VQR

Par Cyrille Parinaud

L’entreprise VQR se positionne comme une spécialiste de la distribution alimentaire, en particulier sur les produits périssables (ayant une Date Limite de Consommation). Elle se développe principalement dans la région PACA, mais entend bien augmenter sa présence internationale.
Du fait de la nature de ses opérations, elle doit parfaitement maitriser son fonctionnement interne, afin de minimiser le temps entre l’achat des produits et leur vente. En permanence, elle doit être certaine que les dates de péremption ne sont pas dépassées au risque de ne pas pouvoir vendre le produit. A cet effet, elle doit connaître ses processus critiques. Comme on peut le voir en Annexe 1, les dirigeants ne les identifient pas toujours. C’est donc une force pour l’entreprise de les maitriser.
La méthode du SWOT semble être la mieux indiquée pour dévoiler ces processus, principalement la partie mettant en avant les forces sur lequel l’entreprise s’appuie. De cette analyse, en annexe 2, il ressort les processus suivants : * La logistique, les livraisons est son cœur de métier. Elle doit donc être en mesure de gérer efficacement les trajets, le remplissage des camions, de connaitre ses stock, d’organiser ses stocks, et bien sûr informer, prendre en compte et intégrer ses fournisseurs et client. * Les contrôles sanitaires, son activité peut être à tout moment stoppée pour un non-respect des normes. VQR doit en permanence connaitre les DLC et savoir où se trouve ses produits, pour pouvoir les rapatrier en cas de problème. Le moindre incident pourrait mettre à mal la réputation de l’entreprise, car les questions sanitaires sont sensibles, et souvent relayée par la presse. L’entreprise peut donc perdre à tout moment ses clients et fournisseurs.
Pour mener à bien ces processus, le SI est d’une importance crucial. Le caractère sensible des dates limites, de la qualité nécessites de récupérer, traiter un flot important de données et de les redistribuer sous forme d’information aux bonnes personnes. Sans SI cela est impossible. Le SI doit donc être bien adapté à l’entreprise, et prendre en compte toutes ses spécificités. Comme le montre l’annexe 3, le SI est ce qui lie le pilotage de l’entreprise et l’opérationnel. Sans lui l’échange d’information ne se fait pas, ou pas de façon optimale, ce qui n’est pas bon pour une entreprise travaillant sur des délais si courts. De plus si on analyse l’entreprise avec la grille d’impact stratégique, en annexe 4, on voit que le SI est « stratégique », car l’entreprise dépend fortement de la fiabilité du SI, et elle a besoin qu’il soit toujours plus performant afin de toujours mieux réaliser ses opérations. Elle y implémente par exemple de nouvelles fonctions comme Interscan.
Le SI a ainsi été modifié en 2000 et 2003 pour correspondre aux objectifs métiers. Le métier principal de VQR est la livraison de produits périssable. Elle a aussi un métier secondaire qui est le conditionnement de produits (affinage, découpage). L’annexe 5 explique comment trouver ces métiers. La première évolution du SI (2000) a permis de poursuivre les objectifs de qualité du service et les objectifs de quantité de produits pouvant être gérés de son métier principal. Ainsi la mise en place de l’ERP lui permet de gérer plus de produits, plus facilement, plus rapidement, plus précisément, et avec moins d’erreur, grâce aux outils de traçabilité, de contrôle, de gestion commerciale et financière intégrées, et d’analyse. La seconde évolution a permis de répondre à des objectifs de suivi et de quantité, liés aussi à son métier premier, par le système Interscan et la mise en place de nouveaux processus de gestion des stocks (distinction des typologies de produits). Elle a aussi permis de poursuivre l’objectif de qualité de ses 2 métiers, grâce aux normes atteintes dans ses entrepôts.

