UNIVERSIDAD DEL ISTMO

ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS MARÍTIMOS CON ÉNFASIS EN PUERTOS Y TRANSPORTE MULTIMODAL
Y
DIRECCIÓN DE MERCADEO

TRABAJO DE
INTRODUCCIÓN A LOS NEGOCIOS:
LA TECNOLOGÍA EN LA ADMINISTRACIÓN

INTEGRANTES:

KAREN VEGA
8-868-1618
GEOVANNI A. CORELLA M.
4-775-1689

PROFESOR:
EDGAR APARICIO

FECHA DE ENTREGA
LUNES 22 DE JULIO DE 2013
ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

1. CAPÍTULO I
LA TECNOLOGÍA EN LA ADMINISTRACIÓN DE LAS EMPRESAS 1.1. EVOLUCIÓN TECNOLÓGICA EN LAS ÚLTIMAS DÉCADAS 1.2. IMPORTANCIA DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS 1.3. LA INFLUENCIA DE INTERNET

1. CAPÍTULO II
ADMINISTRACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 2.4. PROCESO 2.5. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 2.6. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN POR ÁREA 2.7.1. Recursos Humanos 2.7.2. Marketing 2.7.3. Las Tecnologías Aplicadas al Marketing 2.7.4. Procesos de Marketing y Ventas 2.7.5. Fidelización de Clientes 2.7.6. Promociones 2.7.7. Marketing Viral 2.7.8. El Marketing de Permiso 2.7.9. El Mobile-marketing

2. CAPÍTULO III
IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA EN LA ADMINISTRACIÓN 3.7. TECNOLOGÍAS QUE CONTRIBUYERON AL DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 3.8.10. Automatización 3.8.11. Tecnologías de la Informática y Comunicación a. Informática b. Internet c. Radio y televisión 3.8. SISTEMA QUE EMPLEA LA EMPRESA

3. CAPÍTULO IV
ARTEFACTOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS EN LAS EMPRESAS 4.9. LA OFICINA MODERNA 4.10. EL TELÉFONO 4.11. EL TELEFAX 4.12. LA FOTOCOPIADORA 4.13. LA MÁQUINA DE ESCRIBIR 4.14. LA CALCULADORA 4.15.12. Calculadoras gráficas 4.15.13. Calculadoras de mesa 4.15. EL COMPUTADOR 4.16.14. Correo Electrónico 4.16.15. Netmeeting 4.16.16. Otros 4.16. TRITURADORA DE PAPEL 4.17.17. Tira o Trituradoras de Papel de Línea Recta 4.17.18. Trituradoras de Papel de Corte Cruzado 4.17. CAJAS REGISTRADORAS 4.18. OTROS 4.19. USO RESPONSABLE DE LOS APARATOS DE LA EMPRESA
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCIÓN

El desarrollo tecnológico –Internet, comunicaciones móviles, banda ancha, satélites, microondas, etc.– está produciendo cambios significativos en la estructura económica y social, y en el conjunto de las relaciones sociales.
La información se ha convertido en el eje promotor de cambios sociales, económicos y culturales. El auge de las telecomunicaciones ha producido una transformación de las tecnologías de la información y de la comunicación, cuyo impacto ha afectado a todos los sectores de la economía y de la sociedad.
La expansión de redes informáticas ha hecho posible la universalización de los intercambios y relaciones, al poner en comunicación a amplios sectores de ciudadanos residentes en espacios geográficos muy distantes entre sí. Los espacios nacionales se han visto superados por las tecnologías de las información que no tienen fronteras: informaciones políticas, militares, económicas –especialmente financieras–, sociales, empresariales, etc. se intercambian y se transmiten cada día por todo el mundo, de manera que nuestra vida está condicionada en cada momento por lo que está sucediendo a miles de kilómetros de distancia. Cualquier acontecimiento político o económico ocurrido en un país puede tener una repercusión importante en la actividad económica de otras naciones. La subida de los tipos de interés en Estados Unidos, por ejemplo, afecta al precio del dinero en Europa y, consiguientemente, a la liquidez monetaria de los ciudadanos, y por tanto, a sus posibilidades de consumo y bienestar.
La información ha contribuido a que los acontecimientos que se suceden a escala mundial, continental o nacional nos resulten más cercanos, y que la idea de la "aldea global" de MacLuhan se vaya haciendo realidad. Nuestra visión del mundo está adquiriendo una nueva dimensión por encima de países, comunidades y localidades, lo mismo que le sucede a las empresas. Estamos ante un nuevo modelo social, la "sociedad globalizada", en el que las fronteras desaparecen en beneficio de los intercambios de ideas, mensajes, productos, servicios, personas.
La modernización a nivel mundial que están desarrollando los diferentes estados ha producido una verdadera explosión de la informática en muchas organizaciones tanto públicas como privadas en las cuales los ejecutivos sueñan con sistemas integrados de apoyo a la gestión y los usuarios con comunicarse con diferentes máquinas y base de datos.
Pero desgraciadamente las desilusiones son frecuentes a pesar de los progresos técnicos que permiten la comunicación electrónica y la integración de los sistemas. En muchos casos los usuarios, ya sea a nivel estratégico u operativo, no obtienen la información que necesitan.
El riesgo mayor no es de tipo electrónico, sino informático. Esto se puede traducir en un desarrollo descontrolado que transforma a la empresa o institución en una torre de Babel. El riesgo es mayor cuando muchos departamentos desarrollan sus propios sistemas e incluso cuando muchos usuarios escriben o adquieren sus propios programas. La información es un recurso estratégico de la institución y de alto costo que, como tal, debe ser planificado y administrado. La experiencia acumulada en el mundo debiera ser aprovechada para evitar estos problemas y riesgos.
La importancia de este trabajo radica en la gran necesidad que tenemos en la actualidad de conocer algunos tipos de tecnología utilizada en el ámbito de la administración, ya que estamos viviendo una revolución tecnológica sin precedentes y debemos estar preparados para afrontar los desafíos derivados de la modernización de la gestión empresarial en las organizaciones actuales, aumentando de esta manera nuestra competencia profesional.
Este trabajo está compuesto de cuatro capítulos, los cuales son:
La Tecnología en la Administración de las empresas, donde se ve la influencia de los avances tecnológicos en organizaciones de diferentes tamaños y tipos, la evolución tecnológica en las últimas décadas y la importancia de las nuevas tecnologías y la influencia de internet en el ámbito de la administración.
En el segundo capítulo, La Administración de las tecnologías de la administración, veremos cómo se desarrollan los sistemas de información para ayudar a resolver problemas de la administración., su proceso y los sistemas de información aplicados a las áreas de marketing y recursos humanos.
El tercer capítulo, denominado, Impacto de la tecnología en la administración, no percatamos de la repercusión que ha tenido para el aspecto administrativo y empresarial el desarrollo de diferentes tecnologías que han facilitado y acelerado el desarrollo de las tareas organizacionales, y las tecnologías que han contribuido o contribuyen a desarrollo de la administración.
En el cuarto y último capítulo, llamado Artefactos Utilizados en las Empresas, haremos referencia a algunos de los aparatos de uso común para facilitar el cumplimiento de las tareas y fines de las empresas.
Por último abarcaremos las conclusiones obtenidas de nuestro trabajo de investigación.

CAPÍTULO I
LA TECNOLOGÍA EN LA ADMINISTRACIÓN DE LAS EMPRESAS

Podemos afirmar que las PYME's son técnicamente muy capaces para generar un producto o servicio y hacerlo llegar a los clientes, pero administrativamente son muy deficientes en el manejo de sus recursos. El 35% de los problemas de una PYME es la necesidad de crédito, pero el otro 65% es administración.

