MODUL 9 MSDM
STAFFING

DOSEN: SUDRADJAD, MM

UNIVERSITAS MERCU BUANA

MODUL 9
STAFFING
A. Pilihan Strategik
Rekrutmen dan seleksi merupakan suatu tantangan tersendiri bagi para manajer dan direksi karena sangat menentukan pencapaian tujuan perusahaan. Banyak masalha yang dihadapi Indonesia yang terkait dengan lapangan/kesempatan kerja, misalnya suplai angkatan kerja yang melebihi permintaan pasar kerja, masalah pengangguran, masalah kualifikasi karyawan dan lain sebagainya. Dalam suatu perusahaan, tenaga kerja merupakan salah satu faktor penting yang menentukan tercapainya tujuan perusahaan. Dalam proses rekrutmen dan seleksinya perusahaan harus menggunakan prosedur rekrutmen dan seleksi yang objektif, terperaya dan absah. Oleh karena itu pihak perusahaan harus menentukan ragam pilihan strategis dalam rekrutmen dan seleksi karyawan baru, antara lain: 1. Perusahaan dapat membuat suatu pilihan strategis yang berfokus pada pendekatan gender dan lingkungan social. 2. Perusahaan dapat memilih karyawan baru (atau menyewa tenaga kerja kurang terlatih atau yang terlatih dan professional). 3. Perusahaan membuat keputusan dengan memperhatikan anggaran yang tersedia untuk rekrutmen dan seleksi karyawan. 4. Perusahaan dapat membuat suatu pilihan strategis untuk mencari sumber tenaga kerja yang belum dimanfaatkan. 5. Perusahaan membuat keputusan strategis dengan memperhatikan kecanggihan teknologi dari cara baru rekrutmen dan seleksi. 6. Perusahaan dapat memilih cara yang terbaik, yaitu apakah merekrut dan menyeleksi karyawan dari dalam dan atau dari luar perusahaan.

B. Metode Rekrutmen

Kebanyakan lowongan pekerjaan diisi dengan orang dari dalam perusahaan dan posisi lainnya sangat mungkin diisi dari sumber luar. Metode rekrutmen dari dalam meliputi penempatan pekerjaan, inventarisasi keahlian, penawaran pekerjaan dan rekomendasi karyawan. Metode rekrutmen dari luar mencakup dari kalangan lembaga pendidikan, penggunaan advertensi dan agen atau biro pencari kerja.

Keunggulan dan kelemahan rekrutmen karyawan internal dan eksternal

|Rekrument Internal |Rekrutmen Eksternal |
|Keunggulan: |Keunggulan: |
|Karyawan telah familiar dengan perusahaan |Memiliki gagasan dan pendekatan baru |
|Biaya rekrutmen dan pelatihan lebih rendah |Bekerja mulai dengan lembaran bersih dan memperhatikan |
|Meningkatkan moral dan motivasi karyawan |spesifikasi pengalaman |
|Peluang berhasil lebih tinggi, karena penilaian kemampuan dan |Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam |
|keahlian lebih cepat. |perusahaan sekarang. |
|Kelemahan: | |
|Konflik politik promosi posisi |Kelemahan: |
|Tidak berembang |Keterbatasan keteraturan antara karyawan dan perusahaan. |
|Masalah moral tidak dipromosikan |Moral dan komitmen karyawan rendah. |
| |Periode penyesuaian yang lama. |