Le projet pour la prochaine évolution du SI est l’informatisation des chauffeurs livreurs. Elle permettra de répondre à des objectifs de réactivité et rapidité de livraison, et de fournir un service de meilleure qualité en donnant des informations plus précises au client. En connectant chaque camion au SI, l’échange d’informations dans les 2 sens améliorera le processus. Le chargement et le trajet des camions sont optimisés en fonction du trajet. La distance, le temps, la consommation d’essence, la circulation, la météo sont pris en compte. Ensuite le trajet de chaque camion est optimisé en continu, pour éviter tout obstacle. En temps réel le camion renvoi des informations sur sa position. Il est alors possible de fournir au client l’heure exacte de livraison, et par exemple d’envoyer un message quelques minutes avant l’arrivée du camion pour que le déchargement se fasse rapidement. Enfin c’est par une signature électronique que la livraison est validée, ce qui évite le retraitement ultérieur de papiers, et valide immédiatement la livraison. Cette démarche s’inscrit parfaitement dans un processus d’alignement stratégique (annexe 6), puisque la livraison est au cœur de notre métier.
Si on se réfère à l’annexe 7, ce nouveau projet va impacter le SI à 2 niveaux. Tout d’abord, au niveau du système technique, de l’automation. De nouveaux processus et équipements seront nécessaires pour transmettre, stocker et traiter les informations. Un système de géolocalisation et d’optimisation peut être gourmand en ressources, et on va rencontrer des problématiques que la science ne maitrise pas encore, tel le problème du voyageur de commerce (voir annexe 8). Ensuite il va y avoir des changements au niveau des hommes. L’implémentation de l’outil informatique va changer leur méthode de travail. De plus le nouveau système va diminuer leur autonomie et prises de décision et ils pourraient se sentir pisté à cause de la géolocalisation. C’est pour cela qu’il va falloir faire attention a bien suivre et accompagner le changement, afin qu’il soit accepté par tous.
Grace à la maitrise d’un nouvel élément stratégique, l’entreprise va obtenir un avantage concurrentiel. Elle peut assurer que la livraison se fera dans le délai, donner des heures de passage précises, tenir informer en permanence le client. Elle devient ainsi plus fiable et plus rapide, ce que recherche le client. Cela constitue donc bien un avantage sur les autres entreprises du marché. Si on se réfère aux forces de Porter en annexe 9, on remarque que cette amélioration du SI va lui permettre de réduire l’intensité concurrentiel en différentiant ses produits (meilleur service, plus rapide…), de mettre des barrières à l’entrée en augmentant les exigences des clients concernant les délais et de réduire le pouvoir de négociation client en se plaçant comme un service de qualité (le haut de gamme de la livraison).

Annexes

Annexes 1 : Connaître le SI

Source : Sapientis : http://www.sapientis.fr/conseil/?tag=processus-critiques

Annexe 2 : SWOT

Nous ne retiendrons dans le cas présent que les forces : Forces | * Délais de livraison (le lendemain matin * Respect des normes européennes les plus élevés * La maitrise du SI implémenté au cœur de l’entreprise depuis longtemps * La capacité d’adaptation (formation et changement des outils vers des outils informatisés en 48h) * Leader du marché PACA * La connaissance en temps réel des DLC et des stocks * Service supplémentaire d’affinage et découpe |

Annexe 3 : Schéma des flux dans une organisation

Annexe 4 : Grille d’impact stratégique

Opérationnel clé Stratégique
Soutien
Haut potentiel Besoin de renouveler le SI
Besoin de fiabilité du SI
+
-
+
-
VQR

Opérationnel clé Stratégique
Soutien
Haut potentiel Besoin de renouveler le SI
Besoin de fiabilité du SI
+
-
+
-
VQR

Annexe 5 : Trouver le métier d’une entreprise
Toute stratégie se décide au regard du métier exercé. Il s'agit de la première réflexion à mener lors d'une analyse stratégique : quelles sont nos compétences fondamentales ? Comment les développer ? Que savons-nous bien faire ? Ces premières questions définissent le plus souvent le métier de base. Celui sur lequel l'entreprise peut se reposer sans risque de se retrouver au-delà des limites de ses compétences.
Source : manager-go.com / Article « Métier de l'entreprise » http://www.manager-go.com/strategie-entreprise/metier-entreprise.htm

Annexe 6 : Alignement stratégique * Qu’est-ce que l’alignement stratégique ?
C’est la mise en adéquation et en harmonie des priorités et des chantiers SI avec la stratégie de l’entreprise * La planification minutieuse est critique pour l’alignement stratégique, en particulier pour les entreprises dans un environnement fortement compétitif
Source : PPT Planification stratégique du SI Partie 1

Annexe 7 : SI & Changement organisationnel Automation : Le premier niveau de changement affecte le système technique. Il est le plus simple à prévoir, à justifier et à gérer. Informer : Le second niveau de changement affecte les Hommes. Ce changement est un challenge plus important à implémenter. Transformer : Le troisième niveau de changement affecte les structures organisationnelles. Il cherche à transformer le fonctionnement des organisations. Cela nécessite un effort managérial important et l’implication des dirigeants.

Structure
Hommes
Technologie
Processus
Système Social
Système Technique

Structure
Hommes
Technologie
Processus
Système Social
Système Technique

Source : PPT Définition du SI partie 2

Annexe 8 : Problème du voyageur de commerce
L'énoncé du problème du voyageur de commerce est le suivant : étant donné n points (des « villes ») et les distances séparant chaque point, trouver un chemin de longueur totale minimale qui passe exactement une fois par chaque point et revienne au point de départ.
Ce problème est plus compliqué qu'il n'y paraît ; on ne connaît pas de méthode de résolution permettant d'obtenir des solutions exactes en un temps raisonnable pour de grandes instances (grand nombre de villes) du problème. Pour ces grandes instances, on devra donc souvent se contenter de solutions approchées, car on se retrouve face à une explosion combinatoire : le nombre de chemins possibles passant par 69 villes est déjà un nombre d'une longueur de 100 chiffres. Pour comparaison, un nombre d'une longueur de 80 chiffres permettrait déjà de représenter le nombre d'atomes dans tout l'univers connu.
Source : wikipedia

Annexe 9 : Les 5 forces de Porter