Como administradores sabemos de la importancia de los recursos económicos, materiales y humanos, pero existe un nuevo recurso que da soporte operacional a la organización y que ha tomado relevancia en este mundo globalizado y competitivo, es el Recurso Información. Si se administran todos los recursos "tradicionales" de la empresa por qué no administrar la información.

Para empezar unifiquemos el término administración; Podemos considerar de manera sencilla, que la administración como la forma de llevar a cabo las cosas o el "que-hacer" cotidiano de nuestra empresa en una manera creada, planificada y con actividades dirigidas a cumplir objetivos.

Una administración eficiente facilita la forma de llevar a cabo las cosas de modo que se cumplan y se logren alcanzar las metas y objetivos planeados, incrementar la productividad, haciendo de la empresa una unidad competitiva, brindando a los clientes una satisfacción y motivándolos a seguir realizando más transacciones.

Referente a la Tecnología de información podemos comentar que es una herramienta de la ciencia de la informática capaz de realizar tareas como almacenar, procesar y transformar datos de las actividades operativas de su empresa, mediante el uso de equipo de cómputo; es importante comentar que día con día el precio de las computadoras ya está al alcance de la mayoría de las empresas.

Entonces al unir los dos conceptos y aplicarlos en el funcionamientos diarios de las empresas podremos concluir que administrando la tecnología de información obtendremos como resultado un nuevo recurso (el Recurso Información) que nos permitirá administrar eficientemente los recursos tradicionales para lograr modernizar operaciones, reducir tiempos, disminuir desperdicios, podremos aumentar nuestro nivel de calidad y hasta obtener ventajas competitivas que nos diferencien de las empresas del ramo.

Es conocido que en la mayoría de las empresas ya se cuenta con equipos de cómputo y diferentes tecnologías al servicio de la administración, se han hecho importantes inversiones en tecnología, pero ¿han sido productivas? es el momento de reflexionar y de ser necesario encaminarlas hacia el objetivo central de la organización. Lo que se llama Alineación de la Tecnología de Información.

1.1. EVOLUCIÓN TECNOLÓGICA EN LAS ÚLTIMAS DÉCADAS
La evolución histórica de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC), en su corta andadura de menos de 40 años, vive un camino paralelo al de las corrientes organizativas que han sido implantadas en las empresas. La coincidencia de este hecho obedece a una condición de reciprocidad entre los cambios organizativos y los tecnológicos que los posibilitan.
La importancia e influencia de las tecnologías en una empresa están directamente ligadas a las características de la misma, por tanto serán diferente bien se trate de una PYME o de una Gran Empresa. Con frecuencia, en las empresas no existe una verdadera reflexión respecto a si es bueno tener una gran dimensión, sino que se pretende crecer siempre que se pueda. Suele asociarse tamaño a ventajas; sin embargo, esto no es del todo cierto, ya que no siempre resulta beneficioso que las empresas crezcan, pues se podría perder el control y eso, siempre, tiene un impacto negativo.

1.2. IMPORTANCIA DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS
Hoy en día, los progresos en las denominadas tecnologías de la información, que abarcan los equipos y aplicaciones informáticas y las telecomunicaciones, están teniendo un gran efecto. De hecho, se dice que estamos en un nuevo tipo de sociedad llamada Sociedad de la información o Sociedad de Conocimiento, que viene a reemplazar a los dos modelos socioeconómicos precedentes, la sociedad agraria y la sociedad industrial.
En el modelo agrario, la explotación de la tierra era la manera de generar riqueza. En el modelo industrial, las nuevas tecnologías y los nuevos sistemas productivos, posibilitaron la fabricación masiva de productos de consumo.
Sin embargo, la generación de la riqueza en la actualidad tiene que ver con otras maneras de proceder. Además de la importancia de la acumulación de capital y de la tecnología productiva, lo que en verdad se convierte en algo decisivo es saber qué quieren los clientes, qué hacen los competidores, dónde y a quién se puede comprar y vender en mejores condiciones, qué cambios legislativos pueden afectar a la empresa o a un sector, etcétera.
En definitiva, resulta fundamental contar con la información oportuna para tomar las mejores decisiones en el momento adecuado. En esta situación las nuevas tecnologías de la información son muy relevantes. Permiten obtener y procesar mucha más información que los medios manuales. Así que las empresas invierten en ellas.
Sin embargo, como cualquier tecnología, se debe tener presente que las TIC son sólo un instrumento (eso sí, muy potente y flexible) para la gestión de las empresas. Por tanto, es evidente que las nuevas tecnologías son un elemento imprescindible y en continuo desarrollo dentro de cualquier empresa. No obstante las tecnologías están mucho más presentes en las grandes empresas que en las medianas y pequeñas (PYME); esto se debe principalmente a la dimensión de la empresa y, como consecuencia, al ámbito de actuación de la misma y a su capacidad de inversión y gestión, aunque poco a poco esta diferencia se va acortando, ya que muchas PYME están empezando a ser conscientes de que el uso de las TIC es una cuestión clave para su expansión y supervivencia.

1.3. LA INFLUENCIA DE INTERNET
Sin lugar a dudas, las nuevas tecnologías han llevado consigo un cambio espectacular y drástico en todas las empresas. En los últimos años cabe destacar a Internet como el elemento revolucionario, seguido de la telefonía móvil. En escaso tiempo Internet se ha hecho imprescindible en cualquier empresa, con independencia de su tamaño, y tal ha sido su influencia, que la mayor parte de los hogares lo utiliza constantemente. Aún queda camino por recorrer, pero ya se empiezan a ver casos de empresas en las que los conceptos tradicionales desaparecen a consecuencia de Internet. Una de las consecuencias más claras es el cuestionamiento de los planteamientos tradicionales sobre el tamaño.
Ya existen empresas que operan en Internet con un ámbito de operaciones mundial y, sin embargo, son consideradas pequeñas o medianas bajo los parámetros tradicionales de número de empleados o cifra de inversiones en activo fijo.
La mayoría de la sociedad realiza un uso diario del ordenador, cuya utilización tiene lugar sobre todo en el hogar y en el centro de trabajo. Por tanto, podemos deducir, que gran parte del uso tiene un objetivo laboral (todo el tiempo empleado en el trabajo y parte del dedicado en casa, ya que muchas personas prefieren trabajar en casa. En cuanto al uso de Internet, es más reducido, sobre todo en las PYMES. Así, diversos estudios destacan que las organizaciones no están consiguiendo mejorar sus resultados empleando Internet por una o varias de las siguientes causas:
1. Desconocimiento total o parcial de las importantes oportunidades que ofrecen las nuevas tecnologías en general (e Internet en particular)
2. Poco apoyo por parte de la dirección.
3. Retorno de la inversión poco claro.
4. Se subestiman las posibilidades que brinda Internet a la empresa.
5. Falta de planificación en el proceso de integración de Internet.
6. Falta de personal cualificado para esta área.
7. No se remodelan los procesos de la empresa para la correcta adecuación del negocio.
8. No se tiene como prioritario.
9. Resistencia al cambio.
10. Falta de metodología en el desarrollo del proyecto.

Con lo que, como se puede observar aún hay mucho camino por recorrer aunque muchas de ellas ya han dado el primer paso. Las PYMES tienen multitud de posibilidades en Internet, con un enfoque distinto a las multinacionales, pues sus inversiones son necesariamente mucho menores, pero tienen muchísimas posibilidades por delante.

