ČESKÁ ZEMĚDĚLSKÁ UNIVERZITA V PRAZE

PROVOZNĚ EKONOMICKÁ FAKULTA

VSRR

Seminární práce na téma:

Elektronická komunikace SSS s podnikateli, Datové schránky

Vypracovaly: Vendula Jarolímková, Martina Cuřínová, Kateřina Novotná

Středa 17:30 lichý

Rok: 2011/2012

Obsah

1. Vlastní práce 1

1.1. Elektronické podání (e-podání) 1

1.1.1. Česká správa sociálního zabezpečení 1

1.1.2. Česká daňová správa 1

1.1.3. Zdravotní pojišťovny 1

1.1.4. Výhody elektronického podání. 2

1.1.5. Elektronická komunikace v podnikatelské praxi 2

1.1.6. Služby Ministerstva spravedlnosti 2

1.1.7. e-Podatelna 3

1.1.8. Povinnost e-Podatelny 3

1.2. Datové schránky 3

1.2.1. Historie datových schránek 4

1.2.2. Elektronický podpis 4

1.3. Fungování systému datové schránky 5

1.4. Právnická osoba a datové schránky 6

1.4.1. Způsob podání žádosti 6

1.4.2. Zřízení datové schránky 7

1.4.3. Náležitosti žádosti 7

1.4.4. Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky 7

1.4.5. Přístupové údaje 8

1.4.6. Zpřístupnění datové schránky 9

1.4.7. Znepřístupnění datové schránky 9

1.4.8. Zrušení datové schránky 10

1.4.9. Doručování dokumentů orgánů veřejné moci prostřednictvím datové schránky 10

1.4.10. Provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky 11

2. Závěr 12

3. Zdroje 13

Vlastní práce

1 Elektronické podání (e-podání)

Elektronické podání neboli e-podání je už pro mnohé běžnou součástí podnikatelské praxe. Ta se uplatňují při styku s finančním úřadem (Česká daňová správa), Českou správou sociálního zabezpečení (ČSSZ), se zdravotními pojišťovnami nebo s obchodním rejstříkem. Této možnosti využívají podnikatelé z šedesáti procent. Elektronicky lze také ohlásit či změnit živnost. Tento způsob ale podnikatelé zatím příliš nepodporují. Odrazuje je od toho především nutnost dokládat ohlášení či změnu živnosti dalšími dokumenty, které ale do elektronické podoby převést nejdou. (1)

1 Česká správa sociálního zabezpečení

Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) umožňuje podnikatelům podávat elektronická podání. Elektronickou cestou mohou podnikatelé u ČSSZ podávat Evidenční list důchodového pojištění, Přihlášky a odhlášky k nemocenskému pojištění zaměstnanců, přehled o příjmech a výdajích osoby samostatně výdělečně činné a Oznámení o nástupu do zaměstnání (pro nemocenské pojištění). Další možností je podávat elektronicky Potvrzení o studiu. (1)

2 Česká daňová správa

Elektronické podání již umožňuje běžně také Česká daňová správa (ČDS). Komunikuje s podnikateli pomocí daňového portálu, který slouží k získávání informací z daňového řízení. Týká se to daně z příjmů fyzických i právnických osob, daně z nemovitostí, daně z přidané hodnoty či daně silniční a dalších podání. (7)

3 Zdravotní pojišťovny

Všeobecná zdravotní pojišťovna umožňuje elektronickou komunikaci firmám i osobám samostatně výdělečně činným přes svoji e-podatelnu. OSVČ může portál využít například pro zasílání každoročního Přehledu o příjmech a výdajích, firma – zaměstnavatel zase mimo jiné posílat přehled o platbě pojistného nebo oznamovat změny. Obdobně mají svoje elektronické podatelny také další zdravotní pojišťovny. Třeba Hutnická zaměstnanecká pojišťovna nabízí svým pojištěncům vedle e – podatelny také e – přepážku pro běžné požadavky a administrativní úkony, do které se lze vedle elektronického podpisu hlásit také prostřednictvím SMS. (7)