1. Rekrutmen Internal.
a). Penempatan Pekerjaan ( dalam metode ini, posisi yang dapat diisi diumumkan lewat bulletin atau papan pengumuman perusahaan. Prosedur penempatan pekerjaan membuat karyawan berusaha keras nuntuk mencapai posisi yang lebih baik dalam perusahaan. Informasi yang disampaikan dalam pengumuman meliputi keseluruhan kepentingan persoalan yang menyangkut pekerjaan, seperti uraian pekerjaan, pendidikan dan pelatihan yang disyaratkan, gaji dan apakah pekerjaan penuh waktu atau paruh waktu. Walaupun penempatan pekerjaan dapat merupakan metode rekrutmen yang efisien, sejumlah masalah dapat terjadi juga, misalnya, penempatan pekerjaan dapat mengarah pada konflik, jika seorang karyawan memandang dirinya lebih berkualitas untuk pekerjaan tertentu daripada karyawan lain yang diterima perusahaan. Untuk mengurangi dampak negative pada system penempatan kerja, perlu dipertimbangkan beberapa hal berikut ini: • Prosedur penempatan kerja harus ditentukan secara jelas dan diberitahukan secara langsung dan terbuka kepada seluruh karyawan, dan jadwal waktunya harus jelas dan tepat. • Harus dinyatakan tentang spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.Semakin banyak spesifikaasi yang dibutuhkan, diduga semakin sedikit jumlah pelamar dan hal ini akan memudahkan perusahaan untuk menyeleksinya. • Persyaratan aturan main dan kriteria keputusan peneriamaan harus diketahui pelamar secara jelas dan terbuka. Hasilnya harus segera diumumkan sesuai dengan jadwal waktu yang telah ditentukan sebelumnya.
b). Inventarisasi keahlian ( meliputi daftar nama karyawan, pendidikan, pelatihan, posisi sekarang, pengalaman kerja, keahlian dan kemampuan pekerjaan yang terkait dan kualifikasi lainnya. Perusahaan dapat meneliti melalui inventarisasi keahlian untuk mengidentifikasi calon potensial untuk mengisi lowongan kerja di posisi tertentu, melalui penggunaan komputer.
c). Penawaran Pekerjaan ( prosedur ini secara khusus menspesifikasi semua pekerjaan yang tercakup dalam pekerjaan yang harus diisi oleh pelamar yang memiliki kualifikasi yang sesuai kebutuhan dari unit perusahaan yang menawarkan diri dengan cara melamar. Secara normal system penawaran pekerjaan amat mudah. Kontrak hasil negoisasi secara spesifik berisi bagaimana prosedur untuk bekerja dengan merancang siapa yang berkualifikasi untuk menawarkan diri, bagaimana seringnya tawaran dapat dibuat dan bagaimana tawaran diproses. Setelah diserahkan pada perusahaan system penawaran pekerjaan mungkin juga dapat menimbulkan kesulitan, misalnya, ketika suatu perusahaan telah mengubah cara pekerjaan manual dengan penggunaan komputer, maka tiap pekerjaan yang harus ditawarkan dapat berkurang.
d). Rekomendasi Karyawan ( karyawan menjadi sumber informasi yang berharga, yang mungkin mengetahui seseorang yang berkualifikasi dan tertarik dengan posisi kerja yang lowong. Penerapan metode ini harus ekstra hati-hati karena memiliki kelemahan sebagai berikut: • Dapat terjadi fenomena kolusi dan nepotisme serta cenderung diskriminatif. • Bisa menimbulkan kecewa dan sakit hati bila karyawan yang direkomendasikan itu ternyata ditolak. • Bias menimbulkan kelompok-kelompok yang dapat menciptakan konflik kepentingan sehingga ligkungan kerja menjadi tidak nyaman. • Kecenderungan pilihan sangat terbatas, sehingga peluang terjadinya proses seleksi bisa saja kurang didasarkan pada persaingan dan manfaat.