1.4. SISTEMA DE RED QUE EMPLEA LA EMPRESA
Red de área local o LAN, conjunto de ordenadores que pueden compartir datos, aplicaciones y recursos (por ejemplo impresoras). Las computadoras de una red de área local (LAN, Local Area Network) están separadas por distancias de hasta unos pocos kilómetros, y suelen usarse en oficinas o campus universitarios. Una LAN permite la transferencia rápida y eficaz de información en el seno de un grupo de usuarios y reduce los costes de explotación.
Otros recursos informáticos conectados son las redes de área amplia (WAN, Wide Area Network) o las centralitas particulares (PBX). Las WAN son similares a las LAN, pero conectan entre sí ordenadores separados por distancias mayores, situados en distintos lugares de un país o en diferentes países; emplean equipo físico especializado y costoso y arriendan los servicios de comunicaciones. Las PBX proporcionan conexiones informáticas continuas para la transferencia de datos especializados como transmisiones telefónicas, pero no resultan adecuadas para emitir y recibir los picos de datos de corta duración empleados por la mayoría de las aplicaciones informáticas.
Un dispositivo de LAN puede emitir y recibir señales de todos los demás dispositivos de la red. Otra posibilidad es que cada dispositivo esté conectado a un repetidor, un equipo especializado que transmite de forma selectiva la información desde un dispositivo hasta uno o varios destinos en la red.

CAPÍTULO II
ADMINISTRACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

La administración de las Tecnologías de la Información tiene como objetivo el desarrollo de sistemas de información que ayudan a resolver problemas de la administración.
Las organizaciones tanto lucrativas como no lucrativas deben mantenerse a la vanguardia en sus diferentes campos de acción, y para poder realizar esto deben contar con lo último en sistemas de información que puedan cubrir las necesidades tanto de su entorno interior como de su entorno exterior. El rediseño de una organización basado en la adquisición de nuevas tecnologías de información que den paso a un nuevo sistema de información no es tarea fácil, se tienen que tomar en cuenta muchos aspectos de la organización (recursos humanos, económicos y operativos) y se debe seguir un proceso previamente definido para poder hacer que este rediseño sea todo un éxito.

2.1. PROCESO
Lo primero que se debe realizar en el rediseño de una organización con sistemas de información es el análisis de las necesidades. Existen dos metodologías importantes para determinar las necesidades de información esenciales de la organización en su totalidad:
El análisis de la empresa, el cual examina toda la organización en términos de sus unidades, funciones, procesos y elementos de información
El análisis de los factores críticos para el éxito, el cual se basa en la premisa de que las necesidades de información de una organización están determinadas por un número reducido de factores críticos para el éxito (CSF, del inglés critical success factors).
Existen cuatro clases de cambio estructural en las organizaciones que se pueden presentar en el rediseño de una organización en base a sistemas de información: a. Automatización: La forma más común de cambio en la organización que la tecnología de información hace posible. Esta consiste en el uso de computadoras para acelerar el desempeño de tareas existentes. b. Racionalización: Consiste en la agilización de los procedimientos operativos estándar eliminando cuellos de botella obvios, de modo que la automatización haga más eficientes los procedimientos operativos. c. Reingeniería: Esta implica rediseñar radicalmente el flujo de trabajo y los procesos de negocios que se siguen para generar productos y servicios, con el objeto de reducir radicalmente los costos del negocio d. Cambios de paradigma: Esta es la forma más radical de cambio en los negocios e implica una reconceptualización de la naturaleza del negocio y de la organización misma.
Un sistema de información nuevo se construye como solución de algún tipo de problema o conjunto de ellos que la organización percibe ante sí. El término desarrollo de sistemas se refiere a todas las actividades implicadas en la producción de una solución de sistemas de información para un problema u oportunidad de la organización. El desarrollo de sistemas es un tipo de resolución de problemas estructurada con actividades bien definidas. Éstas consisten en:

a. El análisis de sistemas: Análisis de un problema que la organización tratará de resolver con un sistema de información. Además de sugerir una solución el análisis de sistemas implica un estudio de factibilidad para determinar si la solución es factible, para ello es preciso analizar tres áreas de factibilidad:

* Factibilidad técnica * Factibilidad económica. * Factibilidad operativa.

b. Diseño de sistemas: Detalla cómo un sistema satisfará los requisitos de información determinados por el análisis de sistemas. El diseño puede ser lógico, el cual presenta los componentes del sistema de información; y físico, el cual es el proceso de traducción del modelo lógico al diseño técnico específico el sistema nuevo. c. Programación: Proceso de traducir a código de programa las especificaciones del sistema preparadas durante la etapa de diseño. d. Pruebas: Proceso exhaustivo y minucioso que determina si el sistema produce los resultados deseados en condiciones conocidas. e. Conversión: Proceso de cambiar del sistema antiguo al nuevo. Existen cuatro estrategias de conversión principales:

* Estrategia paralela. Enfoque de conversión seguro y conservador en el que tanto sistema antiguo como posible sustituto operan juntos durante un tiempo hasta que todos quedan convencidos de que el sistema nuevo funciona correctamente. * Estrategia de cambio directo. Enfoque de conversión riesgoso en el que el sistema nuevo sustituye totalmente al antiguo en un día designado. * Estrategia de estudio piloto. Introduce el sistema nuevo en un área limitada de la organización hasta que demuestre ser plenamente funcional; sólo entonces podrá efectuarse la conversión al sistema nuevo en toda la organización. * Estrategia del método de fases. Introduce el sistema nuevo en etapas, ya sea por funciones o por unidades de organización.

f. Producción y mantenimiento: Una vez que se ha instalado el sistema nuevo y se ha terminado de efectuar la conversión, se dice que el sistema está en producción. En esta etapa, tanto los usuarios como los especialistas técnicos revisan periódicamente el sistema para determinar qué tan bien está cumpliendo con sus objetivos originales y decidir si conviene efectuar alguna modificación. Los cambios con el fin de corregir errores, cumplir con requisitos nuevos o mejorar la eficiencia del procesamiento reciben el nombre de mantenimiento.
Los sistemas difieren en cuanto a su tamaño, complejidad tecnológica y los problemas de organización que se supone van a resolver. Puesto que hay diferentes tipos de sistemas y de situaciones en los que cada sistema se concibe o construye, se han desarrollado varios métodos de construcción de sistemas, los cuales deben cumplir con la metodología explicada en este artículo.

2.2. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Como se comentó en un principio, el objetivo de la Administración de las tecnologías de la información tiene por objeto el desarrollo de sistemas de información que permitan dar solución a problemas de administración. En este sentido existen herramientas informacionales que se esmeran en proporcionar una infraestructura para enfrentar las necesidades de gestión en las organizaciones.
Una parte de la administración en los sistemas de información utilizado en muchas empresas es el Sistema de Información Gerencial (SIG), el cual se constituye de la interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos, que en conjunto son llamados sistemas de información. Su objetivo principal es solucionar los problemas empresariales que surjan día a día.
Los SIG o MIS (también denominados así por sus siglas en inglés: Management Information System) se diferencian de los sistemas de información comunes cuando al analizar la información utilizan sistemas distintos para llevar a cabo las actividades operacionales de la organización. En general un SIG es un sistema integrado usuario-máquina cuya finalidad es proveer de información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa, para ello toma como herramientas principales equipos de cómputo con un software especializado, procedimientos, manuales y modelos para el análisis a su vez éstas herramientas van de la mano con la planificación, el control y la toma de decisiones.

