencia de la Estructura de la Organización en los Proyectos
Estructura de la
Organización

Matricial
Funcional

Características del Proyecto

Matricial Débil

Matricial
Equilibrada

Matricial Fuerte

Orientada a
Proyectos

Autoridad del
Director del Proyecto

Poca o Ninguna

Baja

Baja a
Moderada

Moderada a Alta

Alta a
Casi Total

Disponibilidad de Recursos

Poca o Ninguna

Baja

Baja a
Moderada

Moderada a Alta

Alta a
Casi Total

Quién gestiona el presupuesto del proyecto Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Mixta

Director del Proyecto

Director del Proyecto

Rol del Director del Proyecto

Tiempo
Parcial

Tiempo
Parcial

Tiempo
Completo

Tiempo
Completo

Tiempo
Completo

Personal
Administrativo de la
Dirección de Proyectos

Tiempo
Parcial

Tiempo
Parcial

Tiempo
Parcial

Tiempo
Completo

Tiempo
Completo

La organización funcional clásica, como muestra el Gráfico 2-1, consiste en una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente definido. En el nivel superior los miembros de la plantilla se agrupan por especialidades, tales como producción, comercialización, ingeniería y contabilidad. A su vez, las especialidades pueden subdividirse en unidades funcionales específicas, como la ingeniería mecánica y la ingeniería eléctrica.
Cada departamento de una organización funcional realizará el trabajo del proyecto de forma independiente de los demás departamentos.

Coordinación del Proyecto

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

(Las casillas sombreadas representan al personal involucrado en actividades del proyecto)

Gráfico 2-1. Organización Funcional

22

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Las organizaciones matriciales, como se muestra en los Gráficos 2-2 a 2-4, reflejan una mezcla de características de las organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos. Las organizaciones matriciales pueden clasificarse como débiles, equilibradas o fuertes, dependiendo del nivel relativo de poder e influencia entre gerentes funcionales y directores de proyecto. Las organizaciones matriciales débiles mantienen muchas de las características de una organización funcional, y el rol del director del proyecto es más bien el de un coordinador o facilitador. Un facilitador de proyectos trabaja como ayudante y coordinador de comunicaciones.
El facilitador no puede tomar o hacer cumplir las decisiones de manera personal. Los coordinadores de proyectos tienen poder para tomar algunas decisiones, gozan de cierta autoridad y dependen de un gerente de nivel superior. Las organizaciones matriciales fuertes tienen muchas de las características de la organización orientada a proyectos: tienen directores de proyecto con dedicación plena y con una autoridad considerable, así como personal administrativo dedicado a tiempo completo. Si bien la organización matricial equilibrada reconoce la necesidad de contar con un director del proyecto, no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni sobre su financiamiento. La tabla 2-1 proporciona detalles adicionales sobre las diferentes estructuras matriciales que puede adoptar una organización.

2

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Coordinación del Proyecto
(Las casillas sombreadas representan al personal involucrado en actividades del proyecto)

Gráfico 2-2. Organización Matricial Débil

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

23

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

Personal

Personal

(Las casillas sombreadas representan al personal involucrado en actividades del proyecto)

Coordinación del Proyecto

Gráfico 2-3. Organización Matricial Equilibrada

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

Staff
Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

(Las casillas sombreadas representan al personal involucrado en actividades del proyecto)

Gerente de los
Directores de Proyecto

Coordinación del Proyecto

Gráfico 2-4. Organización Matricial Fuerte

24

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

En el extremo opuesto a la organización funcional, se encuentra la organización orientada a proyectos, como se muestra en el Gráfico 2-5. En una organización orientada a proyectos, los miembros del equipo a menudo están ubicados en un mismo lugar. La mayor parte de los recursos de la organización están involucrados en el trabajo de los proyectos y los directores de proyecto tienen bastante independencia y autoridad. A menudo se utilizan técnicas de colaboración virtual para lograr beneficios similares a los de los equipos ubicados en un mismo lugar. Las organizaciones orientadas a proyectos suelen contar con unidades organizacionales denominadas departamentos, sin embargo pueden reportar directamente al director del proyecto o bien prestar servicios de apoyo a varios proyectos.

Coordinación del Proyecto

Director del Proyecto

2

Director
Ejecutivo

Director del Proyecto

Director del Proyecto

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

(Las casillas sombreadas representan al personal involucrado en actividades del proyecto)

Gráfico 2-5. Organización Orientada a Proyectos
Muchas organizaciones, a menudo conocidas como organizaciones compuestas, presentan todas estas estructuras a diferentes niveles, como se muestra en el Gráfico 2-6. A modo de ejemplo, incluso una organización básicamente funcional puede crear un equipo de proyecto especial para que se encargue de un proyecto crítico. Dicho equipo podría tener muchas de las características de un equipo de proyecto de una organización orientada a proyectos. El equipo puede incluir personal a tiempo completo procedente de diferentes departamentos funcionales, desarrollar su propio conjunto de procedimientos operativos e incluso funcionar fuera de la estructura formalizada estándar de dependencia durante el período de ejecución del proyecto. Del mismo modo, una organización puede dirigir la mayor parte de sus proyectos como organización matricial fuerte, pero permitir que departamentos funcionales dirijan proyectos pequeños.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

25

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente de los
Directores de Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

Staff
Personal

Personal

Personal

Director del Proyecto

Coordinación del Proyecto B

Coordinación del Proyecto A

(Las casillas sombreadas representan al personal involucrado en actividades del proyecto)

Gráfico 2-6. Organización Compuesta
Muchas estructuras organizacionales incluyen los niveles estratégico, de mandos intermedios y operativo.
El director del proyecto puede interactuar con los tres niveles, dependiendo de factores tales como:
• La importancia estratégica del proyecto,
• La capacidad de los interesados para influir en el proyecto,
• El grado de madurez en la dirección de proyectos,
• Los sistemas de dirección de proyectos, y
• Las comunicaciones en la organización.
Esta interacción determina características del proyecto, tales como:
• El grado de autoridad del director del proyecto,
• La disponibilidad y la gestión de los recursos,
• La entidad que controla el presupuesto del proyecto,
• El rol del director del proyecto, y
• La composición del equipo del proyecto.

26

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

2.1.4 Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización son los planes, los procesos, las políticas, los procedimientos y las bases de conocimiento específicos de la organización ejecutora y utilizados por la misma. Estos incluyen cualquier objeto, práctica o conocimiento de alguna o de todas las organizaciones que participan en el proyecto y que pueden usarse para ejecutar o gobernar el proyecto. Los activos de procesos también incluyen bases de conocimiento de la organización como lecciones aprendidas e información histórica. Los activos de los procesos de la organización pueden incluir cronogramas completados, datos sobre riesgos y datos sobre el valor ganado. Los activos de los procesos de la organización constituyen entradas para la mayoría de los procesos de planificación. A lo largo del proyecto, los miembros del equipo del proyecto pueden efectuar actualizaciones y adiciones a los activos de los procesos de la organización, según sea necesario. Los activos de los procesos de la organización pueden agruparse en dos categorías: (1) procesos y procedimientos, y (2) base de conocimiento corporativa.

2

2.1.4.1 Procesos y Procedimientos
Los procesos y procedimientos de la organización para realizar el trabajo del proyecto incluyen, entre otros:
• Inicio y Planificación:
○○  uías y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estándar de la
G
organización con el fin de que satisfagan las necesidades específicas del proyecto;
○○  stándares específicos de la organización, tales como: políticas (p.ej., políticas de recursos
E
humanos, políticas de seguridad y salud, políticas de ética, y políticas de dirección de proyectos), ciclos de vida del producto y del proyecto, políticas y procedimientos de calidad
(p.ej., auditorías de procesos, objetivos de mejora, listas de verificación y definiciones estandarizadas de procesos para su uso en la organización); y
○○  lantillas (p.ej., plantillas de registro de riesgos, de estructura de desglose del trabajo, de
P
diagramas de red del cronograma del proyecto y de contratos).
• Ejecución, Monitoreo y Control:
○○ Procedimientos de control de cambios, con la descripción de las etapas durante las cuales se modificarán los estándares, políticas, planes y procedimientos de la organización ejecutora
(o cualquier otro documento del proyecto), y cómo se realizará la aprobación y validación de cualquier cambio;
○○ Procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes de tiempo, revisiones requeridas de gastos y desembolsos, códigos contables y provisiones contractuales estándar);
○○  rocedimientos para la gestión de incidentes y defectos que definen los controles, la
P
identificación, y las acciones de seguimiento a realizar para los mismos;

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

27

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

○○ Requisitos de comunicación de la organización (p.ej., tecnología específica de comunicación disponible, medios de comunicación autorizados, políticas de conservación de registros y requisitos de seguridad);
○○ Procedimientos para asignar prioridad, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo;
○○  rocedimientos de control de riesgos, que incluyen categorías de riesgos, plantillas de
P
declaración de riesgos, definiciones de probabilidad e impacto, y la matriz de probabilidad e impacto; y
○○  uías, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluación de propuestas y criterios para la
G
medición del desempeño estandarizados.
• Cierre:
○○  uías o requisitos de cierre del proyecto (p.ej., lecciones aprendidas, auditorías finales del
G
proyecto, evaluaciones del proyecto, validaciones del producto y criterios de aceptación).

2.1.4.2 Base de Conocimiento Corporativa
La base de conocimiento de la organización para almacenar y recuperar información incluye, entre otros elementos: •  ases de conocimiento de la gestión de configuración, que contienen las versiones y líneas base de
B
todos los estándares, políticas y procedimientos de la organización ejecutora, así como cualquier otro documento del proyecto;
•  ases de datos financieras con informaciones tales como horas de trabajo, costos incurridos,
B
presupuestos y cualquier déficit presupuestario del proyecto;
• Información histórica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas (p.ej., registros y documentos del proyecto, toda la información y documentación de cierre del proyecto, información relacionada con los resultados de las decisiones de selección y desempeño de proyectos previos, e información de las actividades de gestión de riesgos);
•  ases de datos de incidentes y defectos que contienen el estado estos, información de control, y su
B
resolución;
• Bases de datos para la medición de procesos, utilizadas para recopilar y tener disponibles las medidas realizadas sobre procesos y productos; y
•  rchivos de proyectos anteriores (p.ej., líneas base del alcance, costo, cronograma y medición del
A
desempeño, calendarios de proyecto, diagramas de red del cronograma del proyecto, registros de riesgos, acciones de respuesta planificadas e impacto del riesgo definido).

28

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

2.1.5 Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa hacen referencia a condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto. Los factores ambientales de la empresa se consideran entradas para la mayor parte de los procesos de planificación, pueden mejorar o restringir las opciones de la dirección de proyectos, y pueden influir de manera positiva o negativa sobre el resultado.

2

Los factores ambientales de la empresa varían ampliamente en cuanto a tipo o naturaleza. Los factores ambientales de la empresa, incluyen entre otros:
• La cultura, estructura y gobierno de la organización;
• La distribución geográfica de instalaciones y recursos;
•  os estándares de la industria o gubernamentales (p.ej., reglamentos del organismo de control,
L
códigos de conducta, estándares de producto, estándares de calidad y estándares de fabricación);
• Las infraestructuras (p.ej., instalaciones existentes y bienes de capital);
• os recursos humanos existentes (p.ej., habilidades, disciplinas y conocimientos como los
L
relacionados con el diseño, el desarrollo, las leyes, las contrataciones y las compras);
•  a gestión de personal (p.ej., pautas de selección y retención de personal, revisión del desempeño
L
de los empleados y registros de capacitación, política de incentivos y horas extras y registro de horas trabajadas); • Los sistemas de autorización de trabajos de la compañía;
• Las condiciones del mercado;
• La tolerancia al riesgo por parte de los interesados;
• El clima político;
• Los canales de comunicación establecidos en la organización;
•  as bases de datos comerciales (p.ej., datos para estimación estandarizada de costos, información
L
de estudios de los riesgos de la industria y bases de datos de riesgos); y
•  l sistema de información para la dirección de proyectos (p.ej., herramientas automáticas, tales
E
como una herramienta de software para programación, un sistema de gestión de configuraciones, un sistema de recopilación y distribución de la información o las interfaces web a otros sistemas automáticos en línea).

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

29

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

2.2 Interesados y Gobierno del Proyecto
Un interesado es un individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado, o percibirse a sí mismo como afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto. Los interesados pueden participar activamente en el proyecto o tener intereses a los que puede afectar positiva o negativamente la ejecución o la terminación del proyecto. Los diferentes interesados pueden tener expectativas contrapuestas susceptibles de generar conflictos dentro del proyecto. Los interesados también pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y el equipo del proyecto a fin de lograr un conjunto de resultados que satisfagan los objetivos estratégicos del negocio u otras necesidades. La gobernabilidad del proyecto—la alineación del proyecto con las necesidades u objetivos de los interesados—resulta fundamental para la gestión exitosa de la participación de los interesados y para el logro de los objetivos de la organización. La gobernabilidad del proyecto permite a las organizaciones dirigir los proyectos de manera coherente, maximizar el valor de sus resultados y alinear los mismos con la estrategia del negocio. Proporciona un marco en el cual el director del proyecto y los patrocinadores pueden tomar decisiones para satisfacer tanto las necesidades y expectativas de los interesados como los objetivos estratégicos de la organización, o bien abordar circunstancias en las que éstos pudieran no estar alineados.

2.2.1 Interesados del Proyecto
Los interesados incluyen todos los miembros del equipo del proyecto así como todas las entidades interesadas, ya sea internas o externas a la organización. El equipo del proyecto identifica a los interesados tanto internos como externos, positivos y negativos, ejecutores y asesores, con objeto de determinar los requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas. El director del proyecto debe gestionar las influencias de los distintos interesados con relación a los requisitos del proyecto para asegurar un resultado exitoso. El Gráfico 2-7 muestra la relación entre el proyecto, el equipo del proyecto y diversos interesados.

30

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Interesados del Proyecto

Director del
Portafolio

Otros
Interesados

Patrocinador

2

Gestión de las
Operaciones

Gerentes
Funcionales

Equipo del Proyecto
Equipo de
Dirección del
Proyecto

Director del
Programa

Otros
Miembros
Director del del Equipo del
Proyecto
Proyecto

Oficina de
Dirección de
Proyectos

Vendedores/
Socios de
Negocio
Clientes/
Usuarios

El Proyecto

Gráfico 2-7. Relación entre los Interesados y el Proyecto
Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y autoridad cuando participan en un proyecto.
Estos niveles pueden cambiar durante el ciclo de vida del proyecto. Su participación puede variar desde una participación ocasional en encuestas y grupos de opinión, hasta el patrocinio total del proyecto, lo cual incluye proporcionar apoyo financiero, político o de otro tipo. Algunos interesados también pueden impedir el éxito del proyecto, ya sea de forma pasiva o activa. Estos interesados requieren la atención del director del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto, así como la planificación para abordar cualquier incidente que pueda surgir.
La identificación de los interesados es un proceso continuo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
Son críticos para el éxito de un proyecto la identificación de los interesados, la comprensión de su grado relativo de influencia en el proyecto y el equilibrio de sus demandas, necesidades y expectativas. Si esto no se consiguiera, puede conducir a retrasos, aumento de los costos, incidentes inesperados y otras consecuencias negativas, incluyendo la cancelación del proyecto. Un ejemplo es reconocer de forma tardía que el departamento legal es un interesado significativo, lo cual trae como resultados retrasos e incremento en los gastos, debido a los requisitos legales que deben cumplirse antes de poder completar el proyecto o entregar el alcance del producto. © 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

31

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Así como los interesados pueden tener un impacto positivo o adverso en los objetivos de un proyecto, un proyecto puede ser percibido como positivo o negativo por los interesados. Por ejemplo, los líderes empresariales de una comunidad que se beneficiará con un proyecto de expansión industrial, verán los beneficios económicos para la comunidad en forma de nuevos puestos de trabajo, infraestructuras de apoyo e impuestos. En el caso de los interesados con expectativas positivas en el proyecto, sus intereses serán mejor atendidos si logran el éxito del proyecto. Por el contrario, los interesados afectados negativamente, como los propietarios de viviendas cercanas o pequeñas empresas que pudieran perder su propiedad, verse obligados a trasladarse a otro lugar o aceptar cambios no deseados en el entorno local, verán sus intereses mejor atendidos si impiden el avance del proyecto. Ignorar los intereses de los interesados afectados negativamente puede traer como consecuencia un aumento en la probabilidad de fallas, retrasos u otras consecuencias negativas para el proyecto.
Una parte importante de las responsabilidades del director de proyecto consiste en gestionar las expectativas de los interesados, lo cual puede ser difícil ya que a menudo los objetivos de los interesados son muy diferentes o contradictorios. Una parte de las responsabilidades del director del proyecto consiste en equilibrar estos intereses y asegurarse de que el equipo del proyecto interactúe con los interesados de una manera profesional y cooperativa. Los directores de proyecto pueden involucrar al patrocinador del proyecto o a otros miembros del equipo de diferentes ubicaciones para identificar y gestionar a los interesados que pueden estar dispersos en el mundo.
A continuación se presentan algunos ejemplos de interesados del proyecto:
•  atrocinador. Un patrocinador es la persona o grupo que provee recursos y apoyo para el proyecto y
P
que es responsable de facilitar su éxito. El patrocinador puede ser externo o interno a la organización del director del proyecto. Desde la concepción inicial hasta el cierre del proyecto, el patrocinador promueve el proyecto. Esto incluye servir de portavoz frente a los altos niveles de dirección para reunir el apoyo de la organización y promover los beneficios que aporta el proyecto. El patrocinador guía el proyecto a través de los procesos de inicio hasta que está formalmente autorizado y cumple un rol significativo en el desarrollo del alcance inicial y del acta de constitución del proyecto. El patrocinador sirve como vía de escalamiento para los asuntos que están fuera del alcance del director del proyecto. También puede participar en otros asuntos importantes, como la autorización de cambios en el alcance, revisiones de final de fase y, cuando los riesgos son particularmente altos, decidir si el proyecto debe continuar o no. El patrocinador también garantiza una transferencia eficiente de los entregables del proyecto hacia el negocio de la organización solicitante tras el cierre del proyecto.
• Clientes y usuarios. Los clientes son aquellas personas u organizaciones que aprobarán y gestionarán el producto, servicio o resultado del proyecto. Los usuarios son aquellas personas u organizaciones que utilizarán el producto, servicio o resultado del proyecto. Clientes y usuarios pueden ser internos o externos a la organización ejecutora y pueden existir en diferentes niveles. Por ejemplo, los clientes de un nuevo producto farmacéutico podrían incluir a los médicos que lo recetan, a los pacientes que lo consumen y a las aseguradoras que pagan por él. En algunas áreas de aplicación, cliente y usuario son sinónimos, mientras que en otras cliente se refiere a la entidad que adquiere el producto del proyecto y usuario hace referencia a aquél que directamente utiliza el producto del proyecto.

32

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

• Vendedores. Los vendedores, también llamados proveedores, suplidores o contratistas, son compañías externas que celebran un contrato para proporcionar componentes o servicios necesarios para el proyecto.
•  ocios de negocios. Los socios de negocios son organizaciones externas que tienen una relación
S
especial con la empresa, obtenida en ocasiones mediante un proceso de certificación. Los socios de negocios proporcionan experiencia especializada o desempeñan un rol específico, tales como una instalación, personalización, capacitación o apoyo.

2

•  rupos de la organización. Los grupos de la organización son interesados internos que se ven
G
afectados por las actividades del equipo del proyecto. Entre los ejemplos de diversas partes del negocio de una organización que pueden verse afectadas por el proyecto, se incluyen marketing y ventas, recursos humanos, área legal, finanzas, operaciones, producción y servicio al cliente.
Estos grupos sustentan el entorno de negocio en que se ejecutan los proyectos y por tanto resultan afectados por las actividades del proyecto. Como consecuencia, por lo general existe una cantidad significativa de interacciones entre las diversas partes del negocio de una organización y el equipo del proyecto, dado que trabajan juntos para alcanzar los objetivos del proyecto. Estos grupos pueden contribuir en la especificación de los requisitos y aceptar entregables necesarios para una eficiente transición a producción o a otras operaciones relacionadas.
• Gerentes funcionales. Los gerentes funcionales son personas clave que desempeñan el rol de gestores dentro de un área administrativa o funcional de una empresa, tal como recursos humanos, finanzas, contabilidad o compras/adquisiciones. Cuentan con personal permanente propio asignado para la realización del trabajo en curso y tienen la clara misión de gestionar todas las tareas dentro de su área funcional de responsabilidad. El gerente funcional puede aportar al proyecto su experiencia en la materia, o bien su función puede proporcionar servicios al proyecto.
• Otros interesados. Otros interesados, tales como entidades contratantes, instituciones financieras, organismos reguladores, expertos en la materia, consultores y otros, pueden tener interés financiero en el proyecto, realizar contribuciones al proyecto o tener interés en el resultado del proyecto.
Los interesados del proyecto y la participación de los interesados se definen con más detalle en la Sección
13 bajo el título de “Gestión de los Interesados del Proyecto”.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

33

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

2.2.2 Gobernabilidad del Proyecto
La gobernabilidad del proyecto es una función de supervisión que está alineada con el modelo de gobierno de la organización y que abarca el ciclo de vida del proyecto. El marco de gobernabilidad del proyecto proporciona al director y al equipo del proyecto la estructura, los procesos, los modelos de toma de decisiones y las herramientas para dirigir el proyecto, a la vez que apoya y controla el proyecto para lograr una entrega exitosa.
La gobernabilidad del proyecto es un elemento crítico de cualquier proyecto, particularmente en el caso de proyectos complejos y de alto riesgo. Proporciona un método integral y coherente para controlar el proyecto y asegurar el éxito mediante la definición, documentación y comunicación de prácticas de proyecto fiables y repetibles. Incluye un marco para la toma de decisiones en el proyecto, define roles y responsabilidades, medidas para definir el éxito del mismo y determinar la eficacia del director del proyecto. La gobernabilidad de un proyecto se define y se integra en el contexto más amplio del portafolio, programa u organización que lo patrocina, pero es ajena al gobierno de la organización.
La PMO también puede tener un rol decisivo en términos de la gobernabilidad de un proyecto. La gobernabilidad del proyecto involucra tanto a los interesados como a las políticas, los procedimientos, los estándares, las responsabilidades y las autoridades documentadas. Los ejemplos de elementos del marco de gobernabilidad de un proyecto incluyen:
• Los criterios de éxito del proyecto y de aceptación de los entregables;
• El proceso para identificar, escalar y resolver incidentes que surjan durante el proyecto;
• La relación entre el equipo del proyecto, los grupos de la organización y los interesados externos;
• El organigrama del proyecto que identifica los roles del mismo;
• Los procesos y procedimientos para la comunicación de información;
• Los procesos para la toma de decisiones del proyecto;
• Las guías para alinear la gobernabilidad del proyecto con la estrategia de la organización;
• El enfoque del ciclo de vida del proyecto;
• El proceso para la revisión de fases o cambios de etapas;
•  l proceso para la revisión y aprobación de cambios al presupuesto, al alcance, a la calidad y al
E
cronograma que están fuera de la autoridad del director del proyecto; y
• El proceso para alinear a los interesados internos con los requisitos de los procesos del proyecto.

34

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Entre esas restricciones, así como también entre las limitaciones adicionales de tiempo y presupuesto, es función del director del proyecto y del equipo del proyecto el determinar el método más adecuado para llevar a cabo el proyecto. Si bien la gobernabilidad del proyecto es el marco en el cual se desempeña el equipo del proyecto, el equipo continúa siendo responsable de la planificación, la ejecución, el control y el cierre del proyecto. El enfoque de la gobernabilidad del proyecto debe describirse en el plan para la dirección del proyecto. Se toman decisiones con respecto los participantes, los procedimientos de escalamiento de incidentes, los recursos necesarios y el enfoque general para completar el trabajo. Otro aspecto importante a considerar es si se requiere más de una fase y, en su caso, cuál será el ciclo de vida específico para el proyecto individual. 2

2.2.3 Éxito del Proyecto
Dado que los proyectos son de naturaleza temporal, el éxito de un proyecto debe medirse en términos de completar el proyecto dentro de las restricciones de alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo, tal y como se aprobó por los directores del proyecto conjuntamente con la dirección general. Para garantizar los beneficios del proyecto emprendido, se puede establecer un período de prueba (como un lanzamiento suave de servicios) como parte de la duración total del proyecto, antes de entregarlo a las operaciones permanentes.
El éxito del proyecto debe hacer referencia a las últimas líneas base aprobadas por los interesados autorizados.
El director del proyecto es responsable y rinde cuentas por el establecimiento de límites realistas y alcanzables para el proyecto y por la ejecución del proyecto dentro de las líneas base aprobadas.

2.3 Equipo del Proyecto
El equipo del proyecto incluye al director del proyecto y al grupo de individuos que actúan conjuntamente en la realización del trabajo del proyecto para alcanzar sus objetivos. El equipo del proyecto incluye al director del proyecto, al personal de dirección del proyecto y a otros miembros del equipo que desarrollan el trabajo, pero que no necesariamente participan en la dirección del proyecto. Este equipo está compuesto por individuos procedentes de diferentes grupos, con conocimientos en una materia específica o con un conjunto de habilidades específicas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. La estructura y las características de un equipo de proyecto pueden variar ampliamente, pero una constante es el rol del director del proyecto como líder del equipo, independientemente de la autoridad que éste pueda tener sobre sus miembros.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

35

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Los equipos de proyecto incluyen roles tales como:
•  ersonal de dirección de proyectos. Son los miembros del equipo que realizan actividades
P
de dirección del proyecto tales como elaboración del cronograma, preparación del presupuesto, presentación de informes y control, comunicaciones, gestión de riesgos y apoyo administrativo. Este rol puede ser realizado o apoyado por una oficina de dirección de proyectos (PMO).
•  ersonal del proyecto. Son los miembros del equipo que llevan a cabo el trabajo de crear los
P
entregables del proyecto.
•  xpertos de apoyo. Los expertos de apoyo realizan actividades requeridas para desarrollar o
E
ejecutar el plan para la dirección del proyecto. Éstas pueden incluir roles tales como contratación, gestión financiera, logística, asuntos legales, seguridad, ingeniería, pruebas o control de calidad.
Dependiendo del tamaño del proyecto y del nivel de apoyo requerido, los expertos de apoyo pueden asignarse para trabajar a tiempo completo o simplemente participar en el equipo cuando se requieren sus habilidades específicas.
•  epresentantes del Usuario o del Cliente. Los miembros de la organización que aceptarán los
R
entregables o productos del proyecto pueden designarse como representantes o enlaces para asegurar la coordinación adecuada, asesorar acerca de los requisitos o validar la aceptabilidad de los resultados del proyecto.
• Vendedores. Los vendedores, también llamados proveedores, suplidores o contratistas, son compañías externas que celebran un contrato para proporcionar componentes o servicios necesarios para el proyecto. A menudo se asigna al equipo del proyecto la responsabilidad de supervisar el desempeño y la aceptación de los entregables o servicios de los vendedores. Cuando los vendedores asumen una gran parte del riesgo asociado a la entrega de los resultados del proyecto pueden tener un rol significativo en el equipo del proyecto.
•  iembros de empresas socio. Se puede asignar como miembros del equipo del proyecto a
M
miembros de los socios de negocios para garantizar una coordinación adecuada.
•  ocios de negocios. Los socios de negocio son también compañías externas, pero tienen una
S
relación especial con la empresa, obtenida en ocasiones mediante un proceso de certificación. Los socios de negocios proporcionan experiencia especializada o desempeñan un rol específico, tales como una instalación, personalización, capacitación o apoyo.

36

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

2.3.1 Composición de los Equipos de Proyecto
La composición de los equipos de proyecto varía sobre la base de factores como la cultura de la organización, el alcance y la ubicación. La relación entre el director del proyecto y el equipo varía dependiendo de la autoridad del director del proyecto. En ciertos casos el director del proyecto puede ser el gerente de línea del equipo, con plena autoridad sobre sus miembros. En otros casos, el director del proyecto puede tener poca o ninguna autoridad organizacional directa sobre los miembros del equipo y puede haber sido convocado para liderar el proyecto a tiempo parcial o bajo contrato. A continuación se presentan ejemplos de composiciones básicas de equipos de proyecto:

2

• Dedicado. En un equipo dedicado, la asignación de todos o de la mayor parte de los miembros del equipo del proyecto es para trabajar a tiempo completo en el mismo. El equipo del proyecto puede estar ubicado en un mismo lugar o ser virtual y normalmente reporta de forma directa al director del proyecto. Esta es la estructura más sencilla para un director de proyecto, ya que las líneas de autoridad son claras y los miembros del equipo pueden concentrarse en los objetivos del proyecto.
• Tiempo Parcial. Algunos proyectos se establecen como trabajo adicional temporal, en estos tanto el director del proyecto como los miembros del equipo trabajan en el proyecto pero permanecen en sus respectivas organizaciones y continúan llevando a cabo sus funciones normales. Los gerentes funcionales mantienen el control sobre los miembros del equipo y los recursos asignados al proyecto, y el director del proyecto suele continuar realizando otras tareas de gestión. Los miembros de equipos a tiempo parcial también pueden ser asignados a más de un proyecto al mismo tiempo.
Las composiciones de equipos de proyecto dedicados y a tiempo parcial pueden existir bajo cualquier estructura organizacional. Los equipos de proyecto dedicados son comunes en las organizaciones orientadas a proyectos, donde la mayor parte de los recursos de la organización participa en el trabajo de los proyectos y los directores de proyectos tienen un alto grado de independencia y autoridad. Los equipos de proyecto a tiempo parcial son comunes en organizaciones funcionales, mientras que las organizaciones matriciales utilizan equipos de proyecto tanto dedicados como a tiempo parcial. Otros miembros que tienen una participación limitada en diversas etapas de un proyecto pueden considerarse como miembros del equipo del proyecto a tiempo parcial.
La composición del equipo del proyecto también puede variar en función de la estructura de la organización.
Un ejemplo de ello es un proyecto basado en una colaboración entre empresas. Se puede establecer un proyecto como asociación, unión temporal de empresas, consorcio o alianza entre varias organizaciones a través de contratos o acuerdos. En esta estructura, una organización asume el liderazgo y designa un director de proyecto para coordinar los esfuerzos entre los socios. Los proyectos basados en la colaboración entre empresas pueden ofrecer flexibilidad a menor costo. Estas ventajas podrían verse contrarrestadas por el menor grado de control que tiene el director del proyecto sobre los miembros del equipo y por la necesidad de mecanismos sólidos para la comunicación y el monitoreo del avance. Se pueden crear proyectos basados en la colaboración entre empresas con el fin de aprovechar las sinergias industriales, para emprender iniciativas que un socio no puede costear por sí solo o por otras razones políticas y estratégicas.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

37

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

La composición del equipo del proyecto también puede variar en función de la ubicación geográfica de sus miembros. Un ejemplo de ello son los equipos de proyecto que denominamos virtuales. Las tecnologías de la comunicación permiten a los miembros del equipo en diferentes ubicaciones o países trabajar como equipos virtuales. Los equipos virtuales dependen de herramientas colaborativas, como espacios compartidos de trabajo en línea y videoconferencias, para coordinar sus actividades e intercambiar información acerca del proyecto. Un equipo virtual puede existir en cualquier tipo de estructura organizacional y con cualquier composición. Los equipos virtuales a menudo son necesarios en proyectos donde los recursos están ubicados in situ o fuera del sitio o ambos, dependiendo de las actividades del proyecto. Un director de proyecto al frente de un equipo virtual necesita considerar las diferencias culturales, horarios de trabajo, husos horarios, condiciones locales e idiomas.

2.4 Ciclo de Vida del Proyecto
El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Las fases son generalmente secuenciales y sus nombres y números se determinan en función de las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. Las fases se pueden dividir por objetivos funcionales o parciales, resultados o entregables intermedios, hitos específicos dentro del alcance global del trabajo o disponibilidad financiera. Las fases son generalmente acotadas en el tiempo, con un inicio y un final o punto de control. Un ciclo de vida se puede documentar dentro de una metodología. Se puede determinar o conformar el ciclo de vida del proyecto sobre la base de los aspectos únicos de la organización, de la industria o de la tecnología empleada. Mientras que cada proyecto tiene un inicio y un final definidos, los entregables específicos y las actividades que se llevan a cabo variarán ampliamente dependiendo del proyecto. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado.
Los enfoques de los ciclos de vida de los proyectos pueden variar continuamente desde enfoques predictivos u orientados a plan hasta enfoques adaptativos u orientados al cambio. En un ciclo de vida predictivo (Sección
2.4.2.2), el producto y los entregables se definen al comienzo del proyecto y cualquier cambio en el alcance es cuidadosamente gestionado. En un ciclo de vida adaptativo (Sección 2.4.2.4), el producto se desarrolla tras múltiples iteraciones y el alcance detallado para cada iteración se define solamente en el comienzo de la misma. 2.4.1 Características del Ciclo de Vida del Proyecto
Los proyectos varían en tamaño y complejidad. Todos los proyectos pueden configurarse dentro de la siguiente estructura genérica de ciclo de vida (véase el Gráfico 2-8):

38

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

• Inicio del proyecto,
• Organización y preparación,
• Ejecución del trabajo y

2

• Cierre del proyecto.
A menudo se hace referencia a esta estructura genérica del ciclo de vida durante las comunicaciones con la alta dirección u otras entidades menos familiarizadas con los detalles del proyecto. No deben confundirse con los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos, ya que los procesos de un Grupo de Procesos consisten en actividades que pueden realizarse y repetirse dentro de cada fase de un proyecto, así como para el proyecto en su totalidad. El ciclo de vida del proyecto es independiente del ciclo de vida del producto producido o modificado por el proyecto. No obstante, el proyecto debe tener en cuenta la fase actual del ciclo de vida del producto. Esta perspectiva general puede proporcionar un marco de referencia común para comparar proyectos, incluso si son de naturaleza diferente.

Organización y Preparación

Ejecución del Trabajo

Cierre del
Proyecto

Costo y Nivel de
Dotación de Personal

Inicio del
Proyecto

Salidas de la Dirección de Proyectos

Acta de
Constitución
del Proyecto

Plan para la
Dirección
del Proyecto

Entregables
Aceptados

Tiempo

Documentos del Proyecto
Archivados

Gráfico 2-8. Niveles Típicos de Costo y Dotación de Personal en una Estructura Genérica del Ciclo de Vida del Proyecto

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

39

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

La estructura genérica del ciclo de vida presenta por lo general las siguientes características:
•  os niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del proyecto, alcanzan su punto
L
máximo según se desarrolla el trabajo y caen rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre.
Este patrón típico está representado en el Gráfico 2-8.
•  a curva anterior, curva típica de costo y dotación de personal, puede no ser aplicable a todos los
L
proyectos. Un proyecto puede por ejemplo requerir gastos importantes para asegurar los recursos necesarios al inicio de su ciclo de vida o contar con su dotación de personal completa desde un punto muy temprano en su ciclo de vida.
•  os riesgos y la incertidumbre (según se ilustra en el Gráfico 2-9) son mayores en el inicio del
L
proyecto. Estos factores disminuyen durante la vida del proyecto, a medida que se van adoptando decisiones y aceptando los entregables.
• a capacidad de influir en las características finales del producto del proyecto, sin afectar
L
significativamente el costo, es más alta al inicio del proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su conclusión. El Gráfico 2-9 ilustra la idea de que el costo de efectuar cambios y de corregir errores suele aumentar sustancialmente según el proyecto se acerca a su fin.
Si bien estas características permanecen presentes en cierta medida en casi todos los ciclos de vida de los proyectos, no siempre están presentes en el mismo grado. En particular, los ciclos de vida adaptativos se desarrollan con la intención de mantener, a lo largo del ciclo de vida, las influencias de los interesados más altas y los costos de los cambios más bajos que en los ciclos de vida predictivos.

Riesgo e incertidumbre

Grado

Alto

Costo de los cambios
Bajo
Tiempo del Proyecto

Gráfico 2-9. Impacto de las Variables en Función del Tiempo del Proyecto

40

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Dentro del contexto de la estructura genérica del ciclo de vida, un director de proyecto puede determinar la necesidad de disponer de un control más eficaz sobre ciertos entregables o que ciertos entregables deben ser finalizados antes de que se pueda completar la definición del alcance del proyecto. Los proyectos grandes y complejos, en particular, pueden requerir este nivel adicional de control. En estos casos, el trabajo desarrollado para cumplir con los objetivos del proyecto se puede beneficiar de la división formal en fases.

2

2.4.2 Fases del Proyecto
Un proyecto se puede dividir en cualquier número de fases. Una fase del proyecto es un conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de manera lógica, que culmina con la finalización de uno o más entregables. Las fases del proyecto se utilizan cuando la naturaleza del trabajo a realizar en una parte del proyecto es única y suelen estar vinculadas al desarrollo de un entregable específico importante. Una fase puede hacer énfasis en los procesos de un determinado Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos, pero es probable que la mayor parte o todos los procesos sean ejecutados de alguna manera en cada fase.
Las fases del proyecto suelen completarse en forma secuencial, pero pueden superponerse en determinadas circunstancias de los proyectos. Normalmente las diferentes fases implican una duración o esfuerzo diferentes.
Por su naturaleza de alto nivel, las fases del proyecto constituyen un elemento del ciclo de vida del proyecto.
La estructuración en fases permite la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección, planificación y control. El número de fases, la necesidad de establecer fases y el grado de control aplicado dependen del tamaño, la complejidad y el impacto potencial del proyecto. Independientemente de la cantidad de fases que compongan un proyecto, todas ellas poseen características similares:
•  l trabajo tiene un enfoque único que difiere del de cualquier otra fase. Esto a menudo involucra
E
diferentes organizaciones, ubicaciones y conjuntos de habilidades.
• El logro del objetivo o entregable principal de la fase requiere controles o procesos que son exclusivos de esa fase o de sus actividades. Como se describe en la Sección 3, la repetición de procesos a través de los cinco Grupos de Procesos proporciona un grado adicional de control y define los límites de la fase.
•  l cierre de una fase termina con alguna forma de transferencia o entrega del trabajo producido
E
como entregable de la fase. La terminación de esta fase representa un punto natural para revaluar las actividades en curso y, en caso de ser necesario, para cambiar o terminar el proyecto. Este punto puede denominarse revisión de etapa, hito, revisión de fase, punto de revisión de fase o punto de cancelación. En muchos casos, el cierre de una fase debe ser aprobado de alguna manera antes de que la fase pueda considerarse cerrada.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

41

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

No existe una única estructura ideal que se pueda aplicar a todos los proyectos. Aunque las prácticas comunes de la industria conduzcan con frecuencia a utilizar una estructura preferida, los proyectos en el ámbito de una misma industria, o incluso dentro de la misma organización, pueden presentar variaciones significativas. Como se muestra en el Gráfico 2-10, algunos proyectos tendrán una sola fase. Otros, en cambio, pueden constar de dos o más fases.
Un Enfoque para Gestionar la Instalación de una Red de Telecomunicaciones
Procesos de Monitoreo y Control

Procesos de Inicio

Procesos de
Planificación

Procesos de
Ejecución

Procesos de Cierre

Gráfico 2-10. Ejemplo de Un Proyecto de Una Sola Fase
Algunas organizaciones han establecido políticas de estandarización de todos los proyectos, mientras que otras permiten que el equipo del proyecto seleccione y adapte el enfoque más apropiado para su proyecto individual. Por ejemplo, una organización puede considerar un estudio de factibilidad como un anteproyecto de rutina, otra puede considerarlo como la primera fase de un proyecto, y una tercera puede considerar el estudio de factibilidad como un proyecto aparte e independiente. De la misma manera, un equipo de proyecto puede dividir un proyecto en dos fases, mientras que otro equipo de proyecto puede optar por la gestión de todo el trabajo en una sola fase. Depende en gran medida de la naturaleza del proyecto específico y del estilo del equipo del proyecto o de la organización.

2.4.2.1 Relaciones entre Fases
Cuando los proyectos constan de más de una fase, las fases son parte de un proceso generalmente secuencial, diseñado para asegurar el control adecuado del proyecto y para obtener el producto, servicio o resultado deseado. Sin embargo, en determinadas situaciones, un proyecto puede beneficiarse de la implementación de fases superpuestas o simultáneas.
Existen dos tipos básicos de relaciones entre fases:
• Relación secuencial. En una relación secuencial, una fase sólo se inicia cuando se completa la fase anterior. El Gráfico 2-11 muestra un ejemplo de un proyecto compuesto por tres fases estrictamente secuenciales. La naturaleza paso a paso de este enfoque reduce la incertidumbre, pero puede eliminar opciones para acortar el cronograma general.

42

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Un Enfoque para Limpiar un Lugar con Desechos Peligrosos
Desmantelamiento de la Instalación

Eliminación/Limpieza de Desechos

Procesos de Monitoreo y Control

Procesos de Inicio

Procesos de
Planificación

Paisajismo

Procesos de Monitoreo y Control

Procesos de
Ejecución

Procesos de Cierre

Procesos de Inicio

Procesos de
Planificación

2

Procesos de Monitoreo y Control

Procesos de
Ejecución

Procesos de Cierre

Procesos de Inicio

Procesos de
Planificación

Procesos de
Ejecución

Procesos de Cierre

Gráfico 2-11. Ejemplo de Proyecto de Tres Fases
•  elación de superposición. En una relación de superposición, una fase se inicia antes de que
R
finalice la anterior (véase el Gráfico 2-12). Esto puede aplicarse algunas veces como un ejemplo de la técnica de compresión del cronograma, conocida como ejecución rápida. La superposición de fases puede requerir recursos adicionales para permitir que el trabajo se realice en paralelo, puede aumentar el riesgo y hacer preciso repetir partes de un proceso, si la fase siguiente avanza antes de que se disponga de información precisa de la fase previa.
Enfoque Potencial para Construir una Fábrica Nueva
Fase de Diseño
Procesos de Monitoreo y Control

Fase de Construcción
Procesos de Monitoreo y Control
Procesos
de Inicio

Procesos de
Planificación

Procesos de
Ejecución

Procesos de Cierre
Initiating
Processes

Procesos de
Planificación

Procesos de
Ejecución

Procesos de Cierre

Gráfico 2-12. Ejemplo de Un Proyecto con Fases Superpuestas

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

43

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

En proyectos que constan de más de una fase, se pueden dar diferentes relaciones (de superposición, secuenciales, paralelas) entre las fases individuales. La relación entre las fases se define sobre la base de aspectos tales como el nivel de control requerido, la efectividad y el grado de incertidumbre. En función de estas consideraciones, se pueden presentar ambos tipos de relaciones entre las diferentes fases de un único proyecto. 2.4.2.2 Ciclos de Vida Predictivos
Los ciclos de vida predictivos (también conocidos como totalmente orientados al plan) son aquellos en los cuales el alcance del proyecto, el tiempo y costo requeridos para lograr dicho alcance, se determinan lo antes posible en el ciclo de vida del proyecto. Como se muestra en el Gráfico 2-13, estos proyectos atraviesan una serie de fases secuenciales o superpuestas, donde cada fase suele enfocarse en un subconjunto de actividades del proyecto y en procesos de la dirección del proyecto. El trabajo realizado en cada fase normalmente es de naturaleza diferente al realizado en las fases anteriores y subsiguientes, y por lo tanto la composición y habilidades requeridas del equipo del proyecto puede variar de una fase a otra.

Requisitos

Factibilidad

Planificación

Diseño

Construcción

Pruebas

Entrega

Gráfico 2-13. Ejemplo de Ciclo de Vida Predictivo

44

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

En el inicio del proyecto, el equipo del proyecto se enfocará en definir el alcance global del producto y del proyecto, desarrollar un plan para entregar el producto (y cualquier entregable asociado), y posteriormente procederá a través de las fases para ejecutar el plan dentro de dicho alcance. Los cambios en el alcance del proyecto se gestionan cuidadosamente y requieren la revisión de la planificación y la aceptación formal del nuevo alcance.

2

Generalmente se opta por ciclos de vida predictivos cuando el producto a entregar se comprende bien, existe una base práctica significativa en la industria, o cuando un producto debe ser entregado en su totalidad para que tenga valor para los grupos de interesados.
Incluso los proyectos con ciclos de vida predictivos pueden utilizar el concepto de planificación progresiva, en que se dispone de un plan de alto nivel más general y se ejecuta una planificación más detallada para las ventanas de tiempo adecuadas, a medida que se aproximan nuevas actividades y se van asignando recursos.

2.4.2.3 Ciclos de Vida Iterativos e Incrementales
Los ciclos de vida iterativos e incrementales son aquellos en los cuales, dentro de las fases del proyecto
(también llamadas iteraciones), se repiten de manera intencionada una o más actividades del proyecto a medida que aumenta el entendimiento del producto por parte del equipo del proyecto. Las iteraciones desarrollan el producto a través de una serie de ciclos repetidos, mientras que los incrementos van añadiendo sucesivamente funcionalidad al producto. Estos ciclos de vida desarrollan el producto de forma iterativa y con incrementos graduales. Los proyectos iterativos e incrementales pueden desarrollarse en fases, y las propias iteraciones se realizarán de un modo secuencial o superpuesto. Durante una iteración, se realizarán actividades de todos los
Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos. Al final de cada iteración, se habrá completado un entregable o un conjunto de entregables. Las futuras iteraciones pueden mejorar dichos entregables o crear nuevos. Cada iteración construye los entregables con un incremento gradual hasta cumplir los criterios de salida de la fase, lo que permite al equipo del proyecto incorporar la retroalimentación.
En la mayoría de los ciclos de vida iterativos, se desarrollará una visión de alto nivel para el emprendimiento global, pero el alcance detallado se elaborará para una iteración a la vez. A menudo, la planificación de la siguiente iteración se va realizando conforme avanza el trabajo en el alcance y los entregables de la iteración en curso. El trabajo requerido para un conjunto dado de entregables puede variar en duración y esfuerzo, y el equipo del proyecto puede cambiar entre o durante las iteraciones. Aquellos entregables no incluidos dentro del alcance de la iteración en curso, suelen definirse en términos de alcance sólo a alto nivel y pueden asignarse tentativamente a una iteración futura en particular. Los cambios en el alcance de una iteración se gestionan cuidadosamente una vez que comienza el trabajo.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

45

2 - INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Generalmente se opta por los ciclos de vida iterativos e incrementales cuando una organización necesita gestionar objetivos y alcances cambiantes, para reducir la complejidad de un proyecto o cuando la entrega parcial de un producto beneficia y genera valor para uno o más grupos de interesados sin afectar el entregable o conjunto de entregables finales. Los proyectos grandes y complejos se ejecutan a menudo de modo iterativo para reducir el riesgo, al permitir que el equipo incorpore retroalimentación y lecciones aprendidas entre iteraciones. 2.4.2.4 Ciclos de Vida Adaptativos
Los ciclos de vida adaptativos (también conocidos como métodos orientados al cambio o métodos ágiles) pretenden responder a niveles altos de cambio y a la participación continua de los interesados. Los métodos adaptativos también son iterativos e incrementales, pero difieren de los anteriores en que las iteraciones son muy rápidas (normalmente con una duración de 2 a 4 semanas) y de duración y costo fijos. Los proyectos adaptativos generalmente ejecutan varios procesos en cada iteración, aunque las iteraciones iniciales pueden concentrarse más en las actividades de planificación.
El alcance global del proyecto será descompuesto en un conjunto de requisitos y trabajos a realizar, a veces denominado trabajo pendiente asociado al producto. Al comienzo de una iteración, el equipo trabajará para determinar cuántos de los elementos de alta prioridad de la lista de pendientes se pueden entregar dentro de la siguiente iteración. Al final de cada iteración el producto debe estar listo para su revisión por el cliente. Esto no significa que se requiera que el cliente acepte la entrega, sino que el producto no debe presentar características sin terminar, incompletas o inutilizables. Los representantes del patrocinador y del cliente deben estar continuamente involucrados en el proyecto para proporcionar retroalimentación sobre los entregables a medida que son generados y para garantizar que el trabajo pendiente asociado al producto refleja sus necesidades actuales.
Generalmente se opta por los métodos adaptativos en entornos que cambian rápidamente, cuando los requisitos y el alcance son difíciles de definir con antelación y cuando es posible definir pequeñas mejoras graduales que aportarán valor a los interesados.

