BAB 3 Pengendalian Tindakan,Personel, dan Budaya

Ada berbagai macam bentuk pengendalian, pada bab sebelumnya telah dibahas mengenai pengendalian hasil. Pada bab ini akan dibahas 3 pengendalian lainnya yaitu tindakan, personel, dan budaya.
A. Pengendalian Tindakan
Pengendalian tindakan merupakan bentuk pengendalian yang paling langsung mempengaruhi perilaku karyawan, dengan cara memastikan karyawan bertindak sesuai dengan yang diinginkan oleh organisasi.

Pengendalian tindakan memiliki 4 bentuk dasar yaitu :
- Pembatasan perilaku
Pembatasan perilaku merupakan bentuk paksaan dari pengendalian tindakan. Dalam pembatasan ini karyawan dibatasi untuk melakukan hal yang tidak seharusnya. Pembatasan dapat dilakukan secara administratif maupun fisik.
Contoh pembatasan fisik : penggunaan kunci, password dan pembatasan akses. Contoh pembatasan administratif : pembatasan kewenangan pengambilan keputusan tertentu.
- Penilaian Pratindakan
Penilaian pratindakan dilakukan saat proses perencanaan dari tindakan karyawan yang dikendalikan. Dengan penilaian atas rencana tersebut kemudian diputuskan menyetujui atau tidak rencana tersebut. Penilai juga dapat meminta untuk memodifikasi rencana atau meminta mengubah rencana, sebelum melakukan persetujuan kembali.
- Akuntabilitas tindakan
Akuntabilitas tindakan yang dimaksud adalah meminta karyawan untuk bertanggung jawab atas tindakan yang mereka lakukan.
Untuk mengimplementasi akuntabilitas tindakan diperlukan :
1. Mendefinisikan tindakan yang dapat diterima dan tidak diterima
2. Mengkomunikasikannya kepada karyawan
3. Mengamati dan melacak apa yang terjadi
4. Memberi penghargaan atas tindakan yang baik dan memberi hukuman atas tindakan yang salah
(namun seringkali akuntabilitas lebih dikaitkan dengan hukuman dibanding reward)
- Redudansi
Redudansi dilakukan dengan menugaskan lebih banyak karyawan atau peralatan untuk mengerjakan tugas melebihi yang dibutuhkan, atau paling tidak menyediakan karyawan cadangan dengan tujuan meningkatkan kemungkinan hasil dari yang ditugaskan lebih memuaskan

B. Pengendalian tindakan dan masalah pengendalian
Pengendalian tindakan dapat berjalan baik, karena seperti jenis pengendalian lain, dapat mengatasi satu atau lebih dari tiga permasalahan dasar pengendalian
Jenis pengendalian tindakan Masalah pengendalian Kurangnya pengarahan Masalah motivasi Keterbatasan individu
Pembatasan perilaku X
Review pratindakan X X X
Akuntabilitas tindakan X X X
Redundansi X X

C. Pencegahan versus Deteksi
Pengendalian tindakan dapat diklasifikasikan berdasarkan tujuannya apakah pencegahan atau deteksi perilaku yang tidak diinginkan. Pembedaan ini penting karena pengendalian yang dapat mencegah hal yang tidak diinginkan, apabila efektif, akan menjadi bentuk pengendalian terkuat karena biaya atas perilaku yang tidak diinginkan tidak akan terjadi. Pengendalian jenis deteksi berbeda dengan jenis pencegahan karena diterapkan setelah perilaku yang tidak diinginkan terjadi. Pengendalian ini dapat efektif jika deteksi tepat waktu sehingga dapat menghentikan perilaku yang tidak diinginkan dan koreksi atas efek dari perilaku tersebut.
Jenis pengendalian tindakan Tujuan Pencegahan Deteksi
Pembatasan perilaku Kunci pada aset berharga
Pemisahan tugas -
Review pratindakan Persetujuan biaya
Review anggaran -
Akuntabilitas tindakan Spesifikasi kebijakan dihubungkan ke reward and punishment Internal audit berorientasi pada kepatuhan
Peer Review
Redundansi Menugaskan beebrapa orang pada 1 tugas penting -

