A. DESKRIPSI MODUL
Modul berjudul Memberikan Bantuan Layanan Transfer Kedatangan dan Keberangkatan, Kode Unit PARUJPFTG02C, merupakan pedoman untuk membantu guru/instruktur melatih peserta didik dalam program keahlian Usaha Perjalanan Wisata.
Isi modul ini terdiri dari : * Informasi tentang standar kompetensi yang akan dicapai * Materi yang diperlukan untuk menguasai unit kompetensi terkait * Kegiatan yang diperlukan untuk menguasai unit kompetensi ini * Saran-saran strategi pengujian (assessment)

B. PRASYARAT Sebaiknya peserta diklat sudah kompeten dalam : * PARUJPFTG01C Bekerja Sebagai Pramuwisata * PARUJPFTG05C Memimpin Rombongan Tur * PARUJPFTG06C Menyiapkan dan Mempresentasikan
Komentar Pemanduan Pada Tur C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL 1. Petunjuk Bagi Siswa * Menyimak isi dari materi modul ini dengan cermat dan teliti * Mencermati penjelasan guru dan mengikuti langkah-langkah pemelajaran / penugasan, antara lain : * Bekerja dalam kelompok untuk mencari informasi dari sumber belajar lain (melaksanakan tugas diluar jam tatap muka) * Membaca dan merangkum informasi dari sumber belajar lain : buku, majalah, Koran, internet dan lain-lain. * Memecahkan masalah studi kasus dan mempresentasikan * Bila merasa siap, hubungi guru untuk persiapan uji kompetensi * Bila sudah dinyatakan kompeten, dapat melanjutkan ke modul berikutnya dengan konsultasi pada pembimbing. * Lakukan review terhadap mata diklat ini, sehingga mempunyai gambaran yang jelas tentang tujuan dari mata diklat ini serta sistematika kompetensi yang ada di dalamnya. 1. Petunjuk Bagi Guru * Memeriksa kemampuan yang menjadi prasyarat modul ini * Menyediakan media dan menyusun pembelajaran sesuai dengan Silabus.

Peran guru / Instruktur : * Menjelaskan Tujuan Kompetensi Memberikan Bantuan Layanan Transfer Kedatangan dan Keberangkatan * Memberikan gambaran umum setiap sub kompetensi * Melakukan uji kompetensi bagi siswa sesuai prosedur * Membantu siswa dalam memahami konsep dan praktik serta menjawab pertanyaan siswa dalam proses belajar * Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber belajar * Mencatat pencapaian kemajuan siswa dan melaksanakan penilaian * Menjelaskan bagian yang perlu dibenahi dan merundingkan rencana pembelajaran selanjutnya.

2. Strategi Pemelajaran * Ceramah * Tanya jawab * Diskusi * Penugasan * Role Play (Bermain Peran) * Simulasi

D. TUJUAN AKHIR PEMELAJARAN Setelah mempelajari modul ini, siswa diharapkan dapat : * Melaksanakan transfer kedatangan untuk wisatawan rombongan atau perorangan * Menjelaskan tehnik penyampaian informasi pemanduan kepada wisatawan * Mendaftarkan rombongan wisatawan dan perorangan ke dalam hotel (check-in) * Melaksanakan transfer keberangkatan untuk wisatawan rombongan atau perorangan

A. LAYANAN TRANSFER IN

1. Pengertian transfer in
Adalah pelayanan kedatangan wisatawan di Bandar udara/pelabuhan/terminal/stasiun dimana wisatawan pertama kali tiba atau ditangani oleh pramuwisata yang kemudian di transfer ke tempat penginapan (sesuai dengan waktu penyelenggaraan tur).

2. Persiapan transfer in
Bersama dengan teman kerja anda, rencanakan dan persiapkan sebaik mungkin tugas transfer in anda, sehingga lancar dalam pelaksanaanya. Di dalam merencanakan dan mempersiapkan tugas transfer in, terdapat beberapa hal yang sebaiknya anda lakukan. Hal-hal tersebut meliputi :

a. Mencatat data reservasi transfer in
Segala bentuk informasi yang berhubungan dengan peserta tur, seperti : * Jumlah peserta tur * grup atau individu serta nama grup * kelompok usia * kebangsaan * misi dan tujuan kunjungan
Mencatat informasi seputar kedatangan wisatawan seperti : * nama dan nomer penerbangan * negara dan kota keberangkatan * perkiraan waktu kedatangan * terminal kdatangan dan pintu keluar * daftar nama penumpang yang di tunggu

Mencatat data hotel dan tempat melaksanakan kegiatan seperti : * nama dan alamat hotel/tempat melaksanakan kegiatan * klasifikasi hotel/tempat berlangsungnya kegiatan * fasilitas hotel/tempat berlangsungnya kegiatan * kekhususan hotel/tempat berlangsungnya kegiatan

Disamping hal-hal tersebut diatas, apabila ada permintaan khusus yang harus dipenuhi seperti : * kursi roda * suguhan atraksi (tradisonal/modern) * pemilihan meeting service seperti di loket imigrasi, pintu bea cukai, dan bentuk permintaan lainnya.

b. Menyiapkan fasilitas dan perlengkapan jenis kendaraan yang digunakan disesuaikan dengan Jumlah peserta tur yang ada seperti :

* Mobil sedan (1-2 orang)

* Mobil van (3-7 orang)

* Mobil mini coach (8-15 orang)

* Mobil coach (16-24 orang)

Selain kendaraan, juga terdapat perlengkapan yang harus dipersiapkan dengan tepat sebelum melakukan penjemputan wisatawan, seperti : * brosur, untuk memberikan informasi sebanyak mungkin kepda wisatawan * souvenir khusus sebagai simbol ucapan selamat datang * tour itinerary sebagai informasi yang jelas dan detail mengenai program perjalanan tur * paging board sebagai tanda yang memudahkan wisatawan untuk mengidentifikasi pramuwisata * pita atau label khusus pada baggage atau luggage tag untuk memudahkan pengenalan bagasi yang dibawa wisatawan