46

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

3
PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

3

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Esta aplicación de conocimientos requiere de la gestión eficaz de los procesos de dirección de proyectos.
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades, relacionadas entre sí, que se realizan para crear un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas que se pueden aplicar y por las salidas que se obtienen. Como se explica en la Sección 2, el director de proyecto ha de tener en cuenta los activos de los procesos de la organización y los factores ambientales de la empresa. Éstos deberían tenerse en cuenta para cada proceso, incluso si no están enumerados de manera explícita como entradas en las especificaciones del proceso. Los activos de los procesos de la organización proporcionan guías y criterios para adaptar dichos procesos a las necesidades específicas del proyecto. Los factores ambientales de la empresa pueden restringir las opciones de la dirección de proyectos.
Para que un proyecto tenga éxito, el equipo de proyecto debería:
• Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto;
• Utilizar un enfoque definido que pueda adaptarse para cumplir con los requisitos;
• Establecer y mantener una comunicación y un compromiso adecuados con los interesados;
• Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados; y
• 
Equilibrar las restricciones contrapuestas relativas al alcance, cronograma, presupuesto, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.
Los procesos del proyecto son ejecutados por el equipo del proyecto con interacción por parte de los interesados y generalmente se enmarcan en una de las siguientes dos categorías principales:
• Procesos de la dirección de proyectos. Estos procesos aseguran que el proyecto avanza de manera eficaz a lo largo de su ciclo de vida. Estos procesos incluyen las herramientas y técnicas involucradas en la aplicación de las habilidades y capacidades que se describen en las Áreas de Conocimiento
(Secciones 4 a 13).
•  rocesos orientados al producto. Estos procesos especifican y generan el producto del proyecto.
P
Los procesos orientados al producto son típicamente definidos por el ciclo de vida del proyecto
(como se analiza en la Sección 2.4) y varían según el área de aplicación y la fase del ciclo de vida del producto. El alcance del proyecto no puede definirse si no se cuenta con una comprensión básica acerca de cómo generar el producto especificado. Por ejemplo, al determinar la complejidad global de la construcción de una casa es necesario tener en cuenta diversas técnicas y herramientas de construcción. © 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

47

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

La Guía del PMBOK® describe exclusivamente los procesos de la dirección de proyectos. Si bien los procesos orientados al producto están fuera del alcance de este documento, el director del proyecto y el equipo del proyecto no debieran ignorarlos. Los procesos de la dirección de proyectos y los procesos orientados al producto se superponen y actúan los unos sobre los otros a lo largo de la vida de un proyecto.
Los procesos de la dirección de proyectos se aplican de manera global y a todos los grupos de industrias.
Buenas prácticas significa que existe acuerdo general respecto a que la aplicación de los procesos de la dirección de proyectos aumenta las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos. Buenas prácticas no significa que los conocimientos, habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos. Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, tiene siempre la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos adecuados, así como el grado de rigor adecuado para cada proceso.
Los directores de proyecto y sus equipos deben abordar cuidadosamente cada proceso, así como sus entradas y salidas, y determinar cuáles son aplicables al proyecto en el que están trabajando. Se puede utilizar la Guía del PMBOK® como recurso para dirigir un proyecto en el momento de considerar el enfoque y la metodología generales a seguir en el proyecto. Este esfuerzo se conoce como adaptación.
La dirección de proyectos es una tarea integradora que requiere que cada proceso del producto y del proyecto esté alineado y conectado de manera adecuada con los demás procesos, a fin de facilitar la coordinación.
Generalmente las acciones tomadas durante la ejecución de un proceso afectan a ese proceso y a otros procesos relacionados. Por ejemplo, un cambio en el alcance afecta generalmente al costo del proyecto, pero puede no afectar al plan de gestión de las comunicaciones o al nivel de riesgo. A menudo, estas interacciones entre procesos requieren una solución de compromiso entre los requisitos y los objetivos del proyecto, y las concesiones específicas relativas al desempeño variarán de un proyecto a otro y de una organización a otra.
Una dirección de proyectos exitosa implica gestionar activamente estas interacciones a fin de cumplir con los requisitos del patrocinador, del cliente y de los demás interesados. En determinadas circunstancias, será necesario repetir varias veces un proceso o conjunto de procesos para alcanzar el resultado requerido.
Los proyectos existen en el ámbito de una organización y no funcionan como un sistema cerrado. Requieren datos de entrada procedentes de la organización y del exterior, y producen capacidades para la organización.
Los procesos involucrados en el proyecto pueden generar información para mejorar la gestión de futuros proyectos y de los activos de los procesos de la organización.
La Guía del PMBOK® describe la naturaleza de los procesos de la dirección de proyectos en términos de la integración entre los procesos, de sus interacciones y de los propósitos a los que responden. Los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (o Grupos de Procesos):

48

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

•  rupo de Procesos de Inicio. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva
G
fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase.
•  rupo de Procesos de Planificación. Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance
G
del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto.
•  rupo de Procesos de Ejecución. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido
G
en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacer las especificaciones del mismo.

3

•  rupo de Procesos de Monitoreo y Control. Aquellos procesos requeridos para rastrear, revisar y
G
regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
•  rupo de Procesos de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades
G
a través de todos los Grupos de Procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo. El resto de la presente sección proporciona información para la dirección de un proyecto individual organizado como una red de procesos relacionados entre sí; detalla los procesos de la dirección de proyectos, e incluye las siguientes secciones principales:
3.1 Interacciones Comunes entre Procesos de la Dirección de Proyectos
3.2 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
3.3 Grupo de Procesos de Inicio
3.4 Grupo de Procesos de Planificación
3.5 Grupo de Procesos de Ejecución
3.6 Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
3.7 Grupo de Procesos de Cierre
3.8 Información del Proyecto
3.9 El Rol de las Áreas de Conocimiento

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

49

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

3.1 Interacciones Comunes entre los Procesos de la Dirección de
Proyectos
Los procesos de la dirección de proyectos se presentan como elementos diferenciados con interfaces bien definidas. Sin embargo, en la práctica se superponen y actúan unos sobre otros de múltiples formas que no se detallan exhaustivamente en este documento. La mayoría de los profesionales con experiencia en este ámbito reconocen que existe más de una forma de dirigir un proyecto. Los Grupos de Procesos requeridos y los procesos que los constituyen sirven de guía para aplicar los conocimientos y las habilidades adecuados en materia de dirección de proyectos durante el desarrollo del proyecto. La aplicación de los procesos de la dirección de proyectos es iterativa y muchos procesos se repiten a lo largo del proyecto.
La naturaleza integradora de la dirección de proyectos requiere que el Grupo de Procesos de Monitoreo y Control y el resto de Grupos de Procesos ejerzan acciones uno sobre los otros de manera recíproca, como muestra el Gráfico 3-1. Los procesos de Monitoreo y Control transcurren al mismo tiempo que los procesos pertenecientes a otros Grupos de Procesos. Por lo tanto, el Grupo de Procesos de Monitoreo y Control se considera como un Grupo de Procesos “de fondo” para los otros cuatro Grupos de Procesos que muestra el
Gráfico 3-1.
Procesos de
Monitoreo y Control
Procesos de
Planificación

Entrada de Fase/
Comienzo de
Proyecto

Procesos de Inicio

Procesos de Cierre

Salida de Fase/
Fin de Proyecto

Procesos de
Ejecución

Gráfico 3-1. Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

50

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos se vinculan entre sí a través de las salidas que producen. Los Grupos de Procesos rara vez son eventos discretos o únicos; son actividades superpuestas que tienen lugar a lo largo del proyecto. La salida de un proceso normalmente se convierte en la entrada para otro proceso o constituye un entregable del proyecto, subproyecto o fase del proyecto. Los entregables a nivel del subproyecto o del proyecto pueden llamarse entregables incrementales. El Grupo de Procesos de Planificación suministra al Grupo de Procesos de Ejecución el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto y, conforme el proyecto avanza, a menudo genera actualizaciones al plan para la dirección del proyecto y a los documentos del proyecto. El Gráfico 3-2 ilustra cómo actúan entre sí los Grupos de Procesos y muestra el nivel de superposición en distintas etapas. Cuando el proyecto está dividido en fases, los Grupos de Procesos interactúan dentro de cada fase.

Grupo de
Procesos
de Inicio

Grupo de
Procesos de
Planificación

Grupo de
Procesos de
Ejecución

Grupo de
Procesos de
Monitoreo y Control

3

Grupo de
Procesos
de Cierre

Nivel de
Interacción
entre
Procesos

Inicio

Fin

TIEMPO

Gráfico 3-2. Los Grupos de Procesos Interactúan en una Fase o Proyecto
Un ejemplo de esta interacción es la salida de una fase de diseño, la cual requiere la aceptación del documento de diseño por parte del patrocinador. El documento de diseño proporciona, una vez disponible, la descripción del producto para los Grupos de Procesos de Planificación y de Ejecución en una o más fases sucesivas. Cuando un proyecto se divide en fases, los Grupos de Procesos se utilizan según resulte adecuado, a fin de conducir el proyecto de manera eficaz hacia su cierre controlado. En proyectos de múltiples fases, los procesos se repiten dentro de cada fase hasta que se cumplen los criterios para concluir la misma. La
Sección 2 proporciona información adicional sobre la organización del proyecto, los ciclos de vida y las fases del proyecto.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

51

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

3.2 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
Las siguientes secciones identifican y describen los cinco Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos necesarios en todo proyecto. Estos cinco Grupos de Procesos cuentan con dependencias bien definidas; normalmente se ejecutan en cada proyecto y tienen un elevado grado de interacción entre sí. Estos cinco
Grupos de Procesos son independientes de las áreas de aplicación y del enfoque de las industrias. Los Grupos de Procesos individuales y los procesos individuales a menudo se repiten antes de concluir el proyecto y pueden presentar interacciones dentro de un Grupo de Procesos y entre Grupos de Procesos. Estas interacciones, cuya naturaleza varía de un proyecto a otro, pueden realizarse o no en un orden determinado.
El diagrama de flujo de procesos, Gráfico 3-3, proporciona un resumen global del flujo básico y de las interacciones entre los Grupos de Procesos y los interesados concretos. Los procesos de la dirección de proyectos están vinculados por entradas y salidas específicas, de modo que el resultado de un proceso se convierte en la entrada de otro proceso, aunque no necesariamente en el mismo Grupo de Procesos. Los
Grupos de Procesos no son fases del ciclo de vida del proyecto. De hecho, es posible que todos los
Grupos de Procesos se lleven a cabo dentro de una fase. Dado que los proyectos están separados en fases diferenciadas o subcomponentes, como por ejemplo desarrollo conceptual, estudio de viabilidad, diseño, prototipo, construcción, o prueba, etc., por lo general todos los Grupos de Procesos se repiten en cada fase o componente según se explicó anteriormente y como se ilustra en el Gráfico 3-2.
Los procesos de la dirección de proyectos se muestran en el Grupo de Procesos en el cual ocurre la mayor parte de las actividades relacionadas. Por ejemplo, un proceso que normalmente se lleva a cabo en la fase de planificación se sitúa en el ámbito del Grupo de Procesos de Planificación. Cuando este proceso se actualiza a través de un proceso o actividad del Grupo de Procesos de Ejecución, no se considera como un proceso nuevo dentro del Grupo de Procesos de Ejecución, sino que continúa siendo un proceso o actividad del Grupo de
Procesos de Planificación. La naturaleza iterativa de la dirección de proyectos significa que se pueden reutilizar procesos de cualquier grupo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo, en respuesta a un evento de riesgo, ejecutar una respuesta a los riesgos podría motivar un análisis más profundo, el cual conduciría a otra iteración del proceso Identificar los Riesgos y de los procesos asociados Realizar el Análisis Cualitativo de
Riesgos y Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos, a fin de evaluar el impacto.

52

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Iniciador del
Proyecto o
Patrocinador

• Enunciado del trabajo del proyecto
• Caso de negocio
• Acuerdos

Grupo de
Procesos
de Inicio

• Registro de interesados 3

• Acta de constitución del proyecto

Grupo de
Procesos de
Planificación

• Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la empresa

Documentos del Proyecto

Empresa/
Organización

• Calendarios de recursos

Cliente

• Documentos de las adquisiciones

• Requisitos

• Producto, servicio o resultado final

Grupo de
Procesos de
Ejecución

• Propuestas de los vendedores
• Adjudicación del contrato de adquisición

Vendedores

Grupo de
Procesos
de Cierre

• Plan para la dirección del proyecto Grupo de
Procesos de
Monitoreo
y Control

• Decisiones de hacer o comprar
• Criterios de selección de proveedores

• Solicitudes de cambio aprobadas
• Medidas de control de calidad
• Informes de desempeño

• Entregables
• Solicitudes de cambio
• Información de desempeño del trabajo
• Vendedores seleccionados

• Entregables aceptados
• Documentación de las adquisiciones

NOTA: Las líneas de puntos más oscuras representan las relaciones entre Grupos de Procesos; las líneas de puntos más claras son externas a los Grupos de Procesos.

Gráfico 3-3. Interacciones entre Procesos de la Dirección de Proyectos

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

53

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

3.3 Grupo de Procesos de Inicio
El Grupo de Procesos de Inicio está compuesto por aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase.
Dentro del ámbito de los procesos de inicio es donde se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Además, se identifican los interesados internos y externos que van a participar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto. Finalmente, si aún no hubiera sido nombrado, se selecciona el director del proyecto. Esta información se registra en el acta de constitución del proyecto y en el registro de interesados. En el momento en que se aprueba el acta de constitución del proyecto, éste se considera oficialmente autorizado. Aunque el equipo de dirección del proyecto puede colaborar en la redacción de esta acta, este estándar supone que la evaluación, la aprobación y el financiamiento del caso de negocio se manejan fuera de los límites del proyecto (Gráfico 3-4). El límite de un proyecto se define como el momento en que se autoriza el inicio o la finalización de un proyecto o de una fase de un proyecto. El propósito clave de este Grupo de Procesos es alinear las expectativas de los interesados con el propósito del proyecto, darles visibilidad sobre el alcance y los objetivos, y mostrar cómo su participación en el proyecto y sus fases asociadas puede asegurar el logro de sus expectativas. Estos procesos ayudan a establecer la visión del proyecto: qué es lo que se necesita realizar.

Límites del Proyecto
Procesos de
Monitoreo y Control

Entregables del Proyecto

Procesos de
Planificación

Iniciador del
Proyecto /
Patrocinador

Entradas al
Proyecto

Procesos de Inicio

Usuarios
Finales

Registros del Proyecto

Activos de los Procesos

Procesos de Cierre

Procesos de
Ejecución

Gráfico 3-4. Límites del Proyecto
Los proyectos complejos de gran tamaño deberían dividirse en fases separadas. En dichos proyectos, los procesos de Inicio se llevan a cabo en las fases subsiguientes a fin de validar las decisiones tomadas durante los procesos originales de Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto y de Identificar a los Interesados.
Ejecutar los procesos de Inicio en el comienzo de cada fase ayuda a mantener el proyecto centrado en la necesidad de negocio que el proyecto se comprometió a abordar. Se comprueban los criterios de éxito y se revisan la influencia, las fuerzas impulsoras y los objetivos de los interesados del proyecto. Se toma entonces una decisión sobre la necesidad de continuar, posponer o suspender el proyecto.

54

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Involucrar a los patrocinadores, clientes y otros interesados durante el inicio genera un entendimiento común de los criterios de éxito, reduce los gastos generales de participación y, en general, mejora la aceptación de los entregables y la satisfacción del cliente y los demás interesados.
Los procesos de inicio podrían realizarse a nivel de la organización, programa o portafolio y estarían, en este caso, fuera del nivel de control del proyecto. Por ejemplo, antes de iniciar un proyecto, podría documentarse la necesidad de requisitos de alto nivel como parte de una iniciativa más amplia de la organización. Podría utilizarse un proceso de evaluación de alternativas para establecer la viabilidad de la nueva tarea. Podrían describirse los objetivos del proyecto con claridad, e incluir las razones por las que un proyecto específico resulta la mejor alternativa para cumplir los requisitos. La documentación que respalde esta decisión también podría contener la declaración inicial del alcance del proyecto, los entregables, la duración del proyecto y una estimación de los recursos, de cara al análisis de la inversión por la organización. Como parte de los procesos de Inicio, se otorga autoridad al director del proyecto para que utilice recursos de la organización en las actividades posteriores del proyecto.

3

3.4 Grupo de Procesos de Planificación
El Grupo de Procesos de Planificación está compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. Los procesos de Planificación desarrollan el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo. La naturaleza compleja de la dirección de proyectos puede requerir el uso de reiterados ciclos de retroalimentación para un análisis adicional. A medida que se va recopilando y comprendiendo más información o más características del proyecto, es probable que se requiera una planificación adicional. Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto generan la necesidad de reconsiderar uno o más de los procesos de planificación y posiblemente algunos de los procesos de inicio. Esta incorporación progresiva de detalles al plan para la dirección del proyecto recibe el nombre de elaboración progresiva, para indicar que la planificación y la documentación son actividades iterativas y continuas. El beneficio clave de este Grupo de Procesos consiste en trazar la estrategia y las tácticas, así como la línea de acción o ruta para completar con éxito el proyecto o fase. Cuando se gestiona correctamente el Grupo de Procesos de Planificación, resulta mucho más sencillo conseguir la aceptación y la participación de los interesados. Estos procesos expresan cómo se llevará esto a cabo y establecen la ruta hasta el objetivo deseado.
El plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto, desarrollados como salidas del Grupo de Procesos de Planificación, explorarán todos los aspectos de alcance, tiempo, costo, calidad, comunicaciones, recursos humanos, riesgos, adquisiciones y participación de los interesados.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

55

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Las actualizaciones surgidas de los cambios aprobados a lo largo del proyecto (en general durante los procesos de Monitoreo y Control y específicamente durante el proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del
Proyecto) pueden tener un impacto considerable en determinadas partes del plan para la dirección del proyecto y en los documentos del proyecto. Las actualizaciones de estos documentos aportan mayor precisión en torno al cronograma, a los costos y a los recursos requeridos para cumplir con el alcance definido para el proyecto.
El equipo del proyecto persigue el aporte y estimula la participación de todos los interesados tanto durante la planificación del proyecto como en el desarrollo del plan para la dirección del proyecto y de los documentos del mismo. Dado que el acto de obtener retroalimentación y refinar los documentos no puede prolongarse de manera indefinida, son los procedimientos establecidos por la organización los que dictan en qué momento se termina la planificación inicial. Estos procedimientos se verán afectados por la naturaleza del proyecto, por los límites establecidos del proyecto, por las actividades de monitoreo y control adecuadas y por el entorno en que el proyecto se llevará a cabo.
Otras posibles interacciones entre los procesos dentro del Grupo de Procesos de Planificación dependerán de la naturaleza del proyecto. En algunos proyectos, por ejemplo, los riesgos serán mínimos o no identificables mientras no se haya realizado un esfuerzo importante de planificación. En ese momento, el equipo podría darse cuenta de que los objetivos con respecto a cronograma y costos resultan demasiado agresivos y que implican un mayor riesgo que el contemplado previamente. Los resultados de las iteraciones se documentan como actualizaciones al plan para la dirección del proyecto o a los diversos documentos del proyecto.

3.5 Grupo de Procesos de Ejecución
El Grupo de Procesos de Ejecución está compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.
Este Grupo de Procesos implica coordinar personas y recursos, gestionar las expectativas de los interesados, así como integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al plan para la dirección del proyecto.
Durante la ejecución del proyecto, en función de los resultados obtenidos, se puede requerir una actualización de la planificación y una revisión de la línea base. Esto puede incluir cambios en la duración prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los recursos, así como riesgos no previstos. Tales variaciones pueden afectar al plan para la dirección del proyecto o a los documentos del proyecto, y pueden requerir un análisis detallado y el desarrollo de respuestas de dirección de proyectos adecuadas. Los resultados del análisis pueden dar lugar a solicitudes de cambio que, en caso de ser aprobadas, podrían modificar el plan para la dirección del proyecto u otros documentos del mismo, y posiblemente requerir el establecimiento de nuevas líneas base. Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizará en la realización de los procesos del
Grupo de Procesos de Ejecución.

56

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

3.6 Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control está compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. El beneficio clave de este Grupo de Procesos radica en que el desempeño del proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares, y también como consecuencia de eventos adecuados o de determinadas condiciones de excepción, a fin de identificar variaciones respecto del plan para la dirección del proyecto. El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control también implica:

3

•  ontrolar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para anticipar posibles
C
problemas,
•  onitorear las actividades del proyecto, comparándolas con el plan para la dirección del proyecto y
M
con la línea base para la medición del desempeño del proyecto, e
• Influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios o la gestión de la configuración, de modo que únicamente se implementen cambios aprobados.
Este monitoreo continuo proporciona al equipo del proyecto conocimiento sobre la salud del proyecto y permite identificar las áreas que requieren más atención. El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control no sólo monitorea y controla el trabajo que se está realizando dentro de un Grupo de Procesos, sino que también monitorea y controla el esfuerzo global dedicado al proyecto. En proyectos de varias fases, el Grupo de
Procesos de Monitoreo y Control coordina las fases del proyecto a fin de implementar las acciones correctivas o preventivas necesarias para que el proyecto cumpla con el plan para la dirección del proyecto. Esta revisión puede dar lugar a actualizaciones recomendadas y aprobadas del plan para la dirección del proyecto. Por ejemplo, el incumplimiento de la fecha de finalización de una actividad puede requerir ajustes y soluciones de compromiso entre los objetivos de presupuesto y de cronograma. Con el fin de reducir o controlar los gastos generales, se puede considerar la implantación de procedimientos de gestión por excepción y otras técnicas de gestión.

3.7 Grupo de Procesos de Cierre
El Grupo de Procesos de Cierre está compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales. Este Grupo de Procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se han completado dentro de todos los Grupos de Procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo, según corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

57

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Este Grupo de Procesos también establece formalmente el cierre prematuro del proyecto. Los proyectos cerrados prematuramente podrían incluir, por ejemplo, proyectos abortados, proyectos cancelados y proyectos en crisis. En casos particulares, cuando algunos contratos no pueden cerrarse formalmente (p.ej., reclamaciones, cláusulas de rescisión, etc.) o algunas actividades han de transferirse a otras unidades de la organización, es posible organizar y finalizar procedimientos de transferencia específicos.
En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:
•  se obtenga la aceptación del cliente o del patrocinador para cerrar formalmente el proyecto o
Que
fase,
•  se realice una revisión tras el cierre del proyecto o la finalización de una fase,
Que
•  se registren los impactos de la adaptación a un proceso,
Que
•  se documenten las lecciones aprendidas,
Que
•  se apliquen las actualizaciones adecuadas a los activos de los procesos de la organización,
Que
•  se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de información para la
Que
dirección de proyectos (PMIS) para utilizarlos como datos históricos,
•  se cierren todas las actividades de adquisición y se asegure la finalización de todos los acuerdos
Que
relevantes, y
•  se realicen las evaluaciones de los miembros del equipo y se liberen los recursos del proyecto.
Que

3.8 Información del Proyecto
A lo largo del ciclo de vida del proyecto, se recopila, analiza, transforma y distribuye a los miembros del equipo del proyecto y a otros interesados una cantidad significativa de datos e información en diversos formatos.
Los datos del proyecto se recopilan como resultado de varios procesos de Ejecución y se comparten en el ámbito del equipo del proyecto. Los datos recopilados se analizan en contexto, se agregan y se transforman para convertirse en información del proyecto en el curso de varios procesos de Control. La información puede entonces comunicarse verbalmente o almacenarse y distribuirse como informes en diversos formatos.
Los datos del proyecto se recopilan y analizan de forma continua durante el contexto dinámico de la ejecución del proyecto. En consecuencia, los términos "datos" e "información" a menudo se utilizan indistintamente en la práctica. El uso indiscriminado de estos términos puede llevar a confusión y mala interpretación por parte de los diferentes interesados en el proyecto. Las siguientes pautas contribuyen a minimizar los errores en la comunicación y ayudan al equipo del proyecto a utilizar la terminología adecuada:

58

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

• Datos de desempeño del trabajo. Son las observaciones y mediciones directas identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Entre los ejemplos se incluyen el porcentaje de trabajo físicamente terminado, las medidas de desempeño técnico y de calidad, las fechas de comienzo y finalización de las actividades planificadas, el número de solicitudes de cambio, el número de defectos, los costos reales, las duraciones reales, etc.
• nformación de desempeño del trabajo. Son los datos de desempeño recopilados de varios
I
procesos de control, analizados en contexto e integrados en base a las relaciones entre las áreas.
Algunos ejemplos de información sobre el desempeño del trabajo son el estado de los entregables, el estado de implementación de las solicitudes de cambio y las estimaciones hasta la conclusión previstas. 3

• 
Informes de desempeño del trabajo. Constituyen la representación física o electrónica de la información de desempeño del trabajo recogida en documentos del proyecto para la toma de decisiones, el planteamiento de incidentes, el emprendimiento de acciones y la generación de conocimiento. Entre los ejemplos se pueden citar los informes de estado, los memorandos, las justificaciones, las notas informativas, los cuadros de mando electrónicos, las recomendaciones y las actualizaciones.
El Gráfico 3-5 ilustra el flujo de información del proyecto a través de los diferentes procesos utilizados para dirigir el proyecto.

Ejecución del Proyecto
Datos de Desempeño del Trabajo

Procesos de Control
Información de Desempeño del Trabajo
Actualizaciones
al Plan para la
Dirección del Proyecto

Control General del Proyecto
Informes de Desempeño del Trabajo

Control de
Cambios del
Proyecto

Solicitudes de Cambio

Plan para la
Dirección del
Proyecto

Comunicaciones del Proyecto

Miembros del Equipo del Proyecto
Informes
Interesados del Proyecto

Gráfico 3-5. Flujo de Datos, Información e Informes del Proyecto

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

59

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

3.9 El Rol de las Áreas de Conocimiento
Los 47 procesos de la dirección de proyectos identificados en la Guía del PMBOK® se agrupan a su vez en diez Áreas de Conocimiento diferenciadas. Un Área de Conocimiento representa un conjunto completo de conceptos, términos y actividades que conforman un ámbito profesional, un ámbito de la dirección de proyectos o un área de especialización. Estas diez Áreas de Conocimiento se utilizan en la mayoría de los proyectos, durante la mayor parte del tiempo. Los equipos de proyecto deben utilizar estas diez Áreas de
Conocimiento, así como otras áreas de conocimiento, de la manera más adecuada en su proyecto específico.
Las Áreas de Conocimiento son: Gestión de la Integración del Proyecto, Gestión del Alcance del Proyecto,
Gestión del Tiempo del Proyecto, Gestión de los Costos del Proyecto, Gestión de la Calidad del Proyecto, Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, Gestión de los Riesgos del Proyecto, Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y Gestión de los Interesados del Proyecto. Cada una de las Áreas de Conocimiento se trata en una sección específica de la Guía del PMBOK®.
La Guía del PMBOK® define los aspectos importantes de cada una de las Áreas de Conocimiento y cómo éstas se integran con los cinco Grupos de Procesos. Como elementos de apoyo, las Áreas de Conocimiento proporcionan una descripción detallada de las entradas y salidas de los procesos, junto con una explicación descriptiva de las herramientas y técnicas de uso más frecuente en los procesos de la dirección de proyectos para producir cada uno de los resultados. Cada Área de Conocimiento incluye un diagrama de flujo de datos
(Secciones 4 a 13). El diagrama de flujo de datos es una representación resumida de las entradas y salidas de un proceso, que fluyen de manera descendente en todos los procesos dentro de un Área de Conocimiento específica (véase la leyenda del diagrama de flujo de datos en el Gráfico 3-6). Si bien los procesos se presentan aquí como elementos diferenciados con interfaces bien definidas, en la práctica son iterativos y pueden superponerse y actuar unos sobre otros de formas que no se detallan en esta Guía.
La Tabla 3-1 refleja la correspondencia entre los 47 procesos de la dirección de proyectos dentro de los
5 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos y las 10 Áreas de Conocimiento.

Procesos fuera del
Área de Conocimiento

Externo a un Proceso
Procesos dentro de un
Área de Conocimiento

Relaciones entre áreas internas de conocimiento
Flujo de los procesos

Relaciones entre áreas externas de conocimiento

Los diagramas de flujo de datos muestran los pasos e interacciones básicos.
Se pueden producir numerosas interacciones adicionales.

Gráfico 3-6. Leyenda del Diagrama de Flujo de Datos

60

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

3 - PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Tabla 3-1. Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos
Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
Áreas de
Conocimiento
4. Gestión de la Integración del Proyecto

Grupo de
Procesos
de Inicio

Grupo de
Procesos de
Planificación

4.1 Desarrollar el
4.2 Desarrollar el
Acta de Constitución Plan para la del Proyecto
Dirección del
Proyecto

Grupo de
Procesos de
Ejecución
4.3 Dirigir y
Gestionar el Trabajo del Proyecto

Grupo de
Procesos de
Monitoreo y
Control

Grupo de
Procesos
de Cierre

3

4.4 Monitorear y
4.6 Cerrar Proyecto
Controlar el Trabajo o Fase del Proyecto
4.5 Realizar el
Control Integrado de
Cambios

5. Gestión del
Alcance del
Proyecto

5.1 Planificar la
Gestión del Alcance
5.2 Recopilar
Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT/WBS

5.5 Validar el
Alcance
5.6 Controlar el
Alcance

6. Gestión del
Tiempo del
Proyecto

6.1 Planificar la
Gestión del
Cronograma
6.2 Definir las
Actividades
6.3 Secuenciar las
Actividades
6.4 Estimar los
Recursos de las
Actividades
6.5 Estimar la
Duración de las
Actividades
6.6 Desarrollar el
Cronograma

6.7 Controlar el
Cronograma

7. Gestión de los
Costes del
Proyecto

7.1 Planificar la
Gestión de los Costos
7.2 Estimar los
Costos
7.3 Determinar el
Presupuesto

7.4 Controlar los
Costos

8. Gestión de la
Calidad del
Proyecto

8.1 Planificar la
Gestión de la Calidad

8.2 Realizar el
Aseguramiento de
Calidad

9. Gestión de los
Recursos
Humanos del
Proyecto

9.1 Planificar la
Gestión de los
Recursos Humanos

9.2 Adquirir el
Equipo del Proyecto
9.3 Desarrollar el
Equipo del Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto

10. Gestión de las
Comunicaciónes
del Proyecto

10.1 Planificar la
Gestión de las
Comunicaciones

10.2 Gestionar las
Comunicaciones

11. Gestión de los Riesgos del Proyecto

11.1 Planificar la
Gestión de los Riesgos
11.2 Identificar los
Riesgos
11.3 Realizar el
Análisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar el
Análisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la
Respuesta a los
Riesgos

12. Gestión de las
Adquisiciones
del Proyecto

12.1 Planificar la
Gestión de las
Adquisiciones

12.2 Efectuar las
Adquisiciones

12.3 Controlar las
Adquisiciones

13.2 Planificar la
Gestión de los
Interesados

13.3 Gestionar la
Participación de los
Interesados

13.4 Controlar la
Participación de los
Interesados

13. Gestión de los
Interesados
del Proyecto

13.1 Identificar a los Interesados

8.3 Controlar la
Calidad

10.3 Controlar las
Comunicaciones
11.6 Controlar los
Riesgos

12.4 Cerrar las
Adquisiciones

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

61

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos. En el contexto de la dirección de proyectos, la integración incluye características de unificación, consolidación, comunicación y acciones integradoras cruciales para que el proyecto se lleve a cabo de manera controlada, de modo que se complete, que se manejen con éxito las expectativas de los interesados y se cumpla con los requisitos. La Gestión de la Integración del Proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, equilibrar objetivos y alternativas contrapuestas y manejar las interdependencias entre las Áreas de Conocimiento de la dirección de proyectos. Los procesos de la dirección de proyectos se presentan normalmente como procesos diferenciados con interfaces definidas, aunque en la práctica se superponen e interactúan entre ellos de formas que no pueden detallarse en su totalidad dentro de la Guía del PMBOK®.

4

El Gráfico 4-1 brinda una descripción general de los procesos de Gestión de la Integración del Proyecto, a saber: 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: Es el proceso de definir, preparar y coordinar todos los planes secundarios e incorporarlos en un plan integral para la dirección del proyecto. Las líneas base y planes secundarios integrados del proyecto pueden incluirse dentro del plan para la dirección del proyecto.
4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, así como de implementar los cambios aprobados, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto.
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Es el proceso de dar seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto con respecto a los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios: Es el proceso de analizar todas las solicitudes de cambio; aprobar y gestionar los cambios a los entregables, activos de los procesos de la organización, documentos del proyecto y plan para la dirección del proyecto; y comunicar las decisiones correspondientes.
4.6 Cerrar el Proyecto o Fase: Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades en todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. © 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

63

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras Áreas de Conocimiento, como se describe en detalle en la Sección 3 y en el Anexo A1.
Los casos de interacción entre procesos individuales ponen de manifiesto la necesidad de Gestión de la Integración del Proyecto. Por ejemplo, una estimación de costos necesaria para un plan de contingencia implica la integración de los procesos de las Áreas de Conocimiento de Costo, Tiempo y Gestión de Riesgos del
Proyecto. La identificación de riesgos adicionales asociados a diversas alternativas de adquisición de personal puede generar la necesidad de reconsiderar uno o varios de estos procesos. También puede ser necesario integrar los entregables del proyecto con las operaciones en curso, ya sean de la organización ejecutora o de la organización solicitante, o con la planificación estratégica a largo plazo que toma en cuenta los problemas y oportunidades futuros. La Gestión de la Integración del Proyecto también abarca las actividades necesarias para gestionar los documentos del proyecto, de cara a asegurar la coherencia con el plan para la dirección del proyecto y con los entregables del producto, servicio o capacidad.
La mayoría de los profesionales con experiencia en la dirección de proyectos saben que no existe una única forma de dirigir los proyectos. Aplican sus conocimientos y habilidades e implementan los procesos necesarios de dirección de proyectos en el orden de su preferencia y con niveles de rigor variables para lograr el desempeño esperado del proyecto. Sin embargo, la determinación de que un proceso concreto no es necesario no significa que no deba ser considerado. Director y equipo del proyecto deben abordar cada proceso y el entorno del proyecto para determinar el nivel de implementación de cada proceso dentro del proyecto. Si un proyecto consta de más de una fase, se debe aplicar el nivel de rigor adecuado para cada una de las fases. Esta determinación también es responsabilidad del director y el equipo del proyecto.
Para comprender la naturaleza integradora de los proyectos y de la dirección de proyectos se puede pensar en otros tipos de actividades que se realizan durante su ejecución. Los siguientes son algunos ejemplos de las actividades llevadas a cabo por el equipo de dirección del proyecto:
•  esarrollar, revisar, analizar y comprender el alcance. Esto incluye requisitos del proyecto y del
D
producto, criterios, supuestos, restricciones y otras influencias relacionadas con un determinado proyecto, así como el modo en que éstas se gestionarán o abordarán en el ámbito del proyecto;
•  onvertir la información que se ha recopilado sobre el proyecto en un plan para la dirección del
C
proyecto mediante la utilización de un enfoque estructurado como el que se describe en la Guía del PMBOK®;
• Realizar actividades para producir los entregables del proyecto; y
•  edir y monitorear el avance del proyecto y realizar las acciones adecuadas para cumplir con los
M
objetivos del mismo.

64

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

Los vínculos entre los procesos de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos son a menudo de naturaleza iterativa. Por ejemplo, el Grupo de Procesos de Planificación proporciona al Grupo de Procesos de
Ejecución un plan documentado para la dirección del proyecto en una de las etapas iniciales del proyecto y más adelante provee actualizaciones al plan en cuestión, en el caso de que se produzcan cambios conforme avanza el proyecto.

4

Descripción General de la Gestión de la Integración del Proyecto
4.1 Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto

4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

.1 Entradas
.1 Enunciado del trabajo del proyecto .2 Caso de negocio
.3 Acuerdos
.4 Factores ambientales de la empresa .5 Activos de los procesos de la organización .1 Entradas
.1 Acta de constitución del proyecto .2 Salidas de otros procesos
.3 Factores ambientales de la empresa .4 Activos de los procesos de la organización .1 Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Solicitudes de cambio aprobadas .3 Factores ambientales de la empresa .4 Activos de los procesos de la organización .2 Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas de facilitación
.3 Salidas
.1 Acta de constitución del proyecto 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
.1 Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Pronóstico del cronograma
.3 Pronósticos de costos
.4 Cambios validados
.5 Información de desempeño del trabajo
.6 Factores ambientales de la empresa .7 Activos de los procesos de la organización .2 Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas analíticas
.3 Sistema de información para la dirección de proyectos
.4 Reuniones
.3 Salidas
.1 Solicitudes de cambio
.2 Informes de desempeño del trabajo .3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto

.2 Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas de facilitación
.3 Salidas
.1 Plan para la dirección del proyecto 4.5 Realizar el Control
Integrado de Cambios
.1 Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Informes de desempeño del trabajo .3 Solicitudes de cambio
.4 Factores ambientales de la empresa .5 Activos de los procesos de la organización .2 Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Reuniones
.3 Herramientas de control de cambios .3 Salidas
.1 Solicitudes de cambio aprobadas .2 Registro de cambios
.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto

.2 Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Sistema de información para la dirección de proyectos
.3 Reuniones
.3 Salidas
.1 Entregables
.2 Datos de desempeño del trabajo .3 Solicitudes de cambio
.4 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
.5 Actualizaciones a los documentos del proyecto

4.6 Cerrar el
Proyecto o Fase
.1 Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Entregables aceptados
.3 Activos de los procesos de la organización .2 Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas analíticas
.3 Reuniones
.3 Salidas
.1 Transferencia del producto, servicio o resultado final
.2 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Gráfico 4-1. Descripción General de la Gestión de la Integración del Proyecto

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

65

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto. El beneficio clave de este proceso es un inicio y unos límites del proyecto bien definidos, la creación de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto. El
Gráfico 4-2 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 4-3 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Enunciado del trabajo del proyecto .2 Caso de negocio
.3 Acuerdos
.4 Factores ambientales de la empresa
.5 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas de facilitación

Salidas
.1 Acta de constitución del proyecto Gráfico 4-2. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto:
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

66

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

5.1
Planificar la Gestión del Alcance

5.2
Recopilar
Requisitos
Iniciador del
Proyecto/
Patrocinador

• Acuerdos
• Caso de negocio
• Enunciado del trabajo del proyecto
• Activos de los procesos de la organización
• Factores ambientales de la empresa

Empresa/
Organización

Integración del Proyecto

4.1
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

4

5.3
Definir el
Alcance
• Acta de constitución del proyecto

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

6.1
Planificar la Gestión del Cronograma

7.1
Planificar la Gestión de los Costos

11.1
Planificar la Gestión de los Riesgos

13.1
Identificar a los
Interesados

Gráfico 4-3. Diagrama de Flujo de Datos de Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
El acta de constitución del proyecto establece una relación de colaboración entre la organización ejecutora y la organización solicitante. En el caso de proyectos externos generalmente se opta por establecer este acuerdo a través de un contrato formal. En este caso el equipo del proyecto juega el papel del vendedor que responde a las condiciones de una oferta de compra de una entidad externa. El acta de constitución de un proyecto se utiliza incluso para establecer acuerdos internos en el seno de una organización con objeto de asegurar la entrega adecuada de acuerdo con el contrato. El proyecto se inicia formalmente con la aprobación del acta de constitución del proyecto. Se selecciona y asigna un director del proyecto tan pronto como sea posible, preferiblemente durante la elaboración del acta de constitución del proyecto, y siempre antes de comenzar la planificación. La entidad patrocinadora debería ser la encargada de redactar el acta de constitución del proyecto.
El acta de constitución del proyecto confiere al director del proyecto la autoridad necesaria para planificar y llevar a cabo el proyecto. Se recomienda que el director del proyecto participe en la elaboración del acta de constitución del proyecto para que de este modo adquiera el conocimiento de los requisitos fundamentales del proyecto. Este conocimiento favorecerá una asignación eficiente de los recursos a las actividades del proyecto.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

67

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

Los proyectos son iniciados por una entidad externa a los mismos, como un patrocinador, un programa o una persona de la oficina de dirección de proyectos (PMO), o el presidente de un órgano de gobierno del portafolio o su representante autorizado. El iniciador del proyecto o patrocinador debe encontrarse en el nivel adecuado para obtener la financiación del proyecto y comprometer recursos para el mismo. Los proyectos se inician como consecuencia de necesidades internas de la empresa o de influencias externas. Estas necesidades o influencias a menudo motivan la realización de un análisis de necesidades, un estudio de viabilidad, un caso de negocio o la descripción de la situación que abordará el proyecto. La elaboración del acta de constitución de un proyecto confirma la alineación del proyecto en cuestión con la estrategia y el trabajo en curso de la organización. El acta de constitución del proyecto no se considera un contrato porque no existen consideraciones, compromisos o intercambios monetarios en su creación.

4.1.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Entradas
4.1.1.1 Enunciado del Trabajo del Proyecto
El Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW) es una descripción narrativa de los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto. En el caso de proyectos internos, el iniciador del proyecto o patrocinador proporciona el enunciado del trabajo sobre la base de las necesidades de la empresa o de los requisitos del producto o servicio. En el caso de proyectos externos, el enunciado del trabajo puede ser proporcionado por el cliente como parte de un documento de licitación (p.ej., una solicitud de propuesta, una solicitud de información, o una solicitud de oferta), o como parte de un contrato. El SOW del proyecto hace referencia a:
•  ecesidad de negocio. Las necesidades de negocio de una organización pueden provenir de una
N
demanda del mercado, de un avance tecnológico, de un requisito legal, de una reglamentación gubernamental o de consideraciones medioambientales. Por regla general la necesidad de negocio y el análisis costo-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar el proyecto.
•  escripción del alcance del producto. La descripción del alcance del producto documenta
D
las características del producto, servicio o resultados que el proyecto se encargará de crear. La descripción también debería documentar la relación entre los productos, servicios o resultados que se están creando y la necesidad de negocio a la que responde el proyecto.
• Plan estratégico. El plan estratégico documenta la visión, metas y objetivos estratégicos de la organización y puede contener una declaración de alto nivel de su misión. Todos los proyectos deben estar alineados con el plan estratégico de la organización. La alineación con el plan estratégico asegura que cada uno de los proyectos contribuye a lograr los objetivos generales de la organización.

68

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.1.1.2 Caso de Negocio
El caso de negocio o documento similar proporciona la información necesaria desde una perspectiva de negocio para determinar si el proyecto es viable o no en términos de la inversión requerida. Normalmente se utiliza para la toma de decisiones por parte de la dirección o ejecutivos de un nivel superior al del proyecto.
Normalmente, necesidad de negocio y análisis costo-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar y establecer los límites del proyecto y el análisis se suele llevar a cabo por un analista de negocio sobre la base de las diversas aportaciones de los interesados. El patrocinador debería estar de acuerdo con el alcance y las limitaciones del caso de negocio. El caso de negocio se crea como resultado de una o más de las siguientes razones: 4

•  emanda del mercado (p.ej., una compañía automotriz que autoriza un proyecto para construir más
D
automóviles de bajo consumo en respuesta a la escasez de combustible),
• Necesidad de la organización (p.ej., debido a los altos costos generales una compañía puede combinar funciones del personal y racionalizar procesos para reducir costos),
•  olicitud de un cliente (p.ej., una compañía eléctrica que autoriza un proyecto para construir una
S
nueva subestación a fin de abastecer un nuevo parque industrial),
•  vance tecnológico (p.ej. una compañía aérea que autoriza un nuevo proyecto para desarrollar el
A
billete electrónico y sustituir los billetes en papel, sobre la base de los avances tecnológicos),
•  equisito legal (p.ej., un fabricante de pinturas que autoriza un proyecto para establecer guías para
R
el manejo de materiales tóxicos),
• 
Impacto ecológico (p.ej., una compañía que autoriza un proyecto para disminuir su impacto ambiental), o
•  ecesidad social (p.ej., una organización no gubernamental en un país en vías de desarrollo
N
que autoriza un proyecto para dotar de sistemas de agua potable, baños y educación sanitaria a comunidades que padecen altos índices de cólera).
Cada uno de los ejemplos de esta lista puede conllevar elementos de riesgo que deberían tenerse en consideración. En el caso de proyectos de fases múltiples, se puede revisar periódicamente el caso de negocio para asegurar que el proyecto sigue orientado hacia el logro de los beneficios de negocio establecidos. En las primeras etapas del ciclo de vida del proyecto, la revisión periódica del caso de negocio por parte de la organización patrocinadora también ayuda a confirmar que el proyecto sigue alineado con el caso de negocio.
El director del proyecto es responsable de garantizar que el proyecto cumple los objetivos de la organización y los requisitos de un amplio conjunto de interesados de manera eficaz y eficiente, como se define en el caso de negocio.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

69

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.1.1.3 Acuerdos
Los acuerdos se establecen para definir las intenciones iniciales de un proyecto. Los acuerdos pueden tomar la forma de contratos, memorandos de entendimiento (MOUs), acuerdos de nivel de servicio (SLA), cartas de acuerdo, declaraciones de intenciones, acuerdos verbales, correos electrónicos u otros acuerdos escritos. Normalmente se utiliza un contrato cuando se lleva a cabo el proyecto para un cliente externo.

4.1.1.4 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto incluyen, entre otros:
•  stándares gubernamentales, estándares de la industria o reglamentos (p.ej., códigos de conducta,
E
estándares de calidad o estándares de protección del trabajador);
• Cultura y estructura de la organización, y
• Condiciones del mercado.

4.1.1.5 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto incluyen, entre otros:
• Procesos estándar de la organización, políticas y definiciones de procesos;
• Plantillas (p.ej., plantilla del acta de constitución del proyecto), e
• nformación histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas (p.ej., proyectos, registros y
I
documentos, toda la información y documentación de cierre del proyecto, información tanto sobre los resultados de las decisiones de selección de proyectos anteriores y sobre el desempeño de proyectos anteriores, como sobre las actividades de gestión de riesgos).

70

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.1.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Herramientas y Técnicas
4.1.2.1 Juicio de Expertos
A menudo se utiliza el juicio de expertos para evaluar las entradas que se usan para elaborar el acta de constitución del proyecto. El juicio de expertos se aplica a todos los detalles técnicos y de gestión a lo largo de este proceso. Esta experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o individuo con conocimientos o formación especializados, y se encuentra disponible a través de diferentes fuentes, entre las que se incluyen:

4

• Otras unidades dentro de la organización,
• Consultores,
• Interesados, incluidos clientes y patrocinadores,
• Asociaciones profesionales y técnicas,
• Grupos industriales,
• Expertos en la materia (SME), y
• Oficina de dirección de proyectos (PMO).

4.1.2.2 Técnicas de Facilitación
Las técnicas de facilitación tienen una amplia aplicación en el ámbito de los procesos de la dirección de proyectos y guían el desarrollo del acta de constitución del proyecto. Tormentas de ideas, resolución de conflictos, solución de problemas y gestión de reuniones son ejemplos de técnicas clave que utilizan los facilitadores para ayudar a equipos e individuos a llevar a cabo las actividades del proyecto.

4.1.3 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Salidas
4.1.3.1 Acta de Constitución del Proyecto
El Acta de Constitución del Proyecto es un documento emitido por el iniciador del proyecto o patrocinador, que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto. Documenta las necesidades de negocio, los supuestos, las restricciones, el conocimiento de las necesidades y requisitos de alto nivel del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar, como por ejemplo:

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

71

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

• El propósito o la justificación del proyecto,
• Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados,
• Los requisitos de alto nivel,
• Los supuestos y las restricciones,
• La descripción de alto nivel del proyecto y sus límites,
• Los riesgos de alto nivel,
• El resumen del cronograma de hitos,
• El resumen del presupuesto,
• La lista de interesados,
•  requisitos de aprobación del proyecto (es decir, en qué consiste el éxito del proyecto, quién
Los
decide si el proyecto tiene éxito y quién firma la aprobación del proyecto),
• El director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad
•  nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del
El
proyecto.

4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto es el proceso de definir, preparar y coordinar todos los planes secundarios e incorporarlos en un plan integral para la dirección del proyecto. El beneficio clave de este proceso es un documento central que define la base para todo el trabajo del proyecto. El Gráfico 4-4 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 4-5 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas

Herramientas y Técnicas

Salidas

.1 Acta de constitución del proyecto .2 Salidas de otros procesos
.3 Factores ambientales de la empresa
.4 Activos de los procesos de la organización

.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas de facilitación

.1 Plan para la dirección del proyecto Gráfico 4-4. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto:
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

72

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

5.1
Planificar la Gestión del Alcance
5.5
Validar el
Alcance
5.6
Controlar el
Alcance

Gestión de la Integración del Proyecto

Empresa/
Organización

4.1
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

• Activos de los procesos de la organización
• Factores ambientales de la empresa

• Acta de constitución del proyecto

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Salidas de
Otros Procesos

• Plan de gestión de las comunicaciones
• Plan de gestión de los costos
• Plan de gestión de los recursos humanos
• Plan de gestión de las adquisiciones
• Plan de mejoras del proceso
• Plan de gestión de la calidad
• Plan de gestión de los requisitos
• Plan de gestión de los riesgos
• Plan de gestión del cronograma
• Plan de gestión del alcance
• Plan de gestión de los interesados
• Línea base de costos
• Línea base del cronograma
• Línea base del alcance
• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

4

6.1
Planificar la Gestión del Cronograma
6.7
Controlar el
Cronograma
7.1
Planificar la Gestión de los Costos

• Plan para la dirección del proyecto

4.3
Dirigir y Gestionar el Trabajo del
Proyecto
4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo del Proyecto

7.4
Controlar
los Costos
8.1
Planificar la Gestión de la Calidad
9.1
Planificar la Gestión de los Recursos
Humanos

4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios

10.1
Planificar la
Gestión de las
Comunicaciones

4.6
Cerrar el Proyecto o Fase

10.3
Controlar las
Comunicaciones
11.1
Planificar la Gestión de los Riesgos
11.6
Controlar los Riesgos

12.1
Planificar la
Gestión de las
Adquisiciones

12.3
Controlar las
Adquisiciones

12.4
Cerrar las
Adquisiciones

13.2
Planificar la
Gestión de los
Interesados

13.4
Controlar la
Participación de los Interesados

Gráfico 4-5. Diagrama de Flujo de Datos de Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

73

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El contenido del plan para la dirección del proyecto es variable en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto. Se desarrolla a través de una serie de procesos integrados que se extienden hasta el cierre del proyecto. Este proceso da lugar a un plan para la dirección del proyecto que se elabora progresivamente por medio de actualizaciones, y que se controla y aprueba a través del proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios (Sección 4.5). Los proyectos que se encuentran en el ámbito de un programa deberían desarrollar un plan para la dirección del proyecto coherente con el plan para la dirección del programa correspondiente. Por ejemplo, si el plan para la dirección del programa indica que todos los cambios que excedan un costo determinado deberán ser revisados por el comité de control de cambios (CCB), se deberá definir este proceso y el umbral de costo correspondiente en el plan para la dirección del proyecto.

