Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
1
Noţiuni de contabilitate primară,
Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor – noţiuni de bază
Autori: ec. Lucian Nedelcu ec. Răzvan Mitocariu ec. Adrian Rîndaşu Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
2
CUPRINS
I. Noţiuni de contabilitate primară .....3
1.1. Rolul contabilităţii în economia de piaţă .....4
1.2. Patrimoniul societăţilor comerciale .....5
1.3. Evaluarea elementelor patrimoniale
.....8
1.4. Bilanţul contabil
.....9
1.5. Balanţa de verificare
...11
1.6. Documente justificative (primare)
...13
1.7. Metode de evidenţă a gestiunilor în activitatea de desfacere
...17
1.8. Registrele contabile
...18
1.9.
Inventarierea patrimoniului
...19
1.10. Obligaţii de plată a agenţilor economici
...22
1.11. Modele de formulare utilizate în activitatea economico-financiară ...29
1.12. Planul de conturi general
...48

II. Noţiuni de marketing şi dezvoltarea afacerilor ...49
2.1. De ce strategie de marketing ...49
2.2. Mixul de marketing pentru produse şi servicii ...49
2.3. Concepte noi în marketing ...54
2.4. Procesul de vânzare ...55 III. Noţiuni de management ...60
3.1. Abilităţile de lider ...60
3.2. Organizarea firmei
...66
3.3. Metoda de creare a fişelor de post Belbin
...69
3.4. Management financiar
...72Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
3
I. NOŢIUNI DE CONTABILITATE PRIMARĂ
Organizarea contabilităţii patrimoniale constituie o obligaţie stabilită prin lege pentru toate persoanele juridice, precum şi pentru persoanele fizice care au fost autorizate să desfăşoare activităţi pe cont propriu şi au calitatea de comerciant. Baza legală privind organizarea şi conducerea evidenţei contabile este formată în principal din:
- Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial,
Partea I nr. 48 din 14.01.2005, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul Ministrului Finanţelor Publice 94 / 2001 pentru aprobarea
Reglementărilor contabile armonizate cu Directiva a IV-a Comunităţii Economice
Europene şi cu Standardele Internaţionale de Contabilitate, publicat în Monitorul
Oficial, Partea I nr. 85 din 20.02.2001, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul Ministrului Finanţelor Publice 306 / 2002 pentru aplicarea
Reglementărilor contabile simplificate, armonizate cu directivele europene, publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 279 din 25.04.2002, cu modificările şi completările ulterioare. Începând cu data de 01.01.2006, OMFP 94/2001 şi OMFP 306/2002 se abrogă prin Ordinul 1752/2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene, publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 1085 din 30.11.2005.
Legea Contabilităţii nr. 82/1991 enumeră unităţile patrimoniale obligate să-şi organizeze şi să conducă contabilitatea, astfel : o Regii autonome o Societăţi comerciale o Societăţi agricole o Organizaţii ale cooperaţiei meşteşugăreşti o Organizaţii ale cooperaţiei de consum şi de credit o Banca Naţională a României şi organizaţiile bancare o Instituţii publice de subordonare centrală şi locală o Unităţi de asigurări sociale, altele decît cele de stat o Asociaţii o Fundaţii o Sindicate o Unităţi de cult o Organizaţii obşteşti o Alte persoane care au dobândit personalitate juridică o Persoanele fizice care prestează activităţi independente, care exercită în mod obişnuit acte de comerţ şi sunt înmatriculate la Oficiul Registrului
Comerţului.
Obligaţia de a organiza şi conduce contabilitatea revine, potrivit legii, şi subunităţilor fără personalitate juridică cu sediul în străinătate, care aparţin de persoane juridice, cu sediul sau domiciliul în România, cît şi subunităţilor cu sediul în România care aparţin unor persoane juridice sau fizice cu sediul sau domiciliul în străinătate. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
4
1.1. Rolul contabilităţii în economia de piaţă Descentralizarea economiei a determinat apariţia şi dezvoltarea liberei iniţiative care solicită agentului economic să-şi asume riscul în activitatea sa pentru că activitatea pe care o desfăşoară are loc în condiţii de concurenţă. Pentru a putea să se menţină şi să reziste în această luptă agentul economic trebuie să îşi cunoască rezultatele activităţii sale astfel încât din venituri să-şi acopere cheltuielile şi să obţină şi profit. Pentru îndeplinirea obiectului de activitate, patrimoniul ag. ec. se află într-o permanentă mişcare şi transformare ca urmare a următoarelor procese economice :
• aprovizionarea – urmăreşte cheltuielile privind transportul şi aprovizionarea cu materiale prime şi materiale efectuate cu mijloace proprii şi străine (închiriate) ; cheltuielile cu încărcarea, descărcarea materialelor în depozit şi magazie (cheltuieli de manipulare); pierderi pe timpul transportului în limita normelor legale
• producţia – urmăreşte totalitatea cheltuielilor aferente producţiei precum şi cheltuielile realizate ca rezultat al activităţii desfăşurate de ag. ec. şi care produc în patrimoniul unităţii modificarea de volum şi structură, transformări cantitative şi calitative, determinând rezultatele financiare ca rezultat al unor operaţii economico – financiare consumatoare de resurse şi producătoare de rezultate. Activităţile desfăşurate de un ag. ec. pot fi grupate astfel :
1. activităţi de exploatare sau de producţie
2. activităţi financiare
3. activităţi excepţionale
În funcţie de aceste activităţi se angajează şi cheltuielile, respectiv se utilizează mijloace băneşti şi financiare pentru a satisface anumite necesităţi productive sau obligaţii.
Cheltuielile se clasifică astfel :
a. cheltuieli de exploatare – consum de materii prime şi materiale, amortizarea imobilizărilor, energie, apă, gaz, fond de şomaj, cheltuieli cu deplasări, detaşări, reclame, protocol, publicitate, alte servicii executate de terţi (transporturi, servicii, etc.)
b. cheltuieli financiare – cheltuieli legate de emiterea, cumpărarea şi răscumpărarea titlurilor de valoare, diferenţe nefavorabile de curs valutar, cheltuieli cu depozite.
c. cheltuieli excepţionale – pierderi din calamităţi naturale, debitori prescrişi, amenzi, penalităţi, donaţii, despăgubiri.
Corespunzător acestor categorii de cheltuieli, unitatea obţine şi venituri, ca rezultat al vânzării de mărfuri sau produse, executare de lucrări şi prestări de servicii. Veniturile se împart în :
a) venituri din exploatare – din comercializarea mărfurilor, livrări produse, executări de lucrări şi prestări servicii
b) venituri financiare – din dobânzi şi din participaţii (dividendul obţinut prin cumpărări de acţiuni de la alte SC)
c) venituri excepţionale - din despăgubiri şi penalităţi Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
5
• desfacerea – urmăreşte şi ţine evidenţa cheltuielilor privind desfacerea produselor (cheltuieli cu ambalarea, transportul, depozitarea, sortarea şi întreţinerea sau conservarea lor)
• repartiţie – urmăreşte modul de constituire şi legalitatea formării fondurilor din resurse proprii pentru a asigura desfăşurarea normală a activităţii de finanţare.
Cunoscând aceste elemente se apreciază că obiectul contabilităţii îl reprezintă înregistrarea, urmărirea şi controlul sistematic al existenţei, mişcării şi transformării patrimoniului în procesul de producţie (de exploatare) precum şi al surselor de formare ale acestora concomitent cu rezultatul obţinut.
Pentru aceasta, contabilitatea utilizează procedee comune cum ar fi : o documentele, care stau la baza prelucrării informaţiilor privind operaţiile economice patrimoniale şi prin care se face dovada înfăptuirii lor; o evaluarea, care constă în exprimarea operaţiunilor economice în unităţi monetare reprezentînd o identificare a fiecărui element de patrimoniu şi care are în vedere prevederile legale, dar nu se ia în consideraţie un etalon unic de apreciere sau comparaţie ci se au în vedere prevederile legale, dar nu se ia în consideraţie un etalon unic de apreciere sau comparaţie ci se are în vedere costul de achiziţie, perioada de utilizare sau gradul de uzură şi alte elemente ce constituie la stabilirea bunului ; o calculaţia care constă într-o înlănţuire de calcule economice ale căror rezultat se urmăreşte sistematic prin intermediul conturilor şi generalizate cu ajutorul bilanţului. Ca procedee specifice, contabilitatea utilizează: contul, dubla înregistrare, balanţa de verificare, tehnici de îinregistrare şi bilanţul contabil.
1.2. Patrimoniul societăţilor comerciale
PATRIMONIUL unui ag. ec. este format din totalitatea mijloacelor economice de care dispune ag. ec. în vederea realizării obiectului de activitate, precum şi totalitatea drepturilor şi obligaţiilor cu valoare economică.
Existenţa patrimoniului este legată de existenţa unei persoane (fizice sau juridice) ca subiect de patrimoniu, care să aibe posesia şi gestiunea bunurilor materiale, drepturilor şi obligaţiilor, cu condiţia de a exercita liber acte de dispoziţie şi administraţie asupra sa.
Patrimoniul unei SC are următoarea structură :
1. Elemente de activ – adică tot ce aparţine persoanei
2. Elemente de pasiv – adică toate obligaţiunile materiale pe care le are persoana
Elemente de activ
Prin activ se înţelege patrimoniul economic, adică valorile economice sub forma lor fizică concretă, respectiv totalitatea mijloacelor economice sub aspectul componenţei şi structurii materiale sau băneşti.
a) active imobilizate
• necorporale
• cheltuieli de constituire
• cheltuieli de cercetare–dezvoltare
• programe informatice Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
6
• corporale
• terenuri
• mijloace fixe – clădiri, construcţii speciale, maşini, utilaje, instalaţii de lucru, plantaţii, animale de muncă • imobilizări în curs (investiţii neterminate)
• financiare
• titluri de participare (aportul în natură şi bani ai asociaţilor) • creanţe imobilizate (împrumuturi acordate şi dobânzi aferente, sume pe care societatea trebuie să le încaseze de la alte societăţi)
b) active circulante
• stocuri de materii prime şi materiale, obiecte de inventar, produse finite, animale, mărfuri
• alte active circulante – clienţi, decontări cu asociaţii, acţiuni, obligaţiuni, disponibil la bancă şi în casă, acreditive, cheltuieli de trezorerie
c) conturi de regularizare reprezentate prin: - cheltuieli efectuate în avans, respectiv acea categorie de cheltuieli care se suportă eşalonat pe mai multe exerciţii financiare (reparaţii capitale, reparaţii curente, chirii datorate unor ag. ec. sau abonamente); - cheltuieli în curs de clarificare (amenzi, cheltuieli de judecată) ce necesită lămuriri.
Elemente de pasiv
Prin pasiv se înţelege patrimoniul juridic, adică relaţiile în care se află subiectul patrimoniului cu valori care fac parte din activ, respectiv totalitatea mijloacelor economice sub aspectul provenienţei, al surselor de formare, al obligaţiilor pe care ag.ec. le au faţă de salariaţi, bugetul de stat şi alţi ag.ec.
a) capitalul propriu – capitalul social, diferenţe din reevaluare, profit nerepartizat, profitul sau pierderea, fondul de participare la profit şi alte fonduri
b) provizioane (rezerve) pentru riscuri şi cheltuieli – în vederea acoperirii unor litigii, garanţii acordate clienţilor, pierderi din diferenţe de curs valutar c) datorii – împrumuturi, credite bancare, credite externe, furnizori, creditori, decontări cu salariaţii, impozite şi taxe (ex. TVA)
d) conturi de regularizare reprezentate prin venituri în avans, respectiv acele venituri anticipate provenite din încasări de chirii, vânzari cu plata în rate, diferenţe favorabile de curs valutar.
Stabilirea patrimoniului se face prin inventarierea tuturor valorilor
(mijloace fixe, materiale, numerarul de casă, disponibilităţi băneşti în contul bancar). Operaţiunea de inventariere constă în verificarea tuturor mijloacelor economice, a sumelor care constituie soldul conturilor în cauză, astfel încât acestea să exprime realitatea. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
7
Activitatea economico-financiară funcţionează în baza următoarelor principii: 1. gestiunea economică – constă în desfaşurarea de către ag. ec. a unei activităţi rentabile care să-i asigure din veniturile obţinute acoperirea tuturor cheltuielilor, inclusiv a dobânzilor şi rambursarea creditelor şi societăţile să obţină profit. V – Ch = Pb
Notă: V = venituri; Ch = cheltuieli; Pb = profit brut
2. autonomia financiară – constă în posibilitatea ag. ec. ca din profitul net realizat să-şi constituie fonduri proprii.
3.
Pb – Ip = Pnet
Notă : Pb = profit brut ; Ip = impozit pe profit ; Pnet = profit net
Din profitul brut societăţile comerciale sunt obligate să-şi constituie fond de rezervă legală prin preluarea a 5% din profit, până la limita a 20% din capitalul social.
Toţi ag. ec. au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitate proprie care trebuie să sigure :
• înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, păstrarea informaţiilor cu privire la situaţia patrimonială şi rezultatele obţinute, precum şi relaţiile ag. ec. cu asociaţii, acţionarii, clienţii, băncile, furnizorii, organele fiscale.
• exactitatea datelor contabile
• furnizarea informaţiilor pentru stabilirea patrimoniului naţional şi a execuţiei bugetului public naţional.
Contabilitatea unităţilor economice se organizează în compartimente distincte conduse de directorul financiar-contabil sau altă persoană împuternicită să aibă această funcţie.
Contabilitatea este organizată sub 2 aspecte :
1. contabilitatea generală sau financiară – care se organizează şi conduce, cu caracter obligatoriu, de către toate unităţile şi care are ca obiectiv principal furnizarea informaţiilor necesare activităţilor proprii, asociaţilor, acţionarilor (stocuri de materii prime şi materiale, etc.)
2. contabilitatea de gestiune – se organizează în funcţie de specificul şi necesităţile proprii ale ag. ec. urmărind costurile, rezultatele financiare, rentabilitatea producţiilor, lucrărilor şi serviciilor.
Răspunderea pentru organizarea şi ţinerea contabilităţii revine conducătorului societăţii (administratorului) sau ordonatorului de credite (ex. directorul unui liceu), precum şi conducătorului compartimentului financiarcontabil. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
8
1.3. Evaluarea elementelor patrimoniale
Toate bunurile care intră şi ies din patrimoniul unei societăţi comerciale se evaluează, operaţiune ce constă în stabilirea unei valori bunurilor intrate.
Bunurile pot intra în patrimoniul unei societăţi comerciale prin următoarele căi :
1) prin achiziţie (de la furnizori)/cu titlu oneros – la cost de achiziţie (format din preţ de cumpărare, taxe fiscale nerecuperabile – taxe vamale şi accize), cheltuieli de transport, aprovizionare şi alte cheltuieli accesorii.
2) din producţie proprie – la cost de producţie (format din costul de achiziţie al materialelor, alte cheltuieli directe – salarii, contribuţii asigurări sociale, fond şomaj, contribuţii asigurări sănătate - şi cheltuieli indirecte de interes general : căldură, apă, energie, salarii personal administrativ, etc.)
3) prin aport – la valoarea de utilitate, care se formează în funcţie de valoarea actuală de circulaţie, ţinând seama de amplasament, grad de uzură, compararea cu preţurile produselor noi.
4) prin donaţii/cu titlu gratuit – la valoarea de utilitate, care se formează în funcţie de valoarea actuală de circulaţie.
Evaluarea elementelor patrimoniale, cu ocazia inventarierii se face la valoarea lor actuală sau de utilitate a fiecărui element, denumită valoare de inventar. În bilanţul contabil ce se întocmeşte la încheierea exerciţiului, elementele patrimoniale se evaluează astfel :
- la valoarea de intrare în patrimoniu.
- la valoarea contabilă pusă de acord cu rezultatele inventarierii.
În cazul ieşirii din patrimoniu, bunurile se evaluează sau se scad din gestiune la valoarea lor de intrare.
Pentru o imagine fidelă a patrimoniului, a situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute, evaluarea trebuie să respecte următoarele principii contabile :
1. Principiul prudenţei – potrivit căruia nu se permite supraevaluarea elementelor de activ şi a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv şi a cheltuielilor.
2. Principiul permanenţei metodelor – materializat în aplicarea regulilor şi normelor privind evaluarea, înregistrarea în contabilitate a elementelor de patrimoniu pe tot parcursul exerciţiului financiar, astfel încât să asigure compararea în timp a informaţiilor.
3. Principiul continuităţii activităţii – potrivit căruia unitatea este apreciată că-şi continuă activitatea în viitor fără a fi în situaţia de a se lichida.
4. Principiul independenţei exerciţiului – potrivit căruia veniturile şi cheltuielile aferente activităţii şi rezultatele financiare sunt delimitate în timp
(de regulă, pe un an calendaristic)
5. Principiul intangibilităţii exerciţiului bilanţului de deschidere – potrivit căruia exerciţiul încheiat trebuie să corespundă cu exerciţiul care începe.
6. Principiul necompensării – potrivit căruia, elementele de activ şi cele de pasiv se înregistrează şi se evaluează în contabilitate separat şi nu este admisă compensarea între posturile din activul bilanţului cu cele din pasivul bilanţului. Patrimoniul, aparţinând societăţii, şi nu asociaţilor, are un caracter autonom, de aceea este denumit şi patrimoniu social. Societăţile comerciale Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
9
trebuie să aibă o evidenţă clară a patrimoniului fizic al societăţii, cu evidenţierea permanentă a oricăror schimbări.
Patrimoniul nu trebuie confundat cu capitalul social, pentru că în timp ce capitalul social este expresia valorică a aporturilor asociaţilor, patrimoniul societăţii este o universalitate (juridică) care cuprinde toate drepturile şi obligaţiile precum şi bunurile societăţii.
Mai putem reţine şi faptul că în timp ce capitalul social este fix (cu rare modificări), patrimoniul variază în funcţie de rezultatele activităţii desfăşurate.
1.4. Bilanţul contabil
Toate mijloacele economice aflate în administrarea operativă şi care formează patrimoniul agenţilor economici pot fi reprezentate la sfârşitul unei perioade într-o formă sintetică cu ajutorul unui tabel specific numit bilanţ. Mijloacele economice ale unui agent economic se prezintă sub două forme: 1. o formă concretă, materială sau reală
2. sub formă de resurse sau sub aspectul provenienţei
Aceste două aspecte trebuie să fie într-o egalitate permanentă :
« total mijloace » = « total resurse »
Prezentarea acestor două aspecte faţă în faţă reprezintă bilanţul contabil cu cele două părţi fundamentale : activ = pasiv, prin intermediul căruia se reprezintă patrimoniul agenţilor economici în expresie bănească şi sub dublu aspect: în partea stângă componenţa mijloacelor economice, respectiv activul, iar în partea dreaptă provenienţa acestora, respectiv pasivul.
Activul cuprinde totalitatea mijlocelor economice sub aspectul componenţei şi structurii materiale sau băneşti (ex. : active imobilizate, circulante). Pasivul cuprinde totalitatea mijloacelor economice sub aspectul provenienţei, al surselor de formare, al obligaţiilor pe care agenţii economici le au faţă de salariaţi, bugetul de stat şi alţi agenţi economici.
Între totalul sumelor din activ şi a celor din pasiv trebuie să se menţină o egalitate permanentă pentru că mijloacele economice din activ au o sursă de provenienţa din pasiv.
Bilanţul este un calcul de sinteză al contabilităţii prin intermediul căruia se prezintă la un moment dat situaţia economică exprimată în bani a agenţilor economici. Patrimoniul agenţilor economici se află într-o continuă mişcare şi transformare, ca rezultat al trecerii succesive a mijloacelor economice prin faze ale proceselor economice şi sunt reflectate în contabilitate sub forma operaţiunilor privind aprovizionarea, consumul de mijloace de producţie sau forţă de muncă, expedierea sau desfacerea produselor, realizarea (încasarea) produselor, obţinerea şi repartizarea profitului.
Fiecare operaţiune economică produce schimbări în situaţia patrimoniului, modificări care pot fi:
a. de volum, în sensul creşterii sau reducerii concomitent a elementelor de activ şi de pasiv Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
10
Exemple:
1. aprovizionarea cu mărfuri de la furnizori în sumă de 1000 ron
Mărfuri = Furnizori 1000 ron A + P +
- în acest caz, vor creşte stocurile de mărfuri (element de activ) cu 1000 ron, concomitent cu o creştere a obligaţiilor de plată faţă de furnizori (element de pasiv) cu 1000 ron
2. plata către furnizori din disponibilul din contul deschis la bancă a unei sume de 250 ron
Furnizori = Conturi la bănci în lei 250 ron P - A –
- în acest caz, vor scădea obligaţiile de plată faţă de furnizori (element de pasiv) cu 250 ron, concomitent cu reducerea disponibilităţilor din contul bancar cu 250 ron. b. de structura, în sensul creşterii sau reducerii elementelor de activ sau de pasiv.
Exemple:
1.încasarea în contul deschis la bancă de la clienţi a sumei de 500 ron
Conturi la bănci în lei = Clienţi 500 ron A + A -
- în acest caz, vor creşte disponibilităţile în contul deschis la bancă (element de activ) cu 500 ron, concomitent cu o scădere a creanţelor faţă de clienţi (element de activ) cu 500 ron
2.reţinerea din salarii a impozitului pe veniturile din salarii în sumă de 50 ron
Personal – remuneraţii datorate = Impozit pe veniturile din salarii 50 ron P - P +
- în acest caz, vor scădea sumele de plată către salariaţi drept salarii (element de pasiv) cu 50 ron, concomitent cu o creştere a datoriei la bugetul de stat privind impozitul pe veniturile din salarii cu 50 ron.
Rezultă că orice modificare a patrimoniului afectează două posturi din bilanţul contabil. Modificările care produc schimbări de structură nu influenţează totalul activului sau al pasivului, deci nici totalul bilanţului. Modificările de volum determină creşteri sau reduceri în totalul bilanţului. În toate cazurile, în permanenţă se menţine egalitatea, ca rezultat al respectării principiului dublei înregistrări sub cele două aspecte : al componenţei şi al provenienţei. Contabilitatea se conduce în partidă dublă şi trebuie să asigure :
1. înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate a tuturor operaţiunilor economice, simultan în debitul unor conturi şi creditul altor conturi denumite conturi corespondente.
2. stabilirea totalului sumelor debitoare şi creditoare şi al soldului final al fiecărui cont.
3. întocmirea lunară a balanţelor de verificare care să evidenţieze egalitatea între total sume debitoare şi total sume creditoare, şi între total solduri debitoare şi total solduri creditoare. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
11
4. prezentarea situaţiei patrimoniului, a rezultatelor obţinute, structura activului şi pasivului, prin bilanţ, veniturile, cheltuielile, profitul sau pierderea prin contul de profit şi pierdere.
Dubla înregistrare este procesul care dă caracterul de a nu greşi al contabilităţii în calitatea sa de sistem ideal pentru evidenţa patrimoniului agenţilor economici. Acest lucru rezultă din următoarele raţionamente de bază :
- orice operaţiune economică produce o dublă modificare în situaţia patrimoniului - dacă pentru fiecare post sau element al bilanţului s-a deschis câte un cont, înseamnă că orice operaţiune va afecta două conturi
- legătura dintre bilanţ şi conturi, precum şi mecanismul de funcţionare al acestora sunt astfel concepute încât orice operaţiune economică afectează debitul unui cont şi creditul altui cont.
Înregistrarea concomitentă a unei operaţiuni economice în două conturi, adică în debitul unui cont şi creditul altui cont, poartă denumirea de dubla înregistrare. De aici şi denumirea de contabilitate în partidă dublă. Din punct de vedere ştiinţific, denumirea de contabilitate în partidă dublă nu vine de la înregistrarea în mod obligatoriu în două conturi. Esenţa contabilităţii constă în aceea că prin conturi se fac două serii de calcule : una privind dinamica activului, iar alta privind dinamica pasivului, iar în final se stabileşte rezultatul.
