Sistemas informáticos de planificación de recursos empresariales
(ERP).

Leopoldo César A. Soto Núñez
CI: 18060254. leceal@gmail.com RESUMEN: Los ERP son sistemas de gestión de información que integran uno o más procesos de negocio de una empresa. La integración de las unidades de negocio permite que todos manejen la misma información disminuyendo el error por datos incongruentes. Un ERP, por su definición, son un conjunto de herramientas de software diseñadas para la mejor operación de los negocios en la mayor parte de las áreas empresariales. Los ERP constan de 4 grandes módulos principales o áreas las cuales son: Área Económica – Financiera, Área de Producción, Área Comercial – Logística y Área de Recursos Humanos.

Un ERP es un sistema que integra a todos los antiguos sistemas de información, conocidos en los años 90’s como sistemas de información Bajos que son los financieros y de recursos humanos, los de impacto en las ventajas competitivas como lo son los de producción y manufactura, y los sistemas de información Altos como lo son los manejadores de cadenas de suministro y los manejadores de relaciones con los clientes.

Aunque no exista una metodología única para la implementación de un ERP, existe un sinfín de información y de buenas prácticas para una correcta implementación, lo cual permite a cada empresa a que adapte la metodología que crea necesaria basada en su experiencia y conocimiento. Debemos tener en cuenta que en la mayoría de los casos, cuando la implementación e implantación del ERP falla es debido al personal de la empresa y sus trabajadores y no al software como tal.

Por último, según la experiencia del Ingeniero en información Cesar Domínguez, es vital para la empresa el manejo de bases de datos centralizadas, la integración no solo de las unidades de negocio sino también de las sucursales de existir estas, siempre comenzar la integración del ERP en el departamento de ventas, ya que el área contable es la más importante de la empresa, crear buenas políticas de restricción de datos para aumentar la confiabilidad de los datos y manejar la documentación de errores ocurridos y su frecuencia para apoyarse en las estadísticas a la hora de planificar medidas preventivas.

PALABRAS CLAVE: Integración, Centralización, Tecnología, Sistemas integrados, Sistemas de seguimiento, ERP.

INTRODUCCIÓN

Vivimos en una época en donde la competencia entre las empresas se ha incrementado y donde la necesidad de generar ventajas competitivas con respecto a otras empresas es cada vez más alta. Mantenerse como empresa líder o entre las mejores empresas solo se puede lograr mediante la capacidad de adaptación de la empresa al entorno cambiante en el que vivimos y que cada vez está más influenciado por la tecnología. No todas las empresas tienen una alta capacidad de adaptación pero esta puede ser generada mediante la implementación de buenas prácticas que compenetren a las personas con la tecnología, delegando ciertos procesos y funciones a las computadoras permitiendo así aprovechar la genialidad del cerebro humano para la toma de decisiones.

Hoy en día, las organizaciones tienen que adaptarse a la realidad tecnológica en la que vivimos, por lo que un excelente modelo a seguir sería el propuesto por Gastón González (1997) y su Equilibrio Dinámico Organizacional y el modelo de Subsistemas en las organizaciones de Pat Williams. En ambos modelos podemos observar la importancia de relacionar la parte administrativa de una empresa, con el recurso humano y por supuesto la tecnología, ya que de esta relación nacen los sistemas de información. Existe un mito sobre los sistemas de información que dice que implementar un sistema de información genera ventajas competitivas lo cual es absolutamente falso, un sistema de información no genera ventajas competitivas por sí solo, se necesita una buena relación entre los procesos organizacionales, las personas y el sistema para que este genere una ventaja competitiva, e incluso esto no asegura el éxito del mismo ya que se ve afectado por otras variables las cuáles discutiremos más adelante.

¿QUÉ ES UN PLANIFICADOR DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP)?

Definición: Conjunto de herramientas de software diseñadas para la mejor operación de los negocios en la mayor parte de las áreas de la empresa, desde recursos humanos y finanzas, hasta el manejo de almacén. Son modulares y pueden adaptarse a las necesidades y tamaños de los clientes.

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de arquitectura interempresarial utilizado para administrar los procesos de producción, logística y distribución de la empresa. Es un sistema de gestión empresarial, que cubre total o parcial las áreas funcionales de una empresa.

Los principales módulos o áreas que abarcan los ERP son:

• Área Económica – Financiera.

• Área de Producción.

• Área Comercial – Logística.

• Área de Recursos Humanos.

EVOLUCIÓN DE LOS ERP

Desde los años 90’s se vienen manejando sistemas de información que ayudan y soportan diversos procesos de la organización, estos sistemas se podrían clasificar en 3 grandes estratos: Sistemas de información bajos, de Impacto en Ventaja Competitiva y Sistemas de información Altos. En los sistemas de información bajos se encuentran los antiguos sistemas de Finanzas, y de recursos humanos, en los de Impacto en Ventajas Competitivas se encuentran los sistemas de información del área de manufactura y en los Sistemas de información altos se encuentran los sistemas de manejo de relación con los clientes y los de manejo de la cadena de suministro. Actualmente conocemos como ERP a sistemas que integran todos estos sistemas en uno solo y que son manejados por módulos, es decir, ya no se necesitan diferentes sistemas para cada área sino que con un solo sistema se pueden integrar todas las áreas.