2. Rekrutmen Eksternal.
a). Institusi Pendidikan ( perusahaan-perusahaan merekrut calon karyawan dari lembaga-lembaga pendidikan ternama. Tujuannya disamping mengurangi biaya rekrutmen dan seleksi, perusahaan juga ingin meningkatkan prestise atau citra dirinya karena mendapat calon-calon karyawan yang unggul atau juga karena membutuhkan calon karyawan yang berpendidikan tinggi.
b). Iklan ( ikalan merupakan salah satu jalur untuk menarik calon pelamar. Media yang digunakan dapat berbentuk surat kabar, majalah, jurnal ilmiah serta bentuk media lainnya seperti radio dan televisi. Ada beberapa keunggulan menggunakan iklan sebagai media rekrutmen, yaitu antara lain; • Jangkauan sasaran yang sangat luas. • Informasi relatif lebih cepat diterima dan dapat segera direspon Adapun syarat iklan yang baik dan efektif adalah sebagai berikut: - Topik iklan singkat, padat dan jelas - Bahasanya ringkas, jelas dan sederhana - Mencantumkan informasi tentang perusahaan secara jelas, missal: lokasi, bidang usaha, prospek kerja, gaji yang ditawarkan, dan sebagainya. - Mencantumkan ersyaratan yang harus dipenuhi oleh pelamar - Format iklan harus menarik - Tata letak pada media cetak ditempatkan pada bagian yang langsung terlihat. c). Agen Pemerintah ( pemerintah memiliki agen atau divisi penempatan tenaga kerja yang dikelola oleh Depnaker. Setiap pelamar harus mendaftar dahulu ke Depnaker
d). Agen Swasta ( biasanya perusahaan yang menyediakan lowongan kerja memberi fee kepada agen pencari kerja swasta tersebut.
e). Agen Pencari Tenaga Eksekutif ( memfokuskan pada pencarian karyawan tingkat manajer eksekutif. Pencariannya sangat agresif dan proaktif sebagai bagian tugas dari posisi perusahaan yang berfungsi sebagai konsultan. Fee dibayarkan oleh perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja. Calon karyawan yang direkrut biasanya adalah tenaga-tenaga professional dan berkeahlian tinggi.

Hubungan antara Rekrutmen dan Fungsi-Fungsi MSDM

C. Penyeleksian Sumber Daya Manusia

1. Proses Penyeleksian. Ada lima elemen pokok yang terlibat dalam proses penyeleksian, yaitu:
a. Tujuan perusahaan
b. Rancangan pekerjaan
c. Kriteria keberhasilan pekerjaan
d. Spesifikasi pekerjaan
e. Instrumen seleksi
2. Langkah-lagkah Proses Penyeleksian a. Pemerikasaan awal ( dimaksudkan untuk meminimalkan waktu yang digunakan departemen SDM selama proses penyeleksian dengan melepaskan para pelamar yang tidak memenuhi syarat yang sudah ditentukan perusahaan. Dalam me review surat lamaran, penilai harus menentukan dengan cepat pelamar mana yang memiliki kualifikasi minimum yang sesuai dengan uraian pekerjaan dan segera mengeluarkan pelamar yang tidak berkualifikasi. Untuk menjaga citra perusahan yang baik, tiap pelamar harus diberi perlakuan sopan. b. Pengisian formulir lamaran ( yaitu proses pencatatan formal tentang lamaran kerja para individu pelamar. Formulir lamaran biasanya berisi tentang data dan informasi pelamar, yang dibutuhkan oleh perusahaan. c. Penggunaan formulir lamaran ( catatan permanent dari kualifikasi pelamar untuk suatu pekerjaan. Pengisian formulir lamaran ini dapat digunakan sebagai alat penyaringan untuk menghasilkan penilaian umum. Secara subjektif, penilaian menyeluruh sering digunakan manakala banyak pelamar yang perlu dipertimbangkan.Apabila ditemukan adanya keterbatasan kelayakan latar belakang atau keahlian, mereka dapat segera dikeluarkan. d. Pengujian (testing) ( dalam melakukan pengujian, ada persoalan pokok yang sering ditemukan yaitu penggunaan tes yang bersifat umum dan tanpa mempertimbangkan keabsahannya. Ada 3 formula penting tes seleksi agar prosesnya dapat berjalan optimal, yaitu sebagai berikut: • Tes adalah suatu peramalan yang abash dari kinerja karyawan. • Tes dikembangkan, dikelola dan dievaluasi oleh tenaga-tenaga professional • Mereka yang gagal tes dapat mengajukan permohonan hasil tesnya atau memiliki kesempatan untuk menambah kesempatan melalui kriteria seleksi lainnya.