4.2.1 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: Entradas
4.2.1.1 Acta de Constitución del Proyecto
Descrita en la Sección 4.1.3.1. El tamaño del acta de constitución del proyecto es variable en función de la complejidad del proyecto y de la información que se conoce en el momento de su creación. El acta de constitución del proyecto debería como mínimo definir los límites de alto nivel del proyecto. El equipo del proyecto utiliza el acta de constitución del proyecto como punto de partida para establecer la planificación inicial del mismo.

4.2.1.2 Salidas de Otros Procesos
Las salidas de muchos de los otros procesos que se describen en las Secciones 5 a 13 se integran para crear el plan para la dirección del proyecto. Cualquier línea base y plan secundario que constituya una salida de otros procesos de planificación constituye una entrada para este proceso. Además los cambios realizados sobre estos documentos pueden requerir actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.

4.2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto incluyen, entre otros:
• Estándares gubernamentales o industriales;
• Fundamentos para la dirección de proyectos específicos para el mercado vertical (p.ej., construcción) y/o área de especialización (p.ej. medio ambiente, seguridad, riesgos o desarrollo ágil de software);
•  istema de información para la dirección de proyectos (p.ej., herramientas automáticas, tales
S
como una herramienta de software para programación, un sistema de gestión de la configuración, un sistema de recopilación y distribución de la información o las interfaces web a otros sistemas automáticos en línea);

74

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

• Estructura y cultura de la organización, prácticas de gestión y sostenibilidad;
• Infraestructura (p.ej., instalaciones existentes y bienes de capital), y
•  estión de personal (p.ej., guías para la contratación y el despido, revisiones del desempeño de los
G
empleados y registros de desarrollo y capacitación de los empleados).

4.2.1.4 Activos de los Procesos de la Organización

4

Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto incluyen, entre otros:
•  uías estandarizadas, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluación de propuestas y criterios
G
para la medición del desempeño;
• Plantilla del plan para la dirección del proyecto, que incluye:
○○  uías y criterios para adaptar el conjunto de procesos estándar de la organización con el fin
G
de que satisfagan las necesidades específicas del proyecto, y
○○  uías o requisitos para el cierre del proyecto, tales como los criterios de validación y
G
aceptación del producto;
•  rocedimientos de control de cambios, incluidos los pasos según los cuales se modificarán los
P
estándares, políticas, planes y procedimientos oficiales de la organización, o cualquier documento del proyecto, y la manera en que se aprobará y validará cualquier cambio;
•  rchivos de proyectos anteriores (p.ej., líneas base del alcance, de costos, del cronograma y de
A
medición del desempeño, calendario del proyecto, diagramas de red del cronograma del proyecto y registros de riesgos);
• Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas; y
•  ase de conocimiento de gestión de la configuración, que contiene las versiones y líneas base
B
de todos los estándares, políticas y procedimientos oficiales de la organización, y cualquier otro documento del proyecto.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

75

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.2.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: Herramientas y Técnicas
4.2.2.1 Juicio de Expertos
Cuando se desarrolla el plan para la dirección del proyecto, se utiliza el juicio de expertos para:
• Adaptar el proceso para cumplir con las necesidades del proyecto,
• Desarrollar los detalles técnicos y de gestión que se incluirán en el plan para la dirección del proyecto,
• Determinar los recursos y los niveles de habilidad necesarios para llevar a cabo el trabajo del proyecto,
• Determinar el nivel de gestión de la configuración que se aplicará al proyecto,
• Determinar qué documentos del proyecto estarán sujetos al proceso formal de control de cambios, y
•  stablecer las prioridades en el trabajo a realizar en el proyecto para asegurar que los recursos del
E
proyecto se asignan al trabajo adecuado en el momento adecuado.

4.2.2.2 Técnicas de Facilitación
Descritas en la Sección 4.1.2.2. Las técnicas de facilitación tienen una amplia aplicación en el ámbito de los procesos de la dirección de proyectos y se utilizan como guía en el desarrollo del plan para la dirección del proyecto. Tormentas de ideas, resolución de conflictos, solución de problemas y gestión de reuniones son algunas técnicas clave que utilizan los facilitadores para ayudar a equipos e individuos a alcanzar acuerdos para llevar a cabo las actividades del proyecto.

4.2.3 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: Salidas
4.2.3.1 Plan para la Dirección del Proyecto
El plan para la dirección del proyecto es el documento que describe el modo en que el proyecto será ejecutado, monitoreado y controlado. Integra y consolida todos los planes y líneas base secundarios de los procesos de planificación.
Las líneas base del proyecto incluyen, entre otras:
• Línea base del alcance (Sección 5.4.3.1),
• Línea base del cronograma (Sección 6.6.3.1), y
• Línea base de costos (Sección 7.3.3.1).

76

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

Los planes secundarios incluyen, entre otros:
• Plan de gestión del alcance (Sección 5.1.3.1),
• Plan de gestión de los requisitos (Sección 5.1.3.2),
• Plan de gestión del cronograma (Sección 6.1.3.1),
• Plan de gestión de los costos (Sección 7.1.3.1),
• Plan de gestión de la calidad (Sección 8.1.3.1),

4

• Plan de mejoras del proceso (Sección 8.1.3.2),
• Plan de gestión de los recursos humanos (Sección 9.1.3.1),
• Plan de gestión de las comunicaciones (Sección 10.1.3.1),
• Plan de gestión de los riesgos (Sección 11.1.3.1),
• Plan de gestión de las adquisiciones (Sección 12.1.3.1), y
• Plan de gestión de los interesados (Sección 13.2.3.1).
El plan para la dirección del proyecto puede asimismo incluir, entre otras cosas:
• El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarán en cada fase;
•  etalles de las decisiones para la adaptación especificadas por el equipo de dirección del proyecto,
D
a saber:
○○ Procesos de la dirección de proyectos seleccionados por el equipo de dirección del proyecto,
○○ Nivel de implementación de cada uno de los procesos seleccionados,
○○  escripciones de las herramientas y técnicas que se utilizarán para llevar a cabo esos
D
procesos, y
○○  escripción del modo en que se utilizarán los procesos seleccionados para gestionar el
D
proyecto específico, incluyendo las dependencias e interacciones entre dichos procesos y las entradas y salidas fundamentales.
• Descripción del modo en que se realizará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto;
•  lan de gestión de cambios que documente el modo en que se monitorearán y controlarán los
P
cambios;
• Plan de gestión de la configuración que documente cómo se llevará a cabo dicha gestión;
• Descripción del modo en que se mantendrá la integridad de las líneas base del proyecto;
• Requisitos y técnicas de comunicación entre los interesados; y
•  evisiones clave de gestión del contenido, el alcance y el tiempo para abordar los incidentes sin
R
resolver y las decisiones pendientes.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

77

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

El plan para la dirección del proyecto puede presentarse en forma resumida o detallada y puede estar compuesto por uno o más planes secundarios. Cada uno de los planes secundarios se detalla hasta el nivel que requiera el proyecto específico. Una vez que las líneas base del plan para la dirección del proyecto han sido definidas, este último sólo podrá ser modificado como resultado de la generación y aprobación de una solicitud de cambio a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
Aunque el plan para la dirección del proyecto es uno de los documentos principales que se utilizan para la gestión de un proyecto, se utilizan asimismo otros documentos. Estos otros documentos no forman parte del plan para la dirección del proyecto. La Tabla 4-1 contiene una lista representativa de los componentes del plan para la dirección del proyecto y de los documentos del proyecto.
Tabla 4-1 Diferenciación Entre el Plan para la Dirección del Proyecto y los Documentos del Proyecto
Plan para la Dirección del Proyecto

Documentos del Proyecto

Plan de gestión de los cambios

Asignaciones de personal al proyecto

Plan de gestión de las comunicaciones

Estimación de costos de las actividades

Enunciado del trabajo del proyecto

Plan de gestión de la configuración

Estimación de la duración de las actividades Listas de verificación de calidad

Línea base de costos

Lista de actividades

Mediciones de control de calidad

Plan de gestión de los costos

Recursos requeridos para las actividades Métricas de calidad

Plan de gestión de los recursos humanos Acuerdos

Documentación de requisitos

Plan de mejoras del proceso

Base de las estimaciones

Matriz de trazabilidad de requisitos

Plan de gestión de las adquisiciones

Registro de cambios

Estructura de desglose de recursos

Línea base del alcance
• Enunciado del alcance del proyecto
• EDT/WBS
• Diccionario de la EDT/WBS

Solicitudes de cambio

Calendarios de recursos

Plan de gestión de la calidad

Pronósticos
• Pronósticos de costos
• Pronóstico del cronograma

Registro de riesgos

Plan de gestión de los requisitos

Registro de incidentes

Datos del cronograma

Plan de gestión de los riesgos

Lista de hitos

Propuestas de los vendedores

Línea base del cronograma

Documentos de las adquisiciones

Criterios de selección de proveedores

Plan de gestión del cronograma

Enunciado del trabajo relativo a adquisiciones Registro de interesados

Plan de gestión del alcance

Calendarios del proyecto

Evaluaciones del desempeño del equipo

Plan de gestión de los interesados

78

Atributos de las actividades

Acta de constitución del proyecto
Requisitos de financiamiento del proyecto Cronograma del proyecto
Diagramas de red del cronograma del proyecto

Datos de desempeño del trabajo
Información de desempeño del trabajo
Informes de desempeño del trabajo

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la dirección general del trabajo del proyecto. El
Gráfico 4-6 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 4-7 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Solicitudes de cambio aprobadas .3 Factores ambientales de la empresa
.4 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Sistema de información para la dirección de proyectos .3 Reuniones

4

Salidas
.1 Entregables
.2 Datos de desempeño del trabajo .3 Solicitudes de cambio
.4 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto .5 Actualizaciones a los documentos del proyecto

Gráfico 4-6. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

79

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

Gestión de la Integración del Proyecto
4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

• Solicitudes de cambio aprobadas

• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

Empresa/
Organización
• Activos de los procesos de la organización
• Factores ambientales de la empresa

• Plan para la dirección del proyecto

Documentos del Proyecto

8.3
Controlar la
Calidad

• Solicitudes de cambio

4.3
Dirigir y
Gestionar el
Trabajo del
Proyecto

• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Entregables

• Datos de desempeño del trabajo

10.3
Controlar las
Comunicaciones

11.6
Controlar los
Riesgos
12.3
Controlar las
Adquisiciones

5.5
Validar el
Alcance

5.6
Controlar el
Alcance

6.7
Controlar el
Cronograma

7.4
Controlar
los Costos

13.4
Controlar la
Participación de los Interesados

Gráfico 4-7. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Diagrama de Flujo de Datos
Las actividades del proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto incluyen, entre otras:
• Realizar las actividades necesarias para cumplir con los objetivos del proyecto;
• Generar los entregables del proyecto para cumplir con el trabajo planificado en el mismo;
• Proporcionar, capacitar y dirigir a los miembros del equipo asignados al proyecto;
• Obtener, gestionar y utilizar los recursos, incluidos materiales, herramientas, equipos e instalaciones;

80

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

• Implementar los métodos y estándares planificados;
•  stablecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto, tanto externos como internos al
E
equipo del proyecto;
•  enerar datos de desempeño del trabajo, tales como costo, cronograma, avance técnico y de calidad
G
y estado, con el fin de facilitar la realización de las previsiones;
•  mitir solicitudes de cambio e implementar los cambios aprobados al alcance, a los planes y al
E
entorno del proyecto;

4

• Gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuesta a los mismos;
• Gestionar vendedores y proveedores;
• Gestionar los interesados y su participación; y
• Recopilar y documentar las lecciones aprendidas e implementar las actividades aprobadas de mejora del proceso.
El director del proyecto, junto con el equipo de dirección del proyecto, dirige el desempeño de las actividades planificadas del proyecto y gestiona las diversas interfaces técnicas y de la organización que existen dentro del proyecto. El director del proyecto debería gestionar asimismo cualquier actividad no planificada y determinar las acciones de respuesta adecuadas a realizar. El proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto se ve directamente afectado por el área de aplicación del proyecto. Los entregables se producen como salidas de los procesos realizados para cumplir con el trabajo tal como fue planificado y programado en el plan para la dirección del proyecto.
Durante la ejecución del proyecto se recopilan los datos de desempeño del trabajo, se actúa sobre ellos y se comunican de manera adecuada. Los datos de desempeño del trabajo incluyen información relativa al estado de completitud de los entregables y otros detalles relevantes sobre el desempeño del proyecto. Los datos de desempeño del trabajo se utilizarán asimismo como entrada para el Grupo de Procesos de Monitoreo y Control.
El proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto también requiere la revisión del impacto de todos los cambios del proyecto y la implementación de los cambios aprobados, que abarcan:
•  cción correctiva: Una actividad intencionada que procura realinear el desempeño del trabajo del
A
proyecto con el plan para la dirección del proyecto;
• Acción preventiva: Una actividad intencionada que asegura que el desempeño futuro del trabajo del proyecto esté alineado con el plan para la dirección del proyecto; y/o
•  eparación de defectos: Una actividad intencionada para modificar un producto o componente de
R
producto no conforme.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

81

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.3.1 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Entradas
4.3.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Descrito en la Sección 4.2.3.1. El plan para la dirección del proyecto contiene planes secundarios relativos a todos los aspectos del proyecto. Estos planes secundarios relacionados con el trabajo del proyecto incluyen, entre otros:
• Plan de gestión del alcance (Sección 5.1.3.1),
• Plan de gestión de los requisitos (Sección 5.1.3.2),
• Plan de gestión del cronograma (Sección 6.1.3.1),
• Plan de gestión de los costos (Sección 7.1.3.1), y
• Plan de gestión de los interesados (Sección 13.2.3.1).

4.3.1.2 Solicitudes de Cambio Aprobadas
Las solicitudes de cambio aprobadas son una salida del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios e incluyen las solicitudes revisadas y aprobadas para su implementación por un comité de control de cambios
(CCB). La solicitud de cambio aprobada puede consistir en una acción correctiva, una acción preventiva o una reparación de defectos. Las solicitudes de cambio aprobadas se planifican e implementan por parte del equipo del proyecto y pueden tener repercusión sobre cualquier área del proyecto o del plan para la dirección del proyecto. Las solicitudes de cambio aprobadas pueden asimismo modificar las políticas, el plan para la dirección del proyecto, los procedimientos, los costos o los presupuestos, así como forzar la revisión de los cronogramas. Las solicitudes de cambio aprobadas pueden hacer necesaria la implementación de acciones preventivas o correctivas.

4.3.1.3 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que influyen en el proceso Dirigir y
Gestionar el Trabajo del Proyecto incluyen, entre otros:
•  ultura de la organización, compañía o cliente y estructura de las organizaciones ejecutora o
C
patrocinadora;
• nfraestructura (p.ej., instalaciones existentes y bienes de capital);
I
• Gestión de personal (p.ej., guías de contratación y despido, revisión del desempeño de los empleados y registros de capacitación);
•  olerancia al riesgo de los interesados, como por ejemplo el porcentaje de superación de costos
T
permitido; y
• l sistema de información para la dirección de proyectos (p.ej., un conjunto de herramientas
E
automáticas, tales como una herramienta de software para programación, un sistema de gestión de la configuración, un sistema de recopilación y distribución de la información o interfaces web con otros sistemas automáticos en línea).

82

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.3.1.4 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto incluyen, entre otros:
• Guías e instrucciones de trabajo estandarizadas;
•  equisitos de comunicación que definen los medios de comunicación permitidos y el tiempo de
R
conservación de los registros, así como requisitos de seguridad;

4

•  rocedimientos para la gestión de incidentes y defectos que definen los controles para incidentes y
P
defectos, la identificación y la solución de los mismos, así como el seguimiento de los elementos de acción; •  ase de datos para la medición de procesos, que se utiliza para recopilar y tener a disposición los
B
datos de mediciones de procesos y productos;
•  rchivos de proyectos anteriores (p.ej., líneas base del alcance, de costos, del cronograma y de
A
medición del desempeño, calendarios del proyecto, diagramas de red del cronograma del proyecto, registros de riesgos, acciones de respuesta planificadas, registros de riesgos, acciones de respuesta planificadas, impacto del riesgo definido y lecciones aprendidas documentadas); y
•  ase(s) de datos sobre la gestión de incidentes y defectos, que contiene(n) el estado histórico de los
B
mismos, información de control, resolución de los incidentes y defectos, así como los resultados de las acciones emprendidas.

4.3.2 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Herramientas y Técnicas
4.3.2.1 Juicio de Expertos
El juicio de expertos se utiliza para evaluar las entradas necesarias para dirigir y gestionar la ejecución del plan para la dirección del proyecto. Durante este proceso, el juicio y la experiencia se aplican a todos los detalles técnicos y de gestión. El director del proyecto y el equipo de dirección del proyecto aportan esta experiencia, al utilizar conocimientos o capacitación especializados. Puede obtenerse experiencia adicional de muchas fuentes, entre otras:
• Otras unidades dentro de la organización;
• Consultores y otros expertos en la materia (internos o externos);
• Interesados, incluidos clientes, proveedores y patrocinadores, y
• Asociaciones profesionales y técnicas.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

83

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.3.2.2 Sistema de Información para la Dirección de Proyectos
El sistema de información para la dirección de proyectos, que forma parte de los factores ambientales, proporciona acceso a herramientas tales como una herramienta de programación, un sistema de autorización de trabajos, un sistema de gestión de la configuración, un sistema de recopilación y distribución de la información o interfaces a otros sistemas automáticos en línea. La automatización de la recopilación y el informe de los indicadores clave de desempeño (KPI) pueden formar parte de este sistema.

4.3.2.3 Reuniones
Las reuniones se utilizan para discutir y abordar los asuntos pertinentes del proyecto durante la dirección y gestión del trabajo del proyecto. Los asistentes a las reuniones pueden incluir al director del proyecto, al equipo del proyecto y a los interesados adecuados, involucrados o afectados por los asuntos tratados. Cada asistente debería tener un rol establecido, de modo que se asegure la participación adecuada. Suele haber reuniones de tres tipos:
• De intercambio de información;
• Tormenta de ideas, evaluación de opciones o diseño, o
• De toma de decisiones.
Como una buena práctica, los tipos de reuniones no deben mezclarse. Las reuniones deben prepararse con una agenda bien definida, con un propósito, con un objetivo y con un marco temporal y deben ser adecuadamente documentadas con actas de reunión y lista de acciones a realizar. Las actas de reunión deben ser almacenadas como se indique en el plan para la dirección del proyecto. Las reuniones son más eficaces cuando todos los participantes pueden intervenir cara a cara en el mismo lugar. Se pueden realizar reuniones virtuales usando herramientas de audio y/o videoconferencia, pero generalmente requieren una preparación y una organización adicionales para conseguir la misma eficacia que la de una reunión cara a cara.

4.3.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Salidas
4.3.3.1 Entregables
Un entregable es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio, único y verificable, que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto. Los entregables son componentes tangibles completados para alcanzar los objetivos del proyecto y pueden incluir elementos del plan para la dirección del proyecto.

84

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.3.3.2 Datos de Desempeño del Trabajo
Los datos de desempeño del trabajo son las observaciones y mediciones brutas identificadas durante la ejecución de las actividades para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Los datos se consideran a menudo como el nivel más bajo de detalle del que pueden extraer información otros procesos. Los datos se recopilan a través de la ejecución de los trabajos y se pasan a los procesos de control de cada una de las áreas de procesos para su posterior análisis.

4

Entre los ejemplos de datos de desempeño del trabajo se incluyen el trabajo completado, los indicadores clave de desempeño, las medidas de desempeño técnico, las fechas de comienzo y finalización de las actividades planificadas, el número de solicitudes de cambio, el número de defectos, los costos reales, las duraciones reales, etc.

4.3.3.3 Solicitudes de Cambio
Una solicitud de cambio es una propuesta formal para modificar cualquier documento, entregable o pedir un cambio a la línea base. Una solicitud de cambio aprobada reemplazará el documento, el entregable o la actualización de la línea base asociados y puede resultar en una actualización a otras partes del plan para la dirección del proyecto. Cuando se detectan problemas durante la ejecución del trabajo del proyecto, se emiten solicitudes de cambio que pueden modificar las políticas o los procedimientos, el alcance, el costo, el presupuesto, el cronograma o la calidad del proyecto. Otras solicitudes de cambio incluyen las acciones preventivas o correctivas necesarias para impedir un impacto negativo posterior en el proyecto. Las solicitudes de cambio pueden ser directas o indirectas, originadas interna o externamente, opcionales u obligatorias (ya sea por ley o por contrato), y pueden abarcar:
• Acción correctiva: Una actividad intencionada que procura realinear el desempeño del trabajo del proyecto con el plan para la dirección del proyecto;
• Acción preventiva: Una actividad intencionada que asegura que el desempeño futuro del trabajo del proyecto esté alineado con el plan para la dirección del proyecto;
•  eparación de defectos: Una actividad intencionada para modificar un producto o componente de
R
producto no conforme;
• Actualizaciones: Cambios en los elementos formalmente controlados del proyecto, como documentos, planes, etc., para reflejar ideas o contenidos que se han modificado o añadido.

4.3.3.4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• El plan de gestión del alcance,
• El plan de gestión de los requisitos,
• El plan de gestión del cronograma,
• El plan de gestión de los costos,
• El plan de gestión de la calidad,
• El plan de mejoras del proceso,

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

85

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

• El plan de gestión de los recursos humanos,
• El plan de gestión de las comunicaciones,
• El plan de gestión de los riesgos,
• El plan de gestión de las adquisiciones,
• El plan de gestión de los interesados, y
• Las líneas base del proyecto.

4.3.3.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• La documentación de requisitos,
• Los registros del proyecto (incidentes, supuestos, etc.),
• El registro de riesgos, y
• El registro de interesados.

4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto es el proceso de dar seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que permite a los interesados comprender el estado actual del proyecto, las medidas adoptadas y las proyecciones del presupuesto, el cronograma y el alcance. El Gráfico 4-8 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 4-9 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Pronóstico del cronograma
.3 Pronósticos de costos
.4 Cambios validados
.5 Información de desempeño del trabajo
.6 Factores ambientales de la empresa
.7 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas analíticas
.3 Sistema de información para la dirección de proyectos .4 Reuniones

Salidas
.1 Solicitudes de cambio
.2 Informes de desempeño del trabajo
.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto .4 Actualizaciones a los documentos del proyecto

Gráfico 4-8. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto:
Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

86

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

Empresa/
Organización

• Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la empresa

Gestión de la Integración del Proyecto
5.5
Validar el
Alcance

• Plan para la dirección del proyecto 10.3
Controlar las
Comunicaciones
• Información de desempeño del trabajo

8.3
Controlar la
Calidad

4.4
Monitorear y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Informes de desempeño del trabajo

4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios

13.4
Controlar la
Participación de los Interesados

7.4
Controlar los
Costos

• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

• Solicitudes de cambio
• Informes de desempeño del trabajo

12.3
Controlar las
Adquisiciones

6.7
Controlar el
Cronograma

4

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

5.6
Controlar el
Alcance

11.6
Controlar los
Riesgos

Documentos del Proyecto

9.4
Dirigir el
Equipo del
Proyecto
10.2
Gestionar las
Comunicaciones

11.6
Controlar los
Riesgos
12.3
Controlar las
Adquisiciones

• Pronóstico del cronograma • Informes de desempeño del trabajo
• Pronósticos de costos
• Informes de desempeño del trabajo

• Cambios validados
• Informes de desempeño del trabajo

Gráfico 4-9. Diagrama de Flujo de Datos de Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

87

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

El monitoreo es un aspecto de la dirección del proyecto que se realiza a lo largo de todo el proyecto.
Consiste en recopilar, medir y distribuir la información relativa al desempeño, y en evaluar las mediciones y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras al proceso. El monitoreo continuo permite al equipo de dirección del proyecto conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que puedan requerir una atención especial. El control incluye la determinación de acciones preventivas o correctivas, o la modificación de los planes de acción y el seguimiento de los mismos para determinar si las acciones emprendidas permitieron resolver el problema de desempeño. El proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto se ocupa de:
•  omparar el desempeño real del proyecto con respecto al plan para la dirección del proyecto;
C
•  valuar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva o correctiva y en su
E
caso recomendar aquellas que se consideran pertinentes;
• dentificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes del proyecto, para
I
asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre su estado y se implementen los planes apropiados de respuesta a los riesgos;
•  antener, durante la ejecución del proyecto, una base de información precisa y oportuna relativa al
M
producto o a los productos del proyecto y a su documentación relacionada;
•  roporcionar la información necesaria para sustentar el informe de estado, la medida del avance y
P
los pronósticos;
•  roporcionar pronósticos que permitan actualizar la información relativa al costo y al cronograma
P
actuales;
• Monitorear la implementación de los cambios aprobados cuando éstos se producen; e
• nformar adecuadamente sobre el avance del proyecto y su estado a la dirección del programa,
I
cuando el proyecto forma parte de un programa global.

4.4.1 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Entradas
4.4.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Descrito en la Sección 4.2.3.1. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto implica contemplar todos los aspectos del mismo. Los planes secundarios incluidos en el plan para la dirección del proyecto constituyen la base para el control del proyecto. Los planes secundarios y las líneas base incluyen, entre otros:

88

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

• Plan de gestión del alcance (Sección 5.1.3.1),
• Plan de gestión de los requisitos (Sección 5.1.3.2),
• Plan de gestión del cronograma (Sección 6.1.3.1),
• Plan de gestión de los costos (Sección 7.1.3.1),
• Plan de gestión de la calidad (Sección 8.1.3.1),
• Plan de mejoras del proceso (Sección 8.1.3.2),

4

• Plan de gestión de los recursos humanos (Sección 9.1.3.1),
• Plan de gestión de las comunicaciones (Sección 10.1.3.1),
• Plan de gestión de los riesgos (Sección 11.1.3.1),
• Plan de gestión de las adquisiciones (Sección 12.1.3.1),
• Plan de gestión de los interesados (Sección 13.2.3.1),
• Línea base del alcance (Sección 5.4.3.1),
• Línea base del cronograma (Sección 6.6.3.1), y
• Línea base de costos (Sección 7.3.3.1).

4.4.1.2 Pronósticos del Cronograma
Descritos en la Sección 6.7.3.2. Los pronósticos del cronograma se derivan del progreso realizado con respecto a la línea base del cronograma y del tiempo calculado estimado hasta la conclusión (ETC).
Generalmente se expresa en términos de variación del cronograma (SV) e índice de desempeño del cronograma
(SPI). En el caso de proyectos que no realizan una gestión del valor ganado, se proporcionan los valores de las desviaciones con respecto a las fechas de finalización planificadas y a las fechas de finalización previstas.
El pronóstico se puede utilizar para determinar si el proyecto se encuentra todavía dentro de los rangos de tolerancia definidos y para identificar si es necesaria alguna solicitud de cambio.

4.4.1.3 Pronósticos de Costos
Descritos en la Sección 7.4.3.2. Los pronósticos de costos se derivan del progreso realizado con respecto a la línea base de costos y a las estimaciones calculadas hasta la conclusión (ETC). Generalmente se expresa en términos de variación del costo (CV) e índice de desempeño del costo (CPI). Se puede comparar una estimación a la conclusión (EAC) con el presupuesto hasta la conclusión (BAC) para ver si el proyecto se encuentra todavía dentro de los rangos de tolerancia o si se requiere alguna solicitud de cambio. En el caso de proyectos que no realizan una gestión del valor ganado, se proporcionan los valores de las desviaciones con respecto a los gastos planificados versus reales y a los costos finales previstos.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

89

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.4.1.4 Cambios Validados
Descritos en la Sección 8.3.3.2. Los cambios aprobados resultantes del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios requieren una validación para asegurar que el cambio en cuestión fue correctamente implementado. Un cambio validado proporciona los datos necesarios para confirmar que el cambio se llevó a cabo de la manera adecuada.

4.4.1.5 Información de Desempeño del Trabajo
La información de desempeño del trabajo consiste en los datos de desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados sobre la base de las relaciones entre áreas. De este modo los datos de desempeño del trabajo se han transformado en información sobre el desempeño del trabajo.
Los datos en sí mismos no pueden utilizarse en el proceso de toma de decisiones, ya que sólo conllevan un significado fuera de contexto. La información de desempeño del trabajo, sin embargo, conlleva correlaciones y contexto, proporcionando una base sólida para las decisiones del proyecto.
La información de desempeño del trabajo circula a través de los procesos de comunicación. Algunos ejemplos de información de desempeño son el estado de los entregables, el estado de la implementación de las solicitudes de cambio y las estimaciones hasta la conclusión pronosticadas.

4.4.1.6 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto incluyen, entre otros:
• Los estándares gubernamentales o de la industria (p.ej., estándares del organismo regulador, códigos de conducta, estándares del producto, estándares de calidad y estándares de fabricación),
• Los sistemas de autorización de trabajos de la organización,
• Las tolerancias al riesgo por parte de los interesados, y
• l sistema de información para la dirección de proyectos (p.ej., un conjunto de herramientas
E
automáticas, tales como una herramienta de software para programación, un sistema de gestión de la configuración, un sistema de recopilación y distribución de la información o interfaces web con otros sistemas automáticos en línea).

90

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.4.1.7 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto incluyen, entre otros:
• Los requisitos de comunicación de la organización;
•  procedimientos de control financiero (p.ej., informes de tiempos, revisiones necesarias de gastos
Los
y desembolsos, códigos contables y disposiciones contractuales estándar);

4

• Los procedimientos para la gestión de incidentes y defectos que definen los controles para incidentes y defectos, la identificación y la solución de los mismos, así como el seguimiento de los elementos de acción; •  procedimientos para el control de cambios, incluidos los relacionados con las variaciones del
Los
alcance, del cronograma, del costo y de la calidad;
•  procedimientos de control de riesgos, que incluyen las categorías de riesgos, las definiciones de
Los
la probabilidad y el impacto y la matriz de probabilidad e impacto;
•  base de datos de medición de procesos, que se utiliza para tener a disposición los datos de
La
mediciones de procesos y productos; y
• La base de datos de lecciones aprendidas.

4.4.2 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Herramientas y Técnicas
4.4.2.1 Juicio de Expertos
El equipo de dirección del proyecto utiliza el juicio de expertos para interpretar la información proporcionada por los procesos de monitoreo y control. El director del proyecto, en colaboración con el equipo, determina las acciones requeridas para asegurar que el desempeño del proyecto esté a la altura de las expectativas.

4.4.2.2 Técnicas Analíticas
En la dirección de proyectos las técnicas analíticas se emplean para pronosticar resultados potenciales sobre la base de posibles variaciones en las variables del proyecto o ambientales y sus relaciones con otras variables. A continuación se citan algunos ejemplos de técnicas analíticas utilizadas en los proyectos:
• Análisis de regresión,
• Métodos de clasificación,
• Análisis causal,

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

91

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

• Análisis de causa raíz,
• Métodos de pronóstico (p.ej. series temporales, construcción de escenarios, simulación, etc.),
• Análisis de modos de fallo y efectos (FMEA),
• Análisis de árbol de fallos (FTA),
• Análisis de reservas,
• Análisis de tendencias,
• Gestión del valor ganado, y
• Análisis de variación.

4.4.2.3 Sistema de Información para la Dirección de Proyectos
El sistema de información para la dirección de proyectos, que forma parte de los factores ambientales de la empresa, proporciona acceso a herramientas automatizadas, como herramientas de programación, costos y recursos, a indicadores de desempeño, a bases de datos, a registros de proyectos y a información financiera, que se utilizan a lo largo del proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto.

4.4.2.4 Reuniones
Descritas en la Sección 4.3.2.3. Las reuniones pueden ser cara a cara, virtuales, formales o informales.
Pueden involucrar a miembros del equipo del proyecto, a interesados y a otros implicados o afectados por el proyecto. Los tipos de reuniones incluyen entre otros, a los grupos de usuarios y a las reuniones de seguimiento.

4.4.3 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Salidas
4.4.3.1 Solicitudes de Cambio
Como consecuencia de la comparación entre los resultados planificados y los reales, pueden emitirse solicitudes de cambio para ampliar, ajustar o reducir el alcance del proyecto, del producto, o de los requisitos de calidad y las líneas base del cronograma o de costos. Las solicitudes de cambio pueden requerir la recopilación y documentación de nuevos requisitos. Los cambios pueden impactar el plan para la dirección del proyecto, los documentos del proyecto o los entregables del producto. Los cambios que cumplen con los criterios de control de cambios del proyecto deben gestionarse a través del proceso integrado de control de cambios establecido para el proyecto. Los cambios pueden incluir, entre otros:

92

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

• Acción correctiva: Una actividad intencionada que procura realinear el desempeño del trabajo del proyecto con el plan para la dirección del proyecto;
• Acción preventiva: Una actividad intencionada que asegura que el desempeño futuro del trabajo del proyecto esté alineado con el plan para la dirección del proyecto; y
•  eparación de defectos: Una actividad intencionada para modificar un producto o componente de
R
producto no conforme.

4

4.4.3.2 Informes de Desempeño del Trabajo
Los informes de desempeño del trabajo constituyen la representación física o electrónica de la información sobre el desempeño del trabajo recopilada en documentos del proyecto, destinada a generar decisiones, acciones o conocimiento. La información del proyecto se puede comunicar verbalmente de persona a persona.
Sin embargo, para registrar, almacenar y en ocasiones distribuir información sobre el desempeño del trabajo se necesita una representación física o electrónica en forma de documentos de proyecto. Los informes de desempeño del trabajo son un subconjunto de documentos del proyecto destinados a crear conocimiento y generar decisiones o acciones. Se pueden definir métricas específicas de desempeño del trabajo en el inicio del proyecto e incluirlas en los informes normales de desempeño del trabajo que se entregan a los interesados clave. Entre los ejemplos de informes de desempeño del trabajo se pueden citar los informes de estado, los memorandos, las justificaciones, las notas informativas, las recomendaciones y las actualizaciones.

4.4.3.3 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Los cambios identificados a lo largo del proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto pueden afectar al plan global para la dirección del proyecto. Estos cambios, tras haber sido tratados a través del proceso adecuado de control de cambios, pueden dar lugar a actualizaciones al plan para la dirección del proyecto. Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros: • Plan de gestión del alcance (Sección 5.1.3.1),
• Plan de gestión de los requisitos (Sección 5.1.3.2),
• Plan de gestión del cronograma (Sección 6.1.3.1),
• Plan de gestión de los costos (Sección 7.1.3.1),
• Plan de gestión de la calidad (Sección 8.1.3.1),
• Línea base del alcance (Sección 5.4.3.1),
• Línea base del cronograma (Sección 6.6.3.1), y
• Línea base de costos (Sección 7.3.3.1).

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

93

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.4.3.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• Pronósticos del cronograma y de costos,
• Informes de desempeño del trabajo, y
• Registro de incidentes.

4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
Realizar el Control Integrado de Cambios es el proceso que consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, los activos de los procesos de la organización, los documentos del proyecto y el plan para la dirección del proyecto, así como comunicar las decisiones correspondientes. Revisa todas las solicitudes de cambio o modificaciones a documentos del proyecto, entregables, líneas base o plan para la dirección del proyecto y aprueba o rechaza los cambios.
El beneficio clave de este proceso es que permite que los cambios documentados dentro del proyecto sean considerados de un modo integrado y simultáneamente reduce el riesgo del proyecto, el cual a menudo surge de cambios realizados sin tener en cuenta los objetivos o planes generales del proyecto. El Gráfico 4-10 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 4-11 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Informes de desempeño del trabajo
.3 Solicitudes de cambio
.4 Factores ambientales de la empresa
.5 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Reuniones
.3 Herramientas de control de cambios

Salidas
.1 Solicitudes de cambio aprobadas .2 Registro de cambios
.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto .4 Actualizaciones a los documentos del proyecto

Gráfico 4-10. Realizar el Control Integrado de Cambios: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

94

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

Empresa/
Organización
5.5
Validar el
Alcance

• Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la empresa

4

5.6
Controlar el
Alcance
6.7
Controlar el
Cronograma
7.4
Controlar los
Costos
8.2
Realizar el
Aseguramiento
de Calidad

Gestión de la Integración del Proyecto
4.4
Monitorear y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto
• Solicitudes de cambio
• Informes de desempeño del trabajo

• Solicitudes de cambio

10.3
Controlar las
Comunicaciones
11.6
Controlar los
Riesgos
12.1
Planificar la
Gestión de las
Adquisiciones

• Plan para la dirección del proyecto
• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

8.3
Controlar la
Calidad
9.4
Dirigir el
Equipo del Proyecto

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

4.5
Realizar el
Control Integrado de Cambios

Documentos del Proyecto

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Solicitudes de cambio
• Solicitudes de cambio aprobadas

4.3
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

8.3
Controlar la
Calidad

12.3
Controlar las
Adquisiciones

• Registro de cambios

13.3
Gestionar la
Participación de los Interesados

12.2
Efectuar las
Adquisiciones
12.3
Controlar las
Adquisiciones
13.3
Gestionar la
Participación de los Interesados

13.4
Controlar la
Participación de los Interesados

Gráfico 4-11. Diagrama de Flujo de Datos de Realizar el Control Integrado de Cambios

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

95

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

El proceso Realizar el Control Integrado de Cambios interviene desde el inicio del proyecto hasta su finalización y es responsabilidad última del director del proyecto. El plan para la dirección del proyecto, el enunciado del alcance del proyecto y otros entregables se mantienen actualizados por medio de una gestión rigurosa y continua de los cambios, ya sea rechazándolos o aprobándolos, de manera tal que se asegure que sólo los cambios aprobados se incorporen a una línea base revisada.
Cualquier interesado involucrado en el proyecto puede solicitar cambios. Aunque los cambios pueden iniciarse verbalmente, deben registrarse por escrito e ingresarse al sistema de gestión de cambios y/o al sistema de gestión de la configuración. Las solicitudes de cambio están sujetas a los procesos especificados en los sistemas de control de cambios y de la configuración. Estos procesos de solicitud de cambios pueden requerir información sobre los impactos estimados en el tiempo y en el costo.
Cada una de las solicitudes de cambio documentadas debe ser aprobada o rechazada por un responsable, generalmente el patrocinador o el director del proyecto. Dicho responsable estará identificado en el plan para la dirección del proyecto o en los procedimientos de la organización. Si fuera necesario, el proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios incorporará un comité de control de cambios (CCB), que es un grupo formalmente constituido responsable de revisar, evaluar, aprobar, retrasar o rechazar los cambios en el proyecto, así como de registrar y comunicar dichas decisiones. Las solicitudes de cambio aprobadas pueden requerir la revisión o reelaboración de estimaciones de costos, secuencias de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y análisis de alternativas de respuesta a los riesgos. Estos cambios pueden requerir ajustes al plan para la dirección del proyecto u otros documentos del proyecto. El nivel de control de cambios utilizado depende del área de aplicación, de la complejidad del proyecto específico, de los requisitos del contrato, y del contexto y el entorno en los que se ejecuta el proyecto. Algunas solicitudes de cambio pueden requerir la aprobación del cliente o del patrocinador tras la aprobación por el CCB, a no ser que aquéllos formen parte del mismo. El control de la configuración se centra en la especificación, tanto de los entregables como de los procesos, mientras que el control de cambios está orientado a identificar, documentar y aprobar o rechazar los cambios a los documentos, entregables o líneas base del proyecto.
A continuación se mencionan algunas de las actividades de gestión de la configuración que se incluyen dentro del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios:
• dentificación de la configuración. La identificación y selección de un elemento de configuración
I
proporciona la base para la que se define y verifica la configuración del producto, con la que se etiquetan los productos y documentos, se gestionan los cambios y se establece la responsabilidad.

96

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

•  eguimiento del estado de la configuración. La información se registra y se reporta con respecto
S
a cuándo deben proporcionarse datos pertinentes acerca de un elemento de configuración. Esta información incluye un listado de la identificación de la configuración aprobada, el estado de los cambios propuestos a la configuración y el estado de implementación de los cambios aprobados.
•  erificación y auditoría de la configuración. La verificación y las auditorías de la configuración
V
aseguran que la composición de elementos de configuración de un proyecto es correcta y que los cambios correspondientes se registran, se evalúan, se aprueban, se revisan y se implementan correctamente. Esto asegura el cumplimiento de los requisitos funcionales definidos en los documentos de configuración.

4

4.5.1 Realizar el Control Integrado de Cambios: Entradas
4.5.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Descrito en la Sección 4.2.3.1. Los elementos del plan para la dirección del proyecto que se pueden utilizar incluyen, entre otros:
•  l plan de gestión del alcance, que contiene los procedimientos necesarios para gestionar los
E
cambios en el alcance;
• La línea base del alcance, que proporciona la definición del producto; y
•  l plan de gestión de cambios, que proporciona las indicaciones para gestionar el proceso de control
E
de cambios y documenta el comité formal de control de cambios (CCB).
Los cambios se documentan y actualizan en el ámbito del plan para la dirección del proyecto como parte de los procesos de gestión de cambios y de configuración.

4.5.1.2 Informes de Desempeño del Trabajo
Descritas en la Sección 4.4.3.2. Los informes de desempeño del trabajo, de especial interés para el proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios, incluyen datos de disponibilidad de recursos, cronograma y costos, informes de gestión del valor ganado (EVM) y gráficas de trabajo realizado o pendiente de realizar.

4.5.1.3 Solicitudes de Cambio
Todos los procesos de Monitoreo y Control y muchos de los procesos de Ejecución generan solicitudes de cambio como salidas. Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones correctivas, acciones preventivas y reparaciones de defectos. Sin embargo, las acciones correctivas y preventivas generalmente no afectan a las líneas base del proyecto, sino únicamente al desempeño con respecto a las líneas base.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

97

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.5.1.4 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. El siguiente factor ambiental de la empresa puede influir en el proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios: el sistema de información para la dirección de proyectos. El sistema de información para la dirección de proyectos puede incluir una herramienta de software para programación, un sistema de gestión de la configuración, un sistema de recopilación y distribución de la información o interfaces de red a otros sistemas automáticos en línea.

4.5.1.5 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios incluyen, entre otros:
• 
Procedimientos de control de cambios, incluyendo los pasos para modificar los estándares, políticas y planes oficiales de la organización, y cualquier otro documento del proyecto, y la descripción de cómo se aprobará, validará e implementará cualquier cambio;
• 
Procedimientos para aprobar y emitir autorizaciones de cambio;
• 
Base de datos para la medición de procesos, que se utiliza para recopilar y tener a disposición los datos de mediciones de procesos y productos;
• 
Documentos del proyecto (p.ej., líneas base del alcance, de costos y del cronograma, calendario del proyecto, diagramas de red del cronograma del proyecto, registros de riesgos, acciones planificadas de respuesta e impacto establecido del riesgo); y
• 
Base de conocimiento de gestión de la configuración, que contiene las versiones y líneas base de todos los estándares, políticas y procedimientos oficiales de la organización, y cualquier otro documento del proyecto.

4.5.2 Realizar el Control Integrado de Cambios: Herramientas y Técnicas
4.5.2.1 Juicio de Expertos
Además del juicio de los expertos del equipo de dirección del proyecto, se puede solicitar a los interesados que aporten su experiencia y que formen parte del comité de control de cambios (CCB). Durante este proceso, el juicio y la experiencia se aplican a cualquier detalle técnico y de gestión, y se pueden obtener de varias fuentes, entre las que se incluyen:

98

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

• Consultores,
• Interesados, incluidos clientes y patrocinadores,
• Asociaciones profesionales y técnicas,
• Grupos industriales,
• Expertos en la materia (SMEs), y
• Oficina de dirección de proyectos (PMO).

4

4.5.2.2 Reuniones
En este caso particular, las reuniones se suelen denominar reuniones de control de cambios. Cuando el proyecto lo requiere se designa un comité de control de cambios (CCB) responsable de reunirse y revisar las solicitudes de cambio, y de aprobar, rechazar o tomar otras decisiones en relación con dichos cambios. El CCB también puede revisar las actividades de gestión de la configuración. Los roles y responsabilidades de estos comités están claramente definidos y son acordados por los interesados adecuados, así como documentados en el plan de gestión de cambios. Las decisiones del CCB se documentan y se comunican a los interesados para su información y para la realización de acciones de seguimiento.

4.5.2.3 Herramientas de Control de Cambios
Con objeto de facilitar la gestión de la configuración y la gestión de cambios se pueden utilizar herramientas manuales o automatizadas. La selección de las herramientas debería basarse en las necesidades de los interesados del proyecto, teniendo en cuenta las consideraciones y/o restricciones ambientales y de la organización. Las herramientas se utilizan para la gestión de las solicitudes de cambio y de las decisiones resultantes.
Se deben considerar además las comunicaciones, para dar el soporte adecuado a los miembros del CCB en sus tareas y para distribuir entre los interesados relevantes la información relativa a las decisiones adoptadas.

4.5.3 Realizar el Control Integrado de Cambios: Salidas
4.5.3.1 Solicitudes de Cambio Aprobadas
Las solicitudes de cambio son procesadas por el director del proyecto, el CCB o un miembro designado del equipo, de acuerdo con el sistema de control de cambios. Las solicitudes de cambio aprobadas se implementarán mediante el proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto. El estado de todas las solicitudes de cambio, aprobadas o no, se actualizará en el registro de cambios como parte de las actualizaciones a los documentos del proyecto.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

99

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.5.3.2 Registro de Cambios
Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que se realizan durante el proyecto. Dichos cambios y su impacto en el proyecto en términos de tiempo, costos y riesgos deben ser comunicados a los interesados adecuados. Las solicitudes de cambio rechazadas también se incluyen en el registro de cambios.

4.5.3.3 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• Cualquier plan secundario, y
• Las líneas base que están sujetas al proceso formal de control de cambios.
Los cambios a las líneas base únicamente deben mostrar los cambios ocurridos desde la fecha actual en adelante. El desempeño pasado no debe modificarse. Esto protege la integridad de las líneas base y de los datos históricos del desempeño pasado.

4.5.3.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto que pueden actualizarse como resultado del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios incluyen todos los documentos que estén sujetos al proceso formal de control de cambios del proyecto.

4.6 Cerrar el Proyecto o Fase
Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona las lecciones aprendidas, la finalización formal del trabajo del proyecto, y la liberación de los recursos de la organización para afrontar nuevos esfuerzos.
El Gráfico 4-12 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 4-13 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Entregables aceptados
.3 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas analíticas
.3 Reuniones

Salidas
.1 Transferencia del producto, servicio o resultado final
.2 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gráfico 4-12. Cerrar el Proyecto o Fase: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

100

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

Gestión de la Integración del Proyecto
4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección
• Project del Proyecto charter 5.5
Validar el
Alcance
• Entregables aceptados 4

• Plan para la dirección del proyecto 4.6
Cerrar el Proyecto o Fase

• Transferencia del producto, servicio o resultado final

Cliente

• Activos de los procesos de la organización Empresa/
Organización

• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gráfico 4-13. Diagrama de Flujo de Datos de Cerrar el Proyecto o Fase
Durante el cierre del proyecto, el director del proyecto revisará toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos. Puesto que el alcance del proyecto se mide con relación al plan para la dirección del proyecto, el director del proyecto revisará la línea base del alcance para cerciorarse de su culminación antes de considerar que el proyecto está cerrado. El proceso Cerrar el Proyecto o Fase también establece los procedimientos para analizar y documentar las razones de las acciones emprendidas en caso de que un proyecto se dé por terminado antes de su culminación. Para conseguir hacer esto con éxito, el director del proyecto necesitará involucrar en el proceso a los interesados adecuados.
Esto incluye todas las actividades planificadas necesarias para el cierre administrativo del proyecto o fase, incluidas las metodologías paso a paso relativas a:
•  as acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de culminación o salida de la fase
L
o del proyecto,
• as acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del
L
proyecto a la siguiente fase o a producción y/u operaciones; y
•  as actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el éxito o el
L
fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto para su uso futuro por parte de la organización.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

101

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.6.1 Cerrar el Proyecto o Fase: Entradas
4.6.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Descrito en la Sección 4.2.3.1. El plan para la dirección del proyecto formaliza el acuerdo entre el director del proyecto y el patrocinador al definir en qué consiste la culminación del proyecto.

4.6.1.2 Entregables Aceptados
Descritos en la Sección 5.5. Los entregables aceptados pueden incluir las especificaciones aprobadas del producto, los recibos de entrega y los documentos de desempeño del trabajo. Se pueden incluir también entregables intermedios o parciales en los casos de proyectos de varias fases o de proyectos cancelados.

