Historia de éxito

LA MARINA: LA TIENDA DE COLIMA
Un negocio familiar que hoy se ha convertido en Grupo Bodesa. El crecimiento experimentado en los últimos años ha exigido desarrollar sistemas integrales y procesos ágiles apoyados por SAP LA HERENCIA DE LOS BRUN

La historia de Grupo Bodesa, en la ciudad de Colima, se remonta a 1886; un negocio familiar que hoy está dirigido por la cuarta generación. La primera tienda del Grupo, “La Marina”, después de más de 100 años sigue siendo la consentida, al grado que popularmente se la conoce como “la tienda de Colima”. En ese entonces, en esta famosa tienda se podía conseguir lo necesario para una despensa. Los artículos que ahí se comercializaban iban desde granos hasta armas. En 1887, la familia Brun (de origen francés) encontró la fórmula para dar marcha a un negocio que hoy en día sigue siendo atractivo. Y a la par que creció la familia, también creció la cadena de tiendas: La Marina (departamentales), La Marina San Fernando (1982), La Marina Ciudad Guzmán (1999), y La Marina La Piedad (2002); El Bodegón, fundado en 1998 (mueblerías distribuidas en Colima, Jalisco y Michoacán); Brun Foods, empresa filial del giro agroindustrial, dedicada a la siembra y embasado de pepinillo encurtido, enfocada básicamente a la exportación (1999) y Plaza San Fernando, centro comercial con tiendas anclas de ley, La Marina. (propietaria) y renta de 98 % de los locales comerciales. Miles de clientes han pisado sus instalaciones y, aunque los productos que se comercializan en “La Marina” han cambiado de acuerdo con las exigencias del mercado, dicho comercio ha sido parte importante de la cultura en Colima. Sólo el nombre y la popularidad han quedado de “La Marina” de aquel entonces. Hoy es uno de los comercios más visitados de Colima. La Marina hoy se ha modernizado, sus instalaciones están equipadas con aire acondicionado, escaleras eléctricas, estacionamiento, código de barras en todos sus artículos... en fin, se ha dotado de los elementos necesarios y acordes con los cambios del mercado para satisfacer a sus clientes y seguir siendo la tienda preferida de la localidad.

Desde 1990, Emilio Brun forma parte del Grupo, en 1992 abrió las puertas de la primera tienda de autoservicio de cadena nacional en Colima y a partir de 1996 es el Director General del Grupo. A Brun le ha tocado enfrentar la gran amenaza de la globalización, la entrada de cadenas de tiendas extranjeras, tanto de autoservicio como departamentales y, por ende, la constante competencia que impulsa al negocio a mantenerse siempre a la vanguardia Las tiendas departamentales de ciudad mediana y pequeña en Estados Unidos y Europa prácticamente desaparecieron ante el rápido crecimiento de las grandes cadenas. México, no ha sido la excepción. Desde fines de la década de los 60 estas tradicionales tiendas han cerrado sus puertas y otras han sido compradas por diferentes cadenas mexicanas. Después de hacer un análisis del entorno, Grupo Bodesa llegó a la conclusión de que la única forma de sobrevivir era encontrando un nicho en el cual pudiera crecer sin enfrentarse a los “grandes”. Así fue que se planteó un modelo para crecer en pequeñas ciudades brindando a sus clientes: servicio, moda, surtido y calidad respaldados por tecnología de punta.
LA MIRA PUESTA EN SAP

