PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII

CONTROLUL DOCUMENTELOR

1. SCOP

1.1 Procedura stabileste responsabilitatile personalului si modalitatile de identificare si control al documentelor elaborate/emise in sistemul de management al calitatii.

2. DOMENIUL DE APLICARE

2.1 Procedura se aplica in toate compartimentele SC VIMOB DESIGN SRL la elaborarea, aprobarea, emiterea, actualizarea, administrarea, retragerea din uz si arhivarea documentelor cerute de sistemul de management al calitatii.

2.2 Procedura se aplica atat documentelor elaborate/emise in organizatie, cat si la identificarea si distribuirea controlata a documentelor de provenienta externa cum ar fi standarde, reglementari, desene ale clientului, etc.

Documentele pot fi prezentate pe oricare tip de suport: hartie, suport informatic, etc.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA

3.1 SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular;

3.2 SR EN ISO 9001:2001 – Sisteme de management al calitatii. Cerinte;

3.3 Manualul Calitatii, cod MC - V, ed./rev. in vigoare.

4. TERMENI SI DEFINITII

4.1 Manualul Calitatii, cod MC - V, ed./rev. in vigoare;

4.2 SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si

vocabular.

4.3 Documentele cerute de sistemul de management al calitatii sunt: Manualul calitatii, procedurile de sistem, procedurile / instructiunile operationale, proiectele tehnice si specificatiile acestora, alte documente tehnice considerate de societate ca fiind relevante pentru respectarea cerintelor sistemului de management al calitatii.

5. RESPONSABILITATI

5.1 Directorul general - RMC

5.1.1 Aproba prezenta procedura si reviziile acesteia.

5.1.2 Aproba Manualul Calitatii, procedurile de sistem si reviziile acestora.

5.1.3 Creeaza conditiile necesare pentru controlul documentelor si pentru difuzarea acestora in locurile unde se cer aplicate.

5.1.4 Aproba procedurile / instructiunile operationale elaborate in organizatie.

5.1.5 Stabileste procedurile care trebuiesc elaborate in compartimentele pe care le conduce si asigura conditiile necesare pentru elaborarea acestora.

5.2 Responsabilul MC

5.2.1 Elaboreaza manualul calitatii si procedurile sistemului de management al calitatii.

5.2.2 Elaboreaza procedurile/instructiunile operationale si celelalte documente specifice activitatilor pe care le desfasoara.

5.2.3 Verifica si avizeaza procedurile/instructiunile operationale elaborate de celelalte compartimente, pentru respectarea cerintelor sistemului de management al calitatii.

5.2.4 Gestioneaza codurile atribuite documentelor cerute de sistemul de management al calitatii.

5.2.5 Verifica daca in punctele de aplicare sunt folosite documentele valabile si lizibile.

5.2.6 Stabileste actiuni corective in cazul in care neconformitatile provin din nerespectarea sau nefolosirea adecvata a documentelor stabilite.

5.2.7 Verifica daca cerintele sistemului de management al calitatii sunt transpuse prin documente adecvate, in functie de nivelul de pregatire profesionala al personalului, in punctele de aplicare.

5.3 Elaboratorii/emitentii de documente

5.3.1 Aplica prevederile prezentei proceduri la toate documentele elaborate/emise.

5.3.2 Asigura difuzarea controlata a documentelor elaborate si retragerea celor perimate.

5.3.3 Tin sub control procesele de modificare a documentelor si asigura verificarea tuturor documentelor inaintea emiterii acestora.

5.3.4 Asigura identificarea corecta a fiecarui document si regasirea cu usurinta a acestuia.

5.4 Sefii de compartimente - utilizatorii documentelor

5.4.1 Asigura pastrarea in bune conditii a documentelor controlate.

5.4.2 Intocmesc lista documentelor tinute sub control in compartimentul propriu.

5.4.3 Asigura retragerea prompta a documentelor perimate si trimiterea acestora celui care le-a difuzat.

5.4.4 Fac propuneri pentru efectuarea abonamentelor pentru documentatia externa (standarde, legi, normative) aplicabile si asigura tinerea lor sub control.

6. PROCEDURA

6.1 Elaborarea documentelor

6.1.1 La elaborarea documentelor se prevad spatii speciale in care sunt identificati prin nume si semnatura, persoanele care elaboreaza, verifica, avizeaza si aproba documentele, precum si spatii pentru consemnarea datei, a codului sau a aplicarii stampilei, acolo unde este cazul.

6.1.2 Responsabilul MC intocmeste si actualizeaza, Lista documentelor tinute sub control la compartimentul , cod F 004.

6.1.3 Sistemul de codificare a documentelor sistemului de management al calitatii, de provenienta interna, este unitar si asigura o identitate unica fiecarui document.