4.6.1.3 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Cerrar el Proyecto o Fase incluyen, entre otros:
•  uías o requisitos para el cierre del proyecto o fase (p.ej., procedimientos administrativos, auditorías
G
del proyecto, evaluaciones del proyecto y criterios de transferencia); e
• Información histórica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas (p.ej., registros y documentos del proyecto, toda la información y documentación de cierre del proyecto, información sobre los resultados de las decisiones de selección y sobre el desempeño de proyectos previos, e información sobre las actividades de gestión de riesgos).

4.6.2 Cerrar el Proyecto o Fase: Herramientas y Técnicas
4.6.2.1 Juicio de Expertos
El juicio de expertos se aplica cuando se realizan las actividades de cierre administrativo. Estos expertos aseguran que el cierre del proyecto o fase se realice de acuerdo con los estándares apropiados. La experiencia puede provenir de diversas fuentes, entre otras:
• Otros directores de proyecto dentro de la organización,
• La oficina de dirección de proyectos (PMO), y
• Asociaciones profesionales y técnicas.

102

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

4.6.2.2 Técnicas Analíticas
Descritas en la Sección 4.4.2.2. A continuación se citan algunos ejemplos de técnicas analíticas utilizadas en el cierre de proyectos:
• Análisis de regresión, y
• Análisis de tendencias.

4

4.6.2.3 Reuniones
Descritas en la Sección 4.3.2.3. Las reuniones pueden ser cara a cara, virtuales, formales o informales.
Pueden involucrar a miembros del equipo del proyecto y a otros interesados implicados o afectados por el proyecto. Los tipos de reuniones incluyen, entre otros, reuniones de lecciones aprendidas, de cierre, de grupos de usuarios y de seguimiento.

4.6.3 Cerrar el Proyecto o Fase: Salidas
4.6.3.1 Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final
Esta salida se refiere a la transferencia del producto, servicio o resultado final para el que se autorizó el proyecto (o, en el caso del cierre de una fase, el producto, servicio o resultado intermedio de esa fase).

4.6.3.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización que se actualizan como resultado del proceso Cerrar el
Proyecto o Fase incluyen, entre otros:

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

103

4 - GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

•  rchivos del proyecto: Documentación resultante de las actividades del proyecto, por ejemplo, el
A
plan para la dirección del proyecto, el alcance, el costo, el cronograma y el calendario del proyecto, los registros de riesgos y otros registros, la documentación de la gestión de cambios, las acciones planificadas de respuesta a los riesgos y el impacto de los riesgos.
• Documentos de cierre del proyecto o fase: Documentos de cierre del proyecto o fase, que consisten en la documentación formal que indica la terminación del proyecto o fase y la transferencia de los entregables completos del proyecto o fase a terceros, como por ejemplo a un grupo de operaciones o a la siguiente fase. Durante el cierre del proyecto, el director del proyecto revisa la documentación de la fase anterior, la documentación de aceptación del cliente procedente del proceso Validar el
Alcance (Sección 5.4) y el contrato (si corresponde) para asegurarse de que todos los requisitos del proyecto están completos antes de finalizar el cierre del proyecto. Si el proyecto se da por concluido antes de su terminación, la documentación formal indica por qué se concluyó el proyecto y formaliza los procedimientos para la transferencia a terceros de los entregables terminados y sin terminar del proyecto cancelado.
• Información histórica: La información histórica y la proveniente de lecciones aprendidas se transfieren a la base de conocimientos de lecciones aprendidas para su utilización en futuros proyectos o fases. Esto puede incluir información sobre incidentes y riesgos, así como sobre técnicas que funcionaron bien y que pueden aplicarse en proyectos futuros.

104

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5
GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

5

El Gráfico 5-1 proporciona una descripción general de los procesos de Gestión del Alcance del Proyecto, que incluye lo siguiente:
5.1  lanificar la Gestión del Alcance: Es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que
P
documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.
5.2 Recopilar Requisitos: Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.
5.3  efinir el Alcance: Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del
D
producto.
5.4  rear la EDT/WBS: Es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en
C
componentes más pequeños y más fáciles de manejar.
5.5  alidar el Alcance: Es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que
V
se hayan completado.
5.6  ontrolar el Alcance: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto y de la línea base del
C
alcance del producto, y de gestionar cambios a la línea base del alcance.
Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de otras Áreas de Conocimiento, como se describe en detalle en la Sección 3 y en el Anexo A1.
En el contexto del proyecto, el término alcance puede referirse a:
•  lcance del producto. Las características y funciones que describen un producto, servicio o
A
resultado; y/o
•  lcance del proyecto. Es el trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con
A
las funciones y características especificadas. En ocasiones se considera que el término alcance del proyecto incluye el alcance del producto.
Los procesos que se utilizan para gestionar el alcance del proyecto, así como las herramientas y técnicas de apoyo, pueden variar según el proyecto. La línea base del alcance del proyecto es la versión aprobada del enunciado del alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) y su diccionario de la
EDT/WBS asociado. Una línea base puede cambiarse solo mediante procedimientos formales de control de cambios y se utiliza como base de comparación durante la realización de los procesos de Validar el Alcance y de Controlar el Alcance, así como de otros procesos de control.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

105

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

El grado de cumplimiento del alcance del proyecto se mide con relación al plan para la dirección del proyecto (Sección 4.2.3.1). El grado de cumplimiento del alcance del producto se mide con relación a los requisitos del producto (Sección 5.2). Los procesos de Gestión del Alcance del Proyecto necesitan integrarse adecuadamente con los procesos de las otras Áreas de Conocimiento, de modo que el trabajo del proyecto resulte en la entrega del alcance del producto especificado.
Descripción General de la Gestión del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
.1 Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto
.2 Acta de constitución del proyecto
.3 Factores ambientales de la empresa
.4 Activos de los procesos de la organización
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Reuniones
.3 Salidas
.1 Plan de gestión del alcance
.2 Plan de gestión de los requisitos 5.4 Crear la EDT/WBS
.1 Entradas
.1 Plan de gestión del alcance
.2 Enunciado del alcance del proyecto
.3 Documentación de requisitos
.4 Factores ambientales de la empresa
.5 Activos de los procesos de la organización
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Descomposición
.2 Juicio de expertos
.3 Salidas
.1 Línea base del alcance
.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto

5.2 Recopilar
Requisitos
.1 Entradas
.1 Plan de gestión del alcance
.2 Plan de gestión de los requisitos
.3 Plan de gestión de los interesados .4 Acta de constitución del proyecto
.5 Registro de interesados
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Entrevistas
.2 Grupos focales
.3 Talleres facilitados
.4 Técnicas grupales de creatividad
.5 Técnicas grupales de toma de decisiones
.6 Cuestionarios y encuestas
.7 Observaciones
.8 Prototipos
.9 Estudios comparativos
.10 Diagramas de contexto
.11 Análisis de documentos
.3 Salidas
.1 Documentación de requisitos
.2 Matriz de trazabilidad de requisitos 5.5 Validar el Alcance
.1 Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto
.2 Documentación de requisitos
.3 Matriz de trazabilidad de requisitos .4 Entregables verificados
.5 Datos de desempeño del trabajo
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Inspección
.2 Técnicas grupales de toma de decisiones
.3 Salidas
.1 Entregables aceptados
.2 Solicitudes de cambio
.3 Información de desempeño del trabajo
.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto

5.3 Definir el Alcance
.1 Entradas
.1 Plan de gestión del alcance
.2 Acta de constitución del proyecto
.3 Documentación de requisitos
.4 Activos de los procesos de la organización
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Análisis del producto
.3 Generación de alternativas
.4 Talleres facilitados
.3 Salidas
.1 Enunciado del alcance del proyecto
.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto

5.6 Controlar el Alcance
.1 Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto
.2 Documentación de requisitos
.3 Matriz de trazabilidad de requisitos .4 Datos de desempeño del trabajo
.5 Activos de los procesos de la organización
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Análisis de variación
.3 Salidas
.1 Información de desempeño del trabajo
.2 Solicitudes de cambio
.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto
.5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gráfico 5-1. Descripción General de la Gestión del Alcance del Proyecto

106

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Planificar la Gestión del Alcance es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionará el alcance a lo largo del proyecto. El Gráfico 5-2 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 5-3 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto
.2 Acta de constitución del proyecto
.3 Factores ambientales de la empresa
.4 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas

Salidas

5

.1 Plan de gestión del alcance
.2 Plan de gestión de los requisitos

.1 Juicio de expertos
.2 Reuniones

Gráfico 5-2. Planificar la Gestión del Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Empresa/
Organización

4.1
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Gestión del Alcance del Proyecto
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos de la organización

• Acta de constitución del proyecto
• Plan para la dirección del proyecto

5.1
Planificar
la Gestión del Alcance
• Plan de gestión del alcance

• Requirements management plan

5.2
Recopilar
Requisitos

5.3
Definir
el Alcance

5.4
Crear la
EDT/WBS

Gráfico 5-3. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestión del Alcance

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

107

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

El plan de gestión del alcance es un componente del plan para la dirección del proyecto o programa que describe cómo será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado el alcance. El desarrollo del plan de gestión del alcance y de los detalles del alcance del proyecto comienzan con el análisis de la información contenida en el acta de constitución del proyecto (Sección 4.1.3.1), en los últimos planes secundarios aprobados del plan para la dirección del proyecto (Sección 4.2.3.1), en la información histórica contenida en los activos de los procesos de la organización (Sección 2.1.4), y en cualquier otro factor ambiental relevante de la empresa
(Sección 2.1.5). Este plan ayuda a reducir el riesgo de deformación del alcance del proyecto.

5.1.1 Planificar la Gestión del Alcance: Entradas
5.1.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Descrito en la Sección 4.2.3.1. Los planes secundarios aprobados del plan para la dirección del proyecto son usados para crear el plan de gestión del alcance e influyen en el enfoque adoptado para planificar y gestionar el alcance del proyecto.

5.1.1.2 Acta de Constitución del Proyecto
Descrita en la Sección 4.1.3.1. El acta de constitución del proyecto es usada para proporcionar el contexto del proyecto, necesario para planificar los procesos de gestión del alcance. Proporciona una descripción de alto nivel del proyecto y de las características del producto a partir del enunciado del trabajo del proyecto.

5.1.1.3 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso
Planificar la Gestión del Alcance incluyen, entre otros:
• La cultura de la organización,
• La infraestructura,
• La gestión de personal, y
• Las condiciones del mercado.

108

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.1.1.4 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Planificar la Gestión del Alcance incluyen, entre otros:
• Políticas y procedimientos, e
• Información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.

5.1.2 Planificar la Gestión del Alcance: Herramientas y Técnicas

5

5.1.2.1 Juicio de Expertos
El juicio de expertos se refiere a los aportes de partes conocedoras o experimentadas. Cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada en el desarrollo de planes para la gestión del alcance puede aportar dicha experiencia.

5.1.2.2 Reuniones
Los equipos del proyecto pueden asistir a reuniones del proyecto para desarrollar el plan de gestión del alcance. Los participantes de estas reuniones pueden incluir al director del proyecto, al patrocinador del proyecto, a determinados miembros del equipo del proyecto, a determinados interesados, personas responsables de cualquiera de los procesos de gestión del alcance y otras personas, según las necesidades.

5.1.3 Planificar la Gestión del Alcance: Salidas
5.1.3.1 Plan de Gestión del Alcance
El plan de gestión del alcance es un componente del plan para la dirección del proyecto o programa que describe cómo será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado el alcance. El plan de gestión del alcance es una entrada fundamental del proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto, y del resto de procesos de gestión del alcance. Los componentes de un plan de gestión del alcance incluyen:

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

109

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

• El proceso para elaborar un enunciado detallado del alcance del proyecto;
•  l proceso que permite la creación de la EDT/WBS a partir del enunciado detallado del alcance del
E
proyecto;
• El proceso que establece cómo se mantendrá y aprobará la EDT/WBS;
• El proceso que especifica cómo se obtendrá la aceptación formal de los entregables del proyecto que se hayan completado; y
•  l proceso para controlar cómo se procesarán las solicitudes de cambio relativas al enunciado del
E
alcance detallado del proyecto. Este proceso está directamente vinculado con el proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios (Sección 4.5)
Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan de gestión del alcance puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.

5.1.3.2 Plan de Gestión de los Requisitos
El plan de gestión de los requisitos es un componente del plan para la dirección del proyecto que describe cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos. La relación entre fases, descrita en la Sección
2.4.2.1, ejerce una fuerte influencia sobre la manera en que se gestionan los requisitos. El director del proyecto selecciona la relación más eficaz para el proyecto y documenta este enfoque en el plan de gestión de los requisitos. Muchos de los componentes del plan de gestión de los requisitos se basan en esta relación.
Los componentes del plan de gestión de los requisitos incluyen, entre otros:
•  ómo serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades asociadas a los requisitos y qué
C
se informará sobre éstas;
•  as actividades de gestión de la configuración, según: cómo se iniciarán los cambios del producto,
L
cómo se analizará el impacto, cómo será el monitoreo, seguimiento y reporte, así como los niveles de autorización requeridos para aprobar dichos cambios;
• El proceso para priorizar los requisitos;
• Las métricas del producto que se utilizarán y el fundamento de su uso; y
•  a estructura de trazabilidad para reflejar qué atributos de los requisitos se plasmarán en la matriz
L
de trazabilidad.

5.2 Recopilar Requisitos
Recopilar Requisitos es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la base para definir y gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el alcance del producto. El
Gráfico 5-4 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 5-5 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.

110

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Entradas
.1 Plan de gestión del alcance
.2 Plan de gestión de los requisitos
.3 Plan de gestión de los interesados
.4 Acta de constitución del proyecto
.5 Registro de interesados

Herramientas y Técnicas
.1
.2
.3
.4
.5
.6
.7
.8
.9
.10
.11

Entrevistas
Grupos focales
Talleres facilitados
Técnicas grupales de creatividad
Técnicas grupales de toma de decisiones
Cuestionarios
y encuestas
Observaciones
Prototipos
Estudios comparativos
Diagramas de contexto
Análisis de documentos

Salidas
.1 Documentación de requisitos
.2 Matriz de trazabilidad de requisitos

5

Gráfico 5-4. Recopilar Requisitos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Gestión del Alcance del Proyecto
5.1
Planificar la Gestión del Alcance
4.1
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

• Plan de gestión de los requisitos
• Plan de gestión del alcance

• Acta de constitución del proyecto

• Registro de interesados 13.1
Identificar
a los Interesados

5.2
Recopilar
Requisitos
• Plan de gestión de los interesados

• Documentación de requisitos

12.1
Planificar la
Gestión de las
Adquisiciones

• Matriz de trazabilidad de requisitos

5.3
Definir
el Alcance

5.4
Crear la
EDT/WBS

5.5
Validar el
Alcance

13.2
Planificar
la Gestión de los Interesados

8.1
Planificar la Gestión de la Calidad

5.6
Controlar
•el Alcance
Change log

Gráfico 5-5. Diagrama de Flujo de Datos de Recopilar Requisitos

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

111

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

El éxito del proyecto depende directamente de la participación activa de los interesados en el descubrimiento y la descomposición de las necesidades en requisitos, y del cuidado que se tenga al determinar, documentar y gestionar los requisitos del producto, servicio o resultado del proyecto. Los requisitos incluyen condiciones o capacidades que el proyecto debe cumplir o que deben estar presentes en el producto, servicio o resultado para satisfacer un acuerdo u otra especificación formalmente impuesta. Los requisitos incluyen las necesidades y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Estos requisitos deben recopilarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente que permita incluirlos en la línea base del alcance y medirlos una vez que se inicie el proyecto. Los requisitos constituyen la base de la EDT/
WBS. La planificación del costo, del cronograma, de la calidad y en ocasiones las adquisiciones, se basa en estos requisitos. El desarrollo de los requisitos comienza con un análisis de la información contenida en el acta de constitución del proyecto (Sección 4.1.3.1), el registro de interesados (Sección 13.1.3.1) y el plan de gestión de los interesados (Sección 13.2.3.1).
Muchas organizaciones clasifican los requisitos en diferentes tipos, tales como soluciones de negocio y técnicas, las primeras referidas a las necesidades de los interesados y las segundas al modo en que se implementarán dichas necesidades. Los requisitos pueden agruparse en categorías para permitir un mayor refinamiento y nivel de detalle a medida que se elaboran los requisitos. Estas categorías incluyen:
•  equisitos de negocio, que describen las necesidades de alto nivel de la organización en su conjunto,
R
tales como los problemas u oportunidades de negocio y las razones por las que se ha emprendido un proyecto.
• Requisitos de los interesados, que describen las necesidades de un interesado o grupo de interesados.
• Requisitos de las soluciones, que describen las prestaciones, funciones y características del producto, servicio o resultado que cumplirán los requisitos de negocio y de los interesados. Los requisitos de las soluciones se agrupan asimismo en requisitos funcionales y no funcionales:
○○  os requisitos funcionales describen los comportamientos del producto. Entre los ejemplos
L
se incluyen procesos, datos e interacciones con el producto.
○○  os requisitos no funcionales complementan a los funcionales y describen las condiciones
L
ambientales y las cualidades necesarias para que el producto sea eficaz. Entre los ejemplos se pueden citar: fiabilidad, seguridad, desempeño, nivel de servicio, capacidad de soporte, retención/depuración, etc.
•  os requisitos de transición describen capacidades temporales, tales como la conversión de datos
L
y los requisitos de capacitación, necesarias para pasar del estado actual “como es” al estado futuro
“como será”.
• Requisitos del proyecto, que describen las acciones, los procesos u otras condiciones que el proyecto debe cumplir.
•  equisitos de calidad, que recogen las condiciones o criterios necesarios para validar la finalización
R
exitosa de un entregable del proyecto o el cumplimiento de otros requisitos del proyecto.

112

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.2.1 Recopilar Requisitos: Entradas
5.2.1.1 Plan de Gestión del Alcance
Descrito en la Sección 5.1.3.1. El plan de gestión del alcance define con claridad el modo en que los equipos del proyecto han de determinar el tipo de requisitos que es necesario recopilar para el proyecto.

5.2.1.2 Plan de Gestión de los Requisitos

5

Descrito en la Sección 5.1.3.2. El plan de gestión de los requisitos define los procesos que se utilizarán para definir y documentar las necesidades de los interesados a lo largo del proceso Recopilar Requisitos.

5.2.1.3 Plan de Gestión de los Interesados
Descrito en la Sección 13.2.3.1. El plan de gestión de los interesados se utiliza para comprender los requisitos de comunicación y el nivel de compromiso de los interesados a fin de evaluar y adaptarse al nivel de participación de los interesados en las actividades relacionadas con los requisitos.

5.2.1.4 Acta de Constitución del Proyecto
Descrita en la Sección 4.1.3.1. El acta de constitución del proyecto se utiliza para proporcionar la descripción de alto nivel del producto, servicio o resultado del proyecto, de modo que se puedan establecer requisitos detallados. 5.2.1.5 Registro de Interesados
Descrito en la Sección 13.1.3.1. El registro de interesados se utiliza para identificar a los interesados capaces de proporcionar información acerca de los requisitos. El registro de interesados también captura los requisitos fundamentales y las principales expectativas que los interesados pueden tener en relación con el proyecto. © 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

113

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.2.2 Recopilar Requisitos: Herramientas y Técnicas
5.2.2.1 Entrevistas
Una entrevista es una manera formal o informal de obtener información de los interesados, a través de un diálogo directo con ellos. Se lleva a cabo habitualmente realizando preguntas, preparadas o espontáneas y registrando las respuestas. Las entrevistas se realizan a menudo de manera individual entre un entrevistador y un entrevistado, pero también pueden implicar a varios entrevistadores y/o entrevistados. Entrevistar a participantes con experiencia en el proyecto, a patrocinadores y otros ejecutivos, así como a expertos en la materia, puede ayudar a identificar y definir las características y funciones esperadas de los entregables del producto. Las entrevistas también son útiles para obtener información confidencial.

5.2.2.2 Grupos Focales
Los grupos focales reúnen a interesados y expertos en la materia, previamente seleccionados, a fin de conocer sus expectativas y actitudes con respecto a un producto, servicio o resultado propuesto. Un moderador capacitado guía al grupo a través de una discusión interactiva diseñada para ser más coloquial que una entrevista individual.

5.2.2.3 Talleres Facilitados
Los talleres facilitados son sesiones focalizadas que reúnen a los interesados clave para definir los requisitos del producto. Estos talleres se consideran como una de las técnicas principales para definir rápidamente los requisitos multidisciplinarios y conciliar las diferencias entre los interesados. Debido a su naturaleza interactiva, las sesiones facilitadas bien dirigidas pueden desarrollar la confianza, fomentar las relaciones y mejorar la comunicación entre los participantes, lo que a su vez puede llevar a un mayor consenso entre los interesados.
Además, los problemas se pueden identificar y resolver antes y más rápido que en sesiones individuales.
En la industria de desarrollo de software, por ejemplo, se utilizan los talleres facilitados conocidos como sesiones conjuntas de desarrollo/diseño de aplicaciones (JAD). Estas sesiones dirigidas se enfocan en reunir a expertos en la materia del ámbito del negocio y al equipo de desarrollo, para mejorar el proceso de desarrollo de software. En el sector de fabricación, el despliegue de función de calidad (QFD) constituye otro ejemplo de una técnica de talleres facilitados, que ayuda a determinar las características fundamentales para el desarrollo de nuevos productos. El QFD comienza con la recopilación de las necesidades del cliente, lo que también se conoce como la voz del cliente (VOC). Estas necesidades se clasifican y se ordenan por prioridad de manera objetiva, y se establecen objetivos que permitan cumplir con ellas. Durante los talleres de requisitos, a menudo se desarrollan historias de usuarios, que son breves descripciones textuales de la funcionalidad requerida.
Las historias de usuarios describen al interesado que se beneficia con la característica (rol), aquello que el interesado necesita lograr (objetivo) y el beneficio para el interesado (motivación). Las historias de usuarios se utilizan a menudo con métodos ágiles.

114

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.2.2.4 Técnicas Grupales de Creatividad
Se pueden organizar diferentes actividades en grupo para identificar los requisitos del proyecto y del producto. Entre las técnicas grupales de creatividad que se pueden utilizar, se cuentan las siguientes:
• Tormenta de ideas. Es una técnica que se utiliza para generar y recopilar múltiples ideas relacionadas con los requisitos del proyecto y del producto. Si bien la tormenta de ideas en sí misma no incluye votaciones o establecimiento de prioridades, a menudo se emplea con otras técnicas grupales de creatividad que sí lo hacen.
•  écnicas de grupo nominal. Es una técnica que mejora la tormenta de ideas mediante un proceso
T
de votación que se usa para jerarquizar las ideas más útiles, de cara a una a tormenta de ideas adicional o para asignarles prioridades.

5

• Mapa conceptual/mental. Es una técnica en la cual las ideas que surgen durante las sesiones de tormentas de ideas individuales se consolidan en un esquema único para reflejar los puntos en común y las diferencias de entendimiento, y generar nuevas ideas.
•  iagrama de afinidad. Es una técnica que permite clasificar un gran número de ideas en grupos
D
para su revisión y análisis.
•  nálisis de decisiones con múltiples criterios. Es una técnica que utiliza una matriz de decisiones
A
para proporcionar un enfoque analítico sistemático en el establecimiento de criterios, tales como niveles de riesgo, incertidumbre y valoración, y así permite evaluar y clasificar muchas ideas.

5.2.2.5 Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
Una técnica grupal de toma de decisiones es un proceso de evaluación que maneja múltiples alternativas, con un resultado esperado en forma de acciones futuras. Estas técnicas se pueden utilizar para generar, clasificar y asignar prioridades a los requisitos del producto.
Existen diversos métodos para llegar a una decisión en grupo, tales como:
• Unanimidad. Es una decisión a la que se llega cuando todos están de acuerdo en seguir una única línea de acción. Una forma de alcanzar la unanimidad es la técnica de Delphi, según la cual un grupo seleccionado de expertos responde a cuestionarios y proporciona realimentación respecto a las respuestas de cada ronda de recopilación de requisitos. Para conservar el anonimato, estas respuestas sólo están a disposición del moderador.
• Mayoría. Es una decisión a la que se llega con el apoyo de más del 50 % de los miembros de un grupo. Se puede asegurar que efectivamente se toma una decisión si se elige un tamaño de grupo con un número impar de participantes, de modo que se evita un empate.
• Pluralidad. Es una decisión a la que se llega cuando el conjunto de personas más numeroso del grupo toma la decisión, aun cuando no se alcance la mayoría. Este método se utiliza, por lo general, cuando el número de opciones propuestas es superior a dos.
• Dictadura. Según este método, una persona toma la decisión en nombre del grupo.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

115

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Todas estas técnicas grupales de toma de decisiones se pueden aplicar a las técnicas grupales de creatividad que se utilizan en el proceso Recopilar Requisitos.

5.2. 2.6 Cuestionarios y Encuestas
Los cuestionarios y las encuestas son conjuntos de preguntas escritas, diseñadas para recoger información rápidamente de un gran número de encuestados. Los cuestionarios y/o las encuestas son especialmente adecuados en casos de público variado, cuando se requiere una respuesta rápida, cuando los encuestados están geográficamente dispersos y cuando es conveniente realizar análisis estadísticos.

5.2.2.7 Observaciones
Las observaciones proporcionan una manera directa de ver a las personas en su ambiente, y el modo en que realizan sus trabajos o tareas y ejecutan los procesos. Son particularmente útiles para procesos detallados, cuando las personas que usan el producto tienen dificultades o se muestran renuentes para articular sus requisitos. La observación también es conocida por el término en inglés “job shadowing.” Normalmente la realiza un observador externo, que mira a un experto en el negocio mientras éste ejecuta un trabajo. También puede hacerla un “observador participante”, que de hecho lleva a cabo un proceso o procedimiento para experimentar cómo se hace y descubrir requisitos ocultos.

5.2.2.8 Prototipos
El desarrollo de prototipos es un método para obtener una realimentación rápida en relación con los requisitos, mientras proporciona un modelo operativo del producto esperado antes de construirlo. Puesto que un prototipo es tangible, permite a los interesados experimentar con un modelo del producto final, en lugar de limitarse a debatir en forma abstracta sobre sus requisitos. Los prototipos sustentan el concepto de elaboración progresiva en ciclos iterativos para la creación de maquetas o modelos, la experimentación por parte del usuario, la generación de realimentación y la revisión del prototipo. Una vez que se han efectuado los ciclos de realimentación necesarios, los requisitos obtenidos a partir del prototipo están lo suficientemente completos como para pasar a la fase de diseño o construcción. La creación de guiones gráficos es una técnica de desarrollo de prototipos que muestra una secuencia o navegación a través de una serie de imágenes o ilustraciones. Los guiones gráficos se utilizan en diversidad de proyectos y sectores, tales como el cine, la publicidad, el diseño educativo, en desarrollo ágil y otros proyectos de desarrollo de software. En el desarrollo de software, los guiones gráficos utilizan maquetas para mostrar rutas de navegación a través de páginas web, pantallas u otras interfaces de usuario.

5.2.2.9 Estudios Comparativos
Los estudios comparativos implican cotejar las prácticas reales o planificadas, tales como procesos y operaciones, con las de aquellas organizaciones comparables a fin de identificar las mejores prácticas, generar ideas de mejora y proporcionar una base para medir el desempeño. Las organizaciones que se comparan en el transcurso de los estudios comparativos pueden ser internas o externas.

116

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.2.2.10 Diagramas de Contexto
El diagrama de contexto es un ejemplo de un modelo de alcance. Los diagramas de contexto representan visualmente el alcance del producto al mostrar un sistema de negocio (proceso, equipamiento, sistema de información, etc.), y sus interacciones con las personas y con otros sistemas (actores). Los diagramas de contexto muestran las entradas al sistema de negocio, el(los) actor(es) que proporciona(n) la entrada, las salidas del sistema de negocio y el actor o los actores que reciben la salida.

5.2.2.11 Análisis de Documentos

5

El análisis de documentos se utiliza para obtener requisitos mediante el examen de la documentación existente y la identificación de la información relevante para los requisitos. Se puede analizar una amplia variedad de documentos, que podrían ayudar a obtener requisitos relevantes. Los ejemplos de documentos que se podrían analizar incluyen, entre otros: planes de negocio, literatura de mercadeo, acuerdos, solicitudes de propuesta, flujos de procesos actuales, modelos lógicos de datos, repositorios de reglas de negocio, documentación del software de la aplicación, documentación de procesos de negocio o interfaces, casos de uso, otra documentación de requisitos, registros de problemas/incidentes, políticas, procedimientos y documentación normativa como leyes, códigos u ordenanzas, etc.

5.2.3 Recopilar Requisitos: Salidas
5.2.3.1 Documentación de Requisitos
La documentación de requisitos describe cómo los requisitos individuales cumplen con las necesidades de negocio del proyecto. Los requisitos pueden comenzar a un alto nivel e ir convirtiéndose gradualmente en requisitos más detallados, conforme se va conociendo más acerca de ellos. Antes de ser incorporados a la línea base, los requisitos no deben ser ambiguos (medibles y comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables para los interesados clave. El formato de un documento de requisitos puede variar desde un documento sencillo en el que se enumeran todos los requisitos clasificados por interesado y por prioridad, hasta formas más elaboradas que contienen un resumen ejecutivo, descripciones detalladas y anexos.
Los componentes de la documentación de requisitos incluyen, entre otros:
• Requisitos del negocio, incluyendo:
○○ Objetivos del negocio y del proyecto, para su trazabilidad;
○○ Reglas de negocio para la organización ejecutora; y
○○ Principios rectores de la organización.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

117

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

• Requisitos de los interesados, incluyendo:
○○ Impactos sobre otras áreas de la organización;
○○ Impactos sobre otras entidades dentro o fuera de la organización ejecutora; y
○○ Requisitos de los interesados en relación con la comunicación y presentación de informes.
• Requisitos de soluciones, incluyendo:
○○ Requisitos funcionales y no funcionales;
○○ Requisitos de tecnología y cumplimiento de los estándares;
○○ Requisitos de apoyo y capacitación;
○○ Requisitos de calidad; y
○○  equisitos de presentación de informes, etc. (los requisitos de soluciones se pueden
R
documentar de manera textual, por medio de modelos, o de ambas formas).
• Requisitos del proyecto, tales como:
○○ Niveles de servicio, desempeño, seguridad, cumplimiento, etc., y
○○ Criterios de aceptación.
• Requisitos de transición.
• Supuestos, dependencias y restricciones de los requisitos.

5.2.3.2 Matriz de Trazabilidad de Requisitos
La matriz de trazabilidad de requisitos es un cuadro que vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que los satisfacen. La implementación de una matriz de trazabilidad de requisitos ayuda a asegurar que cada requisito agrega valor al negocio, al vincularlo con los objetivos del negocio y del proyecto.
Proporciona un medio para realizar el seguimiento de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo cual contribuye a asegurar que al final del proyecto se entreguen efectivamente los requisitos aprobados en la documentación de requisitos. Por último, proporciona una estructura para gestionar los cambios relacionados con el alcance del producto.
La traza incluye, entre otras cosas, el trazar los requisitos con relación a los siguientes aspectos:

118

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

• Necesidades, oportunidades, metas y objetivos del negocio;
• Objetivos del proyecto;
• Alcance del proyecto/entregables de la EDT/WBS,
• Diseño del producto;
• Desarrollo del producto;
• Estrategia y escenarios de prueba; y

5

• Los requisitos de alto nivel con respecto a los requisitos más detallados.
En la matriz de trazabilidad de requisitos se pueden registrar los atributos asociados con cada requisito.
Estos atributos ayudan a definir la información clave acerca de cada requisito. Los atributos típicos utilizados en la matriz de trazabilidad de requisitos pueden incluir: un identificador único, una descripción textual del requisito, el fundamento de su incorporación, el responsable, la fuente, la prioridad, la versión, el estado actual
(tal como vigente, cancelado, aplazado, agregado, aprobado, asignado, completado) y la fecha del estado registrado. Además, para cerciorarse de que el requisito ha satisfecho a los interesados, pueden incluirse otros atributos, tales como: estabilidad, complejidad y criterios de aceptación. El Gráfico 5-6 proporciona un ejemplo de una matriz de trazabilidad de requisitos y sus atributos asociados.

Nombre del Proyecto:

Matriz de Trazabilidad de Requisitos
Programs

Portfolios

Centro de Costo:
Descripción del Proyecto:
Identificación

Identificación
Asociada

Descripción de Requisitos

Necesidades de
Negocio, Oportunidades,
Metas y Objetivos

Objetivos del Proyecto

Entregables
Diseño
Desarrollo
Casos
de la del Producto del Producto de Prueba
EDT/WBS

1.0
001

1.1
1.2
1.2.1
2.0

002

2.1
2.1.1
3.0

003

3.1
3.2

004

4.0

005

5.0

Gráfico 5-6. Ejemplo de una Matriz de Trazabilidad de Requisitos

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

119

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.3 Definir el Alcance
Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. El beneficio clave de este proceso es que describe los límites del producto, servicio o resultado mediante la especificación de cuáles de los requisitos recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto. El Gráfico 5-7 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso.
El Gráfico 5-8 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan de gestión del alcance
.2 Acta de constitución del proyecto
.3 Documentación de requisitos
.4 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1
.2
.3
.4

Juicio de expertos
Análisis del producto
Generación de alternativas
Talleres facilitados

Salidas
.1 Enunciado del alcance del proyecto
.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto

Gráfico 5-7. Definir el Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Gestión del Alcance del Proyecto
5.1
Planificar la Gestión del Alcance
Empresa/
Organización
• Activos de los procesos de la organización • Acta de constitución del proyecto

4.1
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

5.2
Recopilar
Requisitos

• Plan de gestión del alcance Documentos del Proyecto

• Documentación de requisitos

5.3
Definir el
Alcance

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

6.3
Secuenciar
las Actividades

• Enunciado del alcance del proyecto

6.5
Estimar la Duración de las Actividades
5.4
Crear la
EDT/WBS

6.6
Desarrollar
el Cronograma

Gráfico 5-8. Diagrama de Flujo de Datos de Definir el Alcance

120

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Dado que es posible que no todos los requisitos identificados en el proceso Recopilar Requisitos se puedan incluir en el proyecto, el proceso Definir el Alcance selecciona los requisitos definitivos del proyecto a partir de la documentación de requisitos entregada durante el proceso Recopilar Requisitos. A continuación, desarrolla una descripción detallada del proyecto y del producto, servicio o resultado.
La preparación de un enunciado detallado del alcance del proyecto es fundamental para el éxito del proyecto, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones documentados durante el inicio del proyecto. Durante la planificación del proyecto, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforme se va recopilando mayor información acerca del proyecto. Los riesgos, los supuestos y las restricciones existentes se analizan para verificar que estén completos y se actualizan o se incorporan nuevos, según sea necesario. El proceso Definir el Alcance puede ser altamente iterativo. En el caso de proyectos de ciclo de vida iterativo, se desarrollará una visión de alto nivel para el proyecto global, pero el alcance detallado se determina para una iteración a la vez y la planificación detallada de la siguiente iteración se va realizando conforme avanza el trabajo en el alcance y los entregables actuales del proyecto.

5

5.3.1 Definir el Alcance: Entradas
5.3.1.1 Plan de Gestión del Alcance
Descrito en la Sección 5.1.3.1. El plan de gestión del alcance es un componente del plan para la dirección del proyecto que establece las actividades necesarias para desarrollar, monitorear y controlar el alcance del proyecto. 5.3.1.2 Acta de Constitución del Proyecto
Descrita en la Sección 4.1.3.1. El acta de constitución del proyecto proporciona una descripción de alto nivel del proyecto y de las características del producto. Contiene además los requisitos de aprobación del proyecto. Si la organización ejecutora no utiliza un acta de constitución del proyecto, entonces se deberá obtener o desarrollar información equivalente, y utilizarla como base para el enunciado detallado del alcance del proyecto. Las organizaciones que no elaboran un acta formal de constitución del proyecto por lo general llevarán a cabo un análisis informal, a fin de identificar el contenido necesario para la posterior planificación del alcance.

5.3.1.3 Documentación de Requisitos
Descrita en la Sección 5.2.3.1. Esta documentación se utilizará para seleccionar los requisitos que serán incluidos en el proyecto.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

121

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.3.1.4 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización pueden influir en el modo en que se define el alcance. Los ejemplos incluyen, entre otros:
• Las políticas, procedimientos y plantillas para un enunciado del alcance del proyecto;
• Los archivos de proyectos anteriores; y
• Las lecciones aprendidas de fases o proyectos previos.

5.3.2 Definir el Alcance: Herramientas y Técnicas
5.3.2.1 Juicio de Expertos
A menudo se utiliza el juicio de expertos para analizar la información necesaria para la elaboración del enunciado del alcance del proyecto. Dicho juicio y experiencia se aplica a cualquier detalle técnico. Esta experiencia es proporcionada por cualquier grupo o individuo con conocimientos o capacitación especializados, y se encuentra disponible a través de diferentes fuentes, entre las que se incluyen:
• Otras unidades dentro de la organización;
• Consultores;
• Interesados, incluyendo clientes o patrocinadores;
• Asociaciones profesionales y técnicas;
• Grupos de industria; y
• Expertos en la materia.

5.3.2.2 Análisis del Producto
Para proyectos cuyo entregable es un producto, a diferencia de un servicio o resultado, el análisis del producto puede constituir una herramienta eficaz. Cada área de aplicación cuenta con uno o varios métodos generalmente aceptados para traducir las descripciones de alto nivel del producto en entregables tangibles. El análisis del producto incluye técnicas tales como el desglose del producto, el análisis de sistemas, el análisis de requisitos, la ingeniería de sistemas, la ingeniería del valor y el análisis del valor.

122

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.3.2.3 Generación de Alternativas
La generación de alternativas es una técnica que se utiliza para desarrollar tantas opciones potenciales como sea posible a fin de identificar diferentes enfoques para ejecutar y llevar a cabo el trabajo del proyecto.
Puede utilizarse una variedad de técnicas de gestión, tales como la tormenta de ideas, el pensamiento lateral, el análisis de alternativas, etc.

5.3.2.4 Talleres Facilitados

5

Descrita en la Sección 5.2.2.3. La participación de actores clave con diversas expectativas y/o áreas de experiencia en estas sesiones de trabajo intensivo contribuye a alcanzar un entendimiento multidisciplinario y común de los objetivos del proyecto y de sus límites.

5.3.3 Definir el Alcance: Salidas
5.3.3.1 Enunciado del Alcance del Proyecto
El enunciado del alcance del proyecto es la descripción del alcance, de los entregables principales, de los supuestos y de las restricciones del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto documenta el alcance en su totalidad, incluyendo el alcance del proyecto y del producto. Describe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear esos entregables. También proporciona un conocimiento común del alcance del proyecto entre los interesados en el proyecto. Puede contener exclusiones explícitas del alcance, que pueden ayudar a gestionar las expectativas de los interesados. Permite al equipo del proyecto realizar una planificación más detallada, sirve como guía del trabajo del equipo durante la ejecución y proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes de cambio o de trabajo adicional se encuentran dentro o fuera de los límites del proyecto.
El grado y nivel de detalle con que el enunciado del alcance del proyecto define el trabajo a realizar y el que queda excluido, pueden ayudar a determinar el grado de control que el equipo de dirección del proyecto podrá ejercer sobre el alcance global del proyecto. El enunciado detallado del alcance del proyecto, ya sea directamente o por referencia a otros documentos, incluye los siguientes:
• Descripción del alcance del producto. Esta descripción elabora gradualmente las características del producto, servicio o resultado descrito en el acta de constitución del proyecto y en la documentación de requisitos.
• Criterios de aceptación. Es un conjunto de condiciones que debe cumplirse antes de que se acepten los entregables.
• Entregable. Es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio, único y verificable, que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto. Los entregables también incluyen resultados complementarios, tales como los informes y la documentación de dirección del proyecto. Estos entregables se pueden describir de manera resumida o muy detallada.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

123

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

•  xclusiones del proyecto. Por lo general, identifican lo que está excluido del proyecto. Establecer
E
explícitamente lo que está fuera del alcance del proyecto ayuda a gestionar las expectativas de los interesados. • Restricciones. Son factores limitantes que afectan la ejecución de un proyecto o proceso. Las restricciones identificadas en el enunciado del alcance del proyecto enumeran y describen las restricciones o limitaciones específicas, ya sean internas o externas, asociadas con el alcance del proyecto que afectan la ejecución del mismo, como por ejemplo, un presupuesto predeterminado, o cualquier fecha o hito del cronograma impuesto por el cliente o por la organización ejecutora. Cuando un proyecto se realiza bajo un acuerdo, por lo general las disposiciones contractuales constituyen restricciones. La información relativa a las restricciones puede incluirse en el enunciado del alcance del proyecto o en un registro independiente.
• Supuestos. Son factores del proceso de planificación que se consideran verdaderos, reales o seguros sin pruebas ni demostraciones. También describen el impacto potencial de dichos factores en el caso de que fueran falsos. Como parte del proceso de planificación, los equipos del proyecto a menudo identifican, documentan y validan los supuestos. La información relativa a los supuestos puede incluirse en el enunciado del alcance del proyecto o en un registro independiente.
Aunque el acta de constitución del proyecto y el enunciado del alcance del proyecto en ocasiones se percibe que son redundantes en cierta medida, difieren en el nivel de detalle que contiene cada uno. El acta de constitución del proyecto contiene información de alto nivel, mientras que el enunciado del alcance del proyecto contiene una descripción detallada de los elementos del alcance. Estos elementos se elaboran progresivamente a lo largo del proyecto. La Tabla 5-1 describe algunos de los elementos clave de cada documento.
Tabla 5-1. Elementos del Acta de Constitución del Proyecto y del Enunciado del Alcance del Proyecto
Acta de Constitución del Proyecto
Propósito o justificación del proyecto
Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito relacionados
Requisitos de alto nivel
Descripción de alto nivel del proyecto

Enunciado del Alcance del Proyecto
Descripción del alcance del proyecto (elaborado de manera progresiva) Criterios de aceptación
Entregables del proyecto
Exclusiones del proyecto

Riesgos de alto nivel

Restricciones del proyecto

Resumen del cronograma de hitos

Supuestos del proyecto

Resumen del presupuesto
Lista de interesados
Requisitos para la aprobación del proyecto (qué constituye el éxito, quién lo decide, quién firma la aprobación) Director del proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto

124

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.3.3.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• El registro de interesados,
• La documentación de requisitos, y
• La matriz de trazabilidad de requisitos.

5

5.4 Crear la EDT/WBS
Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. El beneficio clave de este proceso es que proporciona una visión estructurada de lo que se debe entregar. El Gráfico 5-9 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 5-10 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan de gestión del alcance del proyecto
.2 Enunciado del alcance del proyecto
.3 Documentación de requisitos .4 Factores ambientales de la empresa
.5 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1 Descomposición
.2 Juicio de expertos

Salidas
.1 Línea base del alcance
.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto

Gráfico 5-9. Crear la EDT/WBS: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

125

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Gestión del Alcance del Proyecto
5.1
Planificar la Gestión del Alcance

5.2
Recopilar
Requisitos

5.3
Definir el
Alcance

• Documentación de requisitos

Empresa/
Organización

• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos de la organización

Documentos del Proyecto

• Plan de gestión del alcance

• Enunciado del alcance del proyecto

5.4
Crear la
EDT/WBS

• Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Línea base del alcance

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
6.2
Definir las
Actividades

7.2
Estimar
los Costos
7.3
Determinar el Presupuesto

5.5
Validar el
Alcance

11.2
Identificar
los Riesgos
11.3
Realizar el Análisis
Cualitativo
de Riesgos

Gráfico 5-10. Diagrama de Flujo de Datos de Crear la EDT/WBS
La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. La EDT/WBS organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en el enunciado del alcance del proyecto aprobado y vigente.
El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentes de la EDT/WBS, denominados paquetes de trabajo. Un paquete de trabajo se puede utilizar para agrupar las actividades donde el trabajo es programado y estimado, seguido y controlado. En el contexto de la EDT/WBS, la palabra trabajo se refiere a los productos o entregables del trabajo que son el resultado de la actividad realizada, y no a la actividad en sí misma. 126

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.4.1 Crear la EDT/WBS: Entradas
5.4.1.1 Plan de Gestión del Alcance
Descrito en la Sección 5.1.3.1. El plan de gestión del alcance especifica cómo crear la EDT/WBS a partir del enunciado detallado del alcance del proyecto y cómo se mantendrá y aprobará la EDT/WBS.

5.4.1.2 Enunciado del Alcance del Proyecto

5

Descrito en la Sección 5.3.3.1. El enunciado del alcance del proyecto describe el trabajo que se realizará y el trabajo que se excluirá. También enumera y describe las restricciones o limitaciones específicas, tanto internas como externas, que pueden afectar la ejecución del proyecto.

5.4.1.3 Documentación de Requisitos
Descrita en la Sección 5.2.3.1. La documentación detallada de requisitos es fundamental para comprender qué se debe producir como resultado del proyecto y qué se debe realizar para entregar el proyecto y sus productos finales.

5.4.1.4 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los estándares de EDT/WBS específicos de la industria, pertinentes a la naturaleza del proyecto, pueden servir como fuentes de referencia externa para la creación de la EDT/WBS.
Los proyectos de ingeniería, por ejemplo, pueden consultar ISO/IEC 15288 acerca de Ingeniería de Sistemas –
Procesos del Ciclo de Vida del Sistema [6], para crear una EDT/WBS para un proyecto nuevo.

5.4.1.5 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos del proceso organizacional que pueden influenciar el proceso
Crear la EDT/WBS incluyen, entre otros:
• Las políticas, procedimientos y plantillas de la EDT/WBS;
• Los archivos de proyectos anteriores; y
• Las lecciones aprendidas procedentes de proyectos anteriores.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

127

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.4.2 Crear la EDT/WBS: Herramientas y Técnicas
5.4.2.1 Descomposición
La descomposición es una técnica utilizada para dividir y subdividir el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en partes más pequeñas y manejables. El paquete de trabajo es el trabajo definido en el nivel más bajo de la EDT/WBS para el cual se puede estimar y gestionar el costo y la duración. El nivel de descomposición es a menudo guiado por el grado de control necesario para dirigir el proyecto de manera efectiva. El nivel de detalle para los paquetes de trabajo varía en función del tamaño y la complejidad del proyecto. La descomposición de la totalidad del trabajo del proyecto en paquetes de trabajo generalmente implica las siguientes actividades:
• Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado;
• Estructurar y organizar la EDT/WBS;
• Descomponer los niveles superiores de la EDT/WBS en componentes detallados de nivel inferior;
• Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT/WBS; y
• Verificar que el grado de descomposición de los entregables sea el adecuado.
El Gráfico 5-11 muestra una parte de una EDT/WBS con algunas ramas desglosadas hasta el nivel de los paquetes de trabajo.

5.4.2.2 Juicio de Expertos
A menudo se utiliza el juicio de expertos para analizar la información necesaria para descomponer los entregables del proyecto en componentes más pequeños a fin de crear una EDT/WBS eficaz. Dicho juicio y experiencia se aplican a los detalles técnicos del alcance del proyecto y se utilizan para conciliar las diferencias de opinión sobre cómo desglosar el alcance global del proyecto de la mejor manera posible. Cualquier grupo o individuo con capacitación, conocimientos o experiencia relevantes en proyectos o áreas de negocio similares puede proporcionar este nivel de experiencia. También se puede acceder al juicio de expertos a través de plantillas predefinidas que proporcionan orientación sobre cómo desglosar los entregables comunes de manera efectiva. Dichas plantillas pueden ser específicas de la industria o disciplina o pueden provenir de la experiencia adquirida en proyectos similares. El director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, determina la descomposición final del alcance del proyecto en los paquetes de trabajo específicos que se utilizarán para gestionar el trabajo del proyecto de manera eficaz.

128

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

1.0
Proyecto de Sistema de Gestión del Valor

1.1
Evaluación
de Necesidades

1.1.1
Auditoría del
Sistema Actual

1.1.2
Especificación
de Requisitos

1.2
Desarrollo
de Estándares

1.1.3
Desarrollo de
Alternativas

1.3
Ingeniería
de Sistemas

1.4
Dirección
de Proyectos

1.1.4
Desarrollo de Requisitos del Sistema

1.1.1.1
Identificación
de Componentes

1.1.2.1
Evaluación
de Brechas

1.1.3.1
Identificación
de Alternativas

1.1.1.2
Análisis de
Componentes

1.1.2.2
Requirements
Changes Identification

5

1.1.3.2
Análisis de
Alternativas

La EDT/WBS se presenta sólo con fines ilustrativos. No se pretende representar el alcance completo de un proyecto específico, ni dar a entender que es la única manera de organizar una EDT/WBS para este tipo de proyecto.