Cele două conturi care reflectă o anumită operaţiune economică poartă denumirea de conturi corespondente, iar operaţiunea de corespondenţa conturilor. Corespondenţa dintre conturi se stabileşte prin articole contabile, care indică contul debitor şi conturile creditoare sau numai contul creditor, sau conturile debitoare sau numai contul debitor, pe de o parte, şi contul creditor, pe de altă parte.
1.5. Balanţa de verificare
Toate operaţiunile economice care afectează patrimoniul se sistematizează în conturi exact şi riguros astfel încât la momentul dorit fiecare cont ne oferă informaţii despre fiecare element de patrimoniu şi anume :
a. sold iniţial sau existent la începutul perioadei
b. intrările (creşterile) şi ieşirile (scăderile)
c. existentul final sau soldul final
Pornind de la aceste date înregistrate în conturi, la sfârşitul fiecărei luni se întocmeşte o situaţie de sinteză a tuturor operaţiunilor economice înscrise în conturile contabile, situaţie care numeşte balanţa de verificare.Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
12

Prin această situaţie de sinteză se asigură:
1. exactitatea tuturor operaţiunilor înscrise în contabilitatea sintetică şi analitică descoperind orice eroare ce s-ar putea strecura în prelucrarea informaţiilor contabile
2. stabilirea legăturilor între conturi şi bilanţ, în sensul că balanţa pregăteşte soldul conturilor la sfârşitul perioadei
3. prin rulaje şi solduri, furnizează informaţii necesare analizei economico-financiare şi conducerii societăţii
Operaţiunile economice din cursul lunii se înregistrează în jurnale (note contabile) grupate după felul şi natura lor, pe conturi sau grupe de conturi, cu conţinut economic asemănător. Documentele se înregistrează zilnic în situaţii auxiliare, iar la sfârşitul lunii documentele grupate pe conturi debitoare sau creditoare se înregistrează în sume totale din situaţii auxiliare (anexe) în jurnale.
Aceste jurnale poartă un număr şi o liniatură specială adaptată pentru înregistrarea articolelor contabile şi care nu reprezintă altceva decât nota contabilă lunară pentru toate operaţiunile înregistrate în cursul lunii în contul respectiv. Baza înregistrată în jurnale o formează documentele justificative întocmite la timp şi cu respectarea dispoziţiilor legale în vigoare. După verificarea de formă şi de fond, documentele se contează, adică se indică pe ele conturile debitoare şi creditoare, după care se înregistrează în situaţiile auxiliare sau direct în jurnale. În cazul operaţiunilor economice numeroase (operaţiuni de casă, bancă, furnizori, clienţi, etc.) se utilizează situaţiile auxiliare în centralizatoare, iar la sfirşitul lunii totalul Rd şi Rc din aceste situaţii se trec fie în jurnal, fie în cartea mare. Operaţiuni economice înscrise în documente justificative
Dubla înregistrare în conturi D/C
BALANŢA DE VERIFICARE
BILANŢNoţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
13
Schematic, balanţa de verificare se poate reprezenta astfel:
S.C.____________________________
BALANŢA DE VERIFICARE încheiată la data de __________________
Simbol Sold iniţial Rulaj lunar Total sume Sold final cont Denumire cont Debit Credit Debit Credit Debit Credit Debit Credit
0 1 2 3 4 5 1.6. Documente justificative (primare)
Documentele justificative stau la baza înregistrării în contabilitate. Orice operaţie economică sau financiară trebuie consemnată în momentul efectuării ei în documente justificative care cuprind următoarele elemente principale :
• Denumirea documentului
• Denumirea şi sediul unităţii care l-a întocmit
• Nr. şi data întocmirii documentului
• Conţinutul operaţiunii economice (procese legate de obţinerea produselor) sau financiare (procese legate de bani)
• Menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiei economice şi financiare (când este cazul);
• Datele cantitative şi valorice aferente operaţiei economice şi financiare efectuate;
• Numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiei economice şi financiare patrimoniale, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiile respective, după caz;
• Alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor în documente justificative
Rolul documentelor contabile este acela de înregistrare cronologică şi sistematică a operaţiunilor efectuate.
Relaţia documentelor justificative cu contabilitatea este cu dublu sens: pe de o parte, toate documentele justificative sunt reflectate în contabilitate reflectându-se o imagine sintetică a operaţiunilor, iar pe de altă parte toate înregistrările din contabilitate trebuie să aibă la bază un document justificativ.
Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pastă de pix, cu maşina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul. Nu sunt admise ştersături.
Eventualele erori se corectează prin tăierea cu o linie a cifrei sau a textului greşit, deasupra căreia se trece cifra sau textul corect. Corectura se efectuează pe toate exemplarele şi este confirmată de persoana sau persoanele care au efectuat corectura menţionându-se şi date când aceasta a fost efectuată. Nu sunt admise Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
14
corecturi în documentele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau justifică numerarul. În cazul operaţiunilor de predare-primire, eventualele erori vor fi confirmate atât de persoana care predă cât şi de persoana care primeşte.
Documentele justificative se pot clasifica după mai multe criterii, astfel: a. După rolul lor:
- documente primare;
- documente cumulative (centralizatoare);
- registre contabile.
b. După modul de circulaţie:
- documente cu format tip prestabilit;
- documente cu format liber.
c. După aria de utilizare:
- documente comune pe economie;
- documente specifice unor anumite domenii de activitate.
d. După regimul de circulaţie:
- documente cu regim special;
- documente cu regim normal.
Un rol important îl au documentele cu regim special pentru că acestea prezintă o serie de particularităţi de circulaţie:
- se obţin numai dintr-o sursă autorizată să le distribuie, care aplică sistemul naţional unic de numerotare şi înseriere, sub directa supraveghere a R.A.
Imprimeria Naţională;
- obligaţia păstrării documentelor într-o gestiune distinctă şi obligaţia de a întocmi fişe de magazie pentru documente cu regim special pentru fiecare tip de document; - obligaţia de a declara nule documentele cu regim special distruse sau pierdute şi de a publica seriile în Monitorul Oficial, partea a III-a;
Datorită amplificării fenomenului de trafic cu documente false, Ministerul
Finanţelor emite la anumite intervale de timp acte normative cuprinzând seriile documentelor declarate nule.
După destinaţie, documentele se pot clasifica în:
1. documente de evidenţă a mijloacelor fixe : construcţiile, maşinile, utilajele, mijloacele de transport se înscriu în evidenţă în baza facturilor, avizelor de însoţire a mărfii, avizelor de expediţie şi procesul verbal de recepţie finală, iar pe tot parcursul funcţionării în unitate se întocmeşte fişa mijlocului fix în care găsim date privind denumirea, valoarea de inventar, reparaţii efectuate.
Toate mijloacele fixe se regăsesc înscrise în registrul numerelor de inventar.
Recepţia mijloacelor fixe se face în baza documentelor emise de furnizori, iar cumpărătorul întocmeşte nota de intrare în gestiune.
2. documente de evidenţă a valorilor materiale (active circulante) – operaţiunile de aprovizionare cu materiale, obiecte de inventar, piese de schimb solicită întocmirea a 2 documente care nu stau la baza înregistrării în contabilitate şi anume comanda şi contractul economic. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
15
Relaţiile contractuale se regăsesc stipulate în contractul economic, are următoarele elemente :
• subiectul, respectiv părţile contractuale (vânzător-cumpărător)
• o sumă de bani sau o cantitate de produse, de mărfuri, executare de lucrări, prestări de servicii
• termenul de livrare sau scadenţa.
• preţul (dobânda pentru credite, preţ unitar pentru produse).
Relaţiile de decontare pot îmbrăca următoarele forme :
1. justificarea cheltuielilor efectuate
2. achitarea unor sume de bani fără a folosi numerarul, ci cu ajutorul viramentelor (dispoziţie către casierie plată/încasare, cec cu limită de sumă) făcute direct în conturi deschise la bănci
3. plata salariilor personalului muncitor
Debitorii sunt persoane fizice/juridice care primesc bani, produse, mărfuri, li se execută lucrări sau prestează servicii având obligaţia de a restitui sau achita contravaloarea lor la scadenţă (o dată fixată).
Creditorii sunt persoane fizice/juridice care dau cu împrumut sume de bani, livrează produse, mărfuri, execută lucrări sau prestează servicii având dreptul de creanţă, respectiv dreptul de a i se restitui suma de bani sau de a primi sume ce reprezintă contavaloarea produselor sau mărfurile livrate, lucrări executate sau servicii prestate.
Clientul este ag. ec. care primeşte produse, i se execută lucrări sau prestează servicii.
Furnizorul este persoana juridică care livrează aceste produse, execută lucrări şi prestează servicii.
Primirea şi recepţionarea materiilor prime şi materialelor se face în baza facturii sau avizului de expediţie emis de furnizor. La primirea şi recepţia materiilor prime şi materialelor se confruntă de obicei datele înscrise în comanda sau contractul economic cu cele din factură sau avizul de expediţie şi se întocmeşte nota de recepţie şi constatare de diferenţe.
Bonul de consum se întocmeşte la ieşirea din magazie şi darea în consum a materiilor prime şi materialelor. La SC care eliberează sau dau în consum mărfuri sau produse finite de acelaşi fel şi de mai multe ori pe zi se va întocmi fişa limită de consum.
CLIENT
Cumpărător
Debitor
FURNIZOR
Vânzător
Creditor
Obligaţii Drepturi de creanţa Relaţii de decontare
Relaţii contractuale (contract economic)Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
16
La locul de depozitare (depozit/magazie) evidenţa cantitativă se ţine cu ajutorul fişei de magazie pe fiecare material în parte, iar evidenţa cantitativă şi valorică se ţine cu ajutorul fişei de cont pentru valori materiale.
3. documente de evidenţă operativă a muncii şi a salariilor
Foaia colectivă de prezenţă (pontaj) în care se consemnează timpul efectiv lucrat, absenţele sau alte menţiuni privind personalul (învoiri, absenţe motivate, etc.)
Rapoartele de lucru – stau la baza calculării drepturilor cuvenite personalului sub formă de salarii.
Lista de avans chenzinal – folosită pentru plata chenzinei a I-a
Statul de plată – utilizat la plata chenzinei a II-a.
4. documente privind evidenţa mărfurilor
În cazul intrărilor de mărfuri se utilizează Factura fiscală emisă de furnizor pentru care la recepţia în societate se întocmeşte Nota de intrare-recepţie şi constatare de diferenţe.
În cazul vânzărilor de mărfuri pentru care încasările se efectuează în numerar se întocmeşte Monetarul şi Raportul de gestiune.
În cazul vânzărilor de mărfuri cu plata ulterioară se întocmeşte Factura fiscală. 5. documente privind evidenţa mijloacelor băneşti şi a operaţiunilor de decontare
În relaţia SC – bancă, încasările şi plăţile în numerar se efectuează în baza Cecului de numerar pentru încasări, iar pentru depunerea numerarului din casieria unităţii în contul bancar se utilizează Foaia de vărsământ. Ambele documente au regim special şi se eliberează de unităţile bancare.
În cazul SC, încasările şi plăţile în numerar se efectuează prin casieria unităţii. Atât pentru încasări cât şi pentru plăţi, compartimentul financiar-contabil emite Dispoziţia de plată / de încasare către casierie.
Dispoziţia de încasare către casierie se semnează de compartimentul financiar-contabil şi se vizează de conducătorul acestui compartiment, iar în baza acestei dispoziţii casierul unităţii emite o CHITANŢĂ dacă suma de bani reprezintă un debit al persoanei în cauză înregistrat în evidenţa societăţii comerciale.
Dispoziţia de plată către casierie se întocmeşte de compartimetul financiar-contabil şi este vizată de conducătorul acestui compartiment, precum şi de conducătorul unităţii.
Ordinul de deplasare sau delegaţia este documentul în baza căruia se justifică anumite sume de bani cheltuite.
Toate documentele privind operaţiuni de încasări şi plăţi în numerar se înscriu de casier în Registrul de casă.
Plata sumelor, precum şi încasarea acestora, ca rezultat al relaţiilor de decontare dintre agenţii economici şi bugetul de stat se fac în baza Ordinului de plată. Pentru toate operaţiunile care se deruleaza prin contul bancar, unitatea primeşte Extrasul de cont în care sunt trecute încasările şi plăţile efectuate de societate prin contul deschis la bancă, document care are anexat şi documentele în baza cărora s-au efectuat încasările şi plăţile.
Toate operaţiunile înscrise în documente se « contează », adică se trece simbolul conturilor contabile, corespunzător operaţiunii economice, iar înregistrarea în contabilitate se face în baza Notei contabile, document în care Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
17
găsim redactat sumar conţinutul operaţiunii economice şi se stabileşte articolul contabil. Documentele comune utilizate în activitatea economico-financiară sunt prevăzute şi reglementate de Ordinul nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar-contabile. Documentele cu regim special sunt reglementate şi prezentate de
Hotărârea Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor, formularelor comune privind activitatea financiară şi contabilă şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora.
1.7. Modele de evidenţă a gestiunilor în activitatea de desfacere
În cazul activităţii de desfacere de mărfuri se disting două metode de evidenţă a gestiunilor:
a. metoda global valorică – se foloseşte în special în cazul vânzărilor prin magazine, iar evidenţa mărfurilor are loc la preţul de vânzare al bunurilor, iar scăderea din gestiune a mărfurilor vândute se efectuează printr-un coeficient K.
La acest tip de evidenţă se utilizează următoarele documente:
- Factura fiscală sau Avizul de însoţire a mărfurilor – emisă de furnizor şi care atestă cumpărarea bunurilor;
- Nota de intrare-recepţie şi constatare de diferenţe – întocmită în două exemplare de către gestionarul care primeşte şi recepţionează mărfurile (un exemplar se anexează la Factura fiscală sau Avizul de însoţire a mărfurilor şi merge la contabilitate, iar un exemplar rămâne la carnet);
- Monetarul, emis de vânzător în două exemplare, sau Factura fiscală de vânzare emisă în trei exemplare (unul la cumpărător-albastru, unul la contabilitate-roşu, unul la carnet-verde), împreună cu Chitanţa sau Bonul fiscal emis de casa de marcat, pentru vânzarea bunurilor;
- Registrul de casă – reflectă în ordine cronologică toate operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar; se întocmeşte în două exemplare (un exemplar pentru contabilitate şi un exemplar rămâne la carnet);
- Raportul de gestiune – reflectă în ordine cronologică toate intrările şi ieşirile de mărfuri; se întocmesc două exemplare (un exemplar pentru contabilitate şi un exemplar rămâne la carnet).
b. metoda cantitativ valorică– se foloseşte în special în cazul vânzărilor en-gross, prin depozite, iar evidenţa mărfurilor are loc la preţul de intrare al bunurilor, scăderea din gestiune a mărfurilor vândute efectuându-se prin centralizarea mărfurilor vândute la preţ de intrare.
La acest tip de evidenţă se utilizează următoarele documente:
- Factura fiscală sau Avizul de însoţire a mărfurilor – emisă de furnizor şi care atestă cumpărarea bunurilor;
- Nota de intrare-recepţie şi constatare de diferenţe – întocmită în două exemplare de către gestionarul care primeşte şi recepţionează mărfurile (un exemplar se anexează la Factura fiscală sau Avizul de însoţire a mărfurilor şi merge la contabilitate, iar un exemplar rămâne la carnet);
- Factura fiscală de vânzare emisă în trei exemplare (unul la cumpărător-albastru, unul la contabilitate-roşu, unul la carnet-verde), pentru vânzarea bunurilor; Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
18
- Registrul de casă – reflectă în ordine cronologică toate operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar; se întocmeşte în două exemplare (un exemplar pentru contabilitate şi un exemplar rămâne la carnet);
- Fişe de magazie – reflectă în ordine cronologică toate intrările şi ieşirile de mărfuri; pentru fiecare reper de stocuri se întocmeşte câte o fişă separat.
1.8. Registrele contabile
Registrele utilizate în evidenţa financiar-contabilă sunt:
A. REGISTRUL JURNAL – se poate prezenta sub forma unui registrujurnal general în cazul unităţilor cu un volum mare de activitate, situaţie în care se utilizează şi REGISTRE-JURNALE AUXILIARE. Orice înregistrare în registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente privind felul, numărul şi data documentului justificativ, explicaţie sumară a operaţiunii economice, suma, conturile debitoare şi cele creditoare în care se înregistrează operaţiunea economică. Unităţile care utilizează jurnale auxiliare sau lucrează automatizat informaţia financiar-contabilă vor trece în acest jurnal sumele centralizate (pe total). Acest registru se numerotează şi se parafează la începerea activităţii, la încetarea activităţii sau ori de câte ori este nevoie de către organele fiscale. B. Registrul CARTEA MARE – este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic mişcarea şi existenţa elementelor patrimoniale la un moment dat. Acest registru capătă forme foarte variate, cea mai des folosită fiind
FIŞA DE CONT PENTRU OPERAŢIUNI DIVERSE, care stă la baza întocmirii balanţelor de verificare a conturilor contabile, servind la :
- stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice
- verificarea înregistrărilor contabile efectuate.
- furnizarea datelor pentru analiza economică şi financiară.
Fişele se întocmesc lunar, separat pentru debit şi separat pentru credit, iar la începutul anului, la deschiderea fişelor, pe primul rând din coloana “ Suma” se înregistrează soldul iniţial din balanţa de verificare încheiată la sfârşitul anului.
Soldul se barează după care se efectuează înregistrările operaţiunilor economice începând cu luna ianuarie. La sfârşitul fiecărei luni, fişele se barează, iar totalul sumelor din coloana “ Suma” trebuie să fie egală cu totalul sumelor adunate pe orizontală din coloanele “Conturi corespondente”. Este procedeul ce se utilizează în cazul întocmirii balanţelor de verificare cu 8 coloane sau 4 egalităţi.
Fişa de cont pentru operaţiuni diverse
Fişa de cont
Contul_________
Simbol cont Pag.
Nr. Documentul Rulaje din jurnal
Data
înregistrării Fel Nr.
Explicaţii Simbol cont corespondent Debit Credit
Sold D/C C. REGISTRUL INVENTAR – se întocmeşte de către toţi agenţii economici şi serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
19
rezultatelor inventarierii patrimoniului. Se întocmeşte fără ştersături şi spaţii libere pe baza Listelor de inventariere şi a Proceselor verbale de inventariere.
Acest registru se numerotează şi se parafează la începerea activităţii, la încetarea activităţii sau ori de câte ori este nevoie de către organele fiscale.
D. REGISTRUL JURNAL DE ÎNCASĂRI ŞI PLĂŢI – se utilizează de către persoanele care aplică contabilitate în partida simplă, şi sunt trecute toate documentele justificative şi serveşte pentru înregistrarea operativă a încasărilor şi plăţilor şi stabileşte situaţia financiară a agentului economic respectiv.
1.9. Inventarierea patrimoniului
Inventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor de activ şi de pasiv, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, în patrimoniul unităţii la data la care aceasta se efectuează. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a patrimoniului fiecărei unităţi şi cuprinde toate elementele patrimoniale, precum şi bunurile şi valorile deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii bilanţului contabil care trebuie să asigure o imagine fidelă, clară şi completă a patrimoniului, a situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute. Unităţile patrimoniale au obligaţia să efectueze inventarierea generală a patrimoniului la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an, de regulă la sfârşitul anului, pe parcursul funcţionării sale, în cazul fuzionării, divizării sau încetării activităţii, precum şi în următoarele situaţii:
a) în cazul modificării preţurilor;
b) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
c) ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
d) ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
e) cu prilejul reorganizării gestiunilor;
f) ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră sau în alte cazuri prevăzute de lege.
Inventarierea patrimoniului se efectuează de către comisii de inventariere, formate din cel puţin două persoane, numite prin decizie scrisă, emisă de persoanele autorizate prevăzute la pct. 8 din prezentele norme. În decizia de numire se menţionează, în mod obligatoriu, componenţa comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de începere şi terminare a operaţiunilor.
La unităţile mici, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere sunt următoarele:
a)înainte de începerea operaţiunii de inventariere, se ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă: - gestionează valori materiale şi în alte locuri de depozitare; Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
20
- în afara valorilor materiale ale unităţii patrimoniale respective, are în gestiune şi altele aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente;
- are plusuri sau lipsuri în gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinţă;
- are valori materiale nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente;
- a primit sau a eliberat valori materiale fără documente legale;
- deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;
- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare şi de ieşire a bunurilor în/din gestiune;
b)să identifice toate locurile (încăperile) în care există valori materiale ce urmează a fi inventariate;
c)să asigure închiderea şi sigilarea, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea.
Dacă valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces, cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi.
La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact; în caz contrar, acest fapt de va consemna într-un proces-verbal de desigilare, care se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare. Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate, în fişete, casete, dulapuri etc., încuiate şi sigilate. Sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere.
Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa sa;
d)să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat valorile materiale, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de valori materiale, existente în gestiune dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea. La unităţile de desfacere cu amănuntul care folosesc metoda globalvalorică să asigure întocmirea de către gestionar, înainte de începerea inventarierii, a raportului de gestiune în care să se înscrie valoarea tuturor documentelor de intrare şi de ieşire a mărfurilor, precum şi cele privind numerarul depus la casierie, întocmite până în momentul începerii inventarierii, precum şi depunerea acestui raport la contabilitate;
e)să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul) şi depunerea numerarului la casieria unităţii; să ridice benzile de control de la aparatele de casă şi ştampila unităţii (acolo unde este cazul) şi să le păstreze în siguranţă; Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
21
f)să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună stare de funcţionare.
În cazul în care gestionarul lipseşte, comisia de inventariere aplică sigiliul şi comunică aceasta conducerii unităţii patrimoniale. Conducerea unităţii are obligaţia să încunoştinţeze imediat în scris, pe gestionar, despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea lucrărilor. Dacă gestionarul sau reprezentantul său legal nu se prezintă la locul, data şi ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezenţa altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să-l reprezinte pe gestionar. Inventarierea faptică a patrimoniului unităţilor se materializează prin înscrierea cu cerneală sau pix, fără spaţii libere şi fără ştersături, a valorilor inventariate în formularul "Lista de inventariere", în urma verificării existenţei fizice a fiecărui bun inventariat.
Lista de inventariere serveşte ca document pentru stabilirea lipsurilor şi a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii prin preluarea din listele de inventariere numai a poziţiilor cu diferenţe.
Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri, se întocmesc liste de inventariere distincte.
Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice are rolul de stabilire a diferenţelor valorice în plus sau în minus, cu deosebirea că se foloseşte la acele gestiuni la care evidenţa analitică a valorilor materiale se ţine după metoda global-valorică.
În cazul imobilizărilor corporale, cât şi al celorlalte elemente patrimoniale pentru care au fost constituite provizioane pentru deprecieri, în listele de inventariere se va înscrie valoarea contabilă netă a acestora, care se va compara cu valoarea lor actuală, stabilită cu ocazia inventarierii.
Pentru inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezintă valori materiale, este suficientă prezentarea lor în situaţii analitice distincte care să fie totalizate şi să justifice soldul conturilor sintetice respective în care acestea sunt cuprinse, şi care se preiau în centralizatorul listelor de inventariere.
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă
(fişele de magazie) şi din contabilitate.
Constatările comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate şi stabilirea diferenţelor, se consemnează în listele de inventariere, potrivit prezentelor norme. În cazul modificărilor ulterioare făcute unilateral în fişele de magazie, consemnările vor fi precedate de o anchetă prealabilă amănunţită.
Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere, după confirmarea de către compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, într-un proces-verbal. Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, următoarele elemente: data întocmirii; numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere; numărul şi data actului de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariată; data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile şi propunerile comisiei cu privire Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
22
la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri; constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
1.10. Obligaţii de plată ale agenţilor economici
Ca urmare a desfăşurării activităţii lor, societăţile sunt supuse la plata de impozite şi taxe către bugetul consolidat al statului.
Baza legală principală care reglementează impozitele şi taxele este reprezentată prin Legea nr. 571/2003 – Codul Fiscal al României, cu modificările şi completările ulterioare, care face referire la impozitul pe venitul microîntreprinderilor, impozitul pe profit, impozitul pe venit, impozitul de dividende, taxa pe valoarea adaugata, accizele, impozitele şi taxele locale.
a. Impozitul pe profit Sunt obligate la plata impozitului pe profit, următoarele persoane denumite contribuabili: a) persoanele juridice române; b) persoanele juridice străine care desfăşoară activitate prin intermediul unui sediu permanent în România; c) persoanele juridice străine şi persoanele fizice nerezidente care desfăşoară activitate în România într-o asociere fără personalitate juridică; d) persoanele juridice străine care realizează venituri din/sau în legătură cu proprietăţi imobiliare situate în România sau din vânzarea/cesionarea titlurilor de participare deţinute la o persoană juridică română; e) persoanele fizice rezidente asociate cu persoane juridice române, pentru veniturile realizate atât în România cât şi în străinătate din asocieri fără personalitate juridică; în acest caz, impozitul datorat de persoana fizică se calculează, se reţine şi se varsă de către persoana juridică română. Cota de impozit pe profit care se aplică asupra profitului impozabil este de 16%. In cazul Bancii Naţionale a României, cota de impozit pe profit este de
80%.
Profitul impozabil se calculează ca diferenţă între veniturile realizate din orice sursă şi cheltuielile efectuate în scopul realizării de venituri, dintr-un an fiscal, din care se scad veniturile neimpozabile şi la care se adaugă cheltuielile nedeductibile. Plata impozitului pe profit Contribuabilii au obligaţia de a plăti impozitul pe profit trimestrial, până la data de 25 inclusiv a primei luni următoare trimestrului pentru care se calculează impozitul. Banca Naţională a României, societăţile comerciale bancare, persoane juridice române, şi sucursalele din România ale băncilor, persoane juridice străine, au obligaţia de a plăti impozitul pe profit lunar, până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei pentru care se calculează impozitul. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
23
Organizaţiile nonprofit au obligaţia de a plăti impozitul pe profit anual, până la data de 15 februarie inclusiv a anului următor celui pentru care se calculează impozitul. Contribuabilii care obţin venituri majoritare din cultura cerealelor şi plantelor tehnice, pomicultură şi viticultură au obligaţia de a plăti impozitul pe profit anual, până la data de 15 februarie inclusiv a anului următor celui pentru care se calculează impozitul. Depunerea declaraţiilor de impozit pe profit Contribuabilii au obligaţia să depună o declaraţie anuală de impozit pe profit, până la termenul prevăzut pentru depunerea situaţiilor financiare. În cursul anului fiscal, contribuabilii au obligaţia de a depune declaraţia de impunere „100” până la termenul de plată al impozitului pe profit, inclusiv. b. Impozitul pe veniturile microîntreprinderilor O microîntreprindere este o persoană juridică română care îndeplineşte cumulativ următoarele condiţii, la data de 31 decembrie a anului fiscal precedent:
a) are înscrisă în obiectul de activitate producţia de bunuri materiale, prestarea de servicii şi/sau comerţul;
b) are de la 1 până la 9 salariaţi inclusiv;
c) a realizat venituri care nu au depăşit echivalentul în lei a 100.000 euro; d) capitalul social al persoanei juridice este deţinut de persoane, altele decât statul, autorităţile locale şi instituţiile publice. Microîntreprinderile plătitoare de impozit pe profit pot opta pentru plata impozitului pe veniturile microintreprinderilor începând cu anul fiscal următor, dacă îndeplinesc condiţiile prevăzute mai sus şi dacă nu au mai fost plătitoare de impozit pe veniturile microîntreprinderilor. O persoană juridică română care este nou-înfiinţată poate opta să plătească impozit pe venitul microîntreprinderilor, începând cu primul an fiscal, dacă condiţiile de mai sus sunt îndeplinite la data înregistrării la registrul comerţului (a,c,d), iar condiţia privind numărul de salariaţi (b) este îndeplinită în termen de 60 de zile inclusiv de la data înregistrării. Microîntreprinderile plătitoare de impozit pe venitul microîntreprinderilor nu mai aplică acest sistem de impunere începând cu anul fiscal următor anului în care nu mai îndeplinesc una dintre condiţiile de mai sus. Nu pot opta pentru acest sistem de impunere persoanele juridice române care: a) desfăşoară activităţi în domeniul bancar;
b) desfăşoară activităţi în domeniile asigurărilor şi reasigurărilor, al pieţei de capital, cu excepţia persoanelor juridice care desfăşoară activităţi de intermediere în aceste domenii;
c) desfăşoară activităţi în domeniile jocurilor de noroc, pariurilor sportive, cazinourilor;
d) au capitalul social deţinut de un acţionar sau asociat persoană juridică cu peste 250 de angajaţi. Cota de impozit pe veniturile microîntreprinderilor este de 3% aplicată asupra veniturilor obţinute de societate. Procedura de declarare a opţiunii
Persoanele juridice plătitoare de impozit pe profit comunică opţiunea organelor fiscale teritoriale la începutul anului fiscal, prin depunerea declaraţiei de Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
24
menţiuni pentru persoanele juridice, asociaţiile familiale şi asociaţiile fără personalitate juridică „010”, până la data de 31 ianuarie inclusiv.
Persoanele juridice care se înfiinţează în cursul unui an fiscal înscriu opţiunea în cererea de înregistrare la Registrul Comerţului. Opţiunea este definitivă pentru anul fiscal respectiv şi pentru anii fiscali următori, cât timp sunt îndeplinite condiţiile mai sus specificate. În cazul în care, în cursul anului fiscal, una dintre condiţiile impuse nu mai este îndeplinită, microîntreprinderea are obligaţia de a păstra pentru anul fiscal respectiv regimul de impozitare pentru care a optat, fără posibilitatea de a beneficia pentru perioada următoare de acest sistem de impozitare, chiar dacă ulterior îndeplineşte condiţiile. Plata impozitului şi depunerea declaraţiilor fiscale Calculul şi plata impozitului pe venitul microîntreprinderilor se efectuează trimestrial, până la data de 25 inclusiv a lunii următoare trimestrului pentru care se calculează impozitul. Microîntreprinderile au obligaţia de a depune, până la termenul de plată a impozitului, declaraţia privind obigaţiile de plată „100”.
c. Impozitul pe dividende O persoană juridică română care plăteşte dividende către o persoană juridică română are obligaţia să reţină şi să verse impozitul pe dividende reţinut către bugetul de stat. Impozitul pe dividende se stabileşte prin aplicarea unei cote de impozit de 10% asupra dividendului brut plătit. Impozitul care trebuie reţinut se plăteşte la bugetul de stat până la data de 20 inclusiv a lunii următoare celei în care se plăteşte dividendul.
În cazul în care dividendele distribuite nu au fost plătite până la sfârşitul anului în care s-au aprobat situaţiile financiare anuale, impozitul pe dividende se plăteşte până la data de 31 decembrie a anului respectiv. d. Impozitul pe veniturile din salarii Definirea veniturilor din salarii Sunt considerate venituri din salarii toate veniturile în bani şi/sau în natură obţinute de o persoană fizică ce desfăşoară o activitate în baza unui contract individual de muncă sau a unui statut special prevăzut de lege, indiferent de perioada la care se referă, de denumirea veniturilor ori de forma sub care ele se acordă, inclusiv indemnizaţiile pentru incapacitate temporară de muncă. Plata impozitului Plătitorii de salarii şi de venituri asimilate salariilor au obligaţia de a calcula şi de a reţine impozitul aferent veniturilor fiecărei luni, la data efectuării plăţii acestor venituri, precum şi de a-l vira la bugetul de stat până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei pentru care se plătesc aceste venituri. e. Taxa pe valoarea adăugată Taxa pe valoarea adăugată este un impozit indirect care se datorează bugetului de stat. În sfera de aplicare a taxei pe valoarea adăugată se cuprind operaţiunile care îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii: a) constituie o livrare de bunuri sau o prestare de servicii efectuate cu plată; Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
25
b) locul de livrare a bunurilor sau de prestare a serviciilor este considerat a fi în România; c) livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor este realizată de o persoană impozabilă; d) livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor să rezulte din activităţi economice. În sfera de aplicare a taxei pe valoarea adăugată se cuprinde şi importul de bunuri. Baza de impozitare a taxei pe valoarea adăugată este constituită din:
a) pentru livrări de bunuri şi prestări de servicii, din tot ceea ce constituie contrapartidă obţinută sau care urmează a fi obţinută de furnizor ori prestator din partea cumpărătorului, beneficiarului sau a unui terţ, inclusiv subvenţiile direct legate de preţul acestor operaţiuni;
b) preţurile de achiziţie sau, în lipsa acestora, preţul de cost, determinat la momentul livrării. Dacă bunurile sunt mijloace fixe, preţul de achiziţie sau preţul de cost se ajustează.
c) suma cheltuielilor efectuate de persoana impozabilă pentru executarea prestărilor de servicii. Cota standard a taxei pe valoarea adăugată este de 19% şi se aplică asupra bazei de impozitare pentru orice operaţiune impozabilă care nu este scutită de taxa pe valoarea adăugată sau care nu este supusă cotei reduse a taxei pe valoarea adăugată.
Cota redusă a taxei pe valoarea adăugată este de 9% şi se aplică asupra bazei de impozitare, pentru următoarele prestări de servicii şi/sau livrări de bunuri: a) dreptul de intrare la castele, muzee, case memoriale, monumente istorice, monumente de arhitectură şi arheologice, grădini zoologice şi botanice, târguri, expoziţii;
b) livrarea de manuale şcolare, cărţi, ziare şi reviste, cu excepţia celor destinate exclusiv publicităţii;
c) livrările de proteze de orice fel şi accesoriile acestora, cu excepţia protezelor dentare;
d) livrările de produse ortopedice;
e) medicamente de uz uman şi veterinar;
f) cazarea în cadrul sectorului hotelier sau al sectoarelor cu funcţie similară, inclusiv închirierea terenurilor amenajate pentru camping. În situaţia în care taxa pe valoarea adăugată aferentă bunurilor şi serviciilor achiziţionate de o persoană impozabilă, care este dedusă într-o perioadă fiscală, este mai mare decât taxa pe valoarea adăugată colectată, aferentă operaţiunilor taxabile, rezultă un excedent în perioada de raportare, denumit în continuare sumă negativă a taxei pe valoarea adăugată. În situaţia în care taxa pe valoarea adăugată aferentă operaţiunilor taxabile, exigibilă într-o perioadă fiscală, denumită taxă colectată, este mai mare decât taxa pe valoarea adăugată aferentă bunurilor şi serviciilor achiziţionate, dedusă în acea perioadă fiscală, rezultă o diferenţă denumită taxă pe valoarea adăugată de plată pentru perioada fiscală de raportare. Orice persoană impozabilă trebuie să declare începerea, schimbarea şi încetarea activităţii sale ca persoană impozabilă. Condiţiile în care persoanele impozabile se înregistrează ca plătitor de taxă pe valoarea adăugată sunt Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
26
prevăzute de legislaţia privind înregistrarea fiscală a plătitorilor de impozite şi taxe. Orice persoană impozabilă, înregistrată ca plătitor de taxă pe valoarea adăugată, care realizează exclusiv operaţiuni care nu dau drept de deducere, trebuie să solicite scoaterea din evidenţă ca plătitor de taxă pe valoarea adăugată. Orice persoană impozabilă, înregistrată ca plătitor de taxă pe valoarea adăugată, trebuie să solicite scoaterea din evidenţă ca plătitor de taxă pe valoarea adăugată, în caz de încetare a activităţii, în termen de 15 zile de la data actului în care se consemnează situaţia respectivă. Taxa pe valoarea adăugată datorată la bugetul de stat trebuie achitată înainte de scoaterea din evidenţă ca plătitor de taxă pe valoarea adăugată, cu excepţia situaţiei în care activitatea acesteia a fost preluată de către altă persoană impozabilă, înregistrată ca plătitor de taxă pe valoarea adăugată.
Persoanele obligate la plata taxei trebuie să achite taxa pe valoarea adăugată datorată, stabilită prin decontul întocmit pentru fiecare perioadă fiscală sau prin decontul special, până la data la care au obligaţia depunerii acestora. Perioada fiscală pentru taxa pe valoarea adăugată este luna calendaristică. Pentru persoanele impozabile care nu au depăşit în cursul anului precedent o cifră de afaceri din operaţiuni taxabile şi/sau scutite cu drept de deducere de 100.000 euro inclusiv, la cursul de schimb valutar din ultima zi lucrătoare a anului precedent, perioada fiscală este trimestrul calendaristic. Persoanele impozabile care se încadrează în condiţiile de mai sus au obligaţia de a depune la organele fiscale teritoriale, până la data de 25 ianuarie, o declaraţie în care să menţioneze cifra de afaceri din anul precedent. Persoanele impozabile care iau fiinţă în cursul anului trebuie să declare, cu ocazia înregistrării fiscale, cifra de afaceri pe care preconizează să o realizeze în cursul anului, iar dacă aceasta nu depăşeşte 100.000 euro inclusiv, au obligaţia de a depune deconturi trimestriale în anul înfiinţării. Dacă cifra de afaceri obţinută în anul înfiinţării este mai mare de 100.000 euro, în anul următor perioada fiscală va fi luna calendaristică, iar dacă cifra de afaceri obţinută nu depăşeşte 100.000 euro inclusiv, perioada fiscală va fi trimestrul. Persoanele obligate la plata taxei trebuie să achite taxa pe valoarea adăugată datorată, stabilită prin decontul „300” întocmit pentru fiecare perioadă fiscală sau prin decontul special, până la data la care au obligaţia depunerii acestora. Taxa pe valoarea adăugată pentru importuri de bunuri, cu excepţia celor scutite de taxa pe valoarea adăugată, se plăteşte la organul vamal, în conformitate cu regulile în vigoare privind plata drepturilor de import.
Sfera de aplicare şi regulile pentru regimul special de scutire Sunt scutite de taxa pe valoarea adăugată persoanele impozabile a căror cifră de afaceri anuală, declarată sau realizată, este inferioară plafonului de 2 miliarde lei, dar acestea pot opta pentru aplicarea regimului normal de taxă pe valoarea adăugată. Persoanele impozabile nou-înfiinţate pot beneficia de aplicarea regimului special de scutire, dacă declară că vor realiza anual o cifră de afaceri estimată de până la 2 miliarde lei inclusiv şi nu optează pentru aplicarea regimului normal de taxă pe valoarea adăugată. Persoanele impozabile înregistrate fiscal, care ulterior Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
27
realizează operaţiuni sub plafonul de scutire, se consideră că sunt în regimul special de scutire, dacă nu optează pentru aplicarea regimului normal de taxă pe valoarea adăugată. Persoanele impozabile, care depăşesc în cursul unui an fiscal plafonul de scutire, sunt obligate să solicite înregistrarea ca plătitor de taxă pe valoarea adăugată în regim normal, în termen de 10 zile de la data constatării depăşirii.
f. Accize Accizele armonizate sunt taxe speciale de consum care se datorează bugetului de stat, pentru următoarele produse provenite din producţia internă sau din import:
a) bere;
b) vinuri;
c) băuturi fermentate, altele decât bere şi vinuri;
d) produse intermediare;
e) alcool etilic;
f) produse din tutun;
g) uleiuri minerale. h) alte produse. Accizele se plătesc la bugetul de stat până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei în care acciza devine exigibilă. În cazul importului unui produs accizabil, care nu este plasat într-un regim suspensiv, momentul plăţii accizelor este momentul înregistrării declaraţiei vamale de import. Depunerea declaraţiilor de accize Orice antrepozitar autorizat are obligaţia de a depune la autoritatea fiscală competentă o declaraţie de accize pentru fiecare lună în care este valabilă autorizaţia de antrepozit fiscal, indiferent dacă se datorează sau nu plata accizei pentru luna respectivă. Declaraţiile de accize se depun la autoritatea fiscală competentă de către antrepozitarii autorizaţi până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei la care se referă declaraţia. Există cazuri in care trebuie să se depună o declaraţie de accize la autoritatea fiscală competentă imediat dupa realizarea operatiunii şi acciza se plăteşte a doua zi după depunerea declaraţiei. g. Impozite şi taxe locale Impozitele şi taxele locale sunt după cum urmează:
a) impozitul pe clădiri;
b) impozitul pe teren;
c) taxa asupra mijloacelor de transport;
d) taxa pentru eliberarea certificatelor, avizelor şi autorizaţiilor;
e) taxa pentru folosirea mijloacelor de reclamă şi publicitate;
f) impozitul pe spectacole;
g) taxa hotelieră;
h) taxe speciale;
i) alte taxe locale. Pe lângă impozitele şi taxele reglementate de Codul Fiscal, agenţii economici mai sunt supuşi şi trebuie să aplice şi alte acte normative referitoare la fonduri speciale şi contribuţii la bugetul statului. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
28
Dintre acestea fac parte:
Lege nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii şi alte drepturi de asigurări sociale reglementează contribuţiile angajatorilor şi a angajaţilor la asigurările sociale, în funcţie de condiţiile de muncă (normale, speciale, deosebite). Pentru condiţiile normale de muncă cotele sunt de 22% pentru angajatori şi 9,5% pentru angajaţi, aplicate la fondul de salarii realizat.
Angajatorii sunt obligaţi să achite şi contribuţia la fondul pentru prevenirea accidentelor şi bolilor profesionale (cota de 0,5%-4%, în funcţie de specificul activităţii). Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 150/2002 privind organizarea şi funcţionarea sistemului de asigurări sociale de sănătate reglementează contribuţiile angajatorilor şi a angajaţilor la asigurările sociale de sănătate.
Contribuţia lunară a persoanei asigurate se stabileşte sub forma unei cote de 6,5%, care se aplică asupra:
a) veniturilor din salarii care se supun impozitului pe venit;
b) veniturilor din activităţi desfăşurate de persoane care exercită profesii liberale sau autorizate potrivit legii să desfăşoare activităţi independente;
c) veniturilor din agricultură şi silvicultură, stabilite potrivit normelor de venit pentru persoanele fizice care nu au calitatea de angajator şi nu se încadrează la lit. b);
d) indemnizaţiilor de şomaj şi alocaţiilor de sprijin;
e) veniturilor din cedarea folosinţei bunurilor, veniturilor din dividende şi dobânzi şi altor venituri care se supun impozitului pe venit numai în cazul în care nu realizează venituri de natura celor prevăzute la lit. a)-d). În cazul persoanelor care realizează venituri de natura celor prevăzute la lit. c) sub nivelul salariului de bază minim brut pe ţară şi care nu fac parte din familiile beneficiare de ajutor social, contribuţia lunară de 6,5% datorată se calculează asupra sumei reprezentând o treime din salariul de bază minim brut pe ţară. Persoanele juridice sau fizice care au angajat personal salariat au obligaţia plăţii contribuţiei de 7% raportat la fondul de salarii realizat.
Lege nr. 76/2002 privind sistemul asigurărilor pentru şomaj şi stimularea ocupării forţei de muncă se referă la contribuţiile angajaţilor şi a angajatorilor la fondul de şomaj. Angajatorii au obligaţia de a reţine şi de a vira lunar contribuţia individuală la bugetul asigurărilor pentru şomaj, în cotă de 1%, aplicată asupra salariului de bază lunar brut, pentru salariaţi. Angajatorii au obligaţia de a plăti lunar o contribuţie la bugetul asigurărilor pentru şomaj, în cotă de 3%, aplicată asupra fondului total de salarii brute lunare realizate. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
29
1.11. Modele de formulare utilizate în activitatea economico-financiară
AVIZ DE ÎNSOŢIRE A MĂRFII
(cod 14-3-6A) Formular cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare. Tipărit în blocuri cu câte 150 de file, formate din 50 de seturi a câte trei file, în culori diferite - albastru, exemplarul 1, roşu, exemplarul 2, verde, exemplarul 3. 1. Serveşte ca: - document de însoţire a mărfii pe timpul transportului; - document ce stă la baza întocmirii facturii; - dispoziţie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi; - document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din cadrul aceleiaşi unităţi în cazul transferului. 2. Se întocmeşte în trei exemplare de către unităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, datorită unor condiţii obiective şi cu totul excepţionale, făcându-se menţiunea "Urmează factura". În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi patrimoniale dispersate teritorial, avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea "Fără factură". Se emite, pe măsura livrării, de către compartimentul desfacere, care semnează pentru întocmire. Pe avizul de însoţire a mărfii, emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi sau pentru vânzare în regim de consignaţie, se face menţiunea
"Pentru prelucrare la terţi" sau "Pentru vânzare în regim de consignaţie", după caz, etc. În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura. 3. Circulă: ▪ la furnizor: - la delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1); - la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele acestuia şi pentru întocmirea facturii (exemplarele 2 şi 3); - la compartimentul financiar-contabil, ataşat la factură (exemplarul 3); ▪ la cumpărător: - la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale primite, după efectuarea recepţiei de către comisia de recepţie şi după consemnarea rezultatelor (exemplarul 1); - la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantităţilor aprovizionate în evidenţa acestuia (exemplarul 1); - la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, ataşat la factură (exemplarul 1). În cazul valorilor materiale prelucrate la terţi, pe exemplarul respectiv se face menţiunea "Din prelucrare la terţi". 4. Se arhivează: ▪ la furnizor: - la compartimentul desfacere (exemplarul 2); Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
30
- la compartimentul financiar-contabil, ataşat la exemplarul 3 al facturii
(exemplarul 3); ▪ la cumpărător: - la compartimentul financiar-contabil, ataşat la exemplarul 1 al facturii
(exemplarul 1). Furnizor ........................... Cumpărător ........................... (denumirea, forma juridică) (denumirea, forma juridică)
Nr. de înmatriculare în Registrul Nr. de înmatriculare în Registrul comerţului/anul .................... comerţului/anul ......................
Nr. de înregistrare fiscală ........ Nr. de înregistrare fiscală ..........
Sediul (localitatea, str. nr.) ..... Sediul (localitatea, str. nr.) .......
Judeţul ............................ Judeţul ..............................
Contul ............................. Contul ...............................
Banca .............................. Banca ................................ AVIZ DE ÎNSOŢIRE A MĂRFII ┌──────────────────────────────────┐
│Nr. ..............................│ │Data (ziua, luna, anul) ..........│ └──────────────────────────────────┘
┌────┬────────────────────────┬────┬──────────────────┬─────────────┬──────────┐
│Nr. │ SPECIFICAŢIA │ │ │Preţul unitar│ Valoarea │
│crt.│(produse, ambalaje etc.)│U.M.│Cantitatea livrată│(fără T.V.A.)│ - lei - │
│ │ │ │ │ - lei - │ │
├────┼────────────────────────┼────┼──────────────────┼─────────────┼──────────┤
│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├────┼────────────────────────┼────┼──────────────────┼─────────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
├────┴────────────────┬───────┴────┴──────────────────┼─────────────┼──────────┤
│Semnătura şi ştampila│Date privind expediţia │ │ │
│furnizorului │Numele delegatului ............│ TOTAL: │ │
│ │Buletinul/cartea de identitate ├─────────────┴──────────┤
│ │seria ..... nr. .............. │ │
│ │eliberat/ă ........ │ Semnătura │
│ │Mijlocul de transport ........ │ de primire │
│ │nr. .......................... │ │
│ │Expedierea s-a efectuat în │ │
│ │prezenţa noastră la data de │ │
│ │...... ora ...... │ │
│ │Semnăturile................... │ │
└─────────────────────┴───────────────────────────────┴────────────────────────┘
14-3-6A Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
31
CHITANŢĂ (cod 14-4-1) Formular cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare. Tipărit în carnete cu câte 100 de file. 1. Serveşte ca: - document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii; - document justificativ de înregistrare în registrul de casă (cu respectarea
Regulamentului operaţiunilor de casă) şi în contabilitate. 2. Se întocmeşte în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităţii şi se semnează de acesta pentru primirea sumei. 3. Circulă la depunător (exemplarul 1, cu ştampila unităţii). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în registrul de casă. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2).