6.1.4 Documentele sistemului de management al calitatii sunt codificate astfel:

a) Manualul Calitatii : MC - V, ed. Y, cu semnificatiile:

MC: manualul calitatii;

V: Vimob Design;

Y: nr. de ordine al editiei manualului.

b) Procedurile sistemului calitatii: PSC – XX, ed. Y, cu semnificatiile:

PSC: procedura sistemului de management al calitatii;

XX: nr. de ordine al procedurii;

Y: nr. de ordine al editiei procedurii.

c) Procedurile operationale: PO – XX, ed. Y, cu semnificatiile:

PO: procedura operationala;

XX: nr. de ordine al procedurii;

Y: nr. de ordine al editiei procedurii.

d) Instructiuni operationale: IO – XX, ed. Y, cu semnificatiile:

IO: instructiune operationala;

XX: nr. de ordine al instructiunii;

Y: nr. de ordine al editiei instructiunii.

e) Formulare, stampile: F XXX, ed. Y, respectiv S XXX , rev. Y, cu semnificatiile:

F: formular al sistemului calitatii;

S: stampila a sistemului calitatii;

XXX: nr. de ordine al formularului, stampilei;

Y: nr. de ordine al reviziei formularului, stampilei.

6.1.5 Alte documente tinute sub control in societate sunt codificate conform regulilor stabilite de entitatea elaboratoare.

6.2 Aprobarea si emiterea documentelor

6.2.1 Inainte de a fi emise/difuzate, documentele sunt analizate si aprobate de personal autorizat pentru a confirma ca sunt adecvate.

6.2.2 Pentru prevenirea utilizarii unor documente nevalabile si/sau perimate, in fiecare compartiment este disponibila “Lista documentelor tinute sub control la compartimentul…..”, care identifica stadiul reviziilor in vigoare al documentelor.

6.3 Difuzarea documentelor

6.3.1 Difuzarea documentelor elaborate in societate este efectuata controlat de catre elaboratorii/emitentii acestora pe baza unei Liste de difuzare.

6.3.2 Documentele de provenienta externa sunt utilizate ca documente ale sistemului de management al calitatii, numai dupa ce acestea au fost inregistrate la secretariat, primind numar de inregistrare si o destinatie interna.

6.3.3 Difuzarea documentelor de provenienta externa este efectuata de catre responsabilul activitatii care are legatura cu documentul respectiv.

6.3.4 Documentele sistemului de management al calitatii, analizate si aprobate, sunt difuzate conform listelor de difuzare si listelor de revizii aferente acestora. Prin aceasta se asigura ca editiile in vigoare ale documentelor sunt disponibile in toate locurile unde se executa activitati esentiale pentru functionarea eficace a sistemului de management al calitatii.

6.4 Modificarea documentelor

6.4.1 Modificarea unui document controlat poate fi propusa de: elaboratorul documentului, de utilizatorii documentului, de clientii orgamizatiei, de organismele de certificare/autorizare. Prevederile referitoare la modificarea documentelor, stabilite in prezenta procedura, se aplica in cazul documentelor pentru care nu exista standarde, norme, alte proceduri de lucru care reglementeaza modificarea acestora.

6.4.2 Modificarile documentelor sunt efectuate de elaborator.

6.4.3 Modificarile documentelor sunt analizate si aprobate de aceleasi functii/organizatii care le-au analizat si aprobat initial.

6.4.4 Modificarile in documentele sistemului de management al calitatii sunt identificate in document sau in anexele corespunzatoare. Modificarile in documentele proprii sistemului calitatii (manual, proceduri) sunt identificate in Lista de revizii a documentului respectiv.

6.4.5 Difuzarea documentului modificat se face la toti cei care au primit documentul initial.

6.5 Pastrarea/arhivarea documentelor

6.5.1 Documentele care nu mai sunt in vigoare sunt retrase prompt din toate punctele de difuzare sau de utilizare.

6.5.2 Documentele nevalabile si/sau perimate sunt distruse sau depozitate intr-un spatiu inchis, astfel incat sa nu fie posibila utilizarea lor in locul celor valabile.

Daca nu sunt alte precizari, responsabilitatea retragerii documentelor perimate revine in mod automat utilizatorilor in momentul in care primesc documentul modificat.

Documentele perimate proprii sistemului calitatii sunt retrase de catre responsabilul MC.

6.5.3 Orice documente perimate pastrate in scopuri juridice si/sau de conservare a cunostintelor sunt identificate corespunzator si arhivate.

6.5.4 Documentele pe suport informatic se supun similar controlului documentelor. Accesul la tehnica de calcul se face cu parola.

6.5.5 Inregistrarile pe suport magnetic sunt improspatate dupa maxim 6 ani.

7. DOCUMENTE CONEXE

7.1 Procedura operationala “Elaborarea unei proceduri”, cod PO 01.

8. INREGISTRARI

8.1 Lista de difuzare, cod F 001 – se pastreaza la responsabilul MC, impreuna cu documentul difuzat.

8.2 Situatia reviziilor paginilor, cod F 002 – este parte componenta a documentului respectiv.

8.3 Lista de referinta a procedurilor/ instructiunilor/ formularelor, cod F 003, se pastreaza la responsabilul MC.

8.4 Lista documentelor (de provenienta interna si externa) tinute sub control la compartimentul…, cod F 004 – se pastreaza la compartimente si are caracter permanent.

9. ANEXE

9.1 Lista de difuzare, cod F 001.

9.2 Lista de control a reviziilor, cod F 002.

9.3 Lista de referinta a procedurilor/ instructiunilor/ formularelor, cod F 003.

9.4 Lista documentelor tinute sub control de provenienta interna si externa, cod F 004.

9.5 Formular pagina text procedura, cod F 005.