Gráfico 5-11. Ejemplo de una EDT/WBS desglosada hasta el nivel de Paquetes de Trabajo
La estructura de EDT/WBS se puede crear a través de varios enfoques. Entre los métodos más habituales se cuentan el enfoque descendente, el uso de guías específicas de la organización y el uso de plantillas de la
EDT/WBS. Durante la integración de componentes de nivel inferior puede utilizarse un enfoque ascendente. La estructura de la EDT/WBS se puede representar de diferentes maneras, tales como:
•  tilizando las fases del ciclo de vida del proyecto como segundo nivel de descomposición, con los
U
entregables del producto y del proyecto insertados en el tercer nivel, como se ilustra en el Gráfico
5-12;
•  tilizando los entregables principales como segundo nivel de descomposición, como se muestra en
U
el Gráfico 5-13; e
• 
Incorporando componentes de nivel inferior que pueden desarrollar organizaciones externas al equipo del proyecto, como por ejemplo trabajo contratado. Así, el proveedor desarrollará la EDT/WBS para el contrato como parte del trabajo contratado.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

129

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Software
Versión 5.0

Dirección del Proyecto

Requisitos del Producto

Diseño
Detallado

Integración y Pruebas

Construcción

Planificación

Software

Software

Software

Software

Reuniones

Documentación del Usuario

Documentación del Usuario

Documentación del Usuario

Documentación del Usuario

Administración

Materiales del
Programa de
Capacitación

Materiales del
Programa de
Capacitación

Materiales del
Programa de
Capacitación

Materiales del
Programa de
Capacitación

La EDT/WBS se presenta sólo con fines ilustrativos. No se pretende representar el alcance completo de un proyecto específico, ni dar a entender que es la única manera de organizar una EDT / WBS para este tipo de proyecto.

Gráfico 5-12. Ejemplo de una EDT/WBS organizada por Fases
Sistema de
Aeronave

Dirección del Proyecto

Capacitación

Datos

Vehículo
Aéreo

Equipo de Apoyo

Instalaciones

Prueba y Evaluación

Gestión de Ingeniería de Sistemas

Capacitación sobre el Equipo

Pedidos
Técnicos

Equipo de Apoyo a Nivel de la Organización

Edificios
Principales

Maquetas

Actividades de Apoyo a la
Dirección
de Proyectos

Capacitación sobre las
Instalaciones

Datos de
Ingeniería

Equipo de
Apoyo a Nivel
Intermedio

Instalaciones de
Mantenimiento

Prueba
Operativa

Capacitación sobre los
Servicios

Datos de Gestión

Equipo de Apoyo a Nivel de Almacén

Prueba de Desarrollo

Prueba

Fuselaje

Motor

Sistema de
Comunicación

Sistema de
Navegación

Sistema de Control de Disparo

La EDT/WBS se presenta sólo con fines ilustrativos. No se pretende representar el alcance completo de un proyecto específico, ni dar a entender que es la única manera de organizar una EDT/WBS para este tipo de proyecto.

Gráfico 5-13. Ejemplo de una EDT/WBS basada en los Entregables Principales

130

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

La descomposición de los componentes del nivel superior de la EDT/WBS requiere subdividir el trabajo para cada uno de los entregables o componentes de nivel inferior en sus elementos más fundamentales, hasta el nivel en que los componentes de la EDT/WBS representen productos, servicios o resultados verificables.
La EDT/WBS se puede estructurar como un esquema, como un organigrama, o mediante otro método que represente un desglose jerárquico. La verificación de la exactitud de la descomposición requiere determinar que efectivamente los componentes de nivel inferior de la EDT/WBS sean los necesarios y suficientes para completar los entregables de alto nivel correspondientes. Cada entregable específico puede tener diferentes niveles de descomposición. Para llegar al nivel del paquete de trabajo, en el caso de algunos entregables sólo se necesitará descomponer el trabajo hasta el siguiente nivel, mientras que en otros casos será necesario añadir niveles adicionales de descomposición. Conforme se descompone el trabajo en niveles de mayor detalle, mejora la capacidad de planificar, gestionar y controlar el trabajo. Sin embargo, una descomposición excesiva puede ocasionar un esfuerzo de gestión improductivo, un uso ineficiente de recursos, una disminución de la eficiencia en la realización del trabajo y una dificultad para agregar datos en diferentes niveles de la EDT/WBS.

5

En el caso de entregables o componentes cuya realización se sitúe en un futuro lejano, es posible que no pueda realizarse la descomposición. Por lo general el equipo de dirección del proyecto espera hasta alcanzar un acuerdo en relación con el entregable o componente, para poder desarrollar los detalles de la EDT/WBS.
Esta técnica se denomina a veces planificación gradual.
La EDT/WBS representa todo el trabajo necesario para realizar el producto y el proyecto, e incluye el trabajo de dirección del proyecto. El total del trabajo correspondiente a los niveles inferiores debería corresponder al acumulado para los niveles superiores, de modo que no se omita nada y que no se efectúe ningún trabajo extra.
Esto se denomina en ocasiones la regla del 100%.
Para obtener información específica sobre la EDT/WBS, consulte la publicación titulada Practice Standard for Work Breakdown Structures – Second Edition [7] (en inglés). Este estándar contiene ejemplos de plantillas para la EDT/WBS, específicas por industria, que se pueden adaptar a proyectos específicos en una determinada área de aplicación.

5.4. 3 Crear la EDT/WBS: Salidas
5.4.3.1 Línea Base del Alcance
La línea base del alcance es la versión aprobada de un enunciado del alcance, estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) y su diccionario de la EDT/WBS asociado, que sólo se puede modificar a través de procedimientos formales de control de cambios y que se utiliza como base de comparación. Es un componente del plan para la dirección del proyecto. Los componentes de la línea base del alcance incluyen:
•  nunciado del alcance del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto incluye la descripción
E
del alcance, los entregables principales, los supuestos y las restricciones del proyecto.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

131

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

• EDT/WBS. La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.
Cada nivel descendente de la EDT/WBS representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. La EDT/WBS se finaliza una vez que se asigna cada uno de los paquetes de trabajo a una cuenta de control y se establece un identificador único de código de cuenta para ese paquete de trabajo. Estos identificadores proporcionan una estructura para la consolidación jerárquica de los costos, del cronograma y de la información sobre los recursos. Una cuenta de control es un punto de control de gestión en que se integran el alcance, el presupuesto, el costo real y el cronograma y se comparan con el valor ganado para la medición del desempeño. Las cuentas de control se ubican en puntos de gestión seleccionados dentro de la EDT/WBS. Cada cuenta de control puede incluir uno o más paquetes de trabajo, pero cada paquete de trabajo debería estar asociado a una única cuenta de control. Una cuenta de control puede incluir uno o más paquetes de planificación. Un paquete de planificación es un componente de la estructura de desglose del trabajo bajo la cuenta de control con un contenido de trabajo conocido pero sin actividades detalladas en el cronograma.
•  iccionario de la EDT/WBS. El diccionario de la EDT/WBS es un documento que proporciona
D
información detallada sobre los entregables, actividades y programación de cada uno de los componentes de la EDT/WBS. El diccionario de la EDT/WBS es un documento de apoyo a la EDT/
WBS. La información del diccionario de la EDT/WBS puede incluir, entre otros:
○○ El identificador del código de cuenta,
○○ La descripción del trabajo,
○○ Los supuestos y restricciones,
○○ La organización responsable,
○○ Los hitos del cronograma,
○○ Las actividades asociadas del cronograma,
○○ Los recursos necesarios,
○○ Las estimaciones de costos,
○○ Los requisitos de calidad,
○○ Los criterios de aceptación,
○○ Las referencias técnicas, y
○○ La información sobre acuerdos.

5.4.3.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros, la documentación de los requisitos, que puede requerir actualización para incluir los cambios aprobados. En caso de que se generen solicitudes de cambio aprobadas a raíz del proceso Crear la EDT/WBS, es posible que sea necesario actualizar la documentación de requisitos para incorporar los cambios aprobados.

132

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.5 Validar el Alcance
Validar el Alcance es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. El beneficio clave de este proceso es que aporta objetividad al proceso de aceptación y aumenta las posibilidades de que el producto, servicio o resultado final sea aceptado mediante la validación de cada entregable individual. El Gráfico 5-14 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso.
El Gráfico 5-15 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas

Herramientas y Técnicas

.1 Plan para la dirección del proyecto
.2 Documentación de requisitos
.3 Matriz de trazabilidad de requisitos
.4 Entregables verificados
.5 Datos de desempeño del trabajo

5

Salidas
.1 Entregables aceptados
.2 Solicitudes de cambio
.3 Información de desempeño del trabajo
.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto

.1 Inspección
.2 Técnicas grupales de toma de decisiones

Gráfico 5-14. Validar el Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Gestión del Alcance del Proyecto
5.2
Recopilar
Requisitos

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de requisitos
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Plan para la dirección del proyecto

4.3
Dirigir y Gestionar
• Project el Trabajo charter del Proyecto

• Datos de desempeño del trabajo
• Entregables verificados 8.3
Controlar
la Calidad

5.5
Validar
el Alcance

• Información de desempeño del trabajo
• Solicitudes de cambio

• Entregables aceptados

Documentos del Proyecto

4.4
Monitorear
y Controlar el
Trabajo del Proyecto
4.5
Realizar el
Control Integrado de Cambios
4.6
Cerrar el Proyecto o Fase

Gráfico 5-15. Diagrama de Flujo de Datos de Validar el Alcance

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

133

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Los entregables verificados obtenidos del proceso Controlar la Calidad se revisan con el cliente o con el patrocinador para asegurarse que se han completado satisfactoriamente y que han recibido su aceptación formal. En este proceso, las salidas obtenidas como resultado de los procesos de Planificación en el Área de
Conocimiento de Gestión del Alcance del Proyecto, tales como la documentación de requisitos o la línea base del alcance, así como los datos de desempeño del trabajo obtenidos de los procesos de Ejecución en otras
Áreas de Conocimiento, constituyen la base para realizar la validación y la aceptación final.
El proceso Validar el Alcance difiere del proceso Controlar la Calidad en que el primero se ocupa principalmente de la aceptación de los entregables, mientras que el control de calidad se ocupa fundamentalmente de corroborar la corrección de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los mismos. Por lo general, el proceso Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso Validar el Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo.

5.5.1 Validar el Alcance: Entradas
5.5.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Descrito en la Sección 4.2.3.1. El plan para la dirección del proyecto contiene el plan de gestión del alcance y la línea base del alcance. Como se describe en la Sección 5.1.3.1, el plan de gestión del alcance especifica la forma en que se obtendrá la aceptación formal de los entregables completados del proyecto. La línea base del alcance (Sección 5.4.3.1) incluye la versión aprobada de un enunciado del alcance, estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS), y su diccionario de la EDT/WBS asociado, que sólo se pueden modificar a través de procedimientos formales de control de cambios y que se utiliza como base de comparación.

5.5.1.2 Documentación de Requisitos
Descrita en la Sección 5.2.3.1. La documentación de requisitos enumera todos los requisitos del proyecto, del producto y de otra índole para el proyecto y el producto, junto con sus criterios de aceptación.

5.5.1.3 Matriz de Trazabilidad de Requisitos
Descrita en la Sección 5.2.3.2. La matriz de trazabilidad de requisitos vincula los requisitos con su origen y realiza su seguimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

134

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.5.1.4 Entregables Verificados
Descritos en la Sección 8.3.3.3. Los entregables verificados son entregables del proyecto que se han completado y verificado en términos de corrección a través del proceso Controlar la Calidad.

5.5.1.5 Datos de Desempeño del Trabajo
Descritos en la Sección 4.3.3.2. Los datos de desempeño del trabajo pueden incluir el grado de cumplimiento con los requisitos, el número de no conformidades, la gravedad de las no conformidades, o el número de ciclos de validación realizados en un período de tiempo determinado.

5

5.5.2 Validar el Alcance: Herramientas y Técnicas
5.5.2.1 Inspección
La inspección incluye actividades tales como medir, examinar y validar para determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptación del producto. Las inspecciones se denominan también, revisiones, revisiones del producto, auditorías y revisiones generales. En algunas áreas de aplicación, estos diferentes términos tienen significados singulares y específicos.

5.5.2.2 Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
Descrita en la Sección 5.2.2.5. Estas técnicas se utilizan para llegar a una conclusión cuando la validación es realizada por el equipo del proyecto y otros interesados.

5.5. 3 Validar el Alcance: Salidas
5.5.3.1 Entregables Aceptados
Los entregables que cumplen con los criterios de aceptación son formalmente firmados y aprobados por el cliente o el patrocinador. La documentación formal recibida del cliente o del patrocinador que reconoce la aceptación formal de los entregables del proyecto por parte de los interesados es transferida al proceso Cerrar el Proyecto o Fase (Sección 4.6).

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

135

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.5.3.2 Solicitudes de Cambio
Los entregables completados que no han sido aceptados formalmente se documentan junto con las razones por las cuales no fueron aceptados. Esos entregables podrían requerir una solicitud de cambio para la reparación de defectos. Las solicitudes de cambio se procesan para su revisión y tratamiento por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios (Sección 4.5).

5.5.3.3 Información de Desempeño del Trabajo
La información de desempeño del trabajo incluye información sobre el avance del proyecto, tal como los entregables iniciados, su avance, los entregables terminados o que han sido aceptados. Esta información se documenta tal como se describe en la Sección 10.3.3.1 y se comunica a los interesados.

5.5.3.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización como resultado del proceso Validar el Alcance incluyen todos aquellos documentos que definen el producto o que informan sobre su estado de terminación.
Los documentos del proyecto verificados pueden requerir aprobación por parte del cliente o patrocinador, en forma de firmas o autorizaciones.

5.6 Controlar el Alcance
Controlar el Alcance es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance. El beneficio clave de este proceso es que permite mantener la línea base del alcance a lo largo del proyecto. El Gráfico 5-16 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 5-17 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto
.2 Documentación de requisitos
.3 Matriz de trazabilidad de requisitos
.4 Datos de desempeño del trabajo
.5 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1 Análisis de variación

Salidas
.1 Información de desempeño del trabajo
.2 Solicitudes de cambio
.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto .4 Actualizaciones a los documentos del proyecto
.5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gráfico 5-16. Controlar el Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

136

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Gestión del Alcance del Proyecto
5.2
Recopilar
Requisitos
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de requisitos

Empresa/
Organización

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Activos de los procesos de la organización

4.2
Desarrollar el Plan
• Project para la Dirección charter del Proyecto

• Plan para la dirección del proyecto
• Información de desempeño del trabajo

4.3
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

5.6
Controlar
el Alcance

• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
• Datos de desempeño del trabajo

• Solicitudes de cambio

Documentos del Proyecto

5

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5
Realizar el Control
Integrado
de Cambios

• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Empresa/
Organización

Gráfico 5-17. Diagrama de Flujo de Datos de Controlar el Alcance
El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios (véase la Sección 4.5). El proceso Controlar el Alcance también se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra con los otros procesos de control. La expansión incontrolada del alcance del producto o del proyecto sin ajustes de tiempo, costo y recursos se denomina corrupción o deformación del alcance. Los cambios son inevitables; por lo tanto, es obligatorio para todo proyecto contar con algún tipo de proceso de control de cambios.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

137

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.6.1 Controlar el Alcance: Entradas
5.6.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Descrito en la Sección 4.2.3.1. Para controlar el alcance se utiliza la siguiente información del plan para la dirección del proyecto:
•  ínea base del alcance. La línea base del alcance se compara con los resultados reales para
L
determinar si es necesario implementar un cambio, una acción preventiva o una acción correctiva.
•  lan de gestión del alcance del proyecto. Las secciones del plan de gestión del alcance del
P
proyecto describen la manera en que se realizará el monitoreo y el control del alcance del proyecto.
•  lan de gestión de cambios. El plan de gestión de los cambios define el proceso para gestionar los
P
cambios en el proyecto.
•  lan de gestión de la configuración. El plan de gestión de la configuración define los elementos
P
que son configurables, los que requieren un control formal de cambios, y el proceso para controlar los cambios de estos elementos.
•  lan de gestión de los requisitos. Este plan es un componente del plan para la dirección del
P
proyecto y describe cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos del proyecto.

5.6.1.2 Documentación de Requisitos
Descrita en la Sección 5.2.3.1. Los requisitos deberían ser claros (medibles y comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables para los interesados clave. Los requisitos bien documentados facilitan la detección de cualquier desviación en el alcance acordado para el proyecto o producto.

5.6.1.3 Matriz de Trazabilidad de Requisitos
Descrita en la Sección 5.2.3.2. La matriz de trazabilidad de requisitos ayuda a detectar el impacto de cualquier cambio o desviación de la línea base del alcance sobre los objetivos del proyecto.

138

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.6.1.4 Datos de Desempeño del Trabajo
Descritos en la Sección 4.3.3.2. Los datos de desempeño del trabajo pueden incluir el número de solicitudes de cambio recibidas, el número de solicitudes aceptadas o el número de entregables que se han completado, etc.

5.6.1.5 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Controlar el Alcance incluyen, entre otros:

5

•  as políticas, procedimientos y guías existentes, formales e informales, relacionados con el control
L
del alcance; y
• Los métodos de monitoreo y comunicación y las plantillas que se utilizarán.

5.6.2 Controlar el Alcance: Herramientas y Técnicas
5.6.2.1 Análisis de Variación
El análisis de variación es una técnica para determinar la causa y el grado de la diferencia entre la línea base y el desempeño real. Las medidas del desempeño del proyecto se utilizan para evaluar la magnitud de la desviación con respecto a la línea base original del alcance. Los aspectos importantes del control del alcance del proyecto incluyen determinar la causa y el grado de desviación con relación a la línea base del alcance
(Sección 5.4.3.1) y decidir si es necesario efectuar acciones correctivas o preventivas.

5.6.3 Controlar el Alcance: Salidas
5.6.3.1 Información de Desempeño del Trabajo
La información de desempeño del trabajo producida incluye correlaciones y contexto sobre el desempeño del alcance del proyecto en comparación con la línea base del alcance. Puede incluir las categorías de los cambios recibidos, las variaciones del alcance identificadas y sus causas, el impacto de éstas en el cronograma o en el costo, y el pronóstico del desempeño futuro del alcance. Esta información proporciona una base para tomar decisiones relativas al alcance.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

139

5 - GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.6.3.2 Solicitudes de Cambio
El análisis del desempeño del alcance puede dar lugar a una solicitud de cambio de la línea base del alcance o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto. Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones preventivas o correctivas, reparación de defectos o solicitudes de mejora. Las solicitudes de cambio se procesan para su revisión y tratamiento de acuerdo con el proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios (Sección 4.5).

5.6.3.3 Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto
Las actualizaciones del plan para la dirección del proyecto pueden incluir, entre otras:
•  ctualizaciones a la Línea Base del Alcance. Si las solicitudes de cambio aprobadas afectan al
A
alcance del proyecto, será necesario revisar y volver a emitir el enunciado del alcance, la EDT/WBS y el diccionario de la EDT/WBS, para reflejar los cambios aprobados a través del proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios.
•  ctualizaciones a Otras Líneas Base. Si las solicitudes de cambio aprobadas afectan al proyecto
A
más allá del alcance del mismo, será necesario revisar y volver a emitir las correspondientes líneas base de costo y del cronograma para reflejar los cambios aprobados.

5.6.3.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• La documentación de requisitos, y
• La matriz de trazabilidad de requisitos.

5.6.3.5 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización, incluyen, entre otros:
• Las causas de las desviaciones;
• Las acciones correctivas seleccionadas y las razones de su selección, y
• Otros tipos de lecciones aprendidas desde el control del alcance del proyecto.

140

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6
GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO
La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para gestionar la terminación en plazo del proyecto.
El Gráfico 6-1 proporciona una descripción general de los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto, a saber:

6

6.1  lanificar la Gestión del Cronograma: Proceso por medio del cual se establecen las políticas,
P
los procedimientos y la documentación para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.
6.2  efinir las Actividades: Proceso de identificar y documentar las acciones específicas que se
D
deben realizar para generar los entregables del proyecto.
6.3  ecuenciar las Actividades: Proceso de identificar y documentar las relaciones existentes entre
S
las actividades del proyecto.
6.4  stimar los Recursos de las Actividades: Proceso de estimar el tipo y las cantidades de
E
materiales, recursos humanos, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada una de las actividades. 6.5  stimar la Duración de las Actividades: Proceso de estimar la cantidad de períodos de trabajo
E
necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados.
6.6 Desarrollar el Cronograma: Proceso de analizar secuencias de actividades, duraciones, requisitos de recursos y restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto.
6.7  ontrolar el Cronograma: Proceso de monitorear el estado de las actividades del proyecto para
C
actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios a la línea base del cronograma a fin de cumplir con el plan.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

141

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Estos procesos se relacionan entre sí y con procesos de otras Áreas de Conocimiento, como se describe en la Sección 3 y en el Anexo A1.
Para distinguir entre la presentación del cronograma del proyecto (cronograma) y los datos del cronograma
(Sección 6.6. 3.3) y los cálculos que conducen al cronograma del proyecto (Sección 6.6.3.2) es útil referirse a la herramienta de programación, una vez alimentada con los datos del proyecto, como el modelo de programación.
Un modelo de programación es una representación del plan para ejecutar las actividades del proyecto que incluye duraciones, dependencias y demás información de planificación, y que se utiliza, junto con otros objetos de programación, para generar cronogramas del proyecto. Véase Practice Standard for Scheduling [8]
(en inglés) para obtener información específica sobre el modelo de programación.
En algunos proyectos, especialmente los de menor alcance, la definición de las actividades, su secuenciación, la estimación de sus recursos y de su duración, así como el desarrollo del modelo de programación, son procesos tan estrechamente vinculados que se ven como un único proceso susceptible de ser realizado por una sola persona en un período de tiempo relativamente corto. Estos procesos se presentan aquí como elementos diferenciados porque las herramientas y técnicas requeridas para cada uno de ellos son diferentes.
Los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se documentan en el plan de gestión del cronograma. El plan de gestión del cronograma es un plan secundario de, y está integrado con, el plan para la dirección del proyecto a través del proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto (Sección 4.2). El plan para la gestión del cronograma identifica un método de programación y una herramienta de programación (Gráfico 6-2), y establece el formato y los criterios para desarrollar y controlar el cronograma del proyecto. El método de programación elegido definirá el marco y los algoritmos que se utilizarán en la herramienta de programación para crear el modelo de programación. Entre los métodos más conocidos, se encuentran el método del camino crítico (CPM) y el de la cadena crítica (CCM).
El desarrollo del cronograma del proyecto, con la ayuda de la herramienta de programación, utiliza las salidas de los procesos para definir y secuenciar actividades, estimar los recursos necesarios para desarrollarlas y las duraciones de las mismas, y así generar el modelo de programación. El cronograma finalizado y aprobado constituye la línea base que se utilizará en el proceso Controlar el Cronograma (Sección 6.7). Conforme se van ejecutando las actividades del proyecto, la mayor parte del esfuerzo en el Área de Conocimiento de la Gestión del Tiempo del Proyecto se empleará en el proceso Controlar el Cronograma, para asegurar que el trabajo del proyecto se complete puntualmente. El Gráfico 6-2 proporciona una descripción general de la programación, que muestra las interacciones que se dan entre método de programación, herramienta de programación y salidas de los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto para generar un cronograma del proyecto.

142

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Descripción General de la Gestión del Tiempo del Proyecto

6.1 Planificar la Gestión del Cronograma
.1 Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Acta de constitución del proyecto .3 Factores ambientales de la empresa
.4 Activos de los procesos de la organización
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas analíticas
.3 Reuniones
.3 Salidas
.1 Plan de gestión del cronograma 6.5 Estimar la Duración de las Actividades
.1 Entradas
.1 Plan de gestión del cronograma .2 Lista de actividades
.3 Atributos de las actividades
.4 Recursos requeridos para las actividades
.5 Calendarios de recursos
.6 Enunciado del alcance del proyecto .7 Registro de riesgos
.8 Estructura de desglose de recursos
.9 Factores ambientales de la empresa
.10 Activos de los procesos de la organización
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Estimación análoga
.3 Estimación paramétrica
.4 Estimación por tres valores
.5 Técnicas grupales de toma de decisiones
.6 Análisis de reservas
.3 Salidas
.1 Estimación de la duración de las actividades
.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto

6.2 Definir las Actividades
.1 Entradas
.1 Plan de gestión del cronograma .2 Línea base del alcance
.3 Factores ambientales de la empresa
.4 Activos de los procesos de la organización
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Descomposición
.2 Planificación gradual
.3 Juicio de expertos
.3 Salidas
.1 Lista de actividades
.2 Atributos de las actividades
.3 Lista de hitos

6.6 Desarrollar el Cronograma
.1 Entradas
.1 Plan de gestión del cronograma .2 Lista de actividades
.3 Atributos de las actividades
.4 Diagramas de red del cronograma del proyecto
.5 Recursos requeridos para las actividades
.6 Calendarios de recursos
.7 Estimación de la duración de las actividades
.8 Enunciado del alcance del proyecto .9 Registro de riesgos
.10 Asignaciones de personal al proyecto
.11 Estructura de desglose de recursos .12 Factores ambientales de la empresa .13 Activos de los procesos de la organización
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Análisis de la red del cronograma .2 Método de la ruta crítica
.3 Método de la cadena crítica
.4 Técnicas de optimización de recursos
.5 Técnicas de modelado
.6 Adelantos y retrasos
.7 Compresión del cronograma .8 Herramienta de programación
.3 Salidas
.1 Línea base del cronograma
.2 Cronograma del proyecto
.3 Datos del cronograma
.4 Calendarios del proyecto
.5 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
.6 Actualizaciones a los documentos del proyecto

6.3 Secuenciar las Actividades

6.4 Estimar los Recursos de las Actividades

.1 Entradas
.1 Plan de gestión del cronograma .2 Lista de actividades
.3 Atributos de las actividades
.4 Lista de hitos
.5 Enunciado del alcance del proyecto .6 Factores ambientales de la empresa
.7 Activos de los procesos de la organización
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Método de diagramación por precedencia (PDM)
.2 Determinación de las dependencias .3 Adelantos y Retrasos
.3 Salidas
.1 Diagramas de red del cronograma del proyecto
.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto

.1 Entradas
.1 Plan de gestión del cronograma .2 Lista de actividades
.3 Atributos de las actividades
.4 Calendarios de recursos
.5 Registro de riesgos
.6 Estimación de costos de las actividades
.7 Factores ambientales de la empresa
.8 Activos de los procesos de la organización
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Análisis de alternativas
.3 Datos publicados de estimaciones .4 Estimación ascendente
.5 Software de gestión de proyectos .3 Salidas
.1 Recursos requeridos para las actividades
.2 Estructura de desglose de recursos 3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

6.7 Controlar el Cronograma
.1 Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Cronograma del proyecto
.3 Datos de desempeño del trabajo .4 Calendarios del proyecto
.5 Datos del cronograma
.6 Activos de los procesos de la organización
.2 Herramientas y Técnicas
.1 Revisiones del desempeño
.2 Software de gestión de proyectos .3 Técnicas de optimización de recursos
.4 Técnicas de modelado
.5 Adelantos y retrasos
.6 Compresión del cronograma .7 Herramienta de programación .3 Salidas
.1 Información de desempeño del trabajo
.2 Pronóstico del cronograma
.3 Solicitudes de cambio
.4 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
.5 Actualizaciones a los documentos del proyecto
.6 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

6

Gráfico 6-1. Descripción General de la Gestión del Tiempo del Proyecto

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

143

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Datos Específicos del
Proyecto (p.ej., EDT/WBS, actividades, recursos, duraciones, dependencias, restricciones, calendarios, retrasos de hitos, etc.)

Método de
Programación

Herramienta
Modelo
de de Programación Programación

Por ejemplo,
CPM

Información del Proyecto

Genera

Salida

Cronograma del Proyecto

Ejemplos de Representaciones del Cronograma del Proyecto

Diagrama de Red
Lista
de Actividades

Diagrama de Barras

Gráfico 6-2. Descripción General de la Programación

144

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.1 Planificar la Gestión del Cronograma
Planificar la Gestión del Cronograma es el proceso de establecer las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionará el cronograma del proyecto a lo largo del mismo. El Gráfico 6-3 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 6-4 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Acta de constitución del proyecto .3 Factores ambientales de la empresa
.4 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas

Salidas

6

.1 Plan de gestión del cronograma .1 Juicio de expertos
.2 Técnicas analíticas
.3 Reuniones

Gráfico 6-3. Planificar la Gestión del Cronograma: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

4.1
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Gestión del Tiempo del Proyecto

• Acta de constitución del proyecto
• Plan para la dirección del proyecto 4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos de la organización

11.2
Identificar
los Riesgos

6.1
Planificar
la Gestión del Cronograma
• Plan de gestión del cronograma

6.2
Definir
las Actividades

6.4
Estimar
los Recursos de las Actividades

6.3
Secuenciar
las Actividades

11.4
Realizar el Análisis
Cuantitativo
de Riesgos

6.5
Estimar
la Duración
• Change log de las Actividades

Empresa/
Organización

6.6
Desarrollar
el Cronograma

Gráfico 6-4. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestión del Cronograma

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

145

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

El plan de gestión del cronograma es un componente del plan para la dirección del proyecto. Según las necesidades del proyecto, el plan de gestión del cronograma puede ser formal o informal, de carácter detallado o más general, e incluye los umbrales de control apropiados. El plan de gestión del cronograma define la forma en que se informará sobre las contingencias relativas al cronograma y la forma en que se evaluarán las mismas. El plan de gestión del cronograma puede ser actualizado para reflejar cualquier cambio en la manera de gestionar el cronograma. Como se menciona en la Sección 6.1.3.1, el plan de gestión del cronograma constituye una entrada fundamental del proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto. 3.1.

6.1.1 Planificar la Gestión del Cronograma: Entradas
6.1.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Descrito en la Sección 4.2.3.1. La información del plan para la dirección del proyecto que se utiliza para el desarrollo del plan de gestión del cronograma incluye, entre otra:
•  ínea base del alcance. La línea base del alcance incluye detalles del enunciado del alcance
L
del proyecto y de la estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) que se utilizan para definir las actividades, estimar la duración y gestionar el cronograma; y
• Otra información. Para el desarrollo del cronograma se utilizan asimismo otras decisiones del plan para la dirección del proyecto relacionadas con el cronograma, tales como decisiones de costos, riesgo y comunicaciones.

6.1.1.2 Acta de Constitución del Proyecto
Descrita en la Sección 4.1.3.1. El acta de constitución del proyecto define el resumen del cronograma de hitos y los requisitos de aprobación del proyecto que influirán en la gestión del cronograma del mismo.

6.1.1.3 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que influyen en el proceso Planificar la Gestión del Cronograma incluyen, entre otros:
• La cultura y la estructura de la organización, que pueden ambas influir en la gestión del cronograma;
• La disponibilidad de recursos y habilidades, que pueden influir sobre la planificación del cronograma;
•  l software de gestión de proyectos, que proporciona la herramienta de programación y diferentes
E
alternativas para gestionar el cronograma;
• nformación comercial de dominio público, tal como información sobre productividad de los recursos,
I
que a menudo se encuentra disponible en bases de datos comerciales que realizan ese seguimiento; y
• Los sistemas de autorización de trabajos de la organización.

146

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.1.1.4 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que influyen en el proceso
Planificar la Gestión del Cronograma incluyen, entre otros:
• Las herramientas de monitoreo e información que se van a utilizar;
• La información histórica;
• Las herramientas de control del cronograma;
• Las políticas, procedimientos y guías existentes, tanto formales como informales;
• Las plantillas;

6

• Las guías para el cierre del proyecto;
• Los procedimientos de control de cambios; y
•  os procedimientos de control de riesgos, incluidas las categorías de riesgos, las definiciones de la
L
probabilidad y el impacto y la matriz de probabilidad e impacto.

6.1.2 Planificar la Gestión del Cronograma: Herramientas y Técnicas
6.1.2.1 Juicio de Expertos
Sobre la base de la información histórica, el juicio de expertos aporta una perspectiva valiosa sobre el entorno, así como información de proyectos similares realizados con anterioridad. El juicio de expertos también puede orientar sobre la conveniencia o no de combinar métodos de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.
En el momento de desarrollar el plan de gestión del cronograma, debería utilizarse algún tipo de juicio, sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, en un área de conocimiento, en una disciplina, en una industria, etc., según corresponda para la actividad que se esté llevando a cabo, a la hora de desarrollar el plan de gestión del cronograma.

6.1.2.2 Técnicas Analíticas
El proceso Planificar la Gestión del Cronograma puede involucrar la selección de opciones estratégicas para la estimación y la programación del proyecto, tales como: metodología de programación, herramientas y técnicas de programación, enfoques de estimación, formatos y software de gestión de proyectos. El plan de gestión del cronograma puede asimismo precisar formas de ejecución rápida o intensificación (Sección
6.6.2.7) el cronograma del proyecto, como por ejemplo realizar trabajos en paralelo. Estas decisiones, al igual que otras decisiones relativas al cronograma que afectan al proyecto, son susceptibles de afectar asimismo a los riesgos del proyecto.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

147

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Las políticas y los procedimientos de la organización pueden influir sobre las técnicas de programación que se utilicen en estas decisiones. Las técnicas pueden incluir, entre otras, la planificación gradual (Sección
6.2.2.2), adelantos y retrasos (Sección 6.3.2.3), análisis de alternativas (Sección 6.4.2.2), y métodos de revisión del desempeño del cronograma (Sección 6.7.2.1).

6.1.2.3 Reuniones
Los equipos de proyecto pueden celebrar reuniones de planificación para desarrollar el plan de gestión del cronograma. Entre los participantes en estas reuniones se puede incluir al director del proyecto, al patrocinador del proyecto, determinados miembros del equipo del proyecto, determinados interesados, personas que ostenten responsabilidades de planificación o ejecución del cronograma y cualesquiera otras, según las necesidades.

6.1.3 Planificar la Gestión del Cronograma: Salidas
6.1.3.1 Plan de Gestión del Cronograma
Un componente del plan para la dirección del proyecto que establece los criterios y las actividades a llevar a cabo para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma. Según las necesidades del proyecto, el plan de gestión del cronograma puede ser formal o informal, de carácter detallado o más general, e incluye los umbrales de control apropiados.
Por ejemplo, el plan de gestión del cronograma puede establecer lo siguiente:
•  esarrollo del modelo de programación del proyecto. Se especifican la metodología y la
D
herramienta de programación a utilizar en el desarrollo del modelo de programación.
• Nivel de exactitud. Se especifica el rango aceptable que se utilizará para hacer estimaciones realistas sobre la duración de las actividades y que puede contemplar una cantidad para contingencias.
• Unidades de medida. Se definen, para cada uno de los recursos, todas las unidades que se utilizarán en las mediciones (tales como las horas, días o semanas de trabajo del personal para medidas de tiempo, o metros, litros, toneladas, kilómetros o yardas cúbicas para medidas de cantidades).
•  nlaces con los procedimientos de la organización. La EDT/WBS (véase Sección 5.4) establece
E
el marco para el plan de gestión del cronograma y proporciona coherencia con las estimaciones y cronogramas resultantes.
•  antenimiento del modelo de programación del proyecto. Se define el proceso que se utilizará
M
para actualizar el estado y registrar el avance del proyecto en el modelo de programación a lo largo de la ejecución del mismo.
• Umbrales de control. Se pueden especificar umbrales de variación para el monitoreo del desempeño del cronograma, que establezcan una variación permitida, previamente acordada, antes de que sea necesario tomar una acción. Los umbrales se expresan habitualmente como un porcentaje de desviación con respecto a los parámetros establecidos en la línea base del plan.

148

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

•  eglas para la medición del desempeño. Se establecen reglas para la medición del desempeño,
R
tales como la gestión del valor ganado (EVM) u otras reglas de mediciones físicas. El plan de gestión del cronograma podría especificar por ejemplo:
○○ Reglas para establecer el porcentaje completado,
○○ Cuenta de control en que se medirán la gestión del avance y del cronograma,
○○  écnicas que se utilizarán para medir el valor ganado (p.ej., líneas base, fórmula fija,
T
porcentaje completado, etc.). (Véase Practice Standard for Earned Value Management [9]
(en inglés) para más información),
○○  edidas del desempeño del cronograma, tales como la variación del cronograma (SV) y el
M
índice de desempeño del cronograma (SPI), que se utilizan para evaluar la magnitud de la variación con respecto a la línea base original del cronograma.

6

•  ormatos de los informes. Se definen los formatos y la frecuencia de presentación de los diferentes
F
informes relativos al cronograma.
•  escripciones de los procesos. Se documentan las descripciones de cada uno de los procesos de
D
gestión del cronograma.

6.2 Definir las Actividades
Definir las Actividades es el proceso de identificar y documentar las acciones específicas que se deben realizar para generar los entregables del proyecto. El beneficio clave de este proceso es el desglose de los paquetes de trabajo en actividades que proporcionan una base para la estimación, programación, ejecución, monitoreo y control del trabajo del proyecto. El Gráfico 6-5 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 6-6 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan de gestión del cronograma .2 Línea base del alcance
.3 Factores ambientales de la empresa
.4 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1 Descomposición
.2 Planificación gradual
.3 Juicio de expertos

Salidas
.1 Lista de actividades
.2 Atributos de las actividades
.3 Lista de hitos

Gráfico 6-5. Definir las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

149

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Gestión del Tiempo del Proyecto
6.1
Planificar la Gestión del Cronograma

5.4
Crear
la EDT/WBS
• Línea base del alcance

• Activos de los procesos de la organización
• Factores ambientales de la empresa

• Plan de gestión del cronograma

6.2
Definir
las Actividades

• Lista de hitos

Empresa/
Organización

• Lista de actividades
• Atributos de las actividades

6.3
Secuenciar
las Actividades

6.5
Estimar la Duración de las Actividades

6.4
Estimar
los Recursos de las Actividades

6.6
Desarrollar
• Change log el Cronograma

Gráfico 6-6. Diagrama de Flujo de Datos de Definir las Actividades
En este proceso se encuentran implícitas la definición y la planificación de las actividades del cronograma de modo que se cumplan los objetivos del proyecto. El proceso Crear la EDT/WBS identifica los entregables del nivel más bajo de la EDT/WBS: el paquete de trabajo. Los paquetes de trabajo se descomponen normalmente en componentes más pequeños denominados actividades, que representan el trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo.

6.2.1 Definir las Actividades: Entradas
6.2.1.1 Plan de Gestión del Cronograma
Descrito en la Sección 6.1.3.1. El nivel especificado de detalle que es necesario para gestionar el trabajo constituye una entrada fundamental para el plan de gestión del cronograma.

150

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.2.1.2 Línea Base del Alcance
Descrita en la Sección 5.4.3.1. La EDT/WBS, los entregables, las restricciones y los supuestos del proyecto, que se documentan en la línea base del alcance, se deben de tener en cuenta de manera explícita a la hora de definir las actividades.

6.2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que influyen en el proceso Definir las Actividades incluyen, entre otros:

6

• Cultura y estructura de la organización,
• Información comercial de dominio público almacenada en bases de datos comerciales, y
• Sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS).

6.2.1.4 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Definir las Actividades incluyen, entre otros:
•  a base de conocimiento de lecciones aprendidas, que contiene información histórica relativa a las
L
listas de actividades utilizadas en proyectos anteriores de similares características,
• Procesos estandarizados,
•  lantillas que contengan una lista de actividades estándar o una parte de una lista de actividades de
P
un proyecto previo, y
•  olíticas, procedimientos y guías existentes relacionados con la planificación de las actividades, ya
P
sean formales o informales, tales como la metodología de programación, que se han de tener en cuenta a la hora de definir las actividades.

6.2.2 Definir las Actividades: Herramientas y Técnicas
6.2.2.1 Descomposición
La descomposición es una técnica utilizada para dividir y subdividir el alcance del proyecto y los entregables del mismo en partes más pequeñas y manejables. Las actividades representan el esfuerzo necesario para completar un paquete de trabajo. El proceso Definir las Actividades establece las salidas finales como actividades y no como entregables, que es lo que se hace en el proceso Crear la EDT/WBS (Sección 5.4).

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

151

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

La lista de actividades, la EDT/WBS y el diccionario de la EDT/WBS pueden elaborarse bien de manera secuencial o de manera simultánea, usando la EDT/WBS y el diccionario de la EDT/WBS como base para el desarrollo de la lista final de actividades. Cada uno de los paquetes de trabajo incluidos en la EDT/WBS se descompone en las actividades necesarias para producir los entregables del paquete de trabajo. La participación de los miembros del equipo en la descomposición puede contribuir a obtener resultados mejores y más precisos.

6.2.2.2 Planificación Gradual
La planificación gradual es una técnica de planificación iterativa en la cual el trabajo a realizar a corto plazo se planifica en detalle, mientras que el trabajo futuro se planifica a un nivel más alto. Es una forma de elaboración progresiva. Por lo tanto, en función de su ubicación en el ciclo de vida del proyecto, el trabajo puede estar descrito con diferentes niveles de detalle. Durante la planificación estratégica temprana, en que la información está menos definida, los paquetes de trabajo pueden descomponerse hasta el nivel de detalle que se conozca. Conforme se vaya conociendo más acerca de los próximos eventos en el corto plazo, se podrá ir descomponiendo en actividades.

6.2.2.3 Juicio de Expertos
Los miembros del equipo del proyecto u otros expertos con experiencia y habilidad en el desarrollo de enunciados de alcance de proyecto detallados, EDT/WBS y cronogramas del proyecto, pueden aportar su experiencia a la hora de definir las actividades.

6.2.3 Definir las Actividades: Salidas
6.2.3.1 Lista de Actividades
La lista de actividades es una lista exhaustiva que incluye todas las actividades del cronograma necesarias para el proyecto. La lista de actividades incluye asimismo, para cada actividad, el identificador de la misma y una descripción del alcance del trabajo, con el nivel de detalle suficiente para que los miembros del equipo del proyecto comprendan el trabajo que deben realizar. Cada una de las actividades debería tener un título único que describa su ubicación dentro del cronograma, aun cuando ese título de actividad se muestra fuera del contexto del cronograma del proyecto.

152

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.2.3.2 Atributos de las actividades
A diferencia de los hitos, las actividades tienen duraciones, a lo largo de las cuales se lleva a cabo el trabajo de las mismas, y pueden tener asimismo recursos y costos asociados a dicho trabajo. Los atributos de las actividades amplían la descripción de la actividad, al identificar los múltiples componentes relacionados con cada una de ellas. Los componentes de cada actividad evolucionan a lo largo del tiempo. Durante las etapas iniciales del proyecto, estos atributos incluyen el identificador de la actividad (ID), el identificador de la EDT/WBS y la etiqueta o el nombre de la actividad; una vez terminadas, pueden incluir códigos de actividad, descripción de actividad, actividades predecesoras, actividades sucesoras, relaciones lógicas, adelantos y retrasos (Sección
6.3.2.3), requisitos de recursos, fechas obligatorias, restricciones y supuestos. Los atributos de las actividades se pueden utilizar para identificar a la persona responsable de ejecutar el trabajo, la zona geográfica o el lugar donde debe realizarse el trabajo, el calendario del proyecto al que se asigna la actividad, y el tipo de actividad, tal como por ejemplo el nivel de esfuerzo (a menudo abreviado como LOE, siglas de la expresión en inglés level of effort), el esfuerzo discreto y el esfuerzo prorrateado. Los atributos de las actividades se utilizan para el desarrollo del cronograma y para seleccionar, ordenar y clasificar las actividades planificadas en el cronograma según diferentes criterios en los informes. El número de atributos es diferente en función del área de aplicación.

6

6.2.3.3 Lista de Hitos
Un hito es un punto o evento significativo dentro del proyecto. Una lista de hitos consiste en un listado en que se identifican todos los hitos del proyecto y se indica si éstos son obligatorios, como los exigidos por contrato, u opcionales, como los basados en información histórica. Los hitos son similares a las actividades normales del cronograma, presentan idéntica estructura e idénticos atributos, pero tienen una duración nula, ya que representan un momento en el tiempo.

6.3 Secuenciar las Actividades
Secuenciar las Actividades es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. El beneficio clave de este proceso reside en la definición de la secuencia lógica de trabajo para obtener la máxima eficiencia teniendo en cuenta todas las restricciones del proyecto. El Gráfico
6-7 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 6-8 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan de gestión del cronograma .2 Lista de actividades
.3 Atributos de las actividades
.4 Lista de hitos
.5 Enunciado del alcance del proyecto .6 Factores ambientales de la empresa
.7 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1 Método de diagramación por precedencia (PDM)
.2 Determinación de las dependencias .3 Adelantos y retrasos

Salidas
.1 Diagramas de red del cronograma del proyecto
.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto

Gráfico 6-7. Secuenciar las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

153

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Gestión del Tiempo del Proyecto

5.3
Definir
el Alcance
• Enunciado del alcance del proyecto

6.1
Planificar
la Gestión del Cronograma

6.2
Definir
las Actividades

• Plan de gestión del cronograma 6.3
Secuenciar
las Actividades

• Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la empresa

Empresa/
Organización

• Lista de actividades
• Atributos de las actividades
• Lista de hitos

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Documentos del Proyecto

• Diagramas de red del cronograma del proyecto

6.6
Desarrollar
el Cronograma

Gráfico 6-8. Diagrama de Flujo de Datos de Secuenciar las Actividades
Cada actividad e hito, a excepción del primero y del último, se conecta con al menos un predecesor, con una relación lógica entre ellos de final a inicio o de inicio a inicio, y con al menos un sucesor, con una relación lógica entre ellos de final a inicio o final a final. Se deben diseñar las relaciones lógicas de manera que se genere un cronograma del proyecto realista. Podría ser necesario incluir adelantos o retrasos entre las actividades para poder sustentar un cronograma del proyecto realista y viable. La secuenciación puede llevarse a cabo mediante la utilización de un software de gestión de proyectos o mediante técnicas manuales o automatizadas.

6.3.1 Secuenciar las Actividades: Entradas
6.3.1.1 Plan de Gestión del Cronograma
Descrito en la Sección 6.1.3.1. El plan de gestión del cronograma identifica el método y la herramienta de programación a utilizar en el proyecto, lo que marcará la manera en que se podrán secuenciar las actividades.

154

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.3.1.2 Lista de Actividades
Descritos en la Sección 6.2.3.1. La lista de actividades contiene todas las actividades del cronograma necesarias para llevar a cabo el proyecto, que deben ser secuenciadas. La secuenciación de las actividades se ve afectada por las dependencias entre actividades y otras restricciones.

6.3.1.3 Atributos de la Actividad
Descritos en la Sección 6.2.3.2. Los atributos de las actividades pueden describir una secuencia necesaria de eventos o definir relaciones de tipo predecesor o sucesor.

6

6.3.1.4 Lista de Hitos
Descritos en la Sección 6.2.3.3. La lista de hitos puede incluir fechas programadas para hitos específicos, hecho que puede influir en la manera en que se secuencien las actividades.

6.3.1.5 Enunciado del Alcance del Proyecto
Descrito en la Sección 5.3.3.1. El enunciado del alcance del proyecto contiene la descripción del alcance del producto, que incluye las características del producto que pueden afectar a la secuenciación de las actividades, tales como la disposición física de una planta que se va a construir o las interfaces entre sistemas en el ámbito de un proyecto de software. La secuenciación de las actividades se puede ver afectada asimismo por otra información incluida en el enunciado del alcance del proyecto, como entregables, restricciones y supuestos del proyecto. Aunque estos efectos a menudo son visibles en la lista de actividades, por regla general se suele revisar la descripción del alcance del producto para corroborar su exactitud.

6.3.1.6 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que influyen en el proceso Secuenciar las Actividades incluyen, entre otros:
• Las normativas gubernamentales o industriales,
• El sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS),
• La herramienta de programación, y
• Los sistemas de autorización de trabajo de la organización.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

155

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.3.1.7 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Secuenciar las Actividades incluyen, entre otros: los archivos de proyecto provenientes de la base corporativa de conocimiento que se utilizan en la metodología de programación, políticas tanto formales como informales relacionadas con la planificación de actividades, procedimientos y guías, tales como la metodología de programación, a tener en cuenta a la hora de establecer relaciones lógicas, y plantillas que se pueden utilizar para agilizar la preparación de conjuntos de actividades del proyecto. La información relacionada con los atributos de las actividades de las plantillas también puede incluir otra información descriptiva útil para la secuenciación de las actividades.

6.3.2 Secuenciar las Actividades: Herramientas y Técnicas
6.3.2.1 Método de Diagramación por Precedencia
El método de diagramación por precedencia (PDM) es una técnica utilizada para construir un modelo de programación en el cual las actividades se representan mediante nodos y se vinculan gráficamente mediante una o más relaciones lógicas para indicar la secuencia en que deben ser ejecutadas. El de Actividad en el Nodo
(AON) es uno de los métodos de representación de un diagrama de precedencia. Este es el método que utilizan la mayoría de los paquetes de software de gestión de proyectos.
El PDM incluye cuatro tipos de dependencias o relaciones lógicas. Una actividad predecesora es una actividad que precede desde el punto de vista lógico a una actividad dependiente de la misma en un cronograma. Una actividad sucesora es una actividad dependiente que ocurre de manera lógica después de otra actividad en un cronograma. El Gráfico 6-9 ilustra estas relaciones, que se definen a continuación:
•  inal a Inicio (FS). Se trata de una relación lógica en la cual una actividad sucesora no puede
F
comenzar hasta que haya concluido una actividad predecesora. Ejemplo: La ceremonia de entrega de premios (sucesora) no puede dar comienzo mientras la carrera (predecesora) no haya concluido.
• Final a Final (FF). Se trata de una relación lógica en la cual una actividad sucesora no puede finalizar hasta que haya concluido una actividad predecesora. Ejemplo: Es necesario terminar de redactar un documento (predecesora) antes de que pueda finalizar su edición (sucesora).
• nicio a Inicio (SS). Se trata de una relación lógica en la cual una actividad sucesora no puede
I
comenzar hasta que haya comenzado una actividad predecesora. Ejemplo: Nivelar el cemento
(sucesora) no puede comenzar antes de comenzar a verter los cimientos (predecesora).
• nicio a Final (SF). Una relación lógica en la cual una actividad sucesora no puede finalizar hasta
I
que la predecesora haya comenzado. Ejemplo: El primer turno de vigilancia de seguridad (sucesora) no puede finalizar mientras no haya comenzado el segundo turno (predecesora).