┌───────────────────────────────────────────────────────────┐
│Unitatea .............................. │
Codul fiscal ..........................
Nr. de înmatriculare în Registrul comerţului/anul ....................... │
│Sediul (localitatea, str., nr.) .......
Judeţul ............................... │
│
CHITANŢA Nr. │
│ Data ............. 2000.... Am primit de la ...........................................
Adresa ....................................................
Suma de ................ adică ............................│
│...........................................................
Reprezentând .............................................. Casier,
└───────────────────────────────────────────────────────────┘
14-4-1 FACTURA FISCALĂ şi FACTURA
(cod 14-4-10/A) si (cod 14-4-10/aA)
Formular cu regim special de înseriere şi de numerotare. Tipărit în blocuri cu câte 150 de file, formate din 50 de seturi cu câte 3 file în culori diferite: albastru - exemplarul 1, roşu - exemplarul 2, verde - exemplarul 3. 1. Serveşte ca: - document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a produselor şi mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate; - document de însoţire a mărfii pe timpul transportului; - document de încărcare în gestiunea primitorului; - document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi a cumpărătorului. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
32
2. Se întocmeşte manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, în trei exemplare, la livrarea produselor şi a mărfurilor, la executarea lucrărilor şi la prestarea serviciilor, de către compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziţiei de livrare, a avizului de însoţire a mărfii sau a altor documente tipizate care atestă executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor şi se semnează de compartimentul emitent. Atunci când factura nu se poate întocmi în momentul livrării, datorită unor condiţii obiective şi cu totul excepţionale, produsele şi mărfurile livrate sunt însoţite, pe timpul transportului, de avizul de însoţire a mărfii. În vederea corelării documentelor de livrare, numărul şi data avizului de însoţire a mărfii se înscriu în formularul de factură. Factura fiscală (cod 14-4-10/A) se întocmeşte numai de către plătitorii de
T.V.A. În Factură, bunurile, lucrările executate sau serviciile prestate se înscriu în coloana 1, grupate pe cote de T.V.A. Factura (cod 14-4-10/aA) se întocmeşte de către unităţile patrimoniale neplătitoare de T.V.A. 3. Circulă: ▪ la furnizor: - la compartimentul în care se efectuează operaţiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acordă numai pe exemplarul 3; - la persoanele autorizate să dispună încasări în contul de la bancă al unităţii
(toate exemplarele); - la compartimentul desfacere, în vederea înregistrării în evidenţele operative şi pentru eventualele reclamaţii ale clienţilor (exemplarul 2 al facturii, la care se anexează dispoziţia de livrare); - la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate
(exemplarul 3); ▪ la cumpărător: - la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operaţiunii, având ataşat exemplarul din avizul de însoţire a mărfii care a însoţit produsul sau marfa, dacă este cazul, inclusiv nota de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul în care marfa nu a fost însoţită de factură pe timpul transportului (exemplarul 1); - la compartimentul care efectuează operaţiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, împreună cu avizul de însoţire a mărfii, inclusiv nota de recepţie şi de constatare de diferenţe, după caz); - la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plăţii, precum şi pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1, împreună cu avizul de însoţire a mărfii, inclusiv nota de recepţie şi de constatare de diferenţe, după caz). 4. Se arhivează: ▪ la furnizor: - la compartimentul desfacere (exemplarul 2); - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3); ▪ la cumpărător: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1). Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
33
Furnizor ........................... Cumpărător ...........................
.................................... ...................................... (denumirea, forma juridică) (denumirea, forma juridică)
Nr. de înmatriculare în Registrul Codul fiscal ......................... comerţului/anul .................... Sediul (localitatea, str. nr.) .......
Codul fiscal ....................... Judeţul ..............................
Sediul (localitatea, str. nr.) ..... Contul ...............................
Judeţul ............................ Banca ................................
Contul .............................
Banca .............................. FACTURA FISCALĂ ┌────────────────────────────────────────┐ │Nr. facturii ...........................│ │Data (ziua, luna, anul) ................│ │Nr. avizului de însoţire a mărfii ......│ │ (dacă este cazul) │ └────────────────────────────────────────┘
┌────┬──────────────────────┬────┬──────────┬───────────────────┬─────────┬────────┐
│Nr. │ Denumirea produselor │ │ │ Preţul unitar │Valoarea │Valoarea│
│crt.│ sau │U.M.│Cantitatea│ (fără T.V.A.) │ - lei - │ T.V.A. │
│ │ a serviciilor │ │ │ - lei - │ │- lei - │
├────┼──────────────────────┼────┼──────────┼───────────────────┼─────────┼────────┤
│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │5 (3 x 4)│ 6 │
├────┼──────────────────────┼────┼──────────┼───────────────────┼─────────┼────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
├────┴────────────────┬─────┴────┴──────────┴─────────┬─────────┼─────────┼────────┤
│Semnătura şi ştampila│Date privind expediţia │TOTAL, │ │ │
│furnizorului │Numele delegatului ............│din care:├─────────┼────────┤
│ │Buletinul/cartea de identitate │accize │ │ X │
│ │seria ..... nr. .............. ├─────────┴┬────────┴────────┤
│ │eliberat/ă ........ │Semnătura │Total │
│ │Mijlocul de transport ........ │de primire│de plată │
│ │nr. .......................... │ │(col. 5 + col. 6)│
│ │Expedierea s-a efectuat în │ │ │
│ │prezenţa noastră la data de │ │ │
│ │...... ora ...... │ │ │
│ │Semnăturile................... │ │ │
└─────────────────────┴───────────────────────────────┴──────────┴─────────────────┘
14-4-10/A Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
34
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Furnizor ........................... Cumpărător ...........................│
│.................................... ...................................... (denumirea, forma juridică) (denumirea, forma juridică) │
│Nr. de înmatriculare în Registrul Codul fiscal ......................... comerţului/anul .................... Sediul (localitatea, str. nr.) .......│
│Codul fiscal ....................... Judeţul ..............................│
│Sediul (localitatea, str. nr.) ..... Contul ...............................
Judeţul ............................ Banca ................................│
│Contul .............................
Banca .............................. FACTURA ┌────────────────────────────────────────┐ │
│ │Nr. facturii ...........................│ │
│ │Data (ziua, luna, anul) ................│ │
│ │Nr. avizului de însoţire a mărfii ......│ │
│ │ (dacă este cazul) │ │
│ └────────────────────────────────────────┘ │
├────┬──────────────────────┬────┬─────────────────────┬─────────────┬─────────────┤
│Nr. │ Denumirea produselor │U.M.│ Cantitatea │Preţul unitar│ Valoarea │
│crt.│ sau a serviciilor │ │ │ - lei - │ - lei - │
├────┼──────────────────────┼────┼─────────────────────┼─────────────┼─────────────┤
│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 (3 x 4) │
├────┼──────────────────────┼────┼─────────────────────┼─────────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
├────┴────────────────┬─────┴────┴────────────────────┬┴─────────────┼─────────────┤
│Semnătura şi ştampila│Date privind expediţia │TOTAL, │ │
│furnizorului │Numele delegatului ............│din care: ├─────────────┤
│ │Buletinul/cartea de identitate │accize │ │
│ │seria ..... nr. .............. ├──────────────┴─────────────┤
│ │eliberat/ă ........ │Semnătura │
│ │Mijlocul de transport ........ │de primire │
│ │nr. .......................... │ │
│ │Expedierea s-a efectuat în │ │
│ │prezenţa noastră la data de │ │
│ │...... ora ...... │ │
│ │Semnăturile................... │ │
└─────────────────────┴───────────────────────────────┴────────────────────────────┘
14-4-10/aA
NOTĂ DE RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE
(Cod 14-3-1A şi 14-3-1/aA) 1. a) Serveşte ca: - document pentru recepţia bunurilor aprovizionate; - document justificativ pentru încărcare în gestiune; - act de probă în litigiile cu cărăuşii şi furnizorii, pentru diferenţele constatate la recepţie; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. b) Se foloseşte ca document distinct de recepţie în cazul: - bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
35
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; - bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare; - bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie; - mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare cu amănuntul sau en gros (cod 14-3-1/aA). În alte cazuri decât cele menţionate la lit. b), recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul de însoţire a mărfii etc.). 2. Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită. În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii. Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferenţe la recepţie. 3. Circulă: - la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate
(toate exemplarele); - la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii); - la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul
3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: a) pentru formularul cod 14-3-1A - denumirea unităţii; - denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; - numărul facturii/avizului de însoţire al mărfii; - numărul curent; denumirea bunurilor recepţionate; U/M; cantitatea conform documentelor însoţitoare; cantitatea recepţionată, preţul unitar şi valoarea; - numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei de recepţie; data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului; b) pentru formularul cod 14-3-1/aA, pe lângă informaţiile de la lit. a) (mai puţin preţul unitar şi valoarea), sunt obligatorii şi informaţiile următoare. - preţul de achiziţie al cantităţii recepţionate; adaosul comercial unitar şi total; preţul de achiziţie unitar plus adaosul comercial; valoarea la preţ de vânzare, inclusiv tva. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
36
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Unitatea ................ │ NOTĂ DE RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE │
│
┌────────┬──────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ Număr │ Data │ Factură │
│ │document├────┬────┬────┤ Nr. │
│ │ │Ziua│Luna│Anul│ Aviz de însoţire a mărfii │
│ ├────────┼────┼────┼────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├───────┴────────┴────┴────┴────┴─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Subsemnaţii, membrii comisiei de recepţie, am procedat la recepţionarea valorilor materiale │
│furnizate de ............... din ......................... cu vagonul/auto nr. .............. documente însoţitoare ..................... delegat .........................................│
│constatându-se următoarele: │
├────┬───────────────────┬───┬─────────────────┬──────────────────────────────────────────────┤
│Nr. │Denumirea bunurilor│ │ Cantitatea │ Recepţionat │
│crt.│ recepţionate │U/M│conform documente├─────────┬───────────┬────────────────────────┤
│ │ │ │ │Cantitate│Preţ unitar│ Valoare │
├────┼───────────────────┼───┼─────────────────┼─────────┼───────────┼────────────────────────┤
├────┴───────────────────┴───┴─────────────────┴─────────┼───────────┴────────────────────────┤
│ Comisia de recepţie │ Primit în gestiune │
├────────────────────────────┬───────────────────────────┼─────────┬──────────────────────────┤
│ Numele şi prenumele │ Semnătura │ Data │ Semnătura │
├────────────────────────────┼───────────────────────────┼─────────┼──────────────────────────┤
├────────────────────────────┼───────────────────────────┤ │ │
├────────────────────────────┼───────────────────────────┤ │ │
└────────────────────────────┴───────────────────────────┴─────────┴──────────────────────────┘
14-3-1A t2
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Unitatea ................ │ NOTĂ DE RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE │
│
┌──────────┬──────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Număr │ Data │ Factură │
│ │ document ├──────┬────────┬──────┤ Nr. │
│ │ │ Ziua │ Luna │ Anul │ Aviz de însoţire a mărfii │
│ ├──────────┼──────┼────────┼──────┼────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├───────┴──────────┴──────┴────────┴──────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Subsemnaţii, membrii comisiei de recepţie, am procedat la recepţionarea valorilor materiale furnizate de │
│............... din ......................... cu vagonul/auto nr. .................. documente însoţitoare│
│............................ delegat ......................................... constatându-se următoarele:│
├────┬────────────┬───┬──────────┬───────────────────┬────────────┬─────────┬──────────────┬───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ Valoarea la │
│ │ │ │ │ Recepţionat │ Adaos │ Preţ de │ TVA │ preţ de │
│ │ Denumirea │ │Cantitatea│ │ comercial │achiziţie│ │ vânzare │
│Nr. │ bunurilor │U/M│ conform │ │ │unitar + │ │ inclusiv TVA │
│crt.│recepţionate│ │documente ├─────────┬─────────┼──────┬─────┤ adaosul ├───────┬──────┼───────┬───────┤
│ │ │ │ │ │ Preţ │ │ │comercial│ │ │ │ │
│ │ │ │ │Cantitate│ de │Unitar│Total│ unitar │Unitară│Totală│Unitară│Totală │
│ │ │ │ │ │achiziţie│ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────┼───┼──────────┼─────────┼─────────┼──────┼─────┼─────────┼───────┼──────┼───────┼───────┤
│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │7=4x6│ 8=5+6 │ 9 │10=4x9│11=8+9 │12=4x11│
├────┼────────────┼───┼──────────┼─────────┼─────────┼──────┼─────┼─────────┼───────┼──────┼───────┼───────┤
│ │ TOTAL │ x │ x │ x │ x │ x │ │ x │ x │ │ x │ │
├────┴────────────┴───┴──────────┴─────────┴─────────┴──────┴─────┴─────────┴───────┴──────┴───────┴───────┤
│ Comisia de recepţie Primit în gestiune │
├────────────────────────────┬────────────────────────────────────────┬─────────┬──────────────────────────┤
│ Numele şi prenumele │ Semnătura │ Data │ Semnătura │
├────────────────────────────┼────────────────────────────────────────┼─────────┼──────────────────────────┤
───────┤ │ │
├────────────────────────────┼────────────────────────────────────────┤ │ │
└────────────────────────────┴────────────────────────────────────────┴─────────┴──────────────────────────┘
14-3-1/aA t2Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
37
LISTA DE INVENTARIERE
(Cod 14-3-12) 1. Serveşte ca: - document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unităţii; - document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) şi a altor valori (elemente de trezorerie etc.); - document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate; - document pentru întocmirea registrului-inventar; - document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri; - document centralizator al operaţiunilor de inventariere. 2. Se întocmeşte într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de dispoziţiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unităţii şi separat pentru cele aparţinând altor unităţi, aflate asupra personalului unităţii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar. În cazul bunurilor primite în custodie şi/sau consignaţie, pentru prelucrare etc., se întocmeşte în două exemplare iar copia se înaintează unităţii în a cărei evidenţă se află bunurile respective În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (sau persoanele) care predă gestiunea, cât şi de gestionarul (gestionarii) care primeşte gestiunea. În listele de inventariere a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare sau a materialelor de masă, în vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataşa notele de calcul privind inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor. Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate în secţiile de producţie şi nesupuse prelucrării se înscriu separat în listele de inventariere. Materialele, obiectele de inventar, produsele finite şi ambalajele se înscriu în listele de inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de măsură, unii indici calitativi (tărie alcoolică, grad de umiditate la cereale etc.). Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparţinând altor unităţi trebuie să conţină, pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul şi data actului de predare-primire. Pentru stocurile fără mişcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează procesele-verbale în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorării sau deprecierii, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum şi persoanele vinovate, după caz. Constatările făcute se soluţionează de conducerea unităţii în conformitate cu dispoziţiile legale. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
38
3. Circulă: - la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor constatate la inventar, precum şi pentru consemnarea în procesulverbal a rezultatelor inventarierii; - la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionând pe ultima filă a listei de inventariere că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa; - la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum şi pentru verificarea calculelor efectuate; - la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la compartimentul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere; - la conducătorul unităţii, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute; - la unitatea căreia îi aparţin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: - denumirea formularului; - data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; - denumirea unităţii; - gestiunea; - locul de depozitare; - numărul curent; - denumirea bunurilor inventariate; - codul sau numărul de inventar; - unitatea de măsură; - cantităţi: stocuri faptice, stocuri scriptice, diferenţe în plus, diferenţe în minus; - preţ unitar; - valoarea contabilă: valoarea, diferenţe în plus, diferenţe în minus; - valoarea de inventar; - deprecierea: valoarea, motivul; - comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura; - gestionar: numele şi prenumele, semnătura;
- contabilitate: numele şi prenumele, semnătura.Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
39
┌────────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┬──────┐
│ Unitatea │ LISTĂ DE INVENTARIERE │Gestiunea │Pagina│
├────────────┤ ├─────────────────────────────┤......│
│ Magazia │ Data ........... │Loc de depozitare │ │
│ │ │ │ │
├────┬───────┴────┬────────┬───┬─────────────────────────────┬──────┬────────┴──────────┬────────┬─────────┴──────┤
│ │ │ Codul │ │ CANTITĂŢI │ │VALOAREA CONTABILĂ │ │ DEPRECIEREA │
│Nr. │ Denumirea │ sau │ ├──────────────────┬──────────┤ PREŢ ├────────┬──────────┤Valoarea├────────┬───────┤
│crt.│ bunurilor │numărul │U/M│ Stocuri │Diferenţe │UNITAR│ │ Diferenţe│ de │Valoarea│Motivul│
│ │inventariate│ de │ ├───────┬──────────┼────┬─────┤ │Valoarea├────┬─────┤inventar│ │ (cod) │
│ │ │inventar│ │Faptice│Scriptice │Plus│Minus│ │ │Plus│Minus│ │ │ │
├────┼────────────┼────────┼───┼───────┼──────────┼────┼─────┼──────┼────────┼────┼─────┼────────┼────────┼───────┤
│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │
├────┼────────────┼────────┼───┼───────┼──────────┼────┼─────┼──────┼────────┼────┼─────┼────────┼────────┼───────┤
├────┴────┬───────┴────────┴───┼───────┴──────────┴────┴─────┼──────┴────────┴────┴─────┴────────┴────────┴───────┤
│Numele şi│ Comisia de │ Gestionar (Responsabil │ Contabilitate │
│prenumele│ inventariere │ imobilizări corporale) │ │
│ ├──────┬──────┬──────┼─────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├─────────┼──────┼──────┼──────┼─────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤
│Semnătura│ │ │ │ │ │
└─────────┴──────┴──────┴──────┴─────────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────────┘
14-3-12 ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Unitatea............ Pag. ........ │
Gestiunea........... LISTA DE INVENTARIERE Data ............
├────┬───────────────────────┬───────────────┬──────────┬────────────────┬────────────────────────────────────────┤
│Nr. │ Cod sau denumire │Inventar faptic│ Nr. crt. │Cod sau denumire│ Inventar faptic │
│crt.│ │ │ │ │ │
├────┼───────────────────────┼───────────────┼──────────┼────────────────┼────────────────────────────────────────┤
├────┴───────────────────────┼───────────────┴──────────┴──────
│ Comisia de inventariere │ Numele şi prenumele │ Semnătura │
│ ├───────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────────┤
└────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────────┘
14-3-12/b LISTĂ DE INVENTARIERE
(pentru gestiuni global-valorice - Cod 14-3-12/a) 1. Serveşte ca: - document pentru inventarierea mărfurilor, ambalajelor şi altor materiale aflate în evidenţa cantitativ-valorică în unităţile cu amănuntul; - document pentru stabilirea minusurilor şi plusurilor valorice din gestiunile inventariate; - document justificativ de înregistrare în evidenţa de la locurile de depozitare şi în contabilitate; - document pentru întocmirea registrului-inventar; - document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri. 2. Se întocmeşte în două exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni şi conturi de materiale, mărfuri şi ambalaje şi se semnează de membrii comisiei de inventariere, de gestionar şi contabilul care ţine evidenţa gestiunii. În cazul predării-primirii gestiunii, listele de inventariere se întocmesc în trei exemplare din care un exemplar la gestionarul predător, un exemplar la gestionarul care primeşte gestiunea, iar un exemplar la contabilitate. Pentru bunurile deteriorate total sau parţial, degradate, precum şi pentru cele fără mişcare sau cele care nu mai pot fi valorificate, se întocmesc liste de inventariere separate. În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de toţi gestionarii sau de persoanele care au calitatea de gestionari, Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
40
iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana
(sau persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât şi de gestionarul (gestionarii) care primeşte (primesc) gestiunea. Pentru bunurile aflate în ambalaje originale intacte, lichidele a căror cantitate faptică nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare sau mărfurile în vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, în listele de inventariere se menţionează modul în care s-a făcut inventarierea şi datele tehnice care stau la baza calculelor. În listele de inventariere se înscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Datele privind bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere imediat după determinarea cantităţilor inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, ţinând seama de dimensiunile şi unităţile de măsură cu care figurează în evidenţa de la locurile de depozitare şi în contabilitate. Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleaşi preţuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate. Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amănunţită a exactităţilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor şi înregistrărilor din contabilitate şi din evidenţa de la locurile de depozitare.
Greşelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii. 3. Circulă: - la gestionar (sau gestionari în cazul predării-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecărei file a listei, menţionând pe ultima filă a listei că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa (lor), că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa (lor), că nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum şi faptul că preţurile, cantităţile, calităţile şi unităţile de măsură au fost stabilite în prezenţa sa (lor) şi nu are (au) obiecţiuni de făcut; - la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecărei file a listei, calcularea listelor de inventariere, întocmirea recapitulaţiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilităţilor, conform dispoziţiilor legale, în cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii; - la compartimentul financiar-contabil unde se efectuează confruntarea între raportul de gestiune predat la contabilitate şi valoarea totală a inventarului faptic.
Totodată, se iau măsuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate şi înregistrarea în contabilitate a provizioanelor pentru depreciere; - la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la oficiul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării, deteriorării bunurilor, numele persoanelor vinovate şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere; - la conducătorul unităţii, împreună cu procesele-verbale sus-menţionate, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute. 4. Se arhivează: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - la compartimentul de verificări gestionare (exemplarul 2). 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: - denumirea formularului; Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
41
- data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; - denumirea unităţii; - gestiunea; - locul de depozitare; - numărul curent; - denumirea bunurilor inventariate; - unitatea de măsură; cantitatea; - preţul unitar de înregistrare în contabilitate; - valoarea contabilă; - valoarea de inventar; - deprecierea: valoarea, motivul; - comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura; - gestionar şi gestionar primitor (în cazul predării - primirii gestiunii): numele şi prenumele, semnătura; - contabilitate: numele şi prenumele, semnătura.