2.3. SISTEMAS DE INFORMACION POR ÁREAS

2.3.1. Recursos Humanos:
El área de Recursos Humanos o de Gestión de Talento también puede encontrar paquetes de software para correr un sistema de información específico con ánimo de gestionar el capital humano mediante la integración de 4 módulos de información: nóminas, prestaciones sociales, indicadores de productividad y gestión de recursos humanos. Con lo anterior se establecen conexiones funcionales que permiten disminuir costos e incrementar la productividad del personal en las organizaciones.
Las empresas optan cada vez más por implementar sistemas de información para la administración de personal, donde los empleados pueden actualizar su información personal, solicitar vacaciones, imprimir el recibo de sueldo, acceder a beneficios e inscribirse en cursos, y comunicar información importante a todos los empleados por igual. Los jefes pueden ver el progreso profesional de sus equipos y hacer evaluaciones de desempeño a partir de una información más clara y accesible. La dependencia de los empleados hacia el departamento de personal es cada vez menor, pudiendo el área de recursos humanos focalizarse en otras funciones más productivas para el negocio y más convenientes en el crecimiento profesional de la gente como: formación y desarrollo, relaciones gremiales, comunicación interna o gestión del clima laboral.
La utilización de un sistema especial de gestión administrativa, descentraliza la administración y empodera a los empleados que deberán ser responsables por la gestión que harán del sistema. Ya no se depende del responsable de recursos humanos con quien hay que comunicarse para realizar cualquier trámite. La utilización de la tecnología, hace que la información esté siempre disponible en un sistema ordenado y es gestionada por todos los miembros de la organización.

Entonces, algunos de los beneficios de la tecnología aplicada a la administración de personal podrían ser: * Ahorro considerable en el presupuesto del área RR.HH. Se pueden destinar mayores partidas a capacitación en lugar de sostener una burocracia de papeles y formularios altamente costosa. El sistema informático se instala una sola vez y los costos de mantenimiento pueden ser muy bajos. * Menor riesgo de equivocaciones durante los procesos. Las máquinas están preparadas para operaciones inteligentes con bajos índices de error y permiten con un solo click cruzar información de distintas bases de datos en segundos. * Se evita la sobrecarga de trabajo y el estrés. * Crea la responsabilidad de cada empleado de gestionar mucha información referente a su lugar en la empresa. El departamento de recursos humanos deja de ser una oficina de quejas y reclamos permanentes.

2.3.2. Marketing: El área de marketing o mercadeo en las empresas utilizan un sistema de información para administrar su relación con los clientes llamado CRM (Customer Relationship Management), el cual sirve para llevarles seguimiento específico a las necesidades de estos para cubrirlas de forma eficiente. Este sistema funciona en base a un Datawarehouse (Almacén de datos) con todos los datos de cada uno de los clientes, un gestor que los administra y un departamento de telemarketing. Es actualmente uno de los pilares fundamentales del servicio postventa.

2.3.3. Las Tecnologías Aplicadas al Marketing
Al igual que Internet, el Marketing ha ido ligado a la "empresa de los últimos años". Es el modo específico de ejecutar o llevar a cabo la relación de intercambio que consiste en identificar, crear, desarrollar y servir a la demanda. Es fácil pensar a partir de la definición, que la tecnología tiene una importancia vital dentro del Marketing. La tecnología en los últimos años ha transformado la oferta a la que puede optar el consumidor; productos que hace años solo estaban al alcance de pocos consumidores, hoy en día son productos que se utilizan en todos los hogares. El ritmo al que se suceden las innovaciones está transformando el mercado de manera radical.
Entre los procesos normales de funcionamiento de una empresa, los procesos comerciales, de atención al cliente y marketing, a través de un contacto directo a través de los canales habituales de ventas, o establecido por medio de un Contact Center (Call Center), son probablemente los más importantes para el éxito de todo negocio. Son los principales responsables de la entrada de ingresos, de la fidelización de los clientes y, en gran medida, de la diferenciación de la competencia.
A este bloque de procesos se les puede denominar de forma genérica como "Marketing y Ventas" y su mejora y optimización debería ser una de las prioridades de todas las empresas, y en especial de las de menos recursos como las PYMES.
Sin embargo, las PYMES, en general, no son grandes utilizadoras de soluciones de marketing. Las principales razones para esta situación son: la escasa formación y el desconocimiento de las mismas, el excesivo precio de las soluciones de este tipo existentes en el mercado y la falta de tiempo para planificar y desarrollar acciones de marketing.

2.3.4. Procesos de Marketing y Ventas
Entre las primeras soluciones en incorporarse, se encuentran las que mejoran los procesos de Marketing y Ventas. Entre éstas se encuentran las soluciones que permiten fidelizar a los clientes, como las tarjetas y los clubes de fidelización; las que consiguen incrementar las ventas, como el marketing viral o las promociones; y las que optimizan el conocimiento y la relación con los clientes, como el marketing de permiso.

2.3.5. Fidelización de clientes
Según la consultora americana Bain, las empresas pierden y ganan, como media, la mitad de sus clientes cada 5 años. Además, la misma consultora ha demostrado que si se reduce en un 5% el número de clientes que se pierden cada año, los beneficios pueden llegar a doblarse. Las razones de este incremento de beneficios son las siguientes:
•Cuesta menos retener clientes que buscar y capturar nuevos.
•Los clientes fieles tienden a hacer compras mayores.
•Los clientes fieles no siempre le dan al precio la mayor importancia mientras que los nuevos sí.
Fuentes de investigación de mercado como Business Europe indican que los principales factores de fidelización son los siguientes: en primer lugar la conveniencia, en segundo lugar el precio y tercero, la distancia. A continuación aparece el servicio, la atención al cliente y la calidad del producto o servicio. 2.3.6. Promociones
Las promociones son una herramienta de marketing que se utiliza como forma de obtener ingresos a corto plazo, de lanzar nuevos productos o de volver a generar interés en ellos, de deshacerse de stocks. Todo ello con una inversión limitada y controlada.
Internet y el teléfono móvil permiten llevar a cabo las promociones en tiempo real y de forma personalizada, por lo que el valor percibido por el cliente se incrementa enormemente ya que se aprovecha la compulsividad del momento, y la sensación de exclusividad e inmediatez que estos medios proporcionan. Por esta razón, están proliferando las promociones que hacen uso de los conocidos códigos "rasca" que de forma inmediata permite saber si se ha obtenido un premio (en el caso de sorteo) o qué premio se ha obtenido (si es premio seguro).

2.3.7. Marketing Viral
El marketing viral es la estrategia que anima a las personas a pasar un mensaje de correo promocional a otros, creando la posibilidad de una amplia repercusión para el mensaje. El teléfono móvil se ha convertido en otra herramienta de marketing viral, gracias a la posibilidad que ofrece de reenvío de mensajes de texto y de dedicatorias de voz.
En el marketing viral la compulsividad, el valor del mensaje y la facilidad para reenviarlo son las claves para conseguir una mayor repercusión. Así, por ejemplo los mensajes que incluyen promociones o los que recompensan el hecho de traer clientes nuevos alcanzan una mayor difusión.

2.3.8. El Marketing de Permiso
El marketing de permiso es la base del marketing relacional y consiste en que la empresa invite a sus clientes a apuntarse a recibir información sobre su negocio. Es una herramienta poderosa de fidelización y promoción que se gestiona mediante una serie de reglas simples:
•Captura de clientes (opt-in): la primera fase consiste en obtener información de los clientes para poder llevar a cabo la comunicación con ellos. Estos datos pueden ser la dirección de correo, la dirección de e-mail, el teléfono fijo o el móvil, y se pueden obtener a través de formularios, catálogos, en los productos, en la página Web, SMS, etc.
•Baja de clientes (opt-out): debe ofrecerse a los clientes registrados la posibilidad de darse de baja y borrar sus datos de forma sencilla. Esto, además de ser un necesario desde el punto de vista legal, redunda en un aumento de confianza de los clientes y en un incremento en el número de registros
•Comunicación de valor real: esta regla se resume en no hacer con los clientes lo que no le gustarían que le hicieran a uno. Los mensajes deben ser percibidos más como fuente de información de valor que como publicidad. Para ello, es fundamental elegir cuidadosamente los mensajes para que los clientes tengan un interés real en ellos. A modo de ejemplo, la inmediatez, la originalidad, la exclusividad y la información local son percibidas como valor real por los clientes.
•Costes razonables: al ser una herramienta de comunicación directa, cuanto mayor es el número de clientes, mayor es el coste de la comunicación (salvo en el caso de e-mail), por lo que al crecer el número de registros, deben negociarse precios de volumen por la comunicación. Existe la posibilidad de compartir los costes de comunicación mediante el patrocinio de la misma por otra compañía. De todos modos, el marketing de permiso construye una base de datos de clientes que va a ir proporcionando negocio para el medio plazo, por lo que parte de su coste puede verse como una inversión
•Atención a clientes: debe respaldarse el esfuerzo en marketing de permiso con un buen servicio de atención a clientes, que atienda eficazmente a éstos a través de cualquier canal.
•Tecnología adecuada a los clientes: el marketing de permiso se basa en la comunicación con los clientes, de modo que debe usar los medios de comunicación que los clientes utilizan realmente. Por ejemplo, en España menos de 7 millones de personas acceden habitualmente a Internet, mientras que más de 37 millones poseen un teléfono móvil, por lo que este medio es bastante más efectivo como base del marketing de permiso para la mayoría de las empresas, y en especial las PYMES.

2.3.9. El Mobile-marketing
Los teléfonos móviles se han convertido en dispositivos indispensables y personales. El uso del móvil es superior al del teléfono fijo e incluso el modelo del terminal móvil se percibe como un identificador de estatus. Todo esto hace que el teléfono móvil sea el canal de comunicación interactivo de mayor potencial para aplicaciones de marketing y ventas.
Los terminales móviles europeos (GSM/GPRS actualmente y UMTS en un futuro próximo) disponen del servicio de envío y recepción de mensajes cortos (SMS), y este servicio a su vez ofrece una serie de beneficios que han hecho que se envíen hoy más SMS que llamadas efectuadas cada día. Además son sencillos de usar (especialmente de recibir) e inmediatos, por lo que permiten acciones en tiempo real o por tramos horarios e interactuar con otros medios en directo (TV, radio, etc.).
Gran parte de los teléfonos móviles actuales también disponen de navegadores para acceso a Internet, pero su uso es más limitado ya que la navegación es lenta y viene condicionada por la pequeña pantalla del terminal. En combinación con otras herramientas, como el GPS, pueden ofrecer servicios basados en la localización del usuario y en la personalización (elección de perfiles de uso).
Por todo ello, las herramientas de marketing y ventas basadas en el teléfono móvil y SMS. o MMS (Mensajería Multimedia), también llamadas de m-marketing, pueden efectivamente conseguir incrementar los ingresos y fidelizar a los clientes de la gran mayoría de las empresas hoy.
En los últimos años varias empresas se han enfocado en el mercado de las soluciones móviles de marketing desarrollando herramientas de m-marketing orientadas a potenciar los negocios de las empresas. Varias empresas diseñan y comercializan productos de m-marketing que permiten la realización de acciones de fidelización y promoción de una manera fácil y barata a través del teléfono móvil, por lo que una vez que sus ventajas sean conocidas y apreciadas, es de prever, que su uso se incremente.

CAPÍTULO III
IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA EN LA ADMINISTRACIÓN

El impacto de las tecnologías en la doctrina administrativa es diverso y abarca una infinidad de aplicaciones. La administración de empresas es una ciencia sincrética de segundo grado, ya que esta se nutre de otras doctrinas como la politología, psicología, contabilidad, finanzas, marketing, derecho, sociología, producción, etc. Y es de segundo grado porque la administración como tal no puede emerger sin estas otras disciplinas.
Es por eso que la ciencia y la tecnología tienen un impacto relevante en la ciencia administrativa, ya que han sido los avances en todas las demás ciencias que han hecho evolucionar la administración de empresas a lo que hoy es, una sofisticada ciencia empresarial. La mecanización a consecuencia de la revolución industrial inicio el desplazamiento del esfuerzo humano por el esfuerzo mecánico en estos días con el auge gigantesco de la tecnología informática el esfuerzo mental del hombre está siendo reemplazado por computadoras que tienen capacidad de procesamiento millones de veces más superiores que los cerebros humanos. Las maquinas (robots) y las computadoras están reemplazando al hombre en tareas que antes eran exclusivas del ser humano.

3.1. TECNOLOGÍAS QUE CONTRIBUYERON AL DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

3.1.1. Automatización
La automatización es una síntesis de la ultramecanización, superracionalización (mejor combinación de los medios), procesamiento continuo y control automático (por la retroalimentación de la máquina con su propio producto). Con la automatización surgieron las fábricas auto-dirigidas. Algunas industrias químicas como las refinerías de petróleo, presentan una automatización casi total. Lo mismo ocurre en organizaciones cuyas actividades u operaciones son relativamente estables y cíclicas como las centrales eléctricas, ferrocarriles, metros, etc.

3.1.2. Tecnologías de la Informática y Comunicación

a. Informática
Tras la aparición de la computadora personal en la década de los 80 estas crearon una revolución en todas las industrias y sectores económicos en la administración de empresas uno de los beneficios que contribuyeron a la generación de eficiencia es la velocidad de procesamiento de la informática ya que esta se disparó de forma proporcional, permitió realizar cálculos estadísticos con mayor precisión y procesar y almacenar la información en discos duros que son elementos de almacenamientos que pueden llegar a almacenar miles de millones de bytes de información al evolucionar el hardware de las computadoras estas traían consigo software cada vez más moderno y sofisticado con aplicaciones mejoradas y potentes que permitían hacer desde documentos hasta bases de datos complejas para el manejo de la organización los recursos humanos o el mercadeo. En fin, la computadora no solo ha permitido la evolución de la administración sino que también contribuyo en el desarrollo de todas las demás doctrinas y profesiones.

En el caso particular de sector bancario las tecnologías al sido un hito determinante en todo los procesos que se realizan en la cotidianidad de este rubro ya que absolutamente todas las transacciones bancarias (depósitos, retiros, cobros, cambios) se realizan con un computador o terminal de ventanilla que está conectada a un servidor o central de datos que contiene toda la información de los clientes que poseen una cuenta bancaria o sea la base de datos de clientes, las aplicaciones de la informática son infinitas en este rubro pero el más utilizado es el cálculo de riesgo de préstamos, ya que hoy en día simplemente se tienen que introducen toda una tierra de variables de riesgo en un software exclusivamente diseñado para ese propósito para determinar si un potencial cliente tiene la capacidad de pago del préstamo solicitado. Este sector en la actualidad utiliza las ciber-transacciones que vendría a ser la sustitución de la infraestructura física del banco, esta es una tendencia que permite reducir costos al banco y hacer más eficientes sus operaciones, por ultimo podemos mencionar el uso de las tarjetas de crédito que permiten tener a disposición dinero plástico las 24 horas ya sea retirando dinero de un cajero o pagando directamente con la tarjeta en cualquier comercio que posea esta modalidad de cobro.
En el caso la ciencia financiera nuevamente la computadora en fusión con la Internet ha permitido comprar valores como bonos y acciones en cuestiones de minutos sin necesidad de tener que recurrir a un broker o agente. Las bolsas internacionales como el NASDAQ que es una bolsa en donde cotizan solamente empresas del rubro tecnológico para poder invertir en ella es necesario poseer paradójicamente computadoras como único medio para comprar acciones de estas empresas.
El marketing es otra ciencia beneficiada por la informática ya que la información recolectada de los estudios de mercado se puede procesar con paquetes que permiten hacer un análisis gráfico de los resultados para una mejor digestión de este tipo de información, otro ejemplo es el uso del Internet como medio de mercadeo ya que esta es una herramienta potencial para mercadear a través de los correos electrónicos cientos de productos. Gracias al ordenador las ventas se han agilizado ya que cuando uno entra a un supermercado puede encontrar un cumulo de artilugios que aceleran el proceso de venta en masa como ser los lectores de código de barra, los dispositivos de pago con tarjetas, etc.

En la contabilidad la informatización de los procesos contables permitieron un mejor registro de los datos contables que el primer paso dentro de este proceso, por ejemplo podríamos mencionar la facturación computarizada que permite registrar y emitir facturas impresas directamente desde una computadora eliminando la posibilidad de algún desfalco ya desde el principio del proceso contable la venta. La gestión comercial inclusive desde los almacenes con los inventarios y la post venta están en la actualidad totalmente informatizadas.

b. Internet
El Internet es una de las herramientas que permitieron transmitir información a grandes velocidades entre distancias sin precedentes, entre los medios más utilizados en el ámbito empresarial, tenemos el correo electrónico que permitió enviar correspondencia en tiempo real hacia cualquier parte del mundo, otro elemento tecnológico que está permitiendo una fluida y económica comunicación es la mensajería instantánea y la voz sobre IP que es una forma de transmisión de voz que utiliza como plataforma el Internet Los nuevos paquetes computarizados que permiten hacer absolutamente todo, desde organizar una agenda de reuniones hasta diseñar los nuevos productos. Actualmente siguen desarrollando muchos más programas y aplicaciones con mayor número de funcionalidades.

c. Radio y Televisión
Los medios de comunicación sin lugar a duda han permitido la difusión de la información de una forma más rápida y esto para la administración es un elemento preponderante ya que para llegar a los clientes se utilizan estos medios de comunicación en el caso de la radio que es utilizado como medio comercial para promocionar productos de toda índole aunque tiene la limitación de solo transmitir solo audio tiene un impacto en el mercado que hasta el día de hoy es respetado, la televisión también es un medio utilizado con el mismo fin, pero a diferencia de la radio este último permite transmitir imágenes y audio de forma simultanea que representa un mejor resultado desde el punto de captación de clientes.

CAPÍTULO IV
ARTEFACTOS UTILIZADOS EN LAS EMPRESAS

4.1. LA OFICINA MODERNA
En la oficina moderna, el escenario de trabajo es un ambiente automatizado, lo cual se distancia de la oficina tradicional en todas las áreas del quehacer en las gestiones comerciales.
Para las nuevas generaciones es desconocido y no podrían comprender la escena de un ejecutivo y su asistente administrativo que comparten una oficina, localizando en la gaveta del archivo documentos en papel y utilizando el teléfono en llamadas para verificar datos de un expediente.
En la oficina moderna el acceso a la información es más rápido. Las redes de comunicación facilitan el envío y el recibo de mensajes por vía telefónica, a través del fax o de pantalla a pantalla en la computadora.
Algunas personas trabajan desde su casa y tienen acceso a toda la información de la empresa por medio de la computadora. Es más, hoy día, menos personas tienen que llegar físicamente a una reunión profesional. Éstas ya se efectúan por videoconferencia, utilizando la vía satélite.

La oficina automatizada persigue aumentar la productividad sin perder de vista la calidad de las comunicaciones. La computadora hace posible que la oficina moderna sea una sin papeles, “paperless office”, conocida también como la “oficina verde”, pues limita el uso del papel y protege el ambiente.
Las comunicaciones electrónicas reducen las tareas rutinarias y repetitivas. Traída de la mente visionaria de Alvin Toffer en los años 70, la idea de la “revolución” en la oficina es cada vez más coherente, los gastos administrativos que se originaban en la contratación de personal como asistentes administrativos se han reducido y muchas de las tareas rutinarias de entonces se han eliminado. Los conceptos de despilfarro cero que proclama Peter Drucker se han plasmado en acciones de control, y el proceso engorroso de producción de papeles, archivos, búsqueda y distribución se ha simplificado en bien de la productividad, es decir, “mayor rendimiento a menor costo”.
La administración electrónica de documentos se puede resumir en tres funciones que cumple la informática:
1. Lectura, creación y edición de documentos.
2. Búsqueda, recuperación de archivos y distribución.
3. Envío y recibo de mensajes por correo electrónico.

El correo electrónico (e-mail) se ha convertido en elemento imprescindible en las redes de comunicación de la mayoría de las oficinas modernas. Permite trasmitir datos y mensajes de una computadora a otra por medio de la línea telefónica, de conexión por microondas, de satélites de comunicación o de otro equipo de telecomunicaciones. Puede mandarse un mismo mensaje a varias direcciones. El correo electrónico puede enviarse a través de una red de área local, por sus siglas en inglés (LAN: Local Area Network) de la empresa o por una red de comunicaciones nacional o internacional, con acceso a internet.
A través del correo electrónico, los datos, mensajes, cuadros, imágenes y sonidos son transmitidos tan fácilmente como se saludan dos amigos con un estrechón de manos, Ha disminuido el uso interno del papel, aunque dos factores externos aún se confabulan para que él siga reinando: a. El avance lento de las leyes y sus reglamentos en países en desarrollo, con respecto a sus procedimientos judiciales o administrativos y b. la presencia de la fotocopiadora en la oficina, que sigue produciendo grandes cantidades de documentos en papel.
La carta, como prototipo remanente de una cultura empresarial de antaño, se resiste a sufrir su extinción definitiva, pero su “derecho de amparo” debe basarse en argumentos prácticos: calidad, productividad, imagen empresarial óptima, exigencia legal, que la hacen imprescindible.
La telemática, al servicio de la empresa, permitirá muy pronto el ahorro de escritorios y la práctica más frecuente de teleconferencias y videoconferencias para intercambio de información. Desde sus hogares, los trabajadores de oficina aportarán a su empresa.

4.2. EL TELÉFONO:
Actualmente se utilizan en todas las organizaciones públicas o privadas a través de las centrales telefónicas, estos son dispositivos que tienen la capacidad de recibir y enviar múltiples llamadas telefónicas. La persona que maneje este aparato debe ser la centralista o recepcionista.
Los teléfonos empresariales ofrecen una gama de funciones, ventajas y configuraciones cada vez mayor para las empresas. Los teléfonos empresariales más avanzados funcionan a través de las redes de protocolo de Internet (IP), que utilizan muchas pequeñas empresas para conectar a sus empleados, dispositivos y recursos de información.
¿Cómo elegir entre todos los teléfonos empresariales disponibles en la actualidad? ¿Cuál es la mejor forma de implementar teléfonos empresariales en una empresa?
Al evaluar e implementar los teléfonos empresariales se debe:
Comprender las necesidades de los empleados. Los teléfonos empresariales pueden ofrecer a los empleados más herramientas para ser más eficaces. ¿Necesitan acceso fácil a funciones de conferencia en medios dinámicos? ¿O necesitan un número de teléfono que suene a la vez en varios dispositivos? Los teléfonos empresariales ofrecen muchas funciones y capacidades, entre las que destacan:
•Videoconferencia
•Softphones móviles
•Contestador automático
•Buscador e intercomunicador
•Tecnología de presencia
•Funcionalidad de IP inalámbrica
•Integración con el sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM)
•Mensajería unificada
Prepararse para el cambio. Los teléfonos empresariales de hoy pueden mejorar la forma de realizar las transacciones comerciales diarias. Por ejemplo, con los teléfonos empresariales IP, el personal del área de ventas puede comprobar rápidamente si hay un artículo en existencias en el almacén, sin tener que dejar al cliente solo.

4.3. EL TELEFAX:
Es un artefacto que permite la reproducción de mensajes transmitidos por medio de la línea telefónica, es más práctico y accesible a cualquier momento obteniéndose facsímiles o copia fiel de un escrito, dibujo, etc.

Características:
• Tiene una alta velocidad de transmisión.
• Tienen marcación automática.
• Tienen fuente de papel incorporada.
• Tienen memoria de recepción.
• Tienen cambio automático fax/teléfono.

4.4. LA FOTOCOPIADORA: Es una máquina que permite reproducir copias fotostáticas de trabajos escritos, facturas, cheques, cualquier tipo de documentos, mediante la exposición de las mismas ante una luz especial y la captación de la imagen con un pigmento también especial (negro o color) sobre papel, cartulina o en láminas de acetato.

Características:
• Pueden reducir o ampliar.
• Reproduce con rapidez.
• Algunas más sofisticadas seleccionan el papel, compaginan y engrapan.
• Existen en el mercado fotocopiadoras a color.
• También existen las multifuncionales que tienen: scanner, fotocopiadora e impresora.

4.5. LA MÁQUINA DE ESCRIBIR:
Es un equipo que nos permite escribir, con ayuda de un teclado de tipos fijos. Hay máquinas de escribir manuales, eléctricas y electrónicas. Hoy en día las que tienen mayor uso son las electrónicas, dentro de las llamadas procesadoras de palabras ya incorporadas a sistemas de computación. En la actualidad es creciente el uso de las computadoras ha desplazado a las máquinas de escribir.
Características de las máquinas de escribir electrónica:
• Programación de teclado.
• Teclado de toque profesional diseñado para aumentar la velocidad y la exactitud de tipeo.
• Pantalla LCD de 16 caracteres.
• Margen variable.
• Paso de impresión.
• Escritura línea por línea.
• Diccionario corrector de ortografía.
• Inserción automática de papel.
• Centrado automático, subrayado, negrilla y más.
• Sistema automático de corrección y borrado de palabras o líneas con el toque de una tecla
• Memoria de corrección de una línea.
• Carro de 12.87”, ancho de escritura de 9”.
• Velocidad de escritura de 12 caracteres por segundo.

4.6. LA CALCULADORA:
Es una máquina mecánica o electrónica utilizada para obtener el resultado de cálculos aritméticos: suma, resta multiplicación, división y porcentaje entre los principales. Con el avance de la tecnología y la disminución del tamaño de estos dispositivos es mucha la gente que las lleva siempre consigo. Por lo general son utilizadas cuando el cómputo necesario no es lo suficientemente complejo como para justificar la utilización de una computadora.
Las calculadoras actuales usan alimentación eléctrica y son creadas por diversos fabricantes, en formas y tamaños incontables. Nos limitaremos a describir solo dos tipos de la gran variedad existente en el mercado:

4.6.1. Calculadoras Gráficas:
Son modernas calculadoras, como computadores de bolsillo especializados en matemáticas. Características:
• Llevan incorporado un microprocesador.
• Son programables. El lenguaje de programación es básico, pero evoluciona con la aparición de nuevos modelos más potentes.
• Teclado alfanumérico. Cada tecla ejecuta hasta tres funciones, siendo una de ellas la inclusión de un signo de escritura o de puntuación. Si ese signo es una letra, entonces puede representar un texto escrito o una variable de memoria. Los signos de puntuación y otros específicos son comandos del lenguaje de programación.
• Pantalla generosa que la hace apta para la representación y el estudio de funciones.
• Los modelos recientes permiten la realización de gráficos en tres dimensiones.
• Trabajan con listas de datos y matrices.
• Son aptas para álgebra, cálculo, estadística avanzada y matemática financiera.
• Visualización natural, en los modelos recientes: las expresiones matemáticas aparecen en pantalla como en los libros de texto.

4.6.2. Calculadoras de Mesa:
Son calculadoras con funciones elementales, que apoyan el trabajo de cálculos simples en las oficinas.

Características:
Calculadora profesional de sobremesa.
• Pantalla de 12 dígitos.
• Velocidad de impresión (l.p.s.)
• Cuatro teclas de memoria.
• Selección de decimales.
• Rollo de papel para impresión
• Operaciones aritméticas básicas y porcentajes.

4.7. EL COMPUTADOR:
Es una máquina que simula los procesos mentales humanos. Se le suministran datos en programas o paquetes los cuales son almacenados, procesados y transformados con el fin de obtener un resultado que es la información procesada. Tiene la ventaja de almacenarlo a una mayor velocidad de almacenamiento.
Consiste en dos partes básica:
Hardware (parte física) Software (parte lógica)
Unidad de entrada Programas facilitados por el fabricante o programador
Unidad de salida
Unidad Central de Procesamiento
Almacenamiento externo.
La incorporación del ordenador o computadora en las oficinas, constituyó una revolución en los sistemas ofimáticos, ya que las máquinas ofrecían el medio para realizar comunicaciones e intercambio de información instantáneos entre compañeros de trabajo, recursos y equipos.
Los programas y servicios más utilizados en la empresa
4.7.1. Correo electrónico
El correo electrónico es el servicio de Internet con más usuarios de todo el mundo. Con este servicio se pueden crear mensajes para enviarlos a otras personas de la red e incluso otros usuarios, también se puede recibir correo y enviar y recibir ficheros junto con los mensajes.
Su uso también se destina a las intranets, en las cuales no hace falta estar conectado a Internet, ya que en el Host se instala el programa necesario para gestionar las entradas y salidas de los mensajes.
En definitiva, es una forma de comunicarse con otra persona o personas de la misma forma que se usan las cartas, pero teniendo en cuenta que es más rápido y más fiable, ya que es difícil que el servidor pierda los datos a mandar o a recibir.
Hoy en día para las personas que no dispongan de acceso a Internet y que deseen recibir mensajes a un e-mail, se han creado diferentes formas y aparatos para poder gestionarlos, como Teléfonos Móviles capaces de leer los mensajes y de mandar estos a un e-mail.
4.7.2. Netmeeting
Permite llamar gente en internet o red Lan. Durante la llamada se podrá hablar, compartir aplicaciones, dibujar en pizarra compartida, enviar archivos y mensajes.
4.7.3. Otros
Otros programas y software utilizados en la administración de empresas son: * Chat: Permite conversar entre otras personas en tiempo real. * Word: Documentos de texto * Exel: Plantillas de hoja de cálculo para informes de gastos, facturas y pedidos. * Power Point: Plantillas de creación de presentaciones * Outloock: Importación y exportación entre páginas del correo electrónico * Acces: Crea calendarios programables en formularios e informes y páginas de acceso a datos.