156

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

El tipo de relación de precedencia final a inicio es el que se utiliza más a menudo en el PDM. La relación inicio a final se usa esporádicamente, pero se incluye aquí para proporcionar una lista completa de los tipos de relaciones del método PDM.

Actividad A

Final a Inicio (FS)

Actividad A

Actividad B

Actividad A

Inicio a Inicio (SS)

6

Final a Final (FF)

Actividad B

Actividad B
Inicio a Final (SF)

Actividad A

Actividad B

Gráfico 6-9. Tipos de Relaciones del Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

6.3.2.2 Determinación de las Dependencias
Se pueden caracterizar las dependencias a través de los siguientes atributos: obligatoria o discrecional, interna o externa, como se describe a continuación. La dependencia tiene cuatro atributos, pero sólo se pueden aplicar dos simultáneamente, de la siguiente forma: dependencias obligatorias externas, dependencias obligatorias internas, dependencias discrecionales externas o dependencias discrecionales internas.
• Dependencias obligatorias. Las dependencias obligatorias son las requeridas legal o contractualmente o las inherentes a la naturaleza del trabajo. Las dependencias obligatorias a menudo implican limitaciones físicas, como en un proyecto de construcción, en que es imposible erigir la superestructura hasta que no se hayan construido los cimientos; o en un proyecto de electrónica, en que es necesario haber construido el prototipo para poder probarlo. En ocasiones se utilizan las expresiones “lógica dura” o “dependencias duras” para referirse a las dependencias obligatorias. Las dependencias de tipo técnico no son necesariamente obligatorias. El equipo del proyecto, durante el proceso de secuenciación de las actividades, determina qué dependencias son obligatorias. No se deben confundir las dependencias obligatorias con la asignación de restricciones de cronograma en la herramienta de programación.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

157

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

• Dependencias discrecionales. Las dependencias discrecionales se denominan en ocasiones “lógica preferida”, “lógica preferencial” o “lógica blanda”. Las dependencias discrecionales se establecen sobre la base del conocimiento de las mejores prácticas dentro de un área de aplicación determinada o de algún aspecto poco común del proyecto, en donde se desea establecer una secuencia específica, aunque existan otras secuencias aceptables. Las dependencias discrecionales deben documentarse exhaustivamente, ya que pueden dar lugar a valores arbitrarios de la holgura total y pueden limitar las opciones posteriores de programación. Cuando se emplean técnicas de ejecución rápida, se debe revisar estas dependencias discrecionales y tener en cuenta su posible modificación o eliminación.
El equipo del proyecto, durante el proceso de secuenciación de las actividades, determina qué dependencias son discrecionales.
• Dependencias externas. Las dependencias externas implican una relación entre las actividades del proyecto y las que no pertenecen al ámbito del mismo. Por regla general estas dependencias están fuera del control del equipo del proyecto. Por ejemplo, la actividad de prueba en un proyecto de software puede depender de la entrega del hardware por parte de una fuente externa, o en el caso de un proyecto de construcción, pueden ser necesarias vistas gubernamentales de evaluación del impacto ambiental antes de iniciar la preparación del emplazamiento. El equipo de dirección del proyecto, durante el proceso de secuenciación de las actividades, determina qué dependencias son externas.
• Dependencias internas. Las dependencias internas implican una relación de precedencia entre actividades del proyecto y por regla general están bajo el control del equipo del proyecto. Por ejemplo, si el equipo no puede probar una máquina mientras no la haya ensamblado, se trata de una dependencia interna obligatoria. El equipo de dirección del proyecto, durante el proceso de secuenciación de las actividades, determina qué dependencias son internas.

6.3.2.3 Adelantos y Retrasos
Un adelanto es la cantidad de tiempo en que una actividad sucesora se puede anticipar con respecto a una actividad predecesora. Por ejemplo, en un proyecto para la construcción de un nuevo edificio de oficinas, puede programarse el comienzo de la preparación del jardín dos semanas antes de la fecha programada para completar la lista de tareas pendientes. Esto se representaría como una relación lógica final a inicio, con un adelanto de dos semanas, tal y como se muestra en el Gráfico 6-10. El adelanto se representa a menudo como un valor negativo de un retraso en el software de programación.

Completar la Lista de Pendientes
FS – 2 Semanas (Adelanto)

Escribir el borrador
SS – 15 Días (Retraso)

Acondicionar el jardín

Editar el borrador

Gráfico 6-10. Ejemplos de Adelantos y Retrasos

158

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Un retraso consiste en la cantidad de tiempo en que una actividad sucesora se retrasa con respecto a una actividad predecesora. Por ejemplo, un equipo de redacción técnica puede comenzar a editar el borrador de un documento extenso 15 días después de haber comenzado a escribirlo. Esto se puede representar como una relación lógica inicio a inicio con un retraso de 15 días, tal y como muestra el Gráfico 6-10. Como muestra el
Gráfico 6-11, el retraso se puede representar en un diagrama de red del cronograma del proyecto; tal es el caso de la relación entre las actividades H e I, como indica la nomenclatura SS+10 (inicio a inicio más 10 días de retraso) aunque no se muestra la desviación en relación con una escala de tiempo.
El equipo de dirección del proyecto determina las dependencias que podrían requerir un adelanto o un retraso para definir con exactitud la relación lógica. No deberían utilizarse adelantos y retrasos para sustituir la lógica de la programación. Deberían documentarse tanto las actividades como los supuestos relacionados con las mismas.

6

6.3.3 Secuenciar las Actividades: Salidas
6.3.3.1 Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto
Un diagrama de red del cronograma del proyecto es una representación gráfica de las relaciones lógicas, también denominadas dependencias, entre las actividades del cronograma del proyecto. El Gráfico 6-11 muestra un diagrama de red de un cronograma de proyecto. La elaboración de un diagrama de red del cronograma del proyecto se puede llevar a cabo de forma manual o mediante la utilización de un software de gestión de proyectos. Puede incluir todos los detalles del proyecto o contener una o más actividades resumen. Se puede adjuntar al diagrama un resumen escrito con la descripción de la metodología básica que se ha utilizado para secuenciar las actividades. Cualquier secuencia inusual de actividades en la red debería describirse íntegramente por escrito.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

159

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

A

B
SS

C

Inicio

H

F

D

FS + 15

E

G

FIN

SS + 10

I

J
FF

K

L

Gráfico 6-11. Diagrama de Red del Cronograma del Proyecto

6.3.3.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• Listas de actividades,
• Atributos de las actividades,
• Lista de hitos, y
• Registro de riesgos.

6.4 Estimar los Recursos de las Actividades
Estimar los Recursos de las Actividades es el proceso de estimar tipo y cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para llevar a cabo cada una de las actividades. El beneficio clave de este proceso es que identifica el tipo, cantidad y características de los recursos necesarios para completar la actividad, lo que permite estimar el costo y la duración de manera más precisa. El Gráfico
6-12 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 6-13 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.

160

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Entradas
.1 Plan de gestión del cronograma .2 Lista de actividades
.3 Atributos de las actividades
.4 Calendarios de recursos
.5 Registro de riesgos
.6 Estimación de costos de las actividades
.7 Factores ambientales de la empresa
.8 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Análisis de alternativas
.3 Datos publicados de estimaciones .4 Estimación ascendente
.5 Software de gestión de proyectos Salidas
.1 Recursos requeridos para las actividades
.2 Estructura de desglose de recursos
.3 Actualizaciones a los documentos del proyecto

6

Gráfico 6-12. Estimar los Recursos de las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

7.2
Estimar
los Costos

11.2
Identificar
los Riesgos
• Registro de riesgos

9.2
Adquirir el Equipo del Proyecto
• Calendarios de recursos

12.2
Efectuar
las Adquisiciones

Empresa/
Organización

Gestión del Tiempo del Proyecto
6.1
Planificar la Gestión del Cronograma

• Estimación de costos de las actividades 6.2
Definir
las Actividades

• Plan de gestión del cronograma • Lista de actividades
• Atributos de las actividades

6.4
Estimar
los Recursos de las Actividades

• Recursos requeridos para las actividades

• Actualizaciones a los documentos
• Activos de los procesos del proyecto de la organización
• Factores
• Recursos requeridos para ambientales las actividades de la empresa
• Estructura de desglose de recursos

9.1
Planificar la
Gestión de los
Recursos Humanos

12.1
Planificar la
Gestión de las
Adquisiciones

Documentos del Proyecto
6.5
Estimar la Duración de las Actividades

6.6
Desarrollar
el Cronograma

Gráfico 6-13. Diagrama de Flujo de Datos de Estimar los Recursos de las Actividades

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

161

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

El proceso Estimar los Recursos de las Actividades está estrechamente coordinado con el proceso Estimar los Costos (Sección 7.2). Por ejemplo:
•  l equipo de un proyecto de construcción deberá estar familiarizado con los códigos de edificación
E
locales. A menudo, es posible acceder fácilmente a este conocimiento a través de los vendedores locales. Sin embargo, si la mano de obra local carece de experiencia en el uso de técnicas de construcción inusuales o especializadas, el costo adicional de la contratación de un consultor puede resultar la manera más eficaz de asegurar el conocimiento de los códigos de edificación locales.
•  n equipo de diseño de un automóvil deberá estar familiarizado con las técnicas de ensamblado
U
automático más recientes. El conocimiento requerido puede obtenerse mediante la contratación de un consultor, el envío de un diseñador a un seminario de robótica o la incorporación en el equipo de proyecto de alguna persona del departamento de producción.

6.4.1 Estimar los Recursos de las Actividades: Entradas
6.4.1.1 Plan de Gestión del Cronograma
Descrito en la Sección 6.1.3.1. El plan de gestión del cronograma identifica el nivel de exactitud y las unidades de medida a utilizar para la estimación de los recursos.

6.4.1.2 Lista de Actividades
Descritos en la Sección 6.2.3.1. La lista de actividades identifica las actividades que necesitarán recursos.

6.4. 1.3 Atributos de la Actividad
Descritos en la Sección 6.2.3.2. Los atributos de las actividades constituyen la principal entrada de datos que se utilizará para estimar los recursos necesarios para cada una de las actividades de la lista.

162

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.4.1.4 Calendarios de Recursos
Descritos en las Secciones 9.2.3.2 y 12.2.3.3. Un calendario de recursos es un calendario que identifica los días y turnos de trabajo en que cada recurso específico está disponible. La información sobre los recursos
(como personas, equipos y material) potencialmente disponibles durante un período planificado de actividad se usa para estimar la utilización de los recursos. Los calendarios de recursos especifican cuándo y por cuánto tiempo estarán disponibles los recursos identificados del proyecto durante la ejecución del mismo.
Esta información puede proporcionarse a nivel de actividad o a nivel de proyecto. Este conocimiento incluye la consideración de atributos, tales como la experiencia y/o el nivel de habilidad de los recursos, así como las diferentes ubicaciones geográficas de las que provienen los recursos y cuándo pueden estar disponibles.

6

6.4.1.5 Registro de Riesgos
Descrito en la Sección 11.2.3.1. Determinados eventos asociados al riesgo pueden influir en la selección y disponibilidad de los recursos. Las actualizaciones al registro de riesgos se cuentan entre las actualizaciones a los documentos del proyecto, que se describen en la Sección 11.5.3.2, de Planificar la Respuesta a los Riesgos.

6.4.1.6 Estimación de Costos de las Actividades
Descrita en la Sección 7.2.3.1. El costo de los recursos puede influir en la selección de los mismos.

6.4.1.7 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso
Estimar los Recursos de las Actividades incluyen, entre otros, la localización y las habilidades de los recursos.

6.4.1.8 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Estimar los Recursos de las Actividades incluyen, entre otros:
• Políticas y procedimientos relativos a los recursos humanos,
• Políticas y procedimientos relacionados con el alquiler y la adquisición de suministros y equipos, e
• nformación histórica acerca de los tipos de recursos utilizados para trabajos similares en proyectos
I
anteriores.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

163

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.4.2 Estimar los Recursos de las Actividades: Herramientas y Técnicas
6.4.2.1 Juicio de Expertos
A menudo, se requiere el juicio de expertos para evaluar las entradas a este proceso relacionadas con los recursos. Cualquier grupo o persona con conocimientos especializados en planificación y estimación de recursos puede aportar dicha experiencia.

6.4.2.2 Análisis de Alternativas
Numerosas actividades del cronograma se pueden llevar a cabo mediante métodos alternativos. Estos métodos incluyen el uso de distintos niveles de competencia o habilidades de los recursos, diferentes tamaños y tipos de máquinas, diferentes herramientas (manuales vs. automáticas) y las decisiones de hacer o comprar los recursos (Sección 12.1.3.5).

6.4. 2.3 Datos de Estimaciones Publicados
Numerosas organizaciones publican periódicamente los índices de producción actualizados y los costos unitarios de los recursos para una gran variedad de industrias, materiales y equipos, en diferentes países y en diferentes ubicaciones geográficas dentro de esos países.

6.4.2.4 Estimación Ascendente
La estimación ascendente es un método de estimación de la duración o el costo del proyecto mediante la suma de las estimaciones de los componentes de nivel inferior en la EDT/WBS. Cuando no se puede estimar una actividad con un grado razonable de confianza, el trabajo que conlleva esa actividad se descompone en un nivel mayor de detalle. Se estiman las necesidades de recursos. Posteriormente se suman estas estimaciones y se genera una cantidad total para cada uno de los recursos de la actividad. Las actividades pueden o no tener dependencias entre sí, y esto puede afectar a la asignación y al uso de los recursos. Si existen dependencias, este patrón de uso de recursos se refleja y se documenta en los requisitos estimados para la actividad.

6.4.2.5 Software de Gestión de Proyectos
El software de gestión de proyectos, tal como una herramienta de software para programación, ayuda a planificar, organizar y gestionar los grupos de recursos, así como a realizar estimaciones de los mismos.
Dependiendo de lo sofisticado que sea el software, se podrán definir las estructuras de desglose de recursos, su disponibilidad y sus tarifas, así como diversos calendarios para ayudar en la tarea de optimización del uso de recursos.

164

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.4.3 Estimar los Recursos de las Actividades: Salidas
6.4.3.1 Recursos Requeridos para las Actividades
Los recursos requeridos para las actividades consisten en los tipos y las cantidades de recursos identificados que necesita cada actividad de un paquete de trabajo. Estos requisitos pueden posteriormente sumarse para determinar los recursos estimados para cada paquete de trabajo y cada período de trabajo. La cantidad de detalle y el nivel de especificidad de las descripciones de los requisitos de recursos pueden variar en función del área de aplicación. La documentación de los recursos requeridos para cada actividad puede incluir la base de estimación de cada recurso, así como los supuestos establecidos al determinar los tipos de recursos a asignar, su disponibilidad y en qué cantidad se utilizan.

6

6.4.3.2 Estructura de Desglose de Recursos
La estructura de desglose de recursos es una representación jerárquica de los recursos por categoría y tipo.
Algunos ejemplos de categorías de recursos son la mano de obra, el material, los equipos y los suministros. Los tipos de recursos pueden incluir el nivel de habilidad, el nivel de formación u otra información relevante para el proyecto. La estructura de desglose de recursos es útil para organizar y comunicar los datos del cronograma del proyecto, junto con información sobre la utilización de recursos.

6.4.3.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• La lista de actividades,
• Los atributos de las actividades, y
• Los calendarios de recursos.

6.5 Estimar la Duración de las Actividades
Estimar la Duración de las Actividades es el proceso de realizar una estimación de la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados. El beneficio clave de este proceso es que establece la cantidad de tiempo necesario para finalizar cada una de las actividades, lo cual constituye una entrada fundamental para el proceso Desarrollar el Cronograma. El Gráfico 6-14 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 6-15 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

165

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Entradas
.1 Plan de gestión del cronograma .2 Lista de actividades
.3 Atributos de las actividades
.4 Recursos requeridos para las actividades
.5 Calendarios de recursos
.6 Enunciado del alcance del proyecto
.7 Registro de riesgos
.8 Estructura de desglose de recursos
.9 Factores ambientales de la empresa
.10 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas

Salidas
.1 Estimación de la duración de las actividades
.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto

.1 Juicio de expertos
.2 Estimación análoga
.3 Estimación paramétrica
.4 Estimación por tres valores
.5 Técnicas grupales de toma de decisiones
.6 Análisis de reservas

Gráfico 6-14. Estimar la Duración de las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Gestión del Tiempo del Proyecto
11.2
Identificar los Riesgos

6.1
Planificar
la Gestión del Cronograma

9.2
Adquirir
el Equipo del Proyecto
• Calendarios de recursos

12.2
Efectuar
las Adquisiciones

6.4
Estimar
los Recursos de las Actividades

• Lista de actividades
• Atributos de la actividad

5.3
Definir
el Alcance
• Enunciado del alcance del proyecto

6.2
Definir
las Actividades

• Plan de gestión del cronograma
• Risk register 6.5
Estimar
la Duración de las Actividades
• Activos de los procesos de la organización
• Factores ambientales de la empresa

• Recursos requeridos para las actividades
• Estructura de desglose de recursos
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Estimaciones de la duración de las
• Estimaciones actividades

Documentos del Proyecto

11.2
Identificar
los Riesgos

de la duración de las actividades

6.6
Desarrollar
el Cronograma

Empresa/
Organización

Gráfico 6-15. Diagrama de Flujo de Datos de Estimar la Duración de las Actividades

166

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

La estimación de la duración de las actividades utiliza información sobre el alcance del trabajo que conlleva la actividad, los tipos de recursos necesarios, las cantidades estimadas de los mismos y sus calendarios de utilización. Las entradas para las estimaciones de la duración de las actividades provienen de la persona o grupo del equipo del proyecto que esté más familiarizado con la naturaleza del trabajo a desarrollar en cada actividad específica. La estimación de la duración se elabora de manera progresiva, y el proceso tiene en cuenta la calidad y la disponibilidad de los datos de entrada. Por ejemplo, conforme van estando disponibles datos más detallados y precisos sobre el trabajo de ingeniería y de diseño del proyecto, va aumentando la exactitud de las estimaciones de la duración. Se puede asumir por lo tanto que la estimación de la duración será cada vez más precisa y de mejor calidad.
El proceso Estimar la Duración de las Actividades requiere que se realice una estimación del esfuerzo requerido y de la cantidad de recursos disponibles estimados para completar la actividad. Estas estimaciones se utilizan para deducir de manera aproximada la cantidad de períodos de trabajo (duración de la actividad) necesarios para completar la actividad, mediante la utilización de los calendarios adecuados de proyecto y de recursos. Para cada estimación de duración de una actividad se documentan todos los datos y supuestos que la sustentan.

6

6.5.1 Estimar la Duración de las Actividades: Entradas
6.5.1.1 Plan de Gestión del Cronograma
Descrito en la Sección 6.1.3.1. El plan de gestión del cronograma define el método utilizado y el nivel de exactitud junto con otros criterios necesarios para estimar la duración de las actividades, incluido el ciclo de actualización del proyecto.

6.5.1.2 Lista de Actividades
Descritos en la Sección 6.2.3.1. La lista de actividades identifica las actividades que requerirán estimaciones de duración.

6.5.1.3 Atributos de la Actividad
Descritos en la Sección 6.2.3.2. Los atributos de las actividades constituyen la principal entrada de datos que se utilizará para estimar las duraciones necesarias para cada una de las actividades de la lista de actividades.

6.5.1.4 Recursos Requeridos para las Actividades
Descrita en la Sección 6.4.3.1. Los recursos requeridos para las actividades que se han estimado tendrán un efecto sobre la duración de las actividades, puesto que el grado con el que los recursos asignados a cada actividad cumplen con los requisitos tendrá una influencia significativa sobre la duración de la mayoría de las actividades. Por ejemplo, si se asignan recursos adicionales o con menos habilidades a una actividad, puede producirse una disminución del desempeño o de la productividad debido a que se incrementarán las necesidades de comunicación, de formación y de coordinación, lo que redundará en una duración estimada mayor.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

167

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.5.1.5 Calendarios de Recursos
Descrita en la Sección 6.4.1.4. Los calendarios de recursos influyen sobre la duración de las actividades del cronograma en términos de la disponibilidad de recursos específicos, el tipo de los recursos y los recursos con atributos específicos. Por ejemplo, cuando se asigna personal a una actividad con dedicación completa, por lo general se espera que un perfil experto complete la actividad en menos tiempo que un miembro relativamente menos experimentado.

6.5.1.6 Enunciado del Alcance del Proyecto
Descrito en la Sección 5.3.3.1. A la hora de estimar la duración de las actividades se han de tener en cuenta los supuestos y las restricciones del enunciado del alcance del proyecto. Los ejemplos de supuestos incluyen, entre otros:
• Las condiciones existentes,
• La disponibilidad de información, y
• La frecuencia de presentación de informes.
Los ejemplos de restricciones incluyen, entre otros:
• La disponibilidad de recursos capacitados, y
• Los términos y requisitos del contrato.

6.5.1.7 Registro de Riesgos
Descrito en la Sección 11.2.3.1. El registro de riesgos proporciona una lista de riesgos, junto con los resultados del análisis de riesgos y de la planificación de la respuesta a los riesgos. Las actualizaciones al registro de riesgos se cuentan entre las actualizaciones a los documentos del proyecto, que se describen en la Sección 11.5.3.2.

6.5.1.8 Estructura de Desglose de Recursos
Descrita en la Sección 6.4.3.2. La estructura de desglose de recursos es una estructura jerárquica de los recursos identificados, por categoría y tipo de recurso.

168

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.5.1.9 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso
Estimar la Duración de las Actividades incluyen, entre otros:
• Las bases de datos de estimaciones de duración y otros datos de referencia,
• Las métricas de productividad,
• La información comercial publicada, y
• La ubicación de los miembros del equipo.

6

6.5.1.10 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Estimar la Duración de las Actividades incluyen, entre otros:
• La información histórica relativa a la duración,
• Los calendarios del proyecto,
• La metodología de programación, y
• Las lecciones aprendidas.

6.5.2 Estimar la Duración de las Actividades: Herramientas y Técnicas
6.5.2.1 Juicio de Expertos
El juicio de expertos, guiado por la información histórica, puede proporcionar información sobre la estimación de la duración o duraciones máximas recomendadas, procedente de proyectos similares anteriores. El juicio de expertos también puede utilizarse para determinar si es conveniente combinar métodos de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.

6.5.2.2 Estimación Análoga
La estimación análoga es una técnica para estimar la duración o el costo de una actividad o de un proyecto mediante la utilización de datos históricos de una actividad o proyecto similar. La estimación análoga utiliza parámetros de un proyecto anterior similar, tales como duración, presupuesto, tamaño, carga y complejidad, como base para estimar los mismos parámetros o medidas para un proyecto futuro. Cuando se trata de estimar duraciones, esta técnica utiliza la duración real de proyectos similares anteriores como base para estimar la duración del proyecto actual. Es un método de estimación del valor bruto, que en ocasiones se ajusta en función de las diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del proyecto. La estimación análoga de la duración se emplea a menudo para estimar la duración de un proyecto cuando se dispone de escasa información de detalle sobre el mismo.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

169

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Por regla general, la estimación análoga es menos costosa y requiere menos tiempo que otras técnicas, pero también es menos exacta. La estimación análoga de duraciones se puede aplicar a un proyecto en su totalidad o a partes del mismo, y puede utilizarse en conjunto con otros métodos de estimación. La estimación análoga es más fiable cuando las actividades anteriores son de hecho similares, no sólo en apariencia, y cuando los miembros del equipo del proyecto responsables de efectuar las estimaciones poseen la experiencia necesaria.

6.5.2.3 Estimación Paramétrica
La estimación paramétrica es una técnica de estimación en la que se utiliza un algoritmo para calcular el costo o la duración sobre la base de los datos históricos y los parámetros del proyecto. La estimación paramétrica utiliza una relación estadística entre datos históricos y otras variables (p.ej., metros cuadrados de construcción) para calcular una estimación de los parámetros de una actividad tales como costo, presupuesto y duración.
Las duraciones de las actividades pueden determinarse cuantitativamente multiplicando la cantidad de trabajo a realizar por la cantidad de horas de trabajo por unidad de trabajo. Por ejemplo, en un proyecto de diseño, la duración de una actividad puede estimarse multiplicando el número de planos por la cantidad de horas de trabajo necesarias para cada plano; o para una instalación de cable, multiplicando los metros de cable por la cantidad de horas de trabajo necesarias para instalar cada metro de cable. Si, por ejemplo, el recurso asignado es capaz de instalar 25 metros de cable por hora, la duración requerida para instalar 1.000 metros sería de 40 horas. (1.000 metros divididos por 25 metros por hora).
Con esta técnica pueden lograrse niveles superiores de exactitud, dependiendo de la sofisticación y de los datos que utilice el modelo. La estimación paramétrica de tiempo puede aplicarse a un proyecto en su totalidad o a partes del mismo, en conjunto con otros métodos de estimación.

6.5.2.4 Estimación por Tres Valores
La exactitud de las estimaciones de la duración de una actividad por un único valor puede mejorarse si se tienen en cuenta la incertidumbre y el riesgo. Este concepto se originó con la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT). El método PERT utiliza tres estimaciones para definir un rango aproximado de duración de una actividad:
•  ás probable (tM). Esta estimación se basa en la duración de la actividad, en función de los
M
recursos que probablemente le sean asignados, de su productividad, de las expectativas realistas de disponibilidad para la actividad, de las dependencias de otros participantes y de las interrupciones.
• Optimista (tO). Estima la duración de la actividad sobre la base del análisis del mejor escenario posible para esa actividad.
• Pesimista (tP). Estima la duración de la actividad sobre la base del análisis del peor escenario posible para esa actividad.

170

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Se puede calcular la duración esperada, tE, mediante el uso de una fórmula, en función de la distribución asumida de los valores dentro del rango de las tres estimaciones. Dos de las fórmulas más utilizadas son las distribuciones beta y triangular. Las fórmulas son las siguientes:
• Distribución Triangular. tE = (tO + tM + tP) / 3
• Distribución Beta (de la técnica PERT tradicional). tE = (tO + 4tM + tP) / 6
Las duraciones estimadas por tres valores con una distribución determinada proporcionan una duración esperada y despejan el grado de incertidumbre sobre la duración esperada.

6.5. 2.5 Técnicas Grupales de Toma de Decisiones

6

Los enfoques grupales, tales como la tormenta de ideas o las técnicas Delphi o técnicas de grupo nominal, son útiles para involucrar a los miembros del equipo en la mejora de la exactitud de la estimación y del compromiso con las resultados de las estimaciones que se produzcan. Mediante la participación en el proceso de estimación de un grupo estructurado de personas cercano a la ejecución técnica del trabajo, se obtiene información adicional y se obtienen estimaciones más precisas. Además, cuando las personas se involucran en el proceso de estimación se incrementa su compromiso con la consecución de los resultados estimados.

6.5.2.6 Análisis de Reservas
Las estimaciones de la duración pueden incluir reservas para contingencias en el cronograma global del proyecto, denominadas en ocasiones reservas de tiempo o colchones, para tener en cuenta la incertidumbre del cronograma. Las reservas para contingencias consisten en la duración estimada dentro de la línea base del cronograma que se asigna a los riesgos identificados y asumidos por la organización, para los cuales se han desarrollado respuestas de contingencia o mitigación. Las reservas para contingencias se asocian a los “conocidos-desconocidos”, que se pueden estimar para tener en cuenta esta cantidad desconocida de retrabajo. La reserva para contingencias puede ser un porcentaje de la duración estimada de la actividad, una cantidad fija de períodos de trabajo, o puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos, como la simulación Monte Carlo (Sección 11.4.2.2). Las reservas para contingencias pueden separarse de las actividades individuales y agregarse en colchones, como muestra el Gráfico 6-19.
A medida que se dispone de información más precisa sobre el proyecto, se puede utilizar, reducir o eliminar la reserva para contingencias. La contingencia debería estar claramente identificada en la documentación del cronograma. También se pueden realizar estimaciones sobre la cantidad de tiempo de la reserva de gestión del proyecto.
Las reservas de gestión son cantidades específicas de la duración del proyecto que se retienen por control de gestión y que se reservan para cubrir trabajo no previsto en el ámbito del proyecto. El objetivo de las reservas de gestión es contemplar los casos de tipo “desconocidos-desconocidos” que pueden afectar a un proyecto. La reserva de gestión no se incluye en la línea base del cronograma, pero forma parte de los requisitos generales de duración del proyecto. Dependiendo de los términos del contrato las reservas de gestión pueden requerir un cambio en la línea base del proyecto.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

171

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.5.3 Estimar la Duración de las Actividades: Salidas
6.5.3.1 Estimaciones de la Duración de las Actividades
Las estimaciones de la duración de las actividades son valoraciones cuantitativas de la cantidad probable de períodos de trabajo que se necesitarían para completar una actividad. Las estimaciones de duración no incluyen retrasos tal y como se describe en la Sección 6.3.2.3. Las estimaciones de la duración de las actividades pueden incluir alguna indicación del rango de resultados posibles. Por ejemplo:
•  semanas ± 2 días, para indicar que la actividad durará al menos ocho días y no más de doce
2
(se considera una semana laboral de cinco días).
•  5 % de probabilidad de exceder las tres semanas, para indicar una alta probabilidad - 85% - de que
1
la actividad dure tres semanas o menos.

6.5.3.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• Los atributos de las actividades, y
•  os supuestos adoptados durante el desarrollo de la estimación de la duración de las actividades,
L
como los niveles de habilidad y disponibilidad, así como una base de estimaciones para las duraciones.

6.6 Desarrollar el Cronograma
Desarrollar el Cronograma es el proceso de analizar las secuencias de actividades, las duraciones, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que al incorporar actividades del cronograma, duraciones, recursos, disponibilidad de los recursos y relaciones lógicas en la herramienta de programación, ésta genera un modelo de programación con fechas planificadas para completar las actividades del proyecto. El Gráfico 6-16 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 6-17 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.

172

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Entradas
.1 Plan de gestión del cronograma .2 Lista de actividades
.3 Atributos de la actividad
.4 Diagramas de red del cronograma del proyecto
.5 Recursos requeridos para las actividades
.6 Calendarios de recursos
.7 Estimación de la duración de las actividades
.8 Enunciado del alcance del proyecto
.9 Registro de riesgos
.10 Asignaciones de personal al proyecto
.11 Estructura de desglose de recursos
.12 Factores Ambientales de la Empresa
.13 Activos de los Procesos de la Organización

Herramientas y Técnicas

Salidas

.1 Análisis de la red del cronograma .2 Método de la ruta crítica
.3 Método de la cadena crítica
.4 Técnicas de optimización de recursos
.5 Técnicas de modelado
.6 Adelantos y retrasos
.7 Compresión del cronograma
.8 Herramienta de programación

.1 Línea base del cronograma
.2 Cronograma del proyecto
.3 Datos del cronograma
.4 Calendarios del proyecto
.5 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
.6 Actualizaciones a los documentos del proyecto

6

Gráfico 6-16 Desarrollar el Cronograma: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Gestión del Tiempo del Proyecto
6.1
Planificar la Gestión del Cronograma
6.4
Estimar los Recursos de las Actividades

• Plan de gestión del cronograma

6.2
Definir
las Actividades
11.2
Identificar los Riesgos
• Registro de riesgos

5.3
Definir
el Alcance
• Enunciado del alcance del proyecto

• Lista de actividades
• Atributos de las actividades

12.2
Efectuar
las Adquisiciones

Documentos del Proyecto
6.5
Estimar la Duración de las Actividades

6.3
Secuenciar
las Actividades

• Diagramas de red del cronograma del proyecto

6.6
Desarrollar
el Cronograma

9.2
Adquirir el Equipo del Proyecto
• Asignaciones de personal al proyecto
• Calendarios de recursos

• Recursos requeridos para las actividades
• Estructura de desglose de recursos

• Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la empresa

• Cronograma del proyecto

• Actualizaciones al plan para la dirección
• Calendarios del proyecto del proyecto
• Línea base
• Datos del del cronograma cronograma • Cronograma del proyecto

• Calendarios de recursos

Empresa/
Organización

• Estimaciones de la duración de las actividades
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

6.7
Controlar
el Cronograma

7.2
Estimar
los Costos

7.3
Determinar
el Presupuesto

12.1
Planificar
la Gestión de las Adquisiciones
4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Gráfico 6-17. Diagrama de Flujo de Datos de Desarrollar el Cronograma

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

173

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

El desarrollo de un cronograma aceptable del proyecto es a menudo un proceso iterativo. Se utiliza el modelo de programación para determinar las fechas planificadas de inicio y fin de las actividades del proyecto, así como los hitos del mismo, sobre la base de la exactitud de los datos de entrada. El desarrollo del cronograma puede requerir el repaso y la revisión de las estimaciones de duración y de recursos para crear el modelo de programación del proyecto que establezca un cronograma aprobado del mismo, que pueda a su vez servir como línea base con respecto a la cual se pueda medir el avance. Por regla general, una vez determinadas las fechas de inicio y fin de una actividad, se encomienda al personal asignado a las tareas la revisión de las mismas y la confirmación de que las fechas de inicio y fin establecidas no entran en conflicto con los calendarios de los recursos o con las actividades asignadas en el ámbito de otros proyectos o tareas, y de este modo siguen siendo válidas. Conforme el trabajo avanza, la revisión y el mantenimiento del modelo de programación del proyecto continúan a lo largo del mismo para mantener un cronograma realista, como se describe en la Sección 6.7.
Véase Practice Standard for Scheduling (en inglés) para obtener información más detallada sobre el desarrollo del cronograma.

6.6.1 Desarrollar el Cronograma: Entradas
6.6.1.1 Plan de Gestión del Cronograma
Descrito en la Sección 6.1.3.1. El plan de gestión del cronograma identifica la metodología y la herramienta de programación a utilizar en el proyecto para el desarrollo del cronograma y la manera en que se debe calcular el mismo.

6.6.1.2 Lista de Actividades
Descritos en la Sección 6.2.3.1. La lista de actividades identifica las actividades a incluir en el modelo de programación. 6.6.1.3 Atributos de la Actividad
Descritos en la Sección 6.2.3.2. Los atributos de las actividades proporcionan los detalles para la construcción del modelo de programación.

6.6.1.4 Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto
Descritos en la Sección 6.3.3.1. Los diagramas de red del cronograma del proyecto contienen las relaciones lógicas de predecesoras y sucesoras que se utilizarán para calcular el cronograma.

174

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.6.1.5 Recursos Requeridos para las Actividades
Descrita en la Sección 6.4.3.1. Los recursos requeridos para las actividades consisten en los tipos y las cantidades de recursos identificados que necesita cada actividad y se utilizan para generar el modelo de programación. 6.6.1.6 Calendarios de Recursos
Descritos en las Secciones 9.2.3.2 y 12.2.3.3. Los calendarios de recursos contienen información sobre la disponibilidad de los recursos a lo largo del proyecto.

6

6.6.1.7 Estimaciones de la Duración de las Actividades
Descritas en la Sección 6.5.3.1. Las estimaciones de duración de las actividades son valoraciones cuantitativas de la cantidad probable de períodos de trabajo que se necesitarán para completar una actividad que se utilizará para calcular el cronograma.

6.6.1.8 Enunciado del Alcance del Proyecto
Descrito en la Sección 5.3.3.1. El enunciado del alcance del proyecto contiene supuestos y restricciones que pueden causar un impacto en el desarrollo del cronograma del proyecto.

6.6.1.9 Registro de Riesgos
Descrito en la Sección 11.2.3.1. El registro de riesgos proporciona los detalles relativos a todos los riesgos identificados que pueden afectar al modelo de programación y sus características.

6.6.1.10 Asignaciones de Personal al Proyecto
Descritas en la Sección 9.2.3.1. Las asignaciones de personal al proyecto especifican qué recursos se asignan a cada una de las actividades.

6.6.1.11 Estructura de Desglose de Recursos
Descrita en la Sección 6.4.3.2. La estructura de desglose de recursos proporciona los detalles necesarios para que se pueda realizar el análisis de los recursos y el reporte organizacional.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

175

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.6.1.12 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa incluyen, entre otros:
• Estándares,
• Canales de comunicación, y
• Herramienta de programación que se utilizará para el desarrollo del modelo de programación.

6.6.1.13 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Desarrollar el Cronograma incluyen, entre otros: metodología de programación y calendario(s) del proyecto. 6.6.2 Desarrollar el Cronograma: Herramientas y Técnicas
6.6.2.1 Análisis de la Red del Cronograma
El análisis de la red del cronograma es una técnica que se utiliza para generar el cronograma del proyecto.
Emplea diversas técnicas analíticas, tales como el método de la ruta crítica, el método de la cadena crítica, el análisis “¿Qué pasa si…?” y técnicas de optimización de recursos para calcular las fechas de inicio y finalización, tempranas y tardías, de las partes no completadas del proyecto. Algunos caminos de la red pueden tener puntos de convergencia o divergencia de rutas que se pueden identificar y emplear en el análisis de compresión del cronograma o en otros tipos de análisis.

6.6.2.2 Método de la Ruta Crítica
El método de la ruta crítica se utiliza para estimar la duración mínima del proyecto y determinar el nivel de flexibilidad en la programación de los caminos de red lógicos dentro del cronograma. Esta técnica de análisis de la red del cronograma calcula las fechas de inicio y finalización, tempranas y tardías, para todas las actividades, sin tener en cuenta las limitaciones de recursos, y realiza un análisis que recorre hacia adelante y hacia atrás toda la red del cronograma como muestra el Gráfico 6-18. En este ejemplo el camino más largo incluye las actividades A, C y D, y por lo tanto la secuencia A-C-D constituye la ruta crítica. La ruta crítica es la secuencia de actividades que representa el camino más largo a través de un proyecto y determina la menor duración posible del mismo. Las fechas de inicio y fin tempranas y tardías resultantes no constituyen necesariamente el cronograma del proyecto, sino que más bien indican los períodos dentro de los cuales se podrían llevar a cabo las actividades, teniendo en cuenta los parámetros introducidos en el modelo de programación para duraciones de las actividades, relaciones lógicas, adelantos, retrasos y otras restricciones conocidas. El método de la ruta crítica se utiliza para determinar el nivel de flexibilidad en la programación de los caminos de red lógicos dentro del modelo de programación.

176

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Para cualquiera de los caminos o rutas del cronograma, la flexibilidad se mide por la cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede retrasarse o extenderse respecto de su fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni violar restricción alguna del cronograma, lo que se denomina
“holgura total”. Una ruta crítica CPM se caracteriza generalmente por el hecho de que su holgura total es igual a cero. Tal y como se implementa en la secuenciación del PDM, los caminos críticos o rutas críticas pueden tener holgura total positiva, nula o negativa, según las restricciones aplicadas. Cualquier actividad que se encuentre en la ruta crítica se denomina actividad de la ruta crítica. Se produce una holgura total positiva cuando el recorrido hacia atrás se calcula a partir de una restricción del cronograma posterior a la fecha de finalización temprana calculada durante el recorrido hacia adelante. Se produce una holgura total negativa cuando se viola, por duración y por lógica, una restricción relativa a las fechas tardías. Las redes de cronograma pueden tener varias rutas cercanas a la(s) crítica(s). Numerosos paquetes de software permiten al usuario definir los parámetros que va a utilizar para calcular la o las rutas críticas. Puede ser necesario realizar ajustes a las duraciones de las actividades (si se puede conseguir más recursos o menor alcance), a sus relaciones lógicas (si de entrada las relaciones son discrecionales), a los adelantos y a los retrasos o a otras restricciones del cronograma para lograr caminos o rutas de red con una holgura total positiva o igual a cero.
Una vez calculada la holgura total de un camino o ruta de red puede determinarse la holgura libre, que es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una actividad del cronograma dentro de un mismo camino o ruta de red sin retrasar la fecha de inicio temprana de cualquier actividad subsiguiente inmediata dentro de dicha ruta de red. Por ejemplo, la holgura libre para la Actividad B del Gráfico 6-18, es de 5 días.

6

5

6

10

B
11
1

Inicio

5

5

15

5

Ruta A–B–D = 25

16

15

A
1

0

30

Fin

D
5

16
6

10

15

C
6

0

0

30

Ruta A–C–D = 30
(Ruta Crítica)

15
LEYENDA

Nodo de Actividad

Inicio
Temprano

Finalización
Temprana

Nombre de la Actividad
Inicio
Tardío

NOTA: Este ejemplo utiliza, para el cálculo de las fechas de comienzo y finalización, la convención generalmente aceptada de que el proyecto comienza el día 1. Existen otras convenciones generalmente aceptadas. Duración

Holgura
Total

Finalización
Tardía

Enlace de la Ruta Crítica
Enlace de Ruta No Crítica

Gráfico 6-18. Ejemplo de Método de la Ruta Crítica

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

177

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.6.2.3 Método de la Cadena Crítica
El método de la cadena crítica (CCM) es un método que se aplica al modelo de programación y que permite al equipo del proyecto colocar colchones en cualquier ruta del cronograma del proyecto para tener en cuenta los recursos limitados y las incertidumbres del proyecto. Se desarrolla a partir del enfoque del método de la ruta crítica y tiene en cuenta los efectos de la asignación, la optimización y la nivelación de los recursos, así como de la incertidumbre en la duración de las actividades que se encuentran en la ruta crítica y que se calculan mediante el método de la ruta crítica. Para ello, el método de la cadena crítica introduce el concepto de colchones y de gestión de colchones. El método de la cadena crítica utiliza actividades con duraciones que no contemplan márgenes de seguridad, relaciones lógicas ni disponibilidad de recursos, con colchones determinados estadísticamente y compuestos de los márgenes de seguridad agregados de las actividades en un punto determinado del cronograma del proyecto para tener en cuenta los recursos limitados y las incertidumbres asociados al proyecto. La ruta crítica con restricciones de recursos se conoce como cadena crítica.
El método de la cadena crítica agrega colchones de duración, que son actividades del cronograma que no requieren trabajo y que se utilizan para manejar la incertidumbre. Un colchón que se coloca al final de la cadena crítica, como el que muestra el Gráfico 6-19, se conoce como colchón del proyecto y protege la fecha de finalización objetivo contra cualquier deslizamiento o retraso a lo largo de la cadena crítica. Se colocan colchones adicionales, conocidos como colchones de alimentación, en cada punto en que una cadena de tareas dependientes, que está fuera de la cadena crítica, alimenta a la cadena crítica. De este modo, los colchones de alimentación protegen la cadena crítica contra deslizamientos o retrasos a lo largo de las cadenas de alimentación. La dimensión de cada colchón debería tener en cuenta la incertidumbre en la duración de la cadena de tareas dependientes que conducen a ese colchón. Una vez que se han determinado las actividades colchón del cronograma, las actividades previstas se planifican sobre la base de las fechas más tardías posible de inicio y finalización según la programación. En consecuencia, en lugar de gestionar la holgura total de las rutas de red, el método de la cadena crítica se concentra en gestionar las duraciones restantes de los colchones en función de las duraciones restantes de las cadenas de tareas.

Actividad A

Colchón de alimentación Actividad C

Actividad D

Actividad E

Actividad G

Inicio

Actividad B

Colchón de alimentación Actividad F

Colchón del
Proyecto

Fin

LEYENDA Enlace de la Cadena Crítica
Enlace fuera de la Cadena Crítica

Gráfico 6-19. Ejemplo de Método de la Cadena Crítica

178

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.6.2.4 Técnicas de Optimización de Recursos
Los ejemplos de técnicas de optimización de recursos que se pueden utilizar para ajustar el modelo de programación en función de la demanda y de la provisión de recursos incluyen, entre otros:
• Nivelación de Recursos. Es una técnica en la cual las fechas de inicio y finalización se ajustan sobre la base de las restricciones de los recursos, con el objetivo de equilibrar la demanda de recursos con la oferta disponible. La nivelación de recursos se puede utilizar cuando los recursos compartidos o críticos necesarios se encuentran únicamente disponibles en determinados momentos o en cantidades limitadas, cuando han sido sobrecargados (como cuando un recurso se ha asignado a dos o más tareas durante el mismo período, como muestra el Gráfico 6-20), o cuando se desea mantener la utilización de recursos en un nivel constante. La nivelación de recursos a menudo provoca cambios en la ruta crítica original, generalmente aumentándola.

6

Actividades Antes de la Nivelación de Recursos
Tom: 8 hrs.

Actividad A Sue: 8 hrs.

Inicio
Actividad B Sue: 8 hrs.
Actividad C Tom: 8 hrs.

Día 1

Día 2

Tom: 8 hrs.
Sue: 16 hrs.

Tom: 8 hrs.

Día 3

Actividades Después de la Nivelación de Recursos
Tom: 8 hrs.

Actividad A Sue: 8 hrs.

Inicio
Actividad B Sue: 8 hrs.

Actividad C Tom: 8 hrs.
Día 1

Día 2

Día 3

Tom: 8 hrs.
Sue: 8 hrs.

Sue: 8 hrs.

Tom: 8 hrs.

Gráfico 6-20. Nivelación de Recursos

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

179

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

•  quilibrio de Recursos. Es una técnica que ajusta las actividades de un modelo de programación,
E
de modo que las necesidades de recursos del proyecto no excedan ciertos límites de recursos predefinidos. Al contrario de la nivelación de recursos, en el equilibrio de recursos la ruta crítica del proyecto no se modifica, y la fecha de finalización no se puede retrasar. En otras palabras, las actividades sólo se pueden retrasar dentro del margen de su holgura libre y de la holgura total. Por lo tanto el equilibrio de recursos puede no servir para optimizar la totalidad de los recursos.

6.6.2.5 Técnicas de Modelado
Las siguientes son algunas de las técnicas de modelado:
•  nálisis de Escenarios “¿Qué pasa si...?” El análisis de escenarios “¿Qué pasa si...?” es un
A
proceso que consiste en evaluar escenarios a fin de predecir su efecto, positivo o negativo, sobre los objetivos del proyecto. Consiste en realizar un análisis de la pregunta “¿Qué pasa si se produce la situación representada por el escenario ‘X’?” Se realiza un análisis de la red del cronograma, usando el cronograma para calcular los diferentes escenarios, tales como un retraso en la entrega de un componente principal, la prolongación de la duración de un diseño específico o la introducción de factores externos, como una huelga o un cambio en el procedimiento para la obtención de permisos.
Los resultados del análisis del escenario “¿Qué pasa si…?” pueden usarse para evaluar la viabilidad del cronograma del proyecto bajo condiciones adversas, y para preparar planes de contingencia y respuesta para superar o mitigar el impacto de situaciones inesperadas.
• Simulación. La simulación implica calcular múltiples duraciones del proyecto a partir de diferentes conjuntos de supuestos sobre las actividades, generalmente mediante el uso de distribuciones de probabilidades construidas a partir de estimaciones por tres valores (descritas en la Sección 6.5.
2.4) para tener en cuenta la incertidumbre. La técnica de simulación más utilizada es el análisis
Monte Carlo (Sección 11.4.2.2), en el cual se define una distribución de duraciones posibles para cada actividad, que a su vez se utilizan para calcular una distribución de posibles resultados para el proyecto global.

6.6.2.6 Adelantos y Retrasos
Descritos en la Sección 6.3.2.3. Los adelantos y retrasos son refinamientos que se aplican durante el análisis de la red con objeto de desarrollar un cronograma viable a través del ajuste del momento de comienzo de las actividades sucesoras. Los adelantos se utilizan sólo en determinadas circunstancias para adelantar una actividad sucesora con respecto a una actividad predecesora, y los retrasos se utilizan sólo en determinadas circunstancias cuando los procesos necesitan que transcurra un determinado lapso de tiempo entre predecesoras y sucesoras sin que esto afecte al trabajo o a los recursos.

180

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.6.2.7 Compresión del Cronograma
Las técnicas de compresión del cronograma se utilizan para acortar el calendario del proyecto sin modificar el alcance del mismo, con el objetivo de cumplir con las restricciones del cronograma, las fechas impuestas u otros objetivos del cronograma. Las técnicas de compresión del cronograma incluyen, entre otras:
• Intensificación. Es una técnica utilizada para acortar la duración del cronograma con el menor incremento de costo posible mediante la aportación de recursos. Entre los ejemplos de intensificación se incluyen la aprobación de horas suplementarias, la aportación de recursos adicionales o un pago adicional para acelerar la entrega de las actividades que se encuentran en la ruta crítica. La intensificación sólo funciona para actividades que se encuentran en el camino o ruta crítica, en las que los recursos adicionales permiten acortar la duración. La intensificación no siempre resulta una alternativa viable y puede ocasionar un incremento del riesgo y/o del costo.