┌────────────────────┬─────────────────────────────────────┬──────────────────────────────┬───────┐
│Unitatea ...........│ │Gestiunea │Pagina │
├────────────────────┤ LISTĂ DE INVENTARIERE ├──────────────────────────────┤.......│
│Magazia │ Data ........... │Loc de depozitare │ │
├────┬───────────────┼───┬───┬─────────────┬───────────────┼─────────┬───────────┬────────┴───────┤
│Nr │ Denumirea │ │ │ │Preţ unitar de │ │ │ Deprecierea │
│crt.│ bunurilor │Cod│U/M│ Cantitatea │înregistrare în│Valoarea │Valoarea de├────────┬───────┤
│ │ inventariate │ │ │ │ contabilitate │contabilă│ inventar │Valoarea│Motivul│
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │(cod) │
├────┼───────────────┼───┼───┼─────────────┼───────────────┼─────────┼───────────┼────────┼───────┤
│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │
├────┼───────────────┼───┼───┼─────────────┼───────────────┼─────────┼───────────┼────────┼───────┤
│ │Total pagină │ x │ x │ │ x │ │ │ │ │
├────┴───────────────┼───┴───┴─────────────┴───────────────┼─────────┴──┬────────┴──┬─────┴───────┤
│ │ Comisia de inventariere │ Gestionar │Gestionar*)│Contabilitate│
├────────────────────┼────────────┬───────────┬────────────┼────────────┼───────────┼─────────────┤
│Numele şi prenumele │ │ │ │ │ │ │
├────────────────────┼────────────┼───────────┼────────────┼────────────┼───────────┼─────────────┤
│Semnătura │ │ │ │ │ │ │
└────────────────────┴────────────┴───────────┴────────────┴────────────┴───────────┴─────────────┘
14-3-12/a DISPOZIŢIE DE PLATĂ/ÎNCASARE CĂTRE CASIERIE
(colectivă - Cod 14-4-4/a) 1. Serveşte ca: - dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale etc.; - dispoziţie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor legale; - document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate, în cazul plăţilor în numerar efectuate fără alt document justificativ. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
42
2. Se întocmeşte într-un exemplar de compartimentul financiar-contabil: - în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, când nu există alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.); - în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.; - în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, când nu există alte documente prin care se dispune încasarea (avize de plată, somaţii de plată etc.). Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil. 3. Circulă: - la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză în cazurile prevăzute de lege; - la persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective; - la casierie, pentru efectuarea operaţiunii de încasare sau plată, după caz, şi se semnează de casier; în cazul plăţilor se semnează şi de persoana care a primit suma; - la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: - denumirea unităţii; - denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; - numele şi prenumele, precum şi funcţia (calitatea) persoanei care încasează/restituie suma; - suma încasată/restituită (în cifre şi în litere); scopul încasării/plăţii; - semnături: conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil; - date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data şi semnătura; - casier; suma plătită/încasată; data şi semnătura.
Unitatea ......................... Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
43
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│DISPOZIŢIE DE*) ................................................. CĂTRE CASIERIE │
│ nr. ............................... din .......................................... Numele şi prenumele .........................................................................│
│Funcţia (calitatea) .........................................................................│
│Suma ......................... lei .......................................................... (în cifre) (în litere)
Scopul încasării/plăţii .....................................................................│
│.............................................................................................
├─────────┬─────────────────────────┬───────────────────────┬─────────────────────────────────┤
│ │ Conducătorul unităţii │ Viza de control │ Compartiment financiar-contabil │
│Semnătura│ │ financiar-preventiv │ │
│ ├─────────────────────────┼───────────────────────┼─────────────────────────────────┤
└─────────┴─────────────────────────┴───────────────────────┴─────────────────────────────────┘
*) Se va înscrie "ÎNCASARE" sau "PLATĂ", după caz. 14-4-4 t2 (verso)
┌────────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │ DATE SUPLIMENTARE PRIVIND BENEFICIARUL SUMEI: │
│ Se │ │
│completează │Actul de identitate ...................... Seria ................ nr. ..........│
│numai pentru│Am primit suma de .......................................................... lei│
│ plăţi │ (în cifre) │
│ │ Data .................................... │
│ │ Semnătura ............................... │
├────────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ CASIER │
Plătit/încasat suma de .................................................. lei │
│ (în cifre) Data .................................... Semnătura ............................... │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
REGISTRU DE CASĂ
(Cod 14-4-7A şi Cod 14-4-7bA) 1. Serveşte ca: - document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar, efectuate prin casieria unităţii pe baza actelor justificative; - document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă; - document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă. 2. Se întocmeşte în două exemplare, zilnic, de casierul unităţii sau de altă persoană împuternicită, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi. La sfârşitul zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează. Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs. Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate. 3. Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise şi respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de casă (exemplarul 2). Exemplarul 1 rămâne la casier. 4. Se arhivează: - la casierie (exemplarul 1); - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
44
5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: - denumirea unităţii; - denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; - numărul curent; numărul actului de casă; numărul anexelor; explicaţii; încasări; plăţi; - report/sold ziua precedentă; - semnături: casier şi compartiment financiar-contabil.
Unitatea .............. ┌────────────────────┬────────┐ │ Data │ Contul │ REGISTRU DE CASĂ ├──────┬──────┬──────┤ casa │ │ Ziua │ Luna │ Anul │ │ ├──────┼──────┼──────┼────────┤
┌────┬───────────┬───────────┬─────────────────┬─┴──────┴──────┴┬─────┴────────┤
│Nr. │ Nr. │ Nr. │ Explicaţii │ Încasări │ Plăţi │
│crt.│ act casă │ anexă │ │ │ │
├────┴───────────┴───────────┴─────────────────┼────────────────┼──────────────┤
│Report/Sold ziua precedentă │ │ │
├────┬───────────┬───────────┬─────────────────┼────────────────┼──────────────┤
├────┼───────────┼───────────┼─────────────────┼───────────────
├────┴───────────┴───────────┴─────────────────┼───────────────
│De reportat pagini/TOTAL │ │ │
├──────────────────────────────────────────────┴────────────────┴──────────────┤
│ Casier, Compartiment financiar-contabil, │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
14-4-7A
ORDIN DE DEPLASARE
(DELEGAŢIE - Cod 14-5-4) 1. Serveşte ca: - dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea; - document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate; - document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeşte într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmează a efectua deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale în numerar. 3. Circulă: - la persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare; - la persoana care efectuează deplasarea; - la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea să confirme sosirea şi plecarea persoanei delegate; - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de către titular la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării materialelor, stabilind diferenţa de primit sau de restituit, avându-se în vedere eventualele penalizări şi semnând pentru verificare. În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferenţa de primit de titularul de avans se Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
45
întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, după caz). În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de dispoziţie de încasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, după caz); - la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză; - la conducătorul unităţii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi numărul formularului;
- numele, prenumele şi funcţia persoanei delegate; scopul, destinaţia şi durata deplasării; ştampila unităţii; semnătura conducătorului unităţii; data;
- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii şi plecării în/din delegaţie; ştampila unităţii; semnătura conducătorului unităţii;
- ziua şi ora plecării; ziua şi ora sosirii; data depunerii decontului; penalizări calculate; avans spre decontare;
- cheltuieli efectuate: felul actului şi emitentul, numărul şi data actului, suma;
- numărul şi data chitanţei pentru restituirea diferenţei; diferenţa de primit/restituit; - semnături: conducătorul unităţii, controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, şeful de compartiment, titularul de avans. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
46
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Unitatea ........................ Depus decontul (numărul şi data)│
│ ................................ ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAŢIE) │
│ Nr. .............................. Dl./D-na. .................................................................. având funcţia de .............................................................│
│este delegat pentru ..........................................................
..............................................................................
.............................................................................. la ...........................................................................
..............................................................................
.............................................................................. Durata deplasării de la ..................... la ...........................│
│ Se legitimează cu ..........................................................│
│
Ştampila unităţii şi semnătura │
│ Data ......................
├───────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┤
│Sosit*) ...............................│Sosit*) ..............................│
│Plecat*) ..............................│Plecat*) .............................│
│Cu (fără) cazare │Cu (fără) cazare │
│ Ştampila unităţii │ Ştampila unităţii │
│ şi semnătura │ şi semnătura │
├───────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────┤
│Sosit*) ...............................│Sosit*) ..............................│
│Plecat*) ..............................│Plecat*) .............................│
│Cu (fără) cazare │Cu (fără) cazare │
│ Ştampila unităţii │ Ştampila unităţii │
│ şi semnătura │ şi semnătura │
└───────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┘
*) Se va completa ziua, luna, anul şi ora. 14-5-4 t2 (verso)
┌───────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐
│Ziua şi ora plecări ...................│Avans spre decontare: │
│Ziua şi ora sosirii ...................│- Primit la plecare .............. lei│
│Data depunerii decontului .............│- Primit în timpul │
│Penalizări calculate ..................│ deplasării ..................... lei│
│ │TOTAL ............................ lei│
├───────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┤
│ CHELTUIELI EFECTUATE CONFORM DOCUMENTELOR ANEXATE │
├───────────────────────────────────────┬─────────────────────┬────────────────┤
│ Felul actului şi emitentul │ Nr. şi data actului │ Suma │
├───────────────────────────────────────┼─────────────────────┼────────────────┤
├───────────────────────────────────────┴─────────────────────┼
│ TOTAL CHELTUIELI │ │
├───────────────────────────────────────┬─────────────────────┴────────────────┤
│Diferenţa de restituit s-a depus cu │ primit │
│dispoziţie încasare către casierie │Diferenţa de ───────── lei ...........│
│nr. ........... din ............. │ restituit │
├───────────────┬──────────────┬────────┴───┬────────────────┬─────────────────┤
│ Aprobat │ Control │ Verificat │ Şef │ Titular avans, │
│ conducătorul │ financiar- │ decont, │ compartiment, │ │
│ unităţii, │ preventiv, │ │ │ │
└───────────────┴──────────────┴────────────┴────────────────┴─────────────────┘Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
47
NOTĂ DE CONTABILITATE
(Cod 14-6-2A) 1. Serveşte ca document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază documente justificative
(stornări etc.). 2. Se întocmeşte, într-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil. 3. Circulă:
- la persoana autorizată să verifice şi să semneze documentul;
- la persoana care asigură contabilitatea sintetică şi analitică în cadrul compartimentului financiar-contabil. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: - denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; - denumirea unităţii; - explicaţii; simbolul contului debitor/creditor; suma; - semnături: întocmit, verificat.
┌───────────────────────────────────────────────────┬───────────┬──────────────┐
│Unitatea ................... │Nr. │ Data │
│ │document ├────┬────┬────┤
│ NOTĂ DE CONTABILITATE │ │Ziua│Luna│Anul│
│ │ │ │ │ │
├────┬──────────────────────────────┬───────────────┴───────────┼────┴────┴────┤
│Nr. │ │ Simbolul conturilor │ │
│crt.│ Explicaţii ├──────────────┬────────────┤ Suma │
│ │ │ Debitoare │ Creditoare │ │
├────┼──────────────────────────────┼──────────────┼────────────┼──────────────┤
├────┴──────────────────────────────┴──────────────┴───────────
│ TOTAL │ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────┘
Întocmit, Verificat 14-6-2A Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
48
1.12. Planul de conturi general
(conform OMFP nr. 306 din 26/02/2002 pentru aprobarea Reglementărilor contabile simplificate, armonizate cu directivele europene)
Conturile se clasifică în următoarele clase:
Clasa I – Conturi de capitaluri
Clasa II – Conturi de active imobilizate
Clasa III – Conturi de stocuri şi producţie în curs de execuţie
Clasa IV – Conturi de terţi
Clasa V – Conturi de trezorerie
Clasa VI – Conturi de cheltuieli
Clasa VII – Conturi de venituri
Clasa VIII – Conturi speciale (în afara bilanţului)
Clasa IX – Conturi interne de gestiune
Simbolizarea conturilor se bazează pe sistemul zecimal de codificare.
Planul de conturi conţine 9 clase. Clasele sunt divizate în maxim 10 grupe sau conturi principale, simbolizate de la 00 la 99, iar grupele cuprind maxim 10 conturi sintetice de gradul I, simbolizate de la 000 la 999. Fiecare cont divizionar se diferenţiază pe maxim 10 conturi sintetice de gradul II (denumite şi subconturi), simbolizate de la 0000 la 9999.
Conturile care fac parte din aceeaşi clasă sunt recunoscute după cifra iniţială, grupa după cifra a doua a simbolului, contul sintetic de gradul I, după cifra a treia, iar conturile sintetice de gradul II funcţie de cifra a patra.
Planul de conturi este elaborat în concordanţă cu conceptul de contabilitate în două circuite :
- contabilitate financiară (generală) – clasele I-VII
- contabilitate de gestiune – clasa IX
Faţă de alte ţări, planul adoptat în România prezintă o abatere de esenţă pentru că, conturile din clasa IX au drept conţinut şi sferă de aplicare numai calculaţia costului pe lucrări, servicii şi produse, şi nu asigură o gestionare analitică a stocurilor, nu determină rezultate şi nu le compară cu costul de producţie. Clasificarea costurilor pe clase şi grupe s-a efectuat în concordanţă cu structurile de activ şi de pasiv, veniturile şi cheltuielile din bilanţul contabil şi contul de profit şi pierdere, realizând legătura dintre contabilitatea curentă
(financiară) şi bilanţul contabil.
Exemplu(extras din planul de conturi)
41.CLIENŢI ŞI CONTURI ASIMILATE
411.Clienţi
4111. Clienţi
4118. Clienţi incerţi sau în litigiu
413.Efecte de primit de la clienţi
418.Clienţi - facturi de întocmit
419.Clienţi - creditori
42.PERSONAL ŞI CONTURI ASIMILATE
421.Personal - salarii datorate
423.Personal - ajutoare materiale datorate
424.Participarea personalului la profit
425.Avansuri acordate personalului
426.Drepturi de personal neridicate
427.Reţineri din salarii datorate terţilor
428.Alte datorii şi creanţe în legătură cu personalul
4281. Alte datorii în legătură cu personalul
4282. Alte creanţe în legătură cu personalul Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
49
II. NOŢIUNI DE MARKETING ŞI DEZVOLTAREA AFACERILOR
2.1. De ce strategie de marketing?
Contextul de afaceri actual şi istoricul de până acum din domeniul afacerilor demonstrează foarte clar că orientarea către clienţi este strategia câştigătoare în toate firmele de succes. Fiind o zonă de mare interes atunci când vine vorba de strategia unei firme, marketingul este un concept dezbătut pe larg de diverşi autori de literatură de afaceri. Aceasta a dus la apariţia şi circulaţia unui număr mare de definiţii ale marketingului.
Din punctul nostru de vedere marketingul constă în suma activităţilor ce susţin şi influenţează vânzarea produselor pe o piaţă.
Majoritatea literaturii de afaceri ce abordează problematica marketingului este concepută pe modelul marilor corporaţii. Aceasta s-a întâmplat datorită faptului că aceste mari firme au fost cele care şi-au permis din punct de vedere financiar să investească timp şi bani pentru cercetare în domeniul marketingului.
Din păcate, ceea ce se aplică pentru companii multinaţionale cu zeci de mii de angajaţi nu are valoare în multe din cazurile în care vorbim de firme locale cu mai puţin de 100 de angajaţi. Puţini abordează marketingul din perspectiva firmelor mici şi foarte mici care de multe ori nici nu au un buget de marketing. Dorindu-ne o aplicabilitate practică cât mai imediată a acestui ghid ne vom concentra pe a aborda marketingul tocmai din această perspectivă nu foarte răspândită.
2.2. Mixul de marketing pentru produse şi servicii
2.2.1. Produsul
Pe parcursul acestui subcapitol vom folosi cuvântul generic produs atât pentru a numi produsele (cazul firmelor care vând produse), cât şi serviciile (cazul firmelor de servicii).
În mod clar, produsele sau serviciile pe care o firmă le oferă pe piaţă influenţează decizia clientului de a cumpăra sau nu. Iată care sunt acele lucruri care influenţează decizia de cumpărare a clientului şi pe care trebuie să le luăm în considerare când vine vorba de produsele sau serviciile noastre.
Varietate
În ceea ce priveşte varietatea produselor se folosesc în principal conceptele de linie de produse şi produs. Am definit deja accepţiunea cuvântului produs. În ceea ce priveşte linia de produse aceasta constă într-o grupă de produse suficient de omogenă pentru a genera o strategie unitară în ceea ce priveşte vânzarea ei. În momentul în care o firmă decide să modifice varietatea produselor sale, poate introduce fie o linie complet nouă de produse, fie doar un produs întro linie deja existentă. Introducerea unei noi linii înseamnă ca o firmă ce produce şi vinde şosete bărbăteşti să introducă şi mănuşile între produsele sale. Să extindă o linie prin adăugarea unui produs ar fi însemnat să introducă o nouă culoare pentru şosete sau şosete dintr-un nou material.
Calitate
Calitatea unui produs este influenţată de numeroşi factori: materiile prime folosite, procesul tehnologic, utilajele folosite, lipsa defectelor, etc. Ultimele tendinţe înclină să definească calitatea unui produs în primul rând prin percepţia clienţilor despre acest produs şi mai apoi printr-o analiză a produsului în sine. Nu puţine sunt exemplele în care specialiştii lăudau calitatea unui produs, dar clienţii nu îl percepeau la acelaşi nivel şi ca urmare a acestui ultim fapt vânzările erau Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
50
reduse.
Design
Modul în care arată produsul este şi el important în decizia de achiziţie a anumitor produse, mai ales a celor cu valoare mică, unde decizia se ia emoţional. În mod clar atenţia pe care noi, ca manageri, trebuie să o arătăm acestui aspect variază de la o afacere la alta. Este esenţial să acordăm importanţă sporită design-ului dacă avem un mic atelier de croitorie haine la comandă. Nu la fel de important este în cazul în care conducem o mică fabrică de cărămidă.
Caracteristici
Sunt acele informaţii pe care de obicei le găsim în fişa tehnică a unui produs. De cele mai multe ori sunt elemente corporale şi toate sunt măsurabile (greutate, volum, culoare, dimensiuni, preţ). Modificarea acestor caracteristici poate decide în anumite situaţii succesul sau insuccesul unui produs. Este puţin probabil ca un autoturism destinat oamenilor de afaceri de sex masculin să aibă succes dacă are culoare roşie. Este foarte probabil însă ca în cazul calculatoarelor portabile o reducere semnificativă a greutăţii să fie o decizie managerială bună în fabrica care le produce.
Marca
Marca este semnul distinctiv folosit de firme pentru a diferenţia şi identifica produsele lor de cele identice sau similare, aduse pe piaţă de către concurenţă.
Este recomandat ca fiecare firmă să îşi înregistreze mărcile proprii pentru a le putea proteja de concurenţă. În cazul firmelor de mici dimensiuni marca produselor este identică cu numele firmei. Nu este o strategie greşită într-o primă instanţă. Ultimele tendinţe în marketing spun că nu este recomandabil ca diferite produse sau linii de produse ale aceleiaşi firme să poarte acelaşi nume. Prin atribuirea unor mărci diferite pentru linii de produs sau produse se obţine o reducere semnificativă a riscului. Să luăm exemplul unei fabrici care produce atât compoturi cât şi lichioruri sub acelaşi nume. În momentul în care linia de lichioruri ar avea probleme de calitate, acestea ar contribui la o scădere semnificativă a vânzărilor de compoturi. Dacă aceste două linii de produse ar avea nume diferite impactul negativ asupra compoturilor ar fi fost mult mai mic. De ce aleg unele firme să folosească acelaşi nume pentru linii diferite de produse? Managerii speră să beneficieze de efectul invers. Dacă produc lichioruri şi ele au succes, când lansează compoturile pe piaţă speră ca acestea să “împrumute” din succesul celor dintâi. Ambalare
Ambalajul nu mai are de mult timp doar rolul de a proteja un produs de factorii externi care ar putea duce la deprecierea acestuia. Calitatea ambalajului influenţează percepţia clientului despre produs, şi în cazul produselor de larg consum este considerat a fi fiind o componentă importantă a promovării unui produs. Decizia de schimbare a ambalajului poate avea implicaţii multiple. Poate însemna schimbări în linia de produse prin introducerea de noi gramaje spre exemplu. Deasemeni se poate concretiza într-un strigăt mai agresiv pe rafturile magazinelor, dacă umblăm la modul în care arată ambalajul.
Servicii
Serviciile aduc valoare adaugată unui produs. Într-o piaţă competitivă în care mari diferenţe nu există între produse, ceea ce oferă firma în plus în termeni de servicii suplimentare face diferenţa între succesul şi eşecul unui produs. Firmele mici sunt de cele mai multe ori căutate pentru flexibilitatea de care dau dovadă,Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
51
pentru apropierea şi grija pe care o acordă clientului. Sunt clienţi care pentru aceste câteva servicii sunt dispuşi chiar să plătească în plus.
Garanţii
Importantă este şi politica de garanţie şi post garanţie. Managerul trebuie să îşi răspundă la următoarele întrebări: Cum rezolvă clientul problemele apărute cu produsul său după ce a început să îl utilizeze? Cât de lungă este perioada de garanţie? În cazul în care produsul are probleme este reparat sau înlocuit? După câte defecţiuni se înlocuieşte produsul? După ce expiră perioada de garanţie cum este susţinut clientul în eventualele probleme legate de produs?
Retururi
Politica de retururi constă într-un set de proceduri pe care firma trebuie să le aplice în momentul în care un client nu este mulţumit de produsul pe care îl primeşte. În mod clar, cu cât avem o politică de retururi mai avantajoasă pentru client cu atât acesta devine mai predispus să cumpere produsele noastre. Iată câteva posibile abordări în ceea ce priveşte politica de retururi: returnarea integrală a valorii produsului, înlocuirea produsului cu altul identic sau similar, returnarea contravalorii produsului în alte produse ale aceleiaşi firme. Unele firme, care doresc să se remarce prin grija faţă de client, pe lângă returnarea valorii produsului oferă şi o compensaţie suplimentară, de cele mai multe ori sub forma unor cadouri.
2.2.2. Distribuţia
Distribuţia poate fi definită ca totalitatea acţiunilor ce contribuie la transmiterea fluxului de mărfuri de la firma ce le produce, la client. După ce firma realizează produsele, trebuie să se asigure că acestea ajung la client sau devin accesibile acestuia prin: proximitate geografică şi acces la informaţie. Firmele au opţiunea de a avea canale de distribuţie integrate în firma producătoare sau să externalizeze aceste canale de distribuţie către alte firme. De cele mai multe ori firmele de mici dimensiuni nu îşi permit să aibă canale proprii de distribuţie de mari dimensiuni. Firmele mici preferă sa folosească canale de distribuţie directe sau scurte.
Iată care sunt conceptele din distribuţie ce trebuiesc stăpânite de către un bun antreprenor:
Canale de distribuţie
Este un şir de entităţi ce realizează activităţi cu scopul de a face legătura între producător şi client. Canalele de distribuţie pot fi directe (producătorul vinde direct clientului final), scurte (există un intermediar între producător şi clientul final) şi lungi (există cel puţin doi intermediari între producător şi clientul final).
Acoperire
Se referă de cele mai multe ori la acoperirea geografică pe care firma o poate avea cu produsele sale. Nu în mod necesar firmele de mari dimensiuni pot acoperi arii geografice mari. Să vedem un exemplu. O firmă de mici dimensiuni care produce obiecte de artizanat pe care le promovează şi prin intermediul unei pagini de internet poate avea acoperire la nivelul întregii Europe, pentru că îşi livrează marfa prin intermediul operatorilor de curierat internaţional. O fabrică de mici dimensiuni care produce cărămidă este condamnată să aibă o acoperire locală, cel mult regională. Asta deoarece cărămida este un produs greu şi voluminos şi de valoare relativ mică. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
52
Stocuri
Pentru majoritatea managerilor cu care EDUROM training lucrează stocurile reprezintă bani blocaţi. În managementul modern există o continuă preocupare pentru eficientizarea stocurilor atât în ceea ce priveşte intrările cât şi ieşirile. În acelaşi timp “ruptura de stoc” sau “out of stock”, cum spun englezii, poate fi dezastruoasă în anumite situaţii. Să ne imaginăm un client care intră în magazinul lui preferat să îşi cumpere margarina pe care o consumă în mod uzual şi nu o găseşte. Este posibil să încerce o altă marcă de margarină şi dacă îi place, să înceapă să o consume pe aceasta. Astfel producătorul riscă să piardă într-o singură zi de “ruptură de stoc” un număr important de clienţi fideli. Pe de altă parte dacă persoana ce nu găseşte margarina preferată este un consumator puternic ataşat de produs, este posibil să meargă să o caute în alt magazin, iar în acest caz comerciantul este cel care are de pierdut, pentru că este posibil ca el să piardă un client ce făcea şi alte cumpărături la el în magazin. Din acest motive atât comerciantul cât şi producătorul sunt interesaţi ca “ruptura de stoc” să nu aibă loc.