Francisco Arizti quien se incorporó a Grupo Bodesa en julio de 2000 y hoy funge como su Director Corporativo, es un convencido de las bondades de la tecnología de SAP. Pero esto no bastó: Arizti y su equipo se dieron a la tarea de evaluar cómo estaba funcionando la solución de SAP en otros negocios para conocer los pros y los contras. “Nuestro director Corporativo [Arizti] -comenta Brun- ya había tenido una muy buena experiencia con SAP años atrás y conociendo ya las necesidades de Bodesa, estaba seguro que era la mejor solución disponible en el mercado. En un primer acercamiento los vendedores de SAP, consideraron que la cultura de trabajo que vivía Bodesa era incompatible con SAP y requerían que trabajáramos un par de años en cambiarla para entonces estar en condiciones de implementarla. Ante la insistencia de Arizti, tuvimos una segunda reunión con personal de SAP. Analizamos en varias sesiones los puntos que considerábamos mas difíciles de superar efectivamente relacionados con la cultura de trabajo de la empresa y finalmente, en agosto pasado, llegamos a la conclusión de implantar SAP. El primer paso fue definir los perfiles de los lideres de cada modulo para lo cual se escogieron los mejores elementos de cada area que cubrieran el perfil. Después de varias semanas de capacitación iniciamos a fines de septiembre ya con los consultores. Fueron muchos meses de alta concentración -reflexiona Brun-, largas horas de trabajo, fines de semana ausentes de casa y de tensión constante dentro y fuera del equipo. Se manejaban juntas semanales para analizar los avances de la implantación. La prioridad número uno de toda la organización fue el sacar el proyecto de SAP en los tiempos establecidos y lo pudimos lograr, sin embargo el costo fue alto, la operación la desatendimos más de lo esperado y nuestra calidad de servicio al cliente descendió. Finalmente pudimos iniciar en productivo en el mes de abril. No todo fue un rotundo éxito. Tuvimos algunos problemas con la migración de los inventarios del sistema antiguo hacia SAP los cuales se arreglaron hasta meses posteriores”, admite Brun. “Evaluamos todos los aspectos antes de la implantación interviene Arizti-, tiempos y costos, pero sabíamos que la solución de SAP era la que más se enfocaba a nuestras necesidades. El proyecto ha valido la pena porque se adapta al tamaño de nuestra empresa y, aunque lo que invertimos en relación al valor de la empresa es alto, no nos arrepentimos. Seguimos al pie de la letra cada paso de la metodología de SAP e involucramos a los líderes de cada área. Fue un proceso estupendo. Una vez determinado el sistema tuvimos que definir los procedimientos. En ese momento entró en escena una empresa de consultoría en procedimientos, que nos apoyó. Con la ayuda de los consultores establecimos cómo queríamos hacer las cosas, reestructuramos el departamento de compras y una vez que tuvimos claridad en lo que queríamos hacer empezamos la implementación.

El departamento de Sistemas de Bodesa, encabezado por el Ing. Luis Tapia y conformado principalmente por jóvenes emprendedores, pasaban largas jornadas para ir a la par del crecimiento que experimentaba la empresa , pronto el Departamento empezó a frenar la velocidad de crecimiento de Bodesa y fue así como después de analizar varias opciones por un Comité de Evaluación, Tapia y su equipo se inclinaron por SAP.

“...Prácticamente llevamos un año limpiando la casa, uno de los instrumentos fue el nuevo sistema, pero hoy ya está listo para que toda la cadena de suministro funcione a la perfección. Queremos recuperar la confianza de nuestros clientes y SAP nos ayudará porque precisamente en la parte de servicio nos da la oportunidad de tener el inventario al día. Nuestro objetivo es bajar 20% nuestros inventarios. En nuestras tiendas departamentales ya estamos experimentando los beneficios, porque ahora ya tenemos catalogado cada artículo por talla y color, y esto nos da la ventaja de resurtir de manera automática. Esta solución de inventarios contribuirá a hacer rentable nuestra inversión en un plazo no mayor a dos años...” Emilio Brun Director General Grupo Bodesa

En una primera instancia pensamos que realizaríamos la implantación en varias etapas, según lo requiriera cada departamento, pero nos dimos cuenta de que sería demasiado complicado y entonces tomamos la decisión de irnos con todo; llevamos el ERP a toda la empresa y las exigencias fueron creciendo. Por ejemplo, sabíamos que comercializábamos cierto número de pantalones, pero no teníamos información de qué talla y color se vendían más y, hoy, gracias a la tecnología de mySAP Retil (solución específica para nuestra industria), el sistema arroja la información para que podamos controlar de una manera más inteligente nuestro inventario.”
REINVENTANDO EL NEGOCIO