6

• Ejecución rápida. Es una técnica de compresión del cronograma en la que las actividades o fases que normalmente se realizan en secuencia se llevan a cabo en paralelo, por lo menos en parte de su duración. Un ejemplo de esto sería la construcción de los cimientos de un edificio antes de finalizar todos los planos arquitectónicos. La ejecución rápida puede derivar en la necesidad de volver a desarrollar determinados trabajos y en un aumento del riesgo. La ejecución rápida sólo funciona si las actividades pueden solaparse para acortar la duración del proyecto.

6.6.2.8 Herramienta de Programación
Las herramientas automatizadas de programación contienen el modelo de programación y aceleran el proceso de programación mediante la generación de fechas de inicio y finalización basadas en las entradas de actividades, los diagramas de red, los recursos y las duraciones de las actividades a través del análisis de la red del cronograma. Una herramienta de programación se puede utilizar en combinación con otro software de gestión de proyectos, así como con métodos manuales.

6.6.3 Desarrollar el Cronograma: Salidas
6.6.3.1 Línea Base del Cronograma
Una línea base del cronograma consiste en la versión aprobada de un modelo de programación que sólo se puede modificar a través de procedimientos formales de control de cambios y que se utiliza como base de comparación con los resultados reales. Es aceptada y aprobada por los interesados adecuados como la línea base del cronograma, con fechas de inicio de la línea base y fechas de finalización de la línea base. Durante el monitoreo y control las fechas aprobadas de la línea base se comparan con las fechas reales de inicio y finalización para determinar si se han producido desviaciones. La línea base del cronograma es un componente del plan para la dirección del proyecto.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

181

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.6.3.2 Cronograma del proyecto
Las salidas de un modelo de programación son representaciones del cronograma. El cronograma del proyecto es una salida de un modelo de programación que presenta actividades relacionadas con fechas planificadas, duraciones, hitos y recursos. El cronograma del proyecto debe contener, como mínimo, una fecha de inicio y una fecha de finalización planificadas para cada actividad. Si la planificación de recursos se realiza en una etapa temprana, entonces el cronograma mantendrá su carácter preliminar hasta que se hayan confirmado las asignaciones de recursos y se hayan establecido las fechas de inicio y finalización programadas. Por lo general, este proceso se lleva a cabo antes de la conclusión del plan para la dirección del proyecto (Sección 4.2.3.1). También puede desarrollarse un modelo de programación objetivo del proyecto con fechas de inicio y finalización objetivo definidas para cada actividad. El cronograma del proyecto se puede representar en forma de resumen, denominado a veces cronograma maestro o cronograma de hitos, o bien en forma detallada. Aunque el modelo de programación del proyecto puede adoptar una forma de tabla, es más frecuente representarlo en forma gráfica, mediante la utilización de uno o más de los siguientes formatos, que se clasifican como presentaciones:
•  iagramas de barras. Estos diagramas, también conocidos como diagramas de Gantt, presentan
D
la información del cronograma con la lista de actividades en el eje vertical, las fechas en el eje horizontal y las duraciones de las actividades se representan en forma de barras colocadas en función de las fechas de inicio y de finalización. Los diagramas de barras son relativamente fáciles de leer y se utilizan frecuentemente en presentaciones a la dirección. Para las comunicaciones de control y dirección, se utiliza una actividad resumen más amplia y completa, denominada a menudo actividad resumen, entre hitos o a través de múltiples paquetes de trabajo dependientes entre sí; se representa en reportes de diagrama de barras. Un ejemplo de esto es la parte del cronograma resumen del Gráfico 6-21, que se presenta en un formato estructurado de EDT/WBS.
•  iagramas de hitos. Estos diagramas son similares a los diagramas de barras, pero sólo identifican
D
el inicio o la finalización programada de los principales entregables y las interfaces externas clave.
Un ejemplo es la parte del cronograma de hitos del Gráfico 6-21.
•  iagramas de red del cronograma del proyecto. Estos diagramas por regla general se presentan
D
con el formato de diagrama de actividad en el nodo, que muestra actividades y relaciones sin escala de tiempo y normalmente denominados diagramas de lógica pura, como muestra el Gráfico 6-11, o con el formato de diagrama de red del cronograma que incluye una escala temporal, y que en ocasiones se denomina diagrama lógico de barras, como se muestra para el cronograma detallado en el Gráfico 6-21.Estos diagramas, con la información de la fecha de las actividades, normalmente muestran la lógica de la red del proyecto y las actividades del cronograma que se encuentran dentro de la ruta crítica del proyecto. Este ejemplo muestra también cómo se puede planificar cada paquete de trabajo como una serie de actividades relacionadas entre sí. Otra representación del diagrama de red del cronograma del proyecto es un diagrama lógico basado en una escala de tiempos. Estos diagramas incorporan una escala de tiempos y unas barras que representan la duración de las actividades con las relaciones lógicas. Está optimizado para mostrar las relaciones entre actividades, y puede aparecer cualquier número de actividades en secuencia en una misma línea del diagrama.

182

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Cronograma de Hitos
Identificador
de la
Actividad

1.1.MB

Descripción de la Actividad

Unidades
Marco Temporal del Cronograma del Proyecto de Período 4 Período 5 calendario Período 1 Período 2 Período 3

Empezar Nuevo Producto Z

0

1.1.1.M1

Completar Componente 1

0

1.1.2.M1

Completar Componente 2

0

1.1.3.M1

Completar Integración de Componentes 1 y 2

0

1.1.3.MF

Terminar Nuevo Producto Z

0
Fecha de Corte

Cronograma Resumen
Identificador
de la
Actividad
1.1

Descripción de la Actividad

6

Unidades
Marco Temporal del Cronograma del Proyecto de calendario Período 1 Período 2 Período 3 Período 4 Período 5

Desarrollar y Entregar Nuevo Producto Z

120

1.1.1

Paquete de Trabajo 1: Componente 1

67

1.1.2

Paquete de Trabajo 2: Componente 2

53

1.1.3

Paquete de Trabajo 3: Componentes 1 y 2 Integrados

53
Fecha de Corte

Cronograma Detallado
Identificador
de la
Actividad
1.1.MB

Descripción de la Actividad
Empezar Nuevo Producto Z

Unidades
Marco Temporal del Cronograma del Proyecto de calendario Período 1 Período 2 Período 3 Período 4 Período 5
0

Desarrollar y Entregar Nuevo Producto Z

120

1.1.1

Paquete de Trabajo 1: Componente 1

67

1.1.1.D

Diseñar Componente 1

20

1.1.1.B

Construir Componente 1

33

1.1.1.T

Probar Componente 1

14

1.1.1.M1

Completar Componente 1

1.1

Paquete de Trabajo 2: Componente 2

1.1.2

FS

SS

0
53

1.1.2.D

Diseñar Componente 2

14

1.1.2.B

Construir Componente 2

28

1.1.2.T

Probar Componente 2

11

1.1.2.M1

Completar Componente 2

1.1.3

0

Paquete de Trabajo 3: Componentes 1 y 2 Integrados

53

1.1.3.G

Integrar Componentes 1 y 2 como Producto Z

14

1.1.3.T

Completar Integración de Componentes 1 y 2

32

1.1.3.M1

Probar los Componentes Integrados como Producto Z

0

1.1.3.P

Entregar Producto Z

7

1.1.3.MF Terminar Nuevo Producto Z

0
Fecha de Corte

Gráfico 6-21. Representaciones del Cronograma del Proyecto —Ejemplos

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

183

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

El Gráfico 6-21 muestra diferentes representaciones del cronograma de un ejemplo de proyecto en ejecución, con el reflejo del trabajo en curso hasta la fecha de corte, momento en el tiempo en que se registra el estado del proyecto y al que a veces también se refiere como “a la fecha” o “fecha de estado”. El Gráfico 6-21 refleja, para un modelo sencillo de programación de proyecto, diferentes representaciones del cronograma en las formas de (1) un cronograma de hitos como un diagrama de hitos, (2) un cronograma resumen como un diagrama de barras, y (3) un cronograma detallado como un diagrama de red del cronograma del proyecto. El
Gráfico 6-21 también muestra visualmente las relaciones entre los tres diferentes niveles de presentación de un cronograma.

6.6.3.3 Datos del Cronograma
Los datos del cronograma para el modelo de programación del proyecto es el conjunto de la información necesaria para describir y controlar el cronograma. Entre los datos del cronograma del proyecto se incluirán, como mínimo, los hitos del cronograma, las actividades del cronograma, los atributos de las actividades y la documentación de todos los supuestos y restricciones identificados. La cantidad de datos adicionales variará en función del área de aplicación. La información suministrada a menudo como información detallada de apoyo incluye, entre otra:
•  equisitos de recursos por período de tiempo, a menudo presentados en formato de histograma de
R
recursos;
•  ronogramas alternativos, tales como el mejor o el peor escenario, con o sin nivelación de recursos,
C
con o sin fechas obligatorias; y
• Programación de las reservas para contingencias.
Entre los datos del cronograma se podrían incluir asimismo elementos tales como histogramas de recursos, proyecciones del flujo de caja y cronogramas de pedidos y entregas.

6.6.3.4 Calendarios del Proyecto
Un calendario del proyecto identifica los días y turnos de trabajo disponibles para las actividades del cronograma. Distingue entre los períodos de tiempo, en días o fracciones de días, disponibles para completar las actividades programadas y los períodos de tiempo no disponibles. Un modelo de programación podría requerir más de un calendario del proyecto para permitir considerar diferentes períodos de trabajo para algunas actividades a la hora de calcular el cronograma del proyecto. Los calendarios del proyecto son susceptibles de actualización. 6.6.3.5 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• La línea base del cronograma (Sección 6.6.3.1),
• El plan de gestión del cronograma (Sección 6.1.3.1).

184

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.6.3.6 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
•  ecursos requeridos para las actividades. La nivelación de recursos puede tener un efecto
R
significativo en las estimaciones preliminares de los tipos y cantidades de recursos necesarios. Si el análisis de nivelación de recursos modifica los recursos requeridos para el proyecto, estos últimos son actualizados.
•  tributos de las actividades. Los atributos de las actividades (Sección 6.2.3.2) se actualizan
A
para incluir todos los requisitos de recursos revisados y cualquier otra revisión surgida del proceso
Desarrollar el Cronograma.

6

• Calendarios. El calendario de cada proyecto podría consistir en múltiples calendarios, calendarios de proyecto, calendarios de recursos individuales, etc., como base para la programación del proyecto.
•  egistro de riesgos. Puede surgir la necesidad de actualizar el registro de riesgos para reflejar las
R
oportunidades o las amenazas identificadas al establecer los supuestos de la programación.

6.7 Controlar el Cronograma
Controlar el Cronograma es el proceso de monitorear el estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios de la línea base del cronograma a fin de cumplir el plan. El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan y establecer acciones correctivas y preventivas para minimizar el riesgo. El Gráfico 6-22 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 6-23 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Cronograma del proyecto
.3 Datos de desempeño del trabajo .4 Calendarios del proyecto
.5 Datos del cronograma
.6 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1 Revisiones del desempeño
.2 Software de gestión de proyectos .3 Técnicas de optimización de recursos
.4 Técnicas de modelado
.5 Adelantos y retrasos
.6 Compresión del cronograma
.7 Herramienta de programación

Salidas
.1 Información de desempeño del trabajo
.2 Pronóstico del cronograma
.3 Solicitudes de cambio
.4 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
.5 Actualizaciones a los documentos del proyecto
.6 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gráfico 6-22. Controlar el Cronograma: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

185

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Gestión del Tiempo del Proyecto

4.3
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

• Cronograma del proyecto
• Calendarios del proyecto
• Datos del cronograma
• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Datos de desempeño del trabajo

• Plan para la dirección del proyecto 4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Documentos del Proyecto

6.6
Desarrollar
el Cronograma

6.7
Controlar el
Cronograma
• Activos de los procesos de la organización • Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
• Pronóstico del cronograma
• Activos de los procesos de la organización

• Solicitudes de cambio

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

4.4
Monitorear
y Controlar el
Trabajo del Proyecto

4.5
Realizar el Control
Integrado
de Cambios

Empresa/
Organización
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gráfico 6-23. Diagrama de Flujo de Datos de Controlar el Cronograma
La actualización del modelo de programación requiere conocer el desempeño real hasta la fecha. Un cambio cualquiera de la línea base del cronograma únicamente se puede aprobar a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios (Sección 4.5) Controlar el Cronograma, como componente del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios, se ocupa de:
• Determinar el estado actual del cronograma del proyecto,
• Influir en los factores que generan cambios en el cronograma,
• Determinar si el cronograma del proyecto ha cambiado, y
• Gestionar los cambios reales conforme se producen.

186

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

En caso de que se utilice algún enfoque ágil, el proceso Controlar el Cronograma se ocupa de:
•  eterminar el estado actual del cronograma del proyecto mediante la comparación de la cantidad
D
total de trabajo entregado y aceptado con respecto a las estimaciones de trabajo completado para el ciclo de tiempo transcurrido,
• levar a cabo revisiones retrospectivas (revisiones programadas para registrar las lecciones
L
aprendidas) de cara a corregir y mejorar procesos si fuera necesario,
• Volver a priorizar el trabajo pendiente (pila),
•  eterminar el ritmo a que se generan, validan y aceptan los entregables (velocidad) en tiempo por
D
iteración (duración acordada del ciclo de trabajo, normalmente dos semanas o un mes),

6

• Determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado, y
• Gestionar los cambios reales conforme se producen.

6.7.1 Controlar el Cronograma: Entradas
6.7.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Descrito en la Sección 4.2.3.1. El plan para la dirección del proyecto contiene el plan de gestión del cronograma y la línea base del cronograma. El plan de gestión del cronograma describe cómo se gestionará y controlará el cronograma del proyecto. La línea base del cronograma se utiliza como base para comparar con los resultados reales a fin de determinar si es necesario un cambio, una acción correctiva o una acción preventiva. 6.7.1.2 Cronograma del proyecto
Descritas en la Sección 6.6.3.2. El cronograma del proyecto se refiere a la versión más reciente del cronograma, con anotaciones para indicar las actualizaciones, las actividades terminadas y las actividades comenzadas a la fecha de corte indicada.

6.7.1.3 Datos de Desempeño del Trabajo
Descritos en la Sección 4.3.3.2. Los datos de desempeño del trabajo consisten en la información sobre el avance del proyecto, como por ejemplo qué actividades se han iniciado, su avance (p.ej., duración real, duración pendiente y porcentaje físicamente completado), y qué actividades se han completado.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

187

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.7.1.4 Calendarios del Proyecto
Descritas en la Sección 6.6.3.4. Un modelo de programación podría requerir más de un calendario del proyecto para permitir considerar diferentes períodos de trabajo para algunas actividades a la hora de calcular los pronósticos del cronograma.

6.7. 1.5 Datos del Cronograma
Descritas en la Sección 6.6.3.3. Los datos del cronograma se revisarán y actualizarán en el proceso
Controlar el Cronograma.

6.7.1.6 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que influyen en el proceso
Controlar el Cronograma incluyen, entre otros:
•  as políticas, procedimientos y guías existentes, formales e informales, relacionados con el control
L
del cronograma;
• Las herramientas de control del cronograma, y
• Los métodos de monitoreo e información a utilizar.

6.7.2 Controlar el Cronograma: Herramientas y Técnicas
6.7.2.1 Revisiones del Desempeño
Las revisiones del desempeño permiten medir, comparar y analizar el desempeño del cronograma, en aspectos como las fechas reales de inicio y finalización, el porcentaje completado y la duración restante para completar el trabajo en ejecución. Entre las diferentes técnicas que se pueden utilizar, se incluyen:
•  nálisis de tendencias. El análisis de tendencias analiza el desempeño del proyecto a lo largo del
A
tiempo para determinar si el desempeño está mejorando o se está deteriorando. Las técnicas de análisis gráfico son valiosas pues permiten comprender el desempeño a la fecha y compararlo con las metas de desempeño futuras, en términos de fechas de finalización.
•  étodo de la ruta crítica (Sección 6.6.2.2). Comparar el avance a lo largo de la ruta crítica puede
M
ayudar a determinar el estado del cronograma. La variación en la ruta crítica tendrá un impacto directo en la fecha de finalización del proyecto. La evaluación del avance en las actividades de rutas cercanas a la crítica podría identificar riesgos del cronograma.

188

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

•  étodo de la cadena crítica (Sección 6.6.2.3). La comparación entre la cantidad de colchón
M
restante y la cantidad de colchón necesario para proteger la fecha de entrega puede ayudar a determinar el estado del cronograma. La diferencia entre el colchón requerido y el colchón restante puede determinar si es adecuado implementar una acción correctiva.
•  estión del valor ganado (Sección 7.4.2.1). Las medidas de desempeño del cronograma, tales como
G
la variación del cronograma (SV) y el índice de desempeño del cronograma (SPI), se utilizan para evaluar la magnitud de la desviación con respecto a la línea base original del cronograma. La variación de la holgura total y de la finalización temprana son también componentes fundamentales de la planificación de cara a evaluar el desempeño del proyecto en el tiempo. Los aspectos importantes del control del cronograma del proyecto se incluyen la determinación de la causa y del grado de desviación con relación a la línea base del cronograma (Sección 6.6.3.1), la estimación de las implicaciones de esas desviaciones para completar el trabajo futuro y la decisión con respecto a la necesidad de emprender acciones correctivas o preventivas. Por ejemplo, un retraso importante en una actividad que está fuera de la ruta crítica puede tener un efecto mínimo en el cronograma del proyecto global, mientras que un retraso menor en una actividad crítica o casi crítica puede requerir una acción inmediata. Para proyectos que no gestionan el valor ganado, se pueden realizar análisis de variaciones similares, mediante la comparación entre las fechas programadas de comienzo y finalización de las actividades, y así identificar desviaciones entre la línea base del cronograma y el avance real del proyecto. Se puede realizar un análisis más detallado para determinar la causa y el grado de desviación con respecto a la línea base y la necesidad o no de acciones correctivas o preventivas.

6

6.7.2.2 Software de Gestión de Proyectos
El software de gestión de proyectos para programación permite hacer un seguimiento de las fechas planificadas en comparación con las fechas reales, informar sobre las desviaciones en el avance con respecto a la línea base y pronosticar los efectos de los cambios en el cronograma del proyecto.

6.7.2.3 Técnicas de Optimización de Recursos
Descritas en la Sección 6.6.2.4. Las técnicas de optimización de recursos implican la programación de las actividades y los recursos necesarios por las actividades teniendo en cuenta tanto la disponibilidad de los recursos como el tiempo.

6.7.2.4 Técnicas de Modelado
Descritas en la Sección 6.6.2.5. Las técnicas de modelado se utilizan para revisar diferentes escenarios, sobre la base del monitoreo del riesgo, con objeto de alinear el modelo de programación con el plan para la dirección del proyecto y la línea base aprobada.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

189

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.7.2.5 Adelantos y Retrasos
El ajuste de adelantos y retrasos se utiliza durante el análisis de la red para encontrar maneras de volver a alinear con el plan las actividades retrasadas del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de construcción de un nuevo edificio de oficinas, se puede planificar el acondicionamiento del terreno para que comience antes de que finalice el trabajo en el exterior del edificio mediante la introducción de un adelanto en esa relación. O bien, un equipo de redactores técnicos puede ajustar el momento de editar el borrador de un documento grande antes de que el documento esté finalizado, mediante la eliminación o la disminución del tiempo de retraso.

6.7.2.6 Compresión del Cronograma
Descritas en la Sección 6.6.2.7. Las técnicas de compresión del cronograma se utilizan para encontrar maneras de volver a alinear las actividades retrasadas del proyecto con el plan mediante la ejecución rápida o la intensificación del cronograma para el trabajo restante.

6.7.2.7 Herramienta de Programación
Los datos del cronograma se actualizan y compilan en el modelo de programación para reflejar el avance real del proyecto y el trabajo que queda pendiente. La herramienta de programación (Sección 6.6.2.8) y los datos de apoyo del cronograma se utilizan en combinación con métodos manuales u otro software de gestión de proyectos para realizar el análisis de la red del cronograma y generar un cronograma actualizado del proyecto. 6.7.3 Controlar el Cronograma: Salidas
6.7.3.1 Información de Desempeño del Trabajo
Los valores calculados de los indicadores de desempeño en el tiempo SV y SPI para los componentes de la
EDT/WBS, y en particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y comunican a los interesados. 6.7.3.2 Pronóstico del Cronograma
Los pronósticos del cronograma son estimaciones o predicciones de condiciones y eventos en el futuro del proyecto, basados en la información y el conocimiento disponibles en el momento de realizar el pronóstico.
Los pronósticos se actualizan y emiten nuevamente sobre la base de la información de desempeño del trabajo suministrada a medida que se desarrolla el proyecto. La información se basa en el desempeño pasado del proyecto y en el desempeño previsto para el futuro e incluye indicadores de valor ganado que podrían tener impacto sobre el proyecto en el futuro.

190

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.7.3.3 Solicitudes de Cambio
El análisis de la variación del cronograma, junto con la revisión de los informes de avance, los resultados de las medidas de desempeño y las modificaciones del alcance o del cronograma del proyecto, pueden dar como resultado solicitudes de cambio de la línea base del cronograma y/o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto. Las solicitudes de cambio se procesan para su revisión y tratamiento por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios (Sección 4.5). Las acciones preventivas pueden incluir cambios recomendados para eliminar o reducir la probabilidad de variaciones negativas del cronograma.

6.7.3.4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

6

Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
•  ínea base del cronograma. Los cambios de la línea base del cronograma se incorporan como
L
respuesta a las solicitudes de cambio aprobadas (Sección 4.4.3.1) relacionadas con cambios en el alcance del proyecto, en los recursos de las actividades o en las estimaciones de la duración de las actividades. La línea base del cronograma se puede actualizar para reflejar los cambios originados por las técnicas de compresión del cronograma.
•  lan de gestión del cronograma. El plan de gestión del cronograma se puede actualizar para
P
reflejar cualquier cambio en la manera de gestionar el cronograma.
• Línea base de costos. La línea base de costos puede actualizarse para reflejar solicitudes de cambio aprobadas o cambios originados por las técnicas de compresión del cronograma.

6.7.3.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• Datos del cronograma. Pueden desarrollarse nuevos diagramas de red del cronograma del proyecto para reflejar las duraciones restantes aprobadas y las modificaciones aprobadas del cronograma.
En algunos casos, los retrasos en el cronograma del proyecto pueden ser tan graves que se deberá desarrollar un nuevo cronograma objetivo, con fechas de inicio y finalización previstas, para proporcionar datos realistas a fin de dirigir el trabajo y medir el desempeño y el avance.
•  ronograma del proyecto. Se generará un cronograma actualizado del proyecto a partir del modelo
C
de programación completado con los datos actualizados del cronograma para reflejar los cambios del mismo y gestionar el proyecto.
•  egistro de Riesgos. El registro de riesgos y los planes de respuesta a los riesgos que contiene
R
también son susceptibles de ser actualizados sobre la base de los riesgos que pueden surgir como consecuencia de la aplicación de técnicas de compresión del cronograma.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

191

6 - GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

6.7.3.6 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• Las causas de las variaciones,
• Las acciones correctivas seleccionadas y su justificación, y
• Otros tipos de lecciones aprendidas del control del cronograma del proyecto.

192

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

7
GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
El Gráfico 7-1 brinda una descripción general de los procesos de gestión de los costos del proyecto:

7

7.1  lanificar la Gestión de los Costos: Es el proceso que establece las políticas, los procedimientos
P
y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.
7.2  stimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos
E
financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
7.3  eterminar el Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las
D
actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada. 7.4  ontrolar los Costos: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los
C
costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de costos.
Estos procesos presentan interacciones entre sí y con procesos de otras Áreas de Conocimiento, como se describe en detalle en la Sección 3 y en el Anexo A1.
En algunos proyectos, especialmente en aquellos de alcance más reducido, la estimación de costos y la preparación del presupuesto en términos de costos están tan estrechamente ligadas que se consideran un solo proceso, que puede realizar una única persona en un período de tiempo relativamente corto. Estos procesos se presentan aquí como procesos distintos debido a que las herramientas y técnicas requeridas para cada uno de ellos son diferentes. Debido a que la capacidad de influir en los costos es mucho mayor en las primeras etapas del proyecto, la definición temprana del alcance del proyecto se revela como una tarea crítica
(Sección 5.3).

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

193

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Descripción General de la Gestión de los Costos del Proyecto
7.1 Planificar la
Gestión de los Costos
.1 Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Acta de constitución del proyecto .3 Factores ambientales de la empresa .4 Activos de los procesos de la organización 2. Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas analíticas
.3 Reuniones
.3 Salidas
.1 Plan de gestión de los costos

7.4 Controlar los Costos
.1 Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Requisitos de financiamiento del proyecto
.3 Datos de desempeño del trabajo .4 Activos de los procesos de la organización

7.2 Estimar los Costos
.1 Entradas
.1 Plan de gestión de los costos
.2 Plan de gestión de los recursos humanos
.3 Línea base del alcance
.4 Cronograma del proyecto
.5 Registro de riesgos
.6 Factores ambientales de la empresa .7 Activos de los procesos de la organización 2. Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Estimación análoga
.3 Estimación paramétrica
.4 Estimación ascendente
.5 Estimación por tres valores
.6 Análisis de reservas
.7 Costo de la Calidad
.8 Software de gestión de proyectos .9 Análisis de ofertas de proveedores .10 Técnicas grupales de toma de decisiones
.3 Salidas
.1 Estimación de costos de las actividades .2 Base de las estimaciones
.3 Actualizaciones a los documentos del proyecto

7.3 Determinar el Presupuesto
.1 Entradas
.1 Plan de gestión de los costos
.2 Línea base del alcance
.3 Estimación de costos de las actividades .4 Base de las estimaciones
.5 Cronograma del proyecto
.6 Calendarios de recursos
.7 Registro de riesgos
.8 Acuerdos
.9 Activos de los procesos de la organización .2 Herramientas y Técnicas
.1 Agregación de Costos
.2 Análisis de reservas
.3 Juicio de expertos
.4 Relaciones históricas
.5 Conciliación del límite de financiamiento .3 Salidas
.1 Línea base de costos
.2 Requisitos de financiamiento del proyecto
.3 Actualizaciones a los documentos del proyecto

.2 Herramientas y Técnicas
.1 Gestión del valor ganado
.2 Pronósticos
.3 Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)
.4 Revisiones del desempeño
.5 Software de gestión de proyectos .6 Análisis de reservas
.3 Salidas
.1 Información de desempeño del trabajo
.2 Pronósticos de costos
.3 Solicitudes de cambio
.4 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
.5 Actualizaciones a los documentos del proyecto
.6 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Gráfico 7-1. Descripción General de la Gestión de los Costos del Proyecto

194

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

La Gestión de los costos del Proyecto debería tener en cuenta los requisitos de los interesados al gestionar los costos. Los diversos interesados medirán los costos del proyecto de diferentes maneras y en momentos diferentes. El costo de adquisición de un artículo, por ejemplo, puede medirse en el momento en que se toma la decisión o se hace el compromiso de adquirir el artículo en cuestión, cuando se realiza su pedido o se hace entrega del mismo, o cuando se incurre en el costo real o éste se registra en el ámbito de la contabilidad del proyecto. La Gestión de los Costos del Proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. La Gestión de los Costos del Proyecto también debería tener en cuenta el efecto de las decisiones tomadas en el proyecto sobre los costos recurrentes posteriores de utilizar, mantener y dar soporte al producto, servicio o resultado del proyecto. Por ejemplo, el hecho de limitar el número de revisiones de un diseño podría reducir el costo del proyecto, pero podría asimismo resultar en un incremento de los costos operativos del cliente.

7

En numerosas organizaciones, la predicción y el análisis del rendimiento financiero esperado del producto del proyecto se llevan a cabo fuera del ámbito del proyecto. En otros, como por ejemplo en un proyecto de obras de infraestructura, la Gestión de los Costos del Proyecto puede incluir este trabajo. Cuando tales proyecciones y análisis forman parte del proyecto, la Gestión de los Costos del Proyecto puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas técnicas de gestión financiera, como el retorno de la inversión, el flujo de caja descontado y el análisis del retorno de la inversión.
El esfuerzo de planificación de la gestión de los costos tiene lugar en las etapas iniciales de la planificación del proyecto y establece el marco de referencia para cada uno de los procesos de gestión de los costos, de modo que el desempeño de los procesos sea eficiente y coordinado.

7.1 Planificar la Gestión de los Costos
Planificar la Gestión de los Costos es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionarán los costos del proyecto a lo largo del mismo. El Gráfico 7-2 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 7-3 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Acta de constitución del proyecto .3 Factores ambientales de la empresa
.4 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas analíticas
.3 Reuniones

Salidas
.1 Plan de gestión de los costos Gráfico 7-2. Planificar la Gestión de los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

195

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

4.1
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Gestión de los Costos del Proyecto

• Acta de constitución del proyecto

• Plan para la dirección del proyecto 4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos de la organización

7.1
Planificar la
Gestión de los Costos

• Plan de gestión de los costos

7.2
Estimar los
Costos
Empresa/
Organización
7.3
Determinar el
Presupuesto

11.2
Identificar los
Riesgos

11.4
Realizar el Análisis
Cuantitativo de
Riesgos

Gráfico 7-3. Planificar la Gestión de los Costos: Diagrama de Flujo de Datos
Los procesos de gestión de costos, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se documentan en el plan de gestión de los costos. El plan de gestión de los costos es un componente del plan para la dirección del proyecto.

7.1.1 Planificar la Gestión de los Costos: Entradas
7.1.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Descrito en la Sección 4.2.3.1. La información del plan para la dirección del proyecto que se utiliza para el desarrollo del plan de gestión de los costos incluye, entre otra:
•  ínea base del alcance. La línea base del alcance contiene el enunciado del alcance del proyecto y
L
los detalles de la EDT/WBS, que se utilizan para la estimación y la gestión de los costos.
•  ínea base del cronograma. La línea base del cronograma especifica en qué momento se incurrirá
L
en los costos del proyecto.
• Otra información. Para la planificación de la gestión de los costos se utilizan asimismo otras decisiones del plan para la dirección del proyecto relacionadas con los costos, como programaciones, riesgo y comunicaciones.

196

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

7.1.1.2 Acta de Constitución del Proyecto
Descrita en la Sección 4.1.3.1. El acta de constitución del proyecto proporciona el resumen del presupuesto, a partir del cual se desarrollan los costos detallados del proyecto. El acta de constitución del proyecto define asimismo los requisitos para la aprobación del proyecto, que influirán en la gestión de los costos del mismo.

7.1.1.3 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que influyen en el proceso Planificar la Gestión de los Costos incluyen, entre otros:
• La cultura y la estructura de la organización, que pueden ambas influir en la gestión de los costos;
•  as condiciones del mercado, que describen los productos, servicios y resultados que se encuentran
L
disponibles en el mercado local y en el mercado global;

7

• Las tasas de cambio de divisas, para los proyectos cuyos costos se originan en más de un país;
•  a información comercial publicada, tal como los ratios de costos de recursos, que a menudo se
L
encuentra disponible en bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de los recursos humanos, y que proporcionan costos estándar para materiales y equipos;
Otras fuentes de información como son las listas de precios publicadas por los proveedores; y
•  l sistema de información para la dirección de proyectos, que proporciona diferentes posibilidades
E
para la gestión de los costos.

7.1.1.4 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que influyen en el proceso
Planificar la Gestión de los Costos incluyen, entre otros:
•  rocedimientos de control financiero (p.ej., informes de tiempos, revisiones requeridas de gastos y
P
desembolsos, códigos contables y disposiciones contractuales estándar);
• Información histórica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas;
• Bases de Datos financieras, y
•  as políticas, procedimientos y guías existentes, formales e informales, relacionados con la gestión
L
de costos y el presupuesto.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

197

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

7.1.2 Planificar la Gestión de los Costos: Herramientas y Técnicas
7.1.2.1 Juicio de Expertos
Sobre la base de la información histórica, el juicio de expertos aporta una perspectiva valiosa sobre el entorno así como información de proyectos similares realizados con anterioridad. El juicio de expertos también puede orientar sobre la conveniencia o no de combinar métodos y cómo conciliar las diferencias entre ellos.
Debería utilizarse algún tipo de juicio, sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, en un área de conocimiento, en una disciplina, en una industria, etc., como corresponda para la actividad que se esté llevando a cabo, a la hora de desarrollar el plan de gestión de los costos.

7.1.2.2 Técnicas Analíticas
El desarrollo del plan de gestión de los costos puede implicar la selección de opciones estratégicas para la financiación del proyecto, tales como auto-financiación, financiación a través de acciones, o financiación mediante deuda. El plan de gestión de los costos puede asimismo describir formas para financiar los recursos del proyecto, tales como construir, comprar, alquilar o arrendamiento financiero. Estas decisiones, al igual que otras decisiones financieras que afectan al proyecto, son susceptibles de afectar asimismo al cronograma del proyecto y/o a los riesgos del mismo.
Las políticas y los procedimientos de la organización pueden influir en la selección de las técnicas financieras que se utilizarán para la toma de dichas decisiones. Dichas técnicas pueden incluir (entre otras) las siguientes: plazo de retorno de la inversión, retorno de la inversión, tasa interna de retorno, flujo de caja descontado y valor actual neto.

7.1.2.3 Reuniones
Los equipos de proyecto pueden celebrar reuniones de planificación para desarrollar el plan de gestión de los costos. Los participantes en estas reuniones pueden incluir el director del proyecto, el patrocinador del proyecto, determinados miembros del equipo del proyecto, determinados interesados, personas que ostenten responsabilidades relativas a los costos del proyecto y cualesquiera otras, según las necesidades.

7.1.3 Planificar la Gestión de los Costos: Salidas
7.1.3.1 Plan de Gestión de los Costos
El plan de gestión de los costos es un componente del plan para la dirección del proyecto y describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto. Los procesos de gestión de costos, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se documentan en el plan de gestión de los costos.

198

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

El plan de gestión de los costos podría, por ejemplo, establecer lo siguiente:
•  nidades de medida. Se definen, para cada uno de los recursos, las unidades que se utilizarán en
U
las mediciones (tales como las horas, los días o las semanas de trabajo del personal para medidas de tiempo, o metros, litros, toneladas, kilómetros o yardas cúbicas para medidas de cantidades, o pago único en formato de moneda).
•  ivel de precisión. Consiste en el grado de redondeo, hacia arriba o hacia abajo, que se aplicará
N
a las estimaciones del costo de las actividades (p.ej., US$ 100.49 a US$ 100, o US$ 995.59 a US$
1,000), en función del alcance de las actividades y de la magnitud del proyecto.
•  ivel de exactitud. Se especifica el rango aceptable (p.ej., ±10%) que se utilizará para hacer
N
estimaciones realistas sobre el costo de las actividades, que puede contemplar un determinado monto para contingencias;

7

•  nlaces con los procedimientos de la organización. La estructura de desglose del trabajo (EDT/
E
WBS) (Sección 5.4) establece el marco general para el plan de gestión de los costos y permite que haya coherencia con las estimaciones, los presupuestos y el control de los costos. El componente de la EDT/WBS que se utiliza para la contabilidad de los costos del proyecto se denomina cuenta de control. A cada cuenta de control se le asigna un código único o un número o números de cuenta vinculados directamente con el sistema de contabilidad de la organización ejecutora.
•  mbrales de control. Para monitorear el desempeño del costo, pueden definirse umbrales de
U
variación, que establecen un valor acordado para la variación permitida antes de que sea necesario realizar una acción. Los umbrales se expresan habitualmente como un porcentaje de desviación con respecto a la línea base del plan.
•  eglas para la medición del desempeño. Se establecen reglas para la medición del desempeño
R
mediante la gestión del valor ganado (EVM). El plan de gestión de los costos podría, por ejemplo:
○○  efinir los puntos en los que se realizará la medición de las cuentas de control en el ámbito
D
de la EDT/WBS;
○○ Establecer las técnicas que se emplearán para medir el valor ganado (p.ej., hitos ponderados, fórmula fija, porcentaje completado, etc.); y
○○  specificar las metodologías de seguimiento y las fórmulas de cómputo de gestión del
E
valor ganado para determinar la estimación a la conclusión (EAC) proyectada de modo que proporcione una prueba de validación de la EAC ascendente.
Para ampliar información sobre la gestión del valor ganado véase Practice Standard for Earned Value
Management – Second Edition (en inglés).

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

199

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

•  ormatos de los informes. Se definen los formatos y la frecuencia de presentación de los diferentes
F
informes de costos.
•  escripciones de los procesos. Se documentan las descripciones de cada uno de los procesos de
D
gestión de los costos.
• Detalles adicionales. Estos detalles adicionales sobre la gestión de costos incluyen, entre otros:
○○ Descripción de la selección estratégica del financiamiento,
○○ Procedimiento empleado para tener en cuenta las fluctuaciones en los tipos de cambio, y
○○ Procedimiento para el registro de los costos del proyecto.

7.2 Estimar los Costos
Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que determina el monto de los costos requerido para completar el trabajo del proyecto. El Gráfico 7-4 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 7-5 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan de gestión de los costos .2 Plan de gestión de los recursos humanos
.3 Línea base del alcance
.4 Cronograma del proyecto
.5 Registro de riesgos
.6 Factores ambientales de la empresa
.7 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1
.2
.3
.4
.5
.6
.7
.8

Juicio de expertos
Estimación análoga
Estimación paramétrica
Estimación ascendente
Estimación por tres valores
Análisis de reservas
Costo de la calidad
Software de gestión de proyectos .9 Análisis de ofertas de proveedores .10 Técnicas grupales de toma de decisiones

Salidas
.1 Estimación de costos de las actividades
.2 Base de las estimaciones
.3 Actualizaciones a los documentos del proyecto

Gráfico 7-4. Estimar los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

200

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Gestión de los Costos del Proyecto
5.4
Crear la
EDT/WBS

6.6
Desarrollar el
Cronograma
• Cronograma del proyecto

• Plan de gestión de los costos
• Línea base del alcance

9.1
Planificar la
Gestión de los
Recursos Humanos
• Plan de gestión de los recursos humanos

11.2
Identificar
los Riesgos

Documentos del Proyecto

7.1
Planificar la
Gestión de los Costos

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

7.2
Estimar
los Costos
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos de la organización • Estimación de costos de las actividades • Base de las estimaciones 6.4
Estimar la respuesta de las actividades
11.2
Identificar los Riesgos

7

12.1
Planificar la
Gestión de las
Adquisiciones

• Registro de riesgos

Empresa/
Organización

7.3
Determinar el
Presupuesto

Gráfico 7-5. Diagrama de Flujo de Datos de Estimar los Costos
Las estimaciones de costos son una predicción basada sobre la información disponible en un momento determinado. Las estimaciones de costos incluyen la identificación y consideración de diversas alternativas para el cálculo de costos de cara a iniciar y completar el proyecto. Para lograr un costo óptimo para el proyecto, se debe tener en cuenta el balance entre costos y riesgos, tal como hacer en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar y la compartición de recursos.
Las estimaciones de costos se expresan normalmente en unidades de alguna moneda (p.ej., dólares, euros, yenes, etc.), aunque en algunos casos pueden emplearse otras unidades de medida, como las horas o los días de trabajo del personal para facilitar las comparaciones, al eliminar el efecto de las fluctuaciones de las divisas.
Se deben revisar y refinar las estimaciones de costos a lo largo del proyecto para ir reflejando los detalles adicionales a medida que éstos se van conociendo y que se van probando los supuestos de partida. La exactitud de la estimación del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a través de su ciclo de vida. Un proyecto en su fase de inicio, por ejemplo, puede tener una estimación aproximada por orden de magnitud (ROM) en el rango de −25% a +75%. En una etapa posterior del proyecto, conforme se va contando con más información, el rango de exactitud de las estimaciones puede reducirse a -5% a +10%. En algunas organizaciones existen pautas sobre cuándo pueden efectuarse esos refinamientos y cuál es el grado de confianza o exactitud esperado.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

201

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Las fuentes de información de entrada se derivan de las salidas de los procesos del proyecto en otras Áreas de Conocimiento. Una vez recibida, toda esta información permanecerá disponible como entradas para todos los procesos de gestión de los costos del proyecto.
Se estiman los costos para todos los recursos que se van a asignar al proyecto. Estos incluyen, entre otros, el personal, los materiales, el equipamiento, los servicios y las instalaciones, así como otras categorías especiales, tales como el factor de inflación, el costo de financiación o el costo de contingencia. Una estimación de costos consiste en una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad. Las estimaciones de costos se pueden presentar a nivel de actividad o en formato resumido.

7.2.1 Estimar los Costos: Entradas
7.2.1.1 Plan de Gestión de los Costos
Descrito en la Sección 7.1.3.1. El plan de gestión de los costos describe la forma en que se gestionarán y controlarán los costos del proyecto. Esto incluye el método utilizado y el nivel de exactitud requerido para estimar los costos de las actividades.

7.2.1.2 Plan de Gestión de los Recursos Humanos
Descrito en la Sección 9.1.3.1. El plan de gestión de los recursos humanos proporciona los atributos de la dotación de personal del proyecto, los salarios y las compensaciones/reconocimientos correspondientes, componentes necesarios para el desarrollo de las estimaciones de costos del proyecto.

7.2.1.3 Línea Base del Alcance
La línea base del alcance consta de:
• nunciado del alcance del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto (Sección 5.3.3.1)
E
proporciona la descripción del producto, los criterios de aceptación, los entregables clave, los límites del proyecto, los supuestos y las restricciones del proyecto. Uno de los supuestos básicos que es necesario establecer cuando se estiman los costos de un proyecto es si las estimaciones se limitarán únicamente a los costos directos del proyecto o si incluirán además los costos indirectos. Los costos indirectos son aquéllos que no se pueden asignar de manera directa a un único proyecto específico y que, por lo tanto, se acumularán y distribuirán equitativamente entre varios proyectos por medio de algún procedimiento contable aprobado y documentado. Una de las restricciones más comunes para numerosos proyectos es la de disponer de un presupuesto limitado. Entre otros ejemplos de restricciones se pueden citar las fechas de entrega requeridas, los recursos especializados disponibles y las políticas de la organización.
•  structura de desglose del trabajo. La EDT/WBS, (Sección 5.4), proporciona las relaciones entre
E
todos los componentes y los entregables del proyecto.
•  iccionario de la EDT/WBS. El diccionario de la EDT/WBS (Sección 5.4. 3.1) proporciona información
D
detallada sobre los entregables y una descripción del trabajo requerido para producir cada entregable en el ámbito de cada uno de los componentes de la EDT/WBS.

202

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

La línea base del alcance puede contener información adicional con implicaciones contractuales y legales, tales como las relacionadas con la salud, la seguridad, el desempeño, el medioambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Se debe tener en cuenta toda esta información a la hora de elaborar las estimaciones de costos.

7.2.1.4 Cronograma del Proyecto
Descrito en la Sección 6.6.3.2. El tipo y la cantidad de recursos, así como la cantidad de tiempo que dichos recursos se dedican a completar el trabajo del proyecto, son los factores principales para determinar el costo del proyecto. Los recursos de las actividades del cronograma y sus respectivas duraciones se usan como entradas clave para este proceso. El proceso Estimar los Recursos de las Actividades (Sección 6.4) implica determinar la disponibilidad y el número de horas requeridas del personal, así como las cantidades necesarias de materiales y equipos requeridos para llevar a cabo las actividades del cronograma. Este proceso está estrechamente coordinado con la estimación de costos. Las estimaciones de duración de las actividades
(Sección 6.5.3.1) afectarán a las estimaciones del costo de cualquier proyecto cuyo presupuesto incluya una provisión para el costo de financiamiento (incluidos los cargos por intereses) y cuyos recursos se apliquen por unidad de tiempo a lo largo de la duración de la actividad. La estimación de la duración de las actividades también puede afectar a las estimaciones de costos cuando estos costos son variables en función del tiempo, tales como los sindicatos de trabajadores con negociaciones periódicas sobre el vencimiento de los convenios colectivos o como los materiales cuyos costos varían de manera estacional.

7

7.2.1.5 Registro de Riesgos
Descrito en la Sección 11.2.3.1. Se debe revisar el registro de riesgos para tener en cuenta los costos de mitigación de los riesgos. Los riesgos, que pueden representar amenazas u oportunidades, en general ejercen un impacto tanto en los costos de las actividades como en los del proyecto global. Por regla general, cuando el proyecto experimenta un evento de riesgo negativo, normalmente se incrementa el costo a corto plazo del proyecto y en ocasiones se produce un retraso en el cronograma del proyecto. Del mismo modo, el equipo del proyecto debería tener en cuenta las oportunidades potenciales susceptibles de beneficiar al negocio, ya sea por reducir los costos de las actividades o por acelerar el cronograma.

7.2.1.6 Factores Ambientales de la Empresa
Descritos en la Sección 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que influyen en el proceso Estimar los Costos incluyen, entre otros:
•  as condiciones del mercado. Dichas condiciones describen los productos, servicios y resultados
L
que están disponibles en el mercado, sus proveedores y los términos y condiciones que los rigen. Las condiciones locales y/o globales de la oferta y la demanda influyen considerablemente en el costo de los recursos.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

203

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

•  a información comercial de dominio público. A menudo, la información sobre las tarifas de los
L
recursos está disponible en bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de los recursos humanos, y que proporcionan costos estándar para materiales y equipos.
Otra fuente de información la constituyen las listas de precios publicadas por los proveedores.

7.2.1.7 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que influyen en el proceso
Estimar los Costos incluyen, entre otros:
• Las políticas de estimación de costos,
• Las plantillas de estimación de costos,
• La información histórica, y
• Las lecciones aprendidas.

7.2.2 Estimar los Costos: Herramientas y Técnicas
7.2.2.1 Juicio de Expertos
Sobre la base de la información histórica, el juicio de expertos aporta una perspectiva valiosa sobre el entorno así como información de proyectos similares realizados con anterioridad. El juicio de expertos también puede orientar sobre la conveniencia o no de combinar métodos de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.

7.2.2.2 Estimación Análoga
La estimación análoga de costos utiliza los valores como el alcance, el costo, el presupuesto y la duración, o medidas de escala tales como el tamaño, el peso y la complejidad de un proyecto anterior similar, como base para estimar el mismo parámetro o medida para un proyecto actual. A la hora de estimar los costos, esta técnica utiliza el costo real de proyectos similares anteriores como base para estimar el costo del proyecto actual. Es un método de estimación del valor bruto, que en ocasiones se ajusta en función de diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del proyecto.
La estimación análoga de costos se emplea a menudo para estimar un valor cuando existe una cantidad limitada de información detallada sobre el proyecto, como es el caso, por ejemplo, en las fases iniciales del mismo. La estimación análoga de costos utiliza información histórica y juicio de expertos.

204

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Por lo general, la estimación análoga de costos es menos costosa y requiere menos tiempo que otras técnicas, pero también es menos exacta. La estimación análoga se puede aplicar a un proyecto en su totalidad o a partes del mismo, y se puede utilizar en conjunto con otros métodos de estimación. La estimación análoga es más fiable cuando los proyectos anteriores son de hecho similares, no sólo en apariencia, y cuando los miembros del equipo del proyecto responsables de efectuar las estimaciones poseen la experiencia necesaria.

7.2.2.3 Estimación Paramétrica
La estimación paramétrica utiliza una relación estadística entre los datos históricos relevantes y otras variables (p.ej., metros cuadrados en construcción) para calcular una estimación del costo del trabajo del proyecto. Con esta técnica se pueden lograr niveles superiores de exactitud, en función de la sofisticación y de los datos que utilice el modelo. La estimación paramétrica de costos se puede aplicar a un proyecto en su totalidad o a partes del mismo, en combinación con otros métodos de estimación.

7

7.2.2.4 Estimación Ascendente
La estimación ascendente es un método que sirve para estimar un componente del trabajo. El costo individual de cada paquete de trabajo o actividad se calcula con el mayor nivel posible de detalle. El costo detallado se resume posteriormente o se “acumula” en niveles superiores para fines de reporte y seguimiento.
En general, la magnitud y complejidad de la actividad o del paquete de trabajo individuales influyen en el costo y la exactitud de la estimación ascendente de costos.

7.2.2.5 Estimación por Tres Valores
Se puede mejorar la exactitud de las estimaciones de costos de una actividad única si se tienen en cuenta la incertidumbre y el riesgo y se utilizan estimaciones por tres valores para definir un rango aproximado del costo de la actividad:
•  ás probable (cM). El costo de la actividad se estima sobre la base de una evaluación realista del
M
esfuerzo necesario para el trabajo requerido y de cualquier gasto previsto.
• Optimista (cO). El costo de la actividad se estima sobre la base del análisis del mejor escenario para esa actividad.
• Pesimista (cP). El costo de la actividad se estima sobre la base del análisis del peor escenario para esa actividad.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

205

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Se puede calcular el costo esperado, cE, mediante el uso de una fórmula, en función de la distribución asumida de los valores dentro del rango de las tres estimaciones. Dos de las fórmulas más utilizadas son las distribuciones triangular y beta. Las fórmulas son las siguientes:
• Distribución Triangular. cE = (cO + cM + cP) / 3
• Distribución Beta (del análisis PERT tradicional). cE = (cO + 4cM + cP) / 6
Las estimaciones de costos basadas en tres valores con una distribución determinada proporcionan un costo esperado y despejan el grado de incertidumbre sobre el costo esperado.