D. Kondisi menentukan efektivitas pengendalian tindakan
1. Perusahaan dapat menentukan tindakan yang diinginkan atau tidak
Pemahaman mengenai tindakan yang diinginkan dapat diperoleh dengan 2 cara dasar yaitu:
- Analisis pola tindakan/hasil pada situasi tertentu untuk mempelajari tindakan apa yang menghasilkan hasil yang terbaik
- Mendapat informasi dari orang lain mengenai tindakan mana yang diinginkan terutama untuk keputusan strategis
2. Perusahaan dapat memastikan bahwa tindakan diinginkan (tidak diinginkan) terjadi (tidak terjadi)
- Efektivitas pembatasan perilaku dan review pratindakan bergantung pada keandalan alat – alat atau prosedur administratif yang dipasang oleh perusahaan untuk memastikan tindakan yang (tidak) diinginkan itu (tidak) terjadi
- Efektifitas akuntabilitas tindakan memerlukan action tracking yang tepat. Untuk mengetahui action tracking sudah tepat ada beberapa kriteria :
a. Ketepatan : Jumlah kesalahan pada indikator yang digunakan untuk memberitahu tindakan apa yang telah terjadi
b. Objektivitas : Laporan atas tindakan yang telah terjadi bebas dari bias
c. Ketepatan waktu : Action tracking dilakukan tepat waktu sehingga intervensi dapat dilakukan sebelum hal yang tidak diinginkan terjadi
d. Dapat dimengerti : Tindakan yang diperhatikan atas individu dapat dipahami
E. Pengendalian Personel
Pengendalian personel berusaha untuk membangun kecenderungan karyawan untuk mengendalikan/memotivasi dirinya sendiri. Tujuan dari pengendalian personel :
- Memastikan karyawan mengetahui apa yang diinginkan perusahaan
- Memastikan tiap karyawan dapat bekerja dengan baik, dan memiliki kemampuan dan sumberdaya yang cukup untuk melaksanakan pekerjaan mereka dengan baik
- Meningkatkan kemungkinan tiap karyawan melaksanakan pengawasan pada dirinya sendiri
Pengendalian personel dapat diterapkan dengan cara :
- Seleksi dan penempatan
Seleksi dan penempatan melihat dari pendidikan, pengalaman, kesuksesan di masa lampau dan kepribadian serta kemampuan sosial, seringkali juga mengecek catatan kriminal para pelamar kerja.
- Pelatihan
Menyediakan informasi yang berguna mengenai tindakan atau hasil apa yang diekspektasikan dan bagaimana tugas harus dikerjakan
- Desain pekerjaan dan persediaan sumber daya yang dibutuhkan
Desain pekerjaan harus sesuai dengan spesifikasi karyawan yang telah direkrut. Sumberdaya kepada jenis pekerjaan tertentu harus tersedia, contohnya informasi, peralatan, persediaan, dukungan staff, bantuan pembuatan keputusan, atau kebebasan dari interupsi
F. Pengendalian Budaya
Pengendalian budaya dirancang untuk mendukung adanya pemantauan bersama, bentuk yang kuat dari tekanan kelompok terhadap individu yang melenceng dari nilai dan norma kelompok. Pengendalian budaya akan sangat efektif bila anggota kelom;ok memiliki ikatan emosional yang kuat.
Perusahaan dapat membentuk budaya perusahaan dengan beberapa cara yaitu:
1. Kode etik
2. Imbalan kelompok
3. Pendekatan lain :
- Mutasi intraorganisasi/rotasi karyawan
- Pengaturan fisik kantor
- Manajemen puncak menjadi panutan

G. Pengendalian personel/budaya dan masalah pengendalian Masalah pengendalian
Jenis pengendalian Kurangnya pengarahan Masalah motivasi Keterbatasan individu
Personel control
Seleksi dan penempatan X X X
Pelatihan X X
Rancangan pekerjaan dan menyediakan SD yang diperlukan X
Cultural Control
Kode etik X X
Imbalan kelompok X X X
Mutasi intraorganisasi/rotasi X X
Pengaturan fisik X
Tone at the top X

H. Efektivitas pengendalian personel dan budaya
Pengendalian personel/budaya memiliki beberapa kelebihan dibandingkan pengendalian hasil dan tindakan. Pengendalian ini dapat digunakan di hampir semua kondisi sampai batas tertentu, biayanya seringkali lebih rendah dibandingkan pengendalian lain yang lebih menonjol dan menimbulkan efek samping yang biasanya lebih sedikit.