Negociación y ventas

| Establecer un sistema para hacer auditorías de ventas

1. Criterios de evaluación.

Pueden existir diferentes criterios de evaluación de la auditoría de ventas. Para poder lograr obtener la información necesaria para hacer un juicio de valor sobre la eficacia y eficiencia de los procesos y actividades dentro de la fuerza de ventas es importante tomar varios enfoques y diferentes perspectivas tales como:

• Dónde se encuentra la organización • Cuáles fueron los logros de la función de ventas vs lo planeado. • Determinar áreas problemáticas y de oportunidad. • Identificar si se cuenta con un plan de acción para mejorar la eficiencia de las ventas de la compañía.

En el caso de Sika, se busca identificar el estatus de las diferentes áreas definidas anteriormente, como áreas a auditar, para conocer las oportunidades que se tienen dentro de la empresa con respecto a entrenamiento, reclutamiento, mercados no atendidos, oportunidades de crecimiento, etc.

Dentro de los tipos de auditorías existentes en el mercado, Sika ha optado por llevar una auditoria sistemática “que involucra una secuencia ordenada de etapas de diagnóstico que cubren el entorno macro y micro de la organización, los objetivos y estrategias de ventas, sistemas y actividades de ventas específicos” (WIKI LEARNING, 2007).

Algunos de los principales criterios de evaluación dentro de la auditoría en Sika incluyen:

o Evaluación del desempeño: se debe evaluar de forma sistemática los logros de metas en los diferentes niveles de venta de acuerdo a los objetivos establecidos al comienzo del periodo fiscal.

o Evaluación del crecimiento: Sika realiza una evaluación periódica de los niveles de crecmiento de las ventas con respecto a lo planeado, tanto por territorios como por línea de productos y clientes.

o Evalaución de reflejo de la realidad: Sika busca siempre reflejar la realidad en sus estados financieros y de ventas. Es importante que si hay alguna discrpancia, esta sea detectada y corregida de inmediato. La auditoria es una buena práctica para detectar este tipo de fenómenos.

Un punto importante para Sika es que sus auditores conduzcan la auditoría con escepticismo y profesionalidad, con un cuestionamiento mental y una valoración crítica que realmente evalúe la evidencia de la auditoría.

Debido a que Sika conoce su mercado, sabe que la eficiencia de las ventas no esta basada únicamente en los índices de ventas actuales y sus utilidades generadas, sino que estos resultados se deben a un buen manejo de la fuerza de venta, los planes y seguimietno de los mismos. Es por esto que los criterios de evaluación de la auditoría van ligados directametne a evaluar el cumplimiento de las diferentes etapas de la venta. Esto para poder lograr una organización de ventas integrada, con información adecuada, orientación estratégica y eficiencia en la operación.

Los auditores deben de evaluar los procesos definidos de acuerdo a su exactitud con los reportes vs la realidad y que se encuentren en forma completa. Además de incluir dentro de sus criteros la evaluación, el reportar si existe un problema de actitud o aptitud al encontrar algun problema dentro de la auditoria.

2.- Parámetros de evaluación

Para esto se debe de evaluar en cuanto a la estrategia :

➢ Determinar la conformidad de los procesos reales con los establecidos. ➢ Determinar la efectividad de estos procesos. ➢ Encontrar áreas de oportunidad que ayuden a mejorar la eficacia de la fuerza de ventas de Sika.

En cuanto a los resultados:

➢ Que las estados financieros expresen la situación real de Sika. ➢ Que las operaciones reportadas reflejen la realidad. ➢ Detectar fraudes / problemas de calidad ➢ Garantizar una contabilidad precisa y clara (tanto en gastos como en ingresos)

Los parámetros de evaluación deben ser siempre claros – Cumple o No cumple. Todas aquellas recomendaciones tienen que desencadenar planes de acción para corregir la discrepancia.

3. .- Recomendaciones para un sistema de auditoría de ventas.

Es importante que el sistema de auditorías que se elija sea simple y entendible para toda la organización, para evitar confusiones y malos entendidos. Algunos de los puntos importantes que Sika busca en un sistema de auditorías de ventas son:

✓ Un sistema que no sólo se enfoque en los números sino en las razones detrás de los números.

✓ El sistema debe de contener no solamente cantidad sino calidad en cuanto a las personas auditadas. Definir de antemano que puestos serán auditados y cómo será el acercamiento con los mismos.

✓ Se debe considerar un sistema que siempre busque llegar a la raíz de los problemas o incongruencias y no sólo busque la superficie.

✓ Un sistema que permita una documentación ordenada de la auditoría que permita su futura comparación para poder evaluar mejoras entre una auditoría y otra.

✓ El sistema tiene que tener bien definidos las diferentes etapas de la auditoría comenzando con la planeación y la reunión de apertura hasta la documentación de las observaciones, informar los resultaos y verificar la implementación y resultado de las acciones correctivas aplicadas.

Sika ha optado por la adquisición de software que garantice la buena implementación de la auditoria de ventas. En el caso de las auditorias de ventas en la organización se utiliza un software diseñado especialmente para cumplir con los objetivos de la auditoria. Estos sistemas personalizados ayudan a las empresas a garantizar que todos los puntos importantes a evaluar en su proceso sean incluidos dentro de la auditoria.

Otra de las opciones que existen en el mercado es optar por la compra de un software general, que si bien será más barato, no cumplirá con todos los requerimientos especiales de la organización. Sika ha logrado recabar información fidedigna y en tiempo. Este sistema es compatible con los diferentes sistemas de la organización para lograr una integración transparente y transferencia de información de forma exacta.

Las ventajas de utilizar un sistema como el de Sika:

• Es posible introducir datos desde diferentes fuentes. • Cuenta con cuestionarios y reportes automáticos generados al momento de que el auditor introduce la información. • Es posible analizar la información más actual. • Centraliza el control y la información en un solo lugar. • Se genera información histórica de manera automática con los requerimientos legales y propios de la empresa para futuras consultas. • Facilidad para importar y exportar documentación. • Reducción de costos a largo plazo para el proceso de auditoría. • Estandarización de los formatos de la información en todas las áreas de la empresa. • Depuración de la información de manera estándar y rápida. • Detección rápida de los problemas.

Siempre es importante definir de igual manera si el proceso de auditorías se llevará a cabo por personal interno o externo de la empresa.

Todos estos puntos deben ser tomados en cuenta al tomar una decisión sobre el sistema de auditoría a elegir. Sin embargo, la elección y planeación de la auditoría es sólo el primer paso, y esta no logrará sus objetivos si no es implementada de la manera adecuada y con el seguimiento pertinente. Es por esto la necesidad de contar siempre con auditores expertos y entrenados ya sean externos o internos.

Bibliografía:

• Ingram, T. N. (2008). Sales Management: Analysis and Decision Making. M.E. Sharpe.

• Mantilla Blanco, S. A., & Cante S, S. Y. (2005). Auditoria de control interno. Bogota : Ecoe Ediciones.

• WIKI LEARNING. (2007). Evaluación interna de las ventas. Recuperado el 10 de Marzo de 2011, de Wiki Learning Comunidades de wikis libres para aprender: http://www.wikilearning.com/monografia/evaluacion_interna_de_las_ventas-la_auditoria_de_ventas/14952-5

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