Kriteria Teknik Seleksi

Dalam proses pemilihan suatu teknik seleksi haruslah mempertimbangkan validitas (keabsahan), reliabilitas (kehandalan), biaya dan kemudian pelaksanaan.
1. Keabsahan (validitas) Validitas diperlukan untuk memperbaiki keputusan-keputusan agar manajer SDM mampu memilih teknik-teknik penyelia yang lebih efektif dan menghasilkan keputusan-keputusan penyeleksian yang lebih tepat dan tenaga kerja yang berkualitas tinggi. Disamping itu, validitas juga mengandung derajat keadilan, utamanya untuk memperkecil upaya-upaya intervensi pihak luar yang sering tidak proporsional.
2. Kehandalan (reliabilitas) Kehandalan diartikan sebagai tingkat di mana suatu teknik pengukuran karakteristik pribadi pelamar memberikan hasil-hasil yang stabil dan taat asas (konsisten). Ukurannya adalah jika individu pelamar mendapatkan skor yang cenderung sana atau tidak jauh berbeda setiap kali dilakukan tes.

3. Biaya Biaya memegang peran penting dalam mencapai keberhasilan penyeleksian. Dengan biaya total yang sama untuk menyeleksi pelamar dengan jumlah yang sama, maka peluang mereka yang lolos akan berbeda jumlahnya. Yang terbanyaklah yang dianggap efisien dengan catatan teknik rekrutmen dan penyeleksiannya sama.
4. Kemudahan pelaksanaan Kemudahan pelaksanaan tes seleksi sangat diperlukan antara lain mulai dari kondisi instrumennya sampai dnegan kualitas pelaksana dan para ahli. Semakin tinggi derajat keahlian pelaksana tes penyeleksian, semakin mudah penyeleksian dilakukan. Oleh karena itu, spesialis SDM, termasuk pewawancara, psikolog, dan staf departemen SDM benar-benar harus professional dengan didukung oleh formulir lamaran dan tes yang mudah dipahami oleh pelamar. Beberapa Jenis Tes antara lain: a. Tes kepribadian dan minat b. Tes prestasi c. Tes bakat d. Tes pengetahuan e. Tes kesehatan
5. Wawancara Wawancara dalam proses penyeleksian calon karyawan baru merupakan sebuah proses formal. Para pewawancara mencari jawaban atas tiga pertanyaan besar, yaitu (1). Dapatkah pelamar melakukan pekerjaan?, (2). Apakah pelamar berkehendak mengerjakannya, (3). Bagaimana pelamar membandingkan dengan hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan untuk pekerjaannya, seperti dalam hal prestasi, akademik, kualitas pribadi, pengalamankerja, kemampuan antarpribadi dan orientasi karir dari pelamar? Wawancara dilakukan secara luas untuk menyeleksi karyawan. Wawancara memiliki keterbatasan tertentu, antara lain yang menyangkut sisi kehandalan dan keabsahannya. Keabsahan dari wawancara sering dipertanyakan karena beberapa departemen dalam perusahaan menggunakan pertanyaan standar yang ukuran keabsahannya dapat dievaluasi.
6. Keputusan seleksi Penyeleksian pelamar merupakan proses memilih atau menentukan individu-individu yang berkualifikasi untuk mengisi posisi-posisi dalam perusahaan. Dalam kondisi personal yang ideal, penyeleksian berarti pemilihan pelamar yang terbaik saja untuk mengisi suatu posisi tertentu. Tidak ada yang pasti tentang metode mana yang paling baik dan buruk dalam proses penyeleksian calon karyawan. Banyak faktor subjektif yang terdapat dalam proses penyeleksian karena tak ada satupun bentuk atau standar yang baku dari pelamar. Namun ada teknik yang lebih objektif, yaitu meningkatkan keabsahan proses penyeleksian. Bentuknya antara alin jika proses penyeleksian dikelola dengan baik dan dengan dukungan administrasi dari komputerisasi yang canggih, maka karyawan baru akan sanggup mencapai tujuan karir personil. Sementara perusahaan akan memperoleh manfaat dari karyawan yang produktif dan memuaskan. Jadi salah satu indikasi keabsahan adalah terwujudnya derajat rasa puas yang sama antara pelamar dan perusahaan.