4 Výhody elektronického podání.

Česká správa sociálního zabezpečení shrnuje na svých internetových stránkách výhody elektronického podání, které mohou pro e - podání platit obecně: • dostupnost i mimo pracovní hodiny úřadu • automatická odezva, zda bylo e - podání přijato nebo zamítnuto • možnost okamžité opravy a nového e - podání • odpadají možné problémy s tiskem • vysoká míra zabezpečení přenosů Není také nutné archivovat velké množství dokladů v papírové podobě, firma šetří poštovné a je prokazatelné, co podnikatel na úřad poslal a v jaké podobě. (5)

5 Elektronická komunikace v podnikatelské praxi

K soustavné elektronické komunikaci s úřady podnikatel většinou potřebuje elektronický podpis. Pokud si ho již pořídí, může ho například využít také ke komunikaci se svými klienty či odběrateli - konkrétně k fakturaci. O platnosti elektronické faktury vybavené elektronickým podpisem totiž nemůže být spor. (1)

6 Služby Ministerstva spravedlnosti

Koncem roku 2007 byla zahájena Ministerstvem spravedlnosti modernizace a elektronizace justice. Stěžejním projektem je eJustice, tedy elektronické a internetové soudnictví, které je přístupné z portálu http://portal.justice.cz. Podstatou projektu je propojení soudů a dalších institucí státní správy s občany a podnikateli, a to díky informačních technologií. Výchozím projektem eJustice je e-podatelna. (6)

7 e-Podatelna

e-Podatelna umožňuje elektronické podání na soud a vyžaduje zaručený elektronický podpis.

Přes ePodatelnu lze na soud doručit:

• žalobu, a to občanskoprávní, správní obchodní • věci, které se týkají nezletilých dětí, jak oje zvýšení nebo snížení výživného nebo úprava styku s dítětem, určení otcovství či osvojení dítěte • výkon rozhodnutí/exekuce – návrh na exekuci • elektronický platební rozkaz (7)

8 Povinnost e-Podatelny

Povinnost, aby byly internetové stránky orgánů veřejné správy vybavené elektronickou podatelnou, není žádnou novinkou, ale platí již od konce roku 2001. Zavedená byla nařízením vlády, a to v návaznosti na Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. (7)

Datové schránky

Nejvýraznějším tématem elektronické komunikace státní správy a samosprávy s podnikateli jsou datové schránky (Informační systém datových schránek ISDS), které jsou v provozu od 1. listopadu 2009. Cílem tohoto projektu je efektivnější – rychlejší, levnější a spolehlivější veřejná správa. Česká republika je prvním státem na světě, kde je používání datové schránky pro orgány veřejné moci a podnikající subjekty povinné.

Na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů jsou datové schránky definovány jako elektronická úložiště, která jsou určena k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci a fyzickými a právnickými osobami. Podnikatel se může touto formou domlouvat se státními orgány, orgány územních samosprávných celků, zdravotní pojišťovnou, notářem či soudním exekutorem. Zainteresované strany si tak již nemusí dopisovat či se osobně navštěvovat, ale zasílají si veškerou dokumentaci v elektronické podobě – v podobě datové zprávy. (2)

Ze zákona musí mít datovou schránku zřízen každý orgán veřejné moci (všechny úřady, soudy, instituce, kraje, města a obce), každá podnikající fyzická nebo právnická osoba. Na svoji žádost si datovou schránku mohou zařídit ostatní fyzické osoby a také nadace či sdružení. Ministerstvo vnitra jim je bezplatně zprovozní do tří pracovních dnů.

Orgány veřejné moci jsou povinny posílat dokumenty adresátům přednostně do datové schránky, mají-li ji zřízenu, a subjekty, jimž schránka byla zřízena, mají povinnost si z ní dokumenty vyzvedávat. (3)

1 Historie datových schránek

V České republice byly datové schránky zavedeny zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, účinného od 1. července 2009. Tento zákon byl poté několikrát novelizován, a to zákony č. 190/2009 Sb., č. 219/2009 Sb., č. 227/2009 Sb. a č. 190/2009 Sb. Prováděcími předpisy jsou především vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, a vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů. (3)

K 1. 11. 2009 bylo celkem aktivováno 252 276 schránek (53 % orgánů veřejné moci a 29 % právnických osob). K 16. 10. 2011 se počet zřízených datových schránek vyšplhal na 445 913. (4)

