Kap 5 organisationers omvärld
I detta kursavsnitt ska vi vidga blicken något och studera hur organisationer samspelar med och är beroende av sin omvärld. Det är i första hand just samspelet och förhållandet mellan organisationer och omvärlden vi ska ta upp här. Hur organisationers omvärld ser ut är allt för olikt mellan olika organisationer, branscher med mera för att beskriva utförligt. Men just genom att förstå hur organisationer påverkas av sin omvärld så öppnas också ögonen för vad i omvärlden som det kan vara bra att hålla koll på. Detta avsnitt är centralt eftersom det ger många viktiga förklaringar till varför organisationer ser ut som de gör, varför vissa klarar sig bra och andra inte och så vidare. Det ligger också till grund för exempelvis diskussionen kring företags strategier, som vi ska ta upp i nästa avsnitt. [pic]

Utgångspunkten i diskussionen om hur organisationer påverkas av sin omvärld är något som brukar kallas systemteori och som du återfinner i vår tidslinje ovan. Systemteori är en mer allmän teori för att förklara biologiska och fysiska skeenden och som från dessa områden också började inspirera forskare inom samhällsvetenskap. Inom organisationsteorin började systemvetenskapligt färgade teorier dyka upp under femtio- och sextiotalet. Sedan dess har ett systemsynsätt påverkat väldigt mycket av organisationsteorin, även om man kanske inte uttryckligen använder begreppet system.

[pic]
Systemteori blev populärt på 1950- och 1960-talen för att förklara hur världen fungerade. Inspirationen kom främst från naturvetenskapen, men fördes också över till olika samhällsvetenskaper, så också organisationsteorin. Enkelt definierat är ett system ett objekt som består av delar och där delarna har en ömsesidig påverkan på varandra. Runt systemet talar man också om en omgivning. Denna omgivning kan också ofta beskrivas som ett system på en högre abstraktionsnivå, det vill säga att system ingår som delar i andra system. Ett exempel på detta är när vi beskriver naturen som ett ekosystem som innehåller enheter (djur och växter) som också kan beskrivas som system. Inflytandet inom organisationsteorin kom främst i och med att man menade att flera av ämnets klassiska teorier (de som framfördes av till exempel Taylor, Fayol och Weber) tycktes betrakta organisationer som slutna system, utan speciellt mycket utbyte med omvärlden. Åtminstone intresserade sig dessa klassiker inte för detta utbyte. I och med systemteorin så öppnade man upp för ett intresse för just detta utbyte mellan organisationer och sin omgivning vilket ledde till mängder av nya teorier och synsätt.
[pic]
Intresset för systemperspektivet och ett antal empiriska studier ledde på 1960-talet fram till något som i boken kallas för Kontextperspektivet, eller med den engelska termen contingency theory. Grunden för denna teori eller perspektiv var alltså flera studier, som vi ska titta närmare på snart. Men i grunden kan detta perspektiv beskrivas enligt ovan. Det finns inte ett enda ”bästa sätt” att organisera (eller för den delen leda) på. Hur mycket vi än forskar så kan vi inte komma fram till ett sådant sätt som passar i alla sammanhang. Det var ju just det som exempelvis Taylor strävade efter. Utan det beror på situationen vilket sätt som är bäst.
Contingency betyder just situation eller omständighet och tanken är snarare att organisationer, om de betraktas som öppna system som är beroende av sin omvärld, måste anpassa sig till olika situationsfaktorer. Ett tydligt sådant exempel är att organisationer måste anpassa sig till hur omvärlden ser ut. Organisationens resultat, dvs hur bra organisationen kommer att klara sig, beror då på hur väl man lyckats anpassa sig till olika situationsfaktorer. Eller med andra ord hur väl man lyckats matcha interna och externa faktorer. Interna faktorer skulle till exempel kunna vara produktutbud medan externa faktorer skulle kunna vara marknadens efterfrågan. Det är tydligt att denna matchning är avgörande för ett företags verksamhet!
[pic]
Tre empiriska undersökningar utförda på 1960-talet anses vara de som främst låg till grund för kontextperspektivet (contingency-teorin). Att de är empiriska innebär att de utfördes ute på fältet då man studerade verksamma företag och hur de såg ut. Även om dessa studier långt ifrån var och är de enda som har detta perspektiv så är det viktigt att ni känner till dessa och översiktligt vad de handlade om. Ni kan läsa om dessa i båda våra böcker, där de beskrivs på ett bra sätt. Det de har gemensamt är att de studerade relationen mellan organisationers struktur och olika situationsfaktorer och kunde visa på behovet av att anpassa strukturen efter dessa situationsfaktorer.