IMPORTANCIA DE LOS ERP, VENTAJAS Y DESVENTAJAS

La importancia de los ERP no es una sola, al contrario, puede ser verificada con la enumeración de diferentes afirmaciones y ventajas como se muestra a continuación:

• Transforman sustancialmente a las organizaciones de las empresas.
• Hoy en día es prácticamente una exigencia para las empresas.
• Dota a las empresas con dinamismo e información transformando así la forma de trabajar.
• Ofrecen la posibilidad de introducir mejoras en los funcionamientos de las empresas, potenciando su competitividad.
• Permiten la integración y automatización de la mayoría de las operaciones de negocio, compartiendo información por toda la organización.

Ventajas de utilizar ERP.

• Reducción de inventarios.
• Acortar tiempos.
• Disminución de costos.
• Mejoras en las operaciones.
• Incremento de la competitividad gracias a las respuestas rápidas.
• Acceso a toda la información promoviendo así un mejor servicio a los clientes, elevando los estándares de calidad y evaluar las condiciones de mercado.
• Es flexible por lo que se puede personalizar.
• Es integrado.
• Unifica el funcionamiento.

Desventajas de utilizar ERP.

• Su principal problema es la dependencia que se genera una vez implementado.
• Para la implementación de un ERP se requiere de una inversión importante.
• Hay que planificar muy bien la manera en que se integrará el sistema ERP.
• El posible fracaso de la implantación está más en los propios empleados que en el software utilizado.

METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS ERP

Para la implementación exitosa de un sistema ERP no existe una metodología única, las fases de todo proyecto de implementación pueden ser diferentes según la experiencia de quién los dirija, pero sin embargo, existen las llamadas “recetas” que son un conjunto de buenas prácticas que pueden servirnos como guía. A continuación se muestra un modelo a seguir de metodología de implementación y que se espera realizar en cada fase.

Preparación del proyecto.

• Acuerdo de expectativas. • Definición de Alcance. • Definición de Métricas. • Selección del equipo de proyecto. • Facilities, instalaciones y soporte técnico. • Plan de proyecto. • Preparación del Project Charter. • Kickoff Meeting.

Definición de Procesos de Negocio.

• Instalación del sistema (entornos). • Entrenamiento al equipo de proyecto. • Revisión y definición de Procesos de Negocio. • Preparación Piloto / Configuración del Sistema (en base a los procesos de negocio definidos). • Definición de desarrollos, interfaces y conversiones.

Desarrollo y Confirmación.

• Selección de Casos de Prueba. • Realización de Pruebas Unitarias. • Realización de Prueba de Integración. • Preparación de Materiales de Entrenamiento para usuarios finales. • Desarrollo de modificaciones/agregados al software, interfaces y conversiones.

Preparación Final.

• Definición de Cut-Over plan. • Entrenamiento a Usuarios Finales. • Documentación. • Preparación de Entorno de Producción. • Ejecución de Cut-Over Plan. • Ejecución de Conversiones.

Producción y Mantenimiento.

• Go Live. • Soporte post-implementación. • Monitoreo. • Conclusiones. • Refinamiento del Sistema y mejora continua.

ASPECTOS IMPORTANTES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS ERP Y SU USO.

Para una implementación exitosa de un sistema ERP, tenemos que tener en cuenta ciertos aspectos. A continuación se presentan una serie de consejos producto de años de experiencia en el mundo de los sistemas de información por parte del Ingeniero en Información César Domínguez:

Manejar toda la información mediante bases de datos centralizadas ya que permite el manejo de la misma información por parte de todas las unidades de negocio.

La integración es vital, no solo es necesaria la integración de todas las unidades de negocio, sino también la integración con todas las sucursales de existir estas.

Revisar y comenzar la integración en el área contable, asegurar que el departamento de ventas esté completamente integrado antes de cualquier otro módulo. Creación de políticas de seguridad bien estrictas, aumentando así la confiabilidad de los datos a la hora de la toma de decisiones. Documentación de errores para el manejo estadístico de los mismos y así poder realizar planificaciones preventivas.

CONCLUSIÓN

Los sistemas ERP hoy en día son una exigencia para toda empresa, ya que no solo automatiza los procesos de negocio sino que su correcto uso puede generar ventajas competitivas con respecto a otras empresas. Los ERP’s dotan a las empresas con dinamismo y pronta respuesta, lo cual se traduce como capacidad de adaptación, requisito vital para mantener una empresa hoy en día. Los ERP’s no generan ventajas competitivas por si solos, se necesita una buena interrelación entre la parte administrativa, el recurso humano y la tecnología de la empresa para que este pueda ser generador de ventajas competitivas como lo indica Pat Williams.

Aunque no existan metodologías únicas para la correcta implementación, existe un sinfín de información y de buenas prácticas para llevar a cabo un proceso de implementación correcto, pero hay que tener en mente que el éxito de un ERP se encuentra de parte del personal y de los trabajadores de la empresa y no del software utilizado.

Por último, aunque los costes de su adquisición e implementación sean relativamente altos, las ventajas que los ERP ofrecen en el tiempo son mayores siempre y cuando su uso sea el adecuado y su planificación haya sido buena.

REFERENCIAS

[1] Sistemas Informáticos de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)- M. En C. Eduardo Bustos Farías (2003). Obtenido el 26 de Junio del 2012. Disponible en: http://www.angelfire.com/ak4/ad5

[2] Sesión N°1 – Administración de Sistemas de Información – Ingeniero en Información Héctor Escalona (2011).

[3] Focus Group –Manifactura Flexible – Ingeniero en Información César Domínguez (2012).