SAP es la mejor solución de negocio. En definitiva, cuando te decides por una implementación de esta magnitud, te casas con el sistema y debes ser cuidadoso porque la confiabilidad es lo más importante. SAP demuestra su liderazgo porque tan sólo en Investigación y Desarrollo invierte aproximadamente $1,800 millones de dólares. Esto da una idea de que hay formalidad y de que la tecnología que adquieres no se volverá obsoleta en unos cuantos años. Si existe un sistema que ha ido incorporando las mejores prácticas del negocio es el de SAP”. Otro ejecutivo que participó activamente en la implantación fue Luis Tapia, Gerente de Sistemas de “La Marina”, ya que coordinó todos los esfuerzos, sacrificó tiempo y se tatuó la camiseta. Un dato importante es que cuando se realizó esta entrevista era periodo de inventarios y, de no haber contado con SAP, no habría sido posible que Tapia concediera por lo menos cinco minutos de su tiempo, porque les tomaba casi 15 días elaborar el reporte. Hoy el proceso es automático. “La consultoría jugó un papel crucial. Aunque la solución sea muy buena -señala Tapia-, si no cuentas con la asesoría para echar a andar un proceso, no funciona. Todo debe embonar para tener resultados óptimos. Con satisfacción puedo decir que tuvimos un equipo de consultores de primer nivel, los cuales conocían el negocio a la perfección y eso agilizó mucho la implantación. Otro aspecto que considero importante fue que de pensar que era un proyecto de Sistemas resultó más bien ser un proyecto de empresa. Yo tengo casi siete años en la compañía y creo que la implantación de SAP es la culminación de una serie de cambios por los que la empresa estaba pasando.” “Aunque pasamos por algunas trabas al momento de migrar nuestro inventario a SAP -relata Brun-, preferimos tomarnos el tiempo que fuera necesario para echar a andar todo con la tecnología SAP; así nos evitaríamos doble trabajo. Lanzamos una campaña para que nuestra clientela estuviera enterada de que estábamos pasando por un proceso de cambio y de esta manera fueran comprensivos si algo no marchaba bien o si no teníamos algún producto. Fue un trago amargo porque lo que menos quisimos fue afectar a nuestros clientes. Sé que realizamos grandes sacrificios, pero queríamos hacerla en grande y había que invertir dinero, tiempo y empeño. No escatimamos esfuerzo porque al final el más beneficiado va a ser el cliente. Prácticamente llevamos un año limpiando la casa, uno de los instrumentos fue el nuevo sistema, pero hoy ya está listo para que toda la cadena de suministro funcione a la perfección. Queremos recuperar la confianza de nuestros clientes y SAP nos ayudará porque precisamente en la parte de servicio nos da la oportunidad de tener el inventario al día. Nuestro objetivo es bajar 20% nuestros inventarios. En nuestras tiendas departamentales ya

Suena fácil pero se está hablando de alrededor de 500,000 productos y, con el nuevo sistema, Bodesa agregó más nombres a su Stock Kepping Unit (SKU). Con todo, crear códigos, redefinir la lógica del código y el reetiquetado fue complicado, según comentan los ejecutivos de Bodesa pero también esto les está ayudando a agilizar su procesos. Brun describe que durante los seis meses que duró el proceso de implantación, los involucrados vivieron momentos de mucha presión, con algunos días laborales de más de ocho horas. Pese a todo, a fines de abril de este año, Bodesa comenzó a operar y recompensó a quienes estuvieron de principio a fin en el proyecto. “Hemos pasado por un severo aprendizaje -asegura Arizti-. Largas jornadas, pero a pocos meses de haber arrancado, el inventario nos permite saber qué productos son los ganadores y semanalmente analizamos qué productos nos están dejando mayor margen de utilidad de acuerdo con su rotación. Antes de SAP nos costaba mucho trabajo identificar los productos que no se vendían. Cuando hicimos el primer análisis, quedó justificada la inversión. Este trabajo ha sido sencillo porque la tecnología de SAP es muy amigable, se maneja a través de semáforos que indican, de acuerdo con el color, el comportamiento de la mercancía. Con el sistema de SAP las decisiones se toman con más rapidez y acierto. Creo que la primordial ventaja que tenemos hasta el momento es el manejo de inventarios, además de que hemos experimentado un cambio en la forma de trabajo. Algo muy importante también -prosigue Arizti- es que nuestro Director General (Brun) estuvo al pendiente de todo. Dejó claro que el proyecto sería una prioridad de la empresa y, con excepción de un par de tiendas que se tenían que inaugurar, tomamos la decisión de que no se abrirían más tiendas hasta que se implementara el sistema. No fue tan fácil porque, si tomamos en cuenta que Bodesa tiene 115 años, fue preciso convencer a algunos empleados de que debían dejar ciertos hábitos. Creo que fue un mensaje transparente, porque si queríamos crecer primero teníamos que concluir el proceso de implementación. Ésa era la prioridad y no se podía cuestionar. La decisión estaba tomada hasta sus últimas consecuencias. Y la verdad es que ha valido la pena.