Transport
În ceea ce priveşte transportul mărfii până la client (final sau unul intermediar în cadrul canalului de distribuţie), el poate fi în responsabilitatea celui ce primeşte marfa sau a celui de la care marfa pleacă. Aceasta se stabileşte de cele mai multe ori prin negociere directă între cele două părţi. În funcţie de valoarea pe
(kilogramul/ metrul cub) de marfă transportul mărfii este rentabil în anumite limite. 2.2.3. Preţul
În ceea ce priveşte strategia de preţ aceasta trebuie să fie influenţată de două categorii de factori: factori interni şi factori externi. În cazul unei firme care activează într-o economie de piaţă, managementul acesteia trebuie să ia în considerare în primul rând factorii externi atunci când pune la punct strategia de preţ. A porni de la factorii interni înseamnă ca preţul să fie stabilit în primul rând pornind de la costuri, la care se adaugă un câştig, pe care firma şi-l propune pentru a reuşi să-şi atingă planurile. Această strategie de preţ duce la o strategie de vânzare orientată pe cost.
A porni de la factorii externi înseamnă ca preţul să fie construit pornind de la valoare pe care clienţii o percep la respectivul produs. Aceasta strategie de preţ duce la o strategie de vânzare orientată către valoare. Companiile real orientate către client pornesc în primul rând de la analiza percepţiei acestuia.
Companiile care nu sunt orientate către client pornesc în stabilirea preţului de la nevoile organizaţionale. Este preferabil să se înceapă de la client în crearea strategiei de preţ. În situaţia în care strategia de preţ este construită începând de la clienţi, iată care sunt cele două situaţii posibile:
¾ Clienţii sunt dispuşi să plătească un preţ mai mic decât cel pe care îl poate oferi firma. În această situaţie firma trebuie să vadă dacă poate oferi acest preţ şi ce schimbări trebuie să realizeze în organizaţie pentru a reuşi să obţină acest preţ.
¾ Clienţii sunt dispuşi să plătească un preţ mai mare decât cel pe care firma îşi propune să îl ofere. Atunci firma fie optează pentru câştiguri mai mari şi măreşte preţul până la cel pe care clienţii sunt dispuşi să îl plătească, fie Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
53
păstrează preţul optând pentru câştiguri mai mici, dar o penetrare mai rapidă a pieţei.
Preţul este cea mai facilă strategie de influenţare a cererii. În momentul în care cererea este mai mare decât poate oferi firma, iar aceasta nu poate creşte rapid capacitatea de producţie soluţia este creşterea progresivă a preţului până în punctul în care cererea pentru acel produs din partea clienţilor devine sensibil apropiată de capacitatea de producţie a firmei. Dimpotrivă în momentul în care cererea este sub capacitatea de producţie a firmei, o strategie de încurajare a cererii este micşorarea preţului la acele produse. Există şi o excepţie în ceea ce priveşte strategia de creştere a cererii prin micşorarea preţului: produsele de lux.
Cererea de produsele de lux nu creşte în momentul în care preţul acestora scade, dimpotrivă se pot obţine chiar efecte contrare deoarece criteriul de achiziţie în industria bunurilor de lux nu este: preţul cel mai mic.
Pericolul utilizării strategiei de preţ pentru reglarea cererii vine din faptul că această strategie este foarte uşor de reprodus de către concurenţă.
Dacă privim preţul dintr-o perspectivă practică iată câteva întrebări la care antreprenorii trebuie să aibă răspunsuri:
¾ Care vor fi preţurile de listă / catalog / afişate?
¾ Care este discount-ul maxim până la care pot merge? În ce condiţii sunt dispus să ofer acest discount maxim?
¾ Pot pune la punct o grilă de discount-uri?
¾ Ce termene de plată pot acorda? În ce condiţii ? Ce instrumente de plată le solicit clienţilor pentru a diminua riscul neplăţii ?
¾ Pot oferi credit comercial clienţilor mei ? În ce condiţii?
¾ Ce facilităţi pot oferi la plata în avans?
2.2.4. Promovarea
În ceea ce priveşte strategia de promovare este important ca un antreprenor să cunoască care sunt modalităţile de promovare prin care poate influenţa clienţii să cumpere mai mult de la firma sa. În acelaşi timp trebuie să fie capabil să aleagă acele modalităţi de promovare care sunt potrivite afacerii sale
(din punct de vedere a mărimii afacerii şi a pieţei pe care activează).
Iată care sunt modalităţile pe care le poate folosi un antreprenor pentru a se promova în rândul clienţilor săi.
Reclama
Reclama constă în cumpărarea unor spaţii de la canalele de comunicare: televiziune, radio, presă scrisă, reclamă exterioară, târguri, telemarketig, cataloage, internet, etc. În cadrul acestor spaţii, obţinute contra unei plăţi, firma antreprenorului oferă clientului informaţie încercând să îl influenţeze să cumpere.
Acţiuni promoţionale
Sunt acţiuni care se desfăşoară pe termen scurt şi au rolul de a impulsiona vânzările: reduceri de preţ, pachete cadou, oferirea de mostre gratuite, etc.
Publicitate
Publicitatea este numită popular şi “reclamă neplătită”. Constă în apariţia pe diferite canale de comunicare, fără însă ca firma promovată să plăteasca ceva.
Aceasta se întâmplă numai în cazurile în care firma respectivă realizează acţiuni ce sunt de interes public şi intră în segmentul “ştiri”. Spre exemplu deschiderea unei fabrici care crează un număr mare de locuri de muncă. Firmele mari sunt mai Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
54
degrabă în situaţia de a beneficia de publicitate. Există totuşi în România şi instituţii media preocupate de succesul firmelor mici, ce se pot constitui în modele de acţiune pentru ceilalţi.
Vânzare personală
Acţiunile personalului din departamentul de vânzări se constituie şi ele într-o importantă modalitate de promovare a firmei. De la modul în care se îmbracă până la modul în care se comportă personalul firmei care intră în contact cu clienţii transmite imaginea firmei.
Canale de comunicare adecvate
În vânzările în domeniul “Business to Business” cele mai potrivite canale de comunicare sunt cele directe, ce permit o selectivitate mare şi o personalizare ridicată. În vânzările din domeniul “Business to Consumer” sunt recomandate canalele de masă.
TV, radio, presa scrisă, outdoor Internet, cataloage de specialitate, poşta, e-mail, târguri, telefon, fax
- Sunt canale de comunicare cu un grad de personalizare şi selectivitate relativ redus, dar şi cu costuri mici pe persoana atinsă de mesajul de marketing.
- Canale pentru marketing de masă
- Canale utile produselor destinate maselor - Sunt canale de comunicare cu grad de personalizare ridicat (mai puţin catalogul) şi selectivitate ridicată dar şi cu un cost ridicat pe persoana atinsă de mesajul de marketing (mai puţin internetul).
- Canale pentru marketing direct.
2.3. Concepte noi în marketing: Strategia de diferenţiere. Strategii de concetrare / diversificare a afacerii
Strategia de diferenţiere
În marketingul de astăzi se vorbeşte din ce în ce mai mult de strategie de diferenţiere. De ce este nevoie ca marketingul pe care noi îl facem să fie diferit? Pentru că piaţa este extraordinar de aglomerată cu firme care fac marketing şi mintea consumatorului este invadată cu informaţii transmise de aceste firme (preţuri, reclame, locuri în care găseşte produsul, informaţie despre produs în sine). În această aglomerare de informaţii, trebuie să facem ca informaţia pe care firma noastră o are de transmis să fie auzită. Acest lucru poate fi realizat dacă suntem diferiţi de ceilalţi, sau acţionăm diferit de ei.
Strategii de concentrare / diversificare a afacerii
Probabil una din cele mai dese întrebări la care un antreprenor trebuie să răspundă în momentul în care se gândeşte la dezvoltarea afacerii face referire la strategia de diversificare sau concentrare a afacerii. Bineînţeles că răspunsul depinde de modul în care abordează problema antreprenorul, de cum defineşte riscul în afaceri.
O persoană care doreşte să împartă riscul în mai multe afaceri va alege cu siguranţă o strategie de diversificare. Avantajul vine într-adevăr din zona riscurilor globale, care în mod clar sunt mai mici. Dezavantajele unei astfel de Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
55
strategii constau în riscurile de imagine şi timpul scăzut alocat de antreprenor fiecărei afaceri. În cazul în care afacerile funcţionează sub acelasi nume de marcă, o problemă de imagine a uneia din afaceri se poate răsfrânge asupra celorlalte.
Adevărat este că acest transfer de imagine are şi conotaţii pozitive: o nouă afacere are de câştigat de pe urma afacerilor cu renume existente. În ceea ce priveşte timpul şi energia alocată, este clar că un antreprenor cu cât are mai multe afaceri cu atât alocă mai puţin timp fiecăreia dintre ele şi capacitatea lui de a influenţa parcursul acestora scade. Acesta este motivul pentru care de cele mai multe ori, o afacere diversificată nu este lider pe nici una din pieţele pe care activează. Strategia de concentrare a afacerii presupune ca antreprenorul să construiască afacerea pe un segment îngust, să se specializeze puternic şi să deţină expertiză unică în domeniu. Afacerea se poate dezvolta (în termeni de cifră de afaceri) prin cucerirea de noi pieţe la nivel geografic şi printr-o politică de preţuri ceva mai ridicată (permisă de înalta specializare în domeniu). Avantajele acestei abordări vin din faptul că acel antreprenor îşi poate investi întreaga energie concentrat pe o singură afacere şi are şanse mari să fie între primii jucători de pe piaţa pe care activează. Dezavantajele acestei abordări provin din riscul ca antreprenorul să piardă tot în cazul în care pe piaţa pe care activează au loc fenomene destabilizatoare de anvergură.
Cu siguranţă nu există o reţetă în ceea ce priveşte strategia de dezvoltare a unei firme. Afirmăm din nou că este o chestiune de opţiune a antreprenorului în funcţie de piaţa pe care activează şi percepţia pe care el o are în ceea ce priveşte riscul.
2.4. Procesul de vânzare
Mai în toate cursurile de marketing pe care le susţinem participanţii care deţin mici afaceri manifestă un interes deosebit pentru noţiuni atribuite strategiei de vânzare. Am tras de aici concluzia că acest lucru provine din faptul că această strategie este una cu aplicabilitate practică ridicată în micile afaceri şi relativ puţină informaţie de calitate este accesibilă în acest domeniu.
2.4.1.Achiziţii de valoare mică versus achiziţii de valoare mare
Cursul nostru de vânzări a pus accentul pe diferenţele de abordare în cazul achiziţiilor de valoare mare versus achiziţii de valoare mică. În tabelul următor sunt sintetizate diferenţele dintre cele două tipuri de achiziţii.
Achiziţie de valoare mică
(ex. achiziţia de consumabile)
Achiziţie de valoare mare
(ex. achiziţia de utilaje)
Risc scăzut – achiziţia nu prezintă riscul de a aduce pierderi majore
Risc mare – achiziţia prezintă riscul de a aduce pierderi semnificative în cazul în care nu este justificată şi nu aduce rezultate. Investiţie mică – contravaloarea achiziţiei în bugetul de cheltuieli a companiei este mică
Investiţie mare – contravaloarea achiziţiei în bugetul de cheltuieli a companiei este mare. Achiziţia este privită ca o investiţie.
Timp alocat redus – timpul pe care îl petrece decidentul cu reprezentantul
Timp alocat mare– timpul pe care îl petrece decidentul cu reprezentantul Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
56
de vânzări este mic. Decizia de a cumpăra se ia pe loc. de vânzări este relativ mare. Achiziţiile de valoare presupun o informare cu privire la cum clientul obţine beneficii prin produsul achiziţionat.
Este posibil să fie nevoie de mai multe contacte pentru a finaliza o vânzare.
Decizie unilaterală – decizia de a cumpăra aparţine unei singure persoane. Cel mai probabil decidentul nu este o persoană cu funcţie de conducere. Grup decizional – decizia de a cumpăra este influenţată de mai multe persoane. Cumpărătorul (cel cu care stăm de vorbă în întâlnirea de vânzare) nu este singurul cu putere de decizie.
Grupul decizional este format din cumpărător, decident, influenţator, beneficiar, filtru.
2.4.2. Paşi în vânzare
În ceea ce priveşte modelul propus de noi pentru a monitoriza şi coordona vânzările în cadrul unei firme, acesta şi-a propus să fie unul care prin particularizare să poată fi folosit de fiecare din responsabilii de vânzări ce vor citi acest ghid. Procesul de vânzare nu trebuie privit ca o procedură pe care o firmă o are şi căreia trebuie să i se supună atât clienţii cât şi reprezentanţii de vânzări ci mai degrabă acest proces este un răspuns pe care cel ce vinde ca şi organizaţie îl are la fazele prin care trece clientul în procesul de achiziţie.
PROSPECTAREA
Despre prospectare nu vorbesc foarte mulţi oameni de vânzări. Explicaţia acestui comportament stă în faptul că relaţia de cauzalitate dintre a prospecta şi a încheia o vânzare este puţin percepută. Cu alte cuvinte puţini vânzători apreciază că succesul lor în vânzări depinde şi de informarea făcută înainte de întâlnirea de vânzare. Din observaţiile făcute în propriile întâlniri de vânzare şi din interviurile desfăşurate de trainerii EDUROM cu oameni de vânzări din diferite industrii am ajuns la următoarele concluzii:
A© A
Contactul cu clientul
Analiza nevoii clientului
Prezentarea soluţiilor
Acordul clientului Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
57
- există o relaţie de cauzalitate între prospectare şi încheierea unei vânzări;
- prospectarea poate fi facută fără a investi foarte mult timp;
- prospectarea nu înseamnă doar a găsi firme potenţiale şi a completa baze de date; - prospectarea ne ajută să obţinem acordul potenţialului client pentru a ne întâlni cu acesta;
Prospectarea înseamnă şi muncă de cercetare. Prin aceasta se înţelege strângerea de informaţii cu privire la problemele, nevoile, interesul clientului din aria noastră de activitate. Finalitatea prospectării este crearea de potenţiale soluţii pe care să i le putem oferi clientului. Trebuie să fim capabili ca înainte de a contacta clientul să răspundem la următoarea întrebare: Care sunt nevoile/problemele clientului X pe care le pot rezolva oferindu-i produsele / serviciile mele? Având răspunsul la această întrebare în minte (sau chiar în faţă scris pe o agendă), atunci când sunăm un client cu scopul de a obţine o întâlnire, putem fi foarte convingători. Putem fi convingători dacă adaptăm discursul telefonic, dacă nu spunem aceeaşi “poezie” de fiecare dată.
A prospecta inseamna: “ Work SMART don’t work HARD”(„Munceşte isteţ, nu te mulţumi să munceşti mult”)
CONTACTUL
Există două căi prin care putem intra în contact cu clientul: telefonic şi faţă în faţă. În ambele cazuri avem nevoie de o calitate şi anume
FLEXIBILITATEA. Flexibilitatea înseamnă că trebuie să ştii şi să poţi să te comporţi în mai multe feluri.
Contactul direct (faţă în faţă)
În momentul în care intrăm în biroul clientului comunicăm. Comunicăm prin modul în care arătăm, comunicăm prin postură, comunicăm prin gesturi etc.
Clientul comunică şi el. Pentru ca ceea ce va fi comunicat în continuarea întâlnirii să fie ascultat şi acceptat de către client, trebuie să ne stabilim cu acesta o relaţie de încredere. Cum facem acest lucru? Adoptăm starea, comportamentul, postura, ritmul clientului. Ideal este ca în partea de început a conversaţiei, după ce ne prezentăm pe scurt şi spunem scopul vizitei, să îl facem pe client să vorbească. Şi putem reuşi acest lucru folosind întrebările.
Contactul telefonic
În vânzări telefonul are două scopuri: 1. obţinerea unei întâlniri în care să vindem sau 2. vânzarea produsului.
Aşadar telefonul este un instrument de o importanţă majoră. Acest lucru ne obligă să fim foarte bine pregătiţi în a uza de acest gen de comunicare.
Comunicăm deseori greşit prin intermediul telefonului şi NU obţinem de la client rezultatul pe care îl dorim. Acest lucru este valabil mai ales în cazul clienţilor pe care nu îi cunoaştem şi nu ne cunosc. De ce se întâmplă acest lucru?
Există 2 cauze:
- potenţialul client nu are încredere în noi;
- potenţialul client nu a obţinut informaţii clare despre cum produsul nostru satisface nevoile sale;
Dacă reprezentantul de vânzări nu reuşeşte să câştige încrederea clientului şi nici nu oferă informaţii de calitate, rezultatul va fi refuzul clientului de a cumpăra.
Există câteva reguli pe care trebuie să le respectăm pentru a controla conversaţia prin telefon şi implicit cursul şi rezultatul vânzării. Respectarea Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
58
acestor reguli poate duce cu siguranţă la creşterea ratei de întâlniri şi vânzări obţinute la telefon.
Reguli pentru o abordare profesionistă prin telefon:
- salutul şi prezentarea: salută şi spune-ţi numele
- poziţia corpului: vorbeşte cu clienţii stând în picioare
- utilizarea numelor: foloseşte cât mai des numele clientului
- referirea la materialele trimise: fă referire la ceea ce ai trimis deja (fax, mailing, e-mail)
- respectarea promisiunilor în cazul telefoanelor repetate: notează-ţi ce promiţi şi ţine-te de cuvânt
ANALIZA nevoii clientului in intalnirea de vanzare
Dacă e să vorbim în acest manual de o cheie a succesului în vânzări acesta ar fi o analiză bine facută a nevoilor clienţilor. Toate vânzările presupun să afli câteva lucruri de la client. Cum faci acest lucru? Adresezi întrebări. Pare destul de simplu, dar vom vedea că această abilitate de a investiga nevoile clienţilor se dezvoltă în timp. Important este să exersaţi.
Raţionamentul este relativ simplu. Arareori clienţii cumpără dacă nu au nevoie de ceea ce noi oferim. Uneori este posibil să aibă nevoie dar să nu conştientizeze acest lucru. În situaţia în care clientul chiar nu are nevoie de ceea ce noi vindem, nu este posibil ca tranzacţia să aibă loc. Dacă are nevoie de produsul nostru şi nu conştientizează acest lucru, este rolul nostru să îl conştientizăm şi procesul de vânzare este ceva mai dificil. Dacă clientul ştie că are nevoie de produsul nostru procesul de vânzare este ceva mai simplu.
PREZENTAREA
Produsul / Serviciul are trei învelişuri:
- Caracteristici
Caracteristicile unui produs / serviciu sunt reprezentate de partea vizibilă
(ceea ce se poate vedea, număra, măsura). Un produs / serviciu are mai multe caracteristici. Caracteristicile oferă clientului avantaje şi beneficii. Consultanţii în vânzări greşesc atunci când încearcă să vândă clienţilor doar caracteristici pentru că nimeni nu cumpără caracteristici.
- Avantaje
Avantajele explică ce fac/ce oferă caracteristicile produsului / serviciului.
Un produs/serviciu are mai multe avantaje. Avantajele pe care serviciile le au sunt cele care explică foarte bine beneficiile pe care clientul le caută.
- Beneficii
Beneficiile arată în ce mod avantajele serviciului îi satisfac clientului nevoile. Beneficiile se adresează în mod direct motivelor de cumpărare ale clientului. Vindeţi Beneficii
În prezentarea ce urmează după analiză insistaţi pe beneficiile pe care clientul lear obţine. Construiţi prezentarea în jurul beneficiilor şi pomeniţi de caracteristicile şi avantajele legate de acestea.
Vânzarea Valorii
Când vindeţi beneficii vindeţi valoarea produsului şi nu costul acestuia. Valoarea produsului este dată de ceea ce aduce clientului şi nu de costurile creării şi vânzării acestui produs. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
59
ACORDUL
Modelul nostru propune 2 tipuri de acord:
- Acord concret: Vânzare, Evoluţie în vânzare, Refuzul afacerii
- Acord ambiguu: potenţialul client nu are puterea să refuze şi amână continuu răspunsul concret
Dintre cele trei tipuri de acord trebuie evitat Acordul Ambiguu. Acordul ambiguu înseamnă o întâlnire de vânzare încheiată fără a se şti care sunt următorii paşi în procesul de vânzare: data şi ora următoarei întâlniri, ce se va întampla în următoarea întâlnire, care este evoluţia vânzării.
FURNIZAREA ŞI ÎNCASAREA
În ceea ce priveşte furnizarea produselor / serviciilor este nevoie de:
PROPMTITUDINE - Promite mai puţin şi oferă mai mult!
Atunci când îi spui clientului o oră/zi la care ajunge comanda, vorbeşte-i de ora/ziua cea mai târzie la care crezi că va ajunge. Dacă tu crezi că marfa va ajunge mâine la ora 15, spune-i că va ajunge la 16.
VERIFICARE
Verifică ce i-a fost dus clientului. Menţine legătura şi după întâlnirea de vânzare pentru a identifica eventualele probleme din timp.
Atunci când vorbim de încasarea banilor este clar că această etapă a procesului de vânzare este o provocare pentru majoritatea oamenilor de vânzări
(datorită specificului pieţei româneşti). Iată câteva sfaturi practice:
¾ Situaţiile financiare trebuie să fie clare. Noi recomandăm de cele mai multe ori clienţilor noştri să pună la dispoziţia reprezentanţilor de vânzări fişe de client săptămânale / lunare pe care aceştia să le pună la dispoziţia clienţilor.
În acest fel cerinţele financiare au la bază un document oficial emis de firma furnizoare. ¾ Când nu ţi se plăteşte adresează întrebări şi dacă este cazul încearcă să înţelegi problemele clienţilor. Oferă sprijin când este necesar.
¾ Stabileşte data şi suma următoarei plăţi şi noteaz-o în faţa clientului sau spune-i acestuia că ai notat. Conştientizează-l pe client că îi faci o favoare.
¾ Sună cu o zi înainte de data stabilită şi asigură-te că plata se va face.
SERVICII POST - VÂNZARE
Tot ceea ce se întâmplă după semnarea contractului şi furnizarea serviciului sau a produsului, contribuie la imaginea pe care şi-o formează clientul despre firma şi produs.
Această imagine contează mult în următoarele decizii pe care acel client le va lua în ceea ce priveşte achiziţia de produse de la firma furnizoare. Oamenii de vânzări performanţi pe care i-am întâlnit nu se mulţumesc să menţină relaţia cu clientul ci sunt orientaţi către a DEZVOLTA în mod continuu parteneriatul cu aceştia. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
60
III. NOŢIUNI DE MANAGEMENT
3.1. Abilităţile de lider
3.1.1. Ce înseamnă să conduci?
În ceea ce priveşte abilitatea de a conduce, există un număr mare de definiţii şi interpretări. Aceasta provine din faptul că abilitatea de a conduce este legată de oameni, de psihicul acestora. Şi cum psihologia nu este o ştiinţă exactă, nu putem avea pretenţia să încercăm să cuprindem într-o definiţie un fenomen atât de complex cum este cel al conducerii. Ce ne propunem în conţinutul acestui capitol este să încercăm să te ajutăm să înţelegi acest fenomen şi în acelaşi timp să cunoşti şi să foloseşti principiile de bază care guvernează actul conducerii.
Iată care sunt principiile care definesc fenomenul conducerii:
¾ Pentru a conduce trebuie să fii un exemplu (trebuie să insişti pe atitudinea şi valorile potrivite, nu neapărat pe cunoştinţe şi abilităţi).
¾ Pentru a conduce trebuie să vezi clar care este finalitatea, obiectivul, punctul în care vrei să ajungi.
¾ Pentru a atinge finalitatea dorită împreună cu echipa ta, ai nevoie de oameni pregătiţi şi motivaţi.
¾ În echipa ta există oameni cu diferite grade de pregătire şi motivaţie.
Pentru a reuşi să conduci eficient echipa, trebuie să fii capabil să îţi adaptezi stilul de conducere la fiecare angajat în parte.
¾ Pentru a fi recunoscut ca şi conducător, cei ce te urmează trebuie să vadă că eşti preocupat de motivaţia şi pregătirea lor.
¾ Poţi să conduci, doar dacă oamenii au încredere în tine.
¾ Poţi să conduci, doar dacă oamenii doresc să te urmeze.
Întrebarea care îi frământă pe majoritatea participanţilor la trainingurile organizate de noi pe tematica abilităţilor de conducere este: “Să conduci este un talent înnăscut, sau este posibil să înveţi să conduci?”. Şi de această dată răspunsul nu este unul singur. Dacă vine vorba de marii lideri, de indivizii capabili să determine mase mari de oameni sau chiar popoare să urmeze o viziune, cel mai probabil este vorba de un talent înnăscut şi de trăsături de personalitate şi nu de puţine ori de conjunctura: omul potrivit la locul potrivit. Când vorbim însă de abilitatea de a conduce grupuri mici de oameni, este cu siguranţă posibil să învăţăm cum să conducem.
3.1.2. Modelul management prin obiective
Modelul management prin obiective este cel mai cunoscut şi mai utilizat model de conducere. Acest model aplicat la o firmă spune că pornind de la obiectivele firmei, acestea trebuie împărţite în obiective pe departamente, apoi în obiective pentru centre de profit şi în final în obiective pentru fiecare din angajaţii firmei. Beneficiul major pe care îl aduce acest model, este că face ca lucrurile să se întâmple după un plan, nu la voia întâmplării. Îi ajută pe toţi angajaţii firmei să vadă încotro se îndreaptă, îi ajută să îşi dozeze efortul pentru ceea ce au de realizat. Pentru a ilustra diferenţa între “management la voia întâmplării” şi
“management prin obiective”, vom face o paralelă cu sportul. Să presupunem că îi spunem unui alergător: “aleargă” la fel cum le spunem uneori subordonaţilor Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
61
noştri: “munceşte”. Alergătorul nu ştie în primul rând de ce trebuie să alerge, ce câştigă. Apoi nu ştie ce distanţă are de alergat (pot fi 100 de metri sau 3 000 de metri), deci nu îşi poate regla viteza de alergare pentru a obţine performanţă.
Astfel, în necunoştinţă de cauză, de multe ori atletul alege varianta greşită şi fie pleacă prea încet, fie îşi epuizează repede energia. Bineînţeles că există şi situaţii în care o nimereşte şi atunci obţine performanţa. Cu totul altfel stă situaţia în momentul în care îi explicăm clar alergătorului care este recompensa pentru efortul său şi îi definim exact distanţa pe care o aleargă (de exemplu 100 m). Nu ar fi rău nici dacă stabilim de comun acord, sau îi sugerăm cum trebuie să alerge, cum trebuie să facă pentru a obţine un timp cât mai bun.
Dacă am vorbit despre obiective ca fiind acele rezultate, finalităţi pe care vrem să le obţinem la nivelul întregii companii, la nivelul unui departament sau al unui individ, să vedem cum trebuie să fie enunţate acestea.
REGULA: Un obiectiv trebuie să fie C.L.E.A.R. Acronimul provine din limba engleză, clear însemnând clar.
Să vedem ce reprezintă acest acronim:
C. Challenging Să te provoace
L. Limited by time Limitat în timp
E. End Measurement Măsurabil la sfârşit
A. Agreed Ai acordul celui ce trebuie să îl îndeplinească
R. Realistic Realist
Reducem discuţia despre managementul prin obiective doar asupra modului în care trebuie acesta aplicat la nivel de individ, cu angajaţii dintr-o firmă. Atunci când vine vorba de a stabili obiective pentru un individ, pe lângă faptul că acestea trebuie sa fie C.L.E.A.R. trebuie să ne asigurăm că angajatul firmei respective este motivat şi competent pentru a îndeplini sarcina sau grupul de sarcini ce asigură îndeplinirea obiectivului.
3.1.3. Motivaţia angajaţilor
În ceea ce priveşte modelele motivaţionale ne vom opri asupra modelului lui Herzberg, care împarte factorii ce influenţează motivaţia unui individ în: factori igienici şi factori motivatori.
Factorii igienici sunt acei factori a căror existenţă nu provoacă motivare, dar a căror lipsă provoacă demotivare. Un factor igienic poate deveni motivator pentru o perioadă limitată, atunci când el a lipsit mult timp unui angajat.
Să dăm un exemplu: să presupunem că un angajat dintr-un departament de contabilitate, nu a avut calculator timp de un an de zile, şi tot timpul când a avut nevoie de unul a trebuit să insiste pe lângă un alt coleg. Absenţa calculatorului l-a demotivat. În momentul în care primeşte calculatorul, angajatul este bucuros, motivat de schimbarea în bine a condiţiilor de lucru. Această motivaţie ţine de câteva zile, maxim săptămâni în funcţie de persoană, dar acel angajat nu va veni la muncă următorul an de zile pentru că are calculatorul său pe birou.
™ condiţiile de muncă
™ pachetul salarial
™ securitatea locului de muncă
™ politicile firmei
™ poziţia socială pe care v-o conferă locul de muncăNoţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
62
Factorii motivatori sunt acei factori a căror prezenţă motivează angajaţii.
Un angajat vine la birou şi este motivat ani de zile, dacă îi place ceea ce face, de exemplu. Factorii motivatori sunt motorul emoţional al angajatului, aceştia sunt cei care îl determină să îşi îndeplinească sarcinile cu responsabilitate şi să obţină rezultate de calitate. În activitatea noastră la EDUROM training am întâlnit adeseori oameni care şi-au schimbat locul de muncă pentru un salariu mai bun şi apoi au regretat pentru că nu le plăcea ceea ce făceau acum, pentru că nu se înţelegeau cu colegii sau cu şefii.
Un angajat, pentru a-şi îndeplini obiectivele trebuie să fie motivat să facă asta. Stă în puterea liderului să motiveze un angajat, fie în mod direct, fie cu ajutorul celor ce îi coordonează în mod direct.
3.1.4. Competenţa angajaţilor
Modelul pe care EDUROM training îl propune pentru a analiza nivelul de competenţă al angajaţilor este acelaşi model CAAV:
C Cunoştinţe = ceea ce angajaţii ştiu a
A Abilităţi = ceea ce angajaţii ştiu să facăa
A Atitudini = cum fac angajaţii ceea ce ştiu să facăa
V Valori = de ce angajaţii fac ceea ce ştiu să facă a
CUNOŞTINŢELE şi ABILITĂŢILE sunt elementele din pregătire în funcţie de care se iau decizii de angajare, iar ATITUDINILE şi VALORILE sunt elementele din educaţie în funcţie de care într-o companie se iau decizii de concediere.
Atunci când alocăm o sarcină unui angajat, pe lângă a ne asigura că este motivat să o ducă la bun sfârşit, trebuie să ne asigurăm că este şi suficient de competent să o realizeze.
3.1.5. Acordarea de feed-back – instrument de influenţare a motivaţiei şi competenţei Acordarea de feed-back este un important instrument de îmbunătăţire a motivaţiei şi competenţei subordonaţilor.
În momentul în care liderul acordă feedback unui angajat, acesta poate fi de trei tipuri:
Feedback negativ
Feedback-ul negativ reprezintă comunicarea unei nemulţumiri provocate de o greşeală, eroare a subordonatului. Reguli pentru a oferi feedback negativ:
– Niciodată unui pierzător
– Niciodată în prezenţa altor persoane – Imediat ce comportamentul a avut loc Feedback pozitiv
Feedback-ul pozitiv reprezintă comunicarea mulţumirii, satisfacţiei pe care o produce obţinerea unui rezultat important de către o altă persoană. Îi ajută pe oameni să atingă potenţialul lor adevărat. Este vorba de a-i surprinde făcând ceva bine. Oamenii care se simt bine în pielea lor produc de obicei rezultate mai bune.
Reguli pentru a oferi feedback pozitiv:
™ munca în sine pe care o desfăşuraţi
™ perspectiva avansării
™ realizările pe care le aveţi
™ recunoaşterea, aprecierea muncii
™ relaţia cu colegii
™ relaţia pe care o aveţi cu managerul direct
™ responsabilitatea pe care o aveţi Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
63
– Fii specific: “am văzut”
– Explică consecinţele şi ce ai simţit în ceea ce priveşte comportamentul greşit
– Concentrare pe comportament nu pe persoană
– NU aduce în discuţie vechi comportamente similare
– Explică care e comportamentul aşteptat – Confirmă că ai încredere în cel care a greşit
– Şi în prezenţa altor persoane
– Imediat ce comportamentul a avut loc – Fii specific: “am văzut”
– Explică efectul pozitiv şi ce ai simţit ca urmare a obţinerii unui rezultat Cea mai bună modalitate de a oferi subordonaţilor aprecieri pozitive: acordă atenţie.
Feedback zero
• Este cea mai gravă formă de feed-back şi constă în neacordarea de feedback colegilor. • Este nociv pentru că nu le permite subordonaţilor să îşi dea seama ce fac bine şi ce greşesc.
• Atunci când o persoană dă feedback şi brusc întrerupe acordarea acestuia
(acordă feedback zero), acest gest poate fi perceput ca feedback negativ. Nu este bine ca liderul să adopte această cale, deoarece colegul ştie că te-a supărat cu ceva dar e posibil să nu îşi dea seama cu ce anume. În continuare vă propunem două metode practice de oferire a feed-backului:
Metoda: Comportament – Rezultat – Sentiment – Viitor
Aceste patru dimensiuni: comportament, rezultat, sentiment, viitor trebuie să facă parte din ceea ce liderul spune atunci când doreşte să ofere feedback pozitiv sau negativ unui subordonat.
Comportament
9 Atunci când oferim feedback trebuie să o facem pe baza unui comportament măsurabil, greu de contestat
9 Este recomandat ca feedback-ul să nu conţină presupuneri ci fapte concrete
Rezultat
9 A doua parte a feedback-ului trebuie să conţină rezultatul pe care l-a avut comportamentul luat în discuţie
9 Acest rezultat este de fapt efectul pozitiv sau negativ pe care comportamentul unei persoane la avut
Sentiment
9 Este ceea ce simte cel care oferă feedback atunci când observă comportamentul şi rezultatele acestuia 9 Este important să fie prezentat pentru a explica motivaţia celui ce oferă feedback
Viitor
9 Este ceea ce se cere în viitor de la cel căruia i se oferă feedback
9 Ceea ce ar trebui să se întâmple pentru corectarea sau repetarea comportamentului Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
64
Exemplu
Comportament: Maria, te-am văzut când ai multiplicat contractele la fotocopiator şi au ieşit un număr mare de rebuturi.
Rezultat: Acest lucru înseamnă că pierdem bani şi facem risipă de resurse.
Sentiment: M-a întristat şi am simţit că munca mea a fost irosită de neglijenţa ta în acel moment.
Viitor: Pe viitor, când foloseşti copiatorul, te rog să fii atentă şi eventual să ceri ajutorul dacă este nevoie, pentru a nu produce atât de multe rebuturi.
Metoda “XYZ” – pentru oferirea feedback-ului
“Când ai facut X, m-am simţit Y şi aş fi preferat să faci Z”
Exemplu: “Faptul că nu m-ai anunţat că întârzii la şedinţă m-a înfuriat şi m-a facut să cred că nu mă respecţi. Aş fi preferat să mă anunţi, măcar telefonic.”
3.1.6. Model de echilibrare a orientării oameni - sarcini
Conducerea echilibrată rezultă din echilibrul între preocuparea pentru sarcini şi cea pentru oameni. Un lider orientat în special către sarcini, trebuie să investească timp pentru a-şi îmbunătăţi relaţiile cu oamenii săi. De obicei, cei cu o puternică orientare către sarcini, reuşesc să obţină rezultate bune pe termen scurt şi mediu, dar pe termen lung au de suferit deoarece există un grad mare de
“plecări” ale oamenilor buni din echipă.
Un lider orientat în special către oameni, trebuie să acorde o atenţie sporită îndeplinirii sarcinilor pe care echipa sa le are. De obicei, aceşti lideri au o echipă unită şi stabilă, dar au probleme cu a obţine performanţe deosebite în ceea ce priveşte sarcinile alocate echipei lor.
De cele mai multe ori, preocuparea zilnică pentru a îmbunătăţi relaţiile / rezultatele este suficientă pentru a produce schimbări în comportamentul liderului. Pe scurt, dacă în fiecare dimineaţă, liderul intră pe uşa firmei sale, hotărât să crească preocuparea sa pentru oameni sau sarcini, după caz, este foarte probabil să obţină rezultate în acest sens.
3.1.7. Paşi către conducere eficientă: câştigă încrederea, determină dorinţa de a urma, condu!
Pentru a conduce nu este suficient ca liderul să deţină un sistem de tipul managementului prin obiective sau, cu alte cuvinte, să acţioneze la nivel raţional.
Este necesar să acţioneze şi la nivel emoţional asupra subordonaţilor săi. Aceştia trebuie să simtă că îi leagă ceva de lider: respectul pe care i-l poartă, încrederea pe care i-o acordă, simţul datoriei pentru că le-a fost alături atunci când au avut nevoie. Dacă subordonaţii liderului nu au încredere în el şi în deciziile sale, acestuia îi va fi foarte greu să îi conducă. Pentru a le câştiga încrederea trebuie să le demonstreze că este imparţial atunci când vine vorba de decizii în ceea ce priveşte oamenii. Pe lângă imparţialitate, trebuie să facă eforturi să ia decizii bune de cât mai multe ori. Un lider trebuie să fie un exemplu în termeni de atitudine şi valori. Odată ce a câştigat încrederea subordonaţilor săi, aceştia devin dispuşi să îl urmeze şi să îl susţină în deciziile pe care le ia. Abia în acel moment îşi conduce cu adevarat angajaţii şi poate influenţa motivaţia şi competenţa acestora. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
65
3.1.8. Tipuri de subordonaţi
Pentru a vedea care sunt tipurile de subordonaţi vom folosi un model despre care am vorbit mai sus. Spuneam că, pentru a îndeplini obiectivele, angajaţii trebuie să fie motivaţi şi competenţi. Din punct de vedere al nivelului de motivaţie şi competenţă, subordonaţii formează patru categorii:
Motivat şi necompetent
De obicei cei nou angajaţi sau cei ce primesc o sarcină nouă sunt motivaţi, dar nu ştiu cum să îndeplinească sarcinile Demotivat şi necompentent
Pe măsură ce angajatul realizează că nu poate realiza sarcinile, motivaţia îi scade. Există pericolul de a renunţa.
Demotivat şi competent
Cu sprijin din partea colegilor şi a liderului, angajatul obţine mici victorii şi începe să realizeze bine sarcinile.
Devine competent, dar motivaţia rămâne scăzută.
Motivat si compenent
Angajatul începe să obţină performanţă în noile sarcini. Vede rezultatele, câştigă încredere şi motivaţia sa creşte.
Devine motivat şi competent.
3.1.9. Stiluri de conducere
Pentru fiecare din cele patru tipuri de subordonaţi este potrivit un stil de conducere. Fiecare dintre noi are un stil natural de a conduce. Trebuie să trecem dincolo de acest stil natural şi este necesar să ne dezvoltăm flexibilitatea stilului de conducere. Trebuie să fim capabili să ne adaptăm stilul de conducere în funcţie de angajatul cu care lucrăm. Şi de această dată vom folosi pentru a defini modul în care trebuie să conducem, un model pe care l-am enunţat mai sus în manual: orientare către oameni / orientare către sarcini.
Motivat şi necompetent
Pentru aceşti subordonaţi trebuie abordat un stil de conducere puternic axat pe sarcini, pe obiective. Acestui angajat trebuie să îi descriem în amănunt ce trebuie să facă şi cum trebuie să facă. Conducerea presupune şi eficienţă, motiv pentru care nu trebuie să ne risipim energia investind în relaţia cu acest angajat pentru a-i creşte motivaţia. El este deja puternic motivat. Demotivat şi necompentent
Cu acest angajat trebuie făcute cele mai mari eforturi, trebuie investită cea mai mare cantitate de energie. În cazul lui trebuie să fim de asemeni orientaţi către a-i spune ce şi cum trebuie făcut, dar trebuie să investim timp şi în a-i creşte motivaţia. Creşterea motivaţiei, sau măcar menţinerea acesteia la un nivel rezonabil se face prin discuţii cu acesta despre sarcinile pe care le are de îndeplinit şi prin sprijin emoţional
(ne manifestăm încrederea în el).
Liderul câştigă încrederea subordonaţilor prin atitudinea şi valorile demonstrate Angajaţii sunt dispuşi să îl urmeze pe lider
Liderul poate influenţa motivaţia şi competenţa angajaţilor Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
66
Demotivat şi competent
Cu acest angajat trebuie scăzută preocuparea pentru sarcini (detalierea şi urmărirea acestora), dar trebuie menţinută preocuparea pentru motivaţia sa.
Motivat şi competent
Cu acest angajat avem cel mai puţin de lucru, dar asta nu înseamnă că trebuie neglijat (nu trebuie să ajungem în situaţiile de feedback zero). Nu trebuie să fim preocupaţi de a spune cum trebuie făcute lucrurile şi de motivare.
Acest angajat poate fi un bun sfătuitor pentru noi, atunci când vine vorba de sarcinile la care el se pricepe foarte bine. 3.1.10. Solo leader vs. Team leader
În ceea ce priveşte capacitatea de a conduce (“leadership”) modelul BELBIN® propune o paralelă:
Solo leader Team leader
1. Joacă un număr de roluri nelimitat – intervine în tot ceea ce este de făcut
2. Tinde către conformism – încearcă să muleze oamenii pe anumite standarde
3. Adună în jurul lui susţinători
– admiratori şi linguşitori
4. Dirijează subordonaţii – angajaţii urmează ceea ce le transmite leaderul
5. Indică obiectivele – solo leader spune foarte clar ce trebuie să facă fiecare
1. Îşi alege un număr limitat de roluri preferate în echipă – deleagă roluri şi celorlalţi
2. Construieşte bazându-se pe diversitate – valorifică şi apreciază diferenţele dintre persoane 3. Adună în jurul lui talente – nu se simte ameninţat de oameni cu abilităţi şi talente speciale 4. Ajută la dezvoltarea colegilor – construieşte şi întăreşte punctele tari ale celorlalţi 5. Crează misiuni – proiectează viziuni după care acţionează ceilalţi Vă lansăm această comparaţie pentru a evidenţia că este de preferat să abordaţi un stil de conducere: “team leader”. Parafrazând un cunoscut citat legat de conducere: “Nu există cu adevarat un lider acolo unde nu sunt oameni care să- l urmeze” .
3.2. Organizarea firmei 3.2.1 Organigrama
Succesul unei afaceri depinde în mare măsură de modul în care antreprenorul înţelege să-şi organizeze şi să structureze activitatea firmei şi implicit a angajaţilor.
Un instrument util în a afla locul fiecăruia în cadrul firmei şi modul în care sunt ierarhizate relaţiile şi funcţiile, este organigrama unei firme. Un instrument Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
67
de altfel ignorat de multe ori, dar care prin simpla sa existenţă ar putea clarifica multe situaţii de subordonare/coordonare.
Organigrama este o reprezentare grafică a structurii organizatorice a unei companii. În realizarea sa trebuie să se ţină cont de nivelurile ierarhice, relaţiile din cadrul companiei, funcţiile existente.
Cea mai des întâlnită organigramă este cea pe arii funcţionale în care angajaţii sunt grupaţi în funcţie de specializările lor. Angajaţii sunt uşor de repartizat în raport cu competenţele dezvoltate. Figura de mai jos exemplifică un caz de structură organizatorică pe funcţiuni.
Numărul departamentelor poate fi mai mare sau mai mic în funcţie de activitatea şi mărimea firmei. Toate departamentele sunt subordonate Directorului
Executiv. În acelaşi timp toate problemele legate, de exemplu de marketing, intră în responsabilitatea directorului de Marketing. Toţi angajaţii din cadrul unui departament lucrează pentru a îndeplini obiectivele departamentului în care lucrează. Această structură încurajează specializarea angajaţilor şi câştigarea de experienţă într-un domeniu specific.
O altă structură cunoscută este cea bazată pe produs. Figura de mai jos exemplifică un model luat din industria textilelor cu manageri diferiţi pentru cele 3 divizii ale companiei. Fiecare divizie îşi urmăreşte obiectivele proprii având
Departament
Cercetare -
Dezvoltare
Cercetare
Proiecte
Director Executiv
Departament
Financiar -
Contabil
Contabilitate financiară Contabilitate primară Finanţări
Departament
Marketing
Vânzări
Relaţii Publice
Publicitate
Departament
Cercetare
Dezvoltare
Cercetare
Proiecte
Departament
Resurse
Umane
Administrare personal Recrutare şi selecţie Pregătire personal Departament
Producţie
Aprovizionare
Planificarea
producţiei
Supraveghere
a producţiei
Controlul
calităţii Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
68
inclusiv departamente în subordine. În acelaşi timp există o structură de directori care urmăresc obiectivele corporatiste şi care asigură cadrul general de funcţionare. 3.2.2. Standarde de calitate în producţie şi servicii
Respectarea unor standarde de calitate în ceea ce priveşte serviciile şi produsele oferite se impune tot mai mult în condiţiile în care România se pregăteşte de integrarea în Uniunea Europeană. Odată cu intrarea în UE, respectarea unor standarde recunoscute de calitate nu va mai fi o chestiune de opţiune pentru companii, ci o componentă obligatorie a supravieţuirii într-un cadru concurenţial tot mai exigent.
Printre clienţii noştri se regăsesc atât firme de mari dimensiuni cât şi firme de mici dimensiuni. Vom discuta aici de firmele mici pentru că lor li se adresează acest ghid. Din ce în ce mai multe firme de mici dimesiuni care au contracte cu firmele mari, primesc notificări legate de certificarea calităţii de la aceşti mari clienţi. Acestea spun că unul dintre criteriile de selecţie a furnizorilor este sau urmează să devină: certificarea calităţii managementului firmei furnizoare, iar în unele cazuri certificarea calităţii unor produse.
Director Divizia produse textile
Director Divizia utilaje textile
Director Divizia consumabile textile
Director
Financiar -
Contabil
Director
Resurse Umane
Director
Cercetare -
Dezvoltare
Director Executiv
Director
Marketing
Producţie Marketing Personal Contabilitate Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
69
Pe de altă parte, din ce în ce mai multe instituţii publice sau companii cu capital de stat au ca cerinţă în caietul de sarcini al unor licitaţii publice, ca aplicanţii să aibă certificarea calităţii managementului.
În ceea ce priveşte standardele de calitate, trebuie să se facă în primul rând diferenţa între implementarea unui standard şi certificarea calităţii conform standardului respectiv. Etapa de implementare a standardelor de calitate se face apelând la firme de specialitate. După o analiză diagnostic a sistemului curent utilizat, personalul companiei este instruit în domeniul calităţii, se concep şi se stabilesc normele interne de aplicare a calităţii şi se trece la aplicarea propriuzisă.
Evaluarea conformităţii standardelor de calitate şi certificarea se face de către organisme specializate de certificare. Cele mai cunoscute sunt SRAC, SGS,
LLoyd’s Register Quality Assurance, DNV, DQS, TUV CERT, Moody International,
Bureau Veritas Quality International.