2 Elektronický podpis

Dokumenty odesílané státním orgánům prostřednictvím datové schránky musí být vybaveny elektronickým podpisem. K tomu, aby se podnikatel mohl takto podepsat, potřebuje získat kvalifikovaný certifikát. Certifikát subjekt obdrží za několik stovek korun na rok. Po roce je nutné platnost opět obnovit. Vyřízení kvalifikovaného certifikátu netrvá dlouho, někdy je to možné stihnout i ten samý den. Zákon o elektronickém podpisu (zákon č. 227/2000 Sb.) vymezuje pojmy:
Elektronický podpis – údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené a umožňující ověření totožnosti podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě.
Zaručený elektronický podpis – je jednoznačně spojený s podepisující se osobou a umožňuje její identifikaci ve vztahu k datové zprávě. Byl vytvořen a ke zprávě připojen pomocí prostředků, které může kontrolovat výhradně podepisující se osoba. Dále je ke zprávě připojen tak, že je možné zjistit jakoukoliv dodatečnou změnu dat. Tento podpis potřebuje podnikatel i pro takzvaná e-podání, které se uplatňují při styku s finančním úřadem (Česká daňová správa), Českou správou sociálního zabezpečení (ČSSZ), se zdravotními pojišťovnami nebo s obchodním rejstříkem. Této možnosti využívají podnikatelé z šedesáti procent. Elektronicky lze také ohlásit či změnit živnost. Tento způsob ale podnikatelé zatím příliš nepodporují. Odrazuje je od toho především nutnost dokládat ohlášení či změnu živnosti dalšími dokumenty, které ale do elektronické podoby převést nejdou. Elektronický podpis potřebují podnikatelé také například pro komunikaci s portálem veřejné správy, s generálním ředitelstvím cel, s Ministerstvem práce a sociálních věcí v souvislosti se vztahem k Úřadu práce či Úřadu státní sociální podpory, s Ministerstvem financí nebo také se Střediskem cenných papírů. Dalším případem, kdy vlastnictví elektronického podpisu usnadňuje život podnikatele, je žádání o dotaci z Operačního programu Podnikání a inovace (OPPI). (2)

3 Fungování systému datové schránky

Datová schránka funguje na podobném principu jako běžná e-mailová schránka, ale systém odesílání a doručování je samostatný a s běžným internetovým e-mailovým provozem není funkčně propojen. Přihlášení do schránky se děje na adrese www.datoveschranky.info. Pokud do schránky dojde dokument – datová zpráva (elektronické dokumenty od orgánů veřejné moci nebo vytvořený dokument, určený k elektronickému poslání a poslání do datové schránky orgánů veřejné moci. Dokumenty lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových mediích, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou), obdrží podnikatel upozornění buď zdarma emailem, nebo za poplatek prostřednictvím sms zprávy. Při odesílání dokumentů úřadům zase naopak podnikateli dojde oznámení o doručení. (4) Datová zpráva je tvořena obálkou obsahující příslušnou elektronickou značku (e-razítko) a časovou značku (kvalifikované časové razítko), obsah zprávy má formu příloh. Zpráva tedy nemá část, která se u klasického e-mailu nazývá „tělo zprávy“. Jakmile je do datové schránky dodán nový dokument, je podle nastavení uživatele schránky doručeno na mobilní telefon za poplatek nebo na email zdarma avízo o přijaté zprávě. Toto je obdoba upozornění o uložení listovní zásilky. Odesílatel v datové zprávě vyznačí, zda je určena do vlastních rukou. Maximální velikost datové zprávy je 10 MB. (3)

4 Právnická osoba a datové schránky

1 Způsob podání žádosti

1) Osobně - vyplněnou žádost předat na podatelnu ministerstvu vnitra

2) Poštou - vyplněnou žádost s úředně ověřeným podpisem poslat na adresu ministerstva vnitra. Úředně ověřený podpis si lze zajistit na obecních úřadech, úřadech městských částí. Poplatek za ověření činí 30 Kč.

3) Elektronickou poštou - elektronicky vyplněnou žádost podepsanou zaručeným elektronickým podpisem, který je založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb v případě, posílá-li se žádost přes internet. Adresa pro zaslání žádosti je posta@mvcr.cz.