7.2.2.6 Análisis de Reservas
Las estimaciones de costos pueden incluir reservas (denominadas a veces provisiones para contingencias) para tener en cuenta la incertidumbre sobre el costo. Las reservas para contingencias consisten en el presupuesto, dentro de la línea base de costos, que se destina a los riesgos identificados y asumidos por la organización, para los que se desarrollan respuestas de contingencia o mitigación. Las reservas para contingencias se contemplan a menudo como la parte del presupuesto destinada a cubrir los "conocidosdesconocidos" susceptibles de afectar al proyecto. Por ejemplo, se podría anticipar la necesidad de reelaborar algunos de los entregables del proyecto y al mismo tiempo desconocer el impacto de esa reelaboración. Se pueden estimar las reservas para contingencias de manera que cubran esa cantidad desconocida de trabajo de reelaboración. Las reservas para contingencias pueden cubrir una actividad específica, la totalidad del proyecto o ambas. La reserva para contingencias puede definirse como un porcentaje del costo estimado, como un monto fijo, o bien puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos.
A medida que se dispone de información más precisa sobre el proyecto, la reserva para contingencias puede utilizarse, reducirse o eliminarse. Debería identificarse claramente la contingencia en la documentación de costos. Las reservas para contingencias forman parte de la línea base de costos y de los requisitos generales de financiamiento del proyecto.
También se pueden realizar estimaciones sobre la cantidad de reserva de gestión a financiar para el proyecto. Las reservas de gestión son cantidades específicas del presupuesto del proyecto que se retienen por razones de control de gestión y que se reservan para cubrir trabajo no previsto dentro del alcance del proyecto. El objetivo de las reservas de gestión es contemplar las variables "desconocidas desconocidas" susceptibles de afectar a un proyecto. La reserva de gestión no se incluye en la línea base de costos, pero forma parte del presupuesto total y de los requisitos de financiamiento del proyecto. Cuando se utiliza una cantidad determinada de reservas de gestión para financiar un trabajo no previsto, la cantidad de la reserva de gestión utilizada se suma a la línea base de costos, dando lugar a la necesidad de aprobar un cambio de la línea base de costos.

7.2.2.7 Costo de la Calidad (COQ)
Los supuestos relativos a los costos de la calidad (Sección 8.1.2.2) se pueden utilizar para preparar la estimación de costos de las actividades.

206

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

7.2.2.8 Software de Gestión de Proyectos
Las aplicaciones software de gestión de proyectos, hojas de cálculo informatizadas, simulaciones y herramientas estadísticas, se utilizan para agilizar la estimación de costos. Dichas herramientas pueden simplificar el uso de algunas de las técnicas de estimación de costos y, de esta manera, facilitar el estudio rápido de las alternativas para la estimación de costos.

7.2.2.9 Análisis de Ofertas de Proveedores
Los métodos de estimación de costos pueden incluir el análisis de cuánto debería costar el proyecto sobre la base de las ofertas de proveedores calificados. Cuando determinados proyectos se adjudican a un proveedor a través de un proceso competitivo, se puede solicitar al equipo del proyecto un trabajo adicional de estimación de costos para examinar el precio de los entregables individuales y calcular un costo que sustente el costo total final del proyecto.

7

7.2.2.10 Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
Los enfoques grupales, tales como la tormenta de ideas, las técnicas Delphi o de grupo nominal, son útiles para involucrar a los miembros del equipo en la mejora de la exactitud de la estimación y de su nivel de compromiso con los resultados de las estimaciones resultantes. Mediante la participación en el proceso de estimación de un grupo estructurado de personas cercano a la ejecución técnica del trabajo, se consigue información adicional y se obtienen estimaciones más precisas. Además, cuando las personas se involucran en el proceso de estimación se incrementa su compromiso con la consecución de los resultados estimados.

7.2.3 Estimar los Costos: Salidas
7.2.3.1 Estimación de Costos de las Actividades
Las estimaciones de los costos de las actividades son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto. Las estimaciones de costos pueden presentarse de manera resumida o detallada. Se estiman los costos para todos los recursos aplicados a la estimación de costos de las actividades. Esto incluye, entre otros, el trabajo directo, los materiales, el equipamiento, los servicios, las instalaciones, la tecnología de la información y determinadas categorías especiales, tales como el costo de la financiación (incluidos los cargos de intereses), un factor de inflación, las tasas de cambio de divisas, o una reserva para contingencias de costo. Si se incluyen los costos indirectos en el proyecto, éstos se pueden incluir en el nivel de la actividad o en niveles superiores.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

207

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

7.2.3.2 Base de las Estimaciones
La cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan la estimación de costos varían en función del área de aplicación. Independientemente del nivel de detalle, la documentación de apoyo debe proporcionar una comprensión clara y completa de la forma en que se obtuvo la estimación de costos.
Los detalles de apoyo para las estimaciones de costos de las actividades pueden incluir:
• La documentación de los fundamentos de las estimaciones (es decir, cómo fueron desarrolladas),
• La documentación de todos los supuestos realizados,
• La documentación de todas las restricciones conocidas,
•  na indicación del rango de las estimaciones posibles (p.ej., €10,000 (±10%) para indicar que se
U
espera que el costo del elemento se encuentre dentro de este rango de valores), y
• Una indicación del nivel de confianza de la estimación final.

7.2.3.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros, el registro de riesgos.

7.3 Determinar el Presupuesto
Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo de cara a establecer una línea base de costos autorizada. El beneficio clave de este proceso es que determina la línea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto. El Gráfico 7-6 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 7-7 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas
.1 Plan de gestión de los costos .2 Línea base del alcance
.3 Estimación de costos de las actividades
.4 Base de las estimaciones
.5 Cronograma del proyecto
.6 Calendarios de recursos
.7 Registro de riesgos
.8 Acuerdos
.9 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas
.1
.2
.3
.4
.5

Agregación de costos
Análisis de reservas
Juicio de expertos
Relaciones históricas
Conciliación del límite de financiamiento Salidas
.1 Línea base de costos
.2 Requisitos de financiamiento del proyecto .3 Actualizaciones a los documentos del proyecto

Gráfico 7-6. Determinar el Presupuesto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

208

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Gestión de los Costos del Proyecto
5.4
Crear la
EDT/WBS

7.1
Planificar la
Gestión de los Costos

6.6
Desarrollar el
Cronograma
• Cronograma del Proyecto

• Plan de gestión de los costos

11.2
Identificar los
Riesgos

• Estimación de costos de las actividades
• Base de las estimaciones

• Línea base del alcance

9.2
Adquirir el Equipo del Proyecto
• Calendarios de recursos

7.2
Estimar los
Costos

7.3
Determinar el
Presupuesto

Documentos del
Proyecto

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Línea base de costos

• Calendarios de recursos

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

7

• Requisitos de financiamiento del proyecto

• Registro de riesgos

12.2
Efectuar las
Adquisiciones

Empresa/
Organización

• Acuerdos

7.4
Controlar los
Costos

• Activos de los procesos de la organización

Gráfico 7-7. Diagrama de flujo de datos de Determinar el Presupuesto
El presupuesto de un proyecto contempla todos los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. La línea base de costos es la versión aprobada del presupuesto del proyecto desde la perspectiva de sus diferentes fases, pero no incluye las reservas de gestión.

7.3.1 Determinar el Presupuesto: Entradas
7.3.1.1 Plan de Gestión de los Costos
Descrito en la Sección 7.1.3.1. El plan para la gestión de los costos describe la manera en que se gestionarán y controlarán los costos del proyecto.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

209

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

7.3.1.2 Línea Base del Alcance
•  nunciado del alcance del proyecto. Las limitaciones formales por período relativas a los gastos
E
de fondos del proyecto pueden ser exigidas por la organización, por contrato (Sección 12.2.3.2), o por otras entidades como las agencias gubernamentales. Estas restricciones de financiamiento se reflejan en el enunciado del alcance del proyecto.
• Estructura de desglose del trabajo. La EDT/WBS del proyecto (Sección 5.4) establece las relaciones entre todos los entregables del proyecto y sus diversos componentes.
•  iccionario de la EDT/WBS. El diccionario de la EDT/WBS (Sección 5.4.3.1) y los enunciados
D
detallados del trabajo del proyecto relacionados identifican los entregables y proporcionan una descripción del trabajo a realizar para generar los entregables para cada uno de los componentes de la EDT/WBS.

7.3.1.3 Estimación de Costos de las Actividades
Descrita en la Sección 7.2.3.1. Las estimaciones del costo de cada actividad dentro de un paquete de trabajo se suman para obtener una estimación de costos de cada uno de los paquetes de trabajo.

7.3.1.4 Base de las Estimaciones
Descrita en la Sección 7.2.3.2. El detalle que sustenta las estimaciones de costos contenido en la base de las estimaciones debería especificar los supuestos básicos adoptados relacionados con la inclusión o exclusión de los costos indirectos y otros costos del presupuesto del proyecto

7.3.1.5 Cronograma del Proyecto
Descrito en la Sección 6.6.3.2. El cronograma del proyecto incluye las fechas planificadas de inicio y finalización de las actividades del proyecto, los hitos, los paquetes de trabajo y las cuentas de control. Esta información puede utilizarse para sumar los costos correspondientes a los períodos del calendario en los cuales se ha planificado incurrir en dichos costos.

7.3.1.6 Calendarios de Recursos
Descritos en la Sección 9.2.3.2 y 12.2.3.3. Los calendarios de recursos proporcionan información sobre qué recursos se asignan al proyecto y en qué momento se asignan. Esta información se puede utilizar para indicar el costo de los recursos durante el proyecto.

7.3.1.7 Registro de Riesgos
Descrito en la Sección 11.2.3.1. Se debe revisar el registro de riesgos para tener en cuenta los costos correspondientes a las respuestas frente a riesgos. Las actualizaciones del registro de riesgos se incluyen entre las actualizaciones de los documentos del proyecto, que se describen en la Sección 11.5.3.2.

210

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

7.3.1.8 Acuerdos
Descritos en la Sección 12.2.3.2. La información aplicable relativa al contrato y los costos asociados a los productos, servicios o resultados que han sido o serán adquiridos, se incluyen durante la elaboración del presupuesto. 7.3.1.9 Activos de los Procesos de la Organización
Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que influyen en el proceso
Determinar el Presupuesto incluyen, entre otros:
•  as políticas, procedimientos y guías existentes, tanto formales como informales, relacionadas con
L
la elaboración de presupuestos de costos;

7

• Las herramientas para la elaboración de presupuestos de costos, y
• Los métodos para la preparación de informes.

7.3.2 Determinar el Presupuesto: Herramientas y Técnicas
7.3.2.1 Agregación de Costos
Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo, de acuerdo con la EDT/WBS. Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo se agregan posteriormente para los niveles superiores de componentes de la EDT/WBS (tales como las cuentas de control) y finalmente para todo el proyecto.

7.3. 2.2 Análisis de Reservas
El análisis de reservas del presupuesto puede establecer tanto las reservas para contingencias como las reservas de gestión del proyecto. La reserva de gestión y la reserva para contingencias se describen en detalle en la Sección 7.2.2.6.

7.3.2.3 Juicio de Expertos
El juicio de expertos, en términos de la experiencia en un área de aplicación, Área de Conocimiento, disciplina, industria o proyecto similar, es de gran ayuda en la determinación del presupuesto. Dicha experiencia la puede proporcionar cualquier grupo o persona con educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializados. El juicio de expertos puede provenir de diversas fuentes, entre otras:

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

211

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

• Otras unidades dentro de la organización ejecutora,
• Consultores,
• Interesados, incluidos clientes,
• Asociaciones profesionales y técnicas, y
• Grupos de la industria.

7.3.2.4 Relaciones Históricas
Cualquier relación histórica que dé como resultado estimaciones paramétricas o análogas implica el uso de características (parámetros) del proyecto para desarrollar modelos matemáticos que permitan predecir los costos totales del proyecto. Estos modelos pueden ser sencillos (p.ej., la construcción de una vivienda residencial se basará en un costo determinado por metro cuadrado) o complejos (p.ej., un modelo de costo de desarrollo de software utiliza varios factores de ajuste diferenciados, en que cada uno de estos factores conlleva numerosos criterios).
Tanto el costo como la exactitud de los modelos análogos y paramétricos pueden variar ampliamente. Es más probable que estos modelos sean fiables cuando:
• La información histórica utilizada para desarrollar el modelo es exacta,
• Los parámetros utilizados en el modelo son fácilmente cuantificables, y
•  os modelos son escalables, de modo que funcionan tanto para un proyecto grande como para uno
L
pequeño, así como para las fases de un proyecto.

7.3.2.5 Conciliación del Límite de Financiamiento
El gasto de fondos debe conciliarse con los límites de financiamiento comprometidos en relación con la financiación del proyecto. Una variación entre los límites de financiamiento y los gastos planificados requerirá en algunos casos volver a programar el trabajo para equilibrar dicha tasa de gastos. Esto se consigue mediante la aplicación de restricciones de fechas impuestas para el trabajo incluido en el cronograma del proyecto.

7.3.3 Determinar el Presupuesto: Salidas
7.3.3.1 Línea Base de Costos
La línea base de costos es la versión aprobada del presupuesto por fases del proyecto, excluida cualquier reserva de gestión, que sólo se puede cambiar a través de procedimientos formales de control de cambios, y se utiliza como base de comparación con los resultados reales. Se desarrolla como la suma de los presupuestos aprobados para las diferentes actividades del cronograma.

212

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

El Gráfico 7-8 muestra los diferentes componentes del presupuesto del proyecto y la línea base de costos. Las estimaciones de los costos de las actividades, junto con cualquier reserva para contingencias (Sección 7.2.2.6) para dichas actividades se agregan en los costos de sus paquetes de trabajo asociados. Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo, junto con cualquier reserva para contingencias de los mismos, se agregan en cuentas de control. La suma de las cuentas de control proporciona la línea base de costos. Dado que las estimaciones de costos que dan lugar a la línea base de costos están directamente ligados a las actividades del cronograma, esto permite disponer de una visión por fases de la línea base de costos, que se representa típicamente como una curva en S, tal y como ilustra la Gráfico 7-9.
Se suman reservas de gestión (Sección 7.2.2.6) a la línea base de costos para obtener el presupuesto del proyecto. A medida que van surgiendo cambios para garantizar el uso de las reservas de gestión, se utiliza el proceso de control de cambios para obtener la aprobación para pasar los fondos de la reserva de gestión aplicables a la línea base de costos.

Presupuesto del
Proyecto

7

Reserva de
Gestión
Línea Base de Costos

Cuentas de
Control

Reserva para
Contingencias
Estimaciones de
Costos de los
Paquetes de Trabajo

Reserva para
Contingencias de las Actividades

Monto Total

Estimación de Costos de las Actividades

Componente del Presupuesto del Proyecto

Gráfico 7-8. Componentes del Presupuesto del Proyecto

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

213

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Presupuesto del Proyecto

Valores Acumulados

Reserva de Gestión

BAC

Requisitos de
Financiamiento
Gastos

Línea Base de Costos

Tiempo

Gráfico 7-9. Línea Base de Costo, Gastos y Requisitos de Financiamiento

7.3.3.2 Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Los requisitos de financiamiento totales y periódicos (p.ej., trimestrales, anuales) se derivan de la línea base de costos. La línea base de costos incluirá los gastos proyectados más las deudas anticipadas. A menudo, el financiamiento tiene lugar en cantidades incrementales que no son continuas y que pueden no estar distribuidas de manera homogénea, por lo que se representan como peldaños, como ilustra la Gráfico 7-9. Los fondos totales necesarios son aquellos incluidos en la línea base de costos más las reservas de gestión, en caso de existir. Los requisitos de financiamiento pueden incluir la fuente o fuentes de dicha financiamiento.

7.3.3.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:
• El registro de riesgos,
• La estimación de costos de las actividades, y
• El cronograma del proyecto.

214

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

7.4 Controlar los Costos
Controlar los Costos es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos y gestionar cambios de la línea base de costo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo.
El Gráfico 7-10 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 7-11 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas

Herramientas y Técnicas

Salidas

.1 Plan para la dirección del proyecto .2 Requisitos de financiamiento del proyecto
.3 Datos de desempeño del trabajo .4 Activos de los procesos de la organización

.1 Gestión del valor ganado
.2 Pronósticos
.3 Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)
.4 Revisiones del desempeño
.5 Software de gestión de proyectos
.6 Análisis de reservas

.1 Información de desempeño del trabajo
.2 Pronósticos de costos
.3 Solicitudes de cambio
.4 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
.5 Actualizaciones a los documentos del proyecto
.6 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

7

Gráfico 7-10. Controlar los Costos: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Gestión de los Costos del Proyecto

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

4.3
Dirigir y Gestionar el Trabajo del
Proyecto

• Plan para la dirección del proyecto • Datos de desempeño del trabajo
• Activos de los procesos de la organización Empresa/
Organización

Documentos del Proyecto

7.3
Determinar el
Presupuesto

• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización • Requisitos de financiamiento del proyecto • Actualizaciones a los documentos del proyecto

7.4
Controlar
los Costos

• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
• Información de desempeño del trabajo • Pronósticos de costos
• Solicitudes de cambio

4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo del Proyecto

4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios

Gráfico 7-11. Diagrama de flujo de datos de Controlar los Costos

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

215

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Para actualizar el presupuesto es necesario conocer los costos reales en los que se ha incurrido hasta la fecha. Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo se puede aprobar a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios (Sección 4.5) Monitorear el gasto de fondos sin tener en cuenta el valor del trabajo que se está realizando y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, más allá de permitir que el equipo del proyecto se mantenga dentro de los márgenes de los fondos autorizados. Gran parte del esfuerzo de control de costos se dedica a analizar la relación entre los fondos del proyecto consumidos y el trabajo real efectuado correspondiente a dichos gastos. La clave para un control de costos eficaz es la gestión de la línea base de costos aprobada y la de los cambios a esa línea base.
El control de costos del proyecto incluye:
• Influir sobre los factores que producen cambios a la línea base de costos autorizada;
• Asegurar que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna;
• Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden;
•  segurar que los gastos no excedan los fondos autorizados por período, por componente de la EDT/
A
WBS, por actividad y para el proyecto en su totalidad;
•  onitorear el desempeño del costo para detectar y comprender las variaciones con respecto a la
M
línea base aprobada de costos;
• Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los gastos en los que se ha incurrido;
• Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre utilización de costos o de recursos;
• Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos asociados; y
•  ealizar las acciones necesarias para mantener los excesos de costos previstos dentro de límites
R
aceptables.

7.4.1 Controlar los Costos: Entradas
7.4.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Descrito en la Sección 4.2.3.1. El plan para la dirección del proyecto contiene la siguiente información para controlar los costos:
• Línea base de costos. La línea base de costos se compara con los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio, una acción correctiva o una acción preventiva.
•  lan de gestión de los costos. El plan de gestión de los costos describe la forma en que se
P
administrarán y controlarán los costos del proyecto (Sección 7.1.3.1).

216

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

7.4.1.2 Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Descritos en la Sección 7.3.3.2. Los requisitos de financiamiento del proyecto incluyen gastos proyectados y deudas anticipadas.

7.4.1.3 Datos de Desempeño del Trabajo
Descritos en la Sección 4.3.3.2. Los datos de desempeño del trabajo incluyen información sobre el avance del proyecto, tal como las actividades que han comenzado, su avance y los entregables que se han completado.
La información también incluye los costos autorizados y los costos en los que se ha incurrido.

7.4.1.4 Activos de los Procesos de la Organización

7

Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Controlar los Costos incluyen, entre otros:
•  as políticas, procedimientos y guías existentes, formales e informales, relacionados con el control
L
de los costos;
• Las herramientas para el control de los costos; y
• Los métodos de monitoreo e información a utilizar.

7.4.2 Controlar los Costos: Herramientas y Técnicas
7.4.2.1 Gestión del Valor Ganado
La gestión del valor ganado (EVM) es una metodología que combina medidas de alcance, cronograma y recursos para evaluar el desempeño y el avance del proyecto. Es un método muy utilizado para la medida del desempeño de los proyectos. Integra la línea base del alcance con la línea base de costos, junto con la línea base del cronograma, para generar la línea base para la medición del desempeño, que facilita la evaluación y la medida del desempeño y del avance del proyecto por parte del equipo del proyecto. Es una técnica de dirección de proyectos que requiere la constitución de una línea base integrada con respecto a la cual se pueda medir el desempeño a lo largo del proyecto. Los principios del EVM se pueden aplicar a todos los proyectos, en cualquier sector. El EVM establece y monitorea tres dimensiones clave para cada paquete de trabajo y cada cuenta de control:

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

217

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

• Valor planificado. El valor planificado (PV) es el presupuesto autorizado que se ha asignado al trabajo programado. Es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse para completar una actividad o un componente de la estructura de desglose del trabajo, sin contar con la reserva de gestión. Este presupuesto se adjudica por fase a lo largo del proyecto, pero para un momento determinado, el valor planificado establece el trabajo físico que se debería haber llevado a cabo hasta ese momento. El PV total se conoce en ocasiones como la línea base para la medición del desempeño (PMB). El valor planificado total para el proyecto también se conoce como presupuesto hasta la conclusión (BAC).
• Valor ganado. El valor ganado (EV) es la medida del trabajo realizado en términos de presupuesto autorizado para dicho trabajo. Es el presupuesto asociado con el trabajo autorizado que se ha completado. El EV medido debe corresponderse con la PMB y no puede ser mayor que el presupuesto aprobado del PV para un componente. El EV se utiliza a menudo para calcular el porcentaje completado de un proyecto. Deben establecerse criterios de medición del avance para cada componente de la
EDT/WBS, con objeto de medir el trabajo en curso. Los directores de proyecto monitorean el EV, tanto sus incrementos para determinar el estado actual, como el total acumulado, para establecer las tendencias de desempeño a largo plazo.
• Costo real. El costo real (AC) es el costo incurrido por el trabajo llevado a cabo en una actividad durante un período de tiempo específico. Es el costo total en el que se ha incurrido para llevar a cabo el trabajo medido por el EV. El AC debe corresponderse, en cuanto a definición, con lo que haya sido presupuestado para el PV y medido por el EV (p.ej., sólo horas directas, sólo costos directos o todos los costos, incluidos los costos indirectos). El AC no tiene límite superior; se medirán todos los costos en los que se incurra para obtener el EV.
También se monitorearán las variaciones o desviaciones con respecto a la línea base aprobada:
•  ariación del cronograma. La variación del cronograma (SV) es una medida de desempeño del
V
cronograma que se expresa como la diferencia entre el valor ganado y el valor planificado. Determina en qué medida el proyecto está adelantado o retrasado en relación con la fecha de entrega, en un momento determinado. Es una medida del desempeño del cronograma en un proyecto. Es igual al valor ganado (EV) menos el valor planificado (PV). En el EVM, la variación del cronograma es una métrica útil, ya que puede indicar un retraso del proyecto con respecto a la línea base del cronograma.
La variación del cronograma en el EVM en última instancia será igual a cero cuando se complete el proyecto, porque ya se habrán devengado todos los valores planificados. Es recomendable utilizar la variación del cronograma en conjunto con la metodología de programación de la ruta crítica (CPM) y la gestión de riesgos. Fórmula: SV = EV – PV
•  ariación del costo. La variación del costo (CV) es el monto del déficit o superávit presupuestario en
V
un momento dado, expresado como la diferencia entre el valor ganado y el costo real. Es una medida del desempeño del costo en un proyecto. Es igual al valor ganado (EV) menos el costo real (AC). La variación del costo al final del proyecto será la diferencia entre el presupuesto hasta la conclusión
(BAC) y la cantidad realmente gastada. La CV es particularmente crítica porque indica la relación entre el desempeño real y los costos incurridos. Una CV negativa es a menudo difícil de recuperar para el proyecto. Fórmula: CV= EV − AC

218

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Los valores de SV y CV pueden convertirse en indicadores de eficiencia para reflejar el desempeño del costo y del cronograma de cualquier proyecto, para comparar con otros proyectos o con un portafolio de proyectos. Las variaciones resultan útiles para determinar el estado del proyecto.
• ndice de desempeño del cronograma. El índice de desempeño del cronograma (SPI) es una
Í
medida de eficiencia del cronograma que se expresa como la razón entre el valor ganado y el valor planificado. Refleja la medida de la eficiencia con que el equipo del proyecto está utilizando su tiempo. En ocasiones se utiliza en combinación con el índice de desempeño del costo (CPI) para proyectar las estimaciones finales a la conclusión del proyecto. Un valor de SPI inferior a 1,0 indica que la cantidad de trabajo llevada a cabo es menor que la prevista. Un valor de SPI superior a 1,0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es mayor a la prevista. Puesto que el SPI mide todo el trabajo del proyecto, se debe analizar asimismo el desempeño en la ruta crítica, para así determinar si el proyecto terminará antes o después de la fecha de finalización programada. El SPI es igual a la razón entre el EV y el PV. Fórmula: SPI = EV/PV

7

• Índice de desempeño del costo. El índice de desempeño del costo (CPI) es una medida de eficiencia del costo de los recursos presupuestados, expresado como la razón entre el valor ganado y el costo real. Se considera la métrica más crítica del EVM y mide la eficiencia del costo para el trabajo completado. Un valor de CPI inferior a 1,0 indica un costo superior al planificado con respecto al trabajo completado. Un valor de CPI superior a 1,0 indica un costo inferior con respecto al desempeño hasta la fecha. El CPI es igual a la razón entre el EV y el AC. Los índices son útiles para determinar el estado de un proyecto y proporcionar una base para la estimación del costo y del cronograma al final del proyecto. Fórmula: CPI = EV/AC
Se puede monitorear e informar sobre los tres parámetros (valor planificado, valor ganado y costo real) por períodos (normalmente semanal o mensualmente) y de forma acumulativa. El Gráfico 7-12 emplea Curvas S para representar los datos del EV para un proyecto cuyo costo excede el presupuesto y cuyo plan de trabajo está retrasado.
Presupuesto del Proyecto
EAC
Reserva de Gestión
BAC

Costo acumulativo

ETC
Valor
Planificado (PV)

Costo
Real (AC)
Valor
Ganado (EV)
Fecha de corte
Tiempo

Gráfico 7-12. Valor Ganado, Valor Planificado y Costos Reales

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

219

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

7.4.2.2 Pronósticos
Conforme avanza el proyecto, el equipo del proyecto puede desarrollar un pronóstico de la estimación a la conclusión (EAC) que puede diferir del presupuesto hasta la conclusión (BAC), sobre la base del desempeño del proyecto. Si se torna evidente que el BAC deja de ser viable, el director del proyecto debería tener en cuenta la
EAC pronosticada. Pronosticar una EAC implica realizar proyecciones de condiciones y eventos futuros para el proyecto, basándose en la información de desempeño y el conocimiento disponibles en el momento de realizar el pronóstico. Los pronósticos se generan, se actualizan y se emiten nuevamente sobre la base de los datos de desempeño del trabajo (Sección 4.3.3.2) proporcionada conforme se ejecuta el proyecto. La información de desempeño del trabajo cubre el desempeño anterior del proyecto y cualquier información que pudiera causar un impacto sobre el proyecto en el futuro.
Las EAC se basan normalmente en los costos reales en los que se ha incurrido para completar el trabajo, más una estimación hasta la conclusión (ETC) para el trabajo restante. Es responsabilidad del equipo del proyecto predecir las situaciones que pueden presentarse al realizar la ETC, en función de su experiencia a la fecha. El método del EVM funciona bien en combinación con los pronósticos manuales de los costos requeridos según la EAC. El método más común de pronóstico de la EAC es una suma ascendente manual, efectuada por el director del proyecto y el equipo del proyecto.
El método ascendente de EAC utilizado por el director del proyecto se basa en los costos reales y en la experiencia adquirida a partir del trabajo completado y requiere que se realice una nueva estimación para el trabajo restante del proyecto. Fórmula: EAC = AC + ETC ascendente.
La EAC realizada manualmente por el director del proyecto puede compararse rápidamente con un rango de EACs calculadas y que representan diferentes escenarios de riesgo. Normalmente se utilizan los valores acumulados de CPI y SPI a la hora de calcular los valores de la EAC. Mientras que los datos del EVM pueden proporcionar rápidamente numerosas EACs estadísticas, a continuación se describen únicamente tres de las más comunes:
•  ronóstico de la EAC para trabajo de ETC a la tasa presupuestada. Este método de EAC tiene
P
en cuenta el desempeño real del proyecto a la fecha (ya sea favorable o desfavorable), como lo representan los costos reales, y prevé que todo el trabajo futuro de la ETC se llevará a cabo de acuerdo con la tasa presupuestada. Cuando el desempeño real es desfavorable, el supuesto de que el desempeño futuro mejorará debe aceptarse únicamente cuando está avalado por un análisis de riesgos del proyecto. Fórmula: EAC = AC + (BAC – EV)
•  ronóstico de la EAC para trabajo de la ETC con el CPI actual. Este método asume que lo que el
P
proyecto ha experimentado hasta la fecha puede seguir siendo esperado en el futuro. Se asume que el trabajo correspondiente a la ETC se realizará según el mismo índice de desempeño del costo (CPI) acumulativo en el que el proyecto ha incurrido hasta la fecha. Fórmula: EAC = BAC / CPI

220

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

•  ronóstico de la EAC para trabajo de la ETC considerando ambos factores, SPI y CPI. En este
P
pronóstico, el trabajo correspondiente a la ETC se realizará según una tasa de eficiencia que toma en cuenta tanto el índice de desempeño del costo como el índice de desempeño del cronograma.
Este método es más útil cuando el cronograma del proyecto es un factor que afecta el esfuerzo de la
ETC. Las variaciones de este método consideran el CPI y el SPI asignándoles diferentes pesos (p.ej.,
80/20, 50/50 o alguna otra proporción), de acuerdo con el juicio del director del proyecto. Fórmula:
EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]
Cada uno de estos enfoques podría ser aplicado para cualquier proyecto y proporcionará al equipo de dirección del proyecto una señal de “alerta temprana” si los pronósticos para la EAC no están dentro de las tolerancias aceptables.

7

7.4.2.3 Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)
El índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) es una medida del desempeño del costo que se debe alcanzar con los recursos restantes a fin de cumplir con un determinado objetivo de gestión; se expresa como la tasa entre el costo para culminar el trabajo pendiente y el presupuesto restante. El TCPI es la proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante con el propósito de cumplir con una meta de gestión especificada, tal y como sucede con el BAC o la EAC. Si se torna evidente que el BAC deja de ser viable, el director del proyecto debería tener en cuenta la EAC pronosticada. Una vez aprobada, la EAC puede sustituir al BAC en el cálculo del TCPI. La fórmula para el TCPI basada en el BAC es la siguiente: (BAC – EV) / (BAC – AC).
El Gráfico 7-13 muestra el concepto del TCPI. La fórmula para el TCPI aparece en la parte inferior izquierda como el trabajo restante (definido como el BAC menos el EV) dividido por los fondos restantes (que pueden ser el BAC menos el AC, o bien la EAC menos el AC).
Si el CPI acumulativo cae por debajo de la línea base (como muestra el Gráfico 7-13), todo el trabajo futuro del proyecto se tendrá que realizar inmediatamente en el rango del TCPI (BAC) (como se muestra en la línea superior del Gráfico 7-13) para mantenerse dentro del rango del BAC autorizado. El hecho de que este nivel de desempeño sea realizable o no es una decisión subjetiva basada en diversas consideraciones, entre las que se encuentran los riesgos, el cronograma y el desempeño técnico. Este nivel de desempeño se representa como la línea TCPI (EAC). La fórmula para el TCPI sobre la base de la EAC es la siguiente: (BAC – EV) / (EAC – AC). La
Tabla 7-1 muestra las fórmulas del EVM.

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición

221

7 - GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Fecha de evaluación del Estado

TCPI
(BAC)

>1

Línea Base del Plan

1,00

TCPI
(EAC)

Similar Documents

Premium Essay

Pmbok

...The Project Management Body of Knowledge (PMBOK) By Duncan Haughey, PMP The Project Management Body of Knowledge (PMBOK) is a collection of processes and knowledge areas generally accepted as best practice within the project management discipline. As an internationally recognised standard (IEEE Std 1490-2003) it provides the fundamentals of project management, irrespective of the type of project be it construction, software, engineering, automotive etc. PMBOK recognises 5 basic process groups and 9 knowledge areas typical of almost all projects. The basic concepts are applicable to projects, programs and operations. The five basic process groups are: 1. 2. 3. 4. 5. Initiating Planning Executing Monitoring and Controlling Closing Processes overlap and interact throughout a project or phase. Processes are described in terms of: Inputs (documents, plans, designs, etc.) Tools and Techniques (mechanisms applied to inputs) Outputs (documents, products, etc.) The nine knowledge areas are: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Project Project Project Project Project Project Project Project Project Integration Management Scope Management Time Management Cost Management Quality Management Human Resource Management Communications Management Risk Management Procurement Management Each knowledge area contains some or all of the project management processes. For example, Project Procurement Management includes: Procurement Planning Solicitation...

Words: 430 - Pages: 2

Premium Essay

Pmbok

...Project Management Institute A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition Licensed To: Jorge Diego Fuentes Sanchez PMI MemberID: 2399412 This copy is a PMI Member benefit, not for distribution, sale, or reproduction. Library of Congress Cataloging-in-Publication Data A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® guide). -- Fifth edition. pages cm Includes bibliographical references and index. ISBN 978-1-935589-67-9 (pbk. : alk. paper) 1. Project management. I. Project Management Institute. II. Title: PMBOK guide. HD69.P75G845 2013 658.4’04--dc23 2012046112 ISBN: 978-1-935589-67-9 Published by: Project Management Institute, Inc. 14 Campus Boulevard Newtown Square, Pennsylvania 19073-3299 USA Phone: +610-356-4600 Fax: +610-356-4647 Email: customercare@pmi.org Internet: www.PMI.org ©2013 Project Management Institute, Inc. All rights reserved. “PMI”, the PMI logo, “PMP”, the PMP logo, “PMBOK”, “PgMP”, “Project Management Journal”, “PM Network”, and the PMI Today logo are registered marks of Project Management Institute, Inc. The Quarter Globe Design is a trademark of the Project Management Institute, Inc. For a comprehensive list of PMI marks, contact the PMI Legal Department. PMI Publications welcomes corrections and comments on its books. Please feel free to send comments on typographical, formatting, or other errors. Simply make a copy of the relevant page of the book, mark the error, and...

Words: 162869 - Pages: 652

Free Essay

Pmbok

...WS 13/14 - Zeitplan FB Wirtschaft Vorlesungszeitraum: 16.09.2013 - 07.02.2014 (38. - 6. KW) = 19 Wochen; wöchentliche Lehrveranstaltungen: 14 Wochen Sep 13 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo 1. für 2. 36. KW 2. PZ 3. aus 4. SS13 5. 6. 7. 8. 9. 37. KW 10. 11. 12. 13. 14. 15. 38. KW 16. Einführungs-/ 17. Projekt-/ 18. Blockwoche 19. WS13/14 1) 20. 21. 22. Vorlesungsbeginn 23. 24. 39. KW 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Okt 13 1. 40. KW 2. PZ 2. Tag der Dt. Einheit 3. 4. 5. 6. aus 7. 8. 41. KW 9. SS13 10. 11. 12. 13. 14. 15. 42. KW 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 43. KW 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 44. KW 30. 31. Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa Nov 13 Allerheiligen Dez 13 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo DI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Jan 14 Neujahr Feb 14 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18...

Words: 566 - Pages: 3

Premium Essay

Pmbok

...New South Wales Auditor-General’s Report | Performance Audit | WestConnex: Assurance to the Government Professional people with purpose Making the people of New South Wales proud of the work we do. Level 15, 1 Margaret Street Sydney NSW 2000 Australia t +61 2 9275 7100 f +61 2 9275 7200 e mail@audit.nsw.gov.au office hours 8.30 am–5.00 pm 247 audit.nsw.gov.au New South Wales Auditor-General’s Report Performance Audit WestConnex: Assurance to the Government Roads and Maritime Services WestConnex Delivery Authority Infrastructure NSW Transport for NSW NSW Treasury Department of Premier and Cabinet The role of the Auditor-General GPO Box 12 Sydney NSW 2001 The roles and responsibilities of the AuditorGeneral, and hence the Audit Office, are set out in the Public Finance and Audit Act 1983. Our major responsibility is to conduct financial or ‘attest’ audits of State public sector agencies’ financial statements. We also audit the Total State Sector Accounts, a consolidation of all agencies’ accounts. Financial audits are designed to add credibility to financial statements, enhancing their value to end-users. Also, the existence of such audits provides a constant stimulus to agencies to ensure sound financial management. Following a financial audit the Audit Office issues a variety of reports to agencies and reports periodically to parliament. In combination these reports give opinions on the truth and fairness of financial statements...

Words: 18130 - Pages: 73

Free Essay

Pmbok Test

...Входной тест по управлению проектами. При ответе, необходимо выбрать в каждом вопросе один из четырех вариантов ответов. Результат записать в таблицу приведенную ниже. Файл прикрепить к анкете. 01. Какой из перечисленных процессов управления персоналом должен завершиться как можно быстрее после начала проекта (согласно стандарту PMBOK)? a) Управление командой b) Развитие команды c) Управление участниками проекта d) Набор команды проекта 02. В процессе планирования проекта в матричной организации руководитель проекта определил, что ему требуются дополнительные ресурсы. К кому он должен обратиться с запросом на ресурсы? a) К функциональному руководителю b) К заинтересованным лицам проекта c) К заказчику проекта d) К администратору проекта 03. Какой из перечисленных рисков чаще всего несет покупатель в случае заключения контракта с фиксированной ценой a) Длительное согласование условий контракта b) Увеличение стоимости контракта c) Невозможность мотивировать поставщика d) Невыполнение условий контракта 04. Что не входит в состав контрактных документов, высылаемых потенциальным поставщикам при запросе предложений у поставщиков? a) Содержание работ контракта b) Цена контракта c) Описание желаемой формы представления предложений d) Типовой проект контракта 05. К какому методу реагирования относится решение руководителя проекта отказаться от закупки оборудования за границей в силу высокой вероятности...

Words: 759 - Pages: 4

Premium Essay

Pmbok Doc

...PMBOK has 9 knowledge areas and 5 basic process groups typical of almost all projects. These knowledge areas are Project Integration Management, Project Scope Management, Project Time Management, Project Cost Management, Project Quality Management, Project Human Resource Management, Project Communications Management, Project Risk Management, and Project Procurement Management. The 5 basic process groups are initiating, planning, executing, monitoring & controlling, and closing. This knowledge area focuses on the larger tasks that must be done for the project to work. It is the practice of making certain that every part of the project is coordinated. In Integration Management, the project is initiated, the project plan is planned and executed, the work is monitored and verification of the results of the work is performed. As the project ends the project manager also performs the tasks associated with closing the project. This knowledge area involves control of the scope of the project. It involves management of the requirements, details and processes. Changes to the scope should be handled in a structured, procedural, and controlled manner. The goal of scope management is to define the need, set the expectations, deliver to the expectations, manage changes, and minimize surprises and gain acceptance of the project. In Scope Management, the project is planned, monitored and controlled. Project Time Management is concerned with resources, activities, scheduling and schedule...

Words: 1140 - Pages: 5

Free Essay

Pmbok Slide

...TUGAS PERSONAL PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI BINUS UNIVERSITY [pic] ALGORITHM AND PROGRAMMING 15 Juni 2015 RAHMAYEZI EDWAR 1801490330 Bina Nusantara University Jakarta Tugas Personal ke-1 Minggu 2 Review Questions: 1. Java source filename extension is “.java”, and the Java bytecode filename extension is ".class" 2. Java is case sensitive? Java distinguish between uppercase and lowercase. The case for Java keywords, such as "String", “string”, "Int", “int”, etc, are different. 3. There is no effect on runtime performance between: a. Import java.util.Scanner; b. Import java.util.*; The facts are: • There is no runtime cost from using an import statement • The compilation process can take a little more time with an import statement • The compilation process can take even more time with a wildcard import statement • For improved readability, wildcard import statements are bad practice for anything but throwaway classes • The compilation overhead of non-wildcard import statements are minor, but they give readability benefits so best practice is to use them 4. Pseudo-code and flowchart to create: a. an algorithm to calculate a triangle area [pic] b. an algorithm to change second into hour and minute unit [pic] 5. Describe...

Words: 1109 - Pages: 5

Free Essay

Pmi Y Pmbok

...Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Sede Retalhuleu Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Sede Retalhuleu Investigación Sobre PMI y PMBOK Juan Antonio Rivera Mérida 2790-12-5756 11 de febrero de 2016 PMI (Project Management Institute) Es la asociación profesional sin fines de lucro más importante y de mayor crecimiento a nivel mundial que tiene como misión convertir a la gerencia y administración de proyectos como la actividad indispensable y necesaria para obtener resultados de cualquier actividad de negocios y proyectos. Cuenta con medio millón de miembros e individuos titulares de sus certificados en 180 países. Avanza la profesión de la dirección de proyectos a través de estándares y certificaciones reconocidas mundialmente, a través de comunidades de colaboración, de un extenso programa de investigación y de oportunidades de desarrollo profesional. El PMI ofrece una serie de certificaciones que reconocen el conocimiento y la competencia, incluyendo la certificación del profesional en dirección de proyectos (PMP). Sus principales objetivos son: * Formular estándares profesionales de Gestiona de Proyectos. * Generar Conocimiento a través de investigación. * Promover la gestión de proyectos como profesión a través de sus programas de certificación. Actualmente el Project Management Institute ofrece seis tipos de certificación: 1. Asociado en gestión de proyectos certificado (CAPM): es aquel que ha demostrado una base común de conocimientos...

Words: 684 - Pages: 3

Premium Essay

From Pmbok

...Project Management Project and Programme Management Resources for Students Gower have teamed up with a major provider of project management training, ESI International, to bring you a range of project and programme resources to support your learning. Visit www.projectmanagement9.com and: • • • • Download white papers on topics as diverse as the project communication, project leadership, risk management and project troubleshooting. View professional project webinars from some of the leading presenters on project management covering topics such as: risk management, troubled project recovery, portfolio management, business requirements, earned value management, performance-based service contracting. Learn about the qualifications and development available from the PMI, Project Management Institute, the world’s largest non-profit professional association in project management. Link to further resources, professional bodies, news sites and more. These resources are designed to help you develop your learning on project management and start you on the road to professional qualifications or further development, once you have finished your degree or your current qualification. Visit www.projectmanagement9.com Project Management Ninth Edition DENNIS LOCK © Dennis Lock 2007 All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise...

Words: 232485 - Pages: 930

Premium Essay

An Introduction to Pmbok Guide 5th Edition

...An Introduction to PMBOK Guide 5th Edition: Knowledge Areas, Processes and Process Groups One of the most discussed tables in the Project Management Institute’s (PMI), A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) Fifth Edition is the “Project Management Process Groups and Knowledge Areas Mapping” matrix, found in Table 3-1 on page 61. This table maps the 47 processes of project management to their corresponding Knowledge Area, as well as to their corresponding Process Group. At first glance, the table seems quite complicated, so let’s break it down and uncover why a solid understanding of the relationships between processes, Process Groups, and Knowledge Areas is important to anyone preparing to take the Project Management Professional (PMP) ® exam. It’s so important, in fact, that we suggest you memorize this matrix and the relationships it calls out. Memorizing the table will prove to be a valuable asset to you during your PMP Exam. What is a “Process” – 47 processes of project management? Let’s start with the building blocks of the matrix - what is a process? At its most basic level, a process is simply a way of transforming an input into an output using proven tools and techniques. The PMBOK® Guide defines a process as “a set of interrelated actions and activities performed to achieve a specified set of products, results, or services.” Good processes-based on sound principles and proven practices-are extremely important for a project’s success....

Words: 20151 - Pages: 81

Premium Essay

Rwer

...time scheduling poor budget handling which could have prevented if PMBOK recommendations were followed correctly. wrong scope, incorrect time scheduling poor budget handling which could have prevented if PMBOK recommendations were followed correctly. wrong scopewrong scope, incorrect time scheduling poor budget handling which could have prevented if PMBOK recommendations were followed correctly. wrong scope, incorrect time scheduling poor budget handling which could have prevented if PMBOK recommendations were followed correctly. wrong scope, incorrect time scheduling poor budget handling which could have prevented if PMBOK recommendations were followed correctly. wrong scope, incorrect time scheduling poor budget handling which could have prevented if PMBOK recommendations were followed correctly. wrong scope, incorrect time scheduling poor budget handling which could have prevented if PMBOK recommendations were followed correctly. wrong scope, incorrect time scheduling poor budget handling which could have prevented if PMBOK recommendations were followed correctly. wrong scope, incorrect time scheduling poor budget handling which could have prevented if PMBOK recommendations were followed correctly., incorrect time scheduling poor budget handling which could have prevented if PMBOK recommendations were followed correctly. wrong scope, incorrect time scheduling poor budget handling which could have prevented if PMBOK recommendations were followed correctly. wrong scope, incorrect...

Words: 270 - Pages: 2

Premium Essay

Project Management

...make –up of the project lifecycle, failures that can occur within it and the effect that good project management has on delivering project success. 2.0 Describe the main phases of the project lifecycle. By implication, whether it be a dinner party or the complex development and construction of the Channel tunnel, the ‘project process’ follows the same route and to this end definable stages can be assigned to the task – these stages are referred to in combination as ‘the project life cycle’. As such the project life cycle, according to the PMBOK (2004), “defines the phases that connect the beginning of a project to its end” (2004, 19). Each of these phases can be referred to as a primary phase and they can be managed independently of each other. At this point, Baynon- Davies (2002) concurs with the PMBOK, advocating that each primary phase can then be broken down into a definable series of tasks and activities. According to the PMBOK (2004), many organisations apply a specific set of life cycles which they then relate to all their projects. Each life cycle represents a series of interlinked systems and sub systems which feed project information in both directions hopefully, towards a successful conclusion. It is the author’s belief that the...

Words: 2495 - Pages: 10

Premium Essay

Student

...CAPM Mock Exam 1: Open Everything 1.  | Daniel is managing the development of an ecommerce website for his organization. Daniel enjoys coercive powers and has assigned Julie, a project team member, to facilitate the team meetings. During any team meeting, Julie must? A. Influence team members to support the project manager's decisions B. Support the team members to challenge the project manager's decisions C. Negotiate with team members to achieve the project objectives D. Remain neutral and facilitate the meetings | | 2.  | You are a consulting project manager and have been contracted by an investment bank to run a large information technology project that is expected to last 15 months. During the Direct and Manage Project Work process, you discover that several regulatory requirements have not been addressed in the project management plan. Failure to meet these requirements could result in legal action against the company. However, implementing the technology to comply with these regulations exceeds the budget and scope of the project, and could result in the cancellation of the project. What should you do? A. Submit a change request to incorporate the missed requirements to the project's scope. B. Do not do anything as these requirements are not a part of the scope baseline. C. Request additional funds to implement these requirements. D. This is a classical example of scope creep and such requirements must be ignored. | | 3.  | A fundamentally functional...

Words: 4720 - Pages: 19

Premium Essay

My Aploads

...commercial use, as long as the layout, contents and the copyright notes remain unchanged. Items (questions with answering options) from this document may be copied and discussed in public forums and Internet discussion groups as long as the source is correctly stated. In such case please inform the author to allow his contribution to the discussion, if necessary. Visit www.oliverlehmann.com and find many more free sample questions to prepare for the PMP exam. Feedback is welcome at oliver@oliverlehmann.com. Document version: 2.5 This prep test was written by: Oliver F. Lehmann, PMP Email: oliver@oliverlehmann.com Proof reading and editing was done by: Antje Lehmann-Benz, M.A. Email: antje@oliverlehmann.com Questions are based on:   PMBOK® Guide 5th Edition PMP® Examination Content Outline Language aids:   PMI offers language aids to the real exam in ten languages. A German language aid for this prep test is available for free download here. If you wish to develop a language aid in your own language, don’t hesitate to contact us and ask for support. Language aid development is a great exercise if you want to get prepared for the PMP exam.   This document may be freely printed, copied and distributed for private and commercial use, as long as the layout, contents and the copyright notes remain unchanged. Please verify that you have the most up-to-date version at: www.oliverlehmann.com. 2 © 2007-2013 Oliver F. Lehmann, Munich, Germany Preface Contents ...

Words: 23317 - Pages: 94

Premium Essay

Customized Project Management Toolbox for Case Study: Emc with Pmi; Excellence on a Global Scale

...With limited resources in a highly competitive market, I would want to do everything possible to ensure that relationships that matter the most for the benefit of the project were the focus. I would want to cluster the candidates according to common needs and expectations. I would start by asking key questions. Does the candidate have a fundamental impact on the success of the project? Can the PM clearly identify what is desired from this candidate? Does the PM want to foster growth in this relationship? Can the project/PM exist without this candidate? Can this candidate remain loyal to the primary project first? I see this as the foundation of the project, and therefore the necessary element on which the project’s success would be built (PMBOK., 2013). 2. Scope Mgt. Defining what is needed is the first step in setting goals, establishing timelines, and allocating anticipated resources. To...

Words: 1334 - Pages: 6