3.3. Metoda de creare a fişelor de post Belbin®
3.3.1. Avantajele metodei Belbin®
, de creare a fişelor de post, faţă de metoda tradiţională
• Procesul de stabilire a Fişei de post se transformă dintr-unul static într-unul dinamic care furnizează fişe precise şi actualizate pentru fiecare angajat.
- fiecare angajat înţelege obiectivele economice ale organizaţiei
/departamentului din care face parte
- facilitează implicarea mai mare a angajaţilor în definirea propriilor activităţi şi ca urmare o implicare mai mare a lor în ceea ce fac zi de zi
- asigură o acurateţe mai mare a procesului de evaluare şi recompensare
• Faţă de metodele tradiţionale, lucrul cu metoda Belbin® oferă o serie de avantaje în definirea unui post sau dezvoltarea oamenilor:
- încurajează iniţiativa şi implicarea
- promovează o flexibilitate mai mare a posturilor
- promovează şi susţine lucrul în echipă
- furnizează o bază continuă de dezvoltare şi îmbunătăţire a angajaţilor şi locurilor de muncă pe care le deţin
- asigură standarde sigure şi de calitate
• De ce este necesară o nouă abordare pentru definirea posturilor
(premise):
- se cere din ce în ce mai mult atingerea unor rezultate mai mari cu tot mai puţini oameni
- angajaţii trebuie să ştie ceea ce se aşteaptă de la ei
- sunt tot mai necesare locurile de muncă flexibile, în condiţiile în care schimbările sunt permanente
- angajaţii au nevoie să se simtă mult mai implicaţi în definirea muncii lor şi a ceea ce fac zi de zi Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
70
3.3.2. Prezentarea metodei Belbin® În contextul actual, munca a devenit nu un simplu cumul de acţiuni ci un proces în care oamenii au atât sarcini individuale, dar trebuie să şi interacţioneze.
În aceste condiţii, Metoda Belbin® furnizează modalitatea în care pot fi stabilite proceduri, monitorizate rezultatele şi identificate măsurile cele mai potrivite de luat atunci când situaţia ia o turnură la care nu ne-am aşteptat.
Metoda Belbin® are rolul de îndepărta ambiguităţile care apar atunci când este delegată o muncă, permiţând în acelaşi timp oamenilor să modifice fişa de post pentru a face faţă noilor cereri şi provocări.
Metoda Belbin® furnizează o măsură a controlului deoarece feedbackul permite managementului să evalueze natura muncii asumate şi să evidenţieze discrepanţele dintre ceea ce a fost planificat şi ceea ce s-a întâmplat în realitate.
În delegarea unor sarcini, apare foarte des o problemă: probleme de interpretare diferită a aceloraşi cuvinte, sarcini interpretate diferit, deoarece cuvintele crează asociaţii diferite în mintea oamenilor. Acest lucru poate fi remediat printr-un limbaj comun între manager şi angajat.
De aceea, metoda Belbin® se bazează pe şapte categorii diferite de sarcini/ activităţi, fiecare fiind reprezentată de câte o culoare. Acest sistem de culori este foarte uşor de învăţat şi nu lasă loc pentru interpretări. Există două dimensiuni de care se ţine cont în stabilirea acestor tipuri de muncă/culori. Una este diferenţierea dintre sarcini şi responsabilităţi. A doua se referă la diferenţele dintre munca individuală şi cea care într-o anumită măsură depinde şi de alţi colegi.
Metoda Belbin® se poate aplica la orice nivel în cadrul unei organizaţii.
Există patru culori care sunt utilizate în faza de analiză a postului şi de stabilire a activităţilor ce trebuiesc realizate.
Manager
Analiza post
Rezumare
Feedback
Interpretare
Angajat
Modelul BELBIN
Manager
Instrucţiuni
Angajaţi
Modelul tradiţional Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
71
În faza de feedback din partea angajatului, acesta poate utiliza alte 3 culori pentru a caracteriza activităţile trecute în descrierea postului. Procesul de realizarea a fişei de post este sintetizat de următoarea spirală. Pentru fiecare dintre aceşti paşi, metoda are create instrumente specifice.
MANAGER
Analiza post
Rezumat
Angajat
Interpretare
Angajat
Feedback
Angajat
Revizuire post manager/ angajat
Ajustarea post
Training şi
Dezvoltare
ANGAJAT
FACILITATOR
ALBASTRU sugerează munca/acţiunile ce trebuie realizate întrun mod prescris, ştiut dinainte GALBEN este utilizat pentru a defini responsabilităţi individuale în atingerea unui obiectiv VERDE este folosit pentru munca/acţiuni care implică un răspuns la nevoile celorlalţi PORTOCALIU este folosit pentru a indica responsabilitatea unei echipe în atingerea unui obiectiv
Interactiv
Individual
Acţiuni Responsabilităţi
GRI
Activităţi periferice postului ca răspuns la nevoile celorlalţi
ALB
Iniţiativa personală
ROZ
Pierdere de timp pentru mine Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
72
3.4. Management financiar
3.4.1. Ce este managementul financiar Totalitatea principiilor, instrumentelor, metodelor şi obiectivelor specifice firmei, urmărind eficienţa constituirii şi utilizării resurselor economico-financiare reprezintă managementul financiar. Managementul financiar are drept scop împlinirea obiectivelor esenţiale ale firmei, respectiv: maximizarea profitului, creşterea şi dezvoltarea firmei. Obiectivele managementului financiar sunt:
a. previziunea financiară – analiza şi prezentarea nevoilor, resurselor şi rezultatelor financiare viitoare.
b. organizarea activităţii financiare – implică atât proceduri de lucru, documente, informaţii şi persoane, cât şi structuri, fluxuri şi circuite.
c. coordonarea persoanelor, structurilor şi a activităţilor desfăşurate.
d.implicarea angajaţilor – eficientizarea metodelor utilizate în vederea determinării personalului firmei pentru realizarea obiectivelor stabilite.
e. controlul asupra activităţilor şi a rezultatelor financiare, inclusiv luarea măsurilor de corecţie. Instrumentul utilizat de managementul financiar în vederea îndeplinirii scopului şi a obiectivelor propuse este decizia financiară. În cadrul managementului financiar, un rol deosebit îl are previziunea financiară, deoarece această activitate are un pronunţat caracter anticipativ şi se bazează pe experienţa şi intuiţia managerului financiar. Acest obiectiv trebuie să anticipeze riscurile şi posibilităţile de a le face faţă. În cadrul previziunii financiare se efectuează o serie de lucrări precum:
- bugetele – prezintă veniturile, cheltuielile şi profitul/pierderea pe structuri şi pe total societate;
- planurile financiare – prezintă strategiile pe termen mediu şi lung şi stau la baza deciziilor financiare;
- studiile de fezabilitate şi planul de afaceri;
- fluxurile de încasări şi plăţi (cash-flow) – planificarea încasărilor şi plăţilor pe anumite perioade de timp.
3.4.2. Analiza ratelor financiare În analiza economico-financiară a firmei un rol important îl are analiza ratelor financiare pe baza situaţiilor financiare. Dacă pentru un investitor previziunea are un rol esenţial, pentru managerul societăţii importantă este planificarea acţiunilor viitoare prin folosirea ratelor financiare. Capacitatea firmei de a-şi onora obligaţiile în viitor Capacitatea firmei de a-şi onora obligaţiile în viitor se bazează pe lichiditatea societăţii, pentru determinarea căreia se utilizează următoarele rate: rata curentă şi rata lichidă. Rata curentă (Rc) - se utilizează pe termen scurt şi arată în ce măsură datoriile pot fi acoperite de activele lichide. Active curente
Rc =
Pasive (datorii) curente Activele curente sunt formate din: Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
73
- disponibilităţi în caserie şi bancă;
- creanţe de încasat (clienţi, debitori,..);
- stocuri (mărfuri, materiale,..). Pasivele curente sunt formate din:
- datorii comerciale (furnizori de plată);
- creditori (credite bancare, creditori diverşi,..);
- datorii către stat (impozite şi taxe). În vederea îmbunătăţirii lichidităţii societăţii se pot lua o serie de măsuri precum: - creşterea şi diversificarea numărului de clienţi;
- scăderea sumelor împrumutate;
- scăderea datoriilor faţă de clienţi;
- plata la termenele scadente a obligaţiilor către stat. Rata rapidă (Rr) - se mai numeşte şi testul acid; faţă de rata curentă, din activele curente se scad stocurile, care sunt considerate cele mai puţin lichide.
Active curente - Stocuri
Rp =
Pasive (datorii) curente Finanţarea activităţii prin credite bancare Determinarea posibilităţilor maxime de finanţare prin credite bancare se poate realiza cu ajutorul ratei îndatorării şi a ratei de acoperire a dobânzilor. Rata de îndatorare (Rî) – ponderea datoriilor în total active exprimată procentual. Datorii totale
Rî =
Active totale x 100 Cu cât acest raport este mai mic, cu atât riscul unor pierderi este mai mic, ceea ce interesează pe creditori. Din punctul de vedere al proprietarilor, rata de îndatorare trebuie să fie cât mai mare pentru a-şi dezvolta afacerile pe baza creditului comercial. Rata de acoperire a dobânzilor (Rad) – arată în ce măsură cheltuielile cu dobânzile pot fi acoperite din profiturile societăţii.
Profit brut +
Cheltuieli cu
Rad = dobânzi
Cheltuieli cu dobânzi x 100 Recomandat este ca acest indicator să fie cât mai mare. Eficienţa utilizării activelor de către firmă În determinarea utilizării eficiente a activelor un rol important îl are echilibrul între cifra de afaceri şi activele societăţii. O cifră de afaceri mare nu înseamnă întotdeauna un profit mare. Există active care pot crea probleme, cum ar fi:
- clienţii neîncasaţi la timp, care pot genera imposibilităţi de plată a datoriilor; - stocurile vechi şi de valori mari, care în prezent pot avea o valoare mai mică. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
74
Pentru determinarea eficienţei utilizării activelor pot fi folosiţi o serie de indicatori ca: rata de rotaţie a stocurilor, durata medie de încasare a clienţilor sau rata de utilizare a activelor fixe. Rata de rotaţie a stocurilor (Rrot) – exprimă de câte ori se cuprind stocurile în cifra de afaceri a societăţii.
Cifra de afaceri
Rrot =
Stocuri
Recomandat este ca acest indicator să fie cât mai mare. Este un indicator foarte important pentru că prea multe stocuri pot genera blocaje. Durata medie de încasare a clienţilor (Di) – exprimă numărul de zile în care se încasează clienţii de la facturare. Acest indicator se calculează în două etape:
I. Calcularea vânzărilor zilnice (Vziln.)
Cifra de afaceri
Vziln. =
365
II. Calcularea duratei medii de încasare a clienţilor
Clienţi
Di =
Vânzări zilnice Rata de utilizare a activelor fixe (Ru) – exprimă eficienţa utilizării imobilizărilor. Cifra de afaceri
Ru = Valoarea netă a activelor fixe Cu cât acest indicator este mai mare, cu atât imobilizările sunt utilizate mai eficient. Profitabilitatea firmei Scopul oricărei afaceri este maximizarea profitului. Profitabilitatea unei societăţi este exprimată prin rezultatul net pozitiv pe care îl obţine. Pentru determinarea eficienţei afacerii se pot utiliza rata profitului şi rata rentabilităţii financiare. Rata profitului (Rp) – exprimă profitul obţinut raportat la cifra de afaceri înregistrată.
Profitul net
Rp =
Cifra de afaceri x 100 Recomandabil este ca rata profitului să fie cât mai mare. Rata rentabilităţii financiare (Rrf) – exprimă gradul de rentabilitate a investiţiilor. Profit net
Rrf =
Capitaluri proprii x 100 Capitalurile proprii sunt formate din:
- capital social,
- profitul sau pierderea societăţii,
- rezerve, s.a. Recomandabil este ca acest indicator să fie cât mai mare. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
75
3.4.3. Analiza trendului Prin utilizarea ratelor financiare prezentate mai sus se poate obţine o imagine destul de bună asupra situaţiei unei societăţi, dar mai trebuie ţinut seama de încă un lucru, şi anume de timp. Aceşti indicatori trebuie urmăriţi în dinamica pe parcursul unei perioade de timp utilizând aşa numita analiză a trendului, pentru a descoperi slăbiciunile şi oportunităţile afacerii comparativ cu indicatorii calculaţi pe ramura din care face parte societatea respectivă. Pentru a fi cât mai uşor de analizat se utilizează grafice şi tabele în vederea prezentării şi conştientizării cât mai bune a acestor indicatori în dinamica lor. 3.4.4. Bugetele societăţii În cadrul activităţii de planificare, previziunea financiară are un rol foarte important. Ea se realizează prin intermediul bugetelor societăţii. Bugetul reprezintă previziunea veniturilor şi a cheltuielilor pentru realizarea obiectivelor societăţii, precum şi a rezultatelor obţinute. Bugetul poate fi folosit şi în procesul de control, prin compararea realizărilor cu previziunile. În realizarea şi utilizarea bugetelor se disting două etape:
I. Fundamentarea bugetului – are loc înainte de perioada de bugetare şi presupune culegerea de informaţii, analiza acestora şi întocmirea bugetului previzionat. O formă sumară a bugetului poate fi următoarea:
Articole Ianuarie .................................. Decembrie Total bugetare Previzionat Realizat Previzionat Realizat Previzionat Realizat Previzionat Realizat
Tipuri de venituri ...............
Tipuri de cheltuieli ...............
Rezultat
II. Execuţia bugetară – urmărirea, compararea şi corectarea realizărilor cu previziunile estimate. De obicei, bugetele se întocmesc pentru perioade de un an, dar ele pot fi elaborate şi pentru perioade mai mici (bugetul de trezorerie) sau mai mari de un an (bugetul pentru investiţii).
3.4.5. Cash-flow (fluxul de încasări şi plăţi) Fluxul de încasări şi plăţi (cash-flow) exprimă toate încasările şi plăţile unei societăţi, într-o anumită perioadă de timp. Cash-flow-ul este o situaţie, în care sunt trecute în dinamica lor toate încasările şi plăţile pentru perioade de un an, un semestru, un trimestru, o lună, etc. În funcţie de mărimea încasărilor faţă de cea a plăţilor, cash-flow-ul poate fi: Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
76
- cash-flow pozitiv;
- cash-flow negativ. Cash-flow-ul pozitiv se înregistrează atunci când plăţile sunt mai mici decât încasările.
Un flux de numerar pozitiv nu înseamnă întotdeauna că situaţia financiară a societăţii este favorabilă şi de aceea trebuie analizate cauzele care au generat acest excedent.
Excedentul se poate datora fie decalajului între termenele scadente a plăţilor mai mari faţă de termenele scadente de încasare mai mici sau poate fi generat de credite contractate şi neutilizate încă.
Important este ca aceste surplusuri să fie reinvestite în activităţi care să genereze câştig. Cash-flow-ul negativ se înregistrează atunci când plăţile sunt mai mari decât încasările. Redresarea deficitului se poate realiza prin:
- reducerea termenelor scadente de încasare a clienţilor;
- amânarea sau renunţarea la efectuarea unor cheltuieli sau investiţii;
- contractarea de credite (generează creşterea gradului de îndatorare şi costuri).
- obţinerea de venituri extraordinare (vânzări de active care nu mai sunt necesare activităţii societăţii); Există o serie de semne care pot avertiza că sunt probleme cu cash-flowul, şi anume:
a. datorii foarte mari pe termen scurt;
b. întârzieri ale încasărilor;
c. plăţi efectuate cu întârziere care pot genera eventuale penalităţi şi datorită cărora se pot pierde discount-uri din partea furnizorilor;
d. scăderea lichidităţilor.
3.4.6. Creditul comercial
O afacere devine tot mai profitabilă atunci când volumul vânzărilor este în creştere continuă. Volumul vânzărilor depinde de factori externi şi factori interni societăţii. Dacă factorii externi nu pot fi controlaţi, factorii interni se pot controla de către societate. Printre factorii interni care pot fi controlaţi se numară şi politica creditului comercial, care se bazează pe următoarele aspecte:
- perioada de creditare – exprimă termenul scadent oferit clienţilor pentru plata bunurilor achiziţionate;
- reducerile acordate – aceste rabaturi, sconturi sau discounturi se acordă pentru impulsionarea plăţii cât mai rapidă, urmărindu-se atragerea de noi clienţi şi diminuarea perioadei medii de încasare;
- condiţiile creditului – exprimă condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească un client pentru a i se acorda creditul comercial (putere financiară, imagine, potenţial).
- încasarea creanţelor – metode, procedee şi mijloace care se pot utiliza pentru încasarea creanţelor. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
77
3.4.7. Echilibrul financiar
Orice entitate economică îşi poate desfăşura activitatea în condiţii de normalitate dacă asigură echilibrul elementelor patrimoniale de aceeaşi durată, respectiv: Active imobilizate = Capital permanent
Active circulante = Datorii pe termen scurt
Indicatorul care ne poate arăta echilibrul financiar al societăţii este fondul de rulment.
Fondul de rulment (FR) reprezintă partea din capitalul permanent folosită pentru finanţarea activităţii curente de exploatare.
FR = Ac – Dts în care:
Ac – active circulante
Dts – datorii pe termen scurt
Ideal ar fi ca FR > 0, pentru că atunci societatea dispune de lichidităţi care se pot utiliza pentru finanţarea activităţii. Recomandat este ca FR să acopere
2/3 din valoarea stocurilor. Nevoia de fond de rulment (NFR) este un indicator care exprimă diferenţa dintre activele circulante şi datoriile curente.
NFR = Ac – Dc în care:
Ac – active circulante (fără disponibilităţi băneşti)
Dc – datorii curente (sub 1 an) Trezoreria neta (TN) reprezintă diferenţa dintre fondul de rulment şi nevoia de fond de rulment.
TN = FR – NFR
3.4.8. Modalităţi de plată În desfăşurarea activităţilor economice, societăţile pot efectua trei tipuri de tranzacţii comerciale:
a. tranzacţii cu plata imediată;
b. tranzacţii cu plata la termen;
c. tranzacţii cu plata prin compensare. a. Tranzacţiile cu plata imediată – are loc prin efectuarea contraprestaţiei în bani imediat după sau în acelaşi timp cu achiziţionarea bunurilor sau serviciilor. Instrumentele de plată utilizate sunt reprezentate de ordinele de plată prin care se efectuează viramentele (plăţi fără numerar). Ordinul de plată este un document prin care plătitorul dă dispoziţie băncii sale ca din contul său bancar să plăteasca unui terţ sume de bani. În funcţie de bancă, ordinul de plată se întocmeşte în două sau trei exemplare şi trebuie să conţină o serie de elemente obligatorii:
- denumirea de “ordin de plată” Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
78
- ordinul necondiţionat de plată a unei sume de bani – este exprimat prin menţiunea “plătiţi”;
- numele sau denumirea plătitorului, numărul de cont, unitatea bancară, codul unic de înregistrare;
- numele sau denumirea beneficiarului sumelor de bani, contul bancar, unitatea bancară;
- data emiterii. b. Tranzacţiile cu plata la termen – implică plata contravalorii bunurilor sau serviciilor la anumite termene ulterioare achiziţiei. Instrumentele cele mai uzuale folosite sunt:
- CEC-ul;
- Biletul al ordin;
- Cambia (trata);
- Acreditivul;
- Incasso. CEC – ul şi biletul la ordin reprezintă instrumente de plată la termen utilizate în operaţiunile interne pe care beneficiarul sumelor trecute pe înscrisul primit de la emitent îl prezintă la bancă pentru a-şi încasa, la o anumită dată scadentă ulterioară, contravaloarea bunurilor sau serviciilor.
Cecul cuprinde :
1. Denumirea de cec trecută în însuşi textul titlului şi exprimată în limba întrebuinţată pentru redactarea acestui titlu.
2. Ordinul necondiţionat de a plăti o anumită sumă de bani.
3. Numele celui care trebuie să plătească (tras).
4. Arătarea locului unde plata trebuie facută.
5. Arătarea datei şi a locului emiterii.
6. Semnătura celui care emite cecul (trăgătorul).
Biletul la ordin cuprinde :
1) denumirea de bilet la ordin trecută în însuşi textul titlului şi exprimată în limba întrebuinţată pentru redactarea acestui titlu ;
2) promisiunea necondiţionată de a plăti o sumă determinată;
3) arătarea scadenţei ;
4) arătarea locului unde plata trebuie făcută ;
5) numele aceluia căruia sau la ordinul căruia plata trebuie făcută;
6) arătarea datei şi a locului emiterii ;
7) semnătura emitentului. Cambia sau trata reprezintă un instrument de plată şi de credit prin care trăgătorul dă ordin băncii sale de a încasa sumele de bani înscrise la locul şi scadenţa arătate.
Cambia cuprinde:
1. Denumirea de cambie trecută în însuşi textul titlului şi exprimată în limba întrebuinţată pentru redactarea acestui titlu.
2. Ordinul necondiţionat de a plăti o sumă determinată.
3. Numele aceluia care trebuie să plătească (tras).
4. Arătarea scadenţei.
5. Arătarea locului unde plata trebuie făcută.
6. Numele aceluia căruia sau la ordinul căruia plata trebuie făcută.
7. Arătarea datei şi a locului emiterii. Noţiuni de contabilitate primară, Managementul afacerilor, Marketing şi dezvoltarea afacerilor
– noţiuni de bază
Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie - ANIMMC
79
8. Semnătura celui care emite cambia (trăgător). Acreditivul şi incasso sunt instrumente folosite în operaţiunile de import-export. Acreditivul reprezintă un instrument prin care un importator dă dispoziţie băncii sale de a bloca o sumă de bani din disponibilităţile sale şi pe care să o plătească în numele său la locul şi în condiţiile specificate în acreditiv, unui furnizor extern contravaloarea bunurilor atestate prin documente. Este una din cele mai sigure modalităţi de plată externe, dar este şi cea mai scumpă modalitate, pentru că implică costuri ridicate, respectiv comision pentru deschiderea acreditivului, comision de confirmare de către bancă, comision pentru plăţi, speze şi comisioane bancare, cheltuieli de comunicaţii, s.a. Documentele care stau la baza plăţii prin acreditiv sunt:
- factura comercială;
- factura consulară;
- factura proforma;
- documente de transport (scrisoare de trăsură, conosament);
- documente de asigurare (poliţa de asigurare);
- alte documente (certificat de origine, certificat de calitate, autorizaţia de export, certificat fitosanitar,s.a.). Incasso – dacă acreditivul se utilizează în operaţiunile de import şi este iniţiat de importator, incasso este utilizat în operaţiunile de export, fiind iniţiat de exportator. Incasso este un instrument prin care exportatorul dă un ordin de încasare a contravalorii unor bunuri băncii importatorului. c. Tranzacţiile cu plata prin compensare Operaţiunile de compensare se pot desfăşura atât în tranzacţii interne, cât şi în tranzacţii internaţionale. Compensarea în tranzacţiile interne presupune stingerea obligaţiilor de plată reciproce între două sau mai multe societăţi, până la concurenţa celei mai mici sume, prin ordine de compensare. Compensarea în tranzacţii internaţionale este modalitatea prin care contravaloarea bunurilor importate se plăteşte prin bunuri echivalente acceptate de furnizor. Modalităţile de compensare în tranzacţii internaţionale sunt:
- cliringul – compensări între două state (ţări)
- barterul – compensări între două sau mai multe firme În operaţiunile de import-export este foarte bine să se utilizeze scrisoarea de garanţie bancară, care reprezintă un înscris prin care o bancă
(banca garantă) garantează că în cazul în care debitorul nu-şi îndeplineşte obligaţiile de plată, ea va plăti în locul acestuia sumele de plată.

http://www.aippimm.ro/files/articles_files/89/4028/ghid-management-marketing-contabilitate.pdf

http://contabilul.manager.ro/pdf/Raport%20special%20P02.pdf