4.8. TRITURADORA DE PAPEL Las trituradoras de papel, como el nombre sugiere, son aparatos que trituran documentos a trozos finos de modo que la información que contienen resulta ilegible.
Hay dos tipos de trituradoras de papel:
4.8.1. Tira o Trituradoras de Papel de Línea Recta
Cortan el documento en tiras delgadas. El problema aquí consiste en que fragmentos de información todavía pueden ser legibles, y las partes pueden unirse para tener sentido.
4.8.2. Trituradoras de Papel de Corte Cruzado
Esta trituradora corta el documento verticalmente así como horizontalmente. De este modo, el documento es cortado en trozos cuadrados muy diminutos, siendo casi imposible unirlos de nuevo. Las trituradoras de papel de corte cruzado cuestan más, pero proporcionan mayor seguridad.

4.9. CAJA REGISTRADORA
Una caja registradora es un aparato mecánico o electrónico que permite calcular y registrar transacciones comerciales, e incluye un cajón para guardar dinero. Por lo general, permite además imprimir un recibo o factura para el cliente, según las disposiciones legales de cada País.
Con la difusión masiva de las computadoras personales (PC) a partir de la década de 1990, comenzó la utilización como caja registradora de estos aparatos, con la posibilidad de agregar periféricos para cumplir una variedad de funciones agregadas. 4.10. OTROS
También es común encontrar en muchas empresas otros artefactos para administrar dinero, productos, personal, entre otros, como etiquetadoras, laminadoras, contadores de billetes y monedas, diferentes tipos de teléfonos móviles, tablets, etc.

4.11. USO RESPONSABLE DE LOS APARATOS EN LA EMPRESA
¿Qué profesional o empresa no dispone en la actualidad de un teléfono inteligente, una tableta, un ordenador portátil y/o uno de sobremesa para su/s funciones profesionales?, ¿qué profesional o empresa no dispone de alguno o algunos de estos gadgets (entre otros) para sus tareas o para sus empleados?, ¿y cuántos o cuántas empresas saben darle un uso adecuado y seguro a estos artefactos? No todos.
Garantizar la seguridad al cien por cien en el uso de la tecnología, de los aparatos tecnológicos en el entorno profesional es imposible, pero darle un uso responsable a los mismos sí que está en nuestras manos.
Es decir, garantizar la ausencia de riesgo, en cualquiera de sus acepciones, tecnológicamente hablando no es posible, pero minimizar el riesgo o bien minimizar el impacto del alcance de un riesgo que se haya consumado en perjuicio sí que lo es.
Y para ello, mantener debidamente actualizados los sistemas, disponer de buenos equipos, pero también tener formados e informados a los usuarios de estos equipos es indispensable. Como indispensable es tener un protocolo, unas normas y unos procedimientos del control de uso de estos equipos que no debemos olvidar son de uso profesional y no para que el empleado de turno se divierta jugando o navegando para su disfrute personal

CONCLUSIONES

Todo lo descrito es posible, existe y se está empleando, pero hay un detalle que subyace detrás: la capacidad de la empresa de aceptar modificaciones en su manera de trabajar, en realizar el esfuerzo de modificar hábitos de trabajo, sistemas de comunicación internos (formales e informales), maneras de construir la información, de controlarse por personas determinadas.
La tecnología no se puede poner como una capa que se coloca sobre la empresa, su implantación exige integrarse con cambios que necesariamente han de producirse de manera paralela en la organización, ha de ser motivada con el apoyo de la dirección y comunicada eficientemente a todos los empleados. Se ha de promover el empleo de las nuevas tecnologías para que éstas sean un éxito. De otra manera están abocadas al fracaso.
Los conceptos anteriormente analizados en consecuencia deberán obedecer a una Planificación Estratégica del Desarrollo Informático, la cual deberá considerar al menos lo siguiente :
La información constituye un recurso estratégico y de alto costo de las Instituciones y, como tal, debe ser planificado y administrado. Es fundamental planificar el desarrollo informático para evitar serios problemas de un desarrollo descontrolado que podría transformar la Institución en una torre de Babel, en que el riesgo mayor no es de tipo electrónico, sino informático.
Es posible prevenir los problemas e identificar una base estable que resista las reorganizaciones y las nuevas demandas de información, sobre la cual se puede fundar una arquitectura de sistemas y bases de datos.
Desde el punto de vista informático, se puede deducir un plan ideal de desarrollo, que puede ser adaptado a las estrategias de la Institución y al estado actual.
Los criterios de elección de hardware y software, siendo importantes, son propios del Plan Tecnológico y escapan al propósito del plan informático conceptual.
Las iniciativas de nuevos proyectos, además del Plan Informático, pueden surgir de diversas instancias (usuarios, autoridades, la Jefatura, ejecutivos, clientes, proveedores, resto del personal, etc.) pero debieran ser evaluadas y coordinadas con el Plan para evitar la multiplicidad de información o de funciones.
En caso de iniciativas no contempladas en el Plan Informático, es recomendable la realización de un rápido anteproyecto que aclare y recomiende una solución (que puede consistir en un sistema de informaciones, en medidas administrativas, en una combinación de sistema y medidas administrativas o en la llamada solución cero, es decir, no innovar y seguir como antes).
El Plan Informático debe basarse y ser coordinado con el Plan Estratégico de la Institución, con el Plan Tecnológico, el de recursos humanos y el de Organización.
Todo es importante en la cadena del desarrollo que va desde la Planificación estratégica hasta la implementación de sistemas y es fundamental trabajar con modelos y métodos probados (los primeros orientan sobre qué hacer, mientras los segundos señalan cómo lograrlo).
Un buen método, además de ser estructurado, considera los modelos, la forma y organización del trabajo, la calidad y define claramente el papel de usuarios y expertos en la organización.
Tenemos una cadena de métodos que cubren desde la Planificación estratégica hasta el desarrollo e implementación de sistemas, pasando por la eventual adquisición de sistemas estándar.
Las capacidades de las herramientas que hoy está aportando el empleo de las nuevas tecnologías a la empresa pueden tener un efecto positivo en el futuro de la empresa.
Sus efectos positivos son resultado de la optimización de procesos internos, de especialización de los empleados en las actividades más productivas, del mejor conocimiento de lo que ocurre dentro y fuera de la empresa.

BIBLIOGRAFÍA

http://www.pymesyautonomos.com/tecnologia/uso-responsable-de-los-aparatos-tecnologicos-en-la-empresa http://pyme.com.mx/articulos_pyme/todoslosarticulos/tecnologia_de_informacion_para_las_pyme.htm http://html.rincondelvago.com/ordenadores-en-la-administracion_su-importancia.html http://www.monografias.com/trabajos82/gestion-tecnologia-y-innovacion/gestion-tecnologia-y-innovacion2.shtml#conclusioa http://accountingolden.blogspot.com/2011/04/la-oficina-automatizada.html www.wikipedia.org www.monografías.com www.buenastareas.com www.slideshare.net