UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS
ESCUELA DE POST GRADO

CURSO: Gestión de Compras y Adquisiciones

Caso: * Número 1: Tintas Dryden
Integrantes:
* Carlos Girón * Santiago Gonzales * Alonso Romero * Carlos Muñoz
Profesor:
* Ing. Miguel Shinno

2015 – 4

Análisis de Caso: Tintas Dryden I. Antecedentes
En el presente caso muestra la historia de Jane Waterman, quien se encuentra trabajando como agente de compras en una empresa industrial. La compañía para la cual trabaja presenta una serie de ineficiencias y oportunidades de mejora.
Esta compañía es un negocio familiar con más de 80 años en el mercado y se dedicaba a la producción de tintas para imprentas y barnices. Jane venía desempeñando funciones en la Gerencia de Compras, no obstante, por cambios internos pasó a formar parte de las Gerencias de Producción y Planta, siendo ésta última su posición actual.
Para ello, el primer punto de análisis para este caso comprende determinar cuáles son los objeitvos del área de compras. En primer lugar, es el abastecimiento de las materias primas y suministros diversos, ya que esta área fundamentalmente se base en suministrar los insumos requeridos para la fabricación. En segundo y tercer lugar, se encuentra lograr la integración con otros departamentos de la compañía y la reducción de costos, mediante la eliminación de los pedidos de urgencia. Ambos objetivos se relacionan directamente; debido a que, una buena comunicación entre las áreas respondiendo una estrategia en común, reduce significativamente los pedidos de urgencia y los costos que puedan estar involucrados.
En cuarto lugar, otro objetivo del área de compras es optimizar las relaciones entre los usuarios y los proveedores, en la medida en que los términos que se trabajen con cada uno se respeten a fin de obtener un resultado común. Por un lado, la relaciones con los usuarios debe basarse en comunicación para estar alineados a la estrategia; mientras que, las relaciones con los proveedores deben de basare en confianza para beneficio mutuo. Otro objetivo del área es mantener la información actualizada para la toma de decisiones, dado que, la información que maneja el área es fundamental para la planificación de otras áreas, tal como: costos unitarios, plazo de pagos, nivel mínimo de inventario, tiempos de entrega, entre otros. Finalmente, el área debe formar y desarrollar al personal que participa en el proceso de adquisición, ya sea mediante actualización de las tendencias del mercado o mediante la capacitación constante de los procesos que intervienen cada ciclo del área. II. Problema
Un segundo punto de análisis son las situaciones que limitan el alcance de los objetivos detallados líneas atrás. Un primer limitante en la compañía es que el tiempo de entrega y el tamaño del lote del pedido es el mismo hace ocho años, lo que resuelta siendo ineficiente debido a que, con el pasar de los años la data se debe de actualizar acomodándose a las necesidades. Asimismo, el área de ventas de la compañía carece de una división que se encargue de la estimación de la demanda, para emitir órdenes de compra eficientes. Del mismo modo, el área de fabricación también carece de una planificación de la producción. Lo que genera incertidumbre en las cantidades producidas y el requerimiento de insumos necesarios para cubrir esta necesidad.
Lo anterior viene acompañado en que no se maneja un control exacto de lo que se mantiene en inventario, produciendo desconocimiento en los quiebres de stock y abastecimiento de la demanda. Por ejemplo, en almacén de materia prima se encontraba el pigmento el cual es un artículo de alto valor almacenado en altas cantidades. La incertidumbre con la que trabaja el área está expuesta a recibir pedidos urgentes y realizar órdenes a los proveedores, lo que puede ocasionar retrasos en la producción. Finalmente, la empresa ha venido utilizando métodos desactualizados; debido a que, el personal que labora tiene supera los 10 años de antigüedad y tienen temor a la invocación, cambio y uso de tecnologías. III. Plan de acción
Finalmente, el plan de acción propuesto se basa en siete puntos: reorganizar la Gerencia de Compras; capacitación del personal de compras sobre los objetivos propuestos y el uso adecuado del sistema; pasar el área de Inventarios que depender del área de Compras; definir Políticas Adecuadas de inventarios, inventarios mensuales y/o semanales, ingresos y salidas actualizadas, usando como soporte el sistema – Tecnología; realizar toma de inventario físico de manera urgente y actualizar las cantidades en el Sistema de Control Computarizado de Inventario; en base a lo anterior revisar si el tamaño del lote y el tiempo de entrega son los óptimos a fin de reducir el Inventario; finamente el área debe de reunirse con las Gerencias de Ventas y Fabricación para trabajar sobre un pronóstico de Ventas y planificar las compras a fin de conseguir ahorros en las adjudicaciones futuras y controlar mejor el inventario.
IV. Conclusiones
El plan de acción responde a las necesidades y oportunidades de mejora que tiene la compañía, no sólo con el área de compras, sino también con las áreas que se relacionan. Con la finalidad de mejorar procesos, optimizar la línea de producción y abastecimiento, y reducción de costos.
La competitividad de la empresa en el mercado también se puede ver vista afectada positivamente, en la medida en que al tener procesos establecidos se puede responder rápidamente a cualquier eventualidad que ocurra.