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estamos experimentando los beneficios, porque ahora ya tenemos catalogado cada artículo por talla y color, y esto nos da la ventaja de resurtir de manera automática. Esta solución de inventarios contribuirá a hacer rentable nuestra inversión en un plazo no mayor a dos años. Y de aquí a que llega, estoy seguro de que seguiremos trabajando con SAP, porque tenemos planes de implementar otros módulos, como Recursos Humanos, CRM (ventas por internet) y tesorería avanzada para Crédito y Cobranza.” Mientras esto sucede, en Bodesa existen supervisores que controlan que el personal se adapte a la nueva manera de trabajar y deje atrás los 25 años en los que realizó su trabajo de una misma manera. Hoy, Bodesa se empeña en que la etiqueta que está en cada prenda coincida con los datos del código de barras para que el sistema arroje información real. “Creo que la tecnología ya está controlada -advierte Brun-. Ahora nuestro mayor reto es el cultural. Todo el personal ha hecho exámenes para saber el grado de conocimiento que tienen del sistema, de la operación del día a día. La verdad, nos lo hemos tomado muy en serio. En la empresa hemos hecho una escuela: primero capacitamos y luego aplicamos exámenes. Si alguien no pasa le damos oportunidad de que presente otro más, siempre y cuando veamos una actitud de compromiso. Toda vez que el personal esté completamente habituado con la nueva manera de trabajo, los supervisores quedarán en el pasado. En definitiva lo que nos diferenciará de la competencia es el servicio que podamos brindar a nuestros clientes; por eso estamos siendo muy estrictos con los resultados de nuestro personal.” Por su parte, Arizti asegura que la relación con SAP será para largo plazo. “Veo nuestra historia pegada a SAP -agrega-. La idea es que vayamos implementando la tecnología de SAP en todo el Grupo.” Hoy, los empleados de Bodesa pueden administrar mejor su tiempo, porque el nuevo sistema se lo permite. Antes de implementar SAP en Bodesa poseían sistemas aislados, pero hoy, gracias a la integración, explica Tapia, el personal de Sistemas puede programar sus vacaciones sin que nada se “atore”.

“Estos pequeños detalles son los que han ido marcando la diferencia -agrega Tapia-. Antes de SAP éramos Compras S.A de C.V, Ventas S.A de C.V., etc.; cada departamento era una pequeña empresita y cada quien actuaba de manera independiente. Si hoy hago algo en mi área, debo estar consciente de que afectará a las demás, eso es trabajar con la mentalidad de equipo.” Kristian Meiners, Director Administrativo del Grupo tal vez es el más entusiasmado con los resultados que su área ha experimentado gracias a SAP. “Antes, nuestros cierres estaban desfasados, los concluíamos el 20 del mes siguiente. Con SAP estamos cerrando los primeros días de cada mes. Por otro lado, realizar el informe financiero nos tomaba aproximadamente ocho meses; a corto plazo deberemos tenerlo listo en tres. A partir de 2004, presentaremos los informes financieros el 31 de enero del año siguiente. En cuanto a control de presupuesto, SAP provee una herramienta para llevar un seguimiento mucho más real del gasto; tenemos un mayor control de los gastos que pretendemos disminuir. En la parte de auditoria, el control es mucho más cercano. Con este sistema, la facultad de detectar diferencias y movimientos es mucho más oportuna. Gracias a los indicadores de SAP podemos saber el comportamiento de proveedores, tiempos de entrega, etc... La verdad es que hoy trabajamos de una manera más eficiente.” Al equipo de SAP le queda todavía mucho por hacer y es que el éxito de sus resultados ha provocado diversas reacciones a favor de sus soluciones. “Sin duda, seguiremos trabajando con la tecnología de SAP admite Tapia-. Es la plataforma que nos va a dar el paso directo para crecer adecuadamente; replicando el sistema en todas las tiendas del Grupo y controlando el crecimiento con el mismo personal. Yo creo que la clave de todo será la integración de los sistemas.”.

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