Hubungan antara Penyeleksian karyawan dan Fungsi-Fungsi MSDM

D. Petujuk Manajemen

Keputusan tentang proses rekrutmen dan penyeleksian sumber daya manusia/ karyawan baru merupakan hal krusial dari perusahaan. Berikut ini beberapa petunjuk manajemen bagaimana keputusan yang efektif diharapkan dapat dihasilkan perusahaan. 1. Manajer selain mempertimbangkan faktor-faktor eksternal dan internal dalam merekrut dan menyeleksi karyawan baru, juga perlu lebih khusus mempertimbangkan dimensi gender. 2. Manajer dapat meningkatkan kepuasan dan komitmen para kaaryawan dan memperkecil biaya perputaran karyawan dengan cara memberikan promosi dari kalangan karyawan perusahaan itu sendiri sejauh tindakan tersebut layak. 3. Peninjauan pekerjaan realistic dapat menyediakan para karyawan dengan harapan-harapan akurat, dan sebagai hasilnya perusahaan akan memperoleh manfaat dari meningkatnya kepuasan dan mengecilnya perputaran karyawan. 4. Pengembangan karir seharusnya menjadi bagian dari setiap bentuk pelatihan untuk para karyawan baru. 5. bentuk prapekerjaan hendaknya bebas dari permasalahan yang dapat dipandang sebagai diskriminasi. Lebih tepat sebaiknya disebut sebagai orientasi pekerjaan. 6. Prinsip-prinsip kegiatan yang disepakati, jika diamati dalam proses rekrutmen dan seleksi dapat membantu untuk mengembangkan beragam bakat angkatan kerja 7. Pengukuran derajat kehandalan dan keabsahan proses rekrutmen dan seleksi harus selalu menjadi perhatian manajer. 8. Metode rekrutmen dan seleksi spesifik harus taat asas dengan strategi perusahaan secara keseluruhan.

-----------------------

R

E

K

R

U

T

M

E

N

- Kualifikasi pelamar yang terekrut mempengaruhi kebutuhan pelatihan
- Adanya pelatihan dapat membantu upaya rekrutmen

SELEKSI

- Ketersediaan pelamar mempengaruhi derajat penyeleksian
- Kriteria seleksi mempengaruhi sumber dan upaya rekrutmen

PELATIHAN
DAN PENGEMBANGAN

- Mutu karyawan yang terekrut mempemgaruhi standar kinerja
- Penilaian kinerja menyediakan basis penilaian efektivitas rekrutmen

PENILAIAN KINERJA

- Suplai pelamar mempengaruhi tingkat upah
- Tingkat upah dapat membantu atau mengganggu rekrutmen

MANAJEMEN KOMPENSASI

- Dalam upaya rekrutmen, pengusaha berupaya mencegah adanya peran
- Serikat boleh jadi menyediakan sumber pelamar dan membatasi dari luar

HUBUNGAN PEKERJAAN

S

E

L

E

K

S

I

- Standar seleksi mempengaruhi sumber dan upaya rekrutmen - Keterediaan pelamar mempengaruhi derajat seleksi

- Seleksi yang efektif akan mengurangi kebutuhan pelatihan
- Adanya pelatihan memungkinkan diperoleh pelamar yang memenuhi kualifikasi.

- Seleksi seharusnya menghasilkan personil terbaik yang mampu memenuhi syarat-syarat pekerjaan
- Penilaian kinerja menjadi dasar untuk keabsahan seleksi

- Standar seleksi mempengaruhi tingkat kompensasi pembayaran yang memenuhi syarat
- Tingkat kompensasi mempengaruhi derajat seleksi

- Pelaksanaan seleksi mempengaruhi upaya-upaya serikat pekerja
- Serikat pekerja dapat emmpengaruhi siapa yang diseleksi

REKRUTMEN

PELATIHAN

DAN PENGEMBANGAN

PENILAIAN KINERJA

MANAJEMEN KOMPENSASI

HUBUNGAN PEKERJA