Bagian berikutnya dari persiapan kendaraan dan perlengkapan pada saat melakukan perseiapan penjemputan wisatawan adalah persiapan uang tunai yang digunakan untuk membayar : * retribusi parkir dan jalan tol * tip pengemudi dan asisten pengemudi * tip kepada greeter / penyambut selamat datang * tip porter / pengangkut bagasi * ijin khusus dari pengelola Bandar udara/pelabuhan

Bagian selanjutnya adalah pemakaian seragam yang sesuai dan memperlihatkan grooming dengan baik dan menarik, walaupun pakaian dan penampilan tidak termasuk perlengkapan dalam melaksanakan layanan transfer in, tetapi anda dan rekan anda perlu memberikan perhatian. Usahakan melalui pakaian dan penampilan pertama ini dapat menciptakan kesan pertama yang positif dan menarik bagi wisatawan, kesan pertama kali ini akan sangat mempengaruhi penampilan anda selanjutnya.

c. Melakukan koordinasi personal anda tentu tidak akan bekerja sendiri, tetapi akan melibatkan teman kerja anda, lakukanlah konfirmasi dan koordinasi sebaik mungkin dengan pihak-pihak yang berkepentingan agar pelaksanaan tugas anda dapat berjalan dengan lancer. Berikut adalah yang mungkin anda libatkan partisipasinya :

* Driver and co-driver merupakan staff yang terdekat dalam pelaksanaan tugas anda, komunikasikan kepada mereka dengan jelas dan lengkap tentang tugas dan tanggung jawab yang diberikan. * Greeter untuk melaksanakan tugas layanan transfer ini, mungkin anda memerlukan seseorang atau beberapa orang yang berfungsi sebagai pemeberi salam atau penyambut selamat datang kepada wisatawan yang tugasnya adalah seperti mengalungkan rangkaian bungan, membagikan souvenir atau brosur, serta menyuguhkan tarian tradisional/modern kepada wisatawan.

* Porter yakni mereka yang bertugas dalam urusan pengangkutan bagasi wisatawan pda saat layanan transfer in dan out, serta pada saat check in di hotel/tempat penginapan. Namun, jika Jumlah wisatawan sedikit, maka anda cukup meminta bantuan supir dan asisten supir anda untuk menaikkan bagasi wisatawan ke atas kendaraan.

d. Menyiapkan program tur/tour itinerary siapkan Jadwal atau tour itinerary tugas layanan transfer in anda dan jadikan sebagai pedoman dalam melakasanakan tugas, beberapa hal yang harus diperhatikan meliputi : * menentukan tempat pertemuan * menentukan rute perjalanan menuju hotel * menentukan tempat berakhirnya transfer

3. Prosedur dan informasi kedatangan wisatawan

Adapun beberapa hal yang meliputi prosedur dan informasi kedatangan wisatawan meliputi : a. Mengetahui jenis transport/kendaraan untuk terminal yang ada di daerah setempat. Hal ini meliputi : * bandar udara domestik * bandar udara internasional * terminal bis * stasiun kereta api * pelabuhan laut

b. Membaca informasi pada papan informasi tentang kedatangan/keberangkatan seperti : * nomer penerbangan * perkiraan waktu kedatangan * perkiraan waktu kedatangan * nomer gerbang/gate c. Mengambil tindakan yang diperukan sehubungan dengan adanya perubahan Jadwal seperti : * memberitahukan ke pihak kantor/perusahaan * memberitahukan ke pihak hotel/tempat penginapan * memberitahukan kepada staff lain seperti supir 4. Prosedur transfer kedatangan
Jenis-jenis penyedia jasa pengangkutan antara lain : * perusahaan-perusahaan bis * perusahaan-perusahaan limosin * perusahan-perusahaan taksi

Hal-hal yang perlu dicatat meliputi : * alamat penyedia jasa pengangkutan/nomer teleponnya * jenis-jenis transportasi yang ada * nomer kendaraan * nama supir
Catatan : perlu menghubungi dan memastikan mengenai waktu dan tempat yang tepat dengan perusahaan transportasi sebelum kedatangan wisatawan.

B. FASILITAS – FASILITAS BANDAR UDARA
Dalam pelaksanaan kegiatannya, seorang pramuwisata harus mengetahui fasilitas-fasilitas yang ada di di terminal Bandar udara, yang meliputi : * pusat informasi * ruang tunggu * tempat-tempat check-in * ruang bayi * musholla * kamar kecil/toilet * tempat penukaran uang * bank dan restoran * gerbang masuk dan keluar * penerbangan, hotel, tempat penyewaan mobil * tempat pemesanan taksi * tempat pertemuan dengan wisatawan grup

Seorang pramuwisata harus mengerti tata cara penyambutan dan aturan yang berlaku di terminal. contoh : * bisakah wisatawan ditemui ditempat pengurusan bagasi? * apakah ada tempat khusus yang disiapkan untuk penyambutan wisatawan? * bisakah wisatawan diambilkan/dibawakan barang-barangnya sebelum mereka menyelesaikan urusan mereka di pabean?

Daftar nama penumpang yang tepat dan rinci sangat diperlukan sehingga keterangan-keterangan mengenai hal-hal dibawah ini bisa tercatat/diketahui antara lain : * kedatangan * ketidak datangan * keterangan atau penjelasan-penjelasan lainnya * hal-hal lainnya yang tercantum dalam daftar nama penumpang : * Jumlah dan nama penumpang yang datang * informasi mengenai kedatangan termasuk waktu kedatangan pesawat, nomer kendaraan/bis atau nomer kereta api * tempat kedatangan, stasiun atau terminal * tempat pertemuan * konfirmasi mengenai cara pengangkutan dan waktu dengan penyedia jasa transportasi * tempat pemberangkatan dan kendaraan yang telah disiapkan * daftar pengecekan bagasi * daftar pengangkutan barang

C. PENANGANAN BAGASI DAN WISATAWAN DI BANDAR UDARA 1. Persiapan pengangkutan bagasi
Pengangkutan bagasi dari terminal biasanya dilakukan sebelum kedatangan wisatawan, hal ini mencakup : * memastikan kembali waktu dan tempat penjemputan * pengemudi/sopir datang satu jam sebelum kedatangan di terminal * memberitahukan sopir mengenai lokasi penjemputan * menyiapkan uang parkir dan tol bagi supir/pengemudi * pengambilan bagasi dapat tepat pada waktunya, hal ini penting karena wisatawan menjadi tidak khawatir dan dapat melihat bahwa segala sesuatunya telah diurus dengan baik, menunjukkan profesionalitas dalam berbisnis, serta menghemat waktu.

2. Prosedur pengurusan bagasi beberapa hal beriku ini yang harus diperhatikan oleh seorang pramuwisata dalam pengursan bagasi : * siapkan daftar bagasi untuk mengecek Jumlah bagasi yang diangkut * kumpulkan bagasi dan hitung, sesuaikan dengan daftar penumpang yang ada * atur pengangkutan bagasi * pastikan bagasi yang diangkut adalah bagasi yang tepat * hitung Jumlah bagasi secara cermat sangat diperlukan untuk menghindari terjadinya kehilangan bagasi.

Langkah-langkah yang diambil jika terjadi kehilangan bagasi : * laporkan ke bagian “lost and found” * ambil tanda terimanya * laporkan kehilangan tersebut ke kantor atau biro perjalanan * hubungi/telepon terus untuk mengetahui perkembangan pencarian dan laporkan hasilnya kepada yang bersangkutan * jika bagasi tidak ditemukan, laporkan kehilangan tersebut kepada penyedia jasa yang bersangkutan.

3. Penanganan wisatawan
Sebagai pemandu wisata atau transfer escorter, anda bertanggung jawab mengarahkan para wisatawan dalam menaiki kendaraan. Dengan sikap profesioanl, bimbing dan arahkan para wisatawan pada saat menaiki kendaraan. Dahulukan wisatawan wanita dan atau yang lebih tua, baru kemudian diikuti oleh wisatawan laki-laki dan atau yang lebih muda. Dalam keadaan tertentu dan diperlukan, anda dapat membantu wisatawan menaiki kendaraan dan naiklah anda ke atas kendaraan setlah wisatawan urutan terakhir menaiki kendaraan. Dan langkah berikutnya adalah memastikan Jumlah wisatawan yang ada sudah lengkap dan sesuai dengan daftar nama penumpang yang ada.

A. PROSEDUR PENYAMBUTAN DAN PERKENALAN
Selama anda berada di atas kendaraan menyampaikan informasi dan pemanduan kepada wisatawan, terapkanlah teknik presentasi yang sebaik mungkin seperti : * berdiri di depan dan menghadap ke arah wisatawan, sehingga wisatawan dapat melihat anda dengan jelas * gunakan alat pengeras suara dengan baik dan benar * berbicaralah dengan artikulasi yang jelas dan intonasi yang teratur * berikan kesempatan wisatawan untuk bertanya * jawablah setiap pertanyaan dengan baik dan benar.

Melalui perkenalan, ciptakan kesan yang positif bagi para wisatawan, beberapa hal yang perlu anda lakukan adalah : * ucapkan selain dengan bahasa yang baik, jelas dan benar * tanyakan keadaan atau kesehatan para wisatawan * berikan salam selamat datang, baik atas nama pribadi maupun atas nama perusahaan anda * secara berurut anda memperkenalkan team anda dimulai dari supir, asisten supir, dan terakhir anda sendiri * sampaikan harapan semoga menikmati program anda * hangatkan suasana dengan teknik “ice breaker” anda (bila memungkinkan).

Contoh percakapan pada saat perkenalan dalam bis pada saat layanan transfer in service :

Good Morning ladies and genlement on behalf of Grupel Tour and Travel would you like to say welcome to Nanggroe Aceh Darussalam espessially in Takengon City.
First of all, let me introduce our team today, our driver name is Mr. Budi and our co-driver name is Mr Joko, and my self my name is Johan as your tour guide today for Takengon City Tour.

Sampaikan beberapa pemberitahuan mengenai : * rencana/acara saat itu * masalah keselamatan dan keamanan * adat dan budaya setempat (lokal) * berbicara seharusnya dengan sambutan, ramah, berwawasan, mempertimbangkan latar belakang budaya wisatawan.

B. MENYEBARKAN INFORMASI KEDATANGAN
Informasi kepada wisatawan menyangkut pengaturan/transfer pengangkutan meliputi : * lokasi kendaraan * prosedur pengaturan barang * pengaturan di waktu kedatangan di tempat penginapan * lokasi terminal dari tempat tinggal/penginapan wisatawan * menyimpulkan informasi-informasi penting (dilakukan oleh pemandu) seperti : nama hotel, lokasinya, beberapa fasilitas dan kemudahan yang tersedia seperti : kotak penyimpanan barang berharga, jaringan internet.

C. MENYAMPAIKAN INFORMASI KEDATANGAN
Wisatawan harus diberitahukan mengenai peraturan tur yang akan datang, baik yang termasuk dalam program mereka atau yang ditawarkan sebagai tur pilhan (optional tour) atau tambahan di luar program.

Riciannya bisa mencakup : * jenis tur * waktu/hari keberangkatan * tempat keberangkatan * lama tur * keterangan mengenai pakaian, sepatu dan perlengkapan lain yang harus dipakai * apakah ada tambahan biaya atau tidak

Beberapa informasi bagi wisatawan yang harus disampaikan kepada wisatawan meliputi : * Waktu setempat wisatawan harus menyetel/menyesuaikan jam mereka di waktu kedatangan, pemberitahuan mengenai perbedaan waktu saat kedatangan sangat penting contoh : * waktu Singapore lebih awal 1 jam dari Jakarta * waktu Bali lebih awal 1 jam dari Jakarta * waktu Irian/Papua lebih awal 2 jam dari Jakarta

* Jam kantor * senin s/d kamis : 08.00 – 17.00 (lunch : 12.00 – 13.00) * jumat : 08.00 – 17.00 (waktu sholat jumat : 11.30 – 13.00)

* Pembagian waktu di Indonesia ada 3 pembagian waktu menurut wilayah : * waktu Indonesia barat (GMT +7) * waktu Indonesia tengah (GMT +8) * waktu Indonesia timur (GMT +9)

* Nilai tukar mata uang wisatawan harus diberitahu mengenai nilai tukar dan hal-hal yang berhubungan dengan mata uang. contoh : * mata uang Indonesia adalah Rupiah (IDR/Rp) * nilai tukar rupiah sementara ini adalah : untuk US$ 1.00 = Rp …… * kondisi uang kertas yang akan ditukar adalah bersih, halus, tidak sobek * nilai tukar bisa berubah-ubah disebabkan oleh masalah-masalah seperti : pertumbuhan atau kelesuan ekonomi, perkembangan politik seperti pergantian pemimpin, masalah keamanan.

Mata uang yang utama diterima antara lain : * dolar amerika * dolar singapore * dolar australia * dolar kanada * gulden belanda * mark jerman * poundsterling inggris * ringgit malaysia

* Pemberian tip
Pemberian Tip di Indonesia sudah dianggap lazim walaupun tidak merupakan suatu keharusan, namun tergantung dari jenis dan kualitas pelayanan yang diberikan. Di beberapa restoran biaya pelayanan telah dimasukan ke dalam tagihan. Seorang pemandu harus memberitahukan kepada wisatawan sewaktu-waktu, jika pemberian tip dianggap perlu seperti di banda udara, stasiu, kereta api, pelabuhan, hotel, rumah makan, sopir, dan lain sebagainya.

Makna pemberian tip : * sebagai ungkapan rasa puas wisatawan * sebagai penghargaan wisatawan atas pelayanan yang diterima.

D. MENGIRIM INFORMASI KEDATANGAN
Pemberitahuan mengenai letak hotel dan kedekatannya dengan daerah-daerah sekitar sangat diperlukan agar wisatawan merasa cepat terbiasa dengan lingkungan baru.
Contoh : * letak hotel dari kota * batas kota * fasilitas angkutan local yang tersedia * lokasi kantor pos * bank dan tempat penukaran mata uang * pusat perbelanjaan

E. INFORMASI DAERAH TUJUAN WISATA
Informasi mengenai daerah tujuan wisata yang disiapkan oleh seorang pemandu mencakup hal-hal sebagai berikut : * Jadwal perjalanan * lama tur berlangsung * jenis kendaraan yang digunakan * standard an jenis hotel serta fasilitas-fasilitasnya * jenis makanan yang disiapkan * atraksi/obyek wisata yang akan dikunjungi * tur pilihan yang ditawarkan * perlengkapan-perlengkapan khusus yang diperlukan seperti sepatu atau pakaian yang harus dipakai * perlengkapan-perlengkapan yang disediakan ini harus standard an cukup bagi setiap wisatawan sehingga mereka merasa nyaman dengan pengaturan tersebut.

F. INFORMASI PADA SAAT TRANSFER IN

Menyambut Wisatawan/Grup * Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam Bapak-Ibu Sekalian, * Selamat datang di ……………….. (nama bandara dan nama kota kedatangan). * Bagaimana dengan penerbangan anda? * Saya adalah ……………… (nama pramuwisata) from ……….(Nama Travel). * Bolehkah saya tahu, siapa Ketua Rombongan dari grup ini? --- untuk grup ---

Welcoming Group/Tourist * Good morning/Afternoon Ladies and Gentlemen * Welcome to ……………….. (Name of the airport and Name of the City). * How is your flight? * I am ……………… (guide’s name) from ………… (Name of Travel Company). * Could I know, who is the Tour Leader please ? --- for group ---

Menanyakan Bukti Bagasi * Bolehkah saya meminta bukti bagasi Anda? * Terima kasih. Ada …………. Bagasi? Betul kan?

Asking for Baggage Tag * Could I have your baggage tag ? * Thank you. …… There are ….. baggages, aren’t they?

Meminta untuk menunggu * Bapak-Ibu sekalian, * Mohon anda dapat menunggu disini, saya kan mengatur bagasi anda terlebih dahulu. Jika anda ingin ke toilet, ada di sebelah kanan/kiri
(tunjukan arah menuju toilet). * Bagi anda yang memerlukan untuk menukarkan uang, silahka anda menuju loket penukaran uang yang ada di depan kantor informasi
(atau arah lain sesuai dengan posisi tempat penukaran uang). * Terima kasih.

Asking for waiting * Ladies and Gentlemen, * Please wait for me here, I am going to arrange your baggage If you need to go to the Toilet, there is on the right/left side (giving direction). * For those who need to change your money please go to the counter in front of the information office (or other direction depend on the position). * Thank you.

Meminta Bantuan PORTER * Porter, bisakah anda membantu saya untuk mengambil bagasi grup saya?
Ada ………… bagasi (jumlah bagasi) , ini bukti bagasinya. * Terima kasih. * Porter, bagaimana dengan bagasi-bagasinya, apakah sudah lengkap? * Terima kasih, tolong dimasukkan ke bis ……(nama dari bis perusahaan anda)

Asking PORTER assistance * Porter, could you help me to arrange my group baggage please?
There are …. Baggages (number of baggages),here the baggage tag. * Thank you * Porter, how about the baggages, are everything OK? * Thank you, please put them into ………(name of the coach/bus/transport)

Memanggil Wisatawan * Bapak-Ibu sekalian, semua bagasi anda sudah di bis, mari kita menju bis.
Hati-hati pada saat menaiki bis.
(posisi pramuwisata di depan pintu bis, sambil mengecek jumlah wisatawan)

Calling the Group * Ladies and Gentlemen, all of your baggages have been on board,
Please go onboard. Mind your head and mind your step.
(guide position in front of the bus’ door)

Pada Saat di Bis * Bapak-Ibu Sekalian, * Selamat datang di ……………………. (nama bis/angkutan perusahaan anda). * Saya ingin memperkenalkan kembali nama saya.
Nama saya adalah ……….(nama pramuwisata) dan anda dapat memanggil saya dengan panggilan …….. (nama panggilan anda). * Saya akan menjadi pramuwisata anda selama perjalanan transfer kita menuju hotel ………………. (nama hotel) * Bapak/Ibu Sekalian, sekarang kita meninggalkan Bandara………(nama bandara). Kita akan berbelok ke kiri/kanan (sesuai arah) menuju …… (nama kota tujuan). Kita akan menuju kota ……(nama kota) melalui …(nama jalan yang akan dilalui). Ini adalah jalan terdekat menuju kota .............(nama kota). Sekarang kita berada di depan pintu gerbang ………(nama kota/wilayah) dan menuju …………..
(menginformasikan nama kota tujuan jikalau bandara berada di luar kota tujuan) * Bapak-Ibu sekalian disebelah kanan/kiri anda, Anda dapat melihat …. (informasikan hal-hal yang menarik bagi wisatawan yang berasda di sekitar bis selama perjalanan menuju hotel) dalam perjalanan anda menuju hotel……. (nama hotel). * Bapak-Ibu sekalian, wilayah ini adalah
……………………………………
(informasikan karakteristik wilayah tersebut yang akan menarik bagi wisatawan untuk diketahui).

On the Bus * Ladies and Gentlemen, Welcome on board of …………………….
(name of you travel agent’s bus/coach/transport). * I would like to re-introduce myself. My name is ……….. (guide’s name) and you can call me …….. (your nick name). * I am your guide during your transfer in to your hotel, ……………….
Hotel (name of the hotel) * Ladies and Gentlement, now we are leaving from ………………… Airport (name of the airport). We are turning left/right to ……………. (name of the city) .
We are going to ……………… (name of the city) through ……………
(name of the road). This is the new toll road. Now we are in ……………..
(name of the city) gateway and leaving from ………….. (this is informed if the airpot outside of the capital city). * Ladies and Gentlemen on your left and your right side you can see …………………………………..
(inform the overview and the spots around the transport) along your way to ………………… Hotel (name of the hotel). * Ladies and gentlemen, this area
………………………………………………………
…………………………………………………….
(inform the characteristic of the area that are interesting to be informed to tourists)
Tiba di Hotel * Bapak-Ibu sekalian, kita sudah tiba di hotel …… (nama hotel). * Silahkan turun dari bis dan silahkan anda menuju lobby hotel, saya akan mengatur bagasi-bagasi anda dan kamar anda, terima kasih.

Arrive at Hotel * Ladies and Gentlemen, now we are arriving at………… Hotel (name of the hotel). * Please get off the bus and keep walking to the lobby, I am arranging your baggage and your room. Thank you

Di Hotel
Dengan Staf Hotel
Dengan Room boy : * Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam, * Tolong aturkan bagasi grup saya, ada …………. Bagasi (jumlah bagasi). * Terima kasih
Dengan Resepsionis * Selamat pagi/siang/sore/malam * Saya ingin check in buat grup saya. Nama grup saya adalah………(nama grup). * Apakah kamar-kamar mereka sudah siap? * Terima kasih, ada ………… kamar (jumlah kamar untuk grup)

At Hotel
Speaking with Hotel Staff
With Room boy : * Good morning sir, Please arrange my group baggages, there are ….. baggages. * Thank you
With Receptionist: * Good morning, I would like to do check in for my group. It is…… group
(name of the group). * Are the rooms ready to be accomodated? * Thank you, oh, there are …… rooms (number of rooms for the group), aren’t they?
Berbicara dengan Wisatawan * Bapak-Ibu Sekalian, * Selamat datang di hotel ………………… (nama hotel). * Ini kunci kamat anda, silahkan diambil dan selamat menikmati istirahat anda. * Jika anda membutuhkan bantuan, silahkan hubungi resepsionis. * Makan malam anda akan siap di restoran …………. (nama restoran di hotel) pada pukul 7 sampai 9 malam. Makan pagi anda akan disiapkan di tempat yang sama besok pagi pada pukul 6 sampai 9 pagi. * Saya akan menemui anda besok pagi pada pukul 8 pagi untuk melaksanakan wisata. * Selamat beristirahat. * Sampai jumpa

Speaking with tourists * Well ladies and Gentlemen, * Wecome to ………………… Hotel (name of the hotel). * Here are your keys, please have your keys and enjoy your stay. * If you need any assisstance please contact the receptionist. * Your dinner will be ready at ………………. Restaurant (the name of the restaurant in the hotel) at 7pm to 9pm. Your breakfast will be ready at the same restaurat tomorrow morning a 6am to 9am. * I will meet you tomorrow at 8am for our city tour. * Have a nice sleep * Good bye.

G. ALUR TRANSFER IN

A. PROSEDUR PENGURUSAN WISATAWAN DAN BAGASI
Setiba anda di hotel dan sebelum proses check-in anda lakukan, terlebih dahulu and akan menurunkan para wisatawan dan bagasi dari kendaraan. Anda harus lebih dahulu turun dari kendaraan di susul oleh para rombongan wisatawan.

1. Menurunkan wisatawan terlebih dahulu yang harus anda perhatikan adalah turunnya wisatawan dari kendaraan kemudian barang bawaan atau bagasi wisatawan, beri perhatian dan jika perlu bantulah para wisatawan yang turun dari kendaraan.

2. Menurunkan bagasi untuk menurunkan bagasi, anda akan dibantu oleh porter yang bertugas di hotel, tetapi andalah yang paling bertanggung jawab. porter hotel akan akan menurunkan, memasang label pada setiap bagasi, menghitung dankemudian melaporkan Jumlah bagasi kepada anda. Setelah semua bagasi diturunkan dan dikumpulkan di suatu tempat, mintalah kepada wisatawan untuk mengecek bagasinya masing-masing, selanjutnya serahkan bagasi tersebut kepada pihak hotel untuk penanganan selanjutnya.

B. PROSEDUR CEHCK –IN
Check-in hotel dapat anda lakukan sendiri maupun bersama pimpinan rombongan wisatawan (tour leader), pada saat melakukan check-in hotel untuk wisatawan anda, pastikan dengan petugas di front office bahwa Jumlah, fasilitas serta sistem layanan telah sesuai dengan reservasi sebelumnya.

Beberapa hal yang harus diperhatika pada saat prosedur check-in hotel pada saat kedatangan meliputi : * wisatawan diterima oleh manager yang bertugas untuk menyambut wisatawan saat tiba di hotel * wisatawan biasanya disuguhkan welcoming drink * wisatawan diberitahukan mengenai fasilitas-fasilitas hotel dan lokasinya. * pengisian formulir registrasi yang mencakup nama, alamat, nomer paspor, dsb. * mengcopy kartu kredit untuk menjaga kemungkinan adanya biaya tambahan * menyerahkan barang-barang bawaan masing-masing wisatawan * menunjukkan letak kamar dan memberikan kunci.

Guna memperkecil kemungkinan adanya kebingunan dan penundaan disaat kedatangan wisatawan di hotel, mintalah wisatawan untuk mempersiapkan paspor mereka, kartu kredit. Kekacauan bisa terjadi apabila : * adanya kesenjangan komunikasi yang disebabkan oleh masalah-masalah bahasa antara wisatawan dan karyawan hotel * wisatawan gugup/bingung dikarenakan oleh lingkungan yang sama sekali baru * wisatawan tidak diberitahu dengan baik (jelas) misalnya, tidak diberitahu dimana harus mengambil kunci * wisatawan sungkan untuk meminta bantuan * informasi yang diberikan oleh pemandu berlawanan dengan informasi yang diberikan oleh staf hotel.

Bantuan yang diberikan dengan sopan dan efisien pada saat proses check-in berlangsung sangat besar artinya karena : * mungkin wisatawan merasa malu, grogi dan capek * wisatawan berada pada lingkungan yang sangat baru bagi mereka * mungkin wisatawan anda wisatawan yang belum sama sekali punya pengalaman bepergian * mungkin juga wisatawan anda tidak begitu yakin dengan apa yang harus dilakukannya * bantuan yang sopan dan efisien bisa dilakukan dengan cara : * menawarkan bantuan dengan ramah * memberikan perhatian penuh kepada wisatawan * mendengarkan pertanyaan-pertanyaan dankebutuhan-kebutuhan mereka * menjawab dengan sopan setiap pertanyaan mereka * memberikan informasi-informasi yang diperlukan dengan bijak, penuh percaya diri dan profesional.

Perlunya hubungan yang baik antara pemandu dan karyawan hotel dikarenakan oleh : * dapat menjamin prosedur check-in yang efisien * dapat membantu memperkecil masalah kesulitan atau kesenjangan komunikasi, terutama bagi wisatawan yang tidak bisa berbicara dengan bahasa setempat. * dapat membantu memenuhi segala macam permintaan dan kebutuhan khusus wisatawan sehingga bisa menginformasikannya kepada karyawan hotel misalnya : * permintaan makanan khusus bagi vegetarian * kebutuhan diet khusus * permintaan kamar khusus, misal kamar bebas rokok * fasilitas-fasilitas untuk orang cacat.

C. FASILITAS-FASILITAS DI HOTEL
Sewaktu melaksanakan check-in untuk wisatawan grup di hotel/penginapan, pramuwsiata perlu memberitahukan mengenai segala fasilitas yang ada di hotel tersebut meliputi : * tempat penerimaan wisatawan, antara lain kotak penyimpanan barang berharga * tempat pembayaran/kasir * pelayanan wisatawan(concierge) * pusat kegiatan bisnis * coffe shop * restoran * laundry * bantuan operator untuk telpon local, interlokal, internasional * pemanggilan kendaraan/mobil * video/tv * tempat parkir * kamar kecil/toilet * fasilitas olahraga :pusat kebugaran, kolam renang, tempat pijat * bar

A. LAYANAN TRANSFER OUT

1. Pengertian Transfer Out
Adalah pelayanan keberangkatan wisatawan dari hotel/tempat penginapan menuju Bandar udara/pelabuhan/terminal/stasiun, dimana wisatawan akan melanjutkan perjalanan.

2. Persiapan Transfer Out
Beberapa hal yang harus diperhatikan dengan teliti pada saat akan melakukan layanan keberangkatan wisatawan meliputi : * Menyiapkan kendaraan untuk menjemput peserta tur * Memastikan kembali Jumlah peserta tur dan bagasi yang dibawa * Meminta peserta tur menyelesaikan personal expense dengan pihak hotel segera * Menyiapkan tour itinerary untuk rute keberangkatan dari hotel menuju Bandar udara/pelabuhan/terminal/stasiun * Mengingatkan peserta tour atas dokumen perjalanan yang mereka bawa.

B. PROSEDUR TRANSFER UNTUK KEBERANGKATAN
Hal-hal yang penting mengenai keberangkatan yang harus di cek dengan pihak penerbangan sebelum keberangkatan meliputi: * Informasi mengenai keberangkatan termasuk waktu * keberangkatan, nomer penerbangan/ kereta api dan bis, waktu pelaporannya (check in) * Tempat keberangkatan, terminal dan fasilitas-fasilitasnya * Konfirmasi mengenai cara dan waktu pengangkutan dengan penyedia jasa angkutan * Tempat penjemputan penumpang untuk keberangkatan * Jumlah bagasi/barang yang akan diangkut * Bagaimana cara mengecek daftar jumlah barang/bagasi
Prosedur pemuatan dan pengangkutan barang

Diperlukan adanya rencana cadangan yang bisa digunakan jika terjadi perubahan jadwal atau masalah lain Ini antara lain termasuk: * Pemberitahuan kepada kantor * Pemberitahuan kepada wisatawan * Pemberitahuan kepada penyedia jasa anngkutan * Menyiapkan penginapan (jika dibutuhkan) * Pemberiahuan kepada pihak-pihak lain yang terkait seperti * penyedia jasa lain yang bisa terpengaruh akibat perubahan ini

Prosedur keberangkatan mencakup penyelesaian masalah-masalah yang menyangkut: * Waktu pelaporan (check in), waktu keberangkatan, nomer * penerbangan, dan terminal keberangkatan * Pemuatan barang (pengecekan jumlah) * Waktu dan cara pengangkutan * Tempat penjemputan wisatawan yang akan berangkat * Dokumen-dokumen keberangkatan wisatawan yang resmi * meliputi: * Pass jalan * Pajak bandara * Passpor * Tiket * Visa

Pada hari keberangkatan, prosedur akhir meliputi: * Pembayaran pengeluaran pribadi * Pengecekan barang yang tertinggal di kotak penyimpanan * Pengecekan barang yang tertinggal di kamar

Rincian daftar nama penumpang berisi: * Nama, alamat, nomer passpor * Kewarganegaraan * Visa (jika diperlukan) * Tujuan * Informasi mengenai tiket misalnya nomer tiket. * Jumlah bagasi * Nomer kamar.

Pengecekan barang sebelum keberangkatan sangat penting agar nantinya tidak ada barang-barang yang tertinggal. Langkah-langkah yang harus diambil adalah: * Mempersiapkan daftar barang * Mengecek jumlah barang sesuai yang tertera pada daftar Jumlah barang * Mintalah wisatawan untuk mengecek barang mereka * Periksa kembali bersama bell captain jumlah barang tersebut * Awasi proses pemuatan barang pada saat pengangkutan menuju ke terminal.

Pengecekan terakhir perlu dilakukan sesaat sebelum meninggalkan hotel
Contoh:
* Memindahkan semua barang dari kotak-kotak penyimpanan barang * Wisatawan sudah memiliki tiket dan passpor mereka * Wisatawan telah memiliki pass jalan yang lengkap * Wisatawan telah memiliki surat keterangan sehat dari dokter (jika dibutuhkan) * Semua tagihan untuk pengeluaran pribadi sudah dibayar * Semua kunci-kunci kamar telah dikembalikan * Semua wisatawan mempunyai cukup uang untuk membayar pajak keberangkatan * Melakukan pengecekan akhir di atas kendaraan sebelum keberangkatan untuk memastikan semua hal-hal di atas telah terpenuhi.

C. PROSEDUR KEBERANGKATAN
Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang pramuwisata meliputi dalam prosedur keberangkatan wisatawan : * Mengecek keabsahan passpor : contoh apakah berlaku untuk sekurang-kurangnya 6 bulan dari saat kedatangan * Memberikan informasi mengenai batas pembelian barang bebas cukai (duty free): seperti berapa nilai pembelian yang diperbolehkan untuk masing-masing orang. * Memberikan dan menjelaskan mengenai pass jalan bagi wisatawan: contoh data apa yang diperlukan * Memberikan informasi mengenai pajak bandara (Airport tax): * Domestik Rp. 11.000 * Internasional Rp. 50.000 * Memberikan informasi mengenai persyaratan-persyaratan visa * Membantu pengurusan surat keterangan sehat dari dokter (jika dibutuhkan) * Menyarankan kepada wisatawan mengenai barang-barang berharga misalnya lebih baik dibawa sendiri daripada ditaruh di bagasi pesawat

Berikut ini adalah umpan balik yang akan diterima oleh pramuwisata baik secara langsung atau tidaknya : * Kualitas pelayanan yang diberikan * Kemampuan pramuwisata * Objek wisata yang dikunjungi * Penginapan/hotel * Sikap pengemudi/sopir * Fasilitas-fasilitas kendaraan dan pelayanannya * Keluhan-keluhan dan saran-saran
Ini bisa diperoleh melalui tanggapan yang dibuat, survei yang dibagikan atau catatan dan surat dari wisatawan. Masalah-masalah di atas harus disampaikan secara tepat kepada perusahaan sehingga: * Perusahaan bisa menggunakan informasi tersebut untuk meningkatkan pelayanan dan produk mereka * Perusahaan bisa menggunakan data-data tersebut sebagai bagian dari program uji kualitas mereka.

Sedangkan langkah-langkah yang harus dipastikan oleh pramuwisata pada saat pelaporan / check in di terminal keberangkatan agar lebih efisien dan teratur meliputi : * Mengenali pesawat, waktu keberangkatan dan jumlah rombongan * Mengantar wisatawan ke terminal keberangkata dan tempat check in * Memastikan bahwa wisatawan telah membawa barang mereka masing-masing * Membantu pada saat pengecekan keamanan * Memastikan bahwa dokumen-dokumen perjalanan telah lengkap * Mengatur wisatawan untuk berkumpul disuatu tempat * Mengecek barang jinjingan wisatawan agar tidak lebih dari batas yang diijinkan * Mengumpulkan semua paspor, tiket dan pajak keberangkatan (jika di-ijinkan) untuk membantu check in wisatawan

D. INFORMASI PADA SAAT TRANSFER OUT

Di Hotel
Percakapan dengan Staf Hotel
Dengan Room boy : * Selamat pagi, tolong diaturkan semua bagasi grup saya dan tolong tempatkan di lobby. * Terima kasih
Dengan Resepsionis: * Selamat pagi, saya akan melakukan check out grup saya. Nama grup saya adalah …………. (nama grup) * Sudahkah anda mengecek semua pengeluaran pribadi yang dilakukan oleh setiap anggota grup saya?. * Jika ada, tolong dibuatkan nota dan saya akan meminta mereka menghubungi anda. * Terima kasih

At Hotel
Speaking with Hotel Staff
With Room boy : * Good morning sir, Please arrange all of my group baggages and put in the lobby. * Thank you
With Receptionist: * Good morning, I would like to check out my group. It is …………. group. * Have you checked all of the personal expenses?. * If there are some personal expenses of my group please put the note and I will let them to finalize it with you. * Thank you,