4) Kontaktní místo Czech POINT - žádosti a oznámení lze podat rovněž na kontaktních místech veřejné správy. K vyřízení žádosti je potřeba pouze občanský průkaz. (4)

2 Zřízení datové schránky

Ze zákona si bezplatně datovou schránku zřizují právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku bezodkladně po jejím vzniku, poté co ministerstvo vnitra obdrží informaci o jejím zapsání do obchodního rejstříku. Ostatním právnickým osobám zřídí ministerstvo datovou schránku právnické osoby bezplatně na žádost této osoby do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti. Právnická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky právnické osoby. (4)

3 Náležitosti žádosti

• název nebo obchodní firma • identifikační číslo ekonomického subjektu, nebylo-li přiděleno, registrační číslo, evidenční číslo nebo jiný obdobný údaj, byl-li přidělen • adresa sídla • jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresa pobytu osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby • stát registrace nebo evidence právnické osoby • žádost o zřízení datové schránky právnické osoby musí obsahovat úředně ověřený podpis osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby (4)

4 Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky

K přístupu do datové schránky právnické osoby je oprávněn statutární orgán právnické osoby, člen statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro něž byla datová schránka zřízena. K přístupu do datové schránky je dále oprávněna pověřená osoba nebo administrátor, kterou je u datové schránky právnické osoby fyzická osoba pověřená statutárním orgánem právnické osoby nebo vedoucím organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro něž byla datová schránka zřízena, a to v rozsahu jimi stanoveném. Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky jsou povinny: a. využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek, b. uvědomit neprodleně ministerstvo o tom, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky; pověřená osoba uvědomí rovněž toho, kdo ji určil pověřenou osobou. (4)

5 Přístupové údaje

Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky se do ní přihlašuje prostřednictvím přístupových údajů, se kterými je povinna zacházet tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití. Přihlášení zajišťuje ministerstvo prostřednictvím jím vydaných přístupových údajů či elektronických prostředků nebo prostředků třetích osob. Jejich náležitosti k přihlášení, technické podmínky a bezpečnostní zásady přístupu do datové schránky stanoví ministerstvo vyhláškou. Datová schránka je zabezpečena pouze přístupovými údaji (uživatelské jméno a heslo). Uživatelské jméno je tvořeno náhodně vygenerovaným řetězcem 6 až 12 znaků a bezpečnostní heslo je řetězcem 8 až 32 znaků. Heslo nesmí být shodné s uživatelským jménem a uživatel si je může kdykoliv změnit. Po pátém chybném zadání hesla je přihlášení na hodinu zablokováno a uživatel je informován o pokusu o neoprávněný přístup. Po 30 minutách neaktivity dojde k automatickému odhlášení. (4)

6 Zpřístupnění datové schránky

Ministerstvo zašle do vlastních rukou přístupové údaje k datové schránce statutárním orgánům právnické osoby. Datová schránka je zpřístupněna prvním přihlášením, nejpozději však patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů těmto osobám. Na žádost právnické osoby zašle ministerstvo přístupové údaje k datové schránce do vlastních rukou pověřené osobě, případně administrátorovi. (4)

7 Znepřístupnění datové schránky

• Ministerstvo znepřístupní datovou schránku právnické osoby, a to případně i zpětně, ke dni jejího výmazu ze zákonem stanovené evidence. • Ministerstvo znepřístupní datovou schránku právnické osoby zřízené zákonem dnem jejich zrušení, a jde-li o notáře nebo soudního exekutora, ke dni zániku funkce, a to případně i zpětně. • Ministerstvo znepřístupní datovou schránku právnické osoby rovněž na žádost osoby, jíž byla datová schránka zřízena, nebo administrátora, jde-li o datovou schránku, kterou ministerstvo zřizuje na žádost. • Datová schránka je znepřístupněna nejpozději třetím pracovním dnem následujícím po dni podání žádosti. • Znepřístupněnou datovou schránku právnické osoby ministerstvo zpřístupní na žádost osoby, jíž byla datová schránka zřízena, nebo administrátora do 3 pracovních dnů od podání žádosti. Byla-li datová schránka na žádost znepřístupněna dvakrát za poslední rok, lze ji zpřístupnit nejdříve uplynutím 1 roku od jejího posledního znepřístupnění. Uvedené se týká pouze datových schránek zřízených na žádost, u schránek zřízených ze zákona znepřístupnění na žádost není možné. (4)