Burns och Stalker studerade relationen mellan struktur och omgivningens dynamik och osäkerhet, Woodward studerade relationen mellan organisationsstruktur och vilken teknologi som företagen främst använde medan Lawrence och Lorsch studerade relationen mellan struktur och omgivningens komplexitet.
[pic]
För att praktiskt kunna hantera omvärlden och för att kunna förstå den så måste man kunna beskriva den på ett bra sätt. I kurslitteraturen (Bakka mfl kap 3) så presenteras olika variabler som kan användas för att beskriva en organisations omvärld. Att de är variabler innebär alltså att de inte är antingen eller, utan att omvärlden har en dragning åt ett eller andra hållet. Det är också viktigt att hålla i minnet att en organisations omvärld inte behöver se ut som en annan organisations omvärld. De kan skilja sig åt ganska radikalt beroende på bransch, land och så vidare. De fyra omvärldsvariablerna som presenteras ser du ovan.
[pic]
För att klassificera och beskriva olika organisationers struktur kan olika organisationstyper användas. Dessa beskrivs också i Bakka mfl kap 3. Den enkla strukturen är det typiska småföretaget. Maskinbyråkratin är lik den mekanistiska struktur som Burns och Stalker presenterade och har också flera likheter med byråkratin så som Weber beskrev den. Professionsbyråkratin är också en byråkrati, men är mer decentraliserad och där styrning sker mycket genom medlemmarnas kunskaper och professionella normer. Sjukhus är bra exempel på professionsbyråkratier. Ad hockratier är väldigt flexibla (organiska) organisationer som anpassas efter uppgiften, till exempel projektorganisationer som exempelvis reklambyråer.
Divisionsstrukturer slutligen är ofta stora organisationer som är uppdelade efter verksamhetsområden och där dessa områden sköter sig mer eller mindre som ett eget företag inom ramen för en koncern. Dessa divisioner kan ofta i sig likna maskinbyråkratier. Dessa organisationstyper fungerar ofta bäst i olika omvärldsförhållanden. Det går därför att koppla dessa till de variabler vi såg i den tidigare bilden. Den enkla strukturen passar bäst i en enkel och dynamisk omvärld. Maskinbyråkratin fungerar bra i en enkel och stabil omvärld. Professionsbyråkratin fungerar bra i en stabil men komplex omvärld. Ad hockratin är lämplig i en dynamisk och komplex omvärld medan divisionsstrukturen är lämplig i en heterogen omvärld där olika delar av organisationen kan se ut på olika sätt för att vara maximalt anpassad.
[pic]
För att kunna anpassa organisationen till omvärlden behöver man självklart veta någorlunda hur omvärlden ser ut, hur den är beskaffad när det gäller våra fyra omvärldsvariabler, vilka trender som är på gång, vilka konkurrenter som finns osv. Det är därför organisationer ofta ägnar sig åt olika former av omgivningsanalys. Det finns flera typer av omgivningsanalys och metoder att använda sig av. Ofta görs en så kallad SWOT-analys, som är en slags nulägesanalys där man försöker beskriva sin organisations Styrkor (Strengths) och Svagheter (Weaknessees) för att sedan jämföra dem med Möjligheter (Opportunities) och Hot (Threats) som omgivningen för med sig för organisationen. Kanske kan vi utnyttja någon av våra styrkor för att hantera hot och möjligheter? Kanske innebär omgivningen ett hot mot oss relaterat till någon av våra svagheter? Denna typ av analys är ofta viktiga utgångspunkter vid olika beslutssituationer.
Andra typer av omgivningsanalys är konkurrentanalyser (kallas ofta competitor intelligence på engelska) där man försöker kartlägga vilka konkurrenter man har och hur de kan tänkas agera i framtiden. Marknadsundersökningar används också ofta för att skapa sig en bild av hur omgivningen, i det fallet, marknaden ser ut.
Detta Kursmoment har tagit sin avstamp i Systemteorin och kontextperspektivet (Contingency-teorin). Dessa resonemang har sedan dess påverkat stora delar av den organisationsteori som kommit därefter. I nästa avsnitt ska vi till exempel titta närmare på strategiteori som direkt bygger på mycket av kontextperspektivets budskap.