Percakapan dengan Wisatawan * Selamat Pagi Bapak/Ibu, * Apakah Anda sudah menyerahkan semua bagasi anda?,Tolong diingat jika masih ada barang-barang anda yang tertinggal di kamar. * Saya berharap tidak ada barang yang tertinggal. * Baik bapak-ibu, * Bagi bapak/Ibu yang melakukan pemakaian pribadi terhadap fasilitas hotel yang tidak dalam tanggungan kami sesuai perjanjian tour kita, mohon menghubungi resepsinois. * Terima kasih * Baik Bapak/Ibu, mari kita menuju bis, kita akan menuju bandara …….. (nama bandara) Speaking with tourists * Well ladies and Gentlemen, * Good morning, have you put all of your baggages? And have you checked all of your belongings in your room? * I hope there will not be any left behind. * Well ladies and Gentlemen, * For those who have made personal expenses please come to check in staff to finalize it. * Thank you. * Well, please go on board, we are leaving for ………………………..Airport.
(name of the airport)

Di dalam bis * Bapak/Ibu sekalian, * Selamat datang dalam bis …………… (nama bis) * Saya ……………….. (nama pramuwisata) akan mendampingin anda * dalam perjalanan transfer keberangkatan anda. * Bapak/Ibu sekalian, sekarang kita akan meninggalkan hotel…… (nama hotel) dan sekarang kita berada di… (nam jalan atau area) , tempat ini anda telah lewati kemarin. Ini adalah pusat kota …………………. (nama kota atau area) dimana anda akan melihat……….. (nama tempat yang menarik) * Bapak/Ibu sekalian disebelah kiri/kanan anda, anda dapat melihat ……… (nama obyek wisata yang menarik) dalam perjalanan kita menuju bandara ……………………….. (nama bandara) * Bapak/Ibu sekalian, sekarang kita memasuki wilayah………………….
(nama jalan atau wilayah) menuju bandara. * ………………………………………………………………………………. * …………………………………………………………………………………
(tambahkan dengan informasi lainnya)

On the Bus * Ladies and Gentlemen, * Welcome on board of Utama Tours and Travel bus. * I am Mustafa will assisst you for this transfer out. * Ladies and Gentlemen, now we are leaving from Sahid Jaya Hotel and now we are in Jl. Dr. Ratulangi as you passed yesterday. This is the centre of Makassar city where you can see the residence house of South Sulawesi Governor. * Ladies and Gentlemen on your left and your * right side you can see the governent and corporate building along out way to Hasanuddin Airport, * Ladies and gentlemen, now we are entering Sutami Toll Road to go to Airport. * ……………………………………………………… * ………………………. * ……………………………………………………… * ………………………… etc

Tiba di Bandara * Bapak/Ibu sekalian, sekarang kita tiba di bandara …………….. (namabandara) dari …………… (nama kota atau area). * Silahkan turun dari bis dan silahkan masuk ke pintu bandara, Saya akan menangani bagasi anda. Terima kasih

Arrive at Airport * Ladies and Gentlemen, now we are arriving at…………….. Airport (name of the airport) of…………… (name of the city or area). * Please get off the bus and keep walking to the entrance, I am arranging your baggage. Thank you

Meminta wisatawan menunggu * Bapak/Ibu sekalian, * Silahkan menunggu disini, saya akan memasukkan bagasi anda.
Asking for waiting * Ladies and Gentlemen, * Please wait for me here, I am going to arrange your baggage

Meminta Bantuan PORTER * Porter, tolong bantu saya mengatur bagasi-bagasi ini. * Ada …. bagasi (sebutkan jumlah bagasi), tolong tempatkan bagasi ini di counter ………... Airline (nama loket perusahaan penerbangan) * Terima kasih

Asking PORTER assistance * Porter, could you help me to arrange my group baggage? * There are …. Baggages (mention number of baggages), please put all of the baggage in ………... Airline counter. (name of airline counter) * Thank you

Proses Check in dan meminta Bukti Bagasi * Selamat pagi, ini tiket grup saya menuju ….………. (rute/tujuan) * Ada …………… bagasi (sebutkan jumlah bagasi) * Terima kasih

Check in and Asking for Baggage Tag * Good morning sir, here are my group tickets to…… (route/destination) * There are …. Bagggages (mention number of baggages) * Thank you. ……

Memanggil Grup * Bapak/Ibu sekalian, selamat datang di bandara …………………. (nama * bandara). Hati-hati dengan bagasi tangan anda.

Calling the Group * Ladies and Gentlemen, welcome to the airport of …………………. (name of the airport), please follow me * Please be carefull with your hand luggage. Mind your head and mind your step.

Membagikan Boarding Pass * Baik Bapak/Ibu sekalian, * Ini boarding pass anda. Silahkan mengikuti saya menuju ruang tunggu …………. (sebutkan nama ruang tunggu keberangkatan)

Distributing Boarding Pass * Well Ladies and Gentlemen * Here are your boarding pass. Please follow me to * Boarding Gate …………. (mention gate number/name)

Ruang Tunggu * Baik Bapak/Ibu sekalian, * Silahkan anda mengambil tempat duduk sambil menunggu waktu keberangkatan. Jika anda ingin ke toilet silahkan anda kesana. * Terima kasih

Waiting Room * Well Ladies and Gentlemen * Please have a seat while we are waiting for the boarding. * If you need to go to the toilet, there are overthere. * Thank you

Mengucapkan Selamat Tinggal bagi grup * Baik, Bapak/Ibu sekalian, * Sekarang saatnya anda naik pesawat, tolong cek barang bawaan anda, jangan sapai ada yang tertinggal. * Terima kasih telah mempercayakan perjalanan anda selama disini dengan perusahaan kami. * Atas nama perusahaan, saya menyampaikan terima kasih dan memohon maaf jika selama perjalanan anda ada hal-hal yang kurang berkenan di hati anda. * Selamat menikmati penerbangan pulang anda. * Terima kasih dan sampai jumpa

Farewell with group * Well ladies and gentlemen, * There is the boarding call, please check all of your belongings and boarding pass * Thank you very much to have our travel in your trip. * On behalf of my travel I would like to say our applogy for your incovenience. * Have a nice flight go home. * Thank you very much and Good bye.

E. ALUR TRANSFER OUT

DAFTAR PUSTAKA

Wardhani UE, dkk, 2008, Karakteristik Sumber Daya Manusia Dalam Industri Pariwisata (BSE), Jakarta.