8 Zrušení datové schránky

Ministerstvo zruší datovou schránku právnické osoby po uplynutí 3 let ode dne zániku právnické osoby nebo organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, které nemají právního nástupce, případně ode dne jejich výmazu ze zákonem stanovené evidence. (4)

9 Doručování dokumentů orgánů veřejné moci prostřednictvím datové schránky

Umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li právnická osoba zpřístupněnu svou datovou schránku, orgán veřejné moci doručuje dokument této osobě prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě. Doručuje-li se způsobem podle tohoto zákona, ustanovení jiných právních předpisů upravující způsob doručení se nepoužijí.

Připouštějí-li jiné právní předpisy doručování prostřednictvím datových schránek, pořadí způsobů doručování stanovené těmito právními předpisy zůstává ustanovení předchozího odstavce nedotčeno.

Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Tento dokument má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou.

Nepřihlásí-li se do datové schránky osoba podle předchozího odstavce ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty; to neplatí, vylučuje-li jiný právní předpis náhradní doručení.

Právnická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena, může za podmínek stanovených jiným právním předpisem žádat o určení neúčinnosti doručení. (4)

10 Provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky

Právnická osoba může provádět úkon vůči orgánu veřejné moci, má-li zpřístupněnu svou datovou schránku a umožňuje-li to povaha tohoto úkonu, prostřednictvím datové schránky. Úkon učiněný právnickou osobou nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob. (4)

Závěr

Elektronické podání neboli e-podání je už dnes součástí běžného života podnikatele. Představuje pro něj velkou výhodu – nemusí už ztrácet svůj drahocenný čas běháním a čekáním front na úřadech. Zejména se jedná o instituce typu finanční úřad (Česká daňová správa), Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ), zdravotní pojišťovny, ale i obchodní rejstřík. Co podnikatelé zatím moc nevyužívají, je možnost elektronicky ohlásit či změnit živnost. Důvodem je, že musejí dokládat ohlášení či změnu živnosti dalšími dokumenty, které ale do elektronické podoby převést nejdou.

Datové schránky jsou v provozu od 1. listopadu 2009. Jejich cílem je efektivnější, tzn. rychlejší, levnější a spolehlivější veřejná správa. Česká republika je jedním z prvních států na světě, kde je používání datové schránky pro orgány veřejné moci a podnikající subjekty povinné.

Jsou definovány jako elektronická úložiště, určená k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci a fyzickými a právnickými osobami.

V současné době jsou povinné jen pro orgány veřejné moci (úřady, soudy, instituce, kraje, města a obce) a pro všechny podnikající fyzické nebo právnické osoby. Na svoji žádost si datovou schránku mohou zařídit ostatní fyzické osoby.

Datové schránky začínají být tedy velmi rozšířené (k 1. 11. 2009 bylo celkem aktivováno 252 276 schránek, k 16. 10. 2011 se počet zřízených datových schránek vyšplhal na 445 913). Je to dobře – veřejná správa se stává rychlejší, spolehlivější a v neposlední řadě i levnější. Dalším nepochybným plusem datových schránek je, že už se lidé nebudou moci vymlouvat, že neobdrželi například pozvánku k soudu nebo jiný důležitý dokument – jejich povinností totiž je, aby si sami kontrolovali, co jim do jejich datových schránek přijde.

Zdroje

1) Podnikatel [online]. 2009 [cit. 2011-10-28]. Elektronická komunikace zavládla světu podnikatele. Dostupné z WWW:

2) Wikipedie [online]. 2011 [cit. 2011-10-29]. Datová schránka. Dostupné z WWW:

3) MVCR [online]. 2011 [cit. 2011-10-29]. Datové schránky. Dostupné z WWW:

4) Datoveschranky [online]. 2011 [cit. 2011-10-29]. Firma - právnická osoba. Dostupné z WWW:

5) ČSSI [online]. 2010 [cit. 2011-10-29]. EJustice. Dostupné z WWW:

6) Obcanskyzakonik.justice [online]. 2011 [cit. 2011-10-29]. EPodatelna . Dostupné z WWW:

7) Daňový portál [online]. 2011 [cit. 2011-10-29]. Mfcr